FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-1. FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-2 n Varietà dei processi n...

FONDAMENTI DI INFORMATICA III

A4-1

E-WORKE-WORKUNA METODOLOGIA DI UNA METODOLOGIA DI

SVILUPPO DI UN SISTEMA SVILUPPO DI UN SISTEMA INFORMATIVO D’UFFICIO INFORMATIVO D’UFFICIO

(SIU)(SIU)


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Varietà dei processi Bassa strutturazione del

sistema Alta interconnessione Diversi livelli di interfaccia Organizzazione ed

evoluzione dell’ufficio Fattore tempo Filtraggio delle informazioni Priorità e scadenze ...

PRINCIPALI CARATTERISTICHE DI UN SISTEMA UFFICIO

L’automazione d’ufficio


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gli aspetti statici della realtà ufficio descrizione degli elementi che lo compongono (risorse quali

persone, uffici, posti di lavoro) le relazioni esistenti tra elementi di tipo diverso ad esempio, le matrici: - documenti/attività - agenti/attività - agenti/documenti gli aspetti dinamici della realtà ufficio - attività procedurali - attività non procedurali i grafi di flusso rappresentazioni grafiche della consequenzialità e delle relazioni

tra le funzioni svolte per adempiere all’obiettivo procedurale

Per la progettazione e la realizzazione di sistemi informativi per l’ufficio (SIU) è necessario considerare:



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Il processo d’automazione richiede la puntualeindividuazione delle caratteristiche tipiche diquello che viene comunemente chiamato

SISTEMA UFFICIO

Nel sistema ufficio vengono svolte attività e processi ricchi di complessità che si distinguono per alcune caratteristiche fondamentali

Queste influenzano in modo decisivo la progettazione e la realizzazione del sistema informativo automatizzato, determinando vincoli di tipo tecnologico e di utilizzo


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che considera le caratteristiche e le specificità dell’ambiente ufficio

e si basa su metodologie di analisi per la progettazione e la realizzazione di un SIU

Adotteremo un modello d’ufficio ed una metodologia che chiameremo convenzionalmente E-WORK, risultato di uno studio approfondito dell’ambiente ufficio:

E-WORK


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fornisce in modo coerente ed organizzato alle varie tipologie di utenti degli uffici le funzionalità di base per lo svolgimento delle proprie attività

consente un’analisi globale ed un approccio integrato attraverso l’utilizzo di un’adeguata metodologia

prevede l’utilizzo di un sistema autore che consente una rapida trasposizione dei risultati d’analisi metodologica in funzionalità informatizzate

E-WORK un modello per l’automazione del lavoro d’ufficio attraverso un sistema che:

E-WORKCaratteristiche


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SISTEMA AUTORESISTEMA AUTORE

GESTORE DEI PROCESSIGESTORE DEI PROCESSI

SISTEMA DI MONITORAGGIO E CONTROLLOSISTEMA DI MONITORAGGIO E CONTROLLO

INFORMATIVAINFORMATIVA

Il sistema deve essere costituito da una serie di sottosistemi e componenti che si diversificano tra loro per specializzazione e funzionalità.Essi sono mutuamente indipendenti e comunicano tra loro attraverso interfacce:

E-WORKSistema


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fornisce soluzioni scalabili dalla piccola alla grande struttura organizzativa

prevede l’integrazione dei processi di gestione delle attività d’ufficio (definiti procedurali) con attività di tipo non procedurale e attività gestionali

segue alcune regole standard e regole di integrazione che consentono di ottenere prodotti con elevate caratteristiche di:

E-WORKSistema

riusabilità, struttura modulare manutenibilità, mediante l’utilizzo di strumenti omogenei modularità, tramite i componenti di base intercambiabili

secondo le necessità portabilità su ambienti diversi, garantita da middleware


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la successione temporale la logica dello svolgimento gli agenti

L’attività di analisi del lavoro d’ufficio deve prendere in attenta considerazione i flussi procedurali, focalizzando l’attenzione sull’ordine di esecuzione delle singole attività.

I processi d’ufficio vengono scomposti in operazioni elementari delle quali si descrive:

PROCESSI PROCESSI D’UFFICIOD’UFFICIO

successione successione temporaletemporale

logica dellologica dellosvolgimentosvolgimento

agentiagenti

E-WORKFlussi Procedurali


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definire e comprendere gli aspetti operativi del processo

approfondire componenti quali il calcolo dei tempi di esecuzionee le risorse necessarie

progettare nuovi sistemi informativi per l’ufficio che utilizzano

Analisi dei processi d’ufficio: finalità



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Ulteriori oggetti di analisi riguardano:

le azioni gli eventi le condizioni che devono

intercorrere per consentire il verificarsi dell’evento o l’esecuzione dell’azione

I rapporti logici tra le attività descritte nell’ambito del processo o in parti di esso, possono venire rappresentati tramite un grafo dell’iter basato sul modello delle Reti di Petri



