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“Informe Anual Gobierno Corporativo” Al 31 de Diciembre del 2015 Gerencia
“Informe Anual Gobierno Corporativo”
Al 31 de Diciembre del 2015
Gerencia
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Tabla de contenido
I Parte ................................................................................................................. 4
Disposiciones Generales ............................................................................................. 4
INFORMACIÓN GENERAL DE LA COOPERATIVA ...................................... 4
OBJETIVO ..................................................................................................... 5
ALCANCE ...................................................................................................... 5
DIVULGACION ............................................................................................. 5
REVISION Y ACTUALIZACION .................................................................... 5
II PARTE .............................................................................................................. 6
CONSEJO DE ADMINISTRACION ............................................................................. 6
CONFORMACION ......................................................................................... 6
VARIACIONES DEL ÚLTIMO PERIODO ...................................................... 7
POLÍTICAS CON RESPECTO AL CONSEJO DE ADMINISTRACION ............ 7
III PARTE ............................................................................................................. 8
COMITES DE APOYO ............................................................................................. 8
1. COMITÉ DE VIGILANCIA ....................................................................... 9 Variaciones del Último periodo ............................................................... 10 Funciones del Comité ........................................................................... 10 Remuneración a los miembros del comité .................................................. 11 Aspectos más relevantes del periodo 2015 .................................................. 11
2. COMITÉ DE EDUCACION ..................................................................... 12 Variaciones del Último Periodo ............................................................... 12 Funciones del Comité ........................................................................... 13 Remuneración a los miembros del comité .................................................. 13 Aspectos más relevantes del periodo 2015 .................................................. 13
1. COMITÉ DE AUDITORÍA ...................................................................... 15
2. COMITÉ DE CREDITO ........................................................................... 18
3. COMITÉ DE SEGUIMIENTO DE CARTERA DE CREDITO MOROSA ... 22
4. COMITÉ DE COMPRAS ......................................................................... 25
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5. COMITÉ DE RIESGOS ............................................................................ 27
6. COMITÉ DE TECNOLOGIA DE INFORMACION ................................... 29
7. COMITÉ DE CUMPLIMIENTO .............................................................. 32
IV PARTE ........................................................................................................... 34
OPERACIONES VINCULADAS ................................................................................ 36
V PARTE ............................................................................................................ 37
AUDITORIA EXTERNA ......................................................................................... 37
VI PARTE ........................................................................................................... 37
ESTRUCTURA DE PROPIEDAD .............................................................................. 37
VII PARTE .......................................................................................................... 37
APROBACIÓN DE ESTE INFORME .......................................................................... 37
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I Parte
Disposiciones Generales
INFORMACIÓN GENERAL DE LA COOPERATIVA
La Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Trabajadores del Sector Público Costarricense y las Empresas del Sector Salud R.L., (en adelante la cooperativa), se constituyó el 27 de mayo de 1971, siendo reconocida legalmente el 4 de agosto de 1971, mediante resolución C-0259, en cumplimiento de lo dispuesto por los artículos 318 del Código de Trabajo y 74 de la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social, su cedula jurídica es 3-004-045110.
Las oficina principal se encuentra localizada en Avenida 8, calles 5 y 7, San José, cuenta con cuatro sucursales, distribuidas de la siguiente manera: una ubicada diagonal al Hospital San Vicente de Paul en Heredia, Costa Rica, otra en el Roble de Puntarenas, otra en el Mall Multicentro en Desamparados y la última en Liberia, Guanacaste. Además de los fines establecidos por la Ley de Asociaciones Cooperativas, la cooperativa es un intermediario financiero, no tiene cajeros automáticos propios y su página web es www.coopecaja.fi.cr. Al cierre del mes de diciembre de 2015 tenía 138 colaboradores.
Al cierre de 2015 se contaba con 22663 asociados activos en la cooperativa.
La cooperativa está conformada según la Ley de Asociaciones Cooperativas por la Asamblea General de Delegados, la cual nombra por periodos de 2 años a un Consejo de Administración.
El número de la central telefónica es el 2542-1000 y el fax 2221-4168.
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OBJETIVO
El presente informe tiene como objetivo principal dar a conocer a los asociados de la cooperativa y al público en general la conformación de la estructura de la cooperativa, para entender de forma amplia y completa la gobernanza existente en la misma.
ALCANCE
Este informe incluye los aspectos más relevantes de cada uno de los comités de la Cooperativa, así como de su Consejo de Administración en el periodo 2015.
DIVULGACION
Este informe debe ser comunicado y divulgado entre el personal y los asociados de COOPECAJA por todos los medios posibles y debe incorporarse en la página Web oficial de la cooperativa.
REVISION Y ACTUALIZACION
El Consejo de Administración es el responsable de mantener actualizado el Código de Gobierno Corporativo y velar por que se revise por lo menos una vez al año. Para este propósito, se establece como norma que la comisión nombrada anualmente por el Consejo de Administración para ejecutar la Autoevaluación Cualitativa exigida por la normativa respectiva de la SUGEF, debe incorporar dentro de su plan de trabajo, una revisión del cumplimiento del presente Código y proponerle a Consejo eventuales ajustes y/o actualizaciones.
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II PARTE
CONSEJO DE ADMINISTRACION
CONFORMACION
Este órgano colegiado consta de 9 miembros, de los cuales 7 son propietarios y 2 suplentes y está conformado de la siguiente forma:
Nombre del director Número de
identificación
Cargo en el Consejo de
Administración
Fecha de último nombramiento
Jose Luis Loría Chaves 1-0501-0789 Presidente Mayo 2015
María Ángela Arias Marín 1-0377-0280 Vice-Presidente Mayo 2015
Kleiber Rojas Varela 1-1013-0638 Secretario Mayo 2014
Manuel Cerdas Angulo 6-0110-0166 Primer Vocal Mayo 2015
Álvaro Muñoz Fonseca 1-0352-0820 Segundo Vocal Mayo 2014
Robert Harbottle Quirós 1-0792-0331 Tercer Vocal Mayo 2014
Luis Montero Castillo 7-0068-0499 Cuarto Vocal Mayo 2014
Ronald Elizondo Monge 1-0624-0084 Primer Suplente Mayo 2015
Mayra Soto Hernández 1-0319-0058 Segundo Suplente Mayo 2015
En las sesiones del Consejo de Administración participan el Gerente General y Sub Gerente, ellos con voz, pero sin voto. No existen miembros independientes y ninguno de los miembros del Consejo de Administración asume cargos de administración o directivos en otras entidades que formen parte de un mismo grupo vinculado.
El Consejo de Administración realizó las siguientes sesiones durante el periodo 2015:
Ø Ordinarias: 36
Ø Extraordinarias: 13
Ø Acuerdos Tomados: 349
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VARIACIONES DEL ÚLTIMO PERIODO
Las variaciones que se produjeron en el último periodo se muestran a continuación:
Nombramientos
Nombre del director Número de
identificación Fecha de
nombramiento
Jose Luis Loría Chaves 1-0501-0789 Mayo 2015
María Ángela Arias Marín 1-0377-0280 Mayo 2015
Manuel Cerdas Angulo 6-0110-0166 Mayo 2015
Ronald Elizondo Monge 1-0624-0084 Mayo 2015
Mayra Soto Hernández 1-0319-0058 Mayo 2015
Se presentaron los siguientes retiros de miembros, estas salidas se dieron en las votaciones de mayo del 2015.
