11
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper Gestione dei documenti in strutture tecniche complesse
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
Gestione dei documenti in strutture tecniche complesse
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
2
Indice
Introduzione ............................................................................................................................ 3
La sfida per le imprese tecniche .................................................................................................. 4
In primo piano: creazione e gestione del prodotto ......................................................................... 4
Product Data Backbone ............................................................................................................. 5
Perché non basta solo l’uso dei tag .............................................................................................. 5
Il suffisso fa la differenza: da DMS a DMStec................................................................................... 6
DMStec è la base per avere viste differenziate dei documenti ........................................................... 7
La vista dei dipartimenti di sviluppo, progettazione, produzione e montaggio ............................ 7
La vista dei responsabili di progetto ..................................................................................... 7
La vista dei dipartimenti di vendite e acquisti ........................................................................ 7
La vista dei dipartimenti di assistenza e manutenzione ........................................................... 8
La vista d’insieme resta ...................................................................................................... 8
DMStec è la base per la documentazione e la gestione dei documenti ................................................ 8
Conclusione: i sistemi DMStec creano valore aggiunto alle imprese tecniche ......................................10
In sintesi: perché le imprese tecniche hanno bisogno di DMStec ......................................................10
Il vostro interlocutore ...............................................................................................................11
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
3
Introduzione
In ambienti altamente complessi delle imprese tecniche, i sistemi convenzionali di gestione
documentale si scontrano puntualmente con i propri limiti. In questo tipo di aziende, le strutture
tecniche dei prodotti s’imbattono in una moltitudine di documenti tecnici come, ad esempio, disegni,
documenti o specifiche di prodotto.
Queste informazioni sono in una stretta relazione strutturale che non può essere riprodotta attraverso
la semplice memorizzazione dei singoli documenti. Le informazioni di tali documenti, come, ad
esempio, le richieste di modifica, sono collegate ai componenti tecnici e ad altre informazioni originate
da documenti, come ad esempio le schede di prodotto, che non possono essere gestiti nei sistemi
DMS tradizionali.
Per il campo di applicazione che gestisce i documenti e li mette anche in relazione con le strutture
tecniche del prodotto, ha preso piede con il termine “DMStec” una categoria speciale di sistemi di
gestione documentale (DMS). Alcuni fornitori si concentrano su questo campo con sistemi specifici per
i vari settori.
Le imprese tecniche devono, pertanto, operare delle distinzioni nel mercato dei fornitori di DMS ed
esaminare e verificare attentamente le specifiche funzionalità del DMS nei vari settori. È possibile
collegare i documenti riguardanti i prodotti con le esistenti strutture di prodotto, le apparecchiature,
gli impianti o anche i progetti. Questa dipendenza fra gli oggetti dei documenti interessati è basilare
per la digitalizzazione dei processi di lavoro basati sulle informazioni.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
4
La sfida per le imprese tecniche
Lo sviluppo di prodotti tecnici e i servizi avvengono in tempi sempre più ristretti. In molti casi, di fatto,
avviene che sviluppo, produzione e vendite lavorino sullo stesso prodotto, ma su una base di dati e
documenti diversi.
Adesso più che mai è necessaria una collaborazione trasversale fra i vari dipartimenti ed essa può
riuscire soltanto se vi è una base comune di dati e documenti.
Figura 1: Esempi di imprese tecniche
In primo piano: creazione e gestione del prodotto
Nelle imprese tecniche, la creazione e la gestione dei prodotti rappresentano un aspetto
particolarmente critico nel lavoro di ottimizzazione e velocizzazione dei processi basati sulle
informazioni. Con ciò non si deve pensare soltanto alla generazione di nuovi prodotti poiché creazione
e gestione del prodotto significano molto di più. Molte di queste aziende si confrontano
quotidianamente con l’esigenza di adeguare e aumentare componenti di base già collaudati per
adattarli alle specifiche richieste del cliente. Qui diventa essenziale avvalersi di tutti quei modelli
realizzati già in altre situazioni. Per migliorare i processi nello sviluppo dei prodotti, è necessario, tra le
altre cose, ottimizzare l’interazione delle diverse discipline quali meccanica, elettrotecnica, elettronica
e sviluppo software. Occorre dunque una dipendenza trasversale fra gli oggetti, riprodotta nelle
numerose informazioni che nascono intorno al prodotto e nei settori amministrativi collegati. Per
raggiungere tale obiettivo è necessaria la gestione dei documenti che accompagnano le varie fasi di
lavoro basandosi su una struttura tecnica (impianto, macchina, infrastruttura). Ciò ottimizza quasi
automaticamente anche la progettazione e la documentazione del progetto ed è un primo passo verso
il ‘Digital Product Engineering’.
