Controlli di primo livello. Manuale delle procedure per le verifiche ...

I

CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO

MANUALE DELLE PROCEDURE PER LE VERIFICHE AMMINISTRATIVE ED IN LOCO

REGIONE PIEMONTE POR CREO 2007-2013 FESR

Torino, novembre 2013

II

INDICE PREMESSA ...................................................................................................................................................................... 1 1 RIFERIMENTI NORMATIVI .............................. ................................................................................................. 2

1.1 NORMATIVA COMUNITARIA ............................................................................................................................. 2

1.2 NORMATIVA NAZIONALE .................................................................................................................................. 2

2 AMBITO DI APPLICAZIONE.............................................................................................................................. 5

2.1 QUADRO DI RIFERIMENTO GENERALE DEL SISTEMA DEI CONTR OLLI ............................................................ 5

2.2 STRUTTURA DELL ’A DG CON FUNZIONE DI COORDINAMENTO DELLE VERIFICHE (SETTORE ATTIVITÀ DI

RACCORDO E CONTROLLO DI GESTIONE )...................................................................................................................... 8

3 CAMPIONAMENTO DELLE OPERAZIONI DA SOTTOPORRE A CONT ROLLO ................................... 9 3.1 L’ UNIVERSO DI RIFERIMENTO .......................................................................................................................... 9

3.2 ASPETTI METODOLOGICI DELLA MODALITÀ DI CAMPIONAMENTO .............................................................. 15

3.3 STRATIFICAZIONE DEL CAMPIONE E ANALISI DI RISCHIO ............................................................................. 16

3.4 ESTRAZIONE DEL CAMPIONE ......................................................................................................................... 18

3.5 M ODALITÀ DI AUMENTO DELLA PERCENTUALE DEI CONTROLLI A SEGUITO DI IRREGOLARITÀ ................ 19

4 LA PISTA DI CONTROLLO............................................................................................................................... 21

4.1 ASPETTI GENERALI ......................................................................................................................................... 21

4.2 STRUTTURA DELLA PISTA DI CONTROLLO .................................................................................................... 22

5 FASI DEL CONTROLLO .................................................................................................................................... 23

5.1 VERIFICHE AMMINISTRATIVE (DOCUMENTALI )........................................................................................... 23

5.1.1 Fase desk .................................................................................................................................................... 23

5.1.2 Fase di reporting e archiviazione ............................................................................................................... 24

5.2 VERIFICHE IN LOCO ........................................................................................................................................ 25

5.2.1 Fase desk .................................................................................................................................................... 25

5.2.2 Fase della Verifica in loco.......................................................................................................................... 25

5.2.3 Attività di reporting e di archiviazione ....................................................................................................... 26

5.3. CONTROLLI DI SISTEMA ....................................................................................................................................... 27

6 MODALITÀ DI ESECUZIONE DELLE VERIFICHE IN LOCO..... .............................................................. 29 6.1 COMUNICAZIONE AI SOGGETTI BENEFICIARI DESTINATARI DE L CONTROLLO ............................................ 29

6.2 M ODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELLA VERIFICA ............................................................................................ 29

6.3 PIANO TEMPORALE ......................................................................................................................................... 30

7 CHECK LIST CONTROLLI DOUMENTALI E IN LOCO.......... ................................................................... 31 ALLEGATO 1 – VERBALE CONTROLLI IN LOCO ............. ................................................................................. 33

ALLEGATO 2 – FAX DI AVVISO DI CONTROLLO ............ .................................................................................. 37

ALLEGATO 3 – FAX DI CONFERMA VISITA DI CONTROLLO... ..................................................................... 39 ALLEGATO 4 – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO MACROPRO CESSO OPERE PUBBLICHE......... 42 ALLEGATO 5 – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO MACROPRO CESSO ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI.......................................................................................................................................................................... 43 ALLEGATO 6 – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO MACROPRO CESSO EROGAZIONE DI FINANZIAMENTI E SERVIZI A SINGOLI BENEFICIARI...... ............................................................................. 45 ALLEGATO 7 – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO MACROPRO CESSO EROGAZIONE DI FINANZIAMENTI E SERVIZI A SINGOLI BENEFICIARI...... ............................................................................. 46 ALLEGATO 8 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO OP ERE PUBBLICHE ............................ 47 ALLEGATO 9 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO AC QUISIZIONE DI BENI E SERVIZI – PRIMA FASE ................................................................................................................................................................. 48

ALLEGATO 9.1 – APPALTO..................................................................................................................................... 49

ALLEGATO 9.2 – IN HOUSE .................................................................................................................................... 49

ALLEGATO 9.3 – AFFIDAMENTI DIRETTI ........................................................................................................... 49

ALLEGATO 10 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO A CQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI – SECONDA FASE......................................................................................................................................................... 50 ALLEGATO 11 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO E ROGAZIONE DI FINANZIAMENTI E SERVIZI A SINGOLI BENEFICIARI.................... ................................................................................................. 51

III

ALLEGATO 12 – CHECK LIST CONTROLLI DI SISTEMA...... ........................................................................... 52 ALLEGATO 13 – VERBALE CONTROLLI DI SISTEMA......... ............................................................................. 53

1

PREMESSA

Il presente documento fornisce le linee guida ai soggetti responsabili dell’esecuzione dei controlli di

primo livello (controlli amministrativi e controlli in loco) nell’ambito del POR CREO 2007-2013

FESR della Regione Piemonte.

La gestione del POR è affidata alla Regione Piemonte – Direzione Attività Produttive, quale

Autorità di Gestione (di seguito AdG). L’AdG è responsabile della gestione e dell’attuazione del

Programma Operativo conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e

finanziaria.

Nell’ambito delle funzioni dell’AdG, rientrano le attività inerenti lo svolgimento dei controlli di Primo

livello, finalizzati alla verifica della fornitura dei beni e servizi cofinanziati e della veridicità della

spesa dichiarata nel rispetto della decisione della Commissione relativa alla partecipazione dei

fondi.

Al Capitolo 1 vengono richiamati i riferimenti normativi sulla base dei quali vengono svolte le

attività di controllo di Primo livello nell’ambito del POR.

Il Capitolo 2 descrive l’ambito di applicazione dei controlli di primo livello delineando il quadro di

riferimento generale e la struttura organizzativa dell’AdG coinvolta.

Nel Capitolo 3 viene descritta la metodologia per il campionamento dei progetti da sottoporre ai

controlli di primo livello in loco.

Il Capitolo 4 descrive la Pista di controllo, mentre nel Capitolo 5 vengono illustrate le fasi in cui si

articolano i controlli documentali e quelli in loco e nel Capitolo 6 le modalità di esecuzione dei

controlli in loco.

Infine il Capitolo 7 descrive le Check List adottate dall’AdG per l’espletamento dei controlli di primo

livello documentali ed in loco.

2

1 RIFERIMENTI NORMATIVI

Nell’attuazione del POR CREO FESR 2007-2013, con particolare riferimento al sistema dei

controlli, trovano applicazione le seguenti disposizioni.

1.1 Normativa comunitaria

• Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006, recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che abroga il Regolamento (CE) n. 1260/1999 e ssmmii;

• Regolamento (CE) n. 1828/2006 della Commissione, dell'8 dicembre 2006, che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e ssmmii.

• Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006, relativo al Fondo Europeo di Sviluppo Regionale e recante abrogazione del Regolamento (CE) n. 1783/1999 e ssmmi.

• COCOF 12-0050-01-EN del 29 marzo 2012 “On treatment of retrospective EU assistance during the period 2007-2013”

1.2 Normativa nazionale

• Linee Guida sui Sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007-2013 – Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – I.G.R.U.E.;

• Manuale di conformità dei sistemi di gestione e controllo – dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – I.G.R.U.E.;

• Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – I.G.R.U.E.;

• Lettera del 27 dicembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – I.G.R.U.E.;

• Vademecum per la spesa del FESR - PO 2007-2013;

• Quadro Strategico Nazionale 2007-2013, approvato dalla Commissione Europea con decisione C (2007) 3329 del 13 luglio 2007 e ss.mm.i.

• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati

personali”;

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, “Testo unico delle

disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;

• Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli

enti locali”;

3

• Decreto Legislativo 31 marzo 1998, n. 123, “Disposizioni per la realizzazione degli

interventi di sostegno pubblico alle imprese, a norma dell’art. 4, comma 4, lettera c, della

legge 15 marzo 1997, n. 59”;

• Legge 15 maggio 1997, n. 127, “Misure urgenti per lo snellimento dell’attività

amministrativa e dei procedimenti di decisione e controllo”;

• Legge 15 marzo 1997, n. 59, “Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti

alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la

semplificazione amministrativa”;

• Legge 7 agosto 1990, n. 241, “Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto

di accesso ai documenti”;

• Legge 24 novembre 1981, n. 689, "Modifiche al sistema penale".

Lavori pubblici

• Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori,

servizi e forniuture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE) e ss.mm.ii.

• Legge 11 febbraio 1994, n. 109, (Legge quadro in materia di lavori pubblici) e successive

modifiche ed integrazioni

• Decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999, n. 554, (Regolamento di

attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994, n. 109 e

successive modificazioni) 1;

• Decreto del Presidente della Repubblica 25 gennaio 2000, n. 34 (Regolamento per

l’istituzione di un sistema di qualificazione unico dei soggetti esecutori di lavori pubblici, a

norma dell’articolo 8, comma 2, della l. 109/1994) 2;

• Decreto del Ministero del lavori pubblici 19 aprile 2000, n. 145 (Regolamento recante il

capitolato generale d’appalto dei lavori pubblici, ai sensi dell’articolo 3, comma 5, della L.

109/1994)3.

Appalti pubblici servizi e forniture

• Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori,

servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE)

• Decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 157, “Attuazione della direttiva 92/50/CEE in materia

di appalti pubblici di servizi”, come da ultimo modificato dal D.Lgs. 65/20004;

1 Tale normativa resta applicabile anche alle procedure iniziate dopo l’entrata in vigore del Codice Appalti nella parte non

abrogata dal Codice medesimo (art. 256) e comunque, secondo quanto stabilito dall’art. 253 del Codice, nei limiti di compatibilità con lo stesso, fino all’entrata in vigore del nuovo regolamento di attuazione, previsto all’art. 5 del Codice.

2 Norma applicabile alle procedure iniziate prima dell’entrata in vigore del nuovo regolamento di attuazione del Codice Appalti.

3 Tale d.m. continua ad applicarsi fino all’adozione del nuovo capitolato generale per i lavori pubblici, previsto dal Codice degli Appalti (art. 253).

