Bando - csv-vicenza.org · Il ciclo di vita del progetto 1. CHE COS’È UN PROGETTO Nel corso...

a cura diElena Plebanie delCentro di Servizioper il Volontariatodella provincia di Vicenza

2011Centro di Servizio per il Volontariatodella provincia di Vicenzahttp://www.csv-vicenza.org

Bando

Guida per la Presentazione dei Progetti Bando 2011


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Capitoli:

Guida (fi le premessa)

Che cos’è un progetto (capitolo 1)

L’Ideazione del progetto (capitolo 2)

La Compilazione del formulario (capitolo 3)

La Partenza del progetto (capitolo 4)

La Gestione del progetto (capitolo 5)

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PREMESSAQuesta Guida è stata realizzata per supportare le associazioni di volontariato (OdV) che intendono presentare progetti nell’ambito del Bando 2011 del Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Vicenza.Essa intende offrire a quanti saranno coinvolti nella fase di progettazione suggerimenti utili per facilitare il loro lavoro e per elaborare progetti chiari, esaustivi e condivisi.

La prima parte “Che cos’è un progetto” fornisce una breve presentazione delle sue caratteristiche, del ciclo di vita e delle diverse fasi di un progetto: ideazione il disegno dell’idea iniziale, pianifi cazione la determinazione delle risorse, gestione la realizzazione del progetto, chiusura la sua conclusione.

Nella seconda parte “L’ideazione di un progetto”, si rifl ette sul lavoro preliminare di analisi delle risorse necessarie al completamento di un progetto, e sui possibili fattori che possono infl uenzarne il suo buon esito. Vengono inoltre offerti degli spunti sulla progettazione in partenariato e sulle possibili modalità di individuazione e coinvolgimento di partner.

La terza parte “La compilazione del formulario”, riprende ogni sezione del formulario del bando del CSV di Vicenza offrendo al tempo stesso indicazioni utili su come esporre i contenuti che vengono richiesti.

Nella quarta parte “La partenza del progetto”, si illustra brevemente il ciclo amministrativo di un progetto, dalla pubblicazione del bando al suo avvio (in caso di approvazione), descrivendo la procedura di selezione delle domande di contributo da parte del CSV di Vicenza. Infi ne, si propongono alcuni suggerimenti utili per un “progetto di successo” che ci auguriamo possano essere propizi alla stesura di nuove e sempre migliori iniziative.

Nella quinta parte “La gestione del progetto”, si forniscono suggerimenti sulla gestione della documentazione amministrativa e contabile, sulla modalità per richiedere delle variazioni al progetto, e sui principi e i criteri che vanno adottati per promuovere il progetto. Infi ne, vengono elencati i documenti messi a disposizione da parte del CSV di Vicenza per gestire il progetto.

La Guida da sola non è esaustiva di tutte le informazioni necessarie per la presentazione di una domanda di contributo. Per conoscere i criteri e le modalità di predisposizione di un progetto di ciascuna linea di intervento si deve far riferimento al Bando e a tutti i suoi allegati.

Buona lettura.

2011la Guidaper la presentazione dei progetti

CAPITOLO 1

Checos’èunProgetto

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1. CHE COS’È UN PROGETTO

1.1. Le caratteristiche di un progetto1.2. Il ciclo di vita del progetto

1. CHE COS’È UN PROGETTO

Nel corso degli ultimi anni si è sempre più diffusa la cultura della progettazione e la pratica di “lavorare per progetti” anche nel volontariato. Ciò è dovuto al fatto che anche le organizzazioni non profi t sentono la necessità di adottare tecniche di gestione effi cienti e realizzare progetti di successo rispettando i vincoli di tempo, budget e qualità. Inoltre, l’adozione da parte di diversi enti pubblici e privati (Commissione Europea, Stato, Governi locali, Fondazioni) di procedure standardizzate orientate a sostenere singoli progetti, anziché le attività ordinarie delle organizzazioni, ha favorito l’introduzione di tecniche e metodi di gestione di progetti in tutte le fasi, dal loro avvio alla loro chiusura.

1.1. Le caratteristiche di un progetto

Con il termine progetto si intende una sequenza si attività delimitate da un inizio e una fi ne, vincolate dal tempo, dalle risorse, dai risultati specifi ci prestabiliti. Infatti, un progetto ha risultati e prodotti determinati, tempi entro i quali le attività devono essere concluse e delimitate risorse per completare le attività.

I progetti possono essere grandi o piccoli, possono impegnare piccoli gruppi di persone o un team numeroso, possono essere condotti in maniera formale o informale, possono essere realizzati dalla sola organizzazione proponente o da un insieme di partner.

Indipendentemente da questo, va ricordato che tutti i progetti condividono alcuni elementi principali che li caratterizzano:

la temporaneità: un progetto ha sempre un inizio ed una fi ne prestabiliti e quindi una durata;l’unicità e specifi cità dell’obiettivo: un progetto produce un risultato / prodotto unico; l’impegno di ben determinate risorse (persone, tempo, soldi) che sono state specifi catamente assegnate al progetto; lo sviluppo secondo fasi proprie che costituiscono il ciclo di vita del progetto: ideazione, pianifi cazione, realizzazione e chiusura;l’impiego di un team di persone;l’alta adattabilità alle situazioni complesse e dinamiche in cui viene attuato: la realizzazione di un progetto procede, infatti, seguendo fasi di monitoraggio e adattamento in base all’eventuale necessità di apporre delle modifi che, per assicurare il raggiungimento dell’obiettivo.

Defi nizione di progettoUn progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefi nito mediante un processo conti-nuo di pianifi cazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi - tempo - qualità.

(R.D. Archibald, Project management.La gestione di progetti e programmi complessi, Franco Angeli, Milano, 2004).


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Il successo di un progetto si misura in termini di tempo, risorse, risultati: esso sarà considerato positivo se sarà stato realizzato entro i termini previsti, se saranno bastate le risorse disponibili e se avrà conseguito i risultati desiderati.

1.2. Il ciclo di vita del progetto

Ogni progetto si distingue per gli obiettivi che si propone, per i prodotti e i risultati che mira a conseguire, per il contesto in cui si colloca, per i tempi e le risorse ad esso assegnati, per l’identità degli attuatori e dei destinatari.Ciò nonostante, tutti i progetti seguono un percorso strutturato in fasi distinte e successive che prendono il via dall’idea iniziale di sviluppare un prodotto, un servizio e si concludono con la loro realizzazione: il ciclo di vita del progetto.

In generale esistono quattro fasi principali in ciascun progetto: l’ideazione, la pianifi cazione, la realizzazione, la chiusura.

CICLO DI VITA DEL PROGETTO

L’ideazione

È la fase in cui si delineano le caratteristiche principali del progetto: a partire da un’idea, si determinano gli obiettivi, i destinatari, il piano di lavoro, i prodotti, i risultati attesi, i partner, i tempi, i luoghi e le risorse. La fase di ideazione si conclude quando gli aspetti principali del progetto sono delineati e condivisi dal team di progetto. Questa fase parte da un’idea e si conclude con un documento, la scheda progetto, che riassume il contesto del progetto, i suoi elementi costitutivi e una prima stima delle risorse necessarie per realizzarlo. A questo punto si può procedere verso la fase di pianifi cazione.

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La pianifi cazione

A partire dalla scheda di progetto è possibile dettagliare la struttura, la strategia, il processo e le risorse necessarie alla realizzazione del progetto. La pianifi cazione è la fase in cui l’idea del progetto viene analizzata in ogni suo aspetto per indicare il piano chiaro e defi nitivo delle attività, descrivere il suo svolgimento temporale, defi nire il team di progetto, stabilire il budget preventivo. Il risultato fi nale di questa fase è la descrizione in dettaglio del progetto che costituirà il punto di riferimento per la sua realizzazione.

La realizzazione

Questa fase segna il passaggio dalla defi nizione teorica del progetto alla sua attuazione pratica. La realizzazione si confi gura come un processo di attività fi nalizzate a rispettare il piano previsto e a controllare che gli obiettivi del progetto vengano conseguiti. Durante questa fase, vengono compiute le attività previste dal progetto che avranno come scopo la realizzazione dei prodotti e dei servizi. Alcune di queste attività sono continue, altre ripetitive. Ad esempio, le attività di gestione, comunicazione, monitoraggio e valutazione di un progetto partono contemporaneamente al suo avvio e si estendono per tutta la sua durata. Queste sono attività comuni a tutti i progetti indipendentemente dai loro contenuti. Altre invece, si sviluppano solamente per una porzione del progetto e sono parte costituente della sua specifi cità e della sua originalità.

La chiusura

Si possono distinguere due chiusure: la consegna dei prodotti, servizi realizzati e la chiusura amministrativa del progetto.Quest’ultima fase spesso viene trascurata o osservata solo per obblighi contrattuali. Invece, la verifi ca fi nale riveste un ruolo cruciale e rappresenta una vera e propria ricapitolazione dell’intero percorso fatto. In base ai risultati di tale verifi ca fi nale, si potrà decidere se il progetto ha raggiunto i risultati auspicati, che cosa si dovrebbe eventualmente modifi care per meglio adeguare il progetto alla realtà o per estenderlo ad altri contesti.È la fase in cui si capitalizza il lavoro svolto per il futuro. Si potrebbe dire che una chiusura ben gestita del progetto è un’ottima apertura per nuovi progetti. In questo modo si chiude il ciclo di un progetto, passando dalla chiusura di un progetto all’ideazione di un altro.


Ideazionedi un progetto

CAPITOLO 2

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2. L’IDEAZIONE DEL PROGETTO

2.1. Da dove nasce un progetto?2.2. Raffi nare l’idea2.3. Progettare in partenariato

2. L’IDEAZIONE DEL PROGETTO

Prima di inoltrarsi nella stesura di un progetto, occorre fare un lavoro preliminare di analisi delle risorse necessarie al suo completamento e dei possibili fattori che possono infl uenzare negativamente il suo buon esito.

