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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi1Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
Il servizio di protocollo informatico ed i flussi documentali
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi2Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Le indicazioni e gli obiettivi fondamentaliGli scenari Il servizio di protocollo informatico in ASP del CNIPALe check listProtocollo informatico ed evoluzione dei processi (Il B.P.R.)CNIPA – Rilevazione sullo stato dell’arte ed azioni
Contenuti
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi3Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Cos’è il protocollo ?E’ un servizio obbligatorio negli enti pubblici
Ha il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilogiuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in uscita dall’organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno
Il servizio deve numerare, classificare ed archiviare tutti i documenti prodotti dall’ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il rapido recupero delle informazioni associate e la conservazione
Ogni documento viene assegnato ad una determinata categoria, classe e fascicolo sulla base del titolario di classificazione, che garantisce l’organizzazione fisica e logica dell’archivio corrente
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Valore giuridico e gestionale
Valore giuridico probatorio: la registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè èpossibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa
Tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un’unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni
Valore gestionale: le attività di classificazione e fascicolazione consentono di inserire il documento nel contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati
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La vecchia normativaPrima della riforma (DPR 428/98 DPR 445/2000) il protocollo era normato da due testi fondamentali:
PA centrale: dal Regio Decreto n.35 del 25 gennaio 1900 “Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali”
Enti locali: dalla Circolare del Ministero degli Interni n. 17100/2 del 1 marzo 1897 “Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali”
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Riferimenti Normativi
D.P.R. 428/1998
1. Requisiti del sistema di protocollo informatico : • Garantire la sicurezza e l’integrità dei dati • Fornire servizi di certificazione• Fornire servizi di catalogazione (titolario di classificazione)• Consentire un rapido recupero delle informazioni
2. Entro 31.12.2003 realizzazione del sistema automatizzato per la gestione del protocollo informatico
3. Individuazione delle AOO
4. Ruolo del responsabile del servizio di protocollo informatico
Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle PA
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Protocollo informatizzato o protocollo informatico ?
DPR 445/2000Utilizzo del softwareper la registrazione e la ricerca dei documenti cartacei
prima
Nuovo servizioche si avvale
di sistemi softwareper la gestione dei documenti
informatici
dopo
dal 1/01/2004
DPR 428/1998
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Riferimenti Normativi DPCM 14/10/2003
1. Progettazione e/o revisione dei sistemi informativi per l’avviamento del Protocollo informatico dal 1 gennaio 2004
2. Pianificare le attività per realizzare un sistema di base protocollo-archiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo
3. Definizione di adempimenti per le P.A.
4. Centro di competenza per il “Progetto Protocollo informatico e trasparenza amministrativa”(e-mail: [email protected])
Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento dei procedimenti amministrativi
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Codice della P.A. digitaleCodice della P.A. digitale
Finalità del codice: Informazione digitaleLa formazione del documento informatico e la firma digitaleFascicoli informatici dei procedimentiTrasmissioneDisponibilità dell’informazione digitale per cittadini/imprese
D.lgs.159/2006CAD
D.lgs.82/2005
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Codice della P.A. digitale Codice della P.A. digitale Gli strumenti
Protocollo informaticoLa posta elettronica certificata (art.6, 48)La firma digitale (art.24)Siti internet delle P.A. (art.53, 54)CIE - CNS (art.64, 66)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi11Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Protocollo e gestione documentale
Protocollo e gestione documentale
L’informatizzazione è una scelta ineludibile e improrogabile in quanto:
incrementa l’efficienza internariduce i costi
e soprattutto è essenziale perattuare la trasparenza amministrativarendere concreti i nuovi diritti degli utenti
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi12Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Le indicazioni fondamentali (1)Le indicazioni fondamentali (1)
L’eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo (protocolli particolari) e dei registri cartacei
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi13Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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UO1
UO2UON
Protocolloin entrata
Protocolloin uscita
Documento in partenza
Documento in arrivo
internet
Il collegamento del sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali
Le indicazioni fondamentali (2)Le indicazioni fondamentali (2)
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Gli aspetti innovativiGli aspetti innovativiProtocollo visto come:
