GTD �Getting Things Done� ed Evernote

Nicola Focci

Indice

1 Il metodo GTD 4

2 Raccogliere 52.1 Cosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.2 Dove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3 Esaminare 63.1 Che cos’è? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63.2 Devo farci qualcosa? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3.2.1 NO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63.2.2 SI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

4 Organizzare 84.1 Organizzare i “NO” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4.1.1 Cestino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84.1.2 Incubazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84.1.3 Archivio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4.2 Organizzare i “SI” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94.2.1 Progetti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94.2.2 Attività aperte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4.2.2.1 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104.2.2.2 Prossime attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5 Diagramma di �usso del processo 11

6 Fare e Veri�care 126.1 Fare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

6.1.1 Modello per prendere decisioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126.2 Verificare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

7 Impostare i taccuini su Evernote 147.1 Generalità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147.2 Il taccuino GTD_INBOX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

7.2.1 Alimentare il taccuino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157.2.2 Gestire i tag in fase di esame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

7.3 I taccuini del “non fare” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157.3.1 Taccuino GTD_INCUBAZIONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157.3.2 Taccuino GTD_CESTINO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167.3.3 Taccuino GTD_ARCHIVIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167.3.4 Taccuino GTD_IN_ATTESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

7.4 I taccuini del “fare” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167.4.1 Progetti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

7.4.1.1 Archivi di progetto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167.4.2 Attività calendarizzate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

7.4.2.1 I Promemoria di Evernote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

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7.4.2.2 Il taccuino GTD_AGENDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187.4.3 Prossime attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

7.5 Attività effettuate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

8 Tips per Evernote 208.1 Aggiungere note via e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208.2 Ricerche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208.3 Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218.4 Riferimenti ad altre note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228.5 Automatismi con IFTTT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

9 Riferimenti 249.1 Bibliografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249.2 L’autore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

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1 Il metodo GTD

Ideata da David Allen 1, la metodologia “GTD” (“Getting Things Done”, ovvero “fare in modo chele cose vengano fatte”) rappresenta un sistema per la gestione delle proprie attività.

Non c’è differenza tra “attività lavorative” o “attività personali”: il metodo si applica efficace-mente ad entrambi gli ambiti.

Parte dal presupposto che è bene “avere la mente sgombra” raccogliendo e gestendo in modoordinato il “da farsi”, e facendo uso di memorie esterne siano esse fisiche (cartacee) o informatiche.(Nel Capitolo 7 vedremo come Evernote rappresenti un ottimo strumento di quest’ultimo tipo).

A livello base, il diagramma di flusso del GTD prevede quattro fasi:

Analizziamo nel dettaglio questo processo.

1http://www.davidco.com/

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2 Raccogliere

E’ la prima (e molto importante) fase del processo GTD.

2.1 Cosa

La raccolta dati riguarda tutto ciò che può essere associato a un “devo” o a un “bisogna”.Ad esempio può prevedere:

• Tutto ciò che è in sospeso (le attività incomplete, le falle da tappare, le cose da cambiare, iproblemi aperti, le situazioni da sistemare anche in casa, eccetera).

• Tutto ciò che è “sparso in giro” perchè apparentemente non è importante (escludendo imateriali di pura consultazione come manuali, dizionari, eccetera).

• Posta in entrata.

• Nuove idee e nuovi pensieri.

• Le decisioni rimandate (i “farò”).

• Le pagine web salvate perché interessanti.

• Progetti in corso.

• Tutto ciò che era già organizzato in agende e liste pregresse (se si sta facendo un “puntozero”).

L’importante è che tutte queste questioni in sospeso escano dalla testa!, in modo da non restaresommersi nella confusione del “da farsi”, ed avere un solo punto di raccolta per non complicarsila vita.

2.2 Dove

Tutti questi elementi vanno raccolti in un contenitore o “taccuino” (sia esso fisico o informatico)che li conservi e li registri, finché si avrà il tempo per passarli al vaglio e decidere cosa farne.

Un buon taccuino (chiamiamolo “INBOX”) deve soddisfare questi requisiti:

• Deve essere sempre agevolmente raggiungibile.

• Deve essere univoco o comunque non eccessivamente frammentato.

• Deve essere svuotato1 spesso.

