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ConvegnoTecnologie e soluzioni per la gestione e
l’archiviazione documentale
Gestione documentale: la normativa e il caso PA
Dott.ssa Maria Pia GiovanniniDirigente CNIPA
Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC
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L’AgendaL’Agenda
L’evoluzione della normativa
La gestione documentalegestione documentale
Il caso della PA caso della PA
La La gestione documentalegestione documentale: impatto sul impatto sul mercatomercato
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L’evoluzione normativa: dal Regio Decreto ….
Al Codice dell’Amministrazione digitale
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La Normativa
Regio decreto 1 gennaio 1806
venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia:
“Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di qualunque ufficio: Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare; Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”.
“Sono inoltre persuaso che ciascun viceprefetto, conoscerà quanto l’osservanza delle presenti istruzioni debba riuscire opportuna e vantaggiosa per rendere più celere e, insieme, più ordinata l’evasione degli affari”
“Dovrà quindi essere loro cura di esaminare tutto il protocollo e l’indice per riconoscere che non siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”
Regio decreto 25 gennaio 1900
Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali
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Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi
Legge 15 marzo 1997, n. 59 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali,
per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa. ………………………..
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa ……………………….. Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ………………………..
Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale (G.U. n. 112 del 16 maggio 2005) in vigore
dal 1° gennaio 2005
La Normativa
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Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15)
Atti e documenti digitali
“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici,
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.”
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Dal Testo unico …
Il DPR 445/2000 stabilisce che
dal 1° gennaio 2004
tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi
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Dal Testo unico …
Capo I, Definizioni e ambito di applicazione - Oggetto (art. 2 co. 1)
Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Capo IV, Sistema di gestione informatica dei documenti - attuazione dei sistemi (art. 50 co. 4)
Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
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dalla Delibera n. 11/2004 …
Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti
informatici, anche sottoscritti (…) avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
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… al Codice dell'amministrazione digitale
Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)
I privati
I gestori di servizi pubblici
Ambito di applicazione
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… al Codice dell'amministrazione digitale
Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6)
Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)
Diritto alla partecipazione (art. 8)
Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58)
Diritti dei cittadini
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… al Codice dell'amministrazione digitale
La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)
La firma digitale (art. 21)
I siti Internet della PA (artt. 56 -57)
Le carte elettroniche (art. 67)
Strumenti della PA digitale
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… al Codice dell'amministrazione digitale
La gestione informatica dei procedimenti (art. 37) Formazione di documenti informatici (art. 40) Procedimento e fascicolo informatico (art. 41) Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche
amministrazioni (art. 42) Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43) Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici (art. 44) La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e
segg.)
I documenti informatici:
Strumenti della PA digitale
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Tipo di comunicazione
Area organizzativaomogenea A
Amministrazione
Area organizzativaomogenea B
Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea
Cittadini eimprese
Intra-amministrazione
Inter-amministrazione
Semplificazione amministrativa
Extra amministrazione
Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea A
Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea B
Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea C
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…….La Visione Condivisa
Il modello a tendere è quello di :
una Pubblica Amministrazione
che pur mantenendo al suo interno le sue autonomie e le sue peculiarità, si presenta all’utente cittadino/impresa come
un sistema unitario capace di offrire i servizi
con adeguato livello di qualità omogeneo in qualunque parte del paese e su qualunque sportello.
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La gestione documentale
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La Gestione Documentale
La gestione documentale comprende l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi autorizzati
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Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore
Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto
“Ciclo di Vita del documento”
La Gestione Documentale
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Ciclo di vita del documento
Conservazione
Gestione del documento
Gestione del fascicolo
Sottofascicoli, dossier
Gestione del procedimento
Correlazionedocumenti, fascicoli
e procedimenti
Sistema di protocollo e gestione documentale
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Ciclo di vita del documento
Archivio correnteArchivio corrente: raccolta di tutta la documentazione a supporto delle attività correnti.
Archivio di depositoArchivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più utilizzati per la gestione corrente delle attività, ma mantengono la propria rilevanza a fini legali, giuridici ed operativi per l’arco temporale definito dal massimario di selezione e scarto.
