Evoluzione tecnologica del sistema informativo comunale ... · 3 Caratteristiche generali e...

OFFERTA TECNICA ED ECONOMICA

Evoluzione tecnologica del s istema informativo comunale: passaggio del software Risorse Economiche

al la p iattaforma Web

Autore: Michele Brugnara Versione documento: 1.5

Data documento: 11 agosto 2009

© - Copyright DEDAGROUP SpA I marchi dei prodotti citati appartengono ai rispettivi fabbricanti

Comune di Montecatini Terme Pag. 1 di 34 Evoluzione tecnologica del sistema informativo contabile

Indice

1 Introduzione ................................................................................. 3

1.1 Sintesi del progetto_______________________________________ 3

1.2 Contesto e obiettivi_______________________________________ 3

1.3 Struttura del documento___________________________________ 4

2 Descrizione funzionale del sistema informatico contabile ............. 5

2.1 Struttura del sistema contabile integrato CiviliaWeb _____________ 5

2.2 Contabilità Finanziaria ____________________________________ 6 2.2.1 Bilancio __________________________________________________________ 6 2.2.2 Gestione ________________________________________________________ 10 2.2.3 Economato ______________________________________________________ 12 2.2.4 Mutui___________________________________________________________ 13 2.2.5 Albo beneficari ___________________________________________________ 14 2.2.6 Integrazione con Personale di Altri Fornitori_____________________________ 14 2.2.7 Retribuzioni e compensi ____________________________________________ 14 2.2.8 Liquidazioni ______________________________________________________ 14 2.2.9 IVA e Professionisti ________________________________________________ 15 2.2.10 Ciclo attivo ______________________________________________________ 15 2.2.11 Interrogazione dati finanziari ________________________________________ 15 2.2.12 Depositi cauzionali ________________________________________________ 16

2.3 Gestione Economica _____________________________________ 16 2.3.1 Registrazioni _____________________________________________________ 16 2.3.2 Prospetto di conciliazione ___________________________________________ 16 2.3.3 Conto economico e Stato patrimoniale _________________________________ 16

2.4 Ciclo passivo ___________________________________________ 16 2.4.1 Gestione Acquisti__________________________________________________ 17 2.4.2 Magazzini reali ___________________________________________________ 17 2.4.3 Vestiario (attualmente non disponibile) ________________________________ 17 2.4.4 Gare (attualmente non disponibile) ___________________________________ 18

2.5 Gestione del Patrimonio __________________________________ 18 2.5.1 Beni mobili ______________________________________________________ 18 2.5.2 Beni immobili ____________________________________________________ 18 2.5.3 Ammortamenti ___________________________________________________ 19

3 Caratteristiche generali e tecnologiche del sistema Civilia Web .. 20

3.1 Caratteristiche generali __________________________________ 20

3.2 Caratteristiche tecnologiche _______________________________ 22 3.2.1 Scelte tecnologiche ________________________________________________ 22 3.2.2 Architettura fisica _________________________________________________ 24 3.2.3 Riepilogo dei requisiti hardware e software _____________________________ 25 3.2.4 Installazione degli aggiornamenti software applicativo CiviliaWeb ____________ 26 3.2.5 Integrazione con software applicativi diversi ____________________________ 27 3.2.6 Integrazione con portali di comunicazione web __________________________ 27

3.3 Le referenze più significative del sistema CiviliaWeb Contabilità___ 27

4 Proposta di piano di progetto...................................................... 28

4.1 Descrizione ____________________________________________ 28

4.2 Ipotesi di piano di lavoro _________________________________ 28


4.3 Riepilogo dei servizi professionali di base ____________________ 31

4.4 Cronoprogramma – GANTT ________________________________ 32

5 Offerta economica....................................................................... 34


1 Introduzione

1.1 Sintesi del progetto

Il comune di Montecatini Terme intende far evolvere il proprio sistema informativo attraverso l’implementazione e l’utilizzo di un sistema, realizzato con tecnologia innovativa, nel quale si integrino la gestione della Contabilità finanziaria ed economico-patrimoniale e gli strumenti per la Pianificazione e il Controllo di Gestione. La presente proposta prevede il passaggio dal sistema client/server di Contabilità attualmente in uso al più evoluto sistema di gestione Civilia Web. Il progetto è stato sviluppato tenendo presente sia l’assetto informatico dell’Ente (dotazione hardware, etc), sia delle necessità emerse durante i vari colloqui avvenuti nei giorni scorsi con i referenti dell’Ente. In sintesi il progetto prevede:

• il passaggio al nuovo Sistema di gestione contabile CIVILIA WEB di DEDAGROUP;

• la relativa migrazione dei dati dall’attuale sistema alla nuova piattaforma; • la pianificazione delle varie attività tecniche e sistemistiche:

o consulenza o formazione o avviamento o assistenza

L’upgrade proposto comprende:

a) Licenze Software per la gestione della contabilità CIVILIA WEB; b) Servizio migrazione dati dall’attuale al nuovo Sistema proposto; c) Servizi di installazione, formazione, supporto all’avviamento; d) Canone di manutenzione annuo.

1.2 Contesto e obiettivi

Contesto La presente proposta tiene conto dei seguenti elementi:

a) il nuovo sistema informatico per la Contabilità e il Controllo di Gestione deve essere installato presso il Palazzo Comunale dell’Ente. Le stazioni di lavoro sono dislocate in parte presso la sede centrale e in parte presso sedi decentrate, collegate con connessioni performanti (fibra ottica);

b) il nuovo sistema dovrà operare nell’ambiente tecnologico già definito e dovrà

quindi essere compatibile con le risorse informatiche esistenti; la presente


proposta non include fornitura di hardware, sistema operativo e software di ambiente (RDBMS Oracle) in quanto componenti già presenti;

c) nell’ambito Contabilità gli utenti che si occupano della gestione sono circa 20,

mentre gli utenti che operano in consultazione sono, nel complesso dell’Ente, circa 180. La proposta di infrastruttura tecnologica tiene conto di questo dimensionamento;

d) esiste attualmente un livello definito di integrazione tra software di contabilità e

altri software gestionali utilizzati presso l’Ente. Il nuovo sistema informatico integrato è predisposto per consentire questa interoperabilità. Viene garantita, in particolare, l’integrazione con l’applicativo Civilia Open Risorse Umane in ambiente client/server;

e) al fine della sola consultazione degli eventuali dati storici non convertiti

(esempio: dati contabili anno 2001 e precedenti), si garantisce che dopo l’avvio in esercizio di CiviliaWeb rimarrà comunque accessibile agli utenti l’applicativo Contabilità CiviliaOpen. Si garantisce che ciò è compatibile con l’attuale dotazione hardware dell’Ente in termini di performance.

Obiettivi Con la messa in esercizio del nuovo sistema l’Ente si pone i seguenti obiettivi:

- disporre di un sistema applicativo tecnologicamente evoluto - disporre di un sistema con un livello alto di integrazione fra le applicazioni - disporre di un sistema con performances migliori - consentire l’accesso degli utenti al sistema via browser - velocizzare le operazioni di aggiornamento software.

Relativamente ai tempi di progetto, si ipotizza una distribuzione delle attività sull’arco di circa un anno: a settembre 2009 viene predisposto con Civilia Web il progetto di Bilancio 2010 (inizio attività di formazione), ad inizio gennaio 2010 viene messo in esercizio il Sistema Contabile con i moduli base, entro marzo 2010 viene completata la fornitura con l’attivazione di tutti i moduli interessati.

1.3 Struttura del documento

Il presente documento ha lo scopo di illustrare l’ipotesi progettuale di evoluzione del sistema informatico contabile integrato presso il Comune di Montecatini Terme. In particolare vengono presentare le proposte sia di tipo tecnico sia di carattere economico per la fornitura di un sistema software integrato per la Contabilità Finanziaria ed Economico-Patrimoniale. Il documento è strutturato nelle seguenti sezioni:

1) introduzione 2) descrizione funzionale del sistema informatico contabile integrato 3) caratteristiche generali e tecnologiche del sistema CiviliaWeb 4) proposta di piano delle attività per l’avviamento del sistema 5) offerta economica.


2 Descrizione funzionale del sistema informatico contabile

In questo capitolo viene fornita una breve descrizione delle funzionalità del Sistema Informatico Contabile “Civilia”. Il software applicativo fa parte della suite Civilia, progettata da DEDAGROUP per la gestione integrata dei servizi tipici dell’Ente Pubblico (contabilità, Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi, ecc.).

