sulla conservazione digitale 10 maggio 2019
SMART TECHNOLOGIESè una società del Gruppo Maggioli
Facciamo il punto sulla conservazione digitale a norma - 10 maggio 2019
percorso di oggi• perché è un obbligo
• il giro di vite su cosa conservare in più dal 2019
• come funziona e come deve essere organizzata la conservazione digitale a norma
• come organizzarsi per attivare la conservazione oltre a RGP e FE
• come possiamo aiutarvi
Facciamo il punto sui pagamenti elettronici verso la PA, pagoPA - 12 aprile 2019
Conservazione, un obbligo di legge
che contribuisce alla strategia di crescita economica e sociale
APKAPPA
Facciamo il punto sui pagamenti elettronici verso la PA, pagoPA - 12 aprile 2019
strategia e piano europeo
Entro il 2020 le PA nell'Unione europea dovrebbero essere
aperte, efficienti e inclusive e fornire
servizi pubblici digitali end-to-end (i.e. completi)
senza frontiere, personalizzati e intuitivi a tutti i cittadini e
a tutte le imprese nell'UE.
Il ricorso ad approcci innovativi permette di progettare e fornire servizi migliori, in linea con le esigenze e le richieste di cittadini e imprese.
Le PA sfruttano le opportunità offerte dal nuovo ambiente digitale per interagire più
facilmente tra di loro e con le parti interessate.
per per favorire l’innovazione, la crescita economica e la competitività
Facciamo il punto sui pagamenti elettronici verso la PA, pagoPA - 12 aprile 2019
una strategia adottata anche in ItaliaStrategia in Italia
progressivo switch off dell’analogico per la fruizione dei servizi pubblici,
progettando la digitalizzazione della PA in un’ottica centrata sull’utente e coordinando e mettendo a sistema le diverse azioni avviate da tutte le PA
diffusione di cultura digitale nei cittadini
sviluppo competenza digitale nelle imprese
garanzia di crescita economica e sociale, nuova offerta capace di competere sui mercati globali
accresciuta domanda capace a sua volta di stimolare offerta innovativa e qualificata rendere più efficiente il sistema paese
coordinazione in materia unitaria la
programmazione e gli investimenti pubblici in innovazione digitale e ICT
+=
1
2
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dalla strategia al piano di azione
azioni operative per applicare la strategia
once only: le PA devono evitare di chiedere ai cittadini e alle imprese informazioni già fornite
digital identity only, le PA devono condurre azioni propedeutiche all’adozione di sistemi generalizzati di identità digitale (le PA italiane devono adottare SPID)
inclusività e accessibilità dei servizi: le PA devono progettare servizi pubblici digitali che siano per definizione inclusivi e che vengano incontro alle diverse esigenze delle persone, ad esempio degli anziani e delle persone con disabilità;
inclusività territoriale: le PA devono progettare servizi pubblici digitali che siano inclusivi anche per le minoranze linguistiche presenti sul territorio nazionale;
apertura e trasparenza dei dati e dei processi amministrativi;
transfrontaliero per definizione: le PA devono rendere disponibili a livello transfrontaliero i servizi pubblici digitali rilevanti;
interoperabile per definizione: i servizi pubblici devono essere progettati in modo da funzionare in modalità integrata e senza interruzioni in tutto il mercato unico;
fiducia e sicurezza: sin dalla fase di progettazione devono essere integrati i profili relativi alla protezione dei dati personali, alla tutela della vita privata e alla sicurezza informatica.
