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CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Indice
1. IL SISTEMA CIA...................................................................................................................................... 3
1.1 RIFERIMENTI NORMATIVI ..................................................................................................................................................................... 3
2. ARCHITETTURA GENERALE .............................................................................................................. 6
2.1 I MODULI FUNZIONALI ........................................................................................................................................................................ 6 2.2 GLI ARCHIVI UNICI............................................................................................................................................................................... 7 2.3 L’INTERFACCIA UTENTE ....................................................................................................................................................................11
3. IL MODULO CLIENTI.......................................................................................................................... 15
4. IL MODULO FORNITORI.................................................................................................................... 18
5. IL MODULO COMPENSI E MISSIONI ............................................................................................... 21
5.1 COMPENSI...........................................................................................................................................................................................21 5.2 MISSIONI .............................................................................................................................................................................................23 5.3 ADEMPIMENTI CONTRIBUTIVI E FISCALI...........................................................................................................................................25
6. IL MODULO CONTABILITÀ FINANZIARIA.................................................................................... 28
6.1 IL BILANCIO DI PREVISIONE ...............................................................................................................................................................28 6.2 LE VARIAZIONI DI BILANCIO.............................................................................................................................................................30 6.3 LE REGISTRAZIONI CONTABILI .........................................................................................................................................................31 6.4 IL CONTO CONSUNTIVO ..................................................................................................................................................................33 6.5 I BILANCI RICLASSIFICATI...................................................................................................................................................................36 6.6 IL BILANCIO CONSOLIDATO D’ATENEO .........................................................................................................................................37 6.7 STAMPE................................................................................................................................................................................................37 6.8 IL FONDO ECONOMALE ....................................................................................................................................................................39 6.9 GESTIONE DEI MOVIMENTI INTRA-ATENEO ...................................................................................................................................41
7. IL MODULO CONTABILITÀ ECONOMICO-PATRIMONIALE...................................................... 44
7.1 LA CONTABILITÀ GENERALE ...........................................................................................................................................................44 7.2 LA CONTABILITÀ ANALITICA ..........................................................................................................................................................45 7.3 STAMPE................................................................................................................................................................................................47
8. IL MODULO INVENTARIO................................................................................................................. 50
9. IL MODULO IVA................................................................................................................................... 53
9.1 IVA ISTITUZIONALE INTRA-UE .....................................................................................................................................................55 9.2 ELENCHI INTRASTAT.....................................................................................................................................................................56
10. INTEGRAZIONE CON ALTRE APPLICAZIONI INTRA ED EXTRA ATENEO ....................... 57
10.1 FLUSSI CIA-CSA .............................................................................................................................................................................57 10.2 INTERFACCIA CASSIERE ...................................................................................................................................................................58 10.3 INTERFACCIA TASSE STUDENTI ......................................................................................................................................................60
11. LA REPORTISTICA.......................................................................................................................... 62
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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1. Il sistema CIA
CIA è un sistema di contabilità integrata espressamente disegnato e realizzato
per soddisfare le esigenze dell’azienda Università che sono fortemente
differenti dalle necessità di altri tipi di aziende di erogazione complesse quali gli
Enti Territoriali e le Aziende Sanitarie.
L’applicazione, che poggia su una architettura client-server, è stata fin all’inizio
progettata e sviluppata per essere utilizzata sia nella amministrazione centrale
che nei dipartimenti dell’Ateneo: questa è la caratteristica peculiare che
differenzia il prodotto da altri programmi da tempo disponibili sul mercato e
pensati per essere utilizzati nel singolo dipartimento.
Le macro-aree funzionali che caratterizzano il sistema sono l’area contabile e
quella fiscale. L’area contabile è finalizzata a integrare la gestione finanziaria
basata sul controllo autorizzativo della spesa, con la gestione economico-
patrimoniale fondata sulla misurazione dei risultati reddituali ottenuti. L’area
fiscale è finalizzata a supportare i principali adempimenti dell’Ateneo visto sia
come sostituto d’imposta nei confronti di lavoratori dipendenti e autonomi sia
come soggetto passivo rispetto all’applicazione dell’imposta sul valore aggiunto.
1.1 Riferimenti normativi Le università per la definizione della loro organizzazione amministrativa-
contabile sono state legittimate, dalla Legge 168/89, a dotarsi di regolamenti
autonomi nel rispetto dello schema e delle disposizioni contenute nel D.P.R.
371/82 “Schema tipo di regolamento di amministrazione e contabilità generale
delle università e degli Istituti di istruzione universitaria”.
L’autonomia concessa a livello regolamentare ha portato gli Atenei alla
adozione di bilanci di previsione di diverse tipologie: di competenza, di cassa o
misto.
Assecondando le scelte effettuate la procedura assicura una corretta gestione
finanziaria improntata su un processo di tipo autorizzatorio; producendo
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altresì tutte le informazioni che gli Atenei, in quanto enti pubblici, devono
fornire ai diversi organi istituzionali per esigenze di controllo e di governo.
La Legge 537/93 ha introdotto delle novità nel sistema di finanziamento alle
università, prevedendo nuovi meccanismi per l’assegnazione dei fondi.
Ciò ha fatto emergere la necessità di sviluppare un processo di
responsabilizzazione dei risultati ottenuti in funzione delle risorse attribuite.
Per raggiungere questo fine diviene indispensabile porre attenzione agli aspetti
economici della gestione e richiede l’attivazione di una qualche forma di
controllo di gestione.
L’assetto dei sistemi di valutazione e controllo è stato ridefinito con il decreto
D.L.vo 286/99 in attuazione di quanto previsto dalla L. 59/97 sul riordino ed il
potenziamento dei meccanismi e degli strumenti di monitoraggio e valutazione
dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell’attività svolta dalle amministrazioni
pubbliche.
Altri riferimenti normativi, che dettano disposizioni per l’adozione della
contabilità analitica da parte delle pubbliche amministrazioni, sono
rappresentati dal D.L.vo 279/97 e dalle successive circolari esplicative
(Circolare n. 32/99 e n. 39/2000). Per rispondere a queste esigenze gli organi di
governo di alcuni Atenei si stanno attivando per verificare l’efficacia, l’efficienza
e l’economicità dell’azione amministrativa.
La procedura vuole porsi come uno strumento per supportare tali
trasformazioni; il sistema di contabilità analitica prevede l’imputazione dei costi
e dei ricavi alle singole unità che li hanno effettivamente sostenute e alle singole
attività che caratterizzano il processo produttivo.
La contabilità analitica è concepita, come nel settore privato, come un sistema
integrato con la contabilità generale; entrambe sottintendono lo stesso sistema
di logiche e di principi, anche se in un caso il fine è di valutare l’andamento
economico dell’ente nella sua globalità e, nell’altro, di valutare l’efficienza dei
singoli sottosistemi durante lo svolgimento delle proprie attività.
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La contabilità economica non è ricavata direttamente dalle registrazioni di
contabilità finanziaria ma ciascuna di esse mantiene la propria autonomia.
Nessun vincolo o limite è inoltre posto dalla tipologia di bilancio finanziario
adottata dall’Ateneo, lo stesso può essere di competenza, di cassa o misto.
Non si verifica pertanto alcuna collisione fra le logiche di tipo economico, che
governano la contabilità generale/analitica e quelle di tipo autorizzatorio, che
guidano la contabilità finanziaria.
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2. Architettura generale
2.1 I moduli funzionali Alla base del sistema di Contabilità Integrata per l’Ateneo (CIA) sta la
distinzione tra documenti amministrativi e documenti contabili: l’utente prima
inserisce i dati durante la fase di registrazione del documento amministrativo
(fattura attiva, fattura passiva, compenso, missione, documento generico) poi
richiama il documento amministrativo e lo contabilizza sia in contabilità
finanziaria (mediante la registrazione di eventi che il sistema chiama documenti
contabili) sia in contabilità economico-patrimoniale (mediante la registrazione
di eventi che il sistema chiama movimenti di contabilità generale e movimenti
di contabilità analitica).
Dal punto di vista funzionale l’applicazione si articola in sette moduli:
→ Clienti
→ Fornitori
→ Compensi e Missioni
→ Contabilità Finanziaria
→ Contabilità Economico-Patrimoniale
→ Inventario
→ Iva.
Il modulo Clienti consente di svolgere le operazioni di fatturazione attiva che
formano l’attività commerciale dell’Università.
Il modulo Fornitori consente di eseguire le operazioni di acquisto che
rientrano sia nell’attività istituzionale sia nell’attività commerciale
dell’Università mediante le operazioni ricorrenti di emissione dell’ordine al
fornitore e registrazione della fattura di acquisto.
Il modulo di Contabilità Finanziaria, focalizzato sul processo di autorizzazione
della spesa, consente di svolgere le operazioni contabili di previsione
(preparazione del bilancio preventivo), effettuazione (registrazione dei
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documenti di entrata e di spesa) e confronto tra previsioni ed effettuazioni
(preparazione del bilancio consuntivo).
Il modulo di Contabilità Economica, focalizzato sul processo di misurazione dei
costi, consente di misurare il risultato economico di esercizio, che influenza il
patrimonio, secondo il sistema del reddito (contabilità generale) e di misurare i
costi di gestione relativi a specifiche attività aziendali (contabilità analitica).
Il modulo Compensi e Missioni consente di liquidare i compensi e le missioni
che l’Ente paga a dipendenti dell’Ateneo o soggetti esterni in modo integrato
alla contabilità, e supporta l’espletamento degli adempimenti fiscali del sostituto
nei confronti del percipiente.
Il modulo Inventario è dedicato alla gestione fisica dei beni durevoli, e consente
di svolgere le operazioni di carico e scarico sia a quantità sia a valore.
Il modulo IVA rileva le operazioni attive e passive che rientrano nell'attività
commerciale dell’Ente e, in particolare, gestisce la tenuta dei registri acquisti e
vendite intestati all’unità sezionale di riferimento e la liquidazione periodica
dell’imposta dovuta all’erario.
2.2 Gli archivi unici Piano dei Conti Finanziario
Per redigere il bilancio consolidato d’Ateneo e per esigenze di contabilità
economico-patrimoniale, CIA prevede un piano dei conti finanziario unico per
tutte le unità organizzative. Tale unicità d’archivio comporta una sola
progressività nei codici dei conti di entrata/spesa, i quali, attraverso un sistema
di filtri, vengono assegnati ai singoli dipartimenti per le voci di loro afferenza.