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la prima operazione e quelle successive del processo

gli input che innescano ogni passo del processo gli output prodotti per ogni operazione la durata delle singole attività ed il tempo totale

di permanenza di un documento in un posto di lavoro

i vincoli, le priorità, le scadenze chi esegue l’attività

Le informazioni raccolte in fase di analisi (fase di intervista) vengono successivamente integrate per identificare:



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In questa rappresentazione i nodi rappresentano gli stati, le linee di

connessione tra i nodi indicano le attività. Lo strumento grafico fornito da un Sistema Autore

consente di rappresentare tutti i possibili rapporti logici di precedenza o successione fra gli eventi

Il grafo costituisce la rappresentazione grafica degli elementi che sono stati individuati ed opportunamente integrati:

N 2N 1 N 301 02

Lati (attività)

Nodi (stati)



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Tali informazioni vengono ricavate attraverso una serie di intervisteinterviste con gli agenti delle azioni

La progettazione e la realizzazione di un sistema informativo per l’ufficio richiede una stretta interazione con l’utente/ufficio per identificare:

i contenuti informativi rilevanti le diverse esigenze di trattamento automatico dei dati

E-WORKL’intervista


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L’intervista deve rilevare, inoltre, tutti possibili casi di attivazione

del procedimento ed identificare le norme e le leggi cheregolano la gestione dell’iter

La fase di intervistaintervista è finalizzata alla raccolta delle informazioni necessarie per la definizione del flusso del procedimento in termini di:

attività da svolgere

sequenzialità delle operazioni



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L’intervista è un’attività di analisi svolta per:

l’identificazione e la descrizione dei processi che compongono l’iter del procedimento

l’analisi dettagliata di ogni singolo passo l’identificazione e la raccolta delle

tipologie di documenti usati o prodotti la rilevazione dei carichi di lavoro

dell’uffici



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riunioni chiarificatorie con l’utente/ufficio briefing in cui vengono discussi e

convalidati i risultati intermedi d’analisi

L’intervista può essere svolta attraverso più sedute che consistono in:

I risultati delle interviste o dei relativi incontri vengono formalizzati in appositi resoconti di riunione



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Pratiche di tipo A

Pratiche di tipo B

Nel modello d’ufficio adottato la pratica generica è vista come l’insieme dei documenti (dati) e dei processi amministrativi (attività) che coinvolgono uffici diversi per soddisfare gli obblighi, gli adempimenti, le necessità e le esigenze dell’utenza

Esse vengono suddivise in due tipologie:

Tali pratiche sono definite in modo generale e sulla base delle caratteristiche peculiari del processo

E-WORKTipologie di processi


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iter importante controllo sull’iter predominante coinvolgimento di più funzionari con ruoli diversi contesto di rete locale

Sono caratterizzate dal peso determinante dell’iter.Esso prevede un controllo della successione dei passi svolti da più funzionari che ricoprono ruoli diversi e lavorano su più stazioni di lavoro collegate in rete.

Queste pratiche si distinguono per:

Pratiche di tipo A



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iter semplificato controllo sulla gestione dei dati predominante coinvolgimento solitamente di un funzionario

con ruoli diversi contesto mono e/o multiutenza

Sono gestite di solito da un funzionario che opera su una stazione di lavoro indipendente. Il principale controllo è svolto sulla gestione dei dati e l’iter risulta di minore complessità rispetto a quello delle pratiche di tipo A.

Queste pratiche si distinguono per:

Pratiche di tipo B



A4-21

La distinzione tra pratiche di tipo A e pratiche di tipo B deve essere intesa non in modo assoluto, ma come modello di riferimento per proporre una soluzione alle varie situazioni che comprendono tipologie di pratiche di diversa complessità...

Pratiche di tipo A

Pratiche di tipo B

Il sistema mantiene il controllodelle attività

E’ possibile un richiamo delle funzioni didel sistema da un’applicazione



A4-22

Il processo di analisi, progettazione e realizzazione di un SIU è articolato in una serie di attività e di prodotti documentali diversi da quelli descritti per i prodotti sofware di tipo tradizionale

L’obiettivo delle varie fasi di progetto di un SIU consiste nella rilevazione e definizione delle caratteristiche peculiari dell’ufficio e dell’ambiente applicativo considerato

E-WORKAnalisi, Progettazione e Realizzazione di un SIU


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Prevede una suddivisione del processo d’automazione in quattro fasi tra loro distinte, ma logicamente e gerarchicamente connesse:

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4

E-WORKLa Metodologia


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L’utilizzo della metodologia consente di:

disporre di una guida concettualee pratica per capire la realtà d’ufficio presa in esame

raccogliere tutte le informazioninecessarie per svolgere la progettazione delle procedure automatiche

aumentare la razionalità, la qualità e la manutenibilità del sistema sviluppato

ottenere una descrizioneaccurata dell’ufficio nel suo complesso



A4-25

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4

Attività di analisi - RilevazioneDefinizione del contesto e descrizione dell’iter



