Date post: | 13-Feb-2017 |
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Il caso
Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale,
offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi,
che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto il mondo.
Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.
Tipologia di documenti gestiti
I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono:
• Fatture attive• Fatture passive• Bolle di tentata vendita• DDT• Giornali Bollato• Comodati (lettere e DDT)• Amministrazione Commerciale Clienti (contratti, piani
operativi, garanzie, corrispondenza varia, lettere di intento, piani di rientro)
• Pratiche a Legale Clienti (solleciti, comunicazioni a clienti tramite fax, mail e PEC, lettere d’incarico a legale, fatture legale, Atti legali, corrispondenza varia con legale)
2
• Ordini Fornitori• Giudizi medici• Qualità • Etica• Ambiente & sicurezza
Volumi dei documenti gestiti
3
Volumi annuali:
per un totale di oltre 2.500.000 documenti archiviati nell’arco di sette anni (dal 2008, anno di avviamento del progetto, fino al 2015)
120.000 Fatture Clienti14.000 Fatture Fornitori
122.000 Bolle Tentata Vendita64.000 DDT Clienti 3.700 Ordini Fornitori
Alcuni aspetti di gestione funzionale
Archiviazione:automatica con servizio Spool Recognitionautomatica con chiamate via SDK o Web servicemanuale attraverso maschere specifiche con l’utilizzo
anche di modelli Word/Excel predefinitiGestione pratiche Gestione automatica delle relazioni tra documenti (fatture attive bolle)Workflow di valutazione/approvazione delle procedure aziendali riguardanti i documenti di qualità, etica, ambiente e sicurezzaWorkflow di approvazione al caricamento delle fatture passiveConservazione ElettronicaRiconoscimento OCRIntegrazione con Dynamics AX
4
Fatture Fornitori con Protocollo Iva digitale(processo paperless)
5
Caricamento fattura nel
sistema contabile con
supporto OCR
Viene generato un profilo generico su Arxivar, associato all’immagine della fattura e ai dati riconosciuti dall’OCR
1
7
34
Ricevimento fattura per mail
(o scansione del documento cartaceo se ricevuto via
posta tradizionale)
6
DynamicsAX
2
Il documento è sottoposto a processo di workflow approvativo (controllo dei dati riconosciuti dall’OCR,
segnalazione documenti doppi, …)
?
APPROVAZIONESTOP
Applicazione a video del
timbro digitale
Aggiornamento immagine documento in Arxivar
Aggiornamento profilo documento
5
FATTURA
Processo approvativo delle fatture fornitori
6
Il processo approvativo in Arxivar
7
Conservazione elettronica
8
Firma digitale dei documenti
Generazione di un pacchetto di versamento
Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della
marcatura temporale (ove previsto dalla legge)
Inoltro dell’Hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura temporale
Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a
repository
1
2
3
4
5
6
7
Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione
della firma digitale
Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio
profilo documento
Fatture PA Fatture attive
Fatture passive
Bollato Iva
Giornale Bollato
Libro Inventario
Libro Cespiti
9
Tentata VenditaProcesso con associazione bolle via barcode
Sincronizzazione dei palmari per lo scarico delle bolle nel sistema ERP con generazione del profilo in Arxivar
Il tentatista stampa una bolla di Tentata Vendita corredata di
BARCODE
1
3a Scansione cumulativa di tutte le bolle di tentata vendita firmate
Il documento, associato al suo profilo, è
memorizzato in Arxivar
3bDynamics
AXMTX
La bolla di Tentata Vendita viene fatta firmare al momento della consegna della merce
2
A FINE GIORNATA
Erp
10
Schema del Processo Work-Flow per qualità, etica e ambiente & sicurezza
Il processo in Arxivar
11
è il software utilizzato per la gestione della documentazione ed in
particolare per l'approvazione e l'archiviazione delle procedure a
livello aziendale.