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dalla strategia al piano di azione
azioni operative per applicare la strategia
digital by default, ovvero “digitale per definizione”: le PA devono fornire servizi digitali come opzione predefinita
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mappa del modello strategico
rappresenta i macro-ambiti che raggruppano per tema (blocco) gli elementi del PIANO STRATEGICO per centrare l’obiettivo di fornire
servizi pubblici digitali end-to-end
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piattaforme
Le Piattaforme sono soluzioni che offrono funzionalità
fondamentali
trasversali
riusabili
nella digitalizzazione dei procedimenti amministrativi delle PA
evitano le PA investimenti per farle in casa
riducono costi e tempi di realizzazione dei servizi che le usano
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suddivisione delle piattaforme
process service: piattaforma che gestisce tutto il servizio (es. e-Procurement) task service: piattaforma che eroga una funzionalità trasversale da integrare in un proprio servizio (es. SPID) data service: piattaforma che assicura accesso a dati validati (es. ANPR)
Conservazione è un task service
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Conservazione, un obbligo di legge
previsto dal CAD riformato e dalle linee guida AgID
APKAPPA
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Conservazione: perché è obbligatorio…
la PA è obbligata a formare gli originali esclusivamente in
modalità informatica
il ciclo di vita del D.I. deve essere digitale
dematerializzare i flussi documentali all’interno della
PA è un preciso ed improrogabile precetto
normativo
art. 40 CAD Le PA formano gli originali dei propri documenti, inclusi
quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice
e le linee guida.
dematerializzazione:
non semplice sostituzione del documento cartaceo con quello informatico
ma gestione del ciclo di vita del D.I.
totalmente informatica con l’obiettivo di limitare, o azzerare del tutto,
la produzione di nuovi documenti cartacei
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ciclo di vita del documento amministrativo informatico
gestione
formazione
versamento
conservazione
art. 3 DPCM 13 novembre 2014
produzione
acquisizione
registrazione informatica
generazione raggruppamento
associazione metadati
riferimento temporale
classificazione
fascicolazione
scarto
sottoscrizione
validazione temporale
trasmissione
copie-duplicati-estratti
pubblicazione
accesso esibizionecontrassegno
stamparicerche
archiviazionedistribuzione
scarto
invio
ricezioneprotocollo smistamento,
assegnazione
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formazionesolo una corretta formazione del documento amministrativo
informatico
garantisce
una gestione efficace e una valida conservazione a
lungo termine
la corretta formazione rispetta i criteri
art. 3 DPCM 13 novembre 2014
comma 1-bis art. 20 CAD L’idoneità del documento informatico a soddisfare il
requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle
caratteristiche di sicurezza, integrità ed immodificabilità.
tanto più elevato e incontestabile è il livello
delle caratteristiche
tanto più è semplice valutarne il valore probatorio
o addirittura non c’è bisogno di valutare perché di
incontestabile valore probatorio
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formazione, attenzione ai formatiLa scelta dell’applicazione con cui
formare il D.I. ne determina il formato.
E’ importante che il D.I. nella sua versione finita e definitiva sia in un
formato indipendente dall’applicazione che l’ha generato
La scelta del formato idoneo alla conservazione è strumentale affinché il
D.I. possieda le caratteristiche di
immodificabilità e staticità
non si possono alterare contenuto e forma durante
l’intero ciclo di gestione il D.I. non contiene elementi dinamici (macro-istruzioni, riferimenti esterni, codici
eseguibili), dati di supporto alla redazione gestiti
dall’applicazione utilizzato per la formazione (annotazioni,
revisioni, segnalibri)
E’ consigliato scegliere standard internazionali
o, in assenza, formati proprietari con specifiche
tecniche pubbliche
RFC 2822/MIME
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formazione “controllata” per proteggere l'archivioIl manuale di gestione va dichiarato quali
sono i formati scelti e quali verifiche vengono fatte per verificarne la congruità al
formato. Così gli esterni sanno in quale formato
presentare il D.I.
