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Come Sopravvivere Alle Email

Date post: 01-Sep-2014
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Un breve corso di sopravvivenza per comunicare efficacemente con le email. Scrivere, rispondere, gestire la posta elettronica.
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1/93 Febbraio 2010 Giacomo Mason Sopravvivere alle email Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – Nicholas Sideras
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Page 1: Come Sopravvivere Alle Email

1/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Sopravvivere alle email

Photo by: Flickr – Nicholas Sideras

Page 2: Come Sopravvivere Alle Email

2/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Abbiamo creato un mostro!

ogni giorno: 4 miliardi di messaggi nei 5 maggiori Paesi europei (Italia, Francia, Germania, Spagna, Regno unito) In Italia: 420 milioni

di messaggi al giorno.

Page 3: Come Sopravvivere Alle Email

3/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

le troppe mail sono spesso figlie di un cattivo utilizzo e di cattive abitudini.

Sono cresciute nella scarsa consapevolezzadelle potenzialità e dei vincoli del mezzo.

Usi e abusi

Photo by: Flickr – The Suss-Man

Page 4: Come Sopravvivere Alle Email

4/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Comunicazione

L’uso debordante

Page 5: Come Sopravvivere Alle Email

5/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Spazio di aggiornamento

Spazio di discussione

Comunicazione sincronaArchivio documentale

Spazio dicoordinamento

ComunicazioneNews

L’uso debordante

Page 6: Come Sopravvivere Alle Email

6/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Spazio di aggiornamento

Spazio di discussione

Comunicazione sincronaArchivio documentale

Spazio dicoordinamento

Comunicazione

L’uso debordante

News

email

L’email tende a soppiantare altri strumenti più adatti per i diversi scopi

Page 7: Come Sopravvivere Alle Email

7/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#1 L'email incredibilmente vaga.

(Ricordati di occuparti della questione).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 8: Come Sopravvivere Alle Email

8/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#2 L'email talmente maleducata e aggressiva da farti saltar su dalla sedia.

(SPIEGAMI PERCHE' NON TI SEI ANCORA OCCUPATO DELLA COSA!!!!).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 9: Come Sopravvivere Alle Email

9/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#3 L'email che ti manda in galera.

(Per favore, dì loro che ti avevo chiesto di vendere quando era a quota 70 dollari).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 10: Come Sopravvivere Alle Email

10/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#4 L'email vigliacca.

(Ecco la questione: fai tu).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 11: Come Sopravvivere Alle Email

11/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#5) L'email che non andrà lontano.

(Re: Re: Re: Re: Re: Re: la nostra questione).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 12: Come Sopravvivere Alle Email

12/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#6) L'email talmente sarcastica da farti saltare sulla sedia.

(Te la stai prendendo con calma. Con molta calma).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 13: Come Sopravvivere Alle Email

13/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#7) L'email troppo informale.

(Dai! Non hai proprio niente da dirmi sulla questione?).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 14: Come Sopravvivere Alle Email

14/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

#8) L'email fuori luogo.

(Fai un salto nella mia stanza d'albergo e ne parliamo).

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe

Page 15: Come Sopravvivere Alle Email

15/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Mescolamento di forma orale e forma scritta

Mescolamento di comunicazione pubblica e personale

Mescolamento di sincrono e asincrono

Mescolamento di informazioni e relazioni

Un oggetto anomalo

Page 16: Come Sopravvivere Alle Email

16/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Scrivere le email

Photo by: Flickr – afagen

Page 17: Come Sopravvivere Alle Email

17/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Si comincia dalla riga-oggetto

Page 18: Come Sopravvivere Alle Email

18/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

La prima cosa che notate quando ricevete una mail, oltre al mittente, è la riga-oggetto. È visibile prima ancora di aprire il messaggio, ci dà informazioni sul suo contenuto e sulla sua potenziale priorità.

Photo by: Flickr – TonZ

Page 19: Come Sopravvivere Alle Email

19/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Questo oggetto non va bene!

