DEMATERIALIZZAZIONE,
DOCUMENTO DIGITALE
E PROCEDIMENTI:
UN APPROCCIO ORIENTATO
AI RISULTATI
Alessandro Adamo
Marketing manager Public Sector
Microsoft Italia
In collaborazione con itConsult
9-12 maggio 2011
COME VEDIAMO IT & SETTORE PUBBLICO
Forte attenzione verso contenimento e razionalizzazione della spesa
"Keeping the lights on… " (Gartner)
Le promesse dell’eGovernment ... e il nuovo CAD
Un importante ruolo guida delle Amministrazioni Pubbliche per uscire
dalla crisi
Nel frattempo nel panorama IT:
Il Web 2.0 (nuove applicazioni di CRM, Open Government, Open Data)
…il Cloud Computing
Una opportunità per la Pubblica Amministrazione
LA NOSTRA OFFERTA PER LA PA
• Una iniziativa per l’innovazione nella PA:
Connected Government Framework (ex Citizen Service
Platform)
• Obiettivi • Aiutare gli Enti Pubblici a implementare il Codice della PA Digitale
• Superare la logica dell’eGovernment così come è stato realizzato in Italia negli
ultimi anni con un:
• Approccio integrato e di piattaforma
• Superamento della logica di sviluppo delle soluzioni “ad isola” (strumenti
software diversi per gestire processi differenti)
• Non solo portali e front-office ma anche “backoffice” inteso non solo
come soluzioni legacy applicative ma anche come soluzioni per
l’efficienza dei processi
• Rapidità nella messa in esercizio dei progetti
CHE COS’È
CONNECTED GOVERNMENT FRAMEWORK
Connected Government Framework è un
insieme di componenti, Building Block, detti
Template, che rendono possibile una
perfetta integrazione dei principali prodotti
e servizi Microsoft nell’ottica di facilitare la
creazione di soluzioni per la Pubblica
Amministrazione e servizi per il
cittadino e le imprese.
Prodotti Microsoft
- SharePoint il documento al centro
- Dynamics CRM il cittadino al centro
- Servizi on the Cloud Connected Government
Framework
Templates
Partner
Solutions
Microsoft
Products
& Services
ULTERIORI ELEMENTI DELLA NOSTRA
PROPOSTA
• Obiettivo del Connected Government Framework
− Condividere le migliori esperienze internazionali
− Una architettura di riferimento orientata ai servizi
− Una piattaforma estendibile (con la garanzia della manutenibilità ed evoluzione nel tempo)
− Il CRM come elemento di discontinuità nelle offerte di eGov (gestione integrata delle pratiche)
− Pronto per una logica Cloud Computing e Web 2.0
− Favorire lo sviluppo da parte dei partner locali di soluzioni basate sul Framework per creare un approccio modulare ed evolutivo all’innovazione per un Ente pubblico
ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…1
Una piattaforma per la dematerializzazione • Collaborazione e condivisione di dati e documenti
• Document management e workflow/procedimenti
• Integrazione con soluzioni di Protocollo Informatico a norme DigitPA e Archiviazione Ottica Sostitutiva di terze parti
• Dalla logica del File System alla “Just in time Intranet” (spazi di lavoro condivisi)
...fino alla corporate memory dell’organizzazione pubblica (Intranet dipartimentali e comunali)
• Integrazione con Piano esecutivo di Gestione
• Intranet organizzativa
• Gestione dei documenti secondo le norme vigenti in materia di Protezione dei dati, sicurezza e privacy
ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…2
Moduli elettronici: l’eGovernment possibile
Uno strumento facile, sicuro ed efficace per sviluppare
soluzioni per erogare servizi di III e IV livello ai cittadini
• Gestione completa modulistica elettronica
• Possibilità di pubblicare moduli sul web/chioschi (es. DIA)
• Associabile ad un workflow di back- end approvativo
• Creazione automatica di processi a seguito di lettura
semantica di e-mail, sms, messenger.
Funzionalità di Business Intelligence
Balanced Scorecard e cruscotti direzionali
Il Portale istituzionale del Comune
Gestione efficente del sito web del Comune (Web Content management)
Gestione completa di tutte le comunicazioni con i cittadini
Gestione integrata delle pratiche del cittadino
Estensione a funzionalità di Collaborazione in tempo reale/VoIP
ARCHITETTURA DEL FRAMEWORK
(UN MODELLO IBRIDO)
Cittadini
Dipendenti
pubblici
Portale per i cittadini
Portale Ente Pubblico
PUBLIC CLOUD
PRIVATE CLOUD
Government Data Center
Government
Data Feeds
Citizen
Identity
Government
Hosted Portal
Document
Management
Search Hosted CRM and
Case
Management
Public
Cloud
Hosted
Portal
Public
Data
Feeds
SERVIZI INNOVATIVI PER IL CITTADINO
IN ITALIA E NEL MONDO
Regione Veneto
Migliorare i rapporti con il cittadino può significare diventare più efficienti e
rapidi nelle risposte. Su questo concetto ha lavorato Regione Veneto
nell’implementare un progetto innovativo di comunicazione integrata che
coinvolge portale istituzionale, intranet, strumenti di collaborazione e
comunicazione istantanea.