Quest’ultimo aspetto è fondamentale per garantire l’efficacia della procedura di raccolta.Un taccuino non svuotato, infatti, diventa un deposito di elementi senza senso e attività su-

perate. . . perdendo velocemente la propria utilità. A quel punto si innescherà facilmente un“dis-innamoramento” per il sistema GTD, che verrà lasciato cadere.

Va notato, però, che l’efficacia del sistema di raccolta dipende anche da ciò che viene dopo. Sele operazioni successive non sono efficienti, inevitabilmente il taccuino INBOX finirà per riempirsi.

La fase successiva della metologia GTD consiste nell’esaminare questi dati.1“Svuotare” non significa “Fare le cose”, ma semplicemente “togliere da lì e decidere dove ricollocare (nel sistema di

gestione)”.

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3 Esaminare

Nella seconda fase del processo, gli elementi tolti da INBOX vanno tolti ed esaminati. Si procede:

• A partire dal primo, anche se gli altri sembrano più urgenti.

• Uno alla volta, senza tralasciarne alcuno.

• Evitando che uno o più elementi ritornino nella INBOX (al termine della fase “Esaminare” iltaccuino deve essere vuoto: va considerato come “a senso unico”).

Quando eseguire questa operazione? Sta alla scelta del singolo. Potrebbe essere la prima attivitàdella giornata, quando si arriva in ufficio. . . oppure l’ultima, prima di andare a letto. L’importanteè esaminare sistematicamente, ed efficacemente.

Ma cosa significa “esaminare”? Significa porsi queste due domande:

• “Che cos’è?”.

• “Devo farci qualcosa?”.

3.1 Che cos'è?

E’ una domanda ovvia ma non banale. A volte, infatti, un elemento è ostico e tende ad uscire dainostri sistemi di gestione mentali. Soffermarsi ad analizzarlo e capire “cosa sia” – prendendosi iltempo che serve – evita di perderlo per strada.

Per esempio, potrebbe essere il caso di una e-mail particolarmente cervellotica che, per la fretta,viene giudicata come “non pertinente alle nostre attività”; leggendo bene, invece. . .

3.2 Devo farci qualcosa?

Una volta capito “cosa sia” un elemento, sorge spontanea questa seconda domanda.Alla quale esistono solo due risposte: no e si.

3.2.1 NO

Se l’elemento non richiede azione, ho tre possibilità:

• Cestinarlo, perché non serve più.

• Metterlo “in quarantena”: al momento non bisogna farci nulla, ma forse in futuro sì. Lo allegoal taccuino “INCUBAZIONE” (vedi 4.1.2).

• Archiviarlo: potrebbe essere utile in futuro. Lo metto nel taccuino “ARCHIVIO” (vedi 4.1.3).

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3.2.2 SI

Se l’elemento richiede che io ne faccia qualcosa, esistono tre possibilità:

• Farlo. Se posso farlo io e richiede meno di due minuti1, bisognerebbe farlo appena indivi-duato – anche se è apparentemente poco importante, o non è a priorità alta. Il concetto è:ci vuole più tempo a “incasellare” un elemento che a gestirlo?, allora tanto vale liberarsenesubito.

• Rimandarlo. Se posso farlo io ma richiede più di due minuti, lo metto nel taccuino “PROSSIME

ATTIVITÀ” (vedi 4.2.2.2) o “AGENDA” (vedi 4.2.2.1) a seconda che sia o meno calendarizzato.

• Delegarlo. Se non posso farlo io (cioè non sono io la persona più adatta per farla) ma vadelegato ad altri (anche il capo, se serve la sua opinione), lo metto nel taccuino “IN ATTESA”.

1Si tratta di un tempo indicativo, ma ciascuno può trovare il suo.

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4 Organizzare

4.1 Organizzare i �NO�

4.1.1 Cestino

E’ retorico: si butta via l’elemento.E’ importante fare pulizia: inutile “inquinare” il nostro sistema con roba che non serve, fa

volume, e crea solo confusione.

4.1.2 Incubazione

Qui finiscono gli elementi sui quali per un qualche motivo non si vuole fare nulla adesso, o non siè sicuri se verrà fatto in futuro. Ad esempio:

• Idee per progetti interessanti ma al momento non realizzabili.

• Avviso di una mostra prevista tra alcuni mesi e alla quale forse si vuole partecipare.

• Dischi interessanti da comprare.

• Seminari interessanti cui partecipare.

• Una riunione che si terrà tra molto tempo.