Solo così si può vigilare sui D.I. in ingresso nel sistema documentale della PA: si sottopongono ad un processo di
validazione (semplificato!!!) che porta all’accettazione o al rifiuto
JPGPDFPD
F/ATIFF
OOXML
ODFXM
LTXT
solo così si assicurano D.I. idonei
alla conservazione
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gestione informatica dei documentilinee guida AgiD sulla conservazione
Prerogativa necessaria affinché il D.I. possieda elevate caratteristiche di immodificabilità, integrità e sicurezza è
che venga gestito all’interno di un Sistema di Gestione Documentale
(comma 4 lett.d) art.3 DPCM 13 novembre 2014)protocollazione con le regole DPCM 3 dicembre 2013
trasmissione solo con strumenti informatici
pubblicità legale nei siti informatici
conservazione o scarto
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conservazione
conservare i documenti è una funzione essenziale del loro
ciclo di vita
conservare i documenti per la PA è una funzione di carattere istituzionale: è un obbligo per
la PA conservare come
testimonianza diretta delle azioni della PA al servizio della collettività
memoria storica (archivi e documenti della
PA sono beni culturali)(PSN)
(conservatori accreditati)
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Conservazione, un obbligo di legge
il giro di vite su cosa conservare dal 2019
APKAPPA
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fino ad oggi sapevamo che …
• dal 12 ottobre 2015, va versato ogni giorno il registro giornaliero di protocollo
• per le PA locali, dal 2016 entro l’ultimo trimestre dell’anno vanno versate le fatture elettroniche
• le ricevute telematiche del pagoPA vanno versate in conservazione
• modulo MMS, di implementazione delle Misure Minime di Sicurezza
comma 5 art. 7 DPCM 3 dicembre 2013
regole tecniche protocollo informatico
comma 3 art. 3 Decreto MEF
17 giugno 2014
4° periodo, § 8.3.1 Linee Guida AgiD
pagoPA ver.17 dicembre 2018
art. 4 Circolare AgID 18 aprile
2017 n. 2/2017
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dall’ultima riforma del CAD
• applicata con D.Lgs. 13 dicembre 2017 n. 217
• entrata in vigore il 27/01/2018
• si stabilisce che è obbligatorio versare tutti i documenti almeno una volta all’anno, senza badare al fatto che possano appartenere a procedimenti aperti
ultimo periodo del comma 1-bis art. 44 CAD Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.
il primo anno in cui andava
applicata era il 2018,
entro il 27/1/2019
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occhio ai fascicoli• classificazione e
fascicolazione devono garantire, tra l’altro, un rapido rinvenimento dei documenti
a ciascun D.I. deve essere attribuito un indice (indice di
classificazione)
ottenuto da una struttura di voci (piano di classificazione)
e poi deve essere associato ad un fascicolo
(unità archivistica)
così i D.I. vengono ordinati in modo logico
e inseriti in un sistema di gestione documentale in grado di governare i
procedimenti amministrativi in cui i D.I. vengono prodotti o acquisiti
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occhio ai fascicoli
• è un D.I.
• va conservato
• il Responsabile della Gestione Documentale deve stabilire per le diverse tipologie di fascicoli i tempi entro cui versarli in conservazione, tramite il sistema di classificazione e piano di conservazione
definizione allegato 1 DPCM 13 novembre 2014
Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati
informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico
procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo
informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le
disposizioni stabilite dall’articolo 41 del CAD.
comma 2 art. 15 DPCM 13
novembre 2014
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Conservazione, una necessità
improrogabile per tutti i documenti informatici
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conservare per prolungare l’efficacia giuridica• documenti informatici firmati digitalmente hanno
necessità di veder prolungata l’efficacia probatoria della firma (che di solito non va oltre i 3 anni) e del documento stesso (che con una firma “scaduta” equivale al non essere firmato; alcuni tipi di documenti privi di firma non sono validi giuridicamente)
• la PA può usare la conservazione come validazione temporale
• mettere in conservazione prima che scada la firma, si risparmiano marche temporali.
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la conservazione deve preservare …
autenticità integrità
affidabilità leggibilità reperibilità
del documento
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come funziona la conservazione
nel rispetto delle regole tecniche
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ruoli ...
produttore produce i documenti informatici o, se PA, amministrativi informatici
produce e assicura la trasmissione dei pacchetti di versamento al sistema di conservazione
utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici e/o amministrativi informatici
conservatore, svolge il servizio di conservazione a norma dei documenti informatici e/o amministrativi informatici
regolamentati dall’accordo di servizio
ruolo del responsabile della conservazione nella PA...
