Ultimo aggiornamento: 11/05/2020
Fatturazione Elettronica
Impresa
Manuale d’uso
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 2
SOMMARIO
1. INTRODUZIONE E PRINCIPI GENERALI ................................................................................ 6
SOGGETTI INTERESSATI .......................................................................................................................... 8
REGOLE DI GENERAZIONE E TRASMISSIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA ................................................... 9
IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA OFFERTO DA WWW.ACQUISTINRETEPA.IT ................................. 11
2. PROCEDURA DI ADESIONE ................................................................................................. 11
2.1. PASSO 1 – DATI IDENTIFICATIVI DELL’IMPRESA ................................................................................. 12
2.2. PASSO 2 - DICHIARAZIONE DI APPARTENENZA ALLA CATEGORIA DELLE PMI ........................................... 14
2.3. PASSO 3 - ORGANIZZAZIONE ........................................................................................................... 14
2.4. PASSO 4 – IMPRESE COLLEGATE E/O ASSOCIATE ................................................................................ 15
2.5. PASSO 5 - DATI ISCRIZIONE ALBO (SOLO PER LIBERI PROFESSIONISTI) ................................................... 16
2.6. PASSO 6 – CONDIZIONI .................................................................................................................. 17
2.7. RINNOVARE, MODIFICARE E CANCELLARE L’ADESIONE AL SERVIZIO ....................................................... 19
3. GESTIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE ..................................................................... 20
3.1. CREAZIONE DI UN NUOVO LOTTO DI FATTURE ..................................................................................... 22
INSERIMENTO MANUALE DEI DATI DELLE FATTURE ...................................................................... 28
DATI GENERALI ................................................................................................................................... 29
SEZIONI FACOLTATIVE ......................................................................................................................... 32
LINEE DI FATTURA ............................................................................................................................... 39
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Fatturazione Elettronica - Impresa 3
DATI DI RIEPILOGO .............................................................................................................................. 41
INSERIMENTO DEI DATI DELLE FATTURE TRAMITE UPLOAD DI UN FILE EXCEL ................................... 42
INSERIMENTO DEI DATI DELLE FATTURE TRAMITE UPLOAD DI UN FILE XML .................................... 44
3.2. GENERAZIONE E INVIO DI UN LOTTO DI FATTURA ELETTRONICA ............................................................. 45
3.3. GENERAZIONE E INVIO AL SDI DI ARCHIVI DI LOTTI DI FATTURE ............................................................. 48
3.4. GESTIONE LOTTI E ARCHIVI DI LOTTI IN LAVORAZIONE .......................................................................... 50
GESTIONE LOTTI IN LAVORAZIONE ............................................................................................ 50
GESTIONE ARCHIVI IN LAVORAZIONE ......................................................................................... 52
3.5. INVIO FATTURA A SDI..................................................................................................................... 53
3.6. NOTIFICHE DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO ....................................................................................... 54
3.7. GESTIONE LOTTI E ARCHIVI DI LOTTI INVIATI ....................................................................................... 57
GESTIONE LOTTI INVIATI ......................................................................................................... 57
GESTIONE ARCHIVI INVIATI ...................................................................................................... 58
4. CONSERVAZIONE DELLE FATTURE .................................................................................... 59
4.1. ADEMPIMENTI RELATIVI ALLA CONSERVAZIONE .................................................................................. 60
4.2. OBBLIGHI DI COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI ..................... 61
4.3. ESIBIZIONE A NORMA ..................................................................................................................... 62
5. CONTROLLI E NOTIFICHE DI ERRORE ................................................................................ 63
5.1. DATI GENERALI .......................................................................................................................... 63
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CONTROLLO FATTURA DUPLICATA - CODICE DI ERRORE 00404 .................................................................. 63
CONTROLLO FATTURA DUPLICATA NEL LOTTO – CODICE DI ERRORE 00409 ................................................. 65
CONTROLLO PRESENZA CARATTERI NUMERICI NELL’ELEMENTO INFORMATIVO NUMERO FATTURA - CODICE ERRORE
00425 ............................................................................................................................................. 67
CONTROLLO VALORE ALIQUOTA IVA - CODICE ERRORE 00424 ................................................................... 69
CONTROLLO COERENZA DATA NOTA DI CREDITO - CODICE ERRORE 00418................................................... 70
CONTROLLO COERENZA ESIGIBILITÀ IVA E NATURA - CODICE ERRORE 00420 .............................................. 71
5.2. LINEE DI FATTURA ..................................................................................................................... 74
CONTROLLO VALORE ALIQUOTA IVA - CODICE ERRORE 00424 ................................................................... 74
CONTROLLO ESIGIBILITÀ IVA E NATURA - CODICE ERRORE 00420 ............................................................. 75
CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DEL PREZZO TOTALE - CODICE ERRORE 00423 ......................................... 76
5.3. DATI DI RIEPILOGO .................................................................................................................... 78
CONTROLLO CORRISPONDENZA DATI RIEPILOGO E ALIQUOTE IVA - CODICE ERRORE 00419 ............................ 78
CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DELL’IMPOSTA - CODICE ERRORE 00421 ................................................. 78
CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DELL’IMPONIBILE IMPORTO - CODICE ERRORE 00422 ................................ 78
5.4. ALTRI CONTROLLI E NOTIFICHE DI ERRORE ......................................................................................... 79
VERIFICHE SUL CONTENUTO ECONOMICO – AMMINISTRATIVO ................................................................... 79
NOMENCLATURA ED UNICITÀ DEL FILE TRASMESSO .................................................................................. 80
VERIFICA DI INTEGRITÀ DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 80
VERIFICA DI AUTENTICITÀ DEL CERTIFICATO DI FIRMA ............................................................................... 80
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Fatturazione Elettronica - Impresa 5
VERIFICA DI CONFORMITÀ DEL FORMATO FATTURA .................................................................................. 81
VERIFICA DI VALIDITÀ DEL CONTENUTO DELLA FATTURA ............................................................................ 81
6. LINK UTILI E ALLEGATI ....................................................................................................... 84
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 6
1. Introduzione e principi generali
(Fonte: http://www.agenziaentrate.gov.it)
Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, non possono più accettare fatture emesse o
trasmesse in forma cartacea dal 6 giugno 2014. La stessa disposizione è stata applicata dal 6 giugno 2015,
ai restanti enti nazionali. In aggiunta si fa presente che le PA non potranno procedere al pagamento,
neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.
L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato
introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche
destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio
(SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture
elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei
flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.
Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.
In aggiunta l’Unione europea con direttiva 2014/55/UE ha introdotto delle novità relative alla fatturazione
elettronica negli appalti pubblici, definendo lo standard europeo del formato di fattura elettronica.
Tale intervento normativo è stato recepito nell’ordinamento italiano con il d. lgs. 27 dicembre 2018, n.
148 che ha introdotto a partire dal 18 aprile 2019 l’obbligo per le Amministrazioni a ricevere ed elaborare
le fatture elettroniche conformi allo standard europeo sulla fatturazione elettronica negli appalti
pubblici.
Infine, l’Agenzia delle entrate con provvedimento del 18/04/2019 - Regole tecniche relative alla
gestione delle fatture di cui all’art. 3, comma 1, d.lgs. 148/2018 ha definito le regole tecniche del
processo di gestione da parte del Sistema di Interscambio delle fatture elettroniche.
Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (decreto del 7 marzo 2008), alla quale
sono stati demandati i seguenti compiti:
• coordinamento con il sistema informatico della fiscalità,
• controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilanza in ordine al trattamento dei
dati e delle informazioni,
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 7
• gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed
elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio
della finanza pubblica.
Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento
e l'evoluzione del sistema.
Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di
supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla
fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.
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Soggetti interessati
Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:
• gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla
compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla
legge. Va precisato che le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni
dei redditi e per la riscossione mediante modello F24 sono, al momento, derogate dagli obblighi;
• le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla
ricezione della fattura elettronica, in primis l’inserimento dei dati anagrafici di fatturazione su IPA
(www.indicePA.gov.it)1;
• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti,
imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la
compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla
legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei
dati e per l’archiviazione sostitutiva.
1 Al fine di consentire al Sistema di Interscambio di recapitare le fatture elettroniche alle PPAA destinatarie, tutti gli Uffici delle
Amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono
essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (IPA). L’IPA è l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica e, ai sensi dell’articolo 3 del DM n.55 del 3
aprile 2013, provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici identificati dalle pubbliche amministrazioni come
deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture
elettroniche, rendendo consultabili tali codici univoci.
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Regole di generazione e trasmissione di una fattura elettronica
La Fattura Elettronica è un file XML (eXtensible Markup Language) elaborato secondo il formato
nazionale FatturaPA oppure secondo il formato conforme allo standard europeo.
L' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma
digitale di chi emette la fattura. Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura)
oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste2, può essere inviato al Sistema
di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione:
• Posta Elettronica Certificata (PEC): l’invio mediante PEC è possibile per gli operatori economici
forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. L'utilizzo del canale PEC non presuppone
alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file XML devono
essere spediti come allegato del messaggio di PEC.
• Invio via web: il Sistema di Interscambio mette a disposizione un’applicazione per inviare una
fattura (file XML) attraverso un’interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di
credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS)
precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.
• Servizio SDICoop – Trasmissione: il Servizio SDICoop - Trasmissione è disponibile per coloro che
desiderano inviare le fatture e ricevere le relative notifiche di esito utilizzando dei servizi di
cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è
necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
• Servizio SDIFTP: il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare le fatture e
ricevere le relative notifiche di esito utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite
2 Nella predisposizione del file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice Paese + Identificativo univoco
del Trasmittente + Progressivo univoco del file. Nell’applicazione offerta su www.acquistinretepa.it il file viene automaticamente
generato secondo la nomenclatura prevista. Il codice trasmittente sarà quello del MEF (Ministero Economia e Finanze).