A4-26

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4

Attività di analisi - OttimizzazioneRevisione ed ottimizzazione del prodotto di analisi della Fase 1



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FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4

Produzione delle specificheDefinizione del grafo dell’iter



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FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4 Realizzazione del software



A4-29

Queste fasi possono essere svolte in modo indipendente dalle seguenti, anche quando è richiesta esclusivamente un’analisi organizzativa senza che vi sia ancora una decisione sulla realizzazione di un SIU

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4



A4-30

Lo svolgimento della Fase 2 è condizionato dalla situazione organizzativa pre e post intervento

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4



A4-31

rilevazione delle specificità della realtà dell’ufficio sia dal punto di vista funzionale che organizzativo

analisi e formalizzazione preliminare del procedimento (o procedimenti) oggetto di automazione

Questa fase consiste nelle seguenti attività:

E-WORKAttività di Analisi - FASE 1


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Rappresenta la fase iniziale del processo di automazione del SIU ed è caratterizzata da un’elevata interazione con il committente/utente

INTERVISTARACCOLTA DELLE INFORMAZIONI

REVISIONIDELLE INTERVISTE

CONOSCENZADEL SISTEMA UFFICIO

E-WORKAttività di Analisi - FASE 1 - Generalità della Fase


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Obiettivi: Raccolta delle informazioni tramite le interviste con l’utente/agente per:

l’individuazione del contesto degli iter procedurali (tipologia e riferimenti a norme e leggi che li regolano)

la descrizione dell’ufficio coinvolto la definizione dell’iter



A4-34

contratto o piano di prodotto di riferimento (per prodotti che nascono su iniziativa dell’Azienda)

standard aziendali e norme metodologiche prodotti della fase di pianificazione documentazione tecnica ed operativa preesistente del

prodotto documentazione varia ed ulteriori dati forniti dal

committente kit di intervento di manutenzione (se è previsto tale servizio)

PRODOTTI IN INGRESSO



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PRODOTTI IN USCITA

resoconti di riunioni effettuate nel corso della fase (obbligatorio)

il documento di Fase 1 (obbligatorio) la scheda di progetto (obbligatorio) resoconto di riunione di rilascio del documento di Fase

1 (obbligatorio) specifiche per l’attivazione dell’informativa comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) aggiornamenti/integrazioni alla documentazione del

prodotto preesistente (se è previsto il servizio di manutenzione)



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Obiettivi:

definizione del contesto in cui opera l’ufficio rilevazione degli obiettivi e dei problemi

dell’ufficio descrizione del procedimento (o dei

procedimenti) da automatizzare

E-WORKAttività di Analisi - FASE 1 - Documento di Fase 1


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Contenuti:

il contesto di riferimento (dell’ufficio) la descrizione dell’ufficio la descrizione dell’iter che riporta: - l’elenco dei processi - l’elenco degli agenti - la scheda tecnica dei processi - la descrizione dei processi e l’elenco dei documenti

trattati le schede di “flusso del passo” le attività non procedurali

E-WORKAttività di Analisi - FASE 1 - Documento di Fase 1


A4-38

La scheda di progetto riporta alcune informazioni riepilogative sulle attività svolte nella fase ed in particolare:

la descrizione del progetto il responsabile del progetto il nome del responsabile della fase A1 ed il

numero delle interviste la data d’inizio e di conclusione della fase il costo in giorni/persona della fase le caratteristiche dell’iter quali: - numero dei passi - numero di agenti - numero di diramazioni

E-WORKAttività di Analisi - FASE 1 - Scheda di Progetto


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Le attività previste per questa fase sono:

definizione del contesto descrizione dell’ufficio descrizione dell’iter identificazione delle attività non procedurali



A4-40

Obiettivi: individuare il contesto in cui opera l’ufficio classificare il procedimento di una tipologia di iter identificare eventuali aspetti gestionali

dell’ufficio identificare il tipo di informazioni da diffondere

Definire il contesto



A4-41

Per la documentazione del contesto è necessario raccogliere:

il materiale (norme, leggi nazionali, regionali, regolamenti attuativi, ecc.) con i riferimenti legislativi che attivano e regolano l’iter preso in esame

le eventuali regole informali applicate nell’ufficio per garantire la massima flessibilità nel processo di automazione

i riferimenti legislativi e le motivazioni maggiormente significative che giustificano l’attribuzione del procedimento ad una data tipologia

Definire il contesto



A4-42

Obiettivi:

analizzare la struttura dell’ufficio individuare le funzioni di competenza dell’ufficio considerare i contatti che l’ufficio ha altre unità

organizzative dello stessa organizzazione e/o con altre organizzazioni interessate (per la valutazione di procedimenti correlati)