4 Normativa abrogata dal Codice Appalti (d.lgs. 163/2006), pertanto applicabile alle procedure i cui bandi o avvisi di gara siano stati pubblicati o i cui inviti ad offrire siano stati inviati antecedentemente al 1° luglio 200 6 ed inoltre in luogo delle

4

• Decreto legislativo 24 luglio 1992, n. 358, “Testo unico delle disposizioni in materia di

appalti pubblici di forniture, in attuazione delle direttive 77/62/CEE, 80/767/CEE e

88/295/CEE”, come da ultimo modificato dal D.Lgs. 402/1998

• Decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n. 573 (Regolamento recante

norme per la semplificazione dei procedimenti di aggiudicazione di pubbliche forniture di

valore inferiore alla soglia di rilievo comunitario)

• Regio Decreto 23 maggio 1924, n. 827 (Regolamento per l’amministrazione del patrimonio

e la contabilità generale dello Stato);

• Regio Decreto 18 novembre 1923, n. 2440 (Nuove disposizioni sull’amministrazione del

patrimonio e della contabilità dello Stato).

norme del Codice la cui applicazione è rinviata al 1° febbraio 2007 (v. d.l. 173/2006 conv. con modifi che in l.228/2006 (e eventuale normativa di modifica) fino a tale data.

5

2 AMBITO DI APPLICAZIONE

2.1 Quadro di riferimento generale del sistema dei controlli

L’articolo 60, lettera b) del Reg. (CE) n. 1083/2006 stabilisce che l’Autorità di Gestione ha la responsabilità di verificare, per tutto il periodo di attuazione del Programma, che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti, l'effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali; stabilisce altresì che a tal fine possono essere effettuate verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria, conformemente alle modalità stabilite dall’art.13 del Reg. (CE) n. 1828/2006. Tali verifiche rientrano nell’ambito dei “controlli di primo livello” e riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni finanziarie. In particolare si distinguono due tipologie di verifiche:

- amministrative (documentali) di tutte le domande di rimborso presentate dai Beneficiari; - in loco su un campione rappresentativo di operazioni finanziate estratto in base alla

metodologia definita dall’AdG5. Le verifiche documentali di tutte le domande di rimborso presentate dai Beneficiari sono svolte prima che le spese corrispondenti siano validate dal Responsabile dei Controlli, mentre i controlli in loco sono svolti indipendentemente dalle dichiarazioni di spesa, di norma quando il progetto è già avviato, per verificare sia l’esecuzione delle spese e la fornitura di beni e servizi sia la conformità delle spese alla normativa comunitaria e nazionale.

In particolare, le verifiche documentali sono effettuate sulla totalità dei progetti e possono essere

anteriori o in itinere rispetto al processo di spesa.

Tra le verifiche documentali anteriori al processo di spesa vanno segnalate:

a) verifica di ammissibilità della domanda di finanziamento e dei requisiti presoggettivi;

b) verifica della compatibilità ed idoneità delle caratteristiche tecniche nonché della congruità

dei costi di realizzazione;

c) verifica delle completezza e regolarità della documentazione presentata dai richiedenti.

Le verifiche documentali in itinere rispetto al processo di spesa consistono nell’accertamento:

a) dell’effettività dei pagamenti eseguiti;

b) della conformità della spesa;

c) delle rendicontazioni di spesa;

d) della congruità tra impegni e pagamenti;

e) della correttezza formale e sostanziale dell’intera documentazione esibita.

5 Art.13 del Reg. CE 1828/2006.

6

Le verifiche documentali in itinere rispetto al processo di spesa, quando riguardano la categoria dei

c.d. “progetti retrospettivi”6 consistono nella verifica:

a) della conformità ai “Criteri per la definizione dell’ammissibilità e della finanziabilità delle

operazioni proposte” approvati dal Comitato di Sorveglianza nella seduta del 30 novembre

2007 e ss.mm.ii., come stabilito dall’articolo 56 del Reg. (CE) n. 1083/2006;

b) della rispondenza ai contenuti del POR, ed in particolare: agli obiettivi specifici/operativi

delle Attività/Misure programmate; alle tipologie di interventi previsti dal POR; alle categorie

di spesa "attive" del POR;

c) del rispetto delle norme dell’Unione europea e norme nazionali, ed in particolare: normativa

sugli appalti pubblici; norme sugli aiuti di Stato, incluso l'effetto di incentivazione dell'aiuto;

norme ambientali; norme antidiscriminazione, comprese quelle relative all'accessibilità ed ai

principi di parità di genere; norme in materia di informazione e pubblicità, dal giorno della

selezione dell'operazione per il supporto UE; prescrizioni relative alla disponibilità dei

documenti: obbligo di mantenere i documenti per 3 anni dopo la chiusura ai sensi dell'articolo

90 del Regolamento (CE) N. 1083/2006; norme in materia di progetti generatori di entrate

(articolo 55 del Regolamento (CE) n. 1083/2006); regole sulla durata delle operazioni

(articolo 57 del Regolamento (CE) n. 1083/2006); atti giuridici nazionali o documenti

strategici / del programma (QSN, specifiche disposizioni del programma) che stabiliscono le

condizioni specifiche per l'assistenza UE; disposizioni (articolo 13 (2), del Regolamento (CE)

n. 1828/2006) che richiedono la capacità di dimostrare in qualsiasi momento che non è stato

erogato un doppio finanziamento.

d) delle norme in materia di ammissibilità delle spese: i pagamenti ammissibili sono quelli

sostenuti nel periodo compreso tra il primo gennaio 2007 e il 31 dicembre 2015 (ai sensi

dell'art. 56, par. 1 del Regolamento CE n. 1083/2006 e ss.mm.ii., le operazioni non devono

essere state ultimate prima della data di inizio dell'ammissibilità del Programma); le spese

devono rispondere alle disposizioni del Regolamento CE n. 1083/2006 e ss.mm.ii., del

Regolamento CE n.1828/2006 e ss.mm.ii. e con il DPR n. 196 del 3 ottobre 2008 e

ss.mm.ii.,;

e) delle procedure per la gestione finanziaria ed il controllo, comprensive del rispetto dei

requisiti della pista di controllo, dei controlli dell’Autorità di gestione sulla spesa dichiarata,

compresi i controlli in loco, di cui agli art. 60 (b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e artt.

13-17 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, e dell’indipendenza dell’audit di cui all’articolo 62

del Regolamento (CE) n 1083/2006.

Diversamente da quelle documentali, le “verifiche in loco” sono effettuate su un campione

rappresentativo dell’universo delle operazioni cofinanziate e vengono effettuate in itinere ed ex

post. In particolare le verifiche in itinere accertano:

1. il rispetto della normativa in materia di appalti, servizi, forniture, aiuti di Stato;

2. la conformità della documentazione esibita rispetto agli originali dei titoli di spesa e della

documentazione tecnica;

6 Cfr. par. 2.2.3 della Relazione del Sistema di Gestione e Controllo – Selezione dei c.d. Progetti Retrospettivi

7

3. la corrispondenza del bene o servizio rispetto a quello ammesso a finanziamento ed alla

documentazione contabile prodotta;

4. il rispetto delle norme di informazione e pubblicità in relazione alla utilizzazione dei fondi

erogati dalla Commissione;

5. la verifica della veridicità delle attestazioni e dichiarazioni fino a quel momento sottoscritte

dal beneficiario ed inoltrate all’ Autorità di Gestione;

6. la conformità e l’idoneità della spesa dichiarata rispetto al progetto d’investimento

ammesso a finanziamento;

7. il rispetto delle altre condizioni e obblighi prescritti dal bando/altra procedura di accesso ai

finanziamenti del POR. Tali verifiche consentono quindi di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Esse accertano, altresì, che a tutte le fatture o altri giustificativi per la progettazione e realizzazione dell’operazione sia stata soprastampata la dicitura attestante che quella spesa gode del contributo del POR-FESR 2007/2013. Le verifiche in loco comprendono anche procedure intese ad evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari nell’ambito di altri periodi di programmazione. Qualora le verifiche portino all’individuazione di irregolarità, il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione informa l’Autorità di Gestione per il seguito del caso. L’organizzazione dei controlli in loco attraverso il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione e la successiva esecuzione da parte del Responsabile dei Controlli: � assicura la separazione delle funzioni di controllo da quelle gestionali; � prevede un’azione formativa del personale coinvolto nell’esecuzione dei controlli; � assicura l’unitarietà dei criteri e il coordinamento dei controlli; � consente la centralizzazione degli esiti del controllo presso l’Autorità di Gestione; � consente il mantenimento decentrato della documentazione oggetto del controllo presso la

stessa unità competente per i controlli delle operazioni; � assicura che i controlli di primo livello si svolgano contestualmente ai processi gestionali e

siano propedeutici alla certificazione della spesa ed ai pagamenti del saldo.

Le verifiche in loco ex post vengono effettuate ad intervento concluso e mirano ad accertare, oltre

a quanto sopra elencato in riferimento alle verifiche in itinere, anche il rispetto di quanto previsto

dall’art.57 del Reg. (CE) 1083/2006, e cioè la verifica - entro cinque anni dal completamento

dell'operazione consistente in investimenti in infrastrutture o investimenti produttivi – che tale

operazione, non subisca modifiche sostanziali causate da un cambiamento nella natura della

proprietà di un’infrastruttura o dalla cessazione di un’attività produttiva e che alterino la natura o le

8

modalità di esecuzione dell’operazione o procurino un vantaggio indebito a un’impresa o a un ente

pubblico7.

2.2 Struttura dell’AdG con funzione di coordinament o delle verifiche (Settore Attività di

raccordo e controllo di gestione)

Il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione stabilisce l’indirizzo tecnico per il campionamento e i criteri omogenei di controllo per tutti i Responsabili dei Controlli ed effettua i controlli di sistema. Detta unità è incaricata di:

- definire e aggiornare annualmente il metodo di campionamento per le verifiche in loco; - ricevere e raccogliere in un archivio informatico e cartaceo la documentazione relativa alle

verifiche (verbali delle verifiche in loco) e sulle irregolarità (artt. 28, 29, 30 e 31 del Reg. (CE) n. 1828/2006), sul “follow up” dei controlli e delle irregolarità riscontrate, dei provvedimenti assunti;

- informare l’Autorità di Certificazione e l’Autorità di Audit sull’esito dei controlli effettuati e sul recupero delle somme revocate a seguito delle irregolarità riscontrate;

- ricevere e raccogliere in un archivio informatico le segnalazioni di irregolarità riscontrate da altri soggetti incaricati dei controlli, esterni all’Autorità di Gestione (es. Guardia di Finanza, Autorità di Audit, Corte dei Conti).