La creazione del prodotto è il punto di partenza del ciclo di vita dei prodotti, sia che si tratti di pompe,
motori, componenti di una macchina speciale, sia che si tratti di un impianto tecnico completo.
L’assistenza presso l’impianto installato dal cliente è considerata sempre di più come parte facente del
prodotto. Quanto più i prodotti vengono personalizzati, tanto più importante diventa per il produttore
avere a portata di mano tutte le informazioni e i documenti sui prodotti. Oggi si parla di gestione
digitale del prodotto e di gemello digitale (Digital Twin) delle informazioni. I sistemi DMStec raccolgono
tutte queste informazioni, le strutturano e le riproducono attraverso le strutture tecniche come, ad
esempio, la struttura di un impianto e gli insiemi e i componenti montati su di essa. Se, ad esempio, un
motore è montato più volte in un impianto o in più impianti, la descrizione del servizio correlata al
motore è contemporaneamente collegata anche ai motori montati negli impianti.
Tecnologia edilizia Automotive
Ingegneria navale
Gestori impianti
Municipalizzate Chimica e farmacia
Ingegneria meccanica e impiantistica
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
5
Product Data Backbone
I numerosi documenti generati nei processi produttivi di un’impresa tecnica vengono generalmente
gestiti separatamente. I dati CAD/CAE originati dallo sviluppo dei prodotti sono memorizzati in sistemi
PDM. I sistemi ERP/SCM per i processi di produzione e logistica hanno una propria gestione dei dati
proprio come l’hanno le applicazioni CRM per la comunicazione con il cliente. Inoltre, i sistemi DMS
convenzionali soddisfano soltanto alcune parti della gestione documentale. Non essendovi una
manutenzione trasversale, si verificano spesso conflitti e guasti. Sarebbe utile poter correlare tra di
loro tutte le informazioni/i documenti relativi al prodotto. Ma come si fa ad organizzare una cosa di
questo tipo? Il metodo più adatto sarebbe quello d’istituire un Product Data Backbone centrale.
Proprio come la spina dorsale di un uomo, esso fornisce le informazioni sul ciclo di vita dei prodotti ai
singoli dipartimenti e alle sedi di un’azienda in modo permanente e senza interruzione nel flusso di
dati. È importante istituire un collegamento digitale di tutte le informazioni importanti per la creazione
e la gestione dei prodotti e mostrare le interdipendenze. Solo così è possibile creare le premesse per
dei processi digitali. Così, ad esempio, è possibile informare un progettista dell’insuccesso di un test su
un assieme realizzato da lui oppure l’editore tecnico sulla necessità di apportare una modifica alla
documentazione quando è stato modificato un componente.
In questo modo le persone che partecipano ad un processo lavorativo non sono più costrette a
mettere insieme da più fonti i propri documenti, ma le informazioni verranno loro fornite
automaticamente in modo completo e aggiornato attraverso la Relationship Information del Product
Data Backbone.
Perché non basta solo l’uso dei tag
Ma, in sostanza, perché è necessario questo Product Data Backbone? Non sarebbe più facile
semplificare le funzioni di ricerca e reperimento? Dopotutto viviamo nell’era di internet. Non basta
inserire alcune parole chiave per trovare subito qualsiasi informazione attraverso una funzione di
ricerca? Quello che la branca del DMS diffonde come credo del minimalismo in ambienti di produzione
tecnica complessi è semplicemente insufficiente. Con l’uso di tag e termini di ricerca, infatti, non è
possibile replicare strutture tecniche di progetto e di prodotto né una gestione dei documenti basata
su di esse. Nei sistemi DMS convenzionali e nelle soluzioni di portale manca spesso la dipendenza fra
gli oggetti nel Product Lifecycle menzionato dianzi.