Non scrivete: “info”, ma: “Le informazioni sul sito web che mi chiedevi”,

Non scrivete: “sito web”, ma “indicazioni per migliorare la visibilità del sito web”.

Page 20: Come Sopravvivere Alle Email

20/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

- Scrivetelo sempre, anche per le mail brevi

- Scrivetelo in modo chiaro e breve(massimo 70 battute)

- Condensate il succo del discorsodirettamente nella riga-oggetto

Photo by: Flickr – Luca Pedrotti

Page 21: Come Sopravvivere Alle Email

21/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Esempi tratti da: Luisa Carrada: “il mestiere di scrivere”, Apogeo, 2008

Progetto intranet

Prog. Intranet: prx riunione il 10 aprile

E-businessA margine del convegno E-business

Griglia

Mi serve la griglia dei siti di gruppo

E-learningCorso inglese online non funziona

Comunicazione URP Comune

URP Comune: chiarimenti ICI

Fattura

La sua fattura è in pagamento

Polizza

Scadenza polizza auto: 24 marzo 2010

Page 22: Come Sopravvivere Alle Email

22/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

In scambi professionali prolungati di mail su uno stesso argomento premettete [tra parentesi quadre] l’argomento, seguito dallo specifico oggetto della mail, ad esempio:

[Progetto Nexus] Bozze preliminari della brochure

[Progetto Nexus] Mie revisioni alle bozze preliminari della brochure

[Parentesi quadre per i progetti]

Ok!

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23/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Formattazione: no ai muri di testo

Page 24: Come Sopravvivere Alle Email

24/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

In questo modo la lettura è facilitata e il nostro occhio non è costretto a “correre”sulla pagina.

Ogni riga 70 caratteri (crica)

Page 25: Come Sopravvivere Alle Email

25/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

ricordatevi di inserire degli spazitra un paragrafo e l’altro

Il testo diventa più “arioso” e leggibile.

L’email diventerà un po’ più lunga, ma verrà letta in modo più facile.

Inserite gli spazi

Page 26: Come Sopravvivere Alle Email

26/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Caro Paolo, in metito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare Che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i sever per poter effettuare i login da remoto. La quetione tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente possiede il mandato per autoriozzare Chcessia ad accedere ai servizi extranet. E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione

Cordiali saluti

Caro Paolo,

in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto.

La questione tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente possiede il mandato per autorizzare chichessia ad accedere ai servizi extranet.

E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione

Cordiali saluti

NO

SI

Spazi e righe

Page 27: Come Sopravvivere Alle Email

27/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Punto informatico: un ottimo esempio

Page 28: Come Sopravvivere Alle Email

28/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

• Usate font a bastoni (Arial o Verdana)

• Se volete, potete utilizzare il Courier new

• Font grandi: come minimo corpo 10

• Evitate il più possibile di scrivere in corsivo

• Usate il MAIUSCOLO solo per i titoletti ma NON PER IL TESTO.

• Evitate il sottolineato

• Evitate il grassetto: al limite una o due parole

Altre regole di formattazione

Page 29: Come Sopravvivere Alle Email

29/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

• Le immagini di sfondo (se avete più di 10 anni)

• Le animazioni di

qualsiasi tipo (idem)

• I colori: usateli con

parsimonia

Formattazione: gli effetti horror

Page 30: Come Sopravvivere Alle Email

30/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

strutturare la vostra mail per singoli punti

usate, ogni volta che potete, delle liste puntate per scandire i diversi elementi

cercate dove potete di aggiungere dei titoletti ai gruppi di punti, in modo che la mail diventi “scansionabile”

Scrivete per punti

Photo by: Flickr – mrmole

Page 31: Come Sopravvivere Alle Email

31/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: la persona èautorizzata dal capo? E’ un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? E’ già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere se non non posso muovermi. Grazie

Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire:

- la persona è autorizzata dal capo?

- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?

- è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?

Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie

NO

SI

Scrivere per punti

Page 32: Come Sopravvivere Alle Email

32/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet

Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego. In sostanza ho completato le parti che ci avevano chiesto, ho sostituito tutte le label dove era necessario eliminare i riferimenti a persone e settori e completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto.

Quello che rimane da fare è modificare gli schemi nel documento e nella presentazione (Slide 5-7-8-10-11-12) sostituendo le label, (invece la slide 4 la dobbiamo rifare, eliminando il testo di "contesto culturale"), rimettere nel documento la tabella con lelabel giuste, riformattarlo e rimetterlo in PDF.

Spero sia tutto chiaro :-)

A presto.

Giacomo.

Scrivere per punti: esempio

NO!

Page 33: Come Sopravvivere Alle Email

33/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Che cos’è che rimarrebbe da fare?

Photo by: Flickr – Paolo Signorini

Page 34: Come Sopravvivere Alle Email

34/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet

Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documentoe te lo allego. In sostanza ho:

- completato le parti che ci avevano chiesto

- Sostituito tutte le label dove era necessario- eliminate i riferimenti a persone e settori

- completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto.

Quello che rimane da fare è:

NEL DOCUMENTO

- modificare gli schemi nel documento sostituendo le label

- rimettere la tabella con le label giuste

- riformattarlo e rimetterlo in PDF.

NELLA PRESENTAZIONE

- rifare la slide 4 (eliminare testo di "contesto culturale")

- Rifare le Slide 5-7-8-10-11-12 sostituendo le label come sopra

Spero sia tutto chiaro

A presto

Giacomo

Scrivere per punti: esempio

Ok!

Page 35: Come Sopravvivere Alle Email

35/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Da: Carlo Bianchini

A: Mario Rossiconi

Oggetto: Documento sul progetto intranet

Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale e l’ho letto con attenzione; ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto.

Le informazioni riguardanti l’evoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto.

A tale riguardo volevo chiederti se era possibile ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: è un tema che ci sta molto a cuore.

Il succo subito: la piramide invertita

NO

Page 36: Come Sopravvivere Alle Email

36/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Da: Carlo Bianchini

A: Mario Rossiconi

Oggetto: Documento sul progetto intranet

Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale: volevo chiederti se potevi ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: è un tema che ci sta molto a cuore.

Ad ogni modo nel documento ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti l’evoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto.

Rifacimento

Ok!

Page 37: Come Sopravvivere Alle Email

37/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Innanzitutto, il progetto è sicuramente ben fatto, con una progettazione accurata sia nella prima fase che in quella di analisi delle soluzioni. Ma non sono molto sicuro della presa sulla popolazione. Mi spiego:

[seguono motivazioni]

Quindi non sono d’accordo a proseguire.

Non sono d’accordo a proseguire.

Il progetto è ben fatto, ma troppo distante dalle persone.

[seguono motivazioni]

N.B. Ricordate che molte persone usano il riquadro di anteprima nel client. Il succo deve essere già presente nelle prime 3 o 4 righe

Subito al dunque

Ok!

NO

Page 38: Come Sopravvivere Alle Email

38/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Leggere un messaggio di postasul telefonino o su uno smartphone richiede una focalizzazione ancora maggiore sui messaggi chiave.

Si devono leggere al primo colpo, senza dove scorrere pagine e pagine di testo.

Pensate a questo:

Photo by: Flickr – Photo Giddy

Page 39: Come Sopravvivere Alle Email

39/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Egregio dottore, le scriviamo per informarla di un’opportunità connessa alla sua attività di blogger che crediamo potrà incontrare il suo interesse nell’ottica di un aumento reciproco di visibilità dei rispettivi siti web. In particolare siamo ad offrirle la possibilità di incrementare il traffico sul suo sito web attraverso delle mirate azioni di SEO e tramite la presenza di link reciprochi.