Il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione supporta l’AdG nel relazionare al Comitato di Sorveglianza sull’attività di controllo e nella stesura del Rapporto annuale di esecuzione; inoltre, riceve tutte le informazioni e la documentazione sui controlli amministrativi e in loco effettuati dai Responsabili dei Controlli e tiene un archivio di ciascuna verifica effettuata, delle attività di controllo svolte, con data ed esito delle verifiche e delle misure adottate in relazione alle irregolarità rilevate. Nel caso in cui la responsabilità della gestione di talune operazioni sia affidata a Organismi intermedi e comprenda le verifiche ex art. 13 del Reg. (CE) n. 1828/2006, la convenzione richiama i criteri e le modalità di svolgimento di questa attività nonché le modalità di trasmissione della documentazione di controllo per il riscontro finale da parte del Settore Attività di raccordo e controllo di gestione. In ogni caso, gli Organismi Intermedi si attengono alla manualistica definita dall’AdG anche per uso interno alla Regione. Inoltre, nel caso in cui la Regione Piemonte risulti beneficiario di interventi del POR (attualmente ciò si verifica nell’ambito dell’AT), i controlli di Primo Livello vengono effettuati assicurando la separatezza delle funzioni di gestione da quelle di controllo.

7 Art.57 Reg. (CE) 1083/2006,come modificato dal Reg. (CE) 539/2010.

9

3 CAMPIONAMENTO DELLE OPERAZIONI DA

SOTTOPORRE A CONTROLLO

3.1 L’universo di riferimento

Il POR CREO FESR 2007-2013 Regione Piemonte si compone di 3 Assi Prioritari e 15 Attività. A

queste va aggiunto l’Asse Prioritario relativo all’attività di Assistenza Tecnica. I 3 Assi Prioritari

rappresentano le priorità strategiche individuate sulla base degli orientamenti comunitari strategici

ed in coerenza con il Quadro Strategico Nazionale, nonchè dell’analisi dei punti di forza e di

debolezza del territorio. Ogni Asse Prioritario è articolato in più Attività. Questa articolazione è

stata riportata nel dettaglio nella successiva tabella 1.

Le diverse Attività di cui si compone il POR vengono realizzate attraverso specifici progetti che si

possono raggruppare (si veda la tabella 2) in funzione di:

1. modalità attuative;

2. tipologie di progetti;

3. beneficiari.

1. Per quanto riguarda la modalità di attuazione: a. a titolarità regionale, in cui la realizzazione di opere pubbliche o l’acquisizione di beni e/o

servizi ovvero l’erogazione di finanziamenti e servizi a singoli Beneficiari è realizzata direttamente sotto la responsabilità della Regione;

b. regia regionale, in cui: (i) la realizzazione di opere pubbliche o l’acquisizione di beni e/o servizi rientra sotto la responsabilità di soggetti esterni, pubblici o privati, selezionati in base ai criteri approvati dal CdS e riportati nelle Schede di Attività contenute nel SAR; (ii) l’ erogazione di finanziamenti e servizi a singoli Beneficiari è effettuata tramite un Organismo Intermedio.

2. Per la tipologia di progetti si considerano tre classi di operazioni:

a. realizzazioni di opere pubbliche;

b. erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari;

c. acquisizione di beni e servizi.

3. I Beneficiari sono i soggetti responsabili della committenza delle operazioni. Essi possono

essere enti pubblici, imprese oppure misti pubblico-privati.

10

Tabella 1 – La struttura del POR CREO FESR 2007-201 3 Regione Piemonte: Assi Prioritari e Attività

ASSI PRIORITARI OBIETTIVI OPERATIVI ATTIVITA’

1.1.1 – Piattaforme Innovative

1.1.2 – Poli di Innovazione

I.1 Promuovere l’innovazione attraverso il rafforzamento dei processi di conoscenza tecnologica, la diffusione e la realizzazione di investimenti di natura innovativa favorendo la cooperazione tra Università, Centri di ricerca e imprese. 1.1.3 – Innovazione e PMI

1.2.1 – Ecoinnovazione I.2. Promuovere processi di innovazione Finalizzati all’introduzione di tecnologie pulite nell’ambito del sistema produttivo delle PMI e delle istituzioni 1.2.2 – Adozione di tecnologie ambientali

1.3.1 – Servizi informatici innovativi I.3 Sostenere e rafforzare l’offerta di servizi informatici e il loro migliore utilizzo da parte delle PMI finalizzato all’efficienza nei metodi di produzione e di organizzazione delle funzioni aziendali

1.3.2 – Adozione TIC

1 – Innovazione e Transizione Produttiva

I.4 Sostenere e migliorare la capacità di accesso al credito delle PMI, per favorire l’innovazione, la transizione produttiva e la crescita sostenibile del sistema produttivo piemontese

1.4.1 – Accesso al credito delle PMI

2.1.1 – Produzione di energie rinnovabili

2.1.2 – Beni strumentali per l’energia rinnovabile e l’efficienza energetica

2 – Sostenibilità ed efficienza energetica

II.1 Ridurre l’uso intensivo delle fonti energetiche tradizionali attraverso l’incremento della produzione energetica da fonti rinnovabili e promuovere l’efficienza ed il Risparmio energetico nella produzione e consumo di energia. 2.1.3 – Efficienza energetica

3.1.1 – Tutela dei beni ambientali e culturali III.1 Promuovere e rafforzare le Sinergie potenziali tra tutela, valorizzazione dell’ambiente e dei beni naturali e crescita del sistema produttivo

3.1.2 – Imprenditorialità e valorizzazione culturale

3.2.1 – Riqualificazione delle aree dismesse 3 – Riqualificazione territoriale

III.2 Promuovere la riqualificazione urbana in un’ottica di sviluppo sostenibile e realizzare più elevata competitività territoriale 3.2.2 – Riqualificazione aree degradate

4.1.1 – Assistenza

4.1.2 – Monitoraggio

4.1.3 – Controlli e processi di audit

4.2.1 – Valutazione

4.2.2– Studi e ricerche

4 – Assistenza tecnica IV.1 Facilitare i processi di attuazione del Programma operativo e ampliare la base di conoscenze per la gestione e la valutazione delle attività del Programma

4.3.1– Informazione e pubblicità

11

Tabella 2 – Tipologie di progetti e Beneficiari

Attivita’ Descrizione Attività Modalità di attuazione Beneficiari Tipologia progetti

1.1.1 Piattaforme Innovative Regia regionale con Organismo intermedio

Imprese, misti pubblico - privati

Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari

1.1.2 Poli di Innovazione Titolarità regionale Imprese, misti pubblico - privati


1.1.3 Innovazione e PMI Regia regionale con Organismo intermedio

Imprese Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari

1.2.1 Ecoinnovazione Regia regionale con Organismo intermedio


1.2.2 Adozione di tecnologie ambientali Regia regionale con Organismo intermedio


1.3.1 Servizi informatici innovativi Regia regionale con Organismo intermedio


1.3.2 Adozione TIC Regia regionale con Organismo intermedio

Imprese, Enti pubblici


1.4.1 Accesso al credito delle PMI Regia regionale con Organismo intermedio

PMI singole e/o associate,inclusi i Confidi.


2.1.1 Produzione di energie rinnovabili

Regia regionale con Organismo intermedio e Regia regionale

Imprese, Enti pubblici

Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari Realizzazione opere pubbliche

2.1.2 Beni strumentali per l’energia rinnovabile e l’efficienza energetica

Regia regionale con Organismo intermedio


2.1.3 Efficienza energetica

Regia regionale con e senza Organismo intermedio

Imprese, Enti pubblici, misti pubblico - privati

Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari Realizzazione opere pubbliche

3.1.1 Tutela dei beni ambientali e culturali

Regia regionale Enti pubblici Realizzazioni di opere pubbliche

3.1.2 Imprenditorialità e valorizzazione culturale

Regia regionale con Organismo intermedio


3.2.1 Riqualificazione delle aree dismesse

Regia regionale Enti pubblici Realizzazioni di opere pubbliche

3.2.2 Riqualificazione aree degradate Regia regionale Enti pubblici Realizzazioni di opere pubbliche

4.1.1 Assistenza Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

4.1.2 Monitoraggio Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

4.1.3 Controlli e processi di audit Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

4.2.1 Valutazione Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

4.2.2 studi e ricerche Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

4.3.1 Informazione e pubblicità Titolarità regionale Regione Piemonte Acquisizione di beni e servizi

Le verifiche in loco saranno effettuate sulla base di una suddivisione delle Attività del POR in due

categorie:

12

• le Attività per le cui verifiche l’AdG decide di avvalersi di un soggetto esterno (in

conseguenza dell’affidamento delle stesse a degli Organismi Intermedi);

• le Attività le cui verifiche sono svolte dalle strutture interne della AdG.

La prima categoria è, in generale, quella delle Attività aventi come beneficiari ultimi le PMI e le

grandi imprese. Tali Attività sono, pertanto, caratterizzate da una significativa omogeneità, sia per

quanto riguarda l'oggetto della verifica (ad esempio: la dimensione di PMI o grande impresa, le

penalità laddove non vengano raggiunti gli obiettivi preposti, le spese ammissibili), sia per quanto

riguarda gli aspetti procedurali, in quanto ad esse è applicabile il D. Lgs. 123/98, recante

“Disposizioni per la razionalizzazione degli interventi di sostegno pubblico alle imprese, a norma

dell’articolo 4, comma 4, lettera c), della L. 15 marzo 1997, n. 59”.

La seconda categoria ha natura residuale e comprende tutte le altre Attività non rientranti nella

categoria sopra descritta, accomunate dal fatto di prevedere come beneficiari enti pubblici o

soggetti ad essi equiparati dal POR (società a prevalente capitale pubblico, associazioni o

fondazioni); viceversa rispetto alla tipologia di controlli da effettuare, tali Attività sono piuttosto

eterogenee tra di loro. Pertanto, in seno a tale categoria, vi rientrano sia progetti a regia regionale

sia progetti a titolarità regionale, per i quali i controlli devono essere definiti volta per volta, per

ciascuna Attività, non essendo, sempre, facilmente standardizzabili.

La tabella 3, che segue, verrà utilizzata in fase di attuazione degli interventi per registrare a livello

di Attività le seguenti informazioni:

- il costo totale rendicontabile, costituito dal costo a carico del POR (risorse comunitarie e

nazionali);

- gli impegni assunti dai beneficiari degli interventi, e che sono stati trasferiti al sistema di

monitoraggio nazionale MONITWeb 2007-2013;

- il numero di progetti finanziati ed avviati;

- la stima del numero totale di controlli che dovranno essere effettuati;

- altre informazioni ritenute in ciascuna fase pertinenti.