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Fatturazione Elettronica - Impresa 10
protocollo FTP (File Transfer Protocol). L'utilizzo di tale modalità presuppone una struttura a
supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro
elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a
soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione
è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
• Servizio SPCoop – Trasmissione: Il Servizio SPCCoop - Trasmissione è disponibile per coloro che
desiderano le fatture e ricevere le relative notifiche di esito utilizzando dei servizi di cooperazione
applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità
definite dall'Agenzia per l'Italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è
necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 11
Il servizio di fatturazione elettronica offerto da www.acquistinretepa.it
Conformemente a quanto previsto dalla norma (art.4, DM 55/2013), nell’ambito delle “Misure di supporto
per le piccole e medie imprese”, Il Ministero dell'Economia e delle Finanze mette a disposizione in via non
onerosa alle PMI abilitate al MEPA e che forniscono beni e servizi alle Amministrazioni, i servizi e gli
strumenti di natura informatica in tema di generazione, trasmissione e conservazione delle fatture nel
formato previsto dal Sistema di Interscambio, nonché i servizi di comunicazione con il predetto Sistema.
I fornitori che intendono utilizzare il servizio di Fatturazione Elettronica messo a disposizione dalla
piattaforma devono chiedere l’adesione al servizio. Una volta concluda la procedura di adesione hanno
a disposizione la possibilità di creare documenti di fatture in formato FatturaPA e in formato conforme
allo standard europeo.
In entrambe le casistiche è prevista la possibilità di acquisire i dati di fattura tramite caricamento di un
file xml, conforme allo standard europeo UBL2.1, nonché di generare, scaricare e inviare al SdI i
documenti di fattura acquisiti sul portale.
Il servizio, erogato nella modalità “SDICoop – Trasmissione / cooperazione applicativa (web-services)”, è
offerto a titolo gratuito.
2. Procedura di adesione
L’adesione è disponibile esclusivamente per il profilo “Legale Rappresentante” dell’impresa abilitata al
Mercato Elettronico della PA. Per concludere positivamente la procedura di adesione, è necessario che
la tua impresa sia abilitata a un bando del MePA e, per i bandi che lo prevedono, in possesso di un
catalogo attivo on-line.
Una volta conseguita l’adesione, dopo avere effettuato l’accesso come Legale Rappresentante
dell’impresa trovi disponibile sul tuo cruscotto la voce “Fatturazione Elettronica” nel menù dei servizi.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 12
Figura 1 – Cruscotto – Seleziona Fatturazione elettronica
Seleziona Fatturazione Elettronica per visualizzare le seguenti funzionalità;
• Adesione al Servizio: ti consente di avviare la procedura di adesione
• Gestione Fatture Elettroniche: ti consente di accedere al servizio dopo aver effettuato
l’adesione
Figura 2 – Adesione al servizio
2.1. Passo 1 – Dati identificativi dell’impresa
Seleziona “Adesione al servizio” per avviare la procedura di adesione. Questa sezione, che riepiloga
tutti i dati identificativi dell’impresa non è oggetto di compilazione.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 13
Sono riportati in automatico i dati anagrafici dell’impresa (Ragione Sociale / Tipologia Societaria / Partita
IVA / Codice Fiscale / Sede Legale / Contatti) come dall’ultimo aggiornamento effettuato con la procedura
di Modifica/Rinnovo dati impresa.
Se hai l’esigenza di modificare uno o più dei dati visualizzati in questa sezione, puoi procedere alla loro
revisione attraverso la funzione “Modifica Dati Impresa” disponibile in fondo alla pagina.
In questa sezione puoi indicare il regime fiscale della tua impresa selezionando una delle voci
disponibili nell’elenco del menù a tendina. Tale indicazione sarà riportata nell’apposito campo (che sarà
modificabile) in fase di generazione della fattura. Tieni presente che questo dato non è obbligatorio in
fase di adesione e puoi specificarlo o modificarlo all’interno di ogni lotto di fattura.
Figura 3 - Passo 1 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
Procedi al passo successivo selezionando su “Avanti”.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 14
2.2. Passo 2 - Dichiarazione di appartenenza alla categoria delle PMI
Per potere aderire al servizio occorre che la tua impresa sia una piccola/media impresa (PMI).
Figura 4 - Passo 2 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
Pertanto, è necessario che dichiari che la tua impresa possieda i requisiti soggettivi previsti dalla
“Raccomandazione della Commissione europea 2003/361/CE del 6 maggio 2003”, ossia:
• 1. Numero di dipendenti NON superiore a 250
• E alternativamente:
o 2. Fatturato dell'ultimo bilancio chiuso NON superiore a 50 milioni di euro, oppure
o 3. Totale di bilancio (attivo patrimoniale) è NON superiore a 43 milioni di euro
I requisiti “2.” e “3.” vanno soddisfatti in maniera disgiunta: è obbligatorio il possesso di almeno una
delle due caratteristiche dimensionali. L’assenza di entrambi i requisiti impedirà di richiedere l’adesione
al servizio di Fatturazione Elettronica offerto da www.acquisitinretepa.it.
2.3. Passo 3 - Organizzazione
In questa sezione puoi dichiarare se l'organizzazione d'impresa operi stabilmente nello stesso indirizzo
della sede legale.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 15
Figura 5 - Passo 3 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
Tale dichiarazione specifica la posizione dell’operatore economico rispetto all’art.162 del TUIR (art.5 del
Modello di Convenzione dell’Ocse): la stabile organizzazione rappresenta una articolazione della casa
madre che pur non configurandosi come un soggetto giuridico autonomo nell’ordinamento italiano, dal
punto di vista tributario dovrà scontare la tassazione nel paese dove opera in quanto considerata
autonomo soggetto d’imposta.
2.4. Passo 4 – Imprese collegate e/o associate
In questa sezione è necessario specificare la posizione dell’impresa all’interno di un eventuale Gruppo
e/o altra forma stabile di associazione d’imprese.3
3 Vanno specificate unicamente le imprese controllate oppure associate o collegate, non anche quelle Controllanti.
Per impresa associata si intende un'impresa (non collegata) che detiene, da sola o insieme a una o più imprese collegate, almeno
il 25 % del capitale o dei diritti di voto di un'altra impresa; non possono essere considerate tali alcune categorie societarie (es.
società pubbliche, università ecc.). Per impresa collegata si intende un'impresa che detiene la maggioranza dei diritti di voto degli
azionisti soci di un'altra impresa, o che ne esercita un’influenza dominante.
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Se la sua impresa è collegata o associata ad altre imprese seleziona “Si” per esplicitare i dettagli.
Figura 6 - Passo 4 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
Se hai esigenza di inserire più imprese seleziona “Aggiungi un’Impresa” e il sistema riprodurrà il modulo
di inserimento dati per ogni impresa che aggiungi.
2.5. Passo 5 - Dati iscrizione albo (solo per liberi professionisti)
Questa sezione può essere compilata solo dagli operatori economici abilitati al MePA nella forma
giuridica di Liberi Professionisti (ai sensi dell’art. 2229 c.c.)
Puoi indicare la tua iscrizione a un Albo o la posizione al Repertorio Economico e Amministrativo
(R.E.A.), istituito presso l'Ufficio del registro delle imprese. La compilazione dei dati REA è facoltativa ai
fini dell’adesione al servizio, ma sarà obbligatoria ai fini dell’emissione delle fatture elettroniche.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 17
Figura 7 - Passo 4 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
2.6. Passo 6 – Condizioni
Una volta terminata la compilazione dei dati richiesti, in questa pagina puoi prendere visione e accettare
le condizioni di adesione al Servizio.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 18
Figura 8 - Passo 6 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica
Si rammenta che il sistema effettuerà una verifica rispetto all’abilitazione della tua impresa ad almeno
un bando del MePA e, per i bandi che lo prevedono, del possesso di un catalogo attivo on-line.
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Fatturazione Elettronica - Impresa 19
L’impresa che conclude con successo la procedura di adesione è immediatamente attiva senza che sia
necessaria alcuna approvazione da parte di Consip e può utilizzare il servizio attraverso la funzionalità
“Gestione delle fatture elettroniche”, disponibile nel cruscotto fra i Servizi alla voce Fatturazione
Elettronica.
2.7. Rinnovare, modificare e cancellare l’adesione al servizio
Una volta completata la procedura di adesione al servizio, puoi visualizzare e modificare i dati della tua
impresa selezionando da Cruscotto “Fatturazione elettronica” > “Adesione al servizio”.
Le informazioni sono presentate in un’unica pagina e raggruppate in più sezioni.
Eventuali modifiche sono salvate automaticamente, per confermare è necessario accettare
nuovamente i termini di condizioni disponibili dopo aver premuto il pulsante “Prosegui”.
Figura 9 – Riepilogo adesione al servizio
In alto a destra è indicato lo stato di adesione al servizio, che ha una validità temporale di dodici mesi;
se vuoi mantenere attiva la tua adesione è necessario rinnovare le dichiarazioni rese.
Pertanto se trovi lo stato “Sospeso dal servizio” può significare che:
• sono trascorsi 12 mesi dall’autocertificazione resa ai fini dell’Adesione al servizio di Fatturazione
Elettronica;
• sono trascorsi 12 mesi dalle dichiarazioni rese ai fini dell’Abilitazione ai Bandi del MEPA (che
hanno una durata di 12 mesi);
• non hai un catalogo on-line attivo per i bandi del MePA che lo prevedono da oltre 30 giorni.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 20
In caso di sospensione del servizio, è sufficiente effettuare l’aggiornamento dei dati in questa sezione per
tornare nuovamente “Attivo”.
Se intendi cancellare l’adesione al servizio di fatturazione elettronica, seleziona il pulsante “Cancella
Adesione”. Il sistema ti chiederà ulteriore conferma prima di eseguire la cancellazione richiesta.