Salidas
Nombre del director Número de
identificación Fecha de Salida
Pedro Escalante Ocampo 6-0207-0035 Mayo 2015
POLÍTICAS CON RESPECTO AL CONSEJO DE ADMINISTRACION
Con respecto a las políticas sobre conflicto de interés, en el Código de Gobierno Corporativo aprobado por el Consejo de Administración en sesión extraordinaria N° 194 realizada el 20/11/09 en su artículo 10° establece los siguientes requisitos de los directores, en los incisos d, f y g:
“d. No estar nombrado en algún otro puesto de dirigencia en otra institución financiera, con excepción de que esté representando a la cooperativa en alguna de éstas.
f. No podrá ocupar cargos como empleado de la cooperativa durante el período para el cual fue elegido, ni durante el año posterior a la cesación de sus funciones.
g. No tener parentesco de consanguinidad o afinidad hasta segundo grado entre sí con otros directivos y empleados vigentes de la cooperativa. “
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Consejo de Administración en el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
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“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
La política interna sobre rotación de los miembros del Consejo se encuentra especificada en el Código de Gobierno Corporativo en el artículo 18° de rotación y sucesión de directores donde se indica:
“Lo referente a la rotación y sucesión de los miembros del Consejo de Administración están establecidos en la Ley de Cooperativas y los estatutos, de donde se desprende que los directores del Consejo de Administración pueden ser reelectos indefinidamente y los procesos eleccionarios en las Asamblea Generales de Delegados son democráticos y bajo la supervisión de un Tribunal Electoral y de acuerdo a lo que establecen los estatutos.”
III PARTE
COMITES DE APOYO
En la cooperativa los comités de apoyo se dividen en tres grandes áreas:
Los establecidos propiamente de la Ley de Asociaciones Cooperativas y vía estatutos son:
Ø Comité de Vigilancia
Ø Comité de Educación
Los conformados por regulaciones normativas como SUGEF y la Ley 8204:
Ø Comité de Cumplimiento
Ø Comité de Riesgos
Ø Comité de Tecnología de Información
Ø Comité de Auditoria
Los conformados por funcionamiento interno de la cooperativa:
Ø Comité de Seguimiento de Cartera de Crédito Morosa
Ø Comité de Compras
Ø Comité de Crédito
Ø Comité de Continuidad de Negocio
Estos comités no toman decisiones por sí mismos, a excepción del comité de crédito, compras y seguimiento de cartera que si aprueban algunas solicitudes, por lo general y en la mayoría de los casos la función de éstos es recomendar al Consejo de Administración para que sea dicho órgano el que tome las decisiones pertinentes.
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Las políticas para la selección, nombramiento y destitución de los miembros de los comités de apoyo han sido definidas por el Consejo de Administración de manera formal en los manuales de los diferente comités, y los directores se han postulado según sus aptitudes en los diferentes comités; no existe en la entidad una política interna sobre rotación para los miembros de los comités de apoyo.
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros de los Comités con respecto a los directores que participan del Consejo de Administración en el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
El personal de la cooperativa (colaboradores) no es remunerado de forma adicional por la asistencia a estas reuniones.
Con relación a las políticas aprobadas por la entidad mediante las cuales los miembros de los comités de apoyo se ven obligados a abstenerse a votar o participar en las reuniones del comité, o inclusive a dimitir de su nombramiento, en cada descripción de los comités se tocara el tema según el reglamento respectivo.
A continuación se presenta la información de los comités de apoyo que están conformados en la cooperativa.
1. COMITÉ DE VIGILANCIA
Consta de 5 miembros elegidos por Asamblea General de Delegados, no tiene miembros independientes y está conformado de la siguiente forma:
COMITÉ DE VIGILANCIA
Nombre Número de
identificación del director
Cargo Fecha de último nombramiento
Luis Bolaños Guzmán 1-0901-0898 Presidente Mayo 2015
Mora Poveda Juan Pablo 1-1164-0782 Vice-Presidente Mayo 2014
Fonseca Rodriguez Jose Francisco
1-0923-0885 Secretario Mayo 2014
Porfirio Martínez Menchaca 159100062235 Primer Vocal Mayo 2014
Johanna González Alfaro 7-0169-0191 Segundo Vocal Mayo 2015
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Variaciones del Último periodo
Las variaciones que se produjeron en el último periodo se muestran a continuación:
Nombramientos
Nombre del director Número de
identificación Fecha de
nombramiento
Luis Bolaños Guzmán 1-0901-0898 Mayo 2015
Johanna González Alfaro 7-0169-0191 Mayo 2015
Se presentaron los siguientes retiros de miembros.
Retiros
Nombre del director Número de
identificación Fecha de Salida
Edgar Leal Cordero 6-0155-0976 Mayo 2015
Funciones del Comité
En cuanto a las funciones del Comité de Vigilancia según el artículo 49 de la Ley de Asociaciones Cooperativas N° 4179 y sus reformas, dice:
”Corresponderá al Comité de Vigilancia el examen y la fiscalización de todas las cuentas y operaciones realizadas por la cooperativa. También deberá informar a la asamblea lo que corresponda. “
Concordante con lo anterior, en el artículo 72° del estatuto orgánico de la cooperativa también se estipula las siguientes funciones:
a. Comprobar la exactitud de los balances e inventarios de todas las actividades económicas de la cooperativa, ajustándose a lo indicado en el artículo 49 de la ley 4179 y sus reformas.
b. Cerciorarse de que todas las actuaciones del Consejo de Administración, el Gerente y los Comités, estén de acuerdo con la ley, los estatutos y reglamentos, denunciando ante la asamblea cualquier violación que se cometa.
c. Solicitar al Gerente la convocatoria a la asamblea para resolver problemas relacionados con el campo de sus actividades.
d. Proponer a la asamblea la expulsión de los colaboradores o asociados que hayan
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cometidos actos lesivos a los intereses de la cooperativa. Los cargos deberán ser debidamente fundamentados por escrito.
e. A efecto de cumplir adecuadamente con sus funciones, podrá solicitar al Consejo de Administración la contratación de personal técnico en contabilidad por cuenta de la cooperativa.
Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de Vigilancia Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones
ARTÍCULO 36: Las votaciones pueden ser de tres clases: a. De viva voz
b. Nominales
c. Secretas
Asimismo, los Directores tienen la facultad de razonar su voto, según se indica en el artículo 17 de este Reglamento. Para que una votación se realice en forma nominal debe ser presentada y aprobada una moción de orden. ARTÍCULO 37: Los Directores están obligados a emitir su voto afirmativa o negativamente. Una abstención se considerará como un voto negativo al asunto en discusión.
Aspectos más relevantes del periodo 2015
En cumplimiento con el artículo N° 73 del estatuto orgánico, este comité se reúne por lo menos dos veces al mes en sesión ordinaria y en sesiones extraordinarias cuando las circunstancias así lo ameriten.
En el 2015 se reunieron 36 veces de forma ordinaria y 12 extraordinariamente en donde se tomaron 99 acuerdos y los aspectos más relevantes del quehacer de este comité durante el 2015 se resumen a continuación:
Diagnóstico de la situación del sector financiero del país
Ø Diagnóstico del sector financiero cooperativo del país
Ø Diagnóstico de situación financiera de Coopecaja
Ø Propuesta de contenido de aspectos financiero-contables
Ø Seguimiento de denuncias
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Ø Proyectos de la cooperativa
Ø Proyecto Edificio
Ø Proyecto CORE Bancario
Ø Proyecto apertura de sucursales
Ø Gestión de la Cooperativa
Ø Estrategia de la Cooperativa
Ø Reservas de Educación y de Bienestar Social
Ø Gestión de los Órganos Sociales
Ø Gestión Recursos Humanos
Ø Gestión de Tecnologías de la Información
Ø Gestión de Riesgos.
