Post on 15-Feb-2019
transcript
1
Prof. Nunzio Casalino
n.casalino@unimarconi.it
Master in
Regolazione delle attività e dei
mercati finanziari
Digitalizzazione dei processi e dei flussi documentali: aspetti organizzativi e
procedure da sviluppare
Obiettivi
• migliorare l’efficienza nelle organizzazioni, ottenendo un fortecambiamento, favorendo il ciclo di convergenza digitale fraprocessi amministrativi, servizi e nuove tecnologie;
• realizzare l’interoperabilità e la piena cooperazione fra varieorganizzazioni sfruttando le tecnologie di collaborazione edintegrazione di processi e la condivisione degli archivi e delleinformazioni, per ridurre i tempi e semplificare le procedure;
• migliorare la trasparenza ed il controllo attraverso strumenti checonsentano la tracciabilità dei processi, responsabilità, unefficace controllo di gestione e supporti decisionali allaprogrammazione e alla gestione delle finanze;
• progressiva eliminazione di documentazione cartacea;
• riduzione drastica di oneri burocratici “ex-ante” ed attivazione dicontrolli “ex-post”.
Situazione attuale della gestione documentale
• Il flusso documentale vale almeno il 3% del PIL Fonte:NetConsulting
– 3% se si considerano i soli documenti contabili-amministrativi(fatture attive e passive, libri giornale, cedolini paga, note spese...)
– 5% se si considerano tutte le tipologie di documenti prodotti dallaPA e dalle aziende (documenti contabili-amministrativi, commerciali, dimarketing, documentazione tecnica...)
• Un risparmio di appena il 10% vale 3 miliardi di euro
• Pagine stampate all’anno: > 100 miliardi
• Costo carta per pagina: 1,5 cent
• Valore economico: 1,5 miliardi di Euro
• Vita media del 30% delle pagine: 5 minuti
• Quadro normativo di base completo (Doc. amministrativi in generale e fiscali)
• Quadro normativo in itinere (Giudiziari - atti processuali e casellari, Catastali -
autonomie locali, Popolazione–anagrafe, Sanitari-cartelle cliniche, Lavoro-libro matricola e libropaga)
Costi di trattamento
80% dei documenti prodotti in azienda(ciclo attivo, ciclo passivo, amministrazione e contabilità)
• Costi di redazione (hardware, software, carta, data entry)
• Invio (spese postali, buste, “imbustamento”)
• Archiviazione (classificazione, ricerche, duplicati, spazio e attrezzatura
archivio, distruzione – in giorni uomo full-time equivalenti)
• Gestione degli incassi (controllo, solleciti pagamento, data entry)
• Ricezione (controllo, classificazione, smistamento, riscontro con gli ordini,
data entry)
• Dispute e controversie (errori di fatturazione, richieste invio copia
fatture)
• Altri costi nascosti (tempo di ricerca di un documento nei vari faldoni
archiviati)
2
Riferimenti normativi e di prassi
• D.l. 10 Giugno 1994 n 357, art. 7 e 7-bis;• Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio 13 dicembre
1999, n. 1999/93/CE;
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;
• Direttiva Comunitaria 2001/115/CE del Consiglio del 20dicembre 2001;
• D.M. 23 gennaio 2004;
• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 (e noteesplicative);
• D.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52;
• D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82;
• Circolare Agenzia Entrate 19 Ottobre 2005 n. 45;
• D.lgs. 4 aprile 2006, n. 159;
• Circolare Agenzia Entrate 6 Dicembre 2006 n. 36 e successive
• Nuovo Codice Amministrazione Digitale 22 dicembre 2010
La dematerializzazione
• insieme di azioni miranti a risolvere gli inconvenienti dellamaterialità della carta: spostamento, conservazione e ricerca
• comprende due azioni diverse:
– eliminazione di archivi di carta esistenti (il passato)
– riduzione della produzione di nuovi documenti cartacei (il futuro)
• Gli obiettivi– Riduzione dei costi
– Aumento delle performance
– Percezione ottenimento di benefici per tutta l’organizzazione
• Gli approcci e le strategie di intervento– La strategia di “digitalizzazione”
– I modelli di governance
– Misurazione dell’impatto organizzativo
Approcci alla dematerializzazione
•Sostituzione di documenti originali cartacei con riproduzionifotografiche o digitali
•Introduzione del documento informatico “nativo”, produzionedi documenti originali direttamente in formato elettronico
•Semplificazione, eliminazione o riduzione della produzione dicerte tipologie di documenti (sia cartacei che digitali) a seguitodi processi di reingegnerizzazione o di modifica delleprocedure amministrative;
Un modello “dinamico” di riferimento
Form
azio
ne, g
estio
ne
e c
on
servazio
ne
Ricezione
Protocollazione• Segnatura
• Registrazione
Assegnazione:•Responsabileprocedimento
•Ufficioincaricato
Fascicolazione
Gestione del procedimento
Protocollazione• Segnatura
• Registrazione
FascicolazioneGestione del procedimento
Invio
Archivio corrente
Titolario di C
lassificazione
Documenti in uscita
Documenti in ingresso
Archivio di deposito
3
Documento analogico
unico
• Originale
non unico
• Copia (matrice di una manifestazione di volontà)
Documento originale non unico
Documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraversoaltre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione,anche in possesso di terzi e dunque indifferentemente:
• deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativaannotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno unsoggetto;
• deve essere annotato e conservato per legge da almeno unsoggetto in libri o registri obbligatori;
• il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suocontenuto riproduce quello di altri documenti che devono essereconservati obbligatoriamente, anche presso terzi.
Documento originale unico
Documento analogico il cui contenuto non può esseredesunto da altre scritture o documenti di cui siaobbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi.
Precisazione:
l’assegno bancario o la cambiale ricevuti dal beneficiario oprenditore soggetto IVA rientrano nella categoria deidocumenti originali non unici allorquando ne è prescrittal’annotazione in libri o registri obbligatori (e dunqueattraverso questi è possibile ricostruire il contenuto deldocumento).
Supply chain
I Conservatori accreditati
Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (22 dicembre 2010) introduce, accanto al Responsabile della conservazione , la figura dei Conservatori accreditati : soggetti che ottengono da DigitPA (ex CNIPA) il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici (art. 44 bis).
I soggetti pubblici e privati che vogliano avviare il processo di dematerializzazione possono:
•Gestire in proprio il sistema di conservazione sosti tutiva, senza alcuna certificazione . Una scelta debole che espone il soggetto alla contestazione di scarsa garanzia del rispetto della normativa in materia.
•Gestirlo in proprio sottoponendolo al vaglio di un conservatore accreditatoche attesti la sicurezza, ma con evidenti nuove voci di costo.
•Scegliere la gestione esterna integrale di tutto il processo, con automatica certificazione .
4
Costi della fattura
• Gestione fatture: 1,4 mld di fatture l’anno; almeno 7 €ogni fattura; costo totale: 10 miliardi € l’annoFonte: CNIPA 2005
• Costo medio di trattamento:– fattura cartacea stimato tra i 9 € e i 18 € (att./pass.)