Figura 10 – Conferma cancellazione adesione al servizio
3. Gestione delle fatture elettroniche
Il Legale Rappresentante può accedere alle funzionalità di generazione e trasmissione delle fatture
elettroniche dopo avere effettuato l’accesso e selezionato “Fatturazione Elettronica”> “Gestione fatture
Elettroniche”.
Figura 11 - Gestione fatture elettroniche
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 21
Puoi creare e gestire
• Lotti di Fatture nel formato FatturaPA;
• Lotti di Fatture nel formato conforme allo standard europeo come da recepimento nazionale
previsto dalla direttiva 2014/55/UE, attuato con decreto legislativo 27 dicembre 2018, n.148;
• Archivi di Lotti in formato FatturaPA.
Una volta effettuato l’accesso, hai a disposizione nel menu laterale di sinistra il riepilogo delle aree di
lavoro che puoi utilizzare e che vediamo in dettaglio nei paragrafi seguenti:
• Creazione di nuove fatture: per generare nuovi Lotti di Fatture, sia nel formato FatturaPA che
nel formato conforme allo standard europeo, e per generare nuovi Archivi di Lotti di Fatture
• Fatture in lavorazione: per gestire i Lotti di Fatture e gli Archivi di Lotti di Fatture in lavorazione,
ovvero ancora non inviati al SdI (Sistema di Interscambio)
• Fatture Inviate: per gestire i Lotti di Fatture lavorati e gli Archivi di Lotti di Fatture inviati al SdI
(Sistema di Interscambio)
• Esibizione a norma: per le richieste di esibizione a norma dei lotti di fatture
Figura 12 –Gestione Fatture elettroniche - Aree di lavoro
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 22
3.1. Creazione di un nuovo lotto di fatture
La generazione di una “fattura elettronica” comprende l’attivazione e il completamento di 3 livelli
informativi:
• Lotto di fatture: raccoglie una o più fatture elettroniche. Tieni presente che la scelta del formato
europeo implica la gestione di un solo documento di fattura per lotto
• Fattura: all’interno del lotto di fatture da inviare puoi creare una o più fatture.
• Linee di fattura: per ciascuna fattura del lotto puoi compilare le singole righe presenti nel
documento contabile
Pertanto puoi procedere seguendo i seguenti passi:
• 1. Creazione del Lotto di fatture
• 2. Aggiungi le fatture al lotto
• 3. Inserisci le linee di fattura
Successivamente puoi “chiudere” il Lotto e procedere alla generazione del File XML che costituisce la
“Fattura Elettronica” da firmare ed inviare.
Se vuoi inviare un raggruppamento di Lotti di fatture anche destinate ad Amministrazioni differenti, puoi
procedere utilizzando la funzionalità “Archivio di Lotti”.
Ti ricordiamo che il servizio di www.acquistinretepa.it prevede la generazione e il successivo invio del file
XML.
Selezionando la prima voce del menu di sinistra dei servizi di fatturazione elettronica “Crea nuove fatture”
puoi scegliere tra:
• Creare un lotto di fatture in formato FatturaPA
• Creare un lotto di fatture in formato conforme allo standard europeo (UBL)
• Creare un archivio di lotti di fattura: puoi predisporre un Archivio da inviare a SDI in un’unica
soluzione. L’Archivio è un raggruppamento di diversi Lotti di fatture, anche destinati a diverse
Amministrazioni.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 23
Figura 13 – Scelta del formato per generare fattura
Scegli il formato con cui intendi generare e gestire i documenti di fattura elettronica tra formato
FatturaPA e formato conforme allo standard europeo UBL2.1.
Da sapere che…
Se scegli il formato conforme allo standard europeo (UBL 2.1) la funzionalità consente
di creare una fattura singola e non è possibile creare un lotto di più fatture.
Inoltre secondo quanto definito dal provvedimento del 18 Aprile 2019 dell’Agenzia
delle entrate selezionando il formato europeo non è possibile:
• Inserire più di un dato di pagamento;
• Inserire dati relativi l'assolvimento dell'imposta di bollo;
• Inserire dati relativi alla ritenuta d'acconto
• Inserire dati relativi alla cassa previdenziale- Inserire in una linea di
pagamento la rappresentazione del codice 'AIC farmaco
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 24
Qualora si avesse la necessità di rappresentare in fatture queste informazioni
di consiglia l'uso del formato FatturaPA
In entrambi i casi devi compilare due sezioni:
• Dati di intestazione:
o Cedente/Prestatore: mittente del documento
o Cessionario/Committente: destinatario del documento
Figura 14 – Dati di intestazione
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 25
Figura 15 - Dati Cedente/prestatore
Da sapere che…
Come si può trasmettere la fattura elettronica se l’Amministrazione non è censita in
IPA?
Nel caso in cui sia stata rilevata l’assenza in IPA dell’Amministrazione destinataria
della fattura, il Fornitore può indicare in fattura come codice univoco ufficio il valore
del “Codice Fatturazione Elettronica Centrale”. Al fine di evitarne un utilizzo
improprio, il SDI verificherà - sulla base dei dati fiscali di destinazione della fattura in
essa contenuti - l’esistenza in IPA di un solo Ufficio di fatturazione elettronica
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 26
deputato al ricevimento della fattura ovvero, nel caso siano individuati più Uffici di
fatturazione elettronica, che questi siano afferenti alla stessa amministrazione.
Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di fatturazione
elettronica, il SDI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”,
segnalando il codice ufficio identificato. Nel caso in cui siano individuati più Uffici di
fatturazione elettronica afferenti alla stessa amministrazione il SDI respinge la fattura
inviando al mittente una “notifica di scarto”, segnalando il Codice FE Centrale
dell’amministrazione individuata.
In tutti gli altri casi, il SDI rilascia al Fornitore una “Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, che pertanto attesta:
• che la fattura è pervenuta al SDI nel rispetto delle regole tecniche di cui al D.M.
n. 55/2013;
• che non è stato possibile recapitarla all’Amministrazione per cause non
imputabili al fornitore.
Sulla base di tale evidenza, il SDI segnalerà il caso agli enti di controllo preposti,
affinché l’Amministrazione interessata provveda a instaurare e tenere funzionante il
canale di interscambio, così come previsto dalle Linee guida di cui all’allegato C al
D.M. n. 55/2013.
Gli eventuali dati del “Rappresentante Fiscale” e/o del Terzo Intermediario vanno compilati solo nel caso
in cui la prestazione da fatturare preveda un ruolo fiscalmente attivo dei due predetti soggetti.
Dopo avere compilato i dati relativi al cedente e al cessionario, si attivano i Dati generali del
Lotto/Fattura, come di seguito riportato.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 27
Figura 16 - Dati generali del Lotto/Fattura
A questo punto occorre procedere all’inserimento della prima fattura associata al Lotto appena creato.
Tieni presente che in caso di gestione delle fatture elettroniche in formato conforme allo standard
europeo non è possibile creare più di un documento di fattura per lotto.
L’inserimento di fatture avviene attraverso le seguenti tre tipologie di modalità di acquisizione:
• il popolamento dei campi direttamente a sistema
• Caricando un file excel
• Caricando un file XML
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 28
Figura 17 - Modalità inserimento dati fattura
Per ciascuna fattura è necessario indicare:
• Dati generali della fattura
• Linee della fattura (almeno una)
• Dati di riepilogo della fattura
Inserimento manuale dei dati delle fatture
Nella pagina principale del Lotto di fatture, nella sezione Fatture seleziona “Crea una nuova Fattura
da Web”, che consente di accedere alla pagina di creazione della fattura.
Nella parte “Sezioni della fattura” è necessario compilare i Dati generali, mentre nella parte “Linee della
fattura” è necessario inserire almeno una Linea di fattura.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 29
Figura 18 - Inserimento nuova fattura
Nella sezione Dati Generali”: i dati che inserisci definiscono la tipologia e le caratteristiche del
documento/fattura.
Nella sezione “Linee della fattura”: attraverso la funzione “Aggiungi” puoi inserire le righe contenute
nel documento contabile/fattura.
Dati generali
Avvia la compilazione in corrispondenza della voce “Dati Generali” e visualizzerai una pagina articolata
in diverse sottosezioni:
• Dati generali del documento
• Dati della ritenuta
• Dati di bollo
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 30
• Dati della cassa professionale di appartenenza
• Sconto o maggiorazione complessivi
Figura 19 - Dati Generali
La prima di esse (“DATI GENERALI DEL DOCUMENTO”) prevede la compilazione di alcuni campi
obbligatori. In base al tipo di formato che hai scelto, visualizzi campi di informazioni la cui compilazione
obbligatoria è differente.
Da sapere che…
• “Importo totale del documento”: questo campo non è obbligatorio, in
quanto il totale della fattura sarà in seguito determinato dal prodotto dei
prezzi unitari per le quantità e la successiva applicazione delle aliquote IVA
indicate. Se il Fornitore intende compilarlo, deve indicare “l'importo al netto
dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario /
committente
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 31
• “Numero Bollo”: ai sensi dell’articolo 6 del DM 17 giugno 2014 (1), in attesa
dell’aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA,
l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere rappresentata in fattura
inserendo nel campo la stringa “DM-17-GIU-2014”
Figura 20 – Dati della cassa professionale di appartenenza
La sezione “DATI DELLA CASSA PROFESSIONALE DI APPARTENENZA” può essere compilata solo in caso
di fattura emessa da un Professionista, mentre la sezione “SCONTO O MAGGIORAZIONE
COMPLESSIVI”) si può compilare nel caso si voglia evidenziare in fattura l’applicazione di uno sconto.
Nella sezione “Dati della cassa professionale di appartenenza (facoltativo)”, ti evidenziamo che per il
campo “Natura esclusione iva” è presente la voce “IVA assolta in altro stato UE”
Nel caso tu abbia selezionato il formato europeo secondo quanto disposto dal provvedimento
dell’Agenzia delle entrate non è previsto l’inserimento dei dati di ritenuta, dei dati di bollo e della classe
professionale di appartenenza.
