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Business Blueprint
Harmont & Blaine Progetto SAP
FMS
Firenze, 28/06/2016
Preparazione:
Cristiano Scappini
____________________
(Consulente area MM)
Lorenzo Berti ____________________
(Consulente area SD)
Laura Corazzesi ____________________
(Consulente area SD)
Giuseppe Zappalà ____________________
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(Consulente area CO)
Raffaele Pagliara ____________________
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Verifica Project
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Emiliano Mangini ____________________ Data: _____________
Approvazione
Harmont & Blaine :
Daniele Ondeggia
____________________
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Gianpaolo Colucci
____________________
Data: _____________
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Sommario
1. GENERALITÀ .......................................................................................................................................... 16
1.1. SCOPO DEL DOCUMENTO ........................................................................................................................ 16
1.2. SCOPO DEL PROGETTO .......................................................................................................................... 16
1.3. APPROCCIO PROGETTUALE ..................................................................................................................... 16
1.4. AMBITO DEL PROGETTO .......................................................................................................................... 17
1.4.1. Ambito societario ........................................................................................................................ 17
1.4.2. Moduli SAP previsti ..................................................................................................................... 17
1.4.3. Aree applicative comprese nello scope ...................................................................................... 17
1.4.4. Interfacce comprese nello scope di progetto .............................................................................. 19
1.4.5. Output del sistema compresi nello scope di progetto ................................................................. 20
2. AREA AMMINISTRAZIONE E FINANZA (FI) ......................................................................................... 21
2.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE ......................................................................................................... 21
2.1.1. Mandante .................................................................................................................................... 21
2.1.2. Piano dei Conti ............................................................................................................................ 22
2.1.3. Piano di Valutazione ................................................................................................................... 22
2.1.4. Controlling Area .......................................................................................................................... 22
2.1.5. Società ........................................................................................................................................ 23
2.2. CONTABILITA’ GENERALE ................................................................................................................ 23
2.2.1. Anagrafiche conti Co.Ge. ............................................................................................................ 23
2.2.2. Struttura di bilancio ..................................................................................................................... 24
2.2.3. Ledger secondario ...................................................................................................................... 25
2.2.4. Voci di costo. ............................................................................................................................... 26
2.2.5. Conti civilistici e gestionali .......................................................................................................... 26
2.2.6. Documenti contabili ..................................................................................................................... 26
2.2.7. Periodi Contabili e Variante di Esercizio ..................................................................................... 27
2.2.8. Gestione divise ........................................................................................................................... 27
2.2.9. Registri IVA ................................................................................................................................. 28
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2.2.10. Tax Free ...................................................................................................................................... 29
2.2.11. Fatture con ritenuta d’acconto attiva derivanti da operazioni Tax-Free ..................................... 29
2.2.12. Note di variazione IVA a clienti per operazioni Tax Free ............................................................ 30
2.2.13. Fatture omaggio ed autofatture .................................................................................................. 30
2.2.14. Reverse Charge .......................................................................................................................... 33
2.2.15. Gestione Bolle Doganali ............................................................................................................. 33
2.2.16. Black List ..................................................................................................................................... 36
2.2.17. Spesometro ................................................................................................................................. 36
2.2.18. Bilancio ........................................................................................................................................ 36
2.2.19. Libro giornale .............................................................................................................................. 36
2.2.20. Registrazione Paghe ................................................................................................................... 36
2.2.21. Cash Management ...................................................................................................................... 37
2.2.22. Banche interne ............................................................................................................................ 38
2.2.23. Interfacce Docfinance ................................................................................................................. 38
2.2.24. Gestione Ratei e Risconti ........................................................................................................... 41
2.2.25. Gestione competenza economica con OdA ............................................................................... 42
2.2.26. Gestione competenza economica con SAP “Accruals Engine” .................................................. 42
2.2.27. Gestione competenza economica con documenti manuali Ratei/Risconti ................................. 45
2.2.28. Valorizzazioni di magazzino di fine anno ai fini del bilancio ....................................................... 46
2.3. CONTABILITA’ CLIENTI ...................................................................................................................... 47
2.3.1. Anagrafica Clienti ........................................................................................................................ 47
2.3.2. Gestione RiBa ............................................................................................................................. 49
2.3.3. Gestione Contabile Punti Vendita ............................................................................................... 49
2.3.4. Gestione Anticipi da ciclo attivo .................................................................................................. 50
2.3.5. Gestione Solleciti Clienti ............................................................................................................. 51
2.3.6. Gestione titoli a garanzia ............................................................................................................ 52
2.3.7. Clienti occasionali ....................................................................................................................... 55
2.3.8. Gestione contabile Buoni negozi ................................................................................................ 55
2.3.9. Gestione buoni emessi da HARMONT & BLAINE ...................................................................... 56
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2.4. CONTABILITA’ FORNITORI ................................................................................................................ 59
2.4.1. Anagrafica fornitori ...................................................................................................................... 59
2.4.2. Gruppi conti fornitori .................................................................................................................... 60
2.4.3. Categorie fornitori ....................................................................................................................... 60
2.4.4. Funzioni partner .......................................................................................................................... 61
2.4.5. Gestione DURC .......................................................................................................................... 61
2.4.6. Condizioni di pagamento e modalità di pagamento .................................................................... 62
2.4.7. Conti di riconciliazione Fornitori .................................................................................................. 62
2.4.8. Gestione Ritenute d’acconto ....................................................................................................... 63
2.4.9. Fornitori occasionali .................................................................................................................... 66
2.5. GESTIONE AGENTI ............................................................................................................................ 66
2.5.1. Gestione HARMONT & BLAINE ................................................................................................. 66
2.5.2. Add-On Ge.Pro. .......................................................................................................................... 67
2.5.3. Maturazione e liquidazione delle provvigioni .............................................................................. 68
2.5.4. Premi ........................................................................................................................................... 69
2.5.5. Compensazioni ........................................................................................................................... 69
2.5.6. Steps del processo ..................................................................................................................... 70
2.5.7. ENASARCO ................................................................................................................................ 71
2.5.8. FIRR e FISC................................................................................................................................ 73
2.6. GESTIONE CESPITI ........................................................................................................................... 74
2.6.1. Introduzione ................................................................................................................................ 74
2.6.2. Strutture Organizzative ............................................................................................................... 74
2.6.3. Descrizione del processo ............................................................................................................ 74
2.6.4. Aree di Valutazione ..................................................................................................................... 75
2.6.5. Gestione anagrafiche .................................................................................................................. 76
2.6.6. Processo di acquisto da Oda ...................................................................................................... 76
2.6.7. Eliminazione cespiti .................................................................................................................... 77
2.6.8. Eliminazione cespiti – Gestione ammortamento......................................................................... 78
2.6.9. Eliminazioni parziali di cespiti ..................................................................................................... 78
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2.6.10. Ammortamenti ............................................................................................................................. 78
2.6.11. Registro Cespiti ........................................................................................................................... 79
2.7. PIANO GO-LIVE FI .................................................................................................................................. 80
2.7.1. Introduzione ................................................................................................................................ 80
2.7.2. Fatturazione attiva ...................................................................................................................... 80
2.7.3. Fatturazione passiva ................................................................................................................... 80
2.7.4. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica .................................................... 81
2.7.5. Gestione cespiti .......................................................................................................................... 81
2.7.6. Flussi da interfacce ..................................................................................................................... 81
2.7.7. Criticità ........................................................................................................................................ 81
2.8. RIEPILOGO GAP RILEVATI AREA AMMINISTRAZIONE E FINANZA (FI) ........................................................... 82
3. AREA ACQUISTI E MAGAZZINI (MM) .................................................................................................. 83
3.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ACQUISTI ................................................................................................... 83
3.2. DATI ANAGRAFICI ACQUISTI .................................................................................................................... 83
3.2.1. Anagrafica fornitori ...................................................................................................................... 83
3.2.1.1. Gruppo conti ......................................................................................................................................... 84
3.2.1.2. Categoria fornitore ................................................................................................................................ 85
3.2.1.3. Funzioni partner .................................................................................................................................... 85
3.2.2. Gruppi merci................................................................................................................................ 86
3.2.3. Anagrafica materiale ................................................................................................................... 87
3.2.3.1. Assegnazione (listing)........................................................................................................................... 87
3.2.3.2. Prodotti finiti .......................................................................................................................................... 88
3.2.3.3. Semilavorati .......................................................................................................................................... 97
3.2.3.4. Materie prime ........................................................................................................................................ 97
3.2.3.5. Anagrafica Materiali No-Core ............................................................................................................. 100
3.2.4. Stagione/collezione nel ciclo passivo ....................................................................................... 100
3.2.5. Listini di acquisto ....................................................................................................................... 103
3.3. PROCESSI DI ACQUISTO ........................................................................................................................ 104
3.3.1. Acquisto materie prime ............................................................................................................. 104
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3.3.2. Acquisto prodotti finiti commercializzati .................................................................................... 106
3.3.3. Acquisto servizi e materiali di consumo (No Core) ................................................................... 109
3.3.4. Acquisto in conto lavorazione e lavorazioni esterne ................................................................. 112
3.3.4.1. Lavorazioni esterne di produzione ...................................................................................................... 112
3.3.4.2. Ricondizionamenti .............................................................................................................................. 117
3.3.4.3. Riparazioni .......................................................................................................................................... 119
3.4. GESTIONE MAGAZZINO LOGICO INBOUND ............................................................................................... 119
3.4.1. Struttura organizzativa Magazzini ............................................................................................. 119
3.4.2. Movimenti merci ........................................................................................................................ 122
3.4.2.1. Movimenti di entrata merci .................................................................................................................. 123
3.4.2.2. Movimenti di uscita merci ................................................................................................................... 123
3.4.2.3. Trasferimenti interni ............................................................................................................................ 124
3.4.2.4. Inventario di magazzino ...................................................................................................................... 124
3.4.3. Reportistica di magazzino ......................................................................................................... 126
3.5. CONTROLLO FATTURA LOGISTICO .......................................................................................................... 127
3.6. GESTIONE INTRASTAT ACQUISTI ........................................................................................................... 129
3.7. GESTIONE CONAI ............................................................................................................................... 130
3.8. REPORTISTICA ACQUISTI ...................................................................................................................... 131
3.9. GAP RILEVATI – AREA ACQUISTI ............................................................................................................ 131
3.9.1. Gestione mail automatica per conferme fornitore ..................................................................... 132
3.9.2. Gestione mail automatica per contestazione quantità fornite ................................................... 132
3.9.3. Gap relativi a Intrastat Acquisti ................................................................................................. 132
3.9.4. Report calcolo contributo CONAI .............................................................................................. 133
4. AREA PRODUZIONE (PP) ................................................................................................................... 134
4.1. DATI ANAGRAFICI PRODUZIONE ............................................................................................................. 134
4.1.1. Distinte base ............................................................................................................................. 134
4.1.2. Centri di lavoro .......................................................................................................................... 135
4.1.3. Cicli di lavoro ............................................................................................................................. 135
4.1.4. Versioni di produzione .............................................................................................................. 138
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4.2. MRP: PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI .................................................................................................. 138
4.3. PROCESSO DI PRODUZIONE .................................................................................................................. 142
4.3.1. Allocazione ordini di produzione ............................................................................................... 142
4.3.2. Gestione lead-time modellistica ................................................................................................ 143
4.3.3. Gestione ed avanzamento ordini di produzione ....................................................................... 145
4.3.4. Lavorazioni esterne di produzione ............................................................................................ 147
4.3.5. Ricondizionamenti ..................................................................................................................... 152
4.3.6. Riparazioni ................................................................................................................................ 153
4.3.7. Gestione file fornitore per disposizioni di imballo...................................................................... 154
4.4. PIANIFICAZIONE DELLA CAPACITÀ .......................................................................................................... 156
4.5. REPORTISTICA PRODUZIONE ................................................................................................................. 158
4.6. GAP RILEVATI – AREA PRODUZIONE ...................................................................................................... 158
4.6.1. Report di controllo distinte base ............................................................................................... 159
4.6.2. Tracciatura causale di non conformità componenti .................................................................. 159
4.6.3. Gestione non-riassegnabilità degli ordini in chiusura lotto ....................................................... 159
5. AREA VENDITE E DISTRIBUZIONE (SD) ........................................................................................... 160
5.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ................................................................................................................ 160
5.1.1. Organizzazione Commerciale ................................................................................................... 160
5.1.2. Canale Distributivo .................................................................................................................... 160
5.1.3. Area Vendite ............................................................................................................................. 161
5.1.4. Ufficio Vendite ........................................................................................................................... 161
5.1.5. Luogo di Spedizione ................................................................................................................. 162
5.2. ANAGRAFICHE...................................................................................................................................... 162
5.2.1. Clienti ........................................................................................................................................ 162
5.2.2. Partner ...................................................................................................................................... 163
5.2.3. Sito ............................................................................................................................................ 164
5.2.4. Stagione .................................................................................................................................... 169
5.3. DETERMINAZIONE PREZZO ................................................................................................................... 170
5.3.1. Prezzo Wholesale ..................................................................................................................... 171
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5.3.2. Prezzo Retail ............................................................................................................................. 172
5.3.3. Omaggi ...................................................................................................................................... 172
5.3.4. Bonus ........................................................................................................................................ 173
5.3.5. Royalties ................................................................................................................................... 174
5.4. LINEE DI VENDITA ................................................................................................................................. 174
5.5. VENDITE WHOLESALE .......................................................................................................................... 175
5.5.1. Campagna Vendite Wholesale ................................................................................................. 176
5.5.2. Riassortimento Wholesale ........................................................................................................ 177
5.5.3. Presa Ordini Online: SAP Fiori ................................................................................................. 178
5.5.4. E-Commerce ............................................................................................................................. 179
5.5.5. Conto Deposito ......................................................................................................................... 181
5.6. VENDITE RETAIL .................................................................................................................................. 182
5.6.1. Retail Allocation ........................................................................................................................ 182
5.6.1.1. Gestione Attuale ................................................................................................................................. 182
5.6.1.2. Gestione Proposta .............................................................................................................................. 183
5.6.1.3. Retail Allocation Prima Linea (H&B) ................................................................................................... 185
5.6.1.4. Retail Allocation HBJ e HS ................................................................................................................. 186
5.6.1.5. Retail Allocation Resi .......................................................................................................................... 187
5.6.1.6. Retail Allocation Licenze ..................................................................................................................... 187
5.6.2. Replenishment Negozi .............................................................................................................. 188
5.6.2.1. Gestione Attuale ................................................................................................................................. 188
5.6.2.1. Gestione Proposta .............................................................................................................................. 189
5.7. ALLOCAZIONE ...................................................................................................................................... 191
5.7.1. Allocazione – Business Requirement ....................................................................................... 191
5.7.2. Allocazione – Definizione .......................................................................................................... 192
5.7.3. Allocazione – Selezione ............................................................................................................ 194
5.7.4. Allocazione – Raggruppamento ................................................................................................ 195
5.7.5. Allocazione – Classificazione.................................................................................................... 195
5.7.6. Allocazione – Logica di Assegnazione ..................................................................................... 196
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5.7.7. Allocazione – Rilascio ............................................................................................................... 197
5.7.8. Allocazione – Workbench ......................................................................................................... 198
5.7.9. To be – Allocazione .................................................................................................................. 199
5.7.10. Allocazione – Regole di Selezione ........................................................................................... 199
5.7.11. Allocazione – Regole di Raggruppamento ............................................................................... 200
5.7.12. Allocazione – Regole di Classificazione ................................................................................... 200
5.7.13. Allocazione – Regole di Assegnazione ..................................................................................... 200
5.7.14. Allocazione – Regole di Rilascio ............................................................................................... 200
5.7.15. Allocazione per Linea di Prodotti .............................................................................................. 201
5.7.16. Allocazione I linea (H&B) .......................................................................................................... 201
5.7.17. Allocazione II e III Linea (HBJ e HS) ........................................................................................ 202
5.7.18. Ottimizzazione assegnazione ................................................................................................... 203
5.7.19. To be – Note ............................................................................................................................. 203
5.8. SPEDIZIONE ......................................................................................................................................... 204
5.8.1. Organizzazione Consegne ........................................................................................................ 204
5.8.2. Campagna Prima Linea (Full Price), Invio Seconda Linea (Full Price) e Terza Linea (Outlet) 206
5.8.3. Riapprovvigionamento Prima Linea (Full Price) e Invio Outlet Prima e Seconda Linea .......... 207
5.8.4. Uscita Merci .............................................................................................................................. 208
5.8.5. Spedizioni all’Estero .................................................................................................................. 209
5.9. RESI .................................................................................................................................................... 209
5.9.1. As is – Resi Wholesale ............................................................................................................. 209
5.9.2. As is – Resi Retail ..................................................................................................................... 211
5.9.3. To be - Gestione Resi ............................................................................................................... 211
5.9.4. Flusso Resi Clienti Wholesale .................................................................................................. 216
5.9.5. Gestione Resi Retail (Negozi)................................................................................................... 221
5.9.6. Gestione Resi Contratti Estimatori ............................................................................................ 223
5.9.7. Diritto al Reso............................................................................................................................ 223
5.10. FATTURAZIONE .................................................................................................................................... 224
5.10.1. Italia e Estero ............................................................................................................................ 225
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5.10.2. Gestione Anticipi ....................................................................................................................... 226
5.10.3. Contabilizzazione ...................................................................................................................... 226
5.10.4. Accrediti e Addebiti ................................................................................................................... 227
5.10.5. Intrastat ..................................................................................................................................... 228
5.11. VENDITE NON CARATTERISTICHE ........................................................................................................... 228
5.11.1. Reverse Charge ........................................................................................................................ 228
5.11.2. Ritenuta d’Acconto Subita ......................................................................................................... 229
5.11.3. Spese Trasporto ....................................................................................................................... 229
5.11.4. Cespiti ....................................................................................................................................... 230
5.11.5. Vendite a Stockisti .................................................................................................................... 230
5.11.6. Vendite Prototipi ........................................................................................................................ 230
5.11.7. Ribaltamento Costi Intercompany ............................................................................................. 230
5.12. CONTROLLO CREDITO .......................................................................................................................... 231
5.13. REPORTISTICA ..................................................................................................................................... 232
5.13.1. Reportistica Retail ..................................................................................................................... 233
5.13.2. Analisi KPI ................................................................................................................................. 233
5.13.3. Confronto Stagioni .................................................................................................................... 234
5.13.4. Reportistica Wholesale ............................................................................................................. 234
5.13.5. Ordinato Wholesale .................................................................................................................. 234
5.13.6. Fatturato Wholesale .................................................................................................................. 235
5.14. PROCESSI END-TO-END ....................................................................................................................... 235
5.14.1. Prima Linea ............................................................................................................................... 235
5.14.2. Seconda Linea .......................................................................................................................... 237
5.14.3. Vendite Wholesale .................................................................................................................... 239
5.14.4. Contratto Estimatorio ................................................................................................................ 241
5.15. GAP RILEVATI – AREA VENDITE ............................................................................................................. 242
5.15.1. Ordini di riassortimento tramite RFID ....................................................................................... 242
5.15.2. Gestione resi tramite RFID ....................................................................................................... 242
5.15.3. Replenishment negozi .............................................................................................................. 242
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5.15.4. Reportistica ............................................................................................................................... 242
6. AREA CONTROLLING (CO) ................................................................................................................. 243
6.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE CONTROLLO DI GESTIONE ......................................................................... 245
6.1.1. – Società ................................................................................................................................... 246
6.1.2. – Area risultato .......................................................................................................................... 246
6.1.3. Voci di costo .............................................................................................................................. 246
6.1.4. Centri di costo ........................................................................................................................... 251
6.1.5. Profit Center .............................................................................................................................. 257
6.1.6. Indicatori statistici ...................................................................................................................... 262
6.1.7. Gruppi di dati anagrafici nel Controlling .................................................................................... 262
6.2. PIANIFICAZIONE DEI RICAVI – BUDGET DELLE VENDITE/COMMERCIALE ..................................................... 263
6.2.1. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale .................................................. 263
6.2.2. Caricare i dati di vendita come base di pianificazione .............................................................. 264
6.2.3. Copiare i dati dell’esercizio precedente .................................................................................... 268
6.2.4. Sintesi funzionalità inserimento budget .................................................................................... 268
6.2.5. Gestione delle Versioni ............................................................................................................. 269
6.2.6. Pianificazione per Centri di Costo ............................................................................................. 271
6.3. FLUSSO VALORI EFFETTIVI ........................................................................................................... 272
6.3.1. Flussi effettivi per centro di costo.............................................................................................. 272
6.3.2. Flusso Costi Ammortamento ..................................................................................................... 273
6.3.3. Flusso Effettivo per Ordini Interni.............................................................................................. 273
6.3.4. Gestione dello stato dell’ordine ................................................................................................. 274
6.3.5. Valori effettivi dell’ordine interno ............................................................................................... 274
6.3.6. Ordini interni statistici ................................................................................................................ 275
6.3.7. Processo di vendita ................................................................................................................... 275
6.3.8. Ricavi di vendita ........................................................................................................................ 275
6.4. COSTO DEL PRODOTTO ........................................................................................................................ 276
6.4.1. Funzionalità del calcolo costi del prodotti ................................................................................. 276
6.4.2. Valorizzazione dei prodotti ........................................................................................................ 276
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6.4.3. Calcolo costi: gestione stato ..................................................................................................... 277
6.4.4. Processo di produzione ............................................................................................................ 278
6.4.5. Ordine di produzione: funzionalità ............................................................................................ 278
6.4.6. Ordine di produzione: flusso dei dati effettivi ............................................................................ 279
6.4.7. Gestione varianze ..................................................................................................................... 280
6.5. RIBALTAMENTI COSTI INDIRETTI ............................................................................................................. 280
6.5.1. Scenario .................................................................................................................................... 280
6.5.2. Giroconto manuale .................................................................................................................... 281
6.5.3. Giroconto periodico ................................................................................................................... 281
6.5.4. Ripartizione ............................................................................................................................... 282
6.5.5. Distribuzione ............................................................................................................................. 282
6.5.6. Ribaltamento diretto d’attività.................................................................................................... 283
6.5.7. Ribaltamento indiretto d’attività ................................................................................................. 284
6.5.8. Cicli di ribaltamento indiretto d’attività ...................................................................................... 284
6.5.9. Sintesi principali differenze tra le varie metodologie di allocazione dei costi ........................... 286
6.6. ANALISI DELLA PROFITTABILITÀ ............................................................................................................. 287
6.6.1. Scenario .................................................................................................................................... 287
6.6.2. Strutture di base ........................................................................................................................ 288
6.6.3. Caratteristiche come dimensioni di analisi per conto economico gestionale ........................... 288
6.6.4. Derivazione caratteristiche ........................................................................................................ 292
6.6.5. Funzione “Report to Report” ..................................................................................................... 293
6.6.6. Campi valore ............................................................................................................................. 293
6.6.7. Valutazione ............................................................................................................................... 293
6.6.8. Esempio Report ........................................................................................................................ 294
6.7. LISTA REPORT ................................................................................................................................. 295
6.7.1. Alcuni Esempi di Report standard SAP .................................................................................... 297
7. INTERFACCE ........................................................................................................................................ 300
7.1. MONITOR FLUSSI ............................................................................................................................ 301
7.1.1. Transazione ZFLW1 ................................................................................................................. 301
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7.1.2. Transazione ZMFDOC .............................................................................................................. 303
7.1.3. Job di rielaborazione flussi ........................................................................................................ 305
7.2. RFID E MOVIMODA ........................................................................................................................... 306
7.2.1.1. Gestione attuale ................................................................................................................................. 306
7.2.1.2. Gestione proposta .............................................................................................................................. 309
7.2.1.3. GAP RFID ........................................................................................................................................... 315
7.3. STORE2 ............................................................................................................................................ 316
7.3.1. Interfacce da Gestionale a Stores2 .......................................................................................... 316
7.4. INTERFACCE DA STORES2 A GESTIONALE .............................................................................................. 318
7.4.1. Gap emersi................................................................................................................................ 322
7.5. E-COMMERCE MAGENTO ...................................................................................................................... 323
7.6. FLY-BUY E ORDER ENTRY ..................................................................................................................... 324
7.7. SISTEMA DOCUMENTALE ....................................................................................................................... 324
7.7.1. Ciclo passivo ............................................................................................................................. 324
7.7.2. Ciclo attivo................................................................................................................................. 325
8. STRATEGIA DI CUT-OFF ..................................................................................................................... 326
8.1. PRIMO STEP 01/01/2017 ..................................................................................................................... 327
8.1.1. Anagrafica Cliente ..................................................................................................................... 327
8.1.2. Anagrafica Fornitore ................................................................................................................. 328
8.1.3. Fatturazione attiva .................................................................................................................... 328
8.1.4. Fatturazione passiva ................................................................................................................. 328
8.1.5. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica .................................................. 328
8.1.6. Gestione cespiti ........................................................................................................................ 328
8.1.7. Flussi da interfacce ................................................................................................................... 328
8.1.8. Criticità ...................................................................................................................................... 329
8.2. SECONDO STEP 01/03/2017 ................................................................................................................ 329
8.2.1. Anagrafica materie prime e accessori ...................................................................................... 329
8.2.2. Anagrafica prodotti finiti ............................................................................................................ 330
8.2.3. Distinte base ............................................................................................................................. 330
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8.2.4. Cicli di lavoro ............................................................................................................................. 330
8.2.5. Commesse di produzione ......................................................................................................... 330
8.2.6. Listini fornitore ........................................................................................................................... 331
8.2.7. Ordini di acquisto ...................................................................................................................... 331
8.2.8. Giacenze ................................................................................................................................... 331
8.2.9. Listini di vendita ........................................................................................................................ 332
8.2.10. Ordini di vendita ........................................................................................................................ 332
8.2.11. Ordini di trasferimento a negozi ................................................................................................ 332
8.2.12. Spedizioni.................................................................................................................................. 332
8.2.13. Resi cliente................................................................................................................................ 333
8.2.14. ......................................................................................................................................................... 333
9. GAP DI PROGETTO ............................................................................................................................. 334
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1. Generalità
1.1. Scopo del documento
Lo scopo principale del documento è quello di formalizzare il modello definito in base ai requisiti
raccolti da ICM.S durante la fase di analisi. Sono quindi definiti tutti gli scenari “end to end“ e le
relative funzionalità che saranno implementate al fine da rendere Harmont & Blaine
massimamente efficacie nell’utilizzo del nuovo sistema SAP FMS.
Il modello definito recepisce quindi, non solo le funzionalità e i processi attualmente implementati,
ma soprattutto la loro revisione in chiave evolutiva, secondo quanto definito dal direzione
aziendale, e le best practices del settore.
L’approvazione del documento certifica che i Business Process Owners di Harmont & Blaine sono
a conoscenza del perimetro del perimetro del progetto, dei processi di business che saranno
implementati e condividono delle soluzioni proposte dal team ICM.S.
Il documento è stato redatto dal gruppo di lavoro ICM.S grazie alla collaborazione dei Process
Owners, dei Key User e degli User coinvolti nel progetto.
La base per la redazione del presente documento è rappresentata dalle informazioni raccolte nel
corso degli incontri effettuati nei mesi di febbraio, marzo, aprile, 2016. Tali incontri hanno coinvolto
le risorse di progetto organizzate in gruppi di lavoro secondo competenze di processo e I risultati di
tali incontri sono documentati nei relativi verbali di riunione approvati.
1.2. Scopo del progetto
Il progetto prevede l'introduzione del sistema nuovo sistema ERP - SAP FMS (Verticale Fashion)
in sostituzione degli attuali sistemi gestionale e di presa ordine (AS400; Flu Buy e Order Entry)
Lo scopo ultimo è quello di dare all’azienda un sistema certificato e che sviluppi al suo interno un
miglior controllo dei processi di business e che permetta di lavorare meglio mitigando i rischi
correlati alla gestione ordinaria d’azienda.
1.3. Approccio progettuale
L’approccio è di tipo “best practices driven”. Verranno adottate le migliori tra le procedure standard
definite per il settore Fashion dall’ERP SAP FMS.
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1.4. Ambito del progetto
1.4.1. Ambito societario
La società oggetto di implementazione che sarà attiva in SAP è la Harmont & Blaine SPA.
Sono escluse tutte le consociate estere (Spagna, Francia e Svizzera) che non saranno attive in
SAP.
1.4.2. Moduli SAP previsti
A fronte delle esigenze presentate da Harmont & Blaine , viene proposta una soluzione basata
sull’implementazione della piattaforma SAP FMS standard relativamente alle seguenti aree
aziendali:
Amministrazione e finanza
Acquisti materie prime, accessori e prodotti commercializzati
Produzione a Façon
Gestione magazzini logici a quantità e valore
Gestione vendite e distribuzione Wholesale
Gestione Negozi di proprietà (Retail)
Controllo di gestione
Oltre a questi moduli, il progetto prevede la connessione di SAP FMS, per mezzo di interfacce
appositamente realizzate al sistema di gestione dei negozi di proprietà (POS).
Verrà altresì integrato per mezzo di un DB di interscambio esterno a SAP Il sistema di letture DFID
utilizzato all’interno dei magazzini Harmont & Blaine.
SAP verrà connesso sempre per mezzo di interfacce ad alcuni sistemi dipartimentali attualmente
utilizzati quali il sistema di gestione paghe e stipendi, e il sistema di gestione tesoreria.
1.4.3. Aree applicative comprese nello scope
Di seguito vengono elencati i processi in scope nel progetto.
Ciclo Attivo
Ordini di vendita
Determinazione del prezzo
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Allocazione Merce
Consegna merci ai clienti
Gestione Resi e accrediti
Fatturazione
Controllo dinamico del fido clienti
Calcolo e liquidazione provvigioni
Web Channel
Reporting
Ciclo Passivo e Magazzino
Acquisti Materie Prime
Acquisto Commercializzato
Acquisto Conto lavoro
Acquisti no core
Movimentazione Magazzino
Inventari
Controllo fattura Logistico
Produzione
Pianificazione fabbisogni (MRP)
Controllo avanzamento produzione
Produzione a Façon
Pianificazione della capacità
Amministrazione e Finanza
Contabilità generale
Contabilità Clienti
Controllo del Credito
Contabilità Fornitori
Contabilità Cespiti
Banche
Cash Flow
Sistema informativo e reporting
Controllo Gestione
Contabilità Per Centri di Costo
Ordini interni
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Reporting P&L
Costo del prodotto
Valutazione magazzino
Analisi della Profittabilità
1.4.4. Interfacce comprese nello scope di progetto
Sono considerate nello scope di progetto una serie di interfacce da e per sistemi esterni a SAP. Di seguito le
interfacce censite che andranno realizzate.
Sorgente Destinazione Flusso
SAP Store 2 Anagrafiche prodotti
Listini
Avvisi di Consegna
Store 2 SAP Movimenti di magazzino (tutti)
Corrispettivi
Registrazioni COPA
Trasferimenti
Resi
Pagamenti, versamenti e spese
SAP DB CONFINE
(RFID/MOVIMODA)
Articoli
Richiesta movimentazione
Consegne (prelievi)
Assegnazione
DB CONFINE
(RFID/MOVIMO
DA)
SAP Riscontro merce in arrivo
Esecuzione Prelievo
Colli (da verificare)
Conferma movimentazione
PAGHE SAP Costi dipendenti (Upload File)
SAP Magento Anagrafiche Clienti
Articoli
Lisitni
Stock
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1.4.5. Output del sistema compresi nello scope di progetto
Nello scope del progetto sono previsti i seguenti output che potranno essere cartacei o pdf:
1. Registro Iva
2. Registri contabili
3. Bilancio aziendale
4. Conferma ordine di vendita
5. DDT
6. Fattura attiva
7. Nota credito/debito
8. Ordine di acquisto
Per ciascuno di questi output è previsto un singolo Layout. Qualora si rendessero necessari in fase
di realization layout diversi per lo stesso tipo di output saranno considerato come GAP.
Magento SAP Ordini di vendita
SAP Documentale Fatture Attive
Fatture Passive
Bolle di consegna
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2. Area Amministrazione e Finanza (FI)
2.1. STRUTTURE ORGANIZZATIVE
Introduzione
Le strutture organizzative di SAP-FI sono le seguenti:
Mandante
Piano dei conti
Piano di valutazione
Controlling area
Società
2.1.1. Mandante
Il Mandante raggruppa i dati che si è deciso siano condivisi da tutte le Società configurate in SAP.
Mandante
Piano dei conti Piano di
valutazione
Società
Controlling
Area
Area
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E’ una entità autonoma all’interno del sistema, con un proprio insieme di tabelle e proprie
anagrafiche; ha una valenza eminentemente tecnica e individua l’ambito applicativo all’interno del
quale si opera.
All’interno di un mandante possono coesistere uno o più piani dei conti, piani di valutazione,
società e Controlling Area.
2.1.2. Piano dei Conti
La rilevazione delle evidenze contabili a livello civilistico e gestionale è gestita mediante l’adozione
di un sistema unico integrato e quindi attraverso un piano dei conti unico, utilizzato sia dalla
contabilità generale (conti civilistico/fiscali) che da quella analitica (conti gestionali).
Il piano dei conti in SAP fa parte delle strutture organizzative e si posiziona gerarchicamente ad un
livello superiore rispetto alla società.
2.1.3. Piano di Valutazione
Il Piano di Valutazione (PdV), è un oggetto della struttura organizzativa della contabilità Cespiti ed
aggrega tutti i trattamenti contabili (civilistico, fiscali, gestionali) necessari alla gestione cespiti sulla
base delle normative vigenti a livello di paese: è quindi un'entità che si colloca ad un livello
gerarchico superiore alla società.
In HARMONT & BLAINE sarà previsto un unico Piano di Valutazione.
2.1.4. Controlling Area
La Controlling Area (C.A.) definisce l’ambito di riferimento della contabilità analitica.
La società è legata in maniera univoca alla Controlling Area. Una Controlling Area può essere
legata a più società.
In Harmont & Blaine sarà creata un’unica Controlling Area.
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2.1.5. Società
La Società è l’unità organizzativa dotata di propria autonomia contabile (entità avente rilevanza
giuridica).
La società è comune a tutti i moduli SAP, anche se è una configurazione tipica del Modulo FI.
In Harmont & Blaine sarà gestita un’unica società.
2.2. CONTABILITA’ GENERALE
2.2.1. Anagrafiche conti Co.Ge.
In Harmont & Blaine verrà gestito un unico Piano dei Conti, con codifica strutturata secondo la IV
direttiva Cee.
Il Piano dei Conti (PdC) in SAP è predisposto per essere multi-lingua e multi-società. Per ogni
conto sarà possibile aggiornare le descrizioni in più lingue e sarà possibile, in prospettiva, aprire gli
stessi conti in un’altra società nel caso si decidesse in futuro di gestirla in SAP. Le anagrafiche dei
conti CoGe infatti prevedono una vista generale comune, con i dati che saranno necessariamente
uguali per tutte le società (Descrizione conto, tipo conto economico o patrimoniale, ecc.) ed una
vista specifica per società, con i dati della gestione del conto in una specifica società (es.
funzionamento a partite aperte, se utilizzabile manualmente o automaticamente, ecc.).
SAP permette di gestire i conti Co.Ge. a saldo o a partite aperte. Il funzionamento a partite aperte
si rende utile ogni volta che il funzionamento di un conto riguarda le diverse fasi di un processo. Ad
es. il conto “Fatture da ricevere” viene movimentato in avere all’entrata merci ed in dare alla
registrazione della fattura. Con la gestione a partite aperte sarà possibile “pareggiare” il movimento
in avere con il movimento in dare in modo di avere immediata evidenza delle partite ancora
“aperte”.
Il PdC SAP di HARMONT & BLAINE sarà sviluppato a partire da un PdC base SAP strutturato
secondo la IV direttiva CEE. A tal proposito dovrà essere prodotto un file Excel con le
trascodifiche dei conti attuali e dei conti SAP che potranno essere 1:1, 1:n o n:1. Tale file sarà
utilizzato come base per la ripresa dei saldi/partite aperte CoGe.
Per i conti già esistenti nel PdC base e per la struttura di bilancio ad esso attribuita, saranno già
presenti le traduzioni nelle lingue principali. Per i conti da creare o modificare, dovranno essere
manutenute manualmente le traduzioni nelle lingue che si vuole gestire.
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Si precisa che, a livello organizzativo, una volta definita la struttura del PdC, le sue successive
modifiche potranno essere apportate solo da utenti autorizzati ed a valle di un percorso
autorizzativo definito.
Naturalmente, ai fini dell’adozione del nuovo sistema, dovranno essere preventivamente condivise
tra Harmont &
Blaine e ICMS le relazioni tra il vecchio ed il nuovo piano dei conti e le relative regole di dettaglio di
migrazione. In linea generale, la migrazione avverà per saldi sui conti patrimoniali (ad eccezione di
alcuni conti transitori che richiederanno le partite aperte), per partite aperte sui patrimoniali che
funzioneranno come sezionali (tipicamente clienti e fornitori) e per singolo cespite sui conti cespiti.
Con riferimento alla verifica del piano dei conti standard SAP, andranno comunque identificati ed
aggiunti i conti gestionali specifici (non presenti nel PDC SAP standard) che dovranno quindi
essere creati ad hoc, ad esempio quelli per categoria merceologica delle giacenze di magazzino.
Relativamente ai beni in leasing, è stato precisato che verranno trattati come canoni.
Vanno infine identificati i conti Mastro, ovvero i conti riepilogativi di sezionali: tipologie di conti
mastro sono A (cespiti), K (fornitori), D (clienti).
Le definizioni relative al piano dei conti (tipologie e utilizzo) vanno effettuate prima di utilizzare
operativamente i conti, in quanto alcuni elementi quali ad esempio la divisa conto, la gestione a
partite aperte, modificati dopo l’utilizzo del conto non consentono il recupero dei dati pregressi,
secondo le nuove regole sono dati non più modificabili una volta che il conto riporta un saldo.
Esiste sempre la possibilità di integrare il piano dei conti in fasi successive, con nuove anagrafiche.
Alcuni dei parametri inseriti in anagrafica sono:
Tipo conto: identifica il conto come economico o patrimoniale (in modo da guidare poi le operazioni
di chiusura e riapertura dell’esercizio).
Inoltre all’interno dei conti economici sarà prevista un’ulteriore classificazione tra conti Civilistici,
che si chiudono a risultato di esercizio civilistico e Gestionali che non influenzano il risultato di
esercizio civilistico.
2.2.2. Struttura di bilancio
Le strutture di bilancio sono strumenti che in SAP servono per riclassificare il piano dei conti.
Definito il piano dei conti, infatti, è possibile creare delle strutture di bilancio per esporre in modo
aggregato i saldi della contabilità generale.
Le strutture possono aggregare tutti i conti piuttosto che solo una parte del Piano dei Conti.
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Nel caso di creazione di un nuovo conto, andrà valutato se esso dovrà essere incluso in una delle
strutture di bilancio disponibili.
L’utente potrà creare nuove strutture di bilancio per esigenze specifiche, a partire dal piano dei
conti definirà la struttura per la riclassificazione dei conti e la creazione di un bilancio basato su
tale struttura:
Sarà fornita una struttura di bilancio IV direttiva CEE. Ulteriori strutture di bilancio potranno
essere create dagli utenti in autonomia.
2.2.3. Ledger secondario
Sarà attivato un ledger secondario per registrazioni contabili eseguite ai soli fini del bilancio
infrannuale (mensili, trimestrali, semestrali)ma anche, in futuro, anche ai fini di redazione del
bilancio secondo i principi IAS.
Il bilancio, così come le partite singole conti CoGe, potranno essere visualizzate nel ledger
secondario.
I ledger secondari non supportano i sezionali clienti/fornitori ma soltanto conti CoGe.
A tale riguardo, il sistema prevedera’ l’attivazione delle funzionalità del New General Ledger.
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2.2.4. Voci di costo.
Il numero di conti del Piano dei Conti in SAP risulterà semplificato grazie all’integrazione con la
contabilità analitica. I conti dovranno essere gestiti soltanto per natura, la classificazione per
destinazione sarà gestita attraverso le voci di costo collegate o, nel caso dei cespiti, dalle singole
matricole cespiti.
I conti di contabilità generale di tipo economico vengono aperti anche in CO (Controlling –
Controllo di gestione) come “voci di costo” in modo che le registrazioni di contabilità generale
aggiornino in tempo reale anche la contabilità analitica.