2.1 Struttura del sistema contabile integrato CiviliaWeb

Il sistema contabile CiviliaWeb rappresenta il risultato dell’integrazione nativa tra i diversi moduli che la compongono, ovvero i seguenti moduli principali:

• Contabilità finanziaria • Contabilità economica • Patrimonio.

Questi moduli condividono le entità fondamentali su cui si basa l’intera architettura logico-funzionale:

• Destinazioni, ovvero le unità organizzative in cui scomporre l’Ente, la struttura.

• Nature, ovvero i fattori produttivi impiegati, le risorse. • Programmi, ovvero gli obiettivi programmatici dell’amministrazione, di

rilevanza essenzialmente contabile, e riclassificabili nella Relazione Previsionale e Programmatica, il fine.

Il sistema consente di adeguarsi a qualunque struttura organizzativa, dalla più semplice alla più complessa, e permette:

• l’uso della sola contabilità finanziaria, oppure della contabilità finanziaria e

dalla contabilità economica in maniera contemporanea ed integrata; • di raggiungere il grado di analisi desiderato nelle rilevazioni contabili; • di sfruttare l’integrazione fra i vari moduli che compongono il sistema in modo

da evitare la ridondanza di informazioni ed agevolare l’inserimento dei dati da parte dell’utente;

• di limitare errori in registrazioni contabili, attraverso un uso guidato e automatizzato nell’inserimento dei dati, mediante l’utilizzo di sistemi di controllo che rilevano on-line eventuali incongruenze.

Nel dettaglio, CiviliaWeb si compone dei seguenti moduli:

• Contabilità Finanziaria: o Bilancio

� Previsione e Relazione previsionale programmatica � Variazioni � Consuntivo ed Esportazione per Corte dei conti � Patto di stabilità

o Gestione � Gestione entrate/spese


� Esportazione ordinativi per il Tesoriere � Gestione Soggetti (Clienti e Fornitori) � SIOPE

o Economato � Rilevazioni di cassa, buoni e anticipi � Riscossioni e versamenti � Agenti contabili

o Mutui o Albo beneficiari o Retribuzioni e compensi o Liquidazione o Iva e Professionisti o Ciclo attivo o Interrogazioni o Depositi cauzionali

• Gestione Economica o Registrazioni Extracontabili o Prospetto di conciliazione o Conto Economico e Stato patrimoniale

• Ciclo passivo o Gestione Acquisti o Magazzini reali o Vestiario o Gare

• Gestione Patrimonio o Beni mobili o Beni immobili

2.2 Contabilità Finanziaria

2.2.1 Bilancio

2.2.1.1 Bilancio di previsione e Relazione previsionale programmatica

La formulazione del Bilancio di Previsione, del PEG e del Bilancio Pluriennale derivano in automatico dalla formulazione del budget analitico. La struttura del Budget è basata sulla combinazione dei seguenti elementi:

� Programma � Destinazione � Natura � Capitolo � Vincolo

Capitoli Nella parte definita di anagrafica di ogni capitolo è presente la relativa classificazione di bilancio, che tuttavia non rappresenta l’unico criterio utilizzato in CiviliaWeb.


Sono infatti possibili riclassificazioni libere che consentono all’utente di effettuare analisi finanziarie trasversali per molteplici esigenze. Sempre nell’anagrafica è possibile visualizzare il castelletto degli importi, che riepiloga tutte le movimentazioni inerenti il capitolo, sia in competenza sia a residuo. Formulazione del Budget

Il processo di formulazione del budget può nascere alternativamente dall’inserimento dei valori per Destinazione, per Natura, per Programma, per Responsabile, per Vincolo, per Classificazione di bilancio ed ovviamente per singolo Capitolo. In particolare ogni capitolo, assegnato ad un solo responsabile, può essere collegato a più programmi, a più vincoli, e a tutte le altre entità che costituiscono la struttura del budget. Dalla struttura così concepita derivano alcune importanti conseguenze:

• Riduzione del numero dei capitoli. Lo stanziamento previsto di ogni singolo capitolo può essere visto come il risultato (la somma) degli stanziamenti delle singole righe di budget relative a quel capitolo. L’analisi della struttura del bilancio può pertanto essere demandata ai singoli dettagli che confluiscono nello stanziamento globale del capitolo (appunto l’articolazione del budget), riducendo il numero complessivo dei capitoli, ma incrementando secondo le necessità l’articolazione al loro interno.

• Possibilità di strutturare Budget sintetici. Al fine di evitare una eccessiva articolazione, il sistema consente di predisporre il Budget ad un livello di dettaglio minore del livello consentito dalla struttura impostata; è possibile ad esempio prevedere uno stanziamento per un capitolo sulla natura “acquisti di beni di consumo” e, a consuntivo, imputare per il dettaglio di quella natura di budget, ad esempio “acquisti di cancelleria” oppure “acquisti di materiale informatico”.

• Riduzione variazioni PEG L’architettura applicativa descritta permette di considerare il capitolo come un contenitore molto ampio al cui interno l’articolazione può raggiungere il grado di complessità richiesto dalle modalità operative dell’Ente; aggiungendo a queste funzionalità la gestione delle posizioni organizzative, l’attribuzione delle risorse finanziarie, e l’eventuale successivo spostamento, possono diventare una procedura interamente affidata al singolo responsabile. Il risultato più evidente è la riduzione dei provvedimenti che altrimenti dovrebbero necessariamente transitare attraverso la Giunta (variazioni di PEG), e l’aumento dell’autonomia operativa del responsabile stesso. Al fine di permettere all’operatore il massimo controllo sulle impostazioni, è disponibile un ampio ed esaustivo set di reportistiche; per questo motivo il sistema prevede e consente di stampare la situazione del budget per ognuna delle dimensioni precedentemente menzionate. E’ opportuno sottolineare che la struttura del budget nasce per essere gestita anche in maniera decentrata.


Senza voler entrare in questo paragrafo nel dettaglio della profilazione dei privilegi d’accesso, è sufficiente dire che il sistema consente il filtro dei dati che un determinato utente può gestire; l’abilitazione di un utente ad una determinata funzionalità permette inoltre di accedere o meno alla funzionalità stessa. Con questi principi il sistema consente agli utenti decentrati (ad esempio il responsabile di un Centro di costo) di accedere in sede di preparazione del Progetto di Bilancio solo ai propri dati. CiviliaWeb effettua inoltre una distinzione tra il budget proposto ed il budget confermato; seguendo l’ipotesi di un Budget cooperativo, si può pensare che gli uffici decentrati valorizzino la propria parte di stanziamenti (che è appunto il Budget proposto), che sarà successivamente visionato, ed eventualmente modificato da un utente ‘centrale’, presumibilmente il responsabile dei servizi finanziari. Quando gli stanziamenti diventano definitivi, il Budget confermato costituirà il dettaglio analitico del Bilancio di Previsione. Una volta predisposti gli stanziamenti a budget, questi vengono fatti confluire automaticamente nei capitoli e di conseguenza nel PEG, e da questo al Bilancio di Previsione. L’orizzonte temporale della struttura è rappresentato dal Bilancio Pluriennale; gli stanziamenti, strutturati come descritto nel paragrafo relativo al Budget, relativi all’esercizio successivo possono essere riportati automaticamente sugli esercizi futuri. Il sistema consente il riporto globale o parziale, con la percentuale di incremento desiderata; è ovviamente possibile intervenire manualmente per modificare secondo le necessità gli importi. Qualora non si desiderino apportare modifiche sostanziali alla struttura creata nell’esercizio precedente, che ha portato alla predisposizione del Bilancio di Previsione e del Bilancio Pluriennale, è inoltre possibile di anno in anno, all’apertura del Progetto di bilancio, ricreare il Budget con le stesse caratteristiche strutturali ed anche, volendo, con gli stessi importi di quello precedente. La funzione va intesa come un utility che permette una notevole diminuzione dei carichi di lavoro dell’utente, consentendo di focalizzare sulla modifica degli importi laddove ritenuto opportuno. Le impostazioni che vengono effettuate dall’utente in sede di predisposizione del Progetto di Bilancio consentono di ottenere in maniera automatica tutte le stampe relative agli allegati obbligatori previsti dalla normativa. Relazione Previsionale e Programmatica

Un discorso a parte merita la Relazione Previsionale e Programmatica, documento che raccorda gli indirizzi programmatici dell’Amministrazione con le risorse disponibili nel periodo. Caratteristica della RPP è di contenere dati contabili, statistici, parti testuali; è importante sottolineare che CiviliaWeb:

• attinge automaticamente dagli archivi i dati contabili (siano essi riferiti ad anni passati o futuri), valorizzando direttamente i quadri in cui si dividono le sezioni della relazione;

• consente l’inserimento dei dati statistici direttamente in procedura dove sono archiviati e riportati nelle stampe relative alle sezioni corrispondenti;

• consente l’inserimento di testi che sono memorizzati in documenti di formato rtf, pertanto di ampiezza e formattazione adeguati a qualunque esigenza;


• permette la creazione di un documento unico costituito da tutte le sezione di cui si compone l’RPP. Il documento prodotto può essere facilmente modificato in ogni sua parte.