Una volta compilati i campi obbligatori, cliccando sul pulsante “Salva in bozza” e “Salva e Procedi”,
verranno effettuati dei controlli al fine di evitare lo scarto da parte di SDI.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 32
Sezioni facoltative
Figura 21 - Sezioni facoltative
Tornando alla pagina principale della fattura e selezionando la voce “Aggiungi sezioni facoltative” puoi
esplicitare ulteriori informazioni e dettagli relativi alla fattura. Le sezioni facoltative a tua disposizione
sono:
• “Dati ordini di acquisto”;
• “Dati contratti”;
• “Dati convenzioni”;
• “Dati ricezione”;
• “Dati fatture collegate”;
• “Dati SAL”;
• “Dati documenti di trasporto”;
• “Dati di trasporto”;
• “Fattura principale”;
• “Dati veicoli”;
• “Dati pagamento”;
• “Allegati”;
Il sistema consente di rimuovere eventuali sezioni facoltative aggiunte.
Di seguito riportiamo le immagini delle diverse sezioni facoltative.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 33
e “”:
Figura 22 - Dati ordini di acquisto
Figura 23 - Dati contratti
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 34
Figura 24 - Dati convenzioni
Figura 25 - Dati ricezione
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 35
Figura 26 - Dati Fatture collegate
Figura 27 - Dati SAL
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 36
Figura 28 - Dati documenti di trasporto – fattura differita
Figura 29 - Dati documenti di trasporto – fattura accompagnatoria
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 37
Figura 30 - Fattura principale
Figura 31 - Dati veicoli
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 38
Figura 32 - Dati pagamento
Per questa sezione facoltativa, in corrispondenza di “Modalità di Pagamento” puoi specificare la voce
“Trattenuta su somme già riscosse”. Tale valore è presente anche all’interno del template Excel
predisposto a sistema, nello sheet “Dati pagamento”.
Tieni presente che se hai scelto di utilizzare il formato FatturaPA è possibile aggiungere nuovi dati e
nuovi dettagli di pagamento. Se invece hai selezionato il tracciato conforme allo standard europeo
non ti consente di aggiungere nuovi dati e nuovi dettagli di pagamento.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 39
Inoltre, per il campo IBAN puoi inserire un numero di caratteri che va da un minimo di 15 caratteri fino a
massimo 34 caratteri. Il vincolo sul numero di caratteri ammessi è presente anche nel template
predisposto dal sistema all’interno del template Excel della fattura, dove nel caso in cui venga inserito un
valore non corretto si avrà un analogo messaggio di errore.
Una volta compilati i campi obbligatori, cliccando sul pulsante “Salva in bozza” e “Salva e Procedi”,
verranno effettuati dei controlli al fine di evitare lo scarto da parte di SDI.
Figura 33 - Allegati
Linee di fattura
Una volta inseriti i dati generali della fattura puoi aggiungere le linee in cui essa si articola tramite la
funzione “Aggiungi una linea”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 40
Figura 34 - Dettaglio Linea di fattura
Si apre una pagina che ti consente di specificare le informazioni che saranno riportate nel documento
contabile.
È prevista la compilazione di una serie di campi (tutti relativi solo alla linea oggetto di definizione) di cui
solo alcuni sono obbligatori.
Ti evidenziamo che nel campo “Natura esclusione iva” (facoltativo) puoi esplicitare se il regime del
margine/IVA non esposta in fattura.
Selezionando “Visualizza sotto-sezioni alternative” puoi procedere alla compilazione delle sezioni
“CLASSIFICAZIONE DELL’OGGETTO DELLA PRESTAZIONE”, “SCONTI o MAGGIORAZIONI” e “ALTRI DATI
GESTIONALI” solo se necessari alla completa identificazione della linea di fattura.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 41
Da sapere che…
Articoli” > “Codice Articolo” e “Valore”: i due campi presenti nella compilazione della
linea di fattura, corrispondono alle seguenti specifiche del tracciato XML:
• 2.2.1.3.1 <CodiceTipo> (max 35 caratteri): va indicata la tipologia di codifica che
può essere attribuita all'articolo (ad es. TARIC, CPV, EAN, SSC, ...)
• 2.2.1.3.2 <CodiceValore> (max 35 caratteri): va indicato il valore relativo alla
codifica utilizzata
Un esempio di corretta compilazione è: Codice Articolo: CPV / Valore: 4523314-1
I predetti campi NON hanno a che vedere con i codici articolo del catalogo, che possono
essere invece indicati nella descrizione della linea.
Inoltre, sulla base delle indicazioni disposte con il Provvedimento del 18 Aprile
dell’Agenzia delle Entrate, se hai selezionato il formato europeo non è possibile
indicare nel campo CODIFICA il codice AIC FARMACO.
In caso di inserimento di tale informazione il sistema notifica la mancata disponibilità
di gestione dell’informazione nel formato scelto.
In fondo alla pagina trovi la sezione “ID ordine/contratto/convenzione/ricezione/fattura” per avere
la possibilità di ricercare l’Ordine Diretto o la Richiesta di Offerta eseguita nell’ambito del MePA oggetto
di fatturazione. Tale funzionalità consente di avere un pre-popolamento dei dati di linea della fattura.
Tornando alla pagina principale sarà visibile l’elenco delle linee aggiunte che potranno essere modificate
consultate o cancellate.
Dati di Riepilogo
Dalla pagina principale delle Linee di Fattura, una volta inserita almeno una linea nella fattura, è possibile
selezionare “Conferma Dati di Riepilogo”, per confermare i dati inseriti.
La compilazione è obbligatoria, ma solo dopo l’inserimento delle linee della fattura medesima.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 42
Figura 35 - Dati di riepilogo
Il tracciato di fatturazione elettronica prevede il raggruppamento per “Aliquota IVA”.
Saranno pertanto presenti tante sezioni quante sono le aliquote associate alle varie linee di fattura.
Dopo avere concluso la compilazione dei dati di lotto, di fattura e delle relative linee, hai la possibilità di
generare il file XML che deve essere firmato digitalmente e successivamente essere inviato al Sistema di
Interscambio attraverso l’upload sul sistema.
Inserimento dei dati delle fatture tramite upload di un file Excel
In alternativa all’inserimento manuale dei dati delle fatture, è possibile procedere al caricamento tramite
un file Excel, dopo avere scaricato e compilato il template disponibile sul sistema.
L’operazione può essere effettuata sia per una singola fattura che per un lotto di fatture.
Seleziona il link “XLS” in corrispondenza della voce “Scarica il template” posizionato sotto “Carica un
lotto di fatture da file” o “Carica una fattura da file”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 43
Figura 36 - Scarica il template
Il tracciato del template riproduce il medesimo contenuto dei campi che compileresti online.
Effettua il download del file, compilalo in ogni campo obbligatorio. Il documento va successivamente
caricato a sistema ai fini dell’esecuzione dei controlli formali di compilazione previsti dal tracciato.
Tieni presente che per ogni fattura può essere associato un solo template excel.
Il template prevede la possibilità di compilare un massimo di 30 righe di fattura. Se dovesse essere
necessario aggiungere ulteriori righe puoi farlo utilizzando la funzione “Aggiungi” che per avviare la
compilazione a video di ciascuna linea.
Il sistema notificherà con un messaggio sul cruscotto l’esito dell’elaborazione del file caricato, che potrà
essere validato o meno a seguito dei controlli eseguiti. Selezionando “Monitora file caricati” il sistema
consente di monitorare gli aggiornamenti sui file caricati
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 44
Figura 37 - Monitore i file caricati
Inserimento dei dati delle fatture tramite upload di un file XML
Il sistema consente di precompilare un documento di fattura a partire da un file xml conforme allo
standard europeo UBL2.1.
Tramite la funzione “Crea un Lotto di Fatture da File” oppure “Carica una Fattura da file” puoi
caricare sul sistema i dati di un documento di fattura tramite upload di un file xml secondo il formato
europeo (UBL2.1). eventualmente già in tuo possesso.
Figura 38 - Carica file .xlm
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 45
Il sistema eseguirà una verifica sulla validità sintattica del documento caricato, la sua conformità alle
regole di business definite per i documenti di fattura elettronica e la congruenza delle informazioni di
intestazione della fattura.
3.2. Generazione e invio di un lotto di fattura elettronica
Dopo avere inserito i dati del lotto di fatture è possibile generare e trasmettere la fattura.
L’ultimo passo operativo è quindi la generazione del documento XML secondo il tracciato Fattura PA o
europeo per inviarli attraverso SdI e il successivo upload dello stesso file. Ricorda che solo nel caso di
utilizzo del tracciato FatturaPA è necessario procedere a firmare digitalmente il file.
La generazione della fattura elettronica può avvenire nella pagina di dettaglio del lotto tramite:
• “Genera XML” : genera il file xml corrispondente ai dati inseriti. Puoi inviare in un momento
successivo il file tramite la funzionalità “Fatture in lavorazione”
• “Genera XML e Invia”: oltre a generare l’xml visualizzi le informazioni necessarie per effettuare
contestualmente anche l’invio a SdI.
In questo caso se utilizzi il formato FatturaPA è necessario procedere a firmare
digitalmente il file e ricaricarlo; se utilizzi il formato europeo, il sistema invierà direttamente lo
stesso a SdI.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 46
Figura 39 - Genera .xml
Una volta inviato correttamente il file .xml, si attiva la possibilità per il Lotto/Fattura appena inviati di
consultarne lo stato, secondo lo storico delle operazioni effettuate, nonché l’accesso ad una copia di
cortesia (in PDF) del contenuto XML inviato al sistema di interscambio.