Le eventuali destinazioni di costo e ricavo sono veicolate attraverso attributi della scrittura
contabile (CdC, ordine interno, Centri di profitto, altri oggetti di controlling) assicurando quindi la
piena quadratura tra il mondo contabile e il controllo di gestione.
2.2.5. Conti civilistici e gestionali
Nel Piano dei Conti saranno gestiti anche conti con rilevanza solo interna, detti “gestionali”. SAP
utilizza in modo automatico questi tipi di conti in numerosi processi, (conti stock, di consumo,
ammortamenti gestionali ecc.) ma possono essere creati anche conti gestionali da utilizzare
manualmente.
2.2.6. Documenti contabili
Ad ogni registrazione contabile il sistema produce un documento identificato da un tipo (es: fattura
fornitore) e da un codice numerico esclusivo per anno contabile.
La stessa numerazione può essere associata a più documenti contabili: es fatture passive e note
di credito passive.
In SAP i documenti non sono cancellabili ma un documento può essere preacquisito (modificabile
ma con protocollo impegnato) o parcheggiato (modificabile ma con protocollo non impegnato). Per
le registrazione sono utilizzate le “chiavi contabili”, dei codici che, principalmente, identificano la
tipologia di conti movimentati ed il segno (dare o avere).
I tipi documento forniti rispecchieranno i processi implementati. Saranno forniti tipi documento
aggiuntivi secondo le esigenze.
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2.2.7. Periodi Contabili e Variante di Esercizio
L’esercizio contabile in SAP è diviso in “periodi” secondo la “variante dei periodi contabili”
utilizzata. Ai fini della redazione del bilancio, si rileva che l’anno fiscale in Harmont & Blaine
coincide con l’anno solare (gennaio – dicembre). Saranno utilizzati, oltre ai 12 periodi ordinari,
anche i cosiddetti periodi speciali (4 in tutto), che permettono di identificare in maniera separata le
scritture di assestamento e rettifica di bilancio effettuate a fine anno con la stessa data
registrazione (31.12) ma su un periodo specifico. In tal modo, sarà possibile produrre bilanci a tutto
il periodo 12, piuttosto che a tutto il periodo 13 e cosi’ via (mediante l’utilizzo di varianti diverse di
lancio del bilancio). Le registrazioni di chiusure contabili di fine anno verranno effettuate nel
periodo speciale 16.
2.2.8. Gestione divise
SAP prevede da standard la gestione delle divise estere.
Tutti i documenti contabili potranno essere registrati in divisa interna (Euro) o in divisa estera, in
questo secondo caso saranno registrati sia gli importi in Euro sia nella divisa del documento
contabile. Il cambio viene derivato automaticamente dalla tabella cambi di SAP ma è lasciata
all’utente la possibilità di inserire un cambio diverso.
Il sistema rileva un utile/perdita su cambi al momento del pareggio delle partite in divisa estera,
come differenza tra controvalore in Euro al momento della registrazione della fattura e controvalore
in Euro al momento del pagamento.
Il sistema rileva gli utili/perdite su cambi anche in sede di rivalutazione delle divise estere tramite
un report ad-hoc da eseguire al 31.12.
I conti di utile/perdite su cambi saranno differenziati a seconda che si tratti di utili/perdite realizzate
o presunte.
Le rivalutazioni da eseguire al 31.12 saranno rilevanti soltanto ai fini del bilancio per cui saranno
automaticamente stornate al 1.1 per annullarne gli effetti. Le rivalutazioni di conti CoGe (ad es. un
conto corrente bancario in valuta) avranno come contropartita patrimoniale in bilancio lo stesso
conto rivalutato, i conti mastro relativi a partite aperte clienti/fornitori avranno invece un conto di
contropartita diverso (es. “Rivalutazione deb. v/forn. In divisa estera”).
Normalmente la tabella cambi è gestita manualmente, sarà analizzata la possibilità di aggiornare in
modo automatico la tabella cambi. Ove ciò non fosse possibile Harmont & Blaine dovrà identificare
le risorse deputate alla sua manutenzione.
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I cambi negli incassi/pagamenti saranno gestiti da Doc Finance mentre i cambi in fattura saranno
gestiti da SAP attraverso la tabella cambi.
La rivalutazione dei debiti/crediti in divisa estera ai fini del bilancio sarà gestita da SAP.
2.2.9. Registri IVA
In Harmont & Blaine saranno gestiti i seguenti sezionali IVA:
Sezionali IVA Vendite:
Vendite (Italia, CEE ed extra CEE)
Note Credito
Note Debito
Corrispettivi
Autofatture
Reverse Charge Beni Intra
Reverse Charge Servizi Intra
Reverse Charge acquisti Italia
Sezionali IVA Acquisti:
Acquisti (Italia, estero)
Acquisti Beni Intra (Reverse Charge)
Acquisti Servizi Intra (Reverse Charge)
Acquisti Italia Reverse Charge (Reverse Charge)
Ogni sezionale IVA sarà legato ad una numerazione documenti specifica che rappresenterà il
numero protocollo IVA. I documenti reverse charge avranno un protocollo unico sia per l’IVA
acquisti che per l’IVA vendite.
Le operazioni reverse charge, a differenza di quanto accade con il sistema attuale, saranno
eseguite con un’operazione unica che avrà rilevanza sia contabile che IVA.
Saranno implementati i seguenti controlli:
Controllo progressività documenti per ogni sezionale IVA
Controlli specifici su codici IVA ammessi per ogni sezionale IVA
Controllo periodo IVA aperto per ogni sezionale IVA
Per i documenti reverse charge, sarà previsto un controllo che richiederà almeno un codice
IVA reverse charge nel documento per evitare buchi nei registri IVA e permettere al tempo
stesso l’utilizzo di codici IVA non reverse charge
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2.2.10. Tax Free
Attualmente le rilevazioni delle note debito ricevute con riferimento alle operazioni Tax-
Free avvengono in due passaggi separati:
Rilevazione ai soli fini della liquidazione IVA (e dei sezionali IVA) senza impatti contabili. La
scrittura è la seguente:
o costo per vendite (imponibile) in Dare
o IVA in Dare
Si tratta di una prima nota squadrata che non ha valenza contabile ma è rilevante ai soli fini
del registro iva e della liquidazione
Registrazione della prima nota contabile “IVA @ Fornitore”
In SAP sarà eseguita un’unica operazione con rilevanza sia IVA che contabile. Verrà eseguita la
registrazione “IVA @ Fornitore”. Sul conto IVA verrà richiesto di inserire il codice IVA di riferimento
e l’imponibile (che potrà anche essere calcolato automaticamente).
Rimane da definire se gestire l’operazione come IVA acquisti (come avviene attualmente) o come
rettifica dell’IVA vendite. In ogni caso il codice IVA sarà dedicato a queste operazioni. Sarà
prevista una validazione (controllo) per garantire le corrette imputazioni a livello di tipo documento
e codice iva.
2.2.11. Fatture con ritenuta d’acconto attiva derivanti da operazioni Tax-Free
Saranno gestite fatture attive con ritenuta d’acconto per le commissioni riconosciute per le
operazioni Tax-Free.
Contabilmente la registrazione sarà:
Cliente 110,5
Ricavo 100
IVA 22
RA
subita 11,5
Nella stampa della fattura ci sarà l’evidenza della ritenuta d’acconto subita:
Ricavo 100
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IVA 22
TOT fatt. 122
RA subita 11,5
Netto a
pagare 110,5
Tecnicamente sarà definito un apposito tipo condizione che calcola un aliquota del 23% sul 50%
dell’imponibile e non va ad incidere sul calcolo di netto e iva scrivendo su un apposito conto
Co.Ge.
2.2.12. Note di variazione IVA a clienti per operazioni Tax Free
E’ stata richiesta l’emissione di note di variazione IVA da emettere al cliente in seguito a
restituzione dell’IVA per la normativa TAX FREE.
La nota di variazione IVA sarà emessa da ciclo attivo, la registrazione contabile sarà:
Cliente 22
Transitorio
IVA 1000 Cod. IVA 22%
Transitorio
IVA 1000
Cod. IVA
esente
IVA vendite 22
2.2.13. Fatture omaggio ed autofatture
Saranno gestite da ciclo attivo le fatture omaggio con rivalsa IVA e senza rivalsa IVA. Nel caso di
fatture omaggio senza rivalsa IVA a clienti non abituali, verrà emessa una autofattura identica alle
fatture omaggio senza rivalsa IVA ma con cliente HARMONT & BLAINE.
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Nel dettaglio, si avranno i seguenti casi gestiti da ciclo attivo:
Fattura omaggio con rivalsa IVA (registro vendite):
Cliente 22
Ricavo
omaggi 100
IVA 22
Sconto
omaggi 100
Fattura omaggio senza rivalsa IVA (registro vendite):
Ricavo
omaggi 100
IVA 22
Sconto
omaggi 100
Sconto
omaggi 22
Autofattura per omaggi a clienti non abituali (Testimonial, registro autofatture):
Ricavo
omaggi 100
IVA 22
Sconto 100
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omaggi
Sconto
omaggi 22
In tutti i suddetti casi di autofattura, il conto di costo non sarà differenziato per importo maggiore o
minore di 50€. Se necessario il costo potrà essere girocontato manualmente.
Autofatture derivanti da acquisto servizi esteri:
1. L’acquisto estero verrà registrato da ciclo passivo con numerazione non rilevante IVA. 2. L’autofattura di vendita verrà registrata da ciclo attivo con stampa con numerazione del
registro delle autofatture. La registrazione sarà:
HARMONT
& BLAINE 122
Autofattura
100
IVA
22
3. Contestualmente sarà registrata la fattura acquisti relativa all’autofattura, con numerazione del registro acquisti:
HARMONT
& BLAINE 122
Autofattura 100
IVA 22
Il coinvolgimento del ciclo attivo rappresenta una modifica anche organizzativa all’attuale sistema
(gestito tutto all’interno del ciclo passivo)
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2.2.14. Reverse Charge
Le operazioni reverse charge, a differenza di quanto accade con il sistema attuale, saranno
eseguite con un’operazione unica che avrà rilevanza sia contabile che IVA.
Il protocollo sarà lo stesso, sia per l’IVA vendite che per l’IVA acquisti.
La registrazione sarà:
Fornitore 1000
Costo 1000
IVA acq 220
IVA vend
220
2.2.15. Gestione Bolle Doganali
Attualmente le bolle doganali vengono gestite nel modo seguente:
Al momento dell’entrata merci arriva contestualmente anche la fattura del fornitore estero
ma attualmente questi eventi non generano impatti contabili fino all’arrivo della bolla
doganale.
All’arrivo della bolla doganale, questa viene registrata in Euro, al cambio indicato nel
documento, utilizzando il fornitore merci che però viene maggiorato degli oneri doganali. Il
documento viene registrato in Euro, al cambio indicato nella bolla, quindi senza gestire la
divisa estera. La registrazione effettuata (rilenvate IVA) è la seguente:
Fornitore 1320
Costo 1000
Oneri
dog. 100
IVA 220
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Contestualmente viene fatto un giroconto che storna la parte di debito da non pagare al fornitore
estero (documento non rilevante IVA):
Fornitore 320
Oneri
dog. 320
Infine, all’arrivo della fattura dello spedizioniere, questa viene registrata nel modo seguente
(documento rilevante IVA):
Sped 320
Oneri dog 320
Viene proposto un flusso diverso, che permette di risolvere vari problemi del flusso precedente:
Al momento dell’entrata merci, questa verrà registrata in contabilità con impatti sia sui costi che sul
magazzino.
Ci saranno due registrazioni automatiche, una civilistica:
Costo 1000
Ft. Da ric. 1000
Ed una gestionale di valorizzazione/movimentazione dello stock:
Stock 1000
Controp. Stock 1000
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All’arrivo della fattura del fornitore estero, generalmente contestuale all’entrata merci, questa verrà
registrata contabilità richiamando la relativa entrata merci. La registrazione sarà eseguita in divisa
estera al cambio della registrazione, ovviamente questo cambio potrà differire da quello della bolla
che arriverà in un momento successivo:
Fornitore
1000
Ft. Da ric. 1000
All’arrivo della bolla doganale, questa viene registrata in Euro al cambio indicato nel documento
(documento rilevante IVA):
Forn. Dogana 1000
Dazi 100
IVA 23
Forn. Dogana 1123
E’ importante inserire manualmente il codice del fornitore estero a cui la bolla si riferisce, nel testo
testata del documento. Infatti le bolle doganali relative ad acquisti con paesi a fiscalità privilegiata
dovranno essere incluse nel report della black list. La gestione SAP Standard della black list
prevede l’inserimento manuale del codice fornitore nel testo testata del documento.
All’arrivo della fattura dello spedizioniere, questa viene registrata in contabilità:
Spedizioniere 135,2
Forn. Dogana 123
Spese sped. 10
IVA 2,2
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2.2.16. Black List
SAP gestisce da standard la produzione dei file strutturati per la dichiarazione Black List.
Attualmente la rilevanza di un fornitore per la black List è gestita a livello di singola anagrafica, in
SAP invece la rilevanza di un fornitore per la Black List è gestita a livello di paese. Sarà fornita una
tabella standard con tutti i paesi rilevanti per la Black List. I clienti/fornitori appartenenti a questi
paesi, verranno automaticamente considerati.
Il report produrrà un file strutturato secondo le specifiche dell’Agenzia delle Entrate.
Per gli acquisti con bolla doganale relativi ad operazioni con detti paesi, verrà selezionata la bolla
doganale attraverso il riferimento del fornitore inserito manualmente nel testo testata del
documento col prefisso “CUST”.
2.2.17. Spesometro
Verrà fornita la soluzione standard che prevede la creazione del file con selezione in base a codici
IVA, codici clienti/fornitori, tipi documento, ecc. SAP rilascia note di aggiornamento per recepire i
cambiamenti nella normativa.
2.2.18. Bilancio
Attraverso una apposita transazione sarà possibile visualizzare il bilancio IV direttiva CEE o il
bilancio con una qualsiasi altra struttura in forma scalare.
2.2.19. Libro giornale
Attraverso una apposita transazione sarà possibile visualizzare il libro giornale.
2.2.20. Registrazione Paghe
Verrà fornito un programma che registrerà le scritture di paga in modo automatico, importando un
file paghe proveniente da un sistema esterno.
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2.2.21. Cash Management
Verrà fornita una struttura base di Cash Management che prevede:
Stato attuale delle finanze: Cioè saldi della liquidità proveniente da fonti certe (conti correnti
bancari, cassa, ecc.).
Previsioni di liquidità: Cioè la liquidità derivante da debiti e crediti commerciali e da ordini di vendita
e di acquisto non ancora fatturati
Memo records: inserimenti manuali di entrate e uscite senza evidenza nel sistema (es. previsioni di
uscite per stipendi, fitti passivi ricorrenti, tasse periodiche, ecc).
I fornitori ed i clienti saranno classificati in “Gruppi Cash Management” in modo da averne
evidenza separata nel report del Cash Management standard. Ad oggi i dipendenti che
sostengono spese in trasferta vengono trattati come fornitori.
I gruppi Cash Management da gestire per i fornitori sono:
Materie Prime
Accessori
Prodotti Finiti
Fasonisti
Investimenti
I gruppi Cash Management da gestire per i clienti sono:
Italia
Estero
Potrà essere inserito un gruppo per fornitore. Se un fornitore appartiene a più gruppi, verrà scelto il
gruppo prevalente.
Altri gruppi potranno essere creati se richiesto.
I gruppi Cash Management saranno importati automaticamente in Docfinance insieme alle
anagrafiche dei clienti e dei fornitori.
Il report standard riporterà in colonna il periodo con estensione inseribile dall’utente (mensile,
settimanale ecc.) ed in riga il tipo di liquidità (banche, clienti, fornitori).
Il report parte da una situazione di riepilogo per macro-voci (Banche, clienti e fornitori) ed
attraverso il drill-down permette di scendere sempre più nel dettaglio, fino ad arrivare alla singola
partita, OdA, OdV.
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Harmont & Blaine segnala la necessità di supporto nella pianificazione/memo di eventi di spesa
che non scaturiscono in forma diretta dalla gestione. Si fa l’esempio relativo ai pagamenti di tasse,
IVA, ecc., specialmente nei casi in cui le relative notifiche non arrivino in modo tempestivo
(problema acuito dall’assenza di un attribuzione formale del presidio di tale attività a
risorse/funzioni specifiche). A tal proposito SAP permette la creazione di “memorecord” dedicati
che fungono da reminder.
2.2.22. Banche interne
Le banche interne identificano le agenzie bancarie (ABI-CAB) con le quali la società intrattiene
rapporti di conto corrente. In una banca interna possono essere codificati più conti correnti
bancari.
In SAP vengono gestite anagrafiche specifiche per le banche interne alle quali sono collegati i conti
CoGe relativi (conto banca ordinario e transitori vari).
I dati di indirizzo della banca interna (nome banca ed indirizzo) sono centralizzati a livello di chiave
banca (che, per le banche italiane, corrisponde alla concatenazione di ABI-CAB), in questo modo
se un appoggio bancario ha un ABI-CAB già censito nel sistema, i dati di indirizzo vengono ripresi
automaticamente.
Le banche interne in SAP sono necessarie per gestire flussi in entrata ed uscita con le banche (es.
disposizioni di pagamento, presentazioni RiBa, importazione di estratti conto ecc.). In Harmont &
Blaine tali flussi dovranno essere integrati con Docfinance, pertanto le banche interne di SAP
dovranno essere riprese in Docfinance e la loro codifica dovrà essere inserita in una tabella di
raccordo Docfinance-SAP.
2.2.23.Interfacce Docfinance
SAP e Docfinance dialogheranno attraverso interfacce in entrata ed uscita. Le interfacce previste
sono:
da SAP a Docfinance (schedulati 2 volte al giorno più on demand):
Anagrafiche clienti/fornitori/Piano dei conti
Scadenziario clienti e fornitori
Flusso Punti Vendita Store SAP DocFinance
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Da Docfinance a SAP:
flussi per registrazioni movimenti banche tramite batch-input: pagamenti, incassi, flussi RiBa,
finanziamenti, mutui.
File per aggiornamento agenzie bancarie
Prime note per rilevazione commissioni bancarie, interessi, ecc
Flusso RIBA
L’emissione delle RiBa sarà eseguito in SAP massivamente attraverso la transazione standard
F110 (su conti transitori).
La registrazione sarà:
Cliente Portafoglio RiBa @ Cliente
Nel partitario del cliente verrà visualizzata la partita cliente portafoglio RiBa e non apparirà più la
fattura (che sarà chiusa ma potrà comunque essere visualizzata se si sceglierà di vedere anche le
partite chiuse). Questi movimenti saranno importati in Docfinance per la presentazione.
La presentazione delle RiBa sarà eseguita in Docfinance e sarà registrata in SAP tramite
interfaccia. Al momento della presentazione verrà accreditato il conto transitorio banca c/riba
emesse ed in avere sarà movimentato un conto transitorio specifico per banca “Banca c/anticipi
RiBa Banca X” il cui saldo rappresenta l’esposizione per anticipi ricevuti sulle RiBa presentate.
La registrazione contabile sarà:
Banca c/riba emesse @ Banca c/ant RiBa Banca X
La maturazione delle RiBa sarà eseguita in Docfinance e sarà registrata in SAP tramite interfaccia:
alla scadenza verrà chiusa la partita Banca c/anticipi RiBa e verrà chiusa la partita del cliente.
La registrazione contabile sarà:
Banca c/ant RiBa Banca X @ Cliente Portafoglio RiBa
L’accredito in banca sarà eseguito in Docfinance e sarà registrato in SAP tramite interfaccia.
La registrazione sarà:
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Banca @ Banca c/riba emesse
Gli eventuali insoluti saranno rilevati in Docfinance e registrati in SAP tramite interfaccia. In SAP
sarà riaperto il cliente in Dare e movimentato in avere un conto Transitorio insoluti specifico per
banca.
La registrazione sarà:
Cliente @ transitorio Banca insoluti RiBa
Il transitorio banca insoluti sarà poi girocontato al conto banca ordinario da Docfinance:
transitorio Banca insoluti RiBa @ Banca
Gestione Divise
I partitari clienti e fornitori verranno riportati in Docfinance con le informazioni riguardanti le divise
estere.
Il cambio in fattura viene rilevato da SAP in base alla tabella cambi SAP generale o al cambio
specifico indicato dall’utente. Il pagamento invece viene effettuato al cambio di Docfinance (in
Docfinance non esiste una tabella cambi mantenibile dall’utente) che viene poi importato in SAP.
In base al differente controvalore in Euro tra fattura e pagamento verrà rilevato in SAP un utile o
una perdita su cambi.
La rivalutazione/svalutazione delle partite in divise estere ai fini del bilancio viene effettuata in
SAP, non ci sono effetti su Docfinance.
Banche interne
Non è prevista un’interfaccia per le banche interne. Le banche interne dovranno essere create in
SAP ed in Docfinance. In Docfinance saranno indicate le corrispondenze tra banche interne SAP e
Docfinance.
Voce finanziaria e Rating
In Docfinance, nelle anagrafiche clienti e fornitori, vengono gestiti due attributi:
Voce finanziaria: corrispondente al campo di anagrafica SAP Gruppo Cash Management
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Rating: con riferimento ai fornitori, indica la priorità per il pagamento, con riferimento ai clienti,
indica la solvibilità. Dovrà essere definito un campo dell’anagrafica in cui, convenzionalmente,
dovrà essere riportato il campo rating.
2.2.24.Gestione Ratei e Risconti
Attualmente la gestione automatica della competenza in Harmont & Blaine ha rilevanza solo
gestionale. Già in sede di registrazione della fattura viene indicato il periodo di competenza ed il
sistema registra nella contabilità analitica le rateizzazioni dei costi.
In SAP la gestione della competenza economica potrà essere fatta attraverso 3 strumenti:
Ordini di acquisto
Funzionalità SAP dell’“Accrual Engine”
Documenti ratei risconti manuali autostornanti
Questi 3 strumenti saranno tutti utilizzati in SAP, a seconda della tipologia di rateo/risconto
sarà scelto lo strumento più adatto.
In generale è stata definita la regola generale che saranno utilizzati i conti civilistici per la
registrazione dei ratei e risconti ai fini del bilancio infrannuale ed annuale, l’unica
eccezione saranno gli ammortamenti gestionali ed i ratei previsionali per i quali saranno
utilizzati conti gestionali.
Sarà previsto uno o più “settori contabili” che saranno inseriti nelle registrazioni al solo
scopo di essere utilizzati come filtri in bilancio. Ovviamente i settori contabili potranno
essere utilizzati come filtri in tutti i report contabili (libro giornale, mastrini ecc.).
In dettaglio è stato definito:
- Costi del personale: gli accantonamenti arriveranno da interfaccia con conti civilistici ma
con settore contabile specifico in modo da poterli escludere dal bilancio.
- Costi da ODA: il flusso standard che prevede i 2 step di entrata merci con rilevazione del
costo per competenza ed entrata fattura con data di registrazione della fattura, fanno sì
che la competenza dei costi sia rispettata automaticamente.
- Risconti: sarà utilizzato l'Accrual Engine su conti civilistici per i costi già sostenuti. Per i
costi/ricavi non sostenuti (ratei previsionali) sarà utilizzato un settore contabile specifico
per escluderli dal bilancio.
- Le registrazioni manuali di rettifica saranno eseguite con documenti autostornanti, cioè
delle prime note nelle quali viene inserita la data di storno. Anche in questo caso sarà
inserito un settore contabile per poter escludere dal bilancio queste registrazioni.
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- Ammortamenti: Saranno registrati gli ammortamenti gestionali mensili sui conti gestionali
e gli ammortamenti civilistici annuali sui conti civilistici secondo la gestione standard degli
ammortamenti in Sap.
2.2.25.Gestione competenza economica con OdA
Tutti i costi derivanti da acquisizione di servizi potranno seguire il flusso standard del ciclo passivo
che prevede la creazione preventiva di un OdA. Al momento dell’acquisizione del servizio, avviene
la rilevazione contabile del “costo @ ft. da ricevere”. Al momento della registrazione della fattura (o
della prima nota della rilevazione del debito in caso non ci sia una fattura, nel caso ad esempio di
fitti da pagare ai privati), il sistema registrerà “ft. da ricevere @ fornitore”. Questo flusso garantisce
naturalmente l’acquisizione dei costi per competenza economica.
In tutti i casi di fatture anticipate, in cui cioè la competenza del costo è successiva alla
registrazione della fattura, si propone di creare un tipo ordine d’acquisto che non prevede lo step
dell’acquisizione del servizio. In tal caso il costo sarà registrato insieme alla fattura e potrà
successivamente essere spalmato in base alla competenza mediante l’utilizzo della funzionalità
SAP di accrual engine descritta nel paragrafo 2.2.26.
I fitti passivi dei negozi hanno una parte minima fissa ed una variabile calcolata nel caso in cui i
ricavi del negozio superano una soglia predefinita (in questo caso quindi si paga un extra che si
aggiunge al minimo garantito). Questo vale generalmente per i negozi presso centri commerciali,
mentre i fitti da privati sono ad importi fissi e non vengono registrate fatture passive, ma solo
registrazioni contabili, inoltre Harmont & Blaine gestisce anche contratti di leasing indicizzati (legati
ad esempio al tasso di interesse Euribor). Dato che il valore dell’OdA non può variare in base a
parametri, si propone la gestione di ordini d’acquisto con importi forfettari in alternativa alla
registrazione diretta in contabilità.
Effetti su bilanci infra-annuali e bilanci al 31/12.
Questa gestione, utilizzando i conti civilistici, ha effetti immediati sia sui bilanci gestionali
infrannuali che civilistici di fine anno.
2.2.26.Gestione competenza economica con SAP “Accruals Engine”
Tutti i costi con competenza contabile da spalmare, saranno gestiti con la funzionalità standard
SAP dell’”Accrual Engine”.
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Rilevazione automatica dei risconti da documenti contabili:
La fattura sarà registrata in contabilità normalmente, senza indicazione della competenza.
Subito dopo la registrazione della fattura, l’utente eseguirà una funzionalità standard di rilevazione
automatica di oggetti ratei e risconti, in cui inserirà in selezione la fattura ed il conto da rateizzare
ed il periodo di rateizzazione. Sarà possibile eseguire la funzionalità per più fatture
contemporaneamente ma il periodo di rateizzazione, essendo inserito come un parametro di
selezione, sarà lo stesso per tutte le registrazioni. Il sistema creerà l’oggetto ratei/risconti, che avrà
lo stesso codice della fattura di riferimento ed eseguirà la registrazione di storno del costo e
rilevazione del risconto attivo:
Risconto attivo @ Costo.
Il sistema rileverà il conto di costo ed il centro di costo (o altro oggetto di contabilità analitica) dalla
registrazione originaria. Il conto di risconto invece sarà predefinito ed uguale per tutte le
registrazioni. Anche il tipo documento da utilizzare sarà predefinito ed uguale per tutte le
registrazioni.
Periodicamente (mensilmente, trimestralmente o annualmente) sarà eseguita massivamente la
registrazione della rateizzazione di tutti i risconti aperti. Le registrazioni saranno:
Costo @ Risconto attivo
I Ratei/risconti saranno mensili con calcolo basato sui giorni.
Effetti su bilanci infra-annuali e bilanci al 31/12.
Questa gestione prevede l’utilizzo di conti civilistici. Il vantaggio è che queste registrazioni sono
immediatamente rilevanti nei bilanci infra-annuali ed annuali.
Un potenziale svantaggio è che, se si preferisce escludere le registrazioni periodiche di ratei e
risconti dal libro giornale e dai mastrini contabili, sebbene il tipo documento sarà specifico e quindi
tecnicamente queste registrazioni potrebbero essere facilmente escluse, di fatto non potranno
essere escluse perché il saldo dei mastrini per i ratei/risconti a cavallo d’anno non sarà 0.
Di seguito un esempio della gestione contabile di un risconto:
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Storno iniziale del costo:
Risconto 1200
Costo 1200
Periodo +1
Costo 100
Risconto 100
Periodo +2
Risconto 100
Costo 100
Costo 200
Risconto 200
Periodo +3
Risconto 200
Costo 200
Costo 300
Risconto 300
Periodo +4 (31/12/20XX)
Risconto 300
Costo 300
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Costo 400
Risconto 400
La soluzione sopra descritta è preferibile rispetto a quella che prevede invece le
registrazioni intermedie dei costi a risconti in modalità incrementale di mese in mese
infatti, stornando ad ogni periodo tutto il pregresso, la registrazione del risconto sarà
sempre al cambio recente.
Registrazioni di ratei previsionali in caso di costi non ancora rilevati
In caso di ratei, dato che non abbiamo ancora una registrazione contabile da rateizzare, l’oggetto
ratei/risconti va creato senza riferimento ad una registrazione contabile e senza registrazione
iniziale del costo (o del ricavo). La successiva registrazione della fattura andrà registrata
direttamente a rateo (in modo di azzerare il saldo) oppure a ricavo da girocontare poi a rateo.
Essendo creato manualmente, saranno inseriti manualmente i conti (che potranno essere sia
civilistici che gestionali), il tipo documento ed il centro di costo. Secondo la gestione scelta,
saranno utilizzati conti civilistici con settore contabile specifico in modo da poter essere esclusi dal
bilancio.
Effetti su bilanci infra-annuali e bilanci al 31/12.
gli effetti saranno automatici sia per i bilanci infrannuali interni che civilistici; Basterà impostare il
filtro sul settore contabile per non avere effetti sul bilancio civilistico.
2.2.27.Gestione competenza economica con documenti manuali Ratei/Risconti
SAP prevede l’utilizzo di documenti “auto stornanti”, si tratta di prime note nelle quali viene
impostata la data di storno già in fase di acquisizione.
La gestione dei ratei/risconti con questo strumento è completamente manuale, nel senso che
l’utente dovrà inserire gli importi, i conti ecc. L’automatismo sarà unicamente lo storno al primo
giorno del periodo successivo.
Questo strumento sarà utilizzato per rettifiche manuali della competenza economica.
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Effetti su bilanci infra-annuali e bilanci al 31/12.
Anche in questo caso, utilizzando conti civilistici con settore contabile specifico, gli effetti saranno
immediati sia sul bilancio civilistico annuale che sui bilanci gestionali infrannuali. Per escluderli dal
bilancio civilistico basterà inserire il filtro sul settore contabile.
2.2.28.Valorizzazioni di magazzino di fine anno ai fini del bilancio
Il valore degli stock di magazzino è aggiornato in tempo reale sui conti gestionali. Le rilevazioni
civilistiche dei magazzini però vanno eseguite manualmente riprendendo i valori dai conti stock
gestionali.
La valorizzazione degli stock sarà a costo standard per i prodotti finiti e a media mobile per le
materie prime ed i semilavorati.
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2.3. CONTABILITA’ CLIENTI
2.3.1. Anagrafica Clienti
Le informazioni dell’Anagrafica Clienti sono condivise dalle Aree Contabilità, che ne definisce le
caratteristiche di base, e dal modulo delle Vendite/Distribuzione (SD) di cui il cliente costituisce
un’anagrafica necessaria per la definizione del ciclo attivo.
La gestione del sezionale Clienti di SAP permette:
il trattamento dal punto di vista contabile delle procedure legate ai clienti (anagrafiche,
fatturazione attiva, trattamento IVA, incassi, gestione degli scadenzari, solleciti);
la gestione integrata per le situazioni di compensazione debiti/crediti in cui il cliente ricopra
anche il ruolo di fornitore.
La contabilità clienti è un sezionale del sistema di Contabilità Generale; i due ambienti sono
collegati attraverso i conti “mastro di riconciliazione” alimentati automaticamente in CO.GE. per
ogni imputazione effettuata su un conto del sezionale Clienti. Per ogni cliente, nella parte
“contabile” dei dati anagrafici, viene indicato il conto mastro a cui appartiene.
Nel sistema SAP le informazioni anagrafiche vengono distinte in tre principali aggregati, che sono:
Dati generali, a livello di mandante in cui si indicano i dati di base (codice,
descrizione/Ragione Sociale, indirizzo, Partita Iva, Codice fiscale, banca di appoggio, ...)
Dati contabilità, a livello di Società in cui si indicano i riferimenti per le registrazioni
contabili (“mastro di riconciliazione”), per le procedure automatiche (“condizioni di
pagamento”, “metodi di pagamento”, …), dati per la strutturazione del partitario clienti
(“chiave di classificazione”), dati per la corrispondenza e specifiche per le procedure di
sollecito.etc.
Dati vendite, a livello di organizzazione vendite in cui vengono inserite le informazioni per
la gestione logistica del cliente.
Il primo livello è essenziale per entrambi i moduli FI ed SD, il secondo livello è essenziale per il
funzionamento del modulo FI, il terzo è relativo al modulo SD.
I dati generali sono definiti a livello di mandante e quindi saranno comuni per le società e per le
aree vendite presenti; il codice dell’anagrafica sarà quindi unico per le due società ma i dati
contabili e dell’area vendite potrebbero essere diversi.
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Presupposto per la creazione delle anagrafiche clienti è la definizione del gruppo conti, strumento
attraverso il quale si definiscono i seguenti elementi:
la natura del cliente;
l’intervallo numerico;
se l'assegnazione del numero deve avvenire internamente ad opera del sistema od
esternamente da parte dell'utente;
quali campi devono essere alimentati o compilati durante la creazione e la modifica di
record anagrafici (stato campo); in particolare quali campi sono obbligatori, facoltativi, in
sola visualizzazione o nascosti.
In Harmont & Blaine saranno gestiti 4 gruppi conti clienti:
Clienti Italia: con numerazione che iniza con 1
Clienti CEE: con numerazione che inizia con 2
Clienti Extra CEE: con numerazione che inizia con 3
Clienti Italia persone fisiche: con numerazione che inizia per 19 e P.IVA facoltativa e cod.
fiscale obbligatorio.
Potranno essere aggiunti altri gruppi conti se ne dovesse sorgere l’esigenza.
Al momento sarà gestita in SAP soltanto la società principale, saranno gestite però le “società
partner” come attributi dei clienti/fornitori appartenenti al gruppo, in modo da avere immediata
evidenza dei costi/ricavi intragruppo.
Le anagrafiche clienti in SAP non avranno la stessa codifica dell’attuale sistema ma saranno
identificabili tramite il “numero conto precedente” riportato in anagrafica.
Le movimentazioni contabili in SAP sono effettuate a livello di contabilità sezionale utilizzando il
Codice anagrafico; mediante il Conto di Riconciliazione (mastro) impostato in anagrafica queste
vengono riportate in Contabilità generale, quale evidenziazione della totalità dei crediti a livello di
bilancio.
Il conto mastro di contabilità generale associato alle anagrafiche clienti sarà di 3 tipi:
Clienti Italia
Clienti Cee
Clienti Extra Cee
Durante la registrazione contabile diretta dal modulo FI (registrazione non legata a documenti
di vendita) sarà possibile movimentare dei conti mastro diversi da quelli presenti in anagrafica
inserendo un codice (in SAP si chiama “codice Co.Ge. speciale”) legato al mastro alternativo
(Mastri Speciali ).
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Sarà definito un campo “Rating” da importare in Docfinance che classifica la solvibilità del cliente.
2.3.2. Gestione RiBa
La situazione “As Is” prevede la gestione delle RiBa attive allo sconto, con emissione di una RiBa
per ogni fattura.
La gestione “To Be” prevederà un flusso RiBa attive allo sconto con emissione di RiBa su singola
fattura.
Il processo adottato sarà quello standard SAP ma i vari step saranno controllati da DocFinance
tramite interfacce specifiche. Il flusso contabile rispecchia quello utilizzato attualmente con la
differenza che in SAP il conto Portafogli RiBa sarà un sezionale clienti (e non un conto coge
normale come avviene attualmente) e quindi ci sarà sempre evidenza nei partitari.
Il flusso contabile è dettagliato nel paragrafo delle interfacce Docfinance.
2.3.3. Gestione Contabile Punti Vendita
Tramite interfaccia Store, viene generata una registrazione per punto vendita ogni giorno.
La registrazione iniziale è una prima nota non rilevante IVA:
Tr.
Versamenti 500
Tr. POS 500
Negozio 1000
Successivamente viene fatta la registrazione rilevante IVA che va nel registro dei corrispettivi:
Negozio 1000
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Corrispettivi 800
IVA 200
I conti transitori POS sono specifici per banca. I negozi saranno gestiti come cliente o come conto
CoGe ma saranno specifici per negozio. Per ogni conto banca ci sono 4 tipologie di conti:
Ordinario
Transitorio incassi
Transitorio pagamenti
Transitorio POS
Il flusso quindi si articola nel seguente modo:
Store invia il flusso (movimenti di versato e POS) alla Co.Ge. producendo le varie scritture contabili
quali ad es:
cassa @ corrispettivi
banca trans versamenti @ corrispettivi
A questo punto in Co.Ge. viene effettuato automaticamente il giroconto del tipo
Corrispettivi @ ricavi
@ iva
Poi Co.Ge. invia a DocFinance un file .txt che contiene i movimenti dei conti banca transitori.
Successivamente DocFinance invia a Co.Ge. il flusso dei movimenti banca ordinari.
2.3.4. Gestione Anticipi da ciclo attivo
Gli anticipi attivi saranno gestiti da ciclo attivo.
In caso di fattura di anticipo la registrazione sarà:
Cliente 122
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anticipo 100
IVA 22
La fattura successiva con assorbimento dell’anticipo sarà:
Cliente 122
ricavo 100
IVA 22
Sarà poi emessa una nota credito per l’anticipo:
Cliente 122
anticipo 100
IVA 22
2.3.5. Gestione Solleciti Clienti
La gestione solleciti in SAP viene gestita attraverso l’attribuzione di una “procedura di sollecito” in
anagrafica cliente.
La procedura di sollecito definisce il numero di livelli di sollecito previsti ed i giorni di ritardo
necessari per far scattare ogni livello di sollecito. Ad ogni livello di sollecito è legata la produzione
di un modulo di stampa con testi differenziati in base al livello di sollecito raggiunto.
Le eventuali partite da non sollecitare, perché ad esempio per accordi col cliente oppure in caso di
spedizioni tardive gli articoli vengono concessi in conto vendite, devono essere bloccate
preventivamente per non essere selezionate dalla procedura.
E’ stata richiesta la selezione delle fatture da sollecitare in base all’agente. In tal caso è necessario
che l’agente sia riportato nella partita del cliente in un campo da definire. Tale campo sarà
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visualizzabile anche nei partitari del cliente e potrà essere utilizzato come filtro o criterio di
ordinamento delle partite.
Sarà quindi previsto un campo in anagrafica cliente in cui inserire l’agente valido ai soli fini statistici
(cioè di selezione dei clienti) dato che l’agente sarà comunque mappato come figura “ruolo
partner” utilizzato appositamente per il calcolo provvigioni.
Quindi, a fronte del requisito indicato da HB che prevede di inviare in un primo momento i solleciti
direttamente all’agente competente per zona, il flusso SAP sarebbe il seguente:
A livello di anagrafica cliente viene inserito il codice agente in un apposito campo.
Nel flusso dall’ordine di vendita alla fattura verrà riportato sempre il dato relativo all’agente
competente.
La procedura solleciti sarà eseguita in un primo momento per codice agente.
Il report prodotto dalla procedura solleciti verrà inviato all’agente.
Se non si ricevono aggiornamenti dall’agente, HB procederà ad inviare i solleciti
direttamente ai clienti.
E’ stata richiesta la possibilità di invio automatico dei solleciti via mail, la possibilità di invio deve
essere discrezionale.
2.3.6. Gestione titoli a garanzia
La gestione “As Is” non permette di avere la situazione reale del cliente in quanto la registrazione
del titolo chiude la partita togliendone l’evidenza nell’aging.
Inoltre, eseguendo una registrazione contabile effettiva, ci sono effetti contabili in bilancio e nel
giornale.
Ancora, in caso di rimessa anticipata, la scadenza è immediata per cui non si ha evidenza della
reale scadenza del credito.
La soluzione “To Be” proposta prevede la “preacquisizione del titolo” con una procedura guidata in
cui l’utente seleziona le partite del cliente da attribuire al titolo, indica per ognuna l’importo a
copertura (il sistema proporrà l’intero importo della partita ma l’utente potrà inserire un importo
inferiore) ed inserisce l’importo totale ed i riferimenti del titolo (numero, banca, note).
