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Dai primi anni Novanta, con la dif-fusione del web, una “rivoluzione”ha investito la pubblicazione deiperiodici scientifici, che hanno manmano adottato la distribuzione on-line. Il nuovo mezzo di trasmissio-ne ha creato negli editori aspettati-ve di realizzare un ingente tagliodei costi, per fronteggiare la crisipiù che trentennale che colpisce ilsettore dell’informazione scientifi-ca. I vantaggi degli e-journals, or-mai ampiamente affermati, sonostati certamente evidenti (ad esem-pio eliminazione dei costi tipografi-ci, di magazzino e riduzione dei co-sti di distribuzione), ma, a differen-za di quanto ottimisticamente pre-visto all’inizio della “digital revolu-tion”, non hanno determinato il su-peramento della crisi dei periodici.I costi di acquisizione, selezione,recensione, editing, i cosiddetti co-sti della “prima copia”, arrivano aincidere fino all’80% sul costo tota-le della pubblicazione, a prescinde-re dal fatto che essa sia cartacea odigitale (Williamson, 2003). Al finedi ridurre i costi della “prima co-pia”, è sorta quindi l’esigenza diprogettare sistemi di integrazioneinformatica per rendere più effi-cienti e veloci tutte le peculiari fasidel processo editoriale, dall’acquisi-zione del documento alla pubblica-zione finale.L’articolo descrive il processo edito-riale integrato (workflow manage-ment) che si pone come rispostaconcreta a queste esigenze, esempli-ficato in un progetto di eLib1 chia-mato EPRESS, un’applicazione soft-

ware in HTML dinamico che sup-porta ogni fase del ciclo editoriale.

1. Il processo editoriale(workflow)

Il processo editoriale “tradiziona-le” ha tre caratteristiche principali.1) La pubblicazione dei documen-ti – come risultato delle fasi edito-riali – si ottiene mediante la suddi-visione del lavoro: i diversi autori,recensori, editor ecc. coinvoltipossono lavorare asincronicamen-te e lontani nello spazio.2) Il processo non deve necessa-riamente essere ripensato ad hocper ogni nuovo documento; piut-tosto, spesso è dotato di una strut-tura predeterminata, specificata inmodelli. 3) Il processo viene eseguito fre-quentemente nelle sue fasi; è

quindi auspicabile il perfeziona-mento dell’organizzazione attra-verso l’automazione. Riguardo al primo punto, la colla-borazione di diversi attori provocaalcuni problemi: a causa di una so-vrabbondanza di testi cartacei e diuna carenza di controllo, i processieditoriali convenzionali sono spes-so caratterizzati da lavori lenti, im-provvisati e non sistematici, un’altafrequenza di errori e mancanza ditrasparenza. Mettere a disposizionedegli attori strumenti di assistenzaelettronica dei compiti editoriali(selezione, revisione e pubblicazio-ne) non è abbastanza: l’informatiz-zazione del lavoro deve tener con-to di molti compiti aggiuntivi, co-me la scelta dei partner di lavoro,momento centrale del processoeditoriale. Molto spesso i prodottisoftware, chiamati online publish-ing systems, supportano soltanto lapresentazione web di un prodottodigitale e forniscono servizi di ri-cerca e indicizzazione. Sistemi diquesto tipo non sviluppano appie-no la possibilità di un’organizzazio-ne informatica del lavoro editorialein catene processuali.L’idea di workflow management, ogestione del processo editoriale,ha raggiunto una certa popolaritànel mondo della ricerca scientificae del commercio editoriale. Essapromuove il “modello processua-le” (workflow model) che consistenella “automazione dei processi dilavoro, interamente o in parte, nelcorso della quale le informazioni oi compiti siano passate da un atto-

Maria Chiara Perrimariachiara.perri@studenti.unipr.it

Il progettoEPRESS

Gestione del processo editoriale dei periodici online

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re all’altro per lavorare secondouna serie di regole procedurali”(Workflow Management Coalition,1996).Un processo consiste di una o piùattività, ognuna delle quali rappre-senta un lavoro da svolgere all’in-terno del processo. Il lavoro puòessere svolto dagli attori parteci-panti o da applicazioni informati-che. Il Workflow ManagementCoalition è un’organizzazione in-ternazionale fondata nel 1993 chesi propone di sviluppare e pro-muovere sistemi tecnologici a sup-porto del workflow model. Si defi-nisce Workflow Management Sys-tem (WfMS):

un sistema che definisce, crea e ge-stisce l’esecuzione di workflow at-traverso l’uso di software, coinvol-gendo uno o più motori di work-flow e che è in grado di interpreta-re definizioni di processo, interagirecon i partecipanti del workflow e,se richiesto, invocare l’uso di appli-cazioni e strumenti dell’informationtechnology (Rob Allen et al., Work-flow: an introduction, ).

