SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE

VERSO I COLLEGHI RIGUARDO LA FORMAZIONE

ANTONELLADANILA GABRIELLA

COMUNITA’ DI PRATICA

Nell’ambito della “Comunità di pratica” dell’INFN, sono stati elencati alcuni punti di criticità nella gestione dei fabbisogni formativi.

Con lo scopo di correggerli o migliorarli è stato affidato a dei piccoli gruppi un argomento da analizzare.

Quello che qui viene trattato è il seguente tema:SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE

VERSO I COLLEGHI RIGUARDO LA FORMAZIONE

FINALITA’

AL FINE DI ANALIZZARE LA TEMATICA , SI E’ PENSATO DI PORRE UNA SERIE DI DOMANDE AD ESSA CORRELATE AI COLLEGHI REFERENTI.

LA DISAMINA DELLE LORO RISPOSTE PERMETTERA’ UNA VALUTAZIONE PIU’ ADEGUATA DEL PROBLEMA ED EVENTUALMENTE LA POSSIBILITA’ DI PROPORRE AZIONI MIGLIORATIVE.

DESCRIZIONE

La creazione di linee guida comuni a tutte le sezioni/laboratori può favorire:

Dal lato del referente:

Dal lato dell’utente:

Migliorare il grado di soddisfazione ;Aumentare la disponibilità delle informazioni per renderle maggiormente aderenti alle aspettative;Migliorare la capacità di interazione con i referenti.

PERCHE’ E’ IMPORTANTE

Ottenere degli indicatori operativi per: : migliorare la diffusione delle comunicazioni della

formazione presso le strutture dell’INFN;migliorare la qualità dell’offerta formativa generale;Rafforzare la performance del referente;Produrre azioni di cambiamento; proporre soluzioni “ad hoc”,

OBIETTIVI

LE DOMANDE SONO STATE INDIVIDUATE NELL’AMBITO DI 4 TIPOLOGIE DI ARGOMENTI:

COMPRENSIONE DEI BISOGNI FORMATIVI

MODALITA’ DI PROGRAMMAZIONE FORMATIVA

RISPETTO DEI TEMPI DICHIARATI

EFFICACIA DELLA COMUNICAZIONE

LE DOMANDE

CAMPIONE ANALIZZATO

Domande inviate a tutti i referenti Hanno risposto 17 strutture su 27 (63 %) Le percentuali indicate nei grafici sono arrotondate e

calcolate tenendo conto solo del numero di strutture che hanno risposto alla specifica domanda del questionarioAlcune strutture hanno dato risposte multiple, altre

non hanno risposto ad alcune domandeNel caso di risposta multipla la risposta è stata

equidistribuita con un peso normalizzato ad 1.

1. Nella vostra struttura chi propone i corsi formativi:A. Ciascun dipendenteB. Solo i responsabili dei serviziC. Solo i coordinatori dei gruppiD. Solo il direttoreE. Altro …………………………………

2. Le proposte dei corsi formativi sono fatte:A. Autonomamente dai dipendenti/responsabiliB. Su sollecitazione del referenteC. Altro ………………………………….

COMPRENSIONE DEI BISOGNI FORMATIVI

La propositività formativa viene generalmente da ciascun dipendente o Responsabile di servizio, ma spesso va sollecitata.

1. Le richieste di corsi di formazione vengono inserite:A. Dal proponente stessoB. Dal referenteC. Altro …………………………

2. Prima di essere approvate dal Referente/Direttore ed inserite nel piano formativo, le proposte vengono vagliate da:

A. Solo DirettoreB. Dai responsabili di servizio/CoordinatoriC. altro …………………………..

MODALITA’ DI PROGRAMMAZIONE FORMATIVA

L'inserimento in DB si equidistribuisce tra proponente/referente. Le proposte generalmente vagliate da direttore/referente responsabili/coordinatori

1. Nella vostra struttura le date inserite nel piano formativo riguardanti lo svolgimento dei corsi:

A. Vengono rispettateB. Vengono disattese

2. Eventuali cambiamenti sono in genere dovuti:A. Alla ricerca di maggior coinvolgimento del personaleB. Al periodo migliore in relazione ad esigenze di servizioC. A disinteresse del responsabile del corsoD. Altro ……………………………………

RISPETTO DEI TEMPI DICHIARATI

Lo svolgimento rispetto ai tempi dichiarati non appare critico. Se i tempi sono disattesi è perchè spesso le esigenze sono diverse in corso d'anno.