Il documento preacquisito avrà in dare il conto cassa assegni per l’importo dell’assegno, con i
riferimenti del cliente ed il numero dell’assegno. In avere le partite cliente, una per ogni fattura a
cui l’assegno è attribuito.
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Cassa assegni 1000
Cliente (Ft. 1) 500
Cliente (Ft. 2) 500
I titoli preacquisiti non andranno in bilancio e non alimenteranno i mastrini ma sarà comunque
possibile visualizzarli nel partitario clienti inserendo un parametro specifico in selezione.
Un job automatico provvederà a registrare e pareggiare i titoli giunti alla data di maturazione con
cadenza giornaliera, pertanto le fatture attive precedentemente registrate verranno chiuse con il
passaggio del documento preacquisito in contabilità
Gli OdV con modalità di pagamento “Rimessa anticipata” dovranno avere le scadenze dei titoli a
garanzia in modo da avere a sistema le scadenze reali (attualmente non ci sono informazioni sulle
scadenze).
Per i titoli da emettere alla creazione dell’OdV, per cui quindi non esistono ancora fatture da
attribuire, sarà prevista una procedura analoga in cui però attribuire il numero dell’OdV relativo al
titolo.
Il documento preacquisito sarà:
Cassa assegni 1000
Cliente (Ord. 1) 1000
L’utente avrà a disposizione una funzione specifica che visualizzerà la lista dei titoli attribuiti ad
OdV fatturati.
Se un OdV viene totalmente o parzialmente fatturato, l’assegno attribuito all’OdV potrà essere
riattribuito parzialmente o totalmente alle fatture tramite un automatismo che cancellerà il
preacquisito precedente e lo riemetterà con l’attribuzione alla fattura o alle fatture emesse più
l’attribuzione residuale all’OdV.
Cassa assegni 1000
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Cliente (Ft.1) 300
Cliente (Ft.2) 300
Cliente (Ord. 1) 400
Nel caso in cui ci siano più fatture parziali, la procedura prevederà uno smontamento graduale del
documento preacquisito originale in modo da tenere traccia dell’importo originale e dei movimenti
successivi.
Esempio. ODV da 3.000 coperto da assegno di 3.000:
Si registra un documento preacquisito del tipo cassa @ cliente 3.000
Vengono poi successivamente registrate due fatture ognuna da 500:
A. Creazione 2 documenti contabili ognuno del tipo cred v/cl @ ricavi per 500
B. Storno totale del documento preacquisito da 3.000
C. Registrazione in contabilità dell’incasso parziale assegno del cliente con due scritture del
tipo cassa @ cliente fatt 1 (fatt 2) per 500
D. Registrazione di un nuovo preacquisito per l’importo di 2.000
E. Registrazione successive delle fatture fino ad esaurimento ODV
F. Ripetizione degli step precedenti B, C e D fino a smontamento completo dell’importo
originario di 3.000
E’ stato richiesto di automatizzare gli step B, C e D
La gestione illustrata costituisce una personalizzazione che rappresenta un Gap. Sarebbe
possibile una gestione “in scope” seguendo il medesimo processo con l’utilizzo dei preacquisiti ma
gestiti in modo manuale.
Relativamente a questo flusso gli OdV con modalità di pagamento di “rimessa anticipata” dovranno
nascere con blocco alla consegna che potrà essere rimosso soltanto dagli utenti abilitati, all’arrivo
del titolo.
Gli OdV di questo tipo dovranno prevedere, nella stesso modulo di stampa dell’OdV (se fosse
richiesto un altro modulo di stampa costituirebbe un Gap), un testo in cui si richiede il titolo a
garanzia “come da ordine” quindi senza specificazione dell’importo.
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2.3.7. Clienti occasionali
Sarà previsto l’utilizzo di “Clienti occasionali”, cioè un codice cliente unico con dati anagrafici da
aggiungere di volta in volta in modo da non sporcare le anagrafiche con clienti con i quali non si
intrattengono rapporti continuativi.
2.3.8. Gestione contabile Buoni negozi
In Harmont & Blaine esistono le seguenti tipologie di buoni:
Buoni emessi dal centro
Buoni emessi da Harmont & Blaine che a loro volta si suddividono in
o Buoni regalo
o Buoni per resi
Rimborso senza emissione di buono
La gestione ipotizzata nei paragrafi sarà vincolata alla fattibilità tecnica derivante dai flussi dei
negozi.
2.3.8.1. Gestione buoni emessi dal Centro
I buoni emessi dal centro non vengono rilevati dal flusso dei corrispettivi ma dal flusso delle
modalità di pagamento solo al momento dell’utilizzo del buono.
Al momento dell’utilizzo del buono, l’importo viene registrato nel flusso delle modalità di
pagamento movimentando un conto “Crediti v/altri”:
Cassa 90
Cred. v/altri 10
Negozio 100
Poi l’amministrazione di Harmont & Blaine emette la fattura al centro commerciale chiudendo il
conto Cred. v/altri con IVA esente:
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Cliente Centro 10
Cred. v/altri 10
2.3.9. Gestione buoni emessi da HARMONT & BLAINE
Harmont & Blaine emette due tipi di buoni: buoni regalo e buoni per reso.
Gestione buoni regalo
I buoni regalo attualmente non hanno evidenza contabile. Al momento dell’emissione il buono non
viene rilevato. Ad es. in caso di corrispettivi 100 di cui buoni 10, la rilevazione attuale è:
Negozio 122
Corrisp. 100
IVA 22
La gestione proposta in caso di rilevazione contabile dei buoni emessi è:
Negozio 122
Corrisp. 90
Deb. Buoni 10
IVA 22
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Al momento dell’utilizzo del buono, attualmente viene rilevato il solo importo incassato. Ad
esempio, in caso di corrispettivi totali 15 di cui 10 incassati con buono, la rilevazione contabile
attuale è:
Negozio 5
Corrisp. 5
La gestione proposta invece è:
Negozio 5
Corrisp. 15
Deb. Buoni 10
L’ostacolo principale della gestione dei debiti per buoni è la mancanza di una data di scadenza,
per cui i buoni non utilizzati rimarrebbero aperti in contabilità e non potrebbero mai essere chiusi a
sopravvenienza per cui la gestione proposta sarebbe ipotizzabile soltanto nel caso che il buono
prevedesse una data di scadenza.
Gestione buoni per resi
In questo caso la gestione è simile a quella dei buoni regalo. A sinistra le rilevazioni contabili AS
IS, a destra la gestione TO BE proposta:
Vendita AS IS
Vendita TO
BE
Negozio 10
Negozio 10
Corrispettivi 10
Corrispettivi 10
Reso AS IS
Reso To Be
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nessuna rilevazione
Corrispettivi 10
Deb. Buoni 10
Utilizzo Buono AS IS (vendita per
12)
Utilizzo Buono To Be
Negozio 2
Negozio 2
Corrispettivi 2
Corrispettivi 12
Deb. Buoni 10
Reso con rimborso (senza emissione buono)
In caso di reso con rimborso in contanti, non è previsto un flusso. Attualmente le rilevazioni
automatiche vengono corrette manualmente prima della registrazione. In caso ad esempio di un
rimborso di 10 su un totale di corrispettivi di 100, le rilevazioni contabili senza correzione sono:
Negozio 100
Corrispettivi 100
Cassa 100
Negozio 100
Invece la rilevazione dovrebbe tener conto dei rimborsi in contanti:
Negozio 90
Corrispettivi 90
Cassa 90
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Negozio 90
2.4. CONTABILITA’ FORNITORI
2.4.1. Anagrafica fornitori
Le anagrafiche fornitori in SAP, specularmente a quanto accade per i clienti, hanno tre viste
indipendenti:
Parte generale: unica per fornitore, che contiene i dati anagrafici del fornitore (ragione
sociale, P.IVA ecc.)
Parte societaria: una per società, contiene i dati relativi alla gestione del fornitore nella
società (condiz. di pagamento, conto CoGe mastro, ecc.)
Parte acquisti: una per ogni organizzazione acquisti, contiene i dati relativi alla gestione del
fornitore nell’organizzazione acquisti (divisa dell’OdA, Cond. di pagamento nell’OdA, ecc.).
Attualmente i due Uffici Acquisti, quando hanno necessità di codificare un nuovo fornitore,
compilano una scheda fornitore contenente i dati di base ed i contatti, e la spediscono all’Ufficio
Amministrazione che si occupa della codifica nell’attuale sistema. Dato che SAP può prevedere
una gestione separata delle varie viste che compongono le anagrafiche fornitori, sarà necessario
definire quale ufficio creerà per primo l’anagrafica nei vari casi e se anche i dati acquisti dovranno
essere gestiti dall’Amministrazione (che attualmente gestisce l’intera anagrafica fornitore) o dagli
Uffici Acquisti.
È stato illustrato il fatto che i fornitori a cui viene spedita la merce da magazzino dovranno essere
creati in SAP anche come clienti, non solamente (come nell’attuale sistema) quando è necessario
emettere a quelle ragioni sociali delle fatture/note di debito attive (es.resi), ma anche quando c’è
una semplice emissione di una DDT (reso a fornitore, invio componenti a faconista, conto visione,
etc.). Per queste ultime tipologie di clienti sarà opportuno creare un gruppo conti clienti ad hoc
“Destinatari merci” con le informazioni strettamente indispensabili lato Spedizione, in modo da
alleggerire la procedura di creazione, in quanto molti fornitori rientrano in questa categoria
(faconisti, conto visione, etc.).
Sarà definito un campo di anagrafica per classificare il livello di “Rating” del fornitore. Questo
campo sarà importato in Docfinance e indicherà il livello di priorità dei pagamenti al fornitore.
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2.4.2. Gruppi conti fornitori
La classificazione principale in SAP delle tipologie di fornitore è data dal “gruppo conti”, che
definisce la codifica delle anagrafiche e i dati anagrafici necessari (es. P.IVA obbligatoria per
fornitori Italia e facoltativa per fornitori extra UE).
I range di numerazione ed i tipi fornitori attuali sono i seguenti:
100000-199999 Fornitori esteri (sia UE che extra-UE)
000000-099999 Fornitori Italia
In SAP saranno invece gestiti i seguenti gruppi conti, ognuno con una numerazione separata ai fini
di agevolare la reportistica:
Fornitori Italia (con partita IVA obbligatoria)
Fornitori Italia senza P.IVA (es. Pubbliche amministrazioni e persone fisiche)
Fornitori UE (con partita IVA comunitaria obbligatoria)
Fornitori Extra-UE
Professionisti (con dati ritenuta d’acconto)
Agenti (con dati ritenuta d’acconto)
Ruoli partner/destinatari merci
Fornitori interni (intra-gruppo e centri di distribuzione)
I codici dei fornitori in SAP non saranno pertanto uguali a quelli attuali ma in anagrafica, nei dati
societari, verrà riportato il codice precedente. Il fornitore sarà ricercabile anche tramite codice
precedente.
Verrà attivato il controllo standard sulla duplicazione delle anagrafiche fornitori in base al campo
“Partita IVA CEE”.
2.4.3. Categorie fornitori
E’ stata manifestata l’esigenza di classificare i fornitori in categorie ai soli fini statistici. Nell’attuale
sistema infatti, il campo “Categoria fornitore” rappresenta la principale categoria merceologica
approvvigionata da quel fornitore (materie prime M, accessori A, prodotti finiti P, pubblicitari Z,
terzisti F, etc.), a solo scopo di reportistica. Le categorie da prevedere sono:
Materie prime
Accessori
Prodotti finiti
Fasonisti
Investimenti (quest’ultima necessaria per il calcolo dell’indice di ritardo pagamenti, questi
infatti devono essere esclusi dall’indice).
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Un fornitore potrà essere attribuito ad una sola categoria, se un fornitore appartiene a più
categorie, si dovrà scegliere la principale.
Questa informazione sarà gestita in un campo statistico nei dati societari.
2.4.4. Funzioni partner
Le funzioni partner sono attualmente gestite (solo i destinatari merce laddove con indirizzo diverso
da quello del fornitore principale) creando un’anagrafica fornitore distinta con codice D + codice
fornitore di riferimento. Il link è automaticamente gestito dall’attuale sistema, ed è possibile quindi
associare un solo destinatario merci ad un certo fornitore.
In SAP sarà usata per questo scopo la funzione partner “Indirizzo Ordine d’acquisto”, ma è stato
illustrato che il link dovrà essere inserito esplicitamente nei dati acquisti del fornitore principale.
Sarà inoltre in questo modo possibile avere più indirizzi ordine per lo stesso fornitore.
Non sono attualmente utilizzate altre funzioni partner (destinatario fattura, payer
divergente, etc.), ma saranno comunque previste per eventuali usi futuri.
2.4.5. Gestione DURC
Per alcuni fornitori italiani (manutenzioni e faconisti, categoria fornitore D o F), sono presenti
nell’attuale anagrafica fornitore i campi “Data di rilascio del DURC” (certificato emesso dall’INPS
per corretto pagamento dei contributi ai dipendenti), “Data richiesta a INPS” e “Data ns.richiesta al
fornitore” (questi ultimi due campi sono a solo scopo informativo, non sono vincolanti per i blocchi).
Tramite queste date è possibile interrogare quali fornitori sono o meno in regola in quel momento
con il DURC, e bloccarli al pagamento laddove non fossero in regola con il DURC.
Il campo “Data richiesta” dovrà essere obbligatorio in SAP in creazione anagrafica per le categorie
fornitore indicate (attualmente in caso di DURC mancante viene inserita una data fittizia
01.01.2000). Il DURC ha sempre una validità di 120 gg dalla data di rilascio, quindi la data di
scadenza può essere calcolata automaticamente a partire dalla data di rilascio.
La richiesta di Harmont & Blaine è che il sistema deve dare un alert dei fornitori con DURC in
scadenza (10gg prima della scadenza). Per i fornitori con DURC scaduto deve essere bloccata la
creazione degli ODA ed il pagamento delle fatture. In caso di adeguamento del DURC devono
essere sbloccate automaticamente le fatture precedentemente bloccate.
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SAP standard non prevede una gestione dei dati relativi al DURC, pertanto questa casistica si
configura come un Gap.
Da un punto di vista organizzativo, bisogna inoltre analizzare i seguenti punti:
Individuare le persone preposte alla richiesta del Durc;
Individuare le categorie fornitori per il quale deve essere richiesto il Durc;
individuare le persone preposte al monitoraggio della scadenza Durc (attualmente viene
effettuato dall’ufficio ciclo passivo attraverso un foglio Excel dove vengono evidenziate le
scadenze dei durc e di conseguenza viene sollecitato il fornitore attraverso mail per
ricevere durc aggiornato ).
2.4.6. Condizioni di pagamento e modalità di pagamento
Saranno riprodotte in SAP le condizioni di pagamento attualmente utilizzate. SAP gestisce
condizioni di pagamento in soluzione unica o rateali. E’ possibile attribuire alla condizione una
percentuale di sconto finanziario in caso di pagamento anticipato.
Mentre le condizioni di pagamento influiscono sulle scadenze delle partite (ad es. 90gg DF FM), le
modalità di pagamento riguardano la modalità con la quale le partite vengono pagate/incassate (ad
es. Bonifico).
Le condizioni di pagamento possono contenere la modalità di pagamento (ad esempio la
condizione “Bonifico 90gg DF può essere attribuito alla modalità di pag. “B” Bonifico”).
La modalità di pagamento, oltre a gestire il modo in cui la partita viene pagata (sia in SAP che in
Docfinance), può essere utilizzata per scopi reportistici, ad es. per filtrare o totalizzare le partite
aperte. A tal fine si consiglia di includere la modalità di pagamento nella condizione di pagamento
in modo che essa venga riportata specificamente nella partita e possa essere utilizzata come filtro.
Se invece la modalità è riportata solo in anagrafica cliente/fornitore, la partita non riporta
l’indicazione di una modalità di pagamento e quindi questa non potrà essere utilizzata come filtro
anche se il funzionamento non cambia in quanto per il trattamento della partita basta l’indicazione
in anagrafica cliente/fornitore.
2.4.7. Conti di riconciliazione Fornitori
Le movimentazioni contabili in SAP sono effettuate a livello di contabilità sezionale utilizzando il
Codice anagrafico; mediante il Conto di Riconciliazione (mastro) impostato in anagrafica queste
vengono riportate in Contabilità generale, quale evidenziazione della totalità dei debiti a livello di
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bilancio. In anagrafica fornitore sarà presente il solo mastro ordinario di riconciliazione ad esempio
“debiti verso fornitori”.
Durante la registrazione contabile sarà possibile movimentare dei conti mastro diverso da quello
presente in anagrafica inserendo un codice (in SAP si chiama “codice Co.Ge. speciale”) legato al
mastro alternativo (Mastri Speciali ).
I mastri speciali permettono di collegare l’anagrafica a più mastri in modo da vedere nello stesso
partitario fornitori tutte le partite fornitore anche se riferite a più mastri.
I mastri speciali consentono di gestire nominativamente eventi quali anticipi, effetti, ecc…
2.4.8. Gestione Ritenute d’acconto
I codici di ritenuta d’acconto vanno inseriti in anagrafica fornitore. Il sistema calcola
automaticamente le ritenute d’acconto se i relativi codici sono inseriti in anagrafica. Saranno
gestite le seguenti tipologie di ritenuta d’acconto:
Codici 1040 (lavoro autonomo)
Codici 1038 (provvigioni)
ENASARCO (Cassa degli agenti, sarà gestita dal modulo delle provvigioni)
Sarà previsto inoltre un codice di ritenuta d’acconto a soggetti non residenti con ritenuta applicata
del 30%.
Gestione operativa
Al momento della registrazione della fattura, se il fornitore è soggetto a ritenuta d’acconto, appare
una finestra in cui viene visualizzato il codice di ritenuta d’acconto e due campi vuoti di imponibile
ritenuta e di importo ritenuta. Se questi campi vengono lasciati vuoti, il sistema considera
l’imponibile fattura (al netto di IVA) come imponibile ritenuta e l’importo della ritenuta sarà calcolato
applicando l’aliquota della ritenuta all’imponibile.
Nella registrazione contabile della fattura non c’è evidenza della ritenuta, nel partitario verrà
visualizzato il totale della partita (non il netto a pagare). L’evidenza contabile della ritenuta ci sarà
al momento del pagamento, l’importo del pagamento sarà detratto dal movimento banca e la
differenza sarà registrata sul conto di debito v/erario:
Forn 1000
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Banca
800
Deb. v/erario
200
Dopo il pagamento, nel report delle certificazioni delle ritenute a fornitore viene evidenziata la
ritenuta.
Le informazioni della ritenuta d’acconto vengono importate da Docfinance che detrae
automaticamente dal pagamento l’importo previsto da SAP.
Non è possibile da standard visualizzare il netto da pagare e l’importo della ritenuta dal partitario.
Se necessario dovrà essere sviluppata una personalizzazione. Ai fini dello scadenziario le partite
quindi vengono indicate comprensive della ritenuta d’acconto.
Pagamenti anticipati
I pagamenti anticipati ai percipienti, verranno eseguiti attraverso una “registrazione promemoria”
che rappresenta una registrazione tronca con una sola posizione avere del totale partita, in questa
l’utente dovrà inserire l’imponibile della ritenuta. A tal proposito in SAP sarà presente unicamente
un campo di imponibile ritenuta da indicare in caso di presenza di somme non soggette, se questo
campo viene lasciato vuoto, l’imponibile ritenuta corrisponderà all’imponibile fattura.
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Per chiarire la gestione operativa, viene riportata di seguito la schermata dei dati di ritenuta
d’acconto che si apre automaticamente in caso di acquisizione di una partita di un fornitore
soggetto a ritenuta. L’utente può modificare unicamente l’imponibile ritenuta (e l’importo della
ritenuta, ma quest’ultimo è consigliabile lasciarlo calcolare al sistema). Se si lasciano questi campi
vuoti, la ritenuta verrà calcolata sull’imponibile fattura per cui se sono presenti somme non
soggette, dovrà essere indicato l’imponibile sul quale eseguire il calcolo. Il netto a pagare e
l’importo della ritenuta non vengono visualizzati in questa fase, è possibile visualizzarli soltanto
simulando un pagamento dopo la registrazione. Prima del pagamento i dati di ritenuta d’acconto
sono modificabili.
La registrazione promemoria non va in contabilità ma viene visualizzata nel partitario del fornitore
se richiesto. Al momento del pagamento viene eseguita una registrazione contabile con rilevazione
della ritenuta d’acconto:
Forn 1000
Banca
800
Deb. v/erario
200
La successiva fattura andrà registrata normalmente, inserendo nuovamente l’imponibile ritenuta,
ed andrà compensata con il pagamento anticipato.
ENASARCO
L’ENASARCO verrà gestito dal modulo agenti per cui si rimanda al paragrafo della gestione agenti
per i dettagli.
CU2016
Secondo una recente normativa le certificazioni delle ritenute d’acconto vanno comunicate
all’Agenzia delle Entrate in via telematica.
L’adempimento per i lavoratori autonomi potrebbe essere adempiuto integrando i dati della
certificazione unica del fornitore delle paghe che già deve produrre i file per i lavoratori subordinati.
Da verificare se la produzione di questi file rientra nel perimetro del progetto.
Ritenuta d’acconto subita
Sarà inoltre gestito il caso di ritenuta d’acconto subita relativo alle fatture attive verso Global Blue
Italia Srl (società che ci cura la gestione dei tax free) per attività di intermediazione, con
applicazione di una ritenuta del 23% sul 50% della prestazione.
Contabilmente la registrazione sarà:
Cliente 110,5
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Ricavo 100
IVA 22
RA
subita 11,5
Il conto RA subita riporterà il credito verso l’erario per la ritenuta d’acconto che sarà versata dal
cliente.
Nella stampa della fattura ci sarà l’evidenza della ritenuta d’acconto subita:
Ricavo 100
IVA 22
TOT fatt. 122
RA subita 11,5
netto a pag 110,5
Tecnicamente sarà definito un apposito tipo condizione che calcola un aliquota del 23% sul 50%
dell’imponibile e non va ad incidere sul calcolo di netto e iva scrivendo su un apposito conto
Co.Ge.
2.4.9. Fornitori occasionali
Sarà previsto l’utilizzo di “fornitori occasionali”. Si tratta di un codice fornitore unico con dati
anagrafici da inserire di volta in volta in modo di non sporcare le anagrafiche con fornitori
occasionali.
2.5. GESTIONE AGENTI
2.5.1. Gestione HARMONT & BLAINE
Harmont & Blaine gestisce il calcolo delle provvigioni agenti per le vendite a clienti nazionali, esteri
e anche ai negozi retail.
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Nelle vendite wholesale gli agenti e le relative aliquote vengono attribuiti a livello di singola
posizione dei documenti di vendita in base ai seguenti fattori:
Zona Destinazione Merci
Cliente
Marchio
Ci possono essere situazioni in cui ci sono due agenti nella stessa zona per uno stesso cliente per
due brand diversi. Attualmente vengono fatti ordini, consegne e fatture separate, in SAP sarà
possibile fare ordine e consegna unica e fatture separate per agenti differenti.
La base imponibile per il calcolo delle provvigioni è rappresentata dal fatturato netto. Le vendite ‘no
core’ non sono soggette a provvigione.
Nelle vendite retail gli agenti sono attribuiti direttamente al cliente/negozio e l’aliquota di
accantonamento è uguale per tutti.
La base imponibile per il calcolo delle provvigioni è il valore dei corrispettivi della sola linea uomo
escluse le scarpe.
Sono previste provvigioni anche per gli agenti dei punti vendita direzionali nella misura del 1,5%
calcolato sull’incassato.
Anche le provvigioni legate ai negozi saranno gestite in SAP, mentre al momento vengono
calcolate e liquidate extra-sistema. In base alla modalità di registrazione dei corrispettivi che sarà
scelta (registrazione diretta in contabilità oppure passaggio da ciclo attivo) il calcolo delle
provvigioni verrà dalle fatture di vendita (come per il wholesale) oppure dall’interfaccia dati con
Store2.
2.5.2. Add-On Ge.Pro.
La gestione delle provigioni agenti avverrà tramite uno specifico add-on, sviluppato da ICM.S,
chiamato ‘Ge.Pro.’, il quale:
prevede criteri di maturazione provvigionali per fatturato; incassato totale, incassato
parziale;
riduce l’impegno “manuale” grazie ad automatismi dedicati (fattura fornitore automatica,
corrispondenza automatica, supporti di quadratura) permettendo di focalizzarsi sul controllo
piuttosto che sull’operatività;
tutti i processi sono supportati da un cruscotto direzionale che in tempo reale permette di
verificare il flusso arrivando in dettaglio fino al documento di vendita;
pianifica e consuntiva i costi derivanti dalle vendite in corso integrandosi con ogni “modello”
di controlling previsto.
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2.5.3. Maturazione e liquidazione delle provvigioni
La maturazione delle provvigioni avverrà sull’incassato effettivo.
Il sistema gestirà a tal fine la determinazione degli incassi RiBa e degli insoluti e degli incassi da
titoli a cauzione:
In riferimento alle RiBa (ed agli anticipi fattura dato che seguono lo stesso processo), la data di
incasso non sarà la data di pareggio della partita cliente (che in questo caso è l’emissione della
RiBa o dell’anticipo) ma la scadenza della RiBa più un predefinito numero di giorni aggiuntivi al
termine del quale o sarà registrato un insoluto o la RiBa sarà considerata incassata.
In dettaglio, all’emissione della RiBa (o anticipo fattura) verrà fatta automaticamente una
registrazione che chiude il cliente ed apre una partita “Cliente c/effetti” che rappresenta una partita
cliente visualizzabile nel partitario clienti:
Cliente c/effetti 1000
Cliente 1000
Alla scadenza più un certo numero di giorni aggiuntivi, la partita viene considerata incassata. Se
c’è un insoluto invece verrà eseguita una registrazione che riapre il cliente.
Cliente 1000
Banca 1000
Questa partita cliente sostituisce la partita iniziale, per cui l’incasso sarà rilevato al pareggio di
questa partita aperta. Se verrà emessa una nuova RiBa su questa partita, questa seguirà lo stesso
processo della partita originaria.
I titoli a cauzione non saranno visti come incassi in quanto in SAP (contrariamente a quanto
avviene oggi) non chiuderanno la partita cliente.
La liquidazione delle provvigioni agli agenti avviene con cadenza stagionale (Primavera/Estate e
Autunno/Inverno).
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2.5.4. Premi
A fine stagione possono essere corrisposti dei premi agli agenti in base a differenti obiettivi da
raggiungere.
Una tipologia è quella di premi legati al raggiungimento da parte dell’agente di una quota fissata di
ordinato al raggiungimento della quale Harmont & Blaine decide di corrispondere un valore
aggiuntivo calcolato sull’effettivo fatturato / incassato (al netto quindi di eventuali insoluti).
Esempio:
- Obiettivo di ordinato per agente: 1.000
- Ordinato dell’agente: 1.200
- Fatturato-Incassato (al netto di insoluti): 600
Il calcolo totale sarà: si applica di base il 6,5% su 600 e poi si aggiunge un 1,5% a titolo di premio
per il maggior venduto (obiettivo di vendita raggiunto/superato).
Questo schema può variare da una stagione all’altra.
Tutti i premi extra da corrispondere agli agenti (che quindi non rientrano nel calcolo base delle
provvigioni) saranno calcolati e inseriti all’interno del modulo provvigioni di SAP in modo manuale.
2.5.5. Compensazioni
Dalla maturazione delle provvigioni si fa la compensazione con le fatture di vendita dei campionari
agli agenti (che vengono quindi scalate dalle provvigioni maturate). Ciò avverrà fuori dal modulo
agenti: in sede di pagamenti si procederà alla compensazione delle partite a debito e a credito. In
tale ambito gli agenti saranno creati sia come fornitori sia come clienti e in ognuna delle due
anagrafiche sarà indicato il legame tra di esse; pertanto potrà essere effettuata la compensazione
al momento dei pagamenti. Questo renderà possibile visualizzare nel partitario dell’agente il saldo
complessivo.
Ad oggi viene gestito solo l’agente e non i sub-agenti, tuttavia in futuro potrebbe essere necessario
prevedere la gestione dei procacciatori (sotto uno stesso agente ci possono essere più
procacciatori). In tal caso sarà necessario effettuare degli sviluppi aggiuntivi rispetto al
funzionamento standard del modulo agenti SAP.
E’ stata richiesta la possibilità di avere in prefattura i costi suddivisi per organizzazione
commerciale (store, multibrand, ecc). Sarà verificata la fattibilità. la prefattura è un documento
prettamente contabile, Il dettaglio delle fatture con tutte le informazioni sarà allegato alla
prefattura.
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2.5.6. Steps del processo
Di seguito lo schema del flusso:
Mensilmente sarà eseguito un report che rileverà le provvigioni “provvisorie” nel modulo delle
provvigioni.
Prima della registrazione in contabilità, sarà possibile apportare modifiche manuali alle provvigioni
calcolate automaticamente.
La procedura di registrazione genererà dei documenti contabili di questo tipo:
Provvigioni 100
Agente 100
Contestualmente andrà eseguita un’altra operazione per importare i dati delle provvigioni
nell’analisi di profittabilità.
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Alla fine della stagione, prima della creazione delle prefatture, sarà eseguito un report per la
determinazione delle provvigioni “maturate” in base agli incassi. Questa procedura genererà la
seguente tipologia di registrazioni che include la rilevazione dell’ENASARCO:
Agente 100
Ft da ric. 100
ENASARCO c/ditta 10
Ft.da ric. Enas. c/ag. 10
Debito v/ENASARCO 10
Debito v/ENASARCO 10
Contestualmente alla rilevazione delle provvigioni maturate, viene generata la prefattura da inviare
all’agente. L’agente poi invierà la fattura sulla base di questa prefettura.
All’arrivo della fattura dell’agente, questa verrà registrata richiamando la relativa prefattura. La
registrazione contabile sarà:
Agente 112
Ft. Da ric. 100
IVA 22
Ft. da ric. Enas. c/ag. 10
A fine anno verranno inseriti manualmente i premi da corrispondere agli agenti in base al
raggiungimento degli obiettivi. I premi inseriti saranno inclusi in prefettura in una voce specifica.
2.5.7. ENASARCO
L’ENASARCO verrà gestito dal modulo delle provvigioni.
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E’ prevista una tabella in cui saranno inserite, per ogni anno di riferimento, le aliquote a carico
dell’agente e le aliquote a carico della società. Con i relativi minimali e massimali.
La competenza per il calcolo (minimali, massimali ed aliquote) non sarà la data della fattura
dell’agente ma l’effettiva data di maturazione delle provvigioni.
Contabilmente la rilevazione del debito verso l’ENASARCO verrà rilevato (indipendentemente dalla
registrazione della fattura dell’agente) alla maturazione delle provvigioni con una registrazione di
questo tipo:
Deb. v/ENASARCO
Deb. v/ENASARCO
500
500
ENASARCO c/ditta 500
Ft. da ric. Enas.
c/ag. 500
La registrazione in Avere dell’ENASARCO c/agente viene rilevata nella fattura dell’agente:
Agente 11700
Ft. Da ric. 10000
IVA 2200
Ft. da ric. Enas. c/ag. 500
Attualmente, ogni quarter Harmont & Blaine procede con la rilevazione delle competenze
provvigionali che invia al al consulente del lavoro per il calcolo ENASARCO. Con l’utilizzo del
modulo delle provvigioni tale calcolo sarà eseguito da SAP. L’ENASARCO in contabilità (sia la
parte a carico dell’agente che quella a carico della società) viene rilevata al omento della
maturazione delle provvigioni secondo lo schema suddetto.
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2.5.8. FIRR e FISC
Il modulo delle provvigioni gestirà FIRR (Fondo Indennità Risoluzione Rapporto) e FISC (Fondo
Indennità Suppletiva Clientela).
I parametri per il calcolo saranno inseriti in delle tabelle parametriche dedicate che verranno
manutenute dagli utenti.
I dati storici di fatturato per agente saranno inseriti manualmente in modo da tenerne conto nel
calcolo del FIRR e del FISC.
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2.6. GESTIONE CESPITI
2.6.1. Introduzione
Finalità della contabilità cespiti è rilevare i movimenti contabili relativi alle immobilizzazioni,
materiali e immateriali, di proprietà dell’azienda. A fine esercizio è necessario evidenziare nel
registro dei beni ammortizzabili i beni aziendali presenti a quella data, unitamente alle
movimentazioni intervenute nell’esercizio stesso.
2.6.2. Strutture Organizzative
La gestione della contabilità cespiti in SAP fa riferimento ai seguenti elementi strutturali:
Piano di Valutazione
Aree di Valutazione
Classi Cespiti
Chiavi di Ammortamento
Attribuzione Contabile
La contabilità cespiti in SAP è vista come Contabilità Sezionale, quindi ogni cespite attraverso la
propria classe viene ricondotto al corrispondente conto Co.Ge.
Nella contabilità cespiti è presente una determinazione conti che pilota i conti da utilizzare
automaticamente per ogni classe cespite:
Conto di ammortamento civilistico;
Fondo ammortamento civilistico;
Conto mastro patrimoniale civilistico che accoglie il costo storico;
Il conto transitorio nel quale rilevare la cessione del cespite se questa avviene attraverso il
modulo SD;
i conti Co.Ge nei quali far confluire le minusvalenze e/o le plusvalenze di cessione;
i conti gestionali di ammortamento e fondo ammortamento.
Le registrazioni sono effettuate utilizzando il codice anagrafico del cespite, chiavi contabili che
indicano il segno dell’operazione (Dare/Avere) ed un codice movimento che specifica il tipo
movimento effettuato e classifica l’operazione dal punto di vista della natura.
2.6.3. Descrizione del processo
Il modulo cespiti gestisce l’intero ciclo di vita del bene e la rilevazione contabile di questi eventi
dall’acquisizione all’ammortamento alla dismissione.
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L’acquisizione di un cespite presuppone che questo sia stato creato a livello di record anagrafico, il
sistema effettua controlli di congruenza tra i valori rilevati e le caratteristiche del cespite.
In generale la dismissione di un cespite è effettuata mediante emissione di una fattura attiva che
può essere sia manuale che automatica (attraverso il modulo SD), in quest’ultimo caso alla
contabilizzazione della fattura automatica, il sistema rileva il valore su un conto transitorio e
successivamente attraverso una funzionalità del modulo cespiti sarà possibile gestire la
dismissione vera e propria nella quale il sistema automaticamente effettua lo storno del Conto
Patrimoniale, dei Fondi ammortamento e rileva l’eventuale plusvalenza o minusvalenza.
Ogni operazione eseguita sui cespiti provoca una modifica dell’ammortamento previsto, ma non
da’ origine ad una correzione dei conti di Ammortamento e Fondo ammortamento. Solo il
trasferimento dei valori di ammortamento, che deve essere eseguito periodicamente, dà origine
alla registrazione dell’ammortamento programmato.
Le rilevazioni relative agli ammortamenti (sia civilistico/fiscale che gestionale) sono effettuate dal
sistema in modo massivo. Sia le regole di calcolo (aliquote) che la periodicità di rilevazione sono
definite a livello di area di valutazione (annuale per quelle civilistico/fiscale, mensile per quelle
gestionali).
2.6.4. Aree di Valutazione
La gestione cespiti in SAP prevede la possibilità di gestire diverse “aree di valutazione” che
possono essere considerate come viste differenti dello stesso cespite con valori di costo storico,
fondo ammortamento, ammortamento e durata ammortamento diversi. Ogni report cespiti può
essere eseguito indicando l’area di valutazione.
In Harmont & Blaine saranno gestite le seguenti aree di valutazione:
Civilistica: è l’area principale, legata alla contabilità civilistica che registra gli ammortamenti
al 31.12 senza voce di costo (non rilevanti per il controlling).
Gestionale: è un’area secondaria che registra soltanto gli ammortamenti mensilmente su
conti gestionali aperti come voci di costo e quindi rilevanti per il controlling.
Fiscale: è un’area soltanto reportistica in cui è possibile inserire un costo storico ed una
chiave di ammortamento diversi rispetto all’area 01.
Irap: è un’area soltanto reportistica in cui è possibile inserire un costo storico ed una chiave
di ammortamento diversi rispetto all’area 01.
Delta Civilistico/Fiscale: è un’area derivata dalla differenza delle aree civilistica e fiscale.
Delta Civilistico/Irap: è un’area derivata dalla differenza delle aree civilistica e Irap.
La reportistica dei cespiti è concepita per essere eseguita con un’area di valutazione per volta. E’
stata richiesta la possibilità di eseguire report per più aree contemporaneamente.
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SAP prevede dei report in cui è permessa la selezione di più aree di valutazione insieme, tali
report sono utilizzabili tranne che per i totali che risulterebbero moltiplicati per le aree di
valutazione selezionate insieme. Se richiesti dei report non standard, saranno delle
personalizzazioni che costituiscono un Gap.
Al momento la società Harmont & Blaine ha un solo libro cespiti in cui, per ciascun cespite, viene
evidenziato il valore civilistico, fiscale IRES e fiscale IRAP (ed i corrispondenti totali per categoria).
Se non si effettuano personalizzazioni, SAP consente una visione per volta (quindi la stampa di 3
libri cespiti distinti a seconda del criterio). I disallineamenti potranno essere evidenziati dalle aree
delta in cui però vengono visualizzate solo le differenze.
2.6.5. Gestione anagrafiche
Tutti i cespiti avranno una loro matricola univoca, in anagrafica potranno essere inserite
informazioni utili per la reportistica (ad es. numero inventario, numero di serie ecc.). Le
informazioni utili ai fini reportistici saranno previste nel file Excel di ripresa dati.
Alla creazione di un cespite la chiave di ammortamento viene inserita in automatico in base alla
classe, questo valore però può essere sostituito dall’utente. La chiave di ammortamento predefinita
può essere diversa a seconda dell’area di valutazione.
2.6.6. Processo di acquisto da Oda
In generale, la procedura di acquisto cespiti sarà effettuata attraverso OdA. Saranno previste due
possibilità:
OdA direttamente a cespite: in tal caso l’OdA deve già riportare l’anagrafica del cespite che
sarà movimentato
OdA a conto transitorio cespiti: in tal caso l’OdA contabilizzerà un conto transitorio cespiti
gestito a partite che verrà chiuso con la movimentazione del cespite da eseguire fuori dal
flusso dell’OdA.
Nel primo caso, in sede di creazione dell’OdA bisogna creare anche l’anagrafica del cespite con
indicazione di alcuni dati tra cui la categoria del cespite, quindi chi crea l’OdA deve SAPere, al
momento dell’ordine, se il suo acquisto è capitalizzabile e di che tipologia di cespite si tratta. In
questa ipotesi bisogna definire chi fa questa operazione.
Nel secondo caso si può rinviare la creazione del cespite ad un momento successivo. Le partite
aperte del conto transitorio cespiti daranno l’evidenza dei cespiti in attesa di creazione. Questa
gestione comporta un passaggio in più ma permette di spostare la creazione dell’anagrafica
svincolandola dal processo.
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Per entrambi i casi si dovrà decidere se gestire il “conto fatture da ricevere” o registrare soltanto la
fattura. Se si prevede l’entrata del cespite valorizzata, in contabilità ci saranno due registrazioni:
Al momento dell’ingresso del cespite:
Cespitie @ Fatt. da ricevere
Poi, al momento della registrazione della fattura:
Fatt. da ricevere @ Fornitore
Invece, in caso di entrata del cespite non valorizzata, si registrerà direttamente la fattura:
cespite @ fornitore
La gestione più compatibile con l’organizzazione Harmont & Blaine è quella degli OdA a
“transitorio cespiti” senza gestione del conto Fatture da ricevere. La decisione definitiva dovrà
comunque essere presa coinvolgendo l’ufficio di facility management.
2.6.7. Eliminazione cespiti
Al momento dell’eliminazione di un cespite, il sistema calcola in automatico l’eventuale
plusvalenza-minusvalenza e storna il costo storico ed il fondo ammortamento.
In caso di vendita, il modulo SD (vendite) è slegato dal mondo cespiti, per cui dal lato del ciclo
attivo verrà registrata una fattura di vendita.