Descrivere l’ufficio



A4-43

E’ necessario: descrivere l’ufficio nel suo complesso in termini di

modalità operative, obiettivi, disposizione fisica dello stabile, dislocazione interna delle stanze, distribuzione del personale, ambiente hardware e software eventualmente presente

segnalare le difficoltà nelle attività dell’ufficio ed eventuali problemi che potrebbero presentarsi nella realizzazione della specifica soluzione di automazione

valutare la portata dell’impatto organizzativo derivato dall’adozione del nuovo SIU

integrare la descrizione, se necessario, con ulteriori informazioni specifiche raccolte di volta in volta

Descrivere l’ufficio



A4-44

Lo scopo di questa attività è descrivere l’iter della pratica e tutte le entità collegate (personale, documenti prodotti, uffici interni ed esterni coinvolti, ecc.) :

Obiettivi: raccogliere l’elenco dei processi raccogliere l’elenco degli agenti compilare la scheda tecnica dei processi effettuare la descrizione dei processi completare l’elenco dei documenti compilare le schede “Flusso del passo”

Descrivere l’iter



A4-45

L’attività si articola nei seguenti passi:

Identificazione degli agenti Produzione dell’elenco dei documenti Suddivisione dell’iter nei suoi processi Scomposizione dei processi

Descrivere l’iter



A4-46

Identificazione degli agenti Individuazione delle attività svolte da una stessa

persona in un particolare momento dell’iter (attività procedurali)

Produzione dell’elenco degli agenti Specificazione, per ogni agente, delle attività

svolte tenendo conto anche dei casi specifici

Descrivere l’iter - Identificazione degli agenti



A4-47

Obiettivi: produrre l’elenco dei documenti collegati ai

processi descrivere i documenti che vengono

prodotti/trattati

Ad ogni processo individuato viene associato l’elenco dei documenti, prodotto dopo la revisione con l’utente della prima versione delle schede Flusso del passo di tutti i processi definiti

Il passo consiste nell’evidenziare tutti i documenti che affluiscono dall’esterno e quelli prodotti nel corso dell’iter.

Descrivere l’iter - Produrre l’elenco dei documenti



A4-48

Obiettivi: ottenere l’elenco dei processi individuati descrivere ogni singolo processo compilare la scheda tecnica dei processi nella

quale ogni processo viene associato al relativo documento in ingresso/uscita

In questo passo si definiscono i processi e si illustra l’iter della pratica in esame

Descrivere l’iter - Suddividere l’iter nei suoi processi



A4-49

DETERMINAZIONE DEI PROCESSI

SUDDIVISIONE DELL’ITERa cura dei funzionari/uffici

Flusso dei documenti




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UFFICI

Interni: presenti nell’organizzazione dell’ufficio

Esterni: appartenenti alla stessa organizzazione, ma situati geograficamente in altre zone

Altre Organizzzazioni: appartenenti ad organizzazioni diverse. In questo caso, l’analisi può essere limitata alla definizione dello scambio di informazioni


A4-51

Questo passo prevede: l’esame di ogni singolo processo individuato e

rappresentato nella scheda dei processi l’analisi dettagliata di ogni singolo processo con

l’evidenza della sequenza di tutte le attività associate agli agenti già definiti

Obiettivi: compilazione della scheda Flusso del passo




A4-52

Questa attività ha lo scopo di delineare una fotografia del reale svolgimento delle attività eseguite dai funzionari (incluse azioni quali telefonate, fotocopie, fax, ecc.) con l’indicazione delle diverse organizzazioni (se presenti) dei funzionari operanti




A4-53

In questo passo devono essere identificatele seguenti tipologie di attività d’ufficio:

attività che non rientrano in un contesto procedurale attività che necessitano di strumenti quali la posta

elettronica, l’elaboratore testi, strumenti di supporto decisionale, ecc.

attività manuali (telefonate, post-it, fax, ecc.)

Identificare le attività non procedurali



A4-54

1 - ATTIVAZIONE PROGETTO

Resp.Uff.Tecnico

SegretarioOrganodeliberante

SCELTA DELL’OPERA 1.0

2.0

2.2

2.1

2.0 Propone opera da realiz. e nomina resp. tecnico

2.3 Prepara proposta di delibera

Ammi-nistraz.