2. COMITÉ DE EDUCACION
Consta de 5 miembros elegidos por Asamblea General de Delegados, no tiene miembros independientes y está conformado de la siguiente forma:
COMITÉ DE EDUCACION
Nombre del director Número de
identificación del director
Cargo Último nombramiento
Lorenzo Chacón Arrieta 2-0545-0643 Presidente Mayo 2015
Leroy Bennett Grant 7-0039-0544 Vicepresidente Mayo 2014
Josefa Mendoza Martínez 5-0182-0885 Secretaria Mayo 2015
Johnny Castro García 1-0877-0641 Primer Vocal Mayo 2014
Silvia Navas Orozco 1-0649-0941 Segundo Vocal Mayo 2015
Variaciones del Último Periodo
Nombramientos
Nombre del director Número de
identificación Fecha de
nombramiento
Silvia Navas Orozco 1-0649-0941 Mayo 2015
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Se presentaron los siguientes retiros de miembros.
Retiros
Nombre del director Número de
identificación Fecha de Salida
Sandra Durán Briceño 1-0482-0608 Febrero 2015
Se presentó el fallecimiento de la Presidenta del Comité de Educación en Febrero de 2015, por lo que el comité se mantuvo con cuatro directores hasta las elecciones de mayo 2015.
Funciones del Comité
Según el artículo 50° de la Ley de Asociaciones cooperativa N° 4179 y sus reformas, corresponde al Comité de Educación y de Bienestar Social:
“a) Asegurar para los asociados de la cooperativa y personas que quieran ingresar a ella, las facilidades necesarias para que reciban educación cooperativa y amplíen sus conocimientos sobre esta materia, por todos los medios que juzgue convenientes; y
b) Redactar y someter a la aprobación del Consejo de Administración, proyectos y planes de obras sociales de los asociados de la cooperativa y de sus familias, y poner en práctica tales programas.”
Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de Educación Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Aspectos más relevantes del periodo 2015
Para atender las responsabilidades encomendadas por la ley y los estatutos, este comité se reunió ordinariamente en 43 ocasiones y 7 extraordinaria durante el periodo 2015.
Las funciones divididas por área del Comité de Educación según su plan de trabajo del 2015 son las siguientes:
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ü 400 incentivos estudiantiles de 100 mil colones cada uno ü 450 paquetes escolares para estudiantes de primaria, secundaria y universidad, según su nivel
académico. ü Atención de más de 120 casos, desde las modalidades de compra de medicamentos, desastre
natural y asistencia social del programa de Ayudas de Bienestar Social. ü Más de 1000 participantes en eventos de formación en educación cooperativa y
financiera. ü 480 personas capacitadas en sus centros de trabajo bajo la temática de Salud Financiera. ü 30 centros de trabajo dotados con electrodomésticos, equipos de audio y video, a través
del sistema de Donaciones a Centros de trabajo.
Cumplimiento e inversión realizada En términos de ejecución, el plan de trabajo se resume del siguiente modo:
ACTIVIDAD Distribuciónaprobada ReservaEducación AplicadoDic2015 %Usodelpresupuesto Propuesta2016
Programadecapacitaciónadelegados 15% ₡19,000,000.00 ₡16,470,375.00 87%
Programadecapacitaciónaasociados 18% ₡22,650,000.00 ₡11,050,000.00 49% Ajustarproyectos
Programadematerialeseducativos 17% ₡21,500,000.00 ₡17,803,190.00 83%
Programadegestioneseducativas 12% ₡15,000,000.00 ₡21,500,000.00 143%Programacapacitacióntécnicaadirectoresyfuncionarios
24% ₡30,000,000.00 ₡5,445,454.00 18% Disminuirpartidayreforzar
Programadecampamentosparaeducacióncooperativa 12% ₡15,000,000.00 ₡11,186,000.00 75%
Sub-total ₡123,150,000.00 ₡83,455,019.00 68%
Desastresnaturales 20% ₡50,000,000 ₡8,350,000 17% Bajarpartida
Gastosporfallecimiento* 40% ₡250,000,000 ₡249,179,168 100% Aumentarpartida
Donaciones 20% ₡20,000,000 ₡4,715,600 24% Bajarpartida
Becas 10% ₡50,000,000 ₡43,069,000 86% Listo
ResponsabilidadSocial 10% ₡35,000,000 ₡26,328,500 75% Ajustarmontoaproyectos
Sub-total ₡405,000,000 ₡331,642,268 82%
ReservaEducación
ReservaBienestarsocial
TOTAL ₡454,792,268 Fuente: Departamento Comercial, 2015.
Bajo dicha ejecución, es importante mencionar la puesta en práctica de algunos de los proyectos como:
ü Campamentos Reto Extremo: Se celebraron cuatro eventos bajo la modalidad de educación cooperativa, salud financiera, trabajo en equipo y modelos para el éxito personal. Los eventos celebrados en los meses de Enero y Julio reúnen a más de 250 niños y jóvenes.
ü Celebraciones de Días Únicos: En beneficio de las familias de nuestros asociados, se brindaron capacitaciones sobre las habilidades como padres, la creatividad como motor del desarrollo y el disfrute de la vida durante la vejez. En conjunto con la organización “Enfoque a la Familia”.
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ü Gira de promotores tras inundaciones en la Zona Atlántica: Durante los primeros días del mes de Julio se valoró la situación de más de 30 familias en la provincia de Limón. Quienes producto de las fuertes lluvias sufrieron daños en sus viviendas.
ü Voluntariados institucionales: Como retribución positiva hacía nuestros grupos de interés y entorno, durante el 2015 se realizaron cuatro eventos de voluntariado entre los que se incluyen la visita al Hogar de Ancianos de Acosta, Colaboración con el Día Mundial de la Drepanocitosis, Colecta de Juguetes Navidad Azul y Donación de Sangre.
ü Apertura de Mujer Emprendedora: Un primer taller para asociadas con iniciativas de
negocio que puedan brindarles desarrollo profesional e ingresos adicionales.
ü Seminario para el Fomento de las Habilidades Blandas en delegados: Manejo práctico de la comunicación asertiva, negociación, empatía y la autocorrección. Asimismo, se brindó información actualizada sobre las razones que hacen de Coopecaja, una gran cooperativa.
ü Fomento del reciclaje: Durante el año 10 centros de trabajo fueron dotados con estaciones
ecológicas para el adecuado manejo de los desechos. Con el objetivo de fomentar una cultura del reciclaje.
ü Publicación de materiales educativos: Una nueva versión del Manual del Delegado junto a la primera edición del Libro de Educación Cooperativa Infantil se editaron en el 2015. Asimismo, se creó el boletín Educa-Acción, el cual permite informar a la población asociada sobre las distintas iniciativas educativas y de Responsabilidad Social del Comité de Educación y Bienestar Social.
1. COMITÉ DE AUDITORÍA
El Comité de Auditoría está integrado de la siguiente forma: cuatro directores del Consejo de Administración y el Presidente del Comité de Vigilancia. También participan regularmente en las sesiones del Comité sin derecho a voto, el Gerente General, Sub Gerente, Jefe Financiero, el Auditor Interno y el Oficial de Riesgos.
