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Organizzazione Eventi
11 e 24 gennaio 2006
Copyright SDA Bocconi 2004
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Un approccio pragmatico
Cassetta attrezzi
Casi reali
Strumenti
“Per sapere bisogna fare”
Check-list
Dietro le quinte
Citazioni
Timing
Sperimentazioni
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Non dobbiamo mai dimenticare che il
giornalista raccoglie e diffonde solo quelle
“notizie” che interessano il suo giornale e i
suoi lettori
Iniziamo da un paradosso
A parte il paradosso, sta proprio qui il segreto!
Parola chiave: SENSIBILITÀ GIORNALISTICA
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= ragionare con la testa del giornalista
= capire che cosa per lui è o non è notizia
= fare opera di sensibilizzazione dei propri clienti o
referenti in azienda
= avere il coraggio di dire NO alla richiesta di organizzare
una conferenza stampa o di inviare un comunicato o di
proporre un’intervista o…
Sensibilità giornalistica
Non è semplice, può aiutare una precisa conoscenza dei principali
FERRI DEL MESTIERE
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Partiamo dal risultato
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Facciamoci del male
Sulla stampa sono ricorrenti le critiche dirette
dai giornalisti alle PR
leggiamone alcune per capire insieme come
raggiungere questi risultati
EVITANDO AL MASSIMO I RISCHI
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Punto.Com 23 marzo 2001
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Punto.Com 24 marzo 2001
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Che cosa i giornalisti pensano degliUffici stampa: alcune citazioni…
Da Italia Oggi – 29 ottobre 1998
“Ogni giorno mi trovo ad aver a che fare con degli incompetenti. Gli uffici stampa non studiano i media. E quindi non sanno cosa può
interessare o no ad una testata. Sono indietro anni luce. Non sanno cosa vuol dire personalizzazione della notizia”…
Massimo Bernardini, responsabile delle pagine spettacoli del quotidiano Avvenire
“Ricevo una media di 60 fax al giorno, con ulteriori telefonate successive. … In questo momento ho tre scrivanie colme di carta e faccio fatica a
lavorare. Gli uffici stampa dovrebbero sapere con chi stanno parlando. Bisogna innanzitutto che si studino il giornale…”
Pier Luigi Vercesi, capo redattore dello Specchio della Stampa
“È una situazione allucinante. Mandano un fax e poi richiamano 20 volteper sapere se l’hai ricevuto, poi se mandi qualcuno alla conferenza, e ancora
quando pubblichi la notizia.”Giulio Giuzzi, responsabile della cronaca di Milano del Giorno
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Da Punto.Com 23 marzo 2001
“Non sommergete le nostre scrivanie con inutili tonnellate di carta. Non intasate le nostre caselle di posta elettronica con comunicati interminabili e
pesanti attachment. Rispettate i tempi di chiusura del giornale in cui lavoriamo”
Da Punto.Com 24 marzo 2001
“Gli uffici stampa? Ormai sono costretta a vivere trincerata dietro a una segreteria telefonica: ricevo dalle 30 alle 50 telefonate ogni giorno da parte
di pr, addetti stampa e siti Internet di vario genere. È praticamente impossibile rispondere a tutti…”
Carla De Girolamo, caposervizio di Panorama Online e coordinatrice di Panorama Web
“Conoscere i ritmi di una redazione è, infatti, fondamentale. Spesso mi si chiede di pubblicare una notizia alle sei del pomeriggio, quando nel giro di tre
ore tutto si può ribaltare”Marco dal Fior, vicecaporedattore dell’edizione Lombardia del Corriere della
Sera
“Negli ultimi anni la qualità dei servizi delle grandi strutture di comunicazione è cresciuta enormemente….molti uffici stampa hanno colto in
ritardo l’importanza e la specificità dell’informazione online”Luca Ferraiuolo, ex vicecaporedattore de Il Nuovo
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Francesca Bodini – all’epoca della slide Direttore di Net
Business (2001)
I have a dream... • Ricevere comunicati stampa di argomenti che siano di reale
interesse per il giornale
• Ricevere comunicati solo via e-mail, e non lo stesso comunicato
via e-mail/posta/fax/sms
• Non essere bombardati di telefonate per sapere se si è ricevuto
il comunicato, se lo si pubblica, se si è pubblicato, se si vuole
intervistare qualcuno…
• Parlare con persone che sanno di cosa stanno parlando
• Avere meno conferenze stampa, ma più interessanti
• Non chiamare sul cellulare (anche se vi è stato dato) se non in
caso di reale necessità
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Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – Corriere della Sera del 13 Marzo 2004
PR = Piccole Rottweiler?