I vantaggi del supporto WfMS so-no così sintetizzati:Incremento dell’efficienza: l’auto-mazione di molti processi forniscel’eliminazione dei passi non neces-sari; Migliore controllo del processo:mediante la standardizzazione deimetodi di lavoro e la disponibilitàdi strumenti di verifica;Flessibilità: il controllo del softwa-re sul processo di lavoro può es-sere programmato in base alle esi-genze.In tali sistemi risulta centrale ilruolo di presentazione, conserva-zione e condivisione della cono-scenza che nasce dalle forme diworkflow collaborativo. Le cono-scenze individuali, per essere utiliin un ambiente cooperativo, devo-no essere archiviate nel sistema econtenere meta-informazioni che

ne permettano il reperimento.Questo aspetto ha a che fare conquel filone di studi chiamatoKnowledge Management. I Workflow Management Systemssono realizzati come veri e propriprogrammi software (workflow en-gine) da installare sui computerdei collaboratori. Così come è ac-caduto per le intranet (che condi-vidono con gli WfMS il ruolo di in-termediazione dei flussi di infor-mazioni all’interno delle struttureproduttive) anche questi sistemipossono essere progettati senzal’utilizzo di protocolli proprietari.Molti vantaggi del workflow man-agement sono collegati soprattuttoall’utilizzo della rete Internet per ilmantenimento e l’organizzazionedei contatti. Questo tipo di usabili-tà risulta idonea al peculiare pro-cesso di pubblicazione online del-l’informazione scientifica, che uti-lizza un team editoriale vasto edisperso nello spazio.

2. EPRESS: un progettoper la gestione automatizzatadel processo editoriale

EPRESS (Electronic Publishing Re-source Service) è un progetto chenasce per facilitare l’amministrazio-ne del periodico fondato nel 1995,“Sociological Research Online”. Sipropone l’attuazione di un ambien-te software, accessibile on line, chefornisca servizi per ogni compitoeditoriale in vista della pubblica-zione elettronica. Il sistema è statoideato per il ciclo editoriale dellacomunicazione scientifica, checomprende la peer-review. I com-piti che EPRESS supporta possonoessere suddivisi in tre aree:1) Amministrazione del periodico:include la gestione dei testi dalmomento in cui vengono inviati,l’organizzazione del processo dipeer-review, il mantenimento deicontatti con lo staff editoriale di-sperso nello spazio.

2) Pubblicazione elettronica: in-clude la preparazione redazionaledell’articolo per la pubblicazione,la creazione di pagine di dati e dicontenuti e presentazioni web perle nuove uscite.3) Servizi digitali: elaborano emantengono un “valore aggiunto”per l’e-journal con la creazione didirectories, strumenti di indicizza-zione e ricerca, forum di discus-sione ecc.Il momento della distribuzione online vera e propria è stato postosin dall’inizio del progetto comeobiettivo minore. Il sistema puòsupportare la pubblicazione elet-tronica, ma si suppone che lamaggior parte dei periodici digita-li utilizzi l’ampia gamma di stru-menti disponibili in commercioper disporre di creazione e acces-so alle pubblicazioni. Il ruolo diEPRESS non è quindi quello di for-nire ulteriori software di program-mazione e accesso per documention line, ma di proporre soluzioniper l’amministrazione del cicloeditoriale. A differenza di moltiworkflow engine che necessitanod’installazione sul computer diogni utente, EPRESS è un sistemaconservato su un unico server (alSociological Department dellaUniversity of Surrey) ma è accessi-bile in ogni parte del mondo attra-verso il World Wide Web.2

EPRESS è, innanzi tutto, un siste-ma per la creazione e l’ammini-strazione di banche dati. Lo scopodelle sue principali banche dati,chiamati live web database inquanto accessibili e modificabili inlinea, non è solo archiviare i dati,ma soprattutto renderli disponibilia tutto il team editoriale. La bancadati principale del sistema, articledatabase, fornisce servizi automa-tici che consentono l’introduzionedei dati via web e il caricamentodei file relativi ad articoli e recen-sioni tramite FTP. Per ogni articoloinviato in redazione, i dati vengo-no ordinati in schede di metadata

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velocizza il processo ma diminui-sce le possibilità di errori umanifrequenti quando non c’è collega-mento fra le azioni.

Conclusioni

EPRESS è un progetto di Electron-ic Library Programme, questo hafatto sì che fosse sviluppato incollaborazione con altri program-mi editoriali dello stesso program-ma come “Internet Archaeology” e“Journal of Internet Law andTechnology”. I dettagli tecnici so-no stati discussi con lo staff diquesti periodici, sviluppati separa-tamente, in modo che risaltasseroi problemi comuni alle pubblica-zioni elettroniche. A mostrare unforte interesse per EPRESS sonosia le comunità di sviluppo dell’e-ditoria digitale, sia periodici scien-tifici che desiderano adottarlo (traquesti ci sono tradizionali editori astampa, editori di e-journal già af-fermati e società che desideranolanciare nuove pubblicazioni elet-troniche). Attualmente, il progettoEPRESS è terminato e tutti i dirittidi proprietà intellettuale apparten-gono alla University of Surrey.Questo può aver frenato l’adozio-ne del sistema tra gli editori priva-ti che, pur avendo mostrato ungrande interesse per EPRESS, nonhanno garanzie che esso sarà persempre disponibile sui server del-la University of Surrey e richiedo-no quindi un’installazione privatadel sistema. In fase di progettonon si era prevista una diffusionedel sistema in pacchetti distribui-bili ma il futuro di EPRESS potreb-be imboccare questa via: una vol-ta risolto il problema della pro-prietà intellettuale, il software po-trà essere ceduto agli editori e po-trebbe essere oggetto di nuovi in-vestimenti e sviluppi.Per motivi di riservatezza dei rap-porti commerciali, non è possibiledistribuire al pubblico la docu-