COMITÉ DE AUDITORÍA
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
Luis Montero Castillo 7-0068-0499 Presidente Mayo 2014
Kleiber Rojas Varela 1-0352-0820 Secretario Mayo 2014
Alvaro Muñoz Fonseca 1-0352-820 Vocal 1 Mayo 2014
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Luis Bolaños Guzmán 1-0901-0898 Vocal 2 Mayo 2015
Jose Luis Loría Chaves 1-0501-0789 Vocal 3 Mayo 2015
Gerente y o Subgerente N/A Invitado N/A
Jefe Financiero N/A Invitado N/A
Auditor N/A Invitado N/A
Funciones del Comité En el artículo 21° del Código de Gobierno Corporativo especifica las funciones del Comité de Auditoría:
a. Propiciar la comunicación entre los miembros del Consejo de Administración, el Gerente General, la Auditoría Interna, la Auditoría Externa y los entes supervisores.
b. Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.
c. Proponer al Consejo de Administración, en caso de vacante, los candidatos para Auditor Interno.
d. Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la Auditoría Interna.
e. Proponer al Consejo de Administración la designación de la firma auditora o el profesional independiente y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento por parte de estos de los requisitos establecidos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.
f. Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión al Consejo de Administración, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.
g. Revisar y trasladar al Consejo de Administración los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia.
h. En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar al Consejo de Administración un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmado por el Contador General y el Gerente General.
i. Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formulen el Auditor Externo, el Auditor Interno y la SUGEF.
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j. Proponer al Consejo de Administración el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte de los miembros del respectivo cuerpo colegiado.
k. Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos y auditados.
l. Evitar los conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma de contadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa.
m. Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a las funciones aquí señaladas, debe rendir un reporte semestral sobre sus actividades al Consejo de Administración.
Remuneración a los miembros del comité: Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de Auditoría, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones
Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 21 del Reglamento del comité especifica:
VOTACIONES Y ACUERDOS Las votaciones y acuerdos del comité se regirán por los siguientes lineamientos: a. El comité es un cuerpo colegiado y por lo tanto sus decisiones deben ser tomadas como tales.
b. Ningún miembro puede arrogarse la representación del comité, ni actuar o tomar decisiones en su nombre.
c. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de votos.
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Aspectos más relevantes del periodo 2015 Este comité realizó 12 sesiones ordinarias en el periodo 2015 y los aspectos de mayor relevancia analizados fueron los siguientes:
Ø Análisis de estados financieros trimestrales del periodo 2015. Ø Revisión de gastos administrativos de periodos anteriores. Ø Análisis de informes de la Auditoría Interna. Ø Análisis y deliberación respecto de los Estados Financieros Auditados. Ø Solicitudes a la unidad de riesgo según conveniencia del negocio. Ø Análisis de Indicadores normativos. Ø Conformación del comité periodo Junio 2015-Mayo 2016.
Ø Análisis de resultados. Ø Ejecución presupuestaria. Ø Revisión de flujos de efectivo. Ø Revisión de reservas. Ø Análisis de cartera de crédito Ø Análisis de cartera de crédito Cesantía Ø Análisis de recomendaciones de los informes de Auditoría Interna. Ø Análisis del fondo Cooperativo Contingente. Ø Análisis del informe financiero elaborado por el comité de Vigilancia. Ø Solicitudes a gerencia sobre diversos temas del negocio. Ø Selección del Despacho de Auditores Externos
2. COMITÉ DE CREDITO
Lo integran 2 miembros del Consejo de Administración, un representante de la Administración, la Jefatura del Área de Crédito y Plataforma de servicios ambos como asesores. No posee miembros independientes.
COMITÉ DE CRÉDITO
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último
nombramiento
María Ángela Arias Marín 103770280 Presidente Mayo 2015
Mayra Soto Hernández 103190058 Secretaria Mayo 2015
19
Ronald Elizondo Monge 106240084 Secretario Mayo 2015
Jefe Financiero N/A Voz y Voto N/A
Jefe de Crédito N/A Asesor N/A
Encargado de Plataforma N/A Asesor N/A
Funciones del Comité Según el reglamento respectivo, las funciones de este comité son las siguientes:
a. Mantener el libro de actas al día
b. Informar al Consejo de Administración cuando menos trimestralmente sobre los créditos aprobados por este comité.
c. Revisar el Reglamento de Crédito al menos dos veces al año, o de acuerdo con las necesidades de la organización.
d. Plantear ante el Consejo de Administración políticas claras y precisas que definan los criterios bajo los cuales la cooperativa otorga los créditos a sus asociados, siguiendo las mejores prácticas establecidos por los organismos que regulan la actividad de intermediación financiera en el país.
e. Tomar las decisiones que le competen de conformidad con la ley y los estatutos dentro del marco normativo para la administración de la cartera.
Remuneración a los miembros del comité Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de Crédito, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 10 del Reglamento del comité especifica:
VOTACIONES
Todos los miembros descritos en el artículo 4° tienen derecho a voto. Los acuerdos se tomaran por mayoría simple de votos. Los funcionarios que fungen como asesores tendrán derecho a vos pero no a voto.
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Aspectos más relevantes del periodo 2015 Se realizaron 34 sesiones durante el 2015. En el siguiente cuadro se detallan las sesiones por mes como los casos defendidos por mes:
Resumen de las operaciones aprobadas por el Comité de Crédito periodo 2015 (millones de colones)
Mes Aprobado por mes Número de sesión Cantidad de sesiones
en el mes N. casos presentados
Enero ₡68 591-592 2 3 Febrero ₡23 593 1 2 Marzo ₡67 594-595 2 4 Abril ₡488 596-597-598 3 25 Mayo ₡411 599-600 2 22 Junio ₡352 601-602 2 20 Julio ₡405 603-604-605-606 4 24 Agosto ₡550 607-608-609 3 27 Setiembre ₡675 610-611-612-613 4 39 Octubre ₡541 614-615-616-617 4 25 Noviembre ₡487 618-619-620-621 4 28 Diciembre ₡412.0 622-623-624 3 25 Totales ₡4,479.36 34 244
Colocado periodo 2015 ₡58,257
20,194
Lo aprobado por el Comité de Crédito corresponde al 7.7% de lo colocado periodo 2015 7.7% 1.2%
Del total de soluciones aprobadas por este comité, un 18% corresponden a créditos hipotecarios, 3% créditos de globalización de deudas con fiador y el restante 79% en otras líneas de crédito diversas; en total se aprobaron ₡4.479 millones durante el año. Del total de la colocación a los asociados, existe una representación de un 49% a funcionarios de la CCSS, 23% en el sector pagado por Integra, 5% a funcionarios del Poder Judicial; el porcentaje restante se distribuyó entre asociados de instituciones con convenio de deducción de planilla. Para incentivar la colocación en los últimos cinco meses del periodo 2015, la Gerencia autorizó disminuir la tasa de interés en la línea de primer ingreso y en la de refundición, en el mismo periodo entra en vigencia una reforma a la Normativa SUGEF 1-05, en donde establece que para toda nueva operación crediticia se debe hacer pública la consulta en el Centro de Información Crediticia por parte de la entidad autorizada.