• Un viaggio interessante da fare.

• Un’associazione cui ci si potrebbe iscrivere.

• Una cena che sarebbe bello organizzare.

• Un concetto che non si vuole dimenticare.

• Un corso di arti marziali cui sarebbe bello partecipare.

• Un software interessante da possedere.

Il sistema GTD vuole assicurarsi che questi elementi escano subito dalla testa, per finire in uncontenitore dove possano essere periodicamente revisionati (vedi 6.2).

4.1.3 Archivio

Qui finiscono gli elementi che non richiedono di fare nulla, ma posseggono un proprio valore inquanto informazioni. Esempio:

• Il menù di un ristorante vicino casa.

• Un PDF sul regolamento del gioco del golf.

• La brochure di una ONLUS.

Idealmente, l’archivio deve:

• Essere organizzato (ad esempio per categorie gerarchiche).

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• Essere facilmente accessibile consultabile: spostare un elemento in archivio deve essere un’o-perazione veloce e agevole.

Non bisogna sottostimare l’importanza dell’archivio! Il rischio è quello di accumulare elementianziché riordinarli. . . nonché di perdere di vista il confine tra quelli che richiedono un’azione, equelli che non la richiedono.

Può essere utile realizzare su carta uno schema gerarchico del nostro archivio, categoria percategoria1.

4.2 Organizzare i �SI�

Abbiamo già parlato delle attività da fare subito e di quelle da delegare (vedi 3.2.2).Prima di vedere meglio i taccuini specifici per le attività rimandate, bisogna aprire una parentesi.Può capitare che un elemento nel “da fare” sia relativo ad un’attività più complessa, tale che il

suo completamento non permetta di ottenere immediatamente il risultato desiderato. In questocaso siamo di fronte ad un progetto.

4.2.1 Progetti

Per “Progetto” si intende quindi “qualunque obiettivo che richieda più di un’attività per essereraggiunto”.

Il metodo GTD è tale per cui la singola attività va gestita con un promemoria, mentre un “Pro-getto” è qualcosa di più complesso e richiede maggiore “RAM nel sistema” – proprio come fosseun computer. Sto parlando di un taccuino “PROGETTI” dedicato2.

Esempi di progetti:

• Imparare ad usare un nuovo software.

• Organizzare le vacanze.

• Pubblicare un libro.

• Preparare una presentazione.

• Piantare un albero in giardino.

• Comprare un divano nuovo per il salotto.

• Creare una brochure pubblicitaria; e così via.

Attenzione però: PROGETTI è una lista, e basta! Tutte le informazioni utili e i dati necessari dei sin-goli progetti,infatti, vanno conservati in cartelline separate, possibilmente fuori dal nostro archivioGTD in vista.

In PROGETTI non importa osservare un ordine particolare. L’importante è ritrovare i progettitutti lì, in modo da poterli consultare con regolarità. Non è quindi una lista di attività, ma piuttostoun “segnaposto” dei progetti ancora aperti: quando uno si conclude, lo si può eliminare da qui.

1Non dimenticando una categoria “Informazioni generali” per tutto quello che non ricade nelle altre.2Si parla sempre di progetti aperti. Quelli che non si prevede di implementare ora, o che non possono essere presi in

considerazione ora, devono finire in INCUBAZIONE.

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4.2.2 Attività aperte

La decisione in merito alle singole attività aperte è cruciale.

• Le attività da compiere in una data/ora precisa (appuntamenti) o una data precisa (e nonnecessariamente ad un’ora precisa) vanno segnate in un taccuino AGENDA. Con tutte leinformazioni necessarie a corredo (es. luogo dell’appuntamento).

• Le attività da compiere il prima possibile vanno segnate in un taccuino “PROSSIME ATTIVI-TÀ”

(Delle attività che aspettiamo siano compiute da altri abbiamo già detto, vedi 3.2.2).

4.2.2.1 Agenda

Come dice il nome stesso, l’Agenda è il luogo dove vengono riportati gli appuntamenti calenda-rizzati.

Da notare che l’AGENDA non deve contenere liste quotidiane di cose da fare!, ma solo gli appun-tamenti futuri. L’Agenda è cioè un luogo dove si riportano solo le cose che sicuramente devonoessere fatte in un dato giorno.

4.2.2.2 Prossime attività

Questo taccuino è il nucleo della gestione delle attività quotidiane, e contiene tutti i promemoriadelle cose “da fare il prima possibile”.