Un sistema di gestione elettronica dei documenti
Un sistema di gestione elettronica dei flussi documentali
Un Archivio (come bene culturale)
Gestione del documento elettronico e predisposizione per:
Firma digitale
Accessibilità
Interoperabilità
Codice Amministrazione
Digitale
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi15Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Il Manuale di gestioneIl Manuale di gestione
Riconoscimento della piena autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari
Insieme delle norme, delle direttive e delle procedure interne per la gestione e la conservazione dei documenti
Strumento rivolto ai dirigenti, quadri e operatori
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi16Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Manuale di gestione - contenutiManuale di gestione - contenuti– flusso in entrata/uscita/interno
– regole per la registrazione dei documenti
– tipi di documenti soggetti a registrazione particolare
– tipi di documenti non soggetti alla registrazione di protocollo
– regole per l’uso degli strumenti informatici
– direttive per la classificazione (titolario)
– regole sulla movimentazione dei documenti cartacei
– regole sull’accesso ai documenti informatici
– regole per il registro di emergenza
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi17Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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La funzione organizzativa della classificazione d’archivio
La funzione organizzativa della classificazione d’archivio
La classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioe’ per
l’ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti
nello svolgimento dell’attività amministrativa
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi18Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Titolario di classificazioneTitolario di classificazione
Definizione“Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al
quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata”
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi19Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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La classificazione in ambiente digitaleLa classificazione in ambiente digitale
La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilita’:
– recupero piu’ rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione)
– diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc
– coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (mediante l’eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi20Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Il piano di classificazioneIl piano di classificazione
Organizzazione fisica e logica dell’archivio
Il titolario di classificazione è uno strumento che serve ad ordinare i nostri documenti e a contestualizzarli.
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi21Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare i calzini intonati con la cravatta e ha pochi minuti per farlo.
Allora Archibald mette tutti i calzini in un armadio e inizia il lavoro di classificazione.
I calzini del principe CarloI calzini del principe Carlo
L'armadio ha 3 ante (titoli):
I. Calzini estivi II. Calzini invernali III.Calzini da mezza stagione
L'anta “Calzini estivi" ha 3 sottoante (classi):
1. Seta 2. Cotone 3. Fresco di lana
La sottoanta “fresco di lana”ha 6 cassetti (fascicoli):
a. Verdi b. Blu c. Neri d. Scozzesie. Grigi f. Marroni
Archibald non trova il singolo calzino/documento, ma l'intero fascicolo, istruito per item aventi classificazione omogenea (calzini + reggicalzini + fiocchi ornamentali)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi22Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Classificazione gerarchica (esempio)
Classificazione gerarchica (esempio)
• Pianificazione, organizzazione – Indirizzo e coordinamento– Programmazione– Consuntivazione– Organizzazione degli uffici– Sistema qualità– Relazioni sindacali
• Informazione e comunicazione– Comunicazione esterna– Relazioni con il pubblico
• Sistema dei controlli interni– Controllo di gestione
• Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro
• Sistemi informativi– Pianificazione e sviluppo dei sistemi
informativi– Gestione e manut.ne sistemi informativi
autom.• Sistemi informativi gestionali• Architetture e infrastrutture• Sicurezza
– Gestione del sistema documentario
• Gestione delle risorse umane– Assunzioni– Mobilità– Trattamento giuridico ed economico– Attività di servizio
• Gestione presenze/assenze• Procedimenti di responsabilità
– Codice di comportamento– Cessazioni– Prevenzione e protezione– Trattamento di quiescenza e previdenza– Contenzioso del lavoro
• Formazione e aggiornamento del personale• Gestione delle risorse finanziarie
– Gestione del bilancio d’esercizio e rendicontazione– Gestione della spesa
• Gestione delle risorse strumentali– Beni immobili– Beni mobili– Servizi– Automezzi di servizio– Servizi di economato– Servizi di cassa– Gestione servizi generali
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi23Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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1° scenario: Nucleo minimo1° scenario: Nucleo minimo
•Registrazione (art.53 DPR 445/2000)•Segnatura (art.55 DPR 445/2000)
Fornisce il servizio di certificazione L’effettuazione di una registrazione di protocollo corrisponde alla assunzione di responsabilità da parte dell’amministrazione e serve a certificare l’esistenza del documento a partire da una certa data.