Le domande principali alle quali si deve dare una risposta concreta sono:

La nostra associazione ha le risorse umane, strumentali, materiali ed economiche (il •

co-fi nanziamento) per garantire la piena realizzazione delle attività e il conseguimento degli obiettivi?Quali sono i motivi che ci spingono a presentare il progetto?•

Il nostro progetto offre una reale risposta ai bisogni individuati? •

La nostra idea progettuale risponde alle priorità indicate dal bando?•

Il nostro progetto potrebbe raggiungere risultati migliori e più spendibili se realizzato •

in partenariato con soggetti pubblici e/o privati? È stata fatta un’analisi di quanto è già stato realizzato e da chi? Sono state prese in considerazioni possibili collaborazioni che possono avallare il progetto e mantenerne vivi i benefi ci ottenuti anche dopo la loro conclusione?Il progetto si svolge in un periodo in cui la nostra associazione non è già assorbita da •

altre iniziative?La nostra associazione ha le competenze e la capacità di gestire le diverse •

aree del progetto? Chi seguirà l’amministrazione e la rendicontazione? Chi la comunicazione?

Le risposte a queste domande ci riportano sul piano reale e ci consentono di avere una visione chiara dell’impegno e del contesto in cui si situa il progetto.

Il risultato che otteniamo, se ci abituiamo a una tale rifl essione, è una gestione più “distesa” del progetto, condiviso con i nostri partner, in grado di raggiungere un maggior numero di destinatari e di dare risultati duraturi nel tempo.

2.1. Da dove nasce un progetto?

Un progetto può avere molteplici e diverse origini e fonti di ispirazione. La sua ideazione, infatti, può:

nascere come risposta a un bisogno espresso dal contesto in cui opera l’organizzazione. •


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L’analisi delle esigenze reali rappresenta un potente stimolo per l’ideazione di un progetto;essere insita nelle fi nalità per cui è nata e opera un’organizzazione: in questi casi, •

l’organizzazione trova nel proprio statuto, nella propria mission, o nella propria attività ordinaria il punto di partenza;essere connessa all’ideazione di precedenti esperienze e a processi di lavoro adottati •

dall’organizzazione; nascere dalla volontà di stimolare un’innovazione pratica e concreta nel modo di •

gestire e sviluppare la propria realtà; rappresentare un’opportunità per aumentare la propria visibilità e credibilità rispetto al •

proprio ambito di intervento;scaturire dalla possibilità di ricevere un contributo per la realizzazione di nuove iniziative. •

È il caso, in realtà molto frequente, in cui un’associazione decide di partecipare a un bando e cerca di elaborare una proposta che risponda ai requisiti imposti dal bando stesso.

Qualunque sia il punto di partenza di un progetto, per far sì che esso diventi una reale opportunità per l’associazione titolare, si dovranno tenere in considerazione una serie di elementi cruciali che possono determinare il suo successo o il suo fallimento.

2.2. Raffi nare l’idea

Una volta stabilito che il progetto è fattibile, è necessario perfezionare l’idea attraverso la descrizione dei principali elementi del progetto: motivazione, obiettivi, destinatari, piano di lavoro, risultati, partner, tempi, luoghi e risorse fi nanziarie.

ELEMENTI PRINCIPALI DI UN PROGETTO

Per fare ciò è molto utile confrontarsi con i volontari e gli operatori dell’associazione che a vario titolo contribuiranno successivamente alla realizzazione del progetto.

ORGANIZZARE UN INCONTRO DI PROGETTAZIONE PARTECIPATA

Preparate un breve documento nel quale descrivete l’idea progettuale.1. Invitate i volontari e gli operatori che saranno coinvolti nella realizzazione del progetto e/o che 2. possono contribuire a fornire informazioni utili sul suo perfezionamento.

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Spiegate il motivo che vi ha spinto a chiedere la loro collaborazione e introducete l’idea 3. progettuale distribuendo la scheda.Confrontatevi con i partecipanti sul loro interesse a collaborare in questa fase.4. Iniziate a porre le domande che aiuteranno il gruppo a defi nire i vari aspetti del progetto: 5. - Da cosa è caratterizzato il contesto in cui si colloca il progetto?- Quali risposte concrete può offrire il nostro progetto ai bisogni rilevati?- Quali risultati possiamo attenderci?- Chi sono i benefi ciari del nostro progetto? quanti? come faremo a raggiungerli?- Quali sono i soggetti che potrebbero migliorare i risultati del progetto grazie alla loro partecipazione? E perché? Quale sarà il loro ruolo? Come li coinvolgiamo?- Che tipo di attività sono necessarie per raggiungere gli obiettivi?- Quali fondi sono necessari per attuare il progetto e da quali fonti di fi nanziamento possiamo attingere?Chiedete a tutti di contribuire nella defi nizione degli elementi principali del progetto. Soprattutto 6. chi ha già realizzato iniziative simili potrà fornire preziose indicazioni su come migliorare l’idea affi nché sia più fattibile ed effi cace.Prendete appunti su quanto emerge dal confronto.7. Chiedete ai partecipanti se hanno la disponibilità e l’interesse a prendere parte alla stesura 8. del progetto. Alla fi ne dell’incontro i ruoli e i compiti di ciascuno dovranno essere assegnati chiaramente.Raccogliete le 9. e-mail dei partecipanti e loro recapiti telefonici.Rielaborate i contenuti in una 10. scheda di progetto dettagliata, inviatela ai partecipanti e chiedete la loro revisione del documento.

Una volta individuati i destinatari diretti del progetto, ossia quel gruppo di persone che deriverà dei benefi ci dal progetto, e i partner, ossia coloro che gestiranno assieme a voi le attività, si possono organizzare dei momenti di confronto per coinvolgerli e raccogliere ulteriori spunti di miglioramento del progetto.

In particolare, conoscere le opinioni dei destinatari sulla nostra idea consente di defi nire il programma delle attività e la metodologia di intervento con maggior dettaglio e con la garanzia di una risposta appropriata rispetto ai loro bisogni.

2.3. Progettare in partenariato

Il successo di un progetto può dipendere dal partenariato che si costituisce per la sua realizzazione. L’individuazione di partner “giusti” rappresenta un valore aggiunto del vostro progetto: grazie alle loro esperienze e competenze, i risultati potranno essere moltiplicati, il progetto potrà essere realizzato in termini di effi cacia ed effi cienza e, soprattutto, i suoi effetti potranno perdurare più a lungo nel tempo, se non addirittura essere capitalizzati attraverso una nuova progettazione congiunta.


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Ma come individuare i partner?L’identifi cazione dei partner generalmente va di pari passo con la defi nizione del progetto che avviene durante l’incontro tra gli operatori e i volontari.Lo scambio di idee dovrebbe far emergere i partner che potrebbero rivestire un ruolo strategico nel progetto. Domande quali “e se coinvolgessimo tale organizzazione, l’impatto del progetto aumenterebbe? e se partecipasse tal’altra organizzazione sarebbe più facile promuovere il progetto?” ci aiutano a comprendere il contributo che ciascun partner può apportare al progetto. Spesso l’incontro può dare come esito solamente l’individuazione della tipologia di partner da coinvolgere (una scuola, un istituto di ricerca, ecc.). Successivamente si prendono in considerazione i potenziali partner che rispondono a dei precisi criteri, quali ad esempio: la competenza e l’esperienza maturata nell’ambito del progetto, la volontà di condividere i nostri stessi obiettivi, la capacità di rafforzare i risultati e l’impatto del nostro intervento.

Un altro metodo interessante che viene utilizzato per identifi care la tipologia di partner da coinvolgere è la consultazione dei siti di enti erogatori di contributi dove vengono pubblicate informazioni sui progetti fi nanziati. In questi siti si possono trovare anche dei cosiddetti “Compendia”, cataloghi di progetti, che raccolgono delle schede contenenti una breve descrizione del progetto, il periodo e luogo di realizzazione, l’organizzazione promotrice e i partner.

Analizzare ciò che è stato fatto da altre organizzazioni può essere molto effi cace nella costruzione del partenariato. Alle volte si scopre che alcune tipologie di soggetti non sono stati presi erroneamente in considerazione perché le potenziali aree di interesse comune non sono state intuite immediatamente.

Ovviamente, la modalità più naturale e che vi offre maggiori certezze sulla validità della collaborazione da mettere in atto, è la ricostituzione di reti già sperimentate in progetti precedenti. I partner, a loro volta, possono proporre connessioni con nuovi soggetti che costituiscono così l’elemento d’innovazione del partenariato.

Partner individuati, come li coinvolgiamo?I soggetti che costituiranno il partenariato devono essere contattati con largo anticipo rispetto alla presentazione del progetto perché devono avere tutto il tempo di considerare i vantaggi e i doveri della proposta e di confrontarsi con gli altri membri della loro organizzazione. Non solo, nella formulazione del progetto si dovrà tener conto della partecipazione dei partner e nel piano di lavoro dovrà essere chiaro quali responsabilità e compiti sono loro attribuiti.

Il modo più semplice e rapido per richiedere la loro adesione al progetto, è l’invio di una e-mail alla quale andrà allegata la scheda progetto. Nella corpo della mail va introdotto il contesto in cui si intende presentare il progetto (il bando), la scadenza entro la quale la loro adesione deve essere formalizzata e va spiegato brevemente perché si desidera

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coinvolgerli e qual è il ruolo che è stato pensato per loro.

E- MAIL DI RICHIESTA PARTENARIATO

Gentili signori,

la nostra associazione si occupa di [ambito di intervento]. Sviluppiamo progetti e abbiamo maturato competenze specifi che nella realizzazione di attività rivolte a [destinatari].

È nostra intenzione presentare il progetto [titolo] nell’ambito del bando [denominazione], promosso da [ente fi nanziatore]. La scadenza per la presentazione dei progetti è fi ssata per il [data].

Il progetto prevede [breve descrizione]. Alleghiamo una scheda che riassume gli aspetti principali dell’iniziativa.

Al fi ne di raggiungere gli obiettivi del progetto, riteniamo utile poter collaborare con la vostra organizzazione. In particolare, visto che il progetto intende sviluppare [descrivere l’azione], la vostra organizzazione potrebbe occuparsi di [specifi care il compito].

Per poter illustrare il progetto e defi nire le eventuali modalità di collaborazione, vi chiediamo la disponibilità a un incontro, possibilmente entro [indicare la settimana].

