Rapporto SoluzioniEstratto da un Document Capture & Workflow BLI Valutazione del software MARZO 2014
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2014
Set di funzioni Amministrazione facilitata Semplicità d’uso Compatibilità Integrazione del software Sicurezza Supporto e training ai rivenditoriNon valutato Supporto e training clienti Documentazione Business Readiness globale Upgrade Path
La Suite Business Core Document Management di Samsung è composta da un trio di moduli integrati progettati per fornire ai clienti una serie di funzionalità per aumentare l’efficienza sul posto di lavoro. Insieme, essi mirano a facilitare l’acquisizione e la distribuzione dei documenti, offrendo allo stesso tempo funzionalità di sicurezza, soprattutto per gli ambienti aziendali di piccole e medie dimensioni. Il bundle contiene SmarThru Workflow Lite, Cloud Connector, e Secure Login Manager. Queste utility sono accessibili dall’utente dal pannello di controllo di qualsiasi dispositivo multifunzione Samsung abilitato XOA, con l’amministrazione gestita su un programma basato su browser. SmarThru Workflow Lite è una soluzione di scansione, elaborazione e routing dei dati che consente agli utenti di scansire e distribuire documenti a più destinazioni tramite workflow per-sonalizzati one-touch (o, come vengono chiamati da Samsung, “work-form”). Cloud Connector permette di scansire e importare i documenti direttamente su Google Drive e Microsoft SharePoint Online e di stam-parli direttamente dagli stessi. Secure Login Manager è una soluzione di sicurezza che supporta numerosi metodi di autenticazione per controllare l’accesso degli utenti ai dispositivi multifunzione con l’obiettivo di fornire un ambiente di stampa sicuro per la gestione dei documenti in ufficio.
Samsung Business Core Document Management Pack Rapporto soluzioni
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Punti di forza• Facile creazione di workflow pubblici per ogni utente per automatizzare le
attività in ufficio
• Funzionalità OCR fino a 29 lingue
• Precisione dell’OCR valutata come superiore alla media
• Possibilità di trasmettere scansioni di documenti e fax a più destinazioni in un unico workflow
• Integrazione del pannello di controllo per eseguire la scansione senza problemi ed elaborare i documenti utilizzando l’opzione shortcut sui dispositivi multifunzione Samsung
• Disponibile un’ampia gamma di funzioni di scansione
• La gestione centralizzata tramite utility web fornisce un’interfaccia utente comune
• Molteplici funzioni di autenticazione, tra cui l’integrazione con card reader e LDAP
• Possibilità di estrarre i dati dai documenti utilizzando OCR zonale (OCR ad aree) e il riconoscimento di codici a barre, e di automatizzare i workflow basandosi sui dati estratti
• Workflow automatizzati basati su un ID chiamante fax
Punti deboli• Non supporta l’output del documento nativo in formati di file Microsoft Office
• Funzionalità di miglioramento dell’immagine limitate per aiutare la precisione dell’OCR
• Il plug-in Trasmetti non consente l’opzione di salvare su Microsoft SharePoint Online e Google Drive
• Ogni soluzione deve essere gestita separatamente nell’utility web piuttosto che in un unico ambiente integrato
• Non dispone della possibilità di scansione in formato PDF cifrato con SmarThru Workflow Lite per una più elevata sicurezza dei documenti
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Raccomandazioni BLI
La suite Business Core Document Management (BCDM) di Samsung si compone di tre moduli che offrono capacità di acquisizione e di routing, opzioni di sicurezza e accesso ad account cloud durante l’utilizzo del dispositivo multifunzione. E una buona scelta per le piccole imprese e le organizzazioni di medie dimensioni, e per i dipartimenti all’interno di aziende più grandi che hanno l’esigenza di digitalizzare documenti cartacei e indirizzarli verso una lista di destinazioni prescelte.
Il componente principale della suite è SmarThru Workflow Lite, che gestisce l’acquisizione, l’elaborazione e il routing dei documenti secondo “workform” per-sonalizzati impostati dal rivenditore o dall’amministratore. Una volta che un work-form è configurato nell’utility di gestione – un processo in cui gli amministratori scelgono semplicemente la fonte da cui vogliono che il documento sia prelevato, eventuali trasformazioni che vogliono siano ad esso applicate, e dove vogliono che sia indirizzato il documento elaborato – si può accedere da qualsiasi pannello di controllo di un dispositivo multifunzione Samsung abilitato XOA, ottimizzando le ripetitive attività di acquisizione dei documenti cartacei per i knowledge worker. Un altro vantaggio è che la funzione OCR della soluzione dimostra una precisione OCR significativamente superiore alla media per tutti i documenti testati.
Il componente Secure Login Manager offre un modo facile per gli utenti di auten-ticarsi al dispositivo e per gli amministratori di controllare accessi non autorizzati e l’utilizzo sul luogo di lavoro. Supporta i tipi principali di schede di prossimità, così come i metodi di User ID/Password e codice PIN, consentendo una maggiore flessibilità. BLI ha apprezzato la facile installazione e il fatto che gli utenti occasionali possono auto-registrare i loro badge, cosa che aiuta a ridurre i tempi delle risorse IT.
Cloud Connector permette di scansire e importare i documenti direttamente su Google Drive e Microsoft SharePoint Online e di stamparli direttamente dagli stessi utilizzando il pannello di controllo del dispositivo multifunzione. Si tratta di una gra-dita aggiunta al bundle, soprattutto considerando che la maggior parte degli altri OEM offre questa funzionalità quasi allo stesso prezzo al quale Samsung offre l’intera suite.
