GESTIRE UN PROGETTO FP7GESTIRE UN PROGETTO FP7Fase 1: Propostap
Claudia Zurlo ([email protected])Responsabile Amm.vo APRE
Punto di Contatto Nazionale VII PQ Punto di Contatto Nazionale VII PQ ‘Aspetti Legali & Finanziari’
Ci l di it d i P tti UECiclo di vita dei Progetti UE
Fi l R tC i i Idea
progettuale
Final ReportProject ResultsPresentazione
della proposta
Comunicazione dei risultati
della valutazione
Firma del GrantAgreement
Report Report
Preparazione
12/18 mesi
1 3 i
Mid Term
Negoziazione Gestione delproposta 1 – 3 anni
3 6 i 2 4 i 2 3 i Ki k ff
progetto
3 - 6 mesi 2 - 4 mesi 2 - 3 mesi Kick off
AGENDAAGENDA
PIANIFICARE LA STRUTTURA E I MECCANISMI DI GESTIONE :PIANIFICARE LA STRUTTURA E I MECCANISMI DI GESTIONE :1. Participant Portal2. Registrazione dell’organizzazione (PIC, LEAR)g g ( , )3. Dall’idea progettuale in poi…4. Presentazione online (SEP)5 Parte A2: Info amministrative5. Parte A2: Info amministrative6. Costruzione budget: A3.1 & A3.2
PARTICIPANT PORTAL
ECAS ACCOUNT
REGISTRAZIONE
OTTENERE UN PIC
My Organisations Organisation Registration
La registrzione può essere effettuata da chiunqueall’interno dell’ente (necessario account ECAS)Ricerca automatica PIC già esistentePIC temporaneo assegnato alla fine del processo diregistrazione e utilizzabile per la presentazione diuna proposta nelle 48h successiveuna proposta nelle 48h successive
REGISTRAZIONE
OTTENERE UN PIC
Step 1: Ricerca automatica pregistrazioni simili
REGISTRAZIONE
OTTENERE UN PIC
La ricerca automatica identifica registrazioni precedenti
REGISTRAZIONE
OTTENERE UN PIC
OPPURE: Inizia la registrazione dell’organizzazione
REGISTRAZIONE
LEAR
TEST ACCOUNT 1 ORGANISATION
TEST ACCOUNT 1 ORGANISATION
Accede online aiDati legali e finanziariDell’organizzazione
TEST ACCOUNT 1 ORGANISATION
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
Test Account
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Servizi riservati al LEAR e Account Administrator:Servizi riservati al LEAR e Account Administrator:‐ Dettagli dell’organizzazione‐ Ruoli dei contatti dell’organizzazioneRuoli dei contatti dell organizzazione‐ Progetti dell’organizzazione‐ Proposte presentate dall’organizazzione
XXXXXXXXXX
DALL’IDEA PROGETTUALE IN POIDALL IDEA PROGETTUALE IN POI…
1. IDEA PROGETTUALE ►WORK PROGRAMME = TOPIC1. IDEA PROGETTUALE ►WORK PROGRAMME TOPIC
2 CREAZIONE PARTNERSHIP (verifica liste potenziali 2. CREAZIONE PARTNERSHIP (verifica liste potenziali partner/contatti):• interesse strategico ai risultati
visione a lungo termine• visione a lungo termine• (equilibrio, complementarietà, eccellenza, impegno)• LETTER of INTENT
3. PIANIFICAZIONE DEL LAVORO• riunione preliminare con gruppo iniziale(teleconferenza?)• definire gli obiettivi/risultati• chi scrive cosa? Con che scadenze?• chi controlla la qualità? (inclusa verifica dell’inglese)c co o a a qua à? ( c usa e ca de g ese)
PARTICIPANT PORTAL
FIND A CALL
FP7 Calls Opportunità di finanziamento
1. Bandi FP7• Bandi aperti/chiusi/in previsione
• Ultime info sui bandi pubblicati
• Search on the calls’ pagesp g
2. Accesso al servizio di presentazione elettronica delle proposte• EPSS oppure il nuovo servizio SEP (disponibile dopo l’accesso con l’account ECAS )• EPSS oppure il nuovo servizio SEP (disponibile dopo l accesso con l account ECAS )
• Guide per i proponenti
FIND A CALL
PRESENTAZIONE ONLINE
La pagina del bando (disponibile sul Participant portal) fornisce l’accesso al sistema di presentazione online della proposta disponibile• EPSS oppure• Il nuovo submission SErvice of the Portal (SEP)
PRESENTAZIONE ONLINE
SEPSelezione strumento Pre‐registrazione Creazione della partnership
moduli & documentazioneFpresentazione moduli & documentazioneFormspresentazione
PRESENTAZIONE ONLINE
MODULI
PROPOSTAPROPOSTA
PARTE A PARTE BAmministrativa Tecnica
17 novembre 2010, Università degli Studi di Udine
COSTRUZIONE DEL BUDGET
STIMA DEI COSTI ELEGGIBILI
C O S T I I N D I R E T T I
C O S T I D I R E T T I
Tot. C O S T I E L E G G I B I L I
C O S T I I N D I R E T T I
C O N T R I B U T O U E100%50%‐75% 50%
DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE
PRINCIPI GENERALI
• Principio del co-finanziamento (NO PROFIT)
• Rimborso in base al tipo di organismo, dih di fi i t di tti itàschema di finanziamento e di attività
• I costi di ‘management’ non sono piùsoggetti al limite del 7% sul contributogg
DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE
RIMBORSO PER ATTIVITA’
• Attività di RICERCA & SVILUPPO: fino al 50% dei costi eleggibili. • Fino al 75% per:p
• Enti Pubblici no profit, Istituti d’Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit, PMI
Atti ità di DIMOSTRAZIONE ( ifi l’ ffi i di • Attività di DIMOSTRAZIONE (per verificare l’efficacia di nuovetecnologie, eg. verifica di prototipi) : fino al 50%
OTHER ACTIVITIES fi l100%• OTHER ACTIVITIES : fino al100%
• RICERCA di FRONTIERA (bandi IDEAS): fino al 100 %• AZIONI DI COORDINAMENTO & SUPPORTO: fino al 100%• AZIONI di MOBILITA’ per ricercatori (bandi PEOPLE): fino al
100%
RIMBORSO PER ATTIVITA’
‘OTHER ACTIVITIES’
• Attività di Formazione• Attività di Diffusione (eg. creazione sito web, presentazione del
progetto nel corso di conferenze pubblicazioni scientifiche progetto nel corso di conferenze, pubblicazioni scientifiche, ecc…)
• Gestione dei diritti di proprietà intellettuale(eg. archiviazione richieste di brevetto incluse le ricerca dei brevetti e la richieste di brevetto, incluse le ricerca dei brevetti e la consulenza legale, nonché il pagamento di royalties ad una parte terza per l’accesso a diritti di proprietà intellettuale necessari per lo svolgimento del progetto)
• Studi socio-economici e sull’impatto dei risultati• Promozione e sfruttamento dei risultati (es. studi di fattibilità per
la creazione di spin-off, ecc…)
( )ATTIVITA’ DI MANAGEMENT (MGT)
I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto l 6PQ i t iù il i l d l 7% l l tal 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato
sul contributo comunitario).
