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Autorizzazione di
spesa
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L'acquisto è una fase del processo di scambio dei beni. Con questo termine s'indica l'azione mediante la quale un soggetto entra in possesso di un determinato bene o servizio, che può essere: •materiale o immateriale •durevole, semidurevole o di consumo •di utilità immediata o differita. La contropartita del bene o servizio si definisce corrispettivo o, più comunemente, pagamento: questo può corrispondere a una certa somma di denaro contante, o all'impegno di pagare, o far pagare da terzi, entro un certo termine e a condizioni di fornitura predeterminate.
DEFINIZIONE DI ACQUISTO
Fonte Wikipedia
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RHD 4 è un sistema di Business Process Management che può gestire i processi di acquisto di beni o servizi. Comprare diviene più semplice, sicuro, razionale e rapido.
RHD 4 rende il tuo business più efficiente. La velocità del business
è aumentata determinando un time to market notevolmente ridotto. In questo scenario assume grande importanza la capacità di acquistare beni e servizi con la stessa velocità, per dare un supporto concreto al proprio business.
RHD 4 cambia lo schema di gestione degli acquisti: si passa da uno
schema in cui il responsabile acquisti deve gestire tutti gli elementi organizzativi preposti agli acquisti, ad una modalità operativa che vede coinvolta tutta l’ azienda con le sue diverse funzioni
RHD 4 è un sistema che permette di adattare il processo alle
esigenze di ogni tipo di azienda. Dalla grande azienda caratterizzata da più sedi e da una polverizzazione delle funzioni, sino alle realtà aziendali più piccole, è possibile costruire un processo di acquisto coerente con la dimensione organizzativa dell’ impresa e il suo business.
COSA FA PER VOI RHD – PROCESSO ACQUISTI
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PERCHE’ SCEGLIERE RHD – PROCESSO ACQUISTI
Permette di configurare un procedura completamente personalizzata e in coerenza con la propria struttura organizzativa e con la dimensione del proprio business.
Ogni figura autorizzata può formulare una richiesta di offerta che può subire un processo di validazione comunque articolato.
In ogni momento è possibile conoscere chi ha in carico la pratica.
Si riducono i costi di gestione delle spese.
Si verifica costantemente la rispondenza delle spese al budget ed è possibile attivare processi di approvazione di extrabudget.
Nel processo si integrano: il processo di gestione, i dati e i documenti.
Si offre la possibilità di interfaccia verso i sistemi gestionali più diffusi.
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Gli acquisti sono un processo autorizzativo caratterizzato da una serie di passaggi logici che tendono a definire in maniera precisa «cosa comprare», «da chi comprare», «in che modo comprare», « in che modo verificare la correttezza dell’ acquisto»
GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
Definizione delle tipologie prodotto, servizi da
sottoporre al processo approvazione
•L’azienda deve definire la tipologia di prodotti o servizi da sottoporre al processo approvativo. Normalmente si sottopone al processo quanto ha significativo impatto sul budget
Raccolta e decodifica delle richieste
•Una richiesta deve essere formulata da un soggetto proponente e, in alcuni ambiti è necessario decodificare la richiesta non essendo immediatamente fruibile per la redazione della richiesta di offerta al fornitore
•Verifica di rispondenza alla normativa
Accorpamento dei dati per generare ordini
cumulativi
•Gli ordini possono provenire anche da un numero elevato di reparti. Una delle attività del responsabile acquisti, è raccogliere le richieste per prodotti omogenei per poi formulare richieste di preventivo coerenti con la quantità complessiva e il budget concordato.
RICHIESTA DI ACQUISTO
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Modalità di acquisto e Redazione richiesta di
offerta
•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto, richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.
Conformità con il budget
•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto, richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.
•Il budget comanda l’ autorizzazione e nel caso di Extrabudget si deve accedere a autorizzazioni siperiori
Invio offerta
•L’ offerta, opportunamente redatta, viene inviata ai fornitori qualificati per poter valutare la fornitura
GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
VALUTAZIONE
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Valutazione Offerte
•Le offerte devono essere valutate secondo criteri legate a procedure interne di autorizzazione gerarchica
•Il budget è un criterio di valutazione che può richiedere la gestione dell’ Extra budget in casi particolari.
Scelta offerta migliore
•Devono essere identificati chiaramente i criteri che determinano «l’offerta migliore»
•I parametri tipici sono: storia del fornitore, prezzo, data consegna, tipologia di prodotto, forma di pagamento
Invio aggiudicazione
•Sulla base dell’ aggiudicazione il cliente procede all’ assegnazione della fornitura
GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
APPROVAZIONE
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Arrivo della merce
•La merce arriva secondo le modalità di spedizione concordate.
•Si procede al controllo fisico e formale affinchè il materiale arrivato sia sicuramente quello ordinato.
Controllo in ingresso - -cespite
•La merce in ingresso viene trasformata in cespite se l’ azienda decide di portarlo a capitale.
Controllo contabile
•La quadratura contabile permette di verificare, automaticamente, la congruenza tra ordine->bolle->fatture
GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
CONTROLLO FORMALE
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Per appalto pubblico sono necessari
specifici adempimenti
•Assegnazione del numero CIG
•Gestione del prcedimento attraveros o un RUP
GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA
Processo di qualificazione dei fornitori
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Gli attori tipici del processo di autorizzazione concorrono, progressivamente, alla definizione della tipologia di spesa da sostenere e alla sua corretta formulazione da un punto d i vista tecnico che economico.