Grazie alla progettazione del software, e al fatto che Samsung ha lavorato attiva-mente per omogeneizzare il processo di installazione dei loro prodotti, il pacchetto è facilmente installabile e attivabile. Tuttavia, i tecnici BLI hanno incontrato diversi problemi durante la configurazione e l’applicazione pratica della soluzione – in gran parte dovuti all’instabilità del dispositivo – per esempio, l’opzione Trasmetti di scansione a HomeFolder non è riuscita in diverse occasioni e BLI avuto anche problemi con l’importazione di utenti in Rubrica da LDAP durante il processo di configurazione, nonostante la funzione di ricerca LDAP funzioni bene. Samsung ha confermato che i problemi sollevati da BLI saranno corretti nella prossima versione.
Nel complesso, BCDM sarebbe una gradita aggiunta al dispositivo multifunzione Samsung di un’azienda, soprattutto in quanto offre agli utenti finali un modo più efficiente e produttivo di lavorare.
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Profilo del prodotto
Prodotto: Samsung Business Core Document Management
Versione: 1.1
Sviluppatore del software: Samsung Electronics Co., Ltd.
Requisiti di sistema: Per il programma di amministrazione: processore Pentium 3,0-GHz; 3 GB di RAM; spazio hard drive di 20 GB; Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows Server 2008; Microsoft Internet Explorer 7 o superiore, Mozilla Firefox 3.6.8 o superiore, Safari 5 e Google Chrome.
Dispositivi di supporto: Dispositivi Samsung abilitati XOA, tra cui la serie CLX-9201/9251/9301; la serie SCX-8128NX, lCLX-9252/9352, la serie SCX-8230/8240 e la serie CLX-8640/8650.
Set di funzioni
La suite Business Core Document Management serverless (indipendente da un server centrale) di Samsung offre un ottimo set di funzioni di acquisizione, elab-orazione, distribuzione, e autenticazione per il suo prezzo. I clienti ottengono l’acquisizione di documenti, la conversione OCR, l’integrazione con Microsoft SharePoint Online e Google Drive, oltre alla gestione dell’autenticazione. Le sue funzionalità consentono ai clienti di ottimizzare i workflow quotidiani tramite ’work-form’ personalizzati, adottare pratiche di lavoro sicure e sfruttare l’investimento nei loro dispositivi multifunzione Samsung.
SmarThru Workflow Lite
Offrendo agli utenti i mezzi per automatizzare le ripetitive mansioni quotidiane, SmarThru Workflow Lite è una soluzione di acquisizione, scansione e routing in grado di elabo-rare documenti scansiti e inviati via fax e distribuirli a più destinazioni tramite workform personalizzati a scelta dal dispositivo multifunzione. Supporta anche le funzionalità full-document OCR e Zone OCR, che forniscono un modo pratico alle organizzazioni di convertire e indicizzare i file, senza dover investire in un sistema di scanner dedicato o sovraccaricarsi con un software di conversione desktop-based e altre attività aggiuntive. Detto questo, mancano alcune delle funzionalità più forti che invece sono presenti nella sua soluzione gemella Workflow 3 e altre soluzioni di acquisizione dedicate, come ad esempio la possibilità di annotare, timbrare e pulire/modificare le immagini per l’OCR (che non sia cancellazione dello sfondo, smacchiamento e auto raddrizzamento); né vi è la funzionalità di color dropout per rimuovere diversi colori da un documento per migliorare la precisione dell’OCR.
Come osservato in precedenza, questa soluzione elabora i processi attraverso quello che Samsung chiama “workform”, costituiti da un metodo di input, un
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metodo di Trasformazione opzionale e un metodo di trasmissione alla destinazione. Gli amministratori possono creare fino a 50 workform in WF Lite. I metodi di input comprendono le due opzioni standard di scansione e fax; anche se quest’ultimo non è stato testato da BLI, per abilitare i workform di tipo fax , l’amministratore deve selezionare l’opzione Sì nella sezione Fax dell’area Impostazioni nell’utility web. Se si seleziona No, il modulo non effettua nessuna azione con i fax in arrivo.
I metodi di Trasformazione sono opzionali, ma forniscono agli utenti i mezzi per applicare processi OCR e Zone OCR per il trattamento di documenti in un work-flow e, per esempio, classificarli automaticamente in base al riconoscimento del codice a barre. Per l’elaborazione di zone OCR, gli amministratori devono innanzi-tutto impostare i template utilizzando il programma Template Manager Zone OCR (incluso nella soluzione) per l’importazione nei workform desiderati. Gli utenti creano un modello di zone OCR caricando un documento elettronico e selezionando il contenuto specifico del testo da cui creare aree per l’elaborazione OCR. Si possono selezionare anche informazioni dei codici a barre in aree specifiche del documento, e si possono creare più zone. Un modello di zone OCR può poi essere caricato nella sezione plug-in Trasformazione per far sì che il workform elabori e poi clas-sifichi i documenti secondo il contenuto della zone predefinita. SmarThru Workflow Lite riconosce i codici a barre 1D e 2D, e la funzione OCR supporta 29 lingue. Per utilizzare la funzionalità di Trasformazione di zone OCR, il formato di input della scansione deve essere impostato su JPEG o TIFF a pagina singola, affinché Zone OCR funzioni in maniera corretta. Samsung consiglia di impostare la risoluzione superiore a 200 dpi e la modalità colore su colore o grigio durante la scansione di documenti.
Il Template Manager di Zone OCR permette agli utenti di caricare un documento e selezionare un’area di questo da utilizzare come modello per la funzione Zone OCR.
Se si seleziona Zone OCR, c’è la possibilità di selezionare un’opzione per esportare i valori dei dati dalle zone selezionate in XML affinché le informazioni siano facil-mente importate verso altri sistemi di database. Sarebbe utile inoltre avere l’opzione di esportare l’intero documento come file XML, in quanto questo potrebbe aiutare
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le organizzazioni a ridurre lo spazio di archiviazione, migliorare l’efficienza dei dati e preparare i documenti in modo che siano pronti per essere pubblicati su siti web.
Per facilitare l’indicizzazione e l’archiviazione dei documenti acquisiti, WF Lite offre agli utenti la possibilità di aggiungere metadati e SDT (SmarThru Dynamic Tag) ai loro workform. Queste due funzionalità funzionano nello stesso modo, cioè aggiungendo informazioni al nome di un file o di una cartella per garantire un modo più efficiente e organizzato di archiviare contenuti elettronici. I metadati si basano sul fatto che l’utente inserisca manualmente le informazioni che vuole che appaiano nel nome del file, mentre i tag SDT vengono aggiunti dinamicamente ai i nomi dei file, in base a ciò che ha selezionato l’utente durante la creazione del workform. Ad esempio, se un utente desidera memorizzare i documenti in una cartella in base alla data in cui sono stati scansionati, in questo caso selezionerebbe il tag SDT Timestamp@Jobticket. Così facendo, il file sarà automaticamente nominato con l’ora e la data in cui il work-form è stato eseguito sul dispositivo. Numerosi tag SDT sono disponibili, e vanno dal Nome utente, Email utente, Nome dispositivo al nome del Workform.
Dopo le fasi di Input e Trasformazione, i documenti possono essere indirizzati a un gruppo selezionato di destinazioni: Email, FaxServer, Cartella, FTP e cartella Home. Purtroppo, non c’è la possibilità di integrare i workform WF Lite con Microsoft Share-Point Online o Google Drive, come invece offerto da SmarThru Workflow 3. Questa funzionalità fornirebbe un’ampia scelta di opzioni per gli utenti per archiviare o fare il back-up in maniera semplice dei documenti, in particolare i file di grandi dimensioni, a cui i colleghi possono avere bisogno di accedere.
Possono essere utilizzate diverse destinazioni della trasmissione in combinazione; per esempio, la destinazione principale può essere Cartella, ma l’amministratore può anche scegliere Email in modo che la persona designata possa ricevere una copia personale quando il documento è reso disponibile. I formati di output variano, ma comprendono PDF, JPEG, TIFF e TIFF multi-pagina. Uno svantaggio è che, a differ-enza delle principali piattaforme di acquisizione/routing di terzi, SmarThru Workflow Lite non è in grado di convertire i file in formati editabili Microsoft Office, che garan-tirebbero maggiore flessibilità agli impiegati per via del loro utilizzo diffuso. Il tipo di file di output finale dipenderà dal tipo di file che viene immesso come input o dalla Trasformazione scelta, ma può includere PDF, RTF, CSV, Text (UTF-16-BE) e HTML.
Cloud Connector
Questo modulo offre una funzionalità semplice di stampa da e scansione verso gli account online di Google Drive e Microsoft SharePoint, consentendo agli utenti di navigare nelle cartelle e nei file. I formati di file supportati sono limitati a PDF, TIFF e JPEG. Gli utenti possono visualizzare in anteprima il contenuto scansito prima di salvarlo sul loro account cloud. Tuttavia, non vi è la possibilità di visualizzare l’anteprima se desiderano stampare da Google Drive; questo fa sì che si possano verificare stampe superflue e contribuisce ad un possibile spreco di carta. Samsung progetta di ampliare la gamma dei servizi cloud supportati con la versione succes-siva, per supportare Evernote, SkyDrive, Dropbox e Box. Un’ulteriore gradita aggi-unta sarebbe la possibilità di costruire destinazioni di archiviazione direttamente su cloud nei workform WF Lite; possibilità che è attualmente offerta dalla sua soluzi-one gemella, più ricca di funzionalità (la richiesta di aggiungere questa funzionalità è in esame, secondo le informazioni del venditore). Nonostante questo, il modulo offre agli utenti un modo semplice e pratico per caricare contenuti e per accedere a
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file archiviati su due famosi servizi cloud direttamente dal pannello di controllo del dispositivo multifunzione.
Secure Login Manager
Secure Login Manager controlla l’autenticazione degli utenti e l’accesso al dis-positivo multifunzione Samsung. Progettato per essere semplice da utilizzare (gli utenti possono auto-registrare i loro badge), questa soluzione di sicurezza serverless supporta l’autenticazione SLDAP, l’autenticazione locale e locale/LDAP per salvaguardare l’utilizzo del dispositivo in ufficio. Inoltre, offre alle aziende la flessibilità di scegliere tra tre modalità di accesso al dispositivo: user ID e password; schede di prossimità e codice PIN. L’autenticazione SLDAP – simile a LDAP – offre qualche funzione in più garantendo una maggiore flessibilità; può essere attivata l’autenticazione offline per consentire l’autenticazione dell’utente nel caso in cui il dispositivo sia disconnesso dal server LDAP, sempre che l’utente si sia connesso prima; la funzionalità Role Settings consente all’amministratore di assegnare certi parametri di utilizzo (come l’attivazione della stampa, della scansione, del fax, la funzione fotocopiatrice, oppure la modalità stampa/fotocopiatrice a colori) a diversi ruoli. Il nome del ruolo può essere mappato su di un record di informazioni indi-viduali utente registrate sul server LDAP. La soluzione è compatibile con la maggior parte delle card standard e card reader, tra cui HID iClass, Mifare e smart card conformi agli standard ISO 14443A, 14443B e 15693. Gli amministratori possono selezionare sia la card sia il codice PIN per garantire una sicurezza più elevata.
Sul dispositivo, gli utenti devono semplicemente presentare le loro card o inserire le loro credenziali di rete per avere accesso ai moduli applicativi BCDM. Quello che non offre è la possibilità per gli amministratori di attivare l’accesso alle fun-zionalità del dispositivo multifunzione a livello di funzione, piuttosto che a livello di dispositivo, e la possibilità di una stampa sicura e/o intelligente come offrono invece alcune soluzioni di sicurezza che BLI ha testato, ma questo è indicativo del fatto che la soluzione sia entry-level.
Durante la valutazione di Secure Login Manager, BLI ha incontrato un problema in quanto l’applicazione ha lasciato cadere l’autenticazione LDAP/locale e ha cambiato con l’autenticazione locale senza nessun intervento dopo un riavvio del dispositivo; il tecnico è dovuto accedere manualmente all’utility web SWS per fare il reset e fare tornare l’autenticazione a LDAP/locale. Dopo avere parlato con il venditore – che ha suggerito di passare a SLDAP per evitare questo problema – Samsung ha succes-sivamente confermato che questo bug è stato risolto.
Ci sono certamente dei limiti in questo bundle. Ad esempio, non supporta alcune delle funzionalità più avanzate trovate su soluzioni di acquisizione dedicate, come la crittografia PDF, strumenti di annotazione e di elaborazione delle immagini, la conversione in un’ampia gamma di formati di file e di distribuzione e un’altrettanto ampia gamma di depositi dati back-end. Tuttavia, dato che è commercializzato come soluzione entry-level, BCDM dovrebbe soddisfare facilmente le esigenze della maggior parte degli ambienti SMB.
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Amministrazione facilitata
L’installazione e la distribuzione di SmarThru Workflow Lite, Cloud Connector e Secure Login Manager è stata gestita dal venditore. In genere, l’intero processo – compresa la creazione dei vari workform – non dovrebbe richiedere molto tempo; dovrebbe essere installato e funzionante in 30 minuti, a seconda del numero di workform creati. Tuttavia, BLI ha avuto un paio di problemi firmware e software nel corso del periodo di test, che hanno richiesto alcuni tentativi per essere risolti con il supporto del venditore.
La suite è rivolta al mercato delle PMI ed è commercializzata come soluzione entry-level. L’utilizzo della soluzione richiede la conoscenza abituale dell’amministratore IT dei protocolli di rete (subnet, funzionalità di sicurezza e indirizzi), LDAP, servizi di archiviazione cloud e sistemi operativi Windows. Queste caratteristiche la ren-dono paragonabile ad altre soluzioni simili. Considerato questo, e, nonostante le guide dettagliate di installazione, BLI suggerisce agli amministratori di ricedere una formazione introduttiva per supportare la loro conoscenza dei prodotti e per aiutarli a gestire in modo più efficace la soluzione.
Il pacchetto BCDM, fornito come file separati, viene caricato su una workstation in pochi minuti tramite una procedura guidata standard di installazione. Una volta installato, l’amministratore deve configurare le soluzioni affinché siano visibili su ogni dispositivo compatibile. Tale attività è gestita tramite l’utility web di Samsung SyncThru Web Service (SWS). Secondo il venditore, il miglioramento del processo di installazione e configurazione è stata un’area su cui si è concentrata Samsung, e garantire che tutte le applicazioni delle soluzioni Samsung vengano installate nello stesso modo – utilizzando un unico aspetto dell’interfaccia utente in tutti i prodotti – permette una curva di apprendimento più facile per i clienti nuovi ed esistenti.
Siccome le licenze sono per dispositivo, BCDM richiede alcuni input manuali per assegnare i dispositivi all’utility Per impostare i dispositivi per funzionare con SmarT-hru WF Lite, Cloud Connector e Secure Login Manager, gli amministratori devono inserire l’indirizzo IP del dispositivo compatibile in un browser web per accedere all’utility SWS.
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Le applicazioni della soluzione vengono caricate sul dispositivo multifunzione Samsung e configurate tramite l’utility web SyncThru Web Service.
SWS dispone di una barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo, con la schermata principale divisa in un pannello di navigazione ad albero sul lato sinistro e un pannello principale più grande per configurare le impostazioni e così via. Aggiun-gere singoli prodotti a ciascun dispositivo compatibile è semplice: l’amministratore deve andare nell’area di manutenzione e selezionare Gestione Applicazioni, poi Appli-cazioni e quindi su Aggiungi; gli amministratori possono individuare il file memoriz-zato in rete e fare clic su OK. Dopo aver accettato i termini del contratto di licenza, il software viene installato con un messaggio di conferma di successo. In Gestione Applicazioni SWS la soluzione apparirà con lo status ABILITATO.
Una volta installate, le singole soluzioni sono elencate sotto il link XOA sulla barra degli strumenti principale.
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SmarThru Workflow Lite
Ci sono tre opzioni principali del menù ad albero di sinistra: Gestione Workform, Cronologia Lavori e Impostazioni. Gli amministratori trascorreranno la maggior parte del loro tempo a configurare i workflow o, come li chiama Samsung, “work-form” nell’ambiente Gestione Workform. L’amministratore avrà bisogno di passare del tempo in anticipo con i knowledge worker per capire i diversi tipi di attività automatizzate condotte in ufficio, quindi creare workflow specifici in SmarThru Workflow Lite. Possono essere creati fino a 50 workform. In Gestione Workform, i workform personalizzati vengono visualizzati nel pannello principale, e gli utenti possono gestire i workform con Crea, Elimina, Modifica, Importa, Esporta e Ordine di visualizzazione. Le funzioni Importa ed Esporta permettono di risparmiare tempo e risorse, consentendo all’amministratore di esportare tutti o specifici workform come file XML, quindi caricarli su altri dispositivi compatibili in ufficio tramite l’opzione Importa.
La creazione dei workform è suddivisa in tre fasi distinte: Input, Trasformazione e Trasmetti, come accennato in precedenza. In Gestione Workform, gli amministratori devono selezionare Crea. Così facendo viene caricato un modulo vuoto dove pos-sono iniziare a costruire il loro workform. Solo un’opzione di Input – Scan o Fax – può essere aggiunta a un workform, ma possono essere aggiunte opzioni multiple di trasmissione.
Una volta che SmarThru Workflow Lite è stato impostato, gli amministratori pos-sono iniziare a creare workform per l’ufficio tramite la scheda Workform nell’utility SWS. Hanno la possibilità di creare fino a 50 workform che possono essere acces-sibili dal pannello di controllo di ogni dispositivo compatibile Samsung. Gli utenti finali possono inoltre creare workform secondo le loro esigenze e preferenze; tut-tavia, dovrebbero inserire i dati di autenticazione SMTP/FTP, i numeri di porta e i percorsi dei file. Inoltre, tutte le informazioni devono essere inserite manualmente, non ci sono percorsi di cartelle SMB o opzioni Sfoglia per aiutare a compilare i campi del modulo, il che rende il processo di configurazione globalmente pesante. Considerato tutto questo, oltre al fatto che la soluzione è destinata all’uso in uffici di piccole e medie imprese, e che il numero di workform non può essere consid-erevole, BLI raccomanda che sia l’amministratore a gestire l’intero processo al fine di limitare il rischio di errori.
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La creazione di workform è semplice; l’utente può personalizzare il proprio work-form e assegnargli un’icona, che apparirà sul pannello di controllo. I documenti acquisiti possono essere indirizzati verso destinazioni multiple; le opzioni disponibili di trasmissione sono Cartella, FaxServer, Email, FTP e Cartella Home.
La funzione Cronologia Lavori di SmarThru Workflow Lite consente agli amministra-tori e agli utenti di visualizzare un elenco della Cronologia Lavori (per il dispositivo a cui SWS è collegato) che mostra il nome del workform, l’utente, il risultato e l’ora in cui è stato completato. Anche se manca la possibilità di ordinare secondo i parame-tri utilizzando le intestazioni delle colonne, gli utenti possono effettuare ricerche per periodo di tempo (oggi, questa settimana, questo mese e quest’anno), ed è inoltre presente una funzione di ricerca separata (case-sensitive), che comprende un menù a tendina per selezionare un determinato parametro (workform, utente e risultato) da ricercare. Gli utenti possono esportare l’elenco della Cronologia Lavori come file CSV, ma, a differenza della sua soluzione gemella più ricca di funzionalità SmarThru Workflow, non è in grado di generare grafici a torta che rivelano quali funzioni sono state più utilizzate dai Plug-in Input, Trasformazione o Trasmetti.
La terza opzione principale – Impostazioni – si riferisce a varie funzioni amministra-tive. Qui, l’amministratore può impostare il periodo di conservazione della Cronolo-gia Lavori (da uno a 90 giorni); determinare il nome dell’applicazione che appare sul dispositivo (il valore predefinito è SmarThru Lite); aggiungere nuove icone workform personalizzate e attivare workform fax. Infine, è presente anche una funzione di clonazione dati, che consente agli amministratori di salvare tutte le icone, i work-flow, e le impostazioni dei moduli configurati sul dispositivo corrente come un file compresso, per poi esportarli verso un altro dispositivo Samsung compatibile nell’utility web; questo consente inoltre di risparmiare tempo e risorse in quanto non si devono ricreare i workform e riconfigurare la soluzione.
Cloud Connector
Il pulsante Aggiungi in Gestione Account lancia un pop up che permette agli utenti di aggiungere gli account Google Drive e SharePoint Online a Cloud Connector. Ogni campo dispone di un pulsante con punto interrogativo che, passando sopra con il mouse, fornisce una breve descrizione per assistere gli utenti nella compilazi-one del modulo. Stranamente, gli amministratori possono solo impostare account condivisi di Google Drive (disponibili a tutti gli utenti), e non privati (l’opzione non è attiva). Quando i singoli utenti effettuano il login all’utility web, l’opzione Privato diventa disponibile per la selezione. Questo ha lo scopo di salvaguardare la privacy e l’accesso agli account cloud personali, in quanto, gli amministratori non dovranno ricevere le informazioni di login dell’account Google di ciascun utente. Tuttavia, sarebbe uno scenario insolito per alcuni o tutti gli impiegati di un ufficio accedere a SWS e impostare i propri account; ciò richiederebbe molto lavoro da parte degli amministratori per formare e supervisionare gli input di ogni lavoratore nel modulo.
Detto questo, aggiungere un account Google Drive a Cloud Connector è un pro-cesso molto semplice. L’utente deve accedere al modulo Cloud Connector in SWS e selezionare Aggiungi nella sezione Gestione Account.
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Selezionando Google Drive nel campo Service Provider, l’utente può inserire un nome account unico (che apparirà sul pannello di controllo del dispositivo multi-funzione) e i propri dettagli identificativi di Google. Gli utenti devono uscire dal loro account Google prima di procedere alla fase successiva, che è quella di generare un codice di autorizzazione per sincronizzare l’account a un modulo Cloud Con-nector.
Il pulsante Ottieni il codice di Autorizzazione porterà l’utente alla home page di login di Google; una volta effettuato il login, verrà visualizzata una finestra di messaggio che richiede all’utente di consentire a Cloud Connector l’accesso all’account. Quando è selezionata l’opzione Consenti Accesso, viene generato un codice di autorizzazione, che deve essere copiato e incollato di nuovo nel campo appropriato nel modulo Add Management. Facendo clic su Crea, l’utente finale potrà scansire direttamente verso l’account Google, e stampare dallo stesso, a partire dal dispositivo.
Secure Login Manager
Il modulo Secure Login Manager ha l’obiettivo di essere abbastanza semplice da configurare senza la necessità dell’assistenza tecnica, e offre un livello base di opzi-oni di sicurezza nell’applicazione. Il modulo è diviso in due sezioni: User Mapping List e Impostazioni di Login. User Mapping List offre all’amministratore i mezzi per eseguire un template CSV che gli fornisce un riepilogo degli utenti che accedono al dispositivo, quando hanno effettuato l’accesso l’ultima volta e le loro credenziali di autenticazione. Gli amministratori possono anche mantenere i registri di sicurezza degli utenti esportando la user mapping list come file CSV e modificare i codici di accesso utente o codici PIN, eliminare le voci e così via. Il file viene poi reimportato nell’applicazione in SWS. Nelle impostazioni di Login è possibile configurare il metodo di autenticazione.
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Configurare Secure Login Manager è un processo semplice; il modulo può integrarsi con vari protocolli di autenticazione di rete: Kerberos, LDAP e SMB.
Secure Login Manager offre tre modi principali di accesso al dispositivo da parte degli utenti: badge, user ID e password (autenticazione LDAP standard), codice PIN o una combinazione di questi. Per attivare il codice PIN come metodo di autentica-zione, gli amministratori dovranno registrare i PIN degli utenti tramite il processo di esportazione della lista di mapping utente, che permette loro di assegnare manual-mente i codici PIN ad ogni registro utente in Excel e quindi importare nuovamente il file nell’applicazione – un processo abbastanza scomodo e disarticolato. Se la veri-fica Passcode è attiva, un ulteriore livello di sicurezza viene attivato quando viene utilizzato l’accesso con carta o con PIN; l’utente dovrà infatti inserire un codice di quattro cifre dopo aver presentato la propria carta o inserito il proprio PIN.
Se un card reader viene utilizzato dal dispositivo, la soluzione consente agli utenti finali di auto-registrare i loro badge semplicemente inserendo le loro credenziali di login di rete e quindi passando la scheda sul lettore. BLI ha ritenuto questa pro-cedura semplice e versatile, e in più ha il vantaggio di ridurre il carico di lavoro dell’amministrazione IT.
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Semplicità d’uso
SmarThru Workflow Lite
Una volta che tutti i workform sono stati creati, l’utente finale non deve fare altro che andare nel pannello di controllo, effettuare login e scegliere il workform appropriato.
L’amministratore specificherà le impostazioni predefinite per una mansione nel workform, mentre gli utenti possono apportare modifiche ad un particolare lavoro dal dispositivo multifunzione. Per modificare le impostazioni di qualsiasi opzione all’interno di Input, Trasformazione e Trasmetti, l’utente seleziona semplicemente il pulsante Modifica sotto la relativa opzione che farà aprire un pop-up che mostra le impostazioni disponibili. Quasi tutte le opzioni hanno delle impostazioni che pos-sono essere configurate. Ad esempio, l’opzione Scan input offre una vasta gamma di impostazioni, come la modalità colore (colore, grigio, mono), la risoluzione (100 dpi, 200 dpi, 300 dpi, 400 dpi e 600 dpi), il tipo del documento originale (testo, foto , testo/foto), la qualità (normale, bozza, migliore), il formato originale, l’orientamento, la scansione fino ai bordi, modalità di scansione mista e formato del file (TIFF, PDF, JPEG).
Il plug-in Scan Input offre una vasta gamma di impostazioni.
Se si seleziona PDF o TIFF, gli utenti hanno l’ulteriore possibilità di attivare Multi Pagina, il che significa che il documento multi-pagina viene acquisito come un unico file di output. Occorre tenere presente che se l’opzione Trasformazione OCR deve essere inclusa nel workform, alcune delle impostazioni di Input non sono valide, come l’opzione di input Fax, e inoltre i formati PDF e TIFF multi-pagina non sono supportati.
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Una volta selezionato un tipo di input, gli utenti possono scegliere un’opzione Trasformazione, o passare direttamente alla fase Trasmetti. Ci sono tre opzioni per la fase di Trasformazione del workflow: OCR, Zone OCR e Data Exporter. Lo strumento Zone OCR Template Manager fornito con BCDM permette agli utenti di creare e salvare facilmente template che contengono le aree di contenuto definite, per poi caricarle in Gestione Workform.
Il plug-in Trasformazione di Zone OCR offre agli utenti la possibilità di classificare i documenti secondo un testo predefinito o il contenuto di un codice a barre, e di creare un workform che classifica e indirizza la documentazione (come ad esempio fatture e ordini di acquisto) a più destin-azioni con estrema facilità.
Per testare l’accuratezza dell’OCR, BLI ha digitalizzato un documento di prova OCR di quattro pagine, che comprendeva 32 volte la stessa frase (contenente tutte le lettere dell’alfabeto e i numeri da 0 a 9), con il testo di un colore diverso per ogni pagina (nero, rosso, blu e verde) e con metà del set font in Arial (sans serif) e l’altra metà in Times New Roman (serif), in varie dimensioni e stili. I documenti sono stati scansiti a 300 dpi e i risultati sono stati confrontati con soluzioni OCR dedicate testate fino ad oggi. Nel complesso i risultati sono stati molto buoni con risultati di precisione dell’OCR ottenuti con il documento test in bianco e nero – 99,7% – tra i più alti nel gruppo di test, mentre quelli per i documenti in rosso, verde e blu (98,6%, 98,3% e 98,8, rispettivamente) sono stati sopra la media.
La fase Trasmetti di un workform determina la destinazione di output finale di un documento. Il documento può essere inviato a una cartella di rete designata, Home Folder – la cartella di rete personale dell’utente; questa opzione è disponibile solo se il server LDAP è stato registrato nell’utility web SWS e l’utente si è connesso al dispositivo – Email, server FTP e FaxServer. Una caratteristica interessante è il pul-sante Test Connection che consente all’amministratore di controllare in un istante se i valori immessi sono stati correttamente impostati.
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Le funzioni del tipo Trasmetti richiedono che vengano completate le informazioni sul server, così come alcune informazioni relative all’utente come indirizzo email o gli indirizzi per l’invio; purtroppo, non vi è alcuna funzione di localizzazione SMB browse disponibile per consentire agli utenti di navigare velocemente fino alla cartella giusta – l’informazione deve essere inserita manualmente. Ciò rafforza la necessità che l’amministratore sia l’unico responsabile per la progettazione dei workform. Un’altra scomodità è che le finestre di dialogo non possono essere ridi-mensionate, e gli utenti devono utilizzare le barre di scorrimento quando scrivono al loro interno.
Una volta che i workform sono impostati, l’amministratore può definire la loro priorità in ordine di apparizione sul dispositivo. L’utente occasionale deve semplicemente accedere all’applicazione sul dispositivo e selezionare il workform giusto. Nella valutazione di BLI, la maggior parte dei workform sono stati eseguiti senza intoppi, ma un problema importante è emerso durante il tentativo di eseguire un workform che comprendeva la trasmissione verso la cartella Home; non è mai andato a buon fine. Samsung ha confermato che questo bug verrà risolto nella prossima versione del software.
Cloud Connector
Cloud Connector è un software molto semplice; l’utente occasionale deve semplicemente autenticarsi al dispositivo e selezionare Cloud Connector dal menù dell’Applicazione. Una volta che inserisce il codice di accesso PIN (se richiesto), la soluzione appare sul pannello di controllo e vengono visualizzati gli account attivi – Google Drive o SharePoint Online, o entrambi. Quando l’utente seleziona l’account di Google Drive, viene visualizzata la directory di file e cartelle memorizzate sull’account, insieme alle opzioni Stampa e Scan. L’opzione Print from Cloud offre diverse impostazioni, come la modalità colore, stampa fronte-retro, adattamento automatico e vassoio carta. I tempi di elaborazione sono risultati in generale buoni.
Impostazioni Print from Cloud.
L’opzione Scan to Cloud offre un menù a quattro schede, dove gli utenti possono modificare le impostazioni come la modalità colore e il tipo di formato di output del file. Scan to Cloud offre anche la visualizzazione dell’anteprima; possibilità che invece manca nella funzionalità Print to Cloud. È da notare inoltre che le scelte del formato
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del file scansionato dalla funzione Scan to Cloud sono limitate ai tipi di file immagine (immagine PDF, TIFF, JPG e XPS); non sono disponibili invece i formati editabili o con funzione di ricerca disponibili su soluzioni che offrono l’elaborazione OCR provvisoria prima di consegnare i documenti all’archivio Cloud desiderato.
Impostazioni Scan to Cloud
Compatibilità
La suite si integra pienamente con i dispositivi Samsung XOA abilitati. Al momento i dispositivi compatibili includono: la serie CLX-9201/9251/9301; la serie SCX-8128NX; CLX-9252/9352; la serie SCX-8230/8240 e la serie CLX-8640/8650. Per abilitare l’autenticazione della scheda, le seguenti schede e lettori standard sono compatibili con Secure Login Manager: scheda di prossimità (HID Prox), HID iCLASS, Mifare, le smart card conformi con gli standard ISO 14443A, 14443B e 15693; card reader con interfaccia USB HID Type. I clienti devono contattare il proprio rivenditore Samsung per ulteriori informazioni sui tipi di schede e lettori compatibili.
La console di amministrazione viene eseguita su un browser web, e supporta Microsoft Internet Explorer 7 o superiore, Mozilla Firefox 3.6.8 o superiore, Safari 5 e Google Chrome.
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Integrazione del software
Per una soluzione SMB entry-level, l’integrazione BCDM con altri sistemi e software è buona. La soluzione viene amministrata attraverso un’utility web in modo che gli amministratori possano lavorare in un ambiente familiare comune per tutti e tre i prodotti software. La soluzione si integra con LDAP e Microsoft Active Directory – in questo modo si facilita il processo di login per gli utenti, oltre a offrire la comodità di inviare i documenti acquisiti alla cartella Home dell’utente – e con qualsiasi server di posta elettronica SMTP e database compatibile con ODBC. Cloud Connector offre una connessione diretta con i sistemi di cloud come Google Drive e SharePoint Online, che è una scelta più limitata di archivi rispetto ad alcune altre applicazioni cloud-connector. Tuttavia, il fornitore intende estendere il supporto per Evernote, SkyDrive, Dropbox e Box nella prossima versione.
Sicurezza
Ciascuno dei prodotti contenuti nella suite BCDM offre le proprie funzionalità di sicurezza; gli amministratori hanno molte opzioni per controllare e limitare l’accesso ai workform, agli archivi cloud o l’accesso degli utenti al dispositivo. Tuttavia, uno svantaggio è che non c’è alcun supporto per l’invio di documenti acquisiti in formato PDF criptato, come invece offerto dalla sua soluzione gemella SmarThru Workflow 3 e dalle soluzioni più comuni di acquisizione dei documenti. Inoltre manca la possibilità di impostare i livelli di autorizzazione per l’utility di amministrazione, ad esempio l’accesso in sola lettura.
Per accedere a SmarThru Workflow Lite e Cloud Connector dal dispositivo, può essere necessario che gli utenti effettuino il login utilizzando le stesse credenziali per accedere alla rete dal loro PC (tramite LDAP), oppure utilizzando un nome utente e una password (e/o codice PIN) assegnati dall’amministratore. Un’ulteriore protezione è fornita da Secure Login Manager, che è una soluzione di auten-ticazione/sicurezza dedicata incorporata nella piattaforma Samsung, XOA, che offre una protezione contro l’accesso non autorizzato al dispositivo multifunzione. Supporta numerosi metodi di autenticazione, tra cui l’autenticazione interna al dispositivo, l’autenticazione di rete, user ID e password (ID/PW), badge dipen-dente e l’inserimento del PIN manualmente. Gli amministratori possono selezi-onare uno o una combinazione dei due metodi di autenticazione per rafforzare il controllo sull’accesso.
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Profilo dell’azienda
Venditore: Samsung Electronics Co., Ltd.
Tel.: 44-1932-455-000
Web: www.samsung.com/uk
Stato: società quotata
Vendite nette 2012: 208,4€ miliardi (Euro)
Impiegati: 425.000 (dati del 2012)
Supporto e formazione ai rivenditori
Chi è interessato a diventare un rivenditore BCDM può contattare la filiale locale di Samsung, che si occuperà della loro richiesta. Samsung fornirà anche, se neces-sario, una formazione supplementare per i propri partner attraverso dei team locali di supporto. (Si prega di contattare la filiale locale di Samsung per ulteriori informazioni.) Samsung raccomanda ai rivenditori di procurarsi una certificazione BCDM. Inoltre, Samsung ha creato un Partner Portal XOA per rivenditori e partner, a cui possono accedere e scaricare le ultime versioni dei software Samsung e la documentazione di supporto.
Supporto e training ai clienti Non valutato
L’assistenza clienti di primo livello è fornita dal team del rivenditore Samsung. Sam-sung fornisce un supporto di secondo livello tramite il rivenditore se necessario.
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Documentazione
Samsung fornisce un ottimo set di guide Business Core Documentation solution. Ognuno dei tre moduli ha il suo manuale dedicato contenente le istruzioni passo-passo e una serie di screenshot per guidare l’amministratore attraverso l’installazione e il processo di creazione e di implementazione dei workflow, la creazione di un account Cloud Connector con Google Drive e SharePoint Online e la configurazione delle impostazioni di autenticazione. I file PDF hanno la funzione di ricerca e offrono una tabella dinamica di contenuti ad albero che permette di accedere facilmente alle informazioni di cui ha bisogno. Le guide offrono anche una sezione di domande frequenti e suggerimenti per la risoluzione di eventuali problemi. Anche se non c’è alcun sistema di aiuto integrato nell’utility, Samsung offre la documentazione di supporto del prodotto attraverso il suo sito.
Business Readiness globale
BCDM è venduto a livello globale attraverso Samsung e i suoi rivenditori partner in Nord e Sud America, Europa e Asia-Pacifico. Le lingue supportate sono: inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, svedese, olandese, polacco, norvegese, finlandese, danese, coreano, russo, portoghese, portoghese brasiliano e cinese (semplificato).
Upgrade Path
Aggiornamenti minori sono inclusi nel contratto di manutenzione e supporto per la durata del contratto stesso e vengono eseguiti dal rivenditore. I principali aggior-namenti sono previsti una volta l’anno. Gli utenti dovranno installare il nuovo file sovrascrivendo quello precedente.
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Ambiente test di BLI
Il test è stato condotto in un laboratorio di 3.000 metri quadrati di BLI a Wokingham, UK, da un PC con sistema operativo Windows 7 Professional 64-bit, Service Pack 1 (con Internet Explorer 11.0) come workstation remota (accesso Samsung Sync Thru Web Service). I tecnici hanno installato l’ultima versione dell’utility disponibile alla data di inizio del test.
Per il test, i tecnici BLI hanno usato l’utility di gestione dei dispositivi di rete, Sam-sung Sync Thru Web Service ™, per rilevare, configurare e monitorare due dispo-sitivi multifunzione abilitati XOA (Samsung CLX-9301 e Samsung CLX-8650 MFP) presenti sulla rete test di BLI. Gli analisti BLI hanno potuto determinare le prestazi-oni dell’utility con hardware proprietari, evidenziare i punti di forza e di debolezza dell’utility, e assegnare una valutazione comparativa in ciascuna delle aree valutate.
John Lawler, CEO
Anthony F. Polifrone, Managing Director
Gerry O’Rourke, Managing Director, BLI International