Cliente 100
Ric. Cespiti 100
Dal mondo cespiti verrà registrata l’eliminazione che, in automatico, stornerà il costo storico ed il
fondo ammortamento, stornerà il ricavo registrato nella fattura di vendita e rileverà l’eventuale
plusvalenza/minusvalenza:
F.do Amm. 800
Costo storico 1000
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Ric. Cespiti 100
Minusvalenza 100
2.6.8. Eliminazione cespiti – Gestione ammortamento
Alla vendita del cespite viene rilevato il valore contabile del cespite alla data di riferimento indicata,
ciò significa che sarà considerato il fondo ammortamento a quella data. L’ammortamento però sarà
registrato a fine anno per tutti i cespiti, anche quelli eliminati, questo perché in SAP gli
ammortamenti devono necessariamente essere registrati tutti insieme.
Ipotizzando che un cespite di costo storico 1000€ sia ammortizzato per 400€ ma alla data
dell’eliminazione sono maturati altri 100€ di ammortamento, al momento dell’eliminazione avremo:
Costo Storico 1000
Fondo Amm. 500
Minusval. 500
Al 31.12 verrà registrato in automatico, al lancio degli ammortamenti, l’ammortamento residuo del
cespite eliminato:
Ammortamento 100
Fondo Amm. 100
2.6.9. Eliminazioni parziali di cespiti
Le operazioni di eliminazione e giroconto cespiti, potranno essere eseguite parzialmente, in tal
caso l’eventuale plusvalenza/minusvalenza verrà calcolata sulla sola parte oggetto dell’operazione.
2.6.10.Ammortamenti
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Gli ammortamenti verranno calcolati e registrati periodicamente ed automaticamente. L’importo ammortizzato sarà registrato in contabilità massivamente per classi cespiti, mentre il dettaglio per ogni matricola sarà visualizzabile nei report cespiti.
Nei periodi da 1 a 11 verranno registrati mensilmente soltanto gli ammortamenti gestionali. Nel periodo 12 verrà registrata sia la quota mensile dell’ammortamento gestionale che la quota annuale dell’ammortamento civilistico.
Le altre aree di valutazione invece non registrano in contabilità
2.6.11.Registro Cespiti
Sarà previsto un registro cespiti secondo la legislazione italiana.
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2.7. Piano Go-Live FI
2.7.1. Introduzione
La pianificazione del Go-Live del progetto prevede la partenza in due steps:
1/1/2017 Contabilità
1/3/2017 Logistica
In data 1/1/2017 è previsto il go-live della sola parte contabile con:
anagrafiche clienti
anagrafiche fornitori
Piano dei conti
Interfacce Doc Finance
Interfaccia Paghe
Interfaccia negozi per la sola parte contabile
Gestione cespiti
In data 1/3/2017 è previsto il go-live completo.
Le singole funzioni saranno gestite nel modo seguente:
2.7.2. Fatturazione attiva
Le fatture attive dovranno essere emesse sia in AS400 che in SAP per la sola parte contabile. Le
fatture cartacee saranno prodotte da AS400 ma i registri IVA saranno gestiti in SAP per cui la
numerazione tra i due sistemi dovrà coincidere. La registrazione delle fatture in SAP sarà eseguita
manualmente.
2.7.3. Fatturazione passiva
Le fatture passive dovranno essere registrate in AS400 e replicate in SAP per la sola parte
contabile. In questo caso non ci sono vincoli di numerazione per cui i numeri dei documenti
potranno non coincidere (coincideranno invece il numero fattura e la data fattura).
Saranno registrate sia in SAP che in AS400 anche le fatture di acquisto che non riguardano la
logistica in quanto la contabilità analitica sarà gestita da AS400 nel periodo transitorio dall’1/1 al
1/3 per cui tutte le registrazioni con rilevanza economica dovranno essere presenti in AS400.
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2.7.4. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica
Gli incassi, i pagamenti ed in generale tutte le registrazioni che non hanno rilevanza economica
saranno eseguite soltanto in SAP, direttamente o attraverso le interfacce con Doc Finance.
2.7.5. Gestione cespiti
I cespiti saranno gestiti in SAP a partire dall’1/1/2017, il libro cespiti con il dettaglio delle singole
anagrafiche sarà importato con valori al 1/1/2017.
2.7.6. Flussi da interfacce
I flussi derivanti dalle interfacce Doc Finance e Paghe partiranno l’1/1/2017 in modo completo.
L’interfaccia dei negozi invece partirà l’1/1/2017 per i soli flussi contabili mentre i flussi di
contabilità analitica e di logistica partiranno l’1/3/2017.
2.7.7. Criticità
La partenza in due step con contabilità all’1/1/2017 e logistica all’1/3/2017 è particolarmente
onerosa per gli utenti a causa della necessità di dover duplicare la registrazione delle fatture attive
e passive nel periodo transitorio 1/1/2017 – 28/2/2017. Inoltre la partenza all’1/1/2017 non
riguarderebbe la contabilità analitica in quanto, mancando i flussi logistici, non sarebbe completa.
Sarebbe consigliabile partire in modo completo al 1/3/2016, in tal caso potrebbe comunque essere
ripreso il bilancio al 31.12.2015 ed al 28/02/2016 in modo di avere in linea i due esercizi 2015 e
2016. Ovviamente in questo caso i report di dettaglio dei movimenti quali il libro giornale ed i
mastrini dei conti saranno disponibili a partire dall’1/3/2017. I saldi invece sarebbero disponibili a
partire dal periodo 12/1215.
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2.8. Riepilogo GAP rilevati area Amministrazione e finanza (FI)
In area contabilità e controllo sono stati rilevati i seguenti GAP rappresentati da sviluppi custom
non compresi nell’offerta.
Gestione DURC fornitori
Gestione titoli a cauzione
Tabella cambi automatica
Eventuale gestione della CU2016 (file e modulo di stampa per certificazione unica fornitori
soggetti a ritenuta d'acconto, se richiesta è un GAP)
Evidenziazione Ritenute d’acconto e netto a pagare in scadenziari/partitari fornitori
Agenti: determinazione dell’agente non solo in base al cliente ma anche in base al brand
Agenti: prefettura con costi suddivisi per Organizz. Commerciale (store, multibrand, ecc)
Gestione anticipi da ciclo attivo
Ageing griglia scaduto/a scadere
Invio mail solleciti
Agenti in partita clienti per selezioni in scadenziari e procedura solleciti
Report cespiti per più aree di valutazione contemporaneamente
Eventuali personalizzazioni sulla gestione Ratei/Risconti esposta nel BBP
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3. Area Acquisti e Magazzini (MM)
3.1. Struttura Organizzativa Acquisti
In SAP FMS saranno create per Harmont & Blaine due Organizzazioni Acquisti:
Organizzazione acquisti “Core”: materiali commercializzati, accessori e materie
prime
Organizzazione acquisti “No core”: servizi e materiali di consumo
in quanto gli acquisti dei due uffici sono totalmente separati tra loro, sia in termini di anagrafiche
(materiali, listini, etc) che in termini di operatività (ordini, fatture, etc.).
In SAP FMS sarà gestito anche il “Gruppo Acquisti”, un ulteriore attributo organizzativo di
suddivisione dei codici materiale e degli ordini di acquisto, che può o meno corrispondere a
raggruppamenti di responsabilità all’interno delle due Organizzazioni Acquisti. La codifica dei
gruppi acquisti SAP (utilizzabili in tutte le reportistiche acquisti) sarà la seguente:
- Tessuti
- Accessori
- Semilavorati
- Commercializzati
- Lavorazioni esterne
- Servizi
- Materiali No-Core
E’ comunque possibile, se desiderato, dettagliare ulteriormente tale suddivisione nelle fasi
successive del progetto.
3.2. Dati anagrafici Acquisti
3.2.1. Anagrafica fornitori
Le anagrafiche fornitori in SAP FMS, specularmente a quanto accade per i clienti, hanno tre viste
indipendenti:
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Parte generale: unica per fornitore, che contiene i dati anagrafici del fornitore (ragione
sociale, P.IVA ecc.)
Parte societaria: una per società, contiene i dati relativi alla gestione del fornitore nella
società (condiz. di pagamento, conto CoGe mastro, ecc.)
Parte acquisti: una per ogni organizzazione acquisti, contiene i dati relativi alla gestione del
fornitore nell’organizzazione acquisti (divisa dell’OdA, Cond. di pagamento nell’OdA, ecc.).
Nella fase di codifica di un fornitore viene inoltrata dall’Ufficio Acquisti o dall’Ufficio Stile all’Ufficio
Amministrazione una e-mail (biglietto da visita del fornitore, ecc.) contenente tutti i dati societari del
fornitore da caricare; l’Ufficio Amministrazione si occupa poi della codifica del fornitore nell’attuale
sistema. Dato che SAP FMS può prevedere una gestione separata delle varie viste che
compongono le anagrafiche fornitori, sarà necessario definire organizzativamente quale ufficio
creerà per primo l’anagrafica nei vari casi, e se anche i dati acquisti dovranno essere gestiti
dall’Amministrazione (che attualmente gestisce l’intera anagrafica fornitore) o dagli Uffici Acquisti.
I fornitori a cui viene spedita la merce da magazzino dovranno essere creati in SAP anche come
clienti, non solamente (come nell’attuale sistema) quando è necessario emettere a quelle ragioni
sociali delle fatture/note di debito attive (es.resi), ma anche quando c’è una semplice emissione di
una DDT (reso a fornitore, invio componenti a faconista, conto visione, etc.). Per queste ultime
tipologie di clienti sarà creato un gruppo conti clienti ad hoc “Destinatari merci” con le informazioni
strettamente indispensabili lato Spedizione, in modo da alleggerire la procedura di creazione, in
quanto molti fornitori rientrano in questa categoria (faconisti, conto visione, etc.).
3.2.1.1. Gruppo conti
La classificazione principale in SAP delle tipologie di fornitore è data dal “gruppo conti”, che
definisce la codifica delle anagrafiche e i dati anagrafici necessari (es. P.IVA obbligatoria per
fornitori Italia e facoltativa per fornitori extra UE).
I range di numerazione ed i tipi fornitori attuali sono i seguenti:
100000-199999 Fornitori esteri (sia UE che extra-UE)
000000-099999 Fornitori Italia
In SAP saranno invece gestiti i seguenti gruppi conti, ognuno con una numerazione separata (da
definire nella fasi successive di progetto) ai fini di agevolare la reportistica:
Fornitori Italia (con partita IVA obbligatoria)
Fornitori Italia senza P.IVA (es. Pubbliche amministrazioni e persone fisiche)
Fornitori UE (con partita IVA comunitaria obbligatoria)
Fornitori Extra-UE
Professionisti (con dati ritenuta d’acconto)
Agenti (con dati ritenuta d’acconto)
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Ruoli partner/destinatari merci
Fornitori interni (intra-gruppo e centri di distribuzione)
I codici dei fornitori in SAP FMS non saranno pertanto uguali a quelli attuali ma in anagrafica, nei
dati societari, verrà riportato il codice precedente. Il fornitore sarà ricercabile anche tramite codice
precedente. Sarà inoltre presente un controllo affinché non sia possibile creare due volte lo stesso
codice fornitore (se in SAP FMS è già presente un fornitore con la stessa partita IVA/Codice
fiscale).
3.2.1.2. Categoria fornitore
Per Harmont & Blaine è necessario classificare i fornitori in categorie ai soli fini statistici.
Nell’attuale sistema infatti, il campo “Categoria fornitore” rappresenta la principale categoria
merceologica approvvigionata da quel fornitore (materie prime M, accessori A, prodotti finiti P,
pubblicitari Z, terzisti F, etc.), a solo scopo di reportistica. Le categorie da prevedere sono:
Materie prime
Accessori
Prodotti finiti
Faonisti
Investimenti (quest’ultima necessaria per il calcolo dell’indice di ritardo pagamenti, questi infatti
devono essere esclusi dall’indice).
Un fornitore potrà essere attribuito ad una sola categoria; se un fornitore appartiene a più
categorie, si dovrà scegliere la principale.
In SAP FMS questa informazione sarà gestita in un campo statistico nei dati societari del fornitore.
3.2.1.3. Funzioni partner
Le uniche funzioni partner attualmente gestite sono i destinatari merce (laddove con indirizzo
diverso da quello del fornitore principale), creando un’anagrafica fornitore distinta con codice D +
codice fornitore di riferimento. Il link è automaticamente gestito dall’attuale sistema, ed è possibile
quindi associare un solo destinatario merci ad un certo fornitore.
In SAP FMS sarà invece usata per questo scopo la funzione partner “Indirizzo Ordine d’acquisto”;
il link tra fornitore principale e funzione partner dovrà essere inserito esplicitamente nei dati
acquisti del fornitore principale. Sarà anche in questo modo possibile avere più indirizzi ordine per
lo stesso fornitore.
Non sono attualmente utilizzate altre funzioni partner (destinatario fattura, payer divergente), ma
saranno comunque previste in SAP FMS per eventuali usi futuri.
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3.2.2. Gruppi merci
Tramite il gruppo merci SAP FMS è possibile raggruppare più materiali aventi le stesse
caratteristiche, attribuendoli ad un determinato gruppo merci, attributo disponibile nella reportistica
standard SAP FMS.
I gruppi merci SAP FMS si dividono in due categorie:
- Gruppi merci di servizi/materiali di consumo: rappresentano le tipologie di prestazioni di
servizio (lavorazioni esterne, consulenze, cancelleria, etc.) che possono essere acquistate
da Harmont & Blaine (per acquisti quindi senza codice materiale), ed indirizzano anche i
corretti conti CoGe acquisti ad esse legati.
- Gruppi merci relativi ai materiali di magazzino: sono invece attributi fondamentali
dell’anagrafica materiale SAP FMS, e determinano anche:
o Dimensioni delle varianti dei materiali (es. taglia/colore per le camicie, solo colore
per i tessuti, etc.)
o Regole di assegnazione SAP FMS per l’apertura dei codici su negozi/centri di
distribuzione
o E’ possibile inoltre definire dei materiali modello generici per gruppo merci, da usare
in fase di creazione delle anagrafiche.
I gruppi merci SAP FMS saranno creati pertanto secondo le tipologie di servizi e di materiali che
saranno fornite da Harmont & Blaine nelle fasi successive di progetto. L’unica particolarità riguarda
gli accessori, che sono gestiti, oltre al colore, anche con varie altre dimensioni a seconda delle
tipologia di accessorio: ad esempio le lampo sono gestite anche per lunghezza (in cm), i nastri per
altezza, le etichette sono gestite a seconda della composizione stampata su di esse. Alcuni
accessori invece sono gestiti solo a taglia, non a colore.
Per riportare esattamente come nell’as-is queste dimensioni in SAP FMS, dovrebbe essere creato
un gruppo merci specifico per ogni classe di accessori che abbia una sua combinazione di
dimensioni: al gruppo merci sono infatti assegnate le dimensioni (varianti) da gestire su ogni
codice che ad esso appartiene. Pertanto ad esempio dovrebbero essere definiti:
- Un gruppo merci “Lampo” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colori metallici” e
“Lunghezza (cm)”
- Un gruppo merci “Etichette composizione” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni
“Colore standard” e “Composizione”
- Etc.
In fase di ripresa dati, per non appesantire troppo la lista dei gruppi merci SAP FMS, sarà pertanto
necessario stabilire quali dimensioni sono effettivamente rilevanti da rappresentare come varianti
di un codice generico in SAP FMS, e per quali (magari poco numerose o per codici poco
acquistati) potrebbero essere creati in SAP FMS codici generici distinti per ogni attuale variante
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(soprattutto se l’attributo attualmente rappresentato nella dimensione è anche un attributo di
anagrafica, con conseguente ridondanza del dato).
3.2.3. Anagrafica materiale
In SAP saranno presenti i seguenti tipi di materiale:
Prodotti finiti
Prodotti finiti commercializzati
Semilavorati
Materie prime (tessuti ed accessori)
Materiali di consumo: questa tipologia di materiale, al contrario delle altre, non avendo
varianti (es. taglia/colore), sarà creata non come codice generico (collettivo) con varianti,
ma come articolo singolo.
Inoltre, saranno presenti materiali di categoria Prepack (codice lotto che gestisco come tale a
magazzino), che rappresenteranno i colli tipo per l’invio ai negozi della seconda linea/outlet. Il
prepack corrisponde ad un insieme di SKU considerabile come un prodotto unico sia in fase di
vendita ma anche di acquisto, pianificazione e valorizzazione di magazzino. Un codice prepack
può contenere solamente varianti taglia/colore di un unico prodotto finito
(modello/tessuto/personalizzazione).
L’anagrafica materiale SAP è organizzate in viste, ognuna contenente i dati afferenti ad una certa
funzione aziendale (Acquisti, Vendita, etc.); l’apertura di una certa vista sezionale determina
l’abilitazione di quel codice a quel processo aziendale. Ai fini di una gestione delle anagrafiche
materiali secondo logiche di competenza e identificazione univoca di responsabilità del dato,
saranno identificate nelle fasi successive di progetto la tipologia di maschere sezionali da creare
ed i relativi contenuti.
In SAP FMS l'apertura di un codice sulla vista di vendita ne sancisce l'abilitazione alla vendita
stessa. A tal proposito occorre definire una procedura interna che, similmente a quanto oggi
indicato nelle procedure transitorie di rilascio della distinta base, identifichi il momento in cui il
prodotto viene abilitato alla vendita ed il responsabile di tale autorizzazione. In generale, per una
gestione delle anagrafiche materiali secondo logiche di competenza e identificazione univoca di
responsabilità del dato, questo concetto potrebbe essere applicato anche ad altre viste (es.
Acquisti).
3.2.3.1. Assegnazione (listing)
Un assortimento è un oggetto di SAP FMS che raggruppa uno o più siti (centri di distribuzione o
negozi). Tramite la cosiddetta procedura di assegnazione, ad ogni assortimento sono attribuiti
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(assegnati) singoli articoli (anagrafiche materiale). L'assortimento raggruppa quindi i centri di
distribuzione o i negozi, per i quali il totale di tutti gli articoli attribuiti tramite gli assortimenti sono
considerati assegnati. In questo modo è possibile abilitare un certo articolo ad un raggruppamento
di negozi o di centri di distribuzione con una sola operazione ed in maniera automatica durante la
creazione dell’anagrafica materiale.
La procedura di assegnazione determina quali controlli vengono effettuati nell'attribuzione di
materiali agli assortimenti. Un articolo viene assegnato ad un assortimento piuttosto che ad un
altro in base al procedimento di assegnazione utilizzato. La procedura di assegnazione viene
indicata in anagrafica materiale durante la sua creazione.
In SAP FMS saranno pertanto create le seguenti procedure di assegnazione:
Centri di distribuzione (valida per tutti i tipi di codici articolo):
- Unica procedura di assegnazione che apre tutti i codici su tutti i centri di distribuzione
Negozi (valide solo per i prodotti finiti):
- Outlet, che apre il codice articolo solo sui negozi outlet (per i prodotti HS)
- Centri commerciali e outlet (per i prodotti HBJ)
- Prima linea, che apre il codice articolo su aeroporti, boutique, resort e centri commerciali
(per i prodotti Harmont & Blaine di nuova creazione)
- Tutti i negozi (per i prodotti Harmont & Blaine che vengono estesi anche agli outlet nelle
stagioni successive)
L’assortimento può anche essere utilizzato per la determinazione di un listino prezzi, se a livello di
cliente non è definito alcun listino prezzi.
3.2.3.2. Prodotti finiti
Codifica prodotti finiti
Al momento in Harmont & Blaine i prodotti sono codificati in modo “parlante” come segue:
CX27901239802BD
C=famiglia prodotto (1 char)
X279 = modello (4 char)
01239 = codice tessuto (5 char)
802 = colore (3 char)
BD = personalizzazione (max 7 char, 2/3 char per personalizzazione)
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Per identificare un prodotto finito per la donna, il secondo carattere del modello è spesso
convenzionalmente una D.
Fuori dal codice materiale è invece gestita la taglia, attraverso la specifica in anagrafica di uno
scalarino taglie.
In SAP FMS, invece, la taglia ed il colore saranno individuati attraverso una matrice che può
essere mono, bi o tridimensionale a seconda del tipo di materiale. Ciascuna delle combinazioni dà
vita ad un codice anagrafico in SAP, in particolare ad un codice variante del prodotto “generico” di
base. Non è emersa la necessità di gestire la terza dimensione (es. per il drop), pertanto i prodotti
finiti Harmont & Blaine avranno al massimo due dimensioni (taglia e colore), sulle quali saranno
definite le varianti.
In SAP FMS, il codice materiale “generico” può essere lungo al massimo 15 char, ed è emersa la
volontà di “allungare” di 1 char rispetto all’attuale codifica sia il modello che il tessuto. Pertanto,
sarà effettuata una ricodifica in SAP FMS degli attuali codici materiali secondo le seguenti regole,
da applicarsi per i codici che saranno creati per la prima volta in SAP FMS e da applicarsi anche ai
codici esistenti in fase di ripresa dati solo laddove il loro codice attuale superi i 15 char:
Codifica SAP (codice generico):
C=famiglia prodotto (1 char)
0X279 = modello (5 char) -> ampliato di 1 char
001239 = codice tessuto (6 char) -> ampliato di 1 char
BD = personalizzazione (max 3 char) -> ridotto di 4 char: da ricodificare, in modo da avere max 1 char per personalizzazione (laddove possono convivere più personalizzazioni per ogni referenza)
Ciò impone la ricodifica delle possibili personalizzazioni in modo da contenere ogni possibile
combinazione in soli 3 char. Harmont & Blaine dovrà quindi estrarre ed analizzare tutte le possibili
personalizzazioni (la cui codifica e lunghezza varia per famiglia di prodotto) in modo da definire nel
dettaglio tutte le eventuali regole di ricodifica che saranno necessarie.
Variante SAP (taglia/colore):
C0X279001239B 001 = col.802,tg.S
C0X279001239B 002 = col.802,tg.M
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….
Le varianti SAP sono pertanto di 3 char (limite non modificabile), per cui per ogni codice sarà
possibile avere al massimo 999 varianti (combinazioni taglia/colore). Nel caso di superamento
delle 999 varianti, sarà obbligatorio in SAP ricodificare il prodotto finito. Naturalmente, le varianti
devono essere “aperte” solo per le combinazioni taglia-colore effettivamente prodotte. E’ stato
espresso da parte di Harmont & Blaine qualche dubbio sulla possibilità, in alcuni casi, di superare
le 999 varianti (es. prodotti finiti continuativi a cui, stagione dopo stagione, vengono aggiunti
sempre nuovi colori). Harmont & Blaine verificherà nell’attuale sistema gestionale quanti casi di
questo tipo sono presenti a sistema, al netto di combinazioni taglia/colore ormai obsolete che è
possibile non riportare in SAP FMS.
Per quanto riguarda invece i prodotti finiti forniti dai licenziatari di Harmont & Blaine (ad esempio le
scarpe e l’abbigliamento bambino), viene sostanzialmente seguita anche per questi codici la
stessa regola di codifica dei prodotti Harmont & Blaine. Anche per l’abbigliamento bambino infatti,
nei casi in cui i prodotti vengano codificati nell’attuale sistema gestionale (ad esempio quelli
venduti tramite canale e-commerce), è stata utilizzata la regola di codifica standard. Pertanto la
regola di codifica SAP sopra descritta sarà applicata anche a tutti i prodotti in licenza, che
dovranno essere tutti presenti a sistema indipendentemente dal canale attraverso il quale verranno
venduti, poiché in SAP FMS sarà gestito interamente lo stock presso i negozi (anche se solo in
conto vendita). Pertanto, tutti i prodotti in licenza dovranno essere codificati in SAP FMS (anche
quelli attualmente non codificati nell’attuale sistema gestionale).
La ricodifica dei materiali comporterà la memorizzazione in SAP FMS anche del codice articolo
precedente alla ricodifica in un campo apposito dell’anagrafica materiale, al fine di garantire la
continuità delle giacenze complessive di magazzino in termini di quantità e valore, oltre che delle
funzionalità del sistema RFID e delle altre interfacce.
Taglie e colori
Esiste una codifica univoca dei colori per tutti i tipi di prodotti finiti Harmont & Blaine. In SAP FMS,
sarà comunque possibile, se desiderato, creare un raggruppamento gerarchico dei codici colore a
piacere (es. per colore base, per famiglia prodotto, etc.), per facilitare il data entry in fase di
creazione dell’anagrafica materiale.
Vi sono invece differenti piani taglie a seconda della famiglia prodotto, ed alcune famiglie prodotto
possono avere singoli prodotti con differenti piani taglia associati come ad esempio, nella famiglia
prodotto camicie vi sono sia articoli con taglie di tipo USA (es. S/M/L) che con misure collo (es.
41/16; 42/17).
Non sono utilizzate al momento conversioni automatiche di taglie e/o colori, ad esempio per la
conversione automatica delle taglie in formato americano a seconda del cliente.
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Sono invece utilizzate le conversioni dei colori in formato del fornitore, pertanto sarà necessario in
SAP FMS creare un ID conversione colore per ogni fornitore che necessita di questa gestione e
gestire nell’apposita tabella di conversione per quell’ID conversione i codici colore per il fornitore.
Prototipi
Attualmente, per acquistare dai fornitori i prototipi, viene utilizzato un codice generico per ogni
famiglia di prodotto, a valore 0 (gestito in un magazzino non fiscale), in quanto il codice definitivo
viene creato a sistema solo in una fase successiva (dopo che è stato definito l’assortimento per il
campionario): questo perché in media solo il 20% dei modelli di prototipo supera questa fase ed
entra a far parte del campionario (per evitare quindi di creare a sistema troppi codici poi
inutilizzati). Anche in SAP FMS sarà mantenuta questa impostazione. Pertanto, non sarà
necessario un valore segmento “Prototipo”.
L’acquisto dei prototipi sarà pertanto realizzato attraverso l’utilizzo di un codice generico NON
gestito a magazzino. Occorre infatti considerare che la gestione di magazzino in SAP si baserebbe
su un magazzino fiscale, con obbligo di dare un valore (seppur minimo). Pertanto la gestione dei
prototipi seguirà il flusso riportato di seguito:
- L’acquisto dei prototipi sarà gestito come un acquisto di prestazione di servizio
(eventualmente con invio ai lavoranti di alcuni componenti dal magazzino) e verrà
direttamente spesato a centro di costo. A tal fine verrà realizzata una struttura di centri di
costo definibile in base ai criteri operativi definiti da Harmont & Blaine (es. per famiglia
prodotto, etc.). Questo consentirebbe di monitorare comunque i costi, alleggerendo la
gestione di questo tipo di acquisti, senza peraltro creare nessuno stock di magazzino dei
prototipi finiti.
- Il tag RFID potrebbe non essere più necessario per i prototipi, dato che non vengono gestiti
a magazzino (potrebbe rimanere solo per opportunità di gestione fisica).
- La vendita dei prototipi (es. a stockisti, è stata esclusa infatti la possibilità di vendita a
negozi/outlet di proprietà) potrebbe essere realizzata tramite codici generici di vendita (di
tipo di prestazione di servizio, con descrizione e numerosità a discrezione di Harmont &
Blaine), da indicare sull’ordine cliente anche insieme a codici “reali” di magazzino.
Segmenti
Il segmento, in SAP FMS, è un attributo che definisce, unitamente al codice materiale ed alla
taglia/colore, la Stock Keeping Unit (SKU, o Unità Minima di Magazzino), utilizzabile per la
mappatura di attributi rilevanti, a parità di codice, taglia e colore, per:
a. Identificazione dello stock
b. Definizione dei fabbisogni
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c. Differenziazione della valorizzazione stock
d. Tracciatura ordini di acquisto, produzione e vendita.
Per i soli prodotti finiti Harmont & Blaine, saranno utilizzati i seguenti segmenti:
1) Tipo (campionario/regolare/etc.): questo concetto è, nell’attuale sistema, cablato nella
definizione della stagione (esiste infatti una stagione campionario, una regolare ed una outlet per
ogni stagione “reale”, non solo per identificare tempistiche diverse, ma anche ad esempio per
indirizzare listini separati per stagione o per rivalorizzare lo stock). Tramite questo segmento,
invece, sarà possibile diversificare, all’interno del codice di prodotto finito, eventuali casistiche da
gestire separatamente lungo tutta la catena del prodotto, ad esempio a fini di valorizzazione
separata di magazzino, MRP/allocazione riservata, listini separati, etc.
Il segmento “Tipo” avrà pertanto i seguenti valori:
Campionario (C)
Regolare (R)
Difettato (D): questo valore di segmento potrebbe essere utile principalmente per svalutare
esclusivamente i pezzi fallati di un certo codice (attribuendogli quindi un valore di magazzino
ed un costo del venduto diverso). Infatti, la semplice creazione di un magazzino “difettati” in
SAP FMS non consentirebbe né una svalutazione separata né una segregazione dello stock
rispetto ai “fabbisogni regolari” in sede di assegnazione o controllo disponibilità.
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E’ stata invece esclusa l’utilità dei seguenti valori di segmento, che pertanto non saranno previsti in
SAP FMS:
“Prototipo”: vedi capitolo dedicato.
“Old season”: oltre alla definizione di una stagione “Old season” da assegnare ai codici che
hanno superato un certo numero di stagioni di vita, per gestire una segregazione logistica
degli stessi è sufficiente un magazzino logico in SAP FMS apposito “Old season (stock)”,
sulla falsariga dell’attuale sistema gestionale. Questo valore segmento non è infatti utile per
la svalutazione perché, quando un codice diventa “old”, tutti i suoi pezzi subiscono una
svalutazione, e non solo una parte degli stessi (in quest’ultimo caso sarebbe invece
necessario il valore segmento apposito).
“Outlet”: poiché non vengono mai effettuate produzioni dello stesso modello/articolo
dedicate nello stesso periodo al canale primario e all’Outlet (queste hanno infatti sempre
codici prodotto differenti), questa circostanza rende inutile un valore di segmento “Outlet”
per gestire e differenziare produzioni contemporanee. Per i listini di vendita dedicati per
l’outlet, potrà essere usato il canale di distribuzione dedicato. Lo stock regolare del canale
primario viene dirottato verso l’outlet a partire dalla stagione successiva: se ciò
determinasse anche un cambio di valore dello stock, sarebbe invece opportuno l’utilizzo di
questo segmento. In base ai dati raccolti in fase di analisi, non sembrerebbe però
necessaria una valorizzazione separata.
2) Made-In: solo per alcuni prodotti finiti che è possibile produrre con diversi made-in, sarà
introdotto questo segmento, informazione adesso non presente nell’attuale sistema gestionale. Ciò
consentirà una segmentazione ad esempio dello stock, delle distinte e dei cicli di lavoro, nonché
un diverso valore di magazzino, senza dover creare codici separati a seconda del made-in.
Data la necessità da parte dell’ufficio Commerciale di gestire un made-in specifico per country
(Made in China, Made in Romania, etc.), per agevolare la gestione dell’origine preferenziale della
merce a seconda del paese del cliente, il made-in di fabbisogno (di vendita) sarà derivato in
maniera automatica dal paese del cliente.
In fase di pianificazione MRP della produzione, il made-in di fabbisogno sarà poi convertito in
made-in di Produzione (paese effettivo di produzione della merce) secondo regole da definire in
SAP FMS per ogni paese del cliente, dipendenti dalle origini preferenziali della merce e dalle
scelte di business di Harmont & Blaine.
La Produzione, dipendentemente dalle quantità della campagna vendite, dai minimi di produzione
e dalla fattibilità allocherà poi la produzione sui vari faconisti intestandola sui rispettivi made-in. In
generale, dovrà sempre essere possibile spedire prodotti Made in Italy anche a clienti che hanno
richiesto un altro Made-in (ad esempio se è stato prodotto più Made in Italy del fabbisogno per
rispettare i minimi), ma non deve essere possibile il contrario. Ciò sarà possibile in SAP FMS
tramite la strategia di copertura che permette di associare segmenti fabbisogno (di vendita) a
segmenti stock (di produzione) anche secondo regole 1:n, seguendo determinate regole di priorità.
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Potranno anche essere definite regole separate per l’assegnazione dei made-in a stock (a terra) ai
made-in di fabbisogno (di vendita) rispetto alle regole di assegnazione definite per la pianificazione
MRP della produzione.
Saranno previste pertanto due strategie di segmentazione per i prodotti finiti Harmont & Blaine:
- Tipo/Made-In
- Solo Tipo (per i prodotti finiti non gestiti a Made-In).
Da notare che la strategia di segmentazione per un certo prodotto finito non è più modificabile una
volta movimentato il codice.
Lo stesso prodotto finito ha un unico EAN indipendentemente dal made-in o dal tipo
(campionario/regolare/etc.), pertanto nessuno dei due segmenti sarà rilevante per l’EAN.
Non è emersa da parte di Harmont & Blaine la necessità di gestire altri segmenti (es.mercato).
Non saranno gestiti segmenti per i codici relativi ai pre-pack (colli tipo per seconda linea ed outlet).
Ove la distinzione dei segmenti fosse utilizzata per la determinazione di gestioni ad hoc dei
medesimi codici materiale (es. invio di prodotti “Made In” sull’estero), sarà necessario definire
coerenti regole di gestione del magazzino, che ne garantiscano anche la separazione fisica in fase
di stoccaggio.
Attributi materiale
Gli attributi materiale presenti sull’attuale sistema gestionale rilevanti per le varie funzioni aziendali
devono essere mappati sul sistema SAP FMS dipendentemente dalle esigenze di ogni ufficio, in
quanto un dato può anche essere gestito in più di un unico attributo SAP laddove di particolare
importanza per più funzioni aziendali (vi sono infatti sia attributi generali che attributi relativi a
particolari processi/funzioni). Di seguito sono riportate le decisioni prese riguardo alla mappatura di
alcuni degli attributi dell’attuale sistema gestionale emersi come più rilevanti.
In SAP FMS, per i codici materiale sono definibili i cosiddetti “Attributi fashion”: si tratta di tre
campi, ognuno dei quali descrive una caratteristica di un articolo di abbigliamento, i cui valori sono
liberamente definibili in SAP FMS a partire da una lista chiusa da definire. E’ stato deciso che negli
attributi fashion SAP FMS saranno mappati i seguenti campi dell’attuale sistema gestionale:
- Brand (marchio)
- Classe merceologica (sia per prodotti finiti che materie prime)
- Categoria merceologica (sia per prodotti finiti che materie prime).
Altro attributo importante in SAP FMS è la cosiddetta “Gerarchia prodotto”, struttura ad albero a più
livelli utile per raggruppare i materiali tramite la combinazione di caratteristiche diverse, che viene
utilizzata per l'analisi e la determinazione del prezzo, e le cui caratteristiche sono facilmente
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derivabile anche in analisi della profittabilità. E’ stato deciso che la gerarchia prodotto avrà i
seguenti livelli:
1) Brand / Utilizzatore (sesso).
2) Famiglia
3) Tipo capo (ulteriore suddivisione all’interno della famiglia).
L’attuale informazione della linea di prodotto sarà memorizzata in SAP FMS nel campo
“Marcatura”.
Il codice composizione tessuto sarà gestito nel corrispondente campo apposito SAP (con il
dettaglio esatto di tessuti e percentuali). Nell’anagrafica SAP FMS del prodotto finito è possibile
anche riportare le istruzioni di lavaggio da riportare sull’etichetta di quel prodotto.
Poiché l’ufficio Produzione ha espresso la volontà di avere sia il marchio che la linea come attributi
principali di analisi degli ordini di produzione e della pianificazione MRP, l’attributo SAP FMS
“Responsabile MRP” (attributo chiave di queste funzioni) conterrà queste due informazioni.
E’ emerso inoltre che nell’attuale sistema gestionale è assente un attributo per la camiceria (Basic
o Speciale) che al momento è solo ricavabile da un char concordato del codice prodotto finito, e
pertanto è stato richiesto che sia riportato come attributo materiale in SAP. In particolare, potrebbe
essere codificato all’interno della gerarchia prodotto come tipo capo della famiglia “Camicie”.
Codici EAN
I codici EAN saranno generati automaticamente e progressivamente per i prodotti finiti Harmont &
Blaine da SAP FMS all’interno del range EAN dell’azienda.
Per i prodotti commercializzati in licenza, gli EAN definiti dai fornitori (comunque riportabili in SAP
FMS se desiderato) saranno ricodificati in fase di acquisto secondo l’EAN di Harmont & Blaine per
abilitarne la lettura tramite RFID. In SAP FMS è infatti teoricamente possibile specificare sia l'EAN
fornitore che un EAN ad uso interno: come quest'ultimo venga generato ed all'interno di quale
range può essere configurato secondo i requisiti Harmont & Blaine.
Gli EAN saranno definiti per taglia/colore, ma non saranno differenziati per segmento (né per tipo
né per made-in).
Valorizzazione di magazzino
La valorizzazione in SAP FMS può avvenire in due diverse modalità:
A prezzo standard - i movimenti sono valorizzati con il prezzo standard corrente indicato
nell’anagrafica materiali, eventualmente risultante dal calcolo costi del prodotto laddove praticabile.
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A prezzo a media mobile - le entrate sono valorizzate al prezzo di acquisto o al costo effettivo del
prodotto, mentre le uscite sono valorizzate al prezzo risultante dalla media mobile di acquisto.
In entrambi i casi è possibile dettagliare il prezzo a livello di segmento; il dettaglio massimo che si
può raggiungere è un valore di magazzino diverso per ogni valore di segmento, anche se è
possibile avere un rapporto 1 a molti indicando dei tipi di valorizzazione di riferimento per più valori
di segmento.
Harmont & Blaine ha deciso di gestire:
- I prodotti finiti di lavorazione esterna ed i semilavorati a prezzo standard (il prezzo a media
mobile potrà comunque essere calcolato da SAP FMS e riportato in anagrafica materiale ai
soli fini statistici)
- I prodotti finiti commercializzati, le materie prime (tessuti ed accessori) e tutti gli altri
materiali di acquisto non presenti in distinta base secondo una valorizzazione a media
mobile (il prezzo standard potrà comunque essere indicato in anagrafica materiale ai soli
fini statistici).
Per quanto riguarda i pre-pack (colli tipo per seconda linea e outlet), il loro prezzo standard sarà
inserito nella loro anagrafica direttamente dall’utente in fase di creazione, oppure sarà calcolato
automaticamente come somma dei prezzi standard delle sue componenti.
Per le combinazioni rilevanti dei valori dei segmento “Tipo” e “Made-In”, potranno essere gestiti
dei tipi di valutazione con un legame 1:n, dove alcuni segmenti potranno generare un valore
specifico di magazzino (ad esempio, lo stock con segmento “Campionario” avrà un valore diverso
da quello “Regolare”) ed altre no.
La valorizzazione dello stock verrà fatta in considerazione del tipo di valutazione attribuito al
segmento, così come tutti i movimenti di magazzino.
Il popolamento dei tipi di valutazione in anagrafica materiale per i vari valori di segmento è
manuale.
SAP FMS non permette la gestione di valori diversi di un medesimo articolo in funzione del
magazzino logico di destinazione. La valorizzazione è infatti diversificabile solo a livello di sito
(centro di distribuzione o negozio) e non a livello di singolo magazzino.
Nell’attuale sistema gestionale, al momento della creazione dell’anagrafica materiale, l’operatore
Harmont & Blaine è deputato alla selezione manuale della relativa categoria fiscale (che determina
i conti CoGe a cui afferisce quel codice), con il rischio di incorrere in errori. La categoria fiscale
sarà sostituita in SAP FMS dal concetto di “classe di valorizzazione”; è stato deciso di ridurre e
semplificare le classi di valorizzazione SAP FMS rispetto alle attuali categorie fiscali, le quali
pertanto saranno abbandonate. A seconda della numerosità delle classi di valorizzazione SAP
FMS scelte, potranno essere impostati dei valori default per tipo di materiale, in modo da ridurre il
più possibile le possibilità di errore.
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Non è necessario per Harmont & Blaine (seppur tecnicamente possibile in SAP FMS) gestire valori
di magazzino diversi per alcune specifiche varianti dello stesso codice generico, ad esempio per le
taglie forti che richiedono maggior consumo di bottoni e tessuto: infatti, ai fini della produzione,
nella distinta base viene inserito un “assorbimento medio” dei materiali, slegato da logiche di
valorizzazione associate a specifiche taglie.