Rimanendo in attesa di riscontro, uniamo cordiali saluti.

Associazione [nome]Responsabile [nome e cognome][recapiti]

È opportuno anche contattare telefonicamente l’organizzazione per accertarsi che la mail sia stata letta e per chiedere la disponibilità a fi ssare un appuntamento per illustrare in maniera esaustiva il progetto.

L’adesione dei partner è solo il primo passo del processo di collaborazione. I partner devono essere messi nella condizione di contribuire fattivamente alla realizzazione del progetto e di godere dei suoi potenziali benefi ci per tutta la durata del progetto.

La cooperazione migliora se i partner si sentono “parte di una squadra”. Il compito di coordinamento quindi, in capo all’associazione capofi la, deve essere attentamente considerato quando si prepara il progetto perché richiede molto impegno, tempo e competenze specifi che.


la compilazionedel formulario

CAPITOLO 3

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3. LA COMPILAZIONE DEL FORMULARIO

3.1 Prima di compilare il formulario3.2 Il formulario passo dopo passo3.3 Prima di spedire la domanda di contributo3.4 La check-list della documentazione per presentare la domanda di contributo3.5 Il Form invio documentazione

3. LA COMPILAZIONE DEL FORMULARIO

La compilazione del formulario presuppone che tutti gli aspetti del progetto siano chiari e che la struttura del partenariato sia stata identifi cata.

Il formulario è un documento composto da diverse sezioni nelle quali occorre fornire precise informazioni sul progetto per il quale si richiede il contributo. Generalmente, ogni bando propone un proprio formulario associato: se state per presentare una domanda di contributo nell’ambito di un bando che ricorre ogni anno da parte dello stesso ente fi nanziatore, accertatevi che la versione del formulario che state per compilare sia la più recente. L’utilizzo di una versione non aggiornata potrebbe compromettere l’ammissibilità del vostro progetto.

3.1 Prima di compilare il formulario

La stesura del progetto deve avere inizio a seguito della rilettura integrale della documentazione per la presentazione della domanda di contributo: stampate tutti i documenti e raccoglieteli in una cartellina.

Prendete degli appunti direttamente nel formulario annotando i seguenti punti:le parti che risultano di diffi cile comprensione;•

le parti che siete in grado di compilare e le sezioni più complesse per le quali si deve •

chiedere un aiuto ai collaboratori o i partner;le informazioni che non erano state elaborate in fase di ideazione e che necessitano •

di maggior approfondimento;le parti che vanno datate, timbrate e fi rmate;•

gli allegati che completano il • dossier di candidatura;le informazioni e la documentazione che devono fornirvi i • partner.

3.2 Il formulario passo dopo passo

Questa sezione ha lo scopo di accompagnare i proponenti nella stesura dei progetti, seguendo le voci previste nel formulario per la presentazione delle proposte del Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Vicenza. Essa rappresenta un aiuto per la traduzione delle idee progettuali in una formulazione


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valida per l’ammissibilità delle proposte.Per semplifi care alcuni concetti si portano degli esempi che riguardano un progetto immaginario che ha lo scopo di promuovere il volontariato attraverso l’utilizzo dei social network promosso dall’associazione Volontarissimi (anch’essa immaginaria).

Partendo dallo strumento chiamato Scheda di progetto, che viene redatta in fase di ideazione e raccoglie le principali informazioni del progetto, svilupperemo man mano le diverse sezioni del formulario.

Gli esempi sono in carattere color lilla.

SCHEDA DI PROGETTO1

Titolo Trova amici

Proponente Associazione Volontarissimi. Dal 2007 si occupa di promozione del volontariato: affi anca le organizzazioni della provincia nell’attività di incontro tra domanda/offerta di volontari attraverso l’utilizzo di strumenti di comunicazione innovativi, i social networkw.

Motivazioni Le associazioni del Comune di Volongio (si tratta di n. 23 associazioni che si occupano per lo più di assistenza socio-sanitaria diretta a persone in diffi coltà) lamentano l’assenza di volontari giovani. Tra le cause, suffragate da recenti ricerche sul volontariato, vi è la scarsa conoscenza da parte dei giovani delle realtà solidali che operano sul proprio territorio. Per risolvere il problema della scarsa conoscenza delle associazioni da parte dei giovani, che sembra appunto essere una delle cause del numero esiguo di volontari giovani, si è pensato di proporre un’iniziativa che utilizzi un canale molto diffuso tra gli under 30, il social network (Dati 2011, Fonte Audiweb - Utenti complessivi Facebook in Italia: circa 18 milioni), quale canale di comunicazione diretto tra le associazioni e i potenziali giovani volontari.

Obiettivi Promuovere il volontariato attraverso l’utilizzo dei social network.In particolare, attraverso l’uso dei social network si intende favorire la diffusione dell’operato delle associazioni locali al fi ne di raggiungere i potenziali volontari più giovani che potrebbero essere così stimolati ad aderire alle associazioni di volontariato.

1 Attenzione! Precisiamo che la scheda di progetto qui presentata non segue le sezioni del formulario del CSV di Vicenza. Essa con-tiene gli elementi principali necessari a presentare l’idea progetto a collaboratori ed eventuali partner. Può essere usata come modello per l’elaborazione di altre idee progettuali, come canovaccio per la compilazione di altri formulari per la richiesta di contributi.

segue nella prossima pagina >

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Destinatari Associazioni di volontariato di Volongio (saranno tutte invitate a partecipare)Giovani studenti dell’Istituto superiore (n. 515)

Attività promuovere un corso di formazione della durata di 12 ore rivolto alle •

associazioni di volontariato al fi ne di informarle sull’uso dei social network quale strumento di promozione;creare per ogni associazione partecipante al corso un primo nucleo di •

presenza in Facebook, creando nuove pagine o ottimizzando quelle esistenti;promuovere degli incontri presso l’Istituto superiore per presentare •

le associazioni (numero 6 incontri in orario scolastico della durata di 3 ore durante i quali numero 4 associazioni avranno la possibilità di presentarsi);realizzare un opuscoletto (10 pagine) nel quale vengono illustrate le •

istruzioni di base su come utilizzare i social network per favorire la conoscenza della propria associazione;compilare una • mailing list degli aderenti al progetto (partecipanti al corso di formazione) e dei responsabili delle pagine create in Facebook al fi ne di sviluppare lo scambio di buone pratiche, eventi, iniziative tra associazioni.

Risultati attesi Adesione di almeno numero 2 giovani a ciascuna associazione di •

volontariato partecipante entro la conclusione del progetto;diffusione presso i giovani degli Istituti superiori delle realtà di solidarietà •

presenti nel proprio comune;aumento della conoscenza da parte delle associazioni di volontariato •

sull’uso dei social network quale mezzo e canale di promozione delle proprie attività;sviluppo della partecipazione della comunità alle attività del •

volontariato.

Periodo e luogo Il progetto avrà avvio nel mese di maggio e avrà una durata di 12 mesi.Comune di Volongio

> segue dalla pagina precedente

segue nella prossima pagina >


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Partenariato Comune di Volongio (programmazione e realizzazione congiunta degli • interventi: in particolare, la promozione del corso di formazione avrà la doppia fi rma del Comune e della nostra associazione; il Comune offrirà l’aula informatica della biblioteca comunale per le 12 ore del corso; il Comune valuterà con la nostra associazione i risultati del progetto per comprendere se le azioni messe in atto hanno sortito l’effi cacia attesa);Istituto Superiore di Volongio (programmazione congiunta degli • incontri nelle classi da attuare presso l’Istituto; individuazione di un gruppo di giovani che si offrono volontari a collaborare alla stesura dell’opuscoletto);Università – Facoltà di Sociologia (supporto alla stesura dell’opuscoletto, • attraverso l’individuazione di un docente esperto di social media).

Per informazioni

Associazione VolontarissimiReferente per il progetto: Stella VoluntasTel: 000000000e-mail: [email protected]: associazione volontarissimi

La struttura del formulario

Il formulario per la presentazione delle proposte è unico per tutte le sette linee di intervento del bando. È strutturato in sezioni nelle quali sono contenute un numero variabile di voci da compilare.

Essendo il formulario uno strumento comune per tutte le sette linee di intervento, l’associazione proponente potrà adattarlo alle esigenze di compilazione del progetto che sta preparando. Cosi, ad esempio, nella sezione Monitoraggio e valutazione del progetto, nella quale si richiede di “indicare brevemente le modalità e gli strumenti che saranno adottati per verifi care il conseguimento degli obiettivi”, l’associazione che sta preparando una domanda di contributo nell’ambito della Linea di intervento del gruppo Verde - Attrezzatura informatica e d’uffi cio, potrà descrivere come le attrezzature saranno custodite (chi sarà responsabile, dove saranno tenute per garantire il loro mantenimento, quali controlli verranno effettuati per assicurare la loro funzionalità).

Informazioni sull’associazione

Questa parte costituisce l’anagrafi ca dell’Associazione proponente. Contiene informazioni relative la denominazione e la dimensione dell’organizzazione, la sede, il nome del legale rappresentante e i dati bancari. Il CSV di Vicenza attingerà a questi dati per contattare l’associazione e formalizzare le

> segue dalla pagina precedente

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pratiche di accettazione del contributo, in caso di approvazione del progetto.Pertanto, se ci dovessero essere delle modifi che anagrafi che, è fondamentale comunicarle immediatamente al CSV di Vicenza che provvederà ad aggiornare la banca dati.

Il legale rappresentante è la persona che ha potere di fi rma e che sottoscriverà il modello di accettazione del contributo. Il referente per i rapporti con il CSV non deve essere necessariamente il legale rappresentante: può essere la persona che generalmente segue i progetti dell’associazione o che è stato incaricato a seguire questo progetto.

Anche se il progetto è presentato da una pluralità di partner, solamente il proponente è responsabile della sua esecuzione e della sua rendicontazione.

