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| Date post: | 02-May-2015 |
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1. Sommario Presentazione
A cosa serve IDAP?
Possibili applicazioni
Concetti base
Definizione iter
Inserimento di una pratica
Ricerca, stampa e modifica delle
pratiche
Automatismi
Sicurezza e accessi
Help
Architettura dell’applicazione
WEB
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2. A cosa serve IDAP?
Gli obiettivi del programma sono: Agevolare il lavoro dei vari uffici nella gestione del flusso di documenti
e informazioni relative all’iter degli atti/pratiche, mettendo a disposizione uno strumento in grado di guidare e mantenere una precisa traccia degli eventi significativi e dei movimenti dei documenti
Gestire le entità accessorie alla storia di una pratica: le materie, le persone, gli organi e i gruppi di persone in genere
Gestire la composizione storica degli organi e dei gruppi Registrare la storia delle pratiche allo scopo di future consultazioni Rendere disponibile in qualsiasi momento una visione aggiornata della
storia e dello stato di una particolare pratica
La parte più interessante del programma sta nella libertà e facilità con le quali è possibile trovare qualsiasi informazione nella storia di una pratica.
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3. Possibili applicazioni
Gestione pratiche
Gestione iter di atti politici
(mozioni, ordini del giorno, interrogazioni, etc.)
Gestione protocollo
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E’ possibile personalizzare ampliamente sia le schermate dell’applicazione a partire dal nome stesso che compare in alto nella barra della finestra, sia la struttura dei dati. In questo modo la stessa applicazione può essere utilizzata sia per la gestione pratiche che atti politici
4. Concetti base
Il problema fondamentale che si affronta quando si ha a che fare con atti, iter e pratiche, è il loro costante cambiamento, che implica la necessità di cambiare continuamente la struttura dei dati.La soluzione a tale problema sta nel non utilizzare una struttura rigida per memorizzare le informazioni di un atto, ma una struttura che scomponga le informazioni in informazioni elementari. La storia di un atto viene vista come una sequenza di “eventi”.
L’evento è un “qualcosa che accade alla pratica”: come ad esempio passare ad un determinato ufficio, ricevere un certo visto, ricevere nella propria “cartella” determinate informazioni. Ogni evento può portare con sé una singola informazione relativa a un documento o ad una persona, una data e così via. Spesso viene usato come sinonimo di informazione.
Lo stato di una pratica è una particolare condizione in cui si trova la pratica (ad es. “Presso amministrazione”, “Pronta per trattazione”, …). Uno stato può indicare una posizione “fisica” (presso un certo ufficio), ma anche una posizione “logica” (pronto per procedere).
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5. Definizione iter (automa)
Definizione dell’iter
Ogni evento può avere associato una data ( data dell’evento) Ad ogni evento si può decidere di associare un dato di un certo
tipo: Tipi base: stringhe, numeri, date Entità più complesse: persone, organi, altri atti, materie
(esistono form di gestione specifici per ogni entità prevista per inserimento/modifica)
documenti (memorizzati nel database, non modificabili)
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21 Vediamo un esempio di pratica...
Essenziale è ovviamente riuscire a definire esattamente i vari passi dell’iter mediante gli stati e gli eventi
La definizione precisa deve coinvolgere le persone che abitualmente gestiscono l’iter
Concetti chiave per la definizione dell’iter
6. Esempio di iter
A titolo di esempio viene riportato un diagramma relativo ad un ipotetica pratica:
Ogni freccia rappresenta un eventoOgni rettangolo rappresenta uno stato
Apertura della pratica.
In segreteria: classificazione per numero e descrizione. Assegnazione di eventuali allegati e firma del responsabile prima della trattazione in amministrazione.
Presso Amministrazione: analisi della pratica per essere approvata o meno. Se respinta viene direttamente archiviata.
Pratica Approvata: assegnazione della data di approvazione e eventuali informazioni all’interessato. Assegnazione della data finale prima dell’archiviazione finale.
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7.2 Inserimento di una pratica
Creata la pratica, si passa in modifica. In basso vengono riportati gli eventi inseribili in questa fase dell’iter
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7.3 Inserimento di una pratica
Per inserire un nuovo evento, occorre selezionarlo dall’elenco in basso e premere Inserisci. Se l’evento ha un dato associato (in questo caso un numero), compare il form per l’inserimento di tale dato
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7.4 Inserimento di una pratica
L’evento/informazione risulta ora inserito ed è cambiato l’elenco degli eventi successivi da inserire.
Inseriamo l’evento “descrizione pratica” e proseguiamo
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7.5 Inserimento di una pratica
L’evento successivo è “firmata da responsabile”, che è stato definito in modo che abbia associato una persona. Quindi, ci verrà chiesto di selezionare la persona fra quelle da inserire nell’anagrafica.
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7.6 Inserimento di una pratica
Per selezionare la persona si può impostare qualunque criterio sui campi.
Premendo Conferma selezione, la persona selezionata viene inserita nell’iter.
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7.7 Inserimento di una pratica
Automaticamente viene inserito anche l’evento “incarico”.