Resp.Tecnico

1.0 Riceve comunicazione dell’opera da realizzare

2.3

2.1 Esegue relazione tecnica e bozza di delibera

2.2 Approva relazione tecnica

1 / 2

OperazioniAgenti (posizioni organizzative)

Flusso per i passi del processo:

Tempo



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Questa fase è finalizzata all’ottimizzazione del procedimento o dei procedimenti oggetto di automazione, con particolare riguardo alle variabili organizzative, tenendo conto delle specifiche realtà rilevate nell’ufficio, e delle modifiche introdotte dall’automazione

La Fase 2 comporta una revisione delle schede “Flusso del passo” prodotte nel corso della fase precedente

E-WORKFASE 2 - Ottimizzazione


A4-56

Questa fase può essere più o meno impegnativa

Riguarda solo l’aspetto informatico: è richiesto un intervento di automazione dell’ufficio che

intende mantenere inalterato il contesto organizzativo non è richiesta una modifica dell’organizzazione in quanto

la struttura in esame comprende un ufficio che gestisce un solo iter (in questo caso però potrebbe essere necessaria l’ottimizzazione del singolo iter)

E-WORKFASE 2 - Ottimizzazione - Generalità della Fase


A4-57

Riguarda aspetto organizzativo ed informatico: è richiesta un’automazione d’ufficio abbinata ad

un’analisi organizzativa e ad una revisione più o meno importante del contesto organizzativo

se è richiesto un intervento organizzativo in presenza di un ufficio con una situazione di intersecazione di più iter (ovvero, un ufficio ha la competenza di più iter)

Lo strumento principale per l’ottimizzazione è rappresentato dalle schede “Flusso del passo”


Questa fase può essere più o meno impegnativa


A4-58

contratto o piano di prodotto di riferimento per prodotti nati su iniziativa dell’Azienda

prodotti della fase di pianificazione standard aziendali e norme metodologiche documentazione varia fornita dal committente, carichi di

lavoro documentazione tecnica ed operativa preesistente del

prodotto sulla base degli accordi previsti: - prodotti in uscita dalla fase precedente - accettazione formale del committente per il

documento della Fase 1 - kit di intervento di manutenzione (se il servizio è

previsto)




A4-59

PRODOTTI IN USCITA

resoconti di riunione effettuate nel corso della fase (obbligatorio)

eventuali aggiornamenti ai prodotti in uscita disponibili dopo l’analisi della fase precedente

il documento di Fase 2 (obbligatorio) la scheda di progetto (obbligatorio) il resoconto riunione di rilascio del documento di Fase

2 (obbligatorio) la comunicazione di conclusione attività

(obbligatorio) aggiornamenti/integrazioni alla documentazione del

prodotto preesistente, nel caso di manutenzione



A4-60

Descrizione degli interventi proposti per il contesto organizzativo

Produzione delle schede “Flusso del passo” ottimizzate

Obiettivi:

E’ composto dai seguenti argomenti: l’ ottimizzazione la descrizione dell’iter le schede del “Flusso del passo”

E-WORKFASE 2 - Ottimizzazione - Documento di Fase 2


A4-61

Contiene l’aggiornamento delle informazioni riepilogative sulle attività svolte nella fase.In particolare, devono essere indicati:

il nome del responsabile della fase ed il numero delle interviste

la data d’inizio e di conclusione della fase il costo in giorni/persona della fase le caratteristiche dell’iter quali:

- numero dei passi- numero di agenti- numero di diramazioni

E-WORKFASE 2 - Ottimizzazione - Scheda di Progetto


A4-62

L’autorizzazione del documento prevede: una riunione dei singoli responsabili delle attività della

fase per valutare l’idoneità alla trasmissione del documento al committente e al suo utilizzo nella successiva fase

la rimozione di ogni conflitto o non idoneità la produzione del resoconto della riunione (a cura del

responsabile di progetto a conclusione di tale fase) finalizzato alla Registrazione della Qualità per il progetto stesso

l’accettazione formale del documento da parte del committente

E-WORKFASE 2 - Ottimizzazione - Documento di Fase 2


A4-63

Nell’ambito di questa fase sono previste le seguenti attività:

ridefinizione degli agenti

eliminazione dei rami superflui dell’iter

eventuale riorganizzazione del personale

semplificazione di passaggi procedurali

gestione di condizioni anomale



A4-64







Nell’ambito della ridefinizione organizzativa dell’ufficio, deve essere verificata la necessità di effettuare anche un’eventuale ridefinizione degli agenti



A4-65







Nell’iter definito si devono individuare ed eliminare eventuali rami che coinvolgono attività non più coerenti con la nuova situazione tecnico-organizzativa, nata con l’instaurarsi del SIU e con l’introduzione di strumenti d’automazione del lavoro d’ufficio



A4-66







Allo scopo di aumentare l’efficacia complessiva del SIU viene riorganizzata la distribuzione delle risorse



A4-67







Se nell’ambito del procedimento vengono evidenziati passaggidi andata e ritorno fra gli stessi uffici, è necessario semplificare il flusso delle informazioni



A4-68







Nel caso di condizioni anomale vengono precisate le opportune azioni da intraprendere



A4-69

il dettaglio e la specificazione di tutte le informazioni raccolte nelle fasi precedenti

la formalizzazione del grafo delle attività costituenti il procedimento o i procedimenti

il dettaglio delle operazioni svolte nell’ufficio interessato e della sequenza temporale delle stesse

la specificazione degli agenti che svolgono tali attività la definizione delle risorse dell’ufficio