con un’incidenza del costo in capo al ricevente-clienteper circa 2/3 e per circa 1/3 in capo all’emittentefornitore
– Fattura elettronica stimato tra i 4 € e i 9 €
– Risparmio del 50% circaFonte: Studio Arthur D. Little e BVA 2007
• CNR 100.000 fatture passive, 15.000 attive, 8.000collaboratori (rapporto ciclo passivo 12,5 a 1)
Benefici
• Economici (Riduzione costi amministrativi e contabili)
• Organizzativi (accesso on-line da parte di diverse aree
aziendali, integrazione con i principali sistemi informativi – ERP,possibilità di esternalizzare la fatturazione e l’elaborazione deidati contabili)
• Logistici (eliminazione degli spazi destinati agli archivi ed
eliminazione fisica dei documenti archiviati)
• Fisco (armonizzare la legislazione dei Paesi UE ai fini IVA inprevisione dell’IVA europea e controlli incrociati)
• Rapporti con i terzi (maggiore interazione tra
fatturazione, pagamenti, incassi e finanziamenti con le banche)
I costi della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Fonte: NetConsulting su dati BVA e Arthur D. Little
• Ricevimento della fattura• Controllo e smistamento• Ricerca e archiviazione• Gestione dei pagamenti• Copie “allegate”• Dispute e controversie
Costi fattura passiva: ~18
Costi fattura passiva: ~9
• Ricevimento della fattura• Controllo e smistamento• Ricerca e archiviazione• Gestione dei pagamenti• Copie “allegate”• Dispute e controversie
Costi fattura attiva: ~9
• Redazione della fattura• Invio della fattura• Ricerca e archiviazione• Gestione degli incassi• Copie “allegate”• Dispute e controversie
Fattura tradizionale
Costi fattura attiva: ~4
• Redazione della fattura• Invio della fattura• Ricerca e archiviazione• Gestione degli incassi• Copie “allegate”• Dispute e controversie
Fattura elettronica
Documenti informatici rilevanti ai fini tributari
• Devono essere documenti statici non modificabili
• Devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporalee della firma digitale
• Devono essere memorizzati su supporti di cui sia garantita laleggibilità nel tempo, dove sia assicurato l’ordine cronologico e lanon soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta
• Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazionedelle informazioni dagli archivi informatici
• In caso di verifiche, controlli e/o ispezioni, possono essere esibiti
N.B. il processo di conservazione sostitutiva deve essere effettuato concadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altridocumenti fiscali
5
In concreto: la conservazionedeliberazione CNIPA n. 11/2004
• conserva i documenti, garantendone l’integrità el’autenticità nel tempo
• deve consentire l’accesso e l’esibizione del singolodocumento nel tempo, nel rispetto della privacy
• comporta continue verifiche del sistema informativo permantenere le caratteristiche di autenticità, integrità,leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documentiinformatici
• viene gestita dal Responsabile della conservazione
In concreto: le attività preliminari
• progettazione e formazione degli archivi digitali (complessistrutturati di contenuti e relazioni, per la tenuta del sistemainformativo, dei suoi contenuti e della sua struttura)
• assegnazione delle responsabilità e predisposizione deglistrumenti archivistici (titolario di classificazione e massimario discarto)
• individuazione dei metadati (profilo dei documenti chedescrivono i documenti e gli aggregati logicamente superiori, nel tempoe nello spazio)
• valutazione dell’opportunità di sostituire i documenticartacei con documenti informatici e attuazione dellepolitiche di scarto
• individuazione del sistema informativo e adozione dellemisure di sicurezza fisiche e logiche del sistema
• è una figura non (ancora) prevista dai contratti nazionaliin vigore
• per le attività attribuite e le responsabilità assegnate,deve riunire in sé conoscenze archivistiche, informatiche,organizzative, giuridico-amministrative
• può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altrisoggetti interni alla struttura
• può affidare in tutto o in parte le attività del processo diconservazione a soggetti terzi (outsourcing)
• esistono già iniziative di formazione professionale eMaster
Profilo del Responsabile della conservazione Outsourcing elettronico intero processo
• processo di conservazione sostitutiva affidabile, in tutto o inparte, ad altri soggetti, pubblici o privati (sono tenuti ad osservarequanto previsto dalla delibera CNIPA 11/2004)
• servizio di gestione in outsourcing dell’intero processo difatturazione tramite sistemi web-based per la trasmissione el’archiviazione in modalità ASP (semplice, sicura ed economica)
• trasferire all’esterno un processo aziendale non strategico conuna rilevante componente tecnologica, quale la gestioneelettronica dell’intero ciclo di fatturazione
• integrazione dei dati contenuti nelle fatture con il softwaregestionale e con i sistemi di incasso e di pagamento dellabanca
• visualizzazione in formato immagine di tutte le fatture passivepervenute sia in formato elettronico che cartaceo, importazioneautomatica sugli ERP aziendali in formato XML (protocollo SSL)
6
Contratto di outsourcingUn contratto di outsourcing dovrebbe contenere:
• compiti affidati all’outsourcer e le sue responsabilità
• sola conservazione sostitutiva del documento e obbligo per ilcliente di inoltrare i documenti contabili entro brevissimo tempodalla loro emissione
• durata contrattuale ed eventuali proroghe, periodo di startup delprogetto, eventuale servizio di formazione del personale
• condizioni di recesso e risoluzione (con descrizione di inadempimenti in materiadi sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione,ecc.)
