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R E G I O N E S I C I L I A N AA s s e s s o r a t o r e g i o n a l e d e l L a v o r o , d e l l a

P r e v i d e n z a S o c i a l e , d e l l a F o r m a z i o n eP r o f e s s i o n a l e e d e l l ’ E m i g r a z i o n e

D i p a r t i m e n t o r e g i o n a l e d e l l a f o r m a z i o n e p r o f e s s i o n a l e

PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE SICILIA FSE, 2007-2013C(2007) 6722 del 17.12.07

Descrizione del sistema di gestione e controllo (art. 71 Reg. CE 1083/06)

2008

INDICE

UNIONE EUROPEA REGIONE SICILIANA REPUBBLICA ITALIANA

Programma Operativo Regionale FSE 2007/2013

1 DATI GENERALI...........................................................................................................................................6

1.1 INFORMAZIONE PRESENTATE....................................................................................................................6

1.2 LE INFORMAZIONI.....................................................................................................................................6

1.3 STRUTTURA DEL SISTEMA.........................................................................................................................6

1.3.1 Autorità di gestione............................................................................................................................9

1.3.2 Organismi intermedi...........................................................................................................................9

1.3.3 Autorità di Certificazione.................................................................................................................10

1.3.4 Autorità di Audit e organismo di controllo......................................................................................10

1.4 ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI CERTIFICAZIONE NONCHÉ AGLI ORGANISMI

INTERMEDI PER GARANTIRE LA SANA GESTIONE FINANZIARIA DEI FONDI STRUTTURALI..................................11

2 AUTORITÀ DI GESTIONE......................................................................................................................12

2.1 L’AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI.....................................................................12

2.1.1 Data e forma della designazione formale che autorizza l’AdG a svolgere le proprie funzioni.......12

2.1.2 Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall’AdG............................................12

2.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’AdG (funzioni, organismi intermedi, tipo delega).................13

2.2 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE..................................................................................14

2.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità......................................................14

2.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’AdG/degli organismi intermedi.........................22

2.2.3 Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle

procedure destinate a garantire la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero

periodo di attuazione (art. 30, lett. a) del regolamento (CE) n. 1083/2006.................................................23

2.2.4 Verifica delle operazioni (art. 60, lett. b) del regolamento (CE) n. 1083/2006...............................26

2.2.5 Trattamento delle domande di rimborso..........................................................................................36

2.2.6 Descrizione del modo in cui l’AdG trasmetterà le informazioni all’AdC........................................41

2.2.7 Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo.........41

2.3 NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME ADG CHE COME ADC DESCRIVERE

IN CHE MODO VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI.................................................................43

2.4 APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME AMBIENTALI.....................................43

2.4.1 Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili............................................................................43

2.4.2 Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili, per esempio, controlli

relativi alla gestione, verifiche, audit............................................................................................................45

2.5 PISTA DI CONTROLLO..............................................................................................................................48

2.5.1 Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell’art. 15 Reg. 1828//06 saranno applicate al

programma e/o a singole priorità.................................................................................................................50

2.5.2 Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari. 51

2.6 IRREGOLARITÀ E RECUPERI....................................................................................................................52

2.6.1 Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità nonché alla registrazione del

debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti..............................................................................................52

Descrizione dei sistemi di gestione e controllo prevista dall’articolo 71 del Reg. CE 1083/2006 – Regione Sicilia POR FSE2


2.6.2 Descrizione della procedura per conformarsi all’obbligo di segnalare le irregolarità alla

Commissione a norma dell’art. 28 Reg. 1828/06..........................................................................................53

3 ORGANISMI INTERMEDI.......................................................................................................................62

3.1 L’ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI..................................................................62

3.1.1 Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli organismi intermedi......................62

3.2 ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO......................................................................63

3.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità......................................................63

3.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’organismo intermedio........................................67

3.2.3 Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni................................68

3.2.4 Verifica delle operazioni (Art. 60, lett. b) del regolamento (CE) n. 1083/2006..............................68

3.2.5 Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di rimborso............................68

4 AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE........................................................................................................70

4.1 L’ADC E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI..................................................................................................70

4.1.1 Data e forma della designazione formale che autorizza l’AdC a svolgere le proprie funzioni.......70

4.1.2 Indicazione delle funzioni svolte dall’AdC.......................................................................................71

4.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’AdC (funzioni, organismi intermedi, tipo di delega).............73

4.2 ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE.........................................................................73

4.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero

approssimativo dei posti assegnati)..............................................................................................................73

4.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’AdC (data e riferimento)....................................75

4.3 CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA..................................................................................75

4.3.1 Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione e alla presentazione delle

dichiarazioni di spesa alla Commissione......................................................................................................75

4.3.2 Descrizione dei provvedimenti presi dall’AdC per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui

all’art. 61 del Reg. 1083/06 del Consiglio....................................................................................................80

4.3.3 Disposizioni riguardanti l’accesso dell’AdC alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle

verifiche e sugli audit effettuati dall’AdG, dagli organismi intermedi e dall’AdA.......................................82

4.4 SISTEMA CONTABILE..............................................................................................................................82

4.4.1 Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come base per la certificazione delle

spese della Commissione...............................................................................................................................82

4.4.2 Grado di dettaglio del sistema contabile..........................................................................................83

4.5 IMPORTI RECUPERATI..............................................................................................................................83

4.5.1 Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno comunitario.......................83

4.5.2 Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli importi recuperati dalla

spesa da dichiarare.......................................................................................................................................84

5 AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO.................................................................85



5.1 DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE INTERCONNESSIONI DELL’ADA CON GLI ORGANISMI DI

CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ.....................................................................................................85

5.2 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI CONTROLLO SOTTO LA SUA

RESPONSABILITÀ.................................................................................................................................................97

5.2.1 Organigrammi..................................................................................................................................97

5.2.2 Disposizioni volte a garantire l’indipendenza...............................................................................102

5.2.3 Qualifiche o esperienze richieste....................................................................................................103

5.2.4 Descrizione delle procedure per controllare l’attuazione delle raccomandazioni e dei

provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit................................................................................105

5.2.5 Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli altri organismi di controllo

........................................................................................................................................................118

5.3 RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONE DI CHIUSURA................................................118

5.3.1 Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo e della

dichiarazione di chiusura............................................................................................................................118

5.4 DESIGNAZIONE DELL’ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE.....................................................129

5.4.1 Descrizione del ruolo dell’organismo di controllo coordinatore..................................................129

6 SISTEMA INFORMATICO (ART. 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE) N. 1083/2006

DEL CONSIGLIO..............................................................................................................................................131

6.1 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA...............................................131

7 ALLEGATI................................................................................................................................................139



PREMESSA

Nel Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006, vengono definite le condizioni generali di riferimento per i sistemi di gestione e controllo dei Programmi Operativi finanziati dai Fondi Strutturali, affinché gli stessi, nel garantire che la gestione complessiva sia conforme ai principi e alle norme generalmente riconosciute, assicurino la correttezza, la regolarità e la trasparenza delle operazioni cofinanziate.

Lo stesso regolamento generale dei fondi strutturali dispone (art. 71) la necessità di una descrizione dei sistemi di gestione e controllo utilizzati dalle Amministrazioni titolari di POR. Tale descrizione rappresenta la principale base conoscitiva per l’emanazione del parere di conformità che l’Organismo incaricato dovrà rilasciare entro 12 mesi dall’approvazione del POR o comunque prima della trasmissione di una certificazione di spesa alla Commissione europea. Il regolamento di attuazione contiene all’allegato XII un modello generale per la redazione della descrizione dei sistemi di gestione e controllo.

Il modello che segue parte naturalmente dalle disposizioni regolamentari e deriva principalmente dall’esperienza maturata durante la programmazione 2000-2006 e dalle soluzioni operative sviluppatesi durante il negoziato sui POR 2007-2013. La redazione del presente modello descrittivo, inoltre, tiene conto anche delle indicazioni del QSN nonché degli ultimi documenti emanati dalla Commissione Europea e dal Ministero dell’Economia in materia di gestione e controllo dei sistemi che, pur non avendo cogenza regolamentare, forniscono utili indicazioni tecniche ed operative.

Descrizione dei sistemi di gestione e controllo prevista dall’articolo 71 del Reg. CE 1083/2006 – Regione Siciliana POR FSE 5


1 DATI GENERALI

1.1 INFORMAZIONE PRESENTATE

Italia – Regione Sicilia

Programma Operativo: Regionale Sicilia Fondo Sociale Europeo 2007-2013 Convergenza - approvato con decisione C(2007) 6722 del 17.12.07

Numero CCI :2007.IT.051.PO.003

Referente principale:

Assessorato al Lavoro della Regione Siciliana – Dipartimento regionale della Formazione Professionale – Via Imperatore Federico n. 52, Palermo – Dott.ssa G. Patrizia Monterosso, Dirigente generale pro-tempore

Indirizzo: Via Imperatore Federico, n. 52 – 90153 Palermo

Posta elettronica : [email protected]

Tel.: 00390917070412

Fax.: 00390917070580

1.2 LE INFORMAZIONI

Il presente documento delinea il sistema di gestione e controllo del POR Obiettivo Convergenza FSE della Regione Siciliana, con riguardo all’azione delle tre Autorità citate e del Organismo intermedio, definito sulla base delle indicazioni derivanti dalla normativa comunitaria, da previsioni di carattere nazionale e del POR, in un quadro di piena corrispondenza alla disciplina regionale in tema di organizzazione della struttura burocratica

Le informazioni di cui al presente documento presentano il contributo delle tre principali Autorità previste per l’attuazione del POR – Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione e Autorità di Audit - e dell’Organismo Intermedio.

1.3 STRUTTURA DEL SISTEMA

In coerenza con le scelte nazionali del QSN la Regione assume indirizzi strategici unitari della politica regionale per il 2007-2013 per l’utilizzo nell’ambito regionale delle diverse fonti finanziarie (Fondi strutturali e cofinanziamento e Fondo Aree Sottoutilizzate) ed anche per il coordinamento e la sorveglianza della politica regionale.

Questi indirizzi vengono sviluppati dalla Regione secondo una modalità unitaria e con una strumentazione operativa coordinata dell’attuazione della programmazione strategica.



L’approccio integrato comporta inoltre l’unificazione dei sistemi di monitoraggio esistenti e l’adozione di regole e procedure comuni per migliorare l’efficacia delle attività di sorveglianza e per diminuire gli oneri connessi a tale rilevazione da parte dell’Amministrazione e delle Autorità di Gestione.

Con la programmazione 2007-2013, l’Autorità di Gestione prosegue anche il processo di rafforzamento delle procedure di gestione e di controllo degli interventi al fine di assicurare efficacia e trasparenza alle modalità di utilizzo delle risorse finanziarie nazionali e comunitarie.

Nel rispetto del principio della separazione delle funzioni di cui all’articolo 58, lettera b) del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, al fine di garantire l’efficace e corretta attuazione del Programma Operativo ed il corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo, sono individuate tre Autorità:

1. Autorità di Gestione, individuata nel Dirigente Generale pro-tempore del Dipartimento regionale della Formazione Professionale dell’Assessorato regionale del Lavoro, della Previdenza Sociale, della Formazione Professionale e dell’Emigrazione della Regione Siciliana –, è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria.

2. Autorità di Certificazione, individuata nel Dirigente pro-tempore Autorità di Pagamento FSE dell’Ufficio Speciale Autorità di Certificazione e dipende direttamente dalla Presidenza della Regione Siciliana – è responsabile della certificazione corretta delle spese erogate per l’attuazione del Programma Operativo, ed è indipendente sia dal punto di vista gerarchico che funzionale dall’Autorità di Gestione.

3. Autorità di Audit, individuata nel Dirigente Generale pro-tempore dell’Ufficio Speciale per i Controlli di Secondo Livello e dipendente direttamente dalla Presidenza della Regione Siciliana – è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo, funzionalmente indipendente sia dall’Autorità di Gestione che dall’Autorità di Certificazione, secondo quanto disposto dall’articolo 59 del Reg (CE) n. 1083/2006.

Le tre Autorità si rapportano in modo autonomo con la Commissione Europea, in particolare l’Autorità di gestione cura la redazione e l’inoltro del Rapporto Annuale di Esecuzione ai sensi dell’articolo 67 del Regolamento n. 1083/2006; è quindi responsabile dell’esame congiunto dei programmi ai sensi dell’art 68. L’Autorità di Certificazione si occupa in particolare della trasmissione della domanda di pagamento ai sensi dell’articolo 61 del medesimo Regolamento ed infine l’Autorità di audit prepara e invia, ai sensi dell’articolo 62 del Regolamento la strategia di audit e i rapporti annuali e finale di controllo.

Al processo di attuazione del POR partecipa, inoltre, l'Autorità Ambientale col compito di collaborare, per gli aspetti di propria competenza, con le Autorità di programmazione e di gestione degli interventi, piani o programmi.

Il modello organizzativo assunto per l’implementazione del POR FSE utilizza e valorizza le esperienze sviluppate nella gestione dei programmi dei precedenti periodi di programmazione, innestando su di esse le innovazioni apportate dalla nuova normativa comunitaria e gli indirizzi del Quadro Strategico Nazionale 2007/2013. Il modello e il sistema di governance del POR si inquadrano, altresì, nella normativa generale e della organizzazione amministrativa della Regione, ispirati ai principi di efficienza, efficacia ed economicità.



Per l’attuazione del POR il capitolo 5.2.6 prevede che, l’Autorità di Gestione può individuare come Organismi Intermedi, per svolgere in stretto coordinamento con la medesima parte delle funzioni a quest’ultima assegnate, i Dipartimenti regionali istituzionalmente titolari ai sensi della normativa vigente delle politiche cofinanziate dal FSE. I Referenti di tali strutture sono i rispettivi Dirigenti Generali.

Sotto la propria responsabilità, l’Autorità di Gestione, nell'esecuzione delle operazioni di alcune attività può avvalersi, dei seguenti organismi intermedi, comunque precedentemente individuati dall’Amministrazione regionale:

a) soggetti interamente pubblici, anche strutturati come società o altre forme di diritto privato

b) altri soggetti pubblici, anche strutturati come società o altre forme del diritto civile, non aventi il carattere di strutture “in house” della Amministrazione;

c) soggetti privati con competenze specialistiche.

L’individuazione dei soggetti di natura corrispondente alla lettera a) è effettuata con atto amministrativo; la selezione e individuazione dei soggetti di cui alle lettere b) e c) sarà svolta mediante procedure di evidenza pubblica conformi alla normativa comunitaria in materia di appalti pubblici.

Come indicato al paragrafo 1.3.2 il Dipartimento Regionale Famiglia è stato individuato come Organismo Intermedio (OI), mediante apposita Delibera di Giunta n. 235 del 7-8 ottobre 2008 (cfr. allegato A). Maggiori informazioni sulle funzioni e sull’organizzazione dell’Organismo Intermedio sono contenute nel capitolo 3 del presente documento.

Sulla base del modello organizzativo descritto nel POR e nel presente documento è in corso di predisposizione una manualistica delle procedure che rappresenta il quadro di riferimento attuativo per la gestione del POR.

Di seguito si riporta lo schema grafico del modello di organizzazione del POR FSE della Regione Siciliana:



Figura 1 - modello di organizzazione del POR FSE della Regione Sicilia

Autorità di AuditUfficio Speciale per

i Controlli di Secondo

Autorità di GestioneAssessorato al Lavoro

Dipartimento Formazione Professionale

Autorità di CertificazioneUfficio Speciale

di certificazione FSE

PresidenzaRegione Sicilia

BeneficiariOrganismo Intermedio

Dip. Famiglia

Beneficiari

Dip. Formazione Professionale

Dip. AgenziaImpiego

Dip. PubblicaIstruzione

1.3.1 Autorità di gestione

L’autorità di Gestione (di seguito AdG) è responsabile della gestione ed attuazione del Programma Operativo conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria.

Questa funzione è attribuita del Dirigente Generale pro-tempore della struttura sotto indicata

Denominazione: Assessorato regionale del Lavoro, della Previdenza Sociale, della Formazione Professionale e dell’Emigrazione della Regione Siciliana – Dipartimento regionale della Formazione Professionale – Via Imperatore Federico n. 52, Palermo –

Indirizzo: Via Imperatore Federico, n. 52 - 90153 Palermo

Posta elettronica [email protected]

Referente: Dott.ssa G. Patrizia Monterosso, Dirigente generale pro-tempore

Tel.: 00390917070412

Fax.: 00390917070580

1.3.2 Organismi intermedi



L’ Organismo Intermedio (di seguito anche OI ) individuato dall’AdG è il seguente:

Organismo Intermedio: Assessorato regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie Locali – Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie Locali

Indirizzo: via Trinacria, 34-36 90100 - Palermo

Posta elettronica: [email protected]

Referente: Dott. Rosolino Greco Dirigente generale pro-tempore

Tel.: 00390917074436 - Fax: 00390917074666

1.3.3 Autorità di Certificazione

L’Autorità di Certificazione (di seguito AdC) è responsabile della corretta certificazione delle spese erogate a valere sui fondi comunitari/statali per l’attuazione del programma operativo.

Questa funzione è attribuita al dirigente della struttura sotto indicata

Struttura competente: Presidenza della Regione Siciliana – Ufficio Speciale di Certificazione dei Programmi Cofinanziati dalla Commissione Europea - AdC FSE

Indirizzo: Via Imperatore Federico n. 52, - 90153 - Palermo


Referente: Dott. Antonino Macaluso, dirigente responsabile pro-tempore dell'AdC FSE

Tel.: 00390917070418 - Fax: 00390917070482

1.3.4 Autorità di Audit e organismo di controllo

L’Autorità di Audit (di seguito AdA) è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo.

Questa funzione è attribuita al Dirigente generale pro-tempore della struttura sotto indicata:

Struttura competente: Presidenza della Regione Siciliana – Ufficio Speciale per i Controlli di Secondo Livello

Indirizzo: Via Notarbartolo n. 12/A, Palermo


Referente: Dott. Marco Salerno, Dirigente generale pro-tempore

Tel.: 00390917077544 - Fax: 00390917077556


mailto:[email protected]


1.4 ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI CERTIFICAZIONE NONCHÉ AGLI ORGANISMI INTERMEDI PER GARANTIRE LA SANA GESTIONE FINANZIARIA DEI FONDI STRUTTURALI

Il riferimento principale è dato dalla “Nota orientativa della Commissione Europea sull'attività di valutazione della conformità” (a norma dell'articolo 71 del regolamento (CE) N. 1083/2006).

L’Organismo nazionale di coordinamento delle AdA, individuato ai sensi dell’art. 73 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 presso il Ministero dell’Economia e Finanze, Dipartimento della Ragioneria dello Stato, svolge un’azione di orientamento e di impulso diretta a garantire la corretta applicazione dei sistemi di gestione e di controllo previsti dalla normativa comunitaria, anche attraverso l’emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria.

A tal fine, è opportuno citare:

la nota n. 56182 del 3 maggio 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze di trasmissione della bozza di Linee Guida sui sistemi di gestione e controllo 2007-2013, a carattere orientativo e quindi non vincolante, frutto di uno studio sui modelli organizzativi e procedurali ipotizzabili per la gestione ed il controllo degli interventi socio-strutturali;

manuale di conformità dei sistemi di gestione e controllo - dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE

la circolare n. 34 dell’8 novembre 2007 indicante le procedure per la valutazione di conformità ai sensi dell’articolo 71 del regolamento n. 1083/2006;

la normativa nazionale sull’ammissibilità della spesa .

disposizioni per l’accreditamento per le sedi orientative e formative degli organismi operanti nella Regione Siciliana approvato con D.A. 1037 del 13 aprile 2006.



2 AUTORITÀ DI GESTIONE

2.1 L’AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

2.1.1 Data e forma della designazione formale che autorizza l’AdG a svolgere le proprie funzioni

Delibera della Giunta regionale di Governo n. 238 del 10 giugno 2005 e successivi rinnovi di incarico alla Dott.ssa Alessandra Russo della funzione di Dirigente Generale del Dipartimento regionale della Formazione Professionale (cfr. Allegato B).

Delibera della Giunta regionale di Governo n. 210 del 20 agosto 2008 alla Dott.ssa Patrizia Monterosso della funzione di Dirigente Generale del Dipartimento regionale della Formazione Professionale (cfr. Allegato C).

2.1.2 Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall’AdG

L’AdG del POR FSE 2007/2013 adempie a tutte le funzioni ed ai compiti corrispondenti a quanto stabilito dal regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite dal regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006, specificate nel capitolo 5 ”Modalità di attuazione” del Programma Operativo Sicilia FSE 2007-2013.

L’AdG provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria nazionale e regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria.

In particolare, essa è tenuta a:

1. garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri applicabili al POR FSE e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;

2. informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica di cui al par. 5.3.1;

3. accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari, della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali;

4. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;

5. garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;

6. garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano effettuate conformemente all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;



7. stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;

8. garantire che l’AdC riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;

9. guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;

10. elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione;

11. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;

12. fornire informazioni per asse sul ricorso alla complementarietà fra i fondi strutturali (art.34);

13. nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:

i) prevedere i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;

ii) consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;

iii) prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma.

L’AdG assicura, altresì, l’impiego di sistemi e procedure per garantire l’adozione di un’adeguata pista di controllo, nonché di procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati.

2.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’AdG (funzioni, organismi intermedi, tipo delega)

Le operazione cofinanziate dal POR FSE sono individuate e realizzate, nel pieno rispetto di quanto previsto dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale, secondo un modello di programmazione e gestione e controllo articolato come segue:

1. Il Dipartimento Regionale della Formazione Professionale che, in qualità di AdG, ha la responsabilità della gestione e attuazione del POR FSE;

2. Il Dipartimento Regionale Agenzia per l’Impiego e il Dipartimento Regionale della Pubblica Istruzione che, per quanto di loro competenza settoriale, contribuiscono all’implementazione degli interventi della programmazione del POR FSE, in totale coerenza con gli orientamenti strategici del POR FSE e dei Regolamenti (CE) n. 1083/06 e 1081/06 del Consiglio;

3. Il Dipartimento Regionale Lavoro che, svolge la funzione di referente di politiche e sarà coinvolto da parte dell’AdG per la pianificazione, la progettazione e l’attuazione degli



interventi a valere sulle politiche di propria competenza.

4. L’Organismo Intermedio individuato nel Dipartimento Regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie Locali (di seguito anche Dipartimento Famiglia).

L’Organismo Intermedio del POR FSE, il Dipartimento Famiglia, esercita tutte le funzioni delegate da parte dell’AdG, così come specificato dall’atto di convenzione del 18 novembre 2008 (cfr. Allegato D), che riguardano la programmazione, la gestione, la rendicontazione, il monitoraggio ed il controllo delle operazioni di propria competenza.

L’affidamento delle funzioni è avvenuta attraverso specifica delega che, secondo le indicazioni della normativa comunitaria e del POR FSE della Regione Siciliana, contiene:

l’oggetto e i limiti della delega;

le funzioni reciproche;

le informazioni da trasmettere all’autorità delegante e la relativa periodicità;

gli obblighi e le modalità di presentazione delle spese conseguite;

le modalità di svolgimento dell’attività di gestione e di controllo;

la descrizione dei flussi finanziari;

le modalità di conservazione dei documenti;

gli eventuali compensi e le sanzioni per ritardi, negligenze o inadempienze.

Inoltre, qualora l’AdG ne ravvisasse l’opportunità per migliorare l’efficacia dell’azione del POR nel suo complesso, altri Dipartimenti regionali potranno in corso d’attuazione del POR assumere ruolo e funzioni di OI. Ai sensi del Regolamento (CE) 1083/06 ulteriori OI non necessariamente pubblici potranno essere individuati dall’AdG sulla base delle opportune procedure di selezione per la gestione di eventuali sovvenzioni globali del POR.

Maggiori informazioni sono riportate nella sezione 3.1.1.

Come anticipato l’atto con cui è stato individuato come Organismo Intermedio il Dipartimento regionale Famiglia è la Delibera di Giunta n. 235 del 7-8 ottobre 2008.

2.2 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE

2.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità

Il Dipartimento regionale della Formazione Professionale (di seguito anche Dipartimento FP) - AdG del POR FSE - esercita tutte le attività necessarie per l’attuazione del programma ed in particolare l’attività di programmazione, indirizzo, coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione. Di seguito è illustrata l’articolazione della struttura organizzativa coinvolta che anticipa, di fatto, la revisione generale della struttura amministrativa della Regione Siciliana, il cui Disegno di Legge è in discussione all'Assemblea Regionale.



Dipartimento Formazione ProfessionaleAUTORITÀ DI GESTIONE

Unità Operativa valutazione e

comunicazione

Dipartimento FamigliaOrganismo Intermedio

Centro Programmazione e Gestione (CPG)Dip. Pubblica

Istruzione

Centro Programmazione e

Gestione (CPG)Dip. Formazione

Professionale

Centro Programmazione e Gestione (CPG)

Agenzia Impiego

Servizio Monitoraggio –SI e Accreditamento

Ufficio Controlli I Livello

Unità Operative Periferiche

Unità di Coordinamento per le politiche di

coesione

Servizio Contenzioso e recuperi

Ragioneria

In particolare, l’AdG è strutturata secondo modello organizzativo in cui le funzioni di programmazione, gestione, pagamento sono assegnate, ai diversi Dipartimenti coinvolti (Dipartimento Formazione Professionale, Agenzia per l’Impiego e Dipartimento Pubblica Istruzione) nella attuazione, ognuno per i settori di propria competenza denominati Centri di Programmazione e Gestione (CPG). All’interno di ciascuno di questi centri, le singole attività di programmazione, gestione e pagamento sono affidate a specifici Servizi così articolati:

a. Centro Programmazione e Gestione del Dip. Formazione Professionale, composto da:

Servizio Programmazione, formato da 4 UOB (Unità Operative di Base) e composto da 2 Dirigenti e 5 funzionari;

Servizio Gestione, formato da 3 UOB (Unità Operative di Base) e composto da 3 Dirigente e 30 funzionari;

b. Centro Programmazione e Gestione del Dip Agenzia per l’Impiego, composto da:

Servizio I, formato da 1 Dirigente e 5 collaboratori;

Ufficio valutazione di processo controllo e monitoraggio delle misure del POR, composto da 1 Dirigente e 2 funzionari;

c. Centro Programmazione e Gestione del Dip. Pubblica Istruzione, composto da:

Servizio Scuola e Servizio Università, composto da 3 Dirigenti e 10 funzionari.

Nello specifico, ciascun Centro (CPG) svolge le seguenti funzioni :

predispone, ove previsto, la bozza di avviso pubblico / manifestazione di interesse / appalto concorso e delle relative circolari per l’acquisizione delle istanze di



finanziamento o di contributo per la successiva approvazione ed emanazione a cura del Dirigente Generale del Dipartimento, e relativa trasmissione all’AdG e Servizio Coordinamento politiche di coesione del Dipartimento Formazione Professionale;

attiva l’istruttoria e le procedure specifiche previste dal Bando o dalle norme per la valutazione delle istanze e la selezione delle operazioni da inserire nel programma ed, ove previsto, cura la trasmissione dei progetti ritenuti ammissibili all'esame del Nucleo di valutazione, istituito con determina del Dirigente Generale del Dipartimento competente. Il nucleo di valutazione una volta conclusa la procedura di selezione trasmette agli uffici competenti l'elenco dei progetti ammissibili, non ammissibili e i relativi verbali (maggiori dettagli sono contenuti nel par. 2.2.3);

provvede a redigere la graduatoria provvisoria dei progetti e della lista degli ammessi, e dei non ammessi sulla base del verbale conclusivo di valutazione e prima di rimettere al Dirigente Generale del Dipartimento la decisione in merito all’approvazione della graduatoria, si assicura del rispetto di quanto previsto dal POR e dal bando e dalle norme vigenti, nonché, che l’operazione non sia soggetta ad un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari;

provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e non ammissibili a finanziamento che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento competente per materia ed a trasmetterlo per la successiva pubblicazione;

acquisisce le eventuali osservazione da parte dei soggetti proponenti e le trasmette per l'esame, al nucleo di valutazione, e redige la graduatoria definitiva nonché il relativo DDG, di approvazione della graduatoria definitiva e di ammissione a finanziamento con contestuale impegno contabile delle somme sul corrispondente capitolo di bilancio, che una volta adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento competente, verrà trasmesso al servizio gestione per la codifica dei progetti;

richiede il nulla osta alla Ragioneria Generale della Regione prima dell’attivazione della spesa, per il tramite dell’AdG - che ne verifica la compatibilità con il piano finanziario del Programma e con il documento di attuazione. La Ragioneria Generale della Regione concede nulla osta ed annota l’importo e le annualità in cui è ripartita la spesa. Con successive variazioni di bilancio il Ragioniere Generale della Regione, su richiesta dell’AdG al momento dell’erogazione della spesa, provvede ad iscrivere le somme nelle rubriche di pertinenza e nei corrispondenti capitoli dello stato di previsione della spesa, mediante prelevamento dal fondo istituito per la realizzazione degli interventi previsti nel Programma Operativo FSE 2007-2013;

invia il Decreto di approvazione graduatoria, concessione finanziamento e contestuale impegno delle somme alla Corte dei Conti per il tramite della Ragioneria centrale presso il Dipartimento per controllo di legalità e contabile e successivo concessione finanziamento e contestuale impegno delle somme e invio dell’avvenuta registrazione e/o rilievo;

trasmette il decreto di ammissione a finanziamento ai servizi competenti (Servizio Gestione, Servizio Monitoraggio ed Ufficio Controlli 1° livello) ed all'AdC ed alla Guardia di Finanza;

inserisce sul sistema informativo del POR i dati relativi ai progetti ammessi e non ammessi a finanziamento e comunica ai beneficiari dell’ammissibilità dell’intervento ed invito a presentare per le operazioni ammesse la documentazione stabilita nella circolare



e/o nell’atto di adesione;

trasmette all’Ufficio Controlli di 1° livello la lista dei progetti ammessi;

nel caso della Formazione Professionale il Servizio monitoraggio, SI ed accreditamento cura l'accertamento dell’idoneità dei locali e delle attrezzature (ove previsto), ed in caso di irregolarità, comunica al Dirigente Generale, all’AdG, gli esiti delle verifiche inserendo i dati nel sistema informativo del POR, e provvede all’eventuale avvio di procedimento di revoca del finanziamento;

accoglie la presentazione dell’Atto di adesione / accettazione (ove previsto) e della relativa documentazione a corredo, compresa la polizza fidejussoria (eventuale) relativa alle somme da erogare e dell'eventuale progetto esecutivo e del piano finanziario di dettaglio del progetto. In caso di mancato rispetto dei termini, avvia il procedimento di revoca del finanziamento;

riceve la comunicazione di avvio delle attività da parte dell'Ente attuatore e provvede a comunicarlo all’U.C. 1° livello e al Servizio Monitoraggio;

gestisce i rapporti con i beneficiari per la corretta attuazione delle operazioni;

inserisce e tiene aggiornato il data base del Sistema Informativo del POR in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni;

elabora ed aggiorna per ogni operazione di competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (Ufficio Controlli di 1° livello, AdC e AdA,) il relativo Dossier contenente le notizie richieste dall’art. 15 del Regolamento n. 1828/2006; e dai dati risultanti dal sistema informativo di cui all’allegato III del Reg. (CE) 1828/2006;

in stretto raccordo con il Servizio Monitoraggio e Sistema Informativo fornisce all’AdG gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006.

I Centri di Programmazione e Gestione sono responsabili inoltre di:

1. provvedere all’emissione dei titoli di spesa inerenti il pagamento delle anticipazione e del saldo spettanti alle singole operazioni e alla trasmissione alla competente ragioneria centrale, dopo aver ricevuto il risultato del controllo della documentazione presentata a corredo, effettuato dall’ufficio controlli di I livello;

2. gestire le richieste di pagamento, assicurando che i beneficiari finali ricevano quanto prima ed integralmente gli importi di cui hanno diritto;

3. informare l'U.C. 1° livello dei pagamenti effettuati per ciascuna operazione rendendo disponibile tutta la documentazione necessaria alla verifica di primo livello.

Le attività di controllo trasversali a tutti i Centri di Programmazione e Gestione, sono affidate ad una specifica area amministrativa (Ufficio di Controllo di I livello) a cui riferiscono Unità Operative Periferiche (UOP), articolate a livello provinciale con funzioni di supporto a livello territoriale. Questo Ufficio con le sue articolazioni periferiche (UOP) si colloca in una posizione funzionalmente indipendente dalle attività di programmazione e gestione del POR , ed è organizzato come descritto di seguito .

UFFICIO CONTROLLI DI 1° LIVELLO



L’Ufficio è strutturato con 1 dirigente responsabile e 6 funzionari, dei quali 1 funzionario direttivo (D6), 2 istruttori (C5 e C2) e 3 collaboratori (B1). A questo Ufficio riferisce anche il Servizio Rendicontazione del Dipartimento Regionale Formazione Professionale, formato da 2 UOB (Unità Operative di Base) e composto da un dirigente responsabile, 4 funzionari e 4 collaboratori.

L’Ufficio nel suo complesso svolge le seguenti attività:

a) realizzazione e coordinamento dei controlli di primo livello;

b) verifica della corretta applicazione della normativa, della corretta esecuzione delle procedure e della rispondenza ai criteri di selezioni approvati;

c) realizza le verifiche amministrative sulle spese di volta in volta comunicate come “certificabili” dall’UOP, assicurando:

un controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l’azione finanziata;

un controllo sui costi reali od entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse;

un controllo sui documenti giustificativi della spesa.

d) realizza le verifiche anche nel casi in cui l’autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni (art.13.5 Reg. CE 1828/2006);

e) effettua le verifiche in loco delle operazioni, sulla base del Piano dei Controlli, sulla base di un programma di controlli elaborato tenendo conto dell’analisi dei rischi rivista annualmente;

f) cura il raccordo con le Istituzioni competenti concernente i controlli ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del Regolamento 1828/2006 – per il tramite della Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza che le trasmette alla Presidenza del Consiglio dei Ministri;

g) cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia.

Come premesso, riferiscono funzionalmente a questo Ufficio, unità competenti specifiche denominate “Unità Operative Periferiche” (UOP), che operano a livello provinciale con la strutturazione riportata di seguito.

UNITÀ OPERATIVE PERIFERICHE (UOP)

Le UOP sono istituite, presso gli Enti periferici provinciali dell’Assessorato Regionale del Lavoro (Uffici provinciali e Centri per l'Impiego) - in base all'articolo 49 (comma 8) della legge regionale n. 10/1999, modificato dall'articolo 5 della legge regionale n. 32/2000. Tali Unità assicurano a livello territoriale un azione di supporto alle attività di controllo di 1° livello. In particolare, tali Unità sono responsabili, per il territorio di loro competenza, della verifica delle dichiarazioni di spesa che trimestralmente gli Enti attuatori fanno pervenire secondo le modalità ed il calendario all'uopo predisposto e della verifica del rendiconto finale.

Inoltre, gli UOP sono incaricati, secondo quanto previsto dal Piano annuale dei controlli redatto dall’AdG di supportare l'Ufficio per i controlli di 1° livello nella esecuzione delle verifiche in loco nelle nove province dell'isola.



I compiti assegnati, le competenze e la tempistica da rispettare saranno dettagliate in apposite Direttive dell’AdG.

Si avverte che le attività tanto dell’Ufficio controlli di I livello quanto quelle dell’UOP saranno supportate e rafforzate attraverso l’affiancamento di personale esterno qualificato di dipendenza di una società esterna competente in materia di controlli da selezionare secondo le procedure ad evidenza pubblica previste dalla normativa in vigore.

Inoltre il sistema organizzativo dell’AdG prevede le seguenti aree amministrative a carattere orizzontale impegnate in attività funzionali all’adempimento di attività necessarie ad una più efficace attuazione delle operazioni previste per il conseguimento degli obiettivi del POR.

SERVIZIO CONTENZIOSO E RECUPERI

Per tutte le questioni relative alla regolarità l’AdG si avvale di uno specifico servizio (Servizio Contenzioso e Recuperi), che, trasversale a tutti i Centri di Programmazione e Gestione, e con un organico di 1 Dirigente e 2 collaboratori e 2 operatori, realizza le attività di seguito riportate:

provvede a raccogliere i documenti di controllo sulle operazioni finanziate che presentino irregolarità;

provvede sulla base della valutazioni relative alla irregolarità riscontrata (sistemica, isolata, sospetto di frode, ecc.) a determinare l’impatto finanziario della stessa;

intraprende le più opportune azioni correttive;

valuta la necessità di procedere ad una comunicazione all’Ufficio controlli I livello che definisce le comunicazioni OLAF.

Il servizio, inoltre, effettua il monitoraggio degli esiti delle attività di verifiche condotte dai soggetti esterni all’amministrazione regionale.

RAGIONERIA

La Ragioneria è responsabile dell’esecuzione dei pagamenti relativi alle operazioni finanziate dal POR FSE Sicilia 2007/2013. In particolare la Ragioneria riceve i mandati di pagamento predisposti dai singoli Centri di Programmazione e Gestione e, attraverso appositi capitoli di bilancio dedicati, provvede alla liquidazione dei mandati di pagamento..

UNITÀ DI COORDINAMENTO PER LE POLITICHE DI COESIONE

L’area sarà strutturato in 3 UOB (Unità Operative di Base); il personale in servizio sarà di 3 dirigenti, 6 funzionari, e svolgerà le seguenti funzioni:

impostazione degli atti di programmazione generali della Regione e, d’intesa con le Amministrazioni regionali di settore, dei programmi di intervento regionali, nazionali e comunitari;

predisposizione e revisioni periodico della programmazione operativa del POR;

supporto e verifica dell’attuazione delle Linee d’intervento del POR (anche in relazione



alle attività dei Dipartimenti coinvolti nella programmazione/attuazione, come riportato di seguito), finalizzate in particolare alla predisposizione delle relazioni sulle modalità ed i tempi di attuazione dei programmi;

coordinamento dell’attuazione e delle eventuali riprogrammazioni;

verifica degli atti di programmazione, avvisi e bandi, predisposti dagli Centri di Programmazione e Gestione;

gestione della segreteria del Comitato di Sorveglianza del POR FSE, e dei rapporti con l’Organismo Intermedio e altri Dipartimenti regionali coinvolti nella programmazione FSE;

supporto all’AdG nel attivazione e gestione del Board di coordinamento1 e nei rapporti con la Commissione Europea e le Amministrazioni centrali coinvolte.

L’Area svolgerà, altresì, il ruolo di ufficio competente per le linee d’intervento di specifica competenza del Dipartimento Formazione Professionale ed in particolare:

stipula e gestione dei contratti per l'attuazione delle linee di intervento di specifica competenza del Dipartimento;

attuazione delle linee di intervento e verifica della consegna dei beni o della prestazione dei servizi oggetto della linea di intervento.

UNITÀ OPERATIVA VALUTAZIONE E COMUNICAZIONE

L’Unità, in corso di istituzione, sarà costituita da 2 Dirigenti e 4 funzionari, e svolgerà le seguenti funzioni:

1. Impostazione dell’attività di valutazione;

2. Coordinamento delle attività di valutazione previste dagli orientamenti del Piano di valutazione del POR FSE così come presentato al CdS del 13 marzo 08;

3. Relazioni operative con l'unita responsabile nella Regione Siciliana del Piano di valutazione unitario dei Fondi e del FAS.

4. Partecipazione ai lavori dello steering group del Piano (denominato Gruppo di pilotaggio per la valutazione del POR2) assicurando l'organizzazione degli incontri

1 Per garantire una maggiore efficacia operativa nella attuazione e controllo del POR FSE, è istituito un organismo di coordinamento denominato “Board di Coordinamento del Fondo Sociale Europeo” composto dai rappresentanti dell’AdG, con funzioni di presidenza, delle AdC e di Audit, dell’Organismo Intermedio, e dei Dipartimenti regionali interessati. I Dipartimenti Regionali interessati, in particolare il Dipartimento Regionale Lavoro, il Dipartimento Regionale Agenzia per l’Impiego e il Dipartimento Regionale Pubblica Istruzione svolgono inoltre la funzione di referenti di politiche. L’AdG coinvolgerà i diversi Dipartimenti, per quanto di competenza, per la pianificazione, la progettazione e attuazione degli interventi a valere sulle diverse politiche. Al Board sono demandati in particolare i compiti di raccordo operativo tra i diversi soggetti che lo compongono per quanto attiene le fasi di programmazione, attuazione, gestione, monitoraggio, controllo e certificazione delle operazioni previste a valere sul POR FSE. La convocazione del Board è affidata all’AdG sulla base delle necessità da essa ravvisate e/o su richiesta di ognuno dei partecipanti a questo organismo. Ad ogni modo esso dovrà essere convocato obbligatoriamente almeno due volte in un anno per contribuire anche alla preparazione degli atti per il Comitato di Sorveglianza del POR e/o di quelli che caratterizzano la certificazione della spesa.