Utilizzo del titolario di classificazione
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi24Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Il Nucleo minimoIl Nucleo minimo
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Numero di protocollo (art. 57 TUDA)Numero di protocollo (art. 57 TUDA)
”Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno”
– Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?
Prot. 7452/2007
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi26Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Segnatura di protocollo (Art. 55 (445/2000) Segnatura di protocollo (Art. 55 (445/2000)
“apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso”
– Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
– Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
– Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi27Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Elementi della segnaturaElementi della segnatura__________________________________________Comune di . . . . . . . . . . . . – RegistraturaAnno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . . __________________________________________N. . . . . . . giorno mese anno__________________________________________UOC CC RPA__________________________________________
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi28Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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2° scenario: Gestione informatica documentale2° scenario: Gestione informatica documentale
•Artt. 61, 64 DPR 445/2000
La Gestione documentale va dalla tenuta informatica di documenti cartacei alla gestione di documenti informatici.
Registrazione con trattamento delle immagini (acquisizione digitalizzata dei documenti cartacei).
Accesso ai documenti ed ai fascicoli informatici nel rispetto dei criteri di riservatezza.
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi29Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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La gestione documentaleRepository documentale con servizi di documentmanagement, per la creazione di documenti, la ricerca, l’associazione di informazioni strutturate, il collegamento, l’annotazione.Soluzioni di imaging, per l’acquisizione di documenti cartacei, il riconoscimento dei caratteri (OCR)Servizi COLD (Computer Output to Laser Disc) per l’archiviazione ottica.
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi30Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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DPR 445/2000 art.46 comma 1“Le Pubbliche Amministrazioni adottano sistemi per la
gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati,valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione”
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi31Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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3° scenario: Gestione dei flussi documentali3° scenario: Gestione dei flussi documentali
Artt. 64, 65, 66 DPR 445/2000
Informatizzazione dei processi relativi all’ iter dei documenti in entrata, in uscita ed interniAutomazione dell’iter dei procedimenti
amministrativiInteroperabilità con altre AOO e PA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi32Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Flusso documentale: DeterminaFlusso documentale: Determina
Ufficio Proponente
Dirigente / P.O.
Ragioneria
Segreteria ARK
Messi not.Uffici partecipati
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi33Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Flusso documentale: ReclamoFlusso documentale: Reclamo
Ufficio ricevente
URP
Ufficio competenteCOP x fasc.