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En el periodo 2015 se replanteó la estrategia de colocación para reducir la concentración de crédito sin fiador, sin deteriorar el servicio a los asociados. Al cierre de este periodo el indicador de la concentración en las líneas solo título valor se mantiene en 78.42%. El resultado del año que recién terminó fue productivo para nuestra cooperativa, esto debido al apoyo brindado por la administración, cuerpo directivo y claro por nuestro personal que está al frente de la atención de nuestros asociados. Otros aspectos Relevantes son:
Ø Se analizaron y revisaron garantías de los créditos hipotecarios, en relación con los criterios de los peritos valuadores y asesoría notarial.
Ø El otorgamiento de crédito se basó siempre en la política de minimizar el riesgo, para garantizar la recuperación de los créditos concedidos.
Ø El destino de cada una de las operaciones aprobadas en este comité, en términos generales contribuyó al desarrollo de actividades productivas, cubrir necesidades básicas de salud, reparación de vivienda y gastos personales del asociado.
Ø Asimismo, según lo indica el artículo 6° del Reglamento de Crédito, este comité realizó las recomendaciones pertinentes a los créditos de los directores, sus familiares y del personal administrativo, grupo vinculado, según lo Establecido en el estatuto de la cooperativa y normativa vigente.
Otros aspectos Relevantes son:
Ø Se analizaron y revisaron garantías de los créditos hipotecarios en relación con los criterios de los peritos valuadores y asesoría notarial.
Ø El otorgamiento de crédito se basó siempre en la política de minimizar el riesgo, para garantizar la recuperación de los créditos concedidos.
Ø El destino de cada una de las operaciones aprobadas en este comité, en términos generales contribuyó al desarrollo de actividades productivas, cubrir necesidades básicas de salud, reparación de vivienda y gastos personales del asociado.
Asimismo, según lo indica el artículo 6° del Reglamento de Crédito, este comité realizó las recomendaciones pertinentes a los créditos de los directores, sus familiares y del personal administrativo, grupo vinculado, según lo Establecido en el estatuto de la cooperativa y normativa vigente
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3. COMITÉ DE SEGUIMIENTO DE CARTERA DE CREDITO MOROSA
Está conformado por 2 representantes del Consejo de Administración, la Sub Gerencia y la Jefatura del Área de Crédito, la Jefatura del Área de Cobros, quien funge como Coordinadora, el Auditor Interno participa en este comité con derecho a voz, pero no a voto. No tiene miembros independientes.
COMITÉ DE SEGUIMIENTO DE CARTERA DE CREDITO MOROSA
Nombre del miembro Número de
Identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
María Ángela Arias Marín 1-0377-0280 Presidente Mayo 2015
Manuel Cerdas Angulo 6-0110-0166 Vicepresidente Mayo 2015
Ronald Elizondo Monge 1-0624-0084 Secretario Mayo 2015
Robert Harbottle Quirós 1-0792-0331 Vocal I Mayo 2014
Gerente y o Sub Gerente N/A Vocal II N/A
Jefe de Crédito N/A Invitado N/A
Jefe de Cobro N/A Coordinadora N/A
Auditor N/A Invitado N/A
Funciones del Comité Este comité tiene las siguientes funciones y facultades detalladas en el artículo 7° de su reglamento:
a. Presentar para su ratificación al Consejo de Administración sobre la aplicación de créditos consideradas de difícil recuperación al Fondo Cooperativo Contingente y estimación creadas para tal fin, tomando en consideración las regulaciones y normas establecidas y siguiendo criterios de profesionales sobre el costo beneficio para la cooperativa, en forma trimestral.
b. Recomendar políticas y procedimientos para la administración de la cartera crediticia y utilizar los modelos que estime convenientes para llevar a cabo la medición y el control.
c. Informar al Consejo de Administración al menos trimestralmente sobre la aplicación de las operaciones de crédito que se trasladaron a las estimaciones y al Fondo Cooperativo Contingente.
d. Externar criterio a la administración sobre los efectos que se podrían producir, en caso de que exista alguna política aprobada en los reglamentos de crédito y cobro que afecten la buena marcha de la cooperativa.
e. Solicitar información adicional a las jefaturas que correspondan, al Oficial de Riesgo o al Oficial de Cumplimiento, según se requiera y de conformidad con lo establecido en el presente reglamento.
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f. Dar seguimiento cada seis meses a los créditos trasladados a cuentas de orden.
g. Analizar la clasificación de la cartera e informes mensuales confeccionados por la jefatura del Departamento de Cobros con el fin de evaluar los comportamientos en cada categoría y dar las recomendaciones pertinentes.
h. Analizar otros informes que se consideren necesarios.
i. Las demás funciones que las leyes y reglamentos le asignen.
Remuneración a los miembros del comité Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros de este comité, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 6 del Reglamento del comité especifica:
“Del quórum de reunión y de votación. El quórum estará conformado por lo menos con tres miembros del comité de los cuales uno debe ser miembro del Consejo de Administración. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple. En caso de empate y después de una segunda votación, en la cual el Director presidente ejercerá el voto de calidad que vale por dos.”
Aspectos más relevantes del periodo 2015 Durante todo el año el Comité de Seguimiento revisa los informes presentado de la morosidad y las variables que afectan directamente la cartera de crédito, para ello se examinan: Morosidad por categoría En este tipo de análisis nos permite determinar la diferencia entre un mes a otro en una misma categoría y también se realiza la revisión de los motivos que provocaron el aumento o la baja en cada una de ellas. Aumento y disminución de la morosidad por mes
Este análisis permite determinar el monto que disminuyó y aumentó realmente la morosidad para medir este comportamiento.
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Comportamiento de la cartera de crédito vrs morosidad
En cada reunión se presenta la disminución o aumento de la cartera de crédito y los aspectos relevantes que provocaron estos resultados además de la morosidad, los movimientos realizados y la gestión de cobro ejecutada. Morosidad por institución.
Coopecaja al tener asociados de 68 instituciones tiene una segmentación del mercado en diferentes variables, por lo que para el Comité de Seguimiento de Cartera de Crédito Morosa tener claro la morosidad por institución mensualmente se revisa el comportamiento de ésta y se trata de identificar alertas o comportamientos generales para la toma de decisiones.
Motivos de la morosidad
En la gestión que realiza el Área de Cobro cada mes verifica caso por caso cuál es el motivo por el cual se encuentra la personas morosas, y que genera que no pueda pagar sus cuotas puntualmente.
La Jefatura de ésta área presenta al comité el resumen del estudio realizado cada mes, presentándolo gráficamente o en cuadro; de esta forma el comité determina si hay un motivo en especial que merezca un estudio más profundo y la toma de decisiones en el análisis del crédito.
Aplicación de la Reserva de Bienestar Social
Como política de la Cooperativa a las personas que fallecen y tienen créditos se cancelan con la Reserva de Bienestar Social y se les devuelve el capital social a los beneficiarios, por lo que en el año 2015 se cancelaron ¢268.190.838,33.
Arreglos de pago.
En este tema la Jefe del Área de Cobro como encargada y coordinadora presenta al Comité de seguimiento un informe de los casos analizados y aprobados según la normativa y reglamento diseñado para tal fin.