Elementi distintivi L’utilizzo esteso di una piattaforma IT integrata ha permesso di creare una soluzione di
comunicazione integrata che da un lato ha reso sempre disponibili e facilmente reperibili
tutte le informazioni e i documenti necessari all’attività quotidiana dei dipendenti della
Regione, dall’altro ha evitato che queste informazioni circolassero inutilmente intasando rete
e storage aziendale.
Office, SharePoint, Communications Server, Exchange
Comune di Milano
Milano più “Semplice” con il numero 020202: il Contact Center del Comune di
Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all’anno.
Elementi distintivi Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo
all’Ente di monitorare l’andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza,
affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche
amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta.
Dynamics CRM, Piattaforma Live, Virtual Earth
IN CONCLUSIONE
• Una visione d’insieme sull’innovazione degli Enti Pubblici che nasce da esperienze internazionali con Enti locali di tutto il mondo.
• Superare le logiche dell’eGov 1.0 per portare in esercizio soluzioni in tempi rapidi, più semplici, più flessibili e con costi competitivi.
• Il valore di una piattaforma integrata per la dematerializzazione e per i servizi al cittadino.
Alessandro Adamo
Marketing manager settore pubblico
PER MAGGIORI APPROFONDIMENTI
Sito internazionale ufficiale sul Connected Gov Framework
www.microsoft.com/cgf
Sito per PA italiano
www.pubblicamministrazione.ms
CONTATTI
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Paolo De Franceschi, Area Manager Nord Est
Dematerializzazione,
Documento Digitale e
Procedimenti: una risposta
pratica alle sfide
dell’Amministrazione Digitale
In collaborazione con:
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Gestire il dato Non Strutturato
Le linee guida della nuova Amm.ne Digitale comportano la gestione di una mole crescente di
– Documenti, e-mail, fax, …
– Dati provenienti da fonti disomogenee
– Processi, procedure, prassi
– Basi di conoscenza
Sono informazioni importanti quanto i dati strutturati
– Trasversali all’organizzazione
Vanno gestiti in maniera strategica, con un approccio organizzativo E tecnologico
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Organization Intelligence
Approccio strategico trasversale
– Non limitarsi a rispondere alla singola mera esigenza
– Attuare un Disegno Strategico applicabile all’intera organizzazione
Documento informatico e gestione flussi documentali
Dematerializzazione
Firme e identità digitali
Organization Intelligence
– modella, sviluppa, valorizza l’intelligenza di ciascuna organizzazione, facendo leva sui Processi che la governano, le Competenze che occorrono per eseguire i processi, e i Contenuti che i processi producono
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L’Azienda
it Consult, produttore di software di Urbino, è il leader di mercato su Organization Intelligence – Gestione Documentale, Business Process,
Enterprise Content, Knowledge Management
Attiva sull’intero territorio nazionale e in espansione internazionale
Partner di riferimento di Microsoft per BPM, KM, Gestione Documentale, Archiviazione, Protocollo Informatico – Microsoft Partner Gold
– Independent Software Vendor (ISV)
– Content Management
– Portals and Collaboration
– Search
– Digital Marketing
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L’Azienda (2)
Approccio innovativo e metodologia integrate
Piattaforma software per Organization Intelligence
Sito web: articoli, white paper, blog
Corsi presso Università (Urbino, UniCal, ...) e Master (STOA’, ALMAWEB, …), Ricerca scientifica (Progetti e Dottorati di Ricerca UnivPM)
Convegni Knowledge Box (dal 2002)
Citata da Gartner
– Product Map Europea per ECM
– Case Study su Marina Militare Italiana
– …
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Quali Funzionalità
Protocollo Informatico Aggregazione Conservazione
Video Context-Aware Dematerializzazione Imaging
Audio Virtualizzazione Posta Archiviazione
Business Process Management Semantic
Persone al centro Content Management
Convergenza Organization Intelligence Usabilità Documenti Knowledge Management
Social Software Gestione Documentale
Collaboration Semplicità Search
Form Elettronici Unified Communication Competenze
Records Management Processi Scansioni e OCR
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Piattaforma trasversale
Gestione
Document.
Gestione Processi
(workflow)
(BPM)
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Funzionalità verticali
Protocollo Informatico
Archiviazione Documentale
Conservazione Sostitutiva
Firma Digitale
Portale del Cittadino
Posta Virtuale
Dematerializzazione
…
Gestione
Document.
Gestione Processi
(workflow)
(BPM)
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Piattaforma e Vertical
Protocollo Informatico
…
Portale del Cittadino
…
Firma Digitale
Archiviazione Documentale
…
Conservazione Sostitutiva
…
Dematerializz.
