Guida all'adozione - Microsoft · 2017-04-06 · Questa guida ha l'unico obiettivo di assisterti...

Guida all'adozione

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Prefazione

Partecipa alla community per promuovere l'adozione

http://aka.ms/driveadoption

Le interazioni tra le persone, sia nella vita personale che in quella professionale, sono profondamente cambiate negli ultimi anni e il mondo è ormai diventato una gigantesca rete connessa. E le persone vogliono poter lavorare nello stesso modo. Office 365 consente alla tua organizzazione di realizzare uno stile di lavoro più connesso, collaborativo e strutturato, a patto che porti le persone della tua organizzazione con te in quest'avventura.

Questa guida è stata creata per le organizzazioni che cercano i modi più efficaci di sfruttare il proprio investimento in Office 365 e contiene una serie di istruzioni dettagliate che consentono all'organizzazione di identificare e successivamente di eseguire attività specifiche con l'impatto positivo maggiore.

Microsoft ha sfruttato anni di esperienza nell'ambito dei percorsi dei clienti di Office 365 al fine di creare una guida utile, basata su esperienze effettive di aziende che operano nel mondo reale.

Ci auguriamo che la guida rappresenti per te una fonte di ispirazione riguardo alle tue possibilità e che la utilizzerai e condividerai con le persone della tua organizzazione. Apprezziamo i tuoi commenti, che puoi inviare alla community per favorire l'adozione all'indirizzo:


Ricorda che non sei il solo a intraprendere questo percorso perché il lancio di Office 365 è previsto attualmente da migliaia di organizzazioni, con cui puoi connetterti in questa community.

Cambia il tuo modo di lavorare, perché il tuo modo di lavorare determina i risultati del tuo lavoro.

PROMUOVERE IL COINVOLGIMENTO DEGLI UTENTI E L'ADOZIONE

IDENTIFICARE GLI SCENARI AZIENDALI

E STABILIRNE LA PRIORITÀ

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CREARE UN PIANO DI SUCCESSO

ONBOARDING TECNICO

ONBOARDING DI PERSONE

MISURARE, CONDIVIDERE IL SUCCESSO E RIPETERE

FastTrackPROM

OZIONE DEL VALORE

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IDEAZIONE

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CCESSO

GESTIRE E PREPARARE IL CAMBIAMENTO

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1

3

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4 5

Raggiungere il successo con Office 365 significa garantire che tutti gli utenti dell'organizzazione siano più produttivi.

Prima di distribuire Office 365, valuta il motivo per cui la tua organizzazione ne ha effettuato l'acquisto. La scelta derivava da requisiti tecnici, rientrava in un ciclo di aggiornamento informatico o avevi identificato esigenze specifiche all'interno dell'azienda?

Per favorire l'adozione è necessario comprendere le sfide aziendali da affrontare e risolverle tramite le soluzioni Office 365. È necessario inoltre assicurarsi che tutti gli utenti dell'organizzazione comprendano i vantaggi e sostengano le soluzioni che offri. Le persone in genere sono diffidenti nei confronti dei cambiamenti e devono pertanto conoscere i vantaggi che ne derivano.

In Microsoft, desideriamo che tu ottenga il massimo dall'investimento in Office 365 e la pianificazione costituisce un passaggio essenziale per conseguire questo risultato. Questa guida ha l'unico obiettivo di assisterti nel corso del processo di adozione. La guida è stata divisa in tre fasi fondamentali:

01Fase 1 - Ideazione Identifica le parti interessate principali, costituisci il team, identifica gli scenari aziendali e stabiliscine le priorità e collabora con le parti interessate individuate per creare un piano di successo per l'adozione di Office 365 nella tua organizzazione.

Fase 2 - Onboarding Esegui il tuo piano di successo per introdurre la tecnologia nella tua organizzazione e consentire al personale di lavorare in un modo innovativo. Inizia con un programma di prima adozione ed espandilo in seguito per coprire l'intera organizzazione.

02Fase 3 - Promozione del valore Ottieni continuamente valore dall'investimento in Office 365 favorendo costantemente il coinvolgimento degli utenti e la promozione dell'adozione. Gestisci e prepara il cambiamento misurando e condividendo il successo di Office 365, comprendendo nel contempo i passaggi da ripetere per i miglioramenti futuri.

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Scopri i principali fattori di successo con impatto sull'adozione di Office 365:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

Mantenere il ritmo dei cambiamenti e non interrompere le attività erano aspetti realmente importanti per noi. La collaborazione con il team di FastTrack è stata straordinaria. I tecnici ci hanno aiutato a risolvere molti problemi legati all'onboarding, nonché a configurare in modo strategico i nostri processi e i nostri cambiamenti aziendali.

- Omar Bhatti Senior Principal, CSC

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Raggiungi i tuoi obiettivi con FastTrack CenterFastTrack Center è costituito da un team di centinaia di tecnici, impegnati a fornire a professionisti IT e partner in tutto il mondo la migliore esperienza con Office 365.

Se sei un cliente di Office 365 con almeno 50 licenze per un piano idoneo, puoi richiedere l'onboarding per ricevere assistenza remota e personalizzata. I nostri tecnici FastTrack ti consentiranno di pianificare il tuo progetto Office 365, di valutare l'ambiente tecnico in uso, di fornire linee guida per la correzione, di migrare i dati a Office 365* e di fornire assistenza per l'adozione da parte degli utenti.

Guarda il video su FastTrack Center all'indirizzo http://aka.ms/meetfasttrack

Inizia subito

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* Servizi di migrazione disponibili per clienti con oltre 150 licenze idonee

Fase 01.IdeazioneLa costituzione del team appropriato e la definizione di un elenco di obiettivi aziendali da raggiungere grazie a Office 365 sono aspetti molto importanti nella pianificazione del lancio e della distribuzione. Queste operazioni devono essere eseguite per rendere rilevante Office 365 per i dipendenti e ottenere l'adesione sicura in tutta l'organizzazione.

In questa fase apprenderai come selezionare le persone giuste nell'organizzazione per raggiungere il successo con Office 365, creare un elenco di scenari aziendali per Office 365 e definire un piano di successo appropriato per realizzare gli obiettivi aziendali specifici.

Fase 01. Ideazione

Ruolo Responsabilità Reparto

Executive sponsor Comunicare la visione di alto livello e i valori di Office 365 all'azienda Executive Leadership

Proprietario del piano di successo

Garantire che gli obiettivi aziendali vengano raggiunti in seguito alla distribuzione di Office 365 Tutti i reparti

Esperti Collaborare alla diffusione di Office 365 e alla gestione delle obiezioni degli utenti finali Tutti i reparti (personale)

Project Manager Supervisionare l'intero processo di lancio e distribuzione di Office 365 Gestione dei progetti

Responsabile della formazione

Gestire il programma e/o le risorse di formazione per la distribuzione di Office 365 IT e/o Risorse umane

Responsabili di reparto Definire il modo in cui reparti e team specifici useranno Office 365 e incoraggiare il coinvolgimento Tutti i reparti (gestione)

IT Specialist Supervisionare tutti gli aspetti tecnici della distribuzione IT

Responsabile risorse umane

Integrare Office 365 nei processi delle risorse umane e gestire i contenuti relativi alle risorse umane in Office 365 Risorse umane (gestione)

Responsabile della comunicazione Supervisionare le comunicazioni di livello aziendale su Office 365 Comunicazioni aziendali e/o IT

Community manager Gestire l'attività della rete Yammer giorno per giorno e fornire linee guida e best practice Comunicazioni aziendali e/o IT

Responsabile del sito SharePoint

Collaborare alla gestione della strategia per il sito di SharePoint dell'organizzazione e fungere da collegamento tra azienda e IT IT e/o Personale

Ruol

i chi

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Identificare le parti interessate principali e costituire il team

La prima regola per un'adozione di successo è quella di creare un team dinamico costituito da parti interessate e dalle persone appropriate in grado di favorire i cambiamenti e di renderli effettivi. Una corretta strategia di adozione inizia con un team di persone dedite al progetto e rappresentative di diverse aree dell'organizzazione.

Usa la tabella per comprendere le diverse parti interessate e il ruolo e le responsabilità relativi in una distribuzione riuscita di Office 365.

