Post on 02-May-2015
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ATTIVITA’ CONGRESSUALE
Ogni anno milioni di persone si mettono in viaggio nel mondo per assistere ad un congresso o a una riunione (nazionale o internazionale).
LESSICO CONGRESSUALE
Assemblea (es.: soci di banca, ecc); Congresso (es. congresso politico, ecc.); Conferenza (es.: conferenza stampa,
ecc.); Simposio (es.: contenuti scientifici,
tematica specifica per esperti, medici, ecc.) Tavola rotonda (se internazionale, Open
Forum);
LESSICO CONGRESSUALE
Seminario(lezioni, corsi, ecc.) Work shop (es. approfondimento
tematiche, ecc.) Meeting (es. incontri aziendali, politici,
sportivi, ecc.) ; Convention (es.:riunione varie persone allo
scopo di vendere un prodotto, ecc) Incentive Tour (es. viaggio organizzato con
riunioni di lavoro, aggiornamento tecniche, coesione di gruppo, ecc.
NUOVE FIGURE PROFESSIONALI
Il mercato congressuale ha creato nuove figure professionali, posti di lavoro ed ha ampliato interessanti segmenti di mercato turistico, i cui primi beneficiari sono, subito dopo i vettori, gli albergatori.
SEDI CONGRESSUALI Nel contesto congressuale italiano, l’albergo è una componente essenziale dell’offerta e non soltanto una semplice alternativa alle “sedi” congressuali, palazzi dei congressi, centri congressuali, ecc.
L’OFFERTA DEI SERVIZILa struttura ricettiva, forse, si configuracome situazione ideale per il congressista.Per vocazione, l’albergo è la struttura piùadatta per una ottimale concentrazione dei servizi: può offrire tutti i servizi di ristorazione può ospitare i partecipanti della manifestazione dispone di audivisivi di base non ha problemi di sicurezza e di assicurazioni offre, per tradizione, una buona immagine
IL CONGRESSISTA
In albergo trova un luogo confortevole per il lavoro, congiunto alla comodità dello alloggio ad ai servizi di ristorazione e complementari, quali:fitness, relax, serate particolari, attività sportive, ecc. … …
OFFERTA CONGRESSUALE
Va da sé che l’imprenditore nonpuò “creare” un Centro Congressuale, magari“promuovendo ”un locale di ristorazione, o altro, in sale diriunione.
NULLA AL CASO ……
PRINCIPALI FATTORI DI SUCCESSO
la conoscenza degli aspetti distintivi della domanda (target)
la disponibilità degli specifici servizi richiesti dalla committenza
l’utilizzo di un’opportuna strategia di marketing, intesa anche come politica di qualità e prezzi
CONGRESSISTI E SPAZIE’ risaputo che i congressisti sono dei grandi “consumatori” di spazi.
CONGRESSISTI E SPAZIEssi necessitano di aere e spazi per:
il ricevimento/accoglienza delegati /congressisti le operazioni di iscrizione e distribuzione dei
documenti i servizi logistici (escursioni, programma
facoltativi, ecc) i lavori congressuali con sale/saloni per le riunioni
planarie le riunioni contemporanee delle commissioni e le
conferenze stampa (sale di dimensioni minori)
CONGRESSISTI E SPAZI i gruppi di lavoro (salette) il comitato organizzatore o il PCO, per il personale
di segreteria, i traduttori, per fax, PC, ecc. la riproduzione di documenti (fotocopiatrici,
fascicolatrici, ecc) cucine “satelliti” con relative attrezzature anche
per “piccole” attività di ristorazione il servizio di coffee break il servizio di guardaroba i fumatori Kinderheim
ZONE CIRCOLAZIONE
Va da sé chela disponibilità degli spazipredetti non deve precluderel’esistenza di ampie zone di circolazione, meglio seseparate dallealtre “normali” areeutilizzate dalla
clientelaindividuale.
PRINCIPALI ATTREZZATURE bacheche e tabelloni per l’affissione dei
programmi del giorno porta nomi da tavolo caselle individuali per i delegati sistemi di ricerca e appello persone mezzi di comunicazione (telefonia interna
ed esterna, fax, e-mail, internet, ecc.) segnaletica di direzione delle sale, uffici,
ecc.
