Giacomo Barbieri - Sistema informatico e nuove tecnologie

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ORGANIZZARE – PIANIFICARECOMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE

Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale

ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di incontri per lo Studio Professionale

Bologna10 novembre 2014

Giacomo BarbieriPartner di Barbieri & AssociatiDottori CommercialistiMembro della Commissione «Organizzazione e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna

SISTEMA INFORMATIVOSISTEMA INFORMATIVO,,SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE,SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE,E NUOVE FORME DI FUNZIONAMENTOE NUOVE FORME DI FUNZIONAMENTO

E DI GOVERNO DELLO STUDIO E DI GOVERNO DELLO STUDIO PROFESSIONALEPROFESSIONALE

Programmare gli investimenti in Programmare gli investimenti in IT per il 2014IT per il 2014

Il sistema IT di uno studio deve Il sistema IT di uno studio deve garantiregarantire

affidabilitàaffidabilitàprestazioniprestazioni

attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità

•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»•Quello che c’è deve servire a qualcosaQuello che c’è deve servire a qualcosa

Siamo in grado di controllare la tecnologia e le

novità che introduciamo o

rischiamo di esserne

ostaggio?

Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree

applicative?• Partenza obbligata sono le personepersone che

dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà

• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!

• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?

• Come valorizzare i giovani?

Di cosa non si può fare a Di cosa non si può fare a meno?meno?

• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità• ScalabilitàScalabilità• SicurezzaSicurezza• ProtezioneProtezione• ManutenibilitàManutenibilità• SemplicitàSemplicità

Di quali applicazioni Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico da commercialista

• produttività personale• collaborazione• archiviazione/classificazione/

ricerca• banca dati

Le scelte strategicheLe scelte strategicheQuale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi

I buoni propositi

finite le finite le dichiarazioni dichiarazioni questa volta questa volta cambiamo il cambiamo il

software software gestionale !gestionale !

«finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!»

Perché?Perché?Perché?Perché?

costa costa troppotroppocosta costa

troppotroppo

non fa non fa quello che quello che

ci serveci serve

non fa non fa quello che quello che

ci serveci serve

non è non è nella nella

nuvolanuvola

non è non è nella nella

nuvolanuvolanon non

interagisce interagisce coi clienticoi clienti

non non interagisce interagisce coi clienticoi clienti

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È troppo È troppo complicatocomplicatoÈ troppo È troppo

complicatocomplicato

gli gli aggiornamenti aggiornamenti

tardanotardano

gli gli aggiornamenti aggiornamenti

tardanotardano

l’assistenza l’assistenza fa acquafa acqua

sarebbe il sarebbe il

31 dicembre e non 31 dicembre e non l’abbiamo ancora l’abbiamo ancora

cambiato…cambiato…

… e perché non l’abbiamo cambiato?

Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?

Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di

cambiarlo?cambiarlo?

Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di

cambiarlo?cambiarlo?

E cosa state E cosa state aspettando, aspettando, di grazia?di grazia?

Costano Costano troppotroppo

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

La nuvola La nuvola è un è un

rischiorischio

La nuvola La nuvola è un è un

rischiorischio

I miei I miei clienti non clienti non sono prontisono pronti

È già il È già il 31???31???

I call center I call center sono tutti sono tutti

ugualiuguali

I call center I call center sono tutti sono tutti

ugualiuguali

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

Il software gestionaleIl software gestionale• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti

stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

• Quali elementi soffrono di più questa scelta?

Agenda, contatti e collaborazione• Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?

La produttività personaleLa produttività personale• Outlook: generazione di azioni partendo da

un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni

• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale

• Access: analisi dati• Powerpoint

Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione

• gestione agenda• contatti• scambio documenti • condivisione processo di

creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto

Nuovi strumenti da valutare

• www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox

2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico

3.comincio a caricare i documenti richiesti

4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni

5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto

6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox

2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico

3.comincio a caricare i documenti richiesti

4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni

5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto

6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca

• Capitalizzare la conoscenza dello Studio

• Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow)

• Raccolta dati dagli altri software• Pubblicazione di dati per gli altri

software

Banche datiBanche dati

• Sono ancora strumenti attuali?• Perché spendere in costosi

abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?

• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?

Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?Stiamo già usando prodotti cloud?Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point

Una proposta concretaUna proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti,

multifunzione, switch, connettività, server,

storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e

desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile

Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezzasicurezza

Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezza!sicurezza!

Alcuni obiettivi spiccioli validi per Alcuni obiettivi spiccioli validi per tuttitutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati• Avere le informazioni che servono quando

servono• Darsi delle regole di lavoro e condividerle1)Condividere la rubrica telefonica rubrica telefonica (con sé stessi sui

vari dispositivi e con i colleghi)2)Condividere l’agenda agenda (dentro e fuori studio)3)Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio

documenti4)Raccogliere dati gestionali dati gestionali (timesheet, kpi sulle

pratiche)

A cosa prestare attenzione in unA cosa prestare attenzione in unprogetto Cloud?progetto Cloud?

• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli

diversi (tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in

violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi

• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di

riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!

RiflessioniRiflessioni

• Oggi si può fare a meno Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?tradizionalmente intesa?

• Perché devo mantenere un server di Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…78€/anno per utente…

• Come fare la scelta del gestionale?Come fare la scelta del gestionale?

In conclusioneIn conclusione

conviene investire conviene investire in in strumentistrumenti, in , in softwaresoftware o in o in conoscenzaconoscenza??

Grazie dell’attenzione

giacomo.barbieri@barbierieassociati.it@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bolognawww.barbieri.it

Giacomo Barbieri - Sistema informatico e nuove tecnologie

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