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Scrivania ordinata a casa e in ufficio? Aumenti la produttività del 40% e vivi meglio: le 5 regole d’oro del modello Toyota

Sgomberare la scrivania, tenerla in ordine e sempre pulita. Sono alcune delle regole che - secondo Lean

Factory School, la palestra anti-sprechi di Bonfiglioli Consulting - aiutano a salvare non solo la scrivania, ma

anche la produttività e l'umore. Si tratta del metodo delle "5S" (in lingua giapponese) che è oggetto di corsi

d'apprendimento. Eccole.

12-06-14 Ilsole24ore.com online

Conserva l'ordine, l'ordine ti conserverà. Forse non era tra i suoi obiettivi, ma il vecchio adagio latino è diventato il faro (involontario) del modello Toyota: la produzione snella che riduce all'osso sprechi, costi aggiuntivi e ritardi. Sperimentata dall'industria, le "lean production" di ispirazione giapponese inizia a sbarcare su terreni meno macro. Come la scrivania dell'ufficio: secondo Bonfiglioli Consulting, società di consulenza aziendale, un tavolo in ordine e senza selve di scartoffie può aumentare la produttività fino al 40%, e ridurre di oltre il 50 i margini d'errore. Basta seguire la metodologia delle "5S": i cinque accorgimenti che saranno insegnanti con un corso ad hoc dalla Lean Factory School, la «palestra anti-sprechi» di Bonfiglioli. Eccoli.

Superfluo, vade retro. Chili di carta, biro rotte, appunti cruciali sepolti sotto copie del giornale dell'estate 2011? Il primo passo per aumentare ordine e produttività è "sgomberare" la scrivania da cataste di troppo. È l'interpretazione di Lean Factory del concetto giapponese di "seiri". «Seiri significa distinguere e separare le attrezzature, i materiali e le istruzioni necessarie da quelli non necessari. Il processo termina con l'eliminazione di questi ultimi» spiega Lorenzo Moi, capoprogetto e responsabile sviluppo corsi della Lean Factory School di Bonfiglioli Consulting. Insomma: la prima scrematura tra quello che vi serve (ad esempio: un determinato appunto, la chiavetta Usb, dell'acqua minerale) da quello che, evidentemente, non vi serve (a discrezione...).

Ogni cosa al suo posto. Il principio esclude gli oggetti che avete cumulato sopra, sotto e a fianco della scrivania: «seiton», sistemare, non è altro che l'abitudine di di disporre con razionalità gli oggetti più utili nella giornata lavorativa. Il rialzo dal 20 al 40% negli indici produttivi registrati da Bonfiglioli Consulting passa in buona parte per la (apparente) elementarità del meccanismo. Tanto ovvio che tende a sfuggire: se quello che cercate è in punto prevedibile, i tempi di ricerca si ridurranno fino a scomparire. «Seiton vuol dire disporre accuratamente le attrezzature e le parti dopo averli identificati; questa attività ne facilitano ovviamente anche l'uso» evidenzia Moi. Nell'industria, ad esempio, il taglio ai ritardi si esprime in un ribasso dal 30 al 50% nei tempi di sviluppo di nuovi prodotti.

Non è detto che pulito sia sinonimo di radioso, ma la terza S della Lean Factory punta in grande: Seiso («splendere») significa igienizzare con attenzione la scrivania. Si parla comunque della superficie che ospita computer, documenti, eventuali effetti per ore della vostra giornata lavorativa. Un buon grado di pulizia, o qualcosa che si avvicina, può renderla meno ostile e adatta alle maratone produttive che vi aspettano. Del resto, sottolinea Moi, «è il metodo utilizzato dalle aziende, per raggiungere l'eccellenza col miglioramento del posto di lavoro tramite ordine, organizzazione e (appunto) pulizia».

Avete seguito i primi tre passi. Bene? Non ancora: se l'abitudine è già al passato, la scrivania potrebbe tornare agli antichi (non) splendori nell'arco di una mezza giornata. Il quarto criterio delle cinque S indicate dalla Lean Factory consiste proprio nello «standardizzare" i passaggi memorizzati a intervalli precisi e non derogabili. In linea con il principio suggerito da Michele Bonfiglioli, ad della società omonima: «Se ascolto, dimentico; se vedo, ricordo; se faccio, capisco». Nel dettaglio, quello che in giapponese si riassume nel principio di seiketsu (standardizzare) «richiama l'idea di dover eseguire le prime 3 fasi – spiega Moi – con una serie di intervalli frequenti e ben definiti».