Descrizione dell’associazione proponente

In questa sezione descrivete in maniera sintetica ed esaustiva:

la storia dell’associazione;•

gli scopi statutari;•

le principali attività;•

le collaborazioni stabili con altri soggetti;•

i riconoscimenti e/o accreditamenti.•

È molto importante mettere in rilievo quegli aspetti che possono rafforzare la vostra proposta fornendo informazioni sulle esperienze e competenze acquisite attraverso la conduzione di progetti e attività simili. Potete eventualmente allegare al progetto i curriculum vitae (CV) degli esperti della vostra associazione che parteciperanno alla realizzazione del progetto.

ESEMPIO DI DESCRIZIONE DELL’ASSOCIAZIONE PROPONENTE

Volontarissimi si occupa dal 2007 di promozione del volontariato: affi anca le organizzazioni della provincia nell’attività di incontro tra domanda/offerta di volontari attraverso l’utilizzo di strumenti di comunicazione innovativi, i social network. L’associazione è composta da 17 volontari, di età compresa tra i 18 e 57 anni, che, partendo dal concetto di rete dei social network, hanno ideato delle formule innovative per dare delle risposte concrete alla mancanza di volontari giovani nelle associazioni.In particolare, Volontarissimi propone dei corsi di formazione sulle opportunità della rete e dei social network; crea gratuitamente delle fanpage nei social network più conosciuti attraverso le quali le associazioni possono farsi conoscere e raccontare il loro operato; gestisce in proprio dei progetti fi nalizzati alla conoscenza, comprensione e valutazione dei fenomeni di cittadinanza attiva e solidarietà organizzata.Volontarissimi è giovane, ma ha già stretto un accordo di collaborazione con l’Istituto di ricerca Nuovi volontari e alcuni comuni che hanno proposto i loro corsi di formazione alle organizzazioni iscritte ai registri. Inoltre, gli studi effettuati da Volontarissimi sono stati nuovi media.


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Progetti realizzati negli ultimi tre anni

In questa sezione fornite indicazioni su:

il titolo•

il contenuto•

l’anno•

dei progetti di cui siete stati capofi la negli ultimi tre anni, fi nanziati sia dal CSV di Vicenza, sia da altri enti fi nanziatori (Regione, Provincia, Fondazioni).

Date evidenza ai progetti che hanno favorito l’acquisizione di conoscenze e competenze all’associazione e che rappresentano delle esperienze positive. Chiarite se la proposta si basa su risultati di progetti realizzati precedentemente.

ESEMPIO DI DESCRIZIONE DI PROGETTO REALIZZATO

Titolo del progetto

Rete, opportunità?

Breve descrizione

Progetto fi nanziato dalla Fondazione Sociale.Obiettivo del progetto era diffondere presso gli Istituti superiori (5 classi, per un totale di 105 allievi) le possibilità di sviluppo professionale offerte dai social network. Il progetto ci ha consentito di confrontarci coi ragazzi in età scolare e di comprendere come viene vissuta da loro l’introduzione nella quotidianità di questi nuovi media.

Anno 2009

Informazioni sul progetto

I dati di questa sezione compongono l’identikit del progetto.

Indicare per quale linea di intervento si presenta domanda di contributo

Ricordate di leggere attentamente il bando per verifi care la corrispondenza tra le priorità del bando e gli obiettivi della vostra idea progettuale e l’ammissibilità delle sue azioni rispetto a quelle ammesse per ciascuna linea di intervento.

Titolo del progetto

Il titolo è molto importante: ideatene uno chiaro e semplice che comunichi nell’immediato il contenuto o il tema del progetto. Un titolo breve che esprime l’idea centrale del progetto è utile soprattutto nelle attività di promozione e comunicazione.

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Costo del progetto

Il dato da indicare nella casella Costo complessivo del progetto è la stima di tutte le risorse fi nanziarie necessarie per realizzare il progetto. Tale stima prende il nome di piano economico preventivo, ed è costituita dalla previsione dell’entità delle spese e delle entrate dell’iniziativa.

Il piano economico preventivo deve essere presentato in allegato al formulario. Il modulo è pre-impostato: in caso di inosservanza dei massimali fi ssati per ciascuna linea di intervento, l’errore viene segnalato colorando la cella dei totali parziali, e del totale complessivo, di rosso. Attenzione, però, che durante la compilazione le celle dei totali parziali potranno apparire su campo rosso anche se le cifre inserite sono corrette: completate il piano economico preventivo e, solo a quel punto, se permangono delle celle rosse riconsiderate le cifre inserite e correggete l’errore.

Il piano economico preventivo deve essere coerente rispetto alle attività previste nel progetto e deve rispettare le indicazioni e i vincoli forniti nel bando. Per elaborare un piano fi nanziario corretto è importante:

verifi care l’adeguatezza delle spese indicate rispetto ai massimali indicati nel bando;•

dimostrare l’effi cienza delle spese, ossia il rapporto tra i costi previsti e il valore del •

progetto;dettagliare le voci di spesa;•

attenersi rigorosamente alle indicazioni fornite nel bando.•

In merito al rispetto delle indicazioni fi nanziarie del bando, i vincoli da rispettare per quanto concerne le spese sono:

valore massimo del costo totale del progetto;1. valore percentuale massimo del co-fi nanziamento rispetto al costo complessivo;2. inammissibilità di alcune voci di spesa;3. valore massimo degli importi totali di alcune categorie di spesa;4. parametri di riferimento (massimali) per alcune voci di spesa:5.

costo massimo del personale;•

costo massimo dei rimborsi spese;•

costi generali;•

…•

indicazioni particolari su oneri fi scali e previdenziali connessi alle spese;6. obbligo di prevedere alcune voci di spesa, come, ad esempio, l’assicurazione per i 7. volontari che contribuiranno alla realizzazione del progetto.

I vincoli da rispettare per quanto concerne le entrate sono:valore percentuale massimo del contributo del CSV di Vicenza (80%) rispetto al costo 1. complessivo del progetto;valore minimo di co-fi nanziamento (20%) da parte dell’associazione proponente, in 2. termini percentuali sul budget totale; pareggio tra entrate e uscite. 3.

Nel caso delle linee di intervento del gruppo Blu, questo vincolo decade in quanto i progetti sono sostenuti interamente dal CSV di Vicenza (100%), senza richiesta di co-fi nanziamento da parte del proponente.

Verifi cate che il vostro piano economico preventivo rispetti tutte le regole indicate nel bando. Un errore potrebbe comportare una detrazione del contributo richiesto.


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Per la maggiore leggibilità e chiarezza del piano economico preventivo, cercate di arrotondare gli importi all’unità di euro, evitando le virgole.

Nella casella Contributo richiesto al CSV di Vicenza indicate la cifra dell’apporto del CSV. Nel caso in cui il progetto sia fi nanziato interamente, inserite la cifra totale del progetto.

Come si costruisce il piano economico preventivo

Elencate tutte le risorse necessarie per la realizzazione di ciascuna attività: personale, 1. beni e servizi necessari, … defi nendone la quantità;Per ciascuna risorsa (personale, beni e servizi, …) defi nite il prezzo unitario sulla scorta 2. di preventivi richiesti ad hoc e/o sulla base di esperienze passate. Per il personale ricordate di considerare gli oneri sociali, assicurativi e fi scali che incidono sul valore fi nale;Calcolate il valore economico di ciascuna voce di spesa moltiplicando il prezzo unitario 3. per le quantità della risorsa considerata; Per ciascuna attività, sommate i costi delle risorse necessarie, ottenendo il suo costo 4. complessivo;Sommando il costo di ciascuna attività, si ottiene il costo globale dell’intero progetto.5.

Ricordatevi che l’IVA per le OdV è un costo, quindi aggiungetela all’imponibile per ottenere il costo complessivo della voce di spesa.

Per calcolare le entrate del progetto, si procede in modo analogo, sommando tutte le entrate ipotizzate: da fonti di fi nanziamento pubbliche e private e dall’autofi nanziamento. Il risultato ottenuto rappresenta il totale delle entrate che dovrà essere pari (né superiore, né inferiore) al totale dei costi del progetto.

Benefi ciari principali del progetto

I benefi ciari (o destinatari) sono coloro che benefi ciano degli effetti del progetto, in maniera diretta o indiretta. I primi sono coloro che dimostreranno un reale cambiamento grazie all’intervento del progetto, i secondi sono invece coloro che ne trarranno un vantaggio ‘a ricaduta’.Conoscere i benefi ciari e le loro caratteristiche facilita la programmazione delle attività (sappiamo a chi rivolgerci) e consente di mettere a punto delle strategie effi caci per entrare in contatto con loro (mezzi, canali, modalità per raggiungerli).

Nella tabella indicate i destinatari diretti e il numero a cui vi rivolgete.

Territorio di realizzazione del progetto

Indicate il territorio nel quale verrà realizzato il progetto (quello in cui saranno avvertiti i benefi ci). Il territorio si individua avendo chiaro chi sono i destinatari del progetto: se ci si

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rivolge alle associazioni di volontariato di un comune, il territorio sarà quel comune.

Collaborazioni

Nella prima colonna indicate tutti i partner che hanno un ruolo attivo all’interno del progetto. I partner non possono essere né benefi ciari né fornitori dei servizi, bensì partecipano attivamente alla realizzazione delle attività mettendo a disposizione le loro risorse e condividendo gli obiettivi e i risultati del progetto.Nella colonna a fi anco, specifi cate che tipo di sostegno offrono per migliorare il progetto, (ad es., partecipazione alla fase di ideazione, disseminazione dei risultati, disponibilità di locali).Ricordate di allegare al progetto una lettera di partenariato per ciascun partner (si veda esempio sotto): in essa indicate chiaramente il loro ruolo all’interno del progetto (nella sezione Bandi del CSV di Vicenza – www.csv-vicenza.org - è possibile scaricarne un fac-simile).

ESEMPIO DI LETTERA DI PARTENARIATO

Spett.le Associazione Volontarissimi [ Indirizzo ]

La sottoscritta Aurora Civitas, in qualità di legale rappresentante dell’Istituto Superiore di Volongio

d i c h i a r a

di aderire in qualità di partner al progetto denominato Trova amici presentato dall’associazione di volontariato Volontarissimi.