È possibile scaricare la nuova copia di cortesia selezionando la voce del menù principale Fatture inviate
e poi in corrispondenza della fattura di interesse.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 47
Figura 40 - Scarica copia di cortesia
Dalla sezione di “Fatture inviate” è possibile inoltre consultare lo storico degli stati e le eventuali
motivazioni di uno “scarto”, ossia di un rifiuto opposto dal sistema di interscambio a recapitare la fattura
all’Amministrazione competente, come di seguito riportato a titolo meramente esemplificativo.
Figura 41 - Notifica di scarto
Seleziona sulla “I” informativa in corrispondenza dello stato per visualizzare la motivazione del rifiuto.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 48
Figura 42 - Storico degli stati
Se l’adesione della tua impresa al servizio è sospesa, potrai accedere e visualizzare i Lotti di Fatture se il
lotto è stato precedentemente inviato al SdI, prima che l’adesione risulti sospesa.
3.3. Generazione e invio al SdI di Archivi di lotti di fatture
Se vuoi inviare più lotti di fatture in un unico raggruppamento è possibile utilizzare la funzionalità per
creare nuovi Archivi di lotti di fatture elettroniche.
Dal menù Crea nuove fatture seleziona “Creazione Archivio di Lotti”. Puoi selezionare dall’elenco
presente sulla pagina i lotti in formato FatturaPA firmati da includere nell’archivio in formato .zip e
inviarlo a SdI.
Per poter essere raggruppati in un archivio i lotti devono essere stati già in precedenza creati e firmati.
Ti ricordiamo che è possibile creare un Archivio di lotti di Fatture solo per i lotti in formato
FatturaPA.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 49
Figura 43 - Aggiungi lotti di fatture in archivio
Seleziona “Aggiungi Lotti di fatture nell’archivio” per selezionare e aggiungere i lotti da includere
nell’archivio.
Figura 44 - Seleziona i lotti da aggiungere
Una volta aggiunti, seleziona “Crea l’archivio” per completare l’operazione.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 50
Figura 45 - Crea l'archivio
Dopo aver inviato l’archivio non sarà più possibile effettuare modifiche.
Se l’adesione della tua impresa al servizio è sospesa, potrai accedere e visualizzare gli Archivi di Lotti di
Fatture se sono stati precedentemente inviati al SdI, prima che l’adesione risultasse sospesa.
3.4. Gestione lotti e archivi di lotti in lavorazione
Dal menù principale, selezionando la voce “Fatture in lavorazione” puoi accedere ai lotti di fatture e
agli archivi di lotti di fatture che si trovano ancora in lavorazione, ovvero ancora non inviati al SdI.
Gestione lotti in lavorazione
Seleziona “Lotti di fatture” per accedere all’elenco.
Figura 46 - Lotti di fatture
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 51
Puoi ricercare il lotto che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni lotto puoi utilizzare alcune
funzionalità:
• Modifica: consente di accedere nuovamente al lotto di fatture (in entrambi i formati), in modo da
poter modificare i dati di intestazione o delle singole fatture, aggiungere nuovi dati e fatture,
rigenerare l’XML e inviarlo;
• Firma (solo per lotti di fatture in formato FatturaPA): nel caso in cui lo stato del lotto di fatture
sia “generato”, selezionando l’icona della firma puoi scaricare il documento, firmarlo tramite
strumenti in tuo possesso e ricaricarlo. Ti viene fornito l’esito della verifica della validità della
firma. Nel caso in cui il documento viene validato, puoi procedere con l’invio dello stesso e verrai
informato della presa in carico dell’invio;
• Elimina: consente l’eliminazione di Lotti di Fatture che si trovano in uno stato in cui è possibile
eseguire l’operazione;
• Rigenera: puoi generare nuovamente il file XML. Se il lotto è in stato “bozza”, ti verrà notificato se
è necessario compilare sezioni obbligatorie prima di poter generare il file XML;
• Visualizza dettaglio: ti consente di visualizzare in modalità lettura i lotti di fatture che non
possono essere più modificati.
Inoltre, per ogni lotto dell’elenco puoi consultare lo storico degli stati selezionando l’icona associata allo
stato del lotto di interesse.
Figura 47 – Storico degli stati
Per ogni lotto dell’elenco è possibile visualizzare l’elenco delle fatture contenute nello stesso
selezionando sulla freccia in corrispondenza del lotto.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 52
Figura 48 - Consulta l'elenco delle fatture
Per le fatture presenti in un lotto di fatture è possibile consultare lo storico degli stati e utilizzare le
seguenti funzionalità:
• Copia Fattura: consente di copiare una fattura all’interno di un nuovo lotto o in un lotto
esistente;
• Modifica Fattura: consente di accedere alla fattura e modificarla;
• Elimina Fattura: consente la rimozione di una fattura precedentemente inserita nel lotto per i
lotti in stato “bozza”, “generato” e “firmato”.
Gestione archivi in lavorazione
Dalla voce principale del menù “Fatture in lavorazione” seleziona “Archivi di Lotti di fatture” per
accedere all’elenco degli Archivi di Lotti di Fatture che ancora non sono stati inviati al SdI.
Figura 49 – Archivi di lotti di fatture in lavorazione
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 53
Puoi ricercare l’Archivio di lotti che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni archivio puoi utilizzare
alcune funzionalità:
• Invia: consente di inviare a SdI l’archivio selezionato. Verrai informato della presa in carico
dell’attività;
• Modifica: consente di accedere alla pagina dell’archivio selezionato per aggiungere, eliminare lotti
o eventualmente ricreare lo stesso;
• Elimina: consente di eliminare l’archivio selezionato
Per ogni archivio presente nella lista è possibile visualizzare l’elenco dei lotti che lo compongono, sui quali
sono disponibili le funzionalità “Modifica” ed “Elimina”.
3.5. Invio fattura a SDI
La procedura di invio della fattura a SDI vede quali attori coinvolti:
• il fornitore
• il Sistema di Interscambio
• Il MEF (attraverso CONSIP/www.acquistinretepa.it) quale soggetto trasmittente
I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti seguenti:
• il fornitore predispone la fattura elettronica secondo quanto riportato nei precedenti paragrafi;
• sulla fattura così predisposta il fornitore appone la firma digitale (solo se formato FatturaPA)
• il file così generato, viene trasmesso a SDI per mezzo dell’invio su www.acquistinretepa.it.
Prima di inoltrare la fattura all’Amministrazione destinataria, SDI effettua una serie di controlli formali
sul contenuto del file XML.4
4 Fonte: www.fatturapa.gov.it “ELENCO DEI CONTROLLI EFFETTUATI SUL FILE FATTURAPA”
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 54
Nei paragrafi successivi si riepilogano alcuni dei controlli effettuati da Acquisti in rete che anticipano i
controlli da parte di SdI e che avranno luogo a seconda del formato prescelto per gestire e inviare i
documenti attraverso SdI.
3.6. Notifiche del Sistema di Interscambio
La procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche vede, quali attori coinvolti:
• il fornitore;
• il soggetto trasmittente (MEF/Consip).
• il Sistema di Interscambio;
• l’Amministrazione destinataria;
La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti:
• A. il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche
previste
• B. in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al Fornitore
• C. nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica all’Amministrazione
destinataria e unitamente a questa il SdI trasmette anche una notifica di metadati del file fattura
tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da
parte del ricevente;
• D. nel caso di buon esito della trasmissione, SDI invia al Fornitore una ricevuta di consegna della
fattura elettronica;
• E. nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili a SDI, la trasmissione al destinatario non
fosse possibile entro i termini previsti, SDI invia al fornitore una notifica di mancata consegna;
resta a carico di SDI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla
risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l’invio;
se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, SDI non è
riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, inoltra al Fornitore una definitiva
attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito in ottemperanza
alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014, emessa dal
Dipartimento Finanze del MEF di concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della
Presidenza del Consiglio dei Ministri;
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 55
• F. per ogni fattura elettronica recapitata all’ Amministrazione, SDI permette all’Amministrazione,
entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al Fornitore, più precisamente dalla
data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata
consegna, di inviare una notifica di accettazione/rifiuto della fattura e, nel caso, provvede ad
inoltrarla al Fornitore a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione
della fattura elettronica;
• G. a seguito della corretta trasmissione di una Fattura Elettronica, al fine di fornire tempestiva
comunicazione al Fornitore dell'accettazione o del disconoscimento del documento contabile in
modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle
fatture emesse, il Sistema di Interscambio ha fissato un termine - pari a quello previsto nel D. lgs
52/2004 che modifica l'art. 21 del DPR 633/72, attualmente 15 giorni - decorso il quale lo stesso
SDI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia al Fornitore sia al soggetto che ha ricevuto la
fattura (Amministrazione).
La fattura ha terminato il suo “ciclo di vita” nell’ambito della gestione del Sistema di Interscambio e può
essere definitivamente registrata ai fini IVA tra le fatture emesse.
Le notifiche ricevute da SdI saranno visibili su Acquisti in Rete nel dettaglio dei lotti e delle singole fatture
associate. Le notifiche possono essere:
• “Scarto”: nel momento in cui la fattura inviata non supera i controlli effettuati dal Sistema di
Interscambio;
• “Mancata consegna” (da SdI verso la PA destinataria): nel momento in cui, superati i controlli
iniziali, il SdI comunica la fattura alla PA destinataria ma vi sono problemi che impediscono la
corretta consegna della fattura alla PA o all’eventuale intermediario della PA. Resterà a carico del
SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del
problema ostativo alla trasmissione e, a problema risolto, di procedere con un nuovo invio;
• “Consegna” (da SdI alla PA destinataria o all’eventuale intermediario): nel momento in cui la
fattura viene consegnata al destinatario da parte del SdI;
• “Accettazione/Rifiuto” da parte della PA destinataria: nel momento in cui la PA approva/non
approva la fattura inviata;
• “Decorrenza termini di accettazione” da parte delle PA: nel momento in cui sono trascorsi
quindici giorni dalla ricezione della fattura da parte della PA (la fattura è stata “Consegnata” alla
PA) senza che quest’ultima abbia comunicato al SdI l’accettazione o il rifiuto della fattura stessa;
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 56
• “Attestazione Trasmissione Fattura” del file alla PA destinataria: nel momento in cui sono
trascorsi quindici giorni dalla data di invio della notifica di “Mancata consegna”.