Certi di una sua risposta le inviamo i nostri più cordiali saluti.

Più di 450 caratteri per chiedermi uno scambio di link con un linguaggio ampolloso

Caro Blogger, le scriviamo per proporle un reciproco scambio di link tra i nostri siti, per aumentare la visibilità reciproca dei nostri siti web.

Contiamo vorrà risponderci e la salutiamo

Brevità

Ok!

NO

Page 40: Come Sopravvivere Alle Email

40/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Mi dispiace che il progetto si sia bloccato: la cosa non mi sorprende visto cha abbiamo avuto numerosi episodi simili nel passato (basti pensare al progetto Qualità…)

Tuttavia suggerisco di continuare almeno per un breve periodo per dare modo a tutte le strutture di fare le proprie valutazioni in merito ed eventualmente risentirci la prossima settimana.

La cosa non mi sorprende (v. progetto qualità…)

Comunque, continuiamo ancora un po’ (le strutture devono abituarsi…) e sentiamoci la prossima settimana.

Brevità

Ok!

NO

Page 41: Come Sopravvivere Alle Email

41/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Usa le parole di tutti i giorni:sono capite da chiunque e diminuiscono la lunghezzadel testo.

Orientati verso le parolepiù vicine alla linguaparlata

“principale”, e non “precipuo”, “per” non “finalizzato a”.

Scrivi in modo semplice

Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1164615

Page 42: Come Sopravvivere Alle Email

42/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

L’iniziativa, ancorché collocata nella sua fase di mera definizione progettuale, si configura come un’opportunità quantomai solida di massimizzare le già consolidate energie della vendita verso un obiettivo di crescita e di sviluppo del mercato, sia all’interno delle fasce più mature che verso quelle ancora da conquistare

L’iniziativa è ancora in bozza ma rappresenta in ogni caso un’opportunità per accrescere le possibilitàdella vendita di uno sviluppo del mercato, sia per le fasce più mature che per quelle ancora da conquistare

Stile asciutto

Ok!

NO

Page 43: Come Sopravvivere Alle Email

43/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Tra formale e informale

Ehi, come te la passi,? Non ci conosciamo ma ho pensato di scriverti per farti una proposta…

Spettabile cliente, le scriviamo per sottoporre alla Sua attenzione una proposta nella speranza che essa risulti di suo gradimento

Troppo informale

Troppo formale

Page 44: Come Sopravvivere Alle Email

44/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Egr.gio dott. Rossi…

Ci preghiamo di informarla che…

A tale riguardo la preghiamo di voler provvedere…

Certi di una vostra fattiva collaborazione….

Voglia gradire i miei più cordiali saluti

No alle formalità di maniera

SBAGLIATO

Page 45: Come Sopravvivere Alle Email

45/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta, ma che ce posso fà? Sto impicciatissimo… E dai, stacce… :-)

Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta. Sono stato “sepolto”dalle attività, scusami…

Attenzione all’effetto “parlato”

Ok!

NO

Page 46: Come Sopravvivere Alle Email

46/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Stili che non funzionano - Marketing

Caro cliente, vieni e scopri anche tu l’incredibile promozione per gli abbonati che partirà da mese di novembre. Sconti, regali, una fantastica gamma di prodotti di telefonia ad un prezzo imbattibile!!!!

Non ci credi? Prova tu stesso a confrontare i prezzi imbattibili offerti solo per te!!!

E’ allora che aspetti? Collegati anche tu all’indirizzo pinco pallino e scopri cosa vuol dire appartenere alla grande famiglia di sprizmania!

Ti aspettiamo!!!!

SBAGLIATO

Page 47: Come Sopravvivere Alle Email

47/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Egr. cliente,

ci preghiamo di comunicarvi che si è concluso in data odierna, l’incontro volto a condividere definire la gamma di prodotti e sconti per il mercato residenziale al quale Lei appartiene.