La struttura gerarchica del piano prevede i seguenti livelli, configurabili secondo
il dettaglio previsto dall’autonomo Regolamento di Contabilità d’Ateneo: le due
parti principali (Entrate e Spese), i titoli (in base alla provenienza/destinazione
delle voci), le categorie (in relazione alle finalità finanziarie) e i capitoli (con
riferimento all’oggetto del credito/debito). Inoltre, è consentito gestire un
ulteriore livello di dettaglio rappresentato dall’articolo, espressione più
specifica dell’oggetto di un’entrata/spesa. E’ sull’ultimo livello di dettaglio,
capitolo o articolo, che sono attive le funzioni della procedura, sia operative
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(ad es. l’inserimento delle previsioni, le variazioni di bilancio, ecc.) che di
controllo della disponibilità.
Usando altre applicazioni, molti dipartimenti riconoscono determinate attività
finalizzate (ad es. la gestione dei fondi di ricerca, le convenzioni conto terzi, i
dottorati, i delegati alla spesa o gli accantonamenti di fondi) tramite la
creazione di uno specifico articolo. Usando CIA, i singoli dipartimenti non
possono sottoarticolare in modo arbitrario i capitoli, tali attività sono quindi
gestite extra bilancio mediante gli strumenti della ripartizione (che permette di
incrociare il piano dei conti con la struttura organizzativa) e della prenotazione
di spesa (che permette di accantonare dei fondi senza conoscere l’identità del
creditore).
Struttura Organizzativa
Il secondo archivio unico è la Struttura organizzativa, dalla quale si evince il
rapporto gerarchico che lega l’Ateneo, inteso come primo livello, e i
Dipartimenti che rappresentano il secondo livello. In quest'ottica
l’Amministrazione centrale è gerarchicamente paritetica ai dipartimenti e il
complesso di tali soggetti forma l’intera Struttura organizzativa.
All’interno di ogni livello, parallelamente alla creazione del bilancio preventivo,
si procede all’individuazione delle unità che hanno la facoltà di utilizzare
determinati fondi all’interno dello stanziamento gestito dal bilancio. La logica
gerarchica rende la procedura adattabile a qualsiasi realtà universitaria e si basa
sulla distinzione fondamentale tra unità organizzative che hanno autonomia di
bilancio (ovvero le unità di secondo livello, quali l’Amministrazione Centrale e i
Dipartimenti) e unità che hanno solo autonomia di spesa (ovvero le unità dal
terzo livello in poi quali i Centri di responsabilità e i Progetti di ricerca).
I CdR sono strumenti previsti per gestire strutture ben definite e generalmente
stabili nel tempo, che utilizzano i fondi all'interno di un bilancio come, ad
esempio, laboratori didattici, informatici, linguistici, sezioni, delegati alla spesa,
ecc. L'anagrafica dei CdR prevede, tra gli altri, i seguenti dati significativi: la
chiave (che identifica il CdR all'interno del sistema), la denominazione, il
responsabile e il tipo di unità.
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I Progetti sono strumenti previsti per gestire i fondi ricerca e, in generale, le
attività finalizzate limitate nel tempo. La loro anagrafica è studiata per tale
scopo e quindi prevede il codice alfanumerico (che identifica il Progetto nelle
tabelle di sistema), la descrizione dell’Ente erogatore, il responsabile,
l’assegnatario, il periodo della durata e l’importo.
Ciascun Dipartimento è libero di disegnare la propria parte di struttura
organizzativa, ovvero di inserire i CdR e i Progetti che gestisce.
Anagrafiche
Il sistema gestisce due diversi archivi anagrafici: l’anagrafica dei dipendenti
dell’Ateneo, e l’anagrafica dei soggetti esterni.
La prima è trasferita in CIA in replica dalla procedura che calcola gli
emolumenti stipendiali dei dipendenti (si veda più avanti il modulo
“Interfacce”). Ai fini della corretta liquidazione finanziaria, nonché della
rilevazione dei costi del personale in contabilità economico-patrimoniale, è
possibile inserire anche dei dati aggiuntivi per ogni nominativo, ad esempio un
ulteriore termine di pagamento o una modalità bancaria diversa da quella
importata.
Per gli Atenei che utilizzano la procedura Stipendi del Cineca (CSA) è stato
realizzato un programma di caricamento in CIA dell’anagrafica CSA che deve
essere eseguito periodicamente; per le altre università è in ogni modo
disponibile il tracciato record dell’archivio anagrafico dei dipendenti.
L’anagrafica dei soggetti esterni è un archivio unico d’Ateneo gestito
direttamente dagli utenti CIA, sia per i creditori sia per i debitori. Ciò significa
che ad ogni nominativo inserito è assegnato un unico codice, al quale possono
essere riferite più indirizzi e più modalità di pagamento, valide per tutte le unità
organizzative.
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Fig. 1.
Nella fig.1, che mostra il pannello di testata di una anagrafica, sono evidenziate
le tre tipologie anagrafiche disponibili:
a) Soggetti collettivi: all’interno dei quali è possibile identificare una
persona giuridica come “Ente” o come “Altro creditore”. In base
alla nazionalità, vengono poi effettuati i controlli per ogni tipologia
selezionata: per le persone giuridiche italiane il dato obbligatorio è
la partita Iva., della quale il sistema esegue un controllo di unicità e
validità, mentre per quelle estere appartenenti alla U.E. è richiesto
il codice ISO. Nel caso in cui il creditore/debitore non sia soggetto
I.V.A. o abbia nazionalità extra U.E., il sistema non effettua alcun
controllo sulla partita I.V.A. e consente eventualmente di inserire il
codice fiscale.
b) Persona fisica: intesa come “Altro” o “Ditta individuale”. Per
entrambi è obbligatorio l’inserimento del codice fiscale, al quale è
possibile aggiungere la partita I.V.A di una ditta. Il controllo di
univocità sulla partita I.V.A. dei Soggetti collettivi e sul codice
fiscale delle Persone fisiche può essere configurato come
obbligatorio, e quindi bloccante, oppure solo informativo, a
seconda delle richieste d’Ateneo.
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c) Unità organizzativa: che indica il codice di un bilancio. Tale tipologia
anagrafica viene utilizzata per i trasferimenti interni in entrata/spesa
tra l’Amministrazione centrale e Dipartimenti, che vengono
compensati in sede di bilancio consolidato d’Ateneo.
2.3 L’interfaccia utente L’utente interagisce con il sistema mediante una interfaccia grafica a finestre
dotata degli strumenti standard sia per l’inserimento dei valori nei campi (menu
a tendina, radio bottom di selezione esclusiva, check box di selezione
complementare) sia per la scelta delle operazioni da compiere (menu per ogni
opzione esistente, icone per le opzioni più ricorrenti).
L’intera navigazione all’interno dell’applicazione si fonda sulla separazione tra il
momento di inserimento dei dati nella fase iniziale del processo e i momenti
successivi di ricerca e integrazione dei dati già inseriti; la regola di fondo è che
ciascun dato viene inserito una volta sola e successivamente viene richiamato
per essere visualizzato o modificato.
In particolare è possibile scomporre ciascun processo gestito dalla procedura
in tre fasi:
a) inserimento e salvataggio dei dati mediante una o più finestre di
dialogo che utilizzano menu a tendina e icone, come mostra il
pannello di inserimento dei dati generali di una missione (fig. 2):
b) ricerca dei dati inseriti mediante un pannello che consente di
impostare regole di estrazione semplici (ovvero composte da una
sola condizione che usa uno dei seguenti operatori =, >, <, <>,
INIZIA CON, CONTIENE) o complesse (ovvero composte da più
condizioni messe in relazione attraverso l’uso delle parentesi e
degli operatori logici AND e OR) come mostra il pannello di
ricerca dei mandati imputati al capitolo di bilancio F.S.1.01.01 e al
progetto di ricerca A.ZZZZ.QQQ1 (fig.3):
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c) selezione della riga di dati che interessa (tra una lista di righe
presentate dopo aver lanciato la ricerca), al fine di effettuare la fase
successiva del processo; il seguente pannello mostra la lista dei
mandati dove il mandato evidenziato è quello selezionato
dall’utente perché intende modificarlo
Fig. 4.
La scelta del tipo di processo da eseguire viene compiuta dall’utente partendo
dal menù generale del sistema che presenta l’insieme delle funzioni che
compongono il suo profilo di accesso alla procedura; all’interno di questo
insieme l’utente può scegliere le funzioni preferite (ovvero quelle che usa in
modo più ricorrente) che vengono evidenziate nella parte destra del menù
generale come mostra la fig. 5.
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3. Il modulo Clienti
Il modulo Clienti offre un supporto alle operazioni di vendita che formano
l’attività commerciale svolta dall’unità organizzativa. Il sistema consente di
registrare tre tipi di documento amministrativo che sono il contratto attivo, la
richiesta di emissione fattura (avviso di fatturazione) e la fattura di vendita. Ai
fini della tenuta della contabilità finanziaria, della contabilità economico-
patrimoniale e dei registri IVA, l’unico documento obbligatorio è la fattura di
vendita.
Contratto attivo
E’ un documento che consente di tenere memoria dei contratti che l’unità
organizzativa ha stipulato con soggetti terzi. La registrazione del contratto non
produce alcun effetto nella contabilità finanziaria.
Richiesta di emissione fattura (avviso di fatturazione)
E’ un documento, che contiene le stesse informazioni della fattura, che viene
spedito al cliente per avvisarlo del fatto che entro una certa scadenza l’unità
organizzativa emetterà la fattura di vendita corrispondete all’avviso. Il sistema
consente di stampare l’avviso e di collegarlo all’eventuale contratto attivo
registrato in precedenza.
Dopo la registrazione dell’avviso di fatturazione, l’utente può decidere di
registrare in contabilità finanziaria l’accertamento o gli accertamenti
conseguenti.
Fattura di vendita
Il sistema individua tre differenti tipi di fattura:
a) Fattura da contratto: è la fattura conseguente la esecuzione della
prestazione prevista dal contratto attivo registrato in precedenza;
rispetto all’importo previsto dal contratto, l’importo inserito in
fattura può essere uguale (fatturazione del contratto in unica
soluzione) o minore (fatturazione del contratto in più soluzioni).
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b) Fattura da tariffario: è la fattura conseguente la prestazione di un
servizio, effettuata secondo il prezzo fissato dal tariffario dell’unità
organizzativa fatturante.
c) Fattura per cessione di bene durevole: è la fattura conseguente la
cessione a titolo oneroso di un bene durevole appartenente al
patrimonio dell’unità organizzativa fatturante. Se il modulo di
inventario è attivato, dopo la registrazione della fattura l’utente
può decidere di registrare il buono di scarico dall’inventario
conseguente.