Le informazioni relative alla struttura di un componente vengono generate tradizionalmente nel
reparto di sviluppo per essere utilizzate poi nei reparti di produzione e vendite. Tuttavia, i sistemi CAD,
PDM, ERP e CRM operano raramente in strutture gestite in modo trasversale. Se osserviamo inoltre la
memorizzazione in file system classici, come quelli di una struttura di Windows Explorer, e la quantità
correlata di informazioni distribuite in modo non strutturato e incontrollato, è subito evidente che su
questa base non è possibile controllare in modo soddisfacente versioni, approvazioni e collaborazione.
Le classiche strutture a cartella di Windows Explorer non sono adatte a fornire una base
d’informazioni strutturata. Se un motore è montato in un impianto in cinque punti diversi, anche la
specifica sarà presente nella struttura a cartella in cinque punti diversi e bisognerà intervenire in
ciascuno di essi in caso di modifica. Senza contare che la specifica dei reparti di sviluppo, produzione e
acquisti e la descrizione del prodotto delle vendite sono memorizzate in strutture a cartella o
addirittura in sistemi completamente diversi anche se si stanno occupando sempre dello stesso
motore.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
6
È vero che mediante la memorizzazione e l’uso di tag di DMS tradizionali si può stabilire una
correlazione dei documenti con parole chiave uguali, tuttavia la correlazione non è evidente attraverso
il “tag” di un documento, ma solo attraverso la struttura dell’impianto in quanto essa è innanzitutto
indipendente dal documento.
Il suffisso fa la differenza: da DMS a DMStec
La gestione dei documenti basata sulle strutture di prodotto costituisce pertanto una specializzazione
della classica gestione dei documenti: DMStec. I sistemi DMS della categoria “tec”, come ad esempio
DMStec di PROCAD, collegano i documenti con le strutture tecniche senza interruzione nel flusso di dati
in modo da avere una visione completa sul macchinario, l’impianto o l’infrastruttura – senza creare
duplicati e per l’intero ciclo di vita.
DMStec gestisce la struttura di un prodotto o di un impianto in una forma separata dal documento,
indipendentemente se si tratta di un semplice componente o di un’infrastruttura. Le strutture di un
componente possono essere presenti più volte e in modo indipendente l’una dall’altra. Tali strutture
rappresentano, ad esempio, il carattere tecnico di un prodotto, l’installazione di moduli in impianti
generali o il ‘luogo d’installazione’. Da un punto di vista informatico la struttura viene definita
attraverso metadati e link.
I link fanno sì che la stessa informazione sia presente e venga elaborata soltanto una volta. Ciascun
documento viene depositato nel sistema con informazioni specifiche e collegato nelle strutture
esistenti con un collegamento logico.
Figura 2: Documenti in una struttura d’impianto
Questo metodo colma le gravi lacune di una rappresentazione delle strutture tecniche in strutture a
cartella del file system. Invece di avere informazioni memorizzate ripetutamente nel file system e la
memorizzazione di informazioni identiche sotto denominazioni diverse, le informazioni vengono
memorizzate una sola volta e inserite nelle strutture in modo dinamico. Dipendenze 1:1 o 1:n
diventano dipendenze n:m. In questo modo, inoltre, si possono generare viste personalizzate per
persone provenienti da reparti e ruoli diversi (vedi figura 2).
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
7
DMStec è la base per avere viste differenziate dei documenti
È controproducente mettere ogni informazione a disposizione di tutti. I singoli dipartimenti o i
responsabili di determinati ruoli hanno bisogno proprio di determinate informazioni per svolgere il
loro lavoro. Queste informazioni sono diverse per i reparti sviluppo, gestione ordini, assistenza o
direzione aziendale. Con DMStec diventa possibile dare in azienda a ogni ruolo una vista giusta delle
informazioni che ciascuno reputa importanti per se stesso, garantendo al contempo che ciascun file
venga gestito soltanto una volta nel Product Data Backbone.
