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Bologna, 14 Novembre 2001

PROGETTO PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLA SPESA PER BENI E SERVIZI SANITARI

MINISTERO DELL’ ECONOMIA E DELLE FINANZE

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Obiettivi dell’incontro

• Presentare il progetto Consip per la Pubblica Amministrazione e le attività specifiche sulla Sanità

• Presentare le attività relative al Progetto di Centralizzazione del Processo di Approvvigionamento e Logistica dei beni Sanitari

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A. Il progetto Consip

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Il progetto di razionalizzazione della spesa ha conseguito importanti risultati

• Spesa comune della Pubblica Amministrazione– convenzioni attive su una parte significativa della spesa della Pubblica Amministrazione– 30% medio di riduzione dei prezzi unitari– oltre 8,000 utenti registrati al sistema di E-procurement– drastica semplificazione delle procedure di acquisto

• Spesa specifica della Sanità, Enti Locali ed Università– definiti i modelli di funzionamento– avviate le sperimentazioni pilota su Sanità, Enti Locali e Università

• Sistema informativo ed E-procurement– definiti i requisiti funzionali ed avviata la selezione dell’outsourcer

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La spesa per beni e servizi della P.A. ammonta a circa 165.000 Mld. Nel primo anno di attività il progetto di e - Procurement si è focalizzato su 5.700 Mld di spesa comune del comparto Stato

(1) Spesa comune a più di due ministeri nel settore statale(2) Spesa specifica del settore

Estensione verso nuovi segmenti di spesa della P.A.

~24.200 Mld

Co

mu

ne(1

)S

pec

ific

a(2)

Stato(~29.900 Mld)

Sanità(~81.300 Mld)

SETTORE

Comuni eProvince

(~39.600 Mld)

TIP

O S

PE

SA

~5.700 Mld ~4.000 Mld ~11.100 Mld

RegioniEnti previdenziali

Altri Enti(~14.300 Mld)

~77.300 Mld ~28.500 Mld

~5.600 Mld

~8.700 Mld

(~26

.400

Mld

)(~

138.

700

mlD

)

Focus

originario

del progettoFocus

originario

del progetto

Spesa specifica di alcuni Settori

dello Stato

Acquisti specifici di Aziende

Ospedaliere e A.S.L.

Acquisti specifici di Province e

Comuni

Acquisti specifici di altri Enti

Spesa comune in altri settori della P.A.

Fonte: Estrapolazione risultati analisi a campione, relazione sulla stima dei fabbisogni di cassa 2001 e situazione di cassa al 31/12/2000

Totale165.000 Mld

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Il modello di funzionamento prevede la delega della gestione della domanda agli utenti del bene/servizio ed assegna a Consip il ruolo di coordinamento nei confronti del mercato

Modello di Funzionamento

Struttura di servizio

• Strategie di acquisto

• Promozione del servizio

• Disegno e sviluppo di modelli di e-Procurement

Fornitore

• Convenzioni

• Fornisce beni e servizi alle Amministrazioni

Amministrazione

• Definizione dei fabbisogni

• Acquisti on-line

Attivazione dei modellidi e-Procurement

Reportistica dei contratti

• Fabbisogni• Requisiti• Livello di soddisfazione

• Analisi comparative

• Supporto

Fornitura di beni e servizi

Ordine on-line/fax

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Il modello di funzionamento prevede la delega della gestione della domanda agli utenti del bene/servizio ed assegna a Consip il ruolo di coordinamento nei confronti del mercato