In caso di approvazione del progetto, la nostra organizzazione avrà il seguente ruolo nel progetto:

programmazione congiunta degli incontri nelle classi da attuare presso l’Istituto;• individuazione di un gruppo di giovani da coinvolgere nella stesura dell’opuscoletto previsto • dal progetto fi nalizzato a illustrate le istruzioni di base su come utilizzare i social network per favorire la conoscenza delle associazioni di volontariato.

La sottoscritta Aurora Civitas dichiara sotto propria responsabilità che le informazioni contenute nella presente sono veritiere.

Volongio, Firma del Rappresentante Legale Marzo 2011 (leggibile ed eventuale timbro)

Aurora CivitasAi sensi della legge 196/03 autorizzo il Centro Servizi Volontariato di Vicenza alla raccolta e al trattamento dei presenti dati.


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Sviluppare progetti in partenariato richiede senza dubbio un maggiore investimento di risorse, soprattutto in termini di tempo ed energie: pensate a come aumenta il lavoro di coordinamento e a quanto tempo viene assorbito nella preparazione di incontri di coordinamento e attività di aggiornamento sul progetto che vengono rivolte ai partner.Ma ci saranno pure dei vantaggi a lavorare in rete? I principali sono:

ottimizzazione delle risorse per l’attuazione di un intervento comune, evitando così •

duplicazioni di interventi simili sullo stesso territorio;possibilità di interpretare i bisogni in maniera approfondita;•

messa in rete delle competenze, favorendo la qualifi cazione della risposta al problema •

che si intende affrontare;condivisione di responsabilità e suddivisione del carico di lavoro: non è distensivo sapere •

di poter contare su qualcuno? possibilità di raggiungere un maggior numero di destinatari: se sono maggiori le risorse •

messe in campo nella promozione e disseminazione del progetto (risorse umane, strumenti e canali di comunicazione), maggiori saranno gli utenti che potrebbero venirne a conoscenza ed esserne potenzialmente interessati o trarne dei benefi ci;opportunità di proseguire le attività proponendo un nuovo progetto: se il progetto ha dato •

buoni frutti, il partenariato avrà certamente più capacità di un’associazione singola di trovare i mezzi per sostenere nuovamente il progetto;oggettività nella valutazione del lavoro svolto: lo sguardo di più persone e i loro suggerimenti •

critici permettono di apprendere dal lavoro svolto e di migliorarlo nel futuro.Insomma, nei proverbi c’è sempre un fondo di verità: l’unione fa la forza!

Durata del progetto

Indicare in questa sezione le date di avvio e conclusione presunte. Se il progetto sarà approvato, con la lettera di notifi ca di approvazione del progetto riceverete anche il modello di accettazione del contributo nel quale saranno indicate le date effettive di avvio e conclusione del progetto.Nel bando sono indicate le date di avvio per ciascuna linea di intervento: fate molta attenzione a questa informazione perché l’avvio del progetto in un periodo non ammissibile potrebbe compromettere l’assegnazione del contributo.

Sintesi del progetto

La sintesi serve a offrire una panoramica esaustiva degli elementi principali del progetto. Includete:

la motivazione che sta alla base del progetto;•

la descrizione concisa degli obiettivi, delle azioni, dei risultati attesi;•

il cambiamento (l’impatto) previsto.•

Se il progetto fa parte di un’iniziativa più ampia, fornite informazioni anche sul progetto complessivo.Potete compilare questa sezione del formulario dopo aver completato le altre: a quel punto tutto sarà più chiaro e non si correrà il rischio di dimenticare qualche informazione importante.Curate molto questa sezione perché la sintesi dei progetti fi nanziati sarà utilizzata dal CSV di Vicenza per le attività di promozione e la compilazione dell’Annuario dei progetti “Azioni Solidali”.

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Innovazione

Se si tratta di un progetto già realizzato, mettete in evidenza le azioni e i risultati ottenuti, spiegate perché desiderate proseguire le attività e evidenziate quali sono le innovazioni e/o le modifi che che saranno adottate nella nuova edizione del progetto. L’innovatività può consistere, ad esempio, nel fornire soluzioni inedite a necessità per le quali si propongono interventi di prassi o nell’adattare alcuni aspetti del progetto sulla base della valutazione della sua effi cacia, grazie proprio all’esperienza passata (per fare ciò è molto utile coinvolgere i destinatari degli interventi e chiedere quali modifi che consentirebbero il più soddisfacente raggiungimento degli obiettivi in caso di riproposizione del progetto).

Motivazione In questa sezione è necessario spiegare perché il progetto proposto è considerato necessario, identifi cando con chiarezza i bisogni cui intendete dare una risposta o i problemi che intende risolvere. Per illustrare in maniera consistente e valida le motivazioni e per dare evidenza del collegamento tra l’idea progettuale e l’esigenza di realizzarla, è necessario condurre un’ana lisi del contesto.L’analisi del contesto, infatti, ha la fi nalità di fornire una “panoramica” della situazione di riferimento, identifi cando i punti di forza e di debolezza del progetto e dell’associazione. Grazie a tale studio è possibile conoscere preliminarmente quali strategie adottare per mettere a frutto le opportunità offerte dal contesto e superarne gli eventuali ostacoli.

L’impostazione dell’analisi del contesto dipende dal tipo di progetto: alle volte è necessario conoscere in maniera molto approfondita la realtà sociale, culturale ed economica dell’area di intervento, altre è più importante conoscere con precisione le caratteristiche dei destinatari fi nali.Per comprendere quali aspetti indagare, è possibile porsi domande simili a: Quali sono le caratteristiche del fenomeno oggetto del progetto?, Perché si è manifestato?, Quante persone sono interessate da tale fenomeno?, Quali altre iniziative sono state avviate nel territorio per offrire soluzioni concrete al problema?.

L’analisi del contesto può essere condotta consultando la documentazione disponibile presso biblioteche, il CSV e spesso anche nella rete (studi, ricerche, pubblicazioni) e attivando dei processi conoscitivi (incontri, focus group) con i destinatari diretti e/o gli operatori esperti del settore di riferimento del progetto.

Nel formulario citate la fonte dei dati e i riferimenti dei documenti consultati: non solo rafforzano le affermazioni fatte, ma potrebbero essere di orientamento per chi desiderasse approfondire la propria conoscenza sul tema trattato dal progetto.

Obiettivi del progetto

Come abbiamo brevemente anticipato all’inizio di questo lavoro, gli obiettivi si traducono in risultati: essi sono i benefi ci che diventano concreti attraverso l’attuazione del progetto. Gli obiettivi generali descrivono il contributo che il nostro progetto intende dare alla risoluzione del bisogno o del problema individuato. Essi descrivono la situazione positiva futura auspicata.Gli obiettivi specifi ci, invece, indicano in maniera dettagliata i cambiamenti attesi e i loro effetti sui destinatari entro il periodo di realizzazione del progetto. Essi devono essere


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formulati attentamente e realisticamente, senza sovrastimare o sottostimare le possibilità del progetto, in modo da risultare raggiungibili e valutabili.

Gli obiettivi specifi ci, formulati correttamente, si dice che debbano essere:specifi ci• : esprimono chiaramente ciò che si intende raggiungere (gli obiettivi sono focalizzati in termini di tema, di gruppo destinatario, ..?misurabili• : esprimono degli elementi che consentono di valutare se sono stati raggiunti (in che modo sapremo se gli obiettivi sono stati raggiunti?);raggiungibili• (alla portata): realizzabili con le risorse a disposizione del progetto - tempo, personale, denaro (l’associazione è realistica riguardo alla propria capacità di sostenere il co-fi nanziamento?);realistici• : riferibili al contesto specifi co (geografi co, sociale, economico, culturale, ecc.) in cui sarà realizzato il progetto (l’intervento proposto ha tenuto conto del contesto di riferimento?);pianifi cati nel tempo• : raggiunti entro i tempi fi ssati dal progetto (sono state prese in considerazione le variabili temporali che potrebbero infl uenzare la data prevista per il raggiungimento degli obiettivi?).

Nel caso il progetto proponga corsi o laboratori, enunciate gli obiettivi di apprendimento rispetto ai bisogni e alle aspettative dei partecipanti.L’apprendimento costituisce il principale risultato dell’azione formativa. Per valutare quanto è stato appreso è quindi necessario stabilire in anticipo gli esiti attesi in termini di conoscenze, competenze e comportamenti.

Alla conclusione del progetto, nella relazione fi nale, sarete chiamati a render conto dell’effettiva concretizzazione degli obiettivi in cambiamenti positivi ottenuti grazie al progetto. Obiettivi confusi, non defi niti in maniera dettagliata in fase di progettazione, non consentono di valutare l’effi cacia dell’intervento e lasciano presupporre che il progetto non sia stato pensato con suffi ciente attenzione.

Attività del progetto

In questa sezione vanno esposte le attività che saranno messe in atto per raggiungere gli obiettivi sopra indicati.È importante identifi care tutte le attività necessarie al compimento del progetto. Un piano di lavoro accurato ci consente di defi nire con precisione le risorse necessarie per attuarlo: risorse umane (personale e volontari), tempi e risorse fi nanziarie.

Per delineare il piano di lavoro è utile articolare le attività del progetto in sottoinsiemi, piccole porzioni che sommate ci danno il 100% del lavoro. Queste porzioni vengono denominate “pacchetti di lavoro” e possono essere attribuiti a personale e/o volontari diversi a seconda delle loro competenze e aspirazioni.

Le attività del progetto possono essere più o meno complesse, a seconda della linea di intervento prescelta. Cercate, in ogni caso, di essere esaustivi e di illustrare “chi farà cosa” (compreso il compito assegnato agli eventuali partner), con chi, a chi sono rivolte le azioni, entro quali tempi, in quali luoghi, in quale modo.

Non dimenticate di elencare i principali risultati delle vostre azioni: per maggior chiarezza distinguete i risultati in output, ovvero risultati tangibili (servizi e prodotti concreti), e outcome, ovvero effetti diretti e/o indiretti (cambiamenti) determinati dall’impatto del progetto sul contesto di riferimento.

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Maggiore sarà il dettaglio nella descrizione delle attività, più facile sarà attuarle e trasmetterle al gruppo di lavoro e ai partner.