Tale tabella fornirà un supporto operativo per le attività di definizione e revisione del metodo di

campionamento per l’effettuazione dei controlli in loco.

13

Tabella 3 – L’universo dei controlli

SOSTEGNO ALLE IMPRESE – CONTROLLORE: RdC

Attività Descrizione Attività Costo totale rendicontato Impegni al …

N° progetti/ interventi finanziati

1.1.1 Piattaforme Innovative

1.1.2 Poli di Innovazione

1.1.3 Innovazione e PMI

1.2.1 Ecoinnovazione

1.2.2 Adozione di tecnologie ambientali

1.3.1 Servizi informatici innovativi

1.3.2 Adozione TIC

1.4.1 Accesso al credito delle PMI


2.1.2 Beni strumentali per l’energia rinnovabile e l’efficienza energetica


3.1.2 Imprenditorialità e valorizzazione culturale

Totale

14

ALTRE ATTIVITA’ – CONTROLLORE: RdC

Attività Descrizione Attività Costo totale rendicontato Impegni al

N° progetti/ interventi finanziati

1.3.2 Adozione TIC



3.1.1 Tutela dei beni ambientali e culturali

3.2.1 Riqualificazione delle aree dismesse

3.2.2 Riqualificazione aree degradate

4.1.1 Assistenza

4.1.2 Monitoraggio

4.1.3 Controlli e processi di audit

4.2.1 Valutazione

4.2.2 studi e ricerche

4.3.1 Informazione e pubblicità

Totale

15

3.2 Aspetti metodologici della modalità di campiona mento

L’AdG, secondo quanto previsto dai Regolamenti Comunitari, definisce le modalità di

campionamento per le verifiche in loco delle singole operazioni, conserva la documentazione che

descrive la metodologia del campionamento, le operazioni estratte ed oggetto della verifica in loco.

La definizione del metodo di campionamento, in coerenza con quanto previsto dall’art. 13 Reg. CE

1828/2006, individua una dimensione del campione, tenendo conto del grado di rischio identificato

rispetto al tipo di beneficiari e di operazioni interessate.

L’AdG, provvede, annualmente, al riesame del metodo di campionamento.

Le operazioni di campionamento delle verifiche in loco, e la conservazione della documentazione

inerente il metodo di campionamento, sono effettuate dal Settore Attività di raccordo e controllo di

gestione, secondo le disposizioni concordate con l’AdG.

La metodologia di campionamento prevede, ai sensi delle prescrizioni nazionali e comunitarie, che

la selezione delle operazioni da sottoporre a verifica sia realizzata attraverso un campionamento

stratificato e un’analisi dei rischi .

Le variabili alla base del processo di stratificazione dell’universo campionario, tenute

statisticamente in considerazione dal metodo di campionamento scelto, secondo le modalità

operative descritte nei successivi paragrafi, sono: i rischi e le dimensioni economiche evidenziati

sia a livello di Attività che di beneficiario, ove pertinenti.

All’interno di ogni strato individuato si procederà poi all’estrazione casuale semplice senza

ripetizione, tenendo comunque in considerazione l’obiettivo di effettuare verifiche sia sui progetti

ancora in corso che su quelli conclusi.

Il motivo principale che sta alla base della stratificazione è che essa consente un miglioramento

complessivo dei dati che potrà fornire il campione. Si intuisce, infatti, che l’estrazione casuale di ni

unità da ciascuno strato, invece che da un unico gruppo, garantisce una rappresentatività di

ciascuna sottopopolazione. Ne consegue che dal campione stratificato, cioè dall’unione dei

campioni di strato, si attendono risultati migliori rispetto ad un campione non stratificato della

stessa dimensione.

Per le due categorie di controlli individuate in precedenza (Attività aventi come beneficiari ultimi le

PMI o le grandi imprese e quelle aventi come beneficiari enti pubblici o soggetti ad essi equiparati)

saranno creati due universi campionari separati; ciascun universo sarà costituito esclusivamente

dall’insieme delle operazioni per le quali è stata registrata almeno una dichiarazione di spesa del

beneficiario e per la quale la spesa è stata certificata alla Commissione Europea ed allo Stato.

Per ciascuno dei due universi, la stratificazione prenderà in considerazione, ove pertinenti, le

seguenti variabili:

a. rischio Attività (numerosità interventi e altri rischi inerenti);

b. rischio beneficiario (tipologia di beneficiario, classe dimensionale e eventuali altri rischi

specifici).

Le analisi di rischio verranno svolte dall’AdG prima di procedere al campionamento e

riguarderanno distintamente il Rischio Attività e il Rischio Beneficiario.

16

Le metodologie per la stratificazione e le analisi di rischio vengono descritte successivamente.

3.3 Stratificazione del campione e analisi di risc hio

a) Rischio Attività

La stratificazione a livello di Attività, terrà conto sia della numerosità degli interventi, che dei rischi

inerenti derivanti da aspetti specifici dell’Attività, legati alla natura dell’operazione e alla sua

modalità di attuazione.

L’AdG individuerà e valuterà tali rischi, considerando tutti gli elementi inerenti la natura

dell’operazione (realizzazione di opere pubbliche, acquisizione di beni e servizi, erogazione di

contributi) e le modalità di attuazione della stessa che determinano la rischiosità dell’Attività. Nel

contesto di tale valutazione andranno altresì considerate le eventuali carenze nel sistema di

verifica e di controllo, nonché il rischio generato dalla dimensione finanziaria relativa dell’Attività.

Di seguito si riportano alcuni esempi esplicativi, non esaustivi, delle tipologie di rischio da

considerare

Tabella 4 – Esempi di rischi Attività

TIPO DI INTERVENTO SOSTEGNO ALLE IMPRESE ALTRO

RISCHI INTRINSECI

- tempi di istruttoria inadeguati - rispetto regole comunitarie

relative alla concorrenza

- non esecuzione delle verifiche connesse al collaudo

- progetti che prevedono entrate nette

- elevati tempi di liquidazione dei finanziamenti

RISCHI DI GESTIONE

- personale utilizzato per l’istruttoria numericamente insufficiente o non formato

- mancata rispondenza fra acconto richiesto ed ammontare dovuto

- non corretta tenuta della documentazione amministrativo contabile

- inadeguatezza dei sistemi di controllo delle richieste d’anticipo

- non corretta applicazione normativa su aiuti

- rischio legale per inadempimenti informativi obbligatori nei confronti dei beneficiari

- non corretta applicazione normativa su appalti pubblici

Una volta individuati i rischi, questi vengono valutati alla luce di due aspetti:

1) la probabilità di verificarsi dell’evento, misurabile in alta (A), media (M) e bassa (B)

2) la gravità dell’impatto in caso di accadimento, misurabile in grave (G), moderato (M), non

rilevante (N).

La combinazione di tali valutazioni attraverso la matrice di seguito riportata consente di fornire una

valutazione del rischio e di quantificarla con un punteggio.

17

Tabella 5 – Matrice della valutazione del rischio

PROBABILITA’

IMPATTO BASSA MODERATA ALTA

NON RILEVANTE 1 2 3

MODERATO 2 3 4

GRAVE 3 4 5

Si avrà così che ad un rischio con impatto grave e alta probabilità di verificarsi sarà associato un

punteggio pari a 5, mentre nella situazione opposta di impatto non rilevante e probabilità bassa il

punteggio sarà pari a 1. Tale valutazione verrà effettuata a livello di Attività.

La stratificazione, ovvero la quantificazione del campione da sottoporre a verifica, verrà

determinata, per ciascuna Attività, considerando contestualmente la numerosità degli interventi e il

livello di rischio individuato.

Si potrà così orientare l’attività di verifica sulle operazioni a maggior rischio, rispettando comunque

i vincoli in materia di ampiezza del campione, che, come già detto, dovrà essere pari al 10% della

spesa totale rendicontata alla Commissione Europea ed allo Stato.

b) Rischio Beneficiario

Una volta stabilita la numerosità del campione per Attività si effettuerà un’ulteriore stratificazione

fondata sul rischio beneficiario.

L’AdG procederà a definire gli elementi di rischio a livello di beneficiario da considerare

nell’estrazione delle operazioni da sottoporre a verifica.

Tali elementi potrannon essere costituiti da:

• tipologia di beneficiario;

• dimensione economica del contributo ammesso a finanziamento;

• altri elementi di rischio.

b.1) Tipologia di beneficiario

Tale variabile di stratificazione verrà considerata solo per le verifiche dei progetti appartenenti alla

categoria “attività a titolarità e a regia”.

Il campione andrà stratificato secondo le tipologie di beneficiari presenti (Enti pubblici, Società a

prevalente capitale pubblico, Associazioni o Enti senza fini di lucro) e in base a una distribuzione

percentuale stabilità di volta in volta dall’AdG, secondo una specifica analisi di rischio.

Nel caso in cui all’interno di una Attività ci sia una sola operazione per una delle categorie di

beneficiario, questa verrà obbligatoriamente inserita nel campione e controllata.

b.2) Dimensione economica

L’AdG stabilirà, ad ogni estrazione, sia gli intervalli delle classi dimensionali, sulla base degli

importi minimi e massimi registrati per ogni Attività, sia le percentuali di controllo che vuole fissare

per ogni classe dimensionale.

18

Per calcolare l’intervallo relativo alle classi dimensionali si procede individuando gli importi minimi

e massimi finanziati all’interno della Attività, calcolando la differenza tra i due importi e dividendola

per il numero di classi dimensionali che si intende creare. Da tale divisione si ottiene un valore che

costituisce l’ampiezza dell’intervallo delle classi dimensionali.

L’AdG stabilirà inoltre la percentuale in base alla quale ripartire l’estrazione tra le classi

dimensionali individuate.

In ogni caso occorre prevedere che venga estratta almeno un’operazione per classe dimensionale.

b.3) Altri elementi di rischio

Saranno individuati dall’AdG, eventualmente anche su indicazione del soggetto incaricato delle

verifiche, eventuali ulteriori elementi che possano incidere sulla probabilità che il beneficiario

compia delle irregolarità (ad es: precedenti irregolarità, rischi di fallimento, progetti in fase di

chiusura tecnica/amministrativa, beneficiari titolari di più di un’operazione).

3.4 Estrazione del campione

L’AdG individua l’universo delle operazioni dalle quali estrarrà il campione da sottoporre a verifica.