NO coordinamento scientifico (attività di ricerca)
Art. II.4Grant LA CERTIFICAZIONE (1)
L tifi i è ff tt t d
AgreementLA CERTIFICAZIONE (1)
La certificazione è effettuata da:‐Auditor esterno indipendente dal beneficiario‐Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984
Per l’Italia v. Registro dei revisori contabili,
Istituito dal D Lgs n 88/1992 presso il Ministero di GiustiziaIstituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia
La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall’autorità pertinenteIn questo caso, è necessario uno scambio di lettere con la DG Ricerca
per confermaper conferma
LA CERTIFICAZIONE (2)LA CERTIFICAZIONE (2)
2 tipi di certificati– 2 tipi di certificati:• Verifica sui costi – Certificato sulla rendicontazione (Form D)(Form D)
• Verifica sul sistema (Form E)– Personale e spese generali– Costi medi del personale
– Il certificatore dovrà utilizzare un modulo specifico il cui nome è Terms of Reference (ToR)nome è Terms of Reference (ToR)
– Il ToR è un allegato al Grant Agreement (allegato VII)– Il ToR è stato creato sulla base di norme comuni eIl ToR è stato creato sulla base di norme comuni e corrisponde agli standard internazionali relativi alla certificazione di audit.
LA CERTIFICAZIONE (3)LA CERTIFICAZIONE (3)LA CERTIFICAZIONE (3)LA CERTIFICAZIONE (3)
Certificate on financial statements (CFS) – FORM DCertificate on financial statements (CFS) FORM DObbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è ≥ a 375 000 € ( i tti d ll d t di 2richiesto è ≥ a 375,000 € (per i progetti della durata di 2 anni o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto)
A meno che il beneficiario non ha provveduto a tifi l t d l i il l l d l t d lcertificare la metodologia per il calcolo del costo del
personale e delle spese generali
LALA CERTIFICAZIONE (4)CERTIFICAZIONE (4)LA LA CERTIFICAZIONE (4)CERTIFICAZIONE (4)
ESEMPIO :ESEMPIO :
1 reporting: contributo UE= 175.000€
(175.000€ < 375.000€) NO CFSNO CFS( )
2 reporting: contributo UE= 200.000€
(175 000€+200 000€> 375 000€) SI CFSSI CFS(175.000€+200.000€> 375.000€) SI CFSSI CFS
3 reporting: contributo UE= 250.000€
(250.000€ < 375.000€) NO CFSNO CFS
LA CERTIFICAZIONE (5)LA CERTIFICAZIONE (5)LA CERTIFICAZIONE (5)LA CERTIFICAZIONE (5)
Certificato sulla metodologia FORM ECertificato sulla metodologia – FORM E
PERSONALE + SPESE GENERALI
E’ facoltativa per un numero limitato di beneficiari secondo un criterio stabilito dalla Commissione Europea:8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE≥ 375K €8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE≥ 375K €4 progetti finanziati nel VII PQ i cui contratti sono stati firmati entro l’1/2/2010 per un contributo UE≥ 375K €8 progetti finanziati per tutta la durata del VII PQ per un contributo UE≥ 375K 8 progetti finan iati per tutta la durata del VII PQ per un contributo U 375K€
Conseguenze:Il beneficiario è sollevato dall’obbligo di emettere il CFS per il pagamento
intermedio
DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE
RIMBORSO COSTI ELEGGIBILI
Calcolo basato sui costi approvati dalla CE b fi i iper beneficiario
Applicando le percentuali di rimborso per attività e per beneficiarioIl contributo UE non può generare profittop g pL’ammontare totale dei pagamenti non può superare il contributo UE indicato può superare il contributo UE indicato nell’art. 5 del G.A.
MODULO A3.1
• Contributi in denaro al
RECEIPTS (= ENTRATE)Co bu de a o a beneficiario da parte di terzi (per co-finanziare il progetto o una risorsa
RECEIPTSRECEIPTSSe allocate al beneficiario specificatamente per il progettoprogetto o una risorsa
usata da contraente)• Contruibuti in natura da
t di t i
specificatamente per il progetto
NO RECEIPTSNO RECEIPTSSe il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario e prescinde dal progetto
parte di terzi per co-finanziare il progetto
• Entrate generate dal tt
RECEIPTSRECEIPTSAttraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nelcontratto fino al valore inizialmente caricato sul progettoprogetto sul progetto
NO RECEIPTSNO RECEIPTSSe generate attraverso l’utilizzo dei risultati del progetto
GESTIRE UN PROGETTO FP7GESTIRE UN PROGETTO FP7Fase 2: Negoziazioneg
Ciclo di vita progetti UECiclo di vita progetti UE
• FASE 1: PROPOSTA
• FASE 2: VALUTAZIONE
• FASE 3 : NEGOZIAZIONE• FASE 3 : NEGOZIAZIONE
• FASE 4: GESTIONEFASE 4: GESTIONE
Inizio della negoziazione….
• Numero proposta
Negotiation mandate
• Project officer
• Data eventuali meeting
C ib CE• Contributo CE
• Durata progetto
• Cambiamenti Annesso ICambiamenti Annesso I
• Tempistica
INIZIO NEGOZIAZIONE....EVALUATION SUMMARY REPORT
Inizio della negoziazione….l d / f l d à fValidazione/verifica solidità finanziaria
• Verifica sulla solidità finanziaria obbligatoria per i coordinatori e quei beneficiari il cui contributo EC supera i 500.000€ eccetto:p
Enti pubblici
Organizzazioni internazionaliOrganizzazioni internazionali
Entità legali la cui partecipazione è garantita d li i b idagli stati membri
Istituti di istruzione secondarie superiori
FVL – Simplified AccountsFVL – Simplified Accounts
FVL – Simplified AccountsFVL – Simplified Accounts
ESEMPIOESEMPIO
PUNTI DI CONTATTO UEPUNTI DI CONTATTO UEScientific officer
E’ il t di t tt d l tt l CEE’ il punto di contatto del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CECE.
è nominato all’inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell’Unità a cui afferisce il progetto;
Approva i rapporti tecnico/scientifici del progetto ed i risultati del progetto
PUNTI DI CONTATTO UEPUNTI DI CONTATTO UEFinancial officer
E’ il di d l l CEE’ il punto di contatto del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CE.