In tale contesto è emersa la necessità di pervenire al più presto ad un listino aggiornato che le permetta con la massima tranquillità di operare le sue scelte all’interno della gamma via via crescente del nostro catalogo

Stili che non funzionano - Burocratico

SBAGLIATO

Page 48: Come Sopravvivere Alle Email

48/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Caro Paolo,

detto in parole semplici l’iniziativa si inquadra in una più ampia strategia di Customer Relationship management volta a massimizzare gli assett a valore aggiunto di un mercato segmentato, capitalizzando la posizione di incumbent europei nel mercato residenziale...

Stili che non funzionano - Aziendalese

SBAGLIATO

Page 49: Come Sopravvivere Alle Email

49/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Cari colleghi, sono lieto di darvi il benvenuto in questo progetto, pensato per voi e dedicato allo sviluppo professionale di ciascuno.

Tutto questo mi rende particolarmente orgoglioso di appartenere a questa grande famiglia professionale che sono sicuro saprà dare, grazie al contributo di ciascuno di voi, un significativo apporto al miglioramento del business di questa grande azienda

Stili che non funzionano - Paternalismo

SBAGLIATO

Page 50: Come Sopravvivere Alle Email

50/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

non mescolate contenuti diversi nella stessa mail

Scrivete mail diverse per oggetti diversi.

Separate mele e pere

Photo by: Flickr – __Olga__

Page 51: Come Sopravvivere Alle Email

51/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Effetti boomerang

Photo by: Flickr – gui.tavares

Page 52: Come Sopravvivere Alle Email

52/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?

Page 53: Come Sopravvivere Alle Email

53/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Re: Si!

Re: No!Re: forse…

Re: Dove?

Re: A che ora?

Re: Chi viene?

Re: Che film?

Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?

Re: Io!

Re: Io!

Page 54: Come Sopravvivere Alle Email

54/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Re: Si!

Re: No!Re: forse…

Re: Dove?

Re: A che ora?

Re: Chi viene?

Re: Che film?

Re: Se è Woody Allen si

Re: Se è Woody Allen no

Re: Se Marco mi passa a prendere

Re: se è al Cinema Adriano

Re: Solo al secondo spettacolo

Re: Siii!

Re: quanti siamo?

Re: Io sarei per vedere Clint..

Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?

Re: Io!

Re: Io!

Page 55: Come Sopravvivere Alle Email

55/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Una email più precisa

Ciao a tutti, stasera andiamo al cinema al primo spettacolo? Vi propongo due alternative:

- l’ultimo di Woody Allen (Cinema Adriano)

- l’ultimo di Spike Lee (Cinema Orfeo)

Fatemi sapere entro le 16.00, così ci organizziamo. Ok!

Page 56: Come Sopravvivere Alle Email

56/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Occhio alla valenza dei verbi

La valenza di un verbo è il numero di espansioni indispensabili per costruire, insieme al verbo, una frase "ben formata". Queste espansioni sono dette argomenti.

http://it.wikipedia.org/wiki/Valenza_verbale

Page 57: Come Sopravvivere Alle Email

57/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Il verbo “spostare” è tetravalente

Spostare

Page 58: Come Sopravvivere Alle Email

58/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Il verbo “spostare” è tetravalente

Spostare

Chi sposta?Che cosa sposta?

Da dove lo sposta?Verso dove lo sposta?

Page 59: Come Sopravvivere Alle Email

59/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Per ottimizzare lo spazio andrebbe spostato il raccoglitore No!

Per ottimizzare lo spazio Giorgio o Franco dovrebbero spostare il raccolglitore rosso dall’armadio in camera al ripiano in soffitta

Inserire tutti gli argomenti possibili

Ok!

Page 60: Come Sopravvivere Alle Email

60/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle emailPhoto by: http://www.sxc.hu/photo/680517

- Offrite alternative precise

- Prevenite i possibili feed-back

- Evitate proposte vaghe

- Evidenziate bene le azioni richieste

Cattive risposte a cattive richieste

Page 61: Come Sopravvivere Alle Email

61/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

• Che cosa voglio ottenere da questa mail?