• Definisce i fabbisogni

• Effettua gli acquisti

• Programma e controlla la spesa

• Definisce i fabbisogni

• Effettua gli acquisti

• Programma e controlla la spesa

Amministrazione

• Elabora le strategie comuni di acquisto

• Stipula contratti quadro con i fornitori

• Disegna e sviluppa modelli di e-Procurement

• Elabora le strategie comuni di acquisto

• Stipula contratti quadro con i fornitori

• Disegna e sviluppa modelli di e-Procurement

Consip

• Stipula contratti quadro con

Consip• Effettua la reportistica dei

contratti

• Stipula contratti quadro con

Consip• Effettua la reportistica dei

contratti

Fornitore

•Ordine on-line•Ordine via fax

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Il nuovo modello impatta sui processi di acquisto delle P.A. eliminando le attività a minore valore aggiunto nelle Amministrazioni…

PagamentoPagamentoPagamentoPagamentoInvio Ordinativo

ON LINEInvio Ordinativo

ON LINE

Rilevazione fabbisognoRilevazione fabbisogno

Prestazionedel

fornitore

Prestazionedel

fornitorePagamentoPagamentoSelezione

fornitoreSelezione fornitore

Stipula contrattoStipula

contratto

Rilevazione fabbisognoRilevazione fabbisogno

Prestazionedel

fornitore

Prestazionedel

fornitore

PROCESSO TRADIZIONALE

NUOVO PROCESSO

Capitolato e documenti di

gara

Capitolato e documenti di

gara

Eventuale contenzioso

con i fornitori

Eventuale contenzioso

con i fornitori

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… sfruttando le enormi potenzialità del commercio elettronico con un approccio evolutivo

Sviluppo delle soluzioni di e-procurement

Nella fase iniziale e' stata introdotta una soluzione che

abilita le funzionalità' di acquisto da catalogo

elettronico (www.acquisti.tesoro.it)

MARKET PLACE ELETTRONICO

ASTA ON LINE

Primavera 2002

CATALOGHI ELETTRONICI

Attivazionesoluzione a regime

Ad oggi e' in corso laselezione di outsourcer per la

realizzazione di una piattaforma e-procurement

abilitante per le aste on line e market place.

Ad oggi e' in corso laselezione di outsourcer per la

realizzazione di una piattaforma e-procurement

abilitante per le aste on line e market place.

OggiAvvio Progetto

10

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

I - 2001 II - 2001 III - 2001 IV -2001

Mld

di

Lir

e

5.770

2.245

7.318

2.545

7.414

2.555

10.780 (*)

3.055 (*)

• Telefonia fissa• Telefonia mobile• Macchine fotocopiatrici• Centrali telefoniche• Stampanti• Personal computer desktop• Software di produttività• Cancelleria e materiale da ufficio• Buoni pasto

• Carburanti extra rete• Personal computer portatili• Autovetture

• Carburanti rete• Software di produttività (2)• Macchine fotocopiatrici (2)

• Gasolio da riscaldamento• Servizio energia• Energia elettrica (clienti idonei)• Apparecchiature fax• Servizi agli immobili• Telefonia integrata

Cat

ego

rie

mer

ceo

log

ich

e

Stima dei risparmi su base annua, pereffetto della riduzione dei costi unitari e assumendoparità di consumi

Spesa affrontata

(*) Previsione

Nel 2001 sono stati affrontati circa 11.000 mld di Lire di spesa generando risparmi pari ad oltre 3.000 mld. di Lire

CONVENZIONI ATTIVATECONVENZIONI ATTIVATE

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In termini di adesioni e livello di utilizzo degli strumenti di acquisto on line le Amministrazioni hanno mostrato un forte interesse…

• 9.469 totale utenti registrati di cui: - 4.737 Amministrazioni dello Stato- 3.083 Comuni- 1.649 Altre P.A.

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000

Anno 2000 I- 2001 II - 2001 III - 2001

REGISTRAZIONI DELLA P.A.REGISTRAZIONI DELLA P.A. ORDINI DELLA P.A.ORDINI DELLA P.A.

5000

10000

15000

20000

2500

7500

12500

17500

• 20.492 totale ordini ricevuti di cui: - 15.109 da Amministrazioni dello Stato- 2.418 da Comuni- 1.965 Altre P.A.