Posizioni organizzative

Successivamente all’approvazione del bilancio di previsione è possibile attribuire alle Posizioni organizzative una parte (o la totalità) dello stanziamento di un capitolo che formalmente è assegnato al responsabile di capitolo. Viene evidenziata la disponibilità residua nel castelletto del capitolo, e i singoli castelletti delle singole posizioni organizzative riportano la situazione contabile nei vari dettagli.

2.2.1.2 Variazioni di bilancio

Seguendo la stessa logica della creazione del budget/bilancio, vengono gestite le variazioni. Queste vengono inizialmente proposte e, dopo gli opportuni controlli contabili effettuati dal sistema, possono essere approvate. E’ la fase di approvazione che modifica gli stanziamenti del capitolo. Nel castelletto del capitolo vengono evidenziate anche le variazioni in corso non ancora approvate. Il sistema gestisce variazioni di:

• Budget • Peg • Bilancio

Le variazioni di Budget permettono di tenere memoria nella base dati anche delle singole modifiche di Budget che non hanno visibilità a livello di Peg, ma che causano mutamenti solo nella composizione finanziaria del capitolo.

2.2.1.3 Consuntivo ed Esportazione per la Corte dei Conti

Nella gestione consuntivo trovano collocazione tutte le attività che portano alla rappresentazione del risultato della gestione finanziaria e che si traducono nella produzione delle seguenti stampe previste dalla normativa:

• Conto di Bilancio • Utilizzo di contributi e trasferimenti da parte di organismi Comunitari ed

internazionali • Funzioni delegate dalla regione • Quadro generale riassuntivo, dei risultati differenziali, della gestione di

competenza, della gestione finanziaria • Riepilogo generale, di classificazione delle spese • Indicatori finanziari ed economici generali • Servizi a domanda individuale • Servizi diversi • Servizi indispensabili • Servizi gestiti in economia • Tasso di smaltimento dei residui (per la compilazione del referto del

Controllo di Gestione).

I dati di consuntivo così determinati possono poi essere inviati alla corte dei conti tramite predisposizione dei file XML previsti.


2.2.1.4 Patto di stabilità

CiviliaWeb gestisce il calcolo ed il monitoraggio degli obiettivi programmatici del patto di stabilità. Le voci ed i criteri di calcolo utilizzati dall’applicazione sono quelli indicati nella Circolare MEF n. 8 del 17 febbraio 2006 e successivi aggiornamenti. In particolare alcune voci sono individuate direttamente dalla classificazione di bilancio dei capitoli, mentre per altre si rende necessario il collegamento manuale della voce con il capitolo di bilancio che si vuol far rientrare in quella voce. I valori calcolati dall’applicazione possono essere modificati dall’utente (ad esclusione delle voci corrispondenti a percentuali o formule di calcolo). Gli importi sono espressi in centesimi, ma le stampe prevedono sia l’esposizione in centesimi che in migliaia di euro. Con la conferma obiettivo vengono fissati gli obiettivi ed i valori non saranno più modificabili. Dopo aver confermato l’obiettivo annuale è possibile procedere con la definizione degli obiettivi periodici per i vari trimestri. I valori dovranno essere inseriti manualmente dall’utente. Questa gestione è costruita in modo tale da poter essere personalizzata di anno in anno per seguire il cambiamento delle regole di definizione e calcolo stabilite dagli aggiornamenti normativi. 2.2.2 Gestione

2.2.2.1 Gestione entrate/spese

La Gestione contabile è realizzata nel rispetto del Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali del 18 agosto 2000 e delle successive modifiche. Impegni/accertamenti: Una prima distinzione operata da CiviliaWeb è quella tra impegno a consuntivo e impegno corrente. La prima funzionalità viene utilizzata nella fase di rideterminazione dei residui, ovvero nel periodo che intercorre tra l’apertura dell’esercizio finanziario e l’approvazione del consuntivo. Il sistema consente infatti, collegandosi all’anno corrente, di effettuare variazioni di impegno nell’anno precedente, allineando contemporaneamente i due esercizi. All’approvazione del consuntivo la funzionalità viene disabilitata per evitare incongruità nella base dati. La seconda funzionalità viene utilizzata per la gestione degli impegni correnti che possono essere riferiti a capitoli o, se gestite, a Posizioni organizzative. E’ prevista la possibilità di inserire impegni di tipo fondo che possono essere successivamente dettagliati in sottoimpegni. La procedura permette l’inserimento dei sottoimpegni, senza limiti di numero, fino all’esaurimento della disponibilità del fondo. Nell’ambito dell’inserimento, l’impegno viene imputato anche all’unità elementare di budget (rappresentata dalla riga di budget definita con l’approvazione del bilancio) per


consentire una rappresentazione analitica dell’impegnato per Centro di Costo e Programma/Progetto. (Consuntivazione finanziaria) Analogamente per il vincolo, se imputato, viene monitorato mediante reportistiche in grado di presentare la situazione contabile del vincolo stesso (impegnato / accertato e pagato/riscosso) ed i relativi saldi. L’impegno può essere inoltre collegato ad un’opera, completa del codice CUP, al fine di ottenere la scheda finanziaria dell’opera ed al fine di produrre in modo automatico il prospetto “Elenco Opere pubbliche non realizzate” previsto dalla RPP. Sull’impegno è inoltre possibile specificare il periodo di competenza e il valore relativo alle “Altre rettifiche”, al fine di ottenere la compilazione automatica delle colonne Ratei\Riconti e Altre Rettifiche del prospetto di conciliazione. Con analoghe specifiche, dalla gestione impegno corrente, è possibile creare impegni ed accertamenti pluriennali. In fase di emissione dell’impegno, il sistema consente di stampare direttamente il relativo certificato; in alternativa il report può essere prodotto da un menù separato. Gestione Documenti

Punto focale del sistema è rappresentato dalla gestione dei documenti di entrata e spesa, mediante questa gestione viene alimentata:

• la contabilità generale (tramite la scrittura in prima nota), • la contabilità analitica (Consuntivazione economica), • la contabilità IVA, • la contabilità dei professionisti (dati fiscali/previdenziali), • la finanziaria (tramite il collegamento ad uno o più impegni e codici Siope) • l’albo dei beneficiari.

Un sistema di semafori evidenzia le parti del documento che non sono state correttamente o completamente compilate; la procedura infatti consente l’alimentazione parziale ed asincrona delle singole componenti, anche da operatori diversi (Es. i dati finanziari - Uff. Ragioneria e quelli relativi alla contabilità economica - Uff. Co.Ge.). I documenti di entrata/spesa si dividono in diverse tipologie e sono collegati a tutti gli aspetti della procedura quali:

• Economato • Ciclo passivo (ordini) • Ciclo attivo (emissione di fatture attive) • Cespiti • Liquidazioni

Nell’ambito della recente introduzione del codice Siope, il sistema consente di collegare, all’interno dei dati finanziari, da 1 ad n codici gestionali per ogni impegno su cui è suddivisa la nota; i codici sono poi ereditati automaticamente dalla fase del mandato. Tra le funzionalità più importanti si possono menzionare:


• Controlli che impediscano il caricamento di una stessa nota ad uno stesso fornitore

• Gestione dello scadenziario fatture tramite apposita reportistica di controllo • Individuazione della nota per ufficio • Controllo contabile in caso di pagamenti frazionati • In generale, ampie possibilità di ricerca dei documenti.

2.2.2.2 Esportazione ordinativi per il Tesoriere

L’ordinativo di pagamento (mandato) consente il pagamento di tutti i documenti collegati ad un impegno e che sono stati selezionati dall’operatore. Genera in automatico, per i documenti con ritenute, gli ordinativi di riscossione relativi alle ritenute fiscali e previdenziali. E’ possibile annullare un ordinativo e riemetterlo utilizzando lo stesso numero. E’ prevista l’esportazione degli ordinativi al tesoriere secondo il Tracciato standard ABI e interfacciandosi verso procedure esterne di mandato informatico e firma digitale.