L’estrazione viene realizzata sulle operazioni per le quali sia stata registrata almeno una

dichiarazione di spesa dal beneficiario con successiva certificazione alla Commissione Europea ed

allo Stato: sono quindi escluse dall’universo di riferimento quelle operazioni per le quali non sia

registrato nessun pagamento, pur in presenza di impegni, o per le quali è stato versato solo un

anticipo non rientrante nella fattispecie prevista dal Reg. 1083/2006 art.78, co.2. (anticipo

rendicontabile).

L’AdG, in base ai risultati dell’analisi di rischio e alle informazioni necessarie per effettuare la

stratificazione di cui si è detto nel paragrafo precedente, elabora un piano di campionamento.

Iil piano di campionamento elaborato terrà conto degli obiettivi minimi di campionamento che sono:

• globalmente non meno del 10% della spesa totale rendicontata e certificata alla

Commissione Europea ed allo Stato;

• almeno n. 1 operazione per ciascuna Attività presente nell’universo;

• almeno n. 1 operazione per tipologia di beneficiario;

• almeno n. 1 operazione per classe dimensionale.

Le verifiche verranno ordinariamente effettuate sia sui progetti ancora in corso che su quelli

conclusi che andranno distinti in due universi separati.

A fine intervento, indicativamente, le verifiche in itinere dovranno essere pari almeno al 10%, ma

non superiori al 50% del totale delle verifiche effettuate. Questa condizione potrà essere garantita

fissando annualmente la percentuale di estrazione del campione in funzione dell’avanzamento dei

progetti conclusi rispetto a quelli in itinere, tenendo anche in considerazione i risultati dei controlli

eseguiti precedentemente.

19

All’inizio di ogni sessione di controllo, l’AdG individuerà, considerando sempre l’obiettivo ultimo da

raggiungere (il 10% della spesa totale rendicontata e certificata alla Commissione Europea ed allo

Stato), il numero delle verifiche che dovranno essere effettuate. Una volta elaborato il piano di

campionamento, l’AdG procederà all’estrazione casuale semplice, che dovrà essere senza

ripetizione sia per le operazioni controllate ex post, che per quelle controllate in itinere. Una stessa

operazione non potrà quindi essere controllata più di una volta nella fase in itinere, ma potrà

essere poi selezionata per le verifiche ex post.

Effettuata l’estrazione del campione, saranno adottate delle procedure volte a garantirne la

massima riservatezza.

3.5 Modalità di aumento della percentuale dei contr olli a seguito di irregolarità

L’AdG, coerentemente con quanto previsto dai regolamenti comunitari provvede annualmente alla

revisione del metodo di campionamento. In particolare, la presenza di livelli elevati di irregolarità

su una parte del campione controllato comporterà una revisione dell’analisi di rischio e un aumento

della percentuale di domande da sottoporre a verifica per ciascuna Attività. Tale aumento si

applica nella sessione di controllo successiva a quella risultata anomala. Se nel periodo

successivo non si riscontrano ulteriori irregolarità la percentuale di operazioni da sottoporre a

verifica verrà riportata al valore iniziale.

La modalità di aumento della percentuale dei controlli deriva dall’incrocio tra l’incidenza

percentuale del numero di operazioni risultate irregolari e la gravità delle irregolarità riscontrate

(vedi Tabella seguente). Quest’ultima è data dal rapporto tra la somma dei valori economici relativi

alle irregolarità riscontrate nelle domande controllate e la somma del contributo richiesto dal

beneficiario con la domanda.

Tabella 6 – Matrice delle irregolarità

Matrice delle irregolarità Gravità delle irregolarità riscontrate*

Quota di domande

irregolari **

Molto bassa

(≤ 3%)

Bassa

(> 3%, ≤ 20%)

Media

(> 20%, ≤ 50%)

Alta

(> 50%)

Bassa

≤ 30%

Percentuale

fissata

Percentuale

fissata

Percentuale

fissata X 1,25

Percentuale

fissata X 1,50

Media

> 30% - 60%

Percentuale

fissata

Percentuale

fissata X 1,25

Percentuale

fissata X 1,50

Percentuale

fissata X 1,75

Alta

> 60%

Percentuale

fissata X 1,25

Percentuale

fissata X 1,50

Percentuale

fissata X 1,75

Percentuale

fissata X 2,00 * Rapporto tra la somma dei valori economici relativi alle irregolarità riscontrate nelle domande controllate e la somma del

contributo richiesto dal beneficiario con la domanda ** Rapporto tra il numero di domande controllate con presenza di irregolarità e il totale di domande controllate

20

In aggiunta a quanto sopra definito, in presenza di Attività che comportano la verifica in loco di un

solo beneficiario, nel caso in cui la verifica abbia esito negativo si dovrà procedere ad un’altra

verifica.

21

4 LA PISTA DI CONTROLLO

4.1 Aspetti generali

La Pista di controllo rappresenta lo strumento organizzativo per la pianificazione e la realizzazione

delle attività di controllo di primo livello del POR.

La scelta metodologica adottata dall’AdG per la definizione, revisione e manutenzione delle Piste

di controllo prevede:

- la definizione di una Pista di controllo a livello di singola Misura ovvero di

Bando/Disciplinare. L’orientamento è di operare a “livello più basso” della struttura di

programmazione del POR;

- l’utilizzazione della Pista di controllo da parte di tutti i soggetti coinvolti nell’attività di

controllo di primo livello: in tal modo la Pista di controllo costituisce una sorta di Linea guida

per la realizzazione delle diverse attività di controllo.

I “modelli di Pista di controllo” adottati (cfr. Allegati 4, 5, 6, 7), sono stati predisposti con riferimento:

a) ai seguenti Macroprocessi:

A) Realizzazione di Opere Pubbliche a regia regionale;

B) Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari a titolarità regionale;

C) Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari a regia regionale con Organismo

Intermedio;

D) Acquisizione di Beni e Servizi a titolarità regionale.

In fase di attuazione del POR eventuali specificità inerenti ciascun Macroprocesso saranno gestite

attraverso le necessarie personalizzazioni delle Piste di Controllo.

b) all’interno dei suddetti Macroprocessi, vengono presi a riferimento i seguenti Processi:

1. Programmazione

2. Selezione ed approvazione delle operazioni

3. Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni

4. Circuito finanziario e rendicontazione

Per i processi “1. Programmazione” e “4. Circuito finanziario e rendicontazione” la Pista di

Controllo è unica per tutte le tipologie di Macroprocesso (OO.PP., Erogazione di finanziamenti,

Acquisizione di beni e servizi).

Per quanto riguarda invece, i processi di “2. Selezione ed approvazione delle operazioni” e di “3.

Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni”, la Pista di controllo si differenzia per ciascuno dei

Macroprocessi sopra individuati.

22

Per le Attività/Misure/Bandi che prevedono la categoria dei c.d. “progetti retrospettivi” rientranti nel

Macroprocesso Realizzazione di Opere Pubbliche, l’AdG ha predisposto un modello di Pista di

Controllo specifica (cfr. Allegato 4bis).

4.2 Struttura della Pista di Controllo

Ciascuna Pista di controllo si compone di:

- Frontespizio, che riporta gli estremi del Macroprocesso e del Processo interessati;

- Scheda anagrafica, che descrive i dati identificativi dell’Asse Prioritario/Attività/Misura

(ovvero Bando/Disciplinare) del POR, i soggetti responsabili (RdA, RdG, RdC),

l’architettura organizzativa del sistema di gestione e controllo;

- Legenda, che riporta la descrizione della simbologia utilizzata all’interno della Pista;

- Processo interessato dalla Pista di controllo, che in relazione al “ciclo di vita” della Misura

ovvero del Bando/Disciplinare (e, ove previste, della Linea di intervento) riporta: le attività, i

soggetti che intervengono nel ciclo di vita, la descrizione e codifica delle attività di controllo;

- Dettaglio del controllo, che dettaglia per ciascun controllo: il codice del controllo, il soggetto

controllore, la descrizione del controllo, i riferimenti normativi, la documentazione, le sedi

per l’archiviazione degli atti tecnici e amministrativi che accompagnano l’attuazione e la

realizzazione degli interventi finanziati.

La Pista di controllo in tal modo strutturata consente, in conformità a quanto previsto dai

Regolamenti Comunitari, di :

- confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili

dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’Autorità di Certificazione, dall’Autorità di

Gestione, dagli Organismi Intermedi e dai Beneficiari, con riferimento alle operazioni

finanziate dal POR;

- verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;

- verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Comitato di Sorveglianza per le

Attività del POR;

- verificare per ogni operazione, quando pertinente, le specifiche tecniche, il piano di

finanziamento, i documenti riguardanti la concessione del contributo, la documentazione

relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, le relazioni sui progressi

compiuti, le relazioni sulle verifiche e gli audit effettuati;

- garantire la rintracciabilità e conservazione di tutti i documenti necessari affinché la Pista di

controllo possa essere considerata adeguata.

23

5 FASI DEL CONTROLLO

Le attività necessarie per la realizzazione dei controlli di 1° livello prendono avvio dalla verifica

dell’esistenza e della conformità alle procedure della pista di controllo. Il modello di pista adottato

dalla Regione Piemonte per il POR CREO FESR 2007-2013, riconduce le attività a quattro

processi principali: programmazione, istruttoria, attuazione, rendicontazione (cfr. precedente

Capitolo 4).

Le attività di controllo di 1° livello, che hanno p er oggetto i processi di istruttoria e di attuazione, si

differenziano a seconda che si tratti di attività di verifica di tipo documentale da effettuarsi presso

gli uffici dell’AdG o dell’Organismo Intermedio, da quelle, sia documentali che fisiche, da effettuarsi

presso il Beneficairio (c.d. “in loco”).

Come già anticipato le verifiche documentali in sede sono previste per la totalità delle operazioni

finanziate: il 100% della spesa viene quindi sottoposto ad una prima verifica documentale. Le

verifiche in loco, invece, vengono effettuate su un campione dei progetti del POR che rappresenti

almeno il 10% della spesa rendicontata.