Il sistema, per ciascuno dei tipi suddetti, consente di stampare la fattura e di
collegarla all’eventuale avviso di fatturazione registrato in precedenza.
Al momento opportuno l’utente decide di registrare in contabilità finanziaria la
reversale, o le reversali, di incasso conseguenti il materiale introito delle
somme pagate dal cliente presso il conto del Tesoriere: a questo proposito si
ricorda che il sistema è capace di gestire sia il caso in cui l’incasso delle entrate
è accentrato presso l’Amministrazione Centrale, sia il caso il cui l’incasso delle
entrate è decentrato presso i Dipartimenti.
Se il modulo di contabilità economico-patrimoniale è attivato, l’utente dopo
aver registrato la fattura può chiedere al sistema di registrare in automatico la
conseguente scrittura di rilevazione del ricavo di vendita e del credito verso il
cliente.
Stampe
Il sistema produce la stampa del partitario cliente: questo report espone tutte
le fatture di vendita intestate al cliente selezionato indicando per ciascuna
fattura già incassata gli estremi della o delle reversali collegate.
Per la descrizione degli effetti che la fattura attiva produce sul modulo IVA si
rimanda al punto 8 di questo documento.
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La figura 6 presenta il pannello di inserimento della testata della fattura attiva
da tariffario.
Fig. 6
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4. Il modulo Fornitori
Il modulo Fornitori offre un supporto alle operazioni di acquisto effettuate
dall’unità organizzativa sia nell’ambito dell’attività istituzionale che nell’ambito
sia nell’attività commerciale. Il sistema consente di registrare tre tipi di
documento amministrativo che sono il contratto passivo, l’ordine e la fattura di
acquisto. Ai fini della tenuta della contabilità finanziaria, della contabilità
economico-patrimoniale e dei registri IVA, l’unico documento che si deve
registrate in modo obbligatorio è la fattura di acquisto.
Contratto passivo
E’ un documento contenente i dati relativi ai beni o ai servizi, descritti nel
contratto che l’unità organizzativa ha stipulato con un fornitore. Dopo la
registrazione del contratto, l’utente può decidere di registrare in contabilità
finanziaria la prenotazione di spesa, o le prenotazioni di spesa, conseguenti.
Ordine
E’ un documento che contiene la descrizione analitica di ciascun bene o di
ciascun servizio che l’unità organizzativa chiede al fornitore di consegnare o
erogare. Il sistema consente di stampare l’ordine e di collegarlo all’eventuale
contratto passivo (documento amministrativo) o all’eventuale prenotazione di
spesa (documento contabile) registrato in precedenza.
Dopo la registrazione dell’ordine l’utente può decidere di registrare
automaticamente in contabilità finanziaria l’impegno o gli impegni conseguenti:
è bene ricordare che i due dati di contabilità finanziaria (il capitolo di bilancio e
il centro di responsabilità / progetto di ricerca) vengono inseriti sul singolo
dettaglio dell’ordine col risultato che a fronte di un unico ordine possono
essere registrati più impegni.
Fattura di acquisto
Come detto la fattura di acquisto è l’unico documento obbligatorio del ciclo di
spesa e può essere registrata direttamente senza aver registrato in precedenza
l’ordine. Nel caso, invece, in cui l’ordine esista l’utente deve collegare la fattura
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all’ordine corrispondente: il sistema gestisce il caso di fatturazione parziale
dell’ordine, il caso di fatturazione totale dell’ordine e il caso di fatturazione
riepilogativa di più ordini.
Quando l’utente lo ritiene opportuno decide di registrare in contabilità
finanziaria il mandato o i mandati di pagamento relativi alla fattura: il sistema
consente di emettere un mandato che liquida una quota parte della fattura,
oppure un mandato che liquida per intero una fattura oppure un mandato che
liquida in unica soluzione più fatture. L’emissione dei mandati è condizionata
alla regola generale che viene applicata in ogni modulo del sistema: se sulla
fattura sono stati inseriti più capitoli di bilancio oppure più centri di
responsabilità / progetti di ricerca allora la liquidazione della fattura avviene
mediante l’emissione di più mandati.
Se il modulo di contabilità economico-patrimoniale è attivato, l’utente, dopo
aver registrato la fattura, può chiedere al sistema di registrare in automatico la
conseguente scrittura di rilevazione del costo d’acquisto e del debito verso il
fornitore.
Se il modulo d’inventario è attivato, e la fattura si riferisce all’acquisto di beni
durevoli, dopo il salvataggio del singolo dettaglio di fattura, l’utente può
registrare il buono di carico in inventario conseguente.
Stampe
Il sistema produce la stampa del partitario fornitore: questo report espone
tutte le fatture di acquisto intestate al fornitore selezionato indicando per
ciascuna fattura già pagata gli estremi del o dei mandati collegati.
Per la descrizione degli effetti che la fattura passiva produce sul modulo IVA si
rimanda al punto 9 di questo documento.
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Fig. 7
La figura 7 presenta il pannello di inserimento del dettaglio della fattura passiva.
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5. Il modulo Compensi e Missioni
5.1 Compensi Calcolo e contabilizzazione
Il sistema consente di liquidare compensi accessori ai propri dipendenti o ad
altri creditori mediante la presenza di due anagrafiche separate: l’anagrafica dei
dipendenti, presa in replica dalla procedura stipendi o da altra procedura del
personale e l’anagrafica degli altri creditori, gestita da CIA.
Se si vuole liquidare un compenso, innanzitutto si deve scegliere se il
compenso è per un dipendente oppure per altro creditore: infatti, per le due
tipologie anagrafiche sono diversi i tipi di trattamento che possono essere
liquidati. Scelto il soggetto, il sistema presenta un elenco di tipi compenso, ad
ogni tipo compenso corrisponde un diverso trattamento fiscale. La corretta
scelta del tipo compenso è il punto fondamentale nell’utilizzo del modulo.
Inserito l’importo, il sistema effettua i calcoli (è possibile partire sia
dall’importo lordo per il percipiente, che dall’importo netto che si vuole
liquidare allo stesso inserendo eventuali somme esenti da comprendere nel
calcolo) e determina l’importo dei contributi e ritenute previste nel compenso.
Successivamente l’utente può procedere alla emissione dei documenti contabili
conseguenti il pagamento del compenso: il sistema collega in automatico al
mandato le reversali per contributi e ritenute calcolati, in modo da
corrispondere al percepiente l’importo netto.
Trattamenti gestiti
La tabella dei tipi compenso, che si possono liquidare con i relativi trattamenti
fiscali, è gestita e aggiornata dal Cineca che garantisce l’aggiornamento della
procedura ad ogni cambiamento della normativa.
I trattamenti previsti attualmente sono:
a) per i dipendenti:
- Compensi accessori a dipendenti a tempo indeterminato
(contributi previdenziali INPDAP), con o senza la riduzione
erariale prevista per i dipendenti pubblici ai sensi della L.
662/96;
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- Compensi accessori a dipendenti a tempo determinato
inferiore all’anno (contributi previdenziali INPS con o senza
il contributo di disoccupazione), con o senza la riduzione
erariale prevista per i dipendenti pubblici ai sensi della L.
662/96;
- Compensi assimilati a redditi di lavoro dipendente per
prestazioni a pagamento e per attività libero professionale
intramuraria (art.47 del TUIR lettera e).
b) per gli altri creditori:
- Compensi per redditi assimilati a lavoro dipendente per cui
si deve effettuare un conguaglio fiscale:
- borse di studio a soggetti residenti e non residenti con o
senza convenzione (art.47 del TUIR lettera c)
- collaborazioni coordinate e continuative con INAIL a
soggetti residenti (art.47 del TUIR lettera c-bis)
- compensi a dipendenti altri enti, con o senza riduzione
erariale (art.47 del TUIR lettera b)
Per effettuare il conguaglio è necessario che l’utente utilizzi sempre la funzione
‘minicarriera’ prevista all’interno del modulo compensi.
Compensi per redditi assimilati a lavoro dipendente per cui non si deve
effettuare un conguaglio fiscale (art.47 del TUIR lettera c e l):
a) borse di studio esenti (L. 390/91, Socrates, Erasmus ecc.)
b) assegni e dottorati di ricerca
c) lavori socialmente utili
d) collaborazioni coordinate e continuative con INAIL a soggetti non
residenti con o senza convenzione (art.47 del TUIR lettera c-bis)
Compensi per lavoro autonomo:
a) a liberi professionisti con o senza albo, iscritti o non iscritti alla
cassa, con o senza IVA (art.49 del TUIR)
b) compensi per lavoro autonomo occasionale a soggetti residenti e
non (art.81 del TUIR)
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La figura 8 presenta il pannello dimostrativo del calcolo effettuato sul
compenso.
Fig. 8
Stampe
Il sistema produce diverse stampe configurabili tra cui l’elenco di tutti i
compensi pagati nell’esercizio a un percipiente: questo dettaglio può essere
riferito a tutto l’Ateneo oppure a una unità organizzativa.
5.2 Missioni Calcolo e contabilizzazione
Con la stessa logica prevista per i compensi e possibile liquidare missioni a
dipendenti e ad altri creditori in Italia o all’estero con o senza diaria.
Ogni Ateneo ha un proprio regolamento di missioni più o meno personalizzato
rispetto al regolamento missioni del Ministero del Tesoro; in base a tale
regolamento, il Cineca provvede a configurare opportunamente le tabelle per
fare in modo che gli abbattimenti della diaria e gli eventuali tetti massimi di
spesa da controllare risultino conformi a quanto stabilito dal regolamento.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
24
Le regole fondamentali del modulo missioni sono: in uno stesso giorno si può
attribuire la diaria di un solo paese, il sistema non gestisce, quindi, tratte in
paesi diversi in una stessa giornata. Per poter calcolare una missione, inoltre,
ogni percipiente deve avere un ruolo. Questo perché sia l’importo della diaria
che può essere corrisposta, che quello degli eventuali tetti massimi di spesa da
controllare, può variare da ruolo a ruolo, ed il sistema deve sempre sapere
quali valori verificare. Per i dipendenti il ruolo è già presente, perché ereditato
dalla procedura stipendi, mentre per gli altri creditori è necessario che in
anagrafica sia compilato il campo ruolo a cui il soggetto appartiene o viene
parificato. Senza l’indicazione di tale ruolo non è possibile creare la missione.