Archivio storicoArchivio storico: raccolta di documenti conservati in funzione del proprio valore storico e che, pur avendo esaurito la rilevanza giuridica o amministrativa risultano o sono ipotizzati utili come possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile patrimonio informativo e, in alcuni casi, un bene culturale per l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.
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Ciclo di Vita del documento
La gestione archivistica : Titolario di Classificazione
Una buona gestione documentale si basa su un titolario di classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentati
Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici
Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati
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Ciclo di vita del documento
Archiviazione sostitutiva ai sensi della delibera CNIPA n. 11 del 19
febbraio 2004 Ai sensi delle norme sulla conservazione dei
documenti emanate dal Dipartimenti degli archivi dei Beni Culturali
I documenti registrati, all’atto del protocollo, possono essere riversati su supporto non riscrivibile
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Il caso della PA
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le amministrazioni coinvolte
PICCOLIMEDIGRANDI
80%
4%16%
AMMINISTRAZIONI CENTRALI (CON OLTRE 3500
UFFICI PERIFERICI)
LE AMMINISTRAZIONI LOCALI (DECRETO 29/1993)
per un totale di circa
16.000
unità organizzative
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Con delibera del dicembre 2002 il Ministro Stanca ha istituito
il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la gestione documentale per la trasparenza amministrativa
Punto Unico di riferimento con funzioni di
Azioni di sensibilizzazione
Rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti
Supporto alle amministrazioni
Centro di competenzadel protocollo informatico e trasparenza amministrativa
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Gli strumenti
Gli strumenti introdotti dal CNIPA:
Sito del protocollo http://www.protocollo.gov.it Indice delle PA http://www.indicepa.gov.it Posta certificata Firma digitale/Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Servizio di protocollo in modalità ASP
https://www.protocolloasp.gov.it
Linee guida e check list Assistenza e consulenza Corsi di formazione Manuale di gestione
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Il servizio di Protocollo ASP
www.protocolloasp.gov.it
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Il Servizio di Protocollo ASP
Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP
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Service di acquisizione dei
documenti/archiviazione sostitutiva
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Portale Monitoraggio SLA e fatturazione
Help desk
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Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP
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Gestione del documento
Gestione del fascicolo
Sottofascicoli, dossier
Gestione del procedimento
Correlazionedocumenti, fascicoli
e procedimenti
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Il servizio di Protocollo ASP
Modalità di erogazione del servizio:
Servizio rivolto alle PA centrali e locali
Le amministrazioni aderiscono al servizio sottoscrivendo un protocollo di adesione con il CNIPA
Le amministrazioni acquisiscono i servizi, per le tipologie e le quantità ritenute adeguate alle proprie esigenze, sottoscrivendo uno o più ordinativi di fornitura direttamente con il fornitore del servizio vincitore della gara bandita dal CNIPA
Il servizio viene utilizzato direttamente, sul proprio Pc, dagli utenti dell’amministrazione senza l’acquisto di sistemi hardware e software attraverso la rete dell’amministrazione
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Caratteristiche del servizio:
Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione
Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l’amministrazione che non deve effettuare bandi di gara
Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione
Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi
Ha costi correlati ai consumi effettivi
Non vincola le scelte successive
Il Servizio di Protocollo ASP
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Il servizio di Protocollo ASP
N.ro amministrazioni aderenti 33 di cui: - 22 amministrazioni centrali - 11 amministrazioni locali
Servizio Repro Servizio Gedoc
Utenti Doc Utenti Doc
17.500
15.000.000 17.500
19.000.000
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Il protocollo nelle PAC
Monitoraggio dello stato di attuazione della normativa
Assessment periodico sulla PAC rapporto 2003 rapporto 2004 pubblicato sul sito rapporto 2005 la rilevazione è stata avviata
ad aprile e il rapporto finale sarà presentato a novembre p.v.