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Nelle ultime settimane ci siamo occupati di abusi telefonici (messaggini agghiaccianti, molestie durante i pasti,
goffi tradimenti via sms). Chiudiamo la quadrilogia condannando un'abitudine che nessuno riesce a
sconfiggere: la prepotenza. Lui o lei chiamano, e iniziano a parlare. Propongono convegni, raccontano viaggi,
discutono d'affari. Voi direte: storia vecchia, dov'è la notizia? La notizia è che ormai i cellulari trasmettono i
telegiornali, scattano fotografie, suonano come la Filarmonica di Vienna. Ma qualcuno li usa ancora come ferri
da stiro.
Chi sono, questi simpatici trogloditi? Spesso sono persone che non ci conoscono nemmeno. Non sanno che la
gente, nel corso della giornata, lavora, dorme, fa la doccia, mangia, corre, va in bagno e si mette le dita nel
naso? Certo che lo sanno: ma decidono d'ignorarlo. Il troglodita telefonico (TT) spesso è una troglodita, giovane
e magari simpatica. Le italiane nate nella seconda metà degli anni '70 sono, in assoluto, le più pericolose.
La loro adolescenza coincide con la comparsa del cellulare in Italia: da quel momento i due gruppi - ragazze e
telefonini - sono cresciuti insieme. Questo rapporto simbiotico ha i suoi vantaggi (le suonerie non hanno misteri,
per un'italiana del 1978); ma presenta, come dicevo, alcuni inconvenienti. La fanciulla usa il telefono come
un'arma impropria, fidando nel suono della sua voce. Chiama uno sconosciuto e inizia a parlare. E lo sventurato
risponde, invece di audiosculacciarla.
Due gruppi sono particolarmente insidiosi: le giovani giornaliste e le nuove arrivate negli uffici-stampa. Conosco
colleghe che riescono a intervistare chiunque, a ogni ora del giorno e della notte (ci provassero i maschi,
verrebbero insultati). Ho sperimentato la grinta delle ragazze delle pubbliche relazioni, che usano il cellulare
come cerca-persone, e quando hanno acchiappato chi vogliono, mordono e non mollano la presa (da qui il
nome: PR, Piccole Rottweiler).
Che fare? Nulla, se non aspettare che le italiane nate negli anni '70 diventino meno giovani, e più misericordiose.
Ma poi arriveranno quelle nate negli anni '80. Sono già preoccupato adesso.
Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – Corriere della Sera del 13 Marzo 2004
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Come ridurre i morsi da PR?
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Analisi bisogni target
Tempo: variabile critica
da ottimizzare
Carta: risorsa da
salvaguardare
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Una risposta adeguata
Tempo limitato
Crescita dei quotidiani
Moltiplicazione delle testate periodiche
Maggiore segmentazione del mercato editoriale
Dominio strumenti del “mestiere”
Conoscenza testate
Piani di comunicazione tagliati su misura per ogni
singolo giornalista
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Come inviare le notizie in modo mirato?
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Una possibile via: i piani editoriali
TESTATA settembre ottobre novembre dicembre
IL SOLE 24
OREdossier marche - dossier moda
rapp. nautica - dossier auto -
SMAU @lfa - SMAU @lfa
dossier piemonte - rapporto
beni culturali - dossier
certificazione e qualità2
(settimana mondiale delal
qualità)
rapp. motori (motorshow) - rapp.