La vista dei dipartimenti di sviluppo, progettazione, produzione e montaggio I dipartimenti di progettazione plasmano la propria vista sui disegni nativi, i modelli CAD, gli schemi di
cablaggio o i layout PCB di un componente. Essi lavorano in maniera intensiva con i tool CAD e CAE.
Tuttavia, i documenti con cui essi lavorano giornalmente sono nettamente diversi dai documenti
richiesti in produzione o nel reparto montaggio dove, ad esempio, ci si concentra principalmente su
disegni in forma di esploso in formato pdf, modelli semplificati in formato JT, piani di lavoro, report di
montaggio e produzione. Pertanto, la vista dei dipartimenti di progettazione e sviluppo si discosta
dalla vista del reparto di produzione e montaggio.
La vista dei responsabili di progetto I progettisti responsabili dell’impianto di un cliente e della fornitura puntuale dello stesso hanno
sicuramente bisogno anche di alcuni documenti dei dipartimenti di sviluppo ma non sono interessati
ad ogni dettaglio tecnico. Anch’essi generano documenti come, ad esempio, verbali di riunioni, piani
delle risorse e calcoli dei costi e memorizzano la corrispondenza con i clienti in archivi protetti da
modifiche. I responsabili di progetto hanno bisogno di avere una prospettiva dall’alto ed è così che
danno forma alla propria vista sui documenti di sviluppo.
La vista dei dipartimenti di vendite e acquisti Le vendite hanno bisogno di tutti i contratti, la corrispondenza e i reclami relativi ad un impianto. È
probabile che siano necessari anche documenti a contenuto tecnologico quali figure di un impianto o
modelli 3D che potrebbero servire come riferimento per altri clienti. Spesso le vendite devono
accedere anche alla documentazione dell’ufficio che si occupa della gestione ordini, il quale definisce,
a sua volta, una propria vista.
La vista nei dipartimenti contabilità e finanziario
Anche l’ufficio commerciale ha documenti particolari. In questo dipartimento confluiscono non solo
offerte, ordini, conferme d‘incarico o fatture dell’impianto venduto, ma anche tutta la
documentazione inerente al servizio di progettazione e ai componenti acquistati presso altri fornitori
montati in un impianto o una macchina. Tutti questi documenti sono collegati agli elementi presenti
nella struttura di un prodotto. L’addetto agli acquisti non deve necessariamente conoscere tutti i
dettagli di una macchina, tuttavia deve capire al volo quale pezzo di ricambio ordinare in caso di
guasto, scegliendo la migliore qualità possibile, a costi accessibili e con i tempi di consegna più brevi. È
per questo che è importante garantire l’accesso ai documenti tecnici. Inoltre, i dipartimenti del
commerciale devono essere dotati di un archivio protetto.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
8
La vista dei dipartimenti di assistenza e manutenzione La vita di un impianto ha inizio il giorno in cui esso viene installato e messo in funzione presso il
cliente. Per un funzionamento ottimale che soddisfi il cliente sono necessari una manutenzione
predittiva dell’impianto e riparazioni tempestive in caso di guasto. I tecnici hanno bisogno sul posto
della copia digitale della macchina, il cosiddetto gemello digitale (Digital Twin) dell’informazione. Se
durante la manutenzione viene riparata o sostituita una pompa, il tecnico deve di fatto sapere con
precisione di che pompa si tratta, quanto costa, chi ha trattato con il fornitore, se il pezzo è ancora in
garanzia, come reperire velocemente le istruzioni d’installazione, se ci sono dei tutorial di supporto.
Alcune delle informazioni necessarie sono presenti in fattura nel sistema ERP o SCM. Altre
informazioni vanno cercate altrove. Con DMStec basta un semplice click per fornire anche al tecnico
della manutenzione informazioni coerenti, complete e senza ridondanza di dati.