Anno 2000 I- 2001 II - 2001 III - 2001

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… con una significativa partecipazione delle Aziende Sanitarie che testimonia il successo delle convenzioni sulla spesa comune

Sud

Isole

54% 26%

12%8%

Nord

N°

Aziende Ospedaliere

ASL

IRCSS

Policlinici Universitari

~ 100

200

50

10

TOTALE 360

TOTALE ACQUIRENTI ~ 190

Circa 53%Circa 53%

Acquisti per Area Geografica

(*) dati al 31 ottobre 2001

(*)

Centro

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B. Il progetto sanità

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La spesa per acquisti di beni e servizi ammonta a circa 26.000 mld. di Lire e può essere suddivisa in tre macrogruppi

Fonte: Ministero della Sanità - Relazione trimestrale - Stime

Segmentazione spesa sanità - spesa media annua(Mld Lire)

Spesa Comune a tutta la PA

Spesa comune A tutta la PA

Spesa comune specifica

Spesa specifica sanitaria

26.000

4.000

8.000

14.000

Spesa comunespecifica

Spesa specifica sanitaria

TOTALE

55%

30%

15%

15

Sulla spesa comune e sulla spesa specifica sono previste le seguenti modalità di intervento

• Convenzioni centrali• Sviluppo da parte di Consip di nuove convenzioni

Spesa Specifica Sanitaria

• Convenzioni centrali • Sviluppo di convenzioni da parte di Consip

in collaborazione con le realtà territoriali

• Sviluppo di convenzioni locali da parte delle aggregazioni di ASL/AO con il supporto della Regione

• Sviluppo di marketplace, aste e cataloghi elettronici da parte delle realtà territoriali con il supporto di Consip

Tipologia di spesaStrumenti di

razionalizzazione Modalità di intervento

• Strumenti di E-procurement

• Convenzioni locali

Spesa Comune a tutta la PA

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Il modello di funzionamento si basa su strutture di acquisto sia a livello centrale sia regionale e prevede il forte utilizzo di di strumenti di E-procurement

FornitoriAcquista nell'ambito di convenzioni

nazionali/regionali, definisce i fabbisogni, i requisiti e i

livelli di soddisfazione

ASL / AO

Coordina gli acquisti a livello regionale promuovendo

l’aggregazione di ASL/AO

Struttura Regionale

Fornisce beni e servizi

Monitoraggio standard del

servizio, comunicazione e

coordinamento

Reporting

Consip

Stipula convenzioni nazionali, supporta l’avvio

delle strutture regionali

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2001 2002 2003

Comunicazione delle convenzioni sulla spesa comune

Realizzazione di convenzioni nazionali su spesa specifica e comune specifica

LombardiaEmilia Romagna

Piemonte…….

Sviluppo di strumenti di knowledge management

Avvio del market place

Deployment del modello di funzionamento sul territorio

Il masterplan realizzativo prevede l’estensione degli interventi di deployment del modello nei prossimi due anni

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C. L’esternalizzazione della Logistica

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* Consumi aggregati di farmaci e materiale sanitario -- Consuntivo 1999

Fonte: Centrale Interaziendale di approvvigionamento

AUSL Città di Bologna

AUSL Bologna Sud

AUSL Bologna Nord

AUSL Imola

A. O. Bologna

AUSL Città di Bologna

AUSL Bologna Sud

AUSL Bologna Nord

AUSL Imola

A. O. Bologna

Posti lettoPosti letto Consumi (Mld)

Consumi (Mld)

Farmacisti ospedalieriFarmacisti ospedalieri

1.194

320

468

539

1.835

1.194

320

468

539

1.835

71

19,7

22,7

16,5

106,5

71

19,7

22,7

16,5

106,5

11

4

4

5

12

11

4

4

5

12

4.3564.356 236,4236,4 3636

Nel 2001 ~90 mld di farmaci e materiale sanitario saranno

acquistati centralmente (~150 nel

2002)

Altri operatori

Altri operatori

28

4

9

14

59

28

4

9

14

59

114114

Magazzino (Mq)

Magazzino (Mq)

1.580

(n.a.)