2 Il Gruppo di Pilotaggio sarà costituito da un numero di componenti idoneo per garantirne l’efficacia, la rapidità di azione e la funzionalità. I membri del Gruppo saranno individuati nell’ambito dei principali attori del POR già rappresentati dal Comitato di Sorveglianza (partenariato, stakeholders, rappresentante delle Pari Opportunità, rappresentanti delle altre amministrazioni locali coinvolte, ecc.) che, non necessariamente in possesso di esperienze specifiche in materia di valutazione di Fondi Strutturali, abbiano comunque esperienza in metodi di valutazione o di analisi economica o di policy



e predisponendo la documentazione necessaria. Nello specifico si fa presente che i compiti di questo Gruppo di Pilotaggio , in base al Piano di valutazione, si riferiscono a:

assicurare il coordinamento della valutazione a valere sul POR FSE con la valutazione della politica regionale unitaria;

individuare e selezionare gli oggetti della valutazione e formulare le domande;

aggiornare il Piano di valutazione del POR FSE;

assicurare interesse per le valutazioni;

sovrintendere gli aspetti metodologici delle attività valutative;

definire i contenuti tecnici del bando e del capitolato per la selezione del valutatore indipendente e di eventuali altri soggetti professionali coinvolti negli esercizi di valutazione;

garantire che le valutazioni siano realizzate nel rispetto dei tempi stabiliti nel Piano di valutazione e tenendo conto delle scadenze poste dalla Commissione europea;

assicurare che i risultati della valutazione siano diffusi ed effettivamente utilizzati

L’Unità Operativa di Valutazione e Comunicazione è inoltre responsabile dell’attuazione, coordinamento e verifica delle attività riportate nel Piano di comunicazione (approvato dalla Commissione europea in data 22 agosto 2008) ed è referente dei lavori del gruppo di coordinamento previste dal Piano stesso.

Composta da un responsabile, un referente e una task force di esperti più nello specifico tale Unità ha la responsabilità di :

assicurare la promozione del POR nel suo complesso nonché delle iniziative/interventi cofinanziate dal Programma stesso;

garantire la raccolta, la selezione e la diffusione delle informazioni contenute nel Piano di Comunicazione;

predisporre la redazione di notizie e testi per i prodotti informativi;

creare il collegamento, anche telematico, con tutti i punti locali di informazione e di assistenza tecnica;

assicurare il collegamento tecnico con tutti i soggetti fornitori di beni e servizi relativi al Piano di comunicazione.

SERVIZIO MONITORAGGIO, SISTEMA INFORMATIVO E ACCREDITAMENTO

Il servizio è strutturato in 4 UOB (Unità Operative di Base), il personale in servizio è composto da 1 dirigente e 4 funzionari direttivi, 4 istruttori e svolge le seguenti attività:

1) gestione del sistema informativo;

2) monitoraggio delle operazioni finanziate a valere sul POR.

analysis. Il Gruppo potrà operare anche definendo al proprio interno sottogruppi di riferimento per le diverse tematiche contenute nel POR. La Commissione Europea è invitata a farne parte e sarà comunque informata della definizione del piano e dei suoi aggiornamenti.



In particolare l’attività di monitoraggio verrà svolta, secondo la tempistica prevista dal regolamento generale e dal POR FSE da parte dei Centri di Programmazione e Gestione (CPG) e da parte del Organismo Intermedio. Sulla base dei dati trasmessi dai beneficiari, i CPG e gli OI provvederanno a caricare/validare i dati sul sistema informativo e a trasmetterli al Servizio Monitoraggio e SI. Tale Servizio provvederà, quindi, ad una verifica sulla qualità e sulla congruenza dei dati, e una volta effettuate tutte le verifiche, validerà la trasmissione dei dati che avverrà attraverso il sistema informativi e su formato cartaceo.

Tale Servizio, inoltre, (avvalendosi anche del supporto di task force nazionali) è responsabile delle procedure di accreditamento degli enti, conformemente alla normativa nazionale e regionale in materia.

ASSISTENZA TECNICA

L’Autorità di Gestione si avvarrà di due apposite strutture di assistenza tecnica, selezionate mediante procedure di evidenza pubblica, una responsabile per il supporto all’attuazione del programma e delle politiche previste nei diversi Assi prioritari e l’altra dedicata al monitoraggio e al supporto all’attività di controllo di primo livello.

2.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’AdG/degli organismi intermedi

L’AdG ha corso di predisposizione un apposito “Manuale delle procedure dell’AdG” (cfr. Allegato E) che descrive dettagliatamente le metodologie e gli strumenti da utilizzare per i diversi adempimenti previsti dall’art. 60 del Reg. 1083/2006 quali: la selezione e approvazione delle operazioni e delle procedure volte a garantire la loro conformità con le norme comunitarie e nazionali, e in particolare, regola l’attività di controllo di primo livello, come previsto dall’articolo 13 e dall’art. 22 del Regolamento CE 1828/2006 e tutti gli strumenti (check list e verbali) per l'attività di controllo di primo livello e le disposizioni per gli Organismi Intermedi. Come specificato al successivo paragrafo 3.2.2, l’Organismo Intermedio potrà dotarsi di specifica manualistica, per eventuali necessità di contestualizzare e specificare gli aspetti procedurali definiti dall’AdG.

Per quanto riguarda gli aspetti attuativi e gestionali del FSE ed in particolare per quanto di competenza dei soggetti attuatori, l’AdG come richiesto dall’articolo 13 comma 1 del Regolamento (CE) 1828/2006, al fine di garantire che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati, adotterà un “Vademecum per l'attuazione del POR” (cfr. Allegato F) - che assumerà e dettaglierà a livello regionale il Vademecum FSE nazionale3 oltre che altri aspetti procedurali/adempimenti per i soggetti attuatori, rimandando, per aspetti attuativi/procedurali specifici (o relativi a determinate operazioni), agli Avvisi/Bandi periodicamente emanati o a Circolari dell’AdG. In particolare il Vademecum contiene indicazioni puntuali sui parametri e condizioni generali delle voci di costo, le procedure di spesa, la liquidazioni, le certificazioni e le fideiussioni, le disposizioni per i beneficiari, la tenuta documentazione e l’informazione e pubblicità.

3 La Regione Siciliana, con Deliberazione n. 301 del 12.12.2008 della Giunta ha espresso il relativo apprezzamento al “Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE per il periodo di programmazione 2007/2013” (Allegato F.1).



Conformemente a quanto richiesto dall’articolo 15 del regolamento CE 1828/2006, e come descritto al paragrafo 2.5 della presente relazione, l’Autorità di Gestione assicurerà la predisposizione e l’aggiornamento delle piste di controllo. Le piste di controllo saranno predisposte dall’AdG e dall’Organismo intermedio per ciascuna “tipologia di operazione” di competenza, e costituirà lo strumento essenziale per l’esecuzione dei controlli e per le verifiche sul sistema di gestione e controllo.

Il manuale, il Vademecum e le piste di controllo saranno adottati formalmente da parte dell’Autorità di Gestione e saranno opportunamente diffusi a tutto il personale dell’AdG e dall’Organismo intermedio.

Il Vademecum sarà inoltre diffuso a tutti i potenziali beneficiari, attraverso la pubblicazione sul sito web della Regione.

Il manuale, il Vademecum e le piste di controllo verranno rivisti periodicamente, alla luce delle nuove esigenze che potranno emergere nel corso della programmazione e in un ottica di miglioramento continuo e di apprendimento dall’esperienza e di recepimento delle buone pratiche a livello nazionale ed europeo.

Ogni versione del Manuale, del Vademecum e delle piste di controllo saranno opportunamente approvate da parte dell’Autorità di Gestione, registrate ed archiviate, con l’indicazione della data di validazione.

Le diverse versioni dei documenti saranno debitamente diffuse a tutto il personale dell’AdG, agli OI, nonché trasmessi per conoscenza all’Autorità di Audit e all’Autorità di Certificazione in formato elettronico e verranno inseriti nel sito intranet della Regione Siciliana.

L’Autorità di Gestione assicurerà tramite controlli periodici la verifica dell’adozione e del rispetto delle procedure definite nei manuali da parte dell’Organismo intermedio e dei diversi responsabili di linea, verificando altresì l’utilizzo della versione più aggiornata degli stessi.

2.2.3 Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle procedure destinate a garantire la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero periodo di attuazione (art. 30, lett. a) del regolamento (CE) n. 1083/2006

L’AdG ricorre sempre a procedure aperte per la selezione dei progetti relativi ad attività formative da finanziare. Al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l'accesso ai finanziamenti per le attività formative - fermo restando il rispetto delle norme in materia di concorrenza richiamate nel paragrafo 5.5 del POR FSE- è in linea con il sistema di accreditamento, secondo la normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente.

Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici, si applicano le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel predetto paragrafo 5.5, nel rispetto delle direttive comunitarie e nazionali in materia di appalti, ivi compresa la giurisprudenza europea in materia.

Nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia di appalti pubblici e di concessioni, eventuali situazioni specifiche di rilevanza generale sono preventivamente esaminate e sottoposte all'approvazione del Comitato nazionale del QSN dedicato alle risorse umane, d’intesa con la Commissione Europea. Laddove abbiano una dimensione solo regionale, sono preventivamente esaminate e sottoposte all’approvazione del Comitato di Sorveglianza del Programma Operativo interessato, d'intesa con la Commissione Europea .



In particolare, sulla base delle disposizioni normative e orientamenti regionali, la Regione ha deciso che il sostegno all’offerta organizzata di servizi ed alla domanda individuale delle persone avviene utilizzando di norma:

avvisi pubblici (per la realizzazione di attività in regime di concessione e per la selezione di soggetti attuatori);

appalti pubblici di servizio.

A queste modalità si affiancheranno specifiche procedure di carattere negoziale relative all’individuazione di strumenti a supporto di iniziative di sviluppo locale avviate a livello territoriale.

Rispetto agli appalti pubblici di servizio, si ribadisce quanto definito nella normativa vigente, ed in particolare dal Decreto Legislativo 163/2006 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE), che, nello specifico, prevede due possibili metodologie di assegnazione dell’appalto: criterio del prezzo più basso, criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

Qualora gli affidamenti siano effettuati utilizzando il “Criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa”, al prezzo offerto sarà assegnato un valore non superiore a quello dei criteri relativi al merito e alla qualità dell’offerta. Al riguardo, i criteri che verranno utilizzati verranno indicati nel bando e rimandano all’elencazione esemplificativa indicata all’art. 83 del Decreto Legislativo 163/2006, tra cui: prezzo, qualità, pregio tecnico, caratteristiche estetiche e funzionali, caratteristiche ambientali, costo di utilizzazione e manutenzione, redditività, servizio successivo alla vendita, assistenza tecnica, data di consegna o termine di consegna o esecuzione, impegno in materia di pezzi di ricambio, sicurezza di approvvigionamento.

Relativamente agli avvisi pubblici, l’AdG prevede sostanzialmente una distinzione sulla base delle finalità dell’avviso; in particolare si prevede l’individuazione delle seguenti tipologie:

o avvisi per attività in concessione;

o avvisi per assegnazione di aiuti alle persone e incentivi alle imprese.

La selezione delle operazioni è effettuata conformemente ai criteri fissati dal Comitato di sorveglianza, come stabilito dall’articolo 56 del Regolamento generale dei fondi. Per maggiori approfondimenti si rimanda al documento sui criteri di selezione, approvato dal Comitato di Sorveglianza in data 13 marzo 2008 – (cfr. Allegato G).

Gli avvisi pubblici ed i bandi di gara, sono pubblicati sul Bollettino ufficiale Regione Siciliana e sul sito web regionale contenente le informazioni sul POR FSE; le procedure di gara avviate conterranno oltre le finalità, l’oggetto specifico e le procedure di presentazione delle operazioni, anche le modalità e le procedure di selezione che si compongono di due fasi: una fase di ammissibilità e una di valutazione tecnica svolta da un nucleo di valutazione (nel caso di avvisi) o commissione di valutazione (nel caso di bandi d’appalto di servizio).

Al termine delle operazioni di valutazione nel caso di avvisi il nucleo all’uopo nominato trasmette gli esiti della selezione al responsabile del procedimento che provvede ad approvare e pubblicare le graduatorie finali sulla Gazzetta ufficiale della Regione e formalizza l’atto di impegno delle risorse ai fini dell’ammissione a finanziamento dei progetti in ordine di graduatoria e sulla base delle risorse disponibili preventivamente individuate nell’avviso.



La Regione Siciliana prevede una specifica procedura per notificare l’avvenuta approvazione dei finanziamenti ai soggetti vincitori (mediante raccomandata AR o mediante altra modalità prevista dalla normativa vigente).

Nel caso di gare d’appalto di servizi, al termine delle operazioni di valutazione, il presidente della Commissione di valutazione, sulla base delle procedure previste dalla normativa di riferimento, definirà l’aggiudicatario provvisorio del servizio, demandando poi al responsabile del procedimento (AdG o diversi CPG e/o OI a seconda della tipologia di operazione prevista) per l’assunzione dei relativi provvedimenti amministrativi.

In termini procedurali, nell’attività di selezione ed approvazione delle operazioni a valere sul POR FSE, sono coinvolti direttamente i diversi CPG e l’OI (si veda quanto già specificato nel paragrafo 2.2.1). L’Autorità di Gestione, svolge, a garanzia del rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia, attraverso l’Unità di coordinamento per le politiche di coesione, una verifica e validazione preliminare su tutti i documenti di gara promossi dai CPG e dall’OI.

Al fine di sostenere i processi di valutazione e selezione, in carico ai singoli CPG ed OI, la Regione ha pubblicato un apposito bando (Avviso n. 7 del 24 luglio 2008 - GURS n. 13 del 29 agosto 2008) per la creazione di una long list di esperti da utilizzare per la selezione delle operazioni (cfr. allegato H).

Per quanto riguarda specifici indirizzi e procedure in materia, si rimanda a quanto definito dall’AdG nel quadro del “Manuale delle procedure” (Cap. 5).

Nel caso degli Enti cosiddetti “in house” le operazioni potranno essere assegnate dall’AdG e/o dell’Organismo intermedio attraverso forme di affidamento diretto, nel rispetto di quanto previsto dai Regolamenti comunitarie e nazionale e secondo quanto disposto dal Cap. 5 del POR.

Nell’ambito delle attività progettuali eventualmente affidate, dovranno essere individuati forme e strumenti (Cabina di regia, Comitato di Pilotaggio, ecc.) tali da esercitare, da una parte, uno stretto controllo sul progetto affidato e dall’altra rafforzare e rendere maggiormente pregnante il cosiddetto “controllo analogo” previsto dagli orientamenti giurisprudenziali in materia di “affidamenti in house”. Elemento questo indefettibile per la tipologia di affidamento operata. Gli Enti cosiddetti “in house” dovranno pertanto realizzare le attività previste dal progetto approvato, attenendosi puntualmente e tassativamente alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali vigenti, impegnandosi ad una eventuale rimodulazione dello stesso in caso di successive disposizioni impartite dall’AdG e/o dell’Organismo intermedio a seguito di intervenuta innovativa normativa in materia, nonché rispettare le procedure di evidenza pubblica, previste dalla normativa vigente in materia di appalti, per gli eventuali affidamenti a valle che potranno essere operati.

2.2.4 Verifica delle operazioni (art. 60, lett. b) del regolamento (CE) n. 1083/2006

Procedure di verifica

L’articolo 60, lettera b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 stabilisce che l’Autorità di gestione ha la responsabilità di verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti, l'effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché, la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali; stabilisce, altresì, che a



tal fine possono essere effettuate verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria, conformemente alle modalità stabilite dall’art.13 del Reg. (CE) 1828/06 della Commissione.

L’attività di controllo di primo livello (o ordinario), espletata in concomitanza con la gestione degli interventi, è rappresentata dall’insieme dei controlli che accompagnano l’attività dell’AdG e dall’Organismo intermedio per tutto il periodo di attuazione del Programma è realizzata da parte dell’Ufficio controllo di primo livello congiuntamente con le unità operative periferiche, funzionalmente indipendenti dai Centri di Programmazione e gestione, responsabili dell’attuazione degli interventi.

Pertanto l’Ufficio controllo di primo livello congiuntamente con le unità operative periferiche saranno responsabili di realizzare anche i controlli nei casi in cui l’AdG risulta beneficiaria, contemplati dall’art.13.5 del Reg. (CE) 1828/2006.

I controlli di I livello realizzati dall’AdG sono finalizzati a verificare:

1. che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti;

2. l’effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione all’operazione;

3. la conformità delle spese alla normativa comunitaria, nazionale, regionale.

Ai sensi dell’art. 13-2 del regolamento CE 1828/2006, i controlli dell’Autorità di Gestione e dell’Organismo intermedio riguarderanno gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni, come di seguito riportato:

Controllo amministrativo

Il controllo di conformità si fonda nella verifica delle regole e dei parametri assunti a riferimento con disposizioni normative ed amministrative comunitarie, nazionali e regionali, che regolamentano le attività di programmazione e gestione delle attività finanziate attraverso risorse pubbliche (ad es. controllo della corrispondenza dei requisiti per la partecipazione ad una gara, controllo della correttezza degli adempimenti pubblicitari, verifica della documentazione amministrativa propedeutica alla sottoscrizione di una convenzione con il beneficiario finale, verifica della documentazione amministrativa presentata dal beneficiario finale per la richiesta di erogazione di un acconto/saldo, controlli sulla durata, articolazione e pianificazione delle attività ecc.). La finalità di questa area del controllo è quella di assicurare uniformità di trattamento agli operatori, trasparenza amministrativa e certezza dei rapporti giuridici. Tali controlli saranno effettuati da tutti i soggetti coinvolti nell’attività di controllo di I livello per le specie aree di competenza.

In particolare saranno verificati i seguenti aspetti amministrativi, di conformità alle norme:

• controllo corrispondenza dei requisiti

• controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi

• controllo ottemperanza prescrizioni

• controllo conformità della realizzazione

Controllo finanziario

La finalità di questo controllo è quella di accertare la sussistenza dei documenti giustificativi, la correttezza del calcolo e l’ammissibilità del periodo temporale attraverso la preliminare



verifica di effettività, inerenza e legittimità delle spese dichiarate nelle domande di rimborso ai sensi dell’Articolo 13 Reg. CE 1828/2006 coma 2 lettera a).

L’ammissibilità/regolarità delle spese dichiarate si realizzerà attraverso la verifica del rispetto della normativa specifica sui costi ammissibili (DPR recante le norme di ammissibilità delle spese per il periodo di programmazione 2007/2013, altre normative nazionali specifiche (e.g. norme sulla contabilità), il vademecum nazionale per l’ammissibilità della spesa al FSE per il periodo 2007/2013, e vademecum regionale in corso di stesura) secondo i criteri della inerenza, effettività, realità, veridicità e legittimità.

In particolare, per le operazioni affidate mediante gara d’appalto sarà orientata alla verifica del rispetto delle prescrizioni fissate dal Bando e dal Capitolato d’Oneri e dall’Offerta tecnica del Proponente, l’avanzamento delle attività dichiarate dal soggetto aggiudicatario del servizio, il livello di raggiungimento degli obiettivi previsti e della regolarità della documentazione di spesa presentata.

In particolare, per la verifica della regolarità finanziaria, sarà verificata la veridicità/ammissibilità della spesa dichiarata dal soggetto attuatore, l’efficacia e l’efficienza gestionale nel rispetto delle normative comunitarie, nazionali e regionali in materia, ed in particolare:

• l’effettività: effettivo esborso monetario;

• la realità: si basa sulla sussistenza dei beni/servizi acquisiti/resi (analisi documenti di registrazione: quali registri presenza, time sheet, libro magazzino, libro cespiti ammortizzabili, libro inventari, libro matricola, ecc.);

• l’inerenza: collegamento funzionale e temporale tra le spese imputate e azione realizzata;

• la legittimità esame dei documenti elementari (fatture, buste paga, ecc.), verifica regolarità e contabilizzazione in contabilità (obblighi civilistico fiscali di registrazione contabile);

• la veridicità corrispondenza tra importo dichiarato e il riscontro con i documenti giustificativi e la registrazione in contabilità analitica / sezionale e in contabilità generale.

Controllo fisico-tecnico

Per l’area del controllo della regolarità dell’esecuzione si prevedono almeno quattro procedure di verifica specifiche nel caso di affidamento mediante Avviso:

• controllo della partecipazione (per le operazioni che prevedono destinatari diretti),

• controllo dell’adeguatezza dei prodotti/servizi intermedi e finali,

• controllo della soddisfazione dei destinatari (per le operazione che prevedono destinatari diretti),

• controllo dell’utilizzo del servizio erogato

• controllo del rispetto dei tempi e delle scadenze

• controllo del rispetto delle modalità di esecuzione delle attività

• controllo del rispetto delle numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste)



Tutti i controlli posti in essere saranno formalizzati in appositi verbali e check list (i cui format sono allegati al presente documento (cfr. Allegato I) e che costituiranno parte del Manuale delle procedure dell’AdG) e saranno registrati sul sistema informatico. In tutte le fasi del processo i soggetti abilitati ai controlli potranno prendere visione delle risultanze dei controlli effettuati precedentemente e/o da altri soggetti, prevalentemente in termini di: soggetti incaricati del controllo, ambito del controllo (amministrativo, finanziario, fisico, tecnico), data del controllo, tipologia del controllo (tavolino o in loco), dettaglio delle irregolarità riscontrate, eventuali comunicazioni inoltrate agli organi competenti, controdeduzioni del beneficiario finale, ecc. Il sistema informativo assicurerà altresì il monitoraggio di tutte le azioni di follow up necessarie per garantire la correzione degli errori e delle irregolarità riscontrate.

Conformemente a quanto richiesto dai regolamenti, il controllo di primo livello sarà realizzato:

1. a tavolino, sul 100% dei giustificativi di spesa (controlli documentali)

2. in loco, a campione sulla base di un analisi dei rischi aggiornata annualmente

3. verifica di sistema dell’Organismo intermedio.

Il manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione descrive in maniera analitica le metodologie e gli strumenti che saranno utilizzati per le diverse tipologie di controllo.

1. Controlli a tavolino.

Per quanto riguarda la prima tipologia di controlli, si tratta delle verifiche che vengono fatte sui documenti contabili presentati dai beneficiari e si basano su un esame della domanda stessa e delle pezze giustificative che l’accompagnano.

Essi si concretizzano, in particolare nella verifiche della certificazione di spesa da inviare all’AdC basate sulle dichiarazioni di spesa prodotte dagli enti attuatori, verificate positivamente dalle Unità Operative Periferiche tramite le verifiche documentali al 100% delle stesse, più completamente descritte successivamente al paragrafo 2.2.5.

I controlli “a tavolino” possono essere integrati da visite in loco supplementari quando ricorrano circostanze tali da pregiudicare il rispetto del principio di una sana gestione finanziaria o da far presumere l’esistenza di irregolarità. Le visite in loco possono servire, altresì, per consentire l'acquisizione di informazioni di dettaglio da parte del beneficiario sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto.

La procedura di controllo prevede le seguenti fasi:

1. Per ciascuna domanda di rimborso le Unità Operative Periferiche effettueranno preliminarmente le seguenti verifiche:

- Verifiche amministrative:

o Correttezza formale della domanda;

o Quadratura tra l’elenco dei giustificativi di spesa imputati sull’operazione e l’importo richiesto con la domanda di rimborso;

o controllo ottemperanza prescrizioni; Descrizione dei sistemi di gestione e controllo prevista dall’articolo 71 del Reg. CE 1083/2006 – Regione Siciliana POR FSE 28


o controllo conformità della realizzazione;

In fase di rendiconto finale

o controllo corrispondenza dei requisiti;

o controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi;

- Verifiche finanziarie:

o Verifica della temporalità della spesa, nel rispetto dela tempistica prevista dall’operazione e dal POR.

o Verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal beneficiario;

o Verifica della realità, e che la spesa sia stata effettivamente sostenuta;

o Verifica della giustificazione, presenza di fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente;

o che l’importo totale della domanda di rimborso non sia superiore a quello approvato in fase di valutazione.


o la conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e nel rispetto delle politiche comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza

- Verifiche fisico tecniche


o Rispetto dei tempi e delle scadenze;

o Rispetto delle modalità di esecuzione delle attività;

o Rispetto delle numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste).

o Rispetto del raggiungimento della popolazione destinataria e corretta realizzazione dei servizi, formativi e non formativi;

o Controllo della sana gestione finanziaria, con una particolare attenzione all’efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi.

2. le Unità Operative Periferiche effettueranno le verifiche e trasmetteranno una relazione intermedia sulle risultanze del controllo che, se positiva, consentirà all’Ufficio responsabile del Controllo di primo livello di dare ai centri di Programmazione e Gestione il nullaosta per poter procedere all’erogazione al beneficiario della domanda di rimborso.

3. Nel caso nel corso del controllo documentale vengono riscontrare criticità rilevanti, i controlli potranno essere integrati da visite in loco; le visite in loco potranno servire,



altresì, per consentire l'acquisizione di informazioni di dettaglio da parte del beneficiario sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto.

4. L’Ufficio responsabile del Controllo di primo livello verifica i verbali di controllo predisposti dalle Unità Operative Periferiche e a campione verificherà la correttezza e la completezza dei verbali di controllo (check list + verbali) e dei relativi documenti giustificativi.

2. Visite in loco.

Le visite in loco sono effettuate per verificare in particolare la tangibilità del progetto, la realizzazione del servizio offerto nel pieno rispetto delle condizioni dell’accordo di sovvenzionamento, l’avanzamento del progetto, il rispetto delle norme comunitarie in materia di pubblicità e il pieno rispetto delle procedure in materia di appalti pubblici. Le visite in loco possono servire, altresì, per accertare che il beneficiario fornisca informazioni precise sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto.

L’oggetto dei controlli in loco sarà, quindi, centrato sull’“effettiva esistenza” del progetto cofinanziato e della documentazione a supporto. Tali verifiche saranno effettuate dall'Ufficio Controlli 1° livello coadiuvati dalle Unità Operative periferiche con i seguenti obiettivi:

- Verifiche amministrative:

o verificare la rispondenza del servizio rispetto al progetto;

o verificare la rispondenza del servizio rispetto alla documentazione contabile prodotta;

o verificare che la documentazione relativa ai progetti cofinanziati sia distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale del beneficiario e organizzata in modo da essere rapidamente e facilmente consultabile;

o verificare il rispetto delle norme di informazione e pubblicità secondo le modalità previste – utilizzazione del logo dei Fondi Strutturali per i bandi pubblici e la documentazione relativa agli interventi finanziati, inserzioni pubblicitarie, comunicati stampa, cartelloni fissi in loco, targhe commemorative etc. – in modo tale che sia garantita l’informazione dei beneficiari e dell’opinione pubblica in merito alla provenienza comunitaria dei contributi con cui vengono realizzati gli interventi e acquistate le opere, i beni ed i servizi;

o verificare la corrispondenza dei dati delle dichiarazioni di spesa alla relativa documentazione giustificativa;

o verificare l’adozione da parte dei beneficiari di un sistema contabile affidabile in cui si rilevi un’appropriata evidenziazione dei costi sostenuti per il progetto;

o verificare le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le autocertificazioni prodotte dai beneficiari, ove detta verifica non sia stata già svolta da parte dell’Ufficio competente.

- Verifiche finanziarie:



o verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal beneficiario;

o la conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e nel rispetto delle politiche comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza.

- Verifiche fisico tecniche

o rispetto delle modalità di esecuzione delle attività;

o rispetto del raggiungimento della popolazione destinataria e corretta realizzazione dei servizi, formativi e non formativi;

o controllo della sana gestione finanziaria, con una particolare attenzione all’efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi.

Differenti tipologie ed organizzazione delle verifiche in loco:

Nell’ambito di tali attività l’AdG ha previsto tutta una serie di verifiche da effettuare nelle sedi operative dei soggetti gestori in particolare:

L’Ufficio Controlli di 1° livello programma e realizza visite in loco sulle operazioni finanziate, con il supporto delle autorità periferiche, secondo quanto previsto dall' articolo 60, lettera b del Regolamento (CE) n. 1083/2006. Le visite in loco saranno effettuate, di norma, quando il progetto è già ben avviato, tanto in termini di avanzamento dei lavori quanto sotto il profilo finanziario. In particolare, l’Ufficio Controlli di 1° livello predisporrà il proprio programma di controlli, tenendo conto sia del principio di proporzionalità in rapporto al volume finanziario degli investimenti pubblici sia dell’analisi dei rischi.

Il controllo in loco sarà effettuato sulla base di due differenti modalità operative:

sulla base delle verifiche proprie o di quelle effettuate dalle Unità Operative Periferiche sulle dichiarazione di spesa pervenute ogni qualvolta si sia riscontrata una irregolarità o ci sia l’esigenza di acquisire/verificare ulteriori informazioni;

sulla base di un campione di operazioni ottenuto dall’universo, rappresentato dalla totalità delle dichiarazioni di spesa pervenute trimestralmente, sul quale sarà calcolato un importo pari almeno all’5% della spesa certificata annualmente. La percentuale del campione dei controlli in loco sarà rivista annualmente e terrà conto dell’andamento delle verifiche a tavolino e dei risultati delle verifiche effettuate da altri organismi quali, AdA, AdC, Guardia di Finanza, Commissione Europea, etc. Tale campione dovrà essere rappresentativo, sia qualitativamente che quantitativamente delle varie tipologie di operazioni presenti nel Programma Operativo. La modalità di campionamento adottata è illustrata in dettaglio nel manuale delle procedure dell’Autorità di gestione, ed è basata su un indice di rischio che tiene conto dell’importo finanziato e di altri fattori rilevabili dalla specificità della tipologia dell'operazione (localizzazione, concentrazione di finanziamenti su un beneficiario, criticità sistematiche rilevate precedentemente, ecc.). Saranno identificati prioritariamente le operazioni con un più elevato livello di rischio secondo le modalità di seguito descritte.



Per quanto riguarda la Formazione Professionale, attraverso il Servizio Monitoraggio, SI e accreditamento, procederà alle verifiche previste dalla normativa regionale in materia di accreditamento.

Conformemente a quanto previsto dall’art. 13 c. 3 del Reg. (CE) 1828/2006, l’Autorità di Gestione all’interno del proprio manuale delle procedure, descrive e motiva il metodo di campionamento e indica le procedure per la sua revisione annuale.

Estrazione del campione.

In via preliminare dovranno essere stabilite le composizioni della popolazione costituenti l’universo sulle quali estrarre il campione che, al fine di garantirne la rappresentatività, dovranno essere comunque almeno pari all’ 5% dei finanziamenti dei progetti presenti.

Successivamente, l’individuazione delle operazioni da sottoporre a controllo avverrà tramite una doppia estrazione casuale.

Prioritariamente saranno suddivise le iniziative in tre classi di rischio, definite in base al rapporto tra l’importo della dichiarazione di spesa e la media aritmetica degli importi complessivi nel periodo considerato.

Le operazioni che costituiscono la sottopopolazione saranno selezionate, all’interno delle classi di rischio, in modo casuale.

Si procederà poi alla costituzione del campione estraendo, dalla sottopopolazione così ottenuta, il numero di operazioni necessarie al raggiungimento del tetto minimo stabilito per la composizione del campione, tenendo conto tuttavia di:

tipologia dell'operazione;

eventuali iniziative concentrate in capo ad un unico destinatario;

distribuzione territoriale.

criticità riscontrate nelle precedenti verifiche.

Il principio dell’equa distribuzione territoriale sarà assolto dal criterio stesso adottato per la scelta del campione che dovrà assicurare l’effettuazione di almeno 1 controllo in ciascuna delle nove Province.

Qualora nel campione dovesse essere estratto un progetto o un beneficiario già sottoposto a controllo di 1° o di 2° livello, lo stesso sarà scartato per dar posto ad altra operazione, selezionata dalla stessa sottopopolazione, non ancora sottoposta a verifica.

La metodologia di campionamento sarà rivista annualmente sulla base dell’esito dei controlli effettuati sull’annualità precedente e di altre informazioni in merito all’andamento del programma (analisi dei rischi).

Il campione delle iniziative da sottoporre a controllo verrà selezionato, per ciascuna tipologia e sulla base dei parametri sopra indicati ed approvato dal Dirigente Generale dell'AdG o dell'OI.

Il verbale di campionamento approvato annualmente dal Dirigente Generale dell'AdG o dell’OI, darà atto delle procedure di estrazione del campione, dei fattori di rischio utilizzati e della popolazione di riferimento e indicherà l’elenco analitico dei progetti che saranno sottoposti a verifica in loco, e la corrispondente spesa certificata.

Il programma dovrà, quindi, contenere l’elenco dei controlli da effettuare, con la specifica dei Descrizione dei sistemi di gestione e controllo prevista dall’articolo 71 del Reg. CE 1083/2006 – Regione Siciliana POR FSE 32


destinatari sottoposti a verifica ed il codice identificativo del progetto, distinti per azione e per provincia, e la tempistica prevista per la loro esecuzione.

Modalità di esecuzione dei controlli

L' Ufficio Controlli di 1° livello nel caso di controlli ex-post, comunicherà a ciascun soggetto rientrante nel campione, l’avvio delle procedure di verifica con almeno 5 giorni di preavviso, ai sensi delle disposizioni di cui alla Legge n. 241 del 07/08/1990 ed alla l.r. n. 10 del 30/04/1991 (cosiddetta legge sulla trasparenza), sempre che ciò non infici l’efficacia del controllo.

Con tale comunicazione il soggetto controllato dovrà essere informato su:

la data e la durata della verifica;

l’oggetto del controllo;

il soggetto incaricato del controllo;

eventuale documentazione necessaria alla verifica posta in essere.

Nella fase di esecuzione dei controlli il personale incaricato dovrà acquisire i dati e le informazioni necessarie seguendo lo schema contenuto negli appositi verbali/check list predisposti.

Ciascun verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate.

A conclusione del controllo, il verbale, redatto in duplice copia, dovrà essere allegato, insieme ad una relazione sintetica del controllo contenente le risultanze dello stesso, sia agli atti del beneficiario che a quelli del Dipartimento, firmato dal funzionario, controfirmato dal responsabile del beneficiario ed esibito in occasione dei successivi controlli sia interni che nazionali e comunitari.

Relazione sul controllo

La relazione sintetica, invece, dovrà contenere, come minimo:

criteri di scelta;

luogo e periodo del controllo;

responsabile del controllo ed amministrazione di riferimento;

beneficiario sottoposto a controllo;

risultanze delle verifiche ed eventuali criticità riscontrate;

suggerimenti forniti per il superamento di eventuali criticità sanabili con un intervento correttivo;

elenco della documentazione consultata presso il beneficiario;

indicazione dell’ubicazione della documentazione relativa al controllo

Tale documento verrà firmato dal responsabile del controllo e dagli altri funzionari partecipanti alle attività.

Le risultanze principali dei controlli possono essere di tre tipi: regolarità, irregolarità o



parzialmente regolare. Considerando che un controllo si attua su più operazioni e di diversa natura (contabile, amministrativa etc.), si possono riscontrare una serie di operazioni espletate correttamente ed altre in maniera irregolare.

All’interno del programma dei controlli dovrà essere previsto l’aggiornamento delle criticità rilevate durante i controlli precedenti, nella considerazione che i controlli possono non solo attestare la regolarità di un’operazione ma, se eseguiti puntualmente, consentono – ove sussistano - anche di far rilevare eventuali irregolarità/criticità.

In questo caso, primo compito del controllore sarà quello di interpretare se l’irregolarità/criticità è stata determinata da errori involontari o se siano intervenuti comportamenti illeciti. Nel secondo caso si può parlare di tentativo di frode.

Se l’irregolarità/criticità risulta sanabile, sarà cura del controllore segnalare al beneficiario il possibile intervento correttivo, stabilendo scadenze per l’effettuazione dello stesso e monitorandone le varie fasi fino al superamento degli elementi critici.

Qualora dal rapporto di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento e conseguente recupero delle somme erogate, dovranno con sollecitudine essere informati gli Uffici responsabili per l’avvio degli atti conseguenti

In caso di irregolarità e/o frode risulterà necessario effettuare ulteriori approfondimenti per avvalorare gli elementi probatori dei quali si è entrati in possesso e, ove l’esito negativo venisse avvalorato, procedere ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1083/06.

In particolare nei caso di irregolarità sospensione delle attività o, nei casi gravi, si procederà all'avvio del procedimento di revoca del finanziamento e conseguente comunicazione al Percettore di Somme.

In analogia alle indicazioni fornite dalla Corte dei Conti Europea, in materia di strategie e norme di controllo, nonché ai criteri guida europei sulle norme dell’INTOSAI, al fine di assicurare il “controllo di qualità” dell’attività svolta dal controllore, il rapporto di controllo dovrà in ogni caso essere sottoposto a validazione da parte del Responsabile del Servizio presso cui presta servizio il personale incaricato dei controlli.

Tali rapporti saranno trasmessi all’Ufficio Controlli di 1° livello che provvederà alla loro raccolta ed all'inserimento delle relative informazioni sul Sistema Informativo del Dipartimento.

Annualmente, l’Ufficio Controlli di 1° livello, redigerà una relazione dei controlli presentando in modo sufficientemente circostanziato gli esiti e le conclusioni delle verifiche dettagliate nei rapporti di controllo, specificando eventuali avvii di procedure di recupero e, in caso di violazioni di norme che comportino la denuncia all’Autorità giudiziaria, una particolareggiata descrizione dell’iniziativa finanziata e delle violazioni riscontrate.

Attraverso il rapporto verrà effettuata un analisi degli esisti dei controlli, che consentirà di acquisire elementi utili per la revisione dell’analisi dei rischi e per un eventuale modifica del sistema di gestione e controllo.

Gli esiti delle attività di controllo saranno regolarmente registrate sul sistema informativo dell'AdG e costantemente aggiornati.

Il sistema informativo assicurerà altresì il monitoraggio di tutte le azioni di follow-up necessarie per garantire la correzione degli errori e delle irregolarità riscontrate.

Il diagramma sottostante sintetizza i passaggi previsti per i controlli di primo livello.



Centri di Programmazione e

Gestione

Ufficio Controlli I livello

Unita Operative Periferiche Tesoreria Beneficiari

Ricevimento domanda di rimborso

Invio domanda di rimborso / anticipo

Verifica documentali

Ricezione verbali e e riesame e validazione

esiti

Trasmette verbali verifiche e inserimento

dati SI

verifica in loco a campione

Supporto alle verifiche in loco

Validazione spese e attività

Ricezione verbali controllo

Trasmissione esito controlli 1 livello

Predisposizione mandato di pagamento Esecuzione pagamento Ricezione rimborsi

Ricevimento estremi mandato di pagamento

Inserimento SI manadato di pagamento

3. Controlli di sistema sull’Organismo Intermedio

Infine, l’AdG assicurerà un attività di controllo sull’Organismo Intermedio. Il controllo sarà finalizzato a verificare l’adeguatezza del sistema di gestione e controllo adottato, la messa in atto delle procedure previste, la rispondenza della struttura organizzativa, il rispetto di quanto previsto nell’atto di delega e l’adozione delle procedure e strumenti predisposti da parte dell’AdG. Se del caso, l’AdG potrà inoltre realizzare controlli specifici a campione sulle operazioni finanziate dagli OI. Le verifiche verranno effettuate conformemente alla metodologia indicata nel manuale delle procedure e formalizzata attraverso apposite check list e verbali di controllo.

In particolare le verifiche potranno essere svolte tramite:

Esame dei rapporti, manuali, piste di controllo e documenti prodotti dall’Organismo intermedio;

Revisione dei rapporti di audit;

Revisioni e verifica dell’organizzazione e delle procedure utilizzate, anche attraverso specifici test di sostanza.

2.2.5 Trattamento delle domande di rimborso



Le procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso dei beneficiari e le procedure di autorizzazione, esecuzione e iscrizione nei conti dei pagamenti, tiene conto delle diverse fasi del ciclo di vita di un’operazione:

Acconto/anticipo (nei casi rientranti nell’articolo 78 del regolamento CE 1083/2006 - aiuti di stato ai sensi dell'articolo 87 del trattato). L’anticipo nel caso degli aiuti sarà pari al massimo al 35% dell’importo totale dell’aiuto da concedere per il progetto;

in itinere (a stato di avanzamento del progetto): i pagamenti in itinere, conformemente da quanto stabilito dal vademecum o dal bando/avviso.

a saldo finale.

L’ammontare massimo degli anticipi e dei pagamenti intermedi sarà stabilito per ciascun asse, tenendo conto di volta in volta delle tipologie di operazioni previste.

Secondo i tempi e le modalità previste nelle convenzioni, il Beneficiario predispone e trasmette una domanda di rimborso sia formato cartaceo e digitale.

Il sistema informativo del POR, per quanto riguarda gli anticipi prevedrà il dettaglio di quelli previsti dall’articolo 78 comma 2 del regolamento CE 1083/2006, al fine di assicurare il controllo della lettera c) comma 2 dello stesso articolo (sono coperti da spese sostenute dai beneficiari nell'attuazione del progetto e giustificati da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente presentati non oltre tre anni dopo l'anno in cui è stato versato l'anticipo o il 31 dicembre 2015, se anteriore; in caso contrario la successiva dichiarazione di spese è rettificata di conseguenza).

Di seguito vengono riportate in modo sintetico le procedure, gli strumenti e le modalità di trattamento delle domande di rimborso/pagamento, distinte per fasi.

Per l’anticipo/acconto, il beneficiario trasmette la domanda ai Centri di Programmazione e Gestione su supporto cartaceo sulla base della modulistica allegata al Bando di Gara e/o ad ulteriori disposizioni. In particolare la documentazione dovrà riguardare:

richiesta per l’erogazione dell’acconto redatta sul modello predisposto dall’AdG debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000;

copia originale della polizza fideiussoria/assicurativa;

certificato antimafia ove previsto;

fattura o titolo di spesa equipollente;

documentazione specifica richiesta dalla linea di intervento;

autocertificazione attestante che sull’operazione non siano stato ricevuti altri contributi o finanziamenti comunitari

Il responsabile del Centri di Programmazione e Gestione riceve la documentazione ed effettua le verifiche amministrative, utilizzando appositi strumenti previsti dal manuale delle procedure dell’AdG.