Se si vuole liquidare una missione in CIA, innanzitutto si deve scegliere, se la
missione è per un dipendente oppure per altro creditore. Scelto il soggetto,
l’utente deve indicare la data di inizio e fine missione ed il relativo orario; poi
deve inserire le eventuali spese da rimborsare al soggetto; se al soggetto spetta
anche la diaria, dopo l’inserimento delle spese, l’utente deve scegliere il paese
o i paesi in cui il soggetto si è recato per avere l’importo corretto della diaria.
Conformemente al regolamento d’Ateneo e al tipo di spese da rimborsare
inserite, il sistema riduce opportunamente la diaria; in presenza della diaria il
sistema deve effettuare il calcolo di lordizzazione perchè la diaria solitamente è
netta e vanno fatti i calcoli a ritroso: così facendo il sistema determina
l’imponibile e l’importo dei contributi e delle ritenute (per effettuare questo
calcolo il sistema crea un compenso collegato alla missione).
Successivamente l’utente può procedere alla emissione dei documenti contabili
conseguenti il pagamento della missione; il sistema in caso di diaria estera
tassata, collega in automatico al mandato le reversali per contributi e ritenute
calcolati, in modo che sul mandato compaia il corretto importo netto da
liquidare al percipiente.
Dal modulo è possibile anche liquidare anticipi su missioni: la creazione
dell’anticipo è molto semplice, il sistema richiede solo l’indicazione
dell’importo che si vuole anticipare al soggetto e non vengono effettuati calcoli
di alcun genere. Successivamente, quando l’utente crea la missione per cui era
stato dato l’anticipo, il sistema propone in automatico tale anticipo da collegare
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
25
alla missione, in modo che il netto da liquidare al soggetto venga diminuito
dell’importo già anticipato.
Stampe
Il sistema produce diverse stampe configurabili tra cui il cedolino missione da
consegnare al dipendente che dimostra i calcoli effettuati sia per la parte di
rimborso spese sia per la parte di diaria corrisposta e di contributi e ritenute
effettuati.
5.3 Adempimenti contributivi e fiscali Versamenti mensili
Il sistema contempla una funzione apposita che permette, entro il 15 o 16 (a
seconda del tipo di contributo/ritenuta) del mese successivo a quello di
liquidazione, di emettere i mandati di versamento dei contributi e ritenute
movimentati con il calcolo di compensi e missioni del mese di riferimento. In
questa funzione viene proposto l’importo totale per ogni contributo ritenuta
movimentato con un importo totale da versare; tramite una funzione di
dettaglio si può controllare da quali compensi è derivato tale totale; l’utente,
per ogni contributo e ritenuta separatamente o mettendo assieme più
contributi e ritenute dello stesso tipo, chiede al sistema di emettere il mandati
di versamento.
Il sistema, tramite le opportune operazioni di configurazione, gestisce sia il
caso in cui il singolo contributo o ritenuta venga versato in modo accentrato
(l’Amministrazione Centrale versa sia la sua quota che le quote corrispondenti
ai compensi e alle missione pagate dai Dipartimenti) che il caso in cui il singolo
contributo o ritenuta venga versato in modo decentrato (ciascun Dipartimento
versa in corrispondenza dei compensi e delle missioni che ha pagato).
Certificazioni
A fine anno per i compensi e missioni (per la parte di diaria estera tassata)
liquidati devono essere consegnate ai singoli percipienti le opportune
certificazioni.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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I tipi di certificati attualmente previsti in procedura sono 2:
a) Il CUD per i soggetti a cui sono stati corrisposti in CIA redditi
assimilati a quelli di lavoro dipendente. La stampa è predisposta
secondo il modello ministeriale, aggiornato ogni anno. La scelta dei
soggetti a cui stampare il CUD viene effettuata direttamente il
sistema, il quale verifica che al soggetto siano stati liquidati
compensi per borse di studio o compensi a dipendenti altri enti,
collaborazioni coordinate e continuative.
b) Un certificato per i compensi assoggettati a ritenuta d’acconto
(lavoro autonomo e lavoro autonomo occasionale) secondo
quanto disposto all’art.25 del D.P.R. 600/73. Tale certificazione è
configurabile da parte dell’utente non esistendo uno schema fisso
ministeriale a cui attenersi.
Entrambe le certificazioni sono d’Ateneo, perché il sostituto d’imposta è unico
e se il percipiente intrattiene più rapporti con strutture diverse dello stesso
Ateneo, ha diritto ad avere un’unica certificazione. Il sistema, quindi, in caso il
soggetto abbia più rapporto con strutture diverse e della stessa tipologia
fiscale, produce un’unica certificazione per il totale delle somme erogategli.
Estrazioni
All’interno del modulo compensi si trovano sia la funzione ‘Estrazione INPS’
che la funzione di ‘Estrazione Modello 770’.
a) Estrazione INPS
Tale funzione permette di produrre il file, secondo tracciato INPS
(EMENS), per le denunce mensili, in via telematica, dei compensi
corrisposti ai parasubordinati e lavoratori autonomi.
Il file così prodotto dovrà essere caricato nella procedura EMENS, per
il controllo, la validazione e la trasmissione all’Istituto.
L’estrazione è di Ateneo, viene creato un unico file, contenente tutti i
compensi pagati nel mese dall’Ateneo a soggetti esterni per
collaborazioni coordinate e continuative, per assegni di ricerca, per
dottorati di ricerca e per lavoro autonomo, cioè per tutti quei
trattamenti che prevedono il contributo INPS per la gestione separata
L. 335/95.
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b) Estrazione Modello 770
Tale funzione permette di produrre sia i file secondo tracciato
ministeriale che le stampe di controllo che riepilogano i compensi
liquidati in CIA.
L’estrazione è di Ateneo, i file contengono tutti i compensi pagati
nell’anno dall’Ateneo a soggetti esterni, per tutti quei tipi compenso
che devono essere inseriti nel modello 770.
Il file secondo tracciato ministeriale dovrà essere caricato nella
procedura, con cui verrà preparato il 770 completo, su cui verranno
caricati anche i file provenienti dalla procedura stipendi e da eventuali
altre procedure con cui si pagano compensi e missioni.
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6. Il modulo Contabilità Finanziaria
6.1 Il bilancio di previsione In merito alla redazione del bilancio di previsione il sistema gestisce tre tipi di
bilanci: di competenza, di cassa e misto.
Bilancio di competenza
a) Significato dei valori di preventivo e principali controlli applicativi.
Il bilancio è composto solo dallo stanziamento di competenza inserito
su ogni conto (capitolo o articolo) di bilancio. Lo stanziamento
assestato del conto è calcolato come sommatoria tra lo stanziamento
iniziale, le variazioni di bilancio con segno positivo e le variazioni di
bilancio con segno negativo.
La disponibilità di competenza di un conto di spesa è calcolata come
differenza tra lo stanziamento assestato, le prenotazioni di spesa e gli
impegni non collegati a prenotazioni di spesa.
Il sistema impedisce di registrare un impegno di importo superiore alla
disponibilità di competenza del conto.
b) Ripartizioni.
Il sistema consente di ripartire lo stanziamento di competenza di cui
dispone su un certo conto l’unità organizzativa con autonomia di
bilancio in quote parti assegnate alle unità organizzative senza
autonomia di bilancio (Centri di Responsabilità e progetti di ricerca che
appartengono al bilancio). Il sistema impedisce di registrare su un certo
CdR un impegno di importo superiore alla disponibilità di competenza
del CdR sul conto.
c) Finalizzazioni.
Il sistema consente di creare un collegamento tra lo stanziamento di
competenza di un conto di entrata e lo stanziamento di competenza di
un conto di spesa in modo da subordinare la registrazione di un
impegno alla registrazione del corrispondente accertamento. Tuttavia,
è possibile derogare da questo principio e rendere operativa una quota
dello stanziamento di spesa in modo da impegnare fondi anche prima di
averli accertati.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Bilancio di cassa
a) Significato dei valori di preventivo e principali controlli applicativi.
Il bilancio è composto solo dallo stanziamento di cassa inserito su ogni
conto (capitolo o articolo) di bilancio. Lo stanziamento assestato del
conto è calcolato come sommatoria tra lo stanziamento iniziale, le
variazioni di bilancio con segno positivo e le variazioni di bilancio con
segno negativo.
La disponibilità di cassa di un conto di spesa è calcolata come differenza
tra lo stanziamento assestato e i mandati emessi. Il sistema impedisce
di emettere un mandato di importo superiore alla disponibilità di cassa
del conto.
b) Ripartizioni
Il sistema consente di ripartire lo stanziamento di cassa di cui dispone
su un certo conto l’unità organizzativa con autonomia di bilancio in
quote parti assegnate alle unità organizzative senza autonomia di
bilancio (Centri di Responsabilità e progetti di ricerca che
appartengono al bilancio). Il sistema impedisce di registrare su un certo
CdR un mandato di importo superiore alla disponibilità di cassa del
CdR sul conto.
c) Finalizzazioni.
Il sistema consente di creare un collegamento tra lo stanziamento di
cassa di un conto di entrata e lo stanziamento di cassa di un conto di
spesa in modo da subordinare la registrazione di un mandato alla
registrazione della corrispondente reversale. Tuttavia, è possibile
derogare da questo principio e rendere operativa una quota dello
stanziamento di spesa in modo da pagare fondi anche prima di averli
incassati.
La figura 9 presenta il pannello di ripartizione di una stanziamento su un
bilancio di competenza.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Fig. 9
Bilancio misto
a) Significato dei valori di preventivo e controlli applicativi
Il bilancio è composto sia dallo stanziamento di competenza che dallo
stanziamento di cassa inseriti su ogni conto (capitolo o articolo) di
bilancio.
Il sistema impedisce sia di registrare un impegno di importo superiore
alla disponibilità di competenza del conto che di emettere un mandato
di importo superiore alla disponibilità di cassa del conto.
b) Ripartizioni.
Nel bilancio misto le ripartizioni agiscono solo sui valori di
competenza.
c) Finalizzazioni.
Nel bilancio misto le finalizzazioni agiscono solo sui valori di
competenza.
6.2 Le variazioni di bilancio Il sistema consente di registrare le variazioni di bilancio secondo due modalità.
Variazioni di bilancio provvisorie
Sono le variazioni che non sono ancora state approvate dal consiglio; in questo
caso il sistema consente di salvare la delibera che contiene le variazioni anche
se la delibera non rispetta la quadratura tra variazioni in entrata e variazioni in
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
31
spesa; la variazione di bilancio provvisoria non ha effetto sul bilancio, nel senso
che non modifica lo stanziamento del capitolo di riferimento.