5.1 Verifiche Amministrative (Documentali)

5.1.1 Fase desk

Le verifiche amministrative, come si è visto in precedenza, sono effettuate dai Responsabili dei Controlli nella sede degli uffici competenti (Regione o O.I.) e riguardano il 100% della spesa rendicontata. Esse vengono svolte analizzando la documentazione prodotta dal Beneficiario e sono finalizzate a verificare:

- la sussistenza della documentazione amministrativa inerente l’operazione che dimostri il suo corretto finanziamento a valere sul POR e che giustifichi il diritto all’erogazione del contributo pubblico;

- l’ammissibilità, la completezza e la coerenza della documentazione giustificativa di spesa (es. fatture quietanzate o documentazione contabile equivalente) ai sensi della normativa nazionale e comunitaria di riferimento, del POR, del bando di selezione/bando di gara, del contratto/convenzione e di sue eventuali varianti;

- l’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi non cumulabili; - il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità, concorrenza, appalti

pubblici e di ambiente, nel corso dell’attuazione delle operazioni. I Responsabili del Controllo effettuano i controlli di primo livello documentali in occasione di ogni dichiarazione di spesa e domanda di rimborso presentata dal beneficiario, e quindi prima della certificazione della spesa all’Autorità di Pagamento e della liquidazione del contributo pubblico del POR a favore dei beneficiari.

Le verifiche di tipo amministrativo vengono effettuate con l’ausilio della Check List per i controlli di

primo livello definita in modo personalizzato da parte dell’AdG per le tre tipologie di Macroprocessi

(Realizzazione Opere Pubbliche; Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari;

24

Acquisizione di beni e servizi). Per la categoria dei c.d. “progetti retrospettivi” rientranti nel

Macroprocesso Realizzazione di Opere Pubbliche, l’AdG ha predisposto un modello di Check List

specifica (cfr. Allegato 8bis). Un dettaglio sulle Check List definite dall’AdG ai fini della realizzazione dei controlli di primo livello viene riportato nel successivo Capitolo 7.

5.1.2 Fase di reporting e archiviazione

Il Responsabile dei Controlli, come si è detto, registra il dettaglio dei singoli controlli nell’ambito della Check List dei controlli per ogni progetto sottoposto a controllo.

In particolare la documentazione da produrre nel corso e a seguito delle verifiche riguarda la

compilazione della Check List che contiene al suo interno anche la registrazione degli esiti delle

verifiche svolte (cfr. successivo Capitolo 7). Tale documentazione dovrà essere archiviata nel

fascicolo di progetto.

Nel caso in cui, durante la verifica, vengano riscontrate irregolarità, anomalie o ipotesi di reato di

qualunque genere, il soggetto incaricato delle verifiche è tenuto ad allertare prontamente l’Autorità

di Gestione – Settore Attività di raccordo e controllo di gestione e mediante invio prioritario di tutta

la documentazione utile a comprovare quanto accertato.

25

5.2 Verifiche in loco

5.2.1 Fase desk

L’attività di controllo in loco prevede una prima fase in cui il Responsabile del Controllo acquisisce

tutta la documentazione necessaria ai fini delle verifiche normative, amministrativo-contabili e

tecniche da svolgersi successivamente presso il Beneficiario.

Si tratta quindi di una fase di preparazione del controllo in loco, mediante una prima analisi dei dati

relativi all’operazione da controllare attraverso una ricognizione e analisi della documentazione

tecnica e amministrativa in possesso del Responsabile di Attività/Gestione per l’operazione da

controllare.

5.2.2 Fase della Verifica in loco

La fase di esecuzione vera e propria del controllo in loco, si realizza mediante sopralluogo presso il

Beneficiario dell’operazione da controllare. Gli elementi oggetto di tale verifica (documentazione

tecnica, amministrativa, contabile; realizzazioni “fisiche” dell’operazione) sono individuati in

dettaglio nel capitolo 6 “Check List”. Per la categoria dei c.d. “progetti retrospettivi” rientranti nel

Macroprocesso Realizzazione di Opere Pubbliche, l’AdG ha predisposto un modello di Check List

specifica (cfr. Allegato 8bis)

Le verifiche effettuate presso il Beneficiario (dettagliate nelle Check List) in sintesi riguardano: � l’esistenza e l’operatività del beneficiario selezionato nell’ambito del POR; � la sussistenza presso la sede del beneficiario di tutta la documentazione amministrativo-

contabile in originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa), prescritta dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione, dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di gestione (o Responsabile di attività o Organismo intermedio) e beneficiario;

� l’apposizione sull fatture originali o altri documenti giustificativi per la progettazione e realizzazione dell’operazione della dicitura attestante che quella spesa usufruisce del contributo del POR FESR 2007/2013;

� la sussistenza presso la sede del beneficiario di una contabilità separata o adeguata codifica contabile relativa alle spese sostenute nell’ambito dell’operazione finanziata a valere sul POR;

� il corretto e concreto avanzamento, ovvero del completamento dell’opera pubblica o della fornitura di beni e servizi oggetto del finanziamento, in linea con la documentazione presentata dal beneficiario a supporto della dichiarazione di spesa e della richiesta di erogazione del contributo pubblico;

� la conformità delle opere, dei beni o dei servizi oggetto del finanziamento con quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal POR, dal bando di selezione dell’operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di gestione (o Responsabile di Attività, o di Gestione anche dell’Organismo intermedio) e beneficiario, dal bando di gara e dal contratto stipulato con il soggetto realizzatore;

� l’adempimento degli obblighi di informazione e pubblicità previsti dalla normativa comunitaria, dal POR e dal bando di selezione dell’operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato

26

tra Autorità di gestione (o Responsabile di Attività, o di Gestione anche dell’Organismo intermedio) e beneficiario;

� la conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto delle politiche comunitarie in materia di appalti pubblici, concorrenza, pari opportunità e tutela dell’ambiente.

5.2.3 Attività di reporting e di archiviazione

Il Responsabile del Controllo, nell’espletamento delle attività, dovrà lasciare evidenza delle

verifiche effettuate, producendo la documentazione esplicativa e di sintesi, affinché l’AdG possa

farne adeguato uso e, nel caso di situazioni anomale o di irregolarità, possa adottare le opportune

decisioni.

In particolare la documentazione da produrre nel corso e a seguito delle verifiche riguarda sia la

compilazione della Check List (cfr. successivo Capitolo 6) sia la redazione di un apposito Verbale

del controlli in Loco. Tale documentazione dovrà essere archiviata nel fascicolo di progetto.

In particolare il verbale dei controlli in loco riporta i dati e le informazioni rilevati nel corso della

visita di controllo presso il soggetto beneficiario, comprese le eventuali dichiarazioni od

osservazioni del destinatario della verifica.

Il verbale è redatto e firmato dall’autore del controllo in loco in sede di sopralluogo ed è altresì

controfirmato dal beneficiario, destinatario della verifica, il quale può richiederne la consegna in

copia.

Il verbale di controllo in loco prevede la rilevazione dei seguenti dati ed informazioni:

• riferimenti dell’operazione: dati anagrafici inerenti l’operazione oggetto del controllo

(Attività di riferimento del POR, Denominazione Beneficiario, CUP, Codice di

Monitoraggio dell’operaizone, Titolo dell’operazione, Costo totale ammesso, Contributo

pubblico concesso);

• tipologia di verifica: specificazione della tipologia di controllo effettuata (in base alle fasi

del procedimento di controllo: in itinere se verte su interventi/progetti in corso, ex post se

verte su interventi/progetti conclusi);

• precedenti verifiche effettuate: indicazione di eventuali irregolarità riscontrate per

l’operazione nel caso in cui sia stata già oggetto di controllo;

• generalità controllori: generalità del soggetto/i che effettuano il controllo;

• generalità del soggetto controllato: rilevazione dei dati anagrafici del soggetto sottoposto

a controllo;

• generalità del legale rappresentante: rilevazione dei dati anagrafici del soggetto legale

rappresentante del soggetto beneficiario sottoposto a controllo;

• soggetto delegato: rilevazione dei dati anagrafici di eventuale soggetto delegato a

rappresentare il soggetto beneficiario sottoposto a controllo;

• generalità altri soggetti sentiti nel corso della verifica: rilevazione dei dati anagrafici di

eventuali persone fisiche sentite nel corso della verifica;

• documentazione esaminata: descrizione della documentazione esaminata nel corso del

controllo;

• eventuale documentazione mancante: descrizione della documentazione eventualmente

risultante mancante presso il beneficiario soggetto a controllo;

27

• eventuali osservazioni o dichiarazioni del soggetto destinatario del controllo: nel caso in

cui le osservazioni o le dichiarazioni non concordino con i dati e le informazioni rilevati nel

verbale, al destinatario del controllo viene chiesto di descrivere dettagliatamente, nel box

a lui riservato, i motivi di questa discordanza;

• valutazione generale sull’esito della verifica ed eventuali irregolarità riscontrate (a cura

del soggetto controllore);

• luogo e data del controllo;

• firma/e del/i soggetto/i che ha/nno effettuato materialmente le verifiche e del

rappresentante dell’impresa.

Per maggiori dettagli si rimanda allo schema di verbale di controllo in loco riportato nell’allegato 1

di questo documento.

Nel caso in cui, durante la verifica, vengano riscontrate irregolarità, anomalie o ipotesi di reato di

qualunque genere, il soggetto incaricato delle verifiche è tenuto ad allertare prontamente l’Autorità

di Gestione – Settore Attività di raccordo e controllo di gestione mediante invio prioritario di tutta la

documentazione utile a comprovare quanto accertato.

5.3. Controlli di sistema

L’AdG, attraverso il Settore Attività di Raccordo e Controllo di Gestione come previsto dalla

Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo, effettua un controllo di sistema nei confronti dei

Responsabili di Attività, Gestione e Controllo a livello regionale o a livello degli Organismi

Intermedi.

I controlli di sistema vegnono effettuati dall’Autorità di Gestione affinché essa possa

periodicamente migliorare il sistema di gestione e controllo, ed in particolare al fine di accertare: � l’organizzazione e strutturazione delle funzioni di gestione e di controllo; � la sussistenza di una corretta procedura di informazione ai potenziali beneficiari o soggetti

attuatori in conformità alla normativa e alle disposizioni del Programma (soprattutto mediante la verifica, rispettivamente, degli avvisi pubblici per la selezione dei beneficiari o degli atti di gara per la selezione dei soggetti attuatori);

� la sussistenza di una procedura idonea per l’acquisizione e il protocollo delle domande di partecipazione, delle manifestazioni di interesse o delle offerte di gara;

� l’idonea organizzazione delle attività di valutazione delle domande di agevolazione, delle manifestazioni di interesse o delle offerte di gara (es. nomina del Nucleo di Valutazione) e la conformità di tale organizzazione alla normativa e alle disposizioni del Programma;

� la corretta applicazione dei criteri di ammissibilità delle domande di contributo o manifestazioni di interesse o offerte di gara in conformità alla normativa nazionale, regionale e comunitaria (con particolare riferimento a quelle inerenti l’erogazione di aiuti e gli appalti pubblici);

� il regolare svolgimento delle attività di controllo di primo livello e degli adempimenti a queste connessi.