Tali informazioni costituiscono le specifiche progettuali necessarie per la realizzazione dell’automazione della pratica e rappresentano il prodotto fondamentale per avviare la successiva fase di realizzazione

Questa fase prevede:

E-WORKFASE 3 - Produzione delle specifiche


A4-70

identificazione delle parti del procedimento che saranno oggetto d’automazione

definizione di tutte le entità richieste dal sistema (uffici, persone, posti di lavoro, programmi , ecc.) per la gestione del procedimento

produzione del grafo del procedimento ricavato estrapolando dalle schede “Flusso del passo” solo le parti da automatizzare

La FASE 3 consiste dei seguenti passi:



A4-71

prodotti della fase di pianificazione eventuali specifiche dei requisiti di applicazioni verticali altra documentazione e dati forniti dal committente contratto ovvero, per prodotti che nascono su iniziativa

dell’Azienda, piano di prodotto di riferimento documentazione tecnica ed operativa del prodotto standard aziendali e norme metodologiche sulla base di accordi previsti: - prodotti in uscita dalla fase precedente - accettazione formale del committente per il

documento della fase precedente kit di intervento di manutenzione se è previsto tale

servizio


E-WORKFASE 3 - Produzione delle specifiche - Generalità della Fase


A4-72

il documento di fase 3 (obbligatorio) eventuali specifiche di integrazione con prodotti

software applicativi la scheda di progetto (obbligatorio) resoconto riunione di rilascio del documento di fase 3

(obbligatorio) comunicazione di conclusione attività (obbligatorio)

PRODOTTI IN USCITA



A4-73

rappresentare il procedimento analizzato nel grafo dell’iter

fornire tutte le specifiche necessarie per l’utilizzo del sistema

Obiettivi:



A4-74

E’ composto da: specifiche per la generazione dei documenti che devono

essere prodotti nei vari passi dell’iter definizione della Base Dati specifica del procedimento

(informazioni pertinenti allo specifico procedimento e quindi non trattate automaticamente dal sistema)

specifiche per la generazione di videate grafo dell’iter stampe relative alle entità e relazioni individuate

nell’ambito dell’iter l’elenco dei servizi

E-WORKFASE 3 - Produzione delle specifiche - Documento di Fase 3


A4-75

La scheda riporta alcune informazioni riepilogative sulle attività della fase svolta. In particolare, devono essere indicati:

il responsabile della fase la data d’inizio e di conclusione della fase il costo in giorni/persona della fase le caratteristiche dell’iter che verrà

automatizzato quali: - numero dei passi - numero di attività - numero di diramazioni

E-WORKFASE 3 - Produzione delle specifiche - Scheda di Progetto


A4-76

L’accettazione del documento prevede:

la valutazione dell’idoneità alla trasmissione del documento al committente e al suo utilizzo nella successiva fase tramite un’apposita riunione con i singoli responsabili del progetto

la rimozione di ogni conflitto o non idoneità la produzione di un resoconto, a cura del responsabile di

progetto, per la Registrazione della Qualità del il progetto stesso

l’accettazione formale del documento da parte del committente



A4-77

La fase comprende le seguenti attività: definizione della parte dell’iter da automatizzare determinazione delle attività e degli stati determinazione delle entità dell’iter determinazione delle relazioni tra le entità dell’iter determinazione dei prodotti software applicativi e dei

parametri d’integrazione determinazione delle Base Dati del procedimento definizione dettagliata dei documenti prodotti definizione delle videate definizione dei servizi



A4-78

Questa attività ha lo scopo di rielaborare le schede “Flusso del passo” prodotte nella fase 1 ed eventualmente ottimizzate nella fase 2 ed individuare la parte di iter che dovrà essere automatizzataObiettivi: Ottenere il flusso dei soli passi che verranno

automatizzati tenendo conto delle seguenti regole: - escludere le parti del procedimento che non vengono svolte all’interno dell’organizzazione in esame o che

non si intende automatizzare - includere le parti del procedimento che avvengono

dopo l’istanziamento elettronico della pratica (ad. es. le fasi di presentazione della domanda, di protocollazione, ecc.)