2.2.2.3 Gestione Soggetti

CiviliaWeb distingue i soggetti tra persone fisiche e persone giuridiche. Il sistema consente di memorizzare tutti dati anagrafici del soggetto, inoltre prevede la possibilità di specificare altri dati aggiuntivi tra cui telefono ed e-mail, le modalità di pagamento e gli indirizzi. Possono altresì essere impostate le aliquote per le ritenute, il registro e l’aliquota IVA, ed i conti di credito/debito e costo/ricavo che la procedura può attribuire in automatico per tutte le rilevazioni economiche riferite allo specifico nominativo.

2.2.2.4 SIOPE

CiviliaWeb consente di attribuire il codice Siope già dal capitolo, effettuando controlli di congruenza con la voce economica. ‘A valle’ il codice può essere attribuito sia sull’impegno, sia sul documento di entrata o di spesa, sia sugli ordinativi di riscossione e sui mandati di pgamento, verificando la corrispondenza con le impostazioni effettuate ‘a monte’. 2.2.3 Economato

2.2.3.1 Rilevazioni di cassa

Il sistema consente la gestione contemporanea di più casse economali; in sede di login nel sistema è necessario indicare a quale cassa l’utente intende collegarsi. A tal proposito è anche possibile in via preventiva associare l’utente utilizzatore alla cassa di competenza in modo da automatizzare anche il collegamento iniziale. Ogni cassa gestisce un proprio fondo economale che prevede le seguenti operazioni:

• Costituzione fondo iniziale • Variazione del fondo • Restituzione del fondo • Ordinativi Reintegro rimborso (Buoni economali).


All’interno di ogni singola cassa è possibile gestire movimenti di tipo diverso (cassa, banca, valuta estera). Tutte le funzionalità sono strettamente integrate con la gestione della contabilità finanziaria. Il sistema gestisce inoltre:

• l’emissione dei buoni economali • l’emissione di anticipi con possibilità di “regolarizzazione tramite buono” o

“restituzione completa” • collegamento al buono di una o più note di spesa; in questa fase viene

realizzata l’integrazione con il modulo iva e con il modulo della contabilità economica

• collegamento uno o pià impegni • l’emissione automatica dei mandati di rimborso per permettere il reintegro

del fondo economale • la rendicontazione giornaliera della distinta di cassa • stampa del prospetto Anticipazione piccole spese (da allegare al conto di

bilancio).

2.2.3.2 Riscossioni e versamenti

Anche per la gestione delle riscossioni, il sistema consente la gestione contemporanea di più casse economali. E’ possibile registrare una riscossione mediante la creazione di una Ricevuta o di una Fattura. Tutti gli elementi della riscossione alimentano anche le parte Finanziaria, Economica e Fiscale (IVA). E’ prevista la creazione automatica degli Ordinativi di Incasso, nel momento del versamento delle riscossioni. I movimenti di riscossione alimentano la stampa “Riepilogo Riscossioni” da allegare al Conto di bilancio.

2.2.3.3 Agenti contabili

Il sistema permette l’individuazione degli Agenti contabili, permettendo la rendicontazione dei titoli azionari e delle riscossioni. Questa gestione consente la produzione degli allegati di legge al conto di bilancio (Conto del consegnatario di azioni e Conto delle riscossioni). 2.2.4 Mutui Il modulo Mutui prevede la gestione dei mutui che l’Ente ha già stipulato o che ha intenzione di stipulare. Sono gestiti sia i mutui a tasso fisso che i mutui a tasso variabile con il calcolo automatico del piano di ammortamento ed il ricalcolo nel caso di cambio del tasso di interesse. Il calcolo del piano di ammortamento è attualemente basato su due sistemi:

• sistema francese (a rata costante) • sistema italiano (a capitale costante).

La procedura permette:


• il collegamento dei mutui al Bilancio, attraverso il capitolo e l’associazione con l’entità elementare di Budget (singola riga di Budget);

• la ripartizione del singolo mutuo su più elementi di Bilancio attraverso l’uso di percentuali;

• il calcolo e la registrazione in automatico degli stanziamenti di bilancio necessari per il pagamento delle rate, in fase di stesura Bilancio di Previsione;

• creazione automatica degli impegni e dei mandati per il pagamento delle rate;

• creazione automatica delle registrazioni in prima nota mediante l’utilizzo di causali contabili.

Le stampe disponibili nella procedura sono:

• Allegati al bilancio di previsione • Allegati al bilancio di previsione – per capitolo • Anagrafica dei mutui • Piano d’ammortamento • Associazione Mutui - Capitoli • Stampa di controllo creazione impegni.

2.2.5 Albo beneficari Il sistema attinge dai documenti di spesa pagati le informazioni per la redazione della stampa dell’ “Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica”. Inoltre la procedura fornisce a corredo della stampa ufficiale altri report di controllo. 2.2.6 Integrazione con Personale di Altri Fornitori Il sistema si interfaccia con il modulo Gestione del Personale di Altri Fornitori. Sono previste le funzionalità per importare i dati relativi a retribuzioni e compensi. 2.2.7 Retribuzioni e compensi Inoltre, nel modulo retribuzioni e compensi, viene data la possibilità di interfacciarsi con altre procedure esterne di gestione economica del personale. Il sistema accetta dati su tracciato record predefinito, e una volta importati nella base dati, ne consente la modifica e l’eventuale completamento; al termine di questa fase la procedura contabilizza in automatico i movimenti (ordinativi di incasso e pagamento) relativi. 2.2.8 Liquidazioni Il modulo liquidazioni consente di raggruppare all’interno di un provvedimento di liquidazione i documenti spesa impegnati e non ancora liquidati/pagati. Una volta confermato il provvedimento è possibile emettere in automatico i mandati relativi ai documenti inseriti nella liquidazione.


2.2.9 IVA e Professionisti La procedura fornisce le stampe di controllo per il versamento mensile delle ritenute fiscali e previdenziali e dei contributi a carico dell’ente, rilevati dai documenti di spesa pagati nel periodo. Inoltre, produce la stampa delle “Certificazioni compensi assoggettati a ritenuta” ed estrae i dati per la predisposizione del modello 770 limitatamente ai redditi gestiti. La procedura gestisce le tipologie di reddito che non rientrano nella fattispecie di Reddito Dipendente e Reddito assimilato a Lavoro dipendete. Dalla gestione dei documenti vengono alimentati gli archivi relativi all’IVA. Il sistema consente di:

• stampare i registri acquisti, vendite, corrispettivi • determinare le liquidazioni periodiche per i singoli servizi • produrre report per la compilazione della dichiarazione annuale.

2.2.10 Ciclo attivo

La funzionalità si articola attraverso due fasi successive. Una prima fase cosiddetta di “Emissione” che prevede l’imputazione delle informazioni necessarie alla generazione del documento e che sono suddivise in: Dati di testata:

• Cliente • Servizio • Registro IVA • Oggetto • Accertamento

Dati di dettaglio:

• Voce di fatturazione • Quantità • Unità di misura • Valore unitario

I dati inseriti creano un documento in stato “provvisorio” visibile dalla gestione finanziaria, ma che non può essere inserito in ordinativi di riscossione. La seconda fase di “Conferma” consiste in un cambio di stato da “Provvisorio” a “Definitivo”; da questo momento il documento è Ufficiale, non più modificabile ed inseribile in ordinativi di riscossione. Tra le funzionalità principali si possono menzionare:

• Creazione “Modelli” di fatture per i casi ricorrenti • Attribuzione automatica della numerazione • Inserimento contestuale e automatico nella gestione documenti della finanziaria • Integrazione automatica con gestione IVA.

Il sistema consente di inserire nella stampa il Logo ufficiale dell’ente. 2.2.11 Interrogazione dati finanziari

CiviliaWeb offre un modulo completo per le interrogazioni; questo consente, a partire da qualunque elemento selezionato, di ricostruire ed individuare tutte le entità collegate, visualizzandone le schede di dettaglio dove vengono riportati tutti i dati specifici dell’elemento selezionato.


2.2.12 Depositi cauzionali

Il sistema gestisce la problematica dei dopositi cauzionali, dando la possibilità di gestire ogni inserimento, variazione e restituzione. La gestione è collegata direttamente con la finanziaria, e questo permette la creazione automatica e contemporanea di accertamenti e impegni in partite di giro, ordinativi di incasso e mandati di pagamento.

2.3 Gestione Economica

La contabilità economica si fonda su un unico piano dei conti articolato in livelli potenzialmente infiniti. 2.3.1 Registrazioni Le scritture di partita doppia derivano dai diversi eventi:

• Documenti: valorizzati direttamente dalle informazioni impostate nel fornitore; oppure in maniera automatica attraverso l’utilizzo di causali contabili; oppure eseguendo in maniera manuale la registrazione.

• Ordinativi: in sede di pagamenti\riscossioni, il sistema effettua automaticamente lo storno delle Partite con la natura Tesoreria.