Tra le azioni, descrivete anche quelle di promozione e comunicazione che intendete compiere per dare visibilità al progetto e raggiungere il maggior numero di potenziali benefi ciari. Descrivete gli obiettivi, il target (i destinatari) e gli strumenti della comunicazione. Il progetto fi nanziato dovrà essere adeguatamente promosso in tutte le occasioni di comunicazione formale e dovrà dare visibilità al CSV di Vicenza: qualsiasi prodotto (ad es., manifesti, brochure, pubblicazioni, DVD, magliette, cartellonistica, ecc.) dovrà riprodurre il logo del CSV di Vicenza e riportare la dicitura “Progetto realizzato con il contributo del Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Vicenza”.

Un’altra attività trasversale che comporta l’impiego di risorse in termini di impegno e tempo è la gestione amministrativa del progetto. Si tratta delle azioni, previste per legge o da regole organizzative interne, derivanti dalla realizzazione delle attività: la stipula di contratto di lavoro con un collaboratore o un consulente esterno, la polizza assicurativa per i volontari, la registrazione di un contratto di locazione, il versamento delle ritenute d’acconto, … molteplici procedure e adempimenti burocratici da rispettare. Inoltre, in caso di progetto fi nanziato, oltre agli adempimenti sopra accennati, la gestione del progetto comprende anche l’osservanza di un insieme di procedure stabilite dall’ente fi nanziatore e che sono vincolanti per concessione del fi nanziamento.

Le procedure da rispettare relative al bando del CSV di Vicenza sono:

Firma del Modello di accettazione del contributo: in caso di assegnazione del contributo, alla lettera che sarà inviata all’associazione sarà allegato il Modello di accettazione del contributo che dovrà essere ritornato al CSV di Vicenza debitamente compilato e fi rmato entro i termini indicati nella comunicazione. Con la fi rma del Modello di accettazione, l’associazione si impegna a realizzare il progetto nei termini e nelle modalità indicati nella documentazione.

Compilazione di Resoconti fi nali: alla conclusione del progetto è richiesta per tutte le linee di intervento la compilazione di un rendiconto e di una relazione e fi nale. In alcuni casi, a seconda della linea di intervento, è richiesta una relazione descrittiva del progetto realizzato, in altri, una relazione tecnico-descrittiva dell’intervento.

Richieste di Variazioni al progetto: il monitoraggio del progetto in itinere può evidenziare fattori (interni o esterni al progetto) imprevisti e suggerire l’adozione di misure per fare in modo che le azioni intraprese diano i risultati attesi. Per poter modifi care il piano di lavoro di un progetto è necessario chiedere l’approvazione al CSV di Vicenza attraverso la Richiesta di variazione, che può riguardare i seguenti aspetti: tempistica, piano delle azioni e piano economico.

Monitoraggio e valutazione del progetto

In questa sezione descrivete come sarà controllato l’andamento del progetto e come sarà valutato per avere un feedback dei risultati e dell’impatto delle attività proposte.Il monitoraggio e la valutazione sono due attività distinte ma strettamente correlate, necessarie per la buona riuscita di un progetto. Con monitoraggio si intende un procedimento continuo di raccolta di dati e informazioni sull’andamento del progetto che avviene per la tutta la sua durata. Il monitoraggio ci condente di confrontare quanto pianifi cato e quanto realizzato,


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misurando in maniera oggettiva gli scostamenti ed evidenziando le discrepanze. Senza l’attività di monitoraggio non saremmo in grado di valutare le azioni realizzate: a partire dai dati raccolti si attiva un processo di comparazione, rifl essione e analisi, tale da permetterci di esprimere un giudizio in merito alla bontà di ciò che si è fatto e di ciò che sarà possibile fare in futuro sulla scorta di tale esperienza.

Prima di compilare questa sezione rifl ettete sul perché è utile/necessario valutare il progetto (quali sono gli obiettivi della valutazione?), chi è interessato alla valutazione (i benefi ciari delle azioni, la nostra associazione, l’ente fi nanziatore, ... ?), quali sono gli strumenti più adeguati per raccogliere le informazioni (questionari, interviste, osservazione diretta, …?) e quando è necessario conoscere l’andamento del progetto e i risultati delle azioni (tempi).Indicate anche quali informazioni intendete rilevare (ad es., in un corso di formazione è possibile rilevare il numero di partecipanti attraverso il registro presenze; il loro interesse attraverso un questionario fi nale o l’osservazione), da parte di chi (saranno più persone responsabili della rilevazione delle informazioni, o solamente una?), e con quale frequenza.

Queste informazioni costituiscono la base per la valutazione: vi consentono, cioè, di dare un valore a quanto realizzato, di comprendere quali sono i possibili miglioramenti e/o sviluppi in caso di riproposizione del progetto, e di render conto dell’intervento alla vostra associazione, al vostro team di progetto, ai vostri partner e a chi ha contribuito a sostenere la vostra idea (l’ente fi nanziatore).

Risorse umane coinvolte nel progetto

Questa sezione si suddivide in due parti: in uno schema indicate quanti volontari (persone che prestano gratuitamente la propria opera) saranno impiegati nel progetto e quale compito sarà loro affi dato e in quello successivo elencate le fi gure professionali impiegate per la qualifi cazione del progetto (personale dipendente, a progetto, prestazioni occasionali, liberi professionisti).L’insieme dei due elenchi costituisce il gruppo di lavoro del progetto.

I volontari sono una risorsa preziosa che deve essere trattata al pari degli altri membri del team e coinvolta in tutte le fasi affi dandole ruoli e compiti specifi ci in base alle competenze espresse. Per valorizzare appieno questa preziosa risorsa, è consigliabile:

coinvolgere i volontari sin dall’inizio, riconoscendoli collaboratori a pari titolo di dipendenti • e consulenti;affi dare a loro compiti che valorizzino le loro competenze e, allo stesso tempo, richiedere • loro lo stesso impegno richiesto agli altri;elogiare il loro impegno e ricambiarlo facendo in modo che il progetto diventi un’opportunità • di arricchimento personale, culturale e formativo;sottolineare pubblicamente l’apporto fondamentale dei volontari.•

Per il personale specializzato, specifi cate il nome, cognome e ruolo; in caso di docenti e formatori, anche la loro fascia di appartenenza (fascia A – B - C).

3.3 Prima di spedire la domanda di contributo

Controllo del progettoPrima di spedire la domanda di contributo, accertatevi che sia tutto in ordine. Innanzitutto, rileggete attentamente il formulario, cercando di mettervi nei panni di chi lo leggerà per

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valutarlo. Chiedere a qualcuno della vostra associazione che non ha partecipato alla redazione del progetto, di rileggerlo assieme a voi e chiedetegli di evidenziare eventuali punti poco chiari o non suffi cientemente esaurienti.

Lo stile: il progetto è chiaro fi n dalla sua prima lettura? Ricordate che il valutatore non conosce il progetto e ha un tempo limitato da dedicargli. Preferite, perciò, uno stile semplice, lineare, sintetico: un buon progetto è anche un testo leggibile.

La completezza: avete compilato il formulario e tutti gli altri documenti richiesti in tutte le loro parti? Avete inserito nel progetto dati necessari e utili per la sua valutazione? Una novità del formulario del Bando 2011 sono le limitazioni imposte dal modulo nelle varie sezioni: alle varie parti della descrizione del progetto è assegnato un numero di caratteri. Pertanto, mentre vanno dati abbastanza dettagli e spiegazioni e si dovrebbero ripetere strategicamente dei messaggi chiave, il testo deve essere conciso ed evitare frasi ridondanti.

La coerenza interna: ogni parte del progetto deve rifl ettersi in ogni altra parte. Verifi cate se:

analisi del contesto e dei bisogni, obiettivi, attività e risultati sono coerenti e si sostengono a vicenda;il partenariato è coerente con gli obiettivi e le attività del progetto e il ruolo di ciascun partner è ben defi nito e integrato con quello degli altri;i tempi sono coerenti con il piano di lavoro previsto dal progetto; il piano economico è coerente al suo interno, ossia i calcoli sono corretti; il piano economico copre tutte e solo le spese previste dal progetto, ossia è consistente con le attività e i risultati.

La corrispondenza con il bando: verifi cate ancora una volta se il progetto risponde a tutti i requisiti e vincoli imposti dal bando. Leggete attentamente i documenti della candidatura per verifi care la coerenza della propria idea progetto con la strategia e gli obiettivi del programma e con le tipologie di attività ammissibili. Tenete conto dei criteri generali del bando: di eleggibilità (in mancanza dei quali il progetto non verrà considerato ammissibile) e di selezione (che costituiscono la base per la valutazione della qualità del progetto). In particolare, nella costruzione del preventivo di spesa ponete attenzione ai massimali delle categorie di spesa imposti da ciascuna linea di intervento.

Controllo delle formalitàSarebbe un peccato che un buon progetto non potesse nemmeno accedere alla valutazione per una qualche carenza o scorrettezza di tipo formale.

Verifi cate perciò se:Siete in tempo per spedire la domanda? Il formulario e ogni altro allegato è stato compilato, fi rmato e datato dal legale rappresentante in tutte le sue parti?Sono stati allegati tutti i documenti richiesti? Fate un controllo con la check-list (si veda sotto).L’indirizzo sulla busta è corretto? Sulla busta è stata riportata la dicitura richiesta dal bando (quando previsto)?

Non dimenticate, infi ne, che:preparare i documenti richiede tempo; gli uffi ci postali e del CSV di Vicenza hanno orari prestabiliti e non sono sempre aperti; è opportuno fare una copia della documentazione inviata per la propria associazione.