Stiamo quindi parlando delle attività non delegabili, non calendarizzabili, e che richiedono piùdi due minuti per essere fatte (vedi 3.2.2). Ad esempio:

• Chiamare Luca per la riunione di bilancio di dopodomani.

• Chiamare la mamma di Lisa per il pranzo di Domenica.

• Stilare appunti per la riunione commerciale di fine mese.

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5 Diagramma di �usso del processo

Giunti a questo punto sarà forse sopraggiunta un po’ di confusione (!) quindi riporto un diagram-ma di flusso che ripercorre quanto visto.

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6 Fare e Veri�care

Non basta annotare le cose da fare: bisogna anche ricordarsi di farle!Ma non solo: ogni tanto è bene revisionare l’intero set di dati, un po’ come bisogna ungere

periodicamente un meccanismo meccanico per farlo funzionare al meglio.

6.1 Fare

Il sistema GTD mette subito in evidenza due strumenti di veloce consultazione:

• Quello che che giornalmente si finirà per controllare più spesso, è l’AGENDA. . . se non altroperché contiene attività inderogabili.

• A seguire, sicuramente il taccuino delle PROSSIME ATTIVITÀ.

Potrebbe sorgere spontanea una domanda: ma come decido, in ques’ultimo, quale attività fare perprima? Come prendo questa decisione?

6.1.1 Modello per prendere decisioni

Un possibile modello (tra i tanti) per prendere decisioni in ogni momento è quello “a quattrocriteri”.

Supponiamo che alle 11 di Lunedì noi si abbia davanti il nostro taccuino delle PROSSIME ATTI-VITÀ.

Come procedo?Applicando, nell’ordine, questi quattro criteri:

1. Contesto. Se determinate attività richiedono un luogo particolare (casa, lavoro), ecco unprimo criterio di scelta.

2. Tempo a disposizione. Quanto ne ho davanti? E’ prevista una riunione tra mezz’ora?, allorabisogna evitare le attività che richiedono più tempo.

3. Energia a disposizione. Quanta ne ho? Alcune attività richiedono energia fisica, altre energiamentale, altre ancora nessuna delle due. . .

4. Priorità. Viene stabilita in base alla “somma” dei tre punti soprastanti. Stante il contesto, iltempo a disposizione, e l’energia, quale attività è più indicata rispetto ad un’altra?

6.2 Veri�care

Come dice il proverbio, “chi mangia fa briciole”: è normale che, nel tempo, si generi un po’ di caos.Elementi fuori posto o non archiviati, elementi trascurati, elementi che si possono cancellare. . .

Ogni tanto, quindi, è opportuno immettere energia nel sistema per riportare ordine e pulizia.L’ideale è procedere ad un riesame dell’intera situazione, passando in rassegna:

• I progetti aperti,

• Le liste “PROSSIME ATTIVITÀ”,

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• Le liste “IN ATTESA”,

• Le liste “INCUBAZIONE”.

Si raccolgono i punti aperti e li si aggiorna, se serve. C’è qualcosa fuori posto? Qualcosa che vacancellato? Qualcosa che non è stato aggiunto? E così via.

Ma quando è opportuno fare la Verifica?Una volta la settimana, potrebbe essere la frequenza giusta. Il Mercoledì mattina, ad esempio.

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7 Impostare i taccuini su Evernote

Evernote (https://evernote.com/intl/it/) può essere un sistema preziosissimo per implemen-tare la metodologia GTD.

La sua struttura ”cloud” costituita da taccuini e note (ed accessibile sia da PC che da smartphoneo tablet) è particolarmente flessibile ed efficace, per non parlare della possibilità di assegnare tag epromemoria alle Note.

7.1 Generalità

In Evernote, i taccuini sono sostanzialmente raccoglitori di note; e queste ultime possono conteneredi tutto: testo, immagini, audio, files PDF o Word. . .

Si può pensare insomma al taccuino in senso classico, capace di contenere più pagine (note),dentro alle quali possiamo scrivere o incollare qualunque cosa.

I Taccuini si possono a loro volta raggruppare in “stack”: uno stack è sostanzialmente una piladi taccuini, come fosse un cassetto dove vado a riporre più taccuini di tema o utilizzo simile. Lagerarchia si ferma qui, nel senso che non è possibile creare “pile di stack”.