PRINCIPALI ATTREZZATURE cabine fisse o mobili per la traduzione simultanea
multilingue (spesso si fa ricorso ad aziende esterne)
sistemi di amplificazione e diffusione del suono apparecchi audiovisivi (proiettori di immagini
fisse e mobili) TV circuito chiuso (visione ed interventi anche
dalle camere) attrezzature per la duplicazione dei “documenti”
Monitoraggio simultaneo di tutte le sale riunioni
Trasmissioni dei lavori congressuali nelle camere interessate
Mezzo: sistema TV circuito chiuso
CENTRO REGIA (tecnici)
ATTREZZATURE PER LO STUDIO NELLE CAMERE
o Monitor TVo Terminalio Ampie scrivanieo Lavagneo Telefono aggiuntivo sulla scrivaniao P.C. per intervenire via internet
Attrezzature di supporto per insegnanti e conferenzieri nelle aule riunioni e nelle sale ricreative proiettori per lucidi, diapositive e filmati sale di proiezione, schermi podio, leggio, pedane mobili controllo della proiezione e dell’audio, unità di dissolvenza,
programmatori automatici sistemi di illuminazioni regolabili
ATTREZZATURE DI SUPPORTO NELLE AULE, NELLE SALE RIUNIONI E NELLE SALETTE PER I GRUPPI DI LAVORO RISTRETTI lavagne scorrevoli con pennarelli a gesso
liquido supporti per mappe e grafici lavagne adesive, magnetiche o a puntine,
per fissare fogli e appunti pannelli, lavagne, cavalletti
ATTREZZATURE DI SUPPORTO PER INSEGNANTI, CONFERENZIERI E PARTECIPANTI NELL’AUDITORIUM
proiezione standard e con retro illuminazione schermi multi-immagine monitor TV installati nel soffitto audio programmabile amplificazione voce microfoni mobili registrazione/produzione cassette grandi schermi TV(anche angolari) sistemi traduzione multilingue cuffie e pannello di controllo per ciascuna poltrona palco, leggii, ecc
ATTREZZATURE SALE DA BALLO E SALE BANCHETTI
proiezione multimediale standard e con retro illuminazione
palcoscenico a componenti modulari (complesso musicale, ecc.)
reti di distruzione e diffusione audivisivimicrofoni, ecc.podii, leggii, ecc.
ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI PER L’APPRENDIMENTO E LE PRESENTAZIONI, SISTEMI DI COMUNICAZIONI, STRUTTURE PER IL
TEMPO LIBERO sistema video satellite per teleconferenze televisori portatili sistemi di simulazione video videocamere per ripresa e trasmissione in diretta teleconferenze sistema “Quotron” (titoli azionari e merci in tutto
il mondo 24/24 ore) stampa e riproduzioni, laboratori fotografici e
studi grafici interni
ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI … tecnici addetti alle apparecchiature e per le
riparazioni (a mano che non siano disponibili attrezzature sostitutive)
strutture e materiali specificatamente studiate per ottimizzare l’acustica
sistemi di illuminazione regolabile per agevolare la lettura, la scrittura e migliorare l’atmosfera generale
Posti a sedere confortevoli sale per coffee-break adiacenti alla sale riunioni health club per attività ricreative negli intervalli
Esempio: Grand Hotel Dino di Baveno 70 sale congressi
10 a 900 persone
Sala segreteria Sala stampa Area espositiva coperta: mq 2800Area espositiva scoperta: mq 6500 Sala maggiore: mq 1400 Altezza sala maggiore: cm 370Altezza porte: cm 320Larghezza porte: cm 400Portata pavimento: Kg/mq 1000
Attrezzature e servizi congressuali:
Telefono diretto* Fotocopiatrice* Amplificazione* Lavagna a fogli mobili Lavagna luminosa Proiezione dias* Proiezione film: mm 8-16-35* Freccia laser* Multivisore* TV a circuito chiuso* Proiezione su grande schermo* Audioregistrazione* Videoregistrazione* Televideoconferenza* Traduzione simultanea* Podio* Passerella per sfilate* Org. post-congressuale* Transfer dall'aeroporto*
* su richiesta
Tutti gli alberghi congressuali dispongono delle attrezzature precedentemente elencate ?