3.2.3.3. Semilavorati
I semilavorati hanno la stessa codifica dei prodotti finiti, con famiglia (primo carattere) S. Questo è
dovuto principalmente al fatto che nell’attuale sistema altrimenti non sarebbe possibile per essi
creare una distinta base. Non è comunque desiderata da parte di Harmont & Blaine per essi una
ricodifica, nonostante SAP non abbia questo limite e siano stati creati dei codici di prodotto finito
(sciarpe) anch’essi inizianti per S.
Tutti i semilavorati hanno una distinta base e subiscono delle fasi di lavorazione esterna. Possono
essere gestiti a taglia e colore, oppure solo a colore.
La maggioranza dei semilavorati (es. maniche per giacche) ha un ciclo di lavorazione complesso,
che passa da più faconisti, con la necessità di tracciare separatamente le varie fasi di lavorazione.
Inoltre, sono caricati a magazzino e successivamente rispediti come componenti al fornitore del
prodotto finito, oltre ad essere pianificati separatamente in maniera aggregata in base alla distinta
dei vari prodotti finiti che li contengono. Pertanto, per questi ultimi si configurano anagrafiche e
processi produttivi equivalenti a quelli dei prodotti finiti, ma separati, anche se ciò aumenta la
complessità di gestione da parte dell’utente (sia nell’attuale sistema come in SAP FMS). Questo
imporrà la loro codifica puntuale e dei relativi dati tecnici (distinta base e ciclo) ad opera dei
responsabili della produzione Harmont & Blaine.
In alcuni casi si potrebbe pensare di alleggerire la gestione dei dati tecnici di alcuni semilavorati:
ad esempio, una minoranza dei semilavorati esistenti corrispondono a fasi preliminari di
produzione, le quali pertanto potrebbero essere incluse nel ciclo di lavoro dei prodotti finiti
corrispondenti, senza la necessità di gestire nemmeno il codice materiale del semilavorato;
oppure, un’altra piccola parte dei semilavorati subisce un’unica lavorazione esterna, pertanto
potrebbe essere acquistata in conto lavoro pieno, secondo lo schema illustrato per i
ricondizionamenti (vedi capitolo dedicato), senza la necessità di creare un ciclo di lavoro.
3.2.3.4. Materie prime
Tessuti
La codifica dei tessuti dipende dalla loro destinazione, ed è sempre a 5 caratteri:
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Camiceria: da 0 a 09999
Tessuti per polo e felpe: da 20000 a 29999
Filati: da 30000 a 39999
Tessuti tecnici per giubbotteria: da 40000 a 49999
Tessuti per pantaloni: da 50000 a 59999
Tessuti per giacche: da 60000 a 69999
Tessuti pellame: da 80000 a 89999
Tessuti per mare: da 90000 a 99999
più 3 caratteri per il colore (con gli stessi codici colore dei prodotti finiti). Tutti i tessuti sono infatti
gestiti a colore. Non sono gestite altre dimensioni aggiuntive al colore.
Viene gestita per i tessuti un’unica unità di misura di base (Metri per la maggior parte dei codici,
tranne Filati e maglieria che sono gestiti a KG ed il pannello che è gestito a Piede Quadro). Non
sono gestite unità di misura alternative diverse dalle unità di peso.
Gli attributi anagrafici principali dei tessuti nell’attuale sistema gestionale sono i seguenti:
Altezza utile / altezza reale (comprensiva di cimosa)
Peso
Codice composizione tessuto
Classe merceologica (lana, cotone prevalente, etc.) - questo attributo, attualmente
presente a puro scopo statistico/di reportistica, sarà codificato in uno dei cosiddetti
“attributi Fashion” dell’anagrafica materiale
Categoria merceologica (tinta, rigato, denim, etc.) - questo attributo, attualmente presente a
puro scopo statistico/di reportistica, sarà codificato in uno dei cosiddetti “attributi Fashion”
dell’anagrafica materiale
Fornitore prevalente e fornitore alternativo.
Se necessario, sarà possibile allegare in SAP FMS all’anagrafica materiale la scheda tecnica della
materia prima.
Lo stesso tessuto potrà essere utilizzato in SAP FMS per tutti i prodotti finiti/semilavorati che si
desidera, indipendentemente dalla loro famiglia prodotto.
In distinta base, i tessuti sono attualmente indicati con un valore di consumo legato alla resa: ad
esempio, per il consumo e realizzazione di un prodotto è previsto l’utilizzo di 1 metro di tessuto,
tuttavia a consuntivo è utilizzato effettivamente 1,05 m, quindi in distinta base si inserisce il valore
di 1,05 m come valore di riferimento. In SAP FMS, sarà possibile invece indicare in distinta il valore
previsto di consumo, indicando poi anche uno scarto percentuale che viene automaticamente
applicato in esplosione della distinta stessa.
In anagrafica tessuto SAP FMS è possibile indicare il codice merceologico di nomenclatura
combinata (per l'Intrastat), il codice PRODCOM (o HS) ed il paese di origine (sempre ai fini di
dichiarazione doganale). Ogni codice materiale SAP può avere uno solo di questi valori. Il codice
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HS può essere scelto da un elenco di valori, ma da standard SAP non può essere ricavato in
automatico, la sua determinazione automatica dalla categoria merceologica sarebbe un GAP di
progetto.
Per quanto riguarda la tracciatura delle diverse lavorazioni subite dai prodotti e materie prime al
fine di determinarne la preferenzialità, le lavorazioni saranno tracciate a sistema, ma non è
possibile un calcolo automatico della preferenzialità dell'origine, anche perchè questa non dipende
solo dal paese di origine delle componenti e delle lavorazioni, ma anche dal paese di destinazione
delle merci. Sarà possibile comunque specificare manualmente il paese di origine in anagrafica
delle materie prime e dei prodotti finiti, e per questi ultimi potrà essere specificato anche il made-in
sul segmento.
Non sarà implementata in questa fase nessuna gestione in SAP FMS dei diversi bagni/nuance di
tessuto (né per il codice tessuto, né per il prodotto finito per cui viene utilizzato), che potrà essere
attivata eventualmente in fasi successive al go-live.
Accessori
La codifica degli accessori è sempre a 5 caratteri:
- I primi 2 rappresentano la famiglia (BT per i bottoni, LM per le lampo, etc)
- Gli altri 3 sono un progressivo numerico.
Quasi tutti gli accessori sono gestiti a colore. Tutti gli accessori metallici (lampo, bottoni, etc.)
hanno una tabella colori diversa dai prodotti finiti, dai tessuti e dagli altri accessori, che dovrà
pertanto essere definita separatamente anche in SAP FMS.
Molti accessori sono gestiti, oltre al colore, anche con un’altra dimensione: ad esempio le lampo
sono gestite anche per lunghezza (in cm), i nastri per altezza, le etichette sono gestite a seconda
della composizione stampata su di esse. Alcuni accessori invece sono gestiti solo a taglia, non a
colore.
Laddove si volesse riportare esattamente queste dimensioni in SAP FMS così come nella
situazione as-is, dovranno pertanto essere condivise tutte le tabelle valori delle varie dimensioni
attualmente in uso, e dovrà essere creato un gruppo merci specifico per ogni classe di accessori
che abbia una sua combinazione di dimensioni: al gruppo merci sono infatti assegnate le
dimensioni (varianti) da gestire su ogni codice che ad esso appartiene. Pertanto ad esempio
dovrebbe essere definito in SAP FMS:
- Un gruppo merci “Lampo” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colori metallici” e
“Lunghezza (cm)”
- Un gruppo merci “Etichette composizione” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni
“Colore standard” e “Composizione”
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- Un gruppo merci “Nastri” i cui codici saranno tutti gestiti con dimensioni “Colore standard” e
“Lunghezza(cm)”
- Etc.
In fase di ripresa dati sarà pertanto necessario stabilire quali dimensioni sono effettivamente
rilevanti da rappresentare come varianti in SAP di un codice generico, e per quali (magari poco
numerose o per codici poco acquistati) potrebbero essere creati in SAP FMS codici generici distinti
per ogni attuale variante.
Anche le fodere ricadono negli accessori, ma per esse sarà gestito in SAP FMS (al contrario degli
altri accessori) anche il codice composizione tessuto, che nel sistema attuale è gestito solo per i
tessuti.
Anche per gli accessori sono presenti gli attributi classe merceologica e categoria merceologica,
come per i tessuti; questi attributi, pur essendo gestiti nello stesso campo, hanno valori distinti per
gli accessori e per i tessuti.
3.2.3.5. Anagrafica Materiali No-Core
I codici materiale gestiti dall’Ufficio Acquisti No-Core sono prevalentemente:
- Imballaggi
- Shopper
- Materiali pubblicitari.
Nessuno di questi codici sarà gestito in SAP FMS a taglia e/o colore.
Tali codici saranno tutti gestiti come giacenza a magazzino; non esiste pertanto la necessità di
creare in SAP FMS materiali codificati ma non gestiti a magazzino (cioè acquistati sempre spesati
ad oggetto di costo, senza creare stock).
Per i materiali No-Core viene attualmente creato un ordine di acquisto unico per l’intera quantità
prevista di consumo durante l’anno; non esiste pertanto attualmente una pianificazione dei
fabbisogni (MRP) di questi codici. Tuttavia, SAP FMS permette l’indicazione in anagrafica
materiale dei punti di riordino, al fine di attivare (laddove desiderato) la creazione automatica delle
relative richieste di riacquisto.
3.2.4. Stagione/collezione nel ciclo passivo
In SAP FMS il concetto di ‘stagionalità’ si articola attraverso una struttura a tre livelli:
Stagione (es. primavera/estate, autunno/inverno etc.)
Collezione (es. sportiva, glamour, etc.)
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Tema (es. tennis, golf etc.)
Per Harmont & Blaine potrebbero essere utilizzati anche tutti e tre i livelli della struttura, secondo lo
schema seguente:
Stagione (primavera/estate e autunno/inverno)
Collezione: nel codice collezione sarà integrato il brand e la linea di prodotto (es. “HB
Uomo”, “HB Donna”, “HBJ Uomo”, etc.)
Tema: potrebbe essere utilizzato facoltativamente come sottoinsieme di prodotti di una
collezione che ha delle specifiche delivery window.
Le stagioni hanno un’apposita anagrafica e vengono attribuite agli articoli: ad ogni articolo si
possono attribuire più stagioni, così come una stagione può essere valida anche solo per
determinate varianti di un prodotto (per differenti taglia/colore). Se viene attribuita a livello di codice
generico, la stagione viene ereditata da tutte le sue varianti taglia/colore.
La principale funzionalità della stagione nel sistema SAP FMS è quella di gestire le date che
delimitano i periodi delle campagne acquisti, produzione e vendite, in modo da determinare
dinamicamente la stagione corretta in base alle date dei documenti. Nel ciclo passivo, ad ogni
stagione vengono associate le seguenti date:
- Per gli acquisti, le date (inizio e fine validità) identificano per ogni stagione (e volendo
anche collezione/tema) il periodo di inserimento degli ordini di acquisto e quello di
ricezione della merce (data di consegna per il fornitore). Per la stessa
stagione/collezione/tema potranno essere inseriti range di date differenziati per
organizzazione acquisti e/o gruppo acquisti e/o fornitore.
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- Per la produzione le date identificano il periodo di lancio ed avanzamento della produzione.
Per la stessa stagione/collezione/tema potranno essere inseriti range di date differenziati
per responsabile MRP e/o tipo di ordine di produzione.
La stagione/collezione viene nell’attuale sistema gestionale indicata in tutti i documenti per:
Tessuti (non per gli accessori)
Lavorazioni esterne
Prodotti finiti commercializzati
con lo scopo di determinare il corretto listino. In anagrafica delle materie prime (obbligatoria per i
tessuti, facoltativa per gli accessori) viene inserita la sola stagione di creazione, non più modificata,
sia per estrarre ad esempio tutti i tessuti creati per una certa stagione, che per avere la
valorizzazione del costo del prodotto finito, in quanto per quest’ultimo viene considerato il valore
medio di acquisto di quel tessuto all’interno di una certa stagione.
Per non appesantire l’operatività dell’utente, è stato deciso di non gestire più in SAP FMS la
stagione sulle materie prime. Se desiderato, sarà possibile inserire le stagioni (sia di origine che di
riproposizione) in anagrafica del tessuto a puro fine statistico, ma non sarà determinata la stagione
sui documenti di acquisto delle materie prime; sarà comunque sempre possibile produrre una
reportistica acquisti per data.
La stagione/collezione/tema sarà invece determinata in SAP FMS, secondo le date ad essa legata,
nei documenti di acquisto dei prodotti finiti commercializzati e negli ordini di produzione
(commesse) degli altri prodotti finiti di lavorazione esterna.
In SAP FMS è possibile inserire in anagrafica prodotto la stagione di nascita del codice e tutte le
stagioni in cui esso potrà essere riproposto. Per quanto concerne i prodotti “carry-over”, è
ipotizzabile creare anche in SAP FMS un’unica stagione “Continuativa”.
Per quanto riguarda il legame della stagione nell’attuale sistema gestionale con informazioni quali:
materiale campionario/regolare/outlet
listini di vendita e di acquisto
rivalutazioni/svalutazioni di magazzino
è stato deciso di spostare queste informazioni dalla stagione (che di norma non influenza in SAP
FMS né i listini né la valorizzazione di magazzino) al “segmento”, per cui si rimanda al capitolo
apposito. Anche per questo motivo, la stagione/collezione/tema non sarà gestita a stock in SAP
FMS, per non appesantire il lavoro del magazzino, dato che la maggior parte delle informazioni per
cui era usata saranno fornite dal segmento.
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3.2.5. Listini di acquisto
I listini di acquisto delle materie prime (tessuti ed accessori) e dei prodotti finiti commercializzati
saranno inseriti manualmente dagli utenti dell’Ufficio Acquisti, per data di validità (inizio/fine).
Nell’attuale sistema gestionale, al momento della creazione dell’anagrafica della materia prima
viene già inserito il codice fornitore da cui quel materiale sarà acquistato (in quanto già conosciuto
al momento della codifica). Non è invece sempre presente in quel momento il listino di acquisto,
per cui il listino viene inserito in un secondo momento.
In SAP FMS, invece, l’inserimento del codice fornitore e del listino sono attività che devono essere
svolte nello stesso momento (che coincide appunto con la creazione del recordinfo, cioè
l’anagrafica SAP che crea il legame tra fornitore e materiale, tra i cui campi vi è anche come
informazione obbligatoria il prezzo netto di acquisto). La creazione del listino potrà essere in SAP
FMS contemporanea alla creazione del codice articolo oppure in un secondo momento attraverso
apposita transazione. Dal punto di vista operazionale, si dovrà pertanto o attendere il listino prezzi
per inserire il codice fornitore in anagrafica materiale, oppure inserire l’informazione del fornitore in
anagrafica alla creazione, ma con un prezzo “stimato” a livello almeno di codice generico (primi 5
caratteri), con il rischio però che tale prezzo stimato venga proposto sull’ordine se l’utente si
dimentica di inserire successivamente il listino effettivo a sistema.
I prezzi di acquisto in SAP FMS potranno essere variabili:
- Per ogni singola variante (combinazione di valori delle dimensioni in cui è gestito il prodotto,
es. zip)
- Per ogni valore di una sola variante (ed invarianti per l’altra)
- Prezzo unico a livello di codice generico (primi 5 caratteri del codice), valido per tutte le sue
varianti.
In SAP FMS, al momento della creazione del listino, è sempre necessario specificare un prezzo
netto a livello di codice generico, per poi (solo se necessario) specificare all’interno della matrice
delle dimensioni assegnate al codice i prezzi (se diversi) delle singole varianti. Esiste la possibilità
di fare copia/incolla di righe o colonne della matrice (ad esempio per imporre lo stesso prezzo allo
stesso colore per tutte le taglie), che sostituisce nel data entry in SAP FMS l’attuale concetto di
“filtro” per valore di dimensione.
In SAP FMS sarà anche possibile nel listino di acquisto gestire scaglionamenti di quantità ed il
codice materiale per il fornitore. Saranno disponibili le liste standard SAP FMS per visualizzare i
listini aperti per fornitore e/o materiale e/ gruppo acquisti, per visualizzare ad esempio i listini in
scadenza.
L’anagrafica SAP FMS della source list consentirà poi, se desiderato, di individuare per ogni
materiale, ai fini della pianificazione MRP, il fornitore preferito (per data) tra quelli per cui è stato
creato un listino di acquisto, e quindi far sì che le richieste di acquisto generate dall’MRP siano
attribuite automaticamente a quel fornitore.
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3.3. Processi di acquisto
3.3.1. Acquisto materie prime
Il processo base di gestione degli acquisti in SAP FMS è illustrato nel diagramma seguente:
Del processo sopra riportato, non saranno gestiti gli Outline Agreement (Contratti quadro), in
quanto non sono gestiti in Harmont & Blaine contratti a quantità o a valore a fronte dei quali creare
i singoli ordini di acquisto; infatti ogni singolo ordine di acquisto è di fatto un contratto con il
fornitore.
Non è nemmeno desiderata la gestione delle Richieste di Offerta Fornitore (documenti con cui
richiedere a vari fornitori un preventivo per l’acquisto di un certo codice), in quanto il fornitore è di
norma già stato scelto al momento della codifica del materiale.
Sugli Ordini d’acquisto di materie prime o di commercializzati possono essere implementate delle
strategie di rilascio, ossia delle regole di approvazione degli acquisti, su vari step e funzioni
aziendali (non previste nell’attuale sistema gestionale): esse possono essere settate per tipologia
ed importo di acquisto. Dovranno essere definiti, nelle fasi successive del progetto, gli step
autorizzativi che saranno necessari ed i criteri di determinazione di essi (es. in base all’importo
totale dell’ordine). E’ da sottolineare che un ordine di acquisto non può essere stampato (quindi
inviato al fornitore) finché non è rilasciato da tutti gli step autorizzativi.
L’ordine di acquisto, una volta creato, potrà essere stampato in PDF (tramite stampante di tipo
PDF Creator) ed allegato manualmente ad una mail, con testo predefinito, che viene poi spedita al
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fornitore. In SAP FMS sarebbe possibile prevedere un messaggio di stampa che consenta l’invio
automatico della mail al fornitore, con le seguenti condizioni:
- Una mail per ogni singolo ordine di acquisto
- L’indirizzo mail deve essere gestito nell’anagrafica fornitore
- Il testo della mail deve essere fisso per tutti gli ordini
- L’oggetto della mail deve avere una struttura fissa (di solito riporta il numero di ordine e la
data).
E’ stata espressa la volontà da parte dell’Ufficio Acquisti di prevedere questa possibilità (con invio
non automatico, ma deciso di volta in volta da parte dell’utente), ma anche di mantenere anche la
classica stampa PDF (automatica al salvataggio), ad esempio per inviare al fornitore (fuori
sistema) nella stessa mail più ordini di acquisto. Sarà inoltre possibile monitorare le eventuali mail
non andate a buon fine.
L’attuale layout di stampa OdA sarà ripensato totalmente, in quanto ritenuto non efficiente e
adeguato dall’Ufficio Acquisti Harmont & Blaine, e sostituito da un layout basato sullo “standard”
SAP FMS personalizzabile, che sarà concordato nelle fasi successive di progetto. I dati principali
da riportare sulla Stampa OdA per Harmont & Blaine sono i seguenti:
- Codice materiale per il fornitore (attuale campo “Disegno”): questo dato dovrà essere
mantenuto in SAP nel recordinfo (listino), e sarà da lì recuperato in automatico in tutti gli
ODA di quel materiale creati a quel fornitore
- Codice variante per il fornitore (es. per il colore dei tessuti, attuale campo “Variante”):
questo dato può essere gestito in SAP sia nel recordinfo (quindi per singolo materiale, se
per esempio ci sono codifiche diverse dello stesso colore Harmont & Blaine per lo stesso
fornitore a seconda del materiale) o a livello generale per fornitore, gestendo un ID
conversione per ogni fornitore che richieda questa transcodifica.
L’indirizzo di spedizione per il fornitore è in SAP FMS un’informazione a livello di riga ODA (mentre
attualmente è specificato a livello di testata). Questo perché teoricamente in SAP FMS è possibile
creare un unico ODA ad un certo fornitore, specificando luoghi di consegna separati per le varie
righe. L’Ufficio Acquisti preferisce invece separare in ODA diversi allo stesso fornitore i materiali e
le quantità a seconda dell’indirizzo di consegna; ciò potrà comunque essere fatto anche in SAP
FMS. Lo stesso concetto vale anche per la data di consegna.
Per quanto riguarda i testi fissi, potranno essere previsti in SAP i seguenti testi:
- Testo fisso per ogni stampa di qualsiasi ODA
- Testo aggiunto manualmente (sia a livello di testata ODA che di singola riga)
- Testo automatico a livello di recordinfo (fornitore/materiale)
- Testo automatico a livello di materiale (per ogni fornitore)
- Testo automatico a livello di fornitore (per ogni materiale).
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Questi testi potranno essere solo visualizzati sull’ODA oppure anche riportati in stampa (a seconda
del tipo di testo), secondo le esigenze di Harmont & Blaine.
Una volta stampato l’OdA ed inviato al fornitore, quest’ultimo normalmente invia (non
obbligatoriamente) una conferma d’ordine, che deve essere riportata sull’OdA a sistema. Nel caso
in cui le quantità confermate differiscano da quelle ordinate, viene anche modificata manualmente
la quantità ordinata. In SAP FMS, le conferme potranno essere gestite per ogni riga di ordine
inserendo:
- Numero conferma del fornitore
- Quantità confermata
- Data di consegna confermata
e potranno essere inserite anche più conferme per la stessa riga di ordine (ad esempio in caso di
consegne parziali).
Le conferme non dovranno essere obbligatorie per poter inserire l’entrata merci (non sempre il
fornitore invia infatti la conferma d’ordine), pertanto saranno riportate in SAP FMS come puro dato
statistico, similmente all’attuale gestione (quindi con modifica manuale della quantità ordinata e
della data di consegna in caso di discrepanze).
Gli acquisti di materie prime per prototipia (es. pezze di tessuto per prove) potranno essere gestiti
come nell’attuale sistema gestionale, usando anche codici generici ma sempre gestiti a magazzino
a valore e a quantità. Per quanto riguarda invece gli acquisti di prototipi finiti, si rimanda al capitolo
apposito.
3.3.2. Acquisto prodotti finiti commercializzati
Secondo l’attuale convenzione Harmont & Blaine, si può distinguere tra:
- Commercializzati veri e propri: il fornitore produce in autonomia il prodotto finito senza
l’invio da parte di Harmont & Blaine di nessuna componente (a parte le etichette RFID)
- Semi-commercializzati: Harmont & Blaine mette a disposizione alcune componenti (es.
bottoni, patch, etc.), ma la maggior parte delle componenti è messa a disposizione dal
fornitore; il costo di acquisto è pertanto comprensivo non solo della lavorazione
(assemblaggio), ma anche delle componenti fornite dal fornitore.
Nell’attuale sistema gestionale, tutti gli acquisti di prodotti finiti (commercializzati e semi-
commercializzati) avvengono come ordini di lavorazione esterna, e tutti hanno una distinta base
contenente le componenti da inviare al fornitore (nel caso dei commercializzati, essa contiene le
sole etichette RFID).
In SAP FMS, queste casistiche di acquisto saranno invece gestite come di seguito:
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- Per i commercializzati veri e propri, sarà utilizzato un ordine di acquisto standard a
magazzino, inserendo il codice etichetta RFID (unica componente da inviare al fornitore)
come VAS (Value Added Services), cioè come servizio a valore aggiunto fornito dal
fornitore (in questo caso, gratuito), che crea anche il fabbisogno di prelievo a magazzino
per la pianificazione MRP delle etichette RFID (non ci sarà quindi bisogno di creare alcuna
distinta base per il commercializzato). Sarà poi possibile creare una bolla manuale (non
riferita a nessun documento) per l’invio delle etichette RFID al fornitore e la relativa stampa
DDT. Non è emersa la necessità di gestire lo stock delle etichette RFID presso il fornitore,
quindi esse saranno semplicemente scaricate dal magazzino.
- Per i semi-commercializzati, essi saranno gestiti come una lavorazione esterna, il cui valore
di listino comprende non solo il costo della lavorazione, ma anche il valore dei materiali
messi a disposizione dal fornitore. Pertanto, saranno acquistati con un ordine di acquisto di
“conto lavoro pieno” standard SAP FMS, in cui si acquista il prodotto finito indicando
(manualmente o da distinta base) l’elenco delle componenti da inviare al fornitore. L’invio
dei componenti al fornitore con bolla avverrebbe poi in riferimento all’ordine di acquisto,
come per la produzione regolare. Il valore di entrata merci del semi-commercializzato sarà
dato dalla somma del prezzo di acquisto e del valore delle componenti inviate al fornitore
dal magazzino. Da notare che in questo caso sarà indirizzato un conto CoGe acquisti
dedicato alle lavorazioni esterne (come ad esempio per i ricondizionamenti che sfruttano lo
stesso processo), valorizzato con il prezzo di acquisto, e non (come nell’attuale sistema
gestionale) un conto acquisti di prodotti finiti (come nel caso dei commercializzati).
L’acquisto delle etichette RFID avverrà tramite ordini di acquisto, come per le altre materie prime
gestite a magazzino.
Poiché al momento dell’acquisto non è possibile per il fornitore elaborare un listino, l’acquisto del
campionario dei commercializzati attualmente avviene sempre con un prezzo unitario simbolico
(ad esempio 1 euro al pezzo). Il prezzo reale di acquisto viene poi determinato solo
successivamente all’entrata merci del campionario, cioè quando arriva la fattura fornitore. Solo
dopo l’arrivo del listino (e quindi della fattura) dal fornitore, viene elaborato il listino di vendita del
campionario. Resta però il problema che il valore dello stock di magazzino del campionario (e
quindi il costo del venduto) sarebbe pari a 1 euro finché non viene registrata la fattura fornitore.
Pertanto, se prima di quest’ultimo evento venisse effettuata la vendita del campionario, il costo del
venduto resterebbe 1,00, a meno che non sia registrata in SAP FMS manualmente una
rivalutazione del valore di magazzino. Nell’attuale sistema gestionale è probabile che ci siano delle
rivalorizzazioni automatiche del valore di magazzino del campionario, che in SAP FMS al momento
non sono previste. In generale, per evitare costi del venduto non realistici, si consiglia in SAP FMS:
- di inserire un prezzo non simbolico, ma realistico (anche se non esatto), nell’ordine di
acquisto del campionario dei commercializzati
- di non inserire in SAP FMS il listino di vendita del campionario (e quindi non creare gli
ordini di vendita del campionario) finché non sono state registrate le fatture fornitore, o
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quantomeno finché non è stata effettuata una rivalutazione dello stock di campionario già
entrato a magazzino (se il listino è conosciuto, ma non si può aspettare l’arrivo della fattura
fornitore).
I flussi di acquisto dei prodotti finiti commercializzati (e semi-commercializzati) sono riassunti di
seguito, sia per la prima linea che per la seconda linea/outlet:
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Per quanto riguarda i prodotti finiti commercializzati di seconda linea, l’allocazione delle quantità da
spedire ai negozi verrà effettuata da Harmont & Blaine direttamente sui lotti tipo (pre-pack in SAP
FMS), pertanto la retail allocation creerà in automatico, in base alle quantità di lotti tipo dichiarate,
non solo gli ordini di trasferimento ai negozi, ma anche gli ordini di acquisto a fornitore, usando il
codice del lotto tipo, ma consentendo anche, sull’ordine di acquisto, di visualizzarne il contenuto in
termini di quantità per taglia/colore. Si rimanda al capitolo apposito per ulteriori dettagli.
La pianificazione tramite retail allocation sarà effettuata anche per i prodotti in licenza della prima
linea (ad esempio abbigliamento bambino), anch’essi commercializzati, con la differenza che
l’ordine di acquisto non riporterà un prezzo di acquisto, in quanto saranno acquistati in conto
deposito fornitore (stock speciale K), e che gli ordini di acquisto avranno consegna diretta al
negozio (non saranno quindi generati ordini di trasferimento da centro di distribuzione a negozio).
L’acquisto dei commercializzati propri per la prima linea avverrà invece con l’ausilio dell’MRP SAP,
che genererà le richieste di acquisto in base ai fabbisogni presenti a sistema (ordini di
trasferimento ai negozi e ordini cliente wholesale). Anche i colli cliente dei commercializzati, come
quelli provenienti da lavorazione esterna, avranno di default uno stato “Bloccato” che ne impedirà
la spedizione fino al superamento del controllo qualità in ingresso (si rimanda al capitolo dedicato
alle lavorazioni esterne per ulteriori dettagli in merito).
3.3.3. Acquisto servizi e materiali di consumo (No Core)
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Il flusso Acquisti No Core in SAP FMS è riassunto nella figura seguente:
Il ciclo può avere inizio con una Richiesta di Acquisto: i vari enti richiedenti merci e/o servizi
inseriscono questo documento sul sistema SAP FMS, sul quale viene inserita l’informazione “Tipo
di contabilizzazione”, la quale contraddistingue l’acquisto in:
a) Acquisto a magazzino: in questo caso viene indicato il codice materiale per approvvigionare
il magazzino
b) Acquisto Spesato: in questo caso viene indicato solitamente un gruppo merci (per
identificare la tipologia di servizio e determinare il corrispondente conto CoGe) ed una descrizione
puramente testuale. L’acquisto spesato può essere attribuito ai seguenti oggetti di Controlling:
- Centro di Costo
- Ordine Interno (Investimenti in corso oppure semplici Commesse)
- Cespite.
Anche per gli acquisti spesati sarebbe comunque possibile, ove ritenuto opportuno, una gestione a
codice materiale. Tale gestione viene attivata generalmente solo per particolari acquisti rilevanti,
ricorrenti e standard, e con finalità prevalentemente statistiche.
Sulla Richiesta d’acquisto è possibile ma non necessario inserire il fornitore, così come il valore (a
fini prevalentemente statistici). Per tracciare il reparto che richiede l’acquisto ad un certo centro di
costo “comune” (ad es. al centro di costo IT), potrà essere valorizzato il campo “Richiedente”.
La Richiesta di Acquisto non è un documento essenziale; ad esempio, nell’acquisto di alcuni
materiali, come la cancelleria, la richiesta sarà gestita extra sistema, e l’utente inserirà
direttamente l’ordine di acquisto in SAP FMS. La gestione di eventuali acquisti senza RdA
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(direttamente tramite ordine), ovvero senza ordine (es. attraverso la piccola cassa) dovrà essere
regolamentata in funzione delle policy che Harmont & Blaine vorrà darsi.
Il documento successivo è l’Ordine d’acquisto, in cui l’inserimento del fornitore è una informazione
necessaria, infatti è un documento vincolante nei confronti di quest’ultimo a dei prezzi concordati, e
potrà essere stampato ed inviato al fornitore (con lo stesso layout di stampa degli acquisti
caratteristici).
All’interno del documento, qualora si volesse suddividere l’acquisto su diversi centri di costo (es.
Punti vendita), sarà possibile:
- Inserire “n” righe di acquisto per quanti sono i centri di costo,
- Inserire un’unica riga di acquisto ma con contabilizzazioni separate per centro di costo
(contabilizzazione multipla)
- Inserire un’unica riga di acquisto con un unico centro di costo, la cui scrittura di acquisto
verrà poi in caso ribaltata su altri centri di costo.
La generazione di un Ordine di acquisto, pur non effettuando nessuna scrittura contabile e/o
gestionale, genera un valore impegnato, visualizzabile sui Report di Controllo di Gestione,
sull’oggetto di Controlling inserito.
L’ordine d’acquisto può riferirsi ad un Contratto a quantità e/o a valore con un fornitore. Questo
documento potrà essere utilizzato ad esempio per i contratti di affitto passivi dei vari negozi.
E’ emersa la necessità di gestire la memorizzazione in SAP FMS delle varie versioni dell’ordine
per alcune tipologie di ordine di acquisto No-Core, ad esempio per gli ordini di allestimento dei
negozi. Se questa esigenza sarà confermata, sarà creato un tipo di ordine di acquisto ad hoc che
sarà gestito a versioni, secondo le funzionalità previste dallo standard SAP FMS.
Sulle Richieste d’acquisto e sugli Ordini d’acquisto possono essere implementate delle strategie di
rilascio, ossia delle regole di approvazione degli acquisti, su vari step e funzioni aziendali: esse
possono essere settate per tipologia ed importo di acquisto. Dovranno essere definiti, nelle fasi
successive del progetto, gli step autorizzativi che saranno necessari, i criteri di determinazione di
essi (es. in base all’importo totale dell’ordine) ed il tipo di documento che sarà sottoposto a
strategia di rilascio (richiesta di acquisto oppure ordine di acquisto). E’ da sottolineare che un
ordine di acquisto non può essere stampato (quindi inviato al fornitore) finché non è rilasciato da
tutti gli step autorizzativi e finché la nuova versione non è contrassegnata dall’utente come “attiva”.
A tal proposito si suggerisce di valutare l’inserimento di strategie di rilascio “a valle” del processo di
acquisto (es. direttamente in fase di emissione di OdA) a fine di evitare ricicli di processo dovuti
alla variazione delle condizioni ipotizzate in fase di richiesta (es. in relazione a prezzi unitari, costo
totale della fornitura, ecc.).
I passi successivi all’Ordine d’acquisto sono i seguenti:
1) Entrata Merci: rappresenta un documento di conferma dell’avvenuto acquisto (arrivo della
merce o prestazione di servizio effettuata). Essa sarà valorizzata, ciò significa che viene
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confermato l’acquisto e rilevato il costo, creando un documento contabile del tipo Costo a
Fatture da ricevere.
2) Fattura fornitore: viene registrata in SAP FMS la fattura fornitore, confrontandola con le
quantità ed i prezzi registrati in entrata merci, e creando un documento contabile del tipo Fatture
da ricevere a Debiti vs fornitore.
Le scritture “costo a fatture da ricevere” legate alla gestione dell’entrata merci fanno emergere la
necessità di attivare un controllo periodico (si suggerisce almeno 1 volta al mese)
dell’amministrazione sulle posizioni aperte, con il doppio obiettivo di procedere alla chiusura di
tutte le posizioni, ed effettuare un controllo fattivo sulla gestione, ad esempio su ordini
parzialmente evasi.
Per quanto riguarda i cespiti, il flusso acquisti è del tutto speculare ma con contabilizzazione
specifica. La creazione del cespite avverrà attraverso la comunicazione da parte dell’ufficio
acquisti all’amministrazione dell’acquisto di un cespite. L’amministrazione creerà l’anagrafica
secondo la verifica dei dati civilistico – contabili, comunicando il numero cespite creato all’ufficio
acquisti che potrà procedere alla creazione dell’ordine di acquisto spesato su quel cespite. Si
rimanda comunque al capitolo apposito per ulteriori dettagli.
Per quanto riguarda la registrazione delle utenze, esse saranno registrate direttamente in
contabilità (in ambito modulo SAP FI), quindi senza passare dall’ordine d’acquisto e dal flusso
sopra descritto.
3.3.4. Acquisto in conto lavorazione e lavorazioni esterne
3.3.4.1. Lavorazioni esterne di produzione
Il processo standard SAP FMS cosiddetto di “conto lavoro di fase” sarà utilizzato per tutte le
lavorazioni esterne relative alla produzione di prodotti finiti non commercializzati (per quanto
riguarda le rilavorazioni ed i ricondizionamenti, si fa riferimento ai relativi capitoli).
Il processo di conto lavoro di fase è riassunto nel diagramma seguente:
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Nei paragrafi successivi, viene descritto nel dettaglio (passo per passo) questo processo.
Creazione ordine di acquisto lavorazione esterna
A partire dalle richieste di acquisto di lavorazione esterna generate al salvataggio dell’ordine di
produzione, possono essere creati gli ordini di acquisto (i quali, se necessario, possono essere
stampati ed inviati al faconista). Per Harmont & Blaine né le richieste né gli ordini di acquisto di
lavorazione esterna necessitano di alcuno step autorizzativo di rilascio.
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Attualmente viene creato un ordine di acquisto per commessa/faconista; in SAP FMS l’unico
criterio obbligatorio di splitting è il faconista, pertanto teoricamente si potrebbe avere un unico
ordine di acquisto contenente tutte le lavorazioni esterne di un certo faconista (una riga ODA per
ogni fase di ogni commessa), anche per più commesse diverse insieme, così come invece è
possibile mantenere l’impostazione attuale.
Al momento della conversione dell’ordine di acquisto, ove non fosse possibile gestire i prezzi a
listino ed ove questi non fossero già stati inseriti nei cicli, sarà necessario indicare il prezzo. In
generale, ove questo fosse stato solo “stimato” (es. in fase di produzione del campionario), sarà
necessario modificarlo con il dato reale prima di procedere all’entrata merci della prestazione.
In caso di modifiche comunicate da parte del faconista alle componenti della distinta di una certa
commessa (materiali sostitutivi, extra consumi, etc.), conosciuti solamente dopo il lancio della
commessa (quindi a ordine di acquisto già creato), sarà possibile modificare le componenti
necessarie (modifica quantità e/o aggiunta codici) direttamente sull’ordine di acquisto, senza
modificare l’ordine di produzione SAP FMS, con doppio beneficio:
- Il fabbisogno di componente da spedire (eventualmente) al faconista sarà immediatamente
visto dal monitor (vedi paragrafo successivo) e quindi evadibile immediatamente
- La modifica sarà registrata solo sull’ordine di acquisto, e non sulla commessa, consentendo
così di rilevarla puntualmente all’entrata merci della lavorazione come scostamento di costo
tra costo teorico (distinta base della commessa) e costo effettivo (distinta base sull’ordine di
acquisto).
Laddove poi la modifica fosse dovuta ad un vero e proprio errore in fase di creazione della distinta
base del prodotto finito, sarebbe invece opportuno, oltre a quanto scritto sopra, anche modificare e
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correggere la distinta base del prodotto stesso (in modo che lo stesso errore non sia propagato
anche su produzioni future), ed aggiornare di conseguenza anche l’ordine di produzione
rileggendo la distinta modificata.
Invio componenti al faconista
Tramite l’apposito monitor SAP FMS, l’operatore di magazzino potrà visionare, per ogni faconista, i
fabbisogni di componenti (derivanti dai vari ordini di acquisto di lavorazioni esterne, legati a loro
volta ai vari ordini di produzione) e lo stock attualmente presente presso il faconista, e decidere
quali e quante componenti inviargli. L’eventuale sfrido (scarto %) inserito nella distinta base SAP
viene considerato automaticamente nei fabbisogni in aggiunta alla quantità da distinta.
Secondo la procedura ipotizzata, un operatore che lavora su SAP FMS (responsabile di
magazzino o utente della Produzione) interrogherà periodicamente il monitor per faconista,
visualizzando tutte le componenti che risultano mancanti presso il fornitore (suddivise per ordine di
acquisto), selezionando le componenti che vuole inviare (eventualmente
riducendone/aumentandone le quantità rispetto a quelle proposte) e creando per esse una
richiesta di prelievo per il magazzino (documento di consegna SAP FMS) per il totale delle quantità
per componente.
L’operatore di magazzino potrà poi, a fronte della consegna SAP FMS, effettuare il prelievo. In
SAP FMS sarà creata una consegna per ogni faconista, in cui sarà pertanto possibile raggruppare
tutte le componenti necessarie e nelle loro quantità totali, raggruppando quindi più
ordini/commesse insieme, secondo l’impostazione standard SAP FMS.
Attualmente per Harmont & Blaine il prelievo e l’imballaggio delle componenti da inviare al
faconista viene effettuato segregando fisicamente le stesse in riferimento alle singole commesse
(per agevolarne la gestione del faconista e presidiare maggiormente il consumo puntuale dei
materiali); questa impostazione organizzativa di magazzino del packing fisico per il faconista potrà
se desiderato essere mantenuta, ma la stampa cartacea della picking list SAP FMS non riporterà,
per ogni componente, il riferimento a quanti pezzi sono necessari per ogni singola commessa
(come nella stampa attuale).
In SAP FMS, infatti, poiché la consegna di prelievo componenti per invio a terzista non riporta il
riferimento al singolo ordine di acquisto/commessa, questa logica di reperimento fabbisogni aperti
e loro elenco dovrebbe essere integrata nella stampa della picking list e della DDT standard con
una logica custom (realizzazione di una personalizzazione rispetto allo standard Sap), che si
configurerebbe pertanto come “gap” di progetto.