• Extracontabili: il sistema permette inoltre di inserire scritture extracontabili di rettifica.

2.3.2 Prospetto di conciliazione Il sistema produce automaticamente il prospetto di conciliazione basandosi sui dati di contabilità finanziaria ed economica. I dati finanziari sono calcolati in base ad impegni ed accertamenti, mentre i dati economici sono rilevati dallo stato patrimoniale ed dal conto economico precedentemente elaborato. I valori calcolati possono comunque essere modificati liberamente. 2.3.3 Conto economico e Stato patrimoniale Partendo dalla valorizzazione della partita doppia il sistema estrae tutti i dati che compongono lo stato patrimoniale ed il conto economico. valori calcolati possono comunque essere modificati liberamente.

2.4 Ciclo passivo

Le funzioni previste nel ciclo passivo comprendono tutte le attività per la corretta gestione di acquisizione e amministrazione di beni e servizi.


2.4.1 Gestione Acquisti Il sistema consente di gestire il ciclo passivo di acquisto in tutte le sue fasi, ovvero dal momento dell’inserimento, all’evasione finale. La gestione ordini si integra con la gestione del magazzino. Il flusso informativo può iniziare con la richiesta di acquisto interna od esterna (con possibilità di trasformazione in ordine) o tramite ordine diretto. In entrambi i casi la procedura prevede con opportuni strumenti di agevolazione l’inserimento o l’aggiornamento di informazioni fondamentali quali il fornitore, il centro di costo richiedente e centro di costo ricevitore degli articoli, gli articoli, le quantità, i prezzi, il collegamento ad uno o più impegni, il collegamento ad eventuali allegati e l’indicazione ove necessaria di altre informazioni a compendio quali tempi di consegna, trasporto, imballo, luogo di consegna e garanzia. L’evasione avviene al ricevimento della merce o al ricevimento della fattura. Se l’evasione avviene attraverso una bolla di carico allora i dati andranno ad alimentare la gestione dei magazzini reali. Una apposita funzione prevede o la possibilità di abbinare all’ordine la fattura ricevuta o di inserire ex novo in contabilità la fattura e contestualmente abbinarla all’ordine. In entrambi i casi il sistema prevede meccanismi di utilità e di controllo per il reperimento delle informazioni già presenti nel sistema al fine di agevolare l’operato dell’utente. Nella fase di fatturazione dell’ordine è previsto il collegamento con la contabilità economica attraverso di reperimento delle nature di costo (legate agli articoli) e di debito (legata al fornitore o indicata nelle impostazioni preliminari). L’integrazione della struttura applicativa consente di sfruttare tutti i controlli e le peculiarità previste per i singoli moduli. Ad esempio nel caso di collegamento dell’impegno all’ordine viene verificata la capienza dell’impegno stesso ed eventualmente bloccato il processo, oppure in caso di inserimento della fattura viene bloccata l’eventuale duplicazione (in caso di precedente inserimento); se viene inserita una fattura da modulo ordini, automaticamente viene impostata la parte IVA in maniera del tutto analoga alla gestione che non transita da ordini. 2.4.2 Magazzini reali Il sistema gestisce tutte le movimentazioni di magazzino, completamente integrato con la gestione Ordini. Tra le funzionalità più importanti si possono menzionare:

• Movimenti di carico • Movimenti di scarico • Movimenti di Trasferimento da magazzino • Richieste di prelievo a Magazzino • Valorizzazione delle rimanenze: (Costo d’Acquisto, Costo, LI.FO, FI.FO , Valore

di mercato, Costo standard) • Gestione delle movimentazioni per lotti e relative scadenze • Organizzazione dei magazzini in logistica • Rilevazioni inventario reale con rettifica automatica all’inventario contabile.

2.4.3 Vestiario (attualmente non disponibile) La gestione del vestiario permette il coordinamento delle fasi di approvvigionamento e di distribuzione di esso.


Questa funzione è strettamente e direttamente collegata alla gestione dei magazzini reali, alle richieste di acquisto e agli ordini al fornitore. 2.4.4 Gare (attualmente non disponibile) La gestione delle gare permette di predisporre, monitorare ed aggiudicare gare per la fornitura di beni e servizi all’ente. Il modulo è strettamente collegato all’anagrafica degli Articoli ed alla gestione degli ordini; quest’ultima, in caso di aggiudicazione della gara, potrà attingere direttamente dal listino degli articoli aggiudicati.

2.5 Gestione del Patrimonio

Integrata con la contabilità finanziaria economica ed analitica, anche ai fini della predisposizione del conto del patrimonio e del rendiconto di gestione, la procedura gestisce i beni mobili ed immobili. 2.5.1 Beni mobili Tutti gli aspetti della gestione dei beni mobili sono contemplati dal sistema. La gestione dei beni mobili è separata da quelle degli immobili ma si integra andando ad attribuire la dislocazione dei primi all’interno dei secondi. Il sistema rende possibile la gestione degll’inventariazione classificando i beni in termini di:

• Dislocazione (Associazione a Beni immobili e strutture) • classificazione finanziaria (Destinazioni, Consegnatari) • classificazione economica (Nature dello stato patrimoniale) • classificazioni personalizzate.

La valorizzazione economica del bene avviene attraverso il collegamento e l’acquisizione dei dati da documento di spesa o da ordine. I provvedimenti di alienazione possono essere fatti in maniera massiva e viene data la possibilita di collegamento finanziario (Documento di Entrata) e collegamento economico (Calcolo della Minusvalenza o Plusvalenza). Per agevolare la gestione sono state previste multiple di beni mobili reppresentate da:

• Copia intormazioni del bene in tutto o in parte • Sposta • Cambio consegnatario e subconsegnatario • Provvedimenti di alienazione • Ricognizioni.

Sono previste tutte le stampe richieste come allegati al conto di bilancio, i verbali di carico e alienazione ed altre più specifiche. 2.5.2 Beni immobili L’aspetto finanziario della gestione dei beni immobili dell’ente è considerato in tutti i sui aspetti dal sistema.


I beni vengono soddivisi tra Fabbricati, Terreni e Altri beni demaniali; questa suddivisione permette una gestione diversificata delle informazioni. Contestualmente i beni possono essere poi raccordati in Complessi immobiliari che prevedono il raccordo tra le tre tipologie. In sintesi, il modulo gestisce le seguenti principali informazioni:

• Anagrafica • Dati catastali • Dati urbanistici • Dati storici di acquisizione e vincoli • Dati contabili (Rilevazioni iniziali, Acquisti, Manautenzioni straordinarie,

Donazioni, ecc.) • Dati ammortamento • Dati specifici • Riferimenti al bilancio Finanziario (Funzioni e Servizi) • Riferimenti al bilancio Analitico (Destinazioni) • Riferimenti al piano delle opere pubbliche.

Al fine di avere un quadro generale dei fabbricati, unitamente alla gestione patrimoniale, sono state abbinate anche:

• Gestione strutturale • Gestione delle manutenzioni ordinarie • Gestione assicurazioni • Gestione utenze.

La gestione strutturale, dove sono indicate in maniera dettagliata (piani, vani, ecc.) le strutture che compongnono il fabbricato, è strettamente integrata alla gestione delle ubicazioni dei beni mobili. Tra le funzioni specifiche del sistema possiamo menzionare:

• Alienazioni totali o parziali • Trasformazioni di categoria patrimoniale • Collaudi delle opere in corso.

2.5.3 Ammortamenti

Il sistema prevede il calcolo delle quote di ammortamento in maniera accertata. La base di calcolo dell’ammortamento è ogni singolo e distinto movimento contabile del bene; pertanto le manutenzioni straordinarie che valorizzano il bene in anni avvenire sono trattate singolarmente rispetto all’ammortamento del valore iniziale. La prima fase del calcolo è composta dalla simulazione totale o parziale, a seguire avvengono tutti i controlli e la conferma del medesimo. Prevede diversi tipi di calcolo, a seconda delle informazioni impostate nel singolo bene. I tipi di calcolo previsti sono quelli contemplati dalla legge:

• Normale • Ridotto • Anticipato • Diretto.

Possono essere fatti su base annua, mensile o giornaliera. Alla conferma del calcolo sono previste le scritture automatiche in contabilità economica.