Completate positivamente tutte le verifiche previste, il responsabile del Centro di Programmazione e Gestione predispone il provvedimento di liquidazione per l’entità della



spesa ritenuta ammissibile e autorizza il servizio di ragioneria all’esecuzione dei mandati e dei pagamenti nei confronti del beneficiario.

I pagamenti saranno realizzati direttamente da ciascun Centro di Programmazione e Gestione responsabile delle operazioni.

Gli estremi dei pagamenti verranno registrati sul sistema informativo, al fine di garantire la tracciabilità e fornire all’Autorità di Certificazione tutti gli elementi utili per procedere periodicamente alla quadratura contabile delle risorse del programma.

Per il pagamento intermedio il beneficiario trasmette su supporto cartaceo e in formato digitale al Unità Operativa periferica sulla base della modulistica allegata al Bando di Gara e/o ad ulteriori disposizioni la seguente documentazione:

richiesta di erogazione del pagamento intermedio, contenente l’indicazione del luogo ove è conservata la documentazione originale, redatta sul modello predisposto dall’AdG debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000;

elenco dettagliato dei documenti giustificativi di spesa, regolarmente pagati, relativi ai costi sostenuti per la realizzazione delle attività;

documentazione di spesa, inclusi documenti accessori quali ad es. time-sheet e prospetti di calcolo del costo orario del personale dipendente

quietanze di pagamento

documentazione specifica richiesta dalla linea di intervento.

Le Unità Operative Periferiche responsabili ricevono la documentazione ed effettuano le verifiche amministrative, utilizzando appositi strumenti previsti dal manuale delle procedure dell’AdG, secondo le modalità indicate al precedente paragrafo 2.2.4..

Completate positivamente tutte le verifiche previste, il responsabile delle Unità Operative Periferiche trasmettono il fascicolo del controllo all’Ufficio Controlli di I livello che, dopo gli ulteriori controlli descritti al paragrafo precedente, invia la domanda ai Centri di Programmazione e Gestione per la predisposizione del provvedimento di liquidazione per l’entità della spesa ritenuta ammissibile e autorizza il servizio di ragioneria all’esecuzione dei mandati e dei pagamenti nei confronti del beneficiario.

I pagamenti saranno realizzati direttamente da ciascun Centro di Programmazione e Gestione responsabile delle operazioni.

Gli estremi dei pagamenti verranno registrati sul sistema informativo, al fine di garantire la tracciabilità e fornire all’Autorità di Certificazione tutti gli elementi utili per procedere periodicamente alla quadratura contabile delle risorse del programma.

Il vademecum predisposto dall’Autorità di gestione descrive in maniera analitica tutti gli elementi in merito all’ammissibilità della spesa e alle regole per la rendicontazione.



Per il saldo infine il beneficiario trasmette all’Unità Operative periferiche sulla base della modulistica allegata al Bando di Gara e/o ad ulteriori disposizioni la seguente documentazione:

richiesta di erogazione del saldo, contenente l’indicazione del luogo ove è conservata la documentazione originale, redatta sul fax simile predisposto dall’AdG (o OI) debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità di cui al DPR 445/2000.

il rendiconto complessivo delle spese sostenute;

documentazione delle spesa (fatture, buste paga, note onorario, ecc.)

quietanze di pagamento;

tutta la documentazione utile per documentare la realizzazione dell’attività;

relazione finale.




Centri di Programmazione e

Gestione

Ufficio Controlli I livello

Unita Operative Periferiche Ragioneria Beneficiari

Ricevimento domanda di

anticipoInvio domanda di

anticipo

Verifiche tecniche e amministrative

Convalida domanda

Ordine di pagamento e

inserimento SI

Esecuzione pagamento e

registrazione SI Ricezione anticipo

Validazione controlli

documentali di primo livello

mediante controlli a campione

Verifica documentali di primo livello

Invio domanda di rimborso

Eventuali controlli in loco

Convalida domanda


inserimento SI


registrazione SI

Ricezione pagamento intermedio

Validazione controlli

documentali di primo livello

mediante controlli a campione

Verifica documentali di primo livello

Invio domanda di saldo

(Rendiconto finale)

Eventuali controlli in loco

Convalida domanda


inserimento SI


registrazione SIRicezione saldo

ANT

ICIP

O

Ricezione domandi di

pagamento e verbale controlli

IN IT

INER

ESA

LDO

Ricezione domandi di

pagamento e verbale controlli


I controlli delle Unità Operative Periferiche che effettuano la prima verifica sono finalizzate ad accertare:

la correttezza formale e sostanziale di tutte le dichiarazioni di spesa pervenute;

l’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma;

l’ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite congiuntamente dalla normativa nazionale e comunitaria di riferimento, dal Programma, dal bando di selezione/di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti;

la completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa (comprendente almeno fatture quietanzate o documentazione contabile equivalente) ai sensi della normativa nazionale e comunitaria di riferimento, al Programma, al bando di selezione/bando di gara, al contratto/convenzione e alle sue eventuali varianti;

La presenza e la corrispondenza dei giustificativi di spesa con quanto riportato nelle dichiarazioni di spesa.

Le Unità Operative Periferiche, accertata l’ammissibilità e la correttezza delle dichiarazioni di spesa, valicano i dati immessi nel Sistema Informativo di gestione e li trasmettono all’Ufficio Controlli di 1° livello.

Le Unità Operative Periferiche trasmetteranno in maniera specifica l’ammontare delle dichiarazione di spesa verificate positivamente, e tutti i casi nei quali rimangano non risolte alcune irregolarità .

L’ Ufficio Controlli di 1° livello, una volta ricevute le dichiarazioni da parte delle UOP, su base campionaria rispetto alla popolazione rappresentata dal totale delle operazioni facente parte delle dichiarazione di spesa positive pervenute, secondo le modalità che saranno precisate nel manuale delle procedure, verificheranno puntualmente la rispondenza e la correttezza dei singoli giustificativi di spesa, al fine di accertare:

la correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo (civilistico e fiscale);

il rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo, per singola voce di spesa, previsti dalla normativa comunitaria e nazionale di riferimento dal Programma, dal bando di selezione/bando di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti;

la riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario ed all’operazione oggetto di contributo;

il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e di ambiente nel corso dell’attuazione delle operazioni.

Una volta effettuati tutti i controlli previsti, l’ Ufficio di Controlli di 1° livello, provvederà alla trasmissione delle domande di rimborso/rendiconto finale ai Centri di Programmazione e Gestione che procederanno al rimborso del contributo al beneficiario e periodicamente all’invio all’AdG della proposta di certificazione da trasmettere poi all’AdC, sia con un apposita nota in formato cartaceo che attraverso la validazione dei dati del sistema informativo.



I controlli di 1 livello: trattamento domande di rimborso

Enti attuatori

Uffici Operativi PerifericiVerifica regolarità 100% dichiarazioni di spesa

L’esame è positivo?

Verifica su base campionaria dei giustificativi di spesa

Verifica puntuale dei giustificativi di spesa

L’esame è positivo ? L’irregolarità è stata risolta ?

Inserimento dati sul S.I.Trasmissione documenti all’U.C.1° livello

Trasmissione documenti all’U.C.1° livello

Ufficio controlli 1° livelloVerifica 100% dichiarazioni di spesa

Predisposizione certificazione di spesa Estrazione campione

visite in loco (comprendente i casi diirregolarità trasmesse dall’UOP)

Centri di Programmazione e Gestione

Autorità di Certificazione

L’esame è positivo ?

Avvio procedura recupero sommee, se del caso, invio scheda OLAF

si no

nosi si

si

no

no

Autorità di Gestione

2.2.6 Descrizione del modo in cui l’AdG trasmetterà le informazioni all’AdC

Secondo lo schema descritto al paragrafo precedente, l’Ufficio controlli 1 livello provvede a validare le dichiarazione di spesa già verificate da parte delle UOP e procede alla predisposizione della relativa certificazione che l’AdG dovrà inviare all'AdC.

L’AdG trasmette le predette informazioni relative alle spese sostenute da certificare alla Commissione all’AdC sia in formato cartaceo, debitamente formalizzato, che fornendo l’accesso in tempo reale al sistema informativo all’AdC.

L’accesso al sistema informativo, attraverso l’utilizzo di apposite password, da parte dell’AdC consente altresì di verificare anche gli esiti dei controlli di primo livello effettuati dall’AdG - Ufficio controlli di 1 livello.

2.2.7 Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo

Ai sensi dell’art. 56 lettera c) comma 4 del regolamento generale, e nel rispetto dell’art. 11 del regolamento 1081/2006 e dell’art. 7 del regolamento 1080/2006, per l’ammissibilità delle spese si fa riferimento a quanto stabilito dai regolamenti richiamati e al Decreto del Presidente della Repubblica recante le norme di ammissibilità delle spese per il periodo di



programmazione 2007/2013, approvato dal Consigli dei Ministri in data 17/09/2008 e in corso di pubblicazione.

In considerazione del carattere generale della norma in materia di ammissibilità della spesa, le Amministrazioni responsabili del Fondo Sociale Europeo hanno convenuto sull’importanza di definire congiuntamente gli aspetti rilevanti connessi alla regolarità e all’ammissibilità della spesa delle operazioni finanziate con risorse pubbliche e rientranti nell’ambito di intervento del FSE.

Le Regioni hanno, pertanto, elaborato il Vademecum per la spesa del FSE per la programmazione 2007-2013. Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Amministrazioni responsabili dei POR uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento nell’amministrazione degli interventi FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale.

Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali nonché come riferimento per l’individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e problematiche trasversali che potranno emergere nel corso della programmazione, costituisce un riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti della programmazione FSE 2007-2013.

A livello regionale si procederà come appresso riportato:

predisposizione di un vademecum regionale, contenente la normativa specifica sull’ammissibilità dei costi in corso di predisposizione (cfr. paragrafo 2.2.2). Il vademecum, tra l’altro, riporta una chiara definizione dei costi diretti sui quali sarà quantificata l’aliquota forfetaria di costi indiretti. La Regione Sicilia intende avvalersi dell’aliquota forfetaria del 20% dei costi diretti, fatte salve eventuali riduzioni, previste per specifiche linee di attività e a condizione che l’aliquota ridotta risulti dalla documentazione per la selezione delle operazioni (avvisi pubblici, ecc.). Sarà assicurata la conformità al principio della flessibilità, in linea con quanto previsto dall’art. 7 paragrafo 3 del Reg (CE) 1080/2006 e dall’art. 11 paragrafo 4 del Reg (CE) 1081/2006.

Eventuale approvazione, con apposita delibera di Giunta, della “Norma generale per l’Ammissibilità della spesa”, nel caso in cui tardasse l’approvazione con D.P.R. del testo.

Per ciò che concerne il cumulo dei contributi è prevista l'acquisizione da parte dei beneficiari delle Dichiarazioni ex DPR 445/2000 (Cfr. successivo paragrafo 2.4.2) secondo le modalità previste dal DCPM n. 26966 del 23 maggio 2007 in merito agli eventuali altri contributi che fanno cumulo rispetto al regime de minimis (in sede di presentazione della domanda di finanziamento, in sede di formalizzazione dell’aiuto e con verifiche a campione, sulla veridicità e correttezza delle dichiarazioni presentate).

Per ciò che concerne il cumulo di finanziamenti comunitari a valere sulla stessa operazione, il vademecum prescrive in modo dettagliato in che modo dovranno essere “annullati” i documenti giustficativi di spesa presentati per le operazioni a regia regionale (con apposito timbro apposto dal controllore di I livello, in carenza dell’annullamento del documento da parte del soggetto attuatore. Il sistema informatico in corso di implementazione prevede inoltre la possibilità di evidenziare eventuali documenti di spesa imputati due volte e/o per importi superiori al totale esposto nel documento.



2.3 NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME ADG CHE COME ADC DESCRIVERE IN CHE MODO VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI

Non pertinente.

2.4 APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME AMBIENTALI

2.4.1 Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili

L’AdG nell’attuazione del POR opererà nel rispetto di quanto previsto dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale. In particolare:

In merito agli aiuti di Stato si segnalano:

Regolamento (CE) N. 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato (regolamento generale di esenzione per categoria)

Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti d’importanza minore («de minimis»)

Orientamenti in materia di aiuti di stato a Finalità Regionale 2007-2013 (2006/C 54/08)

Regolamento (CE) n. 1628/2006 relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti di Stato per investimenti a finalità regionale

Regolamento (CE) n. 1976/2006 che modifica i regolamenti (CE) n. 2204/2002, (CE) n. 70/2001 e (CE) n. 68/2001 per quanto riguarda la proroga dei periodi di applicazione

Regolamento (CE) n. 1627/2006 che modifica il regolamento (CE) n. 794/2004 relativamente ai moduli standard per la notifica degli aiuti

Regolamento (CE) n. 1860/2004. Applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato CE agli aiuti de minimis nei settori dell’agricoltura e della pesca

Regolamento (CE) n. 2204/2002 Aiuti di Stato a favore dell'occupazione

Regolamento (CE) n. 70/2001, Aiuti di Stato a favore delle PMI, come modificato dal Regolamento (CE) n. 364/2004, recante modifica Regolamento (CE) n. 70/2001

Regolamento (CE) n. 68/2001,Aiuti destinati alla formazione come modificato dal Regolamento (CE) n. 363/2004, recante modifica Regolamento (CE) n.68/2001

Regolamento (CE) n. 794/2004 Disposizioni di esecuzione del Regolamento (CE) n. 659/99 del Consiglio recante modalità di applicazione dell'art.93 del Trattato CE.

Regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio Modalità di applicazione dell’art.93 del Trattato CE.

Disciplina Comunitaria in materia di aiuti di stato a favore di Ricerca, Sviluppo e Innovazione (2006/c 323/01)



Orientamenti comunitari sugli aiuti di stato destinati a promuovere gli investimenti in capitale di rischio nelle piccole e medie imprese (GUUE C194 del 18.8.2006)

Disciplina comunitaria degli aiuti di stato per la tutela ambientale (GUUE C82 del 1.4.2008)

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 23 Maggio 2007 Disciplina delle modalità con cui è effettuata la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, concernente determinati aiuti di Stato, dichiarati incompatibili dalla Commissione europea, di cui all'articolo 1, comma 1223, della legge 27 dicembre 2006, n. 296.

Linee interpretative del Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo agli aiuti di importanza minore, condivise dal Coordinamento della IX Commissione. (inviato in data 19 aprile 2007 – All. al prot. 1300/07/coord)

Relativamente alle pari opportunità la documentazione di riferimento sono:

le Indicazioni operative del dipartimento pari opportunità per l’integrazione della dimensione di genere nella valutazione ex ante dei programmi operativi programmazione 2007-2013 (luglio 2006)

le Linee guida - Attuazione del principio di pari opportunità per uomini e donne e valutazione dell’impatto equitativo di genere nella programmazione operativa. fondi strutturali 2000-2006, elaborate dal Dipartimento per le pari opportunità (giugno 1999)

il documento ufficiale del Workshop "Pari Opportunità", definito dal Dipartimento per le pari opportunità in collaborazione con le Amministrazioni Centrali capofila (Ministero Economia e Finanze – Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione e Ministero del Welfare e delle Politiche Sociali (3 novembre 2005)

Rispetto alle norme ambientali i riferimenti principali sono:

le Linee guida per la valutazione ambientale strategica (Vas) Fondi strutturali 2000-2006

Supplemento al mensile del Ministero dell’Ambiente l’ambiente informa n. 9 – 1999

In merito agli appalti pubblici si segnalano:

Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, codice dei contratti pubblici di lavori, forniture e servizi e successive integrazioni e modifiche

Regolamento di attuazione del D.L.vo 163/06;

Direttiva 2004/18/CE del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi.

Decreto-Legge 4 luglio 2006, n.223 (Decreto Bersani) – articolo 13

Delibera dell’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture del 10 gennaio 2007;

Legge regionale n. 7/2002;

Legge regionale n. 7/2003;



Decreto del Dirigente Generale del Dipartimento regionale della formazione professionale n. 335 del 23 aprile 2008 - “Regolamento per la disciplina dei procedimenti di acquisizione in economia”

Specifici orientamenti ed istruzioni saranno contenuti nel Manuale AdG e nel Vademecum per l'attuazione (in particolare per l'adozione degli avvisi e dei bandi pubblici e per l'attuazione dei regimi di aiuto).

2.4.2 Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili, per esempio, controlli relativi alla gestione, verifiche, audit

L'AdG assicura il rispetto delle norme applicabili in particolare in materia di pari opportunità, ambiente, concorrenza ed aiuti di stato nell’ambito delle attività sia di propria competenza sia quella dell’Organismo intermedio, anche attraverso le attività di controllo di cui al precedente punto 21.2.4.

Pari Opportunità

L’AdG, ai sensi dell'articolo 16 del Reg. (CE) 1083/2006, assicura la parità di genere e pari opportunità in tutte le fasi della programmazione, attuazione, sorveglianza e valutazione del Programma, anche attraverso l’animatore di parità istituito all’interno del POR.

A tal fine si ricorrerà alla definizione e stima di opportuni indicatori e alla identificazione ed utilizzo di criteri/modalità di verifica - rispetto ai quali il CdS sarà informato con cadenza almeno annuale- nonché specifici strumenti e modalità di analisi, in grado di misurare l’efficacia prodotta dagli interventi realizzati dal POR

E’ altresì prevista la consultazione degli organismi di parità presenti nelle sedi istituzionali di confronto, così come la partecipazione di rappresentanti delle politiche di genere nel Comitato di Sorveglianza del POR.

Norme ambientali

Data la natura del Fondo Sociale Europeo, che si concentra su operazioni di natura immateriale legate allo sviluppo delle risorse umane, il programma operativo non costituisce un quadro per la realizzazione di operazioni suscettibili di produrre effetti ambientali significativi, come progetti infrastrutturali, in particolare quelli elencati negli allegati I e II della Direttiva 85/337/EEC come modificata. Qualora nel seguito fossero previsti progetti infrastrutturali, in particolare nell’ambito della clausola di flessibilità dell’articolo 34.2 del Regolamento (CE) 1083/2006, la necessità di una Valutazione Ambientale Strategica sarebbe rivista. Di conseguenza, l’AdG considera – e le autorità nazionali concordano – che, al momento, non vi è necessità di una Valutazione Ambientale Strategica per il programma operativo. Tale circostanza non pregiudica eventuali determinazioni di screening che fossero considerate necessarie in base alle leggi nazionali o ad altre misure per l’attuazione della Direttiva 2001/42/CE.

L’AdG assicura il rispetto e la verifica, anche presso l’Organismo intermedio, della normativa in materia di aiuti di stato ed appalti pubblici.

Aiuti di Stato



Per il POR FSE 2007-2013 l’AdG garantisce che qualsiasi sostegno pubblico erogato a singoli destinatari soddisfi le norme procedurali e materiali in materia di aiuti di Stati applicabili nel momento in cui è concesso il sostegno pubblico.

Nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 87 del Trattato CE, la Regione Siciliana notifica alla Commissione qualsiasi progetto diretto a istituire aiuti prima di procedere alla sua esecuzione, e conferisce alla Commissione il potere discrezionale di decidere se l'aiuto previsto può beneficiare della deroga o se “lo Stato interessato deve sopprimerlo o modificarlo".

Per quanto attiene invece l’applicazione delle cosiddette “norme orizzontali”, che riguardano alcune categorie particolari di aiuti, la Regione applica alcuni di essi nell’ambito della programmazione del FSE, tenendo conto delle regole attualmente vigenti (contenute nei Regolamenti richiamati al paragrafo precedente) e prevedendo specifiche procedure di attuazione.

Nel corso della programmazione 2007-2013, l’AdG si impegna a tenere necessariamente in considerazione le modifiche alla normativa sugli aiuti di stato emanate dalla Commissione. Le presenti procedure potranno essere quindi oggetto di revisione sulla base delle novità introdotte.

Per gli aiuti di Stato soggetti ad autorizzati preventiva, come anticipato, l’AdG, tramite l’Ufficio legislativo e legale della Presidenza della Regione informa la Commissione su qualsiasi progetto diretto a istituire o modificare gli aiuti di Stato e non può darvi esecuzione prima di avere ricevuto specifica autorizzazione dalla Commissione. Il Trattato stabilisce infatti che la Commissione è competente a determinare se la misura di aiuto notificata costituisca aiuto di Stato ai sensi dell'articolo 87, paragrafo 1 e, in caso affermativo, se tale aiuto possa beneficiare della deroga prevista dall’articolo 87, paragrafi 2 o 3 del medesimo Trattato.

Sulla base del regolamento del Consiglio (CE) n. 994/98 del 7 maggio 1998 la Commissione ha adottato i cosiddetti "regolamenti di esenzione per categoria" in materia di aiuti di Stato. Mediante detti regolamenti la Commissione ha dichiarato alcune categorie di aiuti di Stato compatibili con il trattato purché soddisfino determinate condizioni, esentandole quindi dall'obbligo di notifica preventiva e dall'approvazione.

Fino al 31/12/2008, prima cioè dell’entrata a regime del nuovo regolamento Ce 800/2008, con riferimento ai campi di potenziale interesse per gli interventi del FSE, sono concedibili senza notifica gli aiuti alle piccole e medie imprese, gli aiuti all'occupazione e gli aiuti alla formazione, conformemente al regolamento (CE) n° 1976/2006. La Regione pertanto può concedere aiuti che soddisfino le condizioni stabilite in questi tre regolamenti senza la necessità di notificarli preventivamente alla Commissione e di ottenerne l'autorizzazione. Se l'aiuto soddisfa tutte le condizioni contenute nei regolamenti in materia di aiuti alle PMI, alla formazione, all'occupazione, la Regione si impegna comunque a presentare alla Commissione una descrizione sintetica della misura di aiuto nel termine di 20 giorni lavorativi a decorrere dall'attuazione dell’intervento.

Dal 1/1/2009, la Regione opererà sulla base delle indicazioni del prima citato Regolamento di esenzione 800/2008 per tutti gli aiuti orizzontali, incluso ambiente, ricerca sviluppo ed innovazione e investimenti in capitale di rischio.

Un ulteriore regolamento codifica l'applicazione della regola de minimis. Tale regolamento stabilisce chiaramente che l'aiuto di importo inferiore al massimale di 200.000 euro concesso ad un'impresa nel corso di tre esercizi finanziari e che soddisfa determinate condizioni non



costituisce aiuto di Stato ai sensi dell'articolo 87, paragrafo 1, del Trattato giacché non si ritiene che incida sugli scambi e alteri la concorrenza. Non è quindi necessario che detti aiuti siano notificati. Se l'aiuto soddisfa tutte le condizioni stabilite nel regolamento de minimis non vi è pertanto l'obbligo di presentare detta informazione sintetica. Ai sensi del regolamento de minimis la Regione comunque si impegna a svolgere una azione di controllo finalizzata a garantire il rispetto del massimale di cumulo degli aiuti de minimis. Tale controllo sarà esercitato dalla regione in due modi:

aderendo al registro centrale degli aiuti de minimis contenente informazioni complete su tutti gli aiuti de minimis concessi da qualsiasi autorità dello Stato membro stesso;

informando l'impresa del carattere de minimis dell'aiuto e ottenendo dall'impresa interessata una dichiarazione relativa a qualsiasi altro aiuto de minimis ricevuto durante i due esercizi finanziari precedenti e nell'esercizio finanziario in corso.

In ogni caso spetta alla Regione la responsabilità di accertare il rispetto del massimale di cumulo attraverso dei controlli presso altre strutture eroganti contributi a de minimis.

Impegno Deggendorf

Ai sensi del l'art. 1, comma 1223, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, i destinatari degli aiuti di stato (di cui all’art. 87 del Trattato che istituisce la Comunità europea) possono avvalersi di tali agevolazioni solo se dichiarano (ai sensi dell'art. 47 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e secondo le modalità stabilite con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di data 23 maggio 2007), di non rientrare fra coloro che hanno ricevuto e, successivamente, non rimborsato o depositato in un conto bloccato gli aiuti che sono individuati quali illegali o incompatibili dalla Commissione europea.

La Regione Siciliana si impegna, ai sensi della normativa in argomento, a subordinare la concessione di aiuti di stato alla preventiva verifica che i soggetti beneficiari non rientrino tra le fattispecie sopra richiamate.

I casi di aiuto dichiarati illegali o incompatibili dalla Commissione europea sono quelli di cui all’art. 4 del DPCM 23 maggio 2007.

La Regione acquisisce dalle imprese beneficiarie le dichiarazioni a seconda che, esse si trovino in una delle seguenti situazioni:

non abbiano beneficiato di nessuno degli aiuti di Stato di cui all'art. 4, comma 1 del DPCM 23 maggio 2007, neanche secondo la regola de minimis;

abbiano beneficiato di taluno degli aiuti di Stato di cui all'art. 4, comma 1, lettera b) del DPCM soprarichiamato, entro la soglia de minimis;

qualora abbiano beneficiato di taluno degli aiuti di Stato indicati nell'art. 4, comma 1, lettere b) e d) del DPCM soprarichiamato, per i quali il recupero ordinato dalla Commissione europea sia effettuato secondo le procedure previste da disciplina speciale;

qualora abbiano beneficiato di taluno degli aiuti di Stato indicati nell'art. 4, comma 1, lettere a) e c) del DPCM soprarichiamato, per i quali il recupero ordinato dalla Commissione europea sia effettuato secondo le procedure previste da disciplina generale.

Nel caso di Consorzi, Associazioni ed Enti bilaterali, presentanti un progetto di formazione per le aziende associate, la dichiarazione va resa sia dal Consorzio che dalle imprese



beneficiarie. La Regione effettua controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni fornite.

2.5 PISTA DI CONTROLLO

Come prescritto dall’articolo 15 del regolamento n. 1828/2006, la pista di controllo costituirà la base di riferimento affinché possano rappresentare correttamente i processi gestionali al fine di determinare, con un maggior grado di dettaglio, le procedure di gestione di un’operazione; e rappresentare i punti di controllo corrispondenti ad alcune attività gestionali e supportare la verifica della corretta esecuzione dei controlli previsti.

Le piste di controllo saranno predisposte dall’AdG, tenendo in considerazione le specificità di ciascun Centro di Programmazione e Gestione e dall’Organismo intermedio per ciascuna “Linea di intervento” di competenza, costituirà, quindi, lo strumento precipuo sia per l’esecuzione dei controlli di primo livello che per le verifiche sul sistema di gestione e controllo da parte dell’AdA.

In quanto rappresentazione di un macroprocesso gestionale e, al suo interno, di processi e attività necessari al completamento di un’operazione, le piste di controllo si conformeranno alle caratteristiche del macroprocesso classificato in funzione di due criteri:

la tipologia di operazioni;

procedura di affidamento.

L'identificazione del tipo di macroprocesso nei quali possono essere incluse le operazioni afferenti al FSE, non è agevole, in considerazione delle diverse tipologie di azioni presenti e che per la complessità dell’oggetto di analisi. Basti pensare alla natura dei progetti definiti come percorsi integrati (di inserimento lavorativo e/o di creazione di impresa) o quelli relativi ai progetti complessi o, come nel caso della Sicilia di tipo strategico, formati da più tipologie di azioni, non necessariamente riconducibili ai percorsi integrati (ad esempio, progetti di orientamento e formazione che non prevedono misure di accompagnamento al lavoro).

Per rispondere all’esigenza di semplificare la metodologia di classificazione di un macro-processo, questa AdG intende adottare la seguente distinzione delle operazioni cofinanziate dal FSE:

Acquisizione beni e servizi;

Erogazione di finanziamenti e servizi;

Formazione per tutti gli altri interventi finanziati nell’ambito della formazione.

Per quanto riguarda i progetti complessi, la possibili soluzione al problema è quella di assumere la definizione di un "criterio della prevalenza" in base al quale identificare l'azione prevalente a livello di progetto e procedere alla classificazione del progetto sulla base di tale azione. La “prevalenza” dell’azione potrebbe essere data dal suo “peso” finanziario sul costo complessivo del progetto.

Il modello per la rappresentazione delle piste di controllo, redatte secondo il format proposto dall’IGRUE nelle linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007/2013, e si compone di quattro sezioni:

1. Scheda anagrafica della pista di controllo;

2. Descrizione del flusso dei processi gestionali;



3. Dettaglio attività di controllo;

4. Dossier di operazione.

1. Nella scheda anagrafica viene individuato il gruppo o categoria di operazioni (in conformità a quanto indicato all’allegato II del Regolamento 1828/2006) nello specifico l'Asse di appartenenza, la “linea di Intervento”, il macroprocesso a cui tale gruppo o categoria di operazioni è assimilabile, l’Ufficio Competente per le Operazioni che, nell’ambito dell'AdG, gestirà quel gruppo di operazioni e l’eventuale Organismo Intermedio coinvolto nella gestione e/o controllo, l’importo del gruppo di operazioni, gli obiettivi assegnati, la territorializzazione, il Beneficiario ed i soggetti coinvolti, i fruitori dell'intervento, periodo di ammissibilità e di elegibilità della spesa. La scheda anagrafica riporterà, inoltre, l’organigramma dell' AdG del gruppo di operazioni e, eventualmente, dell’Organismo Intermedio coinvolto.

2. La descrizione dei processi utilizza diagrammi di flusso, ciascuno relativo al singolo processo: programmazione, selezione e approvazione delle operazioni, attuazione fisica e finanziaria, circuito finanziario e certificazione.

3. La pista di controllo contiene, ai fini della corretta esecuzione dei controlli gestionali e dei controlli di primo livello, una tabella contenente, per ogni attività di controllo individuata nel flusso dei processi, la descrizione dettagliata dell’esecutore dell’attività di controllo, dell’attività di controllo, dei documenti controllati, della localizzazione esatta di tali documenti, della normativa di riferimento per l’esecuzione del controllo.

4. La pista di controllo, inoltre, sulla base dei criteri precisati nell’art. 15 del Regolamento 1828/2006:

consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’AdC, dall’AdG, dall’Organismo intermedio e dai Beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del Programma Operativo;

consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al Beneficiario;

consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Comitato di Sorveglianza per il Programma Operativo.

Ogni pista di controllo disegnata per macroprocesso avrà una sezione specifica per ciascuna operazione (Dossier di operazione) e riporterà le informazioni richieste, a livello di operazione, dall’art. 15 del Regolamento 1828/2006. In particolare, tale appendice indicherà:

gli importi dei documenti giustificativi di spesa dell’operazione, i corrispondenti importi ritenuti ammissibili dopo il controllo di primo livello, il corrispondente contributo versato, l’inserimento di tali importi nella Dichiarazione di spesa elaborata dalla U.C. 1° livello dell'AdG e certificata all’AdC e nella domanda di pagamento dell’AdC;

l’applicazione dei criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza, in particolare il superamento della soglia di idoneità al contributo risultante dalla griglia di valutazione elaborata in applicazione dei predetti criteri;

le altre informazioni rilevanti: la verifica dell'obbligo dell'accreditamento, le eventuali specifiche tecniche e il piano di finanziamento, documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione ad



evidenza pubblica od affidamento in “house”, relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati.

La fase di progettazione e realizzazione non esaurirà, però, il lavoro che i Centri di Programmazione e Gestione e che l’OI dovranno effettuare sulle “piste”. Queste, infatti, come ogni strumento organizzativo, necessitano di una costante e tempestiva attività di aggiornamento al fine di conservarne, se non migliorarne, i livelli di performance. Di conseguenza, che i Centri di Programmazione e Gestione dovranno curarne l’aggiornamento continuo, imposto dai cambiamenti interni o esterni alla propria organizzazione al fine della maggiore aderenza possibile alla realtà operativa.

Ogni versione della pista di controllo sarà notificata a tutti i soggetti a qualunque titolo coinvolti.

Il “Manuale delle procedure dell’AdG” regolamenta in dettaglio le procedure per la predisposizione e la manutenzione (aggiornamento) delle piste di controllo. In allegato (Allegato L) si riporta la pista di controllo predisposta dall’AdG per le operazioni già avviate a valere del POR FSE 2007-2013. Una volta definito e chiarito il procedimento da adottare anche per le altre tipologie di operazione, saranno definite le altre piste di controllo.

Tutto il sistema definitivo relativo alle piste di controllo del POR FSE, sarà assunto formalmente in allegato al Manuale delle procedure dell’AdG.

2.5.1 Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell’art. 15 Reg. 1828//06 saranno applicate al programma e/o a singole priorità

La pista di controllo è definita a livello di POR e per tipologia di operazione e si differenzia per quelle di competenza diretta dell’amministrazione regionale e quelle di competenza dell’Organismo intermedio; la pista di controllo è portata a conoscenza di tutti gli attori del sistema.

Come indicato nel paragrafo 2.5 la pista di controllo sarà redatta secondo il format proposto dall’IGRUE nelle linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007/2013. Le modalità di predisposizione e di conservazione delle piste di controllo saranno descritte dettagliatamente nel manuale delle procedure dell’AdG.

Non sono previste specifiche piste per l’AdG e l’AdC, in quanto all’interno di ogni singola pista sono previste le funzioni ed i compiti riferibili alle due autorità.

Nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 60, lettera f) del Reg. (CE) n. 1083/2006 e di quanto indicato dall’art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006, le piste di controllo rispettano i seguenti criteri:

a) Consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione, dall’autorità di gestione, dall’Organismo intermedio e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo. In particolare questo elemento sarà verificabile attraverso il sistema informativo del programma.

b) consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario. Anche questo elemento sarà verificabile attraverso il sistema informativo attraverso i fascicoli delle operazioni conservati presso i Centri di Programmazione e Gestione o l’Organismo Intermedio.



c) consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di sorveglianza per il programma operativo. Le check list di controllo, che saranno disponibili sia in formato cartaceo all’interno dei fascicoli delle operazioni, sia all’interno del sistema informativo, conterranno specifici punti sulla verifica delle procedure di selezione. Il fascicolo dell’operazione conterrà inoltre una sezione dedicata a tutta la documentazione relativa alla fase di selezione dell’operazione.

d) Comprende, se pertinente, per ogni operazione le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati. Anche questi elementi saranno contenuti nel sistema informativo e nei fascicoli di ciascuna operazione conservali presso i Centri di Programmazione e Gestione o l’Organismo Intermedio.

2.5.2 Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari

L’AdG ha in corso di predisposizione, un sistema di conservazione dei documenti giustificativi della spesa da parte dei beneficiari. Tali informazioni saranno contenute nel Vademecum regionale attuativo del FSE e richiamate anche nei singoli dispositivi attuativi (avvisi, convenzioni, manualistica, ecc.). In occasione della presentazione dei progetti i beneficiari sottoscrivono una serie di obblighi che anticipa ed accompagna ogni determinazione di concessione del contributo del POR.

L’AdG assicura inoltre che siano disponibili i dati relativi all’identità e all’ubicazione degli organismi che conservano i documenti giustificativi relativi alle spese ed agli audit, compresi tutti i documenti necessari per una pista di controllo adeguata e che tale documentazione sia a disposizione degli organismi che ne hanno diritto (personale autorizzato dell’AdG, degli OI, dell’AdC, dell’AdA, e di altri organismi di controllo, nonché ai funzionari autorizzati) in caso di ispezione.

Nelle more dell’implementazione del sistema informatico la documentazione relativa alle operazioni è conservata in formato cartaceo presso i Centri di Programmazione e Gestione. In particolare, presso i Centri di Programmazione e Gestione o presso gli OI sarà presente un fascicolo per ciascuna operazione avviata che conterrà (a titolo esemplificativo):

• documentazione originale relativa alla selezione del soggetto attuatore;

• documentazione originale propedeutica alla stipula della Convenzione/Atto di Adesione/Contratto;

• copia originale della Convenzione/Atto di Adesione/Contratto;

• documentazione originale del soggetto attuatore relativa alle richieste di anticipo/acconto/saldo;

• originale del dettaglio delle spese sostenute per le operazioni a regia;

• originale delle dichiarazioni accessorie sotto forma di atto notorio, ecc.).

Il sistema informatico permetterà di aggiungere ulteriore documentazione per ciascuna operazione e di conservare la maggior parte dei documenti in formato elettronico secondo modalità operative che saranno indicate nel manuale dell’AdG (ad es. autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000 della conformità all’originale della documentazione inviata).



Infine, il vademecum contiene le opportune istruzioni per i soggetti attuatori per la conservazione dei documenti da parte dei Beneficiari.

Si prescrive chiaramente in che modo i beneficiari saranno tenuti a mettere a disposizione i documenti necessari alle persone e agli organismi che ne hanno diritto (personale autorizzato dell’AdG, degli OI, dell’AdC, dell’AdA, e di altri organismi di controllo, nonché ai funzionari autorizzati dalla Comunità e i loro rappresentanti) in caso di ispezione.

Tutta la documentazione, come previsto dall’art. 90 del Reg 1083/2006 sarà conservata per 3 anni successivi al pagamento del saldo del programma e comunque per 10 anni, conformemente alla normativa nazionale.

2.6 IRREGOLARITÀ E RECUPERI

2.6.1 Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti

Irregolarità

Il Regolamento CE 1083/2006, all’art. 70, lett. b), attribuisce agli Stati membri la responsabilità di prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati.

In particolare l’AdG, ogni qualvolta attraverso azioni di controllo individua una violazione del diritto comunitario che possa arrecare pregiudizio al bilancio generale dell’Unione europea, avendone fatto oggetto di un primo atto di accertamento amministrativo o giudiziario, provvede ad informare la Commissione, per il tramite della Presidenza del Consiglio dei Ministri, con una apposita scheda. La comunicazione trimestrale sulle irregolarità viene effettuata anche se di contenuto negativo.

L’Autorità di Gestione è incaricata della raccolta dei dati riferiti alle verifiche e ai relativi esiti ai sensi dell’art. 60, lett. c) del Regolamento (CE) 1083/2006 ed è pertanto responsabile della procedura di gestione delle irregolarità.

Contestualmente alla segnalazione delle irregolarità ai sensi degli articoli 28 del Regolamento CE 1828/2006, o all’invio degli aggiornamenti previsti dall’articolo 30, l’Autorità di gestione invia trimestralmente all’Autorità di Certificazione ed all’Autorità di Audit le schede relative ai casi segnalati e i relativi aggiornamenti. Appena il sistema informativo dell’autorità di gestione entrerà a regime, lo stesso riporterà tutti i casi di irregolarità segnalati e le azioni di follow-up, consentendo pertanto un aggiornamento costante dei dati da parte dell’AdC e dell’AdA.

Il recupero degli importi indebitamente versati a carico del Programma Operativo, ed eventualmente il provvedimento di revoca totale o parziale dell’impegno e/o della liquidazione del pagamento, è disposto dall’Autorità di Gestione che ne informa prontamente l’autorità di certificazione per la necessaria registrazione nel registro dei recuperi.

Appena ricevuta l’informazione, l’Autorità di Certificazione procede all’aggiornamento del registro dei recuperi e compila l'apposita scheda di comunicazione per la Commissione, accompagnata dalla attestazione degli importi in attesa di recupero.



Recuperi

Il recupero degli importi indebitamente versati a carico del Programma Operativo, ed eventualmente il provvedimento di revoca totale o parziale dell’impegno e/o della liquidazione del pagamento, è disposto dall’ufficio competente dell’AdG Servizio Contenziosi e Recuperi attraverso i Centri di Programmazione e Gestione, o gli OI,.

L’AdC è il soggetto responsabile della tenuta della contabilità degli importi recuperati, ritirati e dei recuperi pendenti ed ha l’obbligo di comunicare annualmente tali informazioni alla Commissione Europea. L’AdC ha inoltre l’obbligo di procedere alla restituzione al bilancio generale dell’UE degli importi indebitamente versati mediante la detrazione dalle certificazioni di spesa.

Il manuale delle procedure dell’autorità di gestione in corso di definizione prevede una sezione specifica con le procedure previste per la segnalazione e le rettifiche delle irregolarità, la registrazione del debito e le procedure di recupero dei pagamenti indebiti.

In riferimento alla comunicazione delle irregolarità, si terrà conto:

dell’accordo tra Governo, Regioni, Province autonome, Province, Comuni e Comunità montane sulle modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e frodi comunitarie, siglato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007;

della circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per le politiche europee, pubblicata nella GU n. 240 del 15 ottobre 2007.

Rispetto alla rettifica delle irregolarità e alla registrazione e recupero delle somme irregolari, si terrà conto di quanto contenuto nel:

CDRR/05/0012/01: Orientamenti in materia di deduzione degli importi recuperati dalla successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento e di compilazione della relativa appendice ai sensi dell’art. 8 del Reg. (CE) 438/01 (Appendice 3 Orientamenti per la chiusura degli interventi 2000-2006);

documento condiviso dal Coordinamento Tecnico delle Regioni nel 2006 “Gestione delle somme soggette a procedure di recupero” ;

vademecum per la spesa del FSE;

protocollo d’intesa tra la Regione Siciliana ed il Comando Regionale Sicilia della Guardia di Finanza del 27 febbraio 2008, recante disposizioni per il coordinamento dei controlli e lo scambio di informazioni in materia di finanziamenti dei fondi strutturali comunitari.

2.6.2 Descrizione della procedura per conformarsi all’obbligo di segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell’art. 28 Reg. 1828/06

Comunicazione delle irregolarità

L’AdG, conformemente a quanto previsto dall’art. 28 dal Reg. (CE) 1828/2006, attraverso le proprie strutture coinvolte ai diversi livelli nell’attività di implementazione del POR, ed in particolare attraverso Ufficio Controlli di 1° livello, opera per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati, in applicazione



dell’art. 70 del regolamento generale e delle modalità di applicazione adottate dalla Commissione.