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3.4 Check-list della documentazione per presentare la domanda di contributoDocumenti da allegare ai progetti di tutte le linee di intervento

Domanda di contributo debitamente compilata e fi rmata dal legale rappresentante dell’associazione proponente

Piano economico del progetto fi rmato dal legale rappresentante dell’associazione proponente Ultimo bilancio consuntivo da predisporsi sul modello della Regione del Veneto. Allegare anche il proprio modello, se diverso da quello della regione del Veneto

Copia del documento di identità del legale rappresentante fi rmata Logo dell’associazione in formato digitale (se disponibile) Form di conferma presentazione online (vedi sotto come si presenta la pagina contenente la documentazione per la presentazione della domanda di contributo del sito del CSV di Vicenza. Il form on line si trova nella sezione 2)

Documenti da allegare a seconda della linea di intervento

Primo gruppo di bandi (Rosso)

Solidarietà CV delle risorse umane impiegate per la qualifi cazione del progetto (per progetti riguardanti percorsi e laboratori formativi)

Eventuali lettere di partenariato N. 1 preventivo (in caso di acquisto di attrezzature e/o beni)

Estero N. 1 preventivo relativo alla spedizione

Attrezzatura, macchinari e supporto integrativo mezzi N. 2 preventivi relativi all’acquisto Dichiarazione di eventuali altre richieste di contributo inoltrate ad altri soggetti o da questi già erogati per il medesimo bene

Nel caso di richieste già inoltrate ad altri enti fi nanziatori, i preventivi di spesa già presentati nelle richieste precedenti

Secondo gruppo di bandi (Blu)

Formazione Curriculum dei docenti Eventuali lettere di partenariato

Eventi e pubblicazioni Eventuali lettere di partenariato

Operatività e creatività Eventuali lettere di partenariato

Terzo gruppo di bandi (Verde)

Attrezzatura informatica e d’uffi cio N. 1 preventivo relativo all’acquisto Dichiarazione di eventuali altre richieste di contributo inoltrate ad altri soggetti o da questi già erogati per il medesimo bene

Nel caso di richieste già inoltrate ad altri enti fi nanziatori, i preventivi di spesa già presentati nelle richieste precedenti

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Form invio documentazione

Prima di spedire e/o presentare la domanda di contributo debitamente compilata, sottoscritta con tutti gli allegati come previsto dalla linea di intervento utilizzata, ricordatevi di compilare il form (in tutte le sue parti) direttamente dal sito internet www.csv-vicenza.org - bando 2011 - gruppo prescelto - linea di intervento, clicca su COMPILA

Scarica tutta la documentazione necessaria:

1. P


la partenza delprogetto

CAPITOLO 4

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4. LA PARTENZA DEL PROGETTO

4.1 Il ciclo amministrativo di un progetto4.2 Alcuni suggerimenti per un “progetto di successo”

4. LA PARTENZA DEL PROGETTO

Una volta che il progetto è stato selezionato per il fi nanziamento, il compito principale del responsabile di progetto è avviarlo. La fase di avvio è uno stadio importante, perché … chi ben inizia è già a metà dell’opera!Come anticipato sopra, se il formulario è stato compilato in maniera completa, esaustiva e chiara, specifi cando anche il ruolo e il compito dei volontari, dei collaboratori e degli eventuali partner, sarà più semplice avviare il progetto.

4.1 Il ciclo amministrativo di un progetto

La fi gura che segue illustra il ciclo amministrativo di un progetto per il quale si è richiesto un contributo nell’ambito del Bando del CSV di Vicenza.Le frecce evidenziano i due cammini paralleli, del programma di fi nanziamento e del progetto, e i momenti di interfaccia tra i due percorsi.


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La valutazione dei progetti è effettuata dalla “Commissione bandi e progetti” in base ai criteri stabiliti nel Bando, che terranno in considerazione sia gli aspetti formali che qualitativi. L’approvazione fi nale dei progetti presentati spetta al Consiglio Direttivo del CSV di Vicenza.

La procedura di selezione dei progetti si articola in due fasi: la prima fase riguarda l’ammissibilità formale della proposta e la coerenza della stessa rispetto ai contenuti e alle fi nalità esplicitate dal bando e dalle linee di intervento; la seconda fase, a cui accedono esclusivamente le proposte risultate idonee, è incentrata sulla valutazione qualitativa sulla base dei criteri e delle priorità indicati nel Bando.

I progetti possono essere ammessi a contributo totale o parziale. Il CSV di Vicenza si riserva il diritto di fi nanziare una quota inferiore a quella richiesta. In questo caso, è consentita la riformulazione del progetto da inoltrare entro i termini indicati nella lettera di approvazione del progetto.

L’esito della richiesta di contributo sarà comunicata tramite lettera. In caso di assegnazione del contributo, alla lettera sarà allegato il Modello di accettazione del contributo che dovrà essere ritornato al CSV di Vicenza debitamente compilato e fi rmato entro i termini indicati nella comunicazione. Con la fi rma del Modello di accettazione, l’associazione si impegna a realizzare il progetto nei termini e nelle modalità indicati nella documentazione.

A seguito della fi rma del Modello di accettazione di contributo, il progetto può essere avviato. Ma per fare ciò, è necessario prevedere la struttura organizzativa del progetto che “farà funzionare le cose”:

il gruppo di progetto del quale ogni membro (volontari e collaboratori interni e/o esterni •

all’associazione) ha un ruolo chiaro?;la strategia e le modalità per la comunicazione interna (tra collaboratori e partner: chi •

se ne occupa? quali strumenti verranno utilizzati? dove ci si incontra? quando?) è stata defi nita?; la gestione amministrativa e fi nanziaria del progetto (raccolta della documentazione •

contabile, formalizzazione di incarichi di collaborazione, registrazione degli impegni di spesa, …) è stato affi data a una persona che è in possesso delle competenze necessarie?;il piano di monitoraggio e valutazione del progetto è chiaro e le attività di raccolta •

dati sono state affi date ai membri del gruppo di lavoro a seconda delle attività da intraprendere?;le strategie di promozione e disseminazione dei risultati sono state pianifi cate?•

Ricezionedelle proposte e verifica formale

della documentazione

Controllo ammissibilità

Eventuale richiesta di documenti integrativi

Valutazione richieste di

contributo edeliberazione

Invionotifica

dell’esito

Valutazioneeventuale

riformulazione del progetto

Ricevimento modello di

accettazione

Segreteria del CSV

Commissione Bandi e progetti


ConsiglioDirettivo

Segreteria del CSV


Segreteria del CSV

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4.2 Alcuni suggerimenti per un “progetto di successo”

Anche se non esiste un progetto uguale all’altro, ci sono dei principi che distinguono i progetti “di successo”.

La realizzazione pratica di tali principi può essere tradotta nei consigli che seguono:

avviate solamente i progetti che siete realmente in grado di gestire: se non avete 1. le competenze specifi che e le risorse necessarie per seguire con attenzione tutte le fasi del progetto, è probabile che esso si rivelerà un ostacolo all’attività ordinaria dell’associazione, e non un’opportunità;

costruite un partenariato conforme agli scopi del progetto e coinvolgete i 2. partner per tutto il ciclo di vita del progetto. Distribuite il maniera equilibrata le responsabilità e i compiti tra i partner e prendete in considerazione le loro proposte e suggerimenti;

determinate con attenzione tutte le risorse umane, materiali, strumentali, fi nanziarie 3. necessarie alla realizzazione del progetto;

assegnate ai volontari i compiti in base alle loro competenze, senza trascurare di 4. ascoltare le loro aspettative e motivazioni;

sviluppate un piano di lavoro realistico nel quale la sequenza di compiti e azioni sia 5. comprensibile a tutti. Ognuno, per operare correttamente, deve sapere cosa fare, quando, con chi e quale risultato ci si aspetta dl suo operato;

costruite uno schema nel quale sono indicati i tempi entro i quali le attività devono 6. essere completate, i prodotti consegnati, i servizi avviati;

mantenete rapporti costanti con i collaboratori, i volontari impegnati nel progetto, 7. e con i partner. Organizzate incontri periodici e decidete con loro il sistema di comunicazione migliore per tenerli informati dei progressi delle attività;

mantenete il 8. focus sull’obiettivo generale del progetto e sui suoi destinatari fi nali;

pianifi cate la diffusione del progetto in modo da raggiungere il maggior numero 9. di benefi ciari interessati e di accogliere il massimo consenso attorno al progetto: maggiore sarà l’interesse per le azioni sviluppate, maggiore sarà la possibilità di riproporre il progetto e di rendere sostenibili nel tempo i suoi benefi ci;

pensate al futuro del vostro progetto: con il gruppo di lavoro e i partner pensate a 10. come si può capitalizzare il lavoro svolto, cioè a come il progetto può continuare anche dopo il suo completamento;

curate gli aspetti burocratici: vi può essere utile raccogliere in un documento gli 11. adempimenti da rispettare per la corretta gestione del progetto. La mancanza del rispetto di alcune regole, potrebbe creare problemi (anche non superabili) in fase di rendicontazione;

intervenite subito: se le cose non vanno, non lasciatele andare! Se monitorate con 12. regolarità i vari aspetti del progetto, qualsiasi sia il problema, potrà essere rilevato in tempo per essere affrontato e risolto.


la gestionedel progetto

CAPITOLO 5

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5. LA GESTIONE DEL PROGETTO

5.1 La gestione della documentazione5.2 La variazione del progetto 5.3 La promozione del progetto 5.4 Modelle e materiali per la gestione del progetto

5.1 La gestione della documentazione

La gestione della documentazione del progetto è una delle attività amministrative più importanti e deve essere svolta con cura dalla fase iniziale della presentazione della domanda di contributo, alla rendicontazione fi nale. Spesso questa attività viene trascurata, con il risultato che in fase di attuazione del progetto si rischia di non accorgersi degli scostamenti tra quanto previsto nel progetto e quanto si sta realizzando (ritardo dei tempi, costi maggiori rispetto a quelli inseriti nel bilancio preventivo), e in fase di chiusura può essere diffi cile reperire la documentazione contabile e le informazioni per stendere il rendiconto delle spese sostenute e la relazione delle attività svolte.Un semplice accorgimento per tenete tutto “in ordine” è quello di raccogliere la documentazione del progetto in un unico raccoglitore, da conservare sempre nello stesso posto, disponibile solamente alle persone che si occupano dell’amministrazione del progetto.Munitevi di fogli separatori colorati che differenziano le diverse categorie di documenti. Ad esempio, in una sezione potete archiviare i documenti uffi ciali di progetto (le fotocopie della domanda di contributo e di tutti gli allegati inviati al CSV di Vicenza; la lettera di notifi ca dell’esito della valutazione del progetto; il Modello di accettazione del contributo; …),, in un’altra sezione i preventivi di spesa e i contratti con i collaboratori; in un’altra ancora i documenti delle spese sostenute, …

Per i progetti che riguardano i percorsi formativi e i laboratori, create una sezione apposita che raccolga il Registro dei partecipanti, copia del Questionario di soddisfazione del corso (da fotocopiare e distribuire ai partecipanti al fi ne di valutare l’attività formativa), copia dell’Attestato di frequenza (da fotocopiare e compilare al momento della consegna ai partecipanti). I modelli si trovano nella sezione Bando 2011 – Gruppo di riferimento (Rosso, Blu, Verde) e Linea di intervento utilizzata per il vostro progetto – area Gestione del progetto.