Passaggio 01. Identificare le parti interessate principali e costituire il team

Per comprendere i ruoli chiave, i requisiti del team e i motivi per cui sono necessari, vedi:


Passaggio 01.

Passaggio 01. Identificare le parti interessate principali e costituire il team

Trucchi e suggerimenti

1. Una persona del team può assumere più di un ruolo.

2. Quando identifichi le parti interessate importanti all'interno dell'organizzazione, assicurati di inserirvi gli executive

sponsor. Se coinvolgi la direzione e le parti interessate principali, si creerà una dinamica aziendale determinante

per avviare il progetto e ottenere l'adozione degli utenti finali.

Avviso

Non dimenticare che questi ruoli rappresentano linee guida. A seconda delle dimensioni e della struttura dell'azienda

è possibile che i ruoli si sovrappongano o che non siano necessari.

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Chi sono gli executive sponsor e perché sono importanti?

Gli executive sponsor sono leader estremamente importanti nell'organizzazione e la loro partecipazione è fondamentale per favorire l'adozione da parte dei dipendenti. Gli executive sponsor influenzano in modo significativo la cultura aziendale e possono comunicare attivamente il valore e i vantaggi di una nuova tecnologia e di un nuovo modo di lavorare all'interno dell'organizzazione. Inoltre, possono apportare una conoscenza cruciale degli obiettivi aziendali fondamentali e degli ostacoli comuni da superare, per i quali Office 365 si dimostra di grande aiuto.

Gli executive sponsor definiscono gli obiettivi aziendali globali.

Passaggio 01. Chi sono gli executive sponsor e perché sono importanti?


Quando individui i tuoi sponsor, non dimenticare di includere le parti interessate principali delle diverse linee di business

maggiormente soggette al cambiamento.

Luglio 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Tutti i diritti sono riservati. Riproduzione soggetta ad autorizzazione.

La ricerca indica che i progetti di trasformazione vengono realizzati meglio se è presente un executive sponsor visibile. Oltre l'85% degli intervistati ha indicato che quando il CEO era abbastanza o molto visibile, il progetto di trasformazione è stato realizzato in modo efficace o addirittura ottimale.

Gli executive sponsor devono:

Consentire al team di progetto di identificare gli scenari aziendali da utilizzare e di stabilirne la priorità

Comunicare il modo in cui l'organizzazione pianifica di utilizzare Office 365 per raggiungere gli obiettivi aziendali ad altri leader nell'organizzazione

Assicurati che gli aspetti di base siano chiari

Attivare e rendere visibile

Basarsi sulla collaborazione

Comunicare direttamente

con i colleghi di pari livello

la partecipazione

con i dipendenti

Passaggio 01. Chi sono gli executive sponsor e perché sono importanti?

Partecipare in maniera attiva e usare le funzionalità di Office 365 per incoraggiare l'adozione da parte degli utenti e rafforzare gli atteggiamenti attesi

Per ulteriori informazioni su come gli executive sponsor possono contribuire alla distribuzione di successo del progetto Office 365, vedi https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

Copyright Prosci®. Tutti i diritti sono riservati.

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Chi sono i proprietari del piano di successo e perché sono importanti? La definizione dei proprietari del piano di successo all'interno dell'organizzazione è importante per garantire che gli obiettivi aziendali stabiliti per Office 365 vengano raggiunti. Tali proprietari devono garantire che gli utenti utilizzino il servizio e ne traggano valore.

I proprietari del piano di successo devono:

Garantire che gli utenti utilizzino Office 365 e ne traggano valore

Garantire che vengano coinvolte le parti interessate appropriate

Trasformare gli obiettivi aziendali impostati dall'organizzazione per Office 365 in scenari di Office 365

Garantire la corretta implementazione di comunicazioni e formazione

Passaggio 01. Chi sono i proprietari del piano di successo e perché sono importanti?

Chi sono gli esperti e perché sono importanti?

La creazione e l'utilizzo di esperti di Office 365 nell'organizzazione consentono di coinvolgere un altro gruppo di parti interessate importanti per favorire l'adozione di Office 365.

Ottenere l'adesione di tutti gli utenti in un'organizzazione è una sfida che gli esperti possono contribuire a semplificare perché svolgono un ruolo importante nell'adozione di Office 365. Grazie alla competenza, all'impegno per divulgare la propria esperienza e al desiderio di fornire formazione e assistenza, consentono il passaggio di Office 365 nella realtà del proprio reparto o team.

Gli esperti devono:

Crea il tuo programma

Per ulteriori risorse e materiali per creare i tuoi esperti di Office 365, scarica la guida disponibile all'indirizzo:


Promuovere Office 365 e il valore che genera nei team

Consentire alle persone del proprio team di comprendere i vantaggi diretti

Sensibilizzare le persone in relazione all'uso di Office 365 grazie a canali di comunicazione informali

Dare il benvenuto ai nuovi utenti, offrendo loro linee guida e condividendo le best practice

Fornire feedback al team di progetto in relazione al coinvolgimento degli utenti e all'adozione

Passaggio 01. Chi sono gli esperti e perché sono importanti?

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Utilizzo di Gruppi di Office 365 per pianificare il progetto e collaborare sui documenti correlati all'implementazione di Office 365

Utilizzo di Microsoft Planner per la gestione delle attività giornaliere del progetto di implementazione di Office 365

Utilizzo di Yammer per creare, preparare e supportare la community di esperti di Office 365

Utilizzo di Skype for Business per organizzare riunioni online con il team di progetto, acquisendo verbali della riunione in Microsoft OneNote

Passaggio 01. Utilizzo di Office 365 per collaborare con i membri del team di lancio

Passaggio 02. Identificare gli scenari aziendali e stabilirne la priorità

Identificare gli scenari aziendali e stabilirne la priorità

Passaggio 02. L'identificazione e definizione degli scenari aziendali sono passaggi importanti per garantire che l'organizzazione comprenda il pieno valore dell'investimento in Office 365 e realizzi un'adozione ottimale. Gli scenari aziendali riguardano i modi in cui le persone utilizzeranno Office 365 per affrontare le sfide dell'organizzazione o per raggiungere obiettivi stabiliti.

Con scenari aziendali definiti in modo chiaro, puoi misurare il successo e realizzare risultati tangibili

I team comprendono come Office 365 consente di raggiungere risultati migliori

Gli scenari aziendali contribuiscono alle attività di sensibilizzazione e preparazione evidenziando i prodotti nel contesto per consentire alle persone di conoscere quando e come utilizzarli

L'utilizzo di app e servizi diversi di Office 365 nelle fasi di pianificazione ed esecuzione della distribuzione può aumentarne il successo. Tieni presente questo fattore per consentire al team di acquisire familiarità con il servizio in modo che possa diffonderlo efficacemente ai colleghi. Alcuni esempi includono:

Motivi per cui gli scenari aziendali sono importanti

Sono rimasto molto appagato dal modo in cui l'intera organizzazione ha collaborato per realizzare questa trasformazione globale.

Avevamo team dedicati che avevano svolto numerose attività preliminari di pianificazione e Yammer si è dimostrato un agente di base per il cambiamento ideale. I team si sono formati dinamicamente e hanno collaborato in gruppi di implementazione in ogni paese. Le conversazioni iniziavano in qualsiasi punto e questo aspetto si è dimostrato un canale di supporto straordinario per gli utenti finali.

Prima che la distribuzione di Office 365 fosse completata, mi chiedevo come avremmo potuto continuare a lavorare senza questo strumento. Andy Tidd, CIO, ABB

Utilizzo di Office 365 per collaborare con i membri del team di lancio

Affidati all'esperienza altrui e partecipa alla community Nell'ambito della community per promuovere l'adozione nella community tecnica di Microsoft, puoi comunicare

con migliaia di altri clienti Microsoft e comprendere il contributo apportato dagli scenari aziendali.