3 Caratteristiche generali e tecnologiche del sistema Civilia Web

3.1 Caratteristiche generali

Civilia è la soluzione DEDAGROUP per la realizzazione del governo elettronico: una suite software che consente alla Pubblica Amministrazione di pianificare, gestire e controllare le proprie risorse e i propri processi, e di cooperare con le altre PA al fine di erogare con crescente efficienza servizi adeguati a migliorare la qualità della vita dei cittadini e la competitività delle imprese. L’erogazione di servizi in linea con le esigenze dei fruitori richiede di innovare le modalità di distribuzione dei servizi stessi, modernizzare i sistemi di riconoscimento dell’utente (Carta di Identità Elettronica, Carta Nazionale dei Servizi, firma digitale), incrementare i canali di accesso (Internet e non solo), un back office efficiente ed ottimizzato, comunicazioni efficienti fra le Amministrazioni e trasparenza verso l'esterno tramite una adeguata infrastruttura tecnologica. Di seguito sono schematizzate alcune caratteristiche generali che contraddistinguono il nostro Sistema CiviliaWeb: Modularità L’articolazione del sistema è modulare: i diversi moduli operativi possono essere resi operativi in momenti differenti, secono le esigenze dell’Ente. Multiutenza Qualsiasi applicazione è utilizzabile contemporaneamente da più utenti senza alcun vincolo od appesantimento del sistema. Operazioni in tempo reale Tutte le applicazioni operano in real-time, ciò significa che qualsiasi aggiornamento dei dati effettuato da un qualsiasi utente, purché autorizzato, comporta la disponibilità immediata del dato aggiornato a tutti gli altri utenti del sistema. Apertura La sua logica, che prescinde dalla struttura delle procedure applicative, è aperta a rispondere a qualsiasi richiesta d’informazione, limitando i vincoli alla sola presenza dei dati nel sistema. È quindi predisposto per potersi adeguare anche alle future richieste di informazioni da parte di Enti superiori. Interoperabilità Il sistema recepisce i più moderni standard per lo scambio di informazioni e interoperabilità con sistemi esterni quali flussi xml, trasformazioni xsl ed esposizione o richiamo di Web Services. Sicurezza e Riservatezza – Protezioni di accesso – Profili utente L’utilizzo di ogni procedura/funzione/sottofunzione è vincolato tramite un sofisticato sistema di sicurezza che consente o meno l’autorizzazione ad ogni singolo utente. Sono rispettati gli obblighi imposti dalla vigente normativa in materia di trattamento dei dati personali e di accesso al sistema.


Storicizzazione delle informazioni Il sistema permette la storicizzazio delle informazioni anagrafiche e dei dati tabellari relativi a natura, programmi e destinazioni. Usabilità dell’interfaccia utente Le applicazioni presentano un’interfaccia grafica intuitiva, snella, coerente e aderente agli standard di mercato. E’ stata posta particolare attenzione alla disposizione .. Sono stati adottati degli accorgimenti per guidare e facilitare l’utente nell’utilizzo dell’applicazione. Un esempio: l’operatore non ricorda un codice o un nome, il sistema provvede a visualizzare le tabelle o i nomi simili, consentendone la scelta. Integrazione dei vari moduli Ogni sottosistema o modulo di CiviliaWeb è integrato con gli altri sottosistemi o moduli per quanto riguarda i dati gestiti. Ciò significa, in particolare, che il database di riferimento è unico e adeguatamente normalizzato, al fine di evitare duplicazioni e inconsistenza dei dati. Flessibilità L’esperienza maturata ha consentito di standardizzare le più ricorrenti soluzioni alternative per la gestione di una funzione ed inserire le stesse nel sistema, consentendo all’utente di scegliere tra le diverse opzioni. Tale scelta può essere effettuata all’atto dell’installazione (in tal caso il sistema si adeguerà automaticamente) o al momento dell’utilizzo. La struttura delle procedure rende comunque agevole l’effettuazione di modifiche ed implementazioni in funzione di specifiche esigenze dell’utente. Modulistica personalizzabile Viene fornita con l’applicazione una modulistica standard personalizzabile dall’utente attraverso specifiche funzionalità (utilizzo di word). Funzionalità per la stampa Il sistema consente la stampa di tutti i documenti su stampante locale o di rete. E’ prevista la visualizzazione della cd. Anteprima a video e la ristampa di documenti già emessi. Monitoraggio delle attività Il sistema dispone di meccanismi di monitoraggio delle attività (log”) in modo da tracciare le interazioni utente/sistema (identificativo dell’utente, data-ora, operazione svolta, ecc.), con possibilità di visualizzazione e stampa. Tabelle generali e impostazioni parametriche L’applicazione consente, agli utenti abilitati, le operazioni di gestione e amministrazione dei dati contenuti nelle tabelle generali e di impostazione parametrica. Il sistema rende disponibili i dati precaricati di alcune tabelle generali.


3.2 Caratteristiche tecnologiche

3.2.1 Scelte tecnologiche Nel seguito è riportata una sintesi delle scelte tecnologiche che stanno alla base di CIVILIA WEB, la Suite in chiave e-government progettata e sviluppata da DEDAGROUP:

• l’architettura software è WEB nativa e supera l’attuale tecnologia proprietaria Microsoft

• l’architettura web è indipendente dall’architettura dei database • indipendenza dal sistema operativo (Windows, Linux, Unix) • indipendenza dal server web • utilizzo di JSP (Java Server Pages) per la formattazione dinamica di pagine

HTML • la progettazione della nuova architettura viene effettuata con strumenti IBM

Rational (Rose, RequisitePro, ClearQuest) per le fasi progettuali, realizzative e manutentive;

• strumenti di reportistica avanzata in funzione delle esigenze dello specifico ente (soluzione base su Jasper Report)

• possibilità di outsourcing (servizi ASP, tele assistenza, …). Sotto il punto di vista dell’architettura funzionale, Civilia si basa su un framework orizzontale che modella i concetti comuni ad una tipica applicazione rivolta alle PA (indirizzi, persone, documenti, ..) e che fattorizza le funzionalità utilizzate dagli applicativi (report generator, autenticazione, import/export, …).


La figura seguente mostra i layer funzionali del sistema informativo Civilia:

L’utilizzo di tecnologie web native consente di ridurre sostanzialmente l’investimento software, in quanto il sistema Civilia, basato integralmente su architetture informatiche Internet/Intranet, fornisce tempi di risposta adeguati utilizzando normali browser internet disponibili su qualsiasi PC, senza richiedere particolari requisiti hardware o software. Ciò consente di evitare l’usuale continua sostituzione di postazioni utente, necessaria per mantenere adeguato il parco macchine a software applicativi sempre più sofisticati, ma con sempre maggiori fabbisogni di risorse. Per una migliore prestazione del sistema Civilia si consiglia l’installazione del DataBase e dell’Applicazione Web su Server differenti. Per i Client è necessario almeno il sistema operativo Microsoft Windows98-SP2 per la compatibilità con I.E. 6.0 o superiore. Il sistema sarà installato presso la sede da Voi indicata e dovrà permettere la fruizione delle funzionalità applicative sia alla sede centrale sia ad uffici periferici dislocati sul territorio.

Hardware

Middleware/Sistema Operativo

Framework

Gestione Entità Comuni

Gestione Autenticazione

Gestione Autorizzazioni

Gestione Documentale

Import/Export

Upload/Download

Generatore Report

Applicativi

Risorse Economiche Atti Formali e Protocollo

Tributi Controllo di Gestione

Risorse Umane

Accesso Web Accesso WebServices

Portale

Workflow


Devono essere quindi soddisfatti sia i vincoli tecnologici imposti dall’attuale dotazione hw/sw dell’ente sia i vincoli sulla rete che collega le diverse sedi. La soluzione proposta si basa, come detto, su architettura J2EE il che significa garanzia di portabilità nativa su tutte le piattaforme che prevedono una Java Virtual Machine. Analogamente per l’accesso al database, sia l’utilizzo del livello di astrazione previsto in ambito J2EE sia l’utilizzo dell’accesso via JDBC favoriscono e garantiscono la portabilità ad altri DB. 3.2.2 Architettura fisica Parlando di Java/J2EE stiamo dicendo che gli applicativi CiviliaWeb sono in grado di funzionare su qualsiasi sistema che disponga di una Java Virtual Machine. L’architettura fisica di riferimento prevede due macchine server, la prima dedicata all’applicazione, la seconda al database. Non si tratta ovviamente dell'unica configurazione possibile soprattutto se esistono esigenze specifiche in termini di piattaforme software, load balancing, fault tolerance e performance che possono essere valutate ed ottimizzate assieme al cliente. La figura seguente rappresenta graficamente un possibile deployment del software necessario al funzionamento dell’applicativo:

In considerazione dell’architettura software e delle esigenze di scalabilità si propone una soluzione con application server e database server separati connessi tra loro da una rete ad alta velocità. Questa soluzione, oltre a distribuire il carico delle attività di presentazione, business logic e accesso ai dati, è predisposta per essere clusterizzata con sistemi di bilanciamento del carico e gestione del fault (availability del sistema). E’ ipotizzabile la seguente architettura fisica:


Figura: architettura fisica CiviliaWeb per Comune Montecatini Terme

3.2.3 Riepilogo dei requisiti hardware e software Riepilogo dei requisiti hardware:

Tipo di Hardware Dettagli Web/Application Server

• Di classe Pentium 4 o Xeon 4 GB Ram 2 GB di Hd

Database Server • Di classe Pentium 4 o Xeon 2 GB Ram 20 GB di Hd

Client • Di classe Pentium 3 o 4 256 MB Ram Riepilogo dei requisiti software: Tipo di Software Opzioni

Sistemi operativi • Windows 200x Server • Linux Red Hat AS • AIX 5.x

Web/Application Server

• Tomcat+JBoss 3.2.5

Java • JRE 1.5

Web/Application Server

JDBC • Oracle

Client Win98

Client Win2000

Client WinXP

Application Server 4 Gb di Ram RedHat o Windows Tomcat/JBoss 3.2.5 Jvm 1.5

TCP/IP 1000 Mbit

TCP/IP 100 MBit

xDSL

Client Win98

Client Win2000

Client WinXP

TCP/IP 100 MBit

DB Server 2 Gb di Ram RedHat o Windows Oracle 9 o 10g

Http

Jdbc

Http

Http

TCP/IP 1000 Mbit


Report Manager • Jasper Report Sistemi operativi • Windows 200x Server

• Linux Red Hat AS • AIX 5.x

Database Server

Database • Oracle 10g

Sistemi Operativi − Windows Browser − Explorer 6

Client

Document Viewer − Acrobat 6 o superiore − Word

Di seguito precisiamo il dettaglio delle componenti proposte per il sistema server e per il sistema client.

3.2.3.1 Server

Le componenti che saranno utilizzate e/o configurate presso i server dell’Ente sono le seguenti:

• Database Oracle 10g (licenza per monoprocessore, utenti illimitati)

• Application Server Civilia Web (Jboss/Tomcat, Modulo Contabilità, Modulo Controllo di Gestione). Tutto il software di produzione DEDAGROUP è concesso in licenza d’uso per illimitate postazioni.

3.2.3.2 Postazioni di lavoro

Per quanto riguarda i client Web, non sono necesarie installazioni aggiuntive in quanto è sufficiente Internet Explorer con nella versione 6.0.28 o superiori. Ove previsto dalle funzioni operative: Ms Office 97 o successive, Acrobat Reader 7 o successive Nella postazione dell’amministratore di sistema è prevista l’installazione delle seguenti componenti: ● Oracle Client con i tool di amministrazione del Database (Enterprise Manager) ● Ambiente di sviluppo per la creazione di report personalizzati

3.2.4 Installazione degli aggiornamenti software applicativo CiviliaWeb 1) Gli aggiornamenti degli applicativi saranno eseguiti solo ed esclusivamente sul

relativo server. Il sistema prevederà automaticamente alla distribuzione ed all’aggiornamento delle singole configurazioni sui client.

2) L’aggiornamento potrà essere eseguito direttamente dal Vostro personale (prevista specifica attività di formazione) o dal nostro personale.

3) L’aggiornamento sarà effettuato tramite eseguibili auto-installanti ed auto-

allineanti per la base dati.


3.2.5 Integrazione con software applicativi diversi L’integrazione con SW applicativi diversi è ottenuta utilizzando esclusivamente flussi XML, nel rispetto delle indicazioni fornite dal Ministero in tema E-Government. XML è lo standard di comunicazione web che consente il dialogo tra applicativi diversi utilizzando modalità condivise e definite, e costituisce parte integrante di una architettura web nativa. È individuato dal Ministero per l’Innovazione Tecnologica quale modalità di comunicazione standard per tutti i processi che coinvolgano più amministrazioni territoriali o centrali, con l’obiettivo di rendere attuabili processi cooperativi ed agevolare il dialogo tra gli enti stessi. 3.2.6 Integrazione con portali di comunicazione web La soluzione “nasce” in ambito web. Pertanto l’integrazione con un portale web rappresenta una delle sue caratteristiche basilari: il “portale” assume le caratteristiche di una qualsiasi interfaccia video del sistema, con l’unica eccezione che è in grado di dialogare contemporaneamente con più software applicativi appartenenti alla suite web (o integrati con la suite web). È l’utilizzo pieno della tecnologia web che consente l’integrazione “nativa” tra i sistemi di front-office (il portale) ed i sistemi di back-office (i sistemi gestionali).

3.3 Le referenze più significative del sistema CiviliaWeb Contabilità

Nel settore dei sistemi contabili integrati per la pubblica amministrazione DEDAGROUP ha sviluppato una buona esperienza nel corso degli ultimi 20 anni, prima fornendo la soluzione applicativa client/server (CiviliaOpen) poi installando il software gestionale sulla nuova piattaforma web (CiviliaWeb). Con riferimento a sistemi contabili in ambiente web (analoghi a quello oggetto della presente offerta), evidenziamo che nel corso degli ultimi 4 anni la soluzione CiviliaWeb è stata attivata con buon esito in diversi Enti. Elenchiamo di seguito alcuni degli Enti che oggi utilizzano il sistema CiviliaWeb Contabilità:

o Provincia di Grosseto (210.000 ab.) (passaggio da CiviliaOpen a CiviliaWeb) o Provincia di Novara (344.000 ab.) o Provincia di Asti (208.000 ab.) o Provincia di Vercelli (177.000 ab.) o Comune di Siena (49.000 ab.) o Comune di Cinisello Balsamo (72.000 ab.) o Provincia di Milano (3.700.000 ab.) (da 01/01/2008) o Comune di Taranto (200.000 ab.) (da 01/01/2008) (passaggio da CiviliaOpen a

CiviliaWeb)


4 Proposta di piano di progetto

4.1 Descrizione

Di seguito viene illustrata la proposta di piano (di alto livello) delle attività previste nel progetto di evoluzione del sistema informativo per la Contabilità del Comune di Montecatini Terme. La proposta deve essere approfondita con l’Ente prima di fissare un piano operativo dettagliato. Il progetto prevede la fornitura del sistema applicativo CiviliaWeb Contabilità, con i relativi servizi di conversione dati, di installazione, configurazione, formazione, assistenza all’avviamento e manutenzione. Durata del progetto e milestones:

• Il progetto prevede la distribuzione delle attività da giugno 2009 a giugno 2010. • E’ prevista la messa in esercizio del sistema di contabilità entro settembre 2009

per consentire le attività di elaborazione e redazione del Bilancio di Previsione e successiva Gestione Bilancio.

• Si ipotizza la messa in esercizio dei principali moduli di Contabilità nella prima metà di gennaio 2010 (finanziaria, IVA, Professionisti, Collegamento con Paghe Civilia Open, Economato) e la consegna della migrazione dati completa da CiviliaOpen.

• Infine si ipotizza l’attivazione scaglionata degli ulteriori moduli (Ciclo Passivo a febbraio, Cespiti e Mutui a marzo), tenendo conto in ogni caso delle esigenze operative dell’Ente.

4.2 Ipotesi di piano di lavoro

Vengono di seguito descritte brevemente le principali attività del progetto.

4.2.1.1 Attività di presentazione on-site delle funzionalità dell’applicativo

E’ stata svolta, nel mese di ottobre 2008, attività on-site di un nostro esperto applicativo per illustrare ai referenti decisionali e funzionali dell’Ente (3-4 persone) le principali funzionalità software ContabilitàWeb. Questa fase è molto importante per la buona riuscita del progetto: l’approfondimento tecnico-funzionale sull’applicativo (tramite l’esecuzione di processi e casi operativi reali) e il confronto con i referenti operativi dell’Ente consentirà di individuare il grado di soddisfacimento delle esigenze dell’Ufficio e le eventuali richieste funzionali.


Tale momento di confronto consentirà anche di predisporre un piano operativo di dettaglio per il passaggio al nuovo sistema. E’ da approfondire l’eventuale attività di installazione “in prova” del software applicativo sui sistemi server dell’Ente.

4.2.1.2 Luglio 2009–Installazione ambiente di prova e formazione iniziale

Il progetto prevede, a partire da luglio 2009, le attività di installazione del sistema di contabilità CiviliaWeb, la consegna e l’installazione della migrazione di prova della base dati contabilità (prima parte), la formazione del personale tecnico, la formazione del personale operativo.

4.2.1.3 Settembre 2009 - Bilancio di Previsione

Nella prima metà di settembre viene consegnata la migrazione (prima parte) necessaria per predisporre il bilancio di previsione e viene completata la formazione del personale sulle relative funzionalità.