è nominato all’inizio della negoziazioneè nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro d ll’U ità i ff i il ttdell’Unità a cui afferisce il progetto;
Approva i rapporti finanziari del progettopp pp p g
PUNTI DI CONTATTO UEPUNTI DI CONTATTO UELegal officer
E’ il t di t tt d l tt l CEE’ il punto di contatto del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CECE.
è nominato all’inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell’Unità a cui afferisce il progetto;
Punto di contatto per qualsiasi aspetto contrattuale
Nomina del LEARIdentificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all’interno
d ll’ t ( R bil i i t ti )
Nomina del LEAR
dell’ente (es. Responsabile amministrativo)La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartaceiScaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dalScaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal
rappresentante legale dell’enteInviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4tti !)settimane!)Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per
accedere all’URF via email e via posta
Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all’interno del NEF Infatti in sua assenza l’intero processo di negoziazione del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi.
Un’entità legale, un LEARUn entità legale, un LEAR
LEAR
ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE
La CE invia al CO Il CO riceve l’email e
ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE
La CE invia al CO un’email “Access to Negotiation via the Participant Portal” con:
accede a NEF
con:•Commenti/modifiche da apportare•Istruzioni per accesso
Il CO inserisce i dati on-line e salva e li cambia a discrezione
Il CO procede alla SUBMISSION alla CELa CE accetta o
inizia una ulteriore fase di negoziazione
Accesso al NEF attraverso il Participant Portal
La fase di negoziazioneLa fase di negoziazione
POGrantAgreement
COORDINATOREConsortiumAgreement
PARTNER
Agreement
Due aspetti da negoziareDue aspetti da negoziare…
1 – Negoziazione Tecnica
2 – Negoziazione Legale & Finanziaria2 Negoziazione Legale & Finanziaria
N i i L l & Fi i iNegoziazione Legale & Finanziaria
ACCORDO SU:ACCORDO SU:
Budget per intera duratag pDistribuzione del budget per periodoSub-contraenze e altre parti terzeAmmontare del pre financingAmmontare del pre-financingLa data di inizio/durata del progettoL’introduzione di clausole specialiLa ‘road map’ delle competitive calls, se richiestoPianificazione temporale dei periodi di rendicontazione
GPFs – GRANT PREPARATION FORMS
A1 i d i i i ifi i• A1: riguarda aspetti tecnico‐scientifici• A2.1‐ A2.2 ‐ A2.3 ‐ A2.4 –A2.5: riguardano aspetti
i i i i/l li ( i i )amministrativi/legali (tutti i partner)• A2.6: aspetti amministrativi (solo il coordinatore)• A3.1: aspetti finanziari (tutti i partner)• A3.2: aspetti finanziari (il consorzio)• A4: aspetti amministrativi (solo il coordinatore)• A5:aspetti finanziari (il consorzio)p ( )
Form A2 1Form A2.1
Form A2.2Form A2.2
Form A2 3Form A2.3
Form A2.4Form A2.4
Form A4Form A4
FormA3.1FormA3.1
Form A3.2
Form A5Form A5
Form A2 5Form A2.5
Form A2 6Form A2.6
Raggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il
CHIUSURA DELLA NEGOZIAZIONERaggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il
coordinatore riceve una bozza del Grant Agreement
Firma del Grant Agreement
1 Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 1. Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 2. Il coordinatore distribuisce una copia del grant Agreement3. Tutti i Beneficiari devono firmare il Form A (3 copie) per accedere al GA
INIZIO: 1° giorno del mese successivo alla firma (oppure altra data concordata con il P O )!(oppure altra data concordata con il P.O.)!
GESTIRE UN PROGETTO FP7GESTIRE UN PROGETTO FP7Fase 3: Grant Agreementg
AGENDAAGENDA• GRANT AGREEMENT
St tt– Struttura– Ruoli & responsabilità– Emendamenti– Lettere Informative
• REGOLE DI FINANZIAMENTOREGOLE DI FINANZIAMENTO– Principi generali– Modalità di pagamento (regole generali)
Ci l di it d i P tti UECiclo di vita dei Progetti UE
Fi l R tC i i Idea
progettuale
Final ReportProject ResultsPresentazione
della proposta
Comunicazione dei risultati
della valutazione
Firma del GrantAgreement
Report Report
Preparazione
12/18 mesi
1 3 i
Mid Term
Negoziazione Gestione delproposta 1 – 3 anni
3 6 i 2 4 i 2 3 i Ki k ff
progetto
3 - 6 mesi 2 - 4 mesi 2 - 3 mesi Kick off
GRANT AGREEMENT
• Core text
LA STRUTTURA: CORE & ANNEXESCore text
• Annex I – Description of Work• Annex II – General Conditions • Annex III – Eranet-Plus / Infrastructures / SME actions
/ Civil Society Organisations • Annex IV – Form A• Annex V – Form B• Annex VI – Form C for CP / CSA / combination of CP and CSA / NoE /
BSG-CSO / BSG-SME / CSA-Eranet-Plus • Annex VII – Form D (Certificate on Financial Statement)Annex VII Form D (Certificate on Financial Statement)• Annex VII – Form E (Certificate on the Methodology)• List of Special clausesp
GRANT AGREEMENT
CORE
LE PARTI
L’accesso degli altri beneficiari(Form A)(Form A)
GRANT AGREEMENT
CORE
Il CONSORTIUM AGREEMENT èIl CONSORTIUM AGREEMENT èobbligatorio?
INIZIO e DURATA del progetto
Quanti rapporti vanno inviati in Commissione? E con che cadenza?
GRANT AGREEMENT
CORE
Contributo UE max previsto per progetto(dettagli per partner/tipologia di attività/categorie di costo in Annex I)g )
Su quale conto corrente sono accreditati i pagamenti UE?