Vantaggi diretti

Aggiornamenti del prodotto

Connessione con i tecnici

Collaborazione con i colleghi

Inizia a comunicare con i colleghi oggi e partecipa alla community per promuovere l'adozione


Creazione di relazioni

Risorse utente aggiuntive

Affidamento sull'esperienza altrui

16 17Passaggio 02. Identificare gli scenari aziendali e stabilirne la priorità

Pagina della community per promuovere l'adozione

Discussioni di supporto e condivisione di best practice

Conversazioni più recenti

Scopri gli argomenti di discussione della community

Spazi di partecipazione

Discussioni incentrate su argomenti specifici della community

Annunci di promozione dell'adozione

Scopri gli annunci più recenti

CommunityScopri chi appartiene alla community


Individua scenari aziendali tramite la Raccolta di produttività

Nella Raccolta di produttività abbiamo creato numerosi scenari aziendali per consentirti di scoprire le modalità

di utilizzo di Office 365 con impatto sull'organizzazione.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Come membro di...[team]

Desidero…[descrizione dell'azione]

utilizzando[applicazione specifica della

tecnologia]

Saprò di aver raggiunto

l'obiettivo quando...[misura del successo

delle soluzioni]

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Identificare gli scenari aziendali

Per identificare gli scenari aziendali adatti, la cosa migliore è coinvolgere le persone che promuovono e supportano il cambiamento all'interno dell'organizzazione. Puoi organizzare alcuni workshop a cui inviterai i responsabili di reparto, i project manager, il rappresentanti del reparto IT e altre parti interessate che consentono di raccogliere idee sul modo in cui Office 365 può essere utilizzato nell'organizzazione. Le domande seguenti costituiscono un ottimo punto di partenza per identificare gli scenari aziendali.

Quali sono alcune delle sfide aziendali più urgenti in termini di comunicazione e collaborazione?

Quali sono le aree in cui la tua azienda vorrebbe migliorare?

Quali sono le iniziative strategiche oppure i progetti di trasformazione correnti dell'organizzazione che Office 365 può supportare?

Quali metodi di comunicazione e collaborazione vengono in genere recepiti meglio dalla tua organizzazione?

Qual è il processo usato per la stesura, la distribuzione e la condivisione delle informazioni?


Come membro di Gestione delle

vendite

desidero disporre di un'unica

versione della proposta a cui ogni utente può accedere e apportare

modifiche anziché inviare tramite e-mail versioni

diverse al team

utilizzando un sito di SharePoint per archiviare e condividere centralmente un'unica

versione di una proposta di vendita che il mio team

può modificare tramite strumenti di creazione

condivisa in Word e PowerPoint

Saprò di aver raggiunto l'obiettivo quando

il mio team di vendita può creare proposte in modo più semplice e di conseguenza disporre di più tempo per chiudere

le trattative

Per iniziare a creare gli scenari aziendali, valuta l'utilizzo del framework seguente:

Come membro di [TEAM]

desidero [DESCRIZIONE DELL'AZIONE]

utilizzando [APPLICAZIONE SPECIFICA DELLA TECNOLOGIA]

Saprò di aver raggiunto l'obiettivo quando [MISURA DEL SUCCESSO DELLE SOLUZIONI]

Non sai bene da dove iniziare?


Office 365 dispone della tecnologia per migliorare la comunicazione e la collaborazione a livello internazionale. Utilizziamo servizi di videoconferenza, presentazioni e condivisione desktop per collaborare con i partner.- Klaus Huelsewiesche, Head of IT Systems for R&D, Laundry and Home Care at Henkel

Basso

Medio

Alto

Impa

tto

Difficoltà

Bassa Media Alta

Messaggistica istantanea per tutti

Sostituire il sistema telefonico tradizionale con Cloud PBX

Flusso di lavoro per la revisione dei criteri delle risorse umaneFormazione sul prodotto nel video di Office

E-mail nel cloud

Gruppo Yammer di neoassunti

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Stabilire la priorità degli scenari aziendali Poiché Office 365 può avere un impatto positivo su tutta l'azienda, è importante stabilire una priorità per molti scenari aziendali per comprendere quello su cui concentrare inizialmente l'attenzione.


Come stabilire la priorità degli scenari

Esamina il grafico sottostante e traccia gli scenari aziendali nel grafico in base al livello di impatto previsto nell'organizzazione e alla difficoltà di raggiungimento. In questo modo puoi comprendere gli scenari che presenteranno più rapidamente il livello di impatto più alto, nonché per determinare i progetti più complessi che possono essere importanti, ma che necessitano di maggiore pianificazione.


Risulta utile pensare innanzitutto ai fattori che offrono maggior valore agli utenti. Alcune operazioni che potresti pensare di

eseguire subito, ad esempio migrazione dei messaggi e-mail, potrebbero non apportare valore visibile immediato. Vale la

pena di concentrarsi sul conseguimento di risultati rapidi e visibili, ad esempio l'accesso alla messaggistica istantanea per tutti.


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Definire i criteri di successo

Quando sviluppi i tuoi scenari aziendali ideali, è importante riuscire a definire un insieme ufficiale di criteri di successo per misurare l'impatto della distribuzione di Office 365.

Identifica gli indicatori KPI principali, che possono migliorare in base all'adozione di scenari aziendali diversi nell'organizzazione, ad esempio riduzione dei costi, aumento della soddisfazione dei clienti e del coinvolgimento dei dipendenti e riduzione del tempo per elaborare un ordine)

Valuta la situazione prima dell'implementazione di Office 365. Definisci i riferimenti KPI e stabilisci la conoscenza corrente di Office 365 dei tuoi utenti

Scegli criteri che ti consentono di mostrare al team leader l'impatto di Office 365 sull'organizzazione

Passaggio 02. Definire i criteri di successo

Come definire i criteri di successo

Devi stabilire quali fattori misurare e come raccogliere dati quantitativi e qualitativi.

Quando definisci i criteri di successo, tieni in considerazione i fattori seguenti.

Usa la parola SMART come guida

Quando formuli i tuoi criteri di successo, usa la parola SMART come guida per stabilire gli obiettivi di grande impatto:

Chiaro e senza ambiguità; risponde alle domande "Cosa, perché, chi e dove?"

Specifico:

Concreto; dimostra in maniera chiara il progresso fatto.

Misurabile:

Realistico; non estremo.

Attendibile:

Importante per le parti interessate.

Rilevante:

Basato su una data obiettivo specifica; risponde alla domanda "Quando?"

Tempestivo:

Passaggio 02. Definire i criteri di successo

Criteri di successo Metodo/Origine Metriche Esempio di obiettivo

Incremento in termini di adozioneUn incremento nell'uso corrisponde a un'adozione della tecnologia da parte degli utenti.

QuantitativoReport Office 365

Utilizzo della cassetta postaleUso di SharePointMessaggi istantanei e conferenze Skype for BusinessMinute dell'audio Skype for Business utilizzate

Da un confronto della reportistica sull'uso effettuata prima e dopo la distribuzione, è possibile notare un aumento in termini di adozione del 10% al mese.

Efficacia della formazioneAumento dell'utilizzo correlato all'efficacia della formazione.

QuantitativoReport Office 365

QualitativoSondaggi tra gli utenti finaliGruppi Yammer e feedback

Utilizzo della cassetta postaleUso di SharePointMessaggi istantanei e conferenze Skype for BusinessMinute dell'audio Skype for Business utilizzateSoddisfazione dei dipendenti

Da un confronto della reportistica sull'uso effettuata prima e dopo la formazione, è possibile notare un aumento mensile in termini di adozione. Secondo il sondaggio finale della formazione, il punteggio relativo alla soddisfazione netta degli utenti è superiore a 130 per i dipendenti.

Costi operativi ridottiUn aumento dell'adozione comporta una diminuzione dell'uso di sistemi per videoconferenze di terze parti, di viaggi e di allocazione di risorse.

QuantitativoReportistica su Office 365Report finanziari/contabiliReport dell'help deskReport relativi a spese di viaggio e telefonicheMisurazioni dei risultati

Utilizzo della cassetta postaleUso di SharePointFatturazione e uso di sistemi di audioconferenzaSpese di viaggio e telefonicheChiamate all'help desk

Da un confronto della reportistica effettuata prima e dopo il lancio di Office 365, è possibile notare un risparmio in termini di costi. L'uso dopo la distribuzione di sistemi per conferenze telefoniche di terze parti dovrebbe diminuire del 10% al mese.