• definizione sistemi di report informativi e resoconti del processodi conservazione, tempi di gestione delle anomalie e diassistenza tecnica
• includere uno S.L.A. (Service Level Agreement), per leprocedure informatiche utilizzate, tempi di lavorazione, rispettodi privacy e sicurezza
Step per la realizzazione di un progetto di conservazione sostitutiva
• Analisi delle tipologie di documenti e dei processi
• Valutazione dei costi della conservazione cartacea e della conservazione
sostitutiva
• Determinazione delle priorità di tipologia di documenti da conservare in
maniera sostitutiva
• Definizione di un team di progetto in funzione della tipologia di documenti
• Valutazione delle soluzioni (on-site e ASP) e dei fornitori
• Definizioni di obiettivi, modalità e tempi di progetto
• Costituzione di un team di progetto (referenti interni + risorse del
fornitore)
• Avvio del progetto
Organizzazione degli archivi e livelli di servizio
Tecnologie e organizzazione dipendono dai servizi e dai loro livelli
ottimali.
Servizio: “data una matricola, consegna di un fascicolo di un dipendente in
originale”
Indicatore: “tempo che trascorre tra la richiesta e la consegna del fascicolo”
Livello ottimale: “entro 4 ore”
il “livello di servizio ottimale” è il valore minimo che non provoca impatti negativi
sulle performance o sui costi dei processi di lavoro che usano il servizio
2 ore2 giorniVisione urgente fascicolo
6 ore15 giorniReinserimento fascicolo in archivio
4 ore10 giorniConsegna fascicolo originale a funzionario
Livello
ottimale
Livello
attuale
Servizio
Tecnologie, organizzazione e livelli di servizio
Relazione tra organizzazione, tecnologie e livelli di servizio
Archivio fisico non ordinato non
informatizzatoArchivio fisico ordinato
informatizzatoArchivio totalmente informatizzato
1) Aumentare i livelli di servizio del “sistema archivio” comporta un investimento ingente
2) Predisporre un sistema che eroghi livelli di servizio “tempo reale” anche quando non
necessario è un inutile spreco di risorse
7
Soluzione “mista” per gestire la transizione
• Dematerializzazione “mirata”
• Dematerializzazione “progressiva”
• Mantenimento dell’archivio cartaceo ed ottimizzazione deiprocessi di gestione/accesso
• Integrazione:
– tra la gestione corrente (totalmente informatizzata)
– l'accesso all’archivio di deposito (parzialmenteinformatizzato)
ARCHIVIO FISICO
CED
DIPENDENTI/UTENTI
•REGISTRO INFORMATICO
Rete
Flusso fisico
Flusso informatico
Scansione on demand
Accesso fascicoli già informatizzati
Fascicolirichiesti
Fascicolirestituiti
D.Lgs. 20/2/2004, n. 52 e D.M.E.F. 23/1/2004
La fattura è il principale strumento di rappresentazionedocumentale di un’operazione commerciale nonché il documentofondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplinaIVA
Obbligo di emettere fattura fa carico al soggetto d’imposta
• Fatturazione elettronica (dematerializzazione dell’intero ciclodi vita)
• Emissione, conservazione, esibizione delle fatture ancheanalogiche
• Fatturazione da parte di un terzo (outsourcing)• La conservazione digitale è consentita, ad esempio, in
relazione alla seguente documentazione rilevante ai finitributari:
– fatture, lettere e telegrammi ricevuti e relative copie– libro giornale e libro degli inventari– registri prescritti ai fini dell’IVA– scritture ausiliarie di magazzino– registro dei beni ammortizzabili
Riflessioni
• complessità superiore al previsto a causa della prevalenza dellequestioni giuridico-fiscali su quelle tecniche
• acquisizione ed integrazione dei dati standard della fattura con isoftware gestionali o ERP (OCR per quelle cartacee?)