Variazioni di bilancio definitive
Sono le variazioni che sono già state approvate dal consiglio; in questo caso il
sistema consente di salvare la delibera che contiene le variazioni solo se la
delibera rispetta la quadratura tra variazioni in entrata e variazioni in spesa;
l’utente può inserire una delibera e salvarla subito come delibera definitiva
oppure può inserirla e salvarla come provvisoria e salvarla come definiva solo
dopo che il consiglio l’ha approvata.
6.3 Le registrazioni contabili Il sistema distingue in registrazioni della parte entrata e registrazioni della parte
spesa.
Registrazioni della parte entrata
Il ciclo di entrata è composto da tre tipi di documento tutti obbligatori
indipendentemente dal tipo di bilancio usato dall’unità organizzativa.
a) Accertamento: è il documento che viene registrato quando nasce in
capo all’unità organizzativa con autonomia di bilancio un diritto di
credito nei confronti di un debitore. I due dati che l’utente deve
inserire per effettuare una corretta imputazione contabile dell’evento
gestionale sono il conto di bilancio (che può essere un capitolo oppure
un articolo) e il centro di responsabilità o progetto di ricerca (questo
secondo elemento di imputazione coincide con il bilancio se lo
stanziamento di entrata del conto di bilancio non è stato ripartito in
sub-stanziamenti assegnati ai diversi CdR o progetti).
b) Reversale: è il documento che viene registrato quando l’unità
organizzativa ordina al tesoriere di incassare una certa somma da un
certo debitore. La registrazione della reversale può avvenire in modo
singolo o contestuale: nel primo caso l’accertamento o gli accertamenti
sono stati registrati e l’utente deve scegliere quello o quelli cui
collegare la reversale; nel secondo caso l’accertamento non è stato
registrato e provvede in automatico il sistema a registrarlo dopo che
l’utente ha salvato la reversale.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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c) Incasso: è il documento che viene registrato quando l’unità
organizzativa rileva la data in cui materialmente il tesoriere ha eseguito
la reversale. Nel caso in cui tra l’Università e il Tesoriere sia attivata
l’interfaccia cassiere la registrazione degli incassi è svolta
automaticamente dal sistema, altrimenti deve essere effettuata
manualmente dall’utente selezionando gruppi di reversali che hanno la
stessa data di estinzione.
Registrazioni della parte spesa
Il ciclo di spesa è composto da quattro tipi di documento di cui il primo
(prenotazione) è facoltativo mentre gli altre tre (impegno, mandato,
pagamento) sono obbligatori indipendentemente dal tipo di bilancio usato
dall’unità organizzativa.
a) Prenotazione: è il documento che viene registrato quando l’unità
organizzativa decide di accantonare una certa somma su un certo
conto di bilancio e su un certo CdR/Progetto per far fronte a una
spesa di cui non si conosce ancora il creditore. La registrazione della
prenotazione diminuisce la disponibilità del conto di bilancio cui viene
imputata.
b) Impegno: è il documento che viene registrato quando nasce in capo
all’unità organizzativa con autonomia di bilancio una obbligazione
giuridica nei confronti di un creditore. L’utente può registrare
l’impegno collegandolo a una prenotazione esistente: in questo caso
l’impegno eredita i dati contabili dalla prenotazione e diminuisce la
disponibilità della prenotazione. Altrimenti l’utente può registrare
l’impegno senza collegarlo alla prenotazione: in questo caso l’utente
deve inserire sull’impegno il conto di bilancio (che può essere un
capitolo oppure un articolo) e il CdR/Progetto (questo secondo
elemento di imputazione coincide con il bilancio se lo stanziamento di
spesa del conto di bilancio non è stato ripartito in sub-stanziamenti
assegnati ai diversi CdR o progetti) e l’impegno diminuisce la
disponibilità del conto di bilancio.
c) Mandato: è il documento che viene registrato quando l’unità
organizzativa ordina al tesoriere di pagare una certa somma ad un
certo creditore. La registrazione del mandato può avvenire in modo
singolo o contestuale: nel primo caso l’impegno o gli impegni sono stati
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
33
registrati e l’utente deve scegliere quello o quelli cui collegare il
mandato; nel secondo caso l’impegno non è stato registrato e
provvede in automatico il sistema a registrarlo dopo che l’utente ha
salvato il mandato.
d) Pagamento: è il documento che viene registrato quando l’unità
organizzativa rileva la data in cui materialmente il Tesoriere ha eseguito
il mandato. Nel caso in cui tra l’Università e l’Ente Tesoriere sia
attivata l’interfaccia cassiere, la registrazione dei pagamenti è svolta
automaticamente dal sistema; diversamente deve essere effettuata
manualmente dall’utente, selezionando gruppi di mandati che hanno la
stessa data di estinzione.
La figura 10 presenta il pannello di registrazione di un impegno.
Fig. 10
6.4 Il conto consuntivo In merito alla misurazione dell’avanzo consuntivo il sistema gestisce tre tipi di
bilancio: competenza, cassa e misto; il sistema guida l’utente attraverso le fasi
qui sotto descritte. Come specificato al punto c) il sistema consente di
effettuare le operazioni che hanno impatto sulla destinazione dell’avanzo sia in
un momento precedente l’approvazione del bilancio di previsione che in un
momento successivo la stessa.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Bilancio di competenza
a) Gestione dei residui
Consiste nel riporto dall’esercizio in chiusura all’esercizio successivo
dei residui che si sono formati in esercizi precedenti e dei residui che si
sono formati nell’esercizio in chiusura: il sistema consente sia di
riportare un residuo nel nuovo esercizio che di mandare un residuo in
perenzione. La perenzione di un residuo passivo (o la cancellazione di
un residuo attivo) può essere totale (quando le ragioni del
debito/credito sono venute meno in tutto) o parziale (quando le
ragioni del debito/credito sono venute meno in parte). Oltre alla
perenzione (o cancellazione) dei residui, si ha anche la possibilità di
mandare i residui in economia (totale o parziale). Dal punto di vista
contabile gli effetti sono i medesimi della perenzione, i residui mandati
in economia sono però riconoscibili da quelli mandati in perenzione e
quindi possono essere estratti separatamente.
In fase di riaccertamento dei residui attivi è possibile modificare
l’ammontare dei residui ad un importo superiore a quello iniziale.
b) Gestione delle prenotazioni
Consiste nel riporto dall’esercizio in chiusura all’esercizio successivo
delle prenotazioni di spesa che sono state registrate ma non
interamente impegnate nell’esercizio in chiusura: se le ragioni della
prenotazione non sono venute meno l’utente riporta la prenotazione
nel nuovo esercizio (le prenotazioni agiscono sempre in conto
competenza quindi il sistema effettua sul nuovo esercizio una
variazione automatica di bilancio in aumento e rinumera la
prenotazione secondo la sequenza del nuovo esercizio), se invece le
ragioni della prenotazione sono venute meno l’utente deve annullare la
prenotazione o diminuirne l’importo per farlo coincidere con la parte
impegnata.
c) Gestione degli scostamenti
Consiste nel riporto dall’esercizio in chiusura all’esercizio successivo
dello scostamento ovvero della differenza tra lo stanziamento assestato
del conto e gli impegni presi: il riporto può essere fatto in modo
distinto per somme a destinazione vincolata (in questo caso il sistema
registra in automatico sul nuovo esercizio una variazione di bilancio in
aumento) oppure modo indistinto per somme a destinazione non
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
35
vincolata (in questo caso l’utente inserisce la variazione in aumento sul
capitolo di entrata o di spesa che preferisce). Il sistema registra
automaticamente gli effetti che i riporti distinti e indistinti producono
sia sull’avanzo dell’esercizio in chiusura sia sull’avanzo dell’esercizio
successivo. La gestione degli scostamenti può essere operata sia prima
di avere reso definitivo il bilancio di previsione del nuovo esercizio (in
questo caso il sistema registra sugli stanziamenti del nuovo esercizio
delle modifiche che non sono variazioni di bilancio), che dopo averlo
reso definitivo (secondo le modalità suddette).
La figura 11 presenta il pannello di gestione degli scostamenti
Fig. 11
Bilancio di cassa
a) Riemissione degli accertamenti e degli impegni
Consiste nella riemissione dall’esercizio in chiusura all’esercizio
successivo degli accertamenti che non hanno trovato reversale e degli
impegni che non hanno trovato mandato nel corso dell’esercizio: il
sistema assegna all’accertamento/impegno riportato un nuovo numero
secondo la sequenza del nuovo esercizio in modo tale che questi
documenti sono a tutti gli effetti documenti del nuovo esercizio senza
distinzione tra competenza e residui.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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b) Gestione delle prenotazioni
Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza.
c) Gestione degli scostamenti
Consiste nel riporto dall’esercizio in chiusura all’esercizio successivo
dello scostamento ovvero della differenza tra lo stanziamento assestato
del conto e i mandati emessi secondo la stessa logica descritta per il
bilancio di competenza.
Bilancio misto
a) Gestione dei residui
Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza.
b) Gestione delle prenotazioni
Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza.
c) Gestione degli scostamenti
Consiste nel riporto dall’esercizio in chiusura all’esercizio successivo
dello scostamento di competenza ovvero della differenza tra lo
stanziamento assestato del conto e gli impegni presi secondo la stessa
logica descritta per il bilancio di competenza.
6.5 I bilanci riclassificati Il sistema gestisce N riclassificazioni del piano dei conti finanziario; tra queste
due sono quelle più rilevanti: la riclassificazione secondo lo schema del SIRGS
da presentare trimestralmente al Ministero del Tesoro e la riclassificazione
secondo lo schema del MIUR da presentare annualmente e in via sperimentale
allo stesso Ministero.
In fase di configurazione della contabilità finanziaria è necessario definire sia i
collegamenti tra il piano dei conti finanziario e lo schema SIRGS sia i
collegamenti tra il piano dei conti finanziario e lo schema MIUR: questa
soluzione contiene un limite determinato dal fatto che non è capace di gestire
le relazioni di tipo 1 a N tra il piano dei conti e lo schema riclassificato SIRGS o
MIUR .