4.2.1.4 Avvio in esercizio del sistema di contabilità

Entro il 15 gennaio 2010. La fase comprende la consegna della migrazione dati seconda parte (con movimenti contabili), il completamento delle attività di formazione del personale, l’importazione dei dati del personale da Altro Fornitore, l’avvio in esercizio del sistema informatico contabile, l’assistenza all’avviamento.


4.2.1.5 Proposta di piano di lavoro

Proposta piano di lavoro

Entro il Descrizione attività 30/06/2009 Definizione offerta per evoluzione del sistema informativo contabile 10/09/2009 Installazione migrazione di prova per fase di formazione iniziale su

CiviliaWeb Contabilità 10/09/2009 Inizio formazione agli utenti e verifica migrazione di prova 10/09/2009 Installazione migrazione dati - prima parte - per predisposizione

Progetto di Bilancio 2009 10/09/2009 Sessione formativa sistemistica per personale CED 10/09/2009 Prima sessione formativa per utenti Ragioneria per predisposizione

Progetto di Bilancio (su database convertito) 30/10/2009 Attività di supporto all’Ente per predisposizione progetto di Bilancio

2009 15/11/2009 Consegna e installazione base dati migrata (seconda parte)

dell’esercizio 2009 in ambiente di prova per sessione di pura verifica e formazione al personale

31/12/2009 Completamento attività di formazione del personale Ragioneria 10/01/2010 Stop di 5 giorni circa nel caricamento variazioni su CiviliaOpen.

Utilizzo Carte Contabili. 15/01/2010 Consegna e installazione conversione dati (seconda parte)

definitiva e Passaggio a CiviliaWeb 15/01/2010 Avvio in esercizio Contabilità CiviliaWeb (Finanziaria, Professionisti,

IVA, Economato) 31/01/2010 Assistenza all’avviamento 31/01/2010 Completamento formazione e messa in esercizio ulteriori moduli

(Mutui, Cespiti, Ciclo Passivo) 28/02/2010 Chiusura progetto

Il sopraindicato piano di lavori non comprende rilasci di funzionalità ad hoc (personalizzazioni) che saranno rilevate nel corso delle giornate di analisi e valutate separatamente in termini di tempi consegna e relativi costi.


4.2.1.6 Migrazione dati da Civilia Open

REQUISITI E TEMPISTICHE PER LA MIGRAZIONE DATI DA CONTABILITA’ CIVILIA OPEN

Entro il Dati migrati: specifiche 10/09/2009 Consegna base dati necessara per la predisposizione Progetto di

Bilancio 15/01/2010 Consegna dati finanziari, economico-patrimoniali, IVA,

Professionisti, Mutui. Vengono recuperati da CiviliaOpen i dati storici dal 2002 (euro) al 2009. ATTENZIONE: i dati contabili anno 2001 e precedenti rimangono disponibili per esigenze di consultazione da parte degli Uffici interessati, tramite accesso dall’applicativo CiviliaOpen (tale software rimane installato sul sistema informativo comunale).

28/02/2010 Consegna ultima parte della conversione dati.

4.3 Riepilogo dei servizi professionali di base

Nella tabella seguente vengono riepilogati e quantificati i servizi professionali di base previsti per la messa in esercizio e l’avviamento del Sistema Contabilità CiviliaWeb. In particolare, abbiamo indicato una stima ragionevole dell’impegno previsto in termini di giorni/uomo per la presentazione on-site del software, l’installazione dell’applicativo e delle basi dati convertite, la formazione sistemistica, la formazione di base sul prodotto e l’assistenza all’avviamento. Eventuali ulteriori attività di formazione o di supporto all’avviamento potranno essere conteggiate nell’ambito del pacchetto complessivo di attività formative su Civilia concordato annualmente con l’Ente.


Progetto CiviliaWeb Risorse Economiche COMUNE DI MONTECATINI TERME

Riepilogo dei servizi professionali di base

Cod. Descrizione servizio gg/uomo A Presentazione on-site del software CiviliaWeb

Contabilità. Analisi delle richieste funzionali del Cliente. 1

B Installazione Software Applicativo e Database migrato, verifica della qualità della migrazione dati, Formazione iniziale a Servizio Ragioneria:

4

• Installazione e configurazione iniziale del software Contabilità

1

• Installazione della base dati migrata. Verifica congiunta della qualità della migrazione dei dati da Civilia Open.

2

• Formazione iniziale all’Ufficio Ragioneria. 1 C Formazione sistemistica on site per utenti informatici

(profilatura utenti, salvataggio dati, struttura dati, reportistica, installazione, impostazioni di sistema, altro)

1

D Formazione on site per utenti gestionali della Ragioneria sui moduli applicativi di base

10

• Formazione Progetto di Bilancio (strutture, impostazioni, caricamento importi, reportistica, RPP)

4

• Formazione Gestione Finanziaria (impegni/accertamenti, documenti, mandati/reversali), Economato

6

E Assistenza all’avviamento 4 TOTALE SERVIZI PROFESSIONALI (A+B+C+D+E) 20

4.4 Cronoprogramma – GANTT

Nella tabella che segue viene presentato il cronoprogramma ipotizzato per la fornitura del sistema contabile CiviliaWeb al Comune di Montecatini Terme. Si tratta di un’ipotesi che deve essere approfondita e valutata con i referenti del progetto per l’Ente.


Comune di Montecatini Terme – CRONOPROGRAMMA PROGETTO

EVOLUZIONE TECNOLOGICA DEL SISTEMA INFORMATIVO CONTABILE - CIVILIA WEB

2008 2009 2010 DESCRIZIONE ATTIVITA’

Ott Se Ot No Di Ge Fe Ma

Software CiviliaWeb Risorse Economiche

Installazione on site e configurazione sw Contabilità X

Presentazione del sistema CiviliaWeb Contabilità, consegna base dati di prova

X

Migrazione dati per attività Progetto Bilancio X

Formazione agli utenti dell’ufficio Bilancio e CDG X

Avvio in esercizio per Progetto di Bilancio X

Predisposizione Progetto di Bilancio X X X X

Consegna migrazione dati (parte 2) in prova X

Validazione dell’Ente sulla migrazione di prova X

Formazione agli utenti funzionali X X

Consegna migrazione dati (parte 2) definitiva X

Sospensione attività di inserimento su CiviliaOpen (max 5gg) – Uso Carte Contabili

X

Avvio in esercizio sistema contabile CiviliaWeb X X

Test e Importazioni dati Personale da altro Fornitore X X

Consegna migrazione con altri dati storici (parte 3) X

Formazione su Ciclo Passivo, Cespiti, Mutui X

Avvio in esercizio Ciclo Passivo, Cespiti, Mutui X

Avvio in esercizio moduli secondari X X

Completamento progetto evolutivo

X


5 Offerta economica

Di seguito viene presentata l’offerta economica relativa all’evoluzione del sistema informativo contabile per il Comune di Montecatini Terme.

COMUNE DI MONTECATINI TERME

Progetto di evoluzione del sistema informativo:

passaggio al software applicativo CIVILIAWEB CONTABILITÀ

Offerta economica

Descrizione Importo Euro

SOFTWARE APPLICATIVO E SERVIZI • Licenza d’uso Contabilità Web (numero illimitato utenti) Gratuita • Servizio di migrazione base dati storica da CiviliaOpen Gratuito • Servizi di analisi delle funzionalità richieste, installazione

di CiviliaWeb Contabilità, Assistenza all’avviamento (n. 8 giornate)

4.800

• Servizi di FORMAZIONE per gli utenti informatici e per gli utenti funzionali sui moduli applicativi di base (prima parte) (n. 12 giornate on site)

7.200 ESENTI IVA

MANUTENZIONE Canone annuo di manutenzione Contabilità CiviliaWeb Pari all’attuale

canone corrisposto, maggiorato della

percentuale ISTAT Eventuali ulteriori attività di formazione o di supporto all’avviamento nel corso del progetto potranno essere conteggiate nell’ambito del pacchetto complessivo di attività formative su Civilia concordato annualmente con l’Ente. Condizioni di fornitura IVA : Tutti i prezzi indicati sono da considerarsi Iva esclusa. La Formazione è esente IVA. VALIDITA’ : La presente proposta è da ritenersi valida fino al 30 agosto 2009 ESECUTIVITA’ : L’offerta si intenderà accettata dalla Vostra Amministrazione con

l’invio di ordine scritto (tramite fax, posta, etc.). PAGAMENTO: 60 GG Data emissione fattura.

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Date post:	18-Feb-2019
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