• significativa azione di sensibilizzazione e di formazione tramiteassociazioni di categoria
• specificare i formati elettronici da utilizzare per la conservazione:– aperti e standard (indipendenza, interoperabilità, durata)– è opportuno individuare supporti digitali per la conservazione
diversificati, affidabili per tecnologia e gestione nel lungoperiodo
• creazione di affidabili servizi di gestione in ASP, dato l’elevatonumero di potenziali utilizzatori (PAC e PAL, PMI)
• costituzione di depositi digitali territoriali avvalendosi di strutturepubbliche consortili
8
Conclusioni e obiettivi futuri
Quelli illustrati sono presupposti tecnici, per l’attuazioneconcreta necessitano:
– gestione dei documenti fiscali gestiti in modalità tradizionale nella
PA, necessità di una ridefinizione dei processi nelle PA
– interventi formativi per fornire la spinta psicologica al “distacco”
dalla carta
– cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi
modelli organizzativi
– impegno della Direzione a promuovere un cambiamento radicale
“Politica dei piccoli passi”
L’innovazione presuppone il “coraggio di osare”, dipercorrere nuove strade, di affrontare le critiche di chi teme lenovità
Alcuni dati
Eventualegestione
archiviodocumenti
cartacei
Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento
Le attività della gestione documentale
Documento digitale=Elemento cardine nella gestione documentale
Acquisizione documentie trasformazionein formatoelettronico
Condivisionedocumenti egestioneworkflow
Archiviazionesostitutivadocumenti elettronici
Distribuzionedocumenti asoggetti esterni
Principali ambiti di gestione di documenti digitali
� Fatturazione elettronica
� Cedolino stipendi elettronico
�P
osta Elettronica C
ertificata (PE
C)
�A
rchiviazione e conservazione sostitutiva
Codice dell’Amministrazione Digitale
9
La normativa di riferimento per il documento digitale
Fonte: NetConsulting, 2006
NormativaNormativa Cosa definisceCosa definisceImpatto su gestione documentaleImpatto su gestione documentale
D.L. 20 febbraio 2004 n. 52D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica .
Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio
DPR n. 68 del 11/02/2005DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata , sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC
Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese
Decreto Legislativo
7 Marzo 2005 n. 82
Decreto Legislativo
7 Marzo 2005 n. 82Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale , aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche
Dal 1°gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale.
Deliberazione CNIPA n. 11
del 19/02/2004
Deliberazione CNIPA n. 11
del 19/02/2004Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici . Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali.
Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti
Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale
Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta
62,1%
55,2%
34,5%31,0%
24,1%
6,9%3,4%
17,2%
2,3
1,0
2,7
3,43,5
3,8
3,2
2,5
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Processicore
Acquisti Amm.ne Personale CustomerCare
Marketing/vendite
Legale Logistica
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4Complessità
Propensione investimento
Fonte: NetConsulting, 2006
Esigenze di gestione documentale
Valori da 1: poco importante a 5: molto importante
4,3
3,6 3,53,1
2,92,6
2,3
Acquisizione didocumenti da
formato cartaceoa formato digitale
a norma e non
Gestione delworkflow
documentale inazienda
Protocolloelettronico con
conservazione anorma (otticasostitutiva)
Sicurezza/protezione del
documento (firmadigitale)
Gestione flussidocumentali in
uscita
Archiviazione deidocumenti
cartacei residui
Pubblicazionedocumenti econtenuti su
Internet
Fonte: NetConsulting, 2006
Riduzionedocumenticartacei
Gestione documenti digitali
Gestionedocumenticartacei
Gestionedocumenti digitali
Gestionedocumenticartaceie digitali
Propensione all’adozione del documento digitale –priorità per settore
PA Personale gestione pratiche
Industria Customer Care Ciclo Attivo, Personale
Finanza Core business, Personale Marketing/vendite
GDO/Distribuzione Acquisti/ciclo passivo Ciclo Attivo, Personale
ServiziAcquisti/ciclo passivo, Ciclo
AttivoMarketing/vendite,
Personale
Propensione all'investimento
Alta Medio-AltaFonte: NetConsulting, 2006
10
Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei
In corso13,8%
Non sa/non
risponde3,4%
Già fatta31,0%
Non prevista
51,8%
Fonte: NetConsulting, 20067,7%
7,7%
7,7%
7,7%
7,7%
7,7%
7,7%
7,7%
30,8%
30,8%
69,2%Ciclo passivo
Ciclo attivo
Gestione HR
Gestione delleattività degli
Acquisizionedoc. da clienti
Erogazione dicircolari
Gestionesinistri
Comunicazioniai clienti
Gestionenegozi
Gestionedocumenti
ControlloQualità
Potenziali aree di riduzione flussi cartacei
Progetti di adozione del documento digitale
Previsto (entro 1 anno)3,4%
In corso48,3%
Concluso48,3%
Aree interessate (progetti conclusi)
7,1%
7,1%
7,1%
7,1%
7,1%
14,3%
28,6%
64,3%Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
Processi core
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclopassivo
Personale
Marketing/ vendite
Logistica
Customer Care/gestione reclami
Legale
7,1%
7,1%
7,1%
14,3%
42,9%
50,0%Pocessi core
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo
Personale
Marketing/ vendite
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
Customer Care/gestione reclami
Aree interessate (progetti in corso)
Fonte: NetConsulting, 2006
Obiettivi progetti
69,0%
51,7%
37,9%
31,0%27,6% 27,6%
20,7%17,2%
10,3%
3,4%
Riduzionetempi
svolgimentoprocesso
Riduzionecosti
processo
Migliorecondivisioneinformazioniin azienda
Riduzionepersonaleaddetto agestioneprocesso
Riduzionecomplessità
processo
Sicurezza/protezione
deldocumento
Miglioramentorelazioni con
fornitori/partner
Miglioreservizio al
cliente
Riduzionediffettositàprocesso
Riduzionespazio fisico
diarchiviazione
Fonte: NetConsulting, 2006
I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005
Acquisizionedocumenti
Stampa/ Produzione documenti
Distribuzionedocumenti
Archiviazionedocumenti
� 115 miliardi di paginestampate, di cui 19,5miliardi inutilizzate
Costo: 287 milioni di euro all’anno
� Ogni documento vieneduplicato da 9 a 11 volte =>costo: 18 euro perdocumento
� 1 documento perduto su20
� 3% dei documentiarchiviati erroneamente
� Costo per recuperare undocumento non archiviatocorrettamente: 120 euro
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Glo bal e Xplor Italia Research, 2006
40%:Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale
11
I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005
100% 68%
32%
Costi totali Costi diretti Costi indiretti
Costi gestione documentale tradizionale
CartaStampaCopia
CartaStampaCopia
PersonaleArchiviazioneRicerca documenti
PersonaleArchiviazioneRicerca documenti
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006
70 Mld di Euro70 Mld di Euro
Tutte le tipologie di documenti:peso gestione documentaletradizionale su PIL: 5%
Documenti contabili-amministrativi:peso gestione documentaletradizionale su PIL: 3%
42 Mld di Euro42 Mld di Euro
I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Risparmio50-60%Risparmio50-60%
� costi per l’acquisto di carta, buste efrancobolli