• Quali sono i risultati e le informazioni che voglio come feed- back?

• Il destinatario ha in mano tutti gli elementi per darmi una risposta?

• Ho omesso dettagli che mi potrebbero essere richiesti dopo?

Prima di spedire chiedetevi:

Page 62: Come Sopravvivere Alle Email

62/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Non abbiate paura di ribadire le informazioni chiave, e non date per scontato che gli altri possiedano giàtutti i dati che servono. Non scrivete:

“Allora ci vediamo domani da me”,

Ma:

“Allora ci vediamo domani, alle 10.00 da me, in via Manzoni 12”

Repetita iuvant

Photo by: Flickr – iwascamera

Page 63: Come Sopravvivere Alle Email

63/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Meglio, come nella vita reale, cominciare dando del Lei, per poi passare al “tu” dopo che il ghiaccio è stato rotto.

Evitate sempre l’impersonale:

Si trasmette il documento per le opportune verifiche…

Tu o Lei?

Page 64: Come Sopravvivere Alle Email

64/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Si, ma chi sei? Mittenti riconoscibili

Da: servizi.informativi

Da: SEAM3

Da: URP

Da: promotion.aziendatosta

Da: nubinecielo

Da: Stordita76

No!

Da: servizi.informativi.Aziendatosta

Da: Ufficio formazione comune pignacotta

Da: Ufficio comunicazione aziendatosta

Da: Gianni Amodeo - Aziendatosta

Da: Carla carletti

Ok!

Page 65: Come Sopravvivere Alle Email

65/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Esordi classici (“Egregio Dottore”)

Esordi troppo colloquiali (“Ehilà”)

Congedi classici (“Ci pregiamo di porgerle i nostri più cordiali saluti”)

Congedi troppo confidenziali (“un abbraccione”, “un bacio”)

- Caro…

- Gentile…

- Un saluto cordiale

- Un caro saluto

- Le invio i miei auguri e la saluto

Tanti saluti (tra estranei)

No!

Ok!

Page 66: Come Sopravvivere Alle Email

66/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

_________________________________

Dr. Ing. Mario Rossi

Dipartimento Biologia Università degli Studi di Caprarotta

Via della chiese nuove 26, Caprarotta (MC)

Sito web: www.universitàdicaprarotta.it

Tel 02325643456

Fax. 02023456798

Cell. 3412345678

Skipe: mariorossi

Blog: www.mariorossi.it

Linkedin: www.linkedin.com/mariorossi

Firmati, senza esagerare

Troppo! _________________________________

Mario Rossi

Dipartimento Biologia Università degli Studi di Caprarotta

Tel 02325643456

Cell. 3412345678

Blog: www.mariorossi.it

Ok!

Page 67: Come Sopravvivere Alle Email

67/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Rispondere alle email

Photo by: Flickr – heraldpost

Page 68: Come Sopravvivere Alle Email

68/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Photo by: Flickr – drizinha ツ away !

Attenzione agli effetti emozionali che il nostro testo può produrre.

A volte può capitare che un messaggio ci faccia infuriare

In questi casi è assi sconsigliato mettersi alla tastiera e rispondere “per le rime”.

Non rispondere se sei arrabbiato

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69/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Fermati, rilassati e solo dopo un po’ torna al tuo messaggio.

Il tuo interlocutore potrebbe leggere la mail quando ormai la rabbia ti è passata.

La rabbia passa, il testo resta.

Relax

Photo by: Flickr – kabiara 87

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70/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

In una lista, rispondete soltanto a chi può essere realmente interessato.

Se dovete fare un’osservazione non fondamentale non rispondete a tutti, ma solo al mittente

Pensa al fastidio di ricevere decine di messaggi che recitano ”Ci sarò” se non sei l’organizzatore dell’evento

Rispondi a tutti: ma sei sicuro?