t t l’ ti i h A quanto ammonta l’anticipo che riceverà il coordinatore?(= pre-financing – contribution to the Guarantee Fund)
GRANT AGREEMENT
Ci sono Clausole Speciali?CORE
Contatti per le Contatti per le comunicazioni ufficiali
Legge applicabileLegge applicabile
GRANT AGREEMENT
CORE
GERARCHIAClausole SpecialiAnnex IIIAnnex IIAnnex IIAnnex I
ENTRATA IN VIGORE DEL ENTRATA IN VIGORE DEL GRANT AGREEMENT(ultima FIRMA)
GRANT AGREEMENT
FORM A
GRANT AGREEMENTGRANT AGREEMENTRUOLI
POGrantAgreementPO Agreement
COORDINATOREConsortiumAgreement
PARTNER PARTETERZA
PARTETERZA
RUOLI
COORDINATORERappresenta i Beneficiari nei confronti della CommissioneAgisce da intermediario per qualsiasi comunicazione Commissione –beneficiari
70
OBBLIGHI CONTRATTUALI (art.II.2.3 GA) = no possibilità di subcontratto
RUOLI
BENEFICIARI
Obblighi dei beneficiari beneficiari all’interno del Consorzio(art.II.2.4 GA)
RUOLI
Obblighi del singolo beneficiario
BENEFICIARIObblighi del singolo beneficiario(art.II.3 GA)
Svolgere le attività previste nell’Annex I, anche avvalendosi della collaborazione g p ,di Terze parti Portare a termine le attività previste in maniera efficiente e nei tempi stabilitiInformare gli altri beneficiari e la Commissione (attraverso il Coordinatore) su:
nome e i contatti del responsabile scientifico• nome e i contatti del responsabile scientifico• qualsiasi situazione che può incidere sull’esecuzione del progetto e la sua gestione• qualsiasi cambiamento dei dati legali, amministrativi e finanziari dell’ente• qualsiasi circostanza possa incidere su quanto previsto dalle Regole di partecipazione,
il Grant Agreement e il Regolamento Finanziarioil Grant Agreement e il Regolamento FinanziarioMettere a disposizione tutta la documentazione necessaria in caso di Audit CEPartecipare alle riunioni di progettoRispettare i principi etici e assicurare pari opportunità tra uomini e donne nello svolgimento del progettoGarantire il rispetto delle condizioni di assunzione e di lavoro, nonchè di carriera dei ricercatori impiegati sul progettoEvitare I conflitti di interesse di tipo economico politico ecc che possano Evitare I conflitti di interesse di tipo economico, politico, ecc… che possano incidere sull’esecuzione del progetto
RUOLI
EC OFFICERS
Il Project officer è il primo punto di contatto con laCommissione ed agisce da intermediario tra coordinatore eCommissione
Il Project Officer è nominato all’inizio della negoziazione dallaCommissione Europea ed è membro dell’unità rilevante per il
ttprogetto
Il Project Officer controlla e approva:•Rapporti del progetto•Deliverables del progetto
Financial /Legal Officer: si occupano degli aspetti finanziari e legali legati ll’ i d l tt ( i i di t i i i i l
73
all’esecuzione del progetto (negoziazione, rendicontazione, variazioni al G.A., ecc…)
GRANT AGREEMENT
RESPONSABILITA’ TECNICA
I Beneficiari sono responsabili CONGIUNTAMENTE edIN SOLIDO nei confronti della CE
Nell’ipotesi di DEFAULTING PARTNER =Nell ipotesi di DEFAULTING PARTNER =Gli altri partecipanti sono tenuti a portare a termine l’attività prevista dal Grant Agreement senza alcun
contributo UE aggiuntivoA meno che la Commissione preveda espressamente
diversamentediversamente
GRANT AGREEMENT
RESPONSABILITA’ FINANZIARIA
Il meccanismo della Responsabilità Finanziaria Collettiva (VI PQ) è stato sostituito da quello del FONDO DI GARANZIA (la resp. Fin. Di ciascun beneficiario è limitata ai suoi debiti)
Il 5% di contributo UE è dedotto con il pre financingIl 5% di contributo UE è dedotto con il pre-financingGli interessi generati dal Fondo sono utilizzati per coprire l’eventuale
mancato rimborso di somme da parte dei beneficiari
ll fi d l G ( fi l )Alla fine del GA (pagamento finale):• Se no perdite i beneficiari recupereranno il 5%,OPPURE• Se gli interessi < perdite = può essere trattenuto fino all’1% del g p p
contributo (fatta eccezione per enti pubblici, nonchè organismi garantiti dallo Stato)
GRANT AGREEMENTGRANT AGREEMENT
EMENDAMENTI
• Provvedimento di modifica degli obblighicontrattuali previsti nel GA (Core e Annex I)contrattuali previsti nel GA (Core e Annex I)
• La richiesta di emendamento va firmata da unodegli Authorised representatives del Coordinatoredegli Authorised representatives del Coordinatore(indicati nell’A2.3 GPF)
• Presuppone uno scambio di comunicazioni: ilppcontenuto deve chiaramente dimostrare l’accordodelle parti: le 2 lettere formano l’emendamento
IL COORDINATORE AGISCE DA INTERMEDIARIO TRA BENEFICIARI E CEIL COORDINATORE AGISCE DA INTERMEDIARIO TRA BENEFICIARI E CE
GRANT AGREEMENTGRANT AGREEMENT
EMENDAMENTI
• Regola generale: ogni volta che la parte intendemodificare il Core GA oppure l’Annex I e la
difi di d d ll’ d di t tt l timodifica dipende dall’accordo di tutte le parti
• Casi comuni: mancato accesso al GA aggiunta o• Casi comuni: mancato accesso al GA, aggiunta otermine della partecipazione dei beneficiari,cambio del coordinatore, estensione della duratadel progetto modifiche all’attività previstadel progetto, modifiche all attività previstadall’Annex I del DoW, cambio dei dati bancari delcoordinatore, cambio dei riferimenti delcoordinatore ecccoordinatore, ecc...
EMENDAMENTI AL GAEMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
• CHI: – Rappresentante legale del coordinatoreRappresentante legale del coordinatore
• COME:– Modello standard di lettera (rif. Amendment (
guide disponibile su CORDIS) con riferimento al n. Di GA da emendare
– Da inviare all’indirizzo indicato all’art 8 1del GA Da inviare all indirizzo indicato all art.8.1del GA – Includere tutti i documenti di supporto
• QUANDO:Q– In tempo utile (normalmente prima della fine del
progetto)
EMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
• Le richieste di emendamento contenenti piùmodifiche al GA possono essere trattateseparatamente (se la lettera di richiesta lo richiedeseparatamente (se la lettera di richiesta lo richiedeesplicitamente)
• Il Coordinatore può accettare un emendamentopper conto del Consorzio
• La Commissione può fare una controprosta al• La Commissione può fare una controprosta alConsorzio. In tal caso, l’accetazione del Consorziodeve pervenire entro 60 giorni
EMENDAMENTI AL GAEMENDAMENTI AL GA
PROCEDURA
Il coordinatore contatta in via informale il Project Officer prima dell’invio formale al fine di:dell invio formale, al fine di:
Inviare richieste valide (feedback entro 45 giorni). A questo il P j t Offi i di l’U ità A i i t i scopo, il Project Officer si coordina con l’Unità Amministrazione
& Finanza
L’Unità Amministrazione & Finanza apre una nuova sessione del NEF (Access Amendment) per consentire al coordinator e di apportare le modifiche necessarie (es. Modificare i GPFs nel pp (caso di aggiunta di un beneficiario)
GRANT AGREEMENTGRANT AGREEMENT
LETTERE INFORMATIVE
• Che succede nel caso di cambiamenti chedi d d ll’ d d ll tinon dipendono dall’accordo delle parti e
che non richiedono un emendamento?