� Costi di archiviazione� tempo destinato all’archiviazione ed alle
successive ricerche� ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle
fatture� costi di distruzione delle fatture
Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)
Fattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euroFattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euro
• Costi:• redazione della fattura• invio della fattura• archivio• gestione degli incassi• copie “allegate”• dispute e controversie
Costo fattura tradizionale
• Costi:• ricevimento della fattura• controllo e smistamento• archivio• gestione dei pagamenti• copie “allegate”• dispute e controversie
Fattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 13 euroFattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 13 euro
Costo fattura elettronica
Fattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 4 euroFattura attiva≅ ≅ ≅ ≅ 4 euro
Fattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euroFattura passiva≅ ≅ ≅ ≅ 9 euro
I risparmi ottenibili: cedolino elettronico
Risparmio:90%
Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006
• Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico
• Imbustamento
• Spedizione
• Invio via eMail
I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC)
Raccomandata A/RRaccomandata A/R
3,29 €3,29 €
Affrancatura+Carta+Busta+Archiviazione
Affrancatura+Carta+Busta+Archiviazione
PEC
0,35 €
Risparmio:90%
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 20 06
12
Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali
53,6%
-79,9%
46,4%
-42,8%
42,9%
-73,1%
35,7%
-71,9%
21,4%
-90,0%
17,9%
-34,7%
14,3%
-29,5%
Tempo ricercadocumento
Numero dipersone
dedicate alprocesso
Tempo medio disvolgimento del
processo
Numerodocumenti
cartaceistampati e
gestiti all'anno
% documentiperduti
Difettosità delprocesso
Costo medio digestione deldocumento
Aree impattate Impatto stimatoFonte: NetConsulting, 2006
Valori in % su totali rispondenti
Indicatori di efficienza dei progetti: rilevanza e variazione media per processo/area aziendale
Fonte: NetConsulting, 2006
PersonaleAcquisti/
ciclo passivo
Marketing/ vendite
LogisticaAmministr.
/ ciclo attivo
Core business
Customer Care
Numero documenti cartacei stampati e gestiti all'anno
-70% -78%
Costo medio di gestione del documento
-28%
Numero di persone dedicate al processo (FTE)
-17% -90% -75% -75%
Tempo medio di svolgimento del processo
-75% -70% -50% -60%
Difettosità del processo (% documenti non corretti)
% documenti perduti -85%
Tempo ricerca documento -90% -90% -67% -67% -54%
PersonaleAcquisti/
ciclo passivo
Marketing/ vendite
LogisticaAmministr.
/ ciclo attivo
Core business
Customer Care
Numero documenti cartacei stampati e gestiti all'anno
-70% -78%
Costo medio di gestione del documento
-28%
Numero di persone dedicate al processo (FTE)
-17% -90% -75% -75%
Tempo medio di svolgimento del processo
-75% -70% -50% -60%
Difettosità del processo (% documenti non corretti)
% documenti perduti -85%
Tempo ricerca documento -90% -90% -67% -67% -54%
Alta Medio-Alta Media Medio-bassa Bassa
I risparmi potenziali dall’utilizzo del documento digitale nella PA
CodiceAmministrazione
Digitale
CodiceAmministrazione
Digitale
Trasmissione telematicacertificati
Posta ElettronicaCertificata
Cedolino elettronico
Risparmio:472,5 Mln di €Risparmio:472,5 Mln di €
Risparmio:360 Mln di €Risparmio:360 Mln di €
Risparmio:882 Mln di €Risparmio:882 Mln di €
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNI PA - 2006
Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di EuroRisparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro
Risparmi complessivi dall’uso di documenti digitali
Risparmio:472,5 Mln di €Risparmio:472,5 Mln di €
Risparmio:720 Mln di €Risparmio:720 Mln di €
Risparmio:14 Mld di €
Risparmio:882 Mln di €Risparmio:882 Mln di €
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIP A, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006
Risparmio complessivo: 16 Miliardi di EuroRisparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro
Trasmissionetelematicacertificati
Trasmissionetelematicacertificati
35 milionidi certificati cartacei
35 milionidi certificati cartacei
PA
PECPEC
245 milionidi raccomandate A/R
245 milionidi raccomandate A/R
PA + aziende
CedolinoelettronicoCedolinoelettronico
3,5 milionidi cedolinicartacei al mese
3,5 milionidi cedolinicartacei al mese
PA
di fatture cartacee1,4 miliardidi fatture cartaceee doc. contabili
FatturazioneElettronica eConservaz. Sost.