Figura 3: Le viste dei singoli dipartimenti
La vista d’insieme resta I moderni sistemi DMStec consentono dunque viste diverse per rispondere agli interessi e alle esigenze
dei vari dipartimenti (vedi figura 3). Tuttavia, senza Product Data Backbone tutto ciò non sarebbe
tecnicamente possibile. Dunque, i due devono andare necessariamente di pari passo. Solo così è
possibile stabilire le diverse correlazioni tra le strutture di prodotto e generare le informazioni e i
documenti specifici del prodotto. Un esempio servirà a spiegare ancora una volta perché la vista
d’insieme è così importante nel contesto delle singole viste. Di regola, gli interventi d’assistenza presso
il cliente non sono parte integrante dello sviluppo del prodotto. Se però durante gli interventi di
assistenza viene riscontrato ripetutamente un difetto di produzione, questa informazione deve essere
riportata nella vista dei reparti di ‘sviluppo, progettazione, produzione’. Mediante i suoi collegamenti
con i sistemi di interventi d’assistenza, il Product Data Backbone informa che su un determinato pezzo
o componente devono essere apportate delle modifiche.
DMStec è la base per la documentazione e la gestione dei documenti
Ogni prodotto tecnico richiede una documentazione completa. Questo è un importante requisito
obbligatorio per legge. I produttori devono riuscire a dimostrare sin nel dettaglio com’è costruito un
impianto e come i componenti sono strutturalmente collegati fra di loro. Tale documentazione non
può essere creata nella fase di post-lavorazione bensì deve essere realizzata parallelamente al
processo di sviluppo e produzione.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
9
Nell‘ingegneria meccanica e nell’impiantistica, di fatto, le prime strutture di progetto sono generate da
offerte, ordini e conferme d’incarico nel sistema ERP. Esse fanno spesso riferimento ad un impianto
standard che poi dovrà essere adattato alle esigenze del cliente in funzione del progetto specifico.
Idealmente tale struttura viene trasmessa al sistema DMStec creando in esso un documento vuoto, la
cartella dell’incarico. In questo modo viene generato il file della macchina e del ciclo di vita
dell’impianto. Nel corso della creazione del prodotto il file viene riempito con documenti inerenti
all’ingegneria meccanica (modelli CAD, disegni, distinte base di progettazione), all’ingegneria
elettronica (circuiti, layout PCB, schede prodotto esterne), alla progettazione (capitolati d’oneri,
contratti, disegni del cliente, schede informative sul prodotto, corrispondenza elettronica), alla
gestione qualità (verbali di collaudo). Successivamente, la documentazione per il Product
Management è automaticamente disponibile, ad esempio, per i dipartimenti di produzione,
manutenzione, riparazione e assistenza nonché per la clientela (vedi figura 4). In questo modo nasce
un gemello (Digital Twin) delle informazioni della macchina o dell’impianto condivisibile per l’intero
ciclo, per tutte le discipline, i dipartimenti e le sedi.
Figura 4: Il controllo digitale dei documenti nello svolgimento di incarichi presso un produttore
monoprodotto prendendo come esempio PRO.FILE
L’integrazione profonda con i sistemi di authoring migliora la qualità dei dati di un
sistema DMStec
La qualità di un sistema DMStec ben funzionante dipende anche dalla sua capacità d’integrazione con
importanti sistemi di authoring. Se ad esempio, le e-mail vengono riconosciute dal sistema DMStec
come “corrispondenza”, il sistema seleziona automaticamente metadati importanti (oggetto,
destinatario, mittente,…). I duplicati vengono riconosciuti immediatamente: anche se una e-mail è
stata inoltrata a 10 destinatari, viene memorizzata nel sistema soltanto una volta.
Attraverso le integrazioni bidirezionali con i sistemi di authoring possono essere caricate
automaticamente nei rispettivi documenti anche informazioni sul progetto e sugli articoli. In questo
modo una richiesta di modifica non solo è collegata con l’articolo da modificare ed è visibile a tutti, ma
vengono selezionati automaticamente anche i relativi numeri di articolo, il numero di progetto,
l’autore…. Anche quando la manutenzione di tali informazioni avviene, ad esempio, nel sistema ERP.
Creare il collegamento di tali informazioni a prescindere dai limiti del sistema, garantisce un’autentica
trasversalità nel processo di creazione del prodotto. L’automazione riduce il lavoro e la percentuale di
errori.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
10
Conclusione: i sistemi DMStec creano valore aggiunto alle imprese tecniche
- Disponibilità di tutti documenti nella versione aggiornata.