Se si volesse adottare l’impostazione standard SAP FMS, sarebbe da prevedere la possibilità di un
cambio di modello operativo che preveda un alleggerimento dell’onere della logistica in fase di
packing, ribaltando sul fornitore la separazione puntuale dei materiali ed il monitoraggio di
eventuali extraconsumi. Teoricamente, infatti, le componenti potrebbero anche essere inviate
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senza il riferimento alla singola commessa, purché ci sia un flusso di comunicazione da parte del
faconista dei consumi effettivi da lui riscontrati per ogni singola commessa/fase. Questa è la vera
informazione che consente di registrare puntualmente gli scostamenti di consumo tra teorico ed
effettivo.
La scelta tra effettuare picking puntuali ovvero permettere di inviare quantità “libere” al faconista
dipende da una decisione di carattere organizzativo di Harmont & Blaine.
Registrazione entrata merci ordine di acquisto lavorazione
All’avvenuta conferma (parziale o totale) della lavorazione da parte del faconista, sarà possibile
registrare non solo l’avanzamento logico di fase sull’ordine di produzione, ma anche l’entrata merci
dell’ordine di acquisto della lavorazione. Ciò consente con un’unica operazione di:
- Registrare l’avvenuta lavorazione e consentire quindi la registrazione della fattura fornitore
- Consumare le componenti legate sull’ordine di acquisto a quella lavorazione dallo stock
presso il faconista.
In questa fase è possibile anche specificare le quantità effettivamente consumate (nel caso in cui
ad esempio l’utente sia informato per tempo dal faconista di eventuali extra consumi o modifiche in
corso d’opera). Come specificato al paragrafo precedente, la soluzione migliore per monitorare i
consumi presso il terzista e registrare gli scostamenti di consumo sarebbe, più che organizzare il
packing della spedizione per commessa, stabilire con i vari faconisti una procedura per cui, al
termine di ogni fase di lavorazione di ogni commessa, essi comunichino i consumi effettivi
(quantomeno dei componenti principali). Questi ultimi potrebbero essere registrati puntualmente in
questa fase, in modo che l’eventuale sfrido (sotto-consumo rispetto alla quantità teorica) di
commessa resterebbe in stock presso il fornitore per essere utilizzato per altre produzioni oppure
essere reso a fine stagione.
La conferma logica dell’operazione dell’ordine di produzione e l’entrata merci dell’ordine di
acquisto della lavorazione esterna sono, da procedura standard, due operazioni separate in SAP
FMS. E’ stato ipotizzato di affidarle entrambe (o solo una delle due) direttamente al faconista,
realizzando un portale fornitori web o una app SAP Fiori tramite cui potrebbe registrare in prima
persona gli avanzamenti di fase ed i consumi effettivi. Tale sviluppo potrebbe costituire
un’interessante integrazione futura all’attuale progetto SAP (attualmente tale sviluppo è infatti out-
of-scope) che consentirebbe di snellire l’operatività degli utenti di Harmont & Blaine.
Al fine di garantire l'allineamento del magazzino fisico e di quello contabile presso i terzisti è
necessario effettuare ciclicamente verifiche della consistenza effettiva degli stessi. Ove tali
verifiche avvenissero a valle dell’entrata merci delle lavorazioni, non sarà possibile caricare tali
materiali sulle singole produzioni. In alternativa si darà vita semplicemente a carichi/scarichi dello
stock speciale presso terzista con registrazione del relativo valore/costo.
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Versamento del prodotto finito a magazzino
Il versamento del prodotto finito a magazzino Harmont & Blaine verrà registrato automaticamente
dal portale RFID: si rimanda pertanto al capitolo apposito per i dettagli logistici a riguardo.
Nell’attuale sistema gestionale la merce entra di default in uno stato sospeso “controllo qualità”, poi
il controllo fisico della qualità della merce in ingresso viene effettuato solo su alcuni colli a
campione.
In SAP FMS, invece, tutti i carichi di magazzino da lavorazione esterna saranno registrati nello
stock utilizzabile liberamente. Per quanto riguarda i colli cliente in ingresso (ad esempio per la
prima linea), per replicare un comportamento simile all’attuale senza utilizzare lo stock “Controllo
qualità” in SAP FMS (che complicherebbe la gestione di questa casistica), i colli versati a
magazzino avranno di default uno stato “Bloccato” che impedirà la loro spedizione (pur
mantenendo la loro assegnazione a ordine cliente/di trasferimento). Tale stato potrà poi essere
rimosso puntualmente o massivamente nel caso il controllo qualità in ingresso sia superato oppure
in casi di spedizioni urgenti da registrare.
In caso di controllo qualità non superato, sarà possibile ad esempio spostare il collo nel magazzino
sfusi nel caso venga aperto e disassortito, oppure inviarlo a fornitore per una riparazione. In
entrambi i casi, ciò determinerà una dis-assegnazione automatica della merce dagli ordini clienti a
cui era assegnata.
I lotti tipo relativi alla seconda linea o all’outlet provenienti da faconista, invece, potranno essere
versati a magazzino in SAP FMS nello stock “Controllo qualità” (in questo caso non vi è infatti
allocazione diretta a specifico ordine cliente). Sarà poi possibile, in caso di superamento del
controllo qualità, spostare manualmente i lotti tipo da stock controllo qualità a stock utilizzabile
liberamente tramite apposito movimento merci.
Registrazione fattura fornitore
Le fatture fornitore arrivano dai faconisti con una riga per ogni fase esterna di ogni singola
commessa, e gli opportuni riferimenti (commessa, descrizione operazione, etc.).
In SAP FMS il controllo fattura avverrà con la stessa granularità (una riga per ogni fase esterna di
ogni ordine di produzione); inoltre sarà sempre possibile far riferimento al numero di bolla che il
faconista può avere emesso (nel caso invii la merce a Harmont & Blaine o ad un altro faconista),
se riportato in SAP FMS in fase di registrazione entrata merci dell’ordine di acquisto.
3.3.4.2. Ricondizionamenti
A volte alcuni prodotti finiti (o semilavorati) vengono inviati ad un fornitore affinché siano
ricondizionati. Il ricondizionamento comporta sempre la trasformazione di un codice in un nuovo
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codice di prodotto finito, con il contestuale consumo di altre componenti (es. applicazione patch,
etc.), a volte inviate anch’esse dal magazzino Harmont & Blaine.
Il fornitore può effettuare anche più lavorazioni, ma il listino è sempre unico per l’intero
ricondizionamento, e non c’è la necessità di registrare l’avanzamento delle singole fasi di
lavorazione da parte del terzista. A tal proposito, diversamente dalle altre produzioni, sarebbe
eventualmente possibile anche gestirle “a listino”.
Per questi motivi, sarà utilizzato per i ricondizionamenti il cosiddetto processo SAP FMS di “Conto
lavoro pieno” (come per l’acquisto dei semi-commercializzati), il quale, rispetto al processo
illustrato nel capitolo precedente, consente di creare direttamente un ordine di acquisto per la
lavorazione esterna, con possibilità di specificare (manualmente o da distinta base) l’elenco dei
componenti da inviare al terzista. L’ordine di acquisto non è però un acquisto di una prestazione di
servizio come nel capitolo precedente, ma è intestato al prodotto finito che sarà riconsegnato dal
fornitore. Non vi è pertanto in questo flusso nessun ordine di produzione.
L’invio delle componenti al terzista e l’entrata merci dell’ordine di acquisto (con contestuale
consumo delle componenti presso fornitore) avverranno invece nella stessa identica modalità del
conto lavoro di fase.
L’utilizzo di questo processo consentirà di gestire i ricondizionamenti in maniera estemporanea e
quindi con una gestione veloce e senza troppi dettagli: inoltre, è corretto ai fini Harmont & Blaine
anche il fatto che il valore del prodotto finito ricondizionato sia calcolato come valore della
lavorazione + somma dei valori delle componenti inviate al terzista per quell’ordine di acquisto,
come da processo standard SAP FMS.
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3.3.4.3. Riparazioni
Le riparazioni effettuate presso fornitore esterno, al contrario dei ricondizionamenti, non
comportano un cambio del codice del prodotto finito. Pertanto, il processo di conto lavoro pieno
SAP FMS non è adatto allo scopo, in quanto ricalcolerebbe il valore del prodotto finito
aggiungendovi il costo della riparazione (e delle eventuali componenti), il che non sarebbe corretto.
Pertanto, le riparazioni saranno gestite come un acquisto di prestazioni di servizio scaricate su un
determinato centro di costo (che raccoglierà pertanto il valore delle riparazioni stesse). L'acquisto
delle lavorazioni esterne di riparazione/ripristino non sarà quindi legato direttamente all'articolo, ma
sarà spesato su oggetti di costo appositi (volendo suddivisi per famiglia di prodotto), da cui sarà
possibile periodicamente ribaltare statisticamente questi costi sui vari prodotti finiti.
Le eventuali componenti inviate dal magazzino ai fornitori per le riparazioni potrebbero pertanto
anch’esse essere consumate direttamente da magazzino sullo stesso centro di costo, oppure
inserite come componenti dell’ordine di acquisto e quindi inviate al terzista con le stesse modalità
degli altri processi descritti precedentemente.
Invece, per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso
fornitore, dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice
generico, che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU
lette dal portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei
pezzi da inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da
portale RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per
mantenere allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali.
Sarà poi prevista una causale RFID apposita di rientro da riparazione/ripristino, che farà rientrare a
stock le SKU lette al rientro dei colli dal fornitore tramite l’apposito movimento standard SAP.
3.4. Gestione magazzino logico Inbound
3.4.1. Struttura organizzativa Magazzini
“Del BO” è il centro di logistica interno dove avvengono entrate ed uscite della merce per tutte le
linee. Questo centro di distribuzione gestisce anche le merci destinate all’estero.
In SAP FMS, sotto il centro distribuzione “Del BO” saranno definiti i seguenti magazzini logici:
Materie prime/sussidiarie
Prodotti finiti (materiali sfusi)
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Colli (prodotti finiti già imballati per il cliente: per colli si intendono infatti i cartoni contenenti
prodotti finiti già pre-imballati per il cliente tramite la creazione del file fornitore con le
disposizioni di imballo, e quindi immediatamente assegnabili già in fase di entrata merci al
singolo cliente)
Lotti (pre-pack, colli tipo per invio seconda linea/outlet)
Resi (per i resi da cliente, solo prodotti finiti)
Old season
Rottamazione
Non sarà più necessario un magazzino dedicato per le materie prime presso l’Ufficio Stile, in
quanto i prelievi dal magazzino materie prime per questo ufficio saranno registrati su un oggetto di
costo dedicato.
Alcune tipologie particolari di giacenze non saranno più gestite in SAP FMS come magazzini logici,
ma in altro modo, generalmente utilizzando i cosiddetti "stock speciali”:
Conto deposito o conto visione c/o terzi (gestione tramite stock speciale W conto deposito
cliente)
Conto visione fornitori e lavorazioni presso terzista (gestione tramite stock speciale O
merce di proprietà presso fornitore)
Merce in viaggio (gestione tramite stock in transito)
Beni di terzi in conto vendita c/o Harmont & Blaine (gestione tramite stock speciale K conto
deposito fornitore).
La piattaforma di logistica esterna “Movimoda” rappresenta un secondo centro puramente
distributivo. In uscita avvengono spedizioni di prodotti finiti verso clienti nazionali, negozi o
trasferimenti verso “Del BO”. In entrata riceve prodotti finiti provenienti da “Del BO”, da fornitori e
dai resi dei punti vendita. Non è prevista un’interfaccia di comunicazione, in quanto gli operatori di
“Movimoda” avranno accesso diretto al sistema SAP FMS di Harmont & Blaine.
Sotto il centro distribuzione “Movimoda” saranno definiti in SAP FMS i seguenti magazzini:
Prodotti finiti (materiali sfusi)
Colli (prodotti finiti già imballati per il cliente)
Lotti (pre-pack, colli tipo per invio seconda linea/outlet)
Resi
Infine, il terzo centro di distribuzione sarà dedicato allo stock per le vendite tramite il canale “E-
Commerce”. Per questo centro di distribuzione saranno definiti in SAP FMS i seguenti magazzini:
Distribuzione e-commerce
Resi e-commerce
Per quanto riguarda invece i negozi Harmont & Blaine, ognuno di essi avrà un unico magazzino.
Inoltre, la merce presso negozio in conto vendita (licenze) sarà gestita tramite stock speciale K
(conto deposito fornitore).
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Nella tabella seguente viene riportata la corrispondenza tra i magazzini presenti sull’attuale
sistema gestionale e la corrispondente gestione in SAP FMS:
Magazzino
AS400 Descrizione AS400
Tipologia
AS400
Centro distr.
SAP
Magazzino
SAP Descrizione SAP
01 Materie
Prime/Sussidiarie Fiscale
Del Bo DBMP Magazzino MP
02 Magazzino Stile Fiscale Del Bo DBMP Magazzino MP
04 Magazzino Prodotti
Finiti Fiscale
Del Bo DBSF Magazzino PF
sfusi
05 Deposito Colli Fiscale Del Bo DBCO +
DBLO
Magazzino PF colli
+ Magazzino lotti
06 Conto Vendita Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente
07 Magazzino Prototipi Non Fiscale I prototipi non saranno più gestiti a magazzino
08 Conto Affidamento Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente
10 Merce in Viaggio Fiscale Stock in transito
14 Magazzino Prodotti
Finiti presso terzi Fiscale
Movimoda MVSF Magazzino PF
sfusi
15 Magazzino Logistica
presso terzi Fiscale
Movimoda MVCO +
MVLO
Magazzino PF colli
+ Magazzino lotti
19 Conto Ripristino c/o
Movimoda Fiscale
Movimoda La merce in conto ripristino
sarà inviata a fornitore dal
magazzino “Resi” c/o
Movimoda MVRE
30 Magazzino E-
Commerce Fiscale
E-commerce ECDI +
ECRE
Magazzino
distribuzione +
Magazzino resi
35 Conto Visione Clienti Fiscale Stock speciale W – Conto deposito cliente
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Magazzino
AS400 Descrizione AS400
Tipologia
AS400
Centro distr.
SAP
Magazzino
SAP Descrizione SAP
36 Conto Visione Fornitori Non Fiscale Stock speciale K – Conto deposito fornitore
38 Conto Riparazione Fiscale Stock speciale O – Merce presso fornitore
40 Magazzino Difettati Fiscale
Del Bo Questo magazzino sarà
sostituito dal segmento
“Difettati”
41 Magazzino Difettati
Presso Terzi Fiscale
Movimoda Questo magazzino sarà
sostituito dal segmento
“Difettati”
50 Magazzino Controllo
Qualità Fiscale
Del Bo e
Movimoda
DBRE +
MVRE
Magazzino Resi
60 Magazzino Stock Fiscale Del Bo DBOL Magazzino old
season
70 Magazzino Merce Dis. Fiscale Del Bo DBRO Magazzino
rottamazione
80 Magazzino Furti Non Fiscale Eventuali furti saranno scaricati da magazzino
e addebitati su centro di costo apposito
90 Stores Fiscale Singolo
negozio
STMG Magazzino
negozio
91 Beni Di terzi C/O Noi Non Fiscale Stock speciale K – Conto deposito fornitore
99 NS Conto Lavoro
Esterni Fiscale
Stock speciale O – Merce presso fornitore
3.4.2. Movimenti merci
Tutti i movimenti di magazzino dovranno essere tracciati su SAP FMS: entrate merci, trasferimenti
tra magazzini e/o tipologie di stock (libero, controllo qualità, bloccato), uscite merci. Ogni
movimento produrrà un documento materiale, andrà ad aggiornare la giacenza di magazzino e
produrrà le relative registrazioni contabili. Tutti i movimenti merce avranno associato un codice
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numerico (“tipo movimento”) che identifica univocamente la tipologia di movimento effettuato (ad
esempio, 101 = entrata merci da ordine di acquisto). Inoltre, i movimenti potranno avere associato
anche un codice che ne specifica la “motivazione”, secondo un insieme di valori per ogni tipo
movimento personalizzabile in fase di implementazione del sistema.
Tutta la movimentazione del magazzino in SAP FMS è definita a livello di SKU, cioè codice
prodotto generico più variante (taglia/colore) più segmento. Il livello di SKU può essere definito
come dato anagrafico dei prodotti secondo l’esigenza di Harmont & Blaine.
I movimenti effettuati tramite portale RFID saranno eseguiti tramite interfaccia con il corrispondente
software, mentre quelli che afferiscono ai negozi saranno gestiti tramite interfaccia con il sistema di
gestione dei negozi di proprietà (POS). Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per
l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.
3.4.2.1. Movimenti di entrata merci
Con entrata merci sono definiti tutti i movimenti che hanno come risultato un incremento dello
stock in magazzino. Nei processi Harmont & Blaine sono state identificate le seguenti tipologie di
entrata merci:
Entrata merce a fronte di Ordine d’acquisto – riguarda tutti i tipi di materiale di acquisto
Harmont & Blaine. Nel caso dei prodotti finiti commercializzati, sarà registrata tramite
interfaccia con il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per
l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.
Entrata merce a fronte di Ordine di produzione (commessa) – riguarda il versamento a
magazzino di tutti i prodotti finiti Harmont & Blaine di lavorazione esterna, che sarà
registrato tramite interfaccia con il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti
capitoli per l’analisi di dettaglio di questi processi di movimentazione.
Resi su vendite – riguarda il prodotto finito reso dal cliente.
Resi da terzista – riguarda il rientro a magazzino di materie prime inviate da Harmont &
Blaine al faconista (ad esempio, tessuti inviati al fornitore ma non utilizzati).
3.4.2.2. Movimenti di uscita merci
Per uscita merci si intendono i processi che hanno come risultato un decremento dello stock in
magazzino del materiale (consumi o vendite).
In Harmont & Blaine sono stati individuate le seguenti causali di uscita merci:
Prelievo per consumo interno a oggetto di costo (ad esempio, a centro di costo).
Uscita merce per vendita (uscita da SD) – riguarda tutti i materiali di vendita Harmont &
Blaine.
Invio materie prime al terzista
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Reso a fornitore.
Il reso a fornitore può essere effettuato in due modi:
Registrazione del movimento di riconsegna – con riferimento all’ordine d’acquisto viene registrato il
movimento di riconsegna, indicando la quantità da riconsegnare e il motivo della riconsegna. Il
sistema effettua in automatico le registrazioni contabili movimentando con segno opposto gli stessi
conti movimentati al momento dell’entrata merce e riaprendo la posizione dell’ordine di acquisto.
Registrazione di un ordine di reso a fornitore – si tratta di un particolare tipo di ordine di acquisto
che permette il reso al fornitore senza riferimento al documento di acquisizione (ad esempio,
quando il reso avviene dopo la registrazione della fattura fornitore). A fronte dell’ordine di reso, si
può emettere una bolla di consegna e registrare una nota di credito dal fornitore.
3.4.2.3. Trasferimenti interni
Si avranno le seguenti tipologie di trasferimenti:
Trasferimenti tra magazzini – Il materiale viene trasferito da un magazzino all’altro
all’interno dello stesso centro di distribuzione.
Modifiche di stato degli stock – riguarda ad esempio il trasferimento del materiale dallo
stock bloccato in controllo qualità allo stock in utilizzo libero.
Trasferimenti da un codice materiale all’altro – gli stock sono spostati da un codice
materiale all’altro o da una SKU all’altra (ad esempio, cambio segmento, cambio taglia,
etc.).
Rettifiche varie - sono i movimenti che rettificano il valore dello stock, quali ad esempio
rettifiche inventariali, rottamazioni, etc.
I trasferimenti tra centri di distribuzione (ad esempio tra Del Bo e Movimoda e viceversa) dovranno
essere registrati in SAP attraverso ordini di acquisto di trasferimento, in modo da poter creare una
bolla di consegna in riferimento ad essi, la quale serve anche per comunicare con l’interfaccia con
il portale RFID. Si fa pertanto riferimento ai corrispondenti capitoli per l’analisi di dettaglio di questi
processi di movimentazione.
Per i trasferimenti da centro di distribuzione ai negozi e viceversa si fa invece riferimento al
capitolo dedicato al Retail.
3.4.2.4. Inventario di magazzino
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In Harmont & Blaine sarà implementata la procedura prevista da SAP FMS per l’inventario dei
magazzini logici, descritta nel diagramma di flusso seguente:
Il processo di inventario SAP FMS prevede le seguenti fasi:
Creazione e stampa del documento d’inventario
Conteggio
Analisi e registrazione delle differenze (ed eventuale riconteggio).
Il processo inizia generando le necessarie liste di conteggio inventario (documenti inventariali),
tipicamente per magazzino e/o gruppo merci.
Durante l'inventario fisico, i materiali possono essere bloccati o meno per la registrazione fino alla
fine del processo di inventario. A tal fine si consiglia di registrare, preventivamente alla creazione
del documento inventariale, tutti i carichi e gli scarichi di magazzino ancora pendenti, in modo da
poter effettivamente bloccare la movimentazione dei codici contenuti nei documenti inventariali
(che possono essere frazionati per raggruppamenti studiati di codici, in modo da velocizzarne la
conta e quindi bloccare per il minor tempo possibile le movimentazioni di quei codici). In caso di
blocco, la merce non è disponibile fino a quando l’inventario non è chiuso.
Una volta stampati i fogli di inventario (che non riportano la giacenza risultante in SAP, per non
influenzare la conta), viene effettuato il reale conteggio dell'inventario fisico per i materiali specifici.
Fuori SAP, sarà possibile stampare anche etichette extra da apporre sui colli (per contrassegnarli
come inventariati e/o per riportarvi l’effettivo contenuto del collo).
Successivamente il risultato del conteggio viene inserito in SAP e si controllano le eventuali
discrepanze rispetto alle quantità del sistema.
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L'inventario può essere ricalcolato fino a quando i conteggi finali non vengono accettati e le
differenze di inventario registrate. E’ possibile anche specificare una causale (da un elenco
definibile a sistema) per specificare a fini statistici il motivo della differenza registrata.
Per i prodotti finiti attualmente l’inventario viene registrato tramite RFID. A tal proposito si propone
di effettuare una pura conta fisica dei colli cliente interi presenti a magazzino (già entrati tramite
RFID) senza ripassare nuovamente tutti i colli sotto il portale RFID, a meno che non vengano
aperti e controllato fisicamente il loro contenuto.
Possono essere inventariati tutti i tipi di stock del materiale: stock in utilizzo libero, stock in
controllo qualità, stock in conto deposito cliente, stock presso faconista, etc.
L’inventario deve essere eseguito a livello di SKU.
3.4.3. Reportistica di magazzino
Non sono emerse esigenze di reportistica operativa di magazzino diversa dai report standard SAP
(giacenze per referenza, per più referenze, lista movimenti merci, stock alla data, etc.).
Non è emersa nemmeno l’esigenza di stampa da SAP di bolle di entrata merci.
Per quanto riguarda invece la reportistica di magazzino a fini amministrativi, il report prioritario in
termini di importanza per Harmont & Blaine l’indice di rotazione di magazzino. Tale report (pur
presente nello standard SAP FMS) è da implementare preferibilmente sulla Business Intelligence,
in modo che possano essere recuperati sia i dati storici dall’attuale sistema gestionale, sia i
movimenti più recenti da SAP FMS, ai fini di un calcolo più corretto e puntuale.
La stagione (parametro di base della reportistica di magazzino dell’attuale sistema gestionale,
anche ai fini di svalutazione dello stock, ma non presente nella reportistica di magazzino standard
SAP FMS) sarà sostituita in parte dal segmento (che comprenderà i concetti di campionario e
outlet attualmente inglobati nella stagione, nonché il made-in), in parte sarà resa inutile da altre
considerazioni legate all’ultima data di entrata merci o altri parametri. Sarà comunque sempre
possibile in SAP FMS per ogni materiale recuperare la sua stagione di origine (ed eventuali
stagioni di riproposizione) semplicemente visualizzando la sua anagrafica. Pertanto, non sarà
gestita a livello di stock (come ulteriori dati SKU) la stagione/collezione/tema.
La visualizzazione della reportistica a disposizione sul sistema SAP FMS sarà fatta in fase di
realizzazione, in quanto non è passibile di modifiche. Eventuali esigenze di reportistica aggiuntiva
verranno individuate e valutate come eventuali GAP da realizzare sul sistema più idoneo (SAP
oppure BI).
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3.5. Controllo fattura logistico
Il procedimento di verifica delle fatture passive si pone a valle del processo vero e proprio di
approvvigionamento, utilizza le informazioni derivanti da questo processo e realizza le registrazioni
di contabilità civilistico-fiscale e di controlling.
Obiettivi del procedimento sono i seguenti:
concludere il processo di approvvigionamento dei materiali con la registrazione della fattura
in entrata
gestire la registrazione della fattura per l’acquisizione di servizi, spese, etc.
gestire la registrazione di addebiti, accrediti successivi, sconti, note di credito
fornire alla Contabilità Finanziaria le informazioni utili a chiudere il ciclo passivo con
l’operazione di Pagamento delle fatture passive.
Tutte le fatture provenienti da ciclo passivo con riferimento ad un ordine d’acquisto, verranno
registrate richiamando la bolla di entrata merci o “l’acquisizione della prestazione” in caso di ordini
relativi a servizi, all’interno della funzionalità SAP FMS del “Controllo Fattura Logistico”. Sarà
pertanto utilizzato il ciclo passivo completo (creazione OdA/acquisizione prestazione/controllo
fattura) non solo per l’acquisto di materiali di magazzino, ma anche per la maggior parte dei servizi
e dei beni non codificati, questo per avere un confronto reale e verificabile tra le prestazioni
erogate e la fattura ricevuta dal fornitore (nonché un impegno finanziario sul relativo oggetto di
costo): ciò richiede un impatto organizzativo sulla gestione di tali prestazioni (solo a titolo di
esempio, compilazione di un rapportino giornaliero per gestire le giornate/ore effettivamente
erogate dal fornitore di servizi). In linea più generale, è opportuno che la registrazione fattura sia
sempre subordinata alla registrazione a sistema dell’entrata merci (o accettazione servizi) per
garantire sempre la perfetta integrazione tra ciclo passivo, controllo di gestione e contabilità;
occorre quindi prevedere una procedura organizzativa in grado di supportare questa impostazione,
tenendo anche conto dei tempi ristretti di registrazione delle fatture passive; proprio in virtù di
queste esigenze, sarà necessario che le entrate merci vengano effettuate prima dell’arrivo della
fattura e solo per eccezione e in ogni caso in tempi brevi dopo l’arrivo della stessa (che comunque
non sarebbe registrabile se non viene fatta l’entrata merce).
Le operazioni di registrazione della fattura sono eseguite sempre con riferimento ad un documento
relativo al processo logistico:
Bolla di Consegna del fornitore (se registrata in fase di entrata merci)
Ordine d’acquisto
Fornitore.
Il metodo del “controllo fattura basato sull’entrata merci” garantisce l’accoppiamento “stretto” tra la
posizione di fattura e la singola bolla di carico registrata a sistema. Tale approccio risulta
ragionevole in contesti per i quali il fornitore effettui anche consegne parziali (ipotesi sempre
realistica). Per Harmont & Blaine, il “controllo fattura basato sull’entrata merci” risulterà attivo per
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ciascuna riga d’ordine (quindi a livello di SKU). In tal modo, inserendo il numero di ordine di
acquisto, SAP FMS proporrà, per ciascuna riga d’ordine, tante posizioni di fattura quante sono le
bolle registrate con riferimento a quella posizione. Inserendo invece il numero di bolla fornitore, il
sistema presenterà tante posizioni di fattura quante sono le bolle selezionate (con le singole
quantità ricevute). Le quantità e l’importo da registrare saranno proposti automaticamente,
rispettivamente in base alle quantità effettivamente entrate ed al prezzo sull’ordine di acquisto.
Anche le contabilizzazioni saranno automatiche in base all’OdA. Le variazioni di importo rispetto
all’OdA saranno gestite automaticamente, con conseguente rivalorizzazione dei materiali.
Il controllo fattura permette di evidenziare automaticamente eventuali scostamenti tra la fattura del
fornitore e i documenti relativi al processo logistico. È possibile impostare delle tolleranze (in valore
assoluto o percentuale), in modo tale che, in caso di scostamenti superiori alle tolleranze definite,
la fattura sarà bloccata automaticamente al Pagamento (codice blocco R):
scostamento di quantità: uno scostamento di quantità si verifica quando la quantità in fattura
è maggiore (o minore) della differenza tra la quantità consegnata e la quantità già fatturata.
Il prodotto tra il prezzo sull’ordine e la variazione della quantità è usato come base per
determinare se la fattura deve essere bloccata automaticamente al Pagamento.
scostamento di prezzo: si manifesta se il prezzo in fattura (importo diviso quantità in fattura)
è maggiore (o minore) del prezzo netto dell’ordine. Il prodotto tra la quantità in fattura e il
prezzo netto dell’ordine è usato come base per determinare se la fattura deve essere
bloccata.
Nel caso si verifichi uno scostamento, il sistema confronta quest’ultimo con i limiti di tolleranza
impostati:
se lo scostamento supera i limiti di tolleranza, il sistema segnala gli scostamenti. La fattura,
comunque, può essere registrata ma è bloccata automaticamente per il pagamento. La
fattura potrà essere pagata dalla contabilità, in un momento successivo, dopo aver eseguito
le operazioni di rilascio al pagamento.
se lo scostamento non supera il limite di tolleranza, il sistema comunque segnala eventuali
scostamenti ma non blocca la fattura.
Una fattura è bloccata per il pagamento anche se solamente una posizione presenta uno
scostamento che supera i limiti di tolleranza. Il blocco al pagamento può anche essere impostato
manualmente dall’utente in fase di controllo fattura, indipendentemente dai limiti di tolleranza
eventualmente calcolati dal sistema.
La transazione del controllo fattura logistico permette di registrare i seguenti documenti:
Fattura
Nota di credito
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Addebito successivo – indica una fattura integrativa in cui non variano le quantità fatturate,
ma solo il valore fatturato. Il fornitore può ad esempio inviare una fattura relativa ad oneri
accessori non inseriti nella prima fattura, oppure fatturare un'integrazione di prezzo.
Accredito successivo – Indica una nota di credito a valore; generalmente rappresenta una
riduzione di prezzo.
I tipi documento di fatturazione previsti (modificabili durante la registrazione), i range di
numerazione, le condizioni di pagamento, i codici IVA e i codici Ritenuta d’acconto sono descritti
nel capitolo relativo alla contabilità (FI).
Le maggiorazioni e sconti o altri costi oneri accessori (es. trasporti in ingresso, contributi CONAI,
etc.) potranno essere inseriti nell’OdA, sia per singola riga OdA che spalmati sulle singole righe
automaticamente, oppure potranno essere inserite direttamente in fase di controllo fattura logistico,
spalmandole su tutte le posizioni dell’OdA oppure registrandole come posizione a parte rilevante
per la sola contabilità (es. spese di bollo). Saranno pertanto previste tutte queste opzioni.
Il conto Fatture da ricevere, alimentato dal flusso passivo, dovrà essere gestito a partite aperte e
quindi prevedrà la funzionalità standard SAP FMS del pareggio automatico delle partite. Potrà
quindi essere controllato periodicamente (si consiglia mensilmente) per verificare eventuali partite
aperte (fatture da ricevere, note credito da emettere, etc.) ed eventualmente eseguire il pareggio in
automatico tramite le funzionalità apposite SAP FMS standard.
Per lavorazioni a diversi stadi per i quali pero' arrivano le varie fatture intermedie da diversi
faconisti, queste dovrebbero essere sospese fino all'arrivo del prodotto/articolo finale e registrate
dopo l'entrata merce. Per sospendere le fatture fornitore fino alla ricezione fisica del prodotto finito
per una certa commessa, è sufficiente non registrare le entrate merci delle righe di ordine di
acquisto delle lavorazioni di quella commessa finchè non viene ricevuto il prodotto finito (senza
l'entrata merci non si può infatti registrare la fattura). Sarà possibile comunque lato Produzione
avanzare la commessa (dichiarando una certa lavorazione come avvenuta) per registrare
comunque a sistema l'avanzamento logico della produzione, senza che ciò abbia però influenza
sull'OdA e quindi sulla fattura fornitore.
3.6. Gestione Intrastat Acquisti
La gestione Intrastat acquisti standard SAP considera solamente le fatture da fornitori comunitari
registrate attraverso il controllo fattura logistico (quindi da flusso OdA/entrata merci/controllo
fattura): le fatture registrate direttamente in contabilità sono pertanto escluse dall’Intrastat standard
SAP, e dovrebbero essere aggiunte esplicitamente all’elenco riportando manualmente tutti i dati
(tramite funzionalità apposite SAP).
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Per quanto riguarda l’Intrastat materiali (beni), i dati relativi alla gestione dell’Intrastat (codice
merceologico, peso, paese di origine, etc.) dovranno essere inseriti in anagrafica materiale; solo se
il fornitore è comunitario, SAP potrà o meno richiedere di inserirli obbligatoriamente nell’OdA nel
caso in cui l’anagrafica non sia aggiornata. In alternativa, tramite funzionalità apposite, sarà
possibile periodicamente verificare tutti gli acquisti comunitari per cui è stata registrata una fattura
ed eventualmente aggiungere manualmente caso per caso le informazioni mancanti.
Per l’Intrastat servizi, invece, i dati Intrastat (codice servizio, etc.), non essendo presente sull’OdA
un’anagrafica materiale, dovranno essere inseriti esplicitamente in ogni riga di OdA. Per le
lavorazioni esterne, che costituiscono la maggioranza dei servizi comunitari acquistati da Harmont
& Blaine, potrà essere verificata la possibilità di uno sviluppo ad hoc (che si configurerebbe
pertanto come “gap” di progetto) per avere una reportistica completa a supporto dell’Intrastat
servizi e/o un calcolo automatico dei dati Intrastat in fase di creazione OdA della lavorazione.
Oltre a quanto detto sopra, attualmente le fatture di lavorazioni esterne da faconisti europei sono
create in modo da avere una doppia rilevazione nella dichiarazione Intrastat: sia nei beni (solo
“statistica”, per evidenziare il rientro fisico della merce) sia nei servizi per l’acquisto della
lavorazione. Questa doppia rilevazione non è gestita dallo standard SAP (che registra un acquisto
solo o come bene o come servizio) e, laddove necessaria, costituisce anch’essa un Gap di
progetto. La soluzione, se il GAP sarà approvato da Harmont & Blaine, dovrà essere studiata nel
dettaglio e concordata nelle fasi successive di progetto.
3.7. Gestione CONAI
La gestione del calcolo automatico del contributo periodico da pagare al CONAI non è prevista da
SAP FMS standard. L’attuale gestione Harmont & Blaine consiste nell’alimentazione manuale di un
file Excel, per ogni fattura fornitore ricevuta da fornitore comunitario, in cui sono riportati i seguenti
dati:
- Fornitore
- Numero e data fattura
- Paese del fornitore
- Importo fattura
- Aliquota % Conai
L’aliquota Conai è attualmente calcolata applicando un’unica percentuale dello 0,06%
dell’imponibile da applicare a tutte le merci entrate rilevanti ai fini CONAI, senza nessuna
distinzione.
L’attuale logica di calcolo potrebbe essere ricreata in SAP FMS attraverso la creazione di un report
ad hoc che riporti le stesse informazioni leggendosi in automatico le fatture comunitarie registrate
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in SAP FMS ed applicando l’aliquota al loro importo totale (l’aliquota potrebbe anche essere resa
parametrica, e non più fissa). Trattandosi di un report ad hoc, e non una funzionalità standard, ciò
si configurerebbe come “gap” di progetto.
Harmont & Blaine non gestisce nessun plafond (pertanto effettua una rilevazione CONAI ex post).
Per quanto riguarda la rilevazione del contributo CONAI riportato in fattura dai vari fornitori, esso
potrà essere registrato o su un conto CoGe ad hoc oppure essere già previsto come onere
accessorio sull’OdA (calcolato secondo il listino CONAI in base al peso del materiale acquistato).
Per una maggiore flessibilità e precisione di gestione, si consiglia la prima soluzione. Harmont &
Blaine non esegue comunque nessuna dichiarazione dei contributi CONAI pagati ai propri fornitori
di imballaggi, né del valore degli imballaggi esportati all’estero all’interno dei propri prodotti finiti. La
verifica sulla necessità di una dichiarazione periodica al CONAI è a carico di Harmont & Blaine, e
risulterebbe in un ulteriore GAP se dovesse essere realizzata tramite report SAP.
3.8. Reportistica Acquisti
Le reportistiche standard SAP FMS relativamente agli Acquisti sono riassumibili nelle seguenti
famiglie:
- Reportistica operativa (lista ODA, analisi valore ODA, previsione entrata merci, etc.);
- Reportistica LIS, che presenta dati periodici aggregati per macro-criteri (ad esempio
fornitore, materiale, gruppo acquisti, gruppo merci, mese).
Nell’attuale sistema i report sono creati dall’IT a richiesta del singolo utente. In SAP FMS invece è
l’utente che, a partire ad esempio dalla lista ODA, può “crearsi” il proprio report, scegliendo sia i
parametri di selezione in input che i “layout” di output, scegliendosi cioè le colonne di interesse,
creando totali e sub-totali, eventuali filtri, etc. e memorizzando tali informazioni per lanci futuri dello
stesso report.
Non sono emersi criteri di selezione o di output ricorrenti e particolari da aggiungere a quelli
standard SAP FMS.
3.9. Gap rilevati – Area Acquisti
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3.9.1. Gestione mail automatica per conferme fornitore
Nell’attuale sistema gestionale è stato sviluppato un meccanismo di invio mail automatico alle
persone dell’Ufficio Acquisti Core (con periodicità giornaliera) che ricorda loro le entrate merci in
scadenza nei successivi 15 giorni, leggendo le conferme fornitore inserite a sistema proprio
dall’Ufficio Acquisti. Ciò consente di avere immediata evidenza di eventuali ritardi nella consegna e
di prendere le adeguate azioni per gestirli.
In SAP FMS, essendo un sistema transazionale, è possibile per l’utente lanciare un report
standard che consenta di visualizzare questi dati, ma non esiste una funzionalità standard di invio
automatico di mail con gli stessi dati.
Ciò potrà comunque essere realizzato (se desiderato) tramite uno sviluppo ad hoc, che si
configura pertanto come “gap” di progetto.
3.9.2. Gestione mail automatica per contestazione quantità fornite
Nell’attuale sistema gestionale, nel momento in cui viene registrata un’entrata merci a magazzino
da fornitore per una quantità inferiore o superiore alla quantità ordinata (al netto delle tolleranze %
in eccesso o in difetto definite), viene inviata una e-mail all’Ufficio Acquisti Core, già predisposta
per essere inoltrata (se ritenuto opportuno) al fornitore, contenente le quantità in eccesso (o in
difetto) riscontrate e la richiesta di una compensazione, secondo modalità predefinite.
Anche questa e-mail automatica non è una funzionalità già esistente in SAP FMS, e potrà essere
realizzata (se desiderato) tramite uno sviluppo ad hoc, che si configura pertanto come “gap” di
progetto.
3.9.3. Gap relativi a Intrastat Acquisti
Per l’Intrastat servizi, per la gestione dei dati relativi all’acquisto delle lavorazioni esterne, che
costituiscono la maggioranza dei servizi comunitari acquistati da Harmont & Blaine, potrà essere
verificata la possibilità di uno sviluppo ad hoc (che si configurerebbe pertanto come “gap” di
progetto) per avere una reportistica completa a supporto dell’Intrastat servizi e/o un calcolo
automatico dei dati Intrastat in fase di creazione OdA della lavorazione, laddove non si voglia
gestire la creazione extra-SAP del file Intrastat relativo ai servizi.
Oltre a quanto detto sopra, attualmente le fatture di lavorazioni esterne da faconisti europei sono
create in modo da avere una doppia rilevazione nella dichiarazione Intrastat: sia nei beni (solo
“statistica”, per evidenziare il rientro fisico della merce) sia nei servizi per l’acquisto della
lavorazione. Questa doppia rilevazione non è gestita dallo standard SAP FMS (che registra un
acquisto solo o come bene o come servizio) e, laddove necessaria (anche se si consiglia una
verifica di questa procedura), costituisce anch’essa un Gap di progetto.