1. La circolazione delle informazioni relative ai corsi di formazione a carattere nazionale , vengono trasmesse:

A. Solo agli eventuali interessati

B. A tutti i dipendenti

C. Altro …………………...……

2. Nella vostra struttura in percentuale quanti sono i dipendenti che partecipano ai corsi di formazione locali e nazionali?:

A. Dirigenti di ricerca/ricercatori 10-40% 40-70% 70-100%

B. Tecnologi 10-40% 40-70% 70-100%

C. Tecnici 10-40% 40-70% 70-100%

D. Amministrativi 10-40% 40-70% 70-100%

3. Nella vostra struttura in percentuale quanti sono i dipendenti che presentano richieste di corsi di formazione locali e nazionali?:

A. Dirigenti di ricerca/ricercatori 10-40% 40-70% 70-100%B. Tecnologi 10-40% 40-70% 70-100%C. Tecnici 10-40% 40-70% 70-100%D. Amministrativi 10-40% 40-70% 70-100%

4. Il piano formativo locale e quello nazionale una volta approvato dalla CNF, viene pubblicizzato:A. Nel consiglio di sezione della struttura /laboratorioB. Comunicato a tutti tramite e- mail C. Solo ai diretti interessati tramite mail D. Solo ai diretti interessati personalmente E. Altro ……………………………………

EFFICACIA DELLA COMUNICAZIONE

L'Informazione relativa a corsi a carattere Nazionale/Locale è prevalentemente indirizzata a tutti. La presentazione dei piani locali/nazionali viene diffusa, e l' interesse viene stimolato.

Partecipazione

Proposte

CONCLUSIONICOMPRENSIONE dei BISOGNI FORMATIVI Scartare degli utenti (proposte formative) prima ancora che arrivino non è esattamente un colpo di genio come strategia. Le proposte finali sono spesso stimolate. Esiste nell'Ente una forza lavoro conscia di bisogni formativi che potrebbero restare inespressi Occorre lavorare su esigenze che non vengono incanalate verso la richiesta finale di formazione

MODALITA' di PROGRAMMAZIONENella metà dei casi analizzati il referente affianca/sostituisce il proponente nell'inserimento nel DB. Le proposte sono vagliate da Direttore/Referente Responsabili/Coordinatori. L'inserimento nel DB viene talvolta fatto dal referente (ma e' meglio affiancare o sostituire?) La mancanza di inserimento nel DB dal proponente stesso viene vissuto come difficoltà di approccio del db .

La semplificazione del DB risulta essere un importante strumento di comunicazione più efficace.

CONCLUSIONIRISPETTO dei TEMPI Il rispetto dei tempi dichiarati non appare critico. Se i tempi sono disattesi è spesso legato a esigenze lavorative sorte in corso d'anno. La necessità di una programmazione temporale antecedente di

molti mesi rispetto al verificarsi degli eventi incide sul rispetto dei tempi. Il disinteresse di alcuni colleghi appare comunque un campo degno

di nota.

EFFICACIA della COMUNICAZIONEInformazione diffusa e specificamente stimolata.Personale Tecnico e Amministrativo più propenso a partecipare forse perché c’è un’ offerta formativa più consona. Anche qui, come nella fase propositiva, appare utilizzata la pratica di richiamare l'attenzione da parte del referente.

CONCLUSIONI VS OBIETTIVI

-MIGLIORARE LA DIFFUSIONE DELLA COMUNICAZIONELe risposte vanno nella direzione della più ampia diffusione delle informazioni: l’utilizzo del mail viene preferito ma anche perché in un ambiente come il nostro , le persone non sono sempre presenti. Il DB è pubblicizzato e utilizzato come strumento a disposizione delle informazioni ma non sempre di semplice lettura. Ad esso si potrebbe affiancare un blog anche ad uso degli utenti finali in cui inserire i possibili commenti o bisogni. Nei consigli di sezione si potrebbero diffondere notizie sullo stato dell’arte e sulle richieste per l’anno successivo (come avviene già in alcune sezioni) ma qui si entra nell’ottimizzazione del lavoro e nell’autonomia date alle singole sezioni /laboratori e molto dipende dai direttori.

-MIGLIORARE LA QUALITA’ DELL’OFFERTA FORMATIVA GENERALEL’utilizzo di strumenti metodologici comuni rileva le necessità prioritarie del momento nonché quella parte di fabbisogno latente che non viene espressa o rilevata.

CONCLUSIONI VS OBIETTIVI

-RAFFORZARE LA PERFORMANCE DEL REFERENTE Il referente sconta la diversità della qualifica professionale e molto spesso viene sentito come passa carte e non come un punto di riferimento . L’attività formativa svolta come residuale non permette un coinvolgimento performante. Lo stimolo della capacità di un’analisi critica del referente consente un miglioramento della qualità della formazione.

-PRODURRE SOLUZIONI AD HOCLa difficoltà di comunicazione risente di fattori esterni quali l’interesse del personale coinvolto.Maggior coinvolgimento del Direttore, schede conoscitive uniche per tutti, riunioni tra responsabili servizi-coordinatori dei gruppi-Direttore – refente potrebbe ottimizzare la comunicazione e progettazione dei corsi formativi.

- PRODURRE AZIONI DI CAMBIAMENTO L’efficacia della comunicazione appare coerente : gli stessi colleghi (ricercatori, tecnologi, tecnici e amministrativi) che sentono la necessità di maggiore formazione sono coloro che partecipano attivamente alle attività proposte. Coinvolgere il restante personale comporta la necessità di cambiamento di percorso con l’introduzione di attività online o di autoapprendimento che meglio rispondano alle specifiche necessità di apprendimento. E’ prioritaria la necessità di una maggiore interazione tra ricerca e formazione.