Impensabile …! Allora ….?? Supplire alle carenze di uffici …
Come?adibendo a tale scopo delle camere comunicanti utilizzare le stanze di un’ala dell’albergo (Arabi) noleggio degli strumenti mancanti attivare nuove linee telefoniche riservare linee telefoniche all’evento.
RICHIESTE SERVIZI IN CAMERE E’ risaputo che
durante un congresso aumentano le richieste dei servizi in camera: l’ 80% dei congressisti può ordinare la prima colazione alla stessa ora.
Altre richieste: aperitivoin camera , ecc.
RICHIESTE SERVIZI Il 90% dei delegati si siede
contemporaneamente al ristorante nello stesso momento (pianificare bene..…)
La maggioranza delle signore può desiderare il servizio parrucchiere nelle ore precedenti il grande evento (ricevimento, galà, ecc.)
QUALITA’ DEL SERVIZIO
CONGRESSUALE La qualità del servizio
riscontrabile in un albergo congressuale è riconducibile al livello della formazione e della motivazione di tutti gli addetti, dai quadri direttivi agli operatori telefonici, facchini, ecc.
L’ATTIVITA’ CONGRESSUALE Consente all’albergatore di
Acquisire nuovi segmenti di mercato
Incrementare il fatturato e quindi il guadagno
Aumentare il tasso di occupazione delle camere
Implementare la vendita dei servizi complementari,ad es. f&b, ecc.
Lavorare anche in bassa stagione
L’ATTIVITA’ CONGRESSUALEConsente, altresì, all’albergatore di:
Consolidare e rafforzare l’immagine aziendale
“trasformare “un congressista”in potenziale cliente INDIVIDUALE
GESTIRE BENE I RAPPORTI FRA PCO E
PERSONALE ALBERGHIERO Il responsabile del centro congressuale ha ilcompito di guidare l’evento congressuale dall’inizio alla fine e costituisce all’interno della struttura alberghiera
PCO MP.
il punto di riferimento fra
La figura del responsabile congressuale, negli alberghi in cui tale l’attività è marginale ,viene sostituita
dal direttorevendite
dal caporicevimento
Lo spazio congressuale in albergo
Pianificare gli spazi destinati ai congressisti
Profilo della clientela congressuale Motivo che attiva l’evento Numero delle persone che dovrà
essere contenuto nel volume spaziale delle singole aree.
LO SPAZIO CONGRESSUALE NELL’ALBERGO
Solo una corretta analisi della domanda (definizione economica, sociale e motivazionale del cliente congressista)
potrà orientare
Il programmatore verso le scelte ottimali
che risponderanno pienamente alle richieste
ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO
SI ESPRIME NELLE DEFINIZIONE DEI METRI QUADRATI CHE DEVONO ESSERE MESSI A DISPOSIZIONE DI CIASCUN CONGRESSISTA PER L’OTTIMALE SVOLGIMENTO DELLE DIVERSE ATTIVITA’ DEL CONVEGNO STESSO.
ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO PER PICCCOLI GRUPPILe sale per riunioni per un numero di circa 10/25 partecipanti per motivi di studio e/lavoro, ecc , talvolta possono essere utilizzate perricerche, “messa a punto finale” e proposte da presentare in seduta plenaria.
GLI SPAZI (esempio di m. 4,50 x 4,50)
Standard: 2 mq/postoPosti: 10Superficie:20 mq.
GLI SPAZI (esempio per 24/25 pax)
Se aumenta il numero dei partecipanti, circa25 persone,si può ricorrere ad una soluzionead “auletta”, predisponendo una postazioneORARTORI e delle singole posizioni diascolto utilizzando SEGGIOLE con piano mobile inseribile nel bracciolo delle stesse.
GLI SPAZI (esempio di 4,50 x 9,20)
Standard: 1,7mq/postoPosti: 24Superficie:41 mq.
GLI SPAZI PER CONFERENZA
Spazi così ampi devono essere previsti infase di progettazione della struttura alberghiera.
Standard: 1,3mq/postoPosti: 60Superficie:78 mq.
