411 – Primi passi con il foglio elettronico · 2012. 2. 13. · Modulo 4 – Foglio elettronico...

Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico

4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico

Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell'utente una matrice di

righe e colonne, visualizzate in una finestra scorrevole.

L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore

alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una

formula, nella quale sono legati da operatori matematici, variabili (contenuti di celle) e costanti.

Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le

formule, quando viene modificato il contenuto di una cella utilizzata nelle formule.

Una volta impostato, il foglio di calcolo può essere utilizzato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi

insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if…" (cosa succede se…).

Il programma è fortemente interattivo: vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione,

registrazione dei dati ed elaborazione.

Uno dei programmi di Foglio di Calcolo più diffusi è Excel.

Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro che visualizza la matrice sulla quale operare: è di

dimensioni standard, composta da 256 colonne e 65.536 righe. Con il semplice spostamento del cursore o

del mouse è possibile spostarsi da una cella a un'altra.

In questo primo tema vediamo le operazione di base che ti permettono di lanciare Excel, di aprire, modificare

a salvare una cartella di lavoro, di generarne una nuova.

[ 4.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, Excel può essere lanciato attraverso il menu Programmi, visualizzabile agendo sul pulsante Start, e facendo clic sulla voce Microsoft Excel. La voce Microsoft Excel potrebbe anche essere contenuta in un sottomenu di Programmi, solitamente Office 2000. Inoltre,

nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma Excel rappresentati da icona o pulsante,

puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante.

All’apertura il programma visualizza un foglio elettronico (cartella), che presenta tre fogli di lavoro. Nella

finestra, partendo dall'alto si distinguono: la barra del titolo, la barra dei menu, una o più barre degli strumenti. Inoltre, come elemento particolare, Excel ti mette a disposizione la barra della formula. Sul lato

destro della finestra, come ai piedi della stessa, sono presenti le barre di spostamento che ti permettono di

visualizzare ogni singola parte del foglio di lavoro.

Vedremo in dettaglio la funzione di queste strutture più avanti nel corso.

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Per chiudere il programma fai clic sul pulsante Chiudi Finestra della applicazione Excel. In alternativa fai

clic sulla funzione Esci del menu File o, anche, fai doppio clic sull’icona di Excel, nella barra del titolo.

[ 4.1.1.2 ] Una volta aperta la finestra di Excel, per aprire un foglio elettronico esistente è sufficiente agire sul

pulsante Apri

della barra degli strumenti. Puoi anche operare attraverso il menu File, facendo clic su Apri. Si apre una

finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla cartella contenente il file che cerchi. Seleziona il foglio

elettronico e fai clic sul pulsante Apri oppure fai doppio clic sull’icona del file.

Il foglio elettronico viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla prima cella del primo foglio

di lavoro, rendendola attiva. Ora puoi cominciare a lavorare. Ad esempio, puoi modificare il contenuto di una

cella, selezionandola e agendo sui tasti della tastiera.

Una volta aperto il primo foglio elettronico, puoi ripetere l'operazione per aprirne un secondo. La finestra del

nuovo foglio si sovrappone a quella precedente. Per passare da una finestra all’altra, seleziona il nome del

documento nell’elenco nel menu Finestra o ridimensiona le finestre per vederle contemporaneamente.

Puoi anche aprire un foglio elettronico, senza aver prima attivato il programma Excel, sfogliando le cartelle

sino al file voluto e facendo clic due volte sull’icona del file. Il sistema riconosce automaticamente il tipo di

file e apre contemporaneamente programma e foglio elettronico.

[ 4.1.1.3 ] Quando apri il programma Excel, viene automaticamente aperta una nuova cartella di lavoro. In

ogni caso, è possibile creare una nuova cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Nuovo.

Appare un foglio di lavoro sul quale è possibile iniziare subito a lavorare.

Questo nuovo documento è strutturato secondo le impostazioni del modello Standard. Per accedere ad altri

tipi di modelli, documenti preimpostati finalizzati alla risoluzione di compiti particolari, scegli Nuovo dal menu

File. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Nuovo dove trovi, divisi in schede, diversi modelli che puoi

utilizzare per generare il nuovo documento. La scheda Generale contiene i modelli preimpostati, fra i quali

Cartella di lavoro, e quelli personalizzati che hai realizzato. Scegli il modello sul quale sviluppare la nuova

cartella e fai clic su Ok.

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Un altro metodo per creare un nuovo foglio elettronico consiste nel posizionarsi nella cartella dove vuoi

generare il documento e aprire il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. In tale

menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Foglio di lavoro microsoft Excel.

Viene generata l’icona del nuovo documento ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il

nome al nuovo foglio elettronico. Digita il nome e fai doppio clic sull’icona per aprire Excel e il documento

appena generato.

[ 4.1.1.4 ] Una volta finito il lavoro, il documento può essere salvato su disco facendo clic sul pulsante Salva.

Al primo salvataggio di una nuova cartella, Excel ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da

salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio ricompare la finestra del documento con

il nuovo nome. Puoi salvare il documento anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File.

Il comando Salva svolge la stessa operazione dell’icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un

comando più veloce e immediato. Il comando Salva con nome mostra la finestra di dialogo omonima, in cui

puoi modificare: il percorso del salvataggio, il nome e il formato del file. Quindi, per poter scegliere l’unità e la

cartella dove salvare il documento, devi scegliere Salva con nome dal menu File.

Nella finestra Salva con nome, scegli l’unità di destinazione e la cartella in cui vuoi salvare il documento,

sfogliando il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta. Puoi anche

generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti.

[ 4.1.1.5 ] Allo stesso modo, dopo aver determinato l’indirizzo del file, puoi attribuire ad esso un nome, sia

che sia il primo salvataggio, sia che sia la registrazione di modifiche a un file esistente. Nella finestra di

dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome File.

L’operazione di rinominare il file, di fatto, genera un nuovo file. Sul disco, quindi, hai ora due file: il primo,

privo delle ultime modifiche e con il vecchio nome, e quello nuovo, contenente le ultime variazioni.

Ovviamente nel caso stessi operando il primo salvataggio, il file salvato sarà l’unico presente sul disco.

Il comando Salva con nome ti permette anche di fare copie di backup su dispositivi di memoria esterni,

agendo direttamente dal programma.

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[ 4.1.1.6 ] Puoi avere interesse a salvare la cartella di lavoro in un formato diverso da quello previsto per

Excel, in modo da rendere visibile il tuo lavoro anche mediante altre applicazioni. Anche in questo caso devi

avere la possibilità di variare le caratteristiche del file in fase di salvataggio. Quindi, ancora una volta, devi

utilizzare il comando Salva con nome dal menu File.

Nel menu a tendina, seleziona il formato con il quale vuoi salvare il file fra i molti che hai a disposizione.

Vediamone i principali:

• XLS: il formato standard di Excel;

• TXT: solo testo, ti permette di leggere il documento con semplici programmi di editing; il contenuto

delle celle risulta separato da diversi caratteri a seconda del formato da te scelto;

• Formati standard di interscambio con altri ambienti applicativi;

• dBASE: adatto alla memorizzazione dei dati in formato compatibile con i database relazionali;

• formato modello, che ti permette di utilizzare per altri documenti le impostazioni utilizzate nel

documento salvato;

• formati tipici di altri programmi di foglio elettronico;

• formati tipici di precedenti versioni di Excel.

Puoi avere ulteriori informazioni riguardo ai vari formati nella guida Help.

Utilizzando le funzioni di salvataggio, puoi creare un documento che sia adatto alla pubblicazione su un sito

web. Seleziona Salva come pagina Web dal menu File. In questo caso puoi compiere due tipi di

salvataggio. Il primo ti permette di visualizzare, in una pagina web, il contenuto del foglio di lavoro o di tutta

la cartella, come elemento statico. Per concludere tale procedura indica il nome del file, scegli dove salvarlo

e fai clic su Salva.

Al contrario, se vuoi che la pagina web sia modificabile, fai clic su Seleziona foglio, attiva il controllo

Aggiungi interattività e fai clic su Pubblica. Nella finestra di dialogo che si apre, puoi modificare a tuo

piacimento le impostazioni richieste; fai clic su Pubblica quando hai completato le operazioni di settaggio.

In entrambi i casi, alla fine del processo, le opzioni scelte divengono operative e il file viene salvato in

formato HTML.

[ 4.1.1.7 ] Tutte la volte che si apre una cartella nuova, questa è costituita da tre fogli che puoi sfogliare,

facendo clic sulle "linguette" ai piedi della finestra.

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Se hai aperto più fogli elettronici, puoi passare da una finestra all’altra, operando sul bottone Riduci finestra a icona del documento che non ti serve, e facendo clic sul pulsante Ingrandisci del documento su cui vuoi

lavorare. Se fai clic sul pulsante Ripristina finestra, i due fogli elettronici appariranno inseriti in due finestre

ridimensionabili, che possono essere affiancate o parzialmente sovrapposte.

È infatti possibile variare la dimensione delle finestre trascinando i bordi delle stesse. La finestra attiva, sulla

quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata. Puoi passare da una finestra all’altra, facendo

clic all’interno dell’area della finestra su cui vuoi intervenire.

[ 4.1.1.8 ] Mentre lavori in Excel hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Gli argomenti in

essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla realizzazione, la modifica e l’utilizzo di un foglio

elettronico.

Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante ?, presente sulla barra degli strumenti Standard,

oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea Microsoft Excel nel menu ?. Viene visualizzato

l’assistente di Office, che può essere successivamente nascosto facendo clic su Nascondi l’Assistente di Office dal menu ?.

Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti

della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell’elenco per

aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.

Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra: la finestra si espande e vengono

visualizzate tre schede:

Sommario: gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, puoi sfogliare gli argomenti attraverso

i collegamenti ipertestuali;

Ricerca Libera: ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave;

Indice: contiene un vero e proprio indice analitico.

Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita

casella il termine desiderato. L’elenco si posiziona automaticamente in corrispondenza delle lettere digitate.

Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come

pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida Rapida dal menu ?. Il cursore si trasforma,

visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull’oggetto di cui desideri avere spiegazioni:

verrà visualizzato un fumetto contenente l’argomento richiesto.

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[ 4.1.1.9 ] Al termine del lavoro, per chiudere un documento, puoi selezionare Chiudi dal menu File. Puoi

anche fare clic sul pulsante Chiudi finestra del documento.

In entrambi i casi, se il documento è stato modificato ma non ancora salvato, Excel ti chiederà se vuoi

salvarne l’ultima versione. Scegliendo Sì, Excel salverà il documento mantenendo le modifiche da te

apportate.

Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del foglio di lavoro.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.2 – Modificare le impostazioni

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4.1.2 – Modificare le impostazioni

Esistono due modalità di visualizzazione della cartella di lavoro. Per selezionare l'una o l'altra apri il menu

Visualizza. Il formato di default è definito Normale. Quello alternativo è Anteprima interruzioni di pagina.

Selezionando tale voce, il sistema ti informa dell'utilità di questo tipo di visualizzazione. Facendo clic sul

pulsante Ok, la visualizzazione della finestra cambia, rendendo possibili le azioni sulle interruzioni di pagina.

Prima di vedere le funzioni previste da Excel, esaminiamo le caratteristiche della sua finestra di lavoro.

• Barra del titolo: sono presenti il nome del programma, il nome del documento e i pulsanti per le

operazioni sulla finestra.

• Barra dei menu: sono presenti, divisi in menu, tutti i comandi necessari per le funzioni disponibili.

• Barra o Barre degli strumenti: contengono i pulsanti per attivare le funzioni ricorrenti.

• Barra della formula: a seconda delle operazioni in corso, contiene un menu a tendina con l’elenco

delle funzioni disponibili, indica l’indirizzo della cella attiva e ti permette di scrivere, visualizzare,

modificare le formule.

• Barre di scorrimento: per visualizzare tutta l’area di foglio utilizzata.

• Barra di stato: presenta informazioni relative alle operazioni in corso sulla finestra.

[ 4.1.2.1 ] Lo zoom ti consente di ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione della cartella di lavoro,

rendendo più semplice il tuo lavoro. Per accedere alla finestra di dialogo Zoom

seleziona Zoom dal menu Visualizza.

Le funzioni di utilizzo sono molto immediate: è sufficiente selezionare una delle percentuali di ingrandimento

previste nella finestra, oppure indicarne una più precisa nella casella Personalizzato. La cartella di lavoro

verrà visualizzata con le nuove dimensioni facendo clic su Ok. Inoltre, puoi compiere una scelta

estremamente precisa che ti permetta di visualizzare solo le celle su cui stai lavorando. Seleziona le celle


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che ti interessa visualizzare e scegli Adatta alla selezione. Sullo schermo viene visualizzata un’area della

cartella di lavoro che si avvicina molto all’area selezionata.

Bisogna sottolineare che le funzioni descritte non alterano il modello di visualizzazione della cartella, che

mantiene le stesse proprietà operative.

Puoi effettuare operazioni di zoom anche con il menu a tendina associato al pulsante Zoom

della barra degli strumenti. Anche in questo caso puoi utilizzare le percentuali di zoom predefinite, impostare

una tua percentuale scrivendola nella casella e confermandola con il tasto Invio della tastiera, o scegliere

Selezione per effettuare l’adattamento automatico all’area selezionata.

[ 4.1.2.2 ] Le barre degli strumenti ti mettono a disposizione una serie di pulsanti utili per effettuare in modo

rapido molte delle funzioni più utilizzate.

In Excel è disponibile un elevato numero di barre, dedicate a funzioni specifiche. Per avere un elenco

completo delle barre disponibili seleziona Barre degli strumenti del menu Visualizza. Nel menu che viene

aperto sono indicate con un segno di riconoscimento le barre visualizzate al momento. Facendo clic sul

nome delle singole barre puoi attivarne o disattivarne la visualizzazione. Tieni comunque presente che

alcune delle barre vengono visualizzate automaticamente quando attivi la funzione specifica per la quale la

barra può risultare utile.

Quando selezioni una barra, facendo clic sul suo nome, questa può comparire ai piedi del documento. Per

posizionarla insieme a quelle standard è necessario trascinare l'oggetto fino a quando la sua sagoma si

colloca nella posizione desiderata. Rilasciando il pulsante del mouse la barra prenderà posizione e sarà

attiva. L'operazione descritta non è comunque necessaria: puoi utilizzare la barra anche se questa appare

come oggetto separato.

Puoi personalizzare le barre degli strumenti, aggiungendo i pulsanti che ritieni utili per il tuo lavoro. Per

aggiungere pulsanti ad una barra già esistente, posizionati sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse,

quindi seleziona il comando Personalizza. Trascina i pulsanti che ti interessano sulla barra degli strumenti

che li dovrà contenere.


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Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova per contenere una selezione personale di

pulsanti. Posizionati su una barra qualsiasi fai clic con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su

Personalizza. Nella finestra di dialogo fai clic sul pulsante Nuova. Si apre la finestra di dialogo Nuova barra degli strumenti. Digita il nome della nuova barra e conferma l’operazione con il pulsante Ok. Ora sul video

appare la nuova barra vuota, apri la scheda Comandi per selezionare i comandi da inserire e trascinarli

sulla nuova barra.

La nuova barra compare anche nell’elenco delle barre da visualizzare.

[ 4.1.2.3 ] Nel caso di fogli di lavoro di grandi dimensioni che non possono essere totalmente visibili nella

finestra, può essere utile poter conservare, durante lo scorrimento del foglio, la visione di dati specifici che

rappresentano, ad esempio, le etichette delle righe o delle colonne.

Puoi impostare il blocco di riquadri secondo diverse tipologie.

• Superiore orizzontale: seleziona la riga al di sotto del punto di divisione tra la parte fissa e la parte

scorrevole.

• Verticale sinistro: seleziona la colonna a destra del punto di divisione.

• Superiore e sinistro: seleziona la cella al di sotto e a destra del punto di divisione.

Per utilizzare il blocco, seleziona la riga, la colonna o la cella in funzione del tipo di blocco che vuoi attivare,

e seleziona Blocca riquadri del menu Finestra. Le linee di separazione tra la parte fissa e la parte

scorrevole vengono evidenziate sul foglio di lavoro.

Puoi eliminare il blocco scegliendo Sblocca riquadri dal menu Finestra. Questo comando compare in

sostituzione di Blocca riquadri solo se hai attivato un blocco nel foglio.

[ 4.1.2.4 ] A ogni documento sono associate molte informazioni: il nome dell’autore, eventuali cartelle

predefinite nelle quali salvare il documento, funzioni automatiche da attivare in fase di scrittura del

documento, etc.

Per avere una visione completa di tutte le informazioni fai clic su Opzioni del menu Strumenti. Si apre una

finestra di dialogo, composta da più schede. Apri le schede che ti interessano e seleziona i parametri o

immetti i dati per impostare la personalizzazione voluta.

In particolare nella scheda Generale puoi modificare il nome e inserire il tuo indirizzo. Nella scheda

Directory predefinite puoi impostare il percorso Cartelle/Sottocartelle per la memorizzazione del

documento, usando il pulsante Modifica, che ti apre la finestra di scorrimento delle cartelle.

Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.1 – Inserire i dati

4.2.1 – Inserire i dati

Come abbiamo già visto, il foglio di lavoro è costituito da un insieme di celle, ossia di elementi individuati

dall’intersezione di una colonna, rappresentata da una o due lettere alfabetiche, e da una riga, rappresentata

da un valore numerico.

Quando una cella viene selezionata, il suo indirizzo, colonna e riga, è visibile nel campo Casella Nome della

barra della formula. Inoltre, le indicazioni poste sul pulsante della colonna e della riga appaiono in grassetto.

All'apertura di un nuovo foglio elettronico, viene automaticamente selezionata la cella A1. È possibile

selezionare un'altra cella facendo clic su di essa con il mouse oppure spostandosi con l'utilizzo della tastiera.

[ 4.2.1.1 ] L’utilizzo di un foglio elettronico prevede l’inserimento di dati all’interno di una struttura le cui unità

sono rappresentate dalle celle. Nella cella attiva, quella che hai selezionato, puoi immettere direttamente un

valore numerico, una data, un testo. Durante la fase di immissione il dato compare sia nelle cella che nella

barra della formula. Contemporaneamente tra la casella nome e la formula vengono visualizzati due nuovi

pulsanti: Annulla e Invio.

Per completare l’operazione di immissione, premi il tasto Invio della tastiera, o il pulsante Invio della barra

della formula, o sposta la selezione in un’altra cella.

Per operare correttamente, è necessario indicare a Excel che tipo di dato verrà inserito in una determinata

cella. In ogni caso, se per la cella non sono stati indicati, come vedremo in seguito, dei formati specifici,

Excel riconosce il formato in funzione del tipo di dato immesso, ed effettua un allineamento automatico.

Nel caso il dato sia, ad esempio, un numero, l’allineamento viene impostato automaticamente a destra.

Quanto visto al punto precedente risulta valido anche per l’inserimento di una data. Excel riconosce

automaticamente il tipo di dato e, coerentemente, imposta l’allineamento a sinistra. Se il formato utilizzato

per la data non soddisfa le tue esigenze è possibile cambiarlo.

Vedremo più avanti nel corso come modificare il formato del dato in una cella o in un gruppo di celle.

Anche per il semplice testo l’allineamento viene impostato a sinistra, o meglio, rimane impostato come di

default.

Excel interviene attivamente durante l’inserimento dei dati, aiutandoti nella compilazione di un foglio di

lavoro. Quando stai compilando un elenco, infatti, Excel tiene in memoria i termini già inseriti e li ripropone

quando viene digitata la parte iniziale di uno di essi, utilizzando la funzione di riempimento automatico.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.1 – Inserire i dati

Puoi decidere di accettare la soluzione proposta semplicemente premendo Invio o cambiando la selezione

della cella. Puoi decidere, al contrario, di proseguire nella digitazione del nuovo vocabolo fino al

completamento dello stesso.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.2 – Selezionare le celle

4.2.2 – Selezionare le celle

Come abbiamo già avuto modo di vedere, la selezione di una cella ne consente l’attivazione e ti permette di

inserire dati al suo interno.

La selezione di un gruppo di celle ti consente, invece, di modificarne le proprietà o di attribuire all’insieme

funzioni particolari. È fondamentale conoscere al meglio le modalità di selezione degli elementi del foglio ed

esercitarsi in questa operazione.

[ 4.2.2.1 ] In Excel è possibile dover selezionare non una sola cella per volta ma gruppi di celle, adiacenti o

separate. Dopo aver selezionato la prima cella, mantieni il tasto del mouse premuto e includi nella selezione

anche le celle adiacenti. Puoi operare in verticale, in orizzontale o in diagonale. Tenendo premuto il tasto

Ctrl puoi mantenere selezionato un gruppo di celle e selezionarne delle altre non adiacenti.

Per selezionare l’intero foglio di lavoro fai clic sul pulsante che si trova in alto a sinistra, all’incrocio della riga

dei pulsanti di colonna con la colonna dei pulsanti di riga.

Per annullare la selezione è sufficiente selezionare una cella qualsiasi.

[ 4.2.2.2 ] Puoi avere la necessità di selezionare un’intera riga o più righe del foglio di lavoro.

Per selezionare una riga devi agire sul pulsante che ne indica la coordinata: se fai clic su tale pulsante viene

selezionata l'intera riga. Tenendo premuto il pulsante del mouse e estendendo la selezione ai pulsanti

adiacenti, la selezione di righe si espande. In alternativa, per selezionare più righe adiacenti, fai clic sul

pulsante della prima riga e fai clic sul pulsante dell’ultima riga dell’intervallo, tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo viene selezionato l’intero intervallo.

Se, invece, devi selezionare più righe non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie righe, tenendo premuto il

tasto Ctrl della tastiera.

[ 4.2.2.3 ] Il metodo appena visto per le righe si applica anche alle colonne. Per selezionare una colonna,

agisci sul pulsante che ne indica la coordinata. Se tieni premuto il pulsante del mouse ed estendi la

selezione ai pulsanti adiacenti, la selezione di colonne si espande. In alternativa, per selezionare più colonne

adiacenti, fai clic sul pulsante della prima colonna e fai clic sul pulsante dell’ultima colonna dell’intervallo,

tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo selezioni l’intero intervallo.

Per selezionare più colonne non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie colonne, tenendo premuto il tasto

Ctrl della tastiera.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.3 – Righe e colonne

4.2.3 – Righe e colonne

Quando aggiungi un nuovo elemento all'interno della griglia di Excel, le formule e tutti gli elementi presenti

vengono automaticamente aggiornati alla nuova configurazione. Questo permette all'utente di poter variare

gli elementi della griglia in qualsiasi momento senza temere che il lavoro fatto venga alterato.

In questo tema vengono descritte le modalità per l’inserimento o l’eliminazione di righe o colonne, e per il

controllo sulle dimensioni di tali elementi.

[ 4.2.3.1 ] Quando viene inserito un nuovo elemento in un foglio, sia questo una riga o una colonna, avviene

un allontanamento dall’origine degli elementi presenti nel foglio. Per inserire una colonna, quindi, seleziona

la colonna, che, dopo l’inserimento, si verrà a trovare a destra di quella nuova. Prosegui selezionando il

comando Colonne dal menu Inserisci. La nuova colonna viene inserita a sinistra di quella selezionata.

In alternativa, dopo aver selezionato la colonna, premi il tasto destro del mouse e seleziona il comando

Inserisci nel menu di scelta rapida.

Per aggiungere una riga procedi allo stesso modo, selezionando la riga che risulterà a valle di quella nuova.

Puoi verificare che le formule già presenti all’interno del foglio di lavoro sono state aggiornate secondo la

nuova configurazione del foglio.

[ 4.2.3.2 ] Puoi, in qualsiasi momento, eliminare una riga o una colonna dal foglio di lavoro: seleziona la riga

da eliminare, quindi scegli il comando Elimina dal menu Modifica.

Il comando Elimina è presente anche nel menu di scelta rapida: premi il tasto destro del mouse sul pulsante

della riga da eliminare e scegli Elimina.

Se l’operazione coinvolge elementi che rivestono un ruolo all’interno di formule nel foglio, il risultato di tali

formule non potrà più essere calcolato. In tal caso nella cella contenente la formula, al posto del risultato,

viene visualizzato un messaggio di errore.

Selezionando la cella contenente l’errore, nella barra della formula appare un codice di spiegazione riferito

all’errore segnalato nella cella stessa.

Attraverso il medesimo procedimento puoi eliminare una colonna.

[ 4.2.3.3 ] Quando viene aperta una nuova cartella di lavoro, le colonne e le righe hanno una misura

standard. È, comunque, possibile modificare tali dimensioni.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.3 – Righe e colonne

Puoi agire direttamente sui pulsanti ai bordi del foglio di lavoro: posiziona il cursore del mouse sul bordo di

destra o inferiore del pulsante riferito all’elemento che vuoi modificare come dimensioni. In questa posizione

il puntatore cambia aspetto;

puoi ora, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il lato di una riga o di una colonna per

modificarne l’ampiezza.

Nota che, durante questa operazione, compare un’etichetta con le dimensioni che l’elemento via via

assume. Puoi avere la necessità di dare alla colonna o alla riga una dimensione precisa, non ottenibile con il

metodo appena descritto. In questo caso seleziona l'elemento da modificare e scegli l’opzione Colonna o

Riga dal menu Formato, quindi, seleziona Larghezza o Altezza. Nella finestra di dialogo che compare

indica il nuovo valore e fai clic su Ok.

Per impostare la larghezza di una colonna in modo che i dati presenti vengano visualizzati completamente,

fai doppio clic sul bordo di destra del pulsante di riferimento.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.4 – Modificare i dati

4.2.4 – Modificare i dati

Una delle grandi potenzialità di Excel è la capacità di aggiornare l’intero contenuto della cartella ogni volta

che viene modificato un dato. Come vedremo, una volta che hai impostato la struttura del foglio, inserendo

formule e riferimenti, puoi modificare il contenuto delle celle, cioè i dati, e ottenere risultati nuovi.

Modificare il contenuto di una cella è molto semplice. Fai solo attenzione a immettere dati coerenti con la

formattazione della cella stessa. Se immetti, ad esempio, un dato numerico in una cella impostata come

data, il dato viene trasformato in un valore che ti può risultare incomprensibile. Il valore viene interpretato

come numero progressivo dalla data di partenza del sistema di numerazione e viene fatta la

rappresentazione della data corrispondente.

[ 4.2.4.1 ] Per inserire un valore nel foglio di lavoro, seleziona la cella nella quale inserire il valore e digita il

dato. Mentre digiti un valore, l’inserimento viene visualizzato sia nella cella che sulla barra della formula. Il

nuovo valore immesso sarà attivo solo quando la selezione verrà spostata su un’altra cella o l’operazione

verrà confermata con Invio. In quel momento il valore agirà nelle formule preimpostate e gli eventuali risultati

si modificheranno automaticamente.

Se hai la necessità di modificare un dato già inserito, seleziona la cella e inserisci il nuovo dato. Il valore

immesso sostituisce quello già presente. Puoi evitare di cancellare il dato presente di una cella,

selezionandola e aggiornandone il contenuto sulla barra della formula. In alternativa, fai doppio clic sulla

cella per poter posizionare il cursore al suo interno e compiere le modifiche richieste.

Una volta concluse le operazioni di modifica, salva il file facendo clic sul pulsante Salva.

[ 4.2.4.2 ] In qualsiasi momento puoi decidere di annullare l'ultima operazione fatta nella cartella di lavoro,

usando il pulsante Annulla

della barra degli strumenti, o la funzione nel menu Modifica.

Puoi anche decidere di annullare un'operazione precedente all’ultima, scegliendo nel menu a tendina

associato al pulsante, o ancora annullare gli effetti del comando annulla e ripristinare una operazione

annullata, usando il pulsante Ripristina

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.4 – Modificare i dati

della barra degli strumenti o la funzione nel menu Modifica.

Nel momento in cui salvi le modifiche i pulsanti Annulla e Ripristina si disattivano e non puoi più utilizzarli

fino a quando non compi una nuova operazione.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.5 – Copiare, spostare, cancellare

4.2.5 – Copiare, spostare, cancellare

Anche in Excel, come accade in altri programmi applicativi, è possibile duplicare o spostare la collocazione

di testo copiandole. In questo tema verificheremo le funzionalità degli strumenti Copia, Taglia e Incolla,

analizzando anche alcune particolarità.

Oltre a questi strumenti, Excel ti aiuta nell’inserimento dei dati in un foglio. Il sistema, infatti, riconosce la

presenza di un’eventuale sequenza di dati ed è in grado di continuare autonomamente l’inserimento degli

elementi successivi.

[ 4.2.5.1 ] Lavorando in una cartella, puoi avere la necessità di copiare il contenuto di una cella o più celle in

un altro punto del foglio o in un altro foglio di lavoro. Il contenuto di ogni cella può essere copiato anche in

un’altra cartella di lavoro qualsiasi del foglio.

Inizia la procedura selezionando la cella da copiare, quindi, fai clic sul pulsante Copia:

i contorni della cella appaiono ora tratteggiati. Seleziona la cella di destinazione e fai clic su Incolla.

I comandi Copia e Incolla sono presenti sulla barra degli strumenti, nel menu Modifica e nel menu di scelta

rapida.

Nella cella di destinazione può comparire lo stesso valore di quella di origine, oppure il nuovo risultato

derivato dalla formula. A questo proposito anticipiamo il fatto che una cella contenente una formula

visualizza il risultato della formula che invece compare nella Barra Della Formula. Più avanti chiariremo

meglio il concetto. Per ora ti basti sapere che gli elementi della nuova formula sono i contenuti delle celle

che hanno la stessa posizione relativa rispetto alla cella di origine.

Come già accennato, l’operazione di Copia/Incolla può essere fatta anche per gruppi di celle. In questo

caso, seleziona le celle di partenza e fai clic sul pulsante Copia. Seleziona la prima delle celle di

destinazione: non è necessario selezionarle tutte. Fai clic sul pulsante Incolla. Se selezioni un’area di

destinazione maggiore di quella richiesta, i dati verranno ripetuti fino a completare tutto lo spazio disponibile.

Puoi copiare il contenuto di una o più celle del primo foglio a una o più celle di un altro foglio. Fai clic sul

pulsante Copia, la cella appare con il contorno tratteggiato. Seleziona il foglio di destinazione, facendo clic

sulla relativa etichetta, quindi, seleziona la cella di destinazione. Fai clic sul pulsante Incolla.

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È importante sottolineare che, anche nel caso di trasferimento da un foglio all'altro, nelle formule viene

mantenuto un ordine relativo.

Per trasferire il contenuto di una o più celle tra due cartelle attive, è consigliabile aprire le due cartelle e

ridimensionarle in modo da renderle visibili entrambe. Rendi attiva la cartella di origine e seleziona la cella o

le celle da copiare, quindi fai clic sul pulsante Copia. Rendi attiva la cartella di destinazione e seleziona la

cella di destinazione. Fai clic sul pulsante Incolla per concludere l’operazione.

È importante ricordare che quando si copia una formula, verrà modificata e adattata alla nuova posizione

nella nuova cartella.

[ 4.2.5.2 ] Il comando di riempimento automatico permette di copiare dati e formule in celle adiacenti a quella

di origine. Per attivare l’operazione posiziona il puntatore del mouse sul quadratino posto nell’angolo in

basso a destra della cella selezionata. Il puntatore assume l’aspetto di una croce a braccia sottili.

Tieni premuto il tasto del mouse e fai scorrere il puntatore lungo le celle nelle quali vuoi copiare il contenuto

della cella di partenza. Durante lo scorrimento un’etichetta visualizza in anteprima il valore che verrà inserito

in ciascuna cella.

Al rilascio del tasto del mouse, l’operazione di copia viene completata.

Questa operazione risulta particolarmente utile per copiare su colonne o righe successive le formule

impostate sulla prima colonna o riga.

In presenza di particolari tipi di dati, facenti parte di sequenze logiche, l’operazione precedentemente

descritta non copia i dati originali, ma genera automaticamente gli ulteriori elementi della sequenza.

Sequenze tipiche sono: i giorni della settimana (lunedì, martedì, mercoledì, …); i mesi dell’anno (gennaio,

febbraio, marzo, …). Tali dati possono eventualmente essere rappresentati in forma abbreviata: gen, feb,

mar, …, e, anche, lun, mar, mer.

Digitando il primo di tali dati in una cella e utilizzando la funzione di riempimento automatico, viene generata

la serie. Se il trascinamento riguarda un numero di celle maggiore del numero degli elementi della serie, la

sequenza viene ripetuta.

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[ 4.2.5.3 ] Puoi avere l’esigenza di spostare il contenuto di una o più celle in una zona diversa del foglio. La

funzione che permette questa operazione è detta Taglia/Incolla.

Seleziona la cella, o le celle, di cui vuoi trasferire il contenuto e fai clic sul pulsante Taglia. I contorni della

cella appaiono tratteggiati. Seleziona la cella di destinazione e fai clic sul pulsante Incolla. In alternativa,

puoi utilizzare i comandi Taglia e Incolla del menu Modifica o del menu di scelta Rapida.

Il contenuto viene trasferito nella cella di destinazione senza essere alterato. Se la cella contiene una

formula, questa non subisce alcun cambiamento, non viene cioè adattata alla nuova posizione, al contrario

di quanto accade con la funzione Copia.

Come per la funzione Copia/Incolla, anche in questo caso la cella o le celle di destinazione possono essere

nello stesso foglio di lavoro, nella stessa cartella o in cartelle diverse.

[ 4.2.5.4 ] Per cancellare il contenuto di una o più celle, è necessario selezionare le celle in questione e

premere il tasto Canc sulla tastiera: il contenuto delle celle scompare.

Ricorda che, qualora ti rendessi conto di aver commesso un errore, cancellando dati importanti, puoi

annullare l'operazione facendo clic sul pulsante Annulla.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.6 – Trovare e sostituire

4.2.6 – Trovare e sostituire

Quando un foglio di lavoro raggiunge vaste dimensioni e viene impiegato un gran numero di celle, può non

essere così facile trovare un particolare elemento. Il sistema ti viene in aiuto con la funzione Trova: la ricerca

viene fatta automaticamente sulla base di una stringa di caratteri da te digitata.

Legata a tale funzione, hai a disposizione lo strumento Sostituisci che sostituisce l’elemento trovato con

una nuova stringa di caratteri. In entrambi i casi, l’operazione di ricerca, può essere controllata attraverso

l’attivazione di controlli o l’impostazione di opzioni particolari.

[ 4.2.6.1 ] Per meglio capire l'importanza di questo comando, tieni presente che la matrice di ogni foglio

possiede 16.777.216 celle. Appare ora evidente come può essere utile avere l'ausilio del programma per

trovare un particolare contenuto di una cella, a fronte di fogli di lavoro di grandi dimensioni. Il sistema cerca

la stringa di caratteri che viene indicata e evidenzia ogni occorrenza di tale elemento.

Per accedere alla funzione, seleziona il comando Trova dal menu Modifica. Nella finestra di dialogo

digita la stringa che vuoi trovare e fai clic sul pulsante Trova successivo. Viene selezionata la cella

contenente la stringa di caratteri.

Premendo il pulsante Sostituisci la finestra si modifica, diventando Sostituisci.

In essa sono presenti due caselle, in cui puoi inserire il termine da ricercare e quello da inserire al suo posto,

e una serie di controlli che ti permettono di raffinare la tua ricerca.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.6 – Trovare e sostituire

Puoi indicare al sistema dove e come cercare l’elemento desiderato, attivando e disattivando i controlli e

selezionando una voce dagli elenchi, presenti in entrambe le finestre.

[ 4.2.6.2 ] L’opzione di sostituzione è strettamente collegata a quella Trova, appena descritta. Come

abbiamo già descritto, infatti, le opzioni per attivare la sostituzione si trovano nella finestra Sostituisci richiamabile da quella Trova.

Attiva la funzione sostituisci scegliendo il comando Sostituisci dal menu Modifica. Nella finestra di dialogo,

digita la stringa da sostituire e la nuova stringa nelle apposite caselle. Fai clic sul pulsante Trova successivo: nel foglio di lavoro verrà selezionata la prima cella contenente la stringa che si vuole sostituire.

Fai clic sul pulsante Sostituisci. Il contenuto della cella viene sostituito con la nuova stringa. Con il pulsante

Sostituisci tutto puoi effettuare l’operazione di sostituzione su tutte le ricorrenze della stringa cercata, con

un solo comando.

Anche in questo caso la scheda contiene alcune opzioni che ti permettono di raffinare la ricerca

dell’elemento da sostituire. Per visualizzarle, nel caso non lo fossero, fai clic sul pulsante Opzioni.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.7 – Ordinare i dati

4.2.7 – Ordinare i dati

La struttura di un foglio Excel ti permette di inserire dati in tabelle, come se stessi compilando un piccolo

database monotabellare. In questo caso, anche se in questa struttura sono presenti celle calcolate, formule,

oggetti vari, puoi aver bisogno di compiere ordinamenti sui dati.

Le funzioni che ti permettono di ordinare le celle sono presenti sulla barra degli strumenti e nel menu Dati alla voce Ordina. Come spesso accade, le funzioni presenti come pulsanti sono limitate e ti permettono di

compiere ordinamenti diretti sugli elementi selezionati.

Agendo attraverso il menu puoi, al contrario, scegliere fra diverse opzioni che ti permettono di controllare nel

dettaglio l’operazione.

Nel tema verranno descritte le particolarità di questa funzione facendo una distinzione fra ordinare i dati in

una sola colonna, nella prima colonna di un insieme di colonne, in una o più colonne qualsiasi di questo

insieme.

[ 4.2.7.1 ] L’ordinamento dei dati di una singola colonna è molto semplice. Seleziona l’insieme di celle che

vuoi ordinare e fai clic sul pulsante Ordinamento crescente,

o sul pulsante Ordinamento decrescente

della barra degli strumenti.

L’ordinamento riguarda esclusivamente i dati selezionati, mentre rimane immutato il contenuto delle altre

celle. Il sistema riconosce automaticamente il formato delle celle da ordinare e si comporta di conseguenza.

Se i dati sono numerici, ordinerà gli elementi in ordine numerico se sono caratteri, in ordine alfabetico.

Se gli elementi da ordinare fanno parte di sequenze particolari, i giorni della settimana o i mesi dell’anno,

devi necessariamente operare attraverso i comandi a menu. Seleziona le celle e scegli Ordina dal menu

Dati. Fai clic sul pulsante Opzioni per visualizzare gli elenchi particolari riconosciuti dal sistema e fai clic su

Ok in entrambe le finestre per procedere all’ordinamento.

Spesso, all’interno di un foglio di lavoro, i dati sono raccolti in tabelle nelle quali ogni riga contiene elementi

correlati fra loro. Se vuoi che i dati presenti sulle varie righe rimangano associati, occorre operare la

selezione di tutte le colonne interessate.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.7 – Ordinare i dati

Per operare manualmente la scelta degli elementi da ordinare, seleziona l’intervallo di celle e fai clic sul

pulsante Ordinamento crescente o sul pulsante Ordinamento decrescente della barra degli strumenti. In

questo caso, l’ordinamento avviene esclusivamente sulla base dei dati della prima colonna.

Puoi avere la necessità di compiere l’ordinamento in base ai dati presenti in una colonna diversa dalla prima,

o tenendo conto di più criteri. Per far questo, seleziona le righe da riordinare. Fai attenzione: non vanno

selezionate le colonne, come potrebbe essere intuitivo, perché anche all’interno di un elenco molto vasto,

puoi decidere di ordinare solo un sottoinsieme di dati.

Seleziona Ordina dal menu Dati: la finestra Ordina contiene una sequenza di menu a tendina che ti danno

la possibilità di selezionare tre criteri di ordinamento su tre colonne diverse. Il tasto Opzioni, come abbiamo

già visto, ti permette di modificare i criteri di ordinamento scegliendo fra dati normali e elementi come i giorni

della settimana o i mesi dell’anno.

A seconda di come hai effettuato la selezione, puoi indicare al sistema che la prima riga contiene i titoli delle

varie colonne, oppure lasciare che sia il sistema a individuare tali elementi. In mancanza di elementi che

possano essere usati come titoli delle colonne, il sistema indica il nome delle etichette (A, B, C, …). Una

volta impostati correttamente tutti i parametri, fai clic sul pulsante Ok.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.3.1 – Usare i fogli di lavoro

4.3.1 – Usare i fogli di lavoro

Prima di affrontare questo tema è opportuno introdurre qualche definizione, in modo da evitare equivoci in

merito ai vari componenti di un foglio di calcolo elettronico.

Con il termine foglio elettronico indichiamo il file contenente più fogli di lavoro. Tale file viene anche

indicato come cartella. Con il termine foglio di lavoro indichiamo un singolo foglio all’interno di un file di

foglio elettronico.

In questo tema descriveremo come gestire una cartella di lavoro, come aggiungere, eliminare, spostare o

rinominare un foglio di lavoro.

[ 4.3.1.1 ] Una nuova cartella di lavoro contiene, come impostazione standard, tre fogli di lavoro, indicati

come Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3. Per inserire un nuovo foglio di lavoro, posizionati sul foglio prima del

quale vuoi effettuare l’inserimento e fai clic su Foglio di lavoro del menu Inserisci. In alternativa, fai clic

sull’etichetta del foglio di lavoro con il tasto destro del mouse e poi su Inserisci del menu di scelta rapida.

Si apre una finestra di dialogo che ti permette di inserire uno dei modelli disponibili. Se selezioni

contemporaneamente le etichette di più fogli di lavoro utilizzando il tasto Maiusc della tastiera, avverrà

l’inserimento di tanti nuovi fogli quanti sono quelli selezionati. Il nuovo foglio o i nuovi fogli risultano nominati

come Foglio 4, 5, 6 … in progressione.

[ 4.3.1.2 ] Quando la cartella di lavoro contiene più fogli, è opportuno indicarli con nomi che permettano una

facile individuazione del loro contenuto. Per dare un nuovo nome a un foglio di lavoro, fai clic sulla sua

etichetta con il tasto destro del mouse e scegli Rinomina nel menu di scelta rapida. Il precedente nome

risulta selezionato, e puoi sovrascrivere il nuovo nome. Conferma il nome premendo Invio o selezionando

con il mouse una nuova area di lavoro.

In alternativa al menu di scelta rapida, puoi utilizzare l’opzione Foglio del menu Formato, e poi il comando

Rinomina.

[ 4.3.1.3 ] Per eliminare un foglio di lavoro, fai clic sull’etichetta del foglio con il tasto destro del mouse e

seleziona il comando Elimina nel menu di scelta rapida. In alternativa, apri il foglio e fai clic su Elimina Foglio del menu Modifica.

Se desideri eliminare più fogli, effettua la selezione multipla mediante i tasti Crtl o Maiusc della tastiera.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.3.1 – Usare i fogli di lavoro

Tieni presente che questi tipi di comandi non possono essere annullati, per cui non è più possibile

recuperare i dati del foglio eliminato, se questi non sono stati preventivamente salvati. Inoltre, quando elimini

un foglio, il sistema ti chiede conferma dell’operazione ma non ti avvisa dell’esistenza di eventuali formule

che collegano quel foglio ad altri elementi della cartella.

Nelle celle che contengono formule con riferimenti a fogli cancellati appare un messaggio di errore per un

riferimento errato.

L’eliminazione di un foglio deve essere attentamente meditata.

[ 4.3.1.4 ] Puoi copiare un intero foglio di lavoro senza dover copiare singolarmente le sue celle. Fai clic con

il tasto destro del mouse sull’etichetta del foglio che vuoi copiare. Seleziona la funzione Sposta o copia.

Nella finestra di dialogo attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione nella quale copiare

il foglio. Conferma l’operazione facendo clic sul pulsante Ok.

Puoi anche effettuare la copia all’interno della stessa cartella, trascinando l’etichetta del foglio di lavoro, con

il mouse, tenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera.

[ 4.3.1.5 ] In modo analogo al precedente, puoi spostare un intero foglio di lavoro. Fai clic sull’etichetta del

foglio che vuoi spostare, con il tasto destro del mouse. Seleziona la funzione Sposta o copia.

Nella finestra di dialogo verifica che non sia attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione

nella quale spostare il foglio. Conferma l’operazione facendo clic sul pulsante Ok.

Puoi anche effettuare lo spostamento all’interno della cartella, trascinando l’etichetta del foglio di lavoro con

il mouse.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.1 – Formule aritmetiche

4.4.1 – Formule aritmetiche

Excel è un foglio elettronico e il suo ruolo primario è quello compiere operazioni matematiche anche

estremamente complesse. Finora abbiamo preso in esame funzioni di gestione dell’ambiente di lavoro e

abbiamo acquisito dimestichezza con gli strumenti che ci permettono di inserire e modificare dati.

Ora entriamo nel merito delle possibilità di svolgere calcoli, verifichiamo come è possibile inserire formule e

funzioni all’interno di un foglio di lavoro e vediamo il loro funzionamento.

[ 4.4.1.1 ] Per immettere una formula in una cella, la prima cosa da fare è selezionarla e inserire il carattere

uguale (=). Questo elemento deve sempre precedere la stringa di caratteri che rappresenta la formula.

Dopo l'uguale, inserisci il primo termine della formula. Tale termine può essere rappresentato da una cella, o

da un valore numerico. L’inserimento del riferimento a una cella può avvenire mediante digitazione

dell’indirizzo attraverso la tastiera, o facendo clic sulla cella alla quale vuoi fare riferimento.

Dopo il primo termine, completa la formula con i simboli, indicanti le operazioni, e gli altri termini della

formula stessa, nel modo già visto. In Excel le formule possono essere realizzate associando costanti,

variabili (indirizzi di celle) operatori matematici, parentesi tonde.

Gli operatori matematici utilizzabili sono: somma (+), sottrazione (–), moltiplicazione (*), divisione (/).

L'utilizzo delle parentesi serve, come in matematica, a stabilire le priorità nell'esecuzione delle operazioni.

Vengono utilizzate esclusivamente parentesi tonde, inserite eventualmente l’una all’interno dell’altra, in una

struttura gerarchica che determina la priorità d’esecuzione.

La formula diventa attiva quando viene premuto il tasto Invio. La formula inserita rimane visibile nella barra

della formula selezionando la cella. Quest'ultima conterrà invece il risultato della formula stessa. La formula

rimarrà impostata e farà sempre riferimento alle celle indicate. Il risultato varierà al variare del contenuto di

tali celle e l’aggiornamento sarà automatico.

[ 4.4.1.2 ] Non sempre l’inserimento di una formula avviene in maniera corretta, oppure si possono

riscontrare difficoltà nella visualizzazione del contenuto. Vediamo di seguito come il sistema segnala

eventuali problemi inerenti una formula.

Può capitare che il risultato di una formula abbia dimensioni tali da superare lo spazio disponibile nella cella.

In tal caso il valore rimane in memoria ma nella cella compare una serie di caratteri ######. In tal caso, per

visualizzare il valore, è sufficiente aumentare le dimensioni della cella.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.1 – Formule aritmetiche

Durante l’operazione di aumento della larghezza della cella, appena lo spazio diventa sufficiente, il numero

viene rappresentato mediante una notazione di tipo scientifico. Ad esempio, 5E+05 sta ad indicare 5*10

elevato a 5. Proseguendo nell’allargamento della cella, il valore compare integralmente.

Non è solo la mancanza di spazio a generare problemi, può capitare, infatti, di commettere errori di sintassi,

nella scrittura della formula o di effettuare operazioni non valide, quali ad esempio la divisione per 0. In

questo caso nella cella compare un messaggio di errore.

Tutti i messaggi sono preceduti dal carattere #. Elenchiamo di seguito i messaggi che possono comparire sul

tuo foglio di lavoro e i rispettivi significati.

• #DIV/0!: dividendo = 0

• #N/D?: dato non disponibile

• #NUM!: manca un valore numerico

• #NOME!: viene utilizzato un nome di cella che non esiste

• #RIF!: il riferimento ad una cella non esiste o à stato cancellato

• #VALORE!: un operando non è corretto.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.2 – Riferimenti di cella

4.4.2 – Riferimenti di cella

Questo breve tema è estremamente importante. Spieghiamo, infatti, la teoria che sta alla base del corretto

utilizzo delle formule in un foglio Excel.

Abbiamo già visto che in una formula puoi fare riferimento al contenuto di una cella presente nella cartella di

lavoro. Impostando la formula, è sufficiente fare clic sulla cella a cui si vuole fare riferimento e il suo indirizzo,

indicazione della colonna e della riga, viene inserito nella formula matematica. In questo modo si instaura un

collegamento relativo fra le due celle, quella che contiene la formula e quella che contiene il valore da

utilizzare nella formula.

In una struttura dove una formula si ripete più volte, non è necessario digitare l’espressione matematica in

ogni cella, è possibile copiarla mediante il trascinamento. La formula si modifica automaticamente,

mantenendo inalterati i riferimenti relativi.

In questo tema approfondiremo questo concetto e vedremo che esistono altri tipi di riferimenti e conseguenti

metodi per generarli.

[ 4.4.2.1 ] Stiamo sviluppando un foglio nel quale si ha nella prima colonna un elenco di prodotti, nella

seconda il quantitativo di prodotto in magazzino, nella terza il prezzo singolo di ciascun prodotto. Nella

quarta colonna vogliamo calcolare il valore a magazzino di ciascun prodotto, calcolato come prodotto della

quantità per il prezzo del singolo pezzo. Una volta impostata la formula per la prima cella della colonna D

(=B2*C2), puoi copiare la formula nelle altre celle della colonna: la formula manterrà inalterati i riferimenti

relativi.

Come abbiamo già visto, per compiere questa funzione puoi puntare il mouse sul quadratino in basso a

destra della cella selezionata. Il puntatore muta di aspetto;

a questo punto, puoi trascinare la selezione fino a inglobare tutte le celle in cui vuoi importare la formula. In

ogni riga, quindi, si avrà il prodotto della cella nella colonna B e di quella in C, visualizzato nella colonna D.

In ogni riga, la formula verrà aggiornata con il nuovo numero di riga, coerentemente con quanto previsto da

un riferimento relativo.

Ora ampliamo il foglio inserendo nella cella D12 la formula per il calcolo del valore totale del magazzino,

ottenuta come sommatoria delle celle dalla D2 alla D11. Questa operazione verrà meglio descritta in seguito.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.2 – Riferimenti di cella

Vogliamo, come ultima operazione, calcolare l’incidenza percentuale del valore del singolo prodotto sul

valore totale del magazzino. Per fare questo dividi il valore del singolo prodotto per il valore totale. Dopo

aver impostato la formula per il primo prodotto, tenta di copiarla per i prodotti successivi.

Nelle celle viene visualizzato il messaggio di errore #DIV0!. Questo accade perché con l'utilizzo dei

riferimenti relativi, è variata non solo la posizione del numeratore della formula, ma anche quella del

denominatore.

Nella formula della cella E2, l'utente dovrà inserire l'indicazione che consente di fissare come riferimento

assoluto la riga 12, quella contenente il denominatore, in modo che tale riferimento non venga cambiato

copiando la formula in altre celle. Tale indicazione consiste nell'inserire il segno $ prima del valore della riga:

la cella D12 verrà indicata come D$12.

Una volta modificata, la formula può essere copiata, senza problemi, nelle altre celle. In questo caso è stato

utilizzato un sistema di indirizzamento misto: relativo per la colonna, assoluto per la riga.

In altri casi può essere necessario un indirizzo assoluto della cella. In questo caso il simbolo del $ dovrà

essere inserito prima dell’indicatore della colonna e prima dell’indicatore della riga.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.3 – Lavorare con le funzioni

4.4.3 – Lavorare con le funzioni

Abbiamo già citato la possibilità che esiste in Excel di utilizzare formule di calcolo avanzate. Il sistema ti offre

un’ampia scelta di possibili funzioni e ti guida nell’impostazione dei parametri attraverso schermate di

creazione guidata.

Tutte queste funzioni sono elencate nella finestra che si apre agendo sul pulsante Funzione,

oppure scegliendo Funzione dal menu Inserisci.

L’elenco è diviso per argomenti per facilitare nella ricerca. Puoi comunque visualizzare tutte le funzioni

disponibili ordinate alfabeticamente.

In questo tema verifichiamo la funzionalità di alcune formule.

[ 4.4.3.1 ] Anche in questo caso, nell’inserimento della formula, il nome della funzione ed i parametri relativi

devono essere preceduti dal simbolo =.

Tra le funzioni, la Somma è sicuramente quella più impiegata, tanto che a tale funzione è dedicato un

apposito pulsante nella barra degli strumenti.

L'espressione può essere comunque digitata direttamente, utilizzando la forma del tipo: =Somma(D2:D11). Questa sintassi indica che la cella deve essere calcolata sommando tutti i valori della colonna D, compresi

tra la riga 2 e la riga 11.

Puoi ottenere l’espressione direttamente se, posizionando il cursore nella cella D12, viene attivata la

funzione somma, mediante l'icona della barra degli strumenti. In modo automatico, essendo la cella D12

posizionata al termine di una lista di valori numerici nella colonna D, il sistema presuppone che la somma si

riferisca a tale insieme.

Rimane comunque la possibilità di correggere l'espressione, variando i limiti dell'intervallo, con una

opportuna correzione degli operatori, oppure trascinando i bordi della selezione con il mouse.

Altre funzioni di frequente utilizzo sono disponibili nel menu a cascata associato al pulsante Somma automatica. Funzioni molto usate sono: Media, Min, Max, Conteggio. Il funzionamento di queste funzioni è

paragonabile in tutto a quello descritto per la Somma.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.3 – Lavorare con le funzioni

Oltre alle precedenti, Excel mette a disposizione una vasta gamma di funzioni, divise per argomento.

Seleziona l’opzione Funzione dal menu Inserisci o fai clic sul pulsante Funzione nella barra degli

strumenti. La finestra che si apre fornisce alcune informazioni sintetiche e una griglia per l'inserimento dei

parametri, necessari all’impostazione della funzione.

[ 4.4.3.2 ] La funzione Se permette di verificare se una condizione risulta vera o falsa e di variare di

conseguenza il contenuto della cella.

La sintassi della funzione è: SE(Test; Se_Vero; Se_Falso).

Il test è un’espressione qualsiasi, nella quale una variabile viene confrontata con variabili e costanti, legate

da espressioni matematiche il cui risultato può essere vero o falso. Gli altri due parametri indicano quale

deve essere il contenuto della cella a fronte della condizione vera e della condizione falsa.

Anche in questo tipo di funzione possono essere introdotti riferimenti relativi, assoluti o misti.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.1 – Numeri e date

4.5.1 – Numeri e date

Excel riconosce automaticamente, quando viene inserita una stringa in una cella, se si tratta di un valore

numerico, di testo o di una formula. Questo fa in modo che le operazioni vengano eseguite correttamente,

tenendo presente la tipologia del dato utilizzato.

Indipendentemente dal lavoro automatico svolto dal sistema, in qualsiasi momento, puoi indicare in modo

più preciso la tipologia del dato inserito. Puoi inoltre modificare l'aspetto della stringa o della cella che la

contiene, modificare, in pratica, le proprietà grafiche di ogni singola cella o di gruppi selezionati di celle.

Per accedere alla finestra di dialogo che permette tutte le opzioni citate, seleziona il comando Celle dal

menu Formato. Le opzioni che verranno modificate saranno applicate solo alla o alle celle selezionate.

La finestra di dialogo presenta diverse schede, ognuna contenente opzioni riferite a una specifica tipologia:

Numero; Allineamento; Carattere; Bordo; Motivo; Protezione. Le opzioni sono di facile interpretazione e

sarai in grado di prendere subito dimestichezza con i vari tipi di formati.

[ 4.5.1.1 ] Nella cartella Numero è possibile selezionare la tipologia del numero inserito, distinguendo se

esso rappresenta una valuta, una data, un numero intero o decimale. Puoi, inoltre, impostare il numero delle

cifre decimali nell’apposita casella: le approssimazioni svolte per ottenere il numero seguono rigidamente le

regole matematiche previste.

Quando hai a che fare con numeri molto grandi, hai il problema di renderli facilmente leggibili e

comprensibili. In questo caso, puoi selezionare l’opzione che ti consente di inserire il punto di separazione

delle migliaia.

Inoltre, hai a disposizione diversi tipi di rappresentazione dei numeri negativi. Tali rappresentazioni sono

spesso usate nei sistemi contabili. Puoi verificare immediatamente la rappresentazione del numero nella

zona Esempio.

Il controllo sulle cifre decimali e sulla presenza o meno del separatore delle migliaia, è disponibile anche

sulla barra degli strumenti con tre pulsanti dedicati.

Tieni sempre presente che nella memoria il numero rimane sempre disponibile con tutte le cifre decimali

disponibili, e in qualsiasi momento puoi tornare ad aumentare il numero di cifre decimali rappresentate.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.1 – Numeri e date

[ 4.5.1.2 ] Sempre nella scheda numero, se selezioni il formato data, nella casella tipo puoi scegliere tra

diversi formati di rappresentazione. La conversione da un formato a un altro può essere fatta in qualsiasi

momento, in quanto Excel memorizza le date come numeri progressivi, ed effettua la conversione al formato

voluto al momento della rappresentazione del dato.

Anche in questo caso, nell’area Esempio, hai la possibilità di verifica immediata su come verrà

rappresentato la data nella cella.

[ 4.5.1.3 ] Quando hai la necessità di visualizzare dei costi, ti conviene non usare la tipologia numero, ma

direttamente quella dedicata, Valuta. Puoi attivare questo formato dalla finestra di dialogo Formato Celle,

nella scheda Numero.

Il tipo di valuta e le sue proprietà vengono richiamate direttamente dalle impostazioni internazionali del

sistema. Puoi modificare tali impostazioni attraverso il Pannello di controllo.

Essendo molto usato, per questo tipo di formato è stato creato un pulsante dedicato sulla barra degli

strumenti. Dopo aver selezionato le celle, fai clic sul pulsante Valuta

per applicare il formato.

Rimane comunque inteso che solo attraverso la finestra Formato celle, puoi controllare tutte le impostazioni

del formato scelto.

[ 4.5.1.4 ] Il calcolo di una percentuale si ottiene moltiplicando per 100 il rapporto fra i due termini della

percentuale. Nella formula, quindi, dovresti impostare una divisione fra due celle, o fra una cella e un

numero, e poi moltiplicare il risultato per 100.

Il formato Percentuale ti permette di impostare solo la divisione nella formula. Il numero ottenuto viene

moltiplicato automaticamente per 100 e, all’interno della cella viene visualizzato il simbolo %.

Anche in questo caso puoi indicare il numero di cifre decimale che desideri.

Il formato Percentuale è richiamabile direttamente anche dal pulsante

presente sulla barra degli strumenti.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.2 – Contenuto

4.5.2 – Contenuto

Abbiamo visto quanto sia importante indicare al sistema la tipologia dei dati inseriti in ogni singola cella. Ora

analizziamo la situazione dal punto di vista dell’utente, di colui che usa un foglio di calcolo e deve trarne

informazioni.

In questo senso è importante l’aspetto che avranno i dati contenuti nel foglio. Solo attraverso una corretta

impostazione grafica, infatti, è possibile evidenziare particolari importanti delle tabelle, senza che questi si

perdano fra gli altri dati, passando inosservati.

Excel ti mette a disposizione una serie di strumenti dedicati a questo scopo.

[ 4.5.2.1 ] Anche per quanto riguarda l’aspetto grafico, trovi tutti i controlli che ti servono nella finestra

Formato celle. Ricorda di selezionare le cella da modificare prima di accedere alla funzione.

Nella scheda Carattere puoi cambiare le impostazioni del testo, scegliendone la font e la grandezza. Anche

in questo caso, nell’area Anteprima, puoi avere una verifica immediata della rappresentazione del dato.

In alternativa sono disponibili i menu a cascata della barra degli strumenti: Stile, Tipo di carattere,

Dimensione carattere.

[ 4.5.2.2 ] Sempre nella cartella Carattere puoi impostare stili particolari (Corsivo, Grassetto, Sottolineato)

o il colore. Seleziona le celle da impostare, apri la finestra Formato celle e fai clic sull’etichetta Carattere.

In questa scheda trovi tutte le impostazioni per controllare lo stile del carattere dei dati, contenuti in una

cella. In alternativa, sono disponibili i pulsanti della barra degli strumenti: Grassetto, Corsivo, Sottolineato.

[ 4.5.2.3 ] Nell’ottica di impostare il foglio in modo che i dati importanti risultino evidenziati e facilmente

individuabili, il colore riveste un ruolo chiave. Ancora nella scheda Carattere, della finestra Formato celle,

puoi aprire la tavolozza dei colori nel menu a cascata, associato alla casella Automatico.

Scegli il colore voluto e fai clic sul pulsante Ok per rendere operativa la scelta. In modo più immediato, una

volta selezionate le celle, puoi usare il pulsante Colore carattere


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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.2 – Contenuto

La scheda Motivo della finestra di dialogo Formato celle si riferisce alle opzioni dello sfondo delle celle

selezionate. In questa scheda è possibile scegliere il colore di sfondo della cella o selezionare uno dei motivi

di riempimento predefiniti.

Verifica sempre nell’area Esempio il risultato dell’operazione, prima di confermarla con il pulsante Ok.

Anche in questo caso puoi procedere più rapidamente usando il pulsante Colore riempimento della barra

degli strumenti.

[ 4.5.2.4 ] Una volta impostate le formattazioni di una cella o di un gruppo di celle, queste possono essere

copiate in altre celle usando la funzione di copia formato. Questo strumento ti permette di lavorare in modo

molto rapido e preciso, eliminando possibili errori nel ripetere una determinata procedura.

Seleziona la cella della quale vuoi copiare il formato. Fai clic sul pulsante Copia formato


Fai clic sulla cella nella quale vuoi copiare il formato. Con il mouse trascina la selezione per tutte le celle

interessate. Puoi copiare anche i gruppi di celle con formati diversi. In questo caso verranno inseriti i formati

nella stessa sequenza nella quale sono impostate le celle di partenza.

[ 4.5.2.5 ] Se il testo inserito supera le dimensioni della cella, viene automaticamente utilizzata anche la cella

successiva sulla stessa riga, se questa è vuota, o il testo viene troncato se la cella adiacente non è libera.

Tutto il testo inserito viene conservato in memoria, e risulta visibile nella casella della formula, quando viene

selezionata la cella.

Per avere la possibilità di vedere nella cella tutto il testo inserito, senza dover allargare la colonna, puoi

ricorrere alla funzione di testo a capo.

Seleziona la cella e attiva l’opzione Celle del menu Formato. Apri la scheda Allineamento e nell’area

Controllo testo attiva la casella Testo a capo. Automaticamente viene aumentata l’altezza della cella in

modo che possa contenere tutto il testo immesso.

È chiaro che quando in una cella il testo va a capo, aumenta l’altezza di tutta la riga che contiene la cella

stessa. Questo potrebbe alterare le impostazioni grafiche del foglio, rovinando il lavoro fatto. Ricordati che in

alternativa puoi allargare le dimensioni di una colonna in modo da far stare tutto il testo su un’unica riga, o

operare su entrambi i parametri, larghezza della colonna e altezza della riga.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.3 – Allineamento e bordi

4.5.3 – Allineamento e bordi

Questo è l’ultimo tema che si occupa di formattazione. Verifichiamo la funzionalità degli strumenti che ti

permettono di fare gli ultimi ritocchi al foglio di lavoro. La finalità delle operazioni è sempre quella di

migliorare la leggibilità dei dati e il loro impatto sul lettore.

Tutte le funzioni descritte sono presenti nella finestra di dialogo Formato Celle, distribuite in varie schede.

Ricordati che, prima di attivare controlli o applicare opzioni, devi sempre selezionare le celle da modificare.

[ 4.5.3.1 ] In condizioni di lavoro normali, con le formattazioni predefinite, Excel allinea automaticamente

sulla sinistra i dati di tipo testo e data, e sulla destra i dati numerici. L’aspetto del foglio e le scelte di

formattazione fatte possono richiedere una soluzione diversa rispetto a quella standard.

Con Excel puoi variare l’allineamento dei dati nelle celle, secondo le tue esigenze. Nella scheda

Allineamento della finestra di dialogo Formato celle, trovi le opzioni che riguardano la posizione del testo

all'interno delle celle. È possibile giustificare il testo sia verticalmente che orizzontalmente.

Per alcune funzioni di allineamento orizzontale e per i rientri, è anche possibile utilizzare i pulsanti della

barra degli strumenti. Come al solito, le impostazioni vengono applicate alla cella o alle celle selezionate.

[ 4.5.3.2 ] Ti può capitare di avere celle in cui sono inserite etichette che riguardano più colonne. Solitamente

succede con i titoli delle tabelle. In questo caso, hai la necessità di centrare il titolo rispetto all’insieme di

colonne sottostanti.

Ottieni rapidamente tale risultato selezionando le celle, rispetto alle quali vuoi centrare il testo e premendo il

pulsante Unisci e centra

della barra degli strumenti. Puoi compiere questa funzione anche attraverso la scheda Allineamento della

finestra Formato celle: seleziona le celle, accedi alla finestra e attiva il controllo Unione celle. In questo

caso non si attiva automaticamente l’allineamento centrato del testo, che puoi comunque impostare con le

modalità già descritte.

[ 4.5.3.3 ] Il testo inserito in una cella può essere inclinato a tuo piacimento. Puoi, ad esempio, impostare

l’etichetta di un insieme di righe in modo che il testo scorra in verticale o che sia inclinato di 90°. Seleziona la

cella da modificare e apri la scheda Allineamento della finestra Formato celle.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.3 – Allineamento e bordi

Indica i gradi di inclinazione inserendoli nella casella Gradi oppure trascinando con il mouse l’indicatore di

inclinazione dell’area Orientamento. Viene modificata automaticamente l’altezza della riga in modo da

contenere il testo con il nuovo orientamento.

Abbinando questa funzione all’unione delle celle, puoi ottenere un’unica cella che svolga il ruolo di etichetta

per una serie di righe. Puoi impostare il testo in verticale, facendo clic sull’area dell’anteprima che lo

raffigura.

[ 4.5.3.4 ] La scheda Bordo della finestra Formato Celle contiene le opzioni per poter rendere visibili i bordi

del foglio elettronico e per modificarne l'aspetto. Anche in questo caso, questi strumenti possono essere

utilizzati per migliorare l’aspetto generale del foglio e aumentarne l’impatto visivo.

Una corretta impostazione dei bordi attira l’attenzione del lettore sugli aspetti importanti. Seleziona le celle

sulle quali vuoi operare e apri la finestra di dialogo Formato celle alla scheda Bordo. Puoi definire bordi

standard o personalizzati, scegliere lo stile della linea ed il colore.

Fai clic su Ok per applicare le scelte effettuate.

In alternativa, sulla barra degli strumenti è disponibile il pulsante Bordi,

che presenta nel menu a cascata una serie di scelte predefinite.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.6.1 – Usare i grafici

4.6.1 – Usare i grafici

I grafici sono una rappresentazione immediata e facilmente comprensibile di serie di dati. Sono uno

strumento molto importante nella divulgazione dei risultati di analisi.

Per questo motivo è importante che il loro aspetto sia gradevole e funzionale. È importante che tu conosca

le modalità con le quali è possibile formattare ogni elemento di un grafico, per adattarlo alle tue esigenze.

[ 4.6.1.1 ] Prima di iniziare a vedere il procedimento che ti porta alla realizzazione di un grafico, è importante

sottolineare che la scelta delle caratteristiche dello stesso non deve essere legata esclusivamente a

motivazioni estetiche. Ogni tipologia di grafico presente in Excel ha, infatti, la sua funzionalità e il suo scopo,

adattandosi specificatamente a particolari situazioni.

Per realizzare un grafico, seleziona nel foglio l’insieme delle celle che contengono i dati da visualizzare ed

eventualmente anche le etichette. Questo ti permetterà di creare automaticamente le etichette del grafico.

Fai attenzione a non selezionare eventuali celle contenenti i totali, calcolati sui dati presenti nel grafico.

Questi, infatti, verrebbero considerati nel grafico come ulteriori dati da visualizzare, e falserebbero il risultato

in quanto introdurrebbero un elemento disomogeneo rispetto agli altri.

Una volta selezionata l'area di grafico desiderata, fai clic sul pulsante Creazione guidata grafico.

Nella finestra che si apre hai, innanzitutto, la possibilità di selezionare la tipologia di grafico che più risponde

alla tue esigenze. Per ognuna delle tipologie previste è disponibile un esempio che ti può aiutare nella

scelta. Dopo aver compiuto la scelta, fai clic sul pulsante Avanti, per entrare nella fase più avanzata di

progettazione del grafico, nella quale puoi intervenire scegliendo fra le varie opzioni disponibili.

Puoi invertire la rappresentazione nel grafico, considerando le righe al posto delle colonne. Non sempre le

due diverse rappresentazioni risultano valide. Puoi verificare gli effetti della scelta direttamente nell’area

dell’anteprima.

Nel successivo passo, sei invitato a scegliere fra i diversi tipi di formato disponibili per i vari oggetti che

compongono la visualizzazione del grafico. La prima scheda ti consente di impostare il formato dei titoli.

Nelle successive schede puoi modificare l'aspetto di: Assi, Griglia, Legenda, Etichette dati, Tabella dati. È inutile soffermare l'attenzione su ogni possibile variante all'interno di questi menu in quanto sarai tu a

impratichirti con tali funzioni e a scoprire tutte le possibilità offerte.

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L'ultima pagina della creazione guidata dei grafici ti propone due alternative: inserire il grafico creato nel

foglio di lavoro corrente (scelta preimpostata), oppure, creare un altro foglio chiamato Grafico N (dove N

indica un numero progressivo che identifica i grafici creati).

Facendo clic sul pulsante Fine, confermi le scelte fatte e il grafico viene creato e visualizzato sullo schermo.

[ 4.6.1.2 ] Il grafico è formato da una serie di oggetti che si compongono sul foglio di lavoro: la legenda, la

griglia principale, l'asse dei valori, l'asse delle categorie, il titolo, le etichette, ecc. Ogni oggetto può essere

selezionato e modificato secondo le tue esigenze. Le varie opzioni sono contenute nel menu formato nel

quale apparirà di volta in volta la voce corrispondente all'oggetto selezionato.

Per ogni oggetto sono disponibili proprietà diverse, come puoi facilmente verificare.

[ 4.6.1.3 ] Come è stato già detto, il grafico è composto da più elementi, sui quali puoi operare

singolarmente. In particolare può variare i colori utilizzati nelle impostazioni standard.

Per modificare il colore dello sfondo fai clic in un punto qualsiasi della sua area, in una posizione in cui

compare l’etichetta Area del grafico. Quindi, scegli Area del grafico del menu Formato. Si apre la finestra

di dialogo Formato area grafico.

Seleziona la scheda Motivo, dove puoi scegliere il colore voluto. Fai clic sul pulsante Ok per rendere attiva

la scelta.

In alternativa, puoi fare doppio clic sull’area del grafico. Si apre la finestra di dialogo già vista, nella quel puoi

procedere come appena descritto.

[ 4.6.1.4 ] Anche per tutti gli altri elementi, colonne, barre, righe e torte, il procedimento è identico.

Seleziona, facendo clic con il mouse, l’elemento sul quale vuoi intervenire. Verifica che la selezione riguardi

effettivamente l’elemento voluto, tramite l’etichetta o i quadratini di selezione.

Apri la finestra relativa all’elemento selezionato, scegliendo Dato selezionato nel menu Formato. Nella

scheda Motivo, imposta il colore voluto e premi Ok. In alternativa, puoi aprire la finestra di dialogo facendo

doppio clic sull’elemento voluto.

[ 4.6.1.5 ] Se il tipo di grafico scelto non soddisfa le tue esigenze, in qualsiasi momento puoi cambiarlo,

agendo sul comando Tipo di grafico nel menu Grafico.

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I dati non verranno cambiati, sarà quindi possibile applicare nuove tipologie di grafico, senza per questo

alterarne i contenuti.

Questo processo può essere applicato anche per modificare impostazioni nelle varie schede utilizzate per

l’autocomposizione del grafico.

Puoi aprire la sequenza delle finestre per la generazione guidata del grafico, anche selezionando l’area del

grafico e facendo clic sul pulsante Creazione guidata grafico della barra degli strumenti.

[ 4.6.1.6 ] L'intera area occupata dal grafico rappresenta un oggetto a tutti gli effetti e come tale può essere

spostato, eliminato, copiato. Per compiere tali azioni seleziona l'area del grafico, facendo clic su di essa. Ai

bordi dell'area compaiono dei quadratini neri che ti confermano che l’oggetto è stato selezionato.

Sull'oggetto, ora, puoi applicare tutte le consuete operazioni di copia-incolla e taglia-incolla.

Queste operazioni possono essere fatte tra fogli di lavoro diversi o tra cartelle diverse, seguendo le modalità

già viste per copiare o spostare dati.

[ 4.6.1.7 ] Quando un grafico è selezionato, ai bordi dell'area compaiono dei quadratini neri che confermano

la selezione. Trascinando i quadratini con il mouse puoi modificare le dimensioni dell’area. Se agisci sui

quadratini posti sui lati, cambi una sola delle dimensioni. Se operi su quelli posti ai vertici, cambi le

dimensioni del grafico senza modificarne le proporzioni.

Se il grafico è selezionato, puoi cancellarlo premendo il tasto Canc della tastiera. In alternativa, puoi

utilizzare il comando Taglia del menu Modifica o di scelta rapida, attivato con il tasto destro del mouse.

Le procedure ora descritte possono essere applicate anche a singoli elementi del grafico.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.7.1 – Impostare il foglio di lavoro

4.7.1 – Impostare il foglio di lavoro

Prima di mandare in stampa un documento, ti consiglio di compiere una serie di verifiche preliminari. Oltre

all’aspetto grafico che hai già curato durante la lavorazione del documento, verifica le impostazioni della

pagina e la posizione della tabella all’interno delle pagine stampate. Aiutati in questa fase con l’uso della

visualizzazione dell’anteprima di stampa.

Anche la sintassi di un testo è importante ed è fondamentale produrre documenti privi di errori di ortografia.

Excel ti mette a disposizione uno strumento che ti aiuta in questo tipo di verifica.

[ 4.7.1.1 ] L’aspetto finale di un documento stampato dipende da una serie di fattori quali l’impostazione del

documento, le dimensioni dei margini in relazione alla parte occupata dalla tabella, il tipo e le dimensioni dei

caratteri utilizzati….

Una delle funzioni più importanti in questa fase della lavorazione è l’impostazione della pagina, che puoi

attivare facendo clic su Imposta pagina dal menu File. Viene aperta una finestra di dialogo, che ti consente

di modificare le impostazioni predefinite. Nella scheda Margini

puoi impostare le dimensioni dei margini superiore, sinistro, destro, inferiore, lo spazio dell’intestazione e del

piè di pagina.

Puoi, inoltre, centrare la tabella sia verticalmente che orizzontalmente e verificare immediatamente l’aspetto

grafico, facendo clic sul pulsante Anteprima di stampa.

Conferma le operazioni facendo clic sul pulsante Ok.

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[ 4.7.1.2 ] Nella scheda Pagina della finestra di dialogo Imposta Pagina,

puoi impostare le caratteristiche della pagina, selezionando l'orientamento, l’ingrandimento, le dimensioni del

foglio e la qualità di stampa. In Excel è molto utile poter invertire l’orientamento della carta.

Quando progetti un foglio di lavoro per lavorare a schermo, privilegi uno sviluppo orizzontale dalla tabella.

Questa struttura risulta più equilibrata se viene stampata in orizzontale in quanto copre più area nel foglio.

[ 4.7.1.3 ] Sempre nella scheda Pagina, nell’area Proporzioni, l’opzione Adatta a permette di ridurre

automaticamente le dimensioni della tabella da stampare, in modo che si adatti automaticamente a un

numero prefissato di pagine sia per la larghezza che per la lunghezza.

Non devi però abusare di questa funzione. Infatti, riducendo troppo l’ingrandimento del documento, puoi

produrre uno stampato difficilmente leggibile.

Anche in questo caso verifica la correttezza delle tue scelte attraverso l’Anteprima di stampa.

[ 4.7.1.4 ] Le funzioni che controllano la presenza e l’aspetto dell’intestazione e del piè di pagina, sono

contenute nella finestra di dialogo Imposta pagina, nella scheda Intestazione/Piè di Pagina.

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Questa scheda può essere richiamata anche con l’opzione Intestazione e piè di pagina del menu

Visualizza.

Agisci sui pulsanti Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina per aprire le corrispondenti

schede di lavoro. In tali schede sono distinte le aree di inserimento del testo rispettivamente a sinistra, al

centro, a destra. Per apportare modifiche ai formati preimpostati, usa il pulsante Carattere, disponibile sopra

tali aree. Si apre la finestra Tipo di carattere che ti permette di impostare tutti i formati necessari.

[ 4.7.1.5 ] Nella finestra che si apre per la personalizzazione dell’intestazione o del piè di pagina, sono

disponibili i pulsanti per l’inserimento automatico di alcuni dati. Seleziona il punto di inserimento e fai clic sul

relativo pulsante per inserire il dato voluto.

Tale dato può essere inserito all’interno di una parte di testo da te digitata. Sono disponibili diversi tipi di

dato, vediamoli.

• Pagina corrente

• Numero di pagine totali

• Data

• Ora

• Nome del file

• Nome del foglio.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.7.2 – Preparazione

4.7.2 – Preparazione

Lo scopo primario di un foglio elettronico non è quello di produrre documenti stampati. Ciononostante le

opzioni disponibili per controllare il processo di stampa risultano essere decisamente precise e funzionali.

Prima di procedere alla stampa è necessario utilizzare le funzioni disponibili per tarare l’aspetto del

documento. Attivando o disattivando determinate opzioni, puoi modificare radicalmente il contenuto del foglio

stampato.

[ 4.7.2.1 ] Un foglio stampato è la rappresentazione finale del tuo lavoro. Quando viene distribuito, chi lo

osserva ha subito un’idea di come è stato svolto il lavoro, osservando l’aspetto generale del documento. Per

questo motivo la fase di verifica preliminare alla stampa è fondamentale.

La prima cosa da fare è rileggere attentamente il contenuto del foglio per verificare la presenza di errori ed

eventualmente correggerli. Una volta che ti sei accertato della correttezza dei dati, puoi passare ad

analizzare l’aspetto che avrà il foglio stampato.

Attraverso l’anteprima di stampa puoi verificare la corretta collocazione della tabella nel foglio, e l’effettiva

presenza di tutti i dati che vuoi stampare. Regola i margini e le altre impostazioni attraverso la finestra

Imposta Pagina richiamabile dal menu File.

Solo quando l’aspetto del documento in anteprima ti sembra corrispondere a quello che volevi, procedi alla

stampa.

[ 4.7.2.2 ] L'anteprima di stampa è la visualizzazione a schermo di ciò che verrà prodotto dalla stampante.

Puoi verificare in questo modo se tutte le opzioni da te selezionate rispecchiano le tue esigenze.

L'anteprima di stampa si può visualizzare facendo clic sul pulsante Anteprima di stampa,

oppure selezionando il comando Anteprima di stampa dal menu File.

[ 4.7.2.3 ] Come impostazione predefinita Excel non stampa le griglie. Non sempre, però, tale soluzione

rappresenta l’impostazione migliore. In casi del genere, se vuoi stampare anche la griglia, seleziona

l’opzione Griglia nelle scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.7.2 – Preparazione

Sempre nella stessa scheda puoi selezionare l’opzione Intestazione di riga e di colonna per stampare i

numeri delle righe e le lettere di intestazione delle colonne. Con questa opzione stampi non solo i dati del

foglio di calcolo, ma anche la relativa struttura.

[ 4.7.2.4 ] Quando lavori con un foglio con etichette di riga e di colonna che definiscono il significato dei dati,

tali etichette sono presenti solo sulla prima o prime righe, o sulla prima o prime colonne. Se il foglio è di

grandi dimensioni, queste etichette sarebbero presenti solo sulla prima pagina stampata. Di conseguenza i

dati delle pagine successive sarebbero di difficile interpretazione.

Puoi fare in modo che le etichette siano ripetute su tutte le pagine, operando sulla scheda Foglio della

finestra Imposta pagina.

Nell’area Stampa titoli, puoi impostare le righe da ripetere in alto e le colonne da ripetere a sinistra. Puoi

digitare direttamente il numero della riga o la lettera della colonna o i relativi intervalli, nelle rispettive caselle.

Più facilmente puoi fare clic sul pulsante a destra di tale caselle: si apre una finestra di dialogo che ti

permette di selezionare le righe o le colonne con il mouse.

Premi il tasto Invio della tastiera per immettere i riferimenti delle righe o delle colonne selezionate.

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.7.3 – Stampa

4.7.3 – Stampa

Siamo giunti al passaggio finale della realizzazione di un documento di testo stampato su carta. Hai già

messo a punto tutto ciò che potevi controllare sul documento. Devi solo dare l’ordine finale di stampa.

Vediamo in questo ultimo tema che Excel ti dà la possibilità di compiere altre scelte per variare le opzioni

che regolano il processo di stampa.

[ 4.7.3.1 ] Una volta che hai sistemato le opzioni del foglio, puoi stampare l’intero foglio di lavoro, sia facendo

clic sul pulsante Stampa,

sia selezionando il comando Stampa dal menu File. Questo secondo metodo ti dà la possibilità di

intervenire su alcune opzioni, avendo il massimo controllo sul processo.

Puoi selezionare solo alcune pagine da stampare, modificare le impostazioni della stampante stessa,

definire il numero di copie e decidere se attivare la funzione di fascicolazione.

È possibile stampare anche solo una parte del foglio di lavoro. Per poterlo fare, come prima cosa seleziona

la parte del foglio che vuoi stampare. Poi, nel menu File seleziona Area di stampa e quindi il comando

Imposta area di stampa.

In alternativa, puoi scegliere l’opzione Anteprima di interruzioni di pagina dal menu Visualizza. Seleziona

l’area da stampare e fai clic con il tasto destro del mouse all’interno dell’area selezionata, per aprire il menu

di scelta rapida.

Seleziona la funzione Imposta area di stampa. L'area selezionata apparirà circondata da un contorno

tratteggiato. A questo punto puoi avviare la stampa mediante il comando Stampa del menu File.

Nella finestra di dialogo

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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.7.3 – Stampa

scegli Selezione nell’area Stampa.

In condizioni di lavoro normale la stampa opera esclusivamente sul foglio di lavoro aperto al momento. Se

vuoi stampare l’intera cartella devi attivare la funzione Tutta la cartella nell’area Stampa della finestra di

dialogo Stampa.

Per stampare un grafico è sufficiente selezionarlo e avviare il processo di stampa, tramite il pulsante della

barra degli strumenti o il comando del menu File.

Puoi attivare le funzioni di stampa anche senza avere una stampante a disposizione. Attivando l’opzione

Stampa su file nella finestra Stampa, il sistema utilizza le funzioni di stampa per generare un file che

contiene le informazioni di stampa.

Questo documento viene salvato in formato .prn e può essere utilizzato per procedere alla stampa reale in

un secondo momento.

Tieni presente che non esistono comandi, in ambiente Windows, che ti permettano la gestione di questo tipo

di file. L’unica modalità che ti permette di procedere alla stampa è quella di usare gli appositi comandi in

ambiente DOS.

La procedura risulta abbastanza complessa e rende il formato .prn uno strumento di difficile utilizzo.

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411 – Primi passi con il foglio elettronico · 2012. 2. 13. · Modulo 4 – Foglio elettronico...

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