In fase di predisposizione dei report secondo uno dei due schemi riclassificati,
il sistema effettua i calcoli e produce la stampa conseguente.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
37
6.6 Il bilancio consolidato d’Ateneo Il sistema redige in automatico il bilancio consolidato di Ateneo che considera i
movimenti finanziari intrattenuti con soggetti esterni ed ignora i movimenti
finanziari di trasferimento tra una unità organizzativa e l’altra; il consolidato
può essere richiesto in qualsiasi momento e può essere riferito a tutte o a una
parte delle unità organizzative che compongono l’Ateneo; i valori più
significativi espressi dal consolidato sono i saldi degli impegni/accertamenti
presi e i saldi delle reversali/mandati emessi.
6.7 Stampe Stampe relative al bilancio di previsione
Per ogni tipo di bilancio il sistema produce due stampe del bilancio di
previsione:
a) Il ‘preventivo storico’ dell’esercizio n+1 presenta e mette a confronto
lo stanziamento iniziale dell’esercizio n+1 con lo stanziamento
assestato dell’esercizio n.
b) Il ‘preventivo di gestione’ dell’esercizio n presenta e mette a confronto
lo stanziamento iniziale dell’esercizio ‘n’ con lo stanziamento assestato
dell’esercizio ‘n’.
c) La stampa dei movimenti sulla previsione registrati su un certo conto
di bilancio indicando separatamente i movimenti di variazione (che
necessitano di una delibera) dai movimenti di ripartizione (che non
necessitano di una delibera).
Stampe relative ai progetti di ricerca
a) Stampa della situazione CdR/progetto globale: con riferimento al
CdR/progetto selezionato presenta i principali saldi contabili e l’elenco
dei documenti che hanno generato quei saldi senza evidenziare i totali
per conto di bilancio.
b) Stampa della situazione CdR/progetto per conto: con riferimento al
CdR/progetto selezionato presenta i principali saldi contabili e l’elenco
dei documenti che hanno generato quei saldi evidenziando i totali per
conto di bilancio.
c) Stampa della situazione progetti per responsabile: con riferimento al
responsabile selezionato presenta l’elenco dei principali saldi riferiti a
ciascuno dei progetti di ricerca del docente.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
38
d) Stampa del partitario progetti: con riferimento ai progetti selezionati
presenta l’elenco dei principali saldi riferiti a ciascun capitolo
movimentato.
e) Stampa della situazione pluriennale del progetto: con riferimento al
progetto selezionato presenta i principali saldi riferiti a ciascun
esercizio e l’elenco dei documenti che hanno generato i saldi
dell’esercizio in corso.
f) Stampa del rendiconto del progetto per causale entrata/spesa: con
riferimento al progetto selezionato e al documento contabile
selezionate al periodo selezionato presenta l’elenco dei documenti
raggruppati per causale entrata/spesa.
g) stampa del rendiconto del progetto per causale CNR: con riferimento
al progetto e al periodo selezionato presenta l’elenco dei mandati
raggruppati per causale CNR.
h) Stampa dell’elenco CdR/progetti: presenta per tutti i CdR/progetti
appartenenti al bilancio i saldi significativi senza distinzione di conto;
Stampe relative al bilancio consuntivo e ai partitari
a) stampa del bilancio consuntivo per bilanci di competenza, di cassa e
misti
b) stampa della situazione singolo conto: con riferimento al conto
selezionato presenta i principali saldi contabili e l’elenco dei documenti
che li hanno generati;
c) stampa del partitario entrate/spese: presenta per ciascun conto i
principali saldi contabili riferiti a ciascun CdR/progetto movimentato;
d) stampa dell’allegato al partitario entrate/spese: presenta, per la parte
competenza, l’elenco dei documenti contabili che hanno generato i
saldi evidenziati nel partitario entrate/spese;
e) stampa del partitario residui: presenta per ciascun conto l’elenco degli
accertamenti/impegni residui distinti per esercizio di formazione;
f) stampa del mastro di cassa: con riferimento al periodo selezionato
presenta, per conto, l’elenco delle reversali e dei mandati emessi in
conto competenza e in conto residui .
g) stampa del giornale di cassa: con riferimento al periodo selezionato
presenta, per giorno, l’elenco delle reversali e dei mandati emessi in
conto competenza e in conto residui;
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
39
h) stampa del prospetto contabile secondo lo schema del SIRGS;
i) stampa del prospetto contabile secondo lo schema del MURST
(limitatamente ai valori finanziari).
6.8 Il fondo economale Il sistema, all’interno della contabilità finanziaria, gestisce il fondo economale
utilizzato per registrare le spese che sono state sostenute per cassa.
Configurazione del fondo
In fase di configurazione del fondo è necessario:
a) inserire nell’anagrafica clienti/fornitori l’unità organizzativa per cui si
vuole creare il fondo economale; poiché per una stessa anagrafica
possono essere inserite diverse modalità di pagamento, al momento
della configurazione bisogna selezionare quella inerente al fondo
economale in modo che siano fatti correttamente i mandati di
reintegro.
b) definire l’ammontare del fondo all’inizio dell’esercizio
c) definire i massimali della singola spesa non documentata e documentata
e anche i massimali mensili: se si inseriscono questi massimali il sistema
controlla, al momento del salvataggio delle spese, che non si superino
tali importi.
Registrazione delle spese e dei reintegri
In fase di registrazione delle spese occorre tenere separate:
a) Le spese non documentate
Si tratta di spese prive di un vero e proprio documento giustificativo
che possono essere intestate anche a un fornitore non appartenente
all’anagrafica clienti/fornitori; la registrazione della spesa produce il
corrispondente abbassamento del residuo del fondo; quando l’utente
seleziona le spese che intende reintegrare il sistema produce in
automatico un documento amministrativo specifico che aggrega le
spese in base alla omogeneità dei dati finanziari (ed economici nel caso
si attivato il modulo di contabilità economico-patrimoniale) inseriti; per
emettere il mandato o i mandati di reintegro del fondo l’utente deve
liquidare questo documento specifico; al momento del salvataggio del
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
40
mandato di reintegro il sistema produce il corrispondente
innalzamento del residuo del fondo.
L’aggregazione automatica delle spese da reintegrare a parità di
capitolo e CdR/progetto consente di velocizzare in modo sensibile le
operazioni contabili, in quanto il numero delle spese che si reintegrano
periodicamente può essere di diverse decine alla volta.
b) Le spese documentate
Si tratta di spese documentate da un giustificativo registrato nel
sistema come documento amministrativo (fattura di acquisto, anticipo
su missione, missione, compenso); dopo avere salvato il documento
amministrativo l’utente decide di pagarlo via fondo: il sistema registra
in automatico una spesa corrispondente e aggiorna in diminuzione il
residuo del fondo; per reintegrare le spese l’utente deve selezionare
gruppi di spese documentate dallo stesso tipo di documento
amministrativo: in questo caso il sistema arriva direttamente alla fase di
emissione del mandato di reintegro, senza passare per un documento
intermedio; dopo il salvataggio del mandato di reintegro, il sistema
aggiorna in aumento il residuo del fondo.
Stampe
Il sistema produce la stampa del registro delle piccole spese.
La figura 12 presenta il pannello di riepilogo delle spese non documentate e
documentate registrate.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
41
Fig. 12
6.9 Gestione dei movimenti intra-Ateneo La gestione permette di creare una relazione tra i movimenti di trasferimento
interno che avvengono tra amministrazione centrale e dipartimenti e viceversa
e tra dipartimenti, automatizzando una parte del processo. Lo scopo è quello
di avere perfetta quadratura tra i movimenti del bilancio che trasferisce e quelli
del bilancio che riceve, per non avere disallineamenti o duplicazioni soprattutto
a fine anno per il bilancio consolidato.
La gestione si compone di una parte contabile, che riguarda impegni e
accertamenti e di una parte amministrativa, che riguarda documenti di
trasferimento in uscita e in entrata.
La logica di base risiede nel fatto che l’utente registra un documento sul
bilancio di partenza e il sistema supporta in modo semi-automatico la
registrazione di un documento di segno opposto sul bilancio di arrivo; la
gestione non ha effetti in contabilità economico-patrimoniale. Il sistema
memorizza poi il legame tra i documenti di partenza e quelli di arrivo.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
42
Per la parte contabile (impegni e accertamenti), il processo si compone di due
fasi:
- sul bilancio di partenza l’utente registra un
impegno/accertamento intestato al codice anagrafico del
bilancio di arrivo;
- sul bilancio di arrivo l’utente trova da confermare la
proposta di un documento contabile di segno opposto a
quello di partenza accertamento/impegno intestato al
bilancio di partenza.
Esiste una voce di menu che presenta gli impegni/accertamenti che il bilancio di
scrivania ha registrato e gli altri bilanci hanno già accettato e viceversa, come
mostrato in figura 13. La funzione è utilizzabile anche per vedere la situazione
totale dell’Ateneo.
Fig. 13
Per la parte amministrativa (generici di trasferimento di uscita e di entrata) il
processo si compone di due fasi:
- sul bilancio di partenza l’utente registra un documento
amministrativo generico di trasferimento di uscita/entrata
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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intestato al codice anagrafico del bilancio di arrivo e
collegato all’impegno/mandato creato in precedenza;
- al salvataggio del documento di trasferimento il sistema
crea in automatico nel bilancio di arrivo un generico di
trasferimento di segno opposto entrata/uscita intestato al
codice anagrafico corrispondente al bilancio che ha attivato
il processo.
Esiste una voce di menù che presenta la relazione tra documenti generici di
trasferimento che il bilancio di scrivania ha emesso ed i corrispondenti
trasferimenti generati nei bilanci di arrivo e viceversa, come mostrato in figura
14. Nella funzione verranno indicati, una volta emessi, anche i documenti
contabili di pagamenti/incasso collegati ai documenti amministrativi. La funzione
è utilizzabile anche per vedere la situazione totale dell’Ateneo.
Fig. 14
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44
7. Il modulo Contabilità Economico-Patrimoniale
7.1 La Contabilità Generale La contabilità generale consente la determinazione del risultato economico
d’esercizio che influenza la situazione patrimoniale dell’Ateneo.
Il punto d’ingresso dei dati contabili, sia finanziari che economici, è il
documento amministrativo. Per produrre la scrittura di contabilità generale il
sistema utilizza la tecnica della doppia relazione:
a) una relazione a livello di conto, tra conto finanziario e conto
economico (integrata da un ulteriore livello di dettaglio, la ‘natura
bene/servizio’, che specifica la natura economica dell’entrata/uscita
finanziaria) che consente al sistema di identificare il conto di costo o di
ricavo;
b) una relazione a livello di tipologia anagrafica che permette al sistema di
individuare il conto di credito o debito.