LETTERE INFORMATIVELETTERE INFORMATIVE
LETTERE INFORMATIVELETTERE INFORMATIVE
IPOTESI• Casi comuni:
- Trasferimento universale di diritti e obblighi (trannenell’ipotesi di coordinatore)nell ipotesi di coordinatore)
- Cambio del nome/dettagli legali dei partecipanti- Cambio dello status giuridico (es. una società non è più
PMI)PMI)- Cambio nel metodo di calcolo dei costi indiretti (ICM
attribuito per errore)
• Vantaggi:– Procedura più veloce
Contatto diretto tra beneficiario e Commissione (attraverso- Contatto diretto tra beneficiario e Commissione (attraversoil LEAR)
- Una lettera per beneficiario e non per GA
LETTERE INFORMATIVE
PROCEDURA
• Il beneficiario informa l’URF (tramite il LEAR)
• URF valida i cambiamenti e– Informa l’Unità Amministrazione e Finanza– Invia una conferma via email al beneficiario
L’U ità A i i t i Fi i f i • L’Unità Amministrazione e Finanza informa i coordinatori
REGOLE DI FINANZIAMENTO
PRINCIPI GENERALI (GA)
Calcolato sulla base dei costi di ciascun beneficiario approvati dalla CEapprovati dalla CE
Applicando la percentuale di finanziamento prevista per beneficiario/per attività
Il t ib t UE ò l fittIl contributo UE non può generare alcun profittoL’ammontare complessivo dei pagamenti non può
eccedere l’ammontare massimo di contributo UE di cui all’art.5 del GA
REGOLE DI FINANZIAMENTOREGOLE DI FINANZIAMENTO
TRASFERIMENTI DI BUDGET
I trasferimenti di budget (tra beneficiari, tra categorie di costo tipologie di attività) sono categorie di costo, tipologie di attività) sono
ammessi senza necessità di emendamento, salvo che comportino modifiche all’Annex I al GA
[IL COORDINATORE INFORMA IL PROJECT OFFICER]
NELL’IPOTESI DI TRASFERIMENTO DI BUDGET TRA BENEFICIARI/ATTIVITA’, OCCORRE TENER CONTO DELLE DIFFERENTI PERCENTUALI DI RIMBORSO APPLICABILI
MODALITA’ DI PAGAMENTO
PRINCIPI GENERALI (GA)
– Unico pre-financing durante il progetto (entro 45 giornidall’entrata in vigore del Grant Agreement)
– Entità da definire in negoziazione (regola generale: progetti >2Entità da definire in negoziazione (regola generale: progetti 2periodi di rendicontazione = 160% del contributo UE medio perperiodo; progetti <2 periodi di rendicontazione = 60-80% deltotale del contributo UE)
– Interessi generati dal pre-financing = sono dedotti alcoordinatore nel pagamento successivo
– Pagamenti intermedi basati sui costi dichiarati nel Form C eti d ll CEapprovati dalla CE
– Contributo per il Fondo di Garanzia (5% del totale delcontributo) dedotto dal pre-financingIl 10% del totale del contributo UE viene trattenuto fino al– Il 10% del totale del contributo UE viene trattenuto fino alpagamento finale (Retention Clause)
– Pagamento Finale
MODALITA’ DI PAGAMENTO
PRE-FINANCING
IL COORDINATORE DISTRIBUISCE IL PRE-FINANCING• quando il maggior numero di beneficiari ha firmato il Form A –
Accession to the GAAccession to the GA• solo a coloro che l’hanno firmato
• in conformità alle previsioni del GA• in base alle decisioni prese dal Consorzio (Consortium agreement) • in base alle decisioni prese dal Consorzio (Consortium agreement)
IL PRE-FINANCING RIMANE DI PROPRIETA’ DELLA CE FINO AL PAGAMENTO FINALE
PRE-FINANCINGPRE FINANCING
INTERESSI
GLI INTERESSI GENERATI DAL PRE-FINANCING SI DEDUCONO DAL PAGAMENTO SUCCESSIVO:
• solo se il pre-financing è superiore ai 50.000€• solo nei confronti dell’ente che lo riceve (il coordinatore nell’ipotesi di azioni multi-partner, il beneficiario in quelle mono-
t )partner)
AZIONI MULTI-PARTNER= interessi da dichiarare sul pre-financing al netto della quotaparte del Coordinatore per il periodo che intercorre tra la sua ricezione e la distribuzioneparte del Coordinatore, per il periodo che intercorre tra la sua ricezione e la distribuzioneagli altri beneficiari
AZIONI MONO-PARTNER= interessi da dichiarare sull’intero ammontare del pre-financing ricevuto dal momento in cui arriva nel conto del coordinatore fino adfinancing ricevuto dal momento in cui arriva nel conto del coordinatore fino adesaurimento
MODALITA’ DI PAGAMENTO
PAGAMENTI INTERMEDI
SUCCESSIVAMENTE ALL’APPROVAZIONE DEI PERIODIC REPORT, LA CE EROGA I PAGAMENTI INTERMEDI
==COSTI ELEGGIBILI APPROVATI * % DI RIMBORSO APPLICABILI
PRE-FINANCING + PAGAMENTI INTERMEDI ≤ 90% DEL TOTALE DEL CONTRIBUTO UE(ovvero l’85% se includiamo il contributo per il Fondo di Garanzia)
Ciò implica una probabile riduzione dei pagamenti intermedi una volta raggiunta la soglia
MODALITA’ DI PAGAMENTOMODALITA DI PAGAMENTO
PAGAMENTO FINALE
IL PAGAMENTO FINALE VIENE EROGATO SUCCESSIVAMENTE ALL’APPROVAZIONE DEL RAPPORTO FINALE
=Totale Contributo UE approvato – pagamenti già erogati
NELL’IPOTESI DI RECEIPTS, OCCORRE VERIFICARE SE CONTRIBUTO UE + RECEIPTS ≤ COSTI ELEGGIBILI(in caso contrario, il pagamento finale verrà ridotto di conseguenza)
MODALITA’ DI PAGAMENTOMODALITA DI PAGAMENTO
ESEMPIO: >2 REPORTING PERIODSProgetto con 3 periodi di rendicontazione, del valore di 3 Mil€ di
contributo UE• Pre financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil€/anno) • Pre-financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil€/anno)
= 1.6 Mil€• Contributo per il Fondo di Garanzia = 150.000€ (5%*3Mil€)• Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 1.45 Mil€• Tetto del 90%= 2.7 Mil€ (10% Retention Clause)
1° t 1Mil€ t 1Mil€• 1° pagamento 1Mil€ = pagamento 1Mil€• 2° pagamento 1Mil€ approvati CE= pagamento di 100.000€ (a
causa della Retention Clause del 10%!))• Pagamento finale 300.000€
GESTIRE UN PROGETTO FP7GESTIRE UN PROGETTO FP7Fase 4: Gestione
Ciclo di vita progetti UECiclo di vita progetti UE
• FASE 1: PROPOSTA
• FASE 2: VALUTAZIONE
• FASE 3 : NEGOZIAZIONE • FASE 3 : NEGOZIAZIONE
• FASE 4: GESTIONEFASE 4: GESTIONE
Per essere considerati eleggibili i Costi devono
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (1)
soddisfare contemporaneamente le seguenti condizioni:
AttualiAttuali
Necessari alla realizzazione degli obiettivi
Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario
Registrati nei libri contabili del beneficiariog
Sostenuti durante il progetto
Le entrate derivate da terzi devono essere contabilizzate e determinate dai terzi stessi e rispettare i principi contabili di questi
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (2)
Attualità
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (2)
Attualità
I costi devono essere attuali (costi reali) devono cioèI costi devono essere attuali (costi reali), devono cioè corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili.