El comité revisó la información general al 31 de diciembre de los casos presentados al Comité de Arreglos de pago a fin de mejorar la situación del asociado. En 6 sesiones el Comité buscó las opciones favorables para el asociado aprobando un total de 8 solicitudes. Incobrabilidad por medio del Fondo Cooperativo Contingente
Los créditos calificados como incobrables por agotarse el proceso de cobro administrativo, ya que no tienen fiadores, no poseen bienes ni salario que embargar, son ingresadas en cuentas de orden las cuales son monitoreada cada seis meses, por lo que en el año 2015 se aplicó este fondo a ¢ 902,651,906,30 Incobrabilidad por medio de la Estimación para incobrables
El Comité de Seguimiento hace una revisión de la normativa 1-05, para profundizar referente a la estimación estructural y con el fin de tomar decisiones de cartera de crédito que se encuentra en clasificación E estimada al 100%
Para esto se toma como base el artículo 20 bis que dice “La entidad debe contar con políticas y procedimientos aprobados por su Junta Directiva u órgano equivalente para el caso en que necesite liquidar operaciones de crédito contra la estimación individual correspondiente”.
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Todos los meses se realiza un análisis de la categoría E con el fin de aplicar lo establecido en la normativa donde indica que las operaciones que se encuentren en esta categoría deben ser estimadas al 100%. En el 2015 fueron pasadas por la estimación un total de ¢544.900.212,89, y por la estimación de cesantía ¢ 21.640.806,12
Estudio de casos en cobro judicial.
Dentro del informe de cobro judicial presentado por la Jefatura del Área de cobro con base en información de los abogados que llevan los procesos para la cooperativa; se realiza una evaluación, donde uno de los motivos que más afectan el proceso de embargo ya sea sobre bienes o salarios, es la poca información con que se cuenta, ya que las direcciones son inexactas, o se desconoce el lugar de trabajo de las personas, por lo que se ve perjudicado grandemente el proceso de Notificación.
4. COMITÉ DE COMPRAS
Este comité se constituyó mediante acuerdo del Consejo de Administración tomado en la sesión N° 1053 del 30 de julio del 2010, por medio del cual se reformó el Reglamento de Compras de tal forma que todas aquellas compras o contrataciones de bienes y servicios superiores a ¢4.000.000 que es el límite autorizado para la Gerencia General se trasladan a este comité, para su análisis y toma de decisiones respectiva.
Este comité está integrado por tres directores del Consejo de Administración, la Gerencia, Sub Gerencia y el Encargado del Área Administrativa como Coordinador. No tiene miembros independientes.
COMITÉ DE COMPRAS
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo dentro del
Comité Fecha último
nombramiento
Alvaro Muñoz Fonseca 1-0352-0820 Presidente Mayo 2014
Gerente y o Sub Gerente N/A Secretario N/A
Robert Harbottle Quirós 1-0792-0331 Vocal I Mayo 2014
Mayra Soto Hernández. 1-0319-0058 Vocal II Mayo 2015
Encargado Administrativo N/A Asesor N/A
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Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros de este comité, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Aspectos más relevantes del periodo 2015 El comité realizó 12 sesiones ordinarias y 1 extraordinaria en el periodo 2015 y se valoraron 46 carteles de compras. A continuación se presentan algunas de los procesos más relevantes analizadas por el Comité de Compras:
Ø Contratación de Servicios para Elaboración de Estudios Preliminares Anteproyecto planos constructivos e Inspección para Sucursal de Guanacaste.
Ø Adquisición de Software para Inversiones transitorias. Ø Contratación de empresa constructora para proyecto de remodelación nueva sucursal de
COOPECAJA R.L. en Guanacaste. Ø Contratación de asesoría técnica para la comisión de construcción del nuevo edificio de
Coopecaja R L. Ø Cartel de Licitación Sistema de Control de Acceso para Oficinas Centrales. Ø Licenciamiento de Bases de Datos ORACLE. Ø Hotel para la realización de Asamblea General Ordinaria de Delegados año 2016. Ø Contratación de servicios profesionales para la caracterización del mercado actual y potencial de
COOPECAJA R.L. Ø Contratación de servicios profesionales para asesoría de remodelación para la nueva sucursal de
COOPECAJA R.L. en Puntarenas. Ø Licencia de herramienta de monitoreo para medir desempeño y capacidad de la infraestructura
tecnológica implementada en COOPECAJA R.L. Ø Contratación de empresa para remodelación de la nueva sucursal COOPECAJA R.L. en la zona
de Puntarenas. Ø Contratación de unidad técnica para asesoría, administración e inspección de proyecto
constructivo edificio COOPECAJA R.L. casa matriz. Además se valoraron modificaciones al Reglamento de Compras, solicitadas por este comité.
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5. COMITÉ DE RIESGOS
Está constituido por 4 miembros titulares del Consejo de Administración, el Oficial de Riesgos y el Gerente General
El Sub Gerente, el Jefe Financiero, el Jefe de Operaciones y el Auditor Interno pueden participar con derecho a voz, pero no voto. Se recibió autorización de la SUGEF para no incorporar el miembro externo requerido en el Acuerdo 2-10. La periodicidad de sus reuniones es mensual, y se rige por lo establecido en la normativa correspondiente.
COMITÉ DE RIESGO
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
Manuel Cerdas Angulo 6-0110-0166 Presidente Mayo 2015
Luis Montero Castillo 7-0068-0499 Vicepresidente Mayo 2014
Oficial de Riesgos. N/A Secretario N/A
Jose Luis Loría Chaves 1-05010-789 Vocal I Mayo 2015
Ronald Elizondo Monge 1-0624-0084 Vocal II Mayo 2015
Gerente y o Sub Gerente N/A Vocal III N/A
Funciones del Comité
Se definen como funciones principales aquellas que establece el acuerdo SUGEF 2-10 Reglamento sobre Administración Integral de Riesgo en el artículo 13° que dice lo siguiente: Entre otros aspectos, pero no limitados a estos, el Comité de Riesgos tiene las siguientes funciones:
a. Monitorear las exposiciones a riesgos y contrastar dichas exposiciones frente a los límites
de tolerancia aprobados por el Consejo de Administración. Entre otros aspectos que estime pertinentes, el Comité de Riesgos debe referirse al impacto de dichos riesgos sobre la estabilidad y solvencia de la entidad.
b. Informar al Consejo de Administración los resultados de sus valoraciones sobre las exposiciones al riesgo de la entidad.
c. Recomendar límites, estrategias y políticas que coadyuven con una efectiva administración de riesgos, así como definir los escenarios y el horizonte temporal en los cuales pueden aceptarse excesos a los límites aprobados o excepciones a las políticas, así como los posibles cursos de acción o mecanismos mediante los cuales se regularice la situación. La definición de escenarios debe considerar tanto eventos originados en acciones de la propia entidad como circunstancias de su entorno.
d. Conocer y promover procedimientos y metodologías para la administración de los
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riesgos.
e. Proponer planes de contingencia en materia de riesgos para la aprobación del Consejo de Administración.
f. Proponer al Consejo de Administración, la designación de la firma auditora o el profesional independiente para la auditoría del proceso de Administración Integral de Riesgos, una vez verificado el cumplimiento por parte de este. En caso que el Consejo de Administración decida separarse de la propuesta del comité, deberá razonar su decisión y hacerlo constar en el acta respectiva.
g. Las funciones y requerimientos adicionales que le establezca el Consejo de Administración.
Remuneración a los miembros del comité Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de Riesgos, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 8 del Reglamento del comité especifica:
QUÓRUM Y VOTACIONES Para las sesiones se considerara un quórum de al menos 2 miembros del Consejo de Administración, 1 miembro de la Administración y el Oficial de Riesgos. Las decisiones y acuerdos del Comité se tomarán por mayoría simple y en ningún caso con la aprobación de menos de tres de sus miembros, Tal como lo establece la normativa correspondiente.
Aspectos más relevantes del periodo 2015 Este comité tuvo 12 sesiones ordinarias en el periodo 2015.