Photo by: Flickr – little pollo

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71/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Inoltro selvaggio? No grazie

SBAGLIATO

Stai riversando sulla scrivania dell’interessato chilometri di lettere e lasci a lui il compito di “ricostruire”il tutto.

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72/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle emailPhoto by: http://www.sxc.hu/photo/680517

Riassumi nella tua email i termini della questione

Evidenzia i punti importanti

Fornisci indicazioni chiare su che cosa ti aspetti dal tuo interlocutore.

Aggiungi valore all’inoltro

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73/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Copia conoscenza solo quando serve

Non mettere in copia il tuo capo se non serve

Non usare il CC come scaricabarileper le attività

Non usare il CC per mandare messaggi trasversali (usa il telefono o alzati e vai a parlare di persona)

Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1217806

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74/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

A volte è indispensabile, ma non va estesa indiscriminatamente a tutte le mail che scriviamo

Usate l’opzione di richiesta ricevuta solo quando serve e non come opzione “di default” per tutti i messaggi che inviate.

È questione di efficienza (diminuzione dei messaggi che girano in Rete, perdita di tempo) e di buona educazione.

Ti serve proprio la ricevuta?

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75/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendoa riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire:

- la persona è autorizzata dal capo?

- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?

- è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?

Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie

-la persona è autorizzata dal capo?

>Certo

- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?

> solo leggere

- è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?

> Non ancora, credevo lo faceste voi. Non ti preoccupare li chiamo io e ti faccio sapere

Mail

Risposta

Il quoting (usare dei pezzi della

mail originale) permette:

di proseguire un dialogo come se

si fosse “in presenza”

di alleggerire le mail del testo

inutile

di migliorare la chiarezza del

messaggio

Il quoting

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76/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Da: Alberto rossi

A: Giacomo Mason

Oggetto: Andamento attività progetto intranet

Ciao Giacomo, ti scrivo per avere aggiornamenti sul progetto. Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito? E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto? Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene, ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale.

Fammi sapere,

a presto

Rispondere per punti: il “quoting”

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77/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Da: Giacomo Mason

A: Alberto Rossi

Oggetto: Re: Andamento attività progetto intranet

Ciao Alberto, di seguito le mie risposte

> Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito?

Si, a ci ha dato il via libera per procedere con la fase due, una volta completato il documento

> E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto?

Si, li ho fatti e li ho già mandati al suo collaboratore; ci darà il suo parere entro domani

> Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene

Ottimo

> ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale.

Le ho chieste alle Rossi, anche quelle arriveranno entro domani.

Un saluto

Giacomo

Rispondere per punti: il “quoting”

Ok!

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78/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

La mail è una forma di “oralità scritta”

Dobbiamo trasmettere elementi che surroghino gli aspetti emozionali, non verbali e paraverbali della comunicazione orale.

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79/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

> Grazie.

> Grazie :-)

> Molto divertente.

> Molto divertente :-DDD

Il valore di un emoticon

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80/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Il valore di un emoticon

Suona diverso, vero?

> Grazie.

> Grazie :-)

> Molto divertente.

> Molto divertente :-DDD

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81/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

:-)

:-))

:)

;-)

;- |

;- (

;- P

;- D

;- *

Sorriso

Grande sorriso

Strizzatina d’occhio

Perplesso

Scontento

Linguaccia

Risata

Bacio

<g> Risata a denti stretti

La differenza rispetto alla comunicazione non verbale tradizionale è che questi messaggi sono trasmessi consapevolmente.

:-))))))))))) Sto scherzando, capito?

Tipi di emoticons

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82/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Evitare le email per:

• chiedere risposte immediate

• criticare i collaboratori

• condurre trattative

• prendere decisioni importanti

• trasmettere cattive notizie

• mandare messaggi ambigui, che possono essere fraintesi

• trasmettere informazioni poco strutturate, ancora in bozza

• inviare informazioni che creeranno domande e perplessità

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83/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Gestire le email

Photo by: Flickr – itmpa

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84/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Non state sempre attaccati al vostro client a leggere-rispondere: è la maniera migliore per consumare tutto il vostro tempo.