Maggiore produttivitàL'aumento del livello di adozione porta a processi decisionali più fluidi, comunicazioni più veloci e al completamento delle attività in tempi più rapidi.


Tempi richiesti per completare i progetti

Il tempo necessario per portare a termine gli ordini dei clienti dovrebbe diminuire del 15% entro 6 mesi.

Maggiore collaborazioneMaggiore comunicazione tra sedi e team diversi.


Soddisfazione dei dipendentiRisparmio in termini di tempo

Entro 3 mesi dalla distribuzione di Skype for Business i team che lavorano da sedi diverse dichiareranno di sentirsi maggiormente in contatto con i membri del proprio gruppo.

Maggiore soddisfazione dei dipendentiGrazie a opzioni di lavoro più flessibili il livello di soddisfazione dei dipendenti aumenta, attraverso un maggiore coinvolgimento, un livello minore di stress e un equilibrio migliore tra vita e lavoro.


Soddisfazione dei dipendenti Entro 6 mesi il livello di soddisfazione dei dipendenti aumenta del 15%.

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Esempi di criteri di successo

Per definire i criteri di successo, esamina alcuni esempi indicati di seguito.

Passaggio 02. Esempi di criteri di successo

Creare un piano di successo

Passaggio 03. Un piano di successo è estremamente importante per la distribuzione perché offre una roadmap per raggiungere gli obiettivi stabiliti con Office 365.

Come creare un piano di successo

Passaggio 03. Creare un piano di successo

05.Immetti i criteri di successo nell'area relativa ai vantaggi

06. Aggiungi le parti interessate

del progetto nella scheda Team del piano.

01. Accedi al sito di FastTrack tramite il tuo ID organizzazione di Office 365. http://www.fasttrack.microsoft.com

02. Per creare il tuo piano di successo, fai clic sull'opzione per avviare un nuovo piano.

03. Fai clic sul riquadro relativo al caso aziendale sulla home page del piano di successo.

04.Seleziona gli scenari aziendali

Scopri come Henkel ha definito una pianificazione per raggiungere il successo con Office 365

Approccio comuneInteresse sugli utenti finali rinviato in un secondo momento, ad esempio tramite un messaggio e-mail con un link alle risorse di formazione

Approccio idealeL'adozione da parte degli utenti finali è un flusso di lavoro parallelo e integrato con la distribuzione

Sequenza temporale di distribuzione Sequenza temporale di distribuzione

Riso

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di d

istrib

uzio

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Riso

rse

di d

istrib

uzio

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Pianificazione e attività orientate agli utenti

Traiettoria di adozionePianificazione ed esecuzione della distribuzione tecnica

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Sei pronto per pianificare le attività di adozione

Quando pianifichi le attività di adozione, è importante ampliare la prospettiva oltre al lancio iniziale. Molte organizzazioni prendono in considerazione l'adozione da parte degli utenti finali in un secondo momento, perché si ritiene comunemente che la nuova tecnologia, se disponibile, possa sempre essere utilizzata. È tuttavia necessario considerare questo aspetto come l'elemento su cui basarsi. Le persone possono essere resistenti al cambiamento e di conseguenza questo passaggio è fondamentale per il piano e per avviare in parallelo la pianificazione della distribuzione della tecnologia, con l'obiettivo di creare un piano di successo efficiente.


Database di produttività aziendale - Consiglio di amministrazione - CIO

In genere, solo il 34% degli utenti desidera utilizzare nuove distribuzioni a livello tecnologico

È disponibile un'ampia gamma di attività, modelli, eventi e suggerimenti di formazione che ti consentono di pianificare in modo corretto l'adozione di Office 365. Sebbene l'utilizzo di ciascuna di queste risorse rappresenti la soluzione ideale per realizzare l'adozione ottimale, ci rendiamo conto che tale utilizzo non è sempre possibile a causa di tempistiche e risorse.

Verranno indicate sia le attività critiche che alcune attività aggiuntive consigliate per ottenere risultati ottimali.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel - Eccellenza del processo di adozione

Storia di successo dei clienti

Attivitàdi adozione

Attività critiche per il successo

Poster, opuscoli e materiale stampato

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

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<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Messaggi e-mail di annuncio e di "conto alla rovescia"


Serie di messaggi e-mail per trucchi e suggerimenti


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Comunicazione e sensibilizzazione Utilizza una strategia di comunicazione per generare consapevolezza ed entusiasmo. Prima che i servizi diventino disponibili, è necessario suscitare entusiasmo negli utenti e mantenere l'interesse nell'utilizzo dopo averli lanciato.

Tenere in considerazione il personale quando crei i messaggi, per consentire di identificare i vantaggi che è possibile trarne.

Scegli un insieme di attività diverse, ad esempio messaggi e-mail, poster ed eventi fisici (anche informali) e inseriscile nella sequenza temporale del progetto

Pianifica eventi in cui le persone possono rendersi conto del prodotto e rivolgere domande

Personalizza le tue attività per favorire la sensibilizzazione sul prodotto a livello aziendale e culturale

Designa un leader per inviare una comunicazione che annunci O365, avviare un evento di lancio o condividere i vantaggi durante una riunione di tutto il personale per sottolineare l'importanza del prodotto ed effettuare l'onboarding di tutti gli utenti per utilizzare la nuova tecnologia


Passaggio 03. Comunicazione e sensibilizzazione Passaggio 03. Comunicazione e sensibilizzazione

Preparazione dell'help deskUtilizza questa guida per preparare l'help desk a gestire tutti i problemi e tutte le domande degli utenti in relazione a Office 365.


Non abbiamo bisogno di apportare alcuna innovazione a Office 365. Lasciamo questo compito a Microsoft. Il nostro compito è quello di adottare la tecnologia il più rapidamente possibile e di rimanere concentrati sull'utilizzo del prodotto per offrire valore ai nostri clienti.

– Darren Russell, Digital, Transformation

Per saperne di piùhttp://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

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Eventi di lancio

Valuta gli obiettivi per cui utilizzare Office 365. In che modo l'evento di lancio supporta questi obiettivi e queste parti specifiche dell'azienda?

Valuta la cultura aziendale della tua organizzazione. Quali tipi di attività incontrano il favore della dirigenza e dei dipendenti?

Valuta il tempo e le risorse di cui disponi. Puoi mettere insieme diverse attività per pianificare eventi che soddisfino le tue esigenze e corrispondano alla tua pianificazione?

Valuta gli eventi esistenti della tua organizzazione. È presente un evento aziendale futuro vicino alla distribuzione di Office 365 in cui incorporare il lancio?

Come scegliere l'evento di lancio

Passaggio 03. Eventi di coinvolgimento


Risorse e strategie per un lancio efficaceAbbiamo combinato alcune risorse, idee e strategie per consentirti di creare un lancio efficace di Office 365.

Magliette promozionali di Office 365 per il team di pianificazione e gli esperti, da ordinare sul sito Web all'indirizzo https://www.co-store.com/iw (solo clienti degli Stati Uniti)

Banner, poster e opuscoli di Office 365 in esposizione in tutti gli uffici

Stand dimostrativi nei punti di ristoro per mostrare i diversi strumenti e funzionalità di Office 365 e per offrire un'esperienza globale a livello aziendale

Esecuzione di eventi di coinvolgimento online tramite Skype Meeting Broadcast per i membri del team negli uffici remoti

Formazione È necessario che le persone siano in grado di operare in tempi brevi. La formazione è un fattore critico per garantire che i nuovi utenti dispongano della conoscenza e delle informazioni necessarie per sfruttare al meglio Office 365. La domanda "Perché?" dovrebbe essere l'aspetto più importante della formazione. Se gli utenti non hanno mai utilizzato Office 365, la formazione a cui parteciperanno andrà al di là della semplice presentazione di informazioni su "come procedere" per eseguire attività specifiche. Devono sapere perché questo cambiamento sta avendo luogo, quali sono i vantaggi che ne derivano e perché viene chiesto loro di cambiare.