• il responsabile del trattamento dei dati personali
• il responsabile della sicurezza ICT
• il responsabile dei sistemi informativi
• il responsabile della gestione documentale
• definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare
• gestisce il processo di conservazione
• genera il rapporto di versamento
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione
• monitora la corretta funzionalità del sistema
• assicura la verifica periodica, con cadenza non oltre 5 anni, dell’integrità degli archivi
• garantisce l’accesso e adotta misure per garantirlo (superando ostacoli quali obsolescenza)
• duplica o copia documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico
• adotta misure per garantire sicurezza fisica e logica del SC
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è richiesto il suo intervento
• assicura assistenza e risorse per le verifiche e la vigilanza
• provvede al versamento dei documenti conservati agli archivi di Stato quando previsto
• predispone il manuale di conservazione
opera d’intesa con compiti (art. 7 DPCM 3/12/2013):
come “confezionare” gli oggetti da conservare ...vanno organizzati in PACCHETTI di ...
... VERSAMENTO; il Produttore seleziona i documenti, li raggruppa, ne produce e associa un indice secondo regole pattuite con il conservatore, firma digitalmente e lo consegna al conservatore
... ARCHIVIAZIONE; il Conservatore verifica che i contenuti e l’indice del PdV ricevuto siano conformi a quanto pattuito con il Produttore e, se tutto è conforme alle regole, produce e associa un indice di archiviazione (per recuperarlo in caso di necessità), firma digitalmente, e appone riferimento temporale opponibile ai terzi e lo archivia.
... DISTRIBUZIONE; un utente esterno ha necessità di reperire un documento conservato, ne fa richiesta al Produttore; Produttore inoltra la richiesta a Conservatore che lo recupera, lo mette in un pacchetto con un indice, firma digitalmente il pacchetto, vi appone riferimento temporale e lo consegna al Produttore. Produttore consegna il pacchetto all’utente.
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organizzazione dei sistemi informatici
backoffice (formazione, produzione,
gestione)
ambiente di preparazione al versamento, monitoraggio e
gestione esibizione
sistema di conservazione
ambiente di frontoffice per
gestire richieste di esibizione
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è un servizio SaaS, attenzione alla qualifica…
• tutti i servizi di conservazione esterni sono erogati in “modalità Cloud-SaaS”
• si faccia attenzione alle qualifiche ai sensi delle circolari AgiD 9 aprile 2018 nn. 2 e 3 relative ai requisiti dei servizi cloud e SaaS per la PA
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come organizzarsi per conservare ….
alcuni suggerimenti
APKAPPA
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le fasi di lavoro1. stabilire regole sulla formazione (formati
idonei alla conservazione), gestione e conservazione che eliminino “fasi analogiche”
2. verificare ed eventualmente aggiornare le nomine
3. individuare i documenti informatici, le serie e le aggregazioni che non si stanno ancora versando in conservazione
4. stabilire un piano temporale di avvio in conservazione
5. attivare/aggiornare il sistema di conservazione integrato al S.I.