Un esempio di spazi congressuali Salone multifunzionale - 600 metri quadrati Auditorium - 240 metri quadrati Segreteria auditorium - 15 metri quadrati Zona espositiva - 200 metri quadrati Sala Cotto - 42 metri quadrati Sala Azzurra - 57 metri quadrati Sala Picasso - 40 metri quadrati Sala Giardino - 80 metri quadrati Hall/grande soggiorno - 230 metri quadrati Saletta guardaroba - 30 metri quadrati Sala Trapezio - 200 metri quadrati (adibita a sala breakfast e
buffet) Ristorante La Rotonda - 180 metri quadrati Galleria espositiva - 60 metri quadrati Sala grande Club - 35 metri quadrati Tre salette Club - 45 metri quadrati Zona espositiva - 80 metri quadrati
Dimensioni Capienza
SALE MEETINGm x m h m2 Banchetti
Cocktails Conferenze
Sala Giotto13,4x1
14,40
147,4 130 200
200
120
50
Sala Michelangelo6,2x14,
54 89,9 80 150
100
70 40
Sala Dante 7x11 4 77 70 100 70 45 30
Sala Machiavelli / A
6x5,502,80
33 - - - - 12
Sala Machiavelli / B
7,10x43,80
24 - - - - 10
Sala Galileo 6,2x42,80
24,8 - - - - 10
Sala Leonardo 3x82,80
24 - - - - 10
Sala Lorenzo 8x8,64,80
69 40 70 50 36 22
Sala Raffaelllo 5,8x9 5 52 - - 30 24 18
Ristorante Brunelleschi
- - - 200 280 - - -
Terrazza - - - 250 350 - - -
Ristorante Melarancio
- - - 100 150 - - -
PARETI MOBILI
Le singole unità, planimetriche già definite, possono aggregarsi e disaggregarsi mediante l’ausilio di pareti mobili aventi caratteristiche “fonoisolanti”; questo va previsto per poter contemporaneamente utilizzare le unità in modo separato o, se la richiesta sarà tale, togliere la parete mobile e pianificare uno spazio complessivo.
Illuminotecnica applicata alle sale Soggiornare 6 o più ore di seguito all’interno di uno spazio scarsamente illuminato con luce artificiale o nel quale sia impedita la vista esterna, è risaputo che condiziona
negativamente la qualità del
soggiorno/lavoro congressuale.
Pertanto:parete aperta verso l’esterno, in modo che la sala disponga di illuminazione solare che di un’adeguata aerazione naturale. Non rispettare quanto sopra comporterebbe soluzionicongressuali di basso livello qualitativo
… che cess.. di sala…..
IlluminazioneNel caso di luce naturale deve essere integrata da quella artificiale, non escludendo sessioni di lavoro serali, notturne, ecc.
La zona palco oratori, nei momenti in cui non ci sono proiezioni di alcun tipo, deve essere ben illuminata.
Ciò per mettere in “risalto” visivo gli interventi e i relatori.
UNITA’ SEDIE Per una buona
predisposizione all’ascolto è
determinante la COMODITA’ della poltrona che “accoglie” il congressista per parecchie ore al giorno.
TECNOLOGIA
Gli eventi del giorno d'oggi, congressi o manifestazioni, dipendono sempre più in modo marcato dalla tecnologia.
Aziende specializzateAziende specializzate offrono variegati servizi ed assistenza specializzate sonorizzazioni illuminazioni scenografia service audio e luci per piccole e grandi sale. tecnica congressuale completa, proiezioni e
riprese video, traduzione simultanea per congressi, conferenze e lavori assembleari.
Organizzazione di eventi. Comunicazione visuale ( Lavagne, schermi, proiettori,... )
ASPETTO RISTORATIVO Come è noto, il pranzo in comune soddisfanon soltanto delle funzioni fisiologiche, maesso stesso è occasione di comunicazione di incontro e, in alcuni casi, di lavoro informale.
Durante una manifestazione congressuale, la pausa ristorativa deve rappresentare un piacevole diversivoalle attività e alle eventuali tensioni emerse nel corso di lavori.
PRINCIPALI PAUSE RISTORATIVE
Le pause ristorative che classicamente ricorrono durante un evento Congressuale sono:
Coffee break (mattino)□Tea break
(pomeriggio)□ Lunch (rapido e
leggero)
Dinner (pasto più consitente e servito senza fretta)
Il food & beverage Mgr, se presente nellaorganizzazione aziendale,contribuisce al successoristorativo.