La regola dell’attualità impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi: alcune tipologie di “contributi in natura” (contribution in kind); costialcune tipologie di “contributi in natura” (contribution in kind); costi determinati da “ricevute interne” al beneficiario; valutazioni soggettive o costi di opportunità.
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (3)Necessari alla realizzazione degli obiettivi
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (3)
I costi devono essere sostenuti al solo scopo del raggiungimento degli obiettivi e dei risultati previsti dal progetto nel rispetto deidegli obiettivi e dei risultati previsti dal progetto nel rispetto dei principi di:
economicità può essere considerata come la riduzione aleconomicità può essere considerata come la riduzione al minimo dei costi delle risorse per un’attività, tenuto conto della qualità appropriata.
effettività dei costi sta a significare la relazione tra i costi del progetto ed i risultati.
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (4)
Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (4)
Tutte le organizzazioni, incluse le università e le altre istituzioni pubbliche devono tenere libri contabili e documentazione di supporto per giustificare idevono tenere libri contabili e documentazione di supporto per giustificare i costi eleggibili di cui si chiede il rimborso.
I documenti devono essere conservati per un periodo di cinque anni dalla fine del progetto.
I contraenti devono fornire prontamente ogni spiegazione e giustificazione nell’ambito delle ispezioni della Commissione, e dei suoi rappresentantinell ambito delle ispezioni della Commissione, e dei suoi rappresentanti autorizzati, e delle ispezioni della Corte dei Conti.
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (5)
Contabilizzazione
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (5)
A norma dell’articolo II.19 lett. d) del Contratto tipo i costi d i i ll bili à d l b fi i idevono essere registrati nella contabilità del beneficiario, non più tardi della data della elaborazione del certificato di audit. Le procedure utilizzate per la contabilizzazione dei costi e delle entrateLe procedure utilizzate per la contabilizzazione dei costi e delle entrate devono rispettare la disciplina contabile dello Stato in cui il beneficiario è stabilito. Tali procedure devono permettere la diretta corrispondenza tra i
ti l t t l ti i l tt l it i i t bili l ti ll’i tcosti e le entrate relativi al progetto e le situazioni contabili relative all’intera attività del beneficiario
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (6)
Il costo deve essere sostenuto durante il progetto
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (6)
I costi devono essere sostenuti durante il periodo del Progetto, h è ll bili d l C l C i iche è quello stabilito dal Contratto con la Commissione
(v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).
Si possono imputare anche i costi per la redazione del report fi l hé t li ti i t ti t 60 i i d ll fifinale, purché tali costi siano sostenuti entro 60 giorni dalla fine del progetto
(v articolo II 14 lett c) Grant Agreement)(v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (7)Contabilizzazione delle entrate provenienti da terzi
’ i l ) d l bili h i
PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (7)
L’articolo II.14 par.2) del Grant Agreement stabilisce che, in caso di contributo da parte di un terzo al progetto:•vi sia un contratto tra il beneficiario ed il terzo•vi sia un contratto tra il beneficiario ed il terzo
•i compiti del terzo siano stabiliti nell’Allegato I al Contratto con la Commissione
•i costi del terzo devono essere sostenuti e contabilizzati dal terzo nel rispetto delle usuali regole contabili;
•i costi del terzo sono sostenuti nel rispetto dei principi di rendicontazione•i costi del terzo sono sostenuti nel rispetto dei principi di rendicontazione, previsti dall’articolo II.14 del Contratto con la Commissione
• i costi del terzo devono essere registrati non più tardi della elaborazione della certificazione di audit del beneficiario.
RECEIPTSRECEIPTS
ReceiptsIl contributo UE
non può essere
Income(entrate) superiore
al totale dei costi Income(introiti)
detratte le entrate
No Receipts
(Introiti che non costituiscono entrate)
RECEIPTSTrasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi:Per co‐finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il
RECEIPTS
Per co‐finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il progetto
Contributi in natura da parte di terzi per co‐finanziare il progetto
Entrate generati dal progetto:Entrate generati dal progetto:Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progettoprogetto
RECEIPTSRECEIPTS
RECEIPTRECEIPTRECEIPTRECEIPT Non saranno considerati “receipt” le seguenti entrate:
I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione da parte del beneficiario
Introiti generati dall’”use of foreground” del progetto.
SOGGETTI TERZISOGGETTI TERZI
“Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non firma il contratto con la Commissione”
‐ Terze PartiTerze Parti
‐ Subcontraenti
d b‐ Fornitori di beni e servizi
‐ Affiliati
TERZE PARTITERZE PARTI“Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di
attività”( II 3 l )(art. II.3, lett. a)
A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i b fi i ibeneficiari
B L t ti l t d l ttB. Le terze parti svolgono una parte del progetto
TERZE PARTITERZE PARTIA. LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I
BENEFICIARIBENEFICIARI
Adempimenti/Effetti:p /
Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedenteI costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form CI costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form CIl valore è un “receipt” nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato “receipt” qualora venga rimborsato p q gdal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto.Il beneficiario avrà l’onere di evidenziare nell’Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse.
TERZE PARTITERZE PARTIB. LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO
Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi)Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari)
Adempimenti/Effetti:Clausola speciale 10Identificazione nell’Allegato IForm C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiarioRispetto delle regole di rendicontazionep gCertificazione dei costi se raggiunta la soglia prevista
TERZE PARTITERZE PARTIDifferenze con i subcontratti:
Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato. La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenutiLa terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione.Il subcontraente lavora in modo autonomo Il subcontraente lavora in modo autonomoLa terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo.Il subcontratto ha soprattutto un interesse commercialele terze parti intendono soprattutto partecipare all’attività di idi ricerca.