Tutti i taccuini Evernote desinati al metodo GTD devono avere il prefisso “GTD_” nel no-me. In questo modo, la visualizzazione alfabetica della pagina web di Evernote (e del client) liraggrupperà insieme, facilitando le operazioni.

La seguente figura illustra il mio archivio Evernote nell’applicazione Windows:

7.2 Il taccuino GTD_INBOX

Il primo taccuino da predisporre è sicuramente quello per i dati di ingresso.Questo taccuino deve anche essere impostato come predefinito.

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7.2.1 Alimentare il taccuino

Il taccuino GTD_INBOX può essere alimentato non solo manualmente (scrivendo note dentro adesso), ma anche in modo maggiormente automatizzato. Ad esempio:

• Posta in arrivo, mediante inoltro all’indirizzo e-mail Evernote relativo al proprio account1. E’possibile impostare una regola nel programma di posta elettronica in modo da automatizzareil tutto.

• Documenti cartacei, mediante digitalizzazione con scanner. Vi sono apparecchi in grado diinviare automaticamente ad Evernote le pagine scannerizzate. Alternativamente, è possibileimpostare il programma desktop Evernote per definire una cartella di sincronizzazione2 taleper cui le scansioni lì collocate vengono automaticamente importate nel taccuino predefinito.

• Documenti elettronici (PDF, files di Office, eccetera) inseriti nella predetta cartella di sincroniz-zazione.

• Pagine web, salvate con il Clipper di Evernote (https://evernote.com/intl/it/webclipper/guide/).

• Appunti digitati al volo su smartphone o tablet, mediante “app” esterne dotate di automatismiverso Evernote. Ad esempio, Drafts (http://agiletortoise.com/drafts/).

• Pagine web, salvate da lettori off-line come Instapaper (http://www.instapaper.com/) o Poc-ket (http://getpocket.com/) opportunamente configurati per inviare il contenuto ad Ever-note.

• Elementi di Internet in genere, mediante “If This Then That” (di questo parleremo meglio piùavanti, vedi 8.5).

7.2.2 Gestire i tag in fase di esame

Personalmente, quando procedo ad esaminare gli elementi in ingresso, compio anche due opera-zioni (se l’elemento non è da eliminare):

• Assegno all’elemento uno di questi due tag:

– Casa

– Lavoro

• Sposto l’elemento nel taccuino previsto dal sistema GTD

L’assegnazione del tag è autoesplicativa: “Lavoro” se l’elemento è di tipo lavorativo, e “Casa”per... tutto il resto! Le note dei singoli taccuini possono poi essere ordinate per tag, in modo daraggrupparle in visualizzazione.

7.3 I taccuini del �non fare�

7.3.1 Taccuino GTD_INCUBAZIONE

Può essere organizzato come stack, ma ritengo più opportuno non frammentarlo ulteriormente, inmodo che somigli a INBOX. Condizione necessaria, però, è che la revisione settimanale porti a unosnellimento del Taccuino mediante eliminazione o spostamento degli elementi non più interessantio da archiviare.

Personalmente, io ho creato un taccuino in cui inserisco tutti gli elementi, usando i due tagassegnati in fase di esame (vedi paragrafo precedente) per filtrarli.

1Per trovare l’indirizzo di e-mail: Menù “Strumenti”, comando “Informazioni account”.2Per definire la cartella di sincronizzazione: Menù “Strumenti”, comando “Importa Folder...”.

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7.3.2 Taccuino GTD_CESTINO

Questo taccuino è opzionale, dal momento che Evernote dispone di un cestino a sé stante.

7.3.3 Taccuino GTD_ARCHIVIO

Per la creazione di questo taccuino, esistono due possibilità:

1. Si dispone già di un archivio Evernote strutturato. E’ il mio caso. . . nel senso che, adesempio, io avevo già uno stack chiamato “BOLLETTE” all’interno del quale avevo taccuinisuddivisi per ciascun ente che ha emesso la bolletta.

2. Non si dispone di un archivio Evernote pregresso: la situazione è più o meno “vergine”.

Nel caso (1), ritengo superfluo creare un nuovo taccuino: si può semplicemente rinominare ognistack o taccuino apponendo al nome il prefisso “ARCHIVIO...” (esempio ARCHIVIO_BOLLETTE)in modo da avere sempre gli archivi rapidamente accessibili perché raggruppati insieme dall’or-dinamento alfabetico. Quindi si sposteranno da GTD_INBOX gli elementi da archiviare, in questoarchivio pregresso.