salone del vino - dossier trasporti -
dossier nordest (ATTENZIONE:
dossier Natale, non dichiarato,
ma nel 2002 è stato pubblicato)
AFFARI &
FINANZA - La
Repubblica
sicurezza informatica (3) -
piemonte (10) - banche (10) -
salone del vino to (10) -
turismo e compagnie aeree
(17) - certificazioni (17) - lavoro
interinale (17) - high tech (24)
- risparmio gestito (24)
PA E-Government (1) - commercio
elettronico (8) - telefonia (15) -
sicilia (22)
MKT
dossier marketing del permesso -
speciale call e contact center (numero
distribuito al convegno sulla
multicanalità organizzato da MKT)
come gestire la multicanalità
(speciale convegno di
settembre) - speciale voce,
dati, informazioni, il marketing
via mobile (numero distribuito a
Smau)
dossier marketing per la
relazione con il canale di
vendita - speciale smart card e
carte fedeltà
dossier geomarketing - speciale
comunicazione hi tech sul punto
vendita
PUBBLICA
focus risorse umane percorsi di
camnbiamento nelle direzioni del
personale delle pa - inchiesta strategia
crm - speciale assicurarsi contro i
rischi (con questo numero saremo al
COMPA di Bologna)
focus bilancio come strumento
di controllo e di comunicazione
- inchiesta la formazione a
distanza alla conquista della
pa - speciale proteggere l'aria
(con questo numero saremo a
Smau a Milano)
focus gli archivi paperless
meno carta, più efficienza
grazie alle soluzioni IT -
inchiesta come costruisco un
sito pubblico -
focus sportelli unici, stato di
attuazione, problemi soluzioni quali
servizi alle imprese mettere on
line? - inchiesta ASP opportunità
da sviluppare nelal pa - speciale
innovazione nelal sanità
BANCAMATIC
A
anteprima SMAU (Smau 2-6 ottobre
2003) (3/07)i sistemi di pagamento (30/8)
contract bancario (arredi
bancari) (25/9)internet banking (31/10)
NETWORK
MAGAZINE
cover story videoconferenza i- guida
all'acquisto server midrange la CPU Intel
e le altre
cover story ERP e supply chian
management - guida
all'acquisto hub e switch
wireline e wireless
cover storyVPN reti private
virtuali - guida all'acquisto
SAN, NAS e memorie di massa
per reti
cover story la rete in casa - guida
all'acquisto back up hardware e
software
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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 22
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Comunicato stampa
Cartella stampa
Media list o mailing
Intervista telefonica
Intervista scritta
Intervista 1to1
Press briefing
Press trip
Conferenza stampa
Esclusiva
…
Dichiarazione ufficiale
Smentite e lettere al direttore
(Silenzio stampa)
Alcuni ferri del mestiere
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Alcune definizioni
STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA
media list o mailing
archivio contenente nome, cognome, indirizzo,
telefono, e-mail, argomenti trattati, aree di
specializzazione …dei giornalisti con i quali l'azienda ha
interesse a mantenere delle relazioni
inviare le comunicazioni
aziendali in modo mirato:
solo ai giornalisti realmente
interessati
rassegna stampa
raccolta (possibilmente ragionata) di articoli tratti
dalla stampa che parlano dell'azienda e dei suoi
manager, del suo settore di attività o, più in generale,
di temi che possono avere un impatto diretto sullo
sviluppo e sulle attività dell'azienda
informare il management
sull'azienda, sul settore,
sulla concorrenza … se
quotidiana, distribuita
nella prima mattinata
cartella stampa
cartella che contiene la documentazione di base
dell'azienda come le schede informative che spiegano
la storia dell'organizzazione, la struttura
organizzativa, i prodotti, i dati economici, la
documentazione fotografica e la brochure
deve essere sempre
aggiornata per consegnarla
durante gli eventi, le
conferenze stampa o
inviata alla stampa in caso
di fatti aziendali rilevanti
esempio di cartella stampa
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Strumenti dell’ufficio stampa
STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA
comunicato stampa
testo molto sintetico che riporta notizie o fatti
aziendali di interesse: lancio di nuovi prodotti, annunci
di eventi particolari, risultati economico-finanziari,
nuovi investimenti, acquisizioni, eventuali cambiamenti
nella direzione aziendale (giri di poltrone)
molto complesso da scrivere
in quanto è importante
seguire precisi standard di
scrittura
conferenza stampa
incontro tra alcuni esponenti aziendali con un gruppo di
giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una
certa rilevanza, durante il quale gli invitati pongono
una serie di domande di approfondimento
può rivolgersi alle agenzie
di stampa, ai giornalisti
della carta stampata, della
televisione, della radio, di
Internet …
interviste
strumento fondamentale, ma delicato da trattare. Esistono alcune regole: 1)
informarsi prima sul giornalista e la testata 2) concordare con precisione l'oggetto
3) essere trasparenti (meglio non dire che dire e chiedere di non pubblicare) 4)
usare un linguaggio chiaro e il più possibile comprensibile 5) non chiedere di rivedere
il testo 5) se televisiva o radiofonica, chiedere la registrazioni prima, MAI dopo...6)
preparare l'intervistato...
esempio
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Fortunatamente non siamo gli unici a sbagliare!