Originale (RECL)
istruttoria
nota /risposta WORD
URP
Originale (RECL)
Originale (RECL)
Termine iter
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi34Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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WfMS
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi35Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Strumenti di verificaStrumenti di verifica
Il Centro tecnico di competenza del CNIPA ha realizzato, su mandato del Ministro per l'innovazione e le tecnologie (Direttiva 9/12/2002), un documento
“Check list”
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi36Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Avere delle indicazioni sulla aderenza del sistema di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali ai requisiti desumibili dal quadro normativo di riferimento
Check list - obiettivoCheck list - obiettivo
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi37Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Check list - destinatariCheck list - destinatariFORNITORI
• Assenza di uno strumento di certificazione• Attività interne di verifica e test
AMMINISTRAZIONI
• Supporto per le attività di valutazione dei prodotti• Supporto per le attività di collaudo
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi38Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASP
Il Centro tecnico di competenza del CNIPA ha realizzato nel 2003 una gara europea per la realizzazione dell’infrastruttura del Servizio di Protocollo in modalità ASP (Application ServiceProvider):
Servizio REPROServizio GEDOCServizio STORE
La gara ed il contratto quadro
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi39Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASPTipologie del servizio
Componente REPRO Gestione del nucleo minimo di protocollo (registrazione, segnatura, classificazione)
Componente GEDOC Gestione documenti, fascicoli, flusso documentale
Componente STOREArchiviazione ottica dei documenti e sostitutiva
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi40Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASPStrategie alla base del servizio:
Completo e di veloce attivazioneFlessibile (graduabile in termini di composizione e tempificazione secondo le specifiche esigenze)Tempestivamente aggiornato alla normativa specifica e tecnica vigenteInvestimenti iniziali limitatiPredefinito e controllato per prezzi e livelli di servizioCorrelato all’effettivo utilizzo
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi41Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASPCaratteristiche tecnologiche
Portale Web per i servizi “Repro” e “Gedoc”Componenti open sourceDB OracleAutenticazione tramite:
Codice AOOProfilo utenteUser-idPassword
Scambio di informazioni crittografate tramite ilprotocollo di comunicazione SSL (https)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi42Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASP
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi43Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Attivato a gennaio 200532 amministrazioni aderenti 16 amministrazioni operative
Aprile 200526.500 documenti800 utenti 18 AOO
Aprile 2006:1,5 milioni documenti6.500 utenti 164 AOO
Proiezione dicembre 2006:11,5 milioni di documenti12.500 utenti 450 AOO
0
5.000
10.000
13.000
26 800 18
1.500
6.500
164
11.50012.500
450
aprile-05 aprile-06 dicembre-06
documenti (in migliaia)utentiAOO
CNIPA – Protocollo ASPCNIPA – Protocollo ASP
Live
llo d
i diff
usio
ne
Fonte: CNIPA (14° convegno 2006)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi44Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi45Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Protocollo informatico ed evoluzione dei processi
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi46Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Prot. Inf.: …cosa non si deve…Prot. Inf.: …cosa non si deve…
non si deve concepire il protocollo informatico solo come mera automazione del registro di protocollo, né solo come informatizzazione di iter procedurali sequenziali predefiniti
non è sufficiente applicare una tecnologia standard (un prodotto “certificato” da CNIPA o altri) a processi differenti (e magari mal organizzati o obsoleti)
Il protocollo informatico Il protocollo informatico èè finalizzato al miglioramento finalizzato al miglioramento dei servizi in termini di tempi, di qualitdei servizi in termini di tempi, di qualitàà, di , di trasparenzatrasparenza……
quindi
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi47Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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le soluzioni vanno collocate nelle specifiche realtà organizzative e operative e progettate in maniera da rispondere alle reali esigenze di gestione della documentazione e dei flussile soluzioni debbono combinare varie funzionalità (registrazione, archiviazione e ricerca, gestione flussi..) in maniera originaleserve quindi conoscere i processi dell’organizzazione coinvolta ed i relativi flussi informativi, capire le esigenze, definire le soluzioni, progettare insieme ai vari uffici
Il protocollo informatico Il protocollo informatico èè finalizzato al miglioramento finalizzato al miglioramento dei servizi in termini di tempi, di qualitdei servizi in termini di tempi, di qualitàà, di , di trasparenzatrasparenza……
quindi
Prot. Inf.: …cosa si deve…Prot. Inf.: …cosa si deve…
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi48Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Il B.P.R.Il B.P.R.
Gestione dell’innovazione e del cambiamento organizzativo Gestione dei processi e sviluppo delle competenzeIl ruolo delle ICT Utilizzo delle tecnologie
"Ripensamento e riprogettazione del processoper raggiungere un miglioramento sostanziale
nella performance."
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi49Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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La scelta del B.P.R.Il BPR rappresenta una scelta importante per
molti motivi:Assetto organizzativo della AOOAnalisi delle competenzeIdentificazione dei responsabili di procedimentoCensimento e razionalizzazione dei processiControllo di gestioneMonitoraggio dei costi e dei tempi
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi50Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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La valenza del B.P.R.La valenza del B.P.R.