I controlli di sistema, vengono svolti dall’AdG in tre fasi:

(i) in una prima fase viene reperita la Pista di Controllo dell’Attività oggetto di controllo;

(ii) in una seconda fase, procede avvalendosi di apposite check list al controllo di sistema in loco

presso il RdA regionale o il referente dell’Organismo Intermedio;

28

(iii) in una terza fase, a conclusione dell’attività di controllo, redige un verbale strutturato dei

controlli di sistema.

L’AdG prevede di effettuare i controlli di sistema una volta per ciascun anno di attuazione del POR,

su un numero di Attività pari al 10% del complesso delle Attività del POR.

5.4. Modalità di archiviazione

L’AdG, attraverso il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione, costituisce, per ogni anno di

attività, un dossier contenente tutti gli atti che tracciano le attività eseguite, dalla fase di

campionamento a quelle di reporting sopra descritte; all’interno di ogni dossier saranno presenti,

suddivisi per Attività, i verbali delle verifiche effettuate.

Il suddetto archivio documentale sarà gestito nel rispetto delle vigenti norme sulla sicurezza dei

dati e sulla tutela della privacy (D.Lgs. n. 196/2003, recante “Codice in materia di protezione dei

dati personali).

Secondo quanto previsto dall’art. 90 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, tutti i

documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata

sono conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, per i tre anni successivi alla

chiusura del POR o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni

successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale, fatta eccezione per le maggiori

restrizioni in materia di aiuti di stato. In particolare, ai fini della conservazione della

documentazione, sono considerati supporti comunemente accettati a norma dell’articolo 90 del

regolamento (CE) n. 1083/2006 i seguenti: a) fotocopie di documenti originali; b) microschede di

documenti originali; c) versioni elettroniche di documenti originali; d) documenti disponibili

unicamente in formato elettronico. Qualora i documenti esistano unicamente in formato elettronico

i sistemi informatici utilizzati devono essere conformi a norme di sicurezza riconosciute, atte a

garantire che i documenti conservati rispettino le prescrizioni giuridiche nazionali e siano affidabili

ai fini di audit.

In presenza di ricorsi giurisdizionali, per chiusura del procedimento si intende l’emanazione della

sentenza definitiva e l’adozione, se necessario, degli adempimenti amministrativi conseguenti; in

tal caso, o su richiesta motivata della Commissione, si considera sospeso il termine di tale periodo

di archiviazione.

La documentazione deve essere custodita ed archiviata in modo tale da essere prontamente

reperibile in caso di eventuali verifiche e controlli di secondo livello e audit di organismi esterni.

29

6 MODALITÀ DI ESECUZIONE DELLE VERIFICHE IN LOCO

6.1 Comunicazione ai soggetti beneficiari destinata ri del controllo

La procedura di comunicazione ai soggetti beneficiari, destinatari dell’attività di verifica in loco, si

attua attraverso le fasi di seguito descritte:

• l’AdG, attraverso il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione, ovvero altro

soggetto da questa autorizzato, mette in atto la comunicazione di avvio del procedimento

nei confronti dei soggetti beneficiari, ai sensi dell’art. 8, comma 3, della Legge 241/90;

• l’AdG, attraverso il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione ovvero altro

soggetto da questa autorizzato, sulla base dei dati di monitoraggio e dei criteri di rischio,

procede all’estrazione del campione;

• l’AdG, attraverso il Settore Attività di raccordo e controllo di gestione, trasmette al

soggetto incaricato del controllo in loco il campione – nell’ambito di ciascuna

Attività/Misura del POR – e lo invita a procedere alle attività di verifica di sua competenza

nei confronti dei soggetti beneficiari selezionati.

A questo punto, il soggetto incaricato delle verifiche (Responsabile del Controllo) provvede a

inviare apposita comunicazione ai soggetti estratti a campione, con le seguenti modalità:

1. invio di un telefax di avviso di controllo, in cui viene comunicato al destinatario che è stato

selezionato per il controllo a campione e che entro X giorni solari seguirà un contatto

telefonico per definire la data per lo svolgimento della verifica (la data del controllo dovrà

essere fissata entro X giorni solari dall’invio del fax);

2. effettuazione di una telefonata per verificare l’arrivo del fax e per fissare la data di

svolgimento della verifica;

3. invio di un telefax di conferma della visita di controllo per confermare la data, l’ora ed il

luogo della visita di controllo. Il telefax conterrà l’indicazione del/dei nomi dei soggetti

incaricati della verifica e la lista dei documenti oggetto del controllo, che, pertanto, dovranno

essere messi a disposizione nel corso della verifica. Il telefax conterrà, altresì, la prescrizione

per il singolo beneficiario di dare conferma, mediante invio di telefax al soggetto incaricato

della verifica, del ricevimento della comunicazione di conferma della visita di controllo.

I modelli delle comunicazioni da inviare via fax sono presenti negli allegati 2 e 3.

6.2 Modalità di svolgimento della verifica

Nel corso della verifica in loco, il Responsabile del Controllo procederà ad effettuare le verifiche

sugli oggetti e sulla documentazione così come previsto e descritto analiticamente nelle check list

30

riportate negli Allegati 8, 8bis, 9, 10, 11; egli provvederà, inoltre, in sede di sopralluogo, a redigere

il verbale di controllo in loco (cfr. Allegato 1).

Il beneficiario destinatario della verifica, è tenuto a collaborare consentendo, ai sensi delle

disposizioni che regolano la concessione del contributo, l’accesso alla propria impresa o al luogo

interessato dalla verifica e fornendo alla persona addetta al controllo tutta la documentazione

necessaria alla verifica.

Nel caso in cui il controllo in loco sia eseguito da un soggetto esterno, incaricato dall’AdG, la

documentazione riepilogativa della verifica (il verbale di controllo in loco e le check list),

debitamente redatte e firmate, saranno inviate all’AdG.

Come già detto nel capitolo 4, nel caso in cui, durante la verifica, vengano riscontrate irregolarità,

abusi o reati di qualunque genere, il soggetto incaricato delle verifiche è tenuto ad allertare

prontamente l’Autorità di Gestione via fax e mediante invio prioritario di tutta la documentazione

(copie della documentazione riscontrata, fotografie, ecc.), utile a comprovare quanto accertato.

6.3 Piano temporale

Le attività di controllo in loco verranno effettuate ogni anno, sulla base della certificazione della

spesa al 31 dicembre dell’anno precedente. I controlli in loco si svolgono secondo una tempistica

definita dall’AdG e indicativamente corrispondente a quella di seguito indicata:

• 46 giorni per l’elaborazione da parte dell’AdG del piano di campionamento, sulla base

delle risultanze dell’analisi di rischio e dell’elaborazione dei dati di monitoraggio, e per

l’estrazione del campione;

• 15 giorni perché l’AdG comunichi al Responsabile del Controllo i risultati dell’estrazione

del campione da sottoporre a controllo e si dia avvio all’attività di verifica;

• 214 giorni per l’esecuzione dei controlli in loco da parte del soggetto incaricato;

• 31 giorni per la consegna all’AdG della documentazione inerente gli esiti delle verifiche

effettuate (verbale di controllo e check list);

• 59 giorni perché l’AdG o l’Organismo Intermedio verifichi l’esito dei controlli, adotti le

conseguenti determinazioni e ne dia comunicazione ai beneficiari.

31

7 CHECK LIST CONTROLLI DOUMENTALI E IN LOCO

7.1 ASPETTI GENERALI

Nell’ambito del processo di rendicontazione della spesa dell’Autorità di Gestione all’Autorità di

Certificazione del POR, i Responsabili di Controllo effettuano le attività di controllo di 1° livello, che

riguardano sia i “controlli di tipo amministrativo (documentali)” sul 100% della spesa rendicontata,

sia i “controlli in loco” delle singole operazioni su un campione di operazioni selezionate sulla base

dei criteri predefiniti dall’Autorità di Gestione (cfr. precedente Capitolo 3).

Per ciascuno dei tre Macroprocessi del POR (Realizzazione di Opere Pubbliche; Erogazione di

finanziamenti e servizi a singoli beneficiari; Acquisizione di Beni e Servizi8) l’Autorità di Gestione

ha definito le Check List per la realizzazione dei controlli documentali e in loco delle singole

operazioni.

7.2 STRUTTURA DELLA CHECK LIST

Le Check list, che come in precedenza accennato vanno redatte a livello di singola operazione, si

compongono di:

- un Frontespizio, che riporta gli estremi del Macroprocesso interessato;

- una Sezione Anagrafica che descrive i dati identificativi: (i) dell’Attività/Linea di

Intervento/Bandodel POR dell’operazione interessata dal controllo; (ii) informazioni di

dettaglio sia anagrafiche (CUP, Codice del Progetto, Titolo del Progetto, Denominazione

del Beneficiario, Descrizione Sintetica del Progetto, Estremi dell’atto di concessione del

contributo), sia finanziarie (costo totale ammesso, contributo pubblico concesso, il Totale

della spesa rendicontata dal progetto) dell’operazione; (iii) la tipologia di controllo effettuato

(documentale, in loco), la data di svolgimento del controllo ed i soggetti coinvolti. Alcune

informazioni aggiuntive vengono previste nel caso in cui la Check list riguardi un “progetto

retrospettivo” (cfr. Allegato 8bis)

- la sezione controlli della Check list che individua:

o il Processo in cui interviene il controllo;

o un codice del controllo progressivo all’interno di ciascuno dei processi interessati;

o la tipologia di controllo: documentale (amministrativo), in loco;

8 Per tale Macroprocesso l’AdG ha definito delle Check List distinte: (i) Check List per la prima rendicontazione di spesa (cfr. Allegato 9); (ii) Check list per le successive rendicontazioni di spesa all’AdC (cfr. Allegato 10).

32

o il riferimento all’attività di controllo prevista dalla Pista di controllo;

o la descrizione dell’attività di controllo: nella quale vengono analiticamente riportate

le descrizioni dei controlli da effettuare;

o la documentazione di riferimento per il controllo;

o l’esito del controllo (Positivo, Negativo, Non applicabile);

o un campo Note, al fine di registrare tutte le eventuali informazioni di dettaglio in

grado di integrare, qualificare ed esplicitare ulteriormente il quadro informativo

riportato nelle altre colonne della Check List;

o un modulo riassuntivo delle informazioni inerenti eventuali irregolarità riscontrate nel

corso del controllo e l’esito finale del controllo.