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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 29
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• Che cosa è?
• Come decidere se organizzarla o meno?
• Quali sono le diverse tipologie?
• Come organizzarla?
• Come massimizzarne l’efficacia?
• Come quantificarne costi e benefici?
• Quale la tempistica e quali le fasi da
seguire?
• Come analizzare i risultati?
Conferenza stampa
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È l’incontro di alcuni esponenti aziendali con un gruppo di giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una certa
rilevanza
Occasione di incontro – confronto – dialogo (possibilità di fare domande)
Strumento di comunicazione potente e costoso – usare con cura
Conferenza stampa: che cosa èe che cosa consente...
Inflazione comunicativa
Troppe conferenze organizzate ogni
giorno
Il tempo: una variabile molto critica per
tutti
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• Porsi dal punto di vista del target ossia del giornalista
“Perché dovrei partecipare?”
• Organizzare la conferenza solo se effettivamente si
trovano forti motivazioni a questa domanda e se si è
realmente in grado di fornire una risposta adeguata alle
aspettative
• Ricordiamoci: nulla è più frustrante di una sala vuota
• Vale la pena fare dei test
Una decisione molto difficile:organizzarla o no? conferenza, esclusiva o
interviste1to1?
Novità significative - notizie
Occasioni di incontro con personaggi di rilievo
Opportunità di approfondimenti su temi scottanti
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Esclusiva – citazioni…
Non dovete pensare che una notizia non funzioni in assoluto: se trovate
il contenitore giusto, anche una cosa che sembra una non-notizia può
essere una notizia. Attenzione quindi ai contenitori e cercate di
personalizzare le vostre comunicazioni. Spesso un’esclusiva è
meglio di una conferenza stampa. … Se però offrite un’esclusiva,
deve essere davvero tale. Non esistono esclusive a metà.
… Questo non significa che si possa lavorare con una sola testata.
Dovete essere anche voi un po’ giornalisti. Se a uno date l’esclusiva,
all’altro potete dare un taglio diverso o un diverso approfondimento
dello stesso argomento. La vostra capacità sta nell’avere davanti a voi
la mappa dei giornalisti che vi interessano con specializzazioni e
collaborazioni. Leggendo i giornali non è difficile farsi questo bagaglio.
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller
Business
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Una stessa notizia declinata su web– tv - radio – carta stampata
web
cartaceo
radio tv
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Le conferenze stampa spesso sono inutili perché raramente c’è la
necessità di far conoscere a tutto il mondo qualcosa.
Fabio Grattagliano – Il Sole 24 ORE
Non organizzate conferenze stampa per fare il punto della situazione
sull’andamento dell’azienda…a noi giornalisti non interessano i vostri
aggiornamenti interni. … Per quanto mi riguarda, la conferenza
stampa mi piace, perché è soprattutto un luogo di scambio con i
colleghi…Quando posso ci vado, sempre che ci sia una notizia da
catturare. Il solo fatto di esistere non è una notizia.
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller
Business
È meglio pubblicare su un solo giornale che fare una conferenza
stampa a cui non viene nessuno.
Andrea Lucatello – Radio Capital
Conferenza stampa – citazioni…
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Il vostro lavoro è più difficile di quello del giornalista. Lui può decidere
se pubblicare, che cosa pubblicare e quando pubblicare, voi dovete
invece convincere il giornalista che vale la pena farlo. … Evitate invii
generici, uguali per tutti. Perché dovrei scrivere se so che lo fanno tutti
gli altri con gli stessi contenuti?
Stefano Epifani – ex Digital Business oggi docente presso l’Università
degli Studi di Malta e autore di libri e saggi
La partecipazione dei giornalisti alle conferenze stampa sta diminuendo
vertiginosamente per mancanza di tempo e per inflazione di
conferenze. Non serve continuare a chiamare il giornalista per sapere
se viene o meno perché la decisione viene presa il giorno prima,
spesso alla sera. Prima di organizzare una conferenza stampa è utile
fare un piccolo sondaggio tra i giornalisti per verificare l’interesse.