Quando creai il tuo programma di formazione, tieni in considerazione gli aspetti seguenti:

Sistema di produttività corrente in esecuzione Se attualmente disponi di un sistema di produttività, può essere opportuno aumentare le attività in fase di formazione, perché è necessario un cambiamento nel comportamento

Competenza tecnologia del personale Quando pianifichi il programma di formazione, devi conoscere il livello di competenza tecnologico del personale per determinare la facilità con cui adotteranno nuovi modi per lavorare

Altre iniziative in esecuzione simultaneamente nell'azienda È importante conoscere gli altri programmi attualmente in esecuzione nell'azienda per non sovraccaricare il personale e garantire che non si generi confusione con l'apprendimento di nuovi modi di lavorare

Offerta ottimale È importante conoscere il modo migliore per offrire formazione specifica per l'organizzazione, tramite metodi di apprendimento semplici o diretti oppure tramite esercitazioni online assistite o non assistite

Passaggio 03. Formazione


Passaggio 03. Formazione


Formazione sulla produttività

Formazione basata sullo scenario per preparare le persone a ottimizzare la propria produttività con Office 365.

Formazione video

Basata su scenario

http://aka.ms/productivitytraining

Diretta

Utilizzo di linguaggio semplice

Formazione sul prodotto

Formazione basata sul prodotto per preparare le persone a utilizzare i servizi e le app in modo efficace.

Disponibile online

Stile analogo a un

http://aka.ms/o365producttraining

articolo

Dimensioni ridotte Approccio dettagliato

Guide introduttiveLe guide introduttive specifiche introducono in modo conciso le nozioni fondamentali delle versioni aggiornate di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote per computer Windows.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Basata su scheda

Personalizzabile

Breve, semplice e di facile utilizzo

Offre attività iniziali, configurazione, accesso e passaggi successivi

Copre le prime 3-5 attività principali

Elenco di materiali dell'Area risorse di OfficeUsa questo elenco come guida per individuare con esattezza i contenuti necessari tra quelli disponibili per la formazione.

http://aka.ms/officebom

3332

Creare un programma di espertiGli esperti sono mossi da grande passione e sono entusiasti di diffondere le conoscenze e di aiutare i colleghi ad apprendere soluzioni più efficaci. Possono contribuire a ridurre la pressione sulle risorse del team di progetto e a promuovere la partecipazione dell'intera community.

Gli esperti creano risonanza e alimentano un entusiasmo che porta all'adozione di modi di lavorare migliori.

Creano un ambito di influenza nei rispettivi team

Danno vita a nuovi modi di lavorare tra team

Identificano le sfide aziendali e le possibili soluzioni

Forniscono feedback al team di progetto e agli sponsor

Sono un utente esperto. Sto cercando di proseguire su questa strada perché altri facciano lo stesso. Si tratta di condividere idee.- Paul

Si tratta di individuare le persone motivate. La considero un'opportunità. Parte del mio lavoro consiste nel promuovere le community e nell'incoraggiare la condivisione delle conoscenze.- Darren

Perché gli esperti sono importanti?

Passaggio 03. Creare un programma di esperti


Siamo in contatto con un esperto di adozione in ogni unità di business, che invia messaggi e-mail settimanali su Office 365. Ogni strumento di Office 365 presenta vantaggi di base e siamo in grado di sbloccare il valore di ciascuno di essi grazie a un semplice percorso di conoscenza rivolto agli utenti.

- Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

34 35

Come si crea una community di esperti?

Trova esperti entusiasti che possano dedicare tempo ed energie

Crea un gruppo Yammer di esperti per condividere aggiornamenti e successi

Offri formazione poco impegnativa sugli elementi chiave di Office 365

Fornisci materiali pronti per supportare il lavoro sul campo di team e individui (ad esempio con sessioni durante il pranzo)

Garantisci una frequenza regolare nelle discussioni con gli esperti in relazione agli aspetti che funzionano e a quelli che non funzionano

Progetta un programma di partecipazione e riconoscimento del loro impegno, offrendo ad esempio accesso privilegiato a eventi di interesse o coinvolgimento nella creazione di community di esperti

Comunica alle persone il ruolo degli esperti e dove sono reperibili e ricorda che la loro funzione non è di supportare il reparto IT, ma di rappresentare l'azienda


Rendi il programma di esperti un passaggio obbligato del piano di adozione. Abbiamo scoperto che la soluzione più

comune ed efficace perché le persone apprendano è quello di interagire con i loro pari. Identifica e avvicina le persone

dell'organizzazione che appaiono come insegnanti o leader naturali e usali come base di sviluppo per la tua community.


Passaggio 03. Come si crea una community di esperti?


Passaggio 03. Attività aggiuntive

Creare un gruppo di YammerCrea un gruppo di Yammer (#O365win) per i dipendenti affinché condividano le storie di successo di Office 365 e le best practice e ricevano assistenza per le nuove funzionalità.

Attività aggiuntive

Incorpora le risorse di formazione di Office 365 di Microsoft nel centro di formazione interna.

Formazione

Le gare rappresentano un'ottima opportunità per stimolare una competizione efficace tra i reparti nell'organizzazione e per favorire l'adozione. Pensa ad alcune funzionalità di Office 365 e il modo in cui organizzare gare e cacce al tesoro con premi e omaggi per incoraggiare le persone a interagire con Office 365.

Gare

Riproduci video con anticipazioni di Office 365 durante gli eventi di lancio o periodicamente in aree di ristoro o vicino agli ascensori.


Video con anticipazioni di Office 365

Trova altri video sul sito Web http://aka.ms/officevideo

Flusso di lavoro Settimana 1 Settimana 2 Settimana 3 Settimana 4 Settimana 5 Settimana 6 (lancio previsto)

Settimana 7 Settimana 8 Settimana 9 Settimana 10 Settimana 11 Settimana 12

Identificare le parti interessate principali e costituire il team

Identificare e selezionare il proprietario del piano di successo e il Project Manager

Identificare e selezionare gli executive sponsor e assegnare i ruoli del team rimanenti


Identificare e sviluppare gli scenari aziendali

Stabilire la priorità degli scenari aziendali

Definire i criteri di successo

Definire i criteri di successo e gli indicatori KPI e stabilire i parametri di riferimento KPI

Creare un piano di successo

Iniziare ad acquisire i dettagli del progetto in un piano di successo all'indirizzo http://fasttrack.office.com

Finalizzare il piano di successo

Creare un programma di esperti

Identificare e selezionare esperti

Creare un gruppo Yammer a supporto degli esperti

Formare gli esperti e raccogliere idee sulle attività

Stabilire le responsabilità degli esperti

Definire le attività di lancio degli esperti

Richiedere feedback e storie di successo dagli esperti da utilizzare nel lancio

Richiedere feedback dagli esperti e ripetere il programma in base alle esigenze

Programma di prima adozione

Selezionare i partecipanti al programma. Creare un gruppo Yammer per semplificare le comunicazione e la raccolta di feedback

Distribuire un sondaggio di base ai partecipanti. Fornire ai partecipanti un account di Office 365 attivato per iniziare formalmente il programma di prima adozione.

Eseguire una verifica con i partecipanti al programma per raccogliere un feedback informale

Inviare un sondaggio finale e utilizzare le informazioni raccolte per apportare modifiche al lancio.

Comunicazione e sensibilizzazione

Sviluppare un piano di comunicazione e una strategia di eventi di coinvolgimento. Creare materiali di comunicazione tramite i modelli disponibili.

Inviare un messaggio e-mail di "conto alla rovescia" ai dipendenti

Verificare che Office 365 sia visivamente presente in tutti gli uffici dell'azienda

Annunciare il lancio previsto di Office 365 sulla rete Intranet dell'azienda. Preparare l'evento di coinvolgimento al lancio.

Creare un gruppo Yammer per gli utenti finali al fine di condividere le storie di successo di Office 365. Distribuire un sondaggio di base agli utenti finali.

Inviare un messaggio e-mail per annunciare agli utenti gli elementi disponibili. Avviare l'evento di coinvolgimento al lancio.

Inviare messaggi e-mail con suggerimenti e trucchi agli utenti finali

Inviare messaggi e-mail con suggerimenti e trucchi agli utenti finali. Distribuire un sondaggio post-lancio.