CALCOLO DEL CONTRIBUTO UEIN PRESENZA DI RECEIPT
Contributo UE ≤ Costi‐ Receipt
100 100 - 20 = 80(finanziamento UE = 80 €)
100 120 - 10 = 110(fi i t UE 100 €)(finanziamento UE = 100 €)
Per il coordinatore bisogna anche tenere conto degli interessi sul pre‐finanziamento se il pre‐finanziamento è > € 50.000,00
COSTI ELEGGIBILICOSTI ELEGGIBILI
i i i i h i if i• I Costi Diretti: sono costi che si riferiscono all’attività del progetto e sono determinati dal beneficiario secondo le proprie regole contabili
• I Costi Indiretti: sono costi per la “struttura”I Costi Indiretti: sono costi per la struttura per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con l’attività del progettorapporto diretto con l attività del progetto
COSTI INDIRETTI – REALICOSTI INDIRETTI – REALI
CONTABILITA’ ANALITICA!!
COSTI INDIRETTI REALI
COSTI INDIRETTI CON METODO SEMPLIFICATO
COSTI INDIRETTI – FORFETTARIOCOSTI INDIRETTI – FORFETTARIO
S i l Fl t R t 60%Special Flate Rate – 60% Costi diretti esclusi i subcontraenti e le Terze Parti che non lavorano presso la sede delParti che non lavorano presso la sede del beneficiario
Standard Flate rate 20%Standard Flate rate - 20%Costi diretti esclusi i subcontraenti e le
T P ti h l l dTerze Parti che non lavorano presso la sede del beneficiario
COSTI INDIRETTI
DA RICORDARE
E’ sempre possibile passare da un metodoforfetario ad uno ‘semplificato’ o reale(contabilità analitica)
Unico metodo di calcolo dei costi indirettiper beneficiario nel VII PQ
Eccezione: Clausola Speciale n.30 previstap pnel caso in cui all’interno dello stesso ente cisiano dipartimenti/facoltà con differentisistemi di contabilità
COSTI INDIRETTI CSA COSTI INDIRETTI – CSA (Coordination and Support Action)
il rimborso dei costi indiretti non può d il % d i i di i di ieccedere il 7% dei costi diretti rendicontati
esclusi i subcontraenti;
I b fi i i d i di l i A3 1I beneficiari devono indicare nel proprio A3.1 e Form C i propri costi indiretti reali.
COSTI INDIRETTI – CSACOSTI INDIRETTI CSAesempio
PERSONALE (1)Costi per l’attività lavorativa, quando ricorrono le
PERSONALE (1)p , q
seguenti condizioni:il lavoratore è impiegato secondo la p glegislazione nazionale;Il lavoratore è soggetto alla supervisione gg pdel beneficiario;Il lavoratore è pagato secondo le normali p gpratiche del beneficiario, accettate dalla Commissione.
La definizione si riferisce ai lavoratori subordinati o
parasubordinati
PERSONALE (2)I contratti con i parasubordinati (intra-muros consultant) devono
avere le seguenti caratteristiche:
PERSONALE (2)
- Devono essere stipulati con persone fisiche
La persona deve lavorare nell’ambito delle istruzioni del Beneficiario- La persona deve lavorare nell ambito delle istruzioni del Beneficiario
- La persona deve lavorare presso i locali del beneficiario. I risultati devono appartenere al beneficiario de o o appa te e e a be e c a o
- Il costo del parasubordinato non deve essere significativamente differente da quello dei dipendenti della stessa categoria
- La remunerazione deve essere basata sulle ore impiegate al progetto.
Il t di i i i d t di tt t d l- Il costo di viaggio e soggiorno deve essere pagato direttamente dal Beneficiario
PERSONALE
DETERMINAZIONE DEL COSTO
COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per laretribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base deiretribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base deiminimi stipendiali)
COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggettogiuridico.g
CRITERI DI ACCETTABILITA’:• Procedura usuale dell’ente
ì• Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga)• Escludere i costi non eleggibili• Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA’)
COSTO PERSONALE (COSTO PERSONALE (mediomedio))COSTO PERSONALE (COSTO PERSONALE (mediomedio))Criteri accettabilità (Decisione UE del 24/1/2011)Il costo medio calcolato deve rispettare i seguenti criteri:Il costo medio calcolato deve rispettare i seguenti criteri:
coerente con le regole contabili
calcolato tenendo conto della retribuzione indicata nelle buste paga. Se tale valore, nel momento della rendicontazione, non è noto
utilizzare il costo del personale adottato nel periodo precedenteutilizzare il costo del personale adottato nel periodo precedente
Utilizzare una stima del costo del personale
Rettificare il costo nel periodo successivo (Adjustment)
NON include i costi non eleggibili indicati dalla Commissione
coerente con il tempo produttivo calcolato
La presentazione del CoMAV non è obbligatoria
PERSONALE
PROPRIETARI PMI/PERSONE FISICHEPROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHEPROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO
Calcolo dei costi del personale sulla base del tasso forfettario ricavato dall’utilizzo delle allowanceMarie Curie (≠ a seconda dell’esperienza ( p
professionale della persona)Tempo produttivo annuale= 1575 ore
FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: (Allowance/1575) * coefficiente correttivo del Paese/100
STRUMENTO CALCOLO COSTO ORARIO SME OWNER
PERSONALE (3)PERSONALE (3)
Tipologie
- co.co.co, lavori a progetto- lavoratori autonomi con partita iva se rispettate le- lavoratori autonomi con partita iva se rispettate le
condizioni previste per gli intra-muros- assegnisti di ricercaassegnisti di ricerca- borse di dottorato
PERSONALE (4)PERSONALE (4)
DETERMINAZIONE
• Costo del lavoro• Tempo produttivo• Tempo produttivo• Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto
CALCOLO TEMPO PRODUTTIVO
Ore per settimana 40
CALCOLO TEMPO PRODUTTIVO
Ore per settimana 40
Settimane 52
Ore complessive 2080Ore complessive 2080
Giorni di ferie e permessi 44
O l i i i di f i 352Ore relative a giorni di ferie e permessi (44 gg x 8 ore /giorno)
‐ 352
Tempo prod tti o in ore 1728Tempo produttivo in ore 1728
Tempo produttivo in giorni
(1728 8 / i )
216
(1728 ore x 8 ore/giorno)
TIME SHEETTIME SHEET
Progetto …………… Mese di riferimento……………..Collaboratori 1 2 3 4 5 6 7 8 … 31 TOTALE
……….
……….……….
……….
……….
Tot. ore
Firma del Responsabile Scientifico………………………………..