Achille Perego – Il Giorno
Conferenza stampa – citazioni…
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Contattare i giornalisti con i quali si ha un rapporto preferenziale e tastare il polso
Test su alcuni giornalisti prima di organizzare la conferenza stampa – dietro
le quinte
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• Notizia - messaggi - contenuto
• data
• luogo
• target stampa
• regia
• scaletta
Gli elementi da considerare: gli stessidi qualsiasi evento, ma…
5 W ...
WW
W
W
W
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 39
definire nel dettaglio gli obiettivi
perché organizzare la conferenza?Why
5 W + 2 H
contenuto
messaggi
titolo
programma
conoscete i tempi delle testate
scegliere data e orario appropriati
What
When
Howmuch
richiesta preventivi e budget
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città più indicata
location più adatta
5 W + 2 H
chi interviene
chi modera o presenta (attenzione alle relazioni tra giornalisti!)
chi sarà invitato
come sarà presentata la notizia
quali attrezzature, quali strumenti
come sarà organizzato il follow-up
Who
How
Where
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• Contatto relatori e verifica
disponibilità
• Predisposizione programma
relatori
moderatore
location
data
Programma
lettera proposta + telefonata
verificare eventi concorrenti su date possibili
incrociare agende relatori
verificare disponibilità location (previa idea numerosità)
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• Personalizzare il più possibile l’invito
• Leggere leggere leggere!!!
• Quali i bisogni?
• Quali le attese?
• Quale “linguaggio”?
• Chi non può non esserci? partire da questi
Quali giornalisti invitare?
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Personalizzare il rapporto – citazioni…
Quando inviate un’e-mail, per favore, PERSONALIZZATELA! Non
scrivetemi mai “Carissimo/a”, preferisco “Caro Andrea”. Almeno partite
con il piede giusto. E poi nel confezionare il vostro messaggio dovete
agire da giornalisti, dovete mettere la notizia nelle prime due righe.
… Le mail sono diventate uno strumento che ha migliorato da una
parte la comunicazione, ma dall’altra l’ha minata seriamente, perché
l’eccesso di informazione è uguale se non peggiore alla mancanza di
notizie …
Dovete agire come dei cacciatori con il mirino, non come spargitori
di volantini da un aereo.
Andrea Lucatello – Radio Capital
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• Individuazione location
comodità - velocità
verifica disponibilità
sopralluogo
materiale sala
attrezzatura
hostess
tavolo accrediti
badge
cavalierini
segnaletica interna ed esterna
Sede
Per prenotare la sala bisogna avere un’idea precisa del numero di
partecipanti
Molto delicato!
deve essere facilmente raggiungibile
deve essere attraente
deve avere strutture adeguate
deve poter garantire una capienza +/- 20%
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• disponibilità relatori
• disponibilità moderatore
• disponibilità giornalisti fondamentali
• scelta data
• scelta giorno della settimana
• scelta ora di inizio e durata
• scelta durata interventi
Data
Deve essere in linea con esigenze azienda,
partecipanti e non deve avere sovrapposizioni
rischiose (questo rischio è sempre in agguato…)
..
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quotidiani
h. 10.00-13.00 per dare al giornalista la possibilità di scrivere il pezzo per il pomeriggio (su documentazione fornita)
settimanali e mensili
anche il pomeriggio
I tempi
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11.00 circa: prima riunione di redazione – previsioni e imbastitura spazi – non si conoscono ancora i contenuti – struttura gerarchica – tempi brevi – si decide foliazione di massima (pagine + moduli pubblicitari)
tarda mattinata: lettura giornali – telegiornali – lanci di agenzia – partecipazione a conferenze stampa eventuali – telefonate
17.00 circa: seconda riunione di redazione – i capiredattore assegnano pesi alle notizie selezionate durante la giornata – assegnazione rigaggi (dimensioni dei pezzi) ai vari giornalisti
18.00 circa: si inizia a scrivere (!) – se non abbiamo la notizia del secolo, meglio NON DISTURBARE!
22.00 circa: chiusura prima edizione che è anche l’ultima se non succedono eventi decisamente straordinari
I tempi del quotidiano
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Lunedì ore 15 circa: prima riunione di redazione –definizione dei temi
Martedì: imbastitura pagine – assegnazione rigaggi
Mercoledì: si inizia a scrivere
Giovedì e venerdì: fase del NON DISTURBARE!
(ipotesi uscita venerdì)
Mercoledì ore 15 circa: prima riunione di redazione – definizione dei temi
Giovedì- Venerdì mattina: imbastitura pagine –assegnazione rigaggi
Venerdì-Lunedì: si inizia a scrivere
Martedì e mercoledì mattina: fase del NON DISTURBARE!