Nel caso (2), conviene fare un nuovo stack (es. “GTD_ARCHIVIO”), eventualmente aiutandosiprima con uno schema su carta.

7.3.4 Taccuino GTD_IN_ATTESA

Potrebbe trattarsi di uno stack all’interno dei quale ho due taccuini, uno per il lavoro e uno per lacasa. Oppure anche solo un unico taccuino.

7.4 I taccuini del �fare�

7.4.1 Progetti

Il taccuino GTD_PROGETTI è unicamente una pura lista (vedi 4.2.1) quindi non sarebbe necessariolo stack.

Personalmente ho creato un unico Taccuino, usando i tag assegnati in fase di esame (vedi 7.2.2)per filtrarli.

7.4.1.1 Archivi di progetto

Altro discorso è invece quello dei singoli taccuini per ogni singolo progetto, che, sempre comedetto più sopra, devono essere a parte dal sistema GTD.

Qui probabilmente converrebbe mantenere stack diversi, ad esempio:

• PROGETTI_LAVORO

• PROGETTI_FOTOGRAFIA

• PROGETTI_SCRITTURA

• PROGETTI_VARI

Dentro ad ogni stack verrà poi creato un taccuino per ogni progetto il cui tema è quello indicatonello stack stesso, e che conterrà le Note relative (testi, diagrammi, allegati, eccetera).

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7.4.2 Attività calendarizzate

7.4.2.1 I Promemoria di Evernote

Le note di Evernote dispongono dell’utilissima funzionalità “Promemoria”. Si attiva visualizzan-do la nota, e utilizzando l’apposito comando; ad esempio nel programma desktop:

Esso consente di “agganciare” alle note:

• Solo il Promemoria: in sostanza una sorta di “bandierina” per mettere in evidenza una Nota;

• Promemoria+Allarme, con data e ora configurabile. Nello smartphone o tablet, esso vieneattivato come notifica; sugli applicativi desktop, invece, diventa un pop-up.

Nella versione desktop di Evernote (ma anche in quella web su browser) i promemoria risiedonoin un box a parte:

In questo caso il mio taccuino GTD_INBOX contiene tre promemoria: due hanno un allarmeimpostato (riquadro evidenziato in blu), mentre il terzo è solo Promemoria (riquadro giallo). Deidue allarmi, uno suonerà oggi, l’altro tra una settimana (l’orario non è mostrato). E possibilescegliere l’ordinamento, qui selezionato “per data”.

Svuotando GTD_INBOX, queste tre note andranno collocate in un taccuino GTD_AGENDA.Attenzione: i promemoria vengono visualizzati relativamente al taccuino selezionato a sinistra.

Per visualizzare tutte le note con promemoria, bisogna fare clic su “Note” (tutte le note). Questaapparente limitazione può invece essere utile se si decide di “spalmare” le note con promemorianon già nel taccuino GTD_AGENDA, ma nei singoli taccuini di progetto.

Un aspetto interessante dei promemoria, è l’e-mail automatica che viene inviata a mo’ di riepi-logo dei promemoria per quel giorno:

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Per chi come me consulta la posta elettronica mentre fa colazione, questo automatismo è veramanna: sappiamo cosa ci aspetta nel corso della giornata!

7.4.2.2 Il taccuino GTD_AGENDA

In questo taccuino bisogna inserire le note contenenti:

• Nel titolo: descrizione sommaria dell’evento, es. “Riunione con il Commerciale”

• Nel corpo del testo: le eventuali indicazioni aggiuntive e/o allegati necessari.

• Nel tag: il tipo di “calendario” al quale si riferisce. Potrebbe essere:

– LAVORO

– CASA

– SPORT

– VEICOLI

• (IMPORTANTE) Il promemoria settato sulla data/ora relativa.

7.4.3 Prossime attività

Se le attività da compiere prossimamente sono poche decine, può andare bene un unico taccuinoGTD_DAFARE.

Altrimenti, conviene creare uno stack contenente taccuini diversi quali:

• TELEFONATE.

• COMPUTER. Pagine web da vedere, e-mail da inviare, documenti da redigere o rivedere3. . .

• COMMISSIONI (da sbrigare).