Definizione della parte di iter da automatizzare



A4-79

Obiettivi: Iniziare la definizione del grafo dell’iter con lo

scopo di identificare gli stati e le attività che vengono in esso formalizzati

Il grafo viene disegnato utilizzando l’interfaccia grafica del Sistema Autore

Determinazione delle attività e degli stati



A4-80

i nodi corrispondono agli stati i lati corrispondono alle attività

Per il grafo è stata scelta, per convenzione, la seguente rappresentazione:

N 3

Nodi (stati)

N 2N 101 02

Lati (attività)




A4-81

Per la costruzione del grafo è necessario: individuare una alla volta, dalla scheda “Flusso del

passo”, tutte le attività che saranno oggetto di automazione

rappresentare graficamente l’attività con un lato interporre uno stato (nodo) tra ogni attività individuata identificare la tipologia di ogni nodo e di ogni lato evidenziare eventuali priorità ed obbligatorietà delle

attività




A4-82

N 3

Nodi (stati)

N 2N 101 02

Lati (attività)

TIPOLOGIA DEI NODI viene identificata in maniera automatica dal sistema Autore

TIPOLOGIA DEI LATI deve essere indicata al sistema

Autore. Ad esempio, è necessario

identificare: - i lati multi istanza - i lati soggetti a vincoli temporaliPer passare dalla rappresentazione formale dell’iter (schede “Flusso del passo”) al disegno del grafo, sono utilizzate determinate regole di conversione




A4-83

Obiettivi: Completare la definizione dell’iter per quanto

riguarda l’individuazione delle entità dell’ufficio coinvolte nel procedimentoL’obiettivo principale è ottenere l’elenco delle seguenti entità:

- ufficio - posti di lavoro - ruoli - persone

Determinazione delle entità dell’iter



A4-84

L’attività si articola secondo i seguenti passi: individuazione dei ruoli raggruppamento dei ruoli in posti di lavoro raggruppamento dei posti di lavoro in uffici individuazione delle persone




A4-85

I ruoli sono determinati dall’associazione di attività svolte dalla stessa persona e contigue all’interno dell’iter

In questo esempio sono stati individuati tre ruoli


N 2N 102

N 3

N 4

N 5

N 6 N 701

03

04

05

06

07

Ruolo 1Ruolo 2

Ruolo 3



A4-86

I ruoli sono determinati dall’associazione di attività svolte dalla stessa persona/funzione e contigue all’interno dell’iter

N 2N 102

N 3

N 4

N 5

N 6 N 701

03

04

05

06

07

Ruolo 1Ruolo 2

Ruolo 3

I ruoli possono essere associati a posti di lavoro, i posti di lavoro ad uffici




A4-87

Obiettivi: completare la definizione del grafo dell’iter dal

punto di vista delle relazioni tra le varie entità definire tutte le relazioni presenti tra le entità

individuate, ovvero assegnare: - le persone ai posti di lavoro - i posti di lavoro agli uffici - i ruoli ai posti di lavoro - le attività (risolte con prodotti software ed

applicativi) ai lati del grafo

Determinazione delle relazioni tra le entità dell’iter



A4-88

Determinazione delle relazioni tra le entità dell’iter


Se per ogni lato sono già stati determinati lo stato d’entrata e lo stato d’uscita e quindi è già stato definito il grafo, la definizione di queste associazioni comporta automaticamente anche la definizione delle relazioni che assegnano le attività alle persone ed ai ruoli e, quindi, ai posti di lavoro ed uffici


A4-89

Obiettivi: individuare le attività per le quali l’inserimento nel

sistema dei parametri è automatizzato dal sottosistema Autore, quali ad es.:

- solo lettere - operazione di MailMerge, ossia la scrittura di una

lettera con un modello predefinito

- gestione di videate per operazioni di inserimento/aggiornamento sui dati - protocollazione descrivere gli interventi per risolvere problemi

d’integrazione con prodotti software ed applicativi esterni al sistema

individuare eventuali software applicativi da sviluppare

Determinazione dei prodotti software ed applicativi e dei parametri di integrazione



A4-90

L’attività può essere svolta mediante l’utilizzo di: elaboratori di testo funzionalità di tipo MailMerge integrato prodotti per la gestione di videate prodotti software applicativi realizzati ad hoc che

eseguono, ad esempio, stampe prospettiche, aggiornamento della base informativa gestita da un altro prodotto, ecc.

Per ogni attività, le informazioni richieste sono: il nome del modulo/prodotto software che svolgerà

l’attività i parametri richiesti per svolgere l’attività

Determinazione dei prodotti software ed applicativi e dei parametri di integrazione



A4-91

Lo scopo di questa attività è di specificare la base dati del procedimento

Obiettivi: disegnare la base dati specifica del procedimento,

ovvero individuare le informazioni di specifica pertinenza del procedimento e quindi non previste nel sistema

generare le tabelle specifiche utilizzate dai moduli/prodotti software applicativi

Determinazione della Base Dati del procedimento



A4-92

A tal fine è necessario: confrontare lo schema dati della pratica e lo schema

d’analisi dati del sistema definire la struttura della nuova base dati

prendendo in considerazione solo le informazioni non presenti nel sistema

Determinazione della Base Dati del procedimento



A4-93

Obiettivi: Fornire una descrizione dettagliata di tutti i

documenti prodotti nell’ambito dell’iter da automatizzare

Vengono descritte caratteristiche quali: entità importanza temporale prodotto usato per la produzione destinazioni e modo di invio metodi di archiviazione tempi di stesura modalità di compilazione (es. battitura e successiva

fotocopia su un modello prestampato) allegati numero di funzionari che intervengono alla modifica ecc.