I tempi del settimanale(ipotesi uscita lunedì)
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I tempi della radio – citazioni…
La sera prima si decidono gli argomenti principali del giorno dopo e a questo
punto si divide il lavoro secondo i settori e si sceglie dove mandare le persone.
È la notizia a far decidere di mandare una persona. In assenza della notizia, il
criterio dominante è il “chi c’è”, il nome, il personaggio. E il giorno dopo si
parte. Quando capita un fatto imprevisto di cronaca, si richiama
immediatamente uno che stava ad un convegno e lo si manda sul posto. La
cronaca si impone da sé, gli appuntamenti vengono scelti e quelli politici per le
radio sono quelli che contano di più.
Tenete presente che noi facciamo un giornale ogni ora. In regia abbiamo 7-8
monitor sintonizzati costantemente su diverse fonti. Televideo è una delle fonti
più potenti per l’aggiornamento in tempo reale. Per ogni giornale radio sono
previsti tre servizi. Appena finito il giornale, si prepara la griglia del successivo,
ci si divide i compiti e poi si parte. A dieci minuti all’inizio si stampa il testo del
giornale che è composto da un sistema di scrittura che indica il tempo di
lettura. Il giornale dura al massimo 10 minuti ed è sempre a due voci.
Abbiamo turni di 7 ore, a partire dalle 6 fino alle 23. Chiamate in radio alla
mattina e comunque mai dopo le 16.
Andrea Lucatello – Radio Capital
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 50
Quando possibile cercare di richiedere il piano editoriale
Indicativamente proporre i temi 1 mese o 40 giorni prima della data di uscita, in alcuni casi anche 2 mesi prima
I tempi del mensile
Attenzione: i piani editoriali sono indicativi, non illudere i clienti…non si ha certezza di pubblicazione.
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esposizione breve da parte di un verticedell’azienda/ente della “notizia”, supporto dimateriali visivi
eventuale intervento di uno o più opinion makeresterni per contestualizzare e sostenere la notizia
question time (utile prevedere Q&A permanagement)
gradito welcome coffee o cocktail al termine
spazio per effettuare interviste a radio e tv inseparata sede
La scaletta
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 52
• Selezione attenta degli invitati, la conoscenza
dei temi trattati dai giornalisti aiuta
Mailing
Fonti stampa (database esterni - Internet - testate specializzate - Prima Comunicazione - Agenda del Giornalista - Medias –Mediadata - stampa - articoli pubblicati su temi analoghi …)
Mailing Trend Micro
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• Testi e creatività
oppure
• Comunicato stampa di invito
• Segnalazione stampa
Invito
Modalità invio (fax - posta -posta prioritaria - pony -corrieri - Internet…)
Se si realizza invito ad hoc brief creativo con congruo anticipo
Testi e creatività (giri di bozze)
Recall mirate (diverse a seconda di periodicità)
Verificare appuntamenti agenzie di stampa
WW
W
W
W
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• Stampa (recall – usare con moderazione!)
• RSVP (richiesta accredito?)
• Lista accrediti stampa (assolutamente aleatoria)
Recall e gestione risposte
Invito TeamSystem
Accrediti Trend Micro
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• Indice (approvazione)
• Redazione testi (approvazione)
• Comunicato stampa evento
• Presentazioni – speech
• Profili relatori
• Materiale fotografico
• Video
• Riferimenti ufficio stampa
Realizzazione cartella stampa
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• Sopralluogo organizzativo
• Coordinamento relatori (dal trasporto alle relazioni….)
• Coordinamento personale di supporto (accredito - sala -
catering - guardaroba - animazione …)
• Servizio fotografico
• Prove
• Accoglienza
• Sala
• Attrezzatura (microfoni - PC - proiettori - …)
• Prova tecnica
• Presenza in sala
• Presenze fuori
Regia evento
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 57
• Inviare cartelle stampa a chi non è venuto
• Registrazioni
• Ringraziamento relatori
• Richieste eco-video / eco-stampa
Follow up
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 58
• Verifica feedback
• Quanti hanno partecipato
• Rassegna stampa
• Analisi risultati stampa
• Eventuali approfondimenti
Analisi risultati
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 59
• Dettagliare ogni fase (azione - costo -
responsabile - timing - note)
• Da fare in avvio (FONDAMENTALE!!!)