• UFFICIO. Le attività di vario tipo che possono essere svolte solo in ufficio4.

• CASA. Le attività di vario tipo che possono essere svolte solo a casa, ad esempio: appendereil nuovo quadro, fare il cambio degli armadi. . .

3Eventualmente si può creare una lista separata “ONLINE” per le attività da compiere avendo la connessione Internet.4Questo taccuino può eventualmente essere “assorbito” da TELEFONATE e COMPUTER.

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Nicola Focci - GTD ed Evernote

• PERAGENDA. Colloqui e appuntamenti da fissare5.

• LEGGERE. Tutto quello che va letto/revisionato ma non può essere fatto in meno di dueminuti.

7.5 Attività e�ettuate

Non è previsto originariamente dal metodo GTD, ma io mantengo anche un taccuino GTD_FATTE,dove vado ad inserire le attività in uscita da GTD_DAFARE (perchè ultimate), GTD_INATTESA(perché la delega ha avuto risposta), o GTD_PROGETTI (perché il progetto si è concluso).

In questo modo ho comunque uno storico di tutte le attività completate.

5Una volta fissati, ovviamente, andranno in “GTD_AGENDA”

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8 Tips per Evernote

Ecco alcuni piccoli “trucchi” che possono semplificare la vita in Evernote.

8.1 Aggiungere note via e-mail

Abbiamo parlato della possibilità di creare note dal programma di posta elettronica, scrivendoall’indirizzo specificato nell’account.

L’oggetto della mail sarà il titolo della nota, e il corpo della mail (ovviamente) quello della nota.L’oggetto della mail può essere “parlante” in modo da fornire istruzioni ad Evernote:

• Il carattere “!” si usa per impostare un promemoria.

Esempio: �Riunione sulle priorità !” (crea una nota nel taccuino predefinito e le assegna un prome-moria).

Facendo seguire una data nel formato “AAAA/MM/GG”1, verrà anche impostato l’allarme.Esempio: “Riunione sulle priorità !2014/02/27” (crea una nota nel taccuino predefinito e le assegna

un promemoria con allarme per il giorno 27 Febbraio 2014).

• Il carattere “@” si usa per i taccuini.

Esempio: “Dispensa corso sulla sicurezza @GTD_ARCHIVIO” (crea una nota nel taccuino “GTD_ARCHIVIO”).Se non si specifica un taccuino, la nota viene creata nel taccuino predefinito.

• Il carattere “#” si usa per i tag.

Esempio: “Dispensa corso sulla sicurezza @GTD_ARCHIVIO #lavoro” (crea una nota nel taccuino“GTD_ARCHIVIO” e le assegna il tag “lavoro”).

Attenzione: l’ordine deve essere esattamente quello riportato qui sopra. Quindi:[titolo] [promemoria] [taccuino] [tag].

8.2 Ricerche

Nella versione desktop di Evernote è presente una casella “ricerca” dove è possibile usare unasintassi peculiare per effettuare le ricerche.

Riportiamo qui i comandi più comuni2.

• notebook:NOME. Restringe la ricerca in un dato taccuino.

Esempio: “paella notebook:RICETTE” (cerca il termine “paella” in tutte le note contenute nel tac-cuino “RICETTE”).

• tag:NOME. Restringe la ricerca ad un dato tag.

Esempio: “documenti tag:lavoro” (cerca il termine “documenti” in tutte le note che hanno il tag“lavoro”).

• created:AAAAMMGG3. Restringe le ricerche alle note create a partire da una data, essendo1Notare la presenza del carattere “/” tra anno, mese, e giorno2Per l’intera sintassi, si veda http://dev.evernote.com/doc/articles/search_grammar.php3Notare che manca il carattere “/” tra anno, mese, e giorno

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essa inclusa.

Esempio: “emicrania created:20140218” (cerca il termine “emicrania” in tutte le note create a partiredal 18 Febbraio 2014).

• updated:AAAAMMGG. Stessa cosa, ma per la data di aggiornamento.

• resource:TIPO. Cerca le note che contengono un determinato tipo di file.

Esempio: “resource:application/pdf” (cerca tutte le note che contentono un PDF), “resource:image/*”(cerca tutte le note che contengono un’immagine).