In particolare l’AdG, ogni qualvolta attraverso le proprie azioni di controllo individua una violazione del diritto comunitario che possa arrecare pregiudizio al bilancio generale dell’Unione europea o una frode sospetta, avendone fatto oggetto di un primo atto di accertamento amministrativo o giudiziario, provvede attraverso Ufficio Controlli di 1° livello, ad inviare apposita comunicazione (scheda OLAF) alla Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, che cura il coordinamento delle comunicazioni ed il successivo inoltro alla Presidenza del Consiglio dei Ministri che la trasmette ai Servizi della Commissione Europea per alla Commissione Europea per il tramite entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre con una apposita scheda.

La trasmissione delle schede, anche in formato elettronico, avviene con cadenza trimestrale, sia per la comunicazione di nuove irregolarità riscontrate (in tal caso l’obbligo di comunicazione decorre dal momento dell’acquisizione del 1° verbale amministrativo o giudiziario entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre).

L’Organismo Intermedio, in quanto agisce sotto la responsabilità dell’Autorità di Gestione, sarà comunque tenuto a fornire a quest’ultima tutte le informazioni sulle irregolarità riscontrate, compresi gli elementi di valutazione di propria pertinenza, ed ad assolvere in maniera autonoma gli adempimenti di comunicazione.

Aggiornamento

Come previsto dall’articolo 30 del Regolamento CE 1828/2006, entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre, l’Autorità di Gestione informa la Commissione, tramite la presidenza del Consiglio dei Ministri, in riferimento a ogni precedente comunicazione di cui all’articolo 28, dei procedimenti iniziati in seguito alle irregolarità comunicate, nonché dei cambiamenti significativi derivati da detti interventi.

Le informazioni che saranno fornite riguardano:

a) gli importi recuperati o gli importi di cui si prevede il recupero,

b) le misure provvisorie prese a salvaguardia del recupero degli importi versati indebitamente,

c) i procedimenti amministrativi o giudiziari iniziati al fine di recuperare gli importi versati indebitamente e di applicare sanzioni,

d) i motivi dell'eventuale abbandono dei procedimenti di recupero,

e) l’eventuale abbandono dei procedimenti penali.

L’autorità di Gestione comunicherà inoltre alla Commissione le decisioni amministrative o giudiziarie, o i loro elementi essenziali, riguardanti la conclusione di tali procedimenti, indicando in particolare se i fatti accertati sono tali da motivare un sospetto di frode. Nei casi di cui alla lettera d) gli Stati membri informano, per quanto possibile, la Commissione prima che venga presa una decisione.

Qualora non sia possibile recuperare o prevedere il recupero di un importo, l’Autorità di Gestione comunica alla Commissione in una relazione speciale l’entità dell’importo non recuperato e le circostanze pertinenti per la decisione sull’imputabilità della perdita a norma dell’articolo 70, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1083/2006.



Casi urgenti

Nei casi previsti dall’articolo 29 - casi urgenti – l’Autorità di Gestione segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette.

La procedura adottata per la gestione delle irregolarità è differenziata in relazione al soggetto che rileva l’irregolarità:

1. L’irregolarità viene accertata dall’AdG (Ufficio controlli o Unità Operative Periferiche) o dagli OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60 del regolamento n. 1083/2006;

2. L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza;

3. L’irregolarità viene rilevata dall’AdA o dall’AdC.

Primo caso: L’irregolarità viene accertata dall’AdG (Ufficio controlli di I livello) o dall’ OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60 del regolamento n. 1083/2006:

L’AdG, attraverso il Servizio Contenzioso e Recuperi, tenendo conto delle informazioni trasmesse dall’Ufficio Controlli (e a quest’ultimo a sua volta eventualmente trasmesse dall’OI e dai diversi CPG), valuta se il caso rientri nella fattispecie suscettibile di segreto istruttorio e se del caso richiede il nulla-osta dell’autorità giudiziaria trasmettendo alla Procura della Repubblica tutta la documentazione comprovante l’irregolarità e quant’altro possa ritenersi utile.

Nel caso in cui vengano rilevate situazioni configurabili come violazioni tributarie, trasmette l’eventuale documentazione atta a comprovare tali fatti (ai sensi dell’art. 36, ultimo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 e dell’articolo 2, ultimo comma, del decreto legislativo 19 marzo 2001, n. 68) alla Guardia di Finanza.

Ottenuto l’eventuale nulla osta dell’Autorità giudiziaria, il Servizio Contenzioso e Recuperi , acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in formato elettronico – alla Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, responsabile del coordinamento, indirizzo e trasmissione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri delle comunicazioni acquisite.

Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG, attraverso i CPG o l’OI competente, informando il Servizio Contenzioso e Recuperi in via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari idonei a tutelare gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro.

Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda inviata dall’AdG, attraverso il Servizio Contenzioso e Recuperi. In caso negativo provvede a richiedere le necessarie correzioni.

Nel caso di riscontro positivo inoltra via e-mail le comunicazioni acquisite durante il trimestre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF.



Effettua contestualmente la trasmissione anche alla Guardia di Finanza (Comando provinciale interessato), all’AdA, all’AdC.

L’AdG, attraverso il Servizio Contenzioso e Recuperi, acquisisce durante il trimestre successivo le informazioni che mancavano al momento del primo accertamento. Nel frattempo viene avviato un procedimento che può essere di carattere amministrativo e/o carattere giudiziario.

Secondo le seguenti scadenze l’AdG, sia su cartaceo, che in formato elettronico, invia la comunicazione prevista ai sensi dell’articolo 30 del regolamento 1828/2006 al Dipartimento regionale della Programmazione, aggiornata anche sulla base dei procedimenti intentati in seguito alle irregolarità comunicate nonché ai cambiamenti significativi intervenuti in tali procedimenti

20 aprile XXXX trimestre gennaio / marzo;

20 luglio XXXX trimestre aprile / giugno;

20 ottobre XXXX trimestre luglio / settembre;

20 gennaio XXXX trimestre ottobre / dicembre XXXX;

Ed inoltre:

importo dei recuperi eseguiti o previsti;

misure conservative a salvaguardia del recupero degli importi indebitamente pagati;

motivi dell’eventuale abbandono dei procedimenti di recupero: per quanto possibile, la Commissione deve essere informata prima di una decisione in tal senso;

eventuale abbandono dei procedimenti penali;

decisioni amministrative o giudiziarie, o loro elementi essenziali, relative alla conclusione dei procedimenti;

informazioni necessarie in caso di impossibilità a prevedere od eseguire il recupero di una somma (compreso l’importo non recuperato).

In quest’ultimo caso, provvederà anche alla trasmissione alla Commissione di una relazione speciale nella quale comunicherà l’entità dell’importo non recuperato e le circostanze pertinenti per la decisione sull’imputabilità della perdita a norma dell’articolo 70, paragrafo 2 del regolamento n. 1083/2006.

Le informazioni fornite saranno sufficientemente dettagliate per consentire alla Commissione di prendere al più presto tale decisione dopo aver consultato le Autorità italiane. Le informazioni comprenderanno, almeno:

a. una copia della decisione di concessione;

b. la data dell’ultimo pagamento al beneficiario;

c. una copia dell’ordine di recupero;

d. nei casi di fallimento che vanno comunicati a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, una copia del documento che attesta l’insolvenza del beneficiario;

e. una descrizione sommaria dei provvedimenti presi dal Centro di Responsabilità per recuperare l’importo in questione con l’indicazione delle rispettive date.



Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura amministrativa/giudiziaria, l’AdG trasmetterà comunque una semplice nota fornendo tali informazioni.

Il l’AdG non è più tenuto alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento.

Il Dipartimento regionale della Programmazione acquisite tutte le comunicazioni da parte dell’AdG, elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi, l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna evoluzione della procedura avviata.

Il Dipartimento regionale della Programmazione, entro i termini indicati precedentemente, trasmette il suddetto elenco alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF.



Descrizione dei sistemi di gestione e controllo prevista dall’articolo 71 del Reg. CE 1083/2006 – Regione Siciliana POR FSE

Irregolarità rilevata dalla Ad G od O.I.

Inizia l’attività istruttoria (UCO) per la valutazione della Irregolarità, se del caso si

richiede il nulla osta dell’autorità giudiziaria,

L’AdG o l’OI, ottenuto il N.O. informa l’AdC e l’AdA

L’AdG o l’OI attraverso l’UC 1° liv. Elabora la scheda OLAF

e la trasmette alla Presidenza R.S.

La scheda è compilata correttamente

NOLa Presidenza richiede

la compilazione corretta

SILa Presidenza la trasmette

alla PCM secondo il calendario

Vi sono aggiornamenti utili sulla procedura

amministrativa/giudiziaria

SI L’AdG o l’OI trasmette la

comunicazione prevista ai sensi dell’art.30 del Reg.1828/2006 NO

L’AdG o l’OI trasmette al DP una semplice nota dandone

informazione

Si è concluso il procedimento

58


Secondo caso: L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza

Come previsto dalla circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri e come stabilito, di conseguenza, dal Protocollo d’Intesa stipulato con la Regione Siciliana, rielaborato nel mese di febbraio 2008, l’irregolarità viene segnalata dalla GdF – attraverso l’apposito modulo – all’AdG, per le valutazioni del caso. Ne vengono informate anche l’AdC e l’AdA. La segnalazione viene inoltrata dalla GdF, ove del caso, avendo già acquisito il nulla osta da parte dell’Autorità Giudiziaria.

L’AdG , valutata l’effettiva presenza di un comportamento irregolare, dispone la redazione della necessaria comunicazione. L’AdG, attraverso il Servizio Contenzioso e Recuperi, acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in formato elettronico - al Dipartimento regionale della Programmazione, nei tempi e nelle modalità dalla stessa stabilite, per il seguito di competenza.

Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG, attraverso i CPG o l’O.I., informando il Servizio Contenzioso e Recuperi, in via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari idonei a tutelare gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro.

Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda inviata dall’AdG , attraverso l’Ufficio per i Controlli di 1° livello. In caso negativo provvede a richiedere le necessarie correzioni.

Nel Caso di riscontro positivo inoltra via e-mail le comunicazioni acquisite durante il trimestre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF.

L’invio delle comunicazioni avverrà nei termini previsti dal calendario su esposto aggiornate anche sulla base dei procedimenti intentati in seguito alle irregolarità comunicate nonché ai cambiamenti significativi intervenuti in tali procedimenti secondo le scadenze sopra esposte.

Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura amministrativa/giudiziaria, l’AdG competente trasmetterà comunque una semplice nota fornendo tali informazioni. L’AdG non è più tenuto alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento.

Il Dipartimento regionale della Programmazione acquisite le comunicazioni da parte dell’AdG , elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi, l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna evoluzione della procedura avviata. Entro i seguenti termini, trasmette il suddetto elenco alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF.

Effettua contestualmente la trasmissione anche all’AdG, alla Guardia di Finanza, all’AdA, all’AdC.




Irregolarità rilevata dalla GdF

L’irregolarità, acquisito il nulla osta dell’autorità giudiziaria, viene segnalata all’AdG o

all’OI

L’AdG o l’OI informa l’AdC e l’AdA e valuta le irregolarità

segnalate

La scheda è compilata correttamente

NOLa Presidenza richiede

la compilazione corretta

SILa Presidenza la trasmette

alla PCM secondo il calendario

Vi sono aggiornamenti utili sulla procedura

amministrativa/giudiziaria

SI L’AdG o l’OI trasmette la

comunicazione prevista ai sensi dell’art.30 del Reg.1828/2006 NO

L’AdG o l’OI trasmette al DP una semplice nota dandone

informazione

Si è concluso il procedimento

L’AdG o l’OI attraverso l’UC 1° liv. Elabora la scheda OLAF

e la trasmette alla Presidenza R.S.

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Terzo caso: L’irregolarità viene rilevata dall’AdA o dall’AdC

L’AdA (o l’AdC), effettua l’adeguata segnalazione all’AdG FSE, che, eseguiti i necessari accertamenti, potrà formulare, le proprie controdeduzioni o predisporre la comunicazione ex articolo28 (scheda OLAF), attraverso il Servizio Contenzioso e Recuperi. La procedura segue il secondo caso.

Procedure di revoca e recupero dei contributi

Il recupero degli importi indebitamente versati a carico del Programma Operativo, ed eventualmente il provvedimento di revoca totale o parziale dell’impegno e/o della liquidazione del pagamento è disposto dall’AdG e comunicato all’AdC, che contabilizza l’importo assoggettato a rettifica finanziaria.

L’AdC contestualmente all’aggiornamento periodico del registro dei pagamenti, procede all’aggiornamento del registro dei recuperi ed a compilare l'apposita scheda di comunicazione per la Commissione, accompagnata dalla attestazione degli importi in attesa di recupero.



3 ORGANISMI INTERMEDI

3.1 L’ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

3.1.1 Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli organismi intermedi

In coerenza con quanto riportato nel Capitolo 5 Modalità di attuazione del POR FSE, il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali, in qualità di Organismo Intermedio, dispone di un sistema di contabilità, sorveglianza e informativa finanziaria separata e informatizzata ed è responsabile, in stretto raccordo con l’AdG, della:

programmazione periodica del Fondo

attivazione, nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale, delle necessarie procedure di attuazione delle operazioni previste (bandi, avvisi pubblici, affidamenti);

ricezione delle domande di accesso ai finanziamenti e della valutazione delle proposte progettuali sulla base dei criteri di selezione approvati dal CdS del POR FSE;

redazione ed approvazione delle graduatorie di ammissione-finanziamento e della comunicazione ai soggetti attuatori in merito all’esito del processo valutativo;

definizione e sottoscrizione delle convenzioni/contratti con i soggetti ammessi a finanziamento del Fondo;

attività di monitoraggio, fisico e finanziario, sulle attività gestite direttamente, secondo quanto stabilito a livello nazionale e regionale relativamente alla gestione del FSE;

attività di controllo ordinario sulle attività finanziate, inclusi la gestione delle variazioni in corso d’opera, la ricezione ed il controllo dei rendiconti delle attività finanziate e le eventuali revoche delle autorizzazioni concesse;

attività di reporting annuale finalizzate alla redazione del rapporto annuale di esecuzione del POR FSE ai sensi dell’art. 67 del Regolamento (CE) 1083/2006.

In particolare, il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali è responsabile dei seguenti obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale :

G)1: rafforzare l’integrazione sociale e contrastare i fenomeni di povertà attraverso percorsi, anche personalizzati, finalizzati all’inserimento lavorativo;

G)2: sostenere una maggiore partecipazione dei soggetti svantaggiati e marginali alle opportunità occupazionali e formative;

G)3: migliorare l’offerta dei servizi di assistenza sostenendone l’integrazione con le politiche attive del lavoro nella finalità di potenziare l’accesso al mercato del lavoro dei soggetti in condizione di svantaggio.



Per lo svolgimento dei conseguenti compiti, il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali fa riferimento a contenuti, attività e prescrizioni di cui all’Asse III Inclusione sociale.

Il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali per lo svolgimento dei compiti che gli competono in quanto Organismo Intermedio può ricorrere ai servizi di assistenza tecnica attivati dall’AdG a valere delle risorse dell’Asse VI del POR FSE e fare riferimento, per le attività di comunicazione e pubblicizzazione delle operazioni che intende attivare, agli obiettivi e ai contenuti espressi dal Piano di comunicazione del POR FSE e alle risorse in esso indicate per la loro attuazione.

3.2 ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO

3.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità

Il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali per la gestione delle linee di intervento assegnate è organizzato in n. 3 Servizi e n. 1 Unità operativa, come illustrato nello schema sottostante:Figura 5 – Organizzazione Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali

Dipartimento FamigliaORGANISMO INTERMEDIO

Unità di CoordinamentoArea 1

Coordinamento – Relazioni esterne e comunicazioni

Unità di controllo:Servizio 7 - “Ufficio speciale solidarietà vittime

crimine organizzato e mafioso” – Unità di Monitoraggio e controlli di I° Livello

UNITÀ DI GESTIONEServizio 2 “interventi per la tutela e valorizzazione

della famiglia’’ – Ob. Operativo G1 Servizio 4 “programmazione socio- sanitaria e

socio-assistenziale’’ - Ob. operativo G2Servizio 5 “inclusione sociale e pari opportunità”:

Ob. operativo G3

UNITÀ DI RENDICONTAZIONE

Servizio 9 – “Finanza Locale”

In particolare alle diverse strutture sono attribuite le seguenti competenze:

Unità di programmazione

Area 1 - “Coordinamento – Relazioni esterne e comunicazioni” - UO 1

Unità di gestione:

Servizio 2 “interventi per la tutela e valorizzazione della famiglia’’ : obiettivo operativo G1

Servizio 4 “programmazione socio- sanitaria e socio-assistenziale’’ : obiettivo operativo G2

Servizio 5 “inclusione sociale e pari opportunità” : obiettivo operativo G3

Unità di controllo

Servizio 7 - “Ufficio speciale solidarietà vittime crimine organizzato e mafioso”



Unità di rendicontazione


Si descrivono di seguito le attività le cui funzioni sono attribuite alle strutture intermedie, fermo restando che le stesse si realizzeranno secondo quanto previsto dalle piste di controllo.

Nel caso di operazioni in cui il Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali sia beneficiario, in conformità al principio della separatezza funzionale ex art.58 lett.b Reg. 1083/2006 e art.13.5 Reg.1828/2006, le funzioni di controllo di I livello saranno svolte dalla struttura deputata all’uopo del Dipartimento Formazione Professionale.

Unità di programmazione – Composizione e competenze

Area 1 - “Coordinamento – Relazioni esterne e comunicazioni” - UO 1

L’Area 1 dispone di 2 funzionari direttivi, 4 istruttori e 2 collaboratori e si articola nell’ Unità Operativa 1 che dispone di n. 1 dirigente, n. 1 istruttore. L’UO 1 si avvale, concordando con il dirigente responsabile dell’Area1, del personale assegnato all’Area stessa.

Le attività svolte dall’AREA per i tre obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale di competenza del Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali sono le seguenti:

impostazione degli atti di programmazione ( es. procedure scritte, riprogrammazione di metà periodo…) nell’ambito degli obiettivi operativi del Dipartimento - UO 1;

in stretto raccordo con le unità di gestione e con l’UMC, fornisce all’AdG gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006 – UO 1

per il tramite dell’AdG - che ne verifica la compatibilità con il piano finanziario del Programma e con il documento di attuazione - richiede il nulla osta alla Ragioneria Generale della Regione prima dell’attivazione della spesa. La Ragioneria Generale della Regione concede nulla osta ed annota l’importo e le annualità in cui è ripartita la spesa. Con successive variazioni di bilancio il Ragioniere Generale della Regione, su richiesta dell’AdG al momento dell’erogazione della spesa, provvede ad iscrivere le somme nelle rubriche di pertinenza e nei corrispondenti capitoli dello stato di previsione della spesa, mediante prelevamento dal fondo istituito per la realizzazione degli interventi previsti nel Programma Operativo FSE 2007-2013;

predispone le relative circolari/direttive per l’attuazione delle operazioni in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006;

predispone l’ avviso pubblico / manifestazione di interesse / appalto concorso nonché ogni provvedimento previsto dalle norme comunitarie nazionali e regionali per l’affidamento delle attività, in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006, assumendo il concerto con i servizi a vario titolo interessati alla materia; ne cura l’inoltro per la successiva approvazione ed emanazione da parte del Dirigente Generale del Dipartimento;

attiva l’istruttoria formale e le procedure previste per la selezione delle istanze; trasmette le istanze ritenute formalmente ammissibili al Nucleo di valutazione, istituito dal Dirigente Generale del Dipartimento - UO1;



acquisisce dal Nucleo di valutazione la graduatoria provvisoria dei progetti ammessi e ammissibili, nonché l’elenco dei progetti non ammessi con indicazione delle motivazioni e i verbali delle sedute, contestualmente alla restituzione dei progetti - UO1;

provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e non ammissibili a finanziamento, che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento e lo trasmette per l’inserimento sui siti istituzionali;

aquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti, le trasmette per l'esame al Nucleo di valutazione, acquisisce gli esiti dell’esame del Nucleo e, da parte dell’U.M.C. i codici identificativi dei progetti - UO1;

predispone il decreto di approvazione della graduatoria definitiva e di ammissione a finanziamento dei progetti, con contestuale impegno contabile delle somme;

inia il DDG di approvazione graduatoria con ammissione a finanziamento e contestuale impegno delle somme alla Corte dei Conti e, contestualmente, ne trasmette copia per via informatica alle Unità di gestione e all’UMC;

trasmette, per l’inserimento sui siti istituzionali, il DDG di approvazione graduatoria definitiva;

invia alla GURS gli atti per la pubblicazione, trasmettendo copia del provvedimento contestualmente alle Unità di gestione e all’UMC ;

inserisce sul sistema informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento.

Unità di gestione – Composizione e competenze

Servizio 2 “interventi per la tutela e valorizzazione della famiglia ’’ : obiettivo operativo G1

Il Servizio 2 dispone di 1 dirigente, 2 funzionari direttivi, 2 istruttori

Servizio 4 “programmazione socio- sanitaria e socio-assistenziale’’ : obiettivo operativo G2


Servizio 5 “inclusione sociale e pari opportunità” : obiettivo operativo G3


I Servizi sopra specificati, ciascuno per gli obiettivi operativi nello specifico assegnati, svolgono le seguenti attività:

invitano i soggetti ammessi a presentare la documentazione prevista per l’inizio attività;

verificano la regolarità della documentazione acquisita;

autorizzano, ove previsto, il Percettore di Somme all’avvio delle attività, dandone contestualmente comunicazione anche alla UMC;

adottano ogni atto che si rendesse necessario nel corso dell’attività di gestione e predispongono i relativi provvedimenti di modifica o integrazione agli atti d’impegno già adottati dal Dirigente Generale;



inseriscono e tengono aggiornato il data base del Sistema Informativo del Dipartimento in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni, per la parte di competenza;

elaborano ed aggiornano per ogni operazione di competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (AdC, AdA, UMC) il relativo Dossier contenente le informazioni richieste dall’art. 15 del Regolamento n. 1828/2006 e dai dati risultanti dal sistema informativo di cui all’allegato III del Reg. (CE) 1828/2006, per la parte di competenza;

forniscono all’ unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’ADG per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;

gestiscono gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e gli Enti attuatori;

effettuano visite in loco, qualora ritenute necessarie per scongiurare eventuali irregolarità nell’esecuzione delle attività progettuali;

acquisiscono la Nota di revisione dall’Unità di Rendicontazione, provvede all’erogazione del saldo ivi determinato, provvede ad eventuali recuperi e comunica all’Unità di Rendicontazione l’avvenuta erogazione del saldo;

acquisiscono dall’Unità di Rendicontazione la verifica della regolarità dei giustificativi di spesa afferenti all’importo del saldo erogato, con conseguente eventuale svincolo della polizza fidejussoria.

Unità di rendicontazione – Composizione e competenze


Il personale in atto in servizio è di n. 1 dirigente, n. 1 funzionario e n.1 istruttore; l’unità, nell'ambito del sistema di gestione e controlli adottato, cura la rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE attraverso verifiche amministrative su tutte le operazioni.

Tale verifica si concretizza in un controllo amministrativo-contabile basato su tre criteri principali:

controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l’azione finanziata;

controllo sui costi reali o entro i limiti delle forfetizzazioni, qualora ammesse;

controllo sui documenti giustificativi originali di spesa.

L’unità di rendicontazione, in particolare, svolge le seguenti attività:

verifica la rispondenza del rendiconto al piano finanziario approvato;

verifica l’ammissibilità e la riconoscibilità dei costi sostenuti, accertati tramite documenti giustificativi;

trasmette alle unità di gestione e alla UMC gli esiti della verifica amministrativo-contabile tramite apposita nota di revisione, nella quale è determinato l’importo del saldo/rimborso per ogni singola operazione;

comunica alla UMC e alle unità di gestione l’avvenuta regolarizzazione dei giustificativi di spesa a seguito del saldo erogato.



Unità di controllo:

Servizio 7 - “Ufficio speciale solidarietà vittime crimine organizzato e mafioso” – Unità di Monitoraggio e controlli di I° Livello

Il personale in atto in servizio è di n. 1 dirigente, n. 1 funzionario e n. 2 istruttori e svolge le seguenti attività:

cura il raccordo con le Istituzioni competenti concernente i controlli ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF – per il tramite della Presidenza del Consiglio dei Ministri - delle irregolarità rilevate nell’ambito del POR;

predispone le piste di controllo e il decreto di relativa adozione da parte del Dirigente Generale, notificando gli atti all’AdG. e alle unità di programmazione e di gestione del Dipartimento Famiglia;

cura, attraverso le piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del POR;

coordina l’attività di monitoraggio procedurale, fisico e finanziario del Dipartimento assicurando la tempestività e la regolarità del flusso dei dati verso il Sistema informativo centrale nonché la corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE;

fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’AdG per la redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;

predispone ed invia all'AdC, alle scadenze stabilite, la certificazione delle spese sostenute;

predispone annualmente, dopo una attenta analisi dei rischi, il piano dei controlli che costituirà il programma secondo il quale si effettueranno le verifiche in loco delle operazioni ammesse a valere sugli Obiettivi Operativi di competenza dell’OI; nei casi in cui si ricorrerà a controlli campionari, il piano dei controlli farà riferimento al metodo di campionamento utilizzato, in conformità con le disposizioni in merito impartite dall’AdG (rinvio § 2.2.4 del documento)

effettua le verifiche in loco delle operazioni per verificare l’efficacia e la regolarità amministrativa e contabile dell’attuazione;

acquisisce copia e valuta tutti gli atti e documenti connessi a verifiche, collaudi o controlli sulle operazioni di competenza del Dipartimento;

trasmette tempestivamente all’ unità di gestione gli esiti delle verifiche e controlli effettuati, nonché informa le unità di programmazione e di gestione su ogni fattispecie di criticità rilevata.

3.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’organismo intermedio

Il Dipartimento Regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali, in qualità di Organismo Intermedio, adotta con proprio atto la manualistica delle procedure predisposta dall’ AdG, integrandola ove necessario con procedure specifiche alla tipologia degli interventi ricadenti nell’Asse III.



3.2.3 Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni

L’OI procede in conformità alle modalità di selezione e di approvazione descritte nel documento” Criteri di selezione delle operazioni a valere sul FSE per il periodo 2007.2013’’( § 2. principi generali) approvato dal C.d.S nella seduta del 13 marzo 2008 e comunque con rinvio alla descrizione di cui al § 2.2.3 del documento.

3.2.4 Verifica delle operazioni (Art. 60, lett. b) del regolamento (CE) n. 1083/2006

L’O.I. attua le procedure descritte al § 2.2.4 del documento, ove non specificamente riferibili al Dipartimento Formazione Professionale, attraverso la propria unità di rendicontazione e unità di controllo, in relazione alle funzioni alle stesse attribuite nel precedente § 3.2.1. Pertanto le verifiche saranno sia documentali che in loco, in itinere e a conclusione delle operazioni.

In particolare il sistema di controllo di primo livello dell’OI prevede che le verifiche documentali siano svolte da parte dell’unità di rendicontazione, mentre i controlli in loco saranno svolti da parte dell’unità di controllo.

Per quanto riguarda le verifiche in loco, verranno effettuate su base campionaria, sulla base della metodologia definita dall’AdG.

Il verbale di campionamento approvato annualmente dal Dirigente Generale dell'OI, darà atto delle procedure di estrazione del campione, dei fattori di rischio utilizzati e della popolazione di riferimento (operazioni finanziate in attuazione degli Obiettivi Operativi di competenza dell’OI) e indicherà l’elenco analitico dei progetti che saranno sottoposti a verifica in loco, e la corrispondente spesa certificata.

Come indicato al paragrafo 3.2.2, l’OI utilizzerà per i propri controlli apposite check list, sulla base del modello predisposto dall’AdG. Il manuale delle procedure adottato dall’OI conterrà il modello, eventualmente rivisto, degli strumenti che saranno utilizzati per le verifiche.

Nel caso di operazioni in cui il Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali sia beneficiario, in conformità al principio della separatezza funzionale ex art.58 lett.b Reg. (CE) 1083/2006 e art.13.5 Reg. (CE) 1828/2006, le funzioni di controllo di I livello saranno svolte dalla struttura deputata all’uopo dal AdG.

I risultati di tutte le verifiche saranno debitamente archiviati sul sistema informativo CARONTE FSE.

3.2.5 Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di rimborso

Il trattamento delle domande di rimborso avverrà in linea con quanto descritto al § 2.2.5 della presente relazione, con gli opportuni adeguamenti dovuti alla specificità della struttura organizzativa dell’OI.

In particolare, tutte le domande di rimborso saranno sottoposte alla verifica da parte dell’unità di rendicontazione e da parte dell’unità di controllo e saranno poi successivamente trasmesse all’unità di gestione, secondo le modalità descritte al precedente § 3.2.1.



4 AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

4.1 L’ADC E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

4.1.1 Data e forma della designazione formale che autorizza l’AdC a svolgere le proprie funzioni

Con la delibera di Giunta n. 620 del 22 dicembre 2005 è stato istituito l’UFFICIO SPECIALE DELL’AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE DEI PROGRAMMI COFINANZIATI DALLA COMMISSIONE EUROPEA, nel quale, al fine di dare unitarietà di condotta ed uniformità di indirizzo all’azione amministrativa, sono stati incardinati gli attuali Uffici delle Autorità di Pagamento dei quattro Fondi Strutturali per la Programmazione 2000-2006.

Con D.P. n. 4039 del 9 ottobre 2006 è stato conferito l’incarico di Dirigente Generale dell’Ufficio Speciale al dott. Ludovico Benfante.

Per quanto sopra, in base al proprio mandato istituzionale, anche in merito alla programmazione 2007-2013, per il FESR e per l’FSE, in applicazione del Reg CE n. 1083/2006 e del Reg CE n. 1828/2006, i suddetti compiti continueranno ad essere svolti sempre dallo stesso Ufficio Speciale.

Come riporta il punto 5.1.2. del PO FSE 2007/2013, approvato con Decisione n. C/2007/6722 del 18 dicembre 2007, la funzione di certificazione della spesa per il FSE è attribuita al dirigente responsabile pro-tempore dell’Autorità di Pagamento e Certificazione FSE, dott. Antonino Macaluso.

L’ufficio dell’AdC FSE è allocato presso la sede dell’AdG del PO FSE (Dipartimento della Formazione Professionale), in Via Imperatore Federico n. 52 - Palermo (tel. 0039 091 7070418 - fax 0039 091 7070482 - e-mail: [email protected]).

Come prevede la normativa comunitaria, l’AdC risulta funzionalmente autonoma dagli uffici che svolgono attività di gestione e di audit degli interventi. Essa risponde, direttamente, all’Assessore alla Presidenza della Regione Siciliana, e, tramite quest’ultimo, alla Giunta di Governo Regionale.

L’AdC è funzionalmente autonoma dall’AdG e dall’AdA anche dal punto di vista finanziario, oltre che per quello dei loro membri.

Infatti, essa gode di autonomia gestionale e di indipendenza da qualsiasi altro ufficio, in relazione alle funzioni attribuite a norma delle disposizioni comunitarie.

Tale autonomia è riscontrabile, tra l’altro, con l’avvenuta attribuzione all’Ufficio Speciale degli appositi capitoli di bilancio con l’entrata in vigore della legge regionale 8 febbraio 2007, n.3, con la quale è stata istituita nel Bilancio di previsione della Regione Siciliana l’unità previsionale di base 8 nella quale sono contemplati sia i capitoli relativi alle spese in conto capitale che i capitoli relativi alle spese in conto corrente.




4.1.2 Indicazione delle funzioni svolte dall’AdC

L’articolo 61 del Regolamento 1083/2006 stabilisce che l’Autorità di Certificazione di un Programma Operativo svolge principalmente i seguenti compiti:

a) elaborare e trasmettere alla Commissione le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di pagamento

l’Autorità di Certificazione è quindi responsabile della redazione della dichiarazione certificata delle spese e della relativa domanda di pagamento del contributo. Tale attività sarà svolta sulla base delle informazioni ricevute da parte dell’Autorità di Gestione del Programma. Le domande di pagamento saranno trasmesse elettronicamente all’IGRUE e all’Amministrazione statale capofila per fondo, che provvederà a inoltrarle alla Commissione.

b) certificare che:

la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili;

le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al Programma e alle norme comunitarie e nazionali

L’Autorità di Certificazione ha pertanto il compito di assicurare che le spese dichiarate siano completamente e correttamente documentate e che, al contempo, esse rispettino sia le norme sia le indicazioni e i criteri stabiliti per il finanziamento delle singole categorie di operazioni.

A tale proposito, l’Autorità di Certificazione si accerterà:

che tutte le spese sono state sostenute e sono state correttamente rendicontate, sulla base delle dichiarazioni di spesa fornite dall’Autorità di Gestione nonché dalla documentazione attestante il controllo di primo livello;

che le spese dichiarate dall’Autorità di Gestione sono chiaramente riconducibili agli importi risultanti dal sistema informativo gestionale - relativi alla registrazione e conservazione dei dati contabili per ciascuna operazione - alimentato dai competenti soggetti;

c) garantire ai fini della certificazione di aver ricevuto dall’Autorità di Gestione informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle dichiarazioni di spesa.

Al fine di poter certificare le spese sostenute nell’ambito del PO, l’Autorità di Certificazione riceverà dal Autorità di Gestione una formale attestazione sulla veridicità, completezza e conformità dei dati trasmessi con la rendicontazione delle spese sostenute per ciascuna operazione nonché appositi resoconti che dimostrino l’esecuzione e gli esiti dei controlli di primo livello sulla corretta esecuzione delle



procedure gestionali, nonché sull’ammissibilità della spesa in relazione a dette operazioni.

d) tener conto, ai fini della certificazione, dei risultati di tutte le verifiche svolte dall’Autorità di Audit o sotto la sua responsabilità.

L’Autorità di Certificazione verrà informata dall’Autorità di Audit in merito agli esiti delle verifiche effettuate da quest’ultima. Con riferimento alle verifiche svolte dall’Autorità di Audit sulle spese già dichiarate alla Commissione e all’IGRUE, nel caso emergano spese non ammissibili, l’Autorità di Certificazione richiederà al Autorità di Gestione di provvedere alla loro deduzione in occasione della successiva attestazione della spesa, con la raccomandazione di procedere, altresì, all’eventuale recupero con l’indicazione degli interessi richiesti o riscossi e dei procedimenti adottati.

Con riferimento alla verifiche sul sistema di gestione e controllo condotte dall’Autorità di Audit, qualora emergano irregolarità sistemiche riferite ad uno o più gruppi di operazioni, l’Autorità di Certificazione, in funzione della gravità delle irregolarità, sospenderà la certificazione delle spese riferite a tali operazioni fino al momento in cui una decisione in merito non sia stata adottata dall’AdG a seguito della relativa segnalazione.

e) mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione

L’Autorità di Certificazione registrerà nel proprio sistema contabile, presente nel sistema unico informatizzato gestionale, le spese, tra quelle dichiarate dall’AdG, che sono alla base della certificazione trasmessa alla Commissione. In particolare, il sistema informatizzato gestionale fornirà quelle informazioni in grado di rispondere a quanto previsto nell'allegato III del Regolamento (CE) 1828/2006, parte B, campi 35, 36 e 37 (totale delle spese ammissibili dichiarate per l’operazione e incluse nella dichiarazione di spesa inviata alla Commissione dall’Autorità di Certificazione; data dell’ultima dichiarazione di spesa dell’Autorità di Certificazione contenente le spese dell’operazione). Consentirà, altresì, l’archiviazione delle dichiarazioni certificate delle spese e delle domande di pagamento precedentemente trasmesse con tutta la documentazione inerente.

L’Autorità di Certificazione ha, quindi, accesso al sistema informatizzato integrato (SFC) mediante il quale trasmetterà sia alla Commissione (per il tramite dell’Amministrazione statale capofila per Fondo) sia al Ministero dell’Economia e delle Finanze - IGRUE le dichiarazioni certificate di spesa e la relativa domanda di pagamento del contributo comunitario e del corrispondente contributo nazionale.

f) tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati sono restituiti al bilancio generale dell'Unione Europea prima della chiusura del Programma Operativo, detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.

L’Autorità di Certificazione, ai fini della corretta certificazione delle spese ammissibili, terrà innanzitutto la contabilità delle somme recuperabili che verranno individuate in base alle verifiche dalla stessa effettuate ovvero effettuate con i controlli



di I livello, ovvero dall’Autorità di Audit, dalla Commissione Europea, dall’IGRUE nonché da altro organismo di ispezione e controllo comunitario e nazionale.

L’Autorità di Certificazione terrà inoltre la contabilità dei recuperi delle somme indebitamente erogate, effettuati sotto la responsabilità del Autorità di Gestione ed infine quella relativa agli importi ritirati a seguito della soppressione parziale o totale del contributo.

L’Autorità di Certificazione effettuerà la detrazione degli importi recuperati o ritirati dalla prima dichiarazione di spesa disponibile, comunque prima della chiusura del Programma Operativo.

4.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’AdC (funzioni, organismi intermedi, tipo di delega)Non è prevista alcuna delega di funzione.

4.2 ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

4.2.1 Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)

Con la delibera n. 100 del 5 aprile 2007 la Giunta regionale ha approvato l’organigramma dell’Autorità di Certificazione nell’ambito delle programmazioni 2000-2006 e 2007-2013.

In particolare per la programmazione 2007-2013 le funzioni di Autorità di Certificazione verranno svolte dai sotto indicati dirigenti in servizio presso l’Uffcio Speciale Autorità di Certificazione:

• per il Programma Operativo FESR Presidenza della Regione Siciliana – Ufficio Speciale Autorità di Certificazione - Piazza Sturzo n. 36, Palermo Dott.ssa Maria Concetta Crivello – tel: 091 7070007 – fax: 091 7070152 – Posta elettronica: [email protected]

• per il Programma Operativo FSE Presidenza della Regione Siciliana – Ufficio Speciale Autorità di Certificazione – Via Imperatore Federico n. 52, Palermo - Dott. Antonino Macaluso – tel: 091 7070418 – fax: 091 7070482 – Posta elettronica: [email protected]

Nella tabella seguente é riportata la struttura organizzativa dell’AdC, con indicazione della dotazione dell’organico previsto, che per quanto riguarda il POR FSE prevede complessivamente 9 unità di personale. Come concordato con l’AdG del POR, all’AdC FSE saranno affiancate delle risorse professionali con funzioni di assistenza tecnica, selezionate a valere del relativo Asse del Programma.



AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONEVERTICE DELL’UFFICIO SPECIALE:

DOTT. LUDOVICO BENFANTE (DIRIGENTE GENERALE)

STRUTTURA E COMPETENZEDOTAZIONE ORGANICA

PREVISTAAFFARI GENERALI Controllo interno di gestione; Affari di carattere generale e servizi comuni relativi al

funzionamento degli uffici e gestione del personale; Coordinamento delle attività di gestione del sistema informativo

e dei relativi servizi, monitoraggio, statistica.

1 dirigente responsabile1 funzionari direttivo1 istruttore area informatica

AUTORITA’ DI PAGAMENTO E CERTIFICAZIONE FSE Domande di pagamento FSE Previsioni di pagamento FSE Controllo certificazione di spesa e domande di pagamento FSE Contabilità dei recuperi Flussi finanziari Rapporti con la Commissione Europea e Ministeri Competenti

1 dirigente responsabile2 funzionari direttivi4 istruttori direttivi2 archivisti

AUTORITA’ DI PAGAMENTO E CERTIFICAZIONE FESR Domande di pagamento FESR Previsioni di pagamento FESR Controllo certificazione di spesa e domande di pagamento FESR Contabilità dei recuperi Flussi finanziari Rapporti con la Commissione Europea e Ministeri Competenti

1 dirigente responsabile2 funzionari direttivi4 istruttore direttivi2 archivista

AUTORITA’ DI PAGAMENTO FEOGA Domande di pagamento FEOGA. Previsioni di pagamento FEOGA. Controllo certificazione di spesa e domande di pagamento

FEOGA Contabilità dei recuperi Flussi finanziari Rapporti con la Commissione Europea e Ministeri Competenti

1 dirigente responsabile1 funzionario direttivo1 istruttore direttivo1 archivista

AUTORITA’ DI PAGAMENTO SFOP Domande di pagamento SFOP Previsioni di pagamento SFOP Controllo certificazione di spesa e domande di pagamento SFOP Contabilità dei recuperi Flussi finanziari Rapporti con la Commissione Europea e Ministeri Competenti

1 dirigente responsabile1 funzionario direttivo1 archivista



4.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell’AdC (data e riferimento)

L’AdC, pur ritenendo che il presente documento contenga già le procedure e le indicazioni per il corretto espletamento delle attività da parte del proprio personale e che pertanto questo costituisca in prima battuta – con riserva di successive modifiche e/o integrazioni – la base per il regolare svolgimento delle proprie competenze, prevede di adottare uno specifico “Manuale delle procedure”, che specificherà quanto già definito in particolare relativamente alle seguenti fasi:

Fase preliminare alla presentazione dell’attestazione di spesa dell’Autorità di Gestione;

Fase di verifica della documentazione presentata dall’AdG;

Elaborazione e registrazione dei dati nel sistema contabile;

Elaborazione ed inoltro della certificazione e domanda di pagamento.