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi51Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Vantaggi del Protocollo Informatico (1)Vantaggi del Protocollo Informatico (1)
Razionalizzazione degli archiviRimozione di archivi multipli e duplicatiCriteri comuni di archiviazione (Titolario di classificazione)Sicurezza nella conservazione degli originali
Minori costi per attività di:CopieTrasportoSpaziTempi
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi52Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Vantaggi del Protocollo Informatico (2)Vantaggi del Protocollo Informatico (2)
Efficienza e maggior controlloI documenti raggiungono i destinatari in giornataRimozione dei colli di bottiglia per le operazioni di uscitaImmediata reperibilità dei documenti e dei relativi
funzionari-istruttori competentiTracciatura delle trasmissioni Drastica riduzione dei documenti smarriti
SicurezzaAccesso controllato al sistemaGestione dei diritti di accesso ai documentiControllo delle operazioni eseguite (file di log)
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi53Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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CNIPA:Rilevazione dello stato dell’arte e azioni
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi54Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Modello generale (Longobardi CNIPA)Modello generale (Longobardi CNIPA)
Indicatori di riferimento
Campione di 61 PAC organizzate in 84 AOO – rilevazione 2005
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi55Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Complessità organizzative e tecnologicheComplessità organizzative e tecnologiche
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi56Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Attenzione alla direttivaAttenzione alla direttiva
Fonte: CNIPA
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi57Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Attuazione della direttivaAttuazione della direttiva
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi58Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Rilevanza dei progettiRilevanza dei progetti
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi59Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Rischio dei progettiRischio dei progetti
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi60Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Principali fattori critici emersiPrincipali fattori critici emersi
Criticità indicate nei questionariEvoluzione organizzativa (xxxxxxxxxxxxxxxxxx)Sensibilizzazione vertici e definizione obiettivi (xxxxxxx)Inerzia culturale (xxxxx)Indisponibilità di fondi (xxxxxx)Complessità progettuale (xxxx)Integrazione dei sistemi (xx)Sicurezza (x)Scarsità di competenze tecniche (x)Preparazione del titolario (x)Scarsità di personale per la gestione documentale (x)
Il Centro di competenza sul protocollo informatico ha distribuito questionari alle PA
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi61Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Soluzioni tecnologiche adottate Soluzioni tecnologiche adottate
Fonte: CNIPA
Analisi delle soluzioni tecnologiche adottate nella PAC (i dati sono riferiti a 111 progetti)
Le soluzioni ASP sono ancora poco diffuse per problematiche legate alla sicurezza:PrivacyDisponibilità dei datiIntegrità dei dati
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi62Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Funzioni già implementate Funzioni già implementate
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi63Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Tasso di digitalizzazioneTasso di digitalizzazione
Fonte: CNIPARapporto tra gestione elettronica e documenti totali
proiezione2006
rilevazione2005
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi64Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Piano di sicurezzaPiano di sicurezza
Piano di sicurezza specifico per il Protocollo Informatico anche in relazione al registro di emergenza Fonte: CNIPA
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi65Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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I processi documentali valgono almeno il 2% del PIL
Una dematerializzazione di appena il 10% vale 2 miliardi di euro
Perché dematerializzare…Perché dematerializzare…Le dimensioni in gioco
Fonte: Quaderno n.24 del CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi66Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Tavoli tecnici del CNIPA (1)Tavoli tecnici del CNIPA (1)T1 - Conservazione sostitutiva dei documenti
(ridefinire le norme sulla conservazione valide per PA e privati - delibera CNIPA n.11/2004 e CAD)
T2 - Aspetti tecnologici della conservazione permanente
