Gesto PA il software cloud per le Università

Gesto PA e le radici

Gesto PA è una suite di software online per la Pubblica Amministrazione per la gestione di: magazzino, DPI, ordini interni, ordini a fornitore, contratti, utenze, richieste d’intervento, automezzi, manutenzioni periodiche, gestione programmatica del calore.

Il progetto Gesto P.A. prende avvio verso la fine del 2003, su richiesta ed in base alle esigenze della Scuola Normale Superiore di Pisa.

Obbiettivi del progetto:

• risolvere in modo effettivo e manageriale tutte le problematiche non risolte relative alla reale gestione operativa della P.A.

•possibilità di utilizzo attraverso un qualsiasi moderno dispositivo fisso o mobile

Il presente

Sviluppatosi poi con l’aggiunta di numerosi moduli rispondenti a varie richieste delle P.A. che lo utilizzavano, oggi, dopo dieci anni di continua evoluzione e di perfezionamenti, possiamo tranquillamente affermare che Gesto PA è il più evoluto, aggiornato e sofisticato gestionale operativo on line presente sul mercato italiano nato per questo utilizzo.

Sempre fedele alla filosofia di origine, nel corso degli anni, Gesto PA è stato interfacciato o integrato con vari programmi di contabilità quali LIBRA di CEDAF, CieloNext di Seleste, ed infine Ugov di CINECA

La filosofia

•Tutto in tempo reale

•“Carta Zero” , ovvero la riduzione dello spreco di carta stampata

•Tutti interagiscono: la somma delle interazioni equivale all’ottimizzazione dei tempi/processi

Lo scopo del software è di poter reperire tutti i dati richiesti, i più recenti possibile, nel modo più veloce possibile e da un qualunque posto ci si trovi.

I principi base di Gesto PA, come per tutti i nostri gestionali online, sono:

I moduli di Gesto PA

• Magazzino

• Gestione richieste/ordini

• Gestione contratti

• Gestione interventi

• Gestione Utenze

• Gestione DPI

• Gestione manutenzioni programmate

• Gestione calore

• Gestione automezzi

Il magazzino

Il modulo «magazzino» permette di gestire:

• più sedi con possibilità anche di più magazzini per sede

• Articoli (beni o servizi) con gestione delle varianti

• Movimentazione con gestione degli spostamenti tra magazzini

• Giacenze con dettaglio per sede/magazzino

Gestione ordini interni/fornitore

Il modulo «gestione ordini» dà la possibilità di gestire gli ordini “esterni” ai fornitori e quelli “interni” dei dipendenti.

La gestione degli ordini è fondamentale sia per il controllo dei prodotti a magazzino, sia per la verifica delle spese, e permette la raccolta automatizzata delle richieste dei dipendenti.

Il modulo è integrato con U-GOV di Cineca.

Gestione richieste/ordini

Ordini/ richieste

Inserimento Gestione

Dipendente Resp. Settore MagazziniereDivisione Acquisti

Dipendente - Inserimento richieste

Dipendente

Inserimento richieste

tramite B2B di beni e/o servizi, esistenti e non,

con la possibilità di allegare dei

file

Visualizzazione richieste effettuate e

relativo stato

Resp. Settore - Gestione richieste

Responsabile servizio/settore

Validazione, accettazione,

modifica o rifiuto delle

richieste dipendente

Modifica del codice

“articolo generico” nella richiesta per un nuovo articolo

Accorpamento richieste

accettate con generazione

automatica degli “ordini interni”

Validazione e accettazione

“ordini interni”

Magazziniere

Gestione movimenti di

carico da ordini a fornitore

Evasione richieste con possibilità di consegna sia

dipendente che a servizio/settore

Magazziniere - Gestione richieste

Div. Acquisti - Gestione richieste

Integrazione con U-Gov per avere l’ordine a fornitore in

bozza

Analisi e report

Divisione Acquisti

Generazione automatica

degli ordini a fornitore a partire dalle

righe presenti negli “ordini

interni accettati”

Richiesta articoli nuovi/

vecchi **

Verifica su MEPA

Si NO

Accettazione ordine dipendenti

Invio per validazione

B2B - Dipende

nte

Amministrazione- Resp settore

** E’ possibile allegare file alla richiesta, visualizzare gli ordini, lo stato degli stessi e crearne una copia

Articoli nuovi

Articoli vecchi

Sostituzione articoli generici

Conferma articoli generici

Giacenza magazzino

>0 <1

Da “ordine dipendente” a “ordine interno”

Ordine dipendente accettato

Ordine interno immesso

Accettazione ordine interno

Ordine dipendente accettato

Ordine dipendente accettato

Validazione ordine

Divisione Acquisti

Ordine interno accettato

Salvataggio in

bozza in U-GOV

Ordine interno accettato

Ordine interno accettato

Ordine a fornitore

Ordine a fornitore

Ordine a fornitore

Ordine a fornitore

Da “ordine interno” a salvataggio dell’ordine fornitore in U-Gov

Protocollazione

«Titolus»

L’integrazione con U-Gov

L’integrazione con U-Gov di CINECA, richiesta da UNIFE e supportata da CINECA stesso, attualmente permette a Gesto PA di :

•leggere i dati: relativi le anagrafiche dei fornitori; in base al “tipo attività” i vari “tipi operazione iva” possibili; relativi agli ordini a fornitore trasferiti (ID DG; Stato DG; Importi dell’ordine)

•avere in automatico gli ordini a fornitore in bozza in U-Gov

• evidenziare se vi è discordanza tra importo dell’ordine in Gesto PA e U-Gov (segno che è stato modificato qualcosa in U-Gov)

•avere in U-Gov il numero e le note dell’ordine Gesto PA.