Il Manuale contiene pertanto anche le procedure e gli strumenti per la corretta esecuzione dei controlli a cura dell’AdC, definiti nel paragrafo 4.3.2, ad es. per verificare la correttezza della spesa dichiarata dall’AdG e per assicurarsi che le informazioni fornite dall’AdG siano veritiere e consentano la certificazione delle spese. Secondo il format previsto, l'AdC registra per ogni controllo l’attività svolta, la data, i risultati di tale verifica, le misure adottate rispetto alle irregolarità riscontrate ed il nome del controllore incaricato. Tali informazioni sono contenute in appositi strumenti definiti nel Manuale per una corretta procedura di controllo.Il Manuale prevede al proprio interno la definizione della procedura formale per definire le eventuali modifiche che nel corso dell’attività operativa dovessero rendersi necessarie, ad es. per l’introduzione di nuove procedure o la modifica e/o abbandono delle procedure previste. Per la redazione del Manuale si terrà conto di quanto già positivamente sperimentato, a livello di Autorità di Pagamento FSE, nel corso del periodo di programmazione 2000-2006.

4.3 CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA

4.3.1 Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione

Le dichiarazioni delle spese attestate e verificate dall’Autorità di Gestione verranno dalla stessa registrate sul sistema unico informatizzato gestionale con l'indicazione dell'esatto importo dei pagamenti effettuati dai beneficiari finali, riferito alle spese ammissibili effettivamente sostenute e documentate, dalla data di ammissibilità prevista dal PO, e con l'indicazione delle eventuali correzioni apportate alle dichiarazioni precedenti e delle relative motivazioni.

Nei dieci giorni precedenti l'Autorità di Certificazione comunicherà che, entro le date del 20 febbraio, 20 aprile, 20 luglio, 20 ottobre e 20 dicembre o in diversa data dalla stessa stabilita, procederà ad acquisire attraverso il sistema unico informatizzato gestionale, la dichiarazione



delle spese sostenute a quella data, corredata dalla seguente documentazione a cura dell’Autorità di Gestione del Programma Operativo FSE:

A. una formale dichiarazione nella quale viene attestato che:

a) l'ultimo rapporto annuale di esecuzione conformemente all'articolo 67, paragrafi 1 e 3 è stato:

- trasmesso alla Commissione entro il termine stabilito

- allegato

- non dovuto

b) che la Commissione non ha formulato un parere motivato per infrazione ai sensi dell'articolo 226 del trattato, in relazione ad operazioni le cui spese sono già state dichiarate.

B. una formale attestazione sulla legittimità e regolarità delle spese dichiarate nella quale viene dichiarato che:

a) le spese dichiarate sono corrette e conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento, conformemente ai criteri applicabili al programma ed alle norme comunitarie e nazionali ed in particolare alle norme sugli aiuti di Stato ed a quelle in materia di appalti pubblici, ambiente e non discriminazione;

b) le spese dichiarate sono relative alle categorie ammissibili stabilite dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma Operativo, dal bando o avviso pubblico per la selezione delle operazioni e, ove previsto, dal contratto o convenzione stipulati;

c) il contributo erogato per singola operazione è stato correttamente determinato rispetto a quanto stabilito nel bando o avviso pubblico, nel contratto o nella convenzione di riferimento, nonché rispetto all'importo di spesa rendicontata e considerata ammissibile;

d) gli importi dichiarati sono corrispondenti alle spese effettuate dai beneficiari, le cui transazioni risultano legittime e conformi alla vigente normativa nazionale e comunitaria;

e) gli importi dichiarati si riferiscono a spese effettivamente realizzate durante il periodo di eleggibilità stabilito nella Decisione, nel bando o avviso pubblico, nel contratto o nella convenzione di riferimento;

f) le spese dichiarate provengono da sistemi contabili affidabili e sono state basate su documenti giustificativi verificabili presso il soggetto individuato nella pista di controllo;

g) le spese dichiarate dai beneficiari, per ogni singola operazione, si riferiscono esclusivamente alla stessa e che le medesime non risultano rendicontate in altri Programmi comunitari;



h) è stata verificata l'ammissibilità delle spese finali, documentate mediante fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente, relative ai pagamenti effettuati e dichiarati per asse prioritario;

i) i prodotti ed i servizi cofinanziati sono stati forniti;

j) i beneficiari hanno ricevuto l'importo totale del contributo pubblico entro il più breve termine e nella sua integrità, non applicando alcuna detrazione o trattenuta né alcun onere specifico o di altro genere con effetto equivalente;

k) gli importi dichiarati non contengono spese ineleggibili, inammissibili, o conseguenti ad operazioni sospese, revocate, irregolari, anche per frodi ed errori materiali;

l) gli importi dichiarati sono relativi a misure per le quali tutti gli aiuti siano stati formalmente approvati dalla Commissione

m) gli importi dichiarati, relativi ad operazioni in regime di aiuti hanno rispettato le regole sulla giustificazione degli anticipi previste dall'articolo 78 del regolamento n.1083/2006;

n) le informazioni sulle operazioni relative agli importi dichiarati sono chiaramente riconducibili ai dati risultanti dal sistema informativo gestionale;

o) di aver tenuto conto dei risultati delle verifiche svolte da tutti i competenti organismi di controllo e che le irregolarità eventualmente rilevate sono state comunicate alle autorità competenti con particolare riferimento alla compilazione e trasmissione delle schede OLAF;

p) è stata rispettata la normativa comunitaria e nazionale in materia di pubblicità.

C. un resoconto dell’attività di controllo contenente informazioni sugli indicatori specifici che dimostrino il funzionamento del sistema, comprendente:

a) il programma annuale dei controlli;

b) un'attestazione dell'avvenuto controllo documentale su tutte le operazioni oggetto di certificazione;

c) i verbali e gli esiti dei controlli effettuati da qualunque altro organismo di ispezione e controllo comunitario, nazionale, regionale;

d) l’indicazione delle procedure applicate, la metodologia di campionamento adottata e la data di revisione della stessa, le check list utilizzate;

e) la lista delle operazioni oggetto dei controlli in loco effettuati, dalle unità di controllo e dagli uffici periferici dell'amministrazione regionale, e relativi verbali ed esiti con:

l'ammontare della spesa controllata;

la tipologia di errore riscontrato;

le irregolarità rilevate e le relative segnalazioni e schede inoltrate all'Olaf;



le correzioni apportate;

il tasso di errore riscontrato;

le azioni di follow up intraprese;

gli esiti delle azioni di follow up.

D. l'elenco degli importi ritirati dalla certificazione distinti per: asse, categoria e operazione con l’indicazione della relativa motivazione:

a) sospensione per procedura giudiziaria o ricorso amministrativo

b) soppressione parziale o totale

c) errore materiale

d) inammissibilità e ineleggibilità

e) irregolarità

f) frode

In base a quanto emergerà dalle informazioni acquisite, l'Autorità di Certificazione:

- se la spesa oggetto di variazione è stata già inserita in una domanda di pagamento, decurterà l'importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al ricevimento della relativa comunicazione;

- se la spesa oggetto di variazione non è stata ancora inserita in una domanda di pagamento, procederà ad inserire nella domanda di pagamento solo l'importo di spesa al netto della rettifica.

In ogni caso l'Autorità di Certificazione terrà la contabilità degli importi che, in base agli esiti delle verifiche effettuate da tutti gli organi che hanno potere di controllo (sia interni al sistema di gestione e controllo del Programma Operativo sia esterni - es. Commissione Europea, IGRUE Corte dei Conti, Guardia di Finanza, ecc.), siano da considerare recuperabili o ritirati.

E. il livello degli impegni giuridicamente vincolanti;

F. l'elenco delle operazioni che hanno dato luogo a spese successive all'ultima attestazione, con l'indicazione:

dell'asse, linea di intervento e categoria;

del titolo dell'operazione;

del beneficiario finale e del relativo codice fiscale o partita IVA,

dell'ubicazione del progetto;

dell'importo di avanzamento e di quello precedentemente attestato;

dell’importo delle anticipazioni a norma dell'articolo 78 del regolamento, della data in cui la spesa è stata sostenuta, importo, tipologia ed estremi dei titoli di pagamento, importo estremi e descrizione dei documenti giustificativi quietanzati;



del codice di monitoraggio di riferimento;

del codice Unico di Progetto (ai sensi della L. n.3/2003);

dell’importo di spesa programmato o approvato;

dell’importo ed estremi dell'atto o degli atti di impegno di spesa relativi all'operazione;

dell’importo, tipologia, data ed estremi dei documenti relativi alla spesa sostenuta (fatture quietanzate o documenti contabili avente forza probatoria equivalente);

dell’importo, tipologia ed estremi dei titoli di pagamento;

dell’ubicazione dei documenti giustificativi relativi agli importi dichiarati.

Sulla base delle notizie documentate l'Autorità di Certificazione provvederà alle verifiche di propria competenza dei dati trasmessi ed alla elaborazione della domanda di pagamento.

Le domande di pagamento verranno presentate alla Commissione Europea per il tramite dell’Amministrazione statale capofila per Fondo ed al Ministero dell’Economia e delle Finanze – IGRUE, attraverso il sistema informatizzato SFC e con l’apposizione di firma digitale, entro il 28 febbraio, 30 aprile, il 31 luglio e il 31 ottobre, con la possibilità di presentarne una ulteriore, solo ove necessaria per evitare il disimpegno automatico delle risorse, entro il 31 dicembre di ogni anno.

L’Autorità di Certificazione comunicherà all’Autorità di Gestione (attraverso specifica funzionalità sul sistema informatizzato ex art. 60 lettera c) l’avvenuta certificazione delle spese da essa attestate nonché le spese ritenute non certificabili, indicandone le motivazioni.

Flusso della domanda di pagamento



4.3.2 Descrizione dei provvedimenti presi dall’AdC per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 61 del Reg. 1083/06 del Consiglio.

L’Autorità di Certificazione prima di procedere alla elaborazione della certificazione delle spese e della domanda di pagamento svolgerà la verifica della correttezza e della fondatezza della spesa e delle operazioni su base documentale.

Espleterà, conseguentemente, una formale verifica sui contenuti della dichiarazione dell’Autorità di Gestione e dell’attestazione sulla legittimità e regolarità delle spese da essa dichiarate, ai fini della ricevibilità della dichiarazione delle spese presentata dalla stessa Autorità di Gestione.

A tal fine, l’Autorità di Certificazione, al ricevimento di una dichiarazione di spesa procederà a controllare in primo luogo la completezza e la conformità con i requisiti formali, comprese le prescrizioni, le informazioni e gli elementi di prova che dovranno essere contenute nelle dichiarazioni di cui al precedente punto.

L’Autorità di Certificazione verificherà, inoltre, la corrispondenza dei dati di spesa ammissibili, risultanti dalla dichiarazione di spesa dell’Autorità di Gestione, con le informazioni contenute nel resoconto dell’attività di controllo e con gli esiti dei controlli di qualunque altro organismo di ispezione e controllo, comunitario, nazionale e regionale, alla stessa resi disponibili.

Nel corso di tale esercizio verificherà:

le check list dei controlli di primo livello nonché gli esiti delle verifiche di tutti gli altri organismi di controllo, allo scopo di accertare la correttezza dei dati inseriti, anche mediante confronto tra le relative risultanze;

che le irregolarità rilevate durante i controlli siano state inserite nel sistema unico informatizzato e siano state comunicate alle Autorità competenti, con particolare riferimento alla compilazione e trasmissione delle schede OLAF;

che i dati trasmessi siano coerenti con le informazioni registrate nel sistema informatizzato.

Che le spese ritenute non ammissibili, in base alle verifiche effettuate, non siano inserite nella dichiarazione certificata della spesa e nella domanda di pagamento;

In particolare l’Autorità di Certificazione, sulla base delle informazioni contenute nell’elenco delle operazioni (punto F), con apposita reportistica del sistema unico informatizzato gestionale e proprie check list, verificherà:

che la spesa sia stata sostenuta nel periodo di eleggibilità previsto dalla normativa, dal Programma Operativo, dal bando o avviso pubblico per la selezione dell’operazione, dal contratto o convenzione di riferimento;

che la spesa sia relativa alle categorie ammissibili stabilite dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma Operativo, dal bando o avviso pubblico per la selezione delle operazioni e, ove previsto, dal contratto o convenzione stipulato;

che la spesa sia relativa alle operazioni correttamente inserite nell’elenco dei progetti prodotta dal Autorità di Gestione;



che il contributo erogato per l’operazione in esame sia stato correttamente misurato rispetto a quanto stabilito nel bando o avviso pubblico e nel contratto o convenzione di riferimento nonché rispetto all’importo di spesa rendicontata e considerata ammissibile;

che nella dichiarazione di spesa l’Autorità di Gestione abbia correttamente aggregato la spesa ammissibile per asse prioritario;

che le spese relative ai pagamenti effettuati e dichiarati siano giustificate da fatture o documenti contabili di valore probatorio equivalente;

attraverso apposita dichiarazione, che tutti i documenti giustificativi di spesa siano correttamente archiviati in originale o sotto forma di copia presso gli Uffici indicati nella pista di controllo.

Nel caso di regimi di aiuto, ai sensi dell’art. 87 del trattato, la dichiarazione di spesa potrà contenere anche gli anticipi corrisposti ai Beneficiari se si verificheranno tre condizioni:

gli anticipi pagati dovranno essere corredati da polizza fidejussoria o da altro meccanismo finanziario pubblico di effetto equivalente;

gli anticipi pagati non dovranno superare il 35% dell’importo totale dell’aiuto riferito a un Beneficiario;

gli anticipi pagati dovranno essere coperti da spese sostenute e rendicontate non oltre tre anni successivi a quello in cui è stato corrisposto l’anticipo o il 31 dicembre 2015 se la scadenza dei tre anni è successiva a tale termine. Nel caso in cui gli anticipi non dovessero venire coperti con spese entro i tre anni successivi dall’ottenimento dell’anticipo stesso, la dichiarazione di spesa successiva verrà rettificata di conseguenza.

Le suddette verifiche saranno espletate da strutture interne dell’Autorità di Certificazione, in particolare:

da una sezione/unità responsabile del controllo del contenuto delle informazioni fornite ai sopraccitati punti B - E – F, formata da:

- n. 1 Funzionario Direttivo

- n. 2 Istruttori Direttivi

da una sezione/unità responsabile del controllo del contenuto delle informazioni fornite ai sopraccitati punti C – D, formata da:

- n. 1 Funzionario Direttivo

- n. 2 Istruttori Direttivi

Se l’Autorità di Certificazione, in base alla documentazione a corredo della dichiarazione di spesa, rileverà un funzionamento non corretto di tutto o parte del sistema di gestione e controllo ovvero, qualora tutte o parte delle informazioni o dati risulteranno carenti o contraddittori, sospenderà la certificazione delle spese e formulerà adeguate raccomandazioni ed apposita richiesta al fine di acquisire i dovuti chiarimenti per le necessarie azioni correttive da parte del Autorità di Gestione.

In questo caso, l’Autorità di Certificazione provvederà a certificare la spesa e ad inoltrare la domanda di pagamento solo allorquando l’Autorità di Gestione avrà dato seguito a quanto raccomandato.

L’Autorità di Certificazione, alla chiusura parziale o finale del Programma Operativo, riceverà dall’Autorità di Gestione, oltre alla documentazione già indicata, il bilancio di



chiusura del fondo dal quale dovranno risultare le spese effettivamente sostenute ed ammissibili comprovate da documenti giustificativi aventi valore probatorio in base alle leggi nazionali.

Qualora, in base al bilancio finale del fondo, le spese ammissibili calcolate al momento della chiusura parziale o finale del Programma Operativo non dovessero corrispondere a quelle certificate in precedenza dall’Autorità di Certificazione, l’Autorità stessa rettificherà la dichiarazione di spesa di chiusura, diminuendola degli importi ritenuti non ammissibili.

La documentazione e le procedure sopra previste saranno comunicate con apposita circolare – oltre che all’AdG ed all’AdA – all’Autorità di Gestione con invito a diffonderne il contenuto a tutti gli uffici, enti, organismi e beneficiari interessati.

4.3.3 Disposizioni riguardanti l’accesso dell’AdC alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati dall’AdG, dagli organismi intermedi e dall’AdA.

L’Autorità di Certificazione avrà accesso a tutte le informazioni contenute nel sistema unico informativo gestionale, come descritto nel cap. VI della presente relazione.

Nello specifico, l’Autorità di Certificazione potrà conoscere, interpellando tale sistema, per ogni operazione del PO, tutte le verifiche primarie (in loco ed “a tavolino”) svolte dall’Autorità di Gestione e/o dagli Organismi Intermedi, gli esiti di tali verifiche, le controdeduzioni fornite dai soggetti controllati in caso di criticità rilevate, le determinazioni finali dell’amministrazione responsabile, gli eventuali importi ritenuti “irregolari” e, quindi, da ritirare dalla certificazione di spesa.

Lo stesso dicasi per i controlli di II livello e, comunque, per i controlli svolti da un qualsiasi soggetto controllore (regionale, nazionale e comunitario).

Nel caso in cui un qualsiasi controllo abbia rilevato irregolarità tali da determinare la comunicazione all’OLAF, l’Autorità di Certificazione sarà in grado di verificare sia la corretta ed analitica registrazione della scheda OLAF nel sistema unico informatico, da parte dell’Autorità di Gestione, sia l’avvenuta comunicazione di irregolarità all’OLAF.

L’Autorità di Certificazione, quindi, potrà monitorare l’andamento di tutti i casi OLAF presenti nel PO ed esportare i relativi dati analitici dal sistema informatico.

Inoltre, il sistema informatico permetterà all’Autorità di Certificazione di sospendere la certificazione di spesa per tutti quei casi OLAF le cui irregolarità determinerebbero tale procedura.

4.4 SISTEMA CONTABILE

4.4.1 Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come base per la certificazione delle spese della Commissione

Il sistema unico informatizzato gestionale conterrà tutte le informazioni di dettaglio e le funzionalità necessarie alle attività dell’Autorità di Certificazione.



Il sistema contabile dell’AdG e, quindi, dell’AdC, è collegato a quello della Ragioneria Centrale del Dipartimento Regionale del Bilancio, e pertanto in grado di consentire all’Autorità di Certificazione la verifica dell’allocazione e del trasferimento dei fondi pubblici disponibili in favore dei beneficiari

Si rimanda, pertanto alla relativa sezione del documento per maggiori dettagli sul funzionamento e sulle informazioni contenute nel sistema informativo.

Per ciascun pagamento il sistema unico informatizzato gestionale fornirà, le spese totali per Fondo e per priorità nonché, ad esempio: il numero, la data ed il tipo di atto oltre che l’importo suddiviso in quote di cofinanziamento.

Per quanto riguarda le spese effettivamente sostenute (caricate e validate sul sistema dall’AdG) darà modo di acquisire, ad esempio: il numero, la data ed il tipo di atto nonché il relativo importo. Permetterà all’Autorità di Certificazione di visualizzare le verifiche e le conseguenti modifiche effettuate sugli importi (con le relative motivazioni).

Il sistema unico informatizzato gestionale fornirà, inoltre, informazioni dettagliate sui recuperi effettuati, sulle revoche, etc.

L’Autorità di Certificazione potrà aggregare i dati, effettuare le necessarie modifiche e/o correzioni derivanti dalle proprie verifiche (lasciandone traccia sul sistema unico informatizzato gestionale, dandone visibilità agli altri Utenti abilitati, insieme alle relative motivazioni) e di elaborare la certificazione delle spese nonché la documentazione prevista per la domanda di pagamento verso il sistema informativo nazionale per il successivo invio alla Commissione Europea.

4.4.2 Grado di dettaglio del sistema contabile

Vedi la sezione relativa al sistema informatico.

4.5 IMPORTI RECUPERATI

4.5.1 Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno comunitario

La tenuta della contabilità degli importi recuperabili o ritirati viene operata nel sistema unico informatico mediante la registrazione di tali importi.

In particolare, il sistema informatico dell’Autorità di Certificazione dovrà essere in grado di garantire l’esportazione (in formato Excel, Word, PDF, ecc.) degli importi recuperabili o ritirati, con un dettaglio che arrivi alle singole transazioni finanziarie (es. fattura, ecc.); il tutto, riferito ad ogni operazione del PO interessata da tali effetti.

Inoltre, il sistema dovrà fornire i motivi che hanno determinato l’attivazione delle procedure di recupero da parte dell’amministrazione regionale, i provvedimenti amministrativi inerenti all’attivazione delle procedure di recupero (es. decreto di revoca del finanziamento), gli estremi identificativi della documentazione attestante l’avvenuto recupero (es. versamento delle somme e degli interessi da parte del soggetto beneficiario), gli estremi della certificazione di spesa e della domanda di pagamento interessate da ritiro o sulle quali gravino somme in attesa di recupero.



Per garantire, quindi, un rapido recupero del sostegno comunitario, il sistema informatico metterà l’AdC nelle condizioni di tenere sotto controllo il lasso di tempo intercorso tra la individuazione della irregolarità e l’avvenuto recupero delle somme da parte dell’amministrazione responsabile (AdG, OI); ciò, per non incorrere in ritardi nella messa in atto delle procedure di recupero da parte dell’AdG e, quindi, della decertificazione di tali somme da parte della stessa AdC.

L’Autorità di Certificazione sulla base dell'elenco degli importi ritirati e delle proprie verifiche:

se la spesa oggetto di variazione è stata già inserita in una domanda di pagamento, decurterà l'importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al ricevimento della relativa comunicazione;

se la spesa oggetto di variazione non è stata ancora inserita in una domanda di pagamento, procederà ad inserire nella domanda di pagamento solo l'importo di spesa al netto della rettifica.

In ogni caso l’Autorità di Certificazione tiene la contabilità degli importi che, in base agli esiti delle verifiche effettuate da tutti gli organi che hanno potere di controllo (sia interni al sistema di gestione e controllo del Programma Operativo sia esterni – es. Commissione Europea, IGRUE, Corte dei Conti, Guardia di Finanza, ecc.), siano da considerare recuperabili o ritirati.

4.5.2 Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare

L’Autorità di Certificazione tiene la contabilità degli importi che, in base agli esiti delle verifiche effettuate da tutti gli organi che hanno potere di controllo (sia interni al sistema di gestione e controllo del Programma Operativo sia esterni – es. Commissione Europea, IGRUE, Corte dei Conti, Guardia di Finanza, ecc.), siano da considerare recuperabili o ritirati. Nel Sistema unico informatizzato gestionale sarà presente una apposita funzionalità relativa alla dichiarazione annuale dei recuperi, prevista dall’allegato XI del regolamento n. 1828/2006.



5 AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO

Certi allegati al presente documento sono gli stessi di quelli allegati alla “Strategia di Audit” (redatta ex art. 62, par. 1, lett. c), del Reg. (CE) n. 1082/06). La stessa “Descrizione dei sistemi”, per la parte inerente l’Autorità di Audit, è citata ed allegata (allegato n. 00) alla “Strategia di Audit “.Altri allegati sono specifici o della “Descrizione dei sistemi” o della “Strategia di Audit “. Una tale distribuzione deriva dalla scelta di evitare duplicazioni di documenti o anche solo di alcune parti esposte al loro interno. Per questo motivo gli allegati conservano, in entrambi i documenti - “Descrizione dei sistemi” e “Strategia di Audit” - identica numerazione.L’elenco completo di tutti i documenti prodotti, utilizzati quali allegati, è fornito in unica “cartella” contenente la “Descrizione dei sistemi – Descrizione di AdA“.L’allegato n. 00a riporta “Elenco degli allegati”, citati nell’ambito della Descrizione del sistema (sezione Autorità di Audit) e/o nella Strategia di Audit.

5.1 DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE INTERCONNESSIONI DELL’ADA CON GLI ORGANISMI DI CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ

L’Ufficio Speciale “Autorità di Audit dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea” (prima denominato Ufficio Speciale per i Controlli di secondo livello sulla gestione dei fondi strutturali in Sicilia) è stato istituito con deliberazione della Giunta Regionale Siciliana n. 327 del 18/12/2000 (allegato n.1), emanata a norma dell’art. 4, comma 7, della legge regionale n. 10/2000, norma quest’ultima che consente in Sicilia la creazione, appunto, di specifici uffici speciali per il raggiungimento di particolari finalità istituzionali.L’Ufficio è stato istituito con il solo scopo di svolgere i compiti di controllo - quale “organismo indipendente” - inizialmente previsti dal Reg. (CE) n. 2064/1997 (programmazione 1994-1999), poi dal Reg. (CE) n. 438/2001 (programmazione 2000-2006), e precisamente:

Espletare i controlli di secondo livello (sia sul sistema di gestione e controllo che sulle singole operazioni finanziate campionate) sui programmi cofinanziati dalla Commissione Europea con i fondi strutturali

Rilasciare la dichiarazione che deve accompagnare la domanda di saldo dei suddetti programmi, responsabilità quest’ultima espressamente attribuita alla persona che, pro-tempore, è posta al vertice dell’Ufficio.

Per quanto sopra, in base al proprio mandato istituzionale, anche in merito alla programmazione 2007-2013, per il FESR e per l’FSE, in applicazione del Reg. (CE) n. 1083/2006 e del Reg. (CE) n. 1828/2006, i suddetti compiti, come pure gli altri nel dettaglio specificati nell’art. 62, che adesso l’art. 59, par. 1, lett. c), del Reg. (CE) n. 1083/2006 obbliga ad attribuire ad un soggetto pubblico - già affidati con formale mandato, costituito da apposite delibere della Giunta Regionale n. 92 del 20/03/2007 e n. 131 del 05/04/2007 (allegati n. 2 e n. 3) - continueranno ad essere svolti sempre dallo stesso Ufficio del quale, al fine di poter essere individuato con la stessa terminologia indicata nella normativa comunitaria, con la



prima delle due deliberazioni succitate, nonché come successivamente ribadito con la delibera n. 490 del 30/11/2007 (allegato n. 4), ne è stata modificata la denominazione, come sopra indicato.Inoltre, con delibera della Giunta Regionale n. 123 del 02/04/2008, all’Ufficio è anche stato dato il compito di AdA per i programmi di cooperazione transfrontalieri Italia-Malta (FESR) e Italia-Tunisia (FESR-ENPI).

L’Ufficio ha la sua sede in: Via Notarbartolo, 12/A - 90141 Palermo, Sicilia, Italia.Telefono: (+39) 091 7077544, 7077573, 7077572Fax: (+39) 091 7077555, 7077556L’indirizzo web è il seguente: www.regione.sicilia.it/Presidenza/uscontr2liv

L’indirizzo istituzionale di posta elettronica è il seguente: [email protected]

E’, inoltre, gradita la trasmissione ai seguenti due indirizzi:

[email protected] (Dirigente Generale dell’AdA)

[email protected] (Dirigente Capo Area Tecnica dell’AdA).

L’Ufficio, a seguito dell’istituzione avvenuta nel dicembre del 2000, espletata la fase di start-up, consistente nel necessario periodo preparatorio, occorrente per il reperimento delle idonee strutture e strumentazioni materiali ma, soprattutto, dell’idoneo qualificato personale, totalmente attinto dai ruoli della Regione Siciliana, ha iniziato concretamente ad operare nel gennaio 2002, con i controlli di 2° livello sul POP Sicilia 1994-1999 e sugli altri programmi comunitari dello stesso periodo di programmazione cofinanziati con i fondi strutturali.

Dopo la chiusura dei lavori riguardanti la programmazione comunitaria 1994-1999 - avvenuta con la predisposizione degli attestati ex art. 8 del Reg. (CE) n. 2064/1997 relativi ai suddetti programmi - nel giugno 2003 è iniziata l’attività di controllo di 2° livello sulla programmazione 2000-2006, che si protrarrà, fino al luglio 2010, data entro la quale saranno rilasciate le “Dichiarazioni” ex art. 38, par. 1, lett. f, del Reg. (CE) n. 1260/1999, a conclusione degli interventi relativi a tale periodo di programmazione, come prevedono gli articoli da 15 a 17 del Reg. (CE) n. 438/2001.

Conformemente alla Strategia di Audit (vers. 05/06/2008, poi sostituita dalla versione 20/11/008 (allegato n. 5a), quest’ultima approvata con direttiva del Dirigente Generale n. 6. del 20/11//2008 (allegato n. 5 a)) - predisposta entro 9 mesi dalla Decisione della Commissione Europea che ha approvato il programma, come prevede l’art. 62, par. 1, lett. c), del Reg. (CE) 1083/2006 nonché l’art. 18, par. 1, del Reg. (CE) 1828/2006 e secondo l’allegato V di quest’ultimo regolamento - nel 2008 sarà avviata l’attività di controllo sulla programmazione 2007-2013.

FUNZIONE DELL’AUTORITÀ DI AUDIT (MISSION)

La funzione (mission) dell’AdA – dettata dall’art. 59, §, lett.c) Rg. (CE) n. 1083/06 - è la verifica dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e controllo dei programmi comunitari, l’individuazione dell’ammontare di spesa irregolare (non ammissibile) contenuta nella domanda di pagamento presentata dall’Autorità di Certificazione alla Commissione





http://www.regione.sicilia.it/Presidenza/uscontr2liv


Europea e riferire, con ragionevole garanzia, il livello di efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma.

La funzione dell’Autorità di Audit è assolta svolgendo i compiti previsti dall’art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006:

1. L'autorità di audit di un programma operativo è incaricata in particolare dei compiti seguenti:

a) garantire che le attività di audit siano svolte per accertare l'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo del programma operativo;

b) garantire che le attività di audit siano svolte su un campione di operazioni adeguato per la verifica delle spese dichiarate;

c) presentare alla Commissione, entro nove mesi dall'approvazione del programma operativo, una strategia di audit riguardante gli organismi preposti alle attività di audit di cui alle lettere a) e b), la metodologia utilizzata, il metodo di campionamento per le attività di audit sulle operazioni e la pianificazione indicativa delle attività di audit al fine di garantire che i principali organismi siano soggetti ad audit e che tali attività siano ripartite uniformemente sull'intero periodo di programmazione.

Nel caso in cui un sistema comune si applichi a più programmi operativi, può essere comunicata una strategia unica di audit;

d) entro il 31 dicembre di ogni anno, dal 2008 al 2015:

i) presentare alla Commissione un rapporto annuale di controllo che evidenzi le risultanze delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12 mesi che termina il 30 giugno dell'anno in questione conformemente alla strategia di audit del programma operativo e le carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di controllo del programma. Il primo rapporto, che deve essere presentato entro il 31 dicembre 2008, copre il periodo dal 1° gennaio 2007 al 30 giugno 2008. Le informazioni relative alle attività di audit effettuate dopo il 1° luglio 2015 sono incluse nel rapporto finale di controllo a sostegno della dichiarazione di chiusura di cui alla lettera e);

ii) formulare un parere, in base ai controlli ed alle attività di audit effettuati sotto la propria responsabilità, in merito all'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo, indicando se questo fornisce ragionevoli garanzie circa la correttezza delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e circa la legittimità e regolarità delle transazioni soggiacenti;

iii) presentare, nei casi previsti dall'articolo 88, una dichiarazione di chiusura parziale in cui si attesti la legittimità e la regolarità della spesa in questione.

Nel caso in cui un sistema comune si applichi a vari programmi operativi, le informazioni di cui al punto i) possono essere raggruppate in rapporto unico e il parere e la dichiarazione di cui ai punti ii) e iii) possono riguardare tutti i programmi operativi interessati.

e) presentare alla Commissione, entro il 31 marzo 2017, una dichiarazione di chiusura che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e la regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese, accompagnata da un rapporto di controllo finale.

2. L'autorità di audit si assicura che il lavoro di audit tenga conto degli standard internazionalmente riconosciuti.

3. Qualora i controlli e le attività di audit di cui al paragrafo 1, lettere a) e b), vengano effettuati da un organismo diverso dall'autorità di audit, quest'ultima si accerta che gli organismi coinvolti dispongano dell'indipendenza funzionale necessaria.

4. La Commissione trasmette le proprie osservazioni in merito alla strategia di audit, presentata ai sensi del paragrafo 1, lettera c), al massimo entro tre mesi dal suo ricevimento. In mancanza di osservazioni entro tale periodo, la strategia si considera accettata.

Tutto questo è attuato con l’attività di controllo indipendente svolta sul programma operativo in questione, approvato dalla Commissione Europea.



L’attività di controllo si scompone in:

1) attività di system audit, per accertare l'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo del Programma;

2) notifica delle risultanze del system audit ai soggetti interessati;

3) attività di campionamento, in conformità alle previsioni regolamentarie e secondo le modalità prescelte, descritte in dettaglio nell’apposito “Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013, vers. 3 del 20 novembre 2008” (allegato n. 6), all’uopo predisposto dall’AdA della Regione Siciliana, approvato con direttiva del Dirigente Generale n. 5 del 20/11/2008 (allegato n. 7). Il campionamento consisterà in: a) campionamento statistico casuale, eseguito in relazione al “livello di confidenza”, individuato sulla base delle garanzie fornite dal sistema di gestione e controllo, queste ultime accertate a seguito degli audit sul sistema nonché, l’anno successivo al primo campionamento, a seguito degli audit sulle operazioni precedentemente selezionate; b) eventuale campionamento supplementare, eseguito sulla base della “valutazione dei rischi” rilevati dall’attività di controllo condotta;

4) notifica del campione ai soggetti interessati;

5) audit delle operazioni selezionate;

6) notifica degli esiti di controllo sulle operazioni;

7) follow-up (contraddittorio-registrazione azioni correttive);

8) Predisposizione Rapporto annuale di controllo/Parere di audit (o Rapporto annuale di controllo/Dichiarazione di chiusura parziale o Rapporto finale di controllo/Dichiarazione di chiusura finale);

9) Comunicazione ai soggetti responsabili per contraddittorio/condivisione;

10) Invio Rapporto/Parere alla Commissione Europea.

Una tabella riepilogativa della funzione e dei compiti dell’AdA è riportato nell’allegato 00b.

Il programma di controllo sulla programmazione 2007-2013 sarà svolto ciclicamente, come da tempistica prevista all’art. 62 del Reg. (CE) 1083/2006.

Esso termina, ogni anno, con la redazione del Rapporto annuale e del Parere annuale di controllo (art. 62, par. 1, lett. d), punti i) ed ii) del Reg. (CE) 1083/2006; art. 18, par. 2 e conformemente agli allegati VI e VII del Reg. (CE) 1828/2006). L’espletamento delle attività dal punto 3 in poi è subordinato, ovviamente, alla presentazione della 1a domanda di pagamento da parte dell’AdC.In ogni caso, il 1° Rapporto annuale di controllo, corredato di Parere, sarà inviato entro il 31/12/2008.A conclusione dell’intervento, l’Autorità di Audit ha il compito di redigere, entro il 31 marzo 2017, il Rapporto finale di controllo finanziario e il rilascio della Dichiarazione di chiusura (art. 62, par. 1, lett. e), del Reg. (CE) 1083/2006; art. 18, par. 3, e conformemente all’allegato VIII del Reg. (CE) 1828/2006).



Qualora richiesto dall’AdG, entro il 31 dicembre dell’anno N+1, ha altresì il compito di presentare la “Dichiarazione di chiusura Parziale”, redatta conformemente all’Allegato IX del Reg. (CE) 1828/2006, accompagnata dall’Allegato VI (Rapporto annuale di controllo).

La tempistica di attuazione dell’art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 è rappresentata dal Diagramma di flusso4 riportato in allegato n. 8a.

L’Ufficio espleta il controllo cosiddetto di “secondo livello” in modo totalmente “internalizzato”, vale a dire direttamente con il proprio personale ed integralmente a livello centrale, essendo articolato in un’unica sede nella città di Palermo, senza alcuna interconnessione con organismi di controllo sotto la sua responsabilità, in quanto non previsti.

Inoltre, il formale mandato ricevuto dalla Giunta Regionale, gli consente, sulla base della normativa europea di riferimento, di espletare le funzioni istituzionali cui preposto con il pieno accesso ai dati, alle persone, agli archivi, ai beni oggetto del programma operativo regionale.

L’organizzazione dell’Autorità di Audit e le procedure di controllo approvate per il lavoro ad essa affidato tengono conto degli standard internazionalmente riconosciuti (art. 62, par. 2, del Reg. (CE) n. 1083/2006). Gli standard di riferimento utilizzati sono principalmente INTOSAI5 e IIA. La struttura (standard di connotazione) e le procedure applicate (standard di prestazione) sono il linea con il POSITION PAPER “Il ruolo dell’Internal Audit nell’ambito del processo di gestione dei Fondi strutturali per il periodo 2007-2013” predisposto dall’IIA6. La Strategia di Audit (allegato n. 5a) punta a riuscire a fare assolvere al compito cui è preposta l’AdA nei modi e nei tempi dettati dalla normativa comunitaria.

A tal fine, l’approccio metodologico generale applicato all’attività da svolgere si basa sul “Ciclo di Deming” (ciclo PDCA), che è un modello studiato per il miglioramento continuo della qualità in un'ottica a lungo raggio. Serve per promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi e all’utilizzo ottimale delle risorse. Questo strumento - inizialmente studiato per l’applicazione nelle imprese - parte dall’assunto che “per il raggiungimento del massimo della qualità è necessaria la costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Per migliorare la qualità e soddisfare il cliente, le quattro fasi devono ruotare costantemente, tenendo come criterio principale la qualità”.

Gli stessi principi sono estendibili ed applicabili al controllo sull’utilizzo di fondi pubblici, quali i fondi strutturali, sostituendovi i soggetti e la finalità di utilizzo delle risorse.

Il ciclo PDCA è così rappresentabile:

4 Diagramma di flusso tratto dal documento guida al campionamento statistico della Commissione Europea, DG Regional Policy – DG Employment, Social Affairs & Equal Opportunities “: “Guidance note on Sampling Methods for Audit Authorities” , final version, COCOF 08/0021/01-EN, alla data attuale ancora in corso di traduzione in tutte le lingue dell’UE.

5 “Criteri-guida europei di applicazione delle norme di controllo dell’INTOSAI” - Gruppo di lavoro delle ISC presieduto dalla Corte dei Conti Europea, Lussemburgo, 1998

6 POSITION PAPER “Il ruolo dell’Internal Audit nell’ambito del processo di gestione dei Fondi strutturali per il periodo 2007-2013”, IIA, Associazione Italiana Internal Auditors. Maggio 2007. Internet: www.aiiaweb.it



La sequenza logica dei quattro punti ripetuti per un miglioramento continuo è la seguente:

P - Plan. Programmazione. D - Do. Esecuzione del programma. C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei feedback. A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo.

Il modello sopra rappresentato - costituente nel suo insieme, relativamente all’AdA, l’ATTIVITÀ DI AUDIT - è realizzato dall’Ufficio conformemente agli standard internazionali. Il metodo di audit da utilizzare sulla 2007-2013, nelle sue fondamenta, non si discosta da quello già esperito da anni dallo stesso Ufficio sulla programmazione 2000-2006.

STANDARD INTERNAZIONALI DI CONTROLLO UTILIZZATI

Come già accennato, gli standard di riferimento utilizzati da questa AdA sono principalmente INTOSAI e IIA.

NORME DI CONTROLLO INTOSAI

Praticamente tutte le norme di controllo stabilite nei “Criteri-guida europei di applicazione delle norme di controllo dell’INTOSAI”, redatte dal Gruppo di lavoro delle ISC presieduto dalla Corte dei Conti Europea, nel 1998, hanno rappresentato la base ispiratrice fin dall’avvio di attività dell’Ufficio nel 2002. Per tale motivo sembra anche superfluo qui elencarle puntualmente nella loro totalità.

Appresso si riporta il quadro sinottico delle norme INTOSAI applicate per l’audit, estratto dalle stesse Linee guida precitate:



NORME IIA

Riguardo alle norme IIA, solo una parte della moltitudine sono state ritenute applicabili ai fondi strutturali.

Verso tali norme, l’Ufficio presta una maggiore attenzione, soprattutto a seguito della membership conseguita (leggasi appresso).

In particolare, si ha cura affinché la struttura (standard di connotozione) e le procedure applicate da questa (standard di prestazione) siano il linea con il POSITION PAPER “Il ruolo dell’Internal Audit nell’ambito del processo di gestione dei Fondi strutturali per il periodo 2007-2013” predisposto nel maggio del 2007 dall’AIIA7 (allegato n. 5d)

Tra i principali STANDARD DI CONNOTOZIONE IIA applicati da questa AdA si segnalano:

Standard 1000 IIA – Finalità, autorità e responsabilità

Standard 1100 IIA – Indipendenza ed Obiettività

Standard 1200 IIA – Competenza (1210) e diligenza professionale (1220)

7 POSITION PAPER “Il ruolo dell’Internal Audit nell’ambito del processo di gestione dei Fondi strutturali per il periodo 2007-2013”, IIA, Associazione Italiana Internal Auditors. Maggio 2007. Internet: www.aiiaweb.it.



Standard 1300 IIA – Programma di assicurazione e miglioramento qualità 8.

Il ciclo PDCA, utilizzato per rappresentare l’attività di audit, a sua volta è scomponibile nelle seguenti fasi per le quali - tralasciando di indicare le norme INTOSAI del 1998, non perché meno interessanti ma in quanto, come già premesso, praticamente interamente applicabili all’attività dell’Ufficio - si indicano solo le più significative norme di riferimento IIA, relative agli STANDARD DI PRESTAZIONE:

1) A livello di attività generale: gestione dell’attività di internal auditing (Standard 2000 IIA); pianificazione ed obiettivi di svolgimento dell’attività di controllo (Standard 2010, 2200 IIA); comunicazione e approvazione del programma di controllo (Standard 2020 IIA) e gestione delle risorse (Standard 2030 IIA); procedure di controllo (Standard 2040 IIA)9; coordinamento, inteso tra il Dirigente Generale e il personale interno all’AdA o come servizio espletato di rapporti di audit dell’AdA verso le istituzioni nazionali/europee (Standard 2050 IIA).