Portale Intranet/Extranet
…
Gestione Documentale
Collaborazione, Search Integrazione con Office
…
Cloud Computing
Ufficio Postale Virtuale
Gestione Processi (BPM)
…
Workflow Documentali
…
Gestione della Conoscenza (KM)
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Microsoft SharePoint (1)
La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint
– Windows SharePoint Foundation
– SharePoint Server
Caratteristiche Funzionali: – Portale di collaborazione intranet/extranet/internet
– Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione, versioning, …)
– Ricerca avanzata e selettiva
– OCR automatico full text anche su files scanditi
– Repository centralizzato
– Strong Security (integrazione con Active Directory e Right Management Server)
– Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant
– Integrazione nativa con Microsoft Office System
– …
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Ribbon UI
SharePoint Workspace
SharePoint Mobile
Office Client and Office Web App Integr.
Standards Support
Tagging, Tag Cloud, Rating
Social Bookmarking
Blogs and Wikis
My Sites
Activity Feeds
Profiles and Expertise
Org Browser
Enterprise Content Types
Metadata and Navigation
Document Sets
Multi-stage Disposition
Audio and Video Content Types
Remote Blob Storage
List Enhancements
Social Relevance
Phonetic Search
Navigation
FAST Integration
Enhanced Pipeline
PerformancePoint Serv.
Excel Services
Chart Web Part
Visio Services
Web Analytics
SQL Server Integration
PowerPivot
Microsoft SharePoint (2)
Business Connectivity Services
InfoPath Form Services
External Lists
Workflow
SharePoint Designer
Visual Studio
API Enhancements
REST/ATOM/RSS
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In pratica:
la PA del futuro richiede…
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Il progetto iniziale
Testo Unico DPR 445/2000
Piattaforma josh
Protocollo Informatico
Formazione Gestione Documentale
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L’evoluzione
Codice Amministrazione Digitale
Piattaforma josh
Protocollo Informatico
Formazione Gestione Documentale
Analisi procedure
e titolario
Workflow per erogazione prestazioni
Sportello Unico Cittadino
Piattaforma josh josh VPO! Portale
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josh
Protocollo Informatico
Gestione Documentale (atti, concessioni ecc.)
Workflow (procedimenti amministrativi, backoffice)
Sportello Virtuale Polifunzionale
Pubblicazione Albo Pretorio
Richieste servizi on line
Accesso on line ai procedimenti
Mis
ura d
el serviz
io
PEC
E S
MS
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josh
Piattaforma software per Organization Intelligence :
– Business Process Management (BPM)
– Knowledge Management (KM)
– Enterprise Content / Document Management (ECM/DM)
Disegno, Esecuzione e Monitoraggio di tutti i processi aziendali, documentali e non
Capitalizzazione del Know-how
Permette di Gestire in autonomia i processi aziendali e la loro evoluzione
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josh Archive!
Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva
– Scansione dei documenti
– Archiviazione automatica, classificazione in SharePoint con realizzazione di fascicoli virtuali
– Integrazione con ambienti ERP (SAP, AS400, Navision ...) per ricongiungimento del documento digitale con la registrazione nel gestionale
– Firma e Memorizzazione su dispositivo digitale
Dematerializzazione
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josh Protocol!
Piattaforma software per il Protocollo Informatico a Norma Cnipa/DigitPA
– Copertura di tutti i livelli dello standard Cnipa/DigitPA compreso il Workflow Documentale ed il BPR
– Strumento di scansione e firma digitale dei documenti
– Fascicolazione
– Dematerializzazione
– Conservazione sostitutiva
Integrato con josh per sfruttare tutte le caratteristiche di WF/BPM e per una totale copertura dell’Organization Intelligence della PA
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josh VirtualPostOffice!
Sistema di postalizzazione massiva
– Totalmente integrato con il sistema di Gestione Documentale
– Completamente integrato in SharePoint, utilizzabile direttamente da Microsoft Office
– Possibilità di gestione per centri di costo, consuntivazione e contabilizzazione dell’attività postale
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Focus sulle persone della PA
I sistemi di Organization Intelligence sono richiesti, usati e in gran parte governati da funzionari NON IT (organizzazione, direzioni, resp. di AOO, …)
– Le tecnologie e le metodologie non sono rivolte necessariamente agli specialisti informatici
A supporto della gestione dei processi che possono cambiare spesso
– Per affrontare e risolvere il nodo dei tempi di risposta al business da parte dell’IT quando i processi cambiano
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I Plus, in sintesi
Approccio complessivo all’Organization Intelligence: Business Process, Knowledge e Document Management
– Gestione del dato non strutturato in maniera trasversale all’organizzazione
Piattaforma Software basata su standard di mercato, in particolare su Microsoft SharePoint
Vertical che soddisfano esigenze di legge, di dematerializzazione, di completa integrazione della gestione documentale con i processi dell’organizzazione
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Grazie per l’attenzione www.itconsult.it