In fase di configurazione del modulo è necessario prima definire il piano dei
conti econonomico-patrimoniale, poi definire le relazioni fra i conti finanziari
ed i relativi conti economici specificando eventualmente la natura
bene/servizio.
In fase di registrazione del singolo documento amministrativo (fattura di
vendita, fattura di acquisto, compenso, missione o documento generico) il
sistema propone all’utente la scelta dei dati della contabilità finanziaria integrati,
ove necessario, dalla natura bene/servizio: dopo aver salvato il documento
amministrativo l’utente chiede al sistema di registrare automaticamente la
scrittura in contabilità economica per la parte di contabilità generale.
La registrazione delle scritture specifiche di contabilità generale (come quelle di
ammortamento o di accantonamento) che non hanno il corrispettivo in
contabilità finanziaria sono gestite dal sistema mediante un insieme “causali
contabili”: per effettuare la registrazione l’utente deve scegliere la causale
opportuna.
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45
7.2 La Contabilità Analitica La contabilità analitica, che si basa sullo stesso piano dei conti della contabilità
generale per la rilevazione del costo e presuppone la definizione del piano dei
centri di costo e del piano delle funzioni obiettivo, misura i costi relativi a
determinate attività aziendali opportunamente identificate. Tradizionalmente il
centro di costo identifica l’unità organizzativa che ha consumato la risorsa (es:
il dipartimento) mentre la funzione obiettivo identifica l’attività per lo
svolgimento della quale è stata consumata la risorsa (es: didattica, ricerca o
supporto).
I centri di costo sono classificati in relazione alle regole con cui partecipano al
processo di ribaltamento in:
a) Centri di costo intermedi fittizi: sono centri di natura contabile; i costi
localizzati su questi centri devono essere ribaltati sia sui centri
intermedi fittizi che sui centri finali in base ai valori assunti dal
parametro collegato a ciascun centro intermedio fittizio; questo
avviene nella fase 1 del processo di ribaltamento.
b) Centri di costo intermedi reali: sono centri di natura organizzativa che
non svolgono l’attività caratteristica; i costi localizzati su questi centri
(comprese le quote indirette calcolate nella fase 1) devono essere
ribaltati sui centri finali in base ai valori assunti dal parametro collegato
a ciascun centro intermedio reale ; questo avviene nella fase 2 del
processo di ribaltamento.
c) Centri di costo finali: sono centri di natura organizzativa che svolgono
l’attività caratteristica; i costi localizzati su questi centri (comprese le
quote indirette calcolate nella fasi 1 e 2) possono essere ribaltati sulle
funzioni obiettivo in base ai valori assunti dal parametro collegato a
ciascun centro finale; questo avviene nella fase 3 del processo di
ribaltamento.
In fase di registrazione del singolo documento amministrativo (fattura di
vendita, fattura di acquisto, compenso, missione o documento generico)
l’utente deve valorizzare il centro di costo è può valorizzare la funzione
obiettivo: dopo aver salvato il documento amministrativo l’utente chiede al
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
46
sistema di registrare automaticamente la scrittura in contabilità economica per
la parte di contabilità analitica.
La figura 15 presenta il pannello di inserimento dei dati contabili sia di
contabilità finanziaria che di contabilità analitica (centro di costo e funzione
obiettivo).
Fig. 15
A seconda delle scelte dell’Ateneo i centri di costo possono essere definiti a
diversi livello di dettaglio. E’ possibile spingersi fino ad inserire in tale struttura
anche i singoli progetti (di ricerca o di altra natura) in modo da potere avere
report di natura economica relativi al singolo progetto.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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7.3 Stampe Stampe relative alla contabilità generale
a) Stato Patrimoniale e Conto Economico (per Ateneo);
b) Bilancio di verifica (per il singolo bilancio o per l’intero Ateneo);
Fig. 16
c) Elenco dei movimenti sul conto selezionato;
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48
Fig. 17
d) Stampa provvisoria del giornale di contabilità generale (per bilancio o
per Ateneo);
e) Stampa definitiva del giornale di contabilità generale (per Ateneo).
Stampe relative alla contabilità analitica
a) Stampa della situazione economica del centro di costo riferita al piano
dei conti;
Fig. 18
b) Stampa della situazione economica del centro di costo riferita a un
riclassificato scalare;
c) Stampa della situazione economica della funzione obiettivo;
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
50
8. Il modulo Inventario
Il modulo Inventario si occupa di indicare la consistenza iniziale e il valore dei
beni raggruppati in categorie omogenee. Obiettivo dell’inventario è quindi
quello di creare e mantenere aggiornato l’archivio fisico dei beni durevoli e, in
caso di utilizzo della contabilità economico-patrimoniale, di contabilizzare
correttamente il valore da ammortizzare, le quote di ammortamento, il valore
contabile residuo, le plusvalenze e le minusvalenze di realizzo dei cespiti.
In fase di configurazione la caratteristica peculiare del sistema è la possibilità di
definire un unico inventario per l’intero Ateneo oppure un inventario per ogni
unità organizzativa con autonomia di bilancio oppure più inventari per ogni
unità con autonomia di bilancio spesa.
Registrazione di carichi e scarichi
L’operazione di carico può avvenire secondo due diverse tipologie:
a) Carico diretto: vengono caricati in inventario quei beni per cui non
esiste una fattura giustificativa (ad esempio in caso di donazione).
b) Carico da fattura: i dati del bene sono ereditati dalla fattura, al
momento del salvataggio della fattura l’utente potrà scegliere se
procedere in quel momento o in un momento successivo al
caricamento in inventario.
Anche l’operazione di scarico può avvenire secondo diverse tipologie;
a) Scarico diretto: si tratta di scarico totale quando il bene viene
eliminato dall’inventario mentre si tratta di scarico parziale quando il
bene rimane nell’inventario con un valore inferiore a quello con cui era
stato caricato.
b) Scarico da fattura: in caso di cessione del bene a titolo oneroso si
procede prima alla registrazione della fattura di vendita e poi allo
scarico del bene dall’inventario.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Il sistema gestisce l’aumento di valore di un bene (bene principale) conseguente
l’acquisto di un bene o più beni ad esso collegati (beni accessori): è possibile
caricare in inventario un bene aggiuntivo a uno precedentemente caricato; il
codice inventario è dato dal n° inventario del bene principale/suffisso
progressivo. Bene principale e accessorio/i sono legati, e il valore del bene è
dato dal valore complessivo. Per quanto riguarda lo scarico, lo scarico del bene
principale genera anche quello dei beni accessori; mentre non vale il contrario:
è possibile procedere allo scarico di un bene accessorio senza necessariamente
procedere allo scarico del bene principale.
Il bene accessorio mantiene inoltre una sua individualità riguardo alle regole di
ammortamento, per cui sia riguardo al valore da ammortizzare, sia riguardo
alla percentuale di ammortamento, il bene accessorio può avere una gestione
differente rispetto al bene principale cui è collegato.
La figura 20 presenta il pannello della testa del buono di carico.
Fig. 20
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Stampe
Il sistema produce le seguenti stampe:
a) stampa del buono di carico, del buono di scarico, della situazione del
bene;
b) stampa della situazione patrimoniale sintetica;
c) stampa della situazione patrimoniale dettagliata per sottogruppi;
d) stampa dell’elenco dei movimenti per categoria;
e) registro inventariale;
f) elenco dei beni inventariati;
g) situazione patrimoniale consolidata.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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9. Il modulo IVA
Il modulo IVA supporta le operazioni di fatturazione attiva e passiva, che
rientrano nell’attività commerciale dell’Università e l’adempimento degli
obblighi previsti dalla normativa fiscale, quali la tenuta dei registri acquisti e
vendite e la liquidazione periodica dell’imposta.
Mentre la liquidazione periodica dell’imposta è necessariamente un
adempimento di Ateneo, la tenuta dei registri è configurabile nel senso che il
modulo consente di gestire i registri sia in modo accentrato (in questo caso
esiste un solo registro acquisti e un solo registro vendite di Ateneo) o in modo
decentrato (in questo caso esistono più registri sezionali di acquisto e di
vendita ciascuno dei quali può essere tenuto dalla singola unità organizzativa).
La figura 21 presenta il pannello della liquidazione mensile dell’imposta
Fig. 21
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
54
Attività di registrazione delle fatture: come visto a proposito dell’integrazione
tra modulo clienti, modulo fornitori e contabilità finanziaria, la registrazione
della fattura di vendita e della fattura di acquisto è una fase necessaria alla
emissione della reversale e del mandato perciò la maggior parte dei dati
vengono inseriti sulla fattura anche senza avere attivato il modulo Iva.
Vengono di seguito descritti i principali dati inseriti sulla fattura che assumono
significato solo se il modulo IVA è attivato:
a) Fattura di vendita:
Esigibilità dell’imposta: se la fattura viene emessa con IVA ad esigibilità
immediata allora l’Iva che questa presenta rientra nell’ IVA a debito
della liquidazione mensile del mese di emissione della fattura; se la
fattura viene emessa con IVA ad esigibilità differita allora l’Iva che
questa presenta rientra nell’ IVA a debito della liquidazione mensile del
mese di incasso della fattura.
b) Fattura di acquisto:
Esigibilità dell’imposta: il sistema propone la registrazione della fattura
di acquisto con IVA ad esigibilità differita in modo che l’Iva che questa
presenta rientri nell’Iva a credito della liquidazione mensile del mese di
pagamento della fattura. E’ comunque possibile registrare una fattura di
acquisto con Iva ad esigibilità immediata.
Stampe
Il sistema produce i seguenti rapporti riferiti a un certa unità organizzativa con
sezionale :
a) registro mensile (provvisorio o definitivo) delle fatture di acquisto;
b) registro mensile (provvisorio o definitivo) delle fatture di vendita;
c) prospetto riepilogativo mensile delle operazioni di acquisto: può essere
riferito a una o più unità sezionali e indica l’imponibile e l’imposta per
ogni gruppo omogeneo di codici Iva;
d) prospetto riepilogativo mensile delle operazioni di vendita (come
sopra);
e) situazione mensile delle fatture di acquisto con Iva ad esigibilità
differita: indica le fatture registrate nel periodo ad esigibilità differita, le
fatture divenute esigibili nel periodo, le fatture non ancora divenute
esigibili alla fine del periodo;
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
55
f) situazione delle fatture di vendita con Iva ad esigibilità differita (come
sopra).