2) Attività di system audit, condotto prima del campionamento, per accertare l'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo del Programma, comprendente anche le verifiche dei sistemi informatici (Standard 2100, 2201, 2240, 2300, 2310, 2320, 2330, 2340 IIA).

3) Notifica delle risultanze provvisorie del system audit ai soggetti interessati (Standard 2400, 2410, 2420, 2430, 2440 IIA).

4) Espletamento del contraddittorio e/o adempimenti delle azioni correttive. Primo follow-up e monitoraggio delle criticità rilevate al sistema (Standard 2500 IIA).

5) Analisi dei primi risultati del system audit (Standard 2310, 2320, 2330, 2340 IIA), comunicazione delle risultanze del follow-up, invito all’adozione delle eventuali residue azioni correttive e avvertimento che, in mancanza, se ne ravviserà l’accettazione del rischio (Standard 2600 IIA). Tutto ciò al fine di determinarne il livello di affidabilità e consequenzialmente stabilire per la successiva fase di campionamento, i parametri tecnici di quest’ultimo ed eventuale ricorso al campionamento supplementare.

6) Attività di campionamento, in conformità alle previsioni regolamentarie e secondo le modalità prescelte, descritte in dettaglio nell’apposito “Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013, vers. 3 del 20 novembree 2008”, all’uopo predisposto dall’AdA della Regione Siciliana, approvato con direttiva del Dirigente Generale n. 5 del 20/11/2008 (allegati n. 6 e n. 7), in particolare redatto sulla base della Norma n. 23 INTOSAI. Il campionamento consisterà in: a) campionamento statistico casuale, eseguito in relazione al “livello di confidenza”, individuato sulla base delle garanzie fornite dal sistema di gestione e controllo, queste ultime accertate a seguito degli audit sul sistema nonché, dall’anno successivo al primo campionamento, anche a seguito degli audit sulle operazioni precedentemente selezionate; b) in alternativa, campionamento casuale (se il n. di operazioni con incremento di spesa dichiarata all’UE nel periodo considerato è ≤ 800); c) eventuale campionamento supplementare, eseguito sulla base della “valutazione dei rischi” rilevati dall’attività di controllo condotta (Standard 2240 IIA).

8 Si precisa che l’affermazione dell’applicazione dello standard 1300 IIA è basata sul presupposto che il parere ex art. 71 Reg. (CE), rilasciato dall’Organismo di Coordinamento Nazionale-IGRUE, è assimilabile alla valutazione, richiesta dallo standard in questione, da parte di un organismo esterno alla struttura.

9 Con la premessa prima illustrata che il Manuale delle procedure per la programmazione 2007-2013 ancora non è stato predisposto. Nel frattempo, comunque, l’Ufficio è già dotato del Manuale delle procedure per la programmazione 2000-2006.



7) Notifica del campione (statistico casuale (o casuale)/supplementare) ai soggetti interessati (Standard 2440 IIA).

8) Audit delle operazioni selezionate (execution) (Standard 2300, 2310, 2320, 2330, 2340 IIA).

9) Notifica degli esiti provvisori di controllo sulle operazioni ed invito all’adozione delle eventuali opportune azioni correttive (Standard 2400, 2410, 2420, 2430, 2440 IIA).

10) Espletamento del contraddittorio, follow-up e primo monitoraggio delle azioni correttive (Standard 2500 IIA).

11) Analisi dei primi risultati (Standard 2310, 2320, 2330, 2340 IIA), comunicazione delle risultanze del follow-up, invito all’adozione delle eventuali residue azioni correttive e avvertimento che, in mancanza, se ne ravviserà l’accettazione del rischio (Standard 2600 IIA).

12) Sia al sistema che sulle operazioni: espletamento del contraddittorio finale, follow-up e monitoraggio conclusivo delle azioni correttive.

13) Analisi dei risultati definitivi di audit e sintesi (Standard 2310, 2320, 2330, 2340 IIA).

14) Redazione del provvisorio Rapporto di Controllo e Parere annuale/di chiusura. Comunicazione alla AdG e AdC per contraddittorio/condivisione. Redazione della versione finale del Rapporto di Controllo e Parere annuale/di chiusura ed invio alla Commissione, via web attraverso il sistema informatico SFC2007 e per e-mail all’IGRUE, (Standard 2400, 2410, 2420, 2430, 2440 IIA).

Quanto descritto si può rappresentare con la seguente figura n. 1.

Figura n. 1



Il programma di controllo sulla programmazione 2007-2013 sarà svolto con ciclo annuale, come da tempistica prevista all’art. 62 del Reg. (CE) 1083/2006.

Relativamente all’annualità di spesa N, il programma di controllo - come illustrato dal punto 1 al punto 8 - potrà essere avviato a decorrere dal 1° luglio dell’anno N e terminerà entro il 30 giugno dell’anno N+1 (i controlli afferenti al campione supplementare potranno essere espletati anche dopo il 30/06/t+1); entro il 31 dicembre dell’anno N+1 saranno sviluppati i punti dal 9 al 14, tranne per la dichiarazione di chiusura che avverrà tre mesi più tardi rispetto al 31 dicembre 2016 e cioè entro il 31 marzo 2017 (art. 62, par. 1, lett. d), punti i) ed ii) del Reg. (CE) 1083/2006; art. 18, par. 2 e conformemente agli allegati VI e VII del Reg. (CE) 1828/2006).

L’espletamento delle attività descritte dal punto 6 al punto 11 è subordinato, ovviamente, alla presentazione della 1a domanda di pagamento da parte dell’AdC alla Commissione Europea.

In ogni caso, il 1° Rapporto annuale di controllo, corredato di parere, sarà inviato entro il 31/12/2008.

Come prima accennato, a conclusione dell’intervento, l’Autorità di Audit ha il compito di redigere, entro il 31 marzo 2017, il Rapporto finale di controllo finanziario e il rilascio della Dichiarazione di chiusura (art. 62, par. 1, lett. e), del Reg. (CE) 1083/2006; art. 18, par. 3, e conformemente all’allegato VIII del Reg. (CE) 1828/2006).

Le attività indicate nella Figura n. 1, sono svolte, orientativamente, in base al seguente CRONOGRAMMA:



AUTORITÀ DI AUDIT REGIONE SICILIANA TABELLA

CRONOGRAMMA DELLE ATTIVITÀDELL’AUTORITÀ DI AUDIT

STRATEGIA DI AUDIT - PROGRAMMAZIONE COMUNITARIA 2007-2013

vers. del 20/11/2008

ADEMPIMENTI TEMPISTICAANNO X

gen feb mar apr mag gui lug ago set ott nov dicStrategia di Audit10 entro 9 mesi da

DEC COM PO

Parere di Conformità art. 71 (IGRUE)11 entro 12 mesi da DEC COM PO

Audit di Sistema.Notifica risultanze provvisorie.

1 luglio-30 dicembre

Contraddittorio/azioni correttive a seguito System audit. Follow-up e comunicazione.

lug. anno N-nov. anno N+1

Risk assessment. Selezione Campione Statistico casuale. Comunicazione.

gennaio

Eventuale selezione Campione Supplementare. Comunicazione.

gennaio , oltre

Audit operazioni del campione statistico casuale.

gennaio-giugno

Comunicazione esito provv. di ciascun audit operazione del camp. stat. casuale.

gennaio-agosto

Contraddittorio/azioni correttive a seguito audit operaz. Follow-up, comunicazione.

gennaio-ottobre

Audit operazioni del campione suppl. e comunicazione esito provvisorio.

gennaio-ottobre

Contraddittorio/azioni correttive operaz camp. suppl.. Follow-up, comunicazione.

gennaio-ottobre

Espletamento del contraddittorio finale. Accettazione del rischio.

novembre

Monitoraggio esito controlli. Follow-up . Analisi dei risultati definitivi. Sintesi.

novembre-dicembre

Rapporto annuale di Controllo/Parere annuale di audit

31 dicembre

Dichiarazione di Chiusura 31 marzo 2017

Eventuale chiusura parziale 31 dicembre

Annual Summary gennaio-febbraio

Calendario della Missione di Audit aprile-giugno

10 PO FESR Sicilia 2007-2013: DEC COM 4249 del 07/09/2007 → scadenza 9 mesi 07/06/2008 (giallo) PO FSE Sicilia 2007-2013: DEC COM 6722 del 17/12/2007 → scadenza 9 mesi 17/09/2008 (celeste)

11 PO FESR Sicilia 2007-2013: DEC COM 4249 del 07/09/2007 → scadenza 12 mesi 07/09/2009 (giallo) PO FSE Sicilia 2007-2013: DEC COM 6722 del 17/12/2007 → scadenza 12 mesi 17/12/2009 (celeste)



La tempistica di attuazione dell’art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 è inoltre rappresentata dal Diagramma di flusso riportato in allegato n. 8a, tratto dalla guida al campionamento predisposta dalla Commissione.12

La Figura n. 1 e la Tabella del Cronogramma considerano l’attività in relazione a ciascuna annualità da controllare in sequenza circolare.

Tuttavia, considerato che nel semestre durante il quale viene conclusa l’attività sull’annualità N (secondo semestre anno N+1) nel frattempo, nel medesimo semestre dell’anno N+1 dovrà iniziare l’attività di controllo sull’annualità N+1, il cui parere sarà reso alla fine dell’anno N+2, è ovvio che, nella realtà, la rappresentazione della figura dovrà essere interpretata in relazione all’attività globale per la programmazione 2007-2013 svolta nel medesimo arco di tempo, nel senso che la programmazione dell’attività da svolgere durante l’anno successivo si collocherà e sovrapporrà per 6 mesi a quella dell’anno precedente.

Tale sovrapposizione è resa visibile nel Diagramma di flusso dell’allegato 8a.

Per perseguire la massima trasparenza dell’azione dell’AdA, dal giugno 2003 e relativamente alla programmazione 2000-2006, l’Ufficio si è dotato di un proprio ”Manuale delle procedure”, ispirato a quello diramato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze–RGS–IGRUE nel mese di giugno 2002, per le “Procedure e metodologie per il controllo a campione delle operazioni cofinanziate dai Fondi Strutturali 2000-2006” e realizzato sulla base delle indicazioni della Commissione Europea, diffuse nella riunione annuale sui sistemi di controllo per i programmi cofinanziati dai fondi strutturali, svoltasi nel febbraio 2003 a Roma.

Del suddetto Manuale, l’ultima revisione, sempre per la programmazione 2000-2006, è avvenuta nel settembre 2007 (consultabile sul sito web dell’Ufficio: www.regione.sicilia.it/Presidenza/uscontr2liv).

Anche per la programmazione 2007-2013 è in corso di predisposizione il corrispondente Manuale delle procedure di Audit (bozza, allegato n. 15).

Il Manuale di Audit è concepito quale prontuario cui le risorse umane dell’AdA attingono per qualsiasi step della ciclica attività di controllo annuale e di chiusura dell’intervento. Il Manuale rappresenta, quindi, un contributo fondamentale per la garanzia di conformità delle procedure adottate.

Nella Prima Parte sono descritte le finalità e modalità di audit; la Seconda Parte del Manuale raccoglie tutta la modellistica utilizzata per le varie attività espletate e documenti citati nel contesto della prima parte, praticamente la seconda parte è costituita dagli allegati di vario tipo.

Sia il Manuale nel suo complesso che ciascuno degli schemi e modelli utilizzati sono formalmente approvati dal vertice dell’AdA e prontamente condiviso a livello di struttura interna.

12 Guida al campionamento statistico: “ Guidance note on Sampling Methods for Audit Authorities” , final version, COCOF 08/0021/01-EN, alla data attuale ancora in corso di traduzione in tutte le lingue dell’UE. Nota: l’esempio di campionamento non statistico “Formal approach to non-statistical sampling”, 07-04-2008, DG REGIO J1/CC/ D(2008) 970042, EN è stato assorbito ed inserito nella versione finale del documento Guida al campionamento statistico.


95

http://www.regione.sicilia.it/Presidenza/uscontr2liv


La comunicazione esterna, verso i soggetti auditati, delle procedure adottate e degli schemi-tipo utilizzati nel corso del controllo avviene tramite pubblicizzazione del Manuale nel sito web dell’AdA.

Per il rafforzamento della professionalità dell’AdA della Regione Siciliana, anche al fine di concorrere attivamente al percorso di assicurazione di qualità (quality assurance), nell’ambito della conformità richiesta (compliance, art. 71), dal gennaio 2008, il Dirigente Generale e i Dirigenti dell’Ufficio sono iscritti - ciascuno dei 15, in qualità di “membership” - all’Associazione Italiana Internal Auditors (AIIA), ed in quanto tali hanno assunto l’impegno al rispetto del “Codice Etico” dell’Institute of Internal Auditors (allegato n. 5c), il cui scopo è quello di promuovere la cultura etica nell’esercizio della professione di internal auditor.

La stessa associazione, inoltre, sarà chiamata, tra la fine del 2008 e l’inizio del 2009, presso la sede dell’AdA, a svolgere, a tutto il personale - sulla base di un programma orientativo pluriennale di assicurazione e miglioramento della qualità - almeno due corsi di formazione e specializzazione nell’ambito di determinati aspetti dell’attività di internal audit.

Quanto sopra si crede possa costituire un valore aggiunto al continuo sforzo condotto dall’AdA per l’aggiornamento ed il miglioramento del presidio di controllo dell’efficacia e dell’efficienza del sistema di gestione e controllo del Programma. Altresì, da parte dei soggetti controllati, si spera possa contribuire ad accrescere il valore percepito dell’audit subito.

5.2 ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ

5.2.1 Organigrammi

L’Organigramma di seguito illustrato riguarda il fabbisogno complessivo dell’Ufficio, nella sua unicità, per l’espletamento dell’attività di controllo di tutti i programmi cofinanziati dalla Commissione Europea con i fondi strutturali in Sicilia, relativi contemporaneamente sia alla programmazione 2000-2006 che a quella 2007-2013.

Organico stabilito e previsto con la Deliberazione della Giunta Regionale n. 92 del 20/3/2007 (allegato n. 2), come rideterminato dalla successiva Deliberazione della Giunta Regionale n. 131 del 05/04/2007 (allegato n. 3), che in parte integra ed in parte modifica la n. 92:

N. TOTALE UNITÀ DI PERSONALE PREVISTO:

51, tutte dipendenti di ruolo ed a tempo pieno della Regione Siciliana, così suddiviso:

Dirigenti: n. 16 (15 Dirigenti, più il Dirigente Generale);

Funzionari (categoria D): n. 20;

Istruttori Direttivi (categoria C): n. 15.


96


Organico effettivo assegnato all’Autorità di Audit al 31/10/2008 (Organigramma approvato con direttiva del Dirigente Generale n. 2 del 03/03/2008 (allegato n. 9), come modificata dalle note assessoriali di servizio n. 6798 del 24/04/2008 e n. 1089 del 23/07/2008 e dalla nota di servizio n. 142041 dell’1/10/2008:

N. TOTALE UNITÀ DI PERSONALE ASSEGNATO:

41, tutte dipendenti di ruolo ed a tempo pieno della Regione Siciliana, così suddiviso:

Dirigenti: n. 15 (14 Dirigenti, più il Dirigente Generale);

Funzionari (categoria D): n. 15;

Istruttori Direttivi (categoria C): n. 11.

Il personale in servizio risulta distribuito secondo il prospetto seguente, suddiviso nei 3 colori, a seconda del settore di competenza:

Regione Siciliana

PRESIDENZA

ORGANIGRAMMA

UFFICIO SPECIALE

AUTORITÀ DI AUDIT

dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea

ORGANICO EFFETTIVO ASSEGNATO ED IN SERVIZIO PRESSO L’UFFICIO AL 31/10/2008

N. TOTALE UNITÀ DI PERSONALE: 41tutte dipendenti di ruoloed a tempo pieno della Regione Siciliana

Vertice dell’Ufficio Dirigente Generale Dott. Salerno Marco

N.

Area /Servizio

Competenze e denominazione

Area / Servizio

Dirigente

responsabile

Personale

del Comparto assegnato

Area Amministrativa

n.1

Servizi generali, Personale e Controllo di gestione Dott.ssa

Mangione

Carmela

3 Funzionari: Mandalari

Francesca, Mangione

Giovanna, Valguarnera

Patrizia;


97


4 Istruttori: Demma Mario,

Mannino Adele,

Ingrassia Martino,

Urso Maria

Area Tecnica

n.14

Servizi tecnici, supporto alla Programmazione e Monitoraggio dell’attività di controllo

Dott.ssa

Nogara

Angelina

---------------------

Servizio di Controllo

n. 2

Controlli sui sistemi informatici delle Autorità di Gestione e Certificazione del POR 2000/2006 e dei POR FESR, POR FSE 2007/2013 e degli altri programmi comunitari; Servizio di Sicurezza e Prevenzione;Servizi di supporto ai sistemi informativi dell’Ufficio.

C.E.D

Ing. Trapani

Alfonso

1 Funzionario: Limina

Filippo Roberto


n. 3

Controllo misure FEAOG-POR Sicilia

2000–2006 “Interventi Strutturali in

agricoltura (parte)”.

Controllo POR FSE 2007–2013

Dott. Ditta Salvatore 1 Funzionario: Marchese

Giovanni


n. 4


2000–2006 “Foreste, Azienda Foreste,

Agenzia Reg. rifiuti e acque, Interventi

Strutturali in Agricoltura (parte)” .

Controllo POR FESR 2007–2013

Ing. Spanò

Giuseppe

1 Funzionario: Migliarba

Teresa


n. 5

Controllo misure FSE-POR Sicilia

2000–2006

“Formazione professionale (parte),

Famiglia (parte)”.


Dott.

Mastropaolo

Antonino

2 Funzionari: Infantone

Giusppe, Mastrangelo

Onofrio

Servizio di Controllo Controllo misure FESR-POR Sicilia Ing. Iannazzo 1 Istruttore: Corradengo


98


n. 6 2000–2006 “Industria, Cooperazione

(parte), Beni Culturali (parte), Pubblica

Istruzione”.


Luigi Natalina


n. 7

Controllo misure FESR-POR Sicilia

2000–2006 “Beni culturali (parte),

Sanità, Cooperazione (parte), Territorio

e Ambiente (parte)”.


Ing. Brocco

Bartolomeo

1 Funzionario: Di Franco

Silvana

1 Istruttore: Scialabba

Erminia


n. 8


2000–2006 “Lavori Pubblici, Trasporti,

Turismo”.


Arch.

Francesca

Fontana–Lia

2 Funzionari: Zafarana

Anna, Cartia Patrizia


n. 9


2000–2006 “Interventi Strutturali in

Agricoltura (parte), Interventi

Infrastrutturali in Agricoltura”.


Dott. Marino

Francesco

2 Istruttori: Giunta Filippo,

Cassata Paolo


n. 10

Controllo misure FSE-SFOP-POR

Sicilia 2000–2006 “Formazione

professionale (parte), Agenzia per

l’impiego, Pesca”.


Dott.ssa Balletta Silvana

1 Funzionario: Blando

Giuseppe

1 Istruttore: Provenza

Enrico


n. 11

Controllo misure FSE-POR Sicilia

2000–2006

“Formazione professionale (parte),

Pubblica Istruzione”.


Dott. Grasso Luigi 1 Funzionario: Currò

Giacomo


99



n. 12

Controllo programmazione relativa a

PRAI Sicilia, Interreg Italia–Malta, PIC

Leader Plus.Controllo Programmi di iniziativa comunitaria 2007-2013 e

POR FSE 2007–2013

Dott. Nicosia Michele 1 Funzionario: Sinatra

Maurizio

1 Istruttore: Pellerito

Antonino


n. 13


2000–2006 “Bilancio, Territorio e

Ambiente (parte),

Urbanistica, Programmazione,

Agenzia Reg. rifiuti e acque”.


Arch. Tornabene Maria Giovanna

1 Funzionario: Scaccia

Vincenzo

1 Istruttore: Marino Gaetano

Per l’Organigramma “previsto” non è riportata la sotto-distinzione per quote di personale dedicato allo specifico programma trattato, in quanto tale individuazione è subordinata al complessivo carico di lavoro che l’Ufficio deve svolgere nel periodo considerato.

L’Organigramma “effettivo” riporta, invece, la sotto-distinzione, alla data del 31/10/2008, delle quote di personale dei Servizi di Controllo dedicato allo specifico programma trattato, cui aggiungere il Dirigente Generale ed il personale dell’Area Amministrativa e dell’Area Tecnica adibito, appunto, a Servizi generali e Servizi tecnici, in comune a tutti i programmi di competenza dell’Ufficio Speciale.

Il Dirigente Generale, tra i suoi compiti, ha quello di assegnare il piano di lavoro al personale dell’Ufficio e monitora che il numero di unità, le professionalità presenti, le risorse finanziarie disponibili e l’avanzamento delle attività svolte, siano sempre adeguati a consentire all’Ufficio il raggiungimento degli obiettivi operativi cui è istituzionalmente dedicato e dunque a realizzare il Programma di Controllo.

In tale ottica, si ritiene che il numero di unità, le professionalità attualmente componenti l’Ufficio e le risorse finanziarie assegnate siano congrue e sufficienti ad eseguire l’incarico fin qui assegnato, sia in relazione all’attività di audit, verso la chiusura, per la programmazione 2000-2006 che a quella sulla programmazione 2007-2013.

5.2.2 Disposizioni volte a garantire l’indipendenza


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In ottemperanza alla normativa comunitaria, la Giunta Regionale Siciliana, all’atto dell’istituzione dell’Ufficio, avvenuta con deliberazione n. 327 del 18/12/2000, ne ha garantito il rispetto del principio di indipendenza. Infatti, l’Autorità di Audit è stata adeguatamente collocata dalla Giunta Regionale, in modo da risultare funzionalmente autonoma dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Certificazione degli interventi.

L’Autorità di Gestione è il vertice del Dipartimento Regionale (Dipartimento della Programmazione per il FESR; Dipartimento Formazione professionale per il FSE).

L’Autorità di Certificazione è il vertice dell’Ufficio Speciale Autorità di Certificazione dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea.

L’Autorità di Audit è il vertice dell’Ufficio Speciale Autorità di Audit dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea.

Ciascuna Autorità è dunque in posizione di paralellismo amministrativo rispetto alle altre. Infatti, i vertici delle rispettive Autorità assumono identica posizione giuridica all’interno dell’amministrazione (Dirigente Generale) ed inoltre, sono collocate in Assessorati distinti per non far coincidere, in particolare l’Assessorato di AdA e AdC, con quello dell’Autorità di Gestione.

Pertanto, l’Autorità di Audit è funzionalmente autonoma dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Certificazione, sia dal punto di vista finanziario che da quello dei loro membri. Infatti, essa gode di autonomia gestionale e di indipendenza da qualsiasi altro ufficio, in relazione alle funzioni attribuite a norma delle disposizioni comunitarie.

Il formale mandato ricevuto dalla Giunta Regionale consente all’AdA, sulla base della normativa europea di riferimento, di espletare le funzioni istituzionali cui preposta con il pieno accesso ai dati, alle persone, agli archivi, ai beni oggetto del programma operativo regionale.

Essa risponde, direttamente, all’Assessore alla Presidenza della Regione Siciliana, e, tramite quest’ultimo, alla Giunta Regionale.

L’autonomia è riscontrabile, tra l’altro, con l’avvenuta attribuzione all’Ufficio degli appositi capitoli di bilancio, in particolare per “indennità presenza/straordinario” e “missioni” che, gestiti direttamente, consentono il pieno svolgimento dei compiti istituzionali senza interferenze “esterne” di operatività.

I mezzi finanziari di cui fino ad oggi è stato dotato l’Ufficio – integralmente attinti dal bilancio regionale (tranne quelli afferenti a spese per consulenza, finanziati con le risorse dell’assistenza tecnica della programmazione comunitaria) - sono stati sufficienti ed hanno dunque reso possibile l’adempimento dei propri compiti.

Tuttavia, a maggior garanzia dell’indipendenza ed autonomia finanziaria dell’Ufficio, a decorrere dalla programmazione 2007-2013, le spese afferenti a “missioni” per l’espletamento dell’esclusiva attività istituzionale (controlli) potranno anche essere richieste – con accantonamento a destinazione vincolata, cioè ad esclusivo ed autonomo uso dell’Autorità di Audit – all’Autorità di Gestione, che le dovrà garantire tra quelle programmate per l’Assistenza tecnica (art. 46 del Reg. (CE) n. 1083/2006), nel cui ambito potranno essere appunto rendicontate, possibilità questa prevista dalle “Norme sull’ammissibilità delle spese”


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predisposte dal Ministero dello Sviluppo Economico, stabilite a livello nazionale (ex art. 56, par. 4, del Reg. (CE) n. 1083/2006), a condizione che il programma regionale in questione – il POR appunto – le preveda.

Ed in tale ottica, l’Autorità di Audit ha richiesto all’AdG (con nota n. 5976/14 del 26/11/2007 (allegato n. 10) che nell’ambito dell’asse relativo alla “Assistenza Tecnica”, qualora non prevista, possa essere introdotta la tipologia di spesa in questione in uno degli obiettivi operativi pertinenti.

Analogamente, sempre a garanzia dell’autonomia suddetta, l’Ufficio ha richiesto all’Autorità di Gestione del programma 2007-2013 che anche l’ammontare della somma prevista ed occorrente per le proprie esigenze di consulenza e supporto informatico (hardware/software), fino alla chiusura del suddetto programma, venga reperita ed accantonata, fin dall’inizio, a destinazione vincolata, sempre nell’ambito delle risorse di Assistenza tecnica.

A livello di controllo interno dell’Ufficio, altresì, in merito alle procedure di selezione del personale volte a tutelare la condizione di indipendenza ed obiettività dell’Ufficio, si rimanda al successivo paragrafo 5.2.3.

5.2.3 Qualifiche o esperienze richieste

Le qualifiche richieste per accedere all’Ufficio Speciale sono le seguenti:

Dirigente Generale: qualifica di Dirigente dei ruoli della Regione Siciliana, in possesso di diploma di laurea.

Il Dirigente Generale è individuato dalla Giunta Regionale Siciliana, con propria deliberazione, secondo le norme previste con la legge regionale n. 10/2000, art. 9, comma 5, tra i dirigenti in possesso di formazione culturale, professionale, capacità e attitudini adeguate alle funzioni da svolgere e che abbiano dimostrato, mediante i risultati conseguiti nell'esperienza lavorativa, l'attitudine ad assumere le responsabilità connesse alle suddette funzioni da svolgere.

Il dott. Salerno Marco è stato nominato Dirigente Generale dell’Ufficio - in esecuzione della deliberazione della Giunta Regionale n. 246 del 10/06/2005 (allegato n. 11) - con decreto del Presidente della Regione n. 2750 del 21/06/2005 (allegato n. 12), sulla base del quale, con l’Assessore alla Presidenza della Regione Siciliana, ha stipulato il contratto di incarico a decorrere dall’1/07/2005. Con successivo decreto del Presidente della Regione n. 4200 del 24/10/2006 (allegato n. 13) l’incarico assegnato è stato riconfermato e prorogato.

Dirigenti delle Aree e Servizi: qualifica di Dirigente dei ruoli della Regione Siciliana, in possesso di diploma di laurea.

I Dirigenti delle Aree e dei Servizi sono scelti dal Dirigente Generale, sempre secondo le norme vigenti in base alla legge regionale n. 10/2000.

Anche se non è mai stato formalizzato alcun profilo professionale specifico per accedere all’Ufficio, la selezione dei Dirigenti è stata effettuata, in via generale, tra quelli in servizio nella Pubblica Amministrazione Regionale Siciliana con almeno 15


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anni di servizio effettivo, in possesso di specifico diploma di laurea ritenuto congruo ed occorrente a svolgere i controlli con la maggiore competenza e diligenza professionale possibile in relazione agli ambiti o macroprocessi cui erano destinati, requisiti dai quali dipende la consapevolezza del proprio incarico e dunque una maggiore efficacia di controllo.

Altresì, al fine di non incorrere in conflitti di interesse o non essere influenzati dagli organi controllati, il Dirigente scelto, prima di essere preposto ai controlli, deve produrre al Dirigente Generale una “dichiarazione” dalla quale risulti che, precedentemente al servizio presso l’Autorità di Audit, non abbia partecipato al sistema di gestione e controllo o non si sia occupato, a qualsiasi titolo, di operazioni finanziate nell’ambito della programmazione comunitaria oggetto del proprio incarico di lavoro presso l’Autorità di Audit. Ciò tutela l’indipendenza dell’Ufficio ed è a garanzia dell’obiettività nel lavoro di controllo.

La scelta dei Dirigenti è avvenuta verificandone, con particolare attenzione, il possesso dei requisiti di integrità morale, cultura e capacità, nonché, come sopra descritto, adeguata esperienza professionale, requisiti tutti necessari ed indispensabili al miglior espletamento dei compiti propri di controllo.

Personale del Comparto: come tutto il personale che presta servizio presso l’Ufficio, anche il personale del comparto è scelto dal Dirigente Generale. Infatti, prima che l’unità interessata possa essere assegnata all’Ufficio, occorre che il DG esprima il proprio assenso preventivo alla richiesta di assegnazione.

Le qualifiche richieste sono quelle di Funzionario o Istruttore, rispettivamente in possesso del diploma di scuola media superiore ed inferiore, secondo le vigenti disposizioni del CCRL13.

Laddove si ritiene che, nell’espletamento dei compiti affidati all’Ufficio, alcune attività che presuppongono specifiche specialistiche professionalità (ad es.: statistiche, per il campionamento; civilistiche/tributaristiche/fiscalistiche, per il controllo presso i beneficiari degli aiuti) non siano presenti tra il personale dell’Ufficio, si ricorre alla consulenza di esperti, ferma restando la conduzione e la responsabilità intera dell’attività di controllo all’Ufficio. Anche la scelta delle persone cui affidare la consulenza avviene sempre con la garanzia di tutela dell’indipendenza ed obiettività dell’Ufficio. Infatti, ai professionisti che prestano la consulenza all’Ufficio è richiesto il requisito di totale estraneità di partecipazione, a qualsiasi titolo, all’attività di gestione, certificazione, attuazione e valutazione del programma, come pure di progettazione/esecuzione delle operazioni da questo finanziate.

5.2.4 Descrizione delle procedure per controllare l’attuazione delle raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit

Il riscontro di criticità impone l’approfondimento del controllo e l’analisi delle cause. Il controllore dovrà interpretare se la criticità rilevata è stata determinata da:

errore involontario13 Contratto Collettivo Regionale di Lavoro


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o se siano intervenuti comportamenti illeciti e, quindi, si possa parlare di tentativo di frode (irregolarità).

In caso di sospetto di frode, il Servizio di Controllo dovrà considerare, di concerto con il Dirigente Generale dell’Autorità di Audit, l’opportunità di trasmettere la notizia di sospetta frode alla Guardia di Finanza o di chiederne di essere assistito nella prosecuzione del controllo.

Della frode sospettata e dell’eventuale successiva notifica alla Guardia di Finanza ne informerà anche l’Organismo che ha concesso il finanziamento/contributo, se non dovessero rilevarsi dubbi sul comportamento di quest’ultimo.

Rilevata la criticità (errori materiali, irregolarità), si chiede all’Autorità di Gestione: 1) l’avvio della procedura atta al recupero di somme indebitamente attribuite ad un beneficiario e, parallelamente, 2) eventuale predisposizione e comunicazione della cosiddetta “scheda OLAF”, se rientrante tra i casi da segnalare.

L’art. 36, par. 1, del del Reg. (CE) n. 1828/2006, stabilisce che in caso di irregolarità relative ad importi inferiori ad € 10.000,00 a carico del fondo strutturale, gli stati membri trasmettono alla Commissione Europea le informazioni in merito alle suddette irregolarità solo su richiesta di quest’ultima.

Come prevedono la Strategia di Audit (allegato n. 5a) ed il Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013 (allegato n. 6), la ciclica annuale attività di audit è avviata dal system audit del Programma, essenziale per stabilire i parametri tecnici del campionamento, nel rispetto dell’art. 17 ed allegato IV del Reg. n. 1828/2006.

Le verifiche al sistema saranno condotte utilizzando, come base, la guida e le check-list predisposte dalla Commissione Europea14.

Le verifiche saranno effettuate suddividendo il sistema in sottoinsiemi, ciascuno di questi costituito, laddove possibile, da una tipologia di macroprocesso, quest’ultimo sottodistinto per Dipartimenti regionali.

Inoltre, il system audit comprenderà l’espletamento di specifici controlli sul sistema informatico del sistema di gestione e controllo (dell’AdG, dell’AdC, degli Organismi intermedi, ...).

Una tale suddivisione permette di poter circostanziare, all’atto della predisposizione del Rapporto annuale e relativo Parere e con maggiore facilità, eventuali tipologie di carenze al sistema.

I risultati delle verifiche al sistema saranno comunicati ai soggetti responsabili, congiuntamente alle proposte di opportune azioni correttive, raccomandazioni, ecc. e dai quali, successivamente, si attenderanno le comunicazioni delle azioni intraprese e/o controdeduzioni.

14 “Guidance on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States (2007-2013 programming period)”, final version 23-4-2008, COCOF 08/0019/00-EN: guida per la valutazione dei sistemi (systems assessment) predisposta dalla Commisssione Europea, alla data attuale ancora in corso di traduzione in tutte le lingue dell’UE.


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Decorso il tempo accordato per il contraddittorio, entro i primi giorni di gennaio dell’anno N+1, le risultanze delle singole “linee di controllo” del system audit verranno assemblate, sintetizzate, riverificate ed eventualmente revisionate, per arrivare ad esprimere il livello di affidabilità del sistema, al quale raccordare il livello di confidenza appropriato da utilizzare per effettuare il campionamento statistico casuale delle operazioni finanziate.

Il campionamento sull’annualità N sarà effettuato a conclusione del “system audit” sull’ultima domanda di pagamento presentata alla Commissione Europea risultante al 31 dicembre dell’anno N, sui dati che l’AdA preleverà dal sistema di contabilità informatizzata dell’Autorità di Certificazione del programma (in pratica all’inizio dell’anno N+1).

Il numero di operazioni da campionare (campione statistico casuale) per l’anno N, basato sulla soglia di rilevanza e livello di confidenza, sarà determinato secondo il Modello di Poisson (o secondo il Modello di Poisson approssimato per universo ≤ 800 operazioni), estratte tra le operazioni finanziate la cui spesa è stata dichiarata nell’annualità oggetto di controllo. Ulteriori operazioni potranno essere selezionate se occorre ricorrere ad audit supplementari. Per il dettaglio si rimanda al citato Manuale di campionamento.

Effettuato il campionamento, saranno avviati i controlli sulle operazioni selezionate.

Con gli audit delle operazioni si effettuerà l’accertamento, sulla base di checklist adeguate e complete, della legalità e della regolarità della spesa assoggettata ad audit, inclusa la verifica che:

Le operazioni soddisfino i criteri di selezione per il programma operativo e sono state implementate in accordo con il decreto di concessione del finanziamento (in particolare per quanto riguarda la percentuale di cofinanziamento e l’effettività del progetto) e rispettano tutte le condizioni applicabili riguardanti la loro funzionalità e gli obiettivi che devono essere raggiunti.

La spesa dichiarata corrisponda alle registrazioni contabili ed alla documentazione di supporto conservata dal beneficiario.

La spesa dichiarata dal beneficiario rispetti le regole nazionali e comunitarie (in particolare per quanto riguarda l’eleggibilità, le procedure di evidenza pubblica, gli aiuti di stato, l’ambiente, la pubblicità e le pari opportunità...).

Il contributo pubblico sia stato versato al Beneficiario in accordo con l’art. 80 del Reg. (CE) n. 1083/2006, cioè quanto più rapidamente possibile e per intero, senza alcuna deduzione o costo.

Nei casi in cui i problemi rilevati appaiono essere di natura sistematica, l’Autorità di Audit assicura che ulteriori esami saranno svolti per stabilire le dimensioni di tali problemi.

La conclusione dei controlli sulle operazioni avverrà, per l’annualità di spesa N, entro il 30 giugno dell’anno N+1 (campione statistico casuale), come appunto prevede la tempistica di audit imposta dall’art. 16 del precitato regolamento e dall’art. 62 del Reg. n. 1083/2006.

Entro i due mesi successivi alla conclusione dei controlli (occorrenti per elaborare l’esito finale del controllo, che è redatto sulla base delle verifiche effettuate ed a seguito dell’approfondimento della documentazione visionata e/o acquisita) ed al massimo entro il 31


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agosto dell’anno N+1, l’Autorità di Audit invia una nota15 con la quale rappresenta le criticità (errori, irregolarità, particolari raccomandazioni) - riassumendo nuovamente quelle al “Sistema di Gestione e Controllo”, nel frattempo ancora non superate nonchè quelle emerse a seguito degli audit sulle singole operazioni campionate controllate - all’Autorità di Gestione, all’Autorità di Certificazione e agli altri soggetti a vario titolo competenti (ad es. al Responsabile del Dipartimento interessato (UCO)16), nonché il riepilogo delle eventuali criticità pregresse (rilevate nel corso di precedenti anni di controllo), avviando così il follow-up per le operazioni selezionate e controllate sull’annualità in questione, proseguendolo ulteriormente per le criticità pregresse delle annualità precedenti.

Nella suddetta nota, le criticità vengono codificate, in modo tale che dal “codice identificativo” sia possibile risalire alla specifica attività dell’Autorità di Audit che ne ha determinato la rilevazione.

Le criticità sono così distinte e classificate:

- Quelle afferenti ad operazioni, per codice operazione (dal quale dunque risalire al beneficiario)

- Per Autorità.

- Per macroprocesso (realizzazione di opere pubbliche; acquisizione di beni e servizi; aiuti alle imprese (erogazione di finanziamento e/o servizi a singoli beneficiari), formazione (specifico macroprocesso acquisizione di beni e servizi).

- Per Dipartimento/Ente regionale (UCO).

- Per annualità di spesa di riferimento campionata/controllata.

- Se di sistema (ST)

- Se su operazioni (OC – OR, rispettivamente a seconda che le operazioni siano state campionate con il metodo statistico casuale (livello di confidenza) o con campionamento supplementare (sulla base di fattori di rischio).

- Le criticità saranno elencate in sequenza numerica progressiva (ad es. ST1, ST2, ….; OC01, OR02, ….).

- Il controllo eseguito dall’AdA, su una determinata operazione, è generalmente eseguito su tutta la spesa certificata per la stessa. Tuttavia, ai fini del campionamento statistico casuale e successiva stima dell’ammontare complessivo della spesa irregolare nella domanda di pagamento (che chiameremo spesa irregolare estrapolata, rilevante per il corretto calcolo della stima del tasso di errore), si dovrà considerare per l’operazione solo la spesa dichiarata nell’annualità considerata. Nel caso di operazioni con spesa certificata su più annualità, è necessaria una ulteriore distinzione, in base alla quale riferire se la criticità rilevata sull’operazione (impatto finanziario) afferisce all’annualità di spesa considerata o se invece è stata riscontrata su altre annualità (precedenti a quella considerata dal campionamento o successiva al campionamento. Infatti, si rammenta che il controllo è effettuato nel semestre successivo all’annualità

15 Per ciascuna delle attività espletate nel corso della ciclicità annuale del controllo è previsto uno specifico schema-tipo da adottare. Dunque, anche la formalizzazione dell’esito di controllo ha la sua reportistica.

16 Ufficio Competente per le Operazioni.


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della domanda di pagamento, durante il quale, nel frattempo, potrebbero essere state sostenute altre spese per l’operazione campionata). Per un’operazione selezionata con campionamento statistico casuale, la parte di spesa non afferente all’annualità considerata ma comunque controllata, sarà trattata e contabilizzata quale campione supplementare, in aggiunta a quella di altre operazioni eventualmente ulteriormente selezionate con campionamento supplementare.

- Se a carattere “sistematico” (SI) oppure a carattere “non sistematico” (NS).

Nella nota inviata dall’Autorità di Audit si indicano il documento rinvenuto oggetto di criticità (ad es., fattura n.. del.... ), ovvero il documento mancante per il quale insorge la criticità, il riferimento normativo/documentale in forza del quale si contesta la criticità (ad es., art. 78, par. 1, reg. (CE) n. 1083/06) e l’eventuale impatto finanziario “potenziale”.

Al fine di dare soluzione alla criticità, quest’ultima è accompagnata dalla proposta di “azioni correttive” che il soggetto cui la criticità è intestata dovrà adottare per il superamento delle stessa.

Tra le azioni correttive proposte vi è anche quella, laddove pertinente, di invitare l’Autorità di Gestione/UCO ad attivarsi per la predisposizione ed inoltro della scheda OLAF .

A volte, le risultanze del controllo daranno luogo a comunicazione di “raccomandazioni”, “suggerimenti”, quali “buone prassi” da tenere in maggiore considerazione.

Più in dettaglio, la suddetta nota è costituita:

dalla lettera di comunicazione vera e propria

più 3 tipologie di allegati:

- Allegato n. 1, in cui vengono riassunte le criticità al sistema, suddivise per Autorità, per macroprocesso, per Dipartimento, ecc.;

- Allegato n. 2, in cui vengono riassunte: le criticità rilevate sulle operazioni campionate per l’annualità considerata in quell’anno, selezionate con il campionamento statistico casuale, suddivise secondo quanto illustrato al precedente nono alinea (distinzione nel caso di operazioni con spesa certificata su più annualità); le criticità rilevate sulle operazioni oggetto di campionamento supplementare;

- Allegato n. 3, in cui vengono riassunte le criticità pregresse, ancora persistenti (per le quali non sono state adottate adeguate azioni correttive e/o non pervenute controdeduzioni), rilevate sulle operazioni campionate in precedenti annualità (sia con campionamento statistico che con campionamento supplementare).