Definizione dettagliata dei documenti prodotti



A4-94

Obiettivi: Deve essere dettagliata la struttura delle videate per

tutti i passi dell’iter che richiedono l’aggiornamento o l’inserimento di dati nelle tabelle specifiche del procedimento

E’ necessario specificare: le caratteristiche delle videate quali colori,

disposizione degli oggetti, ecc. le intestazioni l’elenco dei dati da visualizzare e aggiornare le tabelle alle quali il prodotto utilizzato per la gestione

delle videate deve accedere per recuperare e aggiornare i dati

Definizione delle videate



A4-95

Obiettivi: Produrre l’elenco dei servizi, intesi come prodotti

resi disponibili all’utente per la realizzazione delle attività che non rientrano in una logica procedurale (ad esempio: la posta elettronica, l’elaboratore di testi, ecc.)

Definizione dei servizi



A4-96

Definizione grafica dell’iter Gestione delle entità logiche

dell’iter Gestione delle risorse Indipendenza dal data base Funzioni di “libreria” Import/export dei dati

IL SISTEMA AUTOREIL SISTEMA AUTORE



A4-97

1 - ATTIVAZIONE PROGETTO

Resp.Uff.Tecnico

SegretarioOrganodeliberante

SCELTA DELL’OPERA 1.0

2.0

2.2

2.1

2.0 Propone opera da realizzare e nomina resp. tecnico

2.3 Prepara proposta dii delibera

Ammi-nistraz.

Resp.Tecnico

1.0 Riceve comunicazione dell’opera da realizzare

2.3

2.1 Esegue relazione tecnica e bozza di delibera2.2 Approva relazione tecnica

1 / 2

OperazioniAgenti (posizioni organizzative)

Flusso per i passi del processo:

Tempo

Prodotto dell’attivitàNodo multiuscita

Nodo

Lato

Lato

Lato



A4-98

Questa fase prevede tutte le attività rivolte alla realizzazione con il sistema, conformemente alle specifiche prodotte e formalizzate nel documento di Fase 3, dell’automazione del procedimento o dei procedimenti

Comprende l’attività di realizzazione della codifica dei dati e dei parametri di integrazione con lo scopo di definire tutti i dati dell’iter nella Base Dati gestita dal sistema

E-WORKFASE 4 - Attività di realizzazione


A4-99

prodotti della fase di pianificazione altra documentazione e dati forniti dal committente contratto o piano di prodotto di riferimento per prodotti

che nascono su iniziativa dell’Azienda documentazione tecnica ed operativa preesistente del

prodotto moduli software ed oggetti collegati standard aziendali e norme metodologiche il documento di fase 3 specifiche per l’attivazione dell’informativa al cittadino sulla base di accordi previsti:

- prodotti in uscita dalla fase precedente- accettazione formale del committente per il documento della fase precedente

kit di intervento di manutenzione (se previsto tale servizio)


E-WORKFASE 4 - Attività di realizzazione - Generalità della Fase


A4-100

base dati dell’iter (scheda elettronica dell’iter) aggiornamenti delle tabelle di sistema manuale utente (obbligatorio) documentazione tecnica dei programmi scheda di progetto (obbligatorio) resoconto riunione di rilascio prodotto (obbligatorio) comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) attestato di conformità (obbligatorio)

PRODOTTI IN USCITA



A4-101

Nella scheda progetto devono essereindicati:

il nome del responsabile della fase la data d’inizio e di conclusione della

fase il costo in giorni/persone della fase dati sull’attività di realizzazione

relative a: - MailMerge - videate - integrazione con altri ambienti - prodotti applicativi da integrare con il

sistema l’elenco dei servizi



A4-102


realizzazione dei modelli di documenti con l’elaboratore testi

creazione delle videate creazione della Base Dati specifica del procedimento assegnazione delle attività ai lati del grafo inserimento del grafo dell’iter e dell’elenco dei

servizi nel sistema costruzione della Base Dati specifica del procedimento eventuale attivazione dell’informativa



A4-103

FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA AUTORE Associazione lati-attività del grafo secondo le

caratteristiche peculiari di ogni attività. Per ogni prodotto software applicativo vengono inseriti i

parametri richiesti. Inserimento dell’iter e definizione dei servizi nelle

tabelle di sistema

INFORMATIVA Inserimento delle informazioni



A4-104

Fasi finali di questa fase:

riunione con i singoli responsabili delle attività della fase valutazione dell’idoneità alla trasmissione al

committente della comunicazione di fine lavori rimozione di ogni conflitto o non idoneità produzione del resoconto della riunione, a cura del

responsabile di progetto, per la Registrazione della Qualità del progetto stesso

accettazione formale del documento da parte del committente


Date post:	01-May-2015
Category:	Documents
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