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Il protocollo nelle PAC
CONTESTO
ATTEN
ZIO
NE
ATT
UAZI
ON
E
PRO
GET
TI
SERVIZ
I
ASP
RISCHIO
MODELLODI
VALUTAZIONE
• Complessità organizzativa
• Livello di Informatizzazione
•Stato avanzamento progetti
• % copertura protocollo
• % copertura archiviazione
• Definizione AOO
• Manuale di gestione
• Progetti operativi
• Formazione
• Rischio organizzativo
• Rischio operativo
• Rischio di progetto
• Rilevanza servizi ASP
• Costi
• Rilevanza dei progetti
• Stato avanzamento
• Costi
Periodo: rilevazione maggio settembre 2005
Campione: 65 PAC 574.849 utenti
Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
NON VALUTABILE2%
ATTUAZONE EVOLUTA
18%ATTUAZIONE INADEGUATA
23%
ATTUAZIONE COMPLESSA
35%
ATTUAZIONE ADEGUATA
22%
Distribuzione Posizionamento attuale Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
1,5%
58,5%
40,0%
1,5%
41,5%
56,9%
1,5%
26,2%
72,3%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
%
giu-05
dic-05
giu-06
NA INSODDISFACENTE SODDISFACENTE
Proiezione dello stato di attuazioneDati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
NUMERO RILEVAZIONI
:65
1,5%
15,4%
52,3%
3,1%
0,0%
27,7%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
% AMM.
0 1 2 3 4 5
LIVELLI DI CRITICITA' GENERALE
Distribuzione criticità generale
Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
NON DICHIARATO24%
ASP CNIPA17%
ASP DI TERZI4% SISTEMA
DISTRIBUITO9%
SISTEMA CENTRALIZZATO
46%
DISTRIBUZIONE PROGETTI DI PROTOCOLLO INFORMATICO PER TIPO DI SOLUZIONE
Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
44,5%
92,0% 88,1%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
% AMM.
RAPPORTO AOO/UFF.
PROT. (CENTRO)
RAPPORTO AOO/UFF.
PROT. (PERIF.)
RAPPORTO AOO/UFF.PROT.
(CENTRO+PERIF.)
RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
20,0%
27,7%
10,8%9,2%
13,8%12,3%
10,8%
0,0%
5,0%
10,0%
15,0%
20,0%
25,0%
30,0%
% AMM.
10.000 50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE
NUMERO DOCUMENTI
TOT DOCUMENTI PROTOCOLLATI TOT DOCUMENTI ARCHIVIATI
DISTRIBUZIONE NUMERO DOCUMENTI
PER AMMINISTRAZIONE
Dati provvisori
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Il protocollo nelle PAC
Dati provvisori
Documenti pervenuti da soggetti non istituzionali (cittadini o imprese)
38%
Documenti pervenuti da
soggetti istituzionali
62%
DISTRIBUZIONE DOCUMENTI RICEVUTI IN INGRESSO (54 rilevazioni valide)
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Il protocollo nelle PAL
1° Fase di e-gov12 su 22 progetti di protocollo e gestione documentale presentati sono stati finanziati. I finanziamenti erogati ammontano a 8.770.000 Euro e riguardano 8 progetti presentati da Regioni, 2 presentati da Province e 2 presentati da Comuni.
Quote di finanziamento in percentuale
13%
12%
2%
3%8%
1%
3%
8% 8%5%
7%
30%
SCATEL
FDRM
Protocollo.Bas
B-2
INPA
PROTINT
PROPOCERT
RA-RCT
SISDOC
GP&D
PPFPV
PANTA REI
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Il protocollo nelle PAL
Monitoraggio progetti della 1° fase di e-gov: SAL al 15-9-2005
AOO complessive previste 899 di cui 161 operative
stato di completamento dei progetti
18%
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Il protocollo nelle PAL
2° Fase di e-gov:
sono in corso di co-finanziamento altri progetti afferenti l’area del protocollo e della gestione documentale 3 progetti nell’ambito dei progetti sul riuso 2 progetti nell’ambito dei progetti infrastrutturali
è stato avviato proprio in questi giorni un nuovo bando per la presentazione di progetti afferenti la costituzione di centri di servizio territoriali CST per un importo complessivo di 15 milioni di euro
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L’impatto della gestione documentale sul mercato
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cc@protocollo.gov.it
http//:protocollo.gov.it