Per la stesura degli allegati alla nota si utilizzano fogli “Excel”.


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Le criticità al “sistema” nella loro totalità – rilevate nell’anno di controllo in questione più quelle pregresse, residue dei passati anni di controllo ed ancora non superate - sono annualmente tutte quante riepilogate nell’allegato n. 1 della nota, e progressivamente numerate come ST01, ST02, ... Come prima accennato, le criticità al sistema saranno inoltre suddivise e codificate in sottoinsiemi relativi ad Autorità distinte, macroprocessi, Dipartimenti, ecc.

Il riepilogo delle criticità al sistema considera anche, ovviamente, le eventuali criticità, sia al sistema che sulle operazioni, rappresentate in precedenza da Organismi nazionali e comunitari in occasioni di missioni di controllo che, a seguito della successiva verifica al sistema condotta dall’Autorità di Audit, sono risultate ancora non oggetto di adeguate azioni correttive.

Riguardo alle criticità sulle operazioni, negli allegati a queste dedicati, vengono marcate come segue:

nell’allegato n. 2 quelle rilevate sulle operazioni campionate, con il campionamento statistico casuale, oggetto di controllo per quell’annualità, progressivamente numerate come OC01, OC02 e quelle rilevate sulle operazioni selezionate con eventuale campionamento supplementare, indicate con , OR01, OR02

nell’allegato n. 3, le criticità pregresse, ancora non adeguatamente trattate, al fine di consentire un agevole monitoraggio, conserveranno invece l’originaria classifica e numerazione indicata nella prima notifica avvenuta. Per tali criticità residue, l’AdG, l’AdC, l’UCO, l’OI, altro soggetto interessato, saranno nuovamente invitati e sollecitati ad idoneo riscontro. In sostanza, l’allegato 3 è ricavato dall’assemblaggio di determinati step degli allegati n. 2 delle note precedenti, in cui ciascuno step corrisponde ad una criticità che risulta ancora “non adeguatamente trattata”.

Ovviamente, se una criticità di un’operazione, precedentemente notificata quale “Sistematica” (SI), dovesse successivamente rivelarsi “Non Sistematica” (NO) o con diverso impatto finanziario, ne sarà rettificata la corrispondente classifica o corrispondente impatto.

Non è escluso che, anche dopo la comunicazione dell’esito di controllo, l’AdA possa comunicare - laddove occorrente o a seguito di nuove/diverse valutazioni - nuove/ulteriori criticità sulle operazioni precedentemente sottoposte ad audit.

Con la lettera di comunicazione, i responsabili cui è indirizzata (AdG, AdC, Dipartimento Regionale interessato,... a seconda dei casi) sono invitati a far pervenire all’Autorità di Audit (e, per conoscenza, anche a tutti gli altri soggetti destinatari della sopra indicata lettera), entro 60 giorni di tempo dalla ricezione (a seconda delle circostanze, potrebbe essere concesso meno tempo) la nota di risposta in merito a ciascuna puntuale criticità, con la quale rappresentare eventuali controdeduzioni o comunicare la condivisione delle criticità rilevate, riconoscendole come tali e di aver conseguentemente predisposto ed adottato le congrue “azioni correttive”.

E’ ovvio che nei casi di criticità ritenute dall’Autorità di Audit di carattere sistematico, accolte e riconosciute come tali dal Responsabile cui sono attribuite, quest’ultimo deve disporre che


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le azioni correttive vengano apportate a tutte le spese connesse al gruppo di operazioni cui il carattere sistematico della criticità è stato attribuito.

Presso questa AdA è in corso il potenziamento del proprio sistema informatico relativo alla banca-dati dei controlli da effettuare, effettuati e relativo follow-up, per la condivisione nella propria rete interna dei dati e, contemporaneamente, per la centralizzazione degli stessi, onde poter effettuare rapide interrogazioni statistiche, al fine di poter fornire determinate informazioni a richiesta o per la facilitare la redazione di documenti riepilogativi annuali da inviare alle varie istituzioni interessate, in base alla normativa comunitaria/nazionale/regionale (Commissione Europea, RGS-IGRUE, Corte dei Conti Italiana, Corte dei Conti Italiana -Sezione Siciliana, Giunta di Governo Regionale, ecc.).

I Servizi di Controllo e l’Area Tecnica, d’intesa con il Dirigente Generale dell’Ufficio, curano il riepilogo della totalità delle criticità al sistema e della totalità delle criticità sulle operazioni campionate controllate, ciò al fine di mantenere - man mano che dai vari soggetti competenti arrivano le note di riscontro a quelle con le quali l’Ufficio le ha notificate - il costante e progressivo aggiornamento delle criticità ancora “residue” rispetto a quelle “superate”. Ciò è quello che si definisce “monitoraggio dinamico del follow-up”, nel caso specifico

delle criticità rilevate

azioni correttive proposte/attuate

contraddittorio

impatti finanziari potenziali/definitivi

Rapporti di controllo/Pareri

effettuato grazie all’implementazione dell’attività di follow-up appositamente predisposta secondo le modalità appresso esposte.

Successivamente all’invio della nota prima citata all’Autorità di Gestione e agli altri soggetti, i fogli “Excel” – gli allegati n. 1 e n. 2 alla nota in questione - vengono preparati nel modo seguente per conservare le informazioni necessarie a seguire nel tempo l’evoluzione del trattamento delle criticità, il follow-up appunto.

Si aggiungono, a destra delle colonne già esistenti (tra le quali ricordiamo quelle indicanti le criticità rilevate/le relative azioni correttive proposte/la classifica e numerazione delle medesime/gli impatti finanziari potenziali), altre colonne che accoglieranno le seguenti informazioni:

Estremi della nota con la quale quell’irregolarità è stata segnalata dall'AdA all’AdG e agli altri soggetti competenti;

Risposte pervenute dai soggetti interessati (AdG, AdC, Dipartimento, organismo intermedio, ....). Il risultato della valutazione della risposta pervenuta (...Pertanto la criticità si ritiene risolta. / ..La nota pervenuta si ritiene interlocutoria, pertanto la criticità si ritiene non risolta. / Le controdeduzioni si ritengono non condivisibili, pertanto la criticità si ritiene non risolta. / ecc.... (cosiddetto contraddittorio)


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Eventuale nota sollecito e/o ulteriori comunicazioni/precisazioni dell’AdA.

Impatto finanziario definitivo rilevato

Impatto finanziario definitivo detratto dalla dichiarazione di spesa successiva, prima del parere annuale/ Impatto finanziario definitivo rimasto nella dichiarazione di spesa, prima del parere annuale

Soluzione criticità SI/NO (intendendo “criticità risolta/ criticità non risolta) prima del parere annuale/ Soluzione criticità SI/NO (intendendo “criticità risolta/ criticità non risolta) dopo il parere annuale

Altre informazioni di dettaglio, sempre ai fini del monitoraggio presso l’AdA.

Relativamente all’allegato n. 3, come prima illustrato, quest’ultimo è già un assemblaggio di criticità rilevate precedentemente e dunque già risulta “preparato” per il follow-up.

In relazione al progressivo potenziamento del sistema informatico prima accennato, la procedura potrebbe utilizzare altri format elettronici, ma la sostanza fondamentalmente rimarrebbe la stessa.

Trascorso il tempo accordato (60 giorni/x giorni stabiliti) ai vari soggetti per far pervenire le controdeduzioni/comunicazioni di condivisione delle criticità rilevate, conseguenti azioni correttive intraprese, ecc., le attività che seguono e che saranno svolte nell’arco dei due mesi successivi (novembre-dicembre), sono finalizzate all’elaborazione del Rapporto annuale e relativo Parere annuale di controllo ex art. 62, par. 1, lett. d), punto i) ed ii), del Reg. (CE) n. 1083/2006, che saranno spediti, entro il 31 dicembre dell’anno N+1, via web, per il tramite del Sistema Informativo Nazionale RGS-IGRUE al Sistema Informativo della Commissione Europea SFC2007.

L’anno appresso, nel corrispondente Rapporto, si riferirà anche in merito al follow-up riguardante il contenuto del Rapporto (e relativo Parere) dell’anno precedente.

Il meccanismo attivato condurrà, anno dopo anno, secondo l’avanzamento di aggiornamento a tappe annuali del Rapporto di controllo, all’ultima risultanza di follow-up, il cui esito costituirà - a conclusione dell’intervento - la base per l’elaborazione del Rapporto finale di controllo e dunque della relativa Dichiarazione di chiusura ex art. 62, par. 1, lett. e), del citato regolamento.

I fogli excel annualmente così predisposti, suddivisi in due sottoinsiemi - relativamente ai controlli al “sistema” e relativamente ai controlli sulle “operazioni” - sono ordinati in modo tale da avere due sequenze complessive e totali - una per il sistema ed una per le operazioni - per il programma comunitario. In questo modo, i formati elettronici permettono di poter estrarre i dati complessivi richiedendoli per dipartimento o per macroprocesso, relativamente ad “audit di “sistema” o ad “audit di operazioni”, quest’ultime afferenti al “campionamento statistico casuale” piuttosto che al “campionamento supplementare”, ecc…

Relativamente al “sistema”, precedentemente è stato affermato che tutte le criticità afferenti a quest’ultimo sono annualmente riepilogate nella loro totalità. Pertanto, nel corso degli anni, la rassegna dei fogli excel di monitoraggio di criticità al sistema permette di non perdere di


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vista le criticità in passato notificate rispetto a quelle attualmente ancora persistenti, cosicché da avere cognizione dell’evoluzione nel tempo di tali criticità.

La suddetta procedura - tranne che per le operazioni, assemblate per il 2000-2006 in un unico insieme di tipologia di campionamento - è già da tempo esperita con efficacia dall’Autorità di Audit per seguire il follow-up sui controlli relativi alla programmazione comunitaria 2000-2006, anzi, a decorrere da quelli sulla programmazione 1994-1999.

Infatti, essa garantisce un semplice e costante monitoraggio - step by step - delle criticità rilevate.

Si rammenta che, già negli allegati (i fogli excel) alla nota inviata ai soggetti interessati, per ciascuna criticità rilevata corrisponde, laddove possibile e nella colonna di pertinenza, l’indicazione dell’impatto finanziario “potenziale”. A volte non è possibile valutare da subito l’impatto potenziale (“Non valutabile”). In tal caso, verrà indicato a seguito del contraddittorio.

IL FOLLOW-UP DELLE OPERAZIONI

Il follow-up di tutti gli steps corrispondenti a criticità (dal momento dell’identificazione degli errori/irregolarità, all’analisi dell’eventuale carattere sistematico/non sistematico degli stessi, alla valutazione delle controdeduzioni e/o eventuali misure correttive adottate/non adottate) permette di “monitorare” nel tempo, attraverso le funzioni “filtro”, “somma” di Excel, l’ammontare dei singoli impatti finanziari, che a seguito delle risposte pervenute diventeranno “definitivi” (confermati in tutto o in parte o annullati del tutto) sulla spesa certificata campionata controllata.

CONTRADDITTORIO

Appresso si illustra, in dettaglio, la procedura di contraddittorio e i criteri in base ai quali si effettuerà la classificazione definitiva degli impatti finanziari (come l’impatto finanziario, per ciascuna criticità rilevata, da ”potenziale” passerà ad essere attribuito quale “definitivo”), il calcolo del tasso di errore effettivo per le criticità avanzate sulle operazioni controllate, il calcolo del tasso di errore estrapolato sull’intera annualità di spesa.

Caso 1: Dalla nota pervenuta, si evince che l’azione correttiva è stata adeguatamente disposta dal soggetto responsabile, la spesa non ammissibile adeguatamente trattata (detratta, se soppressione od oggetto di recupero effettuato; spesa che permane in certificazione se il recupero è in corso, per rinuncia del beneficiario o con scheda OLAF, se necessario e nei casi previsti) dall’AdC nella successiva certificazione di spesa allegata alla domanda di pagamento inviata alla Commissione Europea.

Impatto finanziario “potenziale”: confermato in “definitivo” nella sua totalità.


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Soluzione criticità: SI. Relativamente alla specifica criticità: l’Autorità di Audit comunica al soggetto dal quale è pervenuta la risposta (e a tutti gli altri soggetti precedentemente informati della criticità) che la criticità si ritiene superata.

Trattamento dell’impatto finanziario: sarà sottoposto a classificazione (se sporadico involontario, sporadico volontario, sistematico, …) per essere o meno computato - se l’operazione cui afferisce è stata selezionata tramite campionamento statistico casuale, come prevede l’art. 17, § 6 del Reg. 1828/06 - tra gli impatti finanziari rilevanti per la stima del tasso di errore (nel caso di operazioni con spesa certificata su più annualità, solo gli impatti rilevati sull’annualità considerata dal campionamento statistico casuale). In ogni caso sarà evidenziato nella tabella allegata al Rapporto annuale di controllo (allegato VI del Reg. n. 1828/2006) quale importo non ammissibile che è stato oggetto, nella successiva domanda di pagamento, di soppressione/recupero (pendente o in corso, con/senza OLAF). Nel caso in cui l’errore dovesse essere giudicato “sistematico”, l’AdG dovrà dimostrare che con appropriate indagini il problema sia stato adeguatamente affrontato e risolto nella sua complessità, anche con la detrazione dalla certificazione di spesa di somme afferenti al gruppo di operazioni in cui la sistematicità si era annidata.

L’ammontare di spesa irregolare estrapolato e rispettivo tasso di errore stimato (calcolati con metodo statistico) saranno indicati nel Rapporto di controllo ed utilizzato ai fini del tipo di Parere da rilasciare (ISA 53017).

Caso 2: Con la nota pervenuta, si evince quanto segue: in merito alla spesa ritenuta non ammissibile dal controllo effettuato, il soggetto responsabile non la detrae dall’attestazione di spesa o l’AdC dalla certificazione di spesa allegata alla domanda di pagamento inviata alla Commissione Europea, in quanto avanza controdeduzioni che sono considerate valide dall’Autorità di Audit.

Impatto finanziario “potenziale”: annullato, confermato in “definitivo” pari a zero.

Soluzione criticità: SI. Relativamente alla specifica criticità: l’Autorità di Audit comunica al soggetto dal quale è pervenuta la risposta (e a tutti gli altri soggetti precedentemente informati della criticità) che la criticità si ritiene annullata a seguito delle controdeduzioni pervenute e condivise. Spesa certificata campionata controllata ritenuta integralmente ammissibile.

Trattamento dell’impatto finanziario: nessuno, in quanto inesistente l’impatto.

Caso 3: Spesa ritenuta non ammissibile dal controllo effettuato, che il soggetto responsabile non detrae dall’attestazione di spesa o l’AdC non detrae dalla successiva certificazione di spesa allegata alla domanda di pagamento inviata alla Commissione Europea, in quanto avanza controdeduzioni che non sono

17 International Standards Auditing 530 (IFAC).


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considerate valide dall’Autorità di Audit. Oppure, la nota pervenuta può essere classificata “interlocutoria”, od ancora vi può essere totale assenza di risposta pervenuta entro il tempo previsto.

Impatto finanziario “potenziale”: confermato in “definitivo” nella sua totalità.

Soluzione criticità: NO. Relativamente alla specifica criticità: l’Autorità di Audit informa il soggetto cui, nella nota precedentemente inviata, era stata attribuita la competenza a rispondere della criticità rappresentata (e a tutti gli altri soggetti precedentemente informati della criticità): 1) che le controdeduzioni non sono ritenute condivisibili/valide, che pertanto la criticità non si ritiene superata; 2) che la lettera pervenuta la si ritiene “interlocutoria” e che dunque non risolve la criticità in questione; 3) che non essendo pervenuta alcuna nota nei tempi stabiliti la criticità permane.

Con quest’ultima seconda nota, l’Autorità di Audit informa che, in assenza di risposta entro i successivi 15 giorni dalla ricezione della comunicazione di persistenza della criticità (o in presenza di successiva ulteriore risposta ritenuta ancora non allineata alla proposta di azione correttiva), la conclusione cui perverrà l’AdA, sarà che l’Autorità di Gestione abbia formalmente accettato il rischio di non attivare azioni correttive (Standard 2600 IIA). A questo punto, decorsi i 15 giorni, in assenza di fatti risolutivi, la procedura si riterrà, per l’AdA, conclusa.

Trattamento dell’impatto finanziario: sarà sottoposto a classificazione (se sporadico, sistematico, …) per essere successivamente computato, nella tabella allegata al Rapporto annuale di controllo, tra gli impatti finanziari rilevanti per la stima del tasso di errore (sempre se l’operazione cui afferisce è stata selezionata tramite campionamento statistico casuale). Nel Rapporto annuale di controllo sarà evidenziato che la spesa irregolare rilevata sull’operazione ritenuta non ammissibile è rimasta inclusa nella successiva certificazione di spesa allegata alla domanda di pagamento inviata alla Commissione Europea, evidenziandone il carattere sistematico/non sistematico. Qualora, nel corso degli anni, l’irregolarità persista, se ne riferirà sempre, fino al Rapporto finale di controllo e Dichiarazione di chiusura del programma.

Altresì, l’ammontare di spesa irregolare estrapolato e rispettivo tasso di errore stimato (calcolati con metodo statistico) saranno indicati nel Rapporto di controllo ed utilizzato ai fini del tipo di Parere da rilasciare (ISA 53018).

Ovviamente, per ciascuno dei casi sopra esposti, si possono verificare tutte le declinazioni possibili, cosicché si può verificare l’eventualità di azione correttiva di una sola parte della spesa ritenuta dall’Autorità di Audit non ammissibile, mentre la rimanente parte potrebbe risultare avallata da controdeduzioni accolte e dunque la relativa frazione di spesa, precedentemente ritenuta dall’AdA non ammissibile, successivamente riabilitata, o piuttosto solo una certa quota della spesa ritenuta dall’AdA non ammissibile lasciata nella certificazione di spesa.

18 International Standards Auditing 530 (IFAC).


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In tali casi, l’impatto finanziario definitivo terrà conto della quota pertinente alla residua criticità non adeguatamente trattata (impatto finanziario residuo, dell’impatto finanziario definitivo, non adeguatamente trattato).

A sostegno delle informazioni pervenute, i vari soggetti sono invitati ad allegare, nelle note di riscontro alle criticità notificate, prove congrue per documentare l’adempimento delle azioni correttive richieste (decreti di rettifica, di revoca; documenti di vario tipo, foto di ripristino dei luoghi, di pubblicità dell’azione, …).

A discrezione dell’Autorità di Audit, qualora o laddove ritenuto opportuno, questa potrà anche disporre visite in loco per verificare l’effettivo adempimento delle azioni correttive disposte.

Dal monitoraggio dinamico del follow-up del complesso delle criticità a vario titolo riscontrate - sia rilevate dall’AdA per la propria specifica attività ex art. 62 del Reg. (CE) 1083/06 che quelle constatate dalle altre istituzioni nazionali e/o europee - i risultati definitivi sulle criticità al sistema e degli impatti finanziari per operazione del programma, all’atto della redazione, per ciascun anno, del Rapporto e del Parere, nonché alla chiusura dell’intervento, della Dichiarazione, saranno oggetto di approfondita analisi ai fini:

della loro classificazione quali “errori inusuali o sporadici” (e perciò “non sistematici) ed al contempo “involontari”

“errori sporadici” ma “volontari”;

o, viceversa, della loro classificazione quali “errori sistematici”;

del calcolo del “Tasso di errore finanziario” (tenendo conto delle sole criticità afferenti ad operazioni selezionate tramite campionamento statistico casuale),

della valutazione dell’effettiva frequenza degli errori e delle irregolarità;

del “tipo” di Parere da rilasciare annualmente e/o nella dichiarazione a conclusione dell’intervento.

La valutazione della sistematicità o casualità dell’errore si basa sui seguenti criteri:

essere stato rilevato in precedenti controlli della stessa AdA o di altri auditors;

essere presente in una serie di operazioni simili o procedure affini dello stesso organismo o di organismi diversi;

quando per le caratteristiche dell’errore è possibile/probabile che si producano altre irregolarità della stessa o di diversa natura.

La metodologia per la selezione di eventuali campioni supplementari dipende dalla tipologia delle irregolarità riscontrate. In particolare, essa si fonderà su un’analisi dei rischi rilevati in sede di individuazione delle citate irregolarità. Tale analisi mira a selezionare un preciso universo di operazioni che presentino gli elementi necessari per un’indagine adeguata del fattore critico individuato; da tale universo si estrarrà anche un campione per l’esame supplementare.


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In merito alla “frequenza di errore”:

Una “frequenza bassa” di errore può stare ad indicare che a) sono state riscontrate un numero limitato di tipologie diverse di errori e che tra queste, la stessa tipologia è stata rilevata una sola volta; b) che è stata rilevata una tipologia specifica di errore ripetuta diverse volte, dunque sistematica, ma rilevata, tutto sommato, in pochi casi.

Una “frequenza elevata”, viceversa, può significare che a) sono state riscontrate un numero elevato di tipologie diverse di errori e che tra queste, la stessa tipologia è stata rilevata una sola volta o poche volte; b) che è stata rilevata una tipologia specifica di errore ripetuta diverse volte, dunque sistematica, rilevata in molti casi.

Pertanto, per determinare la frequenza, si può ricorrere a una distinzione tra categorie di errori in funzione della loro importanza:

formale/sostanziale

ripercussioni finanziarie

natura sistemica,

ecc.

In tal caso, per ciascuna singola tipologia di errore se ne potrà determinare la frequenza, che potrà tornare utile, ad es., in determinati casi particolari, per giustificare eventuali scostamenti dalla soglia di rilevanza.

In merito al “tasso di errore finanziario”:

Il tasso di errore finanziario si distingue in tasso di errore finanziario effettivo e tasso di errore finanziario stimato (estrapolato).

Il tasso di errore finanziario effettivo si ottiene dal rapporto tra l’ammontare degli impatti finanziari, corrispondenti agli errori/irregolarità riscontrati con i controlli ex art. 16 Reg. (CE) 1828/06 sul campione statistico casuale ed il relativo ammontare della spesa dichiarata campionata controllata. Tale rapporto può ovviamente essere determinato per operazione, per macroprocesso, per asse, per programma...

Gli errori e le irregolarità che l’Autorità di Audit prende in considerazione per la determinazione del tasso di errore del campione (tasso di errore effettivo) sono solo quelli individuati in occasioni dei controlli effettuati a norma dell’articolo 16 del precitato regolamento e, tra questi, come prevede il par. 6 dello stesso articolo, solo quelli afferenti ad operazioni campionate con il metodo statistico casuale realizzato conformemente all’allegato IV del suddetto regolamento.

La rilevazione di spesa irregolare nell’operazione estratta con il campionamento statistico casuale può essere considerato un evento isolato (anomalia) solo nel caso che il sistema sia stato considerato, prima del campionamento, altamente affidabile e/o che analogo errore non venga rilevato e confermato dal campione supplementare. In tal caso,


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l’errore concorrerà pur sempre alla determinazione del tasso di errore effettivo e poi per quello estrapolato, ma eventualmente evidenziato ai fini della predisposizione del Parere. La riprova della correttezza del giudizio di evento isolato sarà data dal fatto che l’anno successivo, almeno per quella tipologia di macroprocesso, l’AdA troverà un tasso di errore più basso. Viceversa, l’irregolarità dell’anno precedente non sarebbe dovuta essere giudicata quale evento isolato. Della circostanza se ne terrà conto al successivo system audit.

Gli errori e le irregolarità constatati in occasione di controlli condotti da funzionari delle Istituzioni nazionali e/o europee, pur tenendone conto nell’ambito del follow-up ai fini della redazione del Rapporto annuale/Parere e Rapporto finale/Dichiarazione a conclusione dell’intervento, non sono tuttavia presi in considerazione nella determinazione del tasso di errore dei controlli realizzati conformemente all’articolo 16.

Come pure non sono presi in considerazione nella determinazione del tasso di errore i risultati di audit afferenti ad operazioni selezionate quale campione supplementare (art. 17, paragr. 6, 3° comma, del Reg. (CE) 1828/06).

Il calcolo del “tasso di errore finanziario effettivo” nella spesa controllata ci porta a stabilire, con metodo statistico, il “tasso di errore finanziario estrapolato” nella domanda di pagamento e se quest’ultimo (raffrontato alla soglia di rilevanza, fissata dall’UE, nell’allegato IV del Reg. (CE) 1828/06, pari al massimo al 2% delle spese certificate nella domanda di pagamento considerata) può ritenersi accettabile o meno (più basso o pari alla soglia di rilevanza; più alto rispetto alla soglia di rilevanza).

Ottenuto il tasso di errore estrapolato, l’AdA, dopo averne analizzato il significato, rappresenterà la propria valutazione nel Rapporto-Parere annuale/Dichiarazione-Parere di chiusura.

Un “tasso basso di errore estrapolato” significa che le conseguenze finanziarie degli errori/irregolarità sono inferiori alla soglia di rilevanza considerata per il programma e che quindi non impediscono un parere “senza riserve”.

Un “tasso alto di errore estrapolato” significa che le conseguenze finanziarie degli errori/irregolarità sono superiori alla soglia di rilevanza considerata e che dunque, in assenza di particolari giustificazioni, l’affidabilità nell'intero sistema di gestione e controllo del programma è compromessa, quindi determinare l’emissione di un Parere con “riserva” o addirittura, se molto elevato, “negativo”.

Come prima accennato - e tenuto conto di quanto rappresentato al paragrafo 4.3.2, sottoparagrafo “Criteri per la formulazione del Parere di audit per l’anno N” - per giustificare eventuali sforamenti della soglia di rilevanza, si analizzeranno le tipologie di errori ed in relazione alla loro frequenza.


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5.2.5 Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli altri organismi di controllo

Non pertinente (non intervengono altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell’Autorità di Audit).

5.3 RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONE DI CHIUSURA

5.3.1 Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo e della dichiarazione di chiusura.

Buona parte della procedura propedeutica alla redazione del Rapporto annuale di controllo e del Rapporto finale di controllo sono già state descritte al paragrafo 5.2.4, a proposito del follow-up delle irregolarità.

Quei fogli “Excel” (o altri format, come da potenziamento del sistema informatico dell’AdA) di cui al paragrafo 5.2.4, annualmente predisposti, suddivisi in sottoinsiemi - relativamente ai controlli al “sistema” e relativamente ai controlli sulle “operazioni” - ordinati in modo tale da avere due sequenze complessive e totali - una per il sistema ed una per le operazioni - di tutte le Autorità, Dipartimenti interessati per il programma comunitario, nonchè per macroprocesso, ecc., rappresentano infatti la base dalla quale estrarre la sintesi dell’attività di audit dell’anno appena trascorso - condotta conformemente alla Strategia di Audit - da inserire nel Rapporto/Parere annuale di controllo e Rapporto finale di controllo/Dichiarazione di chiusura dell’intervento.

Sembra opportuno, per meglio chiarire l’attribuzione delle responsabilità all’interno dell’Ufficio, in base alla propria strutturazione, precisare quanto segue.

Entro il 31 ottobre dell’anno N+1 (o al più tardi entro il 15 novembre se sono in corso procedure di “accettazione del rischio” per eventuali criticità residue, non adeguatamente trattate dai soggetti auditati), le risultanze dell’attività di audit sull’annualità N, a seguito delle comunicazioni pervenute e/o controdeduzioni avanzate da parte dei soggetti auditati, sono riepilogate a livello di programma in una provvisorio “Rapporto annuale di controllo”, trasmesso, a firma congiunta tra i Servizi di Controllo che hanno espletato il compito, al Dirigente Generale, affinchè quest’ultimo, in qualità di vertice dell’Autorità di Audit, ne valuti il contenuto.

Successivamente, l’esito condiviso del controllo è notificato all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Certificazione.

Firmando le notifiche trasmesse all’Autorità di Gestione e agli altri soggetti competenti delle criticità rilevate, il Dirigente Generale è informato delle criticità del programma, ne segue costantemente nel tempo il trattamento, l’evoluzione e il loro superamento, o l’eventuale persistenza. Il ruolo ad egli assegnato di vertice dell’Ufficio pubblico che svolge i compiti di sistem audit e controlli sulle operazioni agevola non poco l’assolvimento dell’altro compito


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fondamentale previsto dalla normativa comunitaria, il rilascio della “dichiarazione” ex art. 62, par. 1, lett. e), del Reg. (CE) 1083/2006. La sua posizione gli permette di ponderare nel corso degli anni di attività dell’Ufficio la portata delle problematiche eventualmente rilevate, di queste quelle successivamente superate o ancora persistenti e le relative conseguenze finanziarie.

In pratica, essere il vertice dell’Ufficio pubblico che espleta in modo totalmente internalizzato i controlli, è un rafforzamento della garanzia di affidabilità di quel “parere” che dovrà essere reso, con ragionevole certezza, alla chiusura dell’intervento, sulla validità della domanda di pagamento del saldo finale e della certificazione finale delle spese rispetto alla legittimità e regolarità delle operazioni finanziate a quest’ultima riferite.

Seguirà il contraddittorio e la condivisione, per quanto possibile, dei contenuti del Rapporto/Parere.

Al termine della suddetta fase, sarà redatto il definitivo Rapporto annuale di controllo/Parere di Audit.

Ciascun Rapporto annuale sarà redatto conformemente all’Allegato VI del Reg. (CE) n. 1828/2006 ed inviato congiuntamente al relativo Parere, quest’ultimo sulla base dell’Allegato VII. L’invio avverrà entro il 31 dicembre di ogni anno. Il primo invio entro il 31 dicembre 2008. L’ultimo il 31 dicembre 2015.

Stessa procedura, per grandi linee, sarà attuata per il Rapporto finale di controllo e la Dichiarazione di chiusura dell’intervento, che in questo caso saranno redatti come da Allegato VIII, corrispondentemente parte A e parte B, del citato regolamento ed inviati entro il 31 marzo 2017.

Quanto sopra (Rapporto/Parere annuale; Rapporto finale/Dichiarazione di chiusura) sarà inviato anche al Presidente della Regione, all’Assessore alla Presidenza e, per il tramite di quest’ultimo, alla Giunta Regionale.

Stessa comunicazione verrà data alla Sezione Siciliana della Corte dei Conti Italiana.

CRITERI PER LA FORMULAZIONE DEL PARERE DI AUDIT PER L’ANNO N

A fine anno, entro il 31/12/N+1, verrà redatto ed inviato alla Commissione Europea e agli altri soggetti coinvolti il Rapporto annuale di controllo e Parere di Audit. In merito, si ritiene che il collage di verifiche precedentemente illustrato permetta di circostanziare, all’atto della predisposizione del Rapporto annuale e relativo Parere, con accuratezza, eventuali tipologie di carenze al sistema.

Ad inizio anno N+1, la valutazione dell’affidabilità complessiva del sistema ci consente di scegliere l’appropriato livello di confidenza, da applicare al campionamento statistico casuale per l’estrazione delle operazioni da controllare sull’annualità di spesa N.

Nella predisposizione del Parere annuale a norma dell’articolo 62, paragrafo 1, lettera d), punto ii) del Reg. (CE) n.1083/2006, l’Autorità di Audit provvederà ad effettuare una valutazione complessiva dell’affidabilità del sistema, che tenga conto degli esiti degli audit


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dei sistemi e dei risultati ottenuti con gli audit delle operazioni19 attraverso il campionamento casuale e supplementare. I risultati ottenuti con il campionamento supplementare non andranno ad influenzare automaticamente i risultati ottenuti con il campionamento casuale, tuttavia andranno a supportare l’Autorità di Audit nella valutazione dell’affidabilità del programma. In pratica, le informazioni acquisite con il campione supplementare saranno utilizzate dall’Autorità di Audit, sulla base di una valutazione professionale, per correggere ed, eventualmente, integrare e giustificare quei risultati ottenuti con il modello che tiene conto esclusivamente degli esiti dell’audit di sistema e del campionamento casuale, descritto in dettaglio nella Strategia di Audit e alla quale si rimanda (par. 4.3.2 Strategia di Audit ).

Infatti, nella redazione del Rapporto di controllo /formulazione del Parere di audit (annuale, come anche definitivo), le informazioni ottenute con il campione supplementare saranno preziose e adeguatamente considerate.

Questa è una previsione inserita nel Reg. n. 1828/06, all’art. 17, par. 4, secondo caporigo:

Per i programmi operativi in cui il tasso di errore previsto è superiore alla soglia di rilevanza l'autorità di audit analizza il significato e prende i provvedimenti necessari, comprese adeguate raccomandazioni, che vengono comunicati nel rapporto annuale di controllo.

e par. 6, secondo caporigo:

Quando il numero delle irregolarità rilevate è elevato o quando vengono individuate irregolarità sistematiche l'autorità di audit ne analizza il significato e prende i provvedimenti necessari, comprese adeguate raccomandazioni, che vengono comunicati nel rapporto annuale di controllo.

In attuazione delle sopra richiamate norme, al par. 4.3.2 della Strategia di Audit sono state previste delle possibili combinazioni (classi di tasso di errore stimato/valutazione del sistema/tipo di Parere) che rappresentano un elemento unicamente indicativo, finalizzato a standardizzare la valutazione attraverso classi quantitative definite a priori. Si ritiene, tuttavia, che i risultati degli eventuali controlli effettuati con il campione supplementare, unitamente alla valutazione professionale da parte dell’AdA, rappresentino elementi fondamentali che potranno pertanto variare il tipo di parere (senza riserve, con riserva, negativo), legittimandone la scelta attraverso le diverse informazioni esaminate.

La necessità di fissare criteri deriva dalla consapevolezza che regole standardizzate garantiscano l’uniformità di azione. Tuttavia, il buon senso vuole che gli stessi non siano applicati automaticamete, ma - come sempre - dovranno essere filtrati dall’esperienza e valutazione professionale dell’auditor, nella salvaguardia, comunque, dell’applicazione dei principi della buona aministrazione e della sana gestione finanziaria.

PROCEDURA PREVISTA PER LE DIVERSE TIPOLOGIE

19 Si ritiene opportuno precisare che “La garanzia sicura, ovvero un rischio di audit ridotto”, richiesta dall’Allegato IV del Reg. (CE) n. 1828/2006 viene ottenuta “per costruzione”, vale a dire applicando livelli di confidenza più elevati da utilizzare per l’audit delle operazioni a fronte di livelli più bassi di affidabilità dei sistemi (affidabilità determinata dagli audit dei sistemi).


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DI RAPPORTO DI CONTROLLO / PARERE

I documenti redatti durante la generica attività di audit, sia che afferiscano al sistema sia sulle singole operazioni - check-list, verbali, i report, i documenti pervenuti di contraddottorio e/o adempimenti di azioni correttive, la documentazione di follow-up - sono tutti inseriti, custoditi e monitorati in apposito sistema informatico dell’AdA, strumento indispensabile per pervenire in tempi rapidi alle sintesi occorrenti per la redazione, in generale, di relazioni periodiche20.

PROCEDURA PER LA REDAZIONE DEL RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E RELATIVO PARERE DI AUDIT

Verso la fine dell’anno N+1, secondo il “CRONOGRAMMA” riportato al paragrafo 5.1 del presente documento, al termine di ciascun ciclo di audit, l’AdA invia ai soggetti interessati (AdG, AdC, UCO, OI) il Rapporto di controllo ed il relativo Parere di audit, in questa fase ritenuti provvisori, elaborati secondo i format standardizzati (più precisamente, l’Autorità di Audit, ai fini della redazione del Rapporto annuale per il programma interessato, dovrà compilare, con “ragionevole certezza”, le sequenze di steps indicati negli allegati VI e VII, del Reg. (CE) n. 1828/06, ai quali si rimanda per il dettaglio), accompagnati da una breve nota con la quale rappresentare la procedura adottata per la redazione, le opportune valutazioni, l’attesa di convincenti giustificazioni in merito, al fine di tendere al massimo grado possibile di condivisione dei contenuti.

La redazione dei rapporti annuali, si basa sulla seguente usuale scansione logica:

- analisi del sistema da parte dell’AdA;

- formulazione di possibili correttivi da parte dell’ AdA all’ AdG e all’ AdC;

- raccolta di controdeduzioni e pareri da parte dell’ AdG e dell’AdC;

- successiva emissione, da parte dell’ AdA, di raccomandazioni da applicare.

Esperito il contraddittorio (diritto dell’organismo oggetto dell’audit di essere ascoltato), verranno redatti i definitivi Rapporto annuale di controllo e Parere di audit, inviati entro il 31/12/anno N+1 alla Commissione Europea (art. 62, par. 1, lett. d), punto i) ed ii), del Reg. (CE) 1083/2006.

Parte delle procedure interne all’Autorità di Audit sono già state descritte nell’ambito dei paragrafi precedenti, in particolare al paragrafo 5.1 (sono stati descritti gli step procedurali e standard applicati) e al par. 5.2.4 (Descrizione delle procedure per controllare l’attuazione delle raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit).

Più in dettaglio, al paragrafo 5.2.4 è illustrata la pratica del contraddittorio. In particolare, nella sezione del suddetto paragrafo denominata “CONTRADDITTORIO ” sono illustrati, nel dettaglio, la procedura di contraddittorio e i criteri per la classificazione definitiva degli

20 Già implementato per le passate programmazioni, l’impianto informatico è in corso di ulteriore sviluppo e definizione per le esigenze della programmazione 2007-2013. A tal fine, alla data attuale si stanno esperendo le gare di acquisto delle ulteriori infrastrutture informatiche occorrenti, successivamente si passerà alla definizione di taluni nuovi applicativi.


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impatti finanziari, per il calcolo del tasso di errore effettivo per le criticità avanzate sulle operazioni controllate e del tasso di errore estrapolato sull’intera annualità di spesa.

I documenti che questa AdA predisporrà nella fase finale annuale di audit sono:

Rapporto annuale di controllo, che evidenzia le risultanze delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12 mesi al 30 giugno dell’anno in questione. In tali documenti confluiscono gli esiti di tutti i controlli di secondo livello condotti nel periodo di riferimento;

Parere annuale di audit, sull’efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo. La valutazione della correttezza e dell’efficacia del sistema di gestione e controllo è espressa nel parere annuale, documento che viene redatto sulla base delle risultanze dei controlli, descritte nel Rapporto annuale.

Rapporto annuale di controllo

Nel documento confluiscono i risultati di tutte le verifiche condotte nel corso dei 12 mesi. Tali verifiche possono aver dato luogo, tra l’altro, all’adozione di modifiche nei sistemi di gestione e controllo in capo all’Autorità di Gestione, di Certificazione.

Tutte le modifiche apportate al sistema – che riguardino le varie autorità (AdG, AdC, AdA) saranno comunicati alla Commissione nell’ambito del Rapporto annuale di controllo.

Al contempo, saranno comunicate eventuali modifiche alla strategia di audit, indicando espressamente le motivazioni che ne hanno resa necessaria l’adozione.

Per l’audit dei sistemi di gestione e controllo saranno riportate le informazioni riguardanti i soggetti che hanno effettuato gli audit, l’elenco riepilogativo di tutti gli audit condotti nei 12 mesi e la rispondenza rispetto alla strategia di audit. Nel documento vengono riportate le principali constatazioni e conclusioni in merito all’adeguatezza dell’organizzazione (con particolare riferimento alla separazione delle funzioni), delle procedure di selezione e attuazione delle operazioni, delle procedure di rendicontazione e certificazione della spesa, delle piste di controllo, dei controlli relativi alla gestione (controlli di primo livello), nonché alla conformità in generale alle prescrizioni comunitarie. Nel rapporto saranno trattati separatamente gli eventuali errori o problemi che presentano carattere di sistematicità, evidenziandone i provvedimenti presi per annullarne l’impatto e ridurne la possibilità di insorgenza in futuro.

Per quanto concerne il controllo sulle operazioni, oltre alle informazioni esposte in precedenza, sarà descritta la base per la selezione dei campioni (statistico casuale/supplementare). Per il campionamento statistico casuale saranno indicati la soglia di rilevanza, il livello di confidenza ed il relativo intervallo21.

21 La soglia di rilevanza è quella fissata dal regolamento e pari al 2%.Il livello di certezza è sinonimo di livello di confidenza e dunque dovrà essere indicato il livello utilizzato per la specifica tornata campionaria di cui si riferisce nel Rapporto, comunque entro il range 60%-90%.Il rispettivo intervallo consiste, secondo il Modello di Poisson, nell’intervallo, compreso tra 0 e la soglia massima di errore che si ritiene possa essere accettabile - stabilita uguale alla soglia di rilevanza fissata dal regolamento e pari al 2%.


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In una scheda di sintesi, redatta secondo il modello di cui all’allegato VI del Regolamento 1828/2006, saranno riportate le spese dichiarate alla Commissione e le spese sottoposte ad audit in termini di importo e di percentuale sul totale delle dichiarate. Saranno inoltre riportati i principali risultati degli audit condotti, con evidenza delle irregolarità riscontrate e del tasso di errore risultante dal campione sottoposto ad audit.

Parere annuale di audit

Allegato al Rapporto annuale di controllo, il soggetto che effettua l’audit fornirà alla Commissione un Parere in merito al funzionamento dei sistemi di gestione e controllo e alla completezza e veridicità della documentazione a corredo delle operazioni effettuate, al fine di fornire ragionevoli garanzie riguardo la correttezza delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e riguardo la legittimità e regolarità delle transazioni a queste collegate.

Nella stesura del Parere sarà indicata la portata del controllo, avendo a riferimento le seguenti aree: esistenza di irregolarità a livello di sistema, disponibilità della documentazione probativa di spesa, esistenza di operazioni su cui è in corso procedimento giudiziario o amministrativo. L’Autorità di Audit indicherà, inoltre, che i limiti di analisi non incidano sulla correttezza delle spese definitive dichiarate.