Ø Seguimiento mensual de indicadores de riesgos y análisis de eventos de riesgo operativo. Ø Pruebas de estrés y backtesting de los indicadores con límites establecidos en el manual de
administración de riesgos. Ø Proyecciones de niveles mínimos de estimación para incobrables. Ø Análisis de proyectos cambios a normativas SUGEF vigentes, así como nuevos reglamentos.
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Ø Análisis y seguimiento de indicares del plan estratégico así como suficiencia patrimonial y ficha CAMELS.
Ø Riesgo tecnológico y seguridad de la información. Ø Consolidación de la implementación de la metodología de estrés de capacidad de pago. Ø Resultados favorables en los informes de las auditorías externas. Ø Matriz de riesgos de TI. Ø Afianzamiento del análisis de los reportes de riesgo operativo realizados en la herramienta
Felino. Ø Mejora en el establecimiento de cultura de gestión de riesgos: capacitación a directores y
jefaturas, capsulas informativas de seguridad de la información. Ø Consolidación de las respuestas a acuerdos del Comité de Riesgos por parte de la
Administración.
6. COMITÉ DE TECNOLOGIA DE INFORMACION
Está integrado por al menos 2 directores del Consejo de Administración, el Oficial de Riesgos, la Gerencia, Sub Gerencia, la jefatura de T.I. funge como Coordinador. El Auditor Interno participa con derecho a voz, pero no a voto. No tiene miembros independientes.
COMITÉ DE T.I
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
Kleiber Rojas Varela 1-1013-0638 Presidente Mayo 2014
Luis Montero Castillo 7-0068-0499 Secretario Mayo 2014
Jefe TI N/A Vocal 1 N/A
Gerente General o Sub Gerente N/A Vocal 2 N/A
Oficial de Riesgos N/A Vocal 3 N/A
Auditor Interno N/A Invitado N/A
Funciones del Comité
De conformidad con el artículo 9° del Reglamento del Comité de T.I., para el desarrollo de su cometido este comité desempeñará las siguientes funciones, de conformidad con lo exigido por la normativa SUGEF 14-09:
a. Asesorar en la formulación del plan estratégico de TI.
b. Conocer, discutir y proponer al Consejo de Administración las políticas generales y específicas en materia de administración de tecnología de información.
c. Revisar periódicamente el marco para la gestión de TI y proponer a la Gerencia o al
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Consejo de Administración, según corresponda, los cambios pertinentes.
d. Proponer a la Gerencia o al Consejo de Administración, según corresponda, los niveles de tolerancia al riesgo de TI en congruencia con el perfil tecnológico de la cooperativa.
e. Presentar al Comité de Riesgos, al menos semestralmente o cuando las circunstancias así lo ameriten, un reporte sobre el impacto de los riesgos asociados a TI.
f. Monitorear que la alta gerencia tome medidas para gestionar el riesgo de TI en forma consistente con las estrategias y políticas y que cuenta con los recursos necesarios para esos efectos.
g. Recomendar a la Gerencia o al Consejo de Administración, según corresponda, las prioridades para las inversiones en TI.
h. Proponer a la Gerencia el plan de medidas correctivo y preventivo derivado de la auditoría y supervisión externa de la gestión de TI.
i. Dar seguimiento a las acciones contenidas en el plan de medidas correctivo y preventivo derivado de la auditoría y supervisión externa de la gestión de TI.
j. Cualquier otra función exigida por las reformas en la normativa de TI emitidas por la SUGEF o tarea específica que le encomiende el Consejo de Administración.
Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros del Comité de T.I., el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 10 del Reglamento del comité especifica:
QUÓRUM Y VOTACIONES
El Comité de TI sesionará válidamente con la asistencia de por lo menos cinco de los miembros permanentes descritos en el artículo 3° de este reglamento, uno de los cuales represente al Consejo de Administración. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de votos.
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Aspectos más relevantes del periodo 2015
El Comité de T.I. realizó 12 sesiones ordinarias en el periodo 2015 y los aspectos más relevantes analizados se resumen a continuación:
Ø Análisis del proceso de compra del módulo de Inversiones.
Ø Finiquito del contrato anterior con Prosoft y Adenda de los 5 módulos.
Ø Seguimientos a los 12 informes de auditoría TI, presentados por Xpersoft.
Ø Análisis de tendencias del mercado TI: Kioskos electrónicos; Servicios en la nube; Soluciones del mercado para votaciones.
Ø Análisis y Ajustes al Plan Estratégico de TI.
Ø Análisis y aspectos de mejora de la Asamblea General Coopecaja 2015: Sistema Voto Fácil, Sistema de Registro de delegados, Sistema de Uso de palabra.
Ø Actualización al reglamento del comité de TI.
Ø Actualización de la directriz de Seguridad de la Información.
Ø Análisis de Proyecto de tarjetas de débito.
Ø Seguimiento semestral a las inversiones de TI.
Ø Seguimiento mensual de desempeño de TI.
Ø Seguimiento mensual de indicadores de Impresión.
Ø Contrataciones de nuevos recursos humanos de TI.
Ø Acuerdos del Comité: Enero: 2 acuerdos; Febrero: 0 acuerdos; Marzo: 1 acuerdo; Abril: 2 acuerdos; Mayo: 1 acuerdo; Junio: 1 acuerdo; Julio: 3 acuerdos; Agosto: 2 acuerdos; Septiembre: 0 acuerdos; Octubre: 1 acuerdo; Noviembre: 1 acuerdo; Diciembre: 0 acuerdos. Total de acuerdos del Comité de TI: 13 acuerdos.
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7. COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
Lo integran de 2 miembros del Consejo de Administración, el Oficial de Cumplimiento y o Asistente, la Gerencia y o Sub Gerencia, el Jefe de Operaciones, el Oficial de Cumplimiento funge como Coordinador. El Auditor Interno participa con derecho a voz, pero no a voto. No tiene miembros independientes.
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
Ma. Ángela Arias Marín 1-0377-0280 Presidente Mayo 2015
Jose Luis Loría Chaves 1-0501-0789 Vice Presidente Mayo 2015
Oficial de Cumplimiento N/A Secretario N/A
Gerente General yo Sub Gerente N/A Vocal 1 N/A
Jefe de Operaciones N/A Vocal 2 N/A
Oficial Cumplimiento Adjunto N/A Invitado N/A
Auditor Interno N/A Invitado N/A
Funciones del Comité
El Comité de Cumplimiento apoyará las labores del Oficial de Cumplimiento, en aspectos como los siguientes, aunque no limitados a éstos:
a. Revisar los procedimientos, normas y controles implementados por la cooperativa para cumplir con los lineamientos de la ley 8204, la normativa del CONASSIF para la prevención, detección de los delitos de legitimación de capitales.
b. Revisar los procedimientos, normas y controles implementados por la cooperativa para cumplir con los lineamientos de la Ley por operaciones inusuales en los casos que así lo requieran.
c. Revisar los Reportes de Transacciones Sospechosas que hayan sido o deben ser remitidos a la SUGEF por parte del Oficial de Cumplimiento.
d. Revisar los procedimientos normas y controles implementados por la entidad para cumplir con los lineamientos de las Ley y la normativa de CONASSIF.
e. Llevar y mantener actualizado un libro de actas, donde se anotarán todas las decisiones emanadas del comité, las actas estarán a disposición únicamente de los miembros del comité y externamente a los órganos que por su naturaleza jurídica así lo requieran.