SUBCONTRATTISUBCONTRATTI
Il sucontratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo:f“per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta
supervisione e senza subordinazione”( II 7)(art. II.7)
SUBCONTRATTISUBCONTRATTI
Profilo soggettivo
Il subcontraente deve essere un terzono un altro beneficiario
SUBCONTRATTISUBCONTRATTIProfilo oggettivo
• Il subcontraente svolge una parte del lavoro (task)• Il subcontraente svolge una parte del lavoro (task) individuata nell’Allegato I
N l t i t tt d l k• Normalmente non si tratta del core work
• L’attività di riferimento non può essere quella di coordinamento
SUBCONTRATTISUBCONTRATTISupport service for minor tasks
Non riguardano i tasks così come identificati nell’Allegato Inell Allegato I
Esempio:
S di tSpese di stampa
Catering
Affitto sala
SUBCONTRATTISUBCONTRATTIRegole procedurali
Devono essere indicati nell’Allegato IDevono essere indicati nellAllegato I
L’Allegato I deve contenere una stima dei costi
Stipulati “on business conditions” "best value for money"Stipulati on business conditions , best value for money
Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
ATTREZZATURA DUREVOLEATTREZZATURA DUREVOLE
Sono costi per beni che hanno uso durevole, che riguardano più esercizi e che devono essere registrati nei libri dei cespiticespiti
o Il costo ammissibile è l’ammortamentoo Il costo ammissibile è l ammortamento
o Il costo comprende anche gli oneri accessorio Il costo comprende anche gli oneri accessori
Il t d l l i ò i ll dio Il costo del leasing non può essere superiore a quello di acquisto
MATERIALE DI CONSUMOMATERIALE DI CONSUMO
Costi sostenuti per l’acquisto di materiale diCosti sostenuti per l acquisto di materiale di consumo di ogni genere utilizzato direttamente per l’esecuzione delle attività compreso ilper l esecuzione delle attività compreso il software
VIAGGI E SOGGIORNOVIAGGI E SOGGIORNO
Spese per i viaggi e soggiorni necessari per l’esecuzione delSpese per i viaggi e soggiorni necessari per l’esecuzione del
progetto, effettuati dallo staff.
VIAGGI E SOGGIORNOVIAGGI E SOGGIORNO
Viaggi
Vitto
Alloggio
N B Si i l di i è d l l iN.B. Si imputa la diaria se questa è, secondo le regole interne, sostitutiva in tutto o in parte delle spese effettive
VIAGGI E SOGGIORNO
Documentazione dei costi
VIAGGI E SOGGIORNO
Costi autocertificati documenti di spesa smarriti [NO]
Documentazione dei costi
Costi autocertificati, documenti di spesa smarriti [NO]Spese sostenute per più persone (pasti, alberghi) [SI, ma va specificato il criterio di ripartizione]p p ]Biglietti incrociati [SI, ma va dichiarato che si sono usati solo per un tragitto e per risparmiare]Uso del mezzo proprio [SI, secondo le regole dell’ente, dimostrando il tragitto, mediante una cartina]
CARTE D’IMBARCOCARTE D IMBARCO
Le carte di imbarco rappresentano il principale documento che attesta l’effettiva partecipazione dell’interessato alla missione.
Frequentemente accade che al ritorno dal viaggio la persona si preoccupi di fornire l’originale del biglietto ma non le carte di imbarco.
Ricordiamo che esse devono necessariamente accompagnare il biglietto aereo. Nel caso eccezionale in cui esse dovessero essere smarrite è necessaria una dichiarazione del responsabile del progetto.
UTILIZZO DEL MEZZO PROPRIOUTILIZZO DEL MEZZO PROPRIO
Si ricorda che l’utilizzo del mezzo proprio deve avvenire in casi del tutto eccezionali. Tuttavia qualora si renda necessario l’utilizzo della propria auto si prega di fornire adeguata documentazione a supporto del chilometraggio percorsosupporto del chilometraggio percorso.
SPESE IN DIVISA ESTERASPESE IN DIVISA ESTERA
• Nel caso in cui alcune spese fossero sostenute in valuta estera esse devono essere convertite in valuta applicando il tasso di cambio del giorno in cui essa è stata sostenutatasso di cambio del giorno in cui essa è stata sostenuta (oppure applicando il tasso di cambio del 1° giorno del mese successivo alla scadenza del periodo di rendiconto)p )
• Non verranno riconosciute spese in valuta estera che abbiano un tasso di cambio diverso da quello di cui sopra.
• Inoltre si raccomanda di allegare sempre documentazione volta a giustificare il cambio adottato.
ALTRI COSTI SPECIFICIALTRI COSTI SPECIFICI
Tutti quei costi:
‐ non compresi nei precedenti
‐ direttamente imputabili al progetto‐ direttamente imputabili al progetto
‐ che rispettano le regole di rendicontazione
BUDGETBUDGET
COSTI NON ELEGGIBILI
• Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l’IVA( i f i )• IRAP (a partire dal 1° febbraio 2008)
• Interessi passivi• Accantonamenti per perdite o passività future• Accantonamenti per perdite o passività future• Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio
finanziamento!)• Debiti• Spese eccessive o sconsiderate
COSTI NON ELEGGIBILI
IVA
Art. 72 Art. 72 coco 3 DPR n.633/1972 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300,00€)
CONDIZIONI: citare il riferimento all’art nella fattura del fornitore
NON IMPONIBILITA’ IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è
CONDIZIONI: citare il riferimento all art. nella fattura del fornitore
riconducibile l’operazione imponibile
ESEMPI:1 Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI 1. Acquisto di un attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI
= IVA non imponibile al 75%2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non
imponibile al 100%imponibile al 100%
RENDICONTAZIONE
NEL CORSO DEL PROGETTO• DELIVERABLES
– Da presentare attraverso SESAM (via Participant Portal)
Questi rapporti vanno presentati entro la fine del mese indicatopp pnell’Annex I (Deliverables list) e non alla fine del Reporting Period
RENDICONTAZIONE
La Commissione controlla il progresso del progetto
RENDICONTAZIONEALLA FINE DEL REPORTING PERIOD
La Commissione controlla il progresso del progettotramite RAPPORTI PERIODICI e un RAPPORTO FINALEche tutti i partecipanti devono presentare tramite ilcoordinatorecoordinatore
Tutti i rapporti e risultati devono essere presentatientro 60 giorni dalla scadenza del periodo direndicontazionerendicontazione
RAPPORTO FINANZIARIO: STRUMENTIRAPPORTO FINANZIARIO: STRUMENTI
Accesso a FORCE
Fi i l St t t (F C)Financial Statement (Form C)
Explanation of the use of resources
Accesso a FORCEAccesso a FORCE
• L’accesso al participant Portal richiede unaccount ECAS (European CommissionAuthentication Service)Authentication Service)
• N.B. L’indirizzo email indicato nell’EPSS in fase diproposta è utilizzato per identificare gli utenti eaccreditarli con i relativi diritti
Creazione di un account ECAShttps://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg
ForceForce
ForceForce
Force: Form CForce: Form C
Force: Form CForce: Form C
Nuovi AcronimiNuovi Acronimi
URF,
PIC,PIC,
LEAR, SEP,
NEF, FORCE
GRAZIE!APRE Claudia ZurloAPRE
Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
Claudia Zurlo
Ricerca Europea
via Cavour, 7100184 - Roma
www.apre.itPunto di contatto nazionale« Aspetti Legali & Finanziari »p
[email protected]. (+39) 06-48939993Fax. (+39) 06-48902550
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