L’elenco degli eventi inseribili è nuovamente cambiato
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7.8 Inserimento di una pratica
Inseriamo ora un evento con associato un documento: ”allegato pratica”
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7.9 Inserimento di una pratica
Mi viene chiesto di specificare un numero di protocollo (facoltativo), di selezionare il file che contiene il documento (premendo il bottone Sfoglia), e di associare l’applicazione che verrà utilizzata per visualizzare il documento
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7.10 Inserimento di una pratica
Otteniamo questo risultato.
Diamo quindi conferma degli eventi inseriti fino a questo punto ( bottone Conferma).
In questo modo si esce dalla Modifica.
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7.11 Inserimento di una pratica
Per le entità associate agli eventi, che possono essere persone, organi, materie, sono previsti dei form specifici per la loro gestione, come quello presentato di seguito.
Gestione tabelle delle entità associate agli eventi1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
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8. Ricerca pratiche
Sono possibili due tipi di ricerche:
Ricerca semplice
Ricerca avanzata
Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche
Ricerca in base a qualsiasi evento inserito nella storia delle pratiche
Possibilità di utilizzare operatori booleani
Possibilità di memorizzare su file l’impostazione della ricerca
Possibilità di memorizzare nel database l’impostazione della ricerca (per mettere a disposizione ricerche predefinite)
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9. Ricerca semplice
Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche quali numero,oggetto/titolo o data di presentazione
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10. Ricerca avanzata
Possibilità di impostare la ricerca in base ad un qualsiasi evento della storia e/o ad un suo dato associato
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11.1 Ricerca di una pratica
Utilizzando la Ricerca Semplice vogliamo recuperare la pratica che abbiamo inserito precedentemente, la pratica n° 123: impostiamo il tipo ed il numero.
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11.2 Ricerca di una pratica
Per visualizzare i dati associati agli eventi basta fare doppio click sull’evento desiderato: verrà visualizzato il form relativo al dato associato
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11.3 Ricerca di una pratica
Nel caso di un documento associato, oltre che alle informazioni del documento …
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11.4 Ricerca di una pratica
… verrà lanciato anche il programma che permette di visualizzarlo (Microsoft Word in questo caso):
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12. Modifica di una pratica
Ricercato una certa pratica, si può passare alla modifica
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13. Modifica di una pratica
Eventi inseribili:
Concetto di indice (ciclo) di un iter: quando l’iter viene ripercorso in tutto o in parte
Accessi legati al login: si può decidere quali utenti possono inserire gli eventi
Condizioni per la visualizzazione degli eventi inseribili: forti o deboli (per facilitare l’inserimento)
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Permette di distinguere gli eventi nel caso si abbiano ad esempio più “passaggi” della pratica da uno stesso ufficio
14. Stampe
Stampe eseguibili all’interno dell’applicazione:
Lavorano su elenchi di atti ricercati (sia tramite ricerca semplice che avanzata)
Definiscono un layout per i dati trovati
Sono definibili esternamente dall’applicativo
Sono totalmente personalizzabili
Le stampe tipicamente realizzate, sono stampe RTF con esecuzione di un visualizzatore RTF (ad es. Microsoft Word)
Utilizzato un linguaggio di reporting (documentato)
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Stampe eseguibili esternamente (via interfaccia WEB):
Implementano il concetto classico di report: ricerca e stampa
Creano sempre un file in formato RTF che può essere salvato o stampato
15. Stampe
Esempi tipici di stampe eseguibili internamente:
Informazioni relative agli insiemi di atti trovati (sia tramite ricerca semplice che avanzata)
la storia degli atti
le “anagrafiche” delle tabelle delle entità: persone, organi, materie, etc.
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Esempi tipici di stampe eseguibili esternamente:
Qualsiasi ricerca / stampa: viene utilizzato un linguaggio completo (Vbscript) sia per la ricerca che per la stampa
16. Automatismi
IDAP prevede diversi tipi di automatismi:
Automatismi legati all’inserimento di un evento:
Automatismi per generare dei moduli standard con le informazioni specifiche della particolare pratica
Automatismi per facilitare l’inserimento di eventi (numero di una pratica proposto in automatico in base a certe regole)
Oggetto/titolo corrente
Testo/documento corrente
Creazione di una nuova pratica (ad esempio una proposta di mozione genera una mozione)
Gestione di pratiche unificate
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17. Sicurezza/accessi
Validazione login a livello di database o del sistema operativo (Windows NT/2000)
Possibilità di definire permessi di accesso (esecuzione, modifica, visualizzazione, inserimento, cancellazione) ai vari form dell’applicazione
Possibilità di definire permessi di accesso (inserimento, visibilità) agli eventi degli iter
Per la quanto riguarda la sicurezza IDAP prevede:
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18. Help
Help contestuale
Glossario
Help delle singole voci di menù
IDAP è dotato di diverse funzioni d’aiuto/guida:
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19. Architettura applicazione
Server: Oracle 7.3 o superiori
Client:
Applicazione Windows 32 bit (unico eseguibile senza DLL o runtime)
ODBC Oracle per il collegamento al database
Trasporto di rete: Oracle SQL*Net
L’architettura dell’applicazione è la seguente:
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20. WEB
Per il Consiglio provinciale di Trento, la banca dati degli atti politici, gestita da IDAP, è già stata pubblicata su WEB.
www.consiglio.provincia.tn.it
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www.consiglio.provincia.tn.it
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