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3.9.4. Report calcolo contributo CONAI
La gestione del calcolo automatico del contributo periodico da pagare al CONAI non è prevista da
SAP FMS standard. L’attuale gestione Harmont & Blaine consiste nell’alimentazione manuale di un
file Excel, per ogni fattura fornitore ricevuta da fornitore comunitario, in cui sono riportati i seguenti
dati:
- Fornitore
- Numero e data fattura
- Paese del fornitore
- Importo fattura
- Aliquota % Conai
L’aliquota Conai è attualmente calcolata applicando un’unica percentuale dello 0,06%
dell’imponibile da applicare a tutte le merci entrate rilevanti ai fini CONAI, senza nessuna
distinzione.
L’attuale logica di calcolo potrebbe essere ricreata in SAP FMS attraverso la creazione di un report
ad hoc che riporti le stesse informazioni leggendosi in automatico le fatture comunitarie registrate
in SAP FMS ed applicando l’aliquota fissa al loro importo totale. Trattandosi di un report ad hoc, e
non una funzionalità standard, ciò si configurerebbe come “gap” di progetto.
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4. Area Produzione (PP)
4.1. Dati anagrafici Produzione
4.1.1. Distinte base
Una distinta base (BOM) SAP FMS è una lista di articoli correlati, che può includere materiali diretti
e indiretti, necessari per la creazione di un prodotto finito. La differenza principale con la distinta
base presente nell’attuale sistema gestionale è che quest’ultima contiene anche il dettaglio delle
lavorazioni esterne con i rispettivi costi standard, nonché i costi standard dei vari materiali
componenti la distinta. In SAP FMS invece la distinta base consiste solamente nell’elenco dei
codici componenti con le rispettive quantità, in quanto l’analisi dei costi (materiali e lavorazioni) è
demandata alle transazioni di calcolo costi del prodotto. E’ in questa fase, infatti, e non sulla
distinta base, che devono essere definite dall’utente le strategie di costificazione del prodotto.
In caso di specifica in distinta di quantità componente diverse (o di componenti diversi) per varianti
diverse di prodotto finito, per assegnare puntualmente la corretta quantità componente per la
combinazione di variante prodotto finito e variante componente, in SAP FMS sarà prevista sia una
modalità di input in forma tabellare, sia (a discrezione dell’utente) un’assegnazione in forma di
matrice, che per un numero di varianti limitato potrebbe essere anche più efficiente.
SAP FMS consentirà di creare distinte diverse anche in funzione del segmento (utile ad esempio
per diversi made-in).
Le modifiche alla distinta base avvengono sempre in SAP FMS per data di validità.
Sarà possibile nella distinta base in SAP FMS specificare i componenti messi a disposizione dal
fornitore, che saranno esclusi dal calcolo costi e dalla pianificazione dei fabbisogni.
Nell’attuale sistema gestionale non è attualmente gestito il concetto di scarto percentuale in
distinta base, presente invece in SAP FMS. Ad esempio, i tessuti sono attualmente indicati in
distinta base con un valore di consumo legato alla resa: ad esempio, per il consumo e
realizzazione di un prodotto è previsto l’utilizzo di 1 metro di tessuto, tuttavia a consuntivo è
utilizzato effettivamente 1,05 m, quindi in distinta base si inserisce il valore di 1,05 m come valore
di riferimento. In SAP FMS, potrei invece inserire ad esempio 1m come quantità in diba, con uno
scarto percentuale del 5%. In questo modo, il fabbisogno effettivo sarebbe comunque di 1,05 m al
pezzo. Comunque, lo scarto percentuale non è obbligatorio, per cui sarà Harmont & Blaine a
decidere di caso in caso se e quando inserirlo, e se inserirlo in diba oppure gestirlo sulla singola
commessa.
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Attualmente il ciclo di vita della distinta base di Harmont & Blaine prevede il passaggio in vari stati
e di precise strategie autorizzative che determinano quali utenze ed in che momento possano
entrare in modifica/validazione della stessa fino al suo “congelamento”, che abilita al lancio della
produzione. SAP FMS non gestisce a standard workflow di approvazione, ma possono essere
utilizzate le seguenti funzionalità standard:
profili autorizzativi cui vengono associate le diverse funzionalità (es. creazione, modifica,
visualizzazione);
diversi impieghi (tipologie) di distinte base (ad esempio, “di progettazione” e “di
produzione”): la creazione della distinta di produzione potrebbe significare il congelamento
della distinta e la sua abilitazione al lancio della produzione (la distinta di progettazione non
viene infatti letta in fase di lancio in produzione)
stati di testata (ad esempio, “non attiva”), cui possono essere associate precise regole di
gestione (es. abilitazione per il lancio della produzione).
SAP FMS permette infine di allegare alla distinta base documenti di diversa natura (es. foto),
tramite l’utilizzo del SAP DMS (Document Management System), la cui configurazione di base è
però fuori dallo scope del presente progetto e pertanto si configurerebbe come GAP di progetto.
4.1.2. Centri di lavoro
I centri di lavoro sono le anagrafiche SAP FMS in cui sono condensate le informazioni relative alla
postazione fisica in cui vengono eseguite le operazioni del processo produttivo, alla capacità
disponibile, alla schedulazione MRP e dove sono definite le informazioni che legano il processo
produttivo stesso e l’attività di controllo di gestione (in termini di centri di costo e tipi attività).
Non sarà gestita in SAP FMS nessuna lavorazione interna, per cui non saranno necessari centri di
lavoro corrispondenti a reparti interni. Il centro di lavoro corrisponderà infatti per Harmont & Blaine
ad un fornitore di lavorazione esterna, e comprenderà le informazioni necessarie per quel fornitore
per la pianificazione della capacità (capacità disponibile) e le formule di calcolo della
schedulazione (durata operazioni).
4.1.3. Cicli di lavoro
Per ciclo di lavoro SAP FMS si intende un insieme di operazioni, con i relativi componenti,
necessari per la realizzazione del ciclo produttivo. Il ciclo di lavoro conterrà pertanto per Harmont &
Blaine la sequenza delle operazioni (tutte di lavorazione esterna) necessarie per la realizzazione
del prodotto finito, comprensiva dell’indicazione dei faconisti e dei tempi di produzione.
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Il ciclo di lavoro riassume in sé i concetti di scheduling (calcolo tempi di produzione), pianificazione
della capacità del fornitore e calcolo costi del prodotto, tutti legati al ciclo di lavoro, dove infatti
sono specificate non solo l’elenco delle lavorazioni necessarie e dei fornitori/costi ad esse
associati, ma anche i tempi di lavorazione, necessari per un corretto calcolo della durata della
lavorazione (per una corretta pianificazione dei fabbisogni) e del carico capacitivo sul fornitore. I
tempi (ed i costi della lavorazione) potranno essere specificati per numero di capi.
In SAP FMS saranno creati dei gruppi cicli (cioè raggruppamenti di cicli di lavoro), ad esempio per
famiglia di prodotto, contenenti tutti i cicli dei prodotti finiti di quella famiglia o insieme di prodotti
(volendo un gruppo cicli per ogni stagione). Ogni singolo ciclo all’interno del gruppo cicli sarà poi
assegnato a uno o più codici di prodotto finito che condividono quelle operazioni e quei fornitori. In
questo modo, al lancio di produzione regolare di tutti questi prodotti finiti, il ciclo (e quindi
l’assegnazione di ogni operazione al rispettivo fornitore) sarebbe automaticamente derivato senza
la necessità di specificare il fornitore per ogni singolo ordine di lavoro. La specifica dei fornitori
associati ad ogni operazione in fase di lancio della commessa, infatti, pur garantendo la massima
flessibilità, comporterebbe necessariamente un aggravio di lavoro.
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Poiché il campionario sarà codificato come valore segmento SAP, i cicli per il campionario e per la
produzione regolare saranno distinti per segmento all’interno dello stesso ciclo, senza la necessità
di cicli separati.
Nel caso di nuovi step non previsti, possono essere aggiunte fasi direttamente sulla singola
commessa (o possono essere aggiunti al ciclo se trattasi di nuovi step che saranno necessari per
tutte le commesse successive). Nel caso di sequenza non lineare, è possibile anche gestire
sequenze parallele di operazioni nel ciclo di lavoro, così come sotto-operazioni.
Può capitare che internamente in Harmont & Blaine vengano effettuate alcune lavorazioni interne
(ad es. taglio di un tessuto): ciò può essere gestito in SAP FMS tramite la creazione di centri di
lavoro interni e l'avanzamento interno di operazioni (come ipotizzato ad esempio per la
modelleria), che essendo interne non genereranno OdA. Le fasi interne potranno essere
specificate sia sul ciclo che su una singola commessa.
Per ogni fase esterna del ciclo di lavoro, insieme all’indicazione del fornitore (faconista), potranno
essere specificate (non obbligatoriamente, ma si consiglia di specificarle sempre laddove
consolidate) altre informazioni, quali la tipologia di lavorazione (gruppo merci SAP FMS) ed il
prezzo della lavorazione.
Per quanto riguarda il listino di lavorazione esterna, sembra che non sia possibile gestirlo come
info record SAP FMS per fornitore e tipologia di lavorazione, in quanto il prezzo della lavorazione
viene concordato da Harmont & Blaine di volta in volta per ogni prodotto finito a livello di:
modello (livello minimo di inserimento)
modello/tessuto
modello/tessuto/variante.
Il prezzo proposto dipende dal numero di ore che il faconista stima impiegare per quel certo
prodotto finito, ma questa variabile è però sconosciuta ad Harmont & Blaine, cui arriva solamente il
prezzo a corpo delle lavorazioni del prodotto. Pertanto, in SAP FMS, il prezzo concordato dovrà
necessariamente essere inserito sul singolo ciclo di lavoro di quel prodotto finito. Ciò fa sì che
dovrà essere realizzato un ciclo di lavoro per ogni prodotto finito (a meno di raggruppamenti di
prodotti finiti che condividano le stesse lavorazioni e prezzi), e che dovrà essere tenuto aggiornato
puntualmente ad ogni variazione di prezzo. È evidente che in questo modo si perde la possibilità di
avere un listino per fornitore, che garantisca una visione completa dei livelli di prezzo dello stesso.
I prezzi delle lavorazioni esterne solitamente sono per prodotto finito, ma capitano prezzi diversi a
seconda della taglia, ad esempio. In quest’ultimo caso, in SAP potrà essere creato un ciclo valido
solo per alcune varianti taglia/colore di un certo prodotto finito, ed un secondo ciclo valido per le
altre (es. solo per alcune taglie): l’unica differenza tra questi due cicli sarà il prezzo di alcune
lavorazioni (o tutte).
Nel caso di lavorazioni separate effettuate dallo stesso faconista (es. taglio + stiro), spesso viene
inviato dal faconista un unico prezzo cumulativo. Laddove però ciò andasse in conflitto con la
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richiesta del Controlling di Harmont & Blaine di avere i costi delle varie lavorazioni esterne separati
per tipologia di lavorazione (gruppo merci in SAP FMS), sarebbe necessario nel ciclo separare le
due lavorazioni, imputando approssimativamente una parte del prezzo all’una ed il restante
all’altra, in modo da avere il valore separato per le due lavorazioni a fini statistici. Nelle fasi
successive di progetto saranno definite da Harmont & Blaine le macro-tipologie di lavorazioni
(gruppi merci SAP FMS, es. taglio, stiro, lavaggio, etc.) che dovranno essere tracciate a sistema a
fini di reportistica, e se a tali gruppi merci dovranno corrispondere anche voci di costo separate
oppure un unico conto generico “Lavorazioni esterne”.
Nel caso emergano delle produzioni con varianti (es. utilizzo di un bottone o altro accessorio
diverso dal modello base, per motivi di disponibilità a magazzino), sarà inoltre possibile in SAP
FMS eseguire l’Allocation Run in modo “mirato” (assegnare cioè un certo ordine di produzione ad
un certo ordine cliente), in modo da evitare di fornire allo stesso cliente lo stesso prodotto finito in
due varianti diverse in momenti separati.
Nel caso si volessero lanciare più calcoli costi di simulazione per ogni diversa combinazione di
fornitori per le varie lavorazioni (a parità di materiali), sarebbe necessario creare un nuovo ciclo per
ogni diversa combinazione di fornitori, da indirizzare poi in fase di esecuzione del calcolo costi.
Per i ricondizionamenti/rilavorazioni, in cui viene inviato a ricondizionare ad un fornitore esterno un
prodotto finito, che diventa un altro prodotto finito, è stato proposta la gestione in SAP FMS di un
semplice ordine di acquisto di conto lavoro pieno, senza la necessità di creare un ordine di
produzione per ogni ricondizionamento, trattandosi prevalentemente di lavorazioni singole
effettuate da un unico fornitore. Si rimanda al capitolo corrispondente per ulteriori dettagli.
4.1.4. Versioni di produzione
Nel caso in cui vi siano cicli di lavoro diversi per lo stesso prodotto finito (ad esempio, due varianti
di produzione dello stesso codice che vanno a fornitori diversi nello stesso range di date di
validità), a meno che non si tratti di una singola eccezione gestibile su una sola commessa, è
possibile assegnare due cicli diversi allo stesso codice, e poi definire in un’apposita anagrafica
SAP FMS chiamata “versione di produzione” quale dei due cicli è quello di default per l’MRP. Sarà
poi possibile, in fase di creazione o lancio di una commessa di quel codice, decidere quale
versione di produzione usare in quel singolo caso. Lo stesso concetto si applicherebbe anche
laddove per lo stesso codice siano presenti distinte base alternative diverse tra loro.
4.2. MRP: pianificazione dei fabbisogni
Harmont & Blaine non svolge produzione interna, ma acquista i prodotti che ha disegnato e
concepito in conto lavorazione da fornitori esterni, che li producono secondo le specifiche ad essi
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trasmesse. Lo stesso prodotto può subire più fasi di lavorazione, anche da fornitori diversi.
Harmont & Blaine acquista e fornisce ai fornitori parte delle componenti necessarie per
l’esecuzione delle fasi di lavorazione, secondo il classico schema del conto lavorazione di fase.
Alcuni prodotti (commercializzati) sono invece acquistati finiti da alcuni fornitori.
La determinazione delle quantità da acquistare deriva da previsioni commerciali effettuate sulla
campagna vendite, e dal mix di prodotti definiti per gli assortimenti dei negozi di proprietà. In
particolare:
- Per la prima linea, la pianificazione viene effettuata a circa metà della campagna vendite,
pertanto si basa per un 50% su ordini cliente effettivi, e per il restante su previsioni, anche
se quest’ultima metà viene utilizzata prevalentemente per l’occupazione delle linee
produttive, più che per la pianificazione degli acquisti.
- Per la seconda linea e per l’outlet, la pianificazione degli acquisti viene effettuata in base ad
una quantità totale di pezzi relativamente certa; ciò che è stimato è la distribuzione di tale
quantità sui modelli effettivi all’interno di quella famiglia di prodotto. Pertanto si tratta di una
pianificazione basata interamente su delle previsioni di vendita.
- Il campionario viene invece interamente pianificato sugli ordini effettivi di distribuzione ai
vari showroom/agenti, i quali sono interamente predeterminati, sia in termini di quantità da
spedire per modello/taglia/colore sia di eventuali focus.
Le previsioni di vendita dovranno essere inserite in SAP FMS attraverso i cosiddetti “fabbisogni
indipendenti pianificati”.
Attualmente, la pianificazione della produzione viene strutturata in cluster temporali separati in
base alla classificazione (priorità di spedizione) del cliente, realizzando quindi degli anticipi di
produzione per i clienti prioritari (indipendentemente dal made-in). In SAP FMS, il concetto di
priorità cliente non è un parametro di base dell’MRP (e quindi della pianificazione della
produzione), ma piuttosto dell’assegnazione dello stock (Allocation Run), riservata
prevalentemente all’ufficio Commerciale. Questo perché, separando i due concetti, è possibile
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rendere dinamica l’assegnazione ordine cliente/commessa di produzione fino all’effettiva
spedizione finale: ciò si rivela particolarmente utile ad esempio in caso di annulli o superamenti.
In SAP FMS, le date di consegna della campagna vendite saranno definite per ogni stagione, e
saranno concordati tra ufficio Produzione ed ufficio Commerciale i cluster di date in cui inserire le
previsioni di vendita e/o gli ordini in modo che i cluster di produzione individuati siano
immediatamente ed univocamente identificati: l’attuale concetto di clusterizzazione per priorità
cliente sarà quindi sostituito da una suddivisione dei lotti di produzione per data fabbisogno (che
potrà essere incrociata con l’introduzione di un lotto di pianificazione periodico, ad es. mensile, di
aggregazione delle proposte di produzione). In questo modo, sarà più semplice individuare i
cluster di produzione, in quanto le proposte di lavorazione nasceranno dall’MRP già aggregate
secondo i lotti periodici concordati, e quindi già allocate ai clienti che avevano generato i fabbisogni
in quegli slot di date.
L’assegnazione puntuale delle righe di ordine/previsioni agli ordini di produzione è sempre
disponibile nella lista stock/fabbisogni standard SAP FMS, e quindi è possibile da parte dell’ufficio
di Pianificazione Produzione anche analizzare in tempo reale a quali clienti saranno inviati quali
ordini (secondo le regole di assegnazione stock definite dall’ufficio Commerciale).
Tramite l’utilizzo dell’MRP di SAP FMS, sarà possibile pianificare i fabbisogni di prodotti finiti
derivanti sia dalla raccolta ordini di vendita, sia delle quantità previsionali inserite a sistema. La
strategia di approvvigionamento del prodotto finito potrà essere parametrizzata, ad esempio, per
effettuare la nettificazione dei fabbisogni previsionali con gli ordini di vendita acquisiti su SAP FMS.
Per tutte le tipologie di materiali (prodotti finiti, commercializzati, materie prime e materiali di
consumo) potranno essere gestiti parametri di pianificazione quali:
Le procedure di pianificazione MRP per il calcolo del lotto (esatto, fisso, periodico, minimo,
massimo, etc..)
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Il tipo di approvvigionamento (make or buy), il tipo di prelievo e il magazzino
I dati di schedulazione (tempi di consegna, tempi di riapprovvigionamento, tempi di entrata
merce)
Le regole di propagazione dei fabbisogni dipendenti
Eventuale stock di sicurezza, lotti minimi, massimi, profili di arrotondamento, etc.
Se il materiale è gestito in base ai fabbisogni effettivi oppure a punto di riordino (in base solo
alla giacenza di magazzino): ciò potrà essere utilizzato per alcuni materiali continuativi
oppure già adesso gestiti “a vista” a magazzino, secondo la logica di pianificazione classica
illustrata:
In base alle quantità calcolate, l’MRP di SAP FMS creerà per i prodotti finiti (ed eventuali
semilavorati) delle proposte di produzione (ordini pianificati) che potranno essere convertite
(massivamente o singolarmente) in ordini effettivi di produzione, se desiderato, verificando
contestualmente la disponibilità delle componenti in distinta base e la capacità produttiva del
fornitore di conto lavorazione (che corrisponderà ad un centro di lavoro esterno).
Le proposte di produzione creano a loro volta dei fabbisogni dipendenti sui componenti in distinta
che a loro volta, in base ai parametri di pianificazione presenti in SAP FMS, possono creare nuove
proposte di produzione (se semilavorati) o proposte di acquisto (se materiali approvvigionati
esternamente), con un calcolo dei tempi di produzione e di consegna a ritroso in base alla data del
fabbisogno iniziale.
Per i materiali di acquisto, i risultati della pianificazione MRP multilivello sono nel caso di Harmont
& Blaine proposte (richieste) di acquisto, generate in base ai fabbisogni dipendenti generati dagli
ordini pianificati o dagli ordini di produzione. In caso di fornitori unici già identificati per certi
prodotti, tramite le source list, queste richieste potranno già essere automaticamente assegnate a
fornitori e/o contratti di acquisto definiti. In caso contrario, sarà l’Ufficio Acquisti a scegliere il
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fornitore in base alle proposte derivanti dai listini di acquisto/source lists/ordini presenti in SAP
FMS.
Nel caso di codici modello/tessuto che sono acquistati come commercializzati per alcuni colori e
prodotti a façon per altri, il tipo di approvvigionamento (acquisto o produzione) potrà essere
modificato manualmente in anagrafica materiale solo per le varianti colore che richiedono una
gestione diversa da quella scelta come default.
Non sono emersi casi particolari in deroga alle logiche standard MRP sopra descritte non gestibili
o pianificabili con le modalità illustrate.
Il corretto funzionamento dell’MRP risiede in buona parte nella correttezza e precisione delle
anagrafiche inserite a sistema (materiali, cicli di lavoro, distinte base) e nell’alimentazione del
sistema SAP FMS in termini di caricamento degli ordini di vendita e relative date di consegna.
4.3. Processo di produzione
4.3.1. Allocazione ordini di produzione
Attualmente, la pianificazione della produzione viene strutturata in cluster temporali separati in
base alla classificazione (priorità di spedizione) del cliente, realizzando quindi degli anticipi di
produzione per i clienti prioritari (indipendentemente dal made-in). In SAP FMS, il concetto di
priorità cliente non è un parametro di base dell’MRP (e quindi della pianificazione della
produzione), ma piuttosto dell’assegnazione dello stock (Allocation Run), tool che si occupa
specificamente di assegnare i fabbisogni di vendita (previsionali o effettivi) allo stock (presente a
magazzino o futuro, cioè ordini di produzione o di acquisto), il quale utilizza regole di allocazione
definite principalmente dall’ufficio Commerciale (si rimanda al capitolo dedicato per ulteriori dettagli
sul suo funzionamento). Questo perché, separando i due concetti, è possibile rendere dinamica
l’assegnazione ordine cliente/commessa di produzione fino all’effettiva spedizione finale: ciò si
rivela particolarmente utile ad esempio in caso di annulli o superamenti.
La necessità di assegnare puntualmente, da parte della produzione, alcuni ordini di lavoro a tali
clienti deriva principalmente dall’attuale organizzazione del lavoro, dove la commessa (=ordine di
produzione SAP) coincide spesso con uno o più ordini cliente con la stessa priorità. E’ anche vero
che in realtà capita spesso (in caso di cancellazioni o superamenti di priorità) che la produzione ri-
assegni alcune commesse (sempre con un criterio “al più tardi”), questo solo finché il faconista non
ha confezionato i lotti di prodotto finito per cliente finale, secondo l’assegnazione a lui comunicata
da Harmont & Blaine. Anche in SAP FMS sarà comunque possibile rilanciare manualmente
l’assegnazione (anche forzatamente su un singolo ordine di produzione) per aggiornarla in caso di
modifiche agli ordinativi di vendita o alle commesse di produzione.
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Per contrassegnare l’avvenuta “chiusura lotto” di produzione per una certa commessa, sarà
previsto in SAP FMS uno stato utente apposito in testata dell’ordine di produzione per cui, se
l’ordine di produzione si trova in quello stato, tale ordine non è più ri-assegnabile ad altri ordini
cliente (perché il faconista ha già confezionato i lotti di prodotto finito per cliente finale). Questo
sarà realizzato con una exit custom sull’assegnazione (pertanto con una modifica allo standard
SAP, che si configurerebbe quindi come GAP di progetto).
L’assegnazione puntuale delle righe di ordine/previsioni agli ordini di produzione è sempre
disponibile nella lista stock/fabbisogni standard SAP FMS, e quindi è possibile da parte dell’ufficio
di Pianificazione Produzione anche analizzare in tempo reale a quali clienti saranno inviati quali
ordini (secondo le regole di assegnazione stock definite dall’ufficio Commerciale).
La Produzione potrà inoltre contrassegnare manualmente le varie commesse con un certo livello di
priorità (sfruttando il campo SAP “Priorità” presente nello standard), secondo un suo ordinamento
interno (es. un livello di priorità per ogni “slot” temporale di produzione all’interno della stagione),
per sfruttarlo in fase di reportistica o reperimento degli ordini.
4.3.2. Gestione lead-time modellistica
Gli ordini di produzione si dividono in due tipologie:
- Piazzati: questi ordini vengono inviati al reparto modellistica interno ad Harmont & Blaine,
che studia (in base alla distribuzione effettiva di taglie e colori decisa per quella commessa)
la disposizione migliore dei tessuti al fine di ottimizzarne il consumo, e quindi ne stima il
consumo effettivo da inviare al faconista.
- Non piazzati: questi ordini prevedono un acquisto del tessuto con consegna diretta al
faconista, pertanto non passano dal reparto modellistica, ma sarà il faconista ad occuparsi
dell’ottimizzazione del tessuto; per questo motivo, il faconista impiegherà però un tempo
maggiore per terminare la sua lavorazione rispetto al caso dell’ordine piazzato.
La gestione di questo lead-time (che può durare anche 5 giorni lavorativi) è molto importante per
Harmont & Blaine, perché non considerarlo può portare a ritardi e disallineamenti che poi si
ribaltano sulle lavorazioni e di conseguenza sulle consegne ai clienti.
Per quanto riguarda la gestione di questo lead time in termini di corretto calcolo della durata
dell’operazione in SAP FMS, una possibile soluzione potrebbe essere la seguente:
- Di default, un tempo fisso (ad esempio, 5 gg) per la modellistica sarà inserito a sistema e
considerato come margine prima della produzione di tutti i prodotti finiti (oppure come
tempo di apertura, cioè come tempo fisso teorico che per SAP FMS intercorre dalla
creazione dell’ordine di produzione al suo rilascio), in fase di schedulazione ordini da parte
dell’MRP.
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- Al lancio della produzione (che corrisponde al momento in cui la modelleria ha terminato il
suo lavoro), nel caso di ordine non piazzato dovrà essere rimosso il margine prima della
produzione relativo alla modelleria e prolungata di conseguenza la durata dell’operazione
effettuata dal faconista per includere il tempo di modellatura (oppure si lascia tutto com’è, in
quanto i due tempi grossomodo si dovrebbero compensare).
Sia nel caso di ordini piazzati o meno, i tempi teorici saranno sempre confrontabili con i tempi
effettivi (es. data di rilascio teorica ed effettiva, data inizio produzione faconista teorica ed effettiva,
etc.): per questo motivo è stato anche ipotizzato di non modificare affatto i tempi teorici in caso di
ordini non piazzati, in quanto alla fine il lead-time totale resta praticamente lo stesso.
Un’altra possibile soluzione di questo problema (che ha però un impatto organizzativo maggiore)
potrebbe essere l’aggiunta nel ciclo di lavoro di un’operazione preliminare interna “Modellistica”
(con il relativo tempo teorico). In questo modo, il reparto modellistica potrebbe, laddove dotato di
un terminale con accesso a SAP FMS, recuperare direttamente da SAP FMS gli ordini di
produzione (per data inizio) che necessitano di piazzamento, ed avanzare direttamente questa
fase in SAP FMS per comunicare all’ufficio Produzione che può procedere con le fasi successive
di lavorazione.
Anche nel caso di piazzamento effettuato dal faconista, potrebbe comunque essere prevista una
fase avanzabile o direttamente dal faconista (tramite app o collegamento diretto a SAP FMS) o
contestualmente alla fase immediatamente successiva (anche automaticamente, nel caso
quest’ultima sia contrassegnata come milestone SAP FMS).
L’ufficio Produzione avrebbe così la possibilità di visionare in SAP giorno per giorno lo stato delle
commesse in lavorazione presso la modelleria (interna o esterna) con relative problematiche e/o
slittamenti rispetto alle date proposte e/o alle commesse prioritarie.
Attualmente l’ufficio Produzione scarica in Excel dall’attuale sistema gestionale l’elenco delle
commesse (commessa/modello/tessuto/colore/taglia/quantità) che devono essere piazzate dalla
modelleria, la quale lavora su questo file Excel per elaborare il piazzamento ottimale (fili e incastri
per ogni componente) e determinando quindi il consumo effettivo del tessuto, che viene
comunicato all’ufficio Produzione che provvede a modificare la commessa di conseguenza.
Nelle fasi successive di progetto, sarà analizzato se e come sarà possibile scaricare da SAP FMS
le informazioni utili per la modelleria (non è definibile al momento se si possa o meno trattare di un
“gap” di progetto). Non è prevista in SAP FMS una funzionalità standard che può sostituire il file
Excel nel calcolo del piazzamento ottimale. Potrebbe essere invece direttamente la modelleria,
laddove fornita di collegamento a SAP FMS, ad inserire direttamente sulla commessa il consumo
effettivo, se desiderato allegando anche alla commessa il file Excel.
Dovrà pertanto essere valutata dal punto di vista organizzativo la possibilità di dotare di accesso a
SAP FMS il reparto Modelleria, per scaricarsi le informazioni a loro necessarie e registrare
direttamente sulle commesse il consumo effettivo da loro calcolato.
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4.3.3. Gestione ed avanzamento ordini di produzione
Il processo SAP FMS di gestione ed avanzamento degli ordini di produzione è riassunto nella
figura seguente:
Le fasi principali di questo processo sono le seguenti:
Rilascio ordine = lancio in produzione
Schedulazione e calcolo tempi
Controllo della disponibilità delle componenti in distinta necessarie per l’ordine
Conferma = avanzamento logico di fase dell’ordine.
Le logiche di verifica delle disponibilità di SAP FMS permettono di determinare quando una
determinata produzione è "lanciabile" a fronte delle disponibilità di materiali, tenuto conto anche di
quelle ancora non disponibili fisicamente a magazzino ma per le quali sia già programmata la data
di consegna. Ove il fornitore di materiali incontrasse problemi nel rispetto dei tempi di consegna,
questi dovranno essere tempestivamente intercettati da Harmont & Blaine che dovrà preoccuparsi
di aggiornare la data di presunta consegna sull’ordine di acquisto al fine di evitare che siano
lanciate produzioni sulla base di informazioni di disponibilità errate. Inoltre, ove il materiale
specifico non fosse a terra e non fosse già stato ordinato, in SAP FMS è possibile indicare per ogni
materiale dei “tempi di approvvigionamento standard” utili alla stima della data in cui la produzione
potrà essere lanciata.
Il controllo disponibilità delle componenti dell’ordine potrà essere effettuato in SAP FMS sia in fase
di creazione dell’ordine di produzione sia in fase di rilascio (=lancio) dello stesso. La creazione
dell’ordine ed il suo rilascio sono due momenti logicamente disgiunti, ma che volendo possono
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essere contestuali. In ogni caso, è stato richiesto da Harmont & Blaine che il fallimento del
controllo disponibilità non sia mai bloccante per il rilascio dell’ordine (potranno infatti esserci dei
casi in cui l’ordine debba essere lanciato nonostante l’assenza di alcune componenti).
Il controllo disponibilità potrà anche essere lanciato periodicamente (ad esempio, tutte le notti) in
modalità massiva, per aggiornare regolarmente la situazione delle disponibilità sulle varie
commesse aperte.
Lanciando manualmente il controllo disponibilità di un ordine, e simulandolo su un numero molto
alto di pezzi prodotti, esso potrà inoltre dare all’utente (insieme alle altre informazioni) anche il
numero di pezzi di quel prodotto finito producibili con lo stock attualmente presente a magazzino.
Poiché è abbastanza frequente che, in caso di assenza di alcune componenti o di non conformità
o di extra consumi da parte del faconista, per una singola commessa siano modificate alcune
componenti o aumentate le quantità, è stato richiesto da Harmont & Blaine che, per una migliore
valutazione di tali non conformità, l’utente che registra in SAP FMS la modifica alla distinta base
dell’ordine di produzione possa anche inserire una causale che specifichi il motivo per cui sta
facendo quella modifica. Questo per consentire poi una reportistica che evidenzi anche i motivi di
tali scostamenti. La gestione di tale causale (che non rientra nello standard SAP, e pertanto si
configura come GAP di progetto) potrebbe essere effettuata sfruttando uno dei campi testuali
standard SAP presenti a livello di singola componente della distinta dell’ordine, da parametrizzare
limitandone le possibilità di inserimento alle sole possibili causali che saranno decise da Harmont
& Blaine. Tale campo sarebbe alimentato manualmente dall’utente che effettua la modifica.
In SAP FMS la commessa di produzione è rappresentata dal master order (ordine di produzione
principale), che contiene a sua volta un raggruppamento di singoli ordini di produzione (uno per
variante taglia/colore). Attualmente Harmont & Blaine raggruppa abitualmente i propri ordini per
colore (come se in SAP vi fosse un master order per materiale/colore, contenente n ordini, uno per
ogni taglia); questa abitudine è dovuta al fatto che il codice colore, nell’attuale sistema gestionale,
fa parte del codice prodotto finito.
Anche se in fase di creazione commessa di produzione in SAP FMS sarebbe possibile splittare la
proposta di produzione in più master order, uno per ogni colore del prodotto finito, l’impostazione
standard SAP FMS è quella di avere un master order per materiale (quindi contenente tutte le sue
varianti taglia/colore): nelle fasi successive di progetto sarà deciso se effettivamente quest’ultima
impostazione sia praticabile, considerando che comunque consentirebbe di
lanciare/avanzare/gestire comunque separatamente tutti gli ordini di un certo colore (cambierebbe
solamente il raggruppamento logico, ma non l’operatività).
Non esiste in SAP FMS il concetto di lancio parziale della produzione a saldo, nel senso che
l'MRP, se esiste un fabbisogno, continuerà sempre a proporre una produzione per la quantità
residua non coperta (l'MRP è infatti sempre pilotato dai fabbisogni). Sarà poi un utente che,
sapendo che alcuni fabbisogni non saranno soddisfatti, individuerà i fabbisogni da
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ridurre/posticipare e/o piloterà di conseguenza l'allocazione attraverso un lancio dell'Allocation Run
SAP FMS "mirato".
In caso di sostituzione di una componente nella distinta base di una commessa di produzione, il
fabbisogno del materiale sostituito viene cancellato e viene creato un fabbisogno per la
componente sostitutiva. Se la proposta di acquisto (RdA) per il materiale sostituito non è ancora
stata elaborata in OdA, sarà cancellata. Se non c'è sufficiente stock del materiale sostitutivo, sarà
creata una RdA per esso.
Nel caso in cui, per un tessuto che è presente in più ordini di produzione, occorra gestire in
maniera trasversale la variazione di quantità consumata, in SAP FMS è possibile o aggiornare la
distinta base ed effettuare una rilettura della distinta su tutte le commesse aperte che lo
contengono, o modificare manualmente la quantità sulle varie commesse (reperibili tramite
reportistica).
Non è emersa la necessità di avere in SAP stampe cartacee dell’ordine di produzione (le liste di
prelievo per il magazzino saranno infatti create a partire dalle consegne di invio in conto
lavorazione). Anche attualmente infatti non esistono stampe riepilogative della commessa. E'
prevista in SAP FMS solamente la stampa dell'ordine di acquisto della lavorazione esterna.
4.3.4. Lavorazioni esterne di produzione
Il processo standard SAP FMS cosiddetto di “conto lavoro di fase” sarà utilizzato per tutte le
lavorazioni esterne relative alla produzione di prodotti finiti non commercializzati (per quanto
riguarda le rilavorazioni ed i ricondizionamenti, si fa riferimento ai relativi capitoli).
Il processo di conto lavoro di fase è riassunto nel diagramma seguente:
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Nei paragrafi successivi, viene descritto nel dettaglio (passo per passo) questo processo.
Creazione ordine di acquisto lavorazione esterna
A partire dalle richieste di acquisto di lavorazione esterna generate al salvataggio dell’ordine di
produzione, possono essere creati gli ordini di acquisto (i quali, se necessario, possono essere
stampati ed inviati al faconista). Per Harmont & Blaine né le richieste né gli ordini di acquisto di
lavorazione esterna necessitano di alcuno step autorizzativo di rilascio.
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Attualmente viene creato un ordine di acquisto per commessa/faconista; in SAP FMS l’unico
criterio obbligatorio di splitting è il faconista, pertanto teoricamente si potrebbe avere un unico
ordine di acquisto contenente tutte le lavorazioni esterne di un certo faconista (una riga ODA per
ogni fase di ogni commessa), anche per più commesse diverse insieme, così come invece è
possibile mantenere l’impostazione attuale.
Al momento della conversione dell’ordine di acquisto, ove non fosse possibile gestire i prezzi a
listino ed ove questi non fossero già stati inseriti nei cicli, sarà necessario indicare il prezzo. In
generale, ove questo fosse stato solo “stimato” (es. in fase di produzione del campionario), sarà
necessario modificarlo con il dato reale prima di procedere all’entrata merci della prestazione.
In caso di modifiche comunicate da parte del faconista alle componenti della distinta di una certa
commessa (materiali sostitutivi, extra consumi, etc.), conosciuti solamente dopo il lancio della
commessa (quindi a ordine di acquisto già creato), sarà possibile modificare le componenti
necessarie (modifica quantità e/o aggiunta codici) direttamente sull’ordine di acquisto, senza
modificare l’ordine di produzione SAP FMS, con doppio beneficio:
- Il fabbisogno di componente da spedire (eventualmente) al faconista sarà immediatamente
visto dal monitor (vedi paragrafo successivo) e quindi evadibile immediatamente
- La modifica sarà registrata solo sull’ordine di acquisto, e non sulla commessa, consentendo
così di rilevarla puntualmente all’entrata merci della lavorazione come scostamento di costo
tra costo teorico (distinta base della commessa) e costo effettivo (distinta base sull’ordine di
acquisto).
Laddove poi la modifica fosse dovuta ad un vero e proprio errore in fase di creazione della distinta
base del prodotto finito, sarebbe invece opportuno, oltre a quanto scritto sopra, anche modificare e
correggere la distinta base del prodotto stesso (in modo che lo stesso errore non sia propagato
anche su produzioni future), ed aggiornare di conseguenza anche l’ordine di produzione
rileggendo la distinta modificata.
Invio componenti al faconista
Tramite l’apposito monitor SAP FMS, l’operatore di magazzino potrà visionare, per ogni faconista, i
fabbisogni di componenti (derivanti dai vari ordini di acquisto di lavorazioni esterne, legati a loro
volta ai vari ordini di produzione) e lo stock attualmente presente presso il faconista, e decidere
quali e quante componenti inviargli. L’eventuale sfrido (scarto %) inserito nella distinta base SAP
viene considerato automaticamente nei fabbisogni in aggiunta alla quantità da distinta.
Secondo la procedura ipotizzata, un operatore che lavora su SAP FMS (responsabile di
magazzino o utente della Produzione) interrogherà periodicamente il monitor per faconista,
visualizzando tutte le componenti che risultano mancanti presso il fornitore (suddivise per ordine di
acquisto), selezionando le componenti che vuole inviare (eventualmente
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riducendone/aumentandone le quantità rispetto a quelle proposte) e creando per esse una
richiesta di prelievo per il magazzino (documento di consegna SAP FMS) per il totale delle quantità
per componente.
L’operatore di magazzino potrà poi, a fronte della consegna SAP FMS, effettuare il prelievo. In
SAP FMS sarà creata una consegna per ogni faconista, in cui sarà pertanto possibile raggruppare
tutte le componenti necessarie e nelle loro quantità totali, raggruppando quindi più
ordini/commesse insieme, secondo l’impostazione standard SAP FMS.
Attualmente per Harmont & Blaine il prelievo e l’imballaggio delle componenti da inviare al
faconista viene effettuato segregando fisicamente le stesse in riferimento alle singole commesse
(per agevolarne la gestione del faconista e presidiare maggiormente il consumo puntuale dei
materiali); questa impostazione organizzativa di magazzino del packing fisico per il faconista potrà
se desiderato essere mantenuta, ma la stampa cartacea della picking list SAP FMS non riporterà,
per ogni componente, il riferimento a quanti pezzi sono necessari per ogni singola commessa
(come nella stampa attuale).
In SAP FMS, infatti, poiché la consegna di prelievo componenti per invio a terzista non riporta il
riferimento al singolo ordine di acquisto/commessa, questa logica di reperimento fabbisogni aperti
e loro elenco dovrebbe essere integrata nella stampa della picking list e della DDT standard con
una logica custom (realizzazione di una personalizzazione rispetto allo standard Sap), che si
configurerebbe pertanto come “gap” di progetto.
Se si volesse adottare l’impostazione standard SAP FMS, sarebbe da prevedere la possibilità di un
cambio di modello operativo che preveda un alleggerimento dell’onere della logistica in fase di
packing, ribaltando sul fornitore la separazione puntuale dei materiali ed il monitoraggio di
eventuali extraconsumi. Teoricamente, infatti, le componenti potrebbero anche essere inviate
senza il riferimento alla singola commessa, purché ci sia un flusso di comunicazione da parte del
faconista dei consumi effettivi da lui riscontrati per ogni singola commessa/fase. Questa è la vera
informazione che consente di registrare puntualmente gli scostamenti di consumo tra teorico ed
effettivo.
