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Infrastrutture e strumenti per la gestione di documenti e archivi digitali Università degli studi di Siena – Sede di ArezzoDipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni culturali Master Informatica del Testo – Edizione elettronica 16 settembre 2011

Walter Volpi – PO Cooperazione Applicativa

Regione Toscana Direzione generale

Organizzazione e riosorse

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Contenuti

Obiettivo Architetture per la gestione

documetale n  Visione insieme n  Sistemi interni all’ente

–  Infrastrutture –  Trasversali

n  Sistemi esterni all’ente –  Infrastrutture –  Trasversali

Esempi di implementazioni •  AP@CI •  InterPRO •  DAX Alcuni commenti

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Obiettivo

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ObiettivoContesto: la società dell’informazione produce e consuma documenti

digitali. Necessità: le organizzazioni/enti devono: Saper produrre e consumare documenti digitali Saper spostare/trasmettere documenti documenti digitali Saper archiviare i documenti digitali Saper conservare i documenti digitali Obiettivo della lezione: Individuare una possibile soluzione Le infrastrutture e gli strumenti per poter realizzare la soluzione Illustrare alcuni primi parziali esempi di implementazioni di tale soluzioni

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Visione d’insieme

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Visione d’insieme: una possibile soluzione

SGD: Sistema di Gestione Documentale dell’Ente

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Questo vuol dire esseren  Capaci di produrre / consumare / inviare / ricevere / gestire /

archiviare / conservare documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) associate all’interno dell’Ente

n  Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-

informazioni (XML) a / da Cittadini e Imprese

n  Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni (XML) a /da altri Enti

n  NOTA: nel rispetto delle norme vigenti

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Produrre / Consumare / Ricevere / Trasmettere

- La produzione dei documenti digitali è sempre mediata da un’applicazione. - Le meta-informazioni associate ai documenti devono essere utilizzati: • Per gestire/archiviare/conservare i documenti • Migliorare i processi di gestione del documento (innovazione)

PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti

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Razionalizzazione della trasmissione e innovazione dei processi

L’innovazione dei processi è essenziale. L’abbattimento delle barriere fisiche di accesso ai servizi necessita di un cambiamento di strumenti e metodi di gestione

PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti

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Gestione dei documenti

Saper gestire i documenti digitali. In un’organizzazione in cui ci sono molti Soggetti produttori e molti consumatori è essenziale indicizzare i documenti.

PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti

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Conservazione dei documenti

Strumenti trasversali. Sono gli strumenti utilizzati dai produttori e consumatori di documenti al fine di conservare il documento. Esempi: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Conservazione dei documenti

PD: Applicazione Produttore di Documenti CD: Applicazione Consumatrice di Documenti IDX: Indice dei documenti TRA: strumenti trasversali

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Partizione del sistema a livelli

Servizi Trasversali: • Protocollo • Sistema di firma dei documenti • Sistema di conservazione dei documenti • ...

Infrastrutture: • Coordinamento • Indice dei Documenti Servizi verticali:

• Atti • Personale • Contratti • ...

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Apertura del sistema verso l’esterno

Infrastrutture: • Trasporto • Traduzione

Servizi trasversali: • Conservazione degli archivi • PEC • ...

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Comunità Enti (RTRT)n  Regione Toscana sviluppa un piano quinquennale per la «Società

dell’informazione e della conoscenza»

n  Gestione di gruppi di lavoro tematici

n  Rete Telematica Regionale Toscana n  Comitato Strategico n  Direzione Tecnico Operativa

n  e.Toscana Compliance

n  Progetti condivisi con gli enti del territorio toscano n  SUAP n  InterPRO n  AP@CI n  DAX n  ...

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AP@CI

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Obiettivi del progetto AP@CIn  Dare alle Imprese e ai Cittadini uno strumento semplice inviare/

ricevere documenti alla PA toscana

n  Dare alle Imprese e ai Cittadini evidenza che la PA ha iniziato il processo di elaborazione della istanza presentata

n  Migliorare i tempi dei gestione delle istanza da parte della PA toscana

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INTERPRO

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Obiettivi del progetto InterPROn  Interconnettere gli uffici di protocollo della PA Regionale

n  Interconnettere gli uffici di protocollo della PA

n  Trasmettere i dati della segnatura di protocollo

n  Iniziare un processo di gestione documentale e degli archivi

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DAX

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Obiettivi del progetto DAXn  Fornire agli enti della PA regionale un sistema di gestione e

conservazione di archivi già formati: insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati

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SCN (dei documenti)n  E’ un’implementazione della procedura legale / informatica della

legge italiana in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento.

n  Conservare digitalmente vuol dire garantire l’esibizione del documento e delle evidenze di originalità (firma digitale, marca temporale) nel tempo.

n  La firma digitale garantisce la paternità e rendi immodificabile il documento

n  La marcatura temporale colloca nel tempo la produzione del documento

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SGA (archivi)n  E’ un’implementazione dello standard OAIS (Open Archival

Information System) che si «appoggia» su SCN per le funzioni di conservazione.

SIP: Subscribe Informatio Package AIP: Archivial Information Package DIP: Dissemination Information Package

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OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale

Ingest (SGA): • Accettazione della custodia delle informazioni sottoposte • Preparazione dei dati ricevuti per l’archiviazione:

Archivial Storage (SCN): • Affidabilità e funzionalità di immagazzinamento • Integrità e fruinbilità a lungo termine:

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OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale

Data management (SGA): • Mantiene il database dei metadati che identificano e descrivono le informazioni archiviate • Supporta le componenti Access per ricercare e recuperare oggetti:

Preservation Planning (SCN): • Responsabile della strategia di conservazione degli oggeti OAIS

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OAIS/SGA/SCN – Vista Funzionale

Access (SGA, SCN): • Implementa il meccanismo di controllo di accesso e sicurezza • Elabora le richieste di accesso al presidiato OAIS:

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DAX – Interfacce Applicative

•  Il DAX è una infrastruttura utilizzata, principalmente, da applicazioni software che producono e gestiscono documenti (SGD).

•  Il DAX ha un’architettura complessa formata da applicazioni software distribuite che si scambiano documenti e informazioni.

Le interfacce applicative del DAX sono definite tramite il processo e.Toscana Compliance

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DAX – Processo e.Toscana Complianceè uno strumento infrastrutturale attraverso il quale: -  Gli Enti definiscono in maniera collaborativa documenti detti RFC e.Toscana che, se condivisi e tecnicamente validi, diventano gli standard con cui gli Enti sono tenuti a scambiarsi le informazioni.

-  Le aziende produttrici di software modificano le proprie applicazioni secondo gli RFC e.Toscana Standard e accreditano e.Toscana Compliance le proprie soluzioni.

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DAX – Possibili dispiegamenti DAX

L’architettura risultante è: •  Flessibile •  Scalabile E il sistema risulta essere: •  APERTO •  conforme alle specifiche SPC (uso CART)

Grazie …

Walter Volpi

walter.volpi@regione.toscana.it