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Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros de este comité, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones
Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 12 del Reglamento del comité especifica:
QUÓRUM Y VOTACIONES
El Comité de Cumplimiento sesionará válidamente con la asistencia de por lo menos cuatro de los miembros permanentes descritos en el artículo 6º de este reglamento. Los acuerdos se tomaran por mayoría simple de votos
Aspectos más relevantes del periodo 2015
Este comité realizó 6 sesiones en el año 2015 y los aspectos de mayor relevancia vistos en el periodo fueron los siguientes:
Ø Operaciones en efectivo, durante el período en análisis se efectuaron todos los estudios de efectivo correspondientes para este periodo.
Ø Política Conozca su Cliente: Para este periodo la Oficialía de Cumplimiento realizó los estudios e informes en cumplimiento de la normativa 12-10 y del Plan de trabajo para el año 2015 con las fechas planificadas y estipuladas para cada área y se presentó al comité.
Ø Política Conozca su Empleado: Para este periodo la Oficialía de Cumplimiento realizó los estudios e informes en cumplimiento de la normativa 12-10 y del Plan de trabajo para el año 2015 con las fechas planificadas y estipuladas para cada área y se presentó al comité
Ø Auditoría: La Oficialía de Cumplimiento atendió a las auditorías internas como externas colaborando con lo requerido por las mismas para la realización de sus estudios, las mismas se presentaron al comité.
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8. COMITÉ DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO
Lo integran 1 miembro del Consejo de Administración, la Gerencia y o Sub Gerencia, el Jefe de Operaciones, Jefe de TI, Oficial de Riesgos como Asesor y el Encargado Administrativo funge como Coordinador. El Auditor Interno participa con derecho a voz, pero no a voto. No tiene miembros independientes.
COMITÉ DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO
Nombre del miembro Número de
identificación Cargo
Fecha de último nombramiento
Alvaro Muñoz Fonseca 1-0352-0820 Presidente Mayo 2014
Sub Gerente N/A Vice Presidente N/A
Jefe de Operaciones N/A Secretario N/A
Gerente General N/A Vocal 1 N/A
Jefe de TI N/A Vocal 2 N/A
Oficial de Riesgos N/A Asesor N/A
Encargado Administrativo N/A Invitado N/A
Funciones del Comité
El Comité de Continuidad del negocio apoyará las labores en caso de alguna situación aislada en la operativa diaria de la Organización, entre sus funciones se definen las siguientes:
a. Proteger al personal, clientes, proveedores y público en general que se encuentren en la
Cooperativa ante eventos no programados
b. Establecer las estrategias y procedimientos que deben ser implementados para suministrar coordinación, direccionamiento, soporte, equipamiento para garantizar la continuidad de las operaciones.
c. Definir responsables de ejecutar las acciones de respuesta.
d. Asegurar la continuidad de las operaciones mediante la recuperación de procesos críticos tecnológicos.
e. Proteger la integridad, seguridad y confidencialidad de la información y de las bases de datos.
f. Minimizar los tiempos de recuperación y reanudación de negocios.
g. Asegurar la capacidad operativa para realizar pagos y cobros.
h. Asegurar la liquidez de la institución.
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i. Asegurar la capacidad operativa para realizar la intermediación financiera.
j. Minimizar costos y perdidas
k. Mantener a trabajadores de la institución, asociados, proveedores, órganos de control y público en general constantemente informados de la evolución de emergencias.
l. Definir condiciones para el retorno de la operación de modo normal.
m. Mantener la confianza del público en la institución y su reputación de negocios.
Remuneración a los miembros del comité
Con relación a las políticas para la remuneración de los miembros de este comité, el Código de Gobierno Corporativo en su artículo 12° se especifica lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración reciben pago de dietas por su participación tanto en este órgano como en los comités de apoyo y éstas se calculan tomando como referencia la variación en el Índice de Precios al Consumidor y estudios de mercado basados en otras cooperativas de ahorro y crédito.”
Políticas Emitidas con respecto a las votaciones y participaciones
Con relación a las políticas para las votaciones en este punto en el artículo 12 del Reglamento del comité especifica:
QUÓRUM Y VOTACIONES
El Comité de Cumplimiento sesionará válidamente con la asistencia de por lo menos cuatro de los miembros permanentes descritos en el artículo 6º de este reglamento. Los acuerdos se tomaran por mayoría simple de votos
Aspectos más relevantes del periodo 2015
Este comité realizó 4 sesiones en el año 2015 y los aspectos de mayor relevancia vistos en el periodo fueron los siguientes:
Ø Aprobación del Plan de Continuidad de Negocio.
Ø Ejecución de pruebas ante eventos catalogados como Continuidad de Negocio (caídas en los enlaces de comunicación).
Ø Protocolo ante rumores.
Ø Análisis en del Plan de Emergencias de la cooperativa.
Ø Programación de las capacitaciones para instaurar la brigada de emergencia ante desastres.
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IV PARTE
OPERACIONES VINCULADAS En la cooperativa las operaciones vinculadas serían las siguientes:
Operaciones Relacionadas con Activos o Pasivos
Porcentaje Respecto
al Patrimonio
Número de Miembros en el
Consejo contemplados en la
participación
Créditos Otorgados 0.20% 4
Inversiones 0 0
Otras operaciones activas 0 0
Captaciones a la vista 0,12% 9
Captaciones a Plazo 0.30% 9
Otras operaciones pasivas 0 0
Operaciones Relacionadas con ingresos o gastos
Porcentaje respecto a los ingresos totales
de la entidad
Cantidad de miembros
contemplados en la participación
Ingresos Financieros 0 0
Otros ingresos 0 0
Gastos Financieros 26.54% 9
Otros gastos 0 0
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V PARTE
AUDITORIA EXTERNA La firma de auditoría externa contratada para la auditoría de los estados financieros del periodo 2015 fue el Despacho Carvajal & Colegiados Contadores Públicos Autorizados, Cédula Jurídica 3-101- 122731, teléfonos: (506) 2283-2525 y 2283-2211. Página web www.despachocarvajal.com. Los señores auditores realizaron la auditoría financiera de entidad,
La auditoría externa de la ley 8204 fue realizada por Despacho Carvajal &Colegiados,
Auditoría de T.I. fue ejecutada por Consultores de Socios de Negocios B.P. S.A. (XPERSOFT)
La cooperativa realiza las contrataciones de los auditores externos mediante un proceso compras y el Área Administrativa es la encargada de realizarlos y los mismos son aprobados por el Consejo de Administración.
VI PARTE
ESTRUCTURA DE PROPIEDAD En las Cooperativas no se cuenta en la estructura de capital con acciones que definan al dueño de la misma, si no que cada asociado tiene derecho a elegir un delegado, y cada delegado será elegido por 15 asociados, que tiene derecho en asamblea a voz y voto; pero deben aportar mensualmente el mínimo de capital social definido. No existe un solo dueño cada delegado tiene derecho a un voto, cualquier que sea el numero de aportaciones que hubiere hecho, o el monto de las operaciones que tuviere en la cooperativa.
COOPECAJA no se encuentra autorizada para realizar oferta pública de acciones en el mercado costarricense, por tanto no existen programas de recompra de acciones comunes.
VII PARTE
APROBACIÓN DE ESTE INFORME El Informe Anual de Gobierno Corporativo fue aprobado por el Consejo de Administración en la sesión N°1238 celebrada el 8 de marzo de 2016 bajo el acuerdo CA-057-16.