mentazione dei periodici privati ri-guardante l’adozione di EPRESS.Sono però disponibili alcuni datidel periodico “Sociological ResearchOnline”, per il quale EPRESS è sta-to progettato. Al momento dell’a-dozione di EPRESS, il periodicoaveva tre assistenti editoriali e do-veva affrontare problemi di ordineeconomico per assumere nuovopersonale e curarne la formazione.In seguito all’adozione di EPRESS,l’orario di lavoro dell’assistente edi-toriale è stato ridotto dal full-timerichiesto nel 1998 al part-time, eda tre giorni a settimana del 1999a due nel 2000. La diffusione di Internet nell’am-bito della comunicazione scienti-fica ha portato molti teorici a pro-spettare un superamento del mo-dello tradizionale di ciclo edito-riale. Nei nuovi scenari elaborati,la peer-review è stata ridotta a“retaggio dell’era Gutenberg” co-me fattore che frena lo sviluppodi archivi digitali accessibili gra-tuitamente a tutti, mentre i nuovimodelli di comunicazione dovreb-bero evolvere verso una maggio-re libertà di scelta degli studiosi eun feedback della qualità più ve-loce, completo e flessibile dellapeer-review (Odlyzko, 2003).Tuttavia, è rilevante notare che ilmaggiore sostenitore della “rivo-luzionaria” teoria dell’Open Access,Steven Harnad, si schiera a favoredella peer-review, necessaria agarantire pubblicazioni di qualità;per essa prospetta un perfeziona-mento grazie alle tecnologie in-formatiche, ma non l’eliminazione(Harnad, 2000).Il sistema EPRESS, che attua e in-tegra le potenzialità delle teorie diWorkflow Management e Know-ledge Management mettendole alservizio del ciclo editoriale, ri-sponde a questa esigenza ed è l’e-sempio concreto di come l’infor-matica possa davvero, al di là del-le utopie, migliorare anche i pro-cessi più “tradizionali”.

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(record) che permettono un facileaccesso, l’indicizzazione e la ricer-ca. Inoltre, ogni record contieneinformazioni sullo stato dell’artico-lo all’interno del ciclo editoriale.Le fasi del workflow sono segnateda un’icona il cui colore indica aquale attore del team editoriale èsottoposto il documento: l’arancio-ne significa che l’articolo è pressol’editor, il marrone presso i reviso-ri, il blu presso l’autore; rosso in-dica il rifiuto, il verde che l’artico-lo attende la pubblicazione oppu-re è già stato pubblicato.Non sono necessarie particolaricompetenze tecniche per compila-re e mantenere aggiornati i recorddei database di EPRESS. La funzio-ne Edit Record apre il record inmodalità Edit, che per ogni campoda compilare fornisce un web form.La documentazione fornita dal re-cord, oltre a mostrare i metadataindispensabili all’identificazionedell’articolo, ha come scopo prin-cipale la registrazione automaticadei contatti e dei rispettivi feed-back tra gli attori del team. Il siste-ma prevede una serie di azioni dicomunicazione indispensabili nelciclo editoriale e per ognuna for-nisce e-mail standard da inviareautomaticamente mediante EPRESS.Spedire un semplice promemoriaper una prossima pubblicazione atrenta o quaranta revisori potevarichiedere un’intera mattinata dilavoro, mentre col servizio auto-matico due click (uno per selezio-nare l’azione e l’altro per l’e-mail)bastano per inviare un messaggiopersonalizzato che include i detta-gli bibliografici dell’articolo. Anchese ormai tutti i service providerche forniscono il servizio di postaelettronica permettono di inviaree-mail standard, è ancora un pro-cesso lento dover ricercare le in-formazioni da differenti sezioni diun database per comporre varimessaggi, selezionarle, copiarle etrasferirle manualmente. L’approc-cio integrato di EPRESS non solo

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EPRESS – Electronic Publishing ResourceService Final report 2000, .E-Workflow – The workflow portal,.The Workflow Management Coalition,.EPRESS – Electronic Publishing ResourceService, ;.eLib: the Electronic Libraries Programme,.

Note

1 Il programma di finanziamento in-glese Electronic Libraries Programmeè accessibile all’indirizzo: .2 Progettato in linguaggio PERL, dynam-ic HTML e JavaScript, EPRESS possie-de un buon livello di standardizzazio-ne: è supportato da ogni web server egli utenti possono accedervi mediantele attuali versioni dei browser più co-muni, Netscape e Microsoft InternetExplorer.

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