540

1.100

950

1.580

(n.a.)

540

1.100

950

4.1704.170

Il progetto di razionalizzazione logistica coinvolge le AUSL e l’AO della Provincia di Bologna che partecipano alla centrale interaziendale di approvvigionamento di farmaci e materiale sanitario

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La provincia di Bologna conta 12 strutture ospedaliere e circa 160 presidi territoriali

PROVINCIA DI BOLOGNA

S. Giovanni in Persiceto(AUSL Bologna Nord)

Bazzano(AUSL Bologna Sud)

Vergato(AUSL Bologna Sud)

Porretta(AUSL Bologna Sud)

AUSL Città di Bologna• Ospedale Maggiore• Bellaria

Azienda Ospedaliera Bologna S. Orsola Malpighi

AUSL Imola• Ospedale di Imola• Castel San Pietro

Budrio(AUSL Bologna Nord)

Bentivoglio(AUSL Bologna Nord)

Loiano(AUSL Bologna Sud)

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La logistica dei farmaci e del materiale sanitario sarà esternalizzata per gli acquisti sia centralizzati sia delle singole ASL/AO

Piano di centralizzazione degli acquisti di farmaci e materiale sanitario (mld di Lire)

* Disinfettanti, antisettici, vaccini, medicazioniFonte:centrale interaziendale di approvvigionamemto

90

6

50

40

96

ca. 190

236

ca. 25%

ca. 75%

Altro*

Farmaci

Situaz. attuale 2002 2003 A regime Acquisti totali

Dispositivi medici

Altri dispositiviProtesi

• Materiali in transito ai reparti

• Farmaci salvavita

• Stupefacenti

• Prodotti per preparazioni galeniche

• Prodotti Gas Medicali

Categorie non esternalizzate

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Il progetto si propone di centralizzare il magazzino di farmacia delle diverse strutture e di assegnare il servizio in outsourcing

Reparti Reparti Reparti Reparti Reparti Reparti

Situazione attuale Centralizzazione e outsourcing

Farmacia Farmacia Farmacia Farmacia Farmacia Farmacia

Magazzino Magazzino Magazzino

Magazzino centrale in

outsourcingFornitore 1 Fornitore 2 Fornitore 3

Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore 3

Flusso dei materiali Ordini/richieste

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Il modello di funzionamento prevede che la farmacia controlli il flusso di informazioni e la qualità del servizio

Outsourcer

Materiali Informazioni

Farmacia Reparto

• Verifica delle richieste e analisi della tipologia

dei materiali• Gestione del processo di acquisto e

distribuzione per i prodotti a scorta presso la farmacia

• Acquisto sul mercato al dettaglio dei prodotti non disponibili

• Monitoraggio e azioni correttive sul servizio reso dall’outsourcer

• Emissione richieste di approvvigionamento

• Accettazione dei colli consegnati

• Controllo della corrispondenza fra materiale consegnato e bolla di consegna

• Controllo entro le 24 ore della merce ricevuta

• Emissione di proposte di ripristino scorte nell’ ambito delle convenzioni stipulate dall’ Area metropolitana

• Ricevimento e controllo della merce• Stoccaggio, gestione delle scorte e delle scadenze• Preparazione delle consegne• Consegna ai reparti ed alle strutture territoriali• Monitoraggio del flusso fisico e dei consumi• Supporto alla Commissione Terapeutica per analisi dei cataloghi e listini, analisi dei consumi, ...• Produzione di report di analisi e controllo per le Farmacie

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APPROVVIGIONAMENTOAPPROVVIGIONAMENTO

GESTIONE SCORTEGESTIONE SCORTE

DISTRIBUZIONE DISTRIBUZIONE

• Emissione delle richieste di reintegro nell’ambito delle convenzioni stipulate dall’Unione Locale di Acquisto (la scorta presso l’operatore è di proprietà delle case farmaceutiche - contratto estimatorio - o delle AUSL/A.O.)