Inviare messaggi e-mail con suggerimenti e trucchi agli utenti finali

FormazioneSviluppare un piano di formazione per gli utenti finali

Configurare un sito di formazione interno per le risorse corrispondenti

Formare gli utenti finali

Formare gli utenti finali

Definire un programma di formazione continua

SupportoPreparare un servizio di help desk per il supporto agli utenti finali

Promuovere il coinvolgimento degli utenti e l'adozione

Preparare e avviare gare per continuare a favorire il coinvolgimento degli utenti

Gestire e aggiornare il centro di formazione interna

Condividere storie di successo

Organizzare periodicamente eventi di coinvolgimento

Gestire e preparare il cambiamento

Monitorare la roadmap pubblica di Office 365 e i blog di OfficeComunicare agli utenti finali la disponibilità di nuove funzionalità e prepararli a utilizzarle

Misurare, condividere il successo e ripetere

Raccogliere e segnalare i criteri di successo per Office 365 e gli indicatori KPI

Acquisire e condividere storie di successo

Distribuire nuovi scenari aziendali

Fase

01 -

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3 -

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e 36 37Sequenza temporale della

distribuzione di Office 365Per iniziare la pianificazione della distribuzione di Office 365, prendi considerazione la sequenza temporale seguente. Apporta le modifiche necessarie per creare la sequenza temporale appropriata per la tua distribuzione.

38 39

Effettuare l'onboarding del team di progetto e suscitare interesse per consentire ai colleghi di aumentare la produttività con Office 365


Creare un piano di successo sul sito http://fasttrack.microsoft.com

Completare la sequenza temporale del progetto per distribuire Office 365 e avviare l''esecuzione delle attività di adozione

Fase 01Elenco di controllo

Abbiamo notato un aumento del 73% nella frequenza di adozione tra una situazione in cui non viene eseguita alcuna attività di promozione e una campagna strutturata di informazione agli utenti

- Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

Fase 01. Elenco di controllo

4140

Fase 02.OnboardingDopo aver creato un piano di successo solido per l'adozione di Office 365 nell'organizzazione, puoi avviare il processo di onboarding a Office 365 e presentare alle persone questo nuovo modo di lavorare.

Le implementazioni di tecnologia più efficienti concentrano l'80% delle attività sulle persone e il 20% delle attività sulla tecnologia. Per garantire il successo, infatti, per ogni nuova implementazione tecnologica è necessario gestire i cambiamenti a livello di comportamento richiesti agli utenti finali.

In questa fase, potrai avviare l'esecuzione del piano di successo per assistere le persone nel processo di cambiamento. Il team IT può utilizzare FastTrack Center per completare l'onboarding tecnico a Office 365.

Fase 02. Onboarding


Per un lancio riuscito, avvia la distribuzione di Office 365 con un programma di prima adozione al fine di ottenere un feedback iniziale e continua con tale approccio quando distribuisci il programma nell'organizzazione.

Quando completi l'onboarding tecnico a Office 365, è importante valutare l'esecuzione di un programma di prima adozione con un gruppo principale di utenti aziendali, nonché con membri del team IT che supporteranno gli utenti. L'esecuzione di tale programma consente di ottenere feedback sull'esperienza utenti e di acquisire storie di successo che possono essere utilizzate quando si lancia Office 365 nell'organizzazione.

Un programma di prima adozione consente anche di sviluppare un gruppo di "early adopter" (primi utilizzatori) che diventeranno esperti di Office 365 e supporteranno il lancio più ampio. Il programma offre l'opportunità di testare i flussi dei servizi con un gruppo attendibile che sarà più flessibile se si verifica un problema.

Esegui il programma di prima adozione durante la settimana 2 del piano di pre-lancio.

Fase 02. Programma di prima adozione


Nel complesso, quando selezioni i partecipanti del programma di prima adozione, scegli le persone che desiderano

il successo del progetto. I partecipanti al programma sono influenzatori importanti e condivideranno con i colleghi

l'esperienza nella distribuzione.

Utilizza il programma di prima adozione per risolvere i problemi reali e non solo per provare la tecnologia. Incoraggia

i partecipanti al programma a utilizzare Office 365 per gli scenari aziendali a cui hai assegnato una priorità. Esegui una ricerca

di tutti i cambiamenti da apportare agli scenari per raggiungere i risultati aziendali definiti come importanti per l'adozione di

Office 365 da parte dell'organizzazione.

42 43

Utenti di linee di business e di reparti diverse, preferibilmente coloro che collaborano su un progetto o un processo aziendale

Esperti o leader che diventeranno sostenitori durante la fase di lancio più ampia nell'intera organizzazione. Vedere la fase 1 per esaminare le caratteristiche da cercare in un esperto

Utenti che in genere hanno difficoltà con la tecnologia. È importante comprendere le esigenze di tali utenti e soddisfarle durante la fase di lancio

Membri dei team IT/help desk che supporteranno gli utenti durante il lancio

Escludere il CEO e gli alti dirigenti. Anche se può sembrare invitante coinvolgere il CEO, la relativa esclusione dal programma di prima adozione consente di risolvere eventuali problemi prima che si verifichino durante la distribuzione

Persone da includere nel gruppo pilota


Forma i partecipanti al programma di adozione in relazione agli scenari aziendali, ad esempio quelli di base. Controlla le risorse di comunicazione e di formazione relative agli scenari disponibili in FastTrack sul sito http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Azioni per un programmadi prima adozione di successo

Avvia il programma di esperti di Office 365. Consenti agli esperti designati di conoscere informazioni sul programma e avviane la selezione e la preparazione

Ricevi feedback in tempo reale dai partecipanti al programma di prima adozione e modifica il tuo piano di adozione in base a tale feedback. Prova a creare un gruppo Yammer per i partecipanti al programma per consentire ad altri partecipanti di visualizzare i feedback pubblicati e per incoraggiarli ad aggiungere le proprie opinioni

Mostrati disponibile a ricevere feedback rimanendo collegato a Skype for Business durante l'orario di ufficio per rispondere a eventuali domande e condividere suggerimenti

Rimani attivamente in contatto con i partecipanti al programma per ricevere feedback, in modo diretto o tramite la messaggistica istantanea o una telefonata. Ricorda che se nessun utente fornisce il proprio feedback, il tuo programma non raggiunge le potenzialità previste


44 45

Sequenza temporale

Flusso di lavoro Descrizione

Settimana 1Comunicazioni Sviluppo di un piano di comunicazione e di una strategia di eventi. Preparazione dei materiali.

Formazione Pianificazione del programma di formazione degli utenti finali.

Settimana 2

Comunicazioni Invio di un messaggio e-mail di "conto alla rovescia" per informare i destinatari, definire le aspettative e suscitare interesse mettendo il risalto i vantaggi diretti per gli utenti.


Avvio del programma di adozione iniziale tramite la selezione e la formazione dei partecipanti al programma e la creazione di un gruppo Yammer per il programma di "early adopter" (primi utilizzatori).

Distribuzione di un sondaggio preliminare poco prima che gli utenti partecipanti al progetto pilota ricevano dispositivi e account attivati, al fine di raccogliere dati sulla loro conoscenza di Office 365.

Supporto Completamento della formazione del servizio di help desk per supportare gli utenti finali, anche tramite la Guida alla risoluzione dei problemi di Office 365 per l'help desk.

Settimana 3

Comunicazioni Verifica che Office 365 sia visivamente presente in tutte le sedi, con poster, volantini e video con anticipazioni.

Formazione Creazione di un sito interno per il team in cui archiviare le risorse per la formazione, come guide d'avvio rapido, suggerimenti e consigli. Puoi anche indirizzare gli utenti all'area risorse pubblica di Microsoft. L'Area risorse di Office 365 è disponibile sul sito http://aka.ms/O365learning

Programma per gli "early adopter" (primi utilizzatori)

Verifica con i partecipanti al programma per ricevere un feedback.

Rilascio di un sondaggio a metà del progetto pilota per raccogliere dati relativi alle loro esperienze con Office 365 e utilizzo dei risultati per apportare eventuali modifiche prima della distribuzione generale.

Settimane 4-5

Comunicazioni Collaborazione con il reparto di comunicazioni interne per creare annunci da pubblicare sul portale aziendale, sul portale IT e ovunque sia necessario.