GLI ATTORI DEL PROCESSO
PROPOSTA DI ACQUISTO
PROPONENTE
VALUTAZIONE
RESPONSABILE FUNZIONE
AUTORIZZAZIONE
PROPONENTE
PROPOSTA DI ACQUISTO
PROPONENTE
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SISTEMA AMMINISTRATIVO
RHD SISTEMA DI
BUDGET
Il sistema gestionale aziendale e il sistema di gestione del budget sono collegati attraverso apposita interfaccia con RHD. Questo permette di allineare i dati tra i sistemi per avere una corretta gestione delle autorizzazioni vincolate al valore di budget.
GESTIONE DEI DATI
Aggiornamento dati budget
Aggiornamento righe ordine e extra budget
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Accettata
Richiesta Acquisto
Scelta Offerta
Vidimazione Responsabile Rifiuto
Decodifica della richiesta
Accettata? Accodamento
Redazione Richiesta Offerta
(modello)
Alimentazione lista offerte conformi
Valutazione Conformità
tecnica
Richiesta integrazione
Emissione Ordine
Invio offerta
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Ricezione Offerte
INPUT Lista offerte
Invio Ordine Fax,Pec, Email
(nr. Ordine)
Invio Richiesta offerta
a fornitori
STOP
no
si
no
positiva
negativa
Offerta non conforme
Approvazione Dir.generale
Entro soglia
Approvazione Presidente
Fuori soglia
STOP
STOP
rifiuto
rifiuto
Consegna merce conforme
Pubblicazione Ordine Su EDI
STOP no
si
STOP
Redazione ordine diretto
Valutazione Conformità economica si
Richiesta integrazione
Offerta non conforme
ESEMPIO – ACQUISTO BENI
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Pubblicazione EDI In area riservata
Ordini Beni
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SIST
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Upload Bolla
Upload Fattura
Abbinamento fattura>bolla
Abbinamento Bolla->ordine
accettazione no si
accettazione
Contabilizzazione In Sigla
si
no
Res
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Chiusura procedura manuale
ESEMPIO QUADRATURA CONTABILE
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Accettata
Richiesta Prestazione
Autorizzazione Responsabile
Rifiuto
Redazione Lettera Incarico
Alimentazione lista Accettazioni conformi
Valutazione Conformità
Accettazione
Richiesta integrazione
Invio accettazione
incarico
Res
p. S
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P
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Res
p.A
cqu
isti
Fo
rnit
ori
Ricezione Accettazione
Incarico
INPUT Lista Accettazione
Incarico
Invio Lettera Incarico
STOP no
si
positiva negativa
Accettazione non conforme
Pubblicazione Accettazione
Su EDI
STOP
Definizione Posizione lavoro
STOP
ESEMPIO ACQUISTO CONSULENTI
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ESEMPIO - ACQUISTI ENTE PUBBLICO
Acquisto
strumentazione
informatica
Controllo contabile
ESEMPIO – ACQUISTI ENTE PUBBLICO
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ESEMPIO APPLICATIVO
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – acquisizione richiesta
Attraverso l’ apposito modulo si attiva il comando per l’ immissione della richiesta di acquisto da parte del personale. Questa può avvenire attraverso un elenco di articoli generico caricato a sistema.
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – generazione ordine
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Il RUP avanza nel procedimento accorpando le righe di ordine in documenti dove si trovano articoli omogenei.
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – modalità di gestione
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Il RUP definisce la modalità di gestione del procedimento. Nel caso specifico di procede all’ ”AFFIDAMENTO DIRETTO GARA”
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – redazione capitolato
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Il RUP definisce i dati principali del capitolato
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – redazione capitolato
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Il RUP definisce i dati principali del capitolato
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – scelta dei fornitori
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Si procede alla qualifica di tre fornitori per inviare la richiesta di offerta
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – attivazione pratiche per offerte
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L’ ufficio appalti manda la richiesta di offerta a tre fornitori
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ricezione offerta
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Il fornitore procede a notificare l’ offerta
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – valutazione ente tecnico
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L’ ente tecnico procede alla valutazione dell’offerta che è prevenuta dal fornitore
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – valutazione ente tecnico
Copyright RHD software 2013 26
L’ ente tecnico procede alla valutazione dell’offerta che è prevenuta dal fornitore
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – inoltro alla direzione
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L’ offerta viene inoltrata alla direzione per una successiva approvazione
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione direzione
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La direzione procede all’ approvazione dell’ offerta
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine
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Si procede alla redazione dell’ ordine per l’ aggiudicatario
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine
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L’ invio avviene in maniera digitale
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – avanzamento
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Attraverso questo evento è possibile registrare l’avanzamento del l’ oridine
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – contratto
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Conferma dell’ ordine attraverso il contratto di cui si può gestire l’ avanzamento e la chiiusura
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – riconciliazione delle fatture
Copyright RHD software 2013 33
Si procede alla riconciliazione delle fatture caricando i dati a sistema
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione fattura
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Si procede all’ invio del modulo contabile all’ amministrazione per la successica autorizzzione al pagamento
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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – Getione CIG
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È possibile fare la gestione dei numeri CIG attaverso una apposita procedura che garantisce l’ unicità di utilizzo.
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Direttore generale
Amministrazione e finanza
Fornitori
Amministratore Responsabili spesa
Richiedente
Ufficio Acquisti
GESTIONE SINERGICA E INTEGRATA Rhd determina in coordinamento di tutti gli enti coinvolti nella procedura acquisti. La modalità operativa di RHD permette di gestire ogni acquisto come singla attività di Project Management in maniera indipendente dalla complessità del flusso, dal numero di attori e dalla loro dislocazione
Tutti gli attori sono attivi in un processo organizzato secondo criteri di coordinamento tipici del project management senza i costi determinanti dalla struttura di coordinamento
Ente tecnico
OBIETTIVI RAGGIUNTI
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Autorizzazione di
spesa
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