La spesa irregolare sarà distinta in spesa irregolare effettiva (ammontare di spesa irregolare nell’operazione sottoposta ad audit) e spesa irregolare estrapolata (ammontare di spesa irregolare stimata sull’intera domanda di pagamento, calcolata sulla base di quella effettivamente rilevata).

L’AdA chiederà ai soggetti responsabili che l’ammontare di spesa irregolare effettiva riscontrata nelle varie operazioni controllate sia puntualmente decertificato dalla domanda di pagamento all’UE.

Gli importi rettificati, ai sensi dell’articolo 98 del Reg. (CE) n. 1083/2006 non possono essere riutilizzati sull’operazione in questione.

La rilevazione di spesa irregolare nell’operazione estratta con il campionamento statistico casuale può essere considerato un evento isolato (anomalia) solo nel caso che il sistema sia stato considerato, prima del campionamento, altamente affidabile e/o che analogo errore non venga rilevato e confermato dal campione supplementare. In tal caso, l’errore concorrerà pur sempre alla determinazione del tasso di errore effettivo e poi per quello estrapolato , ma eventualmente evidenziato ai fini della predisposizione del Parere. La riprova della correttezza del giudizio di evento isolato sarà data dal fatto che l’anno successivo, almeno per quella tipologia di macroprocesso, l’AdA troverà un tasso di errore più basso. Viceversa, l’irregolarità dell’anno precedente non sarebbe dovuta essere giudicata quale evento isolato. Della circostanza se ne terrà conto al successivo system audit.

Nel caso di criticità significative (ad esempio, irregolarità ritenute sistematiche), l’AdA raccomanderà all’Autorità di Gestione l’applicazione dell’art. 13 del Reg. n. 1828/06, del Reg. n. 1083/06, art. 70 par. 1 (Competenza degli stati membri/Gestione e controllo), e nei casi più gravi, l’art. 98, § 1, del Reg. (CE) n. 1083/06 (Rettifiche finanziarie effettuate dagli Stati membri: Spetta anzitutto agli Stati membri perseguire le irregolarità, prendere


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provvedimenti quando è accertata una modifica importante che incide sulla natura o sulle condizioni di esecuzione o di controllo di operazioni o programmi operativi ed effettuare le necessarie rettifiche finanziarie).

In assenza di azioni correttive o inadeguate azioni correttive da parte dell’AdG, l’AdA potrà invitare l’Autorità di Certificazione, ai fini dell’art. 61 del Reg. n. 1083/06, a sospendere parzialmente o totalmente la certificazione, fino alla risoluzione della criticità riscontrata.

All’occorrenza, potrà informare anche il Comitato di Sorveglianza del Programma, al fine di favorire la ricerca di soluzioni appropriate e tempestive (Reg. (CE) n. 1083/06 : Capo II, Sorveglianza: art. 65 Compiti; art. art. 66, Modalità di sorveglianza).

Quanto sopra al fine discongiurare l’applicazione di quanto prede il Reg. (CE) n. 1083 all’art. 91 (Interruzione dei termini di pagamento), o all’art. 92 (Sospensione dei pagamenti) o, peggio, all’art. 99 (Rettifiche finanziarie effettuate dalla Commissione).

L’ammontare di spesa irregolare rapportata all’intera domanda di pagamento è utile per ricavarne il tasso di errore stimato. Entrambi i valori - tasso di errore effettivo e tasso di errore stimato - saranno riferiti nel Rapporto annuale di controllo ed utilizzati ai fini del Parere di audit da rilasciare.

In funzione della situazione che si viene ad osservare attraverso la combinazione dell’audit di sistema e audit delle operazioni, si procederà ad esprimere un Parere “senza riserve”, “con riserva” o “negativo”.

La “situazione osservata” (vedasi criteri e tabelle illustrate al par. 4.3.2 della Strategia di Audit), tuttavia, sarà coniugata, ai fini della redazione del Rapporto di controllo/formulazione del Parere di audit (annuale, come anche definitivo), con le informazioni ottenute con il campione supplementare, come prevede il Reg. n. 1828/06, all’art. 17, par. 4, secondo caporigo e par. 6, secondo caporigo.

Il Parere di audit sarà espresso in una delle seguenti forme (conformemente agli allegati VI e VII del Reg. (CE) n.1828/2006):

- senza riserva

- con riserva

- negativo.

PROCEDURA PER LA REDAZIONE DEL RAPPORTO FINALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONE DI CHIUSURA

Alla chiusura del Programma Operativo, l’Autorità di Audit dovrà redigere ed inviare alla Commissione Europea, nel rispetto dei termini e modalità previste dalla vigente normativa (art. 62, par. 1, lett. e), del Reg. (CE) 1083/2006, entro il 31/03/2017), il Rapporto di controllo finale unitamente alla Dichiarazione di chiusura finale, con la quale attestare se le spese del Programma Operativo sono state effettivamente sostenute, se le stesse risultano legittime e regolari e se, pertanto, la domanda di pagamento di saldo è valida e fondata.


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Più precisamente, la dichiarazione di chiusura - con relativo Rapporto finale di controllo - predisposta conformemente all’Allegato VIII del Regolamento (CE) n. 1828/2006 - consiste in:

Rapporto di controllo finale, per le attività di audit effettuate dall’1/7/2015 in poi e fino al 31/12/2016, da consegnare alla CE entro il 31/03/2017 (secondo il modello di cui all’allegato VIII Reg. 1828/06, parte A);

Dichiarazione di chiusura finale (secondo il modello di cui all’allegato VIII Reg. 1828/06, parte B), che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e regolarità delle transazioni coperte dalla dichiarazione finale delle spese.

Rapporto di controllo finale

Il Rapporto di controllo finale documenterà, così come avviene per le altre annualità, l’esito dell’audit di sistema e di quello delle operazioni, secondo le metodologie e modalità operative descritte nelle varie sezioni di questo documento.

Relativamente ai suoi contenuti, il Rapporto di controllo finale si configurerà, quindi, al tempo stesso come:

rappresentazione degli esiti dell’audit di sistema e delle operazioni nell’arco di tempo preso a riferimento (così come avverrà per i Rapporti periodici di controllo in fase di attuazione del PO, redatti con cadenza annuale);

consuntivo del periodo di programmazione considerato, attraverso la rappresentazione del lavoro “supplementare” svolto dall’AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione e controllo del PO per la chiusura del PO stesso (es. audit eseguito da AdA sulle procedure di chiusura dell’AdG, dell’AdC e degli OI; esame del lavoro supplementare svolto dall’AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve; modalità di utilizzo dell’esito dei rapporti di altri organismi di controllo nazionali o comunitari, ecc.);

sintesi finale relativamente ai fattori che, nell’arco di tempo di attuazione del PO, avranno limitato la portata dell’esame effettuato dall’AdA (es. problemi rilevanti a livello di sistema, carenze organizzative o procedurali del sistema di gestione e controllo, ecc.) con indicazione dei relativi importi stimati delle spese;

descrizione e valutazione della conformità alla normativa europea delle procedure adottate per la segnalazione delle irregolarità.

Le informazioni relative alle attività di audit effettuate dopo il 1/7/2015 vanno incluse nel Rapporto finale di controllo (a supporto della dichiarazione di chiusura, che va presentata entro il 31/3/2017, che attesta la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese).


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Dichiarazione di chiusura finale

In merito alla procedura per la redazione della dichiarazione di chiusura, propedeuticamente, si procederà:

ad effettuare il consueto system audit, onde pervenire alla determinazione dell’appropriato livello di confidenza e della corrispondente numerosità campionaria delle operazioni da selezionre mediante ultimo campionamento statistico casuale da sottoporre ad audit;

ad espletare la procedura formulata per la comunicazione dell’esito di audit sulle singole operazioni, per il contraddittorio e follow-up.

Il lavoro di analisi organizzativa e procedurale che, per gli anni precedenti, avrà contraddistinto l’audit di sistema (usualmente finalizzato, nel corso del periodo di attuazione del PO a verificare l’esito delle precedenti raccomandazioni espresse dall’AdA, a verificare l’assetto e il funzionamento del sistema di gestione e controllo e a formulare nuove raccomandazioni per il suo ottimale funzionamento) sarà - in prospettiva dell’emissione della dichiarazione di chiusura del PO - finalizzato principalmente a:

1. descrivere a consuntivo il periodo di programmazione mediante la rappresentazione e il controllo del lavoro svolto dall’AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione del PO per la chiusura del PO stesso (audit delle procedure di chiusura dell’AdG, AdC e degli OI; controllo del lavoro svolto dall’AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve);

2. rappresentare a consuntivo i fattori organizzativi e di contesto che avranno limitato o, viceversa, agevolato, il lavoro svolto dall’AdA. A tal proposito verrà fornita una descrizione dei problemi - errori di sistema evidenziati, le relative spese, i correttivi apportati per la loro risoluzione o riduzione;

3. descrivere le procedure adottate per la segnalazione delle irregolarità.

Per questo motivo, la redazione della dichiarazione di chiusura, relativamente ai contenuti di cui ai punti 1, 2 e 3 sarà effettuata mediante un lavoro di coordinamento tra questa AdA, l’AdG e l’AdC.

PROCEDURA PER LA DICHIARAZIONE DI CHIUSURA PARZIALE

Qualora sussistano i casi di chiusura parziale previsti dall’art. 88 del Reg. (CE) n. 1083/2006, questa AdA presenterà una Dichiarazione di chiusura parziale dell’intervento (art. 62, par. 1, lett. d), punto iii), del Reg. (CE) 1083/2006, art. 18, par. 5, del Reg. (CE) 1828/2006), accompagnata dal Rapporto annuale di controllo.

Si rileva, infatti, che nella nuova programmazione 2007-2013 è possibile procedere, ai sensi dell’art. 88 del Reg. (CE) n. 1083/2006, alla chiusura parziale di un Programma Operativo.

L’art. 88 così recita:


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1. La chiusura parziale dei programmi operativi può essere effettuata secondo una periodicità stabilita dallo Stato membro.

La chiusura parziale riguarda le operazioni completate entro il 31 dicembre dell'anno precedente. Ai fini del presente regolamento, si considerano completate le operazioni le cui attività sono state effettivamente realizzate e per le quali tutte le spese dei beneficiari ed il contributo pubblico corrispondente sono stati corrisposti.

2. La chiusura parziale è effettuata a condizione che lo Stato membro trasmetta alla Commissione, entro il 31 dicembre di un determinato anno:

a) una dichiarazione di spesa relativa alle operazioni di cui al paragrafo 1;

b) una dichiarazione di chiusura parziale conformemente all'articolo 62, paragrafo 1, lettera d), punto iii).

3. Le eventuali rettifiche finanziarie effettuate ai sensi degli articoli 98 e 99 relativamente ad operazioni soggette a chiusura parziale si considerano rettifiche finanziarie nette.

In base a quanto sopra, la chiusura parziale riguarda le sole operazioni completate entro il 31 dicembre dell’anno precedente. Per operazione completata si intende un’operazione per la quale tutte le spese dei Beneficiari siano state sostenute e il relativo contributo pubblico sia stato erogato.

Al fine di poter procedere alla chiusura parziale di un Programma Operativo, è necessario che entro il 31 dicembre:

l’Autorità di Certificazione presenti una Dichiarazione certificata della spesa relativa alle operazioni completate;

l’Autorità di Audit presenti una Dichiarazione di chiusura parziale relativa alle stesse operazioni, che attesti la legittimità e la regolarità della spesa inserita nella predetta Dichiarazione.

Qualora richiesto dall’AdG, entro il 31 dicembre dell’anno N+1, la suddetta “Dichiarazione di chiusura Parziale” sarà redatta conformemente all’Allegato IX del Reg. (CE) 1828/2006, accompagnata dall’Allegato VI (Rapporto annuale di controllo).

IN GENERALE, AI FINI DEL RILASCIO DEL PARERE (ANNUALE/FINALE), si rappresenta quanto segue.

Notificando all’Autorità di Gestione, all’Autorità di Certificazione, ai Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., gli errori/irregolarità individuati, dovrà essere richiesto, oltre che esprimere le proprie controdeduzioni sugli stessi, di indagare in relazione agli errori/irregolarità ritenuti di natura sistematica, sull’esistenza di analoghi errori/irregolarità nell’intera popolazione/certificazione di spesa, con l’apporto delle conseguenti dovute rettifiche, come pure di intraprendere le azioni miranti ad evitare il riproporsi della tipologia individuata di errori/irregolarità con carattere sistematico.


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A seguito della trattazione degli errori/irregolarità si potranno conseguire i risultati seguenti o possibili combinazioni degli stessi :

a) che tutti gli errori/irregolarità individuati nelle operazioni campionate controllate sono stati oggetto da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, degli organismi intermedi, di un trattamento soddisfacente, con la deduzione dei relativi puntuali accertati impatti finanziari dalla popolazione/certificazione di spesa;

b) che è stato indagato da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., in relazione agli errori/irregolarità riscontrati ritenuti di natura sistematica, sull’esistenza di analoghi errori/irregolarità nell’intera popolazione/certificazione di spesa e che sono state apportate le conseguenti dovute rettifiche;

c) che da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., sono state attivate tutte le iniziative necessarie per evitare il ripetersi di errori/irregolarità simili a quelli riscontrati aventi carattere sistematico;

d) che parte o la totalità degli errori/irregolarità accertate sulle operazioni controllate non sono stati oggetto di un trattamento soddisfacente da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., e che la popolazione/certificazione di spesa rimane conseguentemente affetta degli impatti finanziari corrispondenti;

e) che da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., non è stato indagato, in relazione agli errori/irregolarità riscontrati ritenuti di natura sistematica, sull’esistenza di analoghi errori/irregolarità nell’intera popolazione/certificazione di spesa e che non sono state, pertanto, apportate le conseguenti dovute rettifiche;

f) che da parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., non sono state attivate tutte le iniziative necessarie per evitare il ripetersi di errori/irregolarità simili a quelli riscontrati aventi carattere sistematico.

Le risultanze conclusive della trattazione degli errori/irregolarità riscontrati e la conoscenza del valore del “tasso di errore finanziario estrapolato” definitivamente individuato a seguito delle controdeduzioni dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dei Responsabili dei Dipartimenti interessati, ecc., anche se oggetto di correzioni finanziarie, costituiscono per l’Autorità di Audit presupposti fondamentali per l’espressione del Parere annuale/dichiarazione di chiusura sulla spesa certificata.

In particolare, il concretizzarsi dei casi di cui alle lettere “d)”, “e)” ed “f)” comporterà l’espressione da parte dell’Autorità di Audit di un parere con riserva.

Può anche verificarsi che da parte dell’Autorità di Audit venga accertato, motivato e concluso, sulla base pure di quanto sopra esposto, che il “tasso di errori/irregolarità estrapolato”


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risulti di gran lunga superiore alla soglia di rilevanza. In questa fattispecie, in asssenza di giustificate motivazioni, dovrà essere reso parere negativo.

In definitiva, alla fine del lavoro di riepilogo, a seconda delle evidenze riscontrate, il Parere annuale/Dichiarazione di chiusura del programma perverrà ad uno dei tre risultati di seguito indicati:

a) L’esame non ha riscontrato ostacoli, il tasso di errore rilevato è basso e tutti i problemi sono stati adeguatamente affrontati e comunque hanno avuto un'importanza talmente limitata che non comporta l’emissione di alcuna riserva e perciò si può rendere “parere positivo”.

b) L’esame ha riscontrato alcuni ostacoli, il tasso di errore non è contenuto entro la soglia di rilevanza, tuttavia non eccessivamente alto e si ritiene che alcuni problemi non siano stati adeguatamente affrontati, di importanza non elevata ma tali da comportare l’emissione di un “parere con riserva”.

c) L’esame è stato fortemente ostacolato e/o il tasso di errore è risultato molto elevato o il trattamento delle irregolarità da parte dei soggetti responsabili è stato insufficiente, tanto che non è possibile trarre una conclusione sull’affidabilità della dichiarazione intermedia/finale di spesa. In tal caso si renderà un “parere negativo”.

Ove non fosse possibile, sulla base degli audit condotti, stabilire l’entità dell’irregolarità nella domanda di pagamento, al fine di evitare di emettere un parere del tipo “non valutabile”, all’occorrenza l’AdA - in linea con i principi INTOSAI - potrà anche ricorrere all’applicazione del documento della Commissione C(2001)476 “Orientamenti relativi ai principi, ai criteri e alle percentuali indicative che i servizi della Commissione devono applicare per determinare le rettifiche finanziarie a norma dell’art. 39, par. 3, del Reg.(CE) n. 1260/1999” (allegato n. 14).

In tal modo potrà essere proposta, per le irregolarità di difficile dimensionamento, una valutazione anche forfetaria, comunque preferibile alla non valutazione.

5.4 DESIGNAZIONE DELL’ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE

5.4.1 Descrizione del ruolo dell’organismo di controllo coordinatore

Se il paragrafo intende riferirsi ad un Organismo di Controllo Coordinatore dell’AdA rispetto ad altri sotto la propria responsabilità, come già illustrato al paragrafo 5.1, si ribadisce che l’Ufficio espleta il controllo in modo totalmente “internalizzato”, ed integralmente a livello centrale, essendo articolato in un’unica sede, senza alcuna interconnessione con organismi di controllo sotto la sua responsabilità, in quanto non previsti.

A livello generale nazionale, invece, si evidenzia che, come riportato nel QSN Italia 2007-2013, al capitolo VI.2.4, par. “Controllo”, lo Stato Italiano ha designato il Ministero dell’Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato -


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Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l’Unione Europea, quale “Organismo Nazionale di Coordinamento in materia di Controllo”, per il rilascio del “Parere di Conformità” di cui all’art. 71, par. 2, del Reg. (CE) n. 1083/2006 nonché quale “Organismo Nazionale di Coordinamento delle Autorità di Audit” di cui all’art. 73, par. 1, del citato regolamento.


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6 SISTEMA INFORMATICO (ART. 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE) N. 1083/2006 DEL CONSIGLIO

6.1 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA

Il Dipartimento Formazione Professionale della Regione Siciliana, AdG del Programma Operativo Regionale Sicilia per il Fondo Sociale Europeo 2007- 2013, ha deciso di impiegare l’applicativo CARONTE FSE (d’ora in poi anche Applicativo) per la gestione del Programma.

L’applicativo CARONTE FSE, viene utilizzato per la prima volta nella Regione Siciliana per la gestione degli interventi cofinanziati dal FSE ma è già operativo in una versione diversa per la gestione degli interventi cofinanziati dal FESR in Sicilia per il POR 2007/2013.

L’adozione dell’applicativo CARONTE, peraltro già impiegato per la gestione ed il monitoraggio del Programma Operativo Regionale Sicilia FESR 2007-2013 e del FAS, consentirà di dare uniformità alla strumentazione impiegata dalla Regione, semplificando l’impiego e l’apprendimento da parte degli utenti interni ed esterni.

CARONTE FSE sarà attestato nell’ambito della Rete Unitaria dell’Amministrazione Regionale (RUAR) - tramite la quale potranno accedervi gli utenti interni all’Amministrazione – e sarà raggiungibile tramite internet da parte degli utenti esterni all’Amministrazione (e segnatamente dai Beneficiari) – cui saranno attribuiti specifici privilegi di accesso al sistema.

L’Applicativo, inoltre, è allineato al protocollo unitario di colloquio definito dal MEF-IGRUE, mediante il quale potrà trasmettere le informazioni alla Banda Dati Unitaria (BDU) del Sistema Nazionale di Monitoraggio.

L’Applicazione è completamente web based e prevede una molteplicità di ruoli, sulla cui base vengono attribuiti privilegi di accesso e di azione agli utenti.


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A ciascun utente potrà essere assegnato un profilo scaturente dall’attribuzione di uno o più ruoli fra quelli previsti dall’Applicativo stesso, garantendo la corrispondenza fra funzioni amministrative e privilegi informatici di ciascun attore.

La previsione di diversi profili di accesso al sistema consente di definire per ciascun utente a quali informazioni potrà avere accesso e la modalità di accesso ai dati (solo lettura o lettura e scrittura).

Il sistema prevede almeno i seguenti profili di acceso, differenziati in base alle funzioni dell’unità organizzativa di riferimento e alle necessità del soggetto (persona fisica) titolare del singolo accesso.

Più specificamente saranno implementati i seguenti profili di base:

Beneficiario: si tratta di un utente profilato con privilegi di accesso ai singoli progetti di pertinenza, dei quali può imputare le informazioni anagrafiche e di avanzamento (finanziario, fisico, procedurale).

Centro di Programmazione e Gestione: si tratta di un profilo coerente con compiti del CPG, profilato su una molteplicità di progetti ed abilitato verificare le informazioni imputate dai singoli beneficiari.

Ufficio controlli di 1° livello: si tratta del profilo coerente con compiti dell’ufficio, cui spetta il controllo a tappeto documentale (svolto ed attestato mediante delle informazioni verificate dal CPG) ed a definire il piano dei controlli in loco da condurre a cura delle unità operative periferiche (U.O.P.)

Unità Operative Periferiche: sono il profilo abilitato a condurre i singoli audit in loco registrandone gli esiti ad archiviandone i documenti in formato digitale.

Autorità di certificazione: si tratta del profilo cui spetta la ulteriore verifica delle informazioni di avanzamento (già validate dal controllo di 1° livello) funzionale alla relativa inclusione nella certificazione ufficiale delle spese

Sono inoltre previsti ulteriori profili di accesso corrispondenti all’Autorità di gestione (con accesso in visualizzazione generale), al Servizio monitoraggio (con privilegi utili alla validazione funzionale all’invio alla banca dati unitaria) ed alla Autorità di Audit (cui è riservato accesso generale, reportistica e cui potrà essere attribuito un ulteriore livello di validazione).

L’Applicativo si propone quindi come strumento condiviso tra tutti gli attori della gestione del Programma Operativo; ognuno, per le corrispondenti mansioni e responsabilità assegnate, ne trae le informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali di controllo, monitoraggio, verifica e per le scelte gestionali in una nuova ottica che tende a realizzare la necessaria trasparenza dei processi informativi che intercorrono nell’attuazione delle azioni cofinanziate dal FSE. A tal fine il sistema sarà dotato di un manuale d’uso che, per ciascuno dei profili, chiarirà le modalità di immissione, validazione e trasferimento delle informazioni e l’attribuzione delle responsabilità ai diversi utenti del sistema CaronteFSE.

L’Autorità di Gestione del PO FSE Sicilia utilizzerà SFC2007 attraverso il Sistema Nazionale dell’IGRUE, al pari delle altre Autorità nazionali, centrali e regionali, per trasmettere i documenti ed i dati d’interesse comune per la sorveglianza (ad es. Rapporti Annuali di


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Esecuzione e le certificazioni delle spese e domande di pagamento saranno trasmesse alla Commissione per via telematica per il tramite del Sistema Informativo IGRUE).

CARATTERISTICHE TECNICHE DELLA PIATTAFORMA

L’architettura della web application, è divisa su tre layer (livelli) logici, che in caso di necessità (per es. ragioni di sicurezza) potranno diventare anche fisici (cioè corrispondenti a server diversi).

I layer sono riportati nella tabella seguente:

Layer Descrizione

Presentation Fornisce le UI (User interface) per l'accesso al sistema

Business Contiene il codice di Business dell'applicativo

Persistence Si occupa della persistenza dei dati

Per lo strato di presentation è stato utilizzato il framework JSF (Java Server Faces). Per la realizzazione del business layer è stato impiegato il framework Spring, mentre per il persistence layer, come DBMS è stato impiegato MySQL, unitamente ad una soluzione di O/R Mapping (Object/Relational Mapping), denominata Hibernate, per rendere più agevole ed economico lo sviluppo.

Come application server è stato utilizzato, Tomcat versione 5.5, pur potendosi utilizzare, qualora necessario differenti Application Server.

Sotto il profilo della sicurezza, sono state adottate soluzioni che prevedono la crittografia delle password rilasciate all’utenza; un apposito ‘firewall’, inoltre, consentirà di proteggere l’applicazione da attacchi esterni, secondo le politiche di sicurezza stabilite per la RUAR.

Per quanto concerne il backup ed il disaster recovery, si prevede di implementare una procedura di backup giornaliero dell’intero database ed il relativo trasferimento (dump) verso un server - localizzato in una sede diversa da quella di esercizio - dotato di una installazione gemella dell’applicazione, in grado di replicare l’ambiente d’uso ed assicurare continuità operativa, minimizzando i fermi a seguito di eventi disastrosi.

FUNZIONI DEL SISTEMA INFORMATIVO

Le funzionalità dell’applicativo supportano le attività di programmazione, attuazione, monitoraggio, rendicontazione, controllo e certificazione delle operazioni e del Programma, coinvolgendo nelle diverse fasi gli attori pertinenti, secondo il principio che “chi produce l’informazione la imputa nel sistema informativo”.

CARONTE FSE è composto da diversi moduli, ciascuno dei quali concorre alla gestione dei progetti FSE, in particolare:

- Modulo Gestore Informazioni: si tratta del modulo che consente la gestione dell’amministrazione del sistema, delle informazioni dei Programmi (Programma


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Operativo Regionale Sicilia FSE, Piano Regionale Offerta Formativa, ecc.) e delle informazioni relative alle operazioni ed agli avanzamenti (finanziari, fisici e procedurali).

- Modulo di Profilatura: si tratta del modulo mediante il quale vengono profilati tutti gli utenti di ciascuno degli altri moduli.

- Modulo reportistica: si tratta di un modulo in grado di massimizzare l’utilizzo delle informazioni contenute nell’Applicativo; a tal fine ciascun utente può ottenere reportistica a supporto delle proprie funzioni di ruolo.

- Modulo di interoperabilità: si tratta del modulo mediante il quale l’Applicativo interloquisce con altri applicativi, scambiando informazioni.

CARONTE FSE, peraltro, costituisce il cuore di un più ampio complesso di applicazioni che consentono una interlocuzione trasparente ed efficiente con i diversi soggetti coinvolti nell’attuazione del Programma. In tale contesto si inseriscono le applicazioni a supporto dell’accreditamento (modulo accreditamento) e della presentazione telematica delle istanze (modulo gestione bandi).

Modulo Accreditamento

L’accreditamento è l’atto con cui l’Amministrazione regionale riconosce alle sedi operative di organismi pubblici o privati, in possesso di requisiti predeterminati, la possibilità di proporre e realizzare azioni di sviluppo delle risorse umane, mediante interventi di orientamento e/o formazione professionale, nel rispetto della programmazione regionale, delle leggi sulla parità e sulle pari opportunità, in un’ottica di qualità.

La Regione Siciliana, per l’attivazione del sistema regionale dell’accreditamento, nell’ambito degli indirizzi del D.M. 166 del 25/05/2001, ha definito un dispositivo operativo che prevede la realizzazione di un percorso finalizzato ad introdurre standard di qualità nel sistema di orientamento e/o formazione professionale, con garanzie preventive sull’idoneità dei soggetti attuatori e sulle capacità tecniche ed organizzative delle relative sedi operative, accertate sulla base di criteri oggettivi.

Le nuove Disposizioni 2006 per l’Accreditamento delle Sedi Orientative e Formative degli Organismi operanti nel territorio della Regione Siciliana, approvate con decreto n° 1037 del 13 Aprile 2006, prevedono una gestione dell’accreditamento per via telematica.


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I soggetti interessati per l’ottenimento e/o mantenimento dei requisiti dell’accreditamento interagiscono con il sistema, mediante apposite procedure validate dall’Amministrazione Regionale.

La procedura prevede, in particolare:

Accesso al sito, registrazione utente, e rilascio ID utente e Password di abilitazione all’uso del sistema;

Presentazione on line dell’Istanza di Accreditamento, istruttoria e rilascio dell’Accreditamento Provvisorio;

Generazione e stampa della documentazione cartacea da trasmette all’amministrazione regionale sottoscritta del legale Rappresentante;

Accompagnamento alle fasi di controllo e verifica in loco dei requisiti per l’Accreditamento;

In caso di esito positivo del controllo rilascio dell’Accreditamento Definitivo con consequenziale generazione dei provvedimento amministrativi di pertinenza;

Registrazione del soggetto nella banca dati degli enti accreditati;

Accompagnamento all’aggiornamento delle informazioni da parte del soggetto accreditato a seguito di variazione delle stesse o a seguito di richiesta per il mantenimento standard di qualità.

Il Modulo Accreditamento è attualmente operativo ed è stato già utilizzato con successo nella precedente programmazione.

Modulo Gestione Bandi e Finanziamento Progetti

Il modulo “Gestione Bandi e Finanziamento Progetti” costituisce lo strumento attraverso il quale vengono inoltrate le istanze di finanziamento, da parte dei soggetti interessati, e rese disponibili le funzionalità del sistema attraverso le quali è possibile ottenere valido supporto di accompagnamento a tutte le attività amministrative fino alla definizione della graduatoria definitiva e l’emissione del provvedimento di finanziamento dei progetti approvati.

L’integrazione con il sottosistema “Accreditamento” consente, dove necessario, la verifica dello stato dell’Ente che ha fatto richiesta di finanziamento e la rilevazione delle corrispondenti informazioni anagrafiche.

Gli utenti finali del sottosistema saranno gli Enti muniti delle credenziali di accesso al sistema ed i cittadini interessati alla frequenza delle corsualità finanziate.

Al modulo faranno ricorso l’AdG e Dipartimenti coinvolti e l’OI se delegati all’autonoma gestione dei bandi.

In particolare il sistema prevede:

l’acquisizione delle istanze in formato elettronico e della documentazione a corredo, nel periodo tra l’avvio del bando e la scadenza dello stesso;

la produzione degli elaborati da produrre, in formato cartaceo, all’amministrazione regionale;


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l’archiviazione dei dati fisici e finanziari relativi al progetto e alla corrispondente documentazione;

l’accompagnamento, la rilevazione e registrazione dei dati utili alla tracciabilità delle azioni connesse ai rapporti con i Nuclei Tecnici di Valutazione, fino alla definizione delle graduatorie definitive;

l’archiviazione della documentazione sull’esito della valutazione e il monitoraggio delle fasi di valutazione del progetto

l’accompagnamento e la produzione degli atti amministrativi fino alla definizione del provvedimento di finanziamento dei progetti valutati positivamente;

Nel periodo previsto dal bando per la presentazione dei progetti gli stessi, se nello stato di bozza, potranno essere modificati dall’Ente proponente in qualsiasi momento; per garantire la necessaria riservatezza, l’amministrazione non potrà prenderne visione in alcun modo fino alla definitiva validazione dello stesso.

I progetti presentati saranno quelli per i quali l’Ente proponente avrà validato l’invio on line. A validazione effettuata il progetto non potrà più essere modificato dall’Ente, mentre la Regione potrà prenderne visione per l’avvio delle seguenti fasi istruttorie e di valutazione.

Il Modulo sarà sviluppato in diverse release in modo da rendere disponibili nel più breve tempo possibile le funzionalità a supporto della raccolta delle istanze e delle anagrafiche progettuali e, successivamente, le funzionalità gestionali a supporto della selezione dei progetti.

Moduli a supporto della gestione delle informazioni di Programmazione, Gestione, Monitoraggio, Controllo, Rendicontazione

CARONTE FSE supporta la programmazione consentendo di censire le informazioni di carattere anagrafico, economico finanziario e procedurale dei programmi e delle fonti di finanziamento, che possono essere inserite nell’applicativo da utenti dotati di idonei privilegi, specificandone l’eventuale articolazione (in assi, linee di azione, ecc.). Per ciascun programma inserito possono essere analogamente indicati gli indicatori da impiegare per il monitoraggio fisico.

L’applicativo sarà progressivamente interfacciato con il modulo accreditamento e con il modulo di gestione bandi, dal quale riceverà le informazioni anagrafiche, economico-finanziarie, fisiche e procedurali relative ai progetti ammessi a finanziamento a seguito di una procedura di selezione.

Nelle more dall’interfacciamento l’applicativo consente di censire i progetti inserendo le informazioni anagrafiche, economico-finanziarie, fisiche e procedurali coerenti con quelle previste dal protocollo unitario di colloquio con la BDU. I progetti vengono inseriti dagli Centri di Programmazione e Gestione (CPG)/AdG che possono delegare ai Beneficiari la compilazione delle informazioni di carattere anagrafico. Il sistema gestisce le informazioni di cui all’Allegato III del Reg. (CE) 1828/06 conformemente al tracciato unitario al colloquio della BDU definito dal MEF/IGRUE.


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I progetti inseriti sono sottoposti ad un “ciclo vita” che ricalca quello amministrativo: ammissione a finanziamento; attuazione, eventuali sospensioni, criticità e/o revoche e, da ultimo, conclusione.

Per i progetti in attuazione i Beneficiari possono inserire avanzamenti finanziari, fisici e procedurali che vengono sottoposti ad uno specifico workflow di trattamento; per quanto concerne, in particolare, gli avanzamenti finanziari, CARONTE FSE prevede l’imputazione di informazioni relative sia ai singoli titoli di spesa (fatture, ricevute, ecc.) – che vengono imputate alle diverse voci di spesa del quadro economico progettuale con controlli automatici – sia ai corrispondenti pagamenti (mandanti, bonifici, assegni, ecc.).

Le informazioni inserite dai Beneficiari sono validate dagli stessi e sottoposte a successive verifiche da parte degli CPG e da parte dal Servizio Monitoraggio, Sistema informativo e Accreditamento. Le informazioni validate da tali uffici, sono successivamente validate dall’AdG per l’invio al sistema nazionale di monitoraggio e vengono impiegate dall’Autorità di Certificazione per le attività di rispettiva pertinenza ai fini della certificazione della spesa.

Il sistema è concepito per supportare in monitoraggio in forma continua e, in quanto tale, è coerente con qualunque opzione definibile sul piano nazionale per la periodicità delle trasmissioni delle informazioni monitorie.

L’Applicativo, inoltre, dispone di un gestore documentale integrato, grazie al quale possono essere archiviate copie digitali degli elaborati progettuali e dei documenti di avanzamento, che possono essere utilizzati sia nelle attività gestionali (emissione di decreti, liquidazioni, ecc.) sia nelle attività di verifica e controllo proprie dell’Autorità di Certificazione e dell’Autorità di Audit.

Le informazioni granulari censite (informazioni anagrafiche, economico-finanziarie, nonché quelle relative a fatture, mandati, ecc.), unitamente alla disponibilità di documenti in formato digitale integrati nell’Applicazione, costituiscono la base informativa a partire dalla quale vengono supportate le attività di controllo di primo livello; oltre a prevedere la validazione della totalità degli avanzamenti finanziari da parte degli uffici competenti, infatti, l’Applicativo mette a disposizione specifiche funzionalità a supporto della pianificazione e della conduzione dei controlli in loco, consentendo di registrarne gli esiti ed archiviarne la documentazione (verbali, eventuali schede OLAF, ecc.).


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Funzionalità analoghe potranno essere implementate a supporto dei controlli di II livello condotti dall’Autorità di Audit, attualmente supportati solo tramite reportistica del sistema. Grazie alla gradualità delle informazioni gestite, il sistema consente di condurre le verifiche dell’AdC, che impiegherà Caronte FSE come proprio sistema contabile di riferimento, grazie al quale potrà gestire i registri dei recuperi effettuati e pendenti in conformità alle procedure descritte nei cap. 4.5 del presente documento. Saranno inoltre gestite le diverse forme di riconciliazione. Il sistema sarà in grado di colloquiare con il sistema informativo impiegato dalla regione per la gestione del bilancio (con il quale già condivide alcuni campi “ di collegamento” quali i numeri di impegno e spesa).

Dal punto di vista strettamente funzionale, quindi, l’Applicativo supporta la gestione integrata del dossier relativo a ciascun progetto finanziato, attraverso il quale vengono raccolte le informazioni relative ad ogni documento e attività di pertinenza.

Il Sistema informativo CARONTE FSE, come precedentemente riportato, avrà un proprio manuale utente che conterrà il dettaglio dei campi e delle informazioni disponibili, i protocolli di scambio dei dati e illustrerà le procedure previste per le diverse operazioni.

Il Sistema informativo CARONTE FSE, consentirà un immediata interfaccia con il sistema contabile utilizzato dall’Autorità di Certificazione, assicurando un dialogo in entrata ed in uscita con i dati contenuti nel sistema contabile dell’AdC.

Il Sistema informativo CARONTE FSE, è collegato a quello della Ragioneria Centrale del Dipartimento Regionale del Bilancio, e pertanto in grado di consentire all’Autorità di Certificazione la verifica dell’allocazione e del trasferimento dei fondi pubblici disponibili in favore dei beneficiari.

Infine occorre sottolineare che Caronte FSE si configura come nuovo sistema, come sopra riportato, è, infatti, attualmente in corso una fase di sperimentazione e tuning dell’applicativo che sarà completato entro il febbraio 2009.


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7 ALLEGATI

Autorità di Gestione

Allegato A: Delibera di Giunta n. 235 del 7-8 ottobre 2008 di individuazione del Dipartimento Regionale Famiglia come Organismo Intermedio (OI);

Allegato B: Delibera della Giunta regionale di Governo n.238 del 10 giugno 2005 e successivi rinnovi di incarico alla Dott.ssa Alessandra Russo della funzione di Dirigente Generale del Dipartimento regionale della Formazione Professionale;

Allegato: C: Delibera della Giunta regionale di Governo n. 210 del 20 agosto 2008 alla Dott.ssa Patrizia Monterosso della funzione di Dirigente Generale del Dipartimento regionale della Formazione Professionale;

Allegato D: Ato di convenzione del 18 novembre 2008 tra L’AdG e l’OI;

Allegato E: Manuale delle procedure dell’AdG;

Allegato F: Vademecum per l'attuazione del POR

Allegato F.1: Deliberazione di Giunta regionale n. 301 del 12.12.2008 di apprezzamento del “Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE per il periodo di programmazione 2007-2013”

Allegato G: Criteri di selezione approvati dal Comitato di sorveglianza, in data 13 marzo 2008

Allegato H: Bando (Avviso n. 7 del 24 luglio 2008 - GURS n. 13 del 29 agosto 2008) per la creazione di una long list di esperti da utilizzare per la selezione delle operazioni

Allegato I: Check list per i controlli di primo livello

Allegato L: Pista di controllo

Autorità di Certificazione

Allegato M: Manuale delle procedure

Autorità di Audit

Allegato n. 00 – Descrizione Ada Relazione art. 71

Allegato n. 00a - “Elenco degli allegati AdA”

Allegato 00b – Organigramma AdA

Allegato n. 1 - Deliberazione della Giunta Regionale Siciliana n. 327 del 18/12/2000

Allegato n. 2 - Delibera della Giunta Regionale n. 92 del 20/03/2007

Allegato n. 3 - Delibera della Giunta Regionale n.. 131 del 05/04/2007

Allegato n. 4 – Delibera n. 490 del 30/11/2007

Allegato n. 5a - Strategia di Audit vers. 20 nov 2008


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Allegato n. 5b - Dir. del Dirigente generale n. 6 del 20/11/2008 “Approvazione strategia di Audit vers. 20 nov 2008”

Allegato n. 5c - Codice Etico dell’Institute of Internal Auditors (AIIA)

Allegato n. 5d - POSITION PAPER “Il ruolo dell’Internal Audit nell’ambito del processo di gestione dei Fondi strutturali per il periodo 2007-2013”

Allegato n. 5e COCOF 08/0019/00-EN “Guidance on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States (2007-2013 programming period)”

Allegato n. 5f - ANNEX I DRAFT WORKING PAPER 5th of october 2008 this working paper aims at identifying the key elements of the management and control systems and the assessment criteria taking into account the minimum requirements of the applicable legal framework for the 2007-2013 programming period.

Allegato n. 5g – System Assessment Annex tables EN

Allegato n. 5h1 – Griglia intero SIST- FSE vers. 505/06/2008

Allegato n. 5h2 - Griglia intero SIST- FESR vers. 505/06/2008

Allegato n. 5i - Valutazione del sistema applicazione della guida della Commissione europea

Allegato n. 5l - La valutazione dell’affidabilità dei sistemi di gestione e controllo (Roma 6 maggio 2008)

Allegato 5m – Griglia valutazione sistema informativo

Allegato 5n – Griglia valutazione sistema informativo (Roma 6 maggio 2008)

Allegato n.7 – Dir. Dirigente generale n.5 del 20/11/2008 “Approvazione modifica del “MANUALE DELLA METODOLOGIA DI CAMPIONAMENTO” vers. 3 del 20 novembre 2008

Allegato n.6 - Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013

Allegato 8a - Diagramma di flusso tempistica dell’Attività dell’Autorità di Audit

Allegato n. 8b - PIANIFICAZIONE DI DETTAGLIO dell’attività di audit per i primi 3 anni di programmazione (2007-2008-2009), per l’arco temporale dei prossimi 2 anni di attività di audit (30/06/2008-2009-30/06/2010) e analitica per l’anno successivo (2009) alla presentazione della strategia di audit (presentata nel 2008)

Allegato n.9 - Dir. del Dirigente Generale n. 2 del 03/03/2008

Allegato n.10 – Nota ADA del 26/11/2007 ad altre AdG per ammissibilità delle spese per le missioni dell’ADA

Allegato n.11 - Deliberazione della Giunta Regionale n. 246 del 10/06/2005

Allegato n.12 - Decreto del Presidente della Regione n. 2750 del 21/06/2005

Allegato n.13 - Decreto del Presidente della Regione n. 4200 del 24/10/2006

Allegato n.14 – COM (2001) 476 “Orientamenti relativi ai principi, ai criteri e alle percentuali indicative che i servizi della Commissione devono applicare per determinare le


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rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 39, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1260/1999”

Allegato n. 15 - Manuale delle procedure di Audit. (bozza).


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