In modo analogo al gruppo pilota, distribuzione di sondaggi all'intera organizzazione poco prima che gli utenti ricevano gli account e i dispositivi.Preparazione dell'evento di coinvolgimento al lancio.

Programma per gli "early adopter" (primi utilizzatori)

Distribuzione di un sondaggio finale subito dopo il progetto pilota per stabilire se sono necessarie ulteriori modifiche ai materiali generali di formazione e sensibilizzazione.

Pre-lancio Nelle cinque settimane precedenti al lancio, introduci la distribuzione di Office 365 all'organizzazione sviluppando un piano di comunicazione, organizzando la preparazione alla formazione ed eseguendo un programma di prima adozione. Controlla la sequenza temporale seguente con le indicazioni per le settimane di pre-lancio.

Sequenza temporale di pre-lancio

Risorse e modelli

Per diffondere in modo ottimale la distribuzione di Office 365, abbiamo fornito una serie di modelli e risorse.


Fase 02. Pre-lancio

Lancio L'implementazione del lancio di Office 365 in tutta l'organizzazione è un momento importante. in cui sfruttare tutte le attività di pianificazione e le energie profuse per vederne i risultati.

Sequenza temporale

Flusso di lavoro Descrizione

Settimana 6

Comunicazioni Avvio dell'evento di lancio di Office 365 per suscitare entusiasmo negli utenti finali. Invio di un messaggio e-mail di annuncio per comunicare agli utenti gli elementi disponibili, come iniziare e dove trovare aiuto e risorse.

Formazione Formazione degli utenti finali

Sequenza temporale di lancio

Fase 02. Lancio

4746

Post-lancio Dopo aver distribuito Office 365 nell'organizzazione, è importante continuare a coinvolgere gli utenti nell'utilizzo di Office 365. Verifica di fornire trucchi e suggerimenti aggiuntivi e di offrire formazione continua in base alle esigenze.

Sequenza temporale Flusso di lavoro Descrizione

Settimane 8-12

Comunicazioni Periodica condivisione di suggerimenti con gli utenti finali usando i modelli e-mail con trucchi e suggerimenti per tenere alta l'attenzione e ampliare l'uso di Office 365.

Dopo la distribuzione a tutta l'organizzazione, distribuzione di un sondaggio finale per valutare la conoscenza e l'esperienza di Office 365 da parte degli utenti finali.

Formazione Proseguimento della formazione continua degli utenti finali, se necessario

Sequenza temporale di post-lancio

Fase 02. Post-lancio

Efficienza ovunque Ottieni l'esperienza di Office che già conosci su tutti i tuoi dispositivi utilizzando un browser o le app per dispositivi mobili progettate per funzionare con Office 365.


Per assistere gli utenti di Office 365 nelle fasi iniziali, abbiamo creato cinque scenari di base ampiamente allineati con i tipi di attività che i dipendenti devono eseguire ogni giorno, ad esempio comunicazione tramite e-mail e calendari, archiviazione e condivisione di file, riunioni virtuali e collaborazione in tempo reale.

Esamina i diversi scenari indicati di seguito.

Risorse di distribuzione per eseguire il piano

E-mail e calendario sempre con te Accedi a riunioni, informazioni di contatto, elenco attività e posta elettronica da qualsiasi dispositivo. Svuota la posta in arrivo e occupati delle questioni urgenti anche quando non sei alla tua scrivania.

Collaborazione sui contenuti Archivia i tuoi file di lavoro in OneDrive for Business per aggiornarli e condividerli praticamente ovunque, sincronizza i file e lavora offline, lavora con altri sugli stessi documenti contemporaneamente e gestisci i file secondo standard di conformità e sicurezza di livello Enterprise.

Rendi importanti le tue riunioni Usa le app di Office 365 per metterti in contatto con altri utenti e tieni riunioni proficue risparmiando tempo e risorse. Usa Skype for Business, Outlook, PowerPoint, OneNote e i siti di SharePoint Online per collaborare meglio.

Riunisci il tuo team Entra in contatto con le persone giuste, condividi informazioni tra team e organizzati in gruppi con Yammer Enterprise. Una rete Yammer Enterprise ti aiuta a creare un patrimonio di conoscenze accessibile all'istante da qualsiasi collega, su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.


Seleziona lo scenario che desideri ed esamina le risorse di comunicazione,

eventi e formazione correlate

4948

Ogni scenario di base sul sito Web di FastTrack include modelli per e-mail, poster, volantini, nonché video e risorse di formazione. Puoi personalizzare tali modelli per il tuo piano di comunicazione.


Usa gli scenari di base come punto di partenza per sviluppare la tua strategia di comunicazione e formazione.

Trasforma gli scenari di base in elementi in grado di risolvere i problemi aziendali reali

Decidi gli scenari più adatti per promuovere il lancio di Office 365 nella tua azienda

Usa le risorse associate a ogni scenario per implementare le attività di formazione e gli annunci e-mail

Durante la settimana 1 della fase di pre-lancio, esamina questi materiali e determina quelli che rispondono meglio alle esigenze di lancio dell'organizzazione. Tali materiali diventeranno parte del piano di comunicazione.


5150

Ogni scenario include modelli di messaggi e-mail personalizzabili per le tipiche attività di comunicazione durante le varie fasi di lancio e adozione di Office 365. I messaggi contengono link diretti alle risorse di formazione per consentire agli utenti di conoscere meglio le funzionalità di Office 365. Questi link sono specifici di ogni scenario. I modelli di messaggi e-mail disponibili vengono indicati di seguito.

Modelli di messaggi e-mail

I messaggi e-mail sono disponibili in formato Word (con estensione docx). Puoi selezionare i modelli da utilizzare e personalizzarli liberamente per allinearli ai tuoi obiettivi di comunicazione, adattando il testo allo stile della tua azienda, aggiungendo il relativo logo e compilando i contenuti. Assicurati di inviare i messaggi e-mail da un account mittente predeterminato (ad esempio quello dell'executive sponsor) a un pubblico specifico di destinatari.


Comunica in altri modi oltre a inviare messaggi e-mail.

Puoi creare attesa sul lancio di Office 365 negli uffici dell'azienda tramite i video di anticipazione e i poster pronti per la

stampa per sostenere la campagna di sensibilizzazione.


Tipo di messaggio e-mail Fase Funzione

"Conto alla rovescia" Pre-lancio Suscitare interesse e informare i dipendenti sulle azioni che potranno eseguire con Office 365. Un messaggio per scenario.

"Annuncio" Lancio Annunciare il lancio e spiegare ai nuovi utenti come iniziare a usare Office 365. Un messaggio per scenario.

"Trucchi e suggerimenti" Post-lancio Presentare dettagliatamente le funzionalità di Office 365 e aiutare gli utenti ad aumentare la produttività. Tre messaggi per scenario.


Eseguire un programma di prima adozione e aggiornare il piano di successo in base al feedback ricevuto

Personalizzare i modelli e le risorse disponibili in base alle esigenze per supportare il lancio

Eseguire l'attività di adozione di pre-lancio, lancio e post-lancio durante la distribuzione di Office 365


Fase 02. Elenco di controllo

5352

Fase 03.Promozione del valoreIl lancio iniziale di Office 365 nell'organizzazione consentirà alle persone di vederne immediatamente il valore. Questo è tuttavia solo un vantaggio preliminare perché Office 365 continuerà a disporre di nuove funzionalità e le persone desidereranno sfruttare maggiori potenzialità del servizio comprendendone il miglioramento.

Consenti alle persone di sfruttare questa possibilità per realizzare un successo a lungo termine.

In questa fase apprenderai le attività di coinvolgimento post-lancio, inizierai a misurare e condividere i successi e in seguito a ripetere le operazioni per promuovere ulteriormente l'adozione.

Fase 03. Promozione del valore

Promuovereil coinvolgimentoe l'adozione

È importante pianificare ed eseguire attività di coinvolgimento continue per promuovere l'adozione. In questo modo le persone si manterranno ispirate dopo la diminuzione del passaparola iniziale sui servizi e sarai in grado di sfruttare al meglio i vantaggi di Office 365 nell'organizzazione.