• Da aggiornare in corso
• Da quantificare a consuntivo
Timing e budget
AZIONI COSTI RESPONSABILE TIMING NOTE
(.000)
1) IMMAGINE COORDINATA
Creatività per progettazione e coordinamento esecutivo di: 5.000 30-mag
- Inviti stampati + busta
proposte creative
entro 05/06/2000
- Cartellina 02-giu
Da ordinare X nuove cartelline, controllare
modifiche e realizzazione
- Cartellonistica, segnaletica, cavalierini,
badge
dopo sopralluogo
20giu
Verificare i badge per chi devono essere
realizzati (personale, relatori, ospiti?)
- Stampa materiali 09-giu
Redazione testi/atti del convegno:- Diffusione atti on line sul sito
2) MAILING
Incrocio/adattamento della mailing ospiti-
autorità data dal cliente 500-1500 05-giu
Integrazione e ricerca mailing invitati
(300-400 nominativi) 3.000 07-giu
timing di un evento
Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 60
incontro one to one tra giornalista e manager
si sollecita perché c’è qualcosa da comunicare o è a richiesta
quando è sollecitata: valutare esattamente le argomentazioni messaggio molto rilevante da comunicare
quando è richiesta:valutare i pro e i contro
rifiuto = sospetto. Cosa vogliono nascondere? Consolidamento rapporto tra azienda e giornale considerazioni determinate da un preciso momento es. non sono ancora
disponibili i dati che il giornalista cerca
Interviste
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far conoscere all’intervistando il tipo di testata ed il profilo del giornalista (anche qualche vecchio articolo)
fornire quanto più materiale possibile al giornalista (cartella stampa, curriculum vitae, informazioni generali…)
cercare di avere in anticipo i temi da trattare
Q&A
controllo dei virgolettati
Interviste
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Intervista – citazioni…
Per proporre un’intervista potete 1. mandare un abstract 2. mandare dati in
dettaglio 3. assicurare la disponibilità “immediata” dell’intervistando 4.
assicurare la disponibilità “immediata” del materiale fotografico. Questa è la
scaletta che dovete seguire. L’immediatezza e la tempestività sono
fondamentali.
… Quando organizzate un’intervista per un cliente cercate di prepararlo. Sentite
prima che cosa vuole dire, come lo vuole dire e fategli notare che cosa NON
può dire. Una volta che è detta una cosa, è detta! Insegnategli a non dire
mai al giornalista “Per favore, questo non lo scriva”, perché 9 volte su 10 è
proprio la notizia…
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business
Relativamente alle interviste, non sempre è necessario incontrarsi. Domande
e risposte possono essere scambiate via e-mail con l’aiuto dell’ufficio
stampa.
Achille Perego – Il Giorno
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Media training – citazioni…
Certi personaggi sono difficili da “vendere”. In certi casi è sempre possibile
fargli fare un media training, cioè metterlo a confronto con un giornalista che lo
provoca, che cerca di tirargli fuori delle cose. Se il giornalista riesce a metterlo
in difficoltà è sempre meglio che vedersi poi impreparato ad affrontarne una
ventina in conferenza stampa.
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business
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Virgoletattato – citazioni…
Se chiedete di controllare un virgoletatto dopo l’intervista, mettete in
difficoltà il giornalista. Disturba perché dà l’impressione del controllo e poi
perché allunga i tempi. Se si riesce a non chiederlo, è molto meglio. Se
proprio non se ne può fare a meno, chiedetelo prima. Se però, oltre a
controllare, volete anche togliere qualcosa, scatta la sfiducia,
meccanismo deleterio. Noi non facciamo i confessori, facciamo i
giornalisti!
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller
Business
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Se si può scavalcare…
Dovete lavorare sul vostro cliente, non sul giornalista. È il vostro cliente
che deve imparare a non rendersi sempre disponibile con i giornalisti e a
non lasciare dichiarazioni al di fuori del vostro controllo. È chiaro che il
giornalista può provare a scavalcarvi. Se ho il contatto diretto con la
persona da intervistare, se conosco il suo numero di cellulare, è chiaro che
prediligo questa strada. Il giornalista punta sempre alla fonte diretta. …
L’Amministratore Delegato deve seguire i vostri input, ma dovete
insegnarglielo voi.
Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business
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In bocca al lupo!
Massimo Pizzo
Tel 3356929897