Aziende
13
Considerazioni conclusive
� Crescente importanza documento digitale:� Evoluzione normativa� Riconoscimento benefici
(risparmi e ottimizzazione processi)
� Costi ed inefficienze gestione documentale a livell o sistema-Paese: 42-70 miliardi di Euro
� Potenziali risparmi complessivi da adozione forme p iù diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro
Considerazioni conclusive
� Elevata propensione di enti ed aziende a sostituire documenti cartacei con digitali
� Processi core (gestione pratiche), Amministrazione/ Finanza, Acquisti/Ciclo Passivo e Personale come principali aree di interesse per i progetti conclusi ed in corso
� Necessità di evidenziare indicatori di efficacia sp ecifici per i progetti di adozione del documento digitale per sup erare vincoli organizzativi e culturali
La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale
Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Mo vimprese e survey interne, 2006
0,8%
99,2%
Aziende/enti con soluzioni gestionedocumentaleTotale altre aziende/enti
Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti
521.745
Circa 4.000aziende
0,3%
0,5%
12,0%
13,0%Finanza
PA
Servizi
Industria
0,10%
0,40%
16,00%
55,00%oltre 500
da 101 a 500
da 10 a 100
da 6 a 9
Penetrazione per settore
Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti)
Il mercato della gestione documentale
Fonte: NetConsulting, 2006
Valori in mln di Euro
91,8
202,4
403,9
91,5
92,9
208,5
419,2
97,7
93,6
214,5
437,4
105,1
2004 2005 2006
BPOdocumentale
Servizi
Software
Hardware
789,6 818,3850,6
1.2%
3.6%3.6%3.9%3.9%
0.8%
3.0%2.9%
3.8%4.3%
6.8%7.6%
14
Da gestione documentale a Enterprise Content Management
Oggi
Documenti cartacei
Documenti elettronici
Archiviazione
Processi ?
Domani
Documenti in diversi formati
Doc. cartacei
E-mail Pagine Web
Record di DB
Fax
Documenti elettronici
Gestione workflow
Archiviazione
Integrazione con sistemi aziendali
Otti
miz
zazi
one
proc
essi
Sic
urez
zaFonte: NetConsulting, 2006
Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA
Stimoli
Vincoli
Fonte: NetConsulting, 2006
2,8
2,9
3,2
4,0
4,3Ottimizzazione processi
Riduzione costi/efficienza
Sicurezza e protezionepatrimonio informativo
Adempimenti a vincoli normativi
Miglioramento servizio al cliente
1,5
1,8
1,9
2,6
2,8
3,0Cultura aziendale
Costi
Vincoli organizzativi
Incertezza normativa
Gestione pregresso
Scarsa conoscenza offerta
Imprese
3,1
3,3
3,3
3,9
4,0Ottimizzazione processi
Sicurezza e protezionepatrimonio informativo
Adempimenti a vincoli normativi
Miglioramento servizio al cliente
Riduzione costi/efficienza
1,3
1,4
1,7
2,6
3,9
4,0Vincoli organizzativi
Cultura
Costi
Gestione pregresso
Scarsa conoscenza offerta
Incertezza normativa
PA
Valori da 1: poco importante a 5: molto importante
La normativa di riferimento per il documento digitale
NormativaNormativa Cosa definisceCosa definisce Impatto su gestione documentaleImpatto su gestione documentale
D.L. 20 febbraio 2004 n. 52D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica.
Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio
DPR n. 68 del 11/02/2005DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC
Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese
Decreto Legislativo
7 Marzo 2005 n. 82
Decreto Legislativo
7 Marzo 2005 n. 82Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche
Dal 1°gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale.
Deliberazione CNIPA n. 11
del 19/02/2004
Deliberazione CNIPA n. 11
del 19/02/2004Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali.
Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti