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Università Tor Vergata di Roma

Se qualcosa potrà andare storto lo farà (1^ legge di Murphy)

Il project management


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Sommario degli argomenti

Definizioni

Un modello decisionale di riferimento

La riunione e il project charter

Dividere è conquistare (riduzionismo o approccio sistemico?)


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Project ???

Il termine anglosassone Project, come la parola italiana Progetto, la francese Projet, la tedesca Projekt, la spagnola Proyecto deriva dalla radice latina del verbo proício, che significa “portare avanti”, “far avanzare”

In realtà il termine Progetto viene utilizzato molto spesso, nel nostro linguaggio comune, per indicare la parte della sola attività di studio, ideazione, calcolo necessari per definire cosa realizzare e come (Design), escludendo le fasi di costruzione, controllo, coordinamento, ecc…

Il termine Project abbraccia invece, in modo trasversale, tutte le aree di competenza multi-disciplinari necessarie a trasformare un bisogno da soddisfare in un bene (materiale o immateriale) oppure in un servizio.

Cos’è il project management


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Management ???

Il termine Management e Manager, come moltissimi altri termini anglosassoni, sono entrati da molto tempo nel linguaggio italiano, ma con un significato specifico. Il termine Management viene normalmente utilizzato per indicare l’insieme di tecniche e metodologie necessarie ad esercitare in modo efficiente ed efficace la guida di un’azienda o di una sua parte, cioè in sostanza è “l’arte difare il capo”

Per Manager si intende chi attua il management, ovvero il “capo”.



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Una definizione razionale

Il Project Management è un processo continuo ed integrato di pianificazione, organizzazione, monitoraggio e controllo di tutti gli aspetti di un progetto al fine di raggiungere determinati obiettivi definiti, nei tempi e nei costi previsti.

Il PM ha le seguenti caratteristiche:

È unico

È limitato nel tempo

Si svolge coinvolgendo un numero definito di risorse umane

Utilizza un numero finito di strumenti

Ha dei limiti di costo, tempo e qualità



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Non si può quindi confondere il PM in maniera semplicistica con gli strumenti di pianificazione e controllo che il project manager DEVE utilizzare.

Il Project Management è una forma mentis, ovvero un’ attitudine al governo dei progetti da acquisire gradualmente e da assimilare, di passo dopo passo, proprio allo stesso modo in cui abbiamo imparato ad andare in bicicletta: dapprima timorosi, poi sempre più sicuri di sé e quando ci sembra di aver dimenticato tutto con il tempo … basta montare in sella nuovamente per essere pronti ad una nuova sfida!



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Il Project Management è una metodologia di conduzione dei progetti che richiede un mix di competenze interfunzionali, prevalentemente di tipo gestionale ed organizzativo, per raggiungere obiettivi di innovazione e di cambiamento in presenza di condizioni di rischio e di vincoli spesso molto complessi

Più grande e complesso è il progetto e più c’è bisogno di un processo standard, formale, strutturato per poterlo gestire

La gestione strutturata e formalizzata di un progetto costa, ma ibenefici superano di gran lunga i costi

Fare un buon utilizzo del Project Management non significa nonavere problemi, eliminare tutti i rischi, evitare le sorprese: significa gestire il progetto in modo standardizzato e controllato anziché portarlo avanti continuando a gestire le emergenze con interventi improvvisati



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Per essere un manager NON è necessario possedere un’azienda o essere il “capo” di un settore

Per essere un manager È necessario avere la mentalità di “capo”, essere “capi” di se stessi, essere padroni della situazione e controllarla

Si può può esercitare il project management per organizzare la conduzione famigliare, la spesa quotidiana, la partita di calcio con gli amici …



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La metodologia riconosciuta in tutto il mondo come lo “standard de-facto” per il Project Management è quella pubblicata dal

Project Management Institute (PMI)

Il PMI, fondato nel 1969 in Pennsylvania, ha pubblicato un manuale di riferimento, che viene periodicamente aggiornato (1^ ed. 1987)

PMBOK® - Project Management Body Of Knowledge (www.pmi.org)

Attualmente il PMBOK® rappresenta a livello mondiale l’insieme di standard di P.M. comunemente accettati ed utilizzati e il PMI certifica la professione di PMP® (Project Manager Professional)



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Come verificare di aver raggiunto i risultati

I tempi sono stati rispettati?

I costi rientrano nel budget a disposizione?

La qualità dei risultati finali è quella attesa?

Le risorse che hanno concorso al progetto sono state utilizzate al meglio?

I nostri collaboratori sono soddisfatti del ruolo assegnatogli?



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Rispondere in maniera onesta

I tempi sono stati rispettati? Controllo sulla pianificazione

I costi rientrano nel budget a disposizione? I soldi sono bastati?

La qualità dei risultati finali è quella attesa? Sono stati definiti degli indicatori significativi?

Le risorse che hanno concorso al progetto sono state utilizzate al meglio? Quanti straordinari sono stati necessari?

I nostri collaboratori sono soddisfatti del ruolo assegnatogli? Ci sono stati fenomeni di mobbing? Le persone tornerebbero a lavorare per noi?

SIAMO SODDISFATTI?



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La mappa mentale del project managerUn approccio immediato al problema senza inventare l’acqua calda



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Percorrere il modello


Il modello, a grandi linee, si traduce nei seguenti passi procedurali,non necessariamente tutti sequenziali, anzi è auspicabile, ove nonesiste il vincolo della propedeuticità, attivarli parallelamente, peraccorciare i tempi di realizzazione del processo

Effettuare l’analisi del problema: documentarsi, conoscere ilproblema, raccogliendo informazioni sulla normativa, sulleesperienze già fatte, anche da altri soggetti, e rapportarlo al proprioobiettivo

Definire l’impatto: effettuare un censimento delle risorse e dellerealtà che sono coinvolte dal problema


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Coinvolgere le risorse: elencare le parti interessate (stakeholders) cercando, ove possibile, di associare il ruolo e/o le funzioni per ognuno

Stabilire chi fa cosa: indicare le connessioni esistenti tra le cose da fare e/o chi le fa, anche nel caso in cui gli stakeholders siano esterni alla propria realtà aziendale

Analizzare i rischi: valutare i rischi collegati alle attuali procedure operative e stabilire cosa significherebbe, in termini organizzativi e legali, aggiornarle e/o modificarle


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Scegliere la soluzione: immaginare la soluzione definitiva, ma solo dopo averne percorso almeno una o due di natura alternativa

Controllare il processo: pensare a quali indicatori usare per poter misurare, e quindi rendicontare, i risultati affinché questi possano poi essere confrontati con le aspettative (per esempio soddisfazione del cliente, ritorni economici, gratificazione personale, ecc …)

Valorizzare l’esperienza: allargare il campo di applicazione ad altri settori. Se invece il grado di soddisfazione è scarso, ricominciare daccapo dal punto di partenza facendo tesoro della consapevolezza maturata


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Migliorarsi? Sempre!Un modello decisionale di riferimento

Il modello decisionale che stiamo costruendo, in verità, è un adeguamento del classico modello interpretativo del miglioramento continuo plan-do-check-act, noto con l’acronimo PDCA, o ciclo di Deming, che presuppone quattro fasi ricorsive che si influenzano a vicenda

PLAN

analisi delle esigenze, assessmentrisorse e valutazione rischi

CHECK

Individuazione degli indicatori e misurazione risultati ottenibili o ottenuti

ACT

Valutazione dei risultati ed ampliamento del campo di applicazione

DO

Individuazione della soluzione e sua implementazione

1

2

3

4


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Per iniziare …

comprendere il problema, ovvero:

Analizzarne le caratteristiche attraverso

Documentazione

Interviste

Riunioni

Tutto ciò che ci permette di CAPIRE

Confrontarsi con il capo (ne esiste sempre uno …) per verificare che quanto capito è quanto ci si aspetta



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Riunione che passione …La riunione


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Per finire …

Tracciare tutte le nostre attività documentando opportunamente le decisioni più critiche ed importanti e cercando di evidenziare vincoli, criticità e contromisure

Farsi validare dai superiori quanto prodotto

La riunione


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… finalmente si può partire

Il Project Charter rappresenta l’ufficializzazione del progetto. E’ composto da una scheda ‘pubblica’ che illustra i motivi scatenanti del progetto, i principali obiettivi, i principali vincoli, i principali rischi

E’ il ‘certificato di battesimo’ del progetto ed ufficializza il Project Manager

Chiarisce a tutti, il perché dell’avvio del progetto

Permettere a tutti di riferirsi in maniera omogenea ed inequivocabileal progetto

Il project charter


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L'intero processo di pianificazione fa ricorso ad un insieme di tecniche e di strumenti che possono essere aggregati per tipologie, corrispondenti ad altrettanti momenti focali dello stesso processo; avremo quindi strumenti di pianificazione:

strutturale – Work Breakdown structure - WBS,organizzativa – Organization Breakdown structure - OBS,Risorse e assegnazione responsabilità – Responsability

Assignment Matrix – RAM,temporale - diagramma di GANTT,dei costi – diagramma dei costi COST STATEMENT.

I passi del PM


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I quattro passi da intraprendere

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1

Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?

Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?

Uff. Gare Uff. Acquisti

Ditta X Ditta Y Ditta Z

Sub-suppliers Uff. Tecnico

OBS progetto

Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione

Cibi Bevande Vettovaglie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Servizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Ufficio ServiziSig. Ulivi

Resp. ProgettoDott. Galante

Passo 3 : RAM – Risorse e assegnazione responsabilità

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 4 : GANTT – I tempi

Passo 5 : COST STATEMENT – I Costi


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Dividere è conquistare

Suddividere il progetto in attività più elementari dando origine alla work breakdown structure - WBS. La scomposizione viene effettuata tenendo conto di una logica di:

“prodotti", che indica come i vari componenti contribuiscono a dare vita al sistema complessivo;

"di attività",che indica i compiti funzionali che devono essere eseguiti per la realizzazione del progetto;

La scomposizione in WBS permette di individuare gli oggetti (o obiettivi) intermedi o finali del progetto.

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1



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Perché la WBS

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1


Per aiutare la gestione del progetto

Per non dimenticare parti di lavoro ed evitare duplicazioni

Per fare chiarezza e trasparenza da subito

Per facilitare la comunicazione tra gli stakeholders

Per permettere a tutti di riferirsi in maniera omogenea edinequivocabile al lavoro da eseguirsi

Per operare aggregazioni di dati elementari (tempi, costi, ricavi,..) sulleparti di lavoro


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Ma con chi si fa il progetto?

La Organization Breakdown Structure permette di individuare lerisorse coinvolte nel progetto. Possono essere interne oppureesterne. L’importante è individuare tutti coloro che ci “farannocompagnia” e che ruolo avranno.

In questa fase si descrive la struttura gerarchica del progetto





OBS progetto

Resp. xxxDr. Angeli

Resp. yyyIng. Antinori

Uff. A

Resp. wwwDr. Bianchi

Resp. zzzD.ssa Baldi

Uff. B

Resp. mmmIng. Mori

Ditta M

Resp. nnnIng. Naselli

Ditta N

Project Manager


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Perché la OBS?





OBS progetto

Per ufficializzare le persone impegnate nella gestione del progetto.

Per facilitare il Project Manager nel lavoro di coordinamento e monitoraggio.

Per responsabilizzare gli ‘attori’ del progetto.

Per migliorare la comunicazione fra le parti in campo.

Per impostare la matrice di responsabilità (RAM) di progetto.


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Chi fa che cosa?Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione


Acquisti


Preparazione

WBS - Cena di gala





Squadra Camerieri




La Responsabilty Assignment Matrix rappresenta l’ufficializzazionedelle responsabilità di progetto.

Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnareuna responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementidi lavoro individuati nella WBS.


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Perché la RAM?Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione


Acquisti


Preparazione

WBS - Cena di gala





Squadra Camerieri




Ufficializzare le responsabilità delle fasi di progetto e degli obiettivi.

Responsabilizzare i protagonisti del progetto.

Sapere in ogni momento chi è il responsabile di un’attività/obiettivo.

Chiarire a tutti i livelli di responsabilità


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Quanto tempo si ha a disposizione?

Un progetto è unico e limitato nel tempo.

Ogni sua attività ha ragione di esistere se misurabile e se porta irisultati attesi nei tempi previsti

Un contributo molto significativo fu espresso dall’americano Henry Gantt (1861-1919): i suoi studi di prograrmmazione delle attività di

cantiere lo portano alla formulazione del diagramma che porta il suo nome, utilizzato per la prima volta nel 1917 dalla Divisione Acquisti

dell’esercito USA

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5



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Perché il GANTT?

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5


Collocare nel tempo le attività di progetto.

Verificare la fattibilità temporale del progetto.

Far conoscere a tutti il quadro generale ed integrato delledate di inizio e fine delle attività di progetto.

Definire le date di inizio, fine ed eventuali milestoneintermedie.

Controllare durante l’avanzamento del progetto gliscostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle datepianificate


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L’aspetto risorse? Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5


Analisi sovraccarico e sottocarico


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Quanto mi costa?

Calcolo budget (e curva ad S dei costi)

Identificazione costi risorse emateriali

Passo 5 : COST STATEMENT – I Costi

Attribuzione costi ad attività


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Il controllo del progetto

Passo 1 : Rilevazione avanzamenti Passo 2 : Approvazione degli avanzamenti Passo 3 : Verifica avanzamento progetto

Passo 4 : CorrezioniPasso 5 : Aggiornamento pianotemporale ed economico a finire

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5


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Il controllo del progetto


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Valorizzare l’esperienza del progetto

Passo 1 : Rilevazione completamento Passo 3 : Valutazione finale progetto

Passo 4 : Ufficializzazione andamento temporale ed economico finale

Passo 5 : Storicizzazione ememorizzazione esperienza

Passo 2 : Approvazione chiusura

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Lesson

Learned


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Esempi


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Esempi


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Devo fare tutto a mano?


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Gli strumenti più conosciuti

Carta e penna, o strumenti tradizionali di office (word,excel, ecc…)GANTT PROJECT (Opensource)

Microsoft Project (marchio registrato)

Il nostro cervello


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Alcuni link utiliwww.pmforum.it

www.pmi.org

www.isipm.org

www.projectmanagement.com

www.managementhelp.com


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ESERCITAZIONI PRATICHE SUL CAMPO


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GRAZIE DELL’ATTENZIONE

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Date post:	05-Dec-2014
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