Da sapere che…
La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle amministrazioni solo a
fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SDI. La ricevuta di consegna
attesta sia l’emissione della fattura elettronica, sia l’avvenuta ricezione da parte della
PA committente.
Tuttavia, le due fasi (emissione della fattura da parte del Fornitore e la ricezione della
stessa da parte della PA) vengono effettuate in due momenti distinti.
Secondo quanto riportato nella circolare n. 1/2013 del MEF, la fattura elettronica può
infatti darsi per emessa non solo nella ricevuta di consegna recapitata al Fornitore
dal SDI in caso di esito positivo, ma anche a fronte del rilascio dal parte del SDI della
notifica di mancata consegna (in nessun caso il SDI rilascia un documento
comprovante il mero ricevimento della fattura da parte del medesimo).
La notifica di mancata consegna viene spedita al Fornitore se l’inoltro
all’Amministrazione committente ha avuto esito negativo, e viene recapitata:
• entro 48 ore se il canale di comunicazione tra sistema di interscambio e
Pubblica amministrazione è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC);
• ovvero, entro 24 ore negli altri casi.
Tale notifica di mancata consegna è sicuramente sufficiente a provare la trasmissione
(e la conseguente ricezione) della fattura da parte del SDI. Anche in tale caso la fattura
può darsi per emessa. Sarà poi il SDI a farsi carico di contattare il destinatario della
fattura affinché provveda alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione.
Se l’inoltro ha avuto esito negativo “per cause tecniche” il SDI rilascia al Fornitore una
notifica di mancata consegna. La struttura di supporto del SDI provvede
successivamente a contattare il referente del servizio di fatturazione elettronica
dell’Amministrazione ricevente affinché provveda tempestivamente alla risoluzione
del problema ostativo alla trasmissione e, a problema risolto, procede con l’invio della
fattura.
Se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna,
il SDI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, invia al Fornitore
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 57
trasmittente una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con
impossibilità di recapito”.
Il Fornitore in possesso di una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura
con impossibilità di recapito”, può trasmettere la fattura direttamente
all'amministrazione competente, ad esempio trasmettendo per posta elettronica
l'attestato (che contiene anche la Fattura stessa). Con questo invio l’Amministrazione
viene messa a conoscenza del fatto che la fattura elettronica è stata correttamente
inviata al SDI, può prendere visione della fattura in esso contenuta e la fattura può
pertanto ritenersi ricevuta dall’Amministrazione committente.
3.7. Gestione lotti e archivi di lotti inviati
Dal menù principale selezionando la voce “Fatture inviate”, puoi accedere ai lotti di fatture e agli archivi
di lotti di fatture che sono stati inviati allo SdI.
Gestione lotti inviati
Seleziona “Lotti di fatture” per accedere all’elenco dei Lotti di Fatture, in entrambi i formati, che sono
stati inviati allo SdI.
Figura 50 - Gestione dei lotti di fatture inviati
Puoi ricercare il lotto che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni lotto puoi utilizzare alcune
funzionalità:
• Modifica: consente di modificare il lotto; tale azione causerà la cancellazione dell’XML e la
necessità di rigenerarlo (e firmarlo nel caso di formato FatturaPA);
• Elimina: consente l’eliminazione logica del lotto negli stati “Rifiutato da SdI” e “Trasmesso con
mancato recapito”
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 58
• Rigenera: consente di rigenerare l’XML facendo tornare il lotto nello stato “Generato”
• Scarica Copia Cortesia: per effettuare il downlaod di una copia di cortesia
• Scarica XML: consente di scaricare o l’XML originale (per entrambi i formati di fattura) o quello
firmato (solo per i lotti in formato FatturaPA)
• Visualizza dettaglio: ti consente di visualizzare in modalità lettura i lotti di fatture che non
possono essere più modificati
Inoltre, per ogni lotto dell’elenco puoi consultare l’elenco delle fatture di cui è composto, visualizzarne il
relativo stato e utilizzare le seguenti funzionalità:
• Copia Fattura: consente la copia di una fattura precedentemente compilata all’interno di un
nuovo lotto o di un lotto esistente.
• Scarica Copia Cortesia: per effettuare il downlaod di una copia di cortesia
• Scarica XML: consente di scaricare o l’XML originale (per entrambi i formati di fattura) o quello
firmato (solo per i lotti in formato FatturaPA)
Gestione archivi inviati
Dalla voce principale del menù “Fatture inviate” seleziona “Archivi di Lotti di fatture” per accedere
all’elenco degli Archivi di Lotti di Fatture che sono stati inviati allo SdI.
Figura 51 - Gestione degli archivi di lotti di fatture inviate
Puoi ricercare l’Archivio di lotti che ti interessa attraverso l’apposito filtro.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 59
Per ogni archivio puoi utilizzare la funzionalità “Scarica Archivio di Lotti” per scaricare il contenuto
dell’archivio di lotti.
Per ogni archivio è possibile visualizzare le informazioni relative ad ogni lotto contenuto nell’archivio e
utilizzare alcune funzionalità:
• Scarica Copia Cortesia: per effettuare il downlaod di una copia di cortesia
• Scarica XML: consente di scaricare per i lotti dell’archivio il file l’XML originale o nella versione
firmata
• Visualizza dettaglio: ti consente di visualizzare in modalità lettura i lotti di fatture che non
possono essere più modificati
4. Conservazione delle Fatture
La normativa in vigore impone che la conservazione delle fatture debba avvenire nella medesima forma
della loro emissione. La fattura elettronica viene pertanto fatta oggetto di conservazione digitale.
Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità,
leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Le Fatture PA devono pertanto essere conservate
digitalmente in conformità alle disposizioni del decreto MEF adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5,
del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Come evidenziato nei precedenti paragrafi del presente documento, le fatture PA sono corredate delle
ricevute di presa in carico e accettazione del SDI, nonché delle notifiche che il SDI invia nel corso del ciclo
di vita della fattura. Sebbene l’obbligo formale di conservazione sostitutiva riguardi le fatture e non anche
le ricevute e notifiche, il servizio erogato da www.acquistinretepa.it provvede alla conservazione di tutti i
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 60
documenti informatici (fatture, notifiche e ricevute) a partire dal momento in cui il file FatturaPA viene
correttamente indirizzato allo SDI. 5
Il fornitore che intenda entrare in possesso del file conservato digitalmente ha a disposizione la funzione
Esibizione a norma.
4.1. Adempimenti relativi alla conservazione
Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, in attuazione all’articolo 21,
comma 5, del D. Lgs n. 82/2005 (CAD), ha definito le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi
ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il DMEF 23
gennaio 2004.
Il Decreto, in vigore dal 27 giugno 2014, ha introdotto semplificazioni importanti ai processi di
dematerializzazione della documentazione fiscale e di conservazione digitale a norma dei documenti
fiscali a partire dal periodo d’imposta 2015 in poi, anche in virtù dell’obbligo correlato della fatturazione
elettronica verso la PA (DM n. 55 del 3 aprile 2013) e delle semplificazioni introdotte nei processi di
fatturazione elettronica tra imprese chiarite con la recente Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014.
Di seguito vengono descritte le principali modifiche e semplificazioni:
• È stato eliminato l’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e si allinea tale termine a
quello dei libri e registri. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi, è
effettuato entro il termine previsto dalla L.489/1994, ossia entro tre mesi dal termine di
presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
5 Si rammenta che nel caso in cui il servizio offerto da www.acquistinretepa.it venga utilizzato solo per la generazione della Fattura
Elettronica in formato XML (di seguito inviata al SDI attraverso altri canali, ad es. la PEC) la FatturaPA generata ma non trasmessa
attraverso www.acquistinretepa.it non sarà oggetto di Conservazione digitale a norma di legge e pertanto tale attività sarà a carico
dell’impresa trasmittente.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 61
• L’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza
tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate è eliminato. Il contribuente comunicherà che effettua
la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione
dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
• Il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (relativa alle
fatture, gli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) avviene mediante
versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241,con modalità
esclusivamente telematica ed in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
• Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un
riferimento temporale opponibile a terzi (ad esempio una marca temporale) sul c.d. “pacchetto di
archiviazione”. (in aggiunta alla già prevista sottoscrizione elettronica da parte del Responsabile
della Conservazione)
4.2. Obblighi di comunicazione del luogo di conservazione delle
scritture contabili
La normativa in materia impone che venga comunicato “il luogo di conservazione elettronica delle
scritture contabili, nonché dei registri e degli altri documenti (…). Il soggetto passivo stabilito nel territorio
dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti
ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui
all’articolo 21,comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.”
A tal fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale, ai fini della comunicazione
del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di
comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli
estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti.
Si riportano pertanto le informazioni necessarie alla predetta comunicazione per quanto attiene alla
fatture conservate digitalmente attraverso il servizio erogato da www.acquistinretepa.it :
Ministero Economia e Finanze / Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi Centro
Elaborazione Dati presso SOGEI SpA
Codice fiscale: 80415740580
Indirizzo: Via Mario Carucci, 99 - Palazzina PA 1
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 62
CAP: 00143
Comune: ROMA
Provincia: ROMA
Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN)
Cod. fiscale 800 812 90 373
Indirizzo: Via Galliera 21,
CAP: 40121
Comune: Bologna;
Provincia: Bologna
4.3. Esibizione a norma
Se vuoi richiedere l’estrazione dei lotti di fattura conservati dal menù principale seleziona la voce
“Esibizione a Norma”.