Un aspetto molto interessante delle ricerche, è la possibilità sia di salvarle (viene data al momentodella digitazione nella casella di ricerca), sia di inserirle tra i “Tasti di scelta rapida” (è sufficientetrascinarle col drag&drop):

8.3 Tag

“Taggare” le note può rivelarsi utile per classificare la tipologia di elemento, come abbiamo giàspiegato (vedi 7.2.2).

I tag però possono servire anche per altri scopi.Ad esempio, per assegnare una priorità alle prossime attività si può usare il prefisso “!” e un nu-

mero: “!1”, “!2”, “!3”. . . in priorità crescente. L’ordinamento dei tag porterà questi ultimi all’iniziodella visualizzazione nel programma, grazie alla presenza del carattere “!”:

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Altra buona prassi, è quella di associare a tutte le note un semplice tag con l’anno in essere, per-ché spesso capita di cercare gli elementi per anno, e la presenza di un tag può aiutare a restringereil campo.

Le possibilità d’utilizzo dei tag sono virtualmente infinite (e ritagliabili sulle specifiche esigen-ze), ma bisogna evitarne un’eccessiva proliferazione, che finirebbe per facilitare il caos. Megliopochi tag, ma significativi e utili.

8.4 Riferimenti ad altre note

All’interno di una nota è possibile creare un “riferimento ipertestuale” ad un’altra nota, in modoche quest’ultima si apra al clic.

E’ sufficiente fare clic col tasto destro sulla nota cui fare riferimento, scegliere “Copia collega-mento nota”:

Questo collegamento può poi essere incollato in un’altra nota, e apparirà come link ipertestuale.Il sistema può essere utile per creare una “Nota Indice” di più note differenti. Per esempio, nel

taccuino GTD_PROGETTI ciascuna nota potrebbe contenere il nome del progetto nel titolo, e, nelcorpo, i collegamenti a singole note del nostro Archivio relative a quel progetto.

8.5 Automatismi con IFTTT

“If This Then That” (IFTTT, https://ifttt.com/) è un sito internet in grado di gestire automatismiin modo trasparente per l’utente. Loi si potrebbe tradurre in “se succede questo, allora fai quello”,e rappresenta un ottimo sistema per automatizzare il flusso di raccolta dati.

La registrazione al sito è gratuita. Una volta che si è utenti, è possibile creare “ricette” come laseguente:

Questa ricetta fa sì che ogni articolo archiviato su Pocket venga inviato al taccuino predefinitoin Evernote. Operativamente, utilizzo questa ricetta in questo modo:

1. Quando vedo un articolo interessante sul web, lo invio a Pocket per leggerlo più tardi concalma.

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2. In Pocket leggo l’articolo. Se non era interessante, lo cestino. Se è interessante, lo archivio.

3. La ricetta IFTTT crea nel mio taccuino GTD_INBOX una nota contenente un estratto dell’ar-ticolo archiviato, e il link Pocket. In fase di esame del taccuino (vedi 4.1.3) passerò questanota all’archivio, a seconda del tema o argomento.

Le possibilità d’uso di IFTTT sono tante.Per esempio, è possibile creare una ricetta che produce una nota (ad esempio nel taccuino

GTD_AGENDA) ogni volta che un evento viene aggiunto ad un calendario Google; oppure vi-ceversa: usare GTD_AGENDA per alimentare un calendario Google.

Ancora, si può creare una ricetta che invia i nostri tweet favoriti ad Evernote. Una ricetta cheinvia le e-mail Gmail speciali (stella gialla) a Evernote. E così via.

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9 Riferimenti

9.1 Bibliogra�a

• David Allen, “GTD – Il metodo migliore per organizzare la tua vita”, Sperling Tips

• David Allen, “Come applicare il metodo GTD”, Sperling Tips

9.2 L'autore

Sono nato a Bologna nel 1970, e per lavoro mi occupo di Sistemi Gestione Qualità secondo la normaISO 9001.

Le mie principali passioni extra-lavorative sono fotografia e scrittura.I miei riferimenti:

• Sito web: http://www.nicolafocci.com

• E-mail: nicola@nicolafocci.com

• I miei e-book su Amazon: http://www.amazon.it/s?_encoding=UTF8&field-author=Nicola%20Focci&search-alias=digital-text

• Le mie pubblicazioni su Issuu: http://issuu.com/nicolafocci

Questo documento è stato scritto utilizzando il software open source LYX. Per maggiori informa-zioni: http://issuu.com/nicolafocci/docs/libri_perfetti_con_lyx_e02

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