Spesso, una risposta data dopo 6 ore vale quanto una data dopo 6 minuti.

Anzi, a volte è una risposta migliore.

Datevi delle regole

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85/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Tempi giustiCercate di leggere e rispondere in momenti diversi

Stabilite degli orari precisi per la consultazione

Evitate di consultare le mail di lavoro prima di uscire dall’ufficio il venerdì sera

Non usate le mail come to-do list

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86/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

L’email non è uno strumento di conversazione “in tempo reale”.

Non aspettatevi che le persone rispondano immediatamente.

se una cosa è urgente e il vostro Capo la vuole entro un’ora è meglio che vi telefoni o vi cerchi sul messanger.

La mail non è il telefono

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87/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Vincete la pigrizia: create delle vostre cartelle personali: ad esempio: “Dal mio capo”, “Progetto Toscana”, “Problemi in evidenza”, “Iscrizioni ai social network” e cosìvia.

Archiviare le mail

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88/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Filtri e regole

Create delle regole automatiche per i messaggi, in modo che se il massaggio ha certe caratteristiche venga collocato in una cartella specifica, cestinato o etichettato in modo diverso

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89/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

- Devo perdere tempo a decidere cosa tenere e cosa no- Rischio di perdere informazioni potenzialmente importanti- Non posso più fare ricerche in archivio

- Elimino la spazzatura e mi concentro sulle cose importanti- Uso la mail solo come mail e non come “to-do list” o archivio documentale- Identifico subito i messaggi importanti

Cestinare

- La ricerca diventa difficile – o impossibile -oltre un certo numero di messaggi- Diventa difficile identificare i messaggi veramente importanti- Si tende ad usare la mail come archivio documentale o “to do list”, perdendo efficienza

- I messaggi sono sempre disponibili- Posso fare ricerche su tutti i messaggi- Evito di decidere ogni volta se cestinare o no

Archiviare

SvantaggiVantaggi

Cestinare o no?

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90/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Ogni tanto fate una sana pulizia della vostra casella email: eliminate tutto quello che siete sicuri non vi serva più

Tenete pulito in giro

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91/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Avete larghezza di banda sufficiente?

E il destinatario?

Avete descritto nella mail il contenuto di ogni singolo allegato?

In ogni caso, limitate gli allegati: dove è possibile riportate il contenuto del documento direttamente nella mail.

Allegati sostenibili

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92/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Wikisend Permette di condividere file online. Si ottiene un codice ID e si può inviarlo a qualcuno per permettergli di scaricare il file.

http://wikisend.com/

Filecrunch Molto semplice da usare, permette di inviare l’URL del file alla persona via mail.

http://www.filecrunch.com/

http://www.masternewmedia.org/it/2005/02/11/come_inviare_e_ricevere_file.htm

Yousendit il servizio per la trasmissione di file di grandi dimensioni più popolare che ci sia sul Web. http://www.yousendit.com/

Box Permette di caricare online e di conservare tutti i file online e di condividerli facilmente.

http://www.box.net/

Hotshare Permette di fare l'upload di tutti i file desiderati fino a un massimo di 200 MB ognuno; viene dato un link per inviare il file a un indirizzo email.

http://www.hotshare.net/

Inviare file pesanti: alcuni servizi

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93/93Febbraio 2010Giacomo Mason Sopravvivere alle email

Luisa Carrada, Giuseppe Militello: L’email per lavorare e vivere meglio in azienda http://www.mestierediscrivere.com/pdf/Email.pdf

Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008

Gianni Lombardi: Come si fa a comunicare con la posta elettronica, Tecniche nuove, 2006

Alessandro Lucchini (a cura di), La magia della scrittura, Sperling & Kupfer, 2005

Riferimenti


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