Figura 52 - Esibizione a norma
Puoi ricercare il lotto di fatture che ti interessa attraverso l’apposito filtro dall’elenco disponibile.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 63
Selezionando l’apposita funzionalità è possibile richiedere un Esibizione a Norma di un lotto
conservato.
Selezionando invece “Visualizzazione dello Storico delle Esibizioni”, è possibile accedere all’elenco con
lo storico delle richieste già eseguite.
5. Controlli e notifiche di errore
5.1. DATI GENERALI
I controlli effettuati in questa sezione della procedura sono di seguito elencati per evitare un eventuale
scarto della/del fattura/lotto sono:
Controllo fattura duplicata - codice di errore 00404
Il sistema prevede dei controlli di unicità della fattura a livello generale.
In particolare, nei seguenti casi sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. Non è
possibile effettuare il salvataggio in quanto la fattura è duplicata.”:
1. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è diverso da “Si” ed esiste
una fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” per la quale si verificano le seguenti
condizioni:
▪ Partita iva del cedente (intesa come idpaese + idcodice) uguale a quella della fattura
corrente;
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Anno uguale a quello della fattura corrente;
▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito”;
oppure
▪ Tipo documento della fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” o della fattura
corrente pari a “Nota di credito”;
▪ Tipo documento uguale a quello della fattura corrente;
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 64
▪ Partita iva del cedente (intesa come idpaese + idcodice) uguale a quella della fattura
corrente;
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Anno uguale a quello della fattura corrente;
2. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è pari a “Si” ed esiste una
fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” per la quale si verificano le seguenti condizioni
▪ Partita iva del cedente (intesa come idpaese + idcodice) uguale a quella della fattura
corrente;
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente;
▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito;
oppure
▪ Tipo documento della fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” o della fattura
corrente pari a “Nota di credito”;
▪ Tipo documento uguale a quello della fattura corrente;
▪ Partita iva del cedente (intesa come idpaese + idcodice) uguale a quella della fattura
corrente;
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente.
Per fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” si intende una fattura il cui stato è pari a uno dei
seguenti:
o Consegnato alla PA;
o Mancata consegna alla PA;
o Decorrenza termini;
o Accettato dalla PA;
o Trasmesso con mancato recapito.
Il controllo sopra descritto sarà anche previsto nel caso di caricamento tramite Excel.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 65
Nel caso in cui si siano verificati degli errori a seguito di caricamento dei dati tramite file excel, lo stato
del file caricato sarà “Validato con errori” e sarà possibile scaricare il rapporto di validazione, in cui sono
evidenziati gli errori che si sono verificati. Nel caso in questione, si avrà quanto di seguito mostrato:
Figura 53 – Sheet “Dati generali” – Errore 00404 - Duplicazione fattura
Il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente al
“Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Non è possibile effettuare
il salvataggio in quanto la fattura è duplicata”.
Controllo fattura duplicata nel lotto – codice di errore 00409
Il sistema prevede dei controlli di unicità della fattura a livello di lotto.
In particolare, nei seguenti casi sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. Non è
possibile effettuare il salvataggio in quanto la fattura è duplicata all’interno del lotto.”:
1. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è diverso da “Si” ed esiste
un’altra fattura nello stesso lotto per la quale si verificano le seguenti condizioni:
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Anno uguale a quello della fattura corrente;
▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito”;
oppure
▪ Tipo documento di un’altra fattura del lotto o della fattura corrente pari a “Nota di credito”;
▪ Tipo documento uguale a quello della fattura corrente;
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 66
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Anno uguale a quello della fattura corrente;
2. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è pari a “Si” ed esiste un’altra
fattura nello stesso lotto per la quale si verificano le seguenti condizioni:
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente;
▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito;
oppure
▪ Tipo documento di un’altra fattura del lotto o della fattura corrente pari a “Nota di credito”;
▪ Tipo documento uguale a quello della fattura corrente;
▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;
▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente.
Figura 54 - Controllo fattura duplicata nel lotto
Il controllo sopra descritto sarà anche previsto nel caso di caricamento tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
al “Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “La fattura è duplicata nel
lotto.”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 67
Gli errori visualizzati nel caso di presenza di uno degli scenari precedentemente indicati sono simili a
quelli mostrati nelle figure rappresentate nel caso di fattura duplicata.
Nel caso di fatture emesse secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi
dell'articolo 73 del DPR 633/72 e per le quali sia stato valorizzato a “SI” il campo “Art73” (cosa che consente
al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero), la verifica
di unicità viene effettuata attraverso un confronto sull’hash del file che non deve coincidere con quello
di un file precedentemente trasmesso al SdI.
Tutti i controlli appena descritti, qualora il file inviato al SdI è relativo ad un documento lotto di fatture,
comportano l’accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità. Diversamente, se a SDI viene inviato un
file in formato compresso (i.e. un Archivio di Lotti) i controlli, con conseguente accettazione o scarto,
riguardano ogni singolo file presente al suo interno.
Controllo presenza caratteri numerici nell’elemento informativo Numero fattura - codice
errore 00425
Il sistema controlla che il campo “Numero” contenga almeno un carattere numerico.
Nel caso in cui il controllo non sia superato sarà mostrato il messaggio di errore “Numero fattura deve
contenere almeno una cifra numerica”.
Figura 55 - Dati generali – Errore numero fattura non valido
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 68
Il controllo sopra descritto è previsto anche nel caso di caricamento tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
al “Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Numero fattura deve
contenere almeno un carattere numerico.”, come mostrato di seguito:
Figura 56 – Sheet “Dati generali” – Errore 00425 – Assenza caratteri numerici nel campo “Numero fattura”
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 69
Controllo valore Aliquota Iva - codice errore 00424
Il sistema prevede un controllo sul valore inserito per il campo “Aliquota IVA”, in particolare, viene
verificato che il valore dell’aliquota IVA, se diverso da “0,00”, sia maggiore o uguale a “1,00”.
Nel caso in cui il controllo non sia superato si visualizza il messaggio di errore “Attenzione. Aliquota IVA
(%) se diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.
Figura 57 - Controllo Aliquota IVA
Lo stesso controllo sarà previsto in caso di caricamento dati tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
all’ “Aliquota IVA” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Aliquota IVA se
diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 70
Figura 58 - Sheet “Dati generali” – Errore 00424 – Aliquota IVA non valida
Controllo coerenza data nota di credito - codice errore 00418
Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Data” in modo tale che, nel caso in cui il tipo
di documento sia “Nota di credito”, il valore di “Data” nella sezione “Dati generali” sia maggiore o uguale
delle eventuali “Date” nella sezione “Dati fatture collegate”.
La sezione “Dati fatture collegate” è una sezione facoltativa, dove puoi inserire le informazioni relative
alle eventuali fatture collegate.
Nel caso in cui la data che stai inserendo nella sezione “Dati fatture collegate” sia maggiore della “Data”
presente in “Dati generali” sarà mostrato il messaggio “Se la fattura che si sta creando è di tipo nota di
credito, la data della fattura deve essere minore o uguale della data inserita nella sezione dati generali”.
Figura 59 - Controllo data fattura collegata
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 71
Il medesimo controllo è previsto nel caso di caricamento dati tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
alla data della fattura collegata (sheet “Dati fatture collegate”), con messaggio di errore pari a “Data deve
essere minore o uguale della data inserita nello sheet “Dati generali”.”.
Figura 60 – Sheet “Dati fatture collegate” – Errore 00418 – Incoerenza delle date
Controllo coerenza Esigibilità Iva e Natura - codice errore 00420
Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Natura” ed “Esigibilità IVA”.
In particolare, il valore di “Natura”, se popolato, non può essere “Inversione contabile (reverse charge)”
se hai inserito “Scissione dei pagamenti” per “Esigibilità IVA” e viceversa.
In caso contrario sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. I valori selezionati per
Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili.”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 72
Figura 61 - Controllo coerenza Esigibilità Iva e Natura
Il medesimo controllo è previsto nel caso di caricamento dati tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
alla “Natura” (sheet “Dati generali” o “Linea X”), con messaggio di errore pari a “I valori selezionati per
Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 73
Figura 62 – Sheet “Dati generali” – Errore 00420
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 74
5.2. LINEE DI FATTURA
I controlli effettuati in questa sezione della procedura sono di seguito elencati per evitare un eventuale
scarto della/del fattura/lotto:
Controllo valore Aliquota Iva - codice errore 00424
Il sistema effettua un controllo sul valore inserito per il campo “Aliquota IVA”, in particolare, viene
verificato che il valore dell’aliquota IVA, se diverso da “0,00”, sia maggiore o uguale a “1,00”.
Nel caso in cui il controllo non sia superato sarà mostrato il messaggio di errore “Aliquota IVA (%) se
diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.
Figura 63 - Pagina “Dettaglio linee beni o servizi” – Errore 00424 – Aliquota IVA non valida
Lo stesso controllo è previsto in caso di caricamento dati tramite Excel.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 75
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
all’ “Aliquota IVA” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Aliquota IVA se
diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.
Figura 64 – Sheet “Linea 1” – Errore 00424 – Aliquota Iva non valida
Controllo Esigibilità Iva e Natura - codice errore 00420
Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Natura” ed “Esigibilità IVA”.
In particolare, il valore di “Natura”, se popolato, non può essere “Inversione contabile (reverse charge)”
se hai inserito “Scissione dei pagamenti” per “Esigibilità IVA” e viceversa.
In caso contrario sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. I valori selezionati per
Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili.”.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 76
Figura 65 - Controllo esigibilità iva e natura
Il medesimo controllo è previsto nel caso di caricamento dati tramite Excel.
In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente
alla “Natura” (sheet “Linea X”), con messaggio di errore pari a “I valori selezionati per Esigibilità IVA e
Natura non sono compatibili”.
Figura 66 – Sheet “Linea 1” – Errore 00420
Controllo corretto calcolo del Prezzo Totale - codice errore 00423
Il sistema effettua un controllo sul valore del campo “Prezzo totale” nel “Dettaglio linea”.