È importante disporre di dati quantitativi e qualitativi su quello che accade nell'organizzazione in relazione all'adozione di Office 365. Utilizza i report di utilizzo dei carichi di lavoro presenti nella console di amministrazione per i dati quantitativi e i sondaggi per gli utenti finali e i gruppi Yammer per quelli qualitativi.

Verifica di condividere i successi e di inviare periodicamente suggerimenti su Office 365. Devi inoltre evidenziare le persone che traggono valore da Office 365 per incoraggiare gli altri utenti a comportarsi in modo analogo.

Utilizza i dati raccolti per definire comunicazioni future che promuovano i servizi sottoutilizzati, sottolineando i vantaggi diretti per gli utenti.

Fase 03. Promuovere il coinvolgimento e l'adozione

Client Skype for Business utilizzatiReport sugli utenti attivi

Attività di Gruppi di Office 365

5554


Misura e registra le metriche di utilizzo prima di iniziare per renderti conto dell'efficacia delle attività di adozione.

Monitorare l'adozione di Office 365 nell'organizzazione

Nel portale di amministrazione di Office 365 sono disponibili report per indicare i livelli di coinvolgimento degli utenti finali per i carichi di lavoro diversi. Tali report consentono di identificare le aree di miglioramento dell'adozione.

Fase 03. Monitorare l'adozione di Office 365 nell'organizzazione

Promuovere l'adozione

Puoi contribuire ad aumentare l'adozione di Office 365 nel tempo grazie ad attività di sensibilizzazione e di formazione continue.

Sfrutta i messaggi e-mail con trucchi e suggerimenti per rafforzare lo sviluppo delle competenze: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Condividi storie di successo per illustrare l'utilizzo di Office 365 in modi nuovi e di grande impatto

Organizza periodicamente altri eventi di coinvolgimento, ad esempio riunioni rivolte a tutta l'azienda e sessioni Pranza e impara, per incoraggiare la partecipazione degli utenti finali

Definisci sfide per le persone e organizza competizioni per evidenziare le migliori modalità di utilizzo di Office 365 per lavorare in modo diverso

Campagne di sensibilizzazione

Calendario di formazione periodica per sessioni di aggiornamento

Sessioni a livello di reparto per condividere i punti in cui le persone ottengono valore

Sessioni estemporanee per le persone con problematiche

Verifica che il servizio di help desk sia in grado di rispondere a domande del tipo "come posso".

FormazioneLa formazione è estremamente importante perché il personale in grado di comprendere Office 365 evolverà con velocità diverse per ogni individuo o team.

Fase 03. Promozione dell'adozione

56 57

Misurare, condividere il successo e ripetereUtilizza la guida alla misurazione del successo per valutare l'efficacia del lancio di Office 365. In questo modo sarai in grado di effettuare un confronto rispetto ai criteri stabiliti per migliorare le soluzioni per gli utenti e consentirti di registrare i successi.


Nella fase di ideazione di questo guida all'adozione, abbiamo creato un'attività per definire i tuoi

criteri di successo. Fai riferimento a tale attività durante la consultazione della guida alla misurazione del successo.


Modello di sondaggio per gli utenti finali

Fase 03. Misurare, condividere il successo e ripetere

Usa il modello di sondaggio per misurare il livello di soddisfazione e il progresso raggiunto rispetto al tuo parametro di riferimento.

Per dimostrare i risultati ottenuti con Office 365, spesso le storie di successo sono importanti quanto i numeri. Durante tutta la fase di distribuzione, chiedi ai membri del team di progetto e agli esperti di individuare esempi che dimostrino la collaborazione tra le funzioni e il lavoro di squadra e condividili tramite Yammer.

Quando condividi una storia sulla tua esperienza con Office 365, assicurati di inserire i seguenti dettagli:

Le storie sul valore aziendale possono facilmente essere condivise internamente tramite un gruppo relativo di Office 365 della rete Yammer. Puoi anche condividere le storie di successo con l'esterno nella community Office 365 tramite la community per promuovere l'adozione.



La creazione di una gara e la generazione di sensazioni positive su Office 365 possono essere fattori interessanti

e coinvolgenti. Prova a crearne una.

Tempo. La storia deve iniziare con un'indicazione precisa del momento in cui ha avuto luogo, così il pubblico saprà esattamente quando è avvenuta.

Persone coinvolte. Nella storia è necessario inserire i nomi delle persone in modo che il pubblico conosca chi è coinvolto.

Eventi. La storia deve essere un resoconto degli eventi accaduti.

Percezione visiva. Il pubblico deve essere in grado di immaginare cosa sia successo.

Registrare e condividere il successo



58 59

Ripetere La promozione dell'adozione è un ciclo continuo e non finisce dopo il lancio, né dopo aver misurato l'impatto del lancio stesso. Continua a scoprire nuovi modi in cui Office 365 può generare valore per consentirti di rimanere al passo con le esigenze in continua evoluzione di utenti e organizzazione.

Usa le informazioni ottenute con il processo di valutazione per promuovere formazione aggiuntiva, istruendo gli utenti su best practice e soluzioni Office 365 ad alto impatto.

Pianifica sessioni di sviluppo di soluzioni e scenari aziendali aggiuntivi con altri reparti della tua organizzazione. In un secondo tempo, organizza sessioni formative per singoli reparti in cui spiegare il modo in cui Office 365 può favorire la riuscita di ogni linea di business.

Puoi utilizzare la Raccolta di produttività per identificare nuovi scenari aziendali per utilizzare Office 365 in modo più avanzato

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Assicurati di incoraggiare utenti ed esperti a sviluppare idee in modo che Office 365 possa migliorare le procedure aziendali e a condividerle con gli altri attraverso eventi di partecipazione, attività di community e un gruppo Yammer. Usa queste idee per generare altre soluzioni e per avviare altre sessioni formative.


Desideriamo che apprezzino questo strumento ma, perché questo avvenga, non basta ascoltare le opinioni dei dipendenti: dobbiamo tenerne conto e agire di conseguenza implementando le loro richieste.

- Jeff Schuman, Nationwide

Gestire epreparare il cambiamento

https://aka.ms/managingchangeO365

Gestione del cambiamento in Office 365

Il mercato e il cloud sono in costante movimento. Le persone sono alla continua ricerca di nuove opportunità per collaborare in modo più efficiente, obiettivo reso possibile dalle funzionalità del cloud costantemente aggiornate.

Ti consigliamo di seguire la roadmap pubblica di Office 365 e i blog di Office per conoscere gli aggiornamenti e le nuove funzionalità che puoi utilizzare.

Fase 03. Gestire e preparare il cambiamento

Le funzionalità sono raggruppate per fasi di sviluppo

Filtra le funzioni in base ad app, servizi o piattaforma per identificare le funzionalità

e gli aggiornamenti che puoi sfruttare meglio

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

Gli articoli del blog sono facilmente condivisibili tra più mezzi di comunicazione.

http://blogs.office.com

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Roadmap pubblica di Office 365

Fase 03. Roadmap pubblica di Office 365

Blog di Office

Fase 03. Blog di Office

Eseguire attività regolari per favorire l'adozione di Office 365

Monitorare e creare report sui criteri di successo per Office 365

Condividere storie di successo di Office 365 nell'organizzazione

Scoprire e implementare nuovi modi in cui Office 365 può generare valore per gli utenti e l'organizzazione

Gestire e preparare il cambiamento

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Gestire il modo in cui l'organizzazione riceve gli aggiornamentiNell'interfaccia di amministrazione di Office 365, puoi iscriverti per ottenere una versione in anteprima in modo che la tua organizzazione riceva immediatamente gli aggiornamenti. Se lo desideri, puoi anche stabilire che solo determinati utenti ricevano gli aggiornamenti o scegliere di non modificare la pianificazione della versione predefinita e ricevere gli aggiornamenti in un momento successivo. Per ulteriori informazioni sulle opzioni disponibili, vedi: http://aka.ms/releaseoptions

Indica agli amministratori di Office 365 di utilizzare il Centro messaggi (nel portale di amministrazione) per eseguire in modo semplice Office 365 nell'organizzazione.

Centro messaggi

Fase 03. Gestire e preparare il cambiamento Fase 03. Elenco di controllo


http://fasttrack.microsoft.com

Visita il sito Webfasttrack.office.com

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Date post:	05-Aug-2020
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