Nel raccoglitore inserite le fotocopie della documentazione: i documenti originali vanno registrati e archiviati seguendo la modalità ordinaria adottata dall’amministrazione dell’associazione. Ai fi ni della rendicontazione delle spese, potete indicare su ciascun documento la categoria di spesa a cui si riferisce nel bilancio preventivo del progetto e un numero progressivo. Nella compilazione della scheda riepilogativa delle spese e del bilancio consuntivo (i cui modelli sono scaricabili dalla sezione Bando 2011 – Chiusura del progetto), potrete elencare le spese mantenendo l’ordine numerico attribuito ai documenti archiviati nel raccoglitore, così da rendere più semplice sia alla vostra amministrazione, sia al CSV di Vicenza la verifi ca del rendiconto.


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Nella scheda riepilogativa dovranno essere riportati, per ciascun documento di spesa, i seguenti dati:

la data di emissione del documento;• intestatario (emessa da);• natura dell’oggetto/servizio (causale);• categoria della voce di spesa rispetto al bilancio economico preventivo.•

Per agevolare il controllo delle spese, e quindi il rispetto del bilancio economico preventivo, potete iniziare a compilare la scheda riepilogativa delle spese fi n dalla prima uscita. La scheda rappresenta un utile strumento per monitorare l’andamento fi nanziario del progetto e confrontarlo con il bilancio preventivo e, se adottata fi n dall’inizio delle uscite per registrare le spese, in fase di rendicontazione sarete agevolati nella compilazione del bilancio consuntivo.

Ricordate che tutti i documenti di spesa devono essere intestati all’associazione di volontariato benefi ciaria del contributo e devono riportare il titolo del progetto.

I documenti contabili di progetto variano a seconda della tipologia di spesa. Ecco alcuni esempi per documentare le spese sostenute:

Tipologia di spesa Documento fi nanziario Altri documenti a supporto(facoltativi, ma utili per l’amministrazione dell’associazione)

Dipendente o assimilato (contratto a progetto)

Busta pagaModello F24

Lettera d’incarico/Contratto

Collaboratore occasionale RicevutaModello F24


Consulente Professionista Fattura / parcellaModello F24


Rimborso spese per missioni (volontari)

Modello Rimborsi spese

Assicurazione volontari Polizza Lettera d’incarico

Acquisto di materiale / attrezzature

FatturaScontrino fi scale parlante

Contratto / preventivo

Fornitura di servizi Fattura Contratto

Noleggio di materiale Fattura Contratto di noleggio / leasing

Affi tto locali per corsi, sale per eventi

Fattura

Materiale didattico / cancelleria

FatturaScontrino fi scale parlante

Spese postali Ricevuta d’acquisto timbrata dalle Poste Italiane o dalla tabaccheria

Spese generali (utenze) Fatture / Bollette

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I rimborsi spese ai volontari coinvolti nella realizzazione del progetto, relative a missioni effettuate ai fi ni del progetto, sono ammessi se documentati su apposito modello Rimborsi spese scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. Il volontariato, una volta autorizzato dal legale rappresentante a compiere la missione, deve compilare il modello fornendo le informazioni richieste.

Nel modello è previsto lo spazio per la richiesta di rimborso di piccole spese anticipate dal volontario. Anche queste spese devono essere giustifi cate da documenti contabili (per lo più scontrini – ricordate di consegnare al volontario autorizzato a sostenere la spesa il codice fi scale dell’associazione, altrimenti non si potrà produrre lo scontrino parlante) che saranno consegnati contestualmente alla presentazione del Modello di rimborsi spese alla persona incaricata dell’amministrazione del progetto (potete utilizzare una cartellina trasparente nella quale contenere il modello e le relative spese). In fase di rendicontazione queste spese vanno rendicontate nelle relative voci di spesa (ad esempio, se viene acquistato un pennarello, tale spesa andrà sotto la categoria Cancelleria).

Per documentare le spese sostenute relative alla voce Spese generali, è necessario produrre un’autocertifi cazione fi rmata dal legale rappresentante dell’associazione. È possibile scaricare il modello dalla sezione Bando 2011 – Chiusura del progetto.

5.2 La variazione del progetto

Può accadere che in fase di realizzazione insorga la necessità di modifi care degli aspetti del progetto.Le principali modifi che possono riguardare:

il programma di lavoro (compresi i prodotti previsti - quantità, tipologia, caratteristiche);i costi e la ripartizione dei costi fra le differenti voci di spesa; i tempi del progetto (durata complessiva, date di avvio/conclusione, proroga); la sede di svolgimento delle attività; i professionisti e i collaboratori indicati (docenti, relatori…); il partenariato.

Se si dovesse manifestare tale evenienza, l’associazione benefi ciaria è tenuta a formalizzare la richiesta di variazione inviando al CSV di Vicenza la Richiesta di variazione al progetto (scaricabile dalla sezione Bando 2011 – Gestione del progetto).

Solo in seguito all’autorizzazione, le modifi che potranno essere attuate.

Le modifi che al programma di lavoro ammissibili non devono compromettere il raggiungimento degli obiettivi e dei risultati previsti nel progetto originario.

Nel caso di variazioni al bilancio preventivo, l’associazione deve allegare alla Richiesta di variazione il nuovo piano economico aggiornato.

Il bilancio preventivo, nel caso siano presenti più voci di spesa, potrà subire modifi che che non superino lo scostamento del 20% per ciascuna voce, rispettando comunque i massimali previsti per le categoria di spesa di ciascuna linea di intervento. In questo caso, non è necessario inviare la Richiesta di variazione.


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Eventuali modifi che di entità superiore, invece, dovranno essere richieste tramite l’apposito modello Richiesta di variazioni scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. La richiesta può essere inoltrata a mezzo fax.

Nel caso di variazioni dei docenti / formatori, alla richiesta di variazione devono essere allegati i curriculum vitae (CV) dei nuovi docenti / formatori.

Nel caso di variazioni al partenariato devono essere indicati i riferimenti dei nuovi partner e il loro ruolo all’interno del progetto, ovvero devono essere indicati i partner che non supporteranno più il progetto e i loro riferimenti.

La richiesta di variazione deve essere inoltrata con largo anticipo per permettere al Consiglio Direttivo del CSV di Vicenza di valutare la richiesta.

Nella relazione fi nale del progetto vanno indicate le modifi che apportate al progetto, le motivazioni che le hanno rese necessarie e i riferimenti dell’autorizzazione ricevuta.

La promozione del progetto 1.3

Il progetto fi nanziato dovrà essere adeguatamente promosso in tutte le occasioni di comunicazione formale.Qualsiasi prodotto realizzato nell’ambito del progetto (ad es., manifesti, brochure, pubblicazioni, DVD, magliette, cartellonistica, ecc.) dovrà riprodurre:

il logo del CSV di Vicenza•

e riportare la dicitura

Progetto realizzato con il contributo del Centro di Servizio per il Volontariato della • provincia di Vicenza.

Nel caso si tratti di attrezzature, macchinari, mezzi di trasporto, il logo e la dicitura dovranno essere riprodotti su un materiale adeguato a garantire la loro permanenza e visibilità sui beni. Nella sezione Bando 2011 – Gestione del progetto troverete una guida contenente le informazioni relative alla normativa grafi ca e alle modalità di utilizzo del logo del sito del CSV di Vicenza cui attenersi.

Il materiale prodotto dovrà essere messo a disposizione del CSV di Vicenza, eventualmente anche su supporto informatico, ai fi ni della diffusione attraverso il sito istituzionale.

Il logo è scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. Non è consentita alcuna modifi ca al logo.

Ricordiamo che le spese per i prodotti e i beni sui quali non siano riportati il logo e la dicitura o non siano presenti in maniera conforme rispetto alle indicazioni, non saranno prese in considerazione nel rendiconto fi nale. In sede di verifi ca amministrativa-contabile, saranno infatti esaminati i prodotti realizzati (nel caso di automezzi, attrezzature informatiche e

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d’uffi cio, abiti, tende, …, in fase di rendicontazione dovranno essere inviate delle fotografi e con il dettaglio del logo del CSV di Vicenza) e verrà verifi cata la conformità e correttezza dell’utilizzo del logo (rispetto alle indicazioni fornite nella guida “Utilizzo del logo”)

5.4 Modelli e materiali per la gestione del progetto

Modello Dove si trova (per ciascuna Linea di intervento)

Rimborsi spese Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del progetto

Scheda riepilogativa delle spese Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Chiusura del progetto

Richiesta di variazione al progetto

Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del progetto

Logo del CSV di Vicenza e Guida al suo utilizzo


Registro dei partecipanti (per i percorsi formativi e i laboratori)


Questionario di soddisfazione del corso (per i percorsi formativi e i laboratori)


Attestato di frequenza (per i percorsi formativi e i laboratori)



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note:

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note:


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note:

Centro di Servizio per il Volontariatodella provincia di Vicenza

Contrà Mure San Rocco, 2836100 Vicenzasito: www.csv-vicenza.org

tel.: 0444 235 308 fax: 0444 528 488email: [email protected]

Volontariato in Rete - Federazione Provinciale di Vicenza

Ente Gestore del CSV di Vicenza - Progetto “Volontariato in rete” Delibera del Comitato di Gestione del Fondo Speciale Regionale per il Volontariato n. 46 del 15/12/2008

Date post:	15-Feb-2019
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Bando - csv-vicenza.org · Il ciclo di vita del progetto 1. CHE COS’È UN PROGETTO Nel corso...

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