9.1 IVA istituzionale INTRA-UE In fase di registrazione di una fattura di acquisto istituzionale è possibile
indicare se si tratta di una fattura intra-UE. In questo caso il sistema è in grado
di produrre le seguenti stampe riferite ad una certa unità organizzativa con
sezionale intra:
a) registro mensile (provvisorio o definitivo) delle fatture di acquisto
istituzionali intra-ue. Tale registro ha la stessa grafica del registro
mensile delle fatture di acquisto commerciali;
b) registro riepilogativo (provvisorio o definitivo) delle fatture di acquisto
istituzionali intra-ue.
Il sistema è in grado di calcolare il totale mensile (o trimestrale) dell’iva
istituzionale intra-ue che l’Ateneo deve versare. In figura 22 il pannello di
calcolo del versamento dell’iva intra-ue.
Fig. 22
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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9.2 Elenchi INTRASTAT In fase di registrazione delle fatture di acquisto e vendita intra-ue è possibile
inserire i dati intrastat. In figura 23 viene mostrato il pannello di inserimento
dei dati intrastat.
Fig. 23
Inseriti sulle fatture i dati intrastat è possibile stampare:
a) elenco riepilogativo mensile (o trimestrale) dei dati intrastat
(provvisorio o definitivo) degli acquisti secondo il modello ministeriale;
b) elenco riepilogativo mensile (o trimestrale) dei dati intrastat
(provvisorio o definitivo) delle vendite secondo il modello ministeriale.
E’ anche possibile estrarre il file, secondo il formato richiesto dalla dogana,
dell’elenco dei dati intrastat.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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10. Integrazione con altre applicazioni intra ed extra Ateneo
10.1 Flussi CIA-CSA L’insieme dei rapporti tra la procedura di contabilità CIA, la procedura stipendi
CSA, è sintetizzabile nei seguenti flussi informativi:
1. Trasferimento Anagrafica Dipendenti da Stipendi/CSA a CIA ( in
replica);
2. Interfaccia fra Stipendi/CSA e CIA per pagamento di stipendi
mensili e versamenti;
3. estrazione da CIA dei redditi accessori da lavoro dipendente per
il conguaglio di fine anno in formato Stipendi/CSA (abbinamento
con voci 8000);
4. trasferimento da CIA a Stipendi/CSA dei dati relativi ai
compensi/missioni liquidati a dipendenti da cumulare per
l’estrazione della Banca Dati Murst;
5. estrazione da CIA dei redditi da lavoro autonomo in formato
Modello 770 (sulla procedura Modello 770 del CINECA o su una
qualsiasi altra procedura di redazione del Modello 770 che
accetti in Input un file in formato ministeriale);
5bis. come flusso 5, per Collaborazioni Coordinate e Continuative;
6. estrazione da Stipendi/CSA dei redditi da lavoro dipendente in
formato Modello 770;
6bis. come flusso 6, per Collaborazioni Coordinate Continuative;
7. estrazione da Stipendi/CSA dei dati relativi a lavoro dipendente
per la Banca Dati Murst;
8. estrazione da CIA dei redditi da lavoro autonomo e assimilati a
lavoro dipendente (in particolare le collaborazioni coordinate e
continuative) in formato Inps (EMENS);
9. estrazione da CIA dei dati relativi ai versamenti in formato
Modello 770;
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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Lo schema complessivo dei flussi è rappresentato nella figura seguente.
Fig. 24 L’immagine rappresenta i flussi informativi tra i sistemi CIA e CSA. Ciascun flusso è indicato con il numero che lo identifica nell’elenco a pagina 58.
10.2 Interfaccia cassiere Il sistema è predisposto per la trasmissione di dati tra l’Ateneo
(amministrazione centrale e dipartimenti) ed il cassiere in modo da velocizzare
lo scambio di informazioni relative alle operazioni di pagamento ed incasso da
effettuare, e da permettere la registrazione in maniera automatica in contabilità
degli esiti di tali operazioni.
Contenuto dei files scambiati
I dati che è possibile scambiare sono essenzialmente di due tipi:
a) Flusso di ‘andata’ da Ateneo a cassiere:
contiene le informazioni relative ai mandati ed alle reversali inviati al
cassiere.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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b) Flusso di ‘ritorno’ da Cassiere a Ateneo
contiene le informazioni relative ai pagamenti ed agli incassi effettuati
dal cassiere (estinzioni di mandati e reversali) ed, eventualmente, può
contenere informazioni relative ai pagamenti provvisori ed agli incassi
provvisori effettuati in modo da avere nella procedura di contabilità
una situazione di cassa aggiornata.
Modalità di scambio dei file
Le modalità con cui avviene l’interscambio di informazioni è tramite files di
interscambio che vengono prodotti o letti dalla procedura CIA. Sono
immediatamente disponibili una ampia serie di tracciati file in modo da adattarsi
a tutte le esigenze del cassiere. Ove comunque il cassiere richieda un tracciato
non compreso tra quelli disponibili nella procedura CIA è possibile richiedere
al CINECA una personalizzazione di tali tracciati.
Le modalità con cui può essere prodotto il file di trasmissione dati verso il
cassiere sono due:
a) Produzione del file a livello di singolo client:
Ogniqualvolta un utente produce una distinta cassiere, viene prodotto
il relativo file che potrà essere trasmesso a cassiere con il metodo
concordato con il cassiere stesso; questa modalità è particolarmente
utile quando ogni singola unità organizzativa intrattiene rapporti
specifici con il cassiere.
b) Produzione del file centralizzata a livello d’Ateneo:
I file prodotti dai singoli utenti nel momento in cui creano la ‘distinta
cassiere’ sono anche memorizzati (accodandoli uno all’altro) in una
tabella centralizzata di Ateneo, residente sul server.; in questo modo è
possibile procedere ad estrazioni da tale tabella di un unico file per
tutto l’Ateneo con la periodicità desiderata (normalmente ogni giorno);
tale modalità è particolarmente utile quando i rapporti tra Ateneo e
cassiere sono gestiti centralmente per tutte le unità organizzative.
Anche per quanto riguarda la lettura del file di ritorno dal cassiere sono
disponibili due modalità operative, entrambe comunque sono effettuate
sempre via client (non esiste infatti allo stato attuale la possibilità di procedere
alla lettura del file di ritorno tramite procedure ‘batch’ a livello di server):
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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a) Lettura del file di ritorno a livello di singola unità organizzativa:
E’ possibile effettuare la lettura del file di ritorno da parte di ogni
singola unità organizzativa che procede pertanto alla estinzione dei soli
mandati/reversali del proprio bilancio.
b) Lettura del file a livello di Ateneo:
E’ possibile effettuare la lettura del file di ritorno a livello di Ateneo in
maniera tale da procedere con un’unica operazione alla estinzione dei
mandati/reversali di tutto l’Ateneo.
10.3 Interfaccia tasse studenti Il sistema dispone di un’interfaccia standard che permette di semplificare il
processo di registrazione dei documenti di entrata (reversali e accertamenti)
originati dal pagamento delle tasse e dei contributi da parte degli studenti
dell’Ateneo. Tale interfaccia è predisposta per la lettura di un file in formato
standard, che potrebbe provenire, ad esempio, dal cassiere dell’Ateneo o dalle
segreterie studenti.
La struttura del file è così composta:
il file è in formato .csv (con campi separati dal punto e virgola) e deve
contenere i seguenti dati obbligatori:
- Codice tassa (un codice alfanumerico)
- Ammontare (semplice campo numerico intero se la valuta
è il Lire, mentre se ci trova in un esercizio in cui la valuta di
riferimento è l’euro le ultime due cifre corrispondono ai
decimali, senza la presenza di virgole)
Il file può’ inoltre contenere i seguenti dati facoltativi:
- data di caricamento (con il formato tipo GGMMAAAA)
- Anno accademico (con il formato tipo AAAA/AAAA)
- Corso di laurea/facoltà (codice di tipo alfanumerico)
- N° sospeso di entrata (campo di tipo alfanumerico)
- N° accertamento (campo del tipo alfanumerico
corrispondente alla chiave di un accertamento presente in
CIA ad esempio 2000/13245)
- Periodo di competenza da (con il formato tipo
GGMMAAAA)
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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- Periodo di competenza a (con il formato tipo
GGMMAAAA)
Di tali dati presi come input quelli fondamentali sono il codice tassa e
l’ammontare. Il codice tassa, in particolare, serve perché tramite un apposita
tabella di relazione determina i dati di contabilità finanziaria e contabilità
analitica su cui dovranno essere imputate le reversali e gli accertamenti e su cui
dovranno essere fatte le scritture di contabilità generale e analitica (in caso di
utilizzo del modulo di contabilità economico-patrimoniale).
I dati letti dal file tasse, e ricavati dall’apposita tabella di relazione con il codice
tassa, sono mostrati in un apposito pannello della procedura, dal quale l’utente
potrà procedere alla registrazione dei documenti contabili in maniera manuale
(uno per ogni singolo tipo tassa) oppure alla registrazione automatica di tutti i
documenti con un’unica operazione.
CIA – Contabilità Integrata di Ateneo CINECA
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11. La reportistica
Nei capitoli precedenti sono state elencate e sinteticamente descritte le
stampe predefinite offerte dal sistema: si tratta di stampe sul cui contenuto e
sulla cui forma l’utente non ha facoltà di intervenire in quanto riflettono regole
previste da atti normativi o standard comunemente accettati.
Il sistema offre, oltre a questo insieme di stampe predefinite, la possibilità di
ottenere stampe configurabili ovvero stampe il cui contenuto e la cui forma
possono essere decisi dall’utente.
Ogni lista di documenti (amministrativi o contabili) e ogni situazione contabile
può essere stampata mediante uno strumento interno al sistema che consente
di aggiungere/eliminare colonne, spostare e rinominare colonne, scegliere la
dimensione e il tipo di carattere; se queste operazioni non consentono di
raggiungere il risultato voluto allora è possibile esportare la lista suddetta: il
sistema produce un file in formato CSV che può essere aperto mediante foglio
elettronico.
Titolo White Paper: CIA – Contabilità Integrata di Ateneo. Maggio 2007 S1-21 Livello di sicurezza: pubblico Autori: Gruppo consulenza CIA, Nicola Bertazzoni, Giuliana
Ponti. Audience: Direttori amministrativi, Prorettori dell’area
Contabilità, Dirigenti/Responsabili dell’area Contabilità, Dirigenti/Responsabili dei Sistemi Informativi, Capi Ufficio dell’area Contabilità.
CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria Ufficio Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Mail: [email protected] Copyright © 2007, CINECA. Tutti i diritti riservati. Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.