- Memorizzazione e archiviazione sicura e protetta con accesso guidato ai documenti.
- Creazione di viste distinte per dipartimenti, gruppi di lavoro e gruppo dirigente.
- Riproduzione di strutture tecniche con cui i documenti possono essere collegati.
- Integrazione con applicazioni di Office quali e-mail, Word, Excel o Powerpoint.
- Archivio protetto da modifiche di documenti commerciali secondo le leggi in materia (Codice
di commercio, principi di tenuta e conservazione regolari dei libri) e le regole sulla conformità.
- Cooperazione più efficace con clienti, fornitori e autorità attraverso manutenzione, fornitura e
consegna in forma digitale di dossier della macchina e del ciclo di vita in modo completo,
ricostruibile e senza lacune.
- Realizzazione di una copia informatica completa di un prodotto o di un progetto denominata
anche gemello digitale (Digital Twin) delle informazioni.
In sintesi: perché le imprese tecniche hanno bisogno di DMStec
Nelle strutture complesse delle imprese tecniche, i sistemi convenzionali di gestione dei documenti
mettono presto in evidenza i propri limiti. Il DMStec costituisce una variante particolare di DMS che
consente la riproduzione di strutture tecniche. Ciò rende possibile la realizzazione di un Product Data
Backbone comune che costituisce, a sua volta, la base per la riproduzione di processi digitali.
Implementando il DMS, le imprese tecniche devono essere consapevoli che questi collegamenti
avvengono a livello aziendale, indipendentemente dal fatto che l‘implementazione del sistema venga
realizzata dal dipartimento di sviluppo o di informatica, dal commerciale o da altri dipartimenti
specializzati. Solo così si potrà evitare che il progetto d’implementazione per un di sistema di questo
tipo finisca per generare il caos a livello di interfacce o creare, alla fin fine, solo un ulteriore archivio
per i documenti.
Con la piattaforma PRO.FILE e con DMStec, PROCAD offre una soluzione appropriata per rispondere
sulla base di un Product Data Backbone alle esigenze delle imprese tecniche sul tema riguardante la
gestione dei documenti. PRO.FILE è una piattaforma completamente configurabile e consente
un’implementazione mirata ed efficace.
PRO.FILE by PROCAD > Whitepaper
11
Il vostro interlocutore
Contattateci per eventuali domande o ulteriori informazioni su quest’argomento. Siamo a vostra
disposizione.
PROCAD International Offices: Germany (Headquarters): PROCAD GmbH & Co. KG · Karlsruhe · [email protected] · www.procad.de/en Switzerland: PROCAD (Schweiz) AG · Härkingen · [email protected]; USA: PROCAD USA Inc. · Burnet, TX · [email protected] PRO.FILE Competence Centers : Austria: trisoft informationsmanagement gmbh · Seiersberg/Graz · [email protected] · www.trisoft.at Benelux: PLM XpertCenter BV · Bergambacht · The Netherlands · [email protected] · www.plmxpert.nl Italy: Fincad (Torino) · Cadtec (Vicenza) · Softrunners (Bologna) · [email protected] · www.profile-plm.it
Le informazioni contenute nella presente pubblicazione possono essere modificate o integrate senza comportare alcun obbligo da parte di PROCAD GmbH & Co. KG.
Il presente documento è protetto dal diritto di autore. Tutti i diritti sono riservati, compresi quelli di traduzione, riproduzione e duplicazione della documentazione o di
parti di essa.
Marchio registrato: PRO.FILE e PROOM sono marchi di PROCAD GmbH & Co. KG. La denominazione commerciale e del prodotto, come pure tutte le altre
denominazioni riportate e utilizzate nella presente documentazione, sono tutelate attraverso il diritto di marchio e appartengono ai rispettivi proprietari.
Versione agosto 2018 | Pleyer, Till
Responsabile del contenuto: PROCAD GmbH & Co. KG, Vincenz-Prießnitz-Straße 3 • 76131 Karlsruhe • [email protected] • www.procad.de, Elaborazione e
redazione del testo: PROCAD GmbH & Co. KG