• Emissione delle richieste di reintegro nell’ambito delle convenzioni stipulate dall’Unione Locale di Acquisto (la scorta presso l’operatore è di proprietà delle case farmaceutiche - contratto estimatorio - o delle AUSL/A.O.)

• Ricevimento e controllo in accettazione, gestione delle scadenze• Stoccaggio, gestione ottimale delle scorte e delle scadenze • Ricevimento e controllo in accettazione, gestione delle scadenze• Stoccaggio, gestione ottimale delle scorte e delle scadenze

• Preparazione consegne sulla base delle richieste ricevute dalla farmacia ospedaliera (obiettivo: ridurre al minimo le scorte presso l’ospedale)

• Consegna al reparto e alle strutture territoriali• Evasione delle urgenze• Monitoraggio dell’intero flusso fisico e dei consumi

• Preparazione consegne sulla base delle richieste ricevute dalla farmacia ospedaliera (obiettivo: ridurre al minimo le scorte presso l’ospedale)

• Consegna al reparto e alle strutture territoriali• Evasione delle urgenze• Monitoraggio dell’intero flusso fisico e dei consumi

Il servizio di logistica viene affidato ad un operatore privato; in reparto vengono installati gli armadi informatizzati…

GESTIONE DEL FARMACO IN REPARTO

GESTIONE DEL FARMACO IN REPARTO

• Installazione di armadi informatizzati presso il reparto (responsabilità dell’AUSL)• Integrazione e monitoraggio delle giacenze e dei flussi tra magazzino centrale e periferico• Predisposizione on-line della proposta d’ordine per il reparto sulla base della giacenza e dei

consumi storici

• Installazione di armadi informatizzati presso il reparto (responsabilità dell’AUSL)• Integrazione e monitoraggio delle giacenze e dei flussi tra magazzino centrale e periferico• Predisposizione on-line della proposta d’ordine per il reparto sulla base della giacenza e dei

consumi storici

STANDARDIZZAZIONESTANDARDIZZAZIONE

• Coordinamento con la Commissione Terapeutica con l’obiettivo di fornire un supporto per:– Analizzare periodicamente il catalogo e il listino– Identificare le referenze “marginali”– Comprendere le ragioni dei bassi volumi su specifiche referenze (es. terapia specifica,

patologie rare, pochi punti ordinanti, molti prodotti equivalenti…)

• Coordinamento con la Commissione Terapeutica con l’obiettivo di fornire un supporto per:– Analizzare periodicamente il catalogo e il listino– Identificare le referenze “marginali”– Comprendere le ragioni dei bassi volumi su specifiche referenze (es. terapia specifica,

patologie rare, pochi punti ordinanti, molti prodotti equivalenti…)

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… Che permetteranno un migliore monitoraggio dell’intero flusso del farmaco/materiale sanitario

•Non esiste una contabilità di armadio, il personale infermieristico è responsabile delle verifiche periodiche e del monitoraggio

•Non esiste un ordine predefinito dei farmaci in armadio

•In caso di eventuali urgenze, il ricorso alla scorta di un reparto contiguo è complesso e poco tempestivo

•Introduzione di una penna ottica che permette di attuare il carico del farmaco all’armadio e lo scarico sul carrello di terapia

•Integrazione e monitoraggio unitario della scorta tra magazzino centrale e periferico

•Ricevimento della proposta d’ordine informatizzata da parte dell’operatore centrale sulla base della giacenza e del consumo

•In caso di urgenza, rapida identificazione del reparto con disponibilità del farmaco

SITUAZIONE ATTUALESITUAZIONE ATTUALE SITUAZIONE A TENDERESITUAZIONE A TENDERE

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In capo alla farmacia ospedaliera rimane l’attività di coordinamento e controllo