Dal momento che SDI ha definito una formula per il calcolo del prezzo totale sulla base degli eventuali
sconti e maggiorazioni, prevedendo lo scarto del lotto nel caso in cui tale formula non sia rispettata, il
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 77
campo relativo al prezzo totale è “Read only” e calcolato automaticamente alla selezione dei pulsanti
“Salva in bozza” (solo nel caso siano presenti tutti i dati necessari) e “Salva e procedi”.
Figura 67 – Dettaglio linee beni o servizi – Prezzo totale calcolato automaticamente
Figura 68 - Formula per il calcolo del prezzo totale di una linea.
Analogo funzionamento è previsto per il template Excel della fattura per cui non è presente il campo (ed
i relativi controlli di validazione) e il prezzo viene calcolato automaticamente a valle del superamento di
tutti i controlli previsti.
Nell’allegato” Esempio di calcolo del prezzo totale di una fattura in presenza di sconti e maggiorazioni”
sono riportati due esempi di calcolo del Prezzo Totale.
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 78
5.3. DATI DI RIEPILOGO
I controlli effettuati in questa sezione della procedura sono di seguito elencati per evitare un eventuale
scarto della/del fattura/lotto:
Controllo corrispondenza dati riepilogo e aliquote iva - codice errore 00419
Al fine di evitare lo scarto da parte di SDI con codice di errore 00419, si avrà almeno un blocco “Dati
Riepilogo” per ciascuna delle aliquote iva presenti nei dati della cassa previdenziale e nei dati generali.
In questo modo, la gestione dei dati di cassa previdenziale (sezione “Dati generali”) verrà effettuata
all’interno della sezione “Dati riepilogo”, sulla base del relativo valore di aliquota IVA/Natura, accorpandoli
con quelli relativi alle linee di fattura.
Controllo corretto calcolo dell’imposta - codice errore 00421
Il valore dell’imposta sarà calcolato secondo la formula riportata nella figura seguente.
Figura 69 Formula per il calcolo dell'imposta
Il blocco dei dati di riepilogo sarà costruito sulla base della coppia “Aliquota IVA”/”Natura” ed “Esigibilità
IVA”, per cui anche il valore dell’importo imponibile di ciascun blocco subirà tali modifiche.
Controllo corretto calcolo dell’imponibile importo - codice errore 00422
Il sistema effettua un controllo sui valori di “Importo imponibile” della sezione “Dati riepilogo” sulla base
della formula riportata nell’immagine seguente.
Figura 70- Formula per il controllo dell'importo imponibile
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 79
Affinché si possa disporre dei dati richiesti per effettuare il controllo già all’accesso della sezione “Dati
riepilogo” sono state effettuate le seguenti modifiche:
• Nella maschera della sezione “Dati generali”, con riferimento alla sotto-sezione “Dati della cassa
professionale di appartenenza”, sono stati aggiunti i campi “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su
imponibile o importo”. Tale modifica è stata apportata anche nel template Excel;
• Nella maschera della sezione “Dati generali”, con riferimento alla sotto-sezione “Dati della cassa
professionale di appartenenza”, è stato aggiunto il “Numero sotto-sezione”, nella fattispecie un
progressivo per ogni sotto-sezione “Dati della cassa professionale di appartenenza”;
• Nella maschera di dettaglio linea sono stati aggiunti i campi “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su
imponibile o importo”. Tale modifica è stata apportata anche nel template Excel;
• Nella maschera della sezione “Dati riepilogo” sono stati resi read-only i campi “Imponibile
importo”, “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su imponibile o importo” ed inoltre mostrati i numeri
delle sotto-sezioni “Dati della cassa professionale di appartenenza”. I blocchi di tale sezione sono
determinati come segue:
o Un blocco per ciascuna coppia “Aliquota IVA”/”Natura esclusione IVA” ed “Esigibilità IVA”;
o Il valore di “Arrotondamento su imponibile o importo” è dato dalla somma algebrica di tutti i
valori di “Arrotondamento su imponibile o importo” presenti nei “Dati generali” o nel dettaglio
linee ed associati alla specifica coppia “Aliquota IVA”/”Natura esclusione IVA” ed “Esigibilità
IVA”;
o Il valore di “Importo imponibile” di ciascun blocco è calcolato secondo la formula di Figura 287,
arrotondato alla seconda cifra decimale (l’arrotondamento sarà effettuato solo alla fine del
calcolo).
5.4. Altri controlli e notifiche di errore
Verifiche sul contenuto economico – amministrativo
Di seguito verranno elencati alcuni codici di errore relativi a controlli attinenti al contenuto economico-
amministrativo della fattura:
• codice 00400: sulla riga con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura
• codice 00401: sulla riga con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo
Natura
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 80
• codice 00403: la data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione
• codice 00411: se esiste una riga di dettaglio Ritenuta, deve esistere il blocco DatiGenerali/
DatiGeneraliDocumento/ DatiRitenuta
• codice 00415: se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta = SI, deve esistere il blocco
DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta
• codice 00417: almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente
deve essere valorizzato
Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
La verifica viene eseguita al fine di intercettare l’invio accidentale dello stesso file. Attraverso un controllo
sulla nomenclatura del file ricevuto il SDI verifica che il nome file sia conforme con quanto riportato nelle
Specifiche delle regole tecniche del Sistema di Interscambio e che non sia stato già inviato un file con lo
stesso nome (fatto salvo il caso in cui, per il precedente file con lo stesso nome, sia stata trasmessa
notifica di file non recapitabile); in caso di esito negativo del controllo (nome file già presente nel SDI o
nome file non conforme) il file viene rifiutato.
Verifica di integrità del documento
La verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche
successivamente all’apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma elettronica qualificata
apposta sull’oggetto trasmesso, il SdI verifica l’integrità dell’oggetto stesso; laddove dovesse emergere
che il documento ricevuto non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento
viene rifiutato.
Verifica di autenticità del certificato di firma
La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la
firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle
“Certification Authorities”, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto,
revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti
motivazioni:
• Codice 00100 Certificato di firma scaduto
• Codice 00101 Certificato di firma revocato
• Codice 00104 CA (Certification Authority) non affidabile
• Codice 00107 Certificato non valido
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 81
Verifica di conformità del formato fattura
La verifica viene effettuata per garantire la corretta elaborazione del contenuto del documento; sulla
base di quanto riportato nell’allegato A al DM n. 55 del 03/04/2013 e nelle relative specifiche tecniche
pubblicate sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it, il SdI effettua dei controlli di
corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso, compresa la presenza dei dati definiti obbligatori;
qualora dovesse risultare una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le
seguenti motivazioni:
• Codice 00103 File firmato senza riferimento temporale
• Codice 00105 File firmato con riferimento temporale non coerente
• Codice 00106 File / archivio vuoto o corrotto
• Codice 00200 File non conforme al formato
• Codice 00201 Superato il numero massimo di errori di formato
• Codice 00400 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo
Natura
• Codice 00401 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il
campo Natura
• Codice 00403 La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione
• Codice 00411 Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco
• DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta
• Codice 00413 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA pari a zero, deve essere
presente il campo Natura
• Codice 00414 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA diversa da zero, il campo
Natura non deve essere presente
• Codice 00415 Se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il
blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta
• Codice 00417 Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente
deve essere valorizzato
Verifica di validità del contenuto della fattura
La verifica viene effettuata per accertare la presenza dei dati necessari al corretto inoltro del documento
al destinatario; inoltre vengono effettuati dei controlli per prevenire situazioni di dati errati e/o non
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 82
elaborabili; SdI verifica la valorizzazione e validità di alcune informazioni presenti nel documento
trasmesso; in particolare viene effettuato un controllo:
• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, del codice identificativo del destinatario e delle
informazioni necessarie al recapito, salvo il caso in cui il codice identificativo sia valorizzato a
“999999” (valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare
interpretativa del MEF n.1 del 31 marzo 2014; il controllo prevede anche una verifica sulla data di
avvio del servizio di fatturazione elettronica presente nell’anagrafica di riferimento (IPA), data che
non deve essere successiva a quella in cui viene effettuato il controllo (data di sistema);
• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, di uno o più uffici di fatturazione elettronica attivi
associati al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del cessionario\committente
riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato a “999999”
(valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa del MEF
n.1 del 31 marzo 2014;
• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, di uno ed un solo ufficio di fatturazione elettronica
attivo (diverso da quello Centrale previsto dalle specifiche operative relative all’allegato D al DM 3
aprile 2013, n. 55) associato al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del
cessionario/committente riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario
sia valorizzato con il codice di fatturazione elettronica Centrale in ottemperanza alle disposizioni
riportate nella circolare interpretativa del MEF n.1 del 31 marzo 2014;
• sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA, relative ai soggetti cedente/prestatore,
rappresentante fiscale, cessionario/committente, attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe
tributaria; il controllo non è effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere.
Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato
con le seguenti motivazioni:
• Codice 00300 IdFiscale del soggetto trasmittente non valido
• Codice 00301 IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido
• Codice 00302 CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido
• Codice 00303 IdFiscaleIVA del RappresentanteFiscale non valido
• Codice 00304 CodiceFiscale del RappresentanteFiscale non valido
• Codice 00305 IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido
• Codice 00306 CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido
• Codice 00311 CodiceDestinatario non valido
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 83
• Codice 00312 CodiceDestinatario non attivo
• Codice 00398 Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di
riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale”
• Codice 00399 CodiceFiscale del CessionarioCommittente presente nell’anagrafica di riferimento in
presenza di CodiceDestinatario valorizzato a “999999”
Manuale d’uso
Fatturazione Elettronica - Impresa 84
6. Link utili e allegati
Link utili
Documentazione tecnica FatturaPA
Allegato: Esempio di calcolo del prezzo totale di una fattura in presenza di sconti e
maggiorazioni