Le Check List definite dall’Autorità di Gestione prendono a riferimento il modello di Check List

sviluppato dall’IGRUE e condiviso dai Servizi comunitari della D.G.Regio, inviato alle Autorità di

Gestione il 27 novembre 2008.

Le Check List – che hanno la forma di elenchi che descrivono in maniera puntuale l’iter delle

verifiche, la documentazione esaminata ed i risultati – rappresentano il principale strumento di

lavoro dei soggetti incaricati delle verifiche, che procederanno alla loro compilazione.

I modelli di check list predisposti dall’AdG (cfr. Allegati da 8 a 11), potranno essere modificati dalla

AdG in qualsiasi momento, in ragione di sopravvenute esigenze relative alla gestione ed al

controllo delle singole Attività.

33

ALLEGATO 1 – VERBALE CONTROLLI IN LOCO

34

POR CREO FESR 2007-2013 REGIONE PIEMONTE

CONTROLLI DI 1° LIVELLO

AI SENSI DEI REGOLAMENTI CE 1083/06 E 1828/06

VERBALE DI CONTROLLO IN LOCO

RIFERIMENTI OPERAZIONE:

Attività:

Denominazione Beneficiario :

CUP:

Codice di Monitoraggio dell’Operazione:

Titolo Operazione:

Costo Totale Ammesso (Euro):

Contributo Pubblico Concesso (Euro):

TIPOLOGIA DI VERIFICA :

In fase di Attuazione � Verifica in itinere (effettuato su intervento in corso di realizzazione) In fase di Rendicontazione �

Verifica ex-post (effettuato su intervento concluso) �

PRECEDENTI VERIFICHE EFFETTUATE:

Rilevate irregolarità � SI

Data

……………………….. Nessuna irregolarità rilevata �

NO �

GENERALITÀ CONTROLLORI :

Nome: Nome:

Cognome: Cognome:

Qualifica: Qualifica:

GENERALITÀ SOGGETTO SOTTOPOSTO A CONTROLLO :

Denominazione:

Sede legale

Codice fiscale:

Partita I.V.A.:

GENERALITÀ SOGGETTO LEGALE RAPPRESENTANTE :

Nome:

35

Cognome:

In qualità di:

Documento di identità:

EVENTUALE SOGGETTO DELEGATO : Presenza del documento di delega SI NO da

ottenere

Nome:

Cognome:

In qualità di:

Documento di identità:

GENERALITÀ ALTRI SOGGETTI SENTITI NEL CORSO DELLA VE RIFICA:

Nome: Nome:

Cognome: Cognome:


DOCUMENTAZIONE ESAMINATA :

EVENTUALE DOCUMENTAZIONE MANCANTE :

EVENTUALI OSSERVAZIONI O DICHIARAZIONI DELLA PERSONA PRESENTE AL CONTROLLO :

36

VALUTAZIONE GENERALE SULL ’ESITO DELLA VERIFICA ED EVENTUALI IRREGOLARITÀ RISC ONTRATE:

Tutti i dati personali riportati nel presente verbale verranno trattati secondo la normativa vigente, ai sensi del

D. lgs. n. 196/2003 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

Luogo ……………………………………..Data ……………………………..

Il controllore Il controllore

(Nome e Cognome) (Nome e Cognome)

Firma Firma

Il soggetto sottoposto a controllo (nella persona del

legale rappresentante o soggetto delegato)

Il responsabile gerarchico superiore


Firma Firma

37

ALLEGATO 2 – FAX DI AVVISO DI CONTROLLO

38

SOCIETÀ

A : DA:

Alla C.A. Tel. Fax

DESTINATARIO :- DATA:

FAX: PAGINE INCLUSA LA COPERTINA:

1 TEL: RIF MITTENTE:

Dott.

OGGETTO: POR CREO FESR 2007-2013 - REGIONE PIEMONTE

CONTROLLI DI I° LIVELLO AI SENSI DEI REGOLAMENTI CE 1083/06 E 1828/06

- COMUNICAZIONE DI MISSIONE DI VERIFICA -

Spett.le…..

In riferimento alla comunicazione di avvio del procedimento di controllo, contenuta nella D.G.R. n. XX-XX del 00.00.00, pubblicata sul BURP in data 00.00.00, Vi comunichiamo che, a seguito dell’esperimento delle procedure di estrazione del campione dei soggetti destinatari del controllo di 1° livello, la Vostra società/Ente è s tata selezionata nell’ambito del campione dei soggetti beneficiari, che saranno sottoposti alle attività di controllo di 1° livello.

Pertanto, al fine di svolgere i controlli di cui sopra, Vi informiamo che entro 2 giorni lavorativi dal ricevimento del presente fax verrete contattati dal Dott. ….per fissare una data nei giorni che vanno dal……al……... al fine dello svolgimento della verifica in loco.

Vi ringraziamo anticipatamente per la cortese collaborazione.

Distinti saluti

Firma

39

ALLEGATO 3 – FAX DI CONFERMA VISITA DI CONTROLLO

40

SOCIETÀ

A : DA: …..

Alla C.A. Tel. Fax

DESTINATARIO :- DATA:

FAX: PAGINE INCLUSA LA COPERTINA:

1 TEL: RIF MITTENTE:

Dott………….

OGGETTO: POR CREO FESR 2007-2013 – REGIONE PIEMONTE

CONTROLLI DI I° LIVELLO AI SENSI DEI REGOLAMENTI CE 1083/06 E 1828/06

- CONFERMA MISSIONE DI VERIFICA -

Spett.le…..

il …. , nell’ambito dell’incarico svolto per la Regione Piemonte – Direzione Industria per il Servizio dei controlli di 1° livello – visite in lo co – sul POR CREO 2007-2013 – Regione Piemonte, procederà ad effettuare, come concordato telefonicamente in data 00.00.00, una verifica in loco presso la Vostra azienda.

Pertanto, Vi confermiamo che in data…… alle ore ….. presso la vostra sede in Via………………….. i Signori incaricati del controllo:

il Dott. …… il Dott. ……

effettueranno tutte le operazioni previste nell’ambito di tale attività. Al fine di acquisire tutte le informazioni necessarie si prega di fornire nel corso del

sopralluogo la seguente documentazione: 1. ........................................... 2. ........................................... 3. ........................................... 4. ...........................................

Si precisa che la scrivente potrà richiedere, in sede di visita di controllo, ogni altro documento

necessario all’esecuzione delle verifiche previste dalla legislazione vigente. Oltre alla verifica documentale, sarà verificata anche la presenza dei beni di investimento

acquistati nell’ambito del progetto finanziato, la loro funzionalità, la corrispondenza degli

investimenti realizzati con quanto riportato nelle fatture e la congruità degli stessi rispetto al ciclo

produttivo. A tal fine detti beni di investimento dovranno essere ispezionabili presso la sede della

Vs. attività produttiva al fine di poterne verificare la presenza.

41

Per qualsiasi chiarimento potete contattarci via e mail o in alternativa al numero di telefono

…….. Si prega di dare conferma di ricevimento, tramite e-mail o telefax al numero di telefono…, della presente comunicazione.

Si precisa infine che la mancata presenza del titolare, del legale rappresentante o di persona

delegata ai sensi della vigente normativa e/o la mancanza della documentazione richiesta nel

giorno previsto per il controllo impedisce l’effettuazione dei controlli previsti, con conseguente

comunicazione agli Uffici competenti della Regione Piemonte per l’adozione di adeguati

provvedimenti in merito.

La ringraziamo anticipatamente per la cortese collaborazione.

Distinti saluti

Firma

42

ALLEGATO 4 – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO

MACROPROCESSO OPERE PUBBLICHE

43

ALLEGATO 4BIS – MODELLO DI PISTA DI CONTROLLO

MACROPROCESSO OPERE PUBBLICHE – PROGETTI

RETROSPETTIVI

44


MACROPROCESSO ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

45


MACROPROCESSO EROGAZIONE DI FINANZIAMENTI E

SERVIZI A SINGOLI BENEFICIARI

(titolarita’ regionale)

46




(regia regionale)

47

ALLEGATO 8 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO

OPERE PUBBLICHE

48

ALLEGATO 8BIS – MODELLO DI CHECK LIST

MACROPROCESSO OPERE PUBBLICHE – PROGETTI

RETROSPETTIVI

49

ALLEGATO 9 – MODELLO DI CHECK LIST MACROPROCESSO

ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI – PRIMA FASE

ALLEGATO 9.1 – APPALTO

ALLEGATO 9.2 – IN HOUSE

ALLEGATO 9.3 – AFFIDAMENTI DIRETTI

50

ALLEGATO 10 – MODELLO DI CHECK LIST

MACROPROCESSO ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI –

SECONDA FASE

51

ALLEGATO 11 – MODELLO DI CHECK LIST



52

ALLEGATO 12 – CHECK LIST CONTROLLI DI SISTEMA

53

ALLEGATO 13 – VERBALE CONTROLLI DI SISTEMA

54

POR CREO FESR 2007-2013 REGIONE PIEMONTE

CONTROLLI DI SISTEMA

VERBALE DI CONTROLLO

Attività/Misura:

Denominazione Responsabile di Attività:

Denominazione Organismo Intermedio:

PRECEDENTI VERIFICHE EFFETTUATE:

SI Data

………………………..

Eventuali note:

………………………..

NO �

GENERALITÀ CONTROLLORE /I:

Nome: Nome:

Cognome: Cognome:


GENERALITÀ REFERENTE SOGGETTO SOTTOPOSTO A CONTROLLO :

Denominazione:

GENERALITÀ ALTRI SOGGETTI EVENTUALMENTE SENTITI NEL CORSO DEL CONTROLLO :

Nome: Nome:

Cognome: Cognome:


DOCUMENTAZIONE ESAMINATA :

55

EVENTUALE DOCUMENTAZIONE MANCANTE :

EVENTUALI OSSERVAZIONI O DICHIARAZIONI DELLA PERSONA PRESENTE AL CONTROLLO :

VALUTAZIONE GENERALE SULL ’ESITO DELCONTROLLO ED EVENTUALI IRREGOLARITÀ RISCON TRATE:

Tutti i dati personali riportati nel presente verbale verranno trattati secondo la normativa vigente, ai sensi del

D. lgs. n. 196/2003 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

Luogo ……………………………………..Data ……………………………..

Il controllore Il controllore


Firma Firma

Il soggetto sottoposto a controllo

(Nome e Cognome)

Firma

Date post:	07-Jan-2017
Category:	Documents
Upload:	vunhan
View:	218 times
Download:	3 times

Controlli di primo livello. Manuale delle procedure per le verifiche ...

Documents