– Ricevimento delle richieste dai reparti/punti ordinanti

– Verifica e controllo della richiesta

– Inoltro della richiesta on-line all’operatore logistico

– Emissione degli ordini verso i fornitori su proposta dell’operatore logistico

– Supporto e coordinamento con l’operatore logistico nel monitoraggio della scorta e del flusso per i reparti della propria struttura

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A tendere è possibile un’integrazione lungo la supply chain ospedaliera

Attuale struttura distributiva di canale

Struttura distributiva a tendere

Responsabilità e controllo di ASL/AO

Responsabilità e controllo condivisi da outsourcer e ASL/AO

Sinergie di integrazione

Produttori Magazzino polmone

DepositariMagazzini regionali

Produttori Magazzino polmone

Outsourcer magazzino di

farmacia

Farmacia

Farmacia

Farmacia

Magazzino

Magazzino

Magazzino

Reparti

Reparti

Reparti

Reparti

Reparti

Reparti

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Produttore / Depositario Produttore / Depositario

Nello sviluppo del business case sono stati considerati due casi, dei quali il contratto estimatorio consente maggiori efficienze nella gestione delle scorte e nel processo

SCENARIO 1 : SCORTE SEPARATE

RepartiReparti

RepartiReparti

RepartiReparti

• Il processo d’ordine al fornitore rimane in capo alla singola struttura ospedaliera

• La fatturazione è tradizionale

Città di Bologna

Bologna Nord

Bologna Sud

Imola

A.O. San Orsola

Outsourcer Logistico

Produttore / Depositario Produttore / Depositario

SCENARIO 2 : CONTRATTO ESTIMATORIO/CONSIGNMENT STOCK

RepartiReparti

RepartiReparti

RepartiReparti

• Il processo d’ordine al fornitore è delegato all’outsourcer logistico

• La fatturazione è periodica

AUSL/AO Provincia di Bologna

Passaggiodi proprietàdella merce

Outsourcer Logistico

Passaggiodi proprietàdella merce

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Simulazione Economica – Scorte Separate(Milioni di Lire)

ANNO 1ANNO 1 ANNO 2ANNO 2

Totale RisparmiTotale Risparmi 8,4808,480 14,02014,020

Margine operativo lordoMargine operativo lordo 4,4804,480 8,0208,020

Volume gestito (Mld di Lire)Volume gestito (Mld di Lire) 9696 150150

InvestimentiInvestimenti 3,4803,480 375375

ANNO 3ANNO 3

16,38516,385

9,3859,385

190190

375375

Compenso outsourcerCompenso outsourcer 4,0004,000 6,0006,000 7,0007,000

In caso di contratto estimatorio il margine operativo lordo è incrementabile del 30% circa

Una prima simulazione dei benefici economici apportati dall’iniziativa conferma le ampie potenzialità di creazione di valore degli interventi in esame

30

• Avvio del progetto

– Presentazione del business case al Collegio dei Direttori

– Definizione e condivisione organizzazione di progetto

• Definizione listino prodotti e contenuti di servizio per struttura

• Strutturazione capitolato e schema di contratto

– Modalità di funzionamento

– Struttura tariffaria

– Preparazione della documentazione

– Condivisione avanzamento

• Preparazione della gara

– Griglia di prequalifica

– Pubblicazione del bando

– Riunione di prequalifica

– Invio lettera d’invito, capitolato, schema di contratto

– Nomina commissione

• Sviluppo e deployment piano di comunicazione

• Analisi fonti di finanziamento e avvio procedure

Il Piano di lavoro mira ad emettere il bando di gara entro Novembre

1 2 3 4

Mese 6

1 2 3 4

Mese 1

1 2 3 4

Mese 2

1 2 3 4

Mese 3

1 2 3 4

Mese 4

1 2 3 4

Mese 5

Tempi tecnici ~40 gg.

1 2 3 4

Mese 7