Gli sviluppi futuri

I progetti Sempre in relazione alla collaborazione con CINECA, nell’immediato gli sviluppi di Gesto PA saranno relativi ad una ulteriore integrazione con TITOLUS, per la protocollazione degli ordini a fornitore.

A questa seguiranno le future integrazioni per la gestione delle “utenze” e dei vecchi “fondi” ora facenti parte dei progetti.

Gestione contratti

Il modulo “Contratti” permette di gestire i contratti con i fornitori in termini sia di importo totale che di articoli sotto contratto.

L’integrazione con gli ordini a fornitori permette all’utente un controllo automatico dell’eventuale sforamento del contratto in essere sia relativamente all’importo, sia ad un eventuale numero di pezzi massimi acquistabili.

Gestione interventi

Il modulo “Interventi” permette di gestire le richieste di intervento. Gli interventi stessi che sono suddivisi in categorie / sottocategorie / tipi intervento. La suddivisione è a propria gestione per il massimodella flessibilità.

Suddivisione dei richiedenti per: servizio / sede / impianto con dettaglio e descrizione nell’impianto.

Gestione interventi

Inserimento Gestione

Resp. Servizio / Settore Operatore

Richieste d’intervento

Richiedente

Richiedente - Inserimento richieste d’intervento

Richiedente

Inserimento richieste

d’intervento in modo

semplice e guidato

Visualizzare lo stato delle richieste e sollecitare quelle non

ancora eseguite

Visualizzazione di altri moduli

eventualmente presenti (utenze,

manutenzioni, etc.)

Analisi e report

Resp. Settore - Gestione richieste

Responsabile servizio/settore

Gestione operatori (interni e/o

esterni)

Assegnazione interventi

Imputazione costi

Analisi e report anche comparative

Operatore (interno o esterno)

Inserimento della

descrizione dell’intervento

effettuato

Chiusura intervento

Operatori interni / esterni – Gestione richieste intervento

“Utenze”

Il modulo “Utenze” permette di:

•acquisire dai flussi di fatturazione emessi dai vari gestori dei servizi, il dettaglio dei costi sostenuti per ciascuna utenza

•Spostare con pochi click, utenze o insiemi di utenze, da un fornitore ad un altro

•passare in contabilità * i dati così recepiti

•emettere dei documenti di liquidazione e rendiconti

•gestire i pagamenti

•generare vari report e analisi anche comparative.

* Il passaggio è attualmente attivo per le contabilità “Libra” di CEDAF e CieloNext” di Seleste. Allo studio anche per U-Gov di CINECA

DPI

Il modulo “DPI” (Dispositivi di Protezione Individuale) permette di gestire le richieste di fornitura materiale nell'ambito del nuovo sistema organizzativo.I DPI vengono gestiti per ogni dipendente in base alla tipologia dispositivo/taglia.

L'accesso è riservato agli amministratori del sistema e ai referenti dei vari magazzini dislocati nel territorio abilitati.

DPI

Richiesta DPI

Gestore abilitatoDipendente

Magazzino

Manutenzioni Programmate

Il modulo “Manutenzioni Programmate” permette la gestione delle manutenzioni programmate (ascensori, estintori sicurezza..).

E' riservato ai

gestori abilitati alle manutenzioni programmate.

Gestione palestre e calore

Il modulo "Gestione Palestre e Calore" permette di gestire l'anagrafica di tutti gli edifici e di gestire, per i vari enti o associazioni che ne possono usufruire, gli orari di apertura/attivazione di riscaldamento/acqua/luce.

È riservato ai gestori ed agli enti abilitati alla gestione del calore.

Gestione automezzi

Il modulo “Gestione Automezzi” permette di gestire l'anagrafica di tutti i mezzi, e le scadenze per ogni automezzo relative a revisione, assicurazione, bollo.Le schede degli automezzi contiene sia i dati tecnici , sia i dati amministrativi, dando specifica reportistica. La gestione delle FUEL CARD, assegnabili ad ogni singolo automezzo, consente di imputare i costi.

Permette inoltre, ai gestori ed ai dipendenti abilitati, di prenotare gli automezzi a disposizione.

Riassumendo le qualità

•Un prodotto che risolve effettivamente le nuove problematiche gestionali nella P.A.

•Web based e quindi realmente disponibile su qualsiasi dispositivo/ S.O.

•Tutti i dati sono in tempo reale

•Tempi di formazione ridottissimi: una sola versione per tutti i dispositivi

•Tempi di intervento ed assistenza ridotti

•Possibilità di ampliamento immediato senza necessità di riconfigurazioni

•Procedura non “predisposta” o “pronta” oppure “integrabile” ma “nata”, nel concetto web

•Integrato con “U-Gov” di CINECA.

Grazie per l’attenzione

www.gestopa.it