ALTRE FORME RISTORATIVE GALA COCKTAILS (DI BENVENUTO) BANCHETTI A TEMA, ECC.
IL CIBO PUR RIVESTENDO UN RUOLO FONDAMENTALE, NON E’ IL SOLO
ELEMENTO CHE DETERMINA IL SUCCESSO DELL’EVENTO
RISTORATIVO
ALTRI FATTORI La decorazione della sala e dei tavoli La musica L’animazione della serata (spettacoli veri e
propri, artisti cabaret) Ecc.
COSA MANGIARE? Se il congresso si articola in più giornate e si svolge interamente in albergo, tra pause
caffé e rinfreschi i congressisti si ristorano 4 o 5 volte al giorno e quindi il livello
qualitativo, dietetico e nutrizionale dei pasti deve essere tale da non compromettere l’attività intellettiva e la soglia di attenzione
alle riunioni.
RICORDAPrima colazione: 25% delle calorie/giorno
1° coffee break: 10% “ “
Seconda 2^ colazione:25 “ “ 2° coffee break: 10% “ “
Pranzo: 10% “ “
MENU (formula equilibrata)
SCHEMA CONGRESSO
Serviziotransfer
Accoglienza congressisti in hotel
Seguire livecongressisti
PRIMA DELCONGRESSO
DOPO ILCONGRESSO
Eventuale saldoFattura globale
Esprimere Eventualeconsenso
1) SERVIZIO TRANSFER Trasferimento dei congressisti all’albergo.Nei giorni dell’arrivo, i congressisti vengono, generalmente, ricevuti all’aeroporto o alla stazione ferroviaria e trasferiti agli alberghi, a cura dell’organizzazione del congresso.Le operazioni di accoglienza sonoindubbiamente importanti: costituiscono, in un certo senso, il biglietto da visita dell’albergo e della sua efficienza organizzativa.
Attenzione al bagaglio
2) ACCOGLIENZA DEI CONGRESSISTI IN ALBERGO
Benvenuto da parte hostess, vetturiere, ecc
Fornire informazioni pertinenti la manifestazione
check in Vip, organizzatore/i accompagnato/i
in camera
3) SEGUIRE LIVE IN CONGRESSISTI
Regola d’oro:
Risolvere in tempi brevissimi o tempestivi problemi che Immancabilmente si possono verificare nel corso di un evento congressuale .
4) Il DOPO CONGRESSO
ATTIVARE LE OPERAZIONI DELLA PARTENZALa cerimonia di chiusura del congresso ha avuto termine e verso le ore 14 i congressisti lasciano l’albergo per tornare a casa.
Code alla cassa per pagare eventuali extra ........
5) SALDO FATTURA GLOBALE.L’ORGANIZZATORE RICEVE E VERIFICA LAFATTURA GLOBALE dell’albergo e procede al versamento conclusivo (salvo accordidiversi).
6) ESPRIMERE APPREZZAMENTO Il committente non ha nessun obbligo, come i singoli congressisti, a manifestare ed esprimere apprezzamento nei confronti del prodotto alberghiero/congressuale di cui hanno usufruito.
E’ auspiscabile il questionario per i congressisti ….
Ringraziamenti postumi … F. O, Ristorazione, ecc.
IL CONTRATTO ALBERGHIERO
E’ un contratto atipico mediante il qualel’hotel si impegna a offrire i servizi ricettivi, diristorazione e di tipo congressuale ai partecipantidell’evento, dietro corrispettivo di un pagamento in denaro.Il contratto viene concluso quando l’albergoriceve dal committente un documento concui dichiara di accettare la proposta dell’albergo.Questo ultimo invia, a sua volta, al committenteuna lettera di conferma di quanto concordato.
TRE FASI DELLA PRENOTAZIONE
1. L’albergatore propone prezzi e servizi2. L’albergatore riceve la richiesta dettagliata3. L’albergatore risponde positivamente o
negativamente.L’albergatore propone soluzione alternative.
Talvolta l’albergatore invia al committente un modulo da compilare, chiamato ordine di servizio. Firmandolo e restituendolo, rende esecutiva la prenotazione