(individuazione di supporti, strumenti di memorizzazione, formati e soluzioni tecniche da adottare per consentire la conservazione sostitutiva permanente, mantenendo l’integrità e l’autenticità dei documenti digitali)
T3 - Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni
(Gazzette Ufficiali, Bollettini Regionali, Atti su siti web)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi67Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Tavoli tecnici del CNIPA (2)Tavoli tecnici del CNIPA (2)T4 – Riduzione dei tempi dei documenti amministrativi
(analizzare la fattibilità per la riduzione dei tempi di deposito obbligatorio per determinati documenti amministrativi)
T5 – Figura del Responsabile della Conservazione(Qualificazione del ruolo e individuazione di un percorso
formativo specifico in base alla criticità della tenuta dei documenti a lungo termine e alle problematiche di gestione in outsourcing)
T6 – Iniziative di incentivazione(Iniziative CNIPA nell’ambito della dematerializzazione)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi68Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Tavoli tecnici del CNIPA (3)Tavoli tecnici del CNIPA (3)V1 – Documentazione bancaria
(gestione dei processi di conservazione su indicazioni dell’ABI)
V2 – Documentazione sanitaria(definizione regole tecniche per conservazione delle immagini
e della refertazione)
V3 – Documentazione a fini tributari(armonizzazione delle normative fra i vari Ministeri che
regolano i processi di conservazione della doc. tributaria)
V4 – Documentazione del lavoro(tenuta e conservazione di libri matricola e libri paga)
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi69Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Carenza di prassi e scarso uso degli strumenti per la sottoscrizione e la gestione dei documenti firmatiScarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale dei documentiDifficoltà di “esibizione”e ritrosia ad accettare il documento informaticoAttuazione dell’art. 71 del Codice amministrazione digitale (emanazione regole tecniche)
Alcune questioni aperte (1)Alcune questioni aperte (1)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi70Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Necessità di strumenti di governo degli archivi (manuale di gestione, piano di classificazione e conservazione, massimario di scarto)Dall’autenticazione dei singoli documenti alla validazione del processoUso di formati aperti e standard che assicurino indipendenza, interoperabilità, durata
Alcune questioni aperte (2)Alcune questioni aperte (2)
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi71Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Formazione del personale PA sui processi di dematerializzazione:
enfasi sul documento informaticoadozione generalizzata del protocollo informatico -commissario ad acta-(ddl Nicolais art. 3)processi “all digital”(ddl Nicolais art. 4)diffusione della firma digitalediffusione della posta elettronicadiffusione della PEC
Massima attenzione fin d’ora ai processi di conservazione.
Azioni programmateAzioni programmate
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi72Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Stato di attuazione del piano formativo
Stato di attuazione del piano formativo
Fonte: CNIPA
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi73Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Soggetti coinvolti nella formazioneSoggetti coinvolti nella formazione
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi74Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Analisi dei contenuti del Piano di formazione
Analisi dei contenuti del Piano di formazione
% tra il numero di amministrazioni che hanno inserito uno specifico argomento nel Piano e il numero complessivo di amministrazioni che hanno effettuato formazione generica.
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi75Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Confronto anni 2004-2005Confronto anni 2004-2005
Fonte: CNIPA
Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi76Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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ConclusioniConclusioni
Nucleo minimoGestione documentale WorkflowFirma digitalePECInteroperabilità
Approccio ad uno scenario modulare
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Patrizio Geri – Comune di Pisa – Direzione Sistemi Informativi77Patrizio Geri Patrizio Geri –– Comune di Pisa Comune di Pisa -- Direzione Sistemi InformativiDirezione Sistemi Informativi
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Siti utiliSiti utili
www.protocollo.gov.it (Centro di comp. Protocollo Cnipa)www.innovazione.gov.it (Ministero Innovazioni e tecnologie)www.crcitalia.it (Centri regionali di comp. per l’e-Government)www.protocollo.it (Centro di competenza Protocollo ASMTEL)www.cnipa.gov.it (Centro nazionale per l’informatica nella PA)www.anci.it (Associazione Nazionale Comuni Italiani)
Grazie per lGrazie per l’’attenzioneattenzionevideo