6. aggiornare il manuale di gestione
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regole del ciclo di produzione• controllare in tutti i settori le modalità di formazione, gestione
e conservazione delle unità documentali e delle unità archivistiche
• compilare una gap analysis rispetto ai requisiti delle Linee Guida AgID sulla conservazione
• stabilire come colmare il GAP rivedendo le regole di formazione, gestione e conservazione
il tutto per assicurare la corretta conservazione
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nomine
• Responsabile della Conservazione
• Responsabile del Servizio di Protocollo Informatico, della Gestione Documentale e degli Archivi
• Delegato al Servizio di Conservazione
• Delega a Responsabile Esterno al Trattamento dei Dati Personali
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censimento• vanno censiti i “prodotti” mai versati:
• i documenti informatici ricevuti e prodotti
• le serie documentali
• le aggregazioni documentali
• i fascicoli
• vanno “categorizzati”
• vanno stabilite le regole di conservazione (vedi slide successiva)
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aggiornare il sistema di conservazione
• classe di conservazione di appartenenza (classe documentale, categoria)
• metadati obbligatori
• eventuali metadati facoltativi
• check obbligatori (per avviso o rifiuto) su
• firma digitale
• formato atteso
• software usato per la produzione
• frequenza temporale di versamento
per ogni nuovo tipo di documento (ancora mai versato in conservazione) va stabilito
ACCORDO DI SERVIZIO con il conservatore
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piano temporaleè necessario garantire
• le caratteristiche di integrità e validità giuridica dei documenti (si pensi alla firma)
• la completezza delle aggregazioni documentali
è ragionevole impostare il piano che preveda
• il versamento subito delle unità documentali
• il versamento dei fascicoli, serie o altre aggregazioni documentali informatiche al loro completamento
salvo diverse disposizioni normative(es. RGP)
§ 2.2 Linee Guida AgiD per la Conservazione ver. dicembre 2015
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aggiornare il manuale di gestione• tutte le modifiche riferite
alla formazione, gestione e conservazione dei documenti vanno riportate sul manuale di gestione del protocollo informatico e procedimenti amministrativi
• il manuale deve essere pubblicato sul sito istituzionale
art. 5 DPCM 3 dicembre 2013
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come possiamo aiutarvi
conservatore accreditato
APKAPPA
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il ruolo di CONSERVATORE ACCREDITATO APKAPPA
• acquisizione pacchetti di versamento
• controllo di congruità dei documenti con le regole stabilite nel disciplinare e conseguente gestione (acquisizione con warning, rifiuto)
• produzione e conservazione pacchetti di archiviazione
• generazione e consegna pacchetti di esibizione
sistema di conservazionebackoffice
(produzione/ricezione D.I., gestione documentale)
ambiente di preparazione al
versamento, monitoraggio e
gestione esibizione
ambiente di frontoffice per gestire richieste di esibizione
in corso di qualificazione AgID come SaaS nel Cloud della PA
interamente svolto con nostre persone e mezzi riconosciuto da AgiD, siamo nell’elenco dei conservatori attivi
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accordo di servizio
• ruoli
• responsabilità
• metodo di attivazione
• metodo di dismissione
• disciplinare tecnico
• nomine
§ 2.2 Linee Guida AgiD sulla conservazione ver. dicembre 2015
Il trasferimento al conservatore deve
avvenire a seguito di specifica accordi tra
produttore e conservatore che
definiscano, oltre alle rispettive
responsabilità, le tipologie dei documenti
e degli oggetti informatici da
conservare, stabilendo in particolare le
modalità di preparazione e
trasmissione del pacchetto di versamento.
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il ruolo di SW HOUSE di APKAPPA
• preparazione pacchetti di versamento in accordo alle regole stabilite nel disciplinare
• riempimento dei pacchetti con i documenti individuati nel sistema hyperSIC
• acquisizione pacchetti con wss o upload
• chiusura pacchetti di versamento
• consegna dei pacchetti al servizio di conservazione
• ricezione e gestione dei warning/rifiuti
• richiesta di esibizione
backoffice hyperSIC/SICI o altro (produzione/ricezione
D.I., gestione documentale)
ambiente di preparazione al versamento, monitoraggio e
gestione esibizione
sistema di conservazione
ambiente di frontoffice per gestire richieste di esibizione
hyperSIC.Archivio
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supporto alla riorganizzazione
• supporto al Responsabile della Conservazione
• supporto al Responsabile del Servizio di Protocollo Informatico e Gestione Documentale
• supporto al Responsabile per la Transizione Digitale (art. 17 CAD)
SMART TECHNOLOGIESè una società del Gruppo Maggioli
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