La scelta tra effettuare picking puntuali ovvero permettere di inviare quantità “libere” al faconista
dipende da una decisione di carattere organizzativo di Harmont & Blaine.
Registrazione entrata merci ordine di acquisto lavorazione
All’avvenuta conferma (parziale o totale) della lavorazione da parte del faconista, sarà possibile
registrare non solo l’avanzamento logico di fase sull’ordine di produzione, ma anche l’entrata merci
dell’ordine di acquisto della lavorazione. Ciò consente con un’unica operazione di:
- Registrare l’avvenuta lavorazione e consentire quindi la registrazione della fattura fornitore
- Consumare le componenti legate sull’ordine di acquisto a quella lavorazione dallo stock
presso il faconista.
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In questa fase è possibile anche specificare le quantità effettivamente consumate (nel caso in cui
ad esempio l’utente sia informato per tempo dal faconista di eventuali extra consumi o modifiche in
corso d’opera). Come specificato al paragrafo precedente, la soluzione migliore per monitorare i
consumi presso il terzista e registrare gli scostamenti di consumo sarebbe, più che organizzare il
packing della spedizione per commessa, stabilire con i vari faconisti una procedura per cui, al
termine di ogni fase di lavorazione di ogni commessa, essi comunichino i consumi effettivi
(quantomeno dei componenti principali). Questi ultimi potrebbero essere registrati puntualmente in
questa fase, in modo che l’eventuale sfrido (sotto-consumo rispetto alla quantità teorica) di
commessa resterebbe in stock presso il fornitore per essere utilizzato per altre produzioni oppure
essere reso a fine stagione.
La conferma logica dell’operazione dell’ordine di produzione e l’entrata merci dell’ordine di
acquisto della lavorazione esterna sono, da procedura standard, due operazioni separate in SAP
FMS. E’ stato ipotizzato di affidarle entrambe (o solo una delle due) direttamente al faconista,
realizzando un portale fornitori web o una app SAP Fiori tramite cui potrebbe registrare in prima
persona gli avanzamenti di fase ed i consumi effettivi. Tale sviluppo potrebbe costituire
un’interessante integrazione futura all’attuale progetto SAP (attualmente tale sviluppo è infatti out-
of-scope) che consentirebbe di snellire l’operatività degli utenti di Harmont & Blaine.
Al fine di garantire l'allineamento del magazzino fisico e di quello contabile presso i terzisti è
necessario effettuare ciclicamente verifiche della consistenza effettiva degli stessi. Ove tali
verifiche avvenissero a valle dell’entrata merci delle lavorazioni, non sarà possibile caricare tali
materiali sulle singole produzioni. In alternativa si darà vita semplicemente a carichi/scarichi dello
stock speciale presso terzista con registrazione del relativo valore/costo.
Versamento del prodotto finito a magazzino
Il versamento del prodotto finito a magazzino Harmont & Blaine verrà registrato automaticamente
dal portale RFID: si rimanda pertanto al capitolo apposito per i dettagli logistici a riguardo.
Nell’attuale sistema gestionale la merce entra di default in uno stato sospeso “controllo qualità”, poi
il controllo fisico della qualità della merce in ingresso viene effettuato solo su alcuni colli a
campione.
In SAP FMS, invece, tutti i carichi di magazzino da lavorazione esterna saranno registrati nello
stock utilizzabile liberamente. Per quanto riguarda i colli cliente in ingresso (ad esempio per la
prima linea), per replicare un comportamento simile all’attuale senza utilizzare lo stock “Controllo
qualità” in SAP FMS (che complicherebbe la gestione di questa casistica), i colli versati a
magazzino avranno di default uno stato “Bloccato” che impedirà la loro spedizione (pur
mantenendo la loro assegnazione a ordine cliente/di trasferimento). Tale stato potrà poi essere
rimosso puntualmente o massivamente nel caso il controllo qualità in ingresso sia superato oppure
in casi di spedizioni urgenti da registrare.
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In caso di controllo qualità non superato, sarà possibile ad esempio spostare il collo nel magazzino
sfusi nel caso venga aperto e disassortito, oppure inviarlo a fornitore per una riparazione. In
entrambi i casi, ciò determinerà una dis-assegnazione automatica della merce dagli ordini clienti a
cui era assegnata.
I lotti tipo relativi alla seconda linea o all’outlet provenienti da faconista, invece, potranno essere
versati a magazzino in SAP FMS nello stock “Controllo qualità” (in questo caso non vi è infatti
allocazione diretta a specifico ordine cliente). Sarà poi possibile, in caso di superamento del
controllo qualità, spostare manualmente i lotti tipo da stock controllo qualità a stock utilizzabile
liberamente tramite apposito movimento merci.
Registrazione fattura fornitore
Le fatture fornitore arrivano dai faconisti con una riga per ogni fase esterna di ogni singola
commessa, e gli opportuni riferimenti (commessa, descrizione operazione, etc.).
In SAP FMS il controllo fattura avverrà con la stessa granularità (una riga per ogni fase esterna di
ogni ordine di produzione); inoltre sarà sempre possibile far riferimento al numero di bolla che il
faconista può avere emesso (nel caso invii la merce a Harmont & Blaine o ad un altro faconista),
se riportato in SAP FMS in fase di registrazione entrata merci dell’ordine di acquisto.
4.3.5. Ricondizionamenti
A volte alcuni prodotti finiti (o semilavorati) vengono inviati ad un fornitore affinché siano
ricondizionati. Il ricondizionamento comporta sempre la trasformazione di un codice in un nuovo
codice di prodotto finito, con il contestuale consumo di altre componenti (es. applicazione patch,
etc.), a volte inviate anch’esse dal magazzino Harmont & Blaine.
Il fornitore può effettuare anche più lavorazioni, ma il listino è sempre unico per l’intero
ricondizionamento, e non c’è la necessità di registrare l’avanzamento delle singole fasi di
lavorazione da parte del terzista. A tal proposito, diversamente dalle altre produzioni, sarebbe
eventualmente possibile anche gestirle “a listino”.
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Per questi motivi, sarà utilizzato per i ricondizionamenti il cosiddetto processo SAP FMS di “Conto
lavoro pieno” (come per l’acquisto dei semi-commercializzati), il quale, rispetto al processo
illustrato nel capitolo precedente, consente di creare direttamente un ordine di acquisto per la
lavorazione esterna, con possibilità di specificare (manualmente o da distinta base) l’elenco dei
componenti da inviare al terzista. L’ordine di acquisto non è però un acquisto di una prestazione di
servizio come nel capitolo precedente, ma è intestato al prodotto finito che sarà riconsegnato dal
fornitore. Non vi è pertanto in questo flusso nessun ordine di produzione.
L’invio delle componenti al terzista e l’entrata merci dell’ordine di acquisto (con contestuale
consumo delle componenti presso fornitore) avverranno invece nella stessa identica modalità del
conto lavoro di fase.
L’utilizzo di questo processo consentirà di gestire i ricondizionamenti in maniera estemporanea e
quindi con una gestione veloce e senza troppi dettagli: inoltre, è corretto ai fini Harmont & Blaine
anche il fatto che il valore del prodotto finito ricondizionato sia calcolato come valore della
lavorazione + somma dei valori delle componenti inviate al terzista per quell’ordine di acquisto,
come da processo standard SAP FMS.
4.3.6. Riparazioni
Le riparazioni effettuate presso fornitore esterno, al contrario dei ricondizionamenti, non
comportano un cambio del codice del prodotto finito. Pertanto, il processo di conto lavoro pieno
SAP FMS non è adatto allo scopo, in quanto ricalcolerebbe il valore del prodotto finito
aggiungendovi il costo della riparazione (e delle eventuali componenti), il che non sarebbe corretto.
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Pertanto, le riparazioni saranno gestite come un acquisto di prestazioni di servizio scaricate su un
determinato centro di costo (che raccoglierà pertanto il valore delle riparazioni stesse). L'acquisto
delle lavorazioni esterne di riparazione/ripristino non sarà quindi legato direttamente all'articolo, ma
sarà spesato su oggetti di costo appositi (volendo suddivisi per famiglia di prodotto), da cui sarà
possibile periodicamente ribaltare statisticamente questi costi sui vari prodotti finiti.
Le eventuali componenti inviate dal magazzino ai fornitori per le riparazioni potrebbero pertanto
anch’esse essere consumate direttamente da magazzino sullo stesso centro di costo, oppure
inserite come componenti dell’ordine di acquisto e quindi inviate al terzista con le stesse modalità
degli altri processi descritti precedentemente.
Invece, per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso
fornitore, dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice
generico, che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU
lette dal portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei
pezzi da inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da
portale RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per
mantenere allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali.
Sarà poi prevista una causale RFID apposita di rientro da riparazione/ripristino, che farà rientrare a
stock le SKU lette al rientro dei colli dal fornitore tramite l’apposito movimento standard SAP.
4.3.7. Gestione file fornitore per disposizioni di imballo
Il file fornitore contenente le disposizioni di imballo viene prodotto dall’attuale sistema gestionale di
Harmont & Blaine per i clienti wholesale ed i negozi prima linea. Harmont & Blaine genera le
disposizioni di imballo per quasi tutta la prima linea uomo e parte della donna in funzione delle
quantità ordinate al fornitore.
L’outlet (sia HBJ che HBS) ed il campionario non sono gestiti attraverso la procedura di preimballo,
ma sono gestiti con assortimenti standard contenenti un numero fisso di articoli con un set
predeterminato di taglie e colori, che corrisponderanno ai pre-pack SAP FMS.
Attualmente, quando il façonista comunica che il prodotto finito è pronto per essere spedito, viene
estratta dall’attuale sistema gestionale la situazione di abbinamento commessa/ordine cliente in
quel momento, e vengono generati:
Un file Excel da mandare al fornitore (file fornitore)
Una picking list per il magazzino (contenente gli stessi dati ma in un formato diverso).
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Un esempio di file fornitore è riportato di seguito:
Sia il file fornitore che la picking list contengono un barcode contenente la concatenazione di
numero ordine cliente ed anno, che rappresenta il riferimento dell’ordine cliente a cui è assegnato
ogni collo. Per ogni file fornitore, quindi per ogni barcode, è responsabilità del fornitore decidere il
numero dei colli da creare ed il relativo contenuto.
Il file fornitore viene stampato dal faconista ed utilizzato come etichetta collo. Tutti i colli dello
stesso cliente saranno pertanto etichettati con lo stesso barcode.
Il campo Note del file fornitore riporta le istruzioni o requisiti di imballo richiesti dal cliente,
recuperati automaticamente dall’ordine cliente (nota di testo).
Esiste anche una procedura con la quale è possibile cancellare e ricreare il file fornitore già creato
per quel cliente (in caso di modifiche successive).
A parte questi requisiti, relativamente agli imballi per i clienti o i negozi prima linea non vengono
specificate ulteriori istruzioni particolari di composizione del collo (pre-pack, etc.) da parte di
Harmont & Blaine.
La priorità (associata nell’attuale sistema all’ordine cliente) viene anch’essa riportata nel file
fornitore; il faconista la considera nella sua operatività e nell’ordinamento delle spedizioni.
La dicitura “DB” o “MO” presente in alto a destra nel file fornitore identifica il deposito logistico di
destinazione della merce (Del Bo / Movimoda). La suddivisione della destinazione dipende da
regole definite da Harmont & Blaine (attualmente, a Del Bo arriva il Made in Italy, destinato
prevalentemente a clienti esteri, a Movimoda tutto il resto) e viene ricavata nel file fornitore
dall’ordine cliente (dato attualmente in testata). Il file fornitore creato in SAP FMS sarà splittato per
centro di distribuzione di destinazione.
In SAP FMS, sarà sviluppato un report ad hoc con funzioni simili a quanto sopra descritto.
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All’arrivo nel magazzino Harmont & Blaine, i colli, opportunamente etichettati secondo le
disposizioni inviate, passano sotto il portale RFID. L’attuale sistema gestionale associa un ID
univoco per ogni collo, che viene stampato su un’etichetta ed affissa al collo. L’ID collo e l’etichetta
collo saranno generati da SAP FMS. Il sistema RFID, inoltre, associa l’ID collo generato a tutti i tag
RFID in esso contenuti, e comunica tale associazione all’attuale sistema gestionale di Harmont &
Blaine.
Harmont & Blaine procede a confermare la ricezione della merce dall’attuale sistema gestionale e
registrare contabilmente l’entrata merci a magazzino.
Successivamente alla registrazione dell’entrata merci, tramite l’utilizzo di un lettore barcode, il collo
viene poi associato all’ordine cliente assegnato per la spedizione (leggendo il barcode presente sul
file fornitore).
Quando viene poi effettuato il carico per la consegna a cliente, vengono scansionate tutte le
etichette collo che vengono fisicamente spedite in riferimento all’ordine cliente, per verificare che
vengano caricati tutti i colli.
In caso di re-packing dei colli, sull’attuale sistema vengono annullati i colli già registrati, viene
inviato al sistema RFID l’annullo e viene creata una nuova packing list per quell’ordine cliente, a
cui assegnare il nuovo collo riassemblato e ripassato sotto il portale RFID (con conseguente nuova
etichetta collo).
La creazione del collo in SAP FMS e messa in giacenza su relativo magazzino colli è legata alla
pre-assegnazione della merce al cliente. Se al momento della ricezione della merce questo
legame non esiste (ordinato a sfuso) o viceversa è stato cancellato causa revoca ordine o parte di
esso, la merce sarà ricevuta nel magazzino sfusi e gestita come tale. La merce ordinata ma non
assegnata a cliente sarà invece indicata con apposita dicitura nel relativo file fornitore (ad esempio
“Sfusi”) e gestita come tale. In entrambi i casi, la merce sfusa sarà poi imballata (con relativa
creazione ID collo) in fase di successiva spedizione a cliente (dopo la sua ri-assegnazione ad un
altro cliente).
4.4. Pianificazione della capacità
Il centro di lavoro è un’anagrafica SAP FMS che rappresenta la linea di produzione. Nel caso di
Harmont & Blaine, in cui tutte le fasi di lavorazione sono esterne, sarà possibile creare dei centri di
lavoro corrispondenti ai fornitori; questa strutturazione consente infatti un’analisi del carico
capacitivo sul fornitore, ma non si tratta di un obbligo o di un requisito imprescindibile: ad esempio,
si potrà creare un centro di lavoro e fare analisi della capacità solo per i fornitori più importanti o
più critici, e non per altri.
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In SAP FMS ogni tipologia di lavorazione che viene eseguita genera un fabbisogno di capacità in
funzione dei tempi di esecuzione delle lavorazioni e della disponibilità delle linee di
produzione/centri di lavoro (capacità disponibile). La conseguenza immediata è che il sistema
mette a disposizione un’analisi dei carichi di capacità sui centri di lavoro che permette alla funzione
di pianificazione della produzione di adottare misure correttive, modificando il piano di produzione
risultante o variando le date di consegna previste.
La pianificazione della capacità consentirà quindi di verificare anche a campagna aperta, con le
prime date di conferma tessuti e quindi le prime date di commessa confermate dal controllo
disponibilità, la disponibilità dello spazio produttivo e il periodo per il lancio in termini di ore
impiegate per la produzione in un certo intervallo temporale (es. 10.000 ore a marzo / 10.000 ad
aprile / 10.000 a maggio).
A seguito della valutazione del carico di capacità, il responsabile di produzione ha la possibilità di
effettuare le opportune modifiche al piano di produzione, decidendo quali ordini di produzione (o
ordini pianificati) allocare sui centri di lavoro secondo le date previste, e quali posticipare o
modificare; per eseguire questa attività SAP FMS mette a disposizione tavole di pianificazione sia
grafiche che tabellari (le cui schermate sono state visualizzate durante la riunione), le quali
consentono di concatenare opportunamente gli ordini di produzione in funzione delle capacità
produttive dei centri di lavoro.
Per Harmont & Blaine, le capacità disponibili sono concordate con il fornitore ad inizio stagione, e
sono quantificate come numero di pezzi totale per stagione. La comunicazione al fornitore degli
ordini di cui si dovrà occupare avviene tramite file Excel. In ogni modo, attualmente la maggior
parte dei ritardi di produzione dipende principalmente da componenti non inviate da parte di
Harmont & Blaine e non da problemi dipendenti dal fornitore (anche perché alcuni fornitori
lavorano solamente se effettivamente alimentati inviando le materie prime, per cui si sono verificati
in passato superamenti a danno di Harmont & Blaine a causa di tali invii ritardati).
Uno dei faconisti di Harmont & Blaine con i maggiori volumi è la Braiconf, che si trova in Romania.
Questo fornitore lavora ogni stagione per 4 mesi per Harmont & Blaine, con la presenza di un
tecnico in loco che assicura l’esclusività della linea di produzione. Pertanto, ad esempio, in questo
caso la capacità disponibile sarebbe certa e controllata.
La maglieria viene invece prodotta prevalentemente da faconisti italiani, mentre non vi sono
faconisti fuori dall’Unione Europea (dalla Cina sono acquistati solamente prodotti finiti
commercializzati, per i quali sono inviati solamente le etichette RFID).
Nel caso di piccoli faconisti, risulta molto difficile definire la capacità disponibile, e la
comunicazione con essi avviene semplicemente specificando la quantità da produrre e la data di
consegna finale (due date).
Anche per questo motivo, la pianificazione della capacità del fornitore in SAP FMS è risultata
essere per Harmont & Blaine una funzionalità potenzialmente interessante, ma al più utilizzabile
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solo per alcuni fornitori, per i quali è possibile avere una capacità disponibile realistica e
controllabile, ed anche in questi casi potrebbe essere effettuata una semplice analisi dei fabbisogni
di capacità per verificarne i sovraccarichi ed effettuare un livellamento, da effettuare dopo aver
analizzato in primis i risultati della pianificazione MRP ed aver già effettuato le prime azioni
correttive derivanti da essa.
4.5. Reportistica produzione
Il sistema informativo SAP FMS di produzione consente, per ogni singolo ordine di produzione
(variante taglia/colore), di reperire un dettaglio ad esempio per:
- Testata ordine
- Componenti in distinta per ogni ordine
- Operazioni per ogni ordine
- Richieste/ordini di acquisto per ogni ordine
- Conferme (avanzamenti di fase) per ogni ordine.
Sempre nel report, è possibile per ogni view avere anche un confronto tra teorico ed effettivo (ad
esempio, durata teorica operazione calcolata da ciclo e durata effettiva).
La selezione potrà avvenire per stato ordine (es. solo ordini aperti) e/o stato operazione (es. solo
operazioni ancora aperte) e/o per date e/o per altri parametri di selezione (prodotto finito,
componente, fornitore/centro di lavoro, etc.).
Non sono emersi gap a proposito, né riguardanti informazioni attualmente necessarie per la
reportistica non presenti in SAP FMS, né riguardanti report particolari strettamente necessari in
SAP FMS e diversi da quanto descritto.
E’ emersa l’ipotesi di concedere la possibilità direttamente ai faconisti di avanzare la produzione in
SAP FMS, attraverso un’applicazione Web sviluppata ad hoc (non è infatti praticabile, se non per
pochissimi faconisti di fiducia e tecnologicamente capaci, dotarli di accesso diretto al sistema SAP
di Harmont & Blaine). Questa applicazione permetterebbe ai faconisti non solo di monitorare on
line in maniera semplificata lo stato dell’avanzamento degli ordini in lavorazione presso queste
strutture, ma anche di registrare direttamente da parte loro l’avanzamento della produzione e/o i
consumi effettivi, sgravando il personale Harmont & Blaine di queste attività. Lo sviluppo di questa
applicazione Web, pur tecnicamente realizzabile, è stato comunque rimandato ad una fase
successiva all’avvio dell’operatività giornaliera in SAP FMS.
4.6. Gap rilevati – Area Produzione
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4.6.1. Report di controllo distinte base
E’ emerso da parte di Harmont & Blaine il requisito di un report che consenta di controllare le
distinte base esistenti a sistema, ad esempio per verificare che le quantità di tessuto inserite non
superino certe soglie massime, oppure che i costi siano corretti. Un report di questo tipo, non
esistente nello standard SAP FMS in quanto si basa su logiche specifiche del cliente, potrebbe
comunque essere sviluppato una volta individuate precisamente tali logiche. Tale requisito si
configura pertanto come “gap” di progetto.
4.6.2. Tracciatura causale di non conformità componenti
Poiché è abbastanza frequente che, in caso di assenza di alcune componenti o di non conformità
o di extra consumi da parte del faconista, per una singola commessa siano modificate alcune
componenti o aumentate le quantità, è stato richiesto da Harmont & Blaine che, per una migliore
valutazione statistica a consuntivo di tali non conformità, l’utente che registra in SAP FMS la
modifica alla distinta base dell’ordine di produzione (o dell’ordine di acquisto di lavorazione) possa
anche inserire una causale che specifichi il motivo per cui sta facendo quella modifica. Questo per
consentire poi una reportistica che evidenzi la numerosità ed i motivi di tali scostamenti.
La gestione di tale causale (che non rientra nello standard SAP, e pertanto si configura come GAP
di progetto) potrebbe essere effettuata sfruttando uno dei campi testuali standard SAP presenti a
livello di singola componente della distinta dell’ordine, da parametrizzare limitandone le possibilità
di inserimento alle sole possibili causali che saranno decise da Harmont & Blaine. Tale campo
sarebbe alimentato manualmente dall’utente che effettua la modifica.
4.6.3. Gestione non-riassegnabilità degli ordini in chiusura lotto
Per contrassegnare l’avvenuta “chiusura lotto” di produzione per una certa commessa, sarà
previsto in SAP FMS uno stato utente apposito in testata dell’ordine di produzione per cui, se
l’ordine di produzione si trova in quello stato, tale ordine non è più ri-assegnabile ad altri ordini
cliente (perché il faconista ha già confezionato i lotto lotti di prodotto finito per cliente finale).
Questo sarà realizzato con una exit custom sull’assegnazione (pertanto con una modifica allo
standard SAP, che si configurerebbe quindi come GAP di progetto).
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5. Area Vendite e Distribuzione (SD)
5.1. Struttura Organizzativa
Il sistema SAP FMS per quanto riguarda il modulo delle vendite (Sales & Distribution) si basa sulla
definizione di strutture organizzative tramite le quali rappresentare le entità legali e organizzative
che governano i processi attivi. In particolare il modulo è strutturato su due livelli denominati
Organizzazione Commerciale e Canale Distributivo.
5.1.1. Organizzazione Commerciale
L’Organizzazione Commerciale rappresenta l’entità legale responsabile delle vendite e della
distribuzione di beni e/o servizi. Viene quindi utilizzata per suddividere unità organizzative diverse,
con proprie responsabilità di politica commerciale e industriale e proprie leve di mercato.
L’Organizzazione Commerciale è collegata ad una Società e ad essa possono essere associati
uno o più Canali Distributivi.
Per Harmont & Blaine saranno definite le seguenti Organizzazioni Commerciali:
Wholesale
Retail
Questa distinzione deriva dal fatto che si tratta di gestioni completamente indipendenti che
seguono processi e logiche di vendita differenti.
5.1.2. Canale Distributivo
Il Canale Distributivo rappresenta il percorso di vendita utilizzato dall’Organizzazione Commerciale
per raggiungere i clienti con i prodotti aziendali.
Sotto l’Organizzazione Commerciale ‘Wholesale’ sono stati individuati i seguenti Canali Distributivi:
Diretto
Agenzia
E-Commerce
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Il canale ‘Diretto’ prevede la vendita, sia in Italia che all’Estero, a clienti seguiti direttamente
dall’ufficio commerciale di Harmont & Blaine. Il canale ‘Agenzia’ comprende le vendite effettuate
tramite agenti, ai quali viene corrisposta una provvigione. Il canale ‘E-Commerce’ prevede due
modalità di gestione diverse a seconda del portale (Magento o Privalia).
Sotto l’organizzazione commerciale ‘Retail’ sono stati individuati i seguenti canali di distribuzione:
Store
Outlet
Il canale ‘Store’ raggruppa una serie di tipologie di negozio proprietari (boutique, centri commerciali
etc.) che vengono gestiti allo stesso modo e saranno distinti, per fini prevalentemente statistici,
mediante un attributo nell’anagrafica del negozio. Per gli ‘Outlet’ invece avendo logiche di
assortimento e pricing differenti è stato ipotizzato un canale di vendita dedicato.
5.1.3. Area Vendite
La combinazione di Organizzazione Commerciale e Canale Distributivo permette di individuare le
diverse Aree di Vendita, cioè le aree di business all’interno delle quali possono essere diversificati i
dati anagrafici di clienti, articoli e listini.
5.1.4. Ufficio Vendite
L’Ufficio Vendite è un ulteriore elemento della struttura organizzativa che consente di dettagliare le
aree di business per singolo responsabile commerciale. Viene utilizzato per ragioni statistiche e di
analisi dei mercati e può essere associato ai clienti in anagrafica.
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5.1.5. Luogo di Spedizione
Il Luogo di Spedizione rappresenta l’indirizzo fisico dal quale partono le merci per le spedizioni. E’
elemento fondamentale per la creazione e l’organizzazione delle consegne.
Per Harmont & Blaine sono stati individuati i seguenti luoghi di spedizione, uno per ciascun centro
di distribuzione:
Del BO
Movimoda
E-Commerce
I prodotti in licenza non transiteranno dai magazzini/luoghi di spedizione interni ma saranno spediti
ai punti vendita direttamente dal fornitore licenziatario.
5.2. Anagrafiche
I dati anagrafici rappresentano la base di tutti i processi transazionali del modulo delle vendite.
5.2.1. Clienti
Il sistema SAP FMS prevede una struttura dell’anagrafica cliente ripartita in funzione del livello
organizzativo tra Dati di Base (generali), Dati Società (amministrativi) e Dati Vendite. All’interno di
quest’ultima sezione sono raccolte tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento del ciclo
attivo che andranno a appresentare il default per l’acquisizione di documenti commerciali intestati
al cliente e le politiche di vendita ad esso riservate.
I principali dati di questa sezione sono:
Valuta
Divisione di consegna (centro distribuzione dal quale abitualmente partono le spedizioni al
cliente)
Incoterms
Condizioni di pagamento
Gruppo contabilizzazione (determina i conti sui quali vengono effettuate le registrazioni
contabili)
Imposte (gestione IVA ed eventuali lettere di esenzione)
Blocco (possibilità di impostare dei blocchi, con varie causali, in fase di acquisizione ordini o
evasione consegne)
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Sono inoltre state individuate le seguenti informazioni che dovranno essere mappate all’interno
delle anagrafiche clienti di Harmont & Blaine:
Categorizzazione per area geografica (Regioni d’Italia, UE ed Extra-UE)
Indice di priorità per la spedizione
Eventuali clausole rilevanti per la produzione (es. stampa etichette per la dogana messicana)
Codice cliente precedente nel caso di cambio della ragione sociale
Tutte quelle informazioni che non sono codificate in campi strutturati, ma vengono inserite come
testo al momento della predisposizione di alcuni documenti (es. ordini, bolle etc.) al fine di farle
comparire all’interno delle stampe, potranno essere gestite come note di testo ricorrenti attribuite
alle anagrafiche clienti.
Analizzando il portafoglio clienti di Harmont & Blaine sono state identificate le seguenti tipologie di
clienti:
Clienti terzi diretti: con i quali vi è un rapporto senza ausilio di intermediari. Sono i clienti di aree tradizionalmente seguite dalla sede (es. clienti campani)
Clienti terzi indiretti: con i quali vi è un agenzia a fare da tramite. Si tratta di agenzie che coprono ambiti territoriali definiti come ad esempio alcune regioni italiane
Distributori e grandi centri di distribuzione: operano di norma su mercati esteri e si occupano della distribuzione ai dealer di quei mercati
Department Store: clienti organizzati su grandi superfici come ad esempio El Corte Ingles o Rinascente. Per questi clienti normalmente sono necessari livelli di servizio più elevati in termini di flussi logistici e di comunicazioni dati
Clienti Intercompany: sono i clienti che rappresentano le filiali estere di Harmont & Blaine in Spagna Francia e Svizzera, le quali detengono negozi locali e seguono i clienti terzi di quei mercati ricevendo la merce dall’Italia. Ai fini della fatturazione le società estere saranno rappresentate come normali clienti wholesale di Harmont & Blaine Italia
In Italia Harmont & Blaine opera principalmente con vendite a clienti wholesale o attraverso i
negozi di proprietà. All’estero invece utilizza anche contratti di franchising configurati in differenti
tipologie a seconda dei mercati. In generale comunque i franchisee vengono considerati come dei
clienti terzi ed assimilati ad un normale wholesaler ai quali la merce viene venduta direttamente ed
ai quali vengono fatte periodicamente delle proposte di riassortimento. Di norma quindi non ci sono
contratti di franchising che prevedano forme di conto vendita e/o contratto estimatorio.
5.2.2. Partner
Le funzioni partner servono per codificare tutti i soggetti e le entità coinvolte nel processo di
business del cliente. Ad ogni funzione partner corrisponde un record anagrafico che può essere
creato contestualmente al cliente oppure su specifica necessità mediante codifica separata.
Le funzioni partner previste dallo standard di SAP FMS sono le seguenti:
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Committente: intestatario dell’ordine di richiesta della merce
Destinatario merci: indirizzo di spedizione della merce
Destinatario fattura: indirizzo di spedizione della fattura
Esecutore Pagamento: cliente contabile visibile nel partitario
Negli scenari più semplici lo stesso codice cliente assolve tutte e quattro le funzioni ma è possibile
anche che in un singolo documento vi siano quattro differenti funzioni partner.
Per Harmont & Blaine sono state identificate come necessarie anche le seguenti funzioni partner
aggiuntive:
Agente di vendita: colui che effettua la vendita per conto di Harmont & Blaine e che andrà a maturare commissioni sul venduto (sarà mappato come anagrafica fornitore e non come cliente)
Sottocliente: identifica il dealer finale sul cui punto vendita sarà smistata la merce inviata al distributore. Questa informazione è rilevante per Harmont & Blaine a fini statistici
L’indicazione dei partner viene proposta dal sistema sulla base dei default presenti in anagrafica
del committente, il quale deve necessariamente essere inserito manualmente, ma può essere
modificata nel documento commerciale.
Le funzioni partner, ad eccezione del committente, possono essere multiple nell’anagrafica cliente,
in questi casi il sistema propone una finestra di scelta al momento dell’inserimento del documento.
5.2.3. Sito
Il sito è l’unità organizzativa responsabile del ricevimento della merce e delle attività di analisi dei
fabbisogni e pianificazione stock.
Il sito ha una propria gestione dello stock e svolge allo stesso tempo la funzione sia di cliente che
di fornitore, acquistando e fornendo merce ad altri siti.
Ci sono due differenti tipologie di sito:
Centro Distributivo (stabilimento e/o deposito)
Punto Vendita (negozio)
Per quanto riguarda l’organizzazione logistica sono stati individuati i seguenti centri distributivi:
Del BO
Movimoda
E-Commerce
Del BO è il centro di logistica interno dove avvengono entrate ed uscite della merce per tutte le
linee e per l’estero.
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La piattaforma logistica esterna Movimoda rappresenta un centro puramente distributivo. In uscita
avvengono spedizioni di prodotti finiti verso clienti nazionali o trasferimenti verso Del BO. In entrata
riceve trasferimenti di prodotti finiti provenienti da Del BO, da fornitori e dai resi dei punti vendita.
Non è prevista un interfaccia di comunicazione in quanto gli operatori di Movimoda avranno
accesso diretto al sistema SAP FMS di HARMONT & BLAINE.
Lo stock destinato all’E-Commerce verrà caricato nel relativo sito ad inizio stagione tramite un
ordine di trasferimento. Tale sito non sarà rilevante per l’MRP.
Di seguito l’elenco completo dei punti vendita di HARMONT & BLAINE:
Cluster Nodo Linea Marchio
AEREOPORTO APT CAPODICHINO Donna H&B
Uomo H&B
AEREOPORTO APT FIUMICINO Uomo H&B
Donna H&B
AEREOPORTO APT LINATE Uomo H&B
Donna H&B
AEREOPORTO APT MALPENSA Uomo H&B
Donna H&B
BOUTIQUE BTQ BARI Donna H&B
Uomo H&B
BOUTIQUE BTQ GENOVA Uomo H&B
Donna H&B
BOUTIQUE BTQ MILANO MATTEOTTI Uomo H&B
Donna H&B
Bambino H&B
BOUTIQUE BTQ NAPOLI PDM Donna H&B
Uomo H&B
BOUTIQUE BTQ NAPOLI SCARLATTI Uomo HBJ
Uomo H&B
BOUTIQUE BTQ PALERMO Uomo H&B
BOUTIQUE BTQ PALERMO DONNA Donna H&B
BOUTIQUE BTQ TORINO Uomo H&B
Donna H&B
CENTRO COMMERCIALE CC ARESE Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC CAMPANIA Donna H&B
Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC CASAMASSIMA Uomo HBJ
Uomo H&B
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Donna H&B
CENTRO COMMERCIALE CC CATANZARO Uomo HBJ
Uomo H&B
Donna H&B
CENTRO COMMERCIALE CC CHIETI Uomo HBJ
Uomo H&B
CENTRO COMMERCIALE CC CONCA D'ORO Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC DUE MARI Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC FIUMARA Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC MESTRE Uomo H&B
Donna H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC MILANO CALTACITY Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC MISTERBIANCO Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC MOLFETTA Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC NOLA Donna H&B
Bambino H&B
Uomo HBJ
Uomo H&B
CENTRO COMMERCIALE CC PALERMO FORUM Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC POMPEI Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC PONTECAGNANO Uomo HBJ
Uomo H&B
CENTRO COMMERCIALE CC PORTA DI ROMA Uomo HBJ
Uomo H&B
CENTRO COMMERCIALE CC RENDE Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC RIMINI Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC ROMA EST Donna H&B
Uomo H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC ROMA EUROMA2 Uomo H&B
Donna H&B
Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC ROMAGNA Uomo HBJ
CENTRO COMMERCIALE CC TARANTO Uomo HBJ
RESORT H & B CANNES Donna H&B
Uomo H&B
BOUTIQUE H & B PARIGI Bambino H&B
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Uomo H&B
Donna H&B
OUTLET OUT AGIRA Uomo H&B
Uomo HS
OUTLET OUT AGIRA DONNA Donna H&B
Donna HS
OUTLET OUT AGIRA JEANS Uomo HBJ
OUTLET OUT BARBERINO Uomo H&B
Uomo HS
OUTLET OUT C.GUELFO JEANS Uomo HBJ
Donna H&B
Donna HS
OUTLET OUT CASTEL ROMANO Uomo HS
Uomo H&B
Donna HS
Donna H&B
OUTLET OUT EBOLI Donna H&B
Uomo H&B
Donna HS
Uomo HS
OUTLET OUT FOX TOWN Uomo H&B
Uomo HS
Donna H&B
Donna HS
OUTLET OUT FRANCIACORTA Uomo H&B
Uomo HS
OUTLET OUT MANTOVA Uomo H&B
Donna HS
Donna H&B
Uomo HS
OUTLET OUT MARCIANISE Uomo H&B
Uomo HS
OUTLET OUT MARCIANISE DONNA Donna H&B
Donna HS
OUTLET OUT MARCIANISE JEANS Uomo HBJ
OUTLET OUT MOLFETTA Donna HS
Donna H&B
Uomo HS
Uomo H&B
OUTLET OUT MONDOVI Uomo HBJ
OUTLET OUT NOVENTA Donna H&B
Donna HS
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Uomo HS
OUTLET OUT PALMANOVA Uomo HBJ
OUTLET OUT PESCARA Uomo HS
Uomo H&B
Donna HS
Donna H&B
OUTLET OUT SERRAVALLE Uomo HS
Uomo H&B
OUTLET OUT SORATTE Uomo HBJ
OUTLET OUT VALDICHIANA Uomo H&B
Uomo HS
OUTLET OUT VALMONTONE Uomo H&B
Donna H&B
Uomo HS
Donna HS
OUTLET OUT VICOLUNGO Uomo H&B
Uomo HS
RESORT RES FORTE DEI MARMI Uomo H&B
Donna H&B
RESORT RES ISCHIA Uomo H&B
Donna H&B
RESORT RES PORTOCERVO Uomo H&B
RESORT RES PORTOFINO Donna H&B
Uomo H&B
RESORT RES PORTOROTONDO Uomo H&B
RESORT RES RICCIONE Uomo H&B
Donna H&B
RESORT RES SANREMO Uomo H&B
Donna H&B
RESORT RES SORRENTO Donna H&B
Uomo H&B
Bambino H&B
RESORT RES VIAREGGIO Uomo H&B
Donna H&B
Saranno definiti dei raggruppamenti di punti vendita con logiche di assortimento e pricing comuni.
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5.2.4. Stagione
Nel sistema SAP FMS il concetto di ‘stagionalità’ si articola attraverso una struttura a tre livelli:
Stagione
Collezione
Tema
Le stagioni hanno un’apposita anagrafica e vengono attribuite agli articoli: ad ogni articolo si
possono attribuire più stagioni, così come una stagione può essere valida anche solo per
determinate varianti di un prodotto (per differenti taglia/colore). Se viene attribuita al livello di
padre, la stagione viene ereditata da tutte le sue varianti.
La principale funzionalità della stagione è quella di gestire le date che delimitano i periodi delle
campagne acquisti, produzione e vendite. Per le vendite le date di validità della stagione
identificano l’intervallo di acquisizione degli ordini di vendita e quello di consegna ai clienti.
Le stagioni possono essere collegate a singoli clienti, gruppi di clienti o aree geografiche. In questo
modo possono essere gestite date di validità diversificate all’interno della stessa combinazione di
stagione/collezione/tema.
In fase di acquisizione ordini cliente il sistema rileva automaticamente stagione/collezione/tema
dall’anagrafica materiale in base a data acquisizione ordine, data consegna ed eventualmente
cliente o area geografica, riportando questa informazione a livello di riga ordine. Nel caso vi siano
più stagioni/collezioni/temi aperti per lo stesso periodo il sistema consente all’utente di scegliere
manualmente. Se stagione/collezione/tema vengono inseriti manualmente nell’ordine il sistema
controlla la coerenza dei dati inseriti.
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Per Harmont & Blaine è stato deciso di impostare la struttura dell’anagrafica stagione nel modo
seguente:
Stagione: Primavera/Estate, Autunno/Inverno, Continuativo (articoli carry-over) e Old-Season
(articoli che hanno terminato il loro ciclo di vita)
Collezione: combinazione di marchio e linea (es. HB Uomo, HB Donna, HBJ Uomo etc.)
Tema: sottoinsieme di prodotti di una collezione che ha delle specifiche finestre temporali
5.3. Determinazione Prezzo
In SAP FMS la determinazione del prezzo avviene all’interno di uno schema prezzi a livello di
posizione ordine. Nello schema prezzi vengono riportati tutti gli elementi rilevanti per il calcolo del
prezzo finale che vengono identificati come tipi condizione, di seguito alcuni esempi:
Prezzo
Sconto
Maggiorazione
Imposta
Accantonamento (consente di accantonare fondi per bonus e provvigioni a fronte
dell’avanzamento delle vendite)
Statistica (non genera scritture in contabilità)
Ogni condizione può essere memorizzata in un record anagrafico, con data di inizio e fine validità,
secondo specifiche logiche di determinazione chiamate sequenze d’accesso. In quel caso sarà
richiamata in automatico dal sistema in fase di inserimento ordine, altrimenti è possibile anche
gestire alcune condizioni in modo manuale.
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5.3.1. Prezzo Wholesale
Il prezzo base degli articoli sarà definito a partire dal relativo costo di acquisto o produzione
secondo specifiche logiche di Harmont & Blaineche saranno determinate extra-sistema e
porteranno alla definizione dei valori di listino wholesale da caricare su SAP FMS. In sostanza il
sistema non “genera in automatico” il prezzo del prodotto, ma mette a disposizione tutte le strutture
di costo a supporto della sua definizione.
Rispetto al prezzo base degli articoli è prevista una maggiorazione del 20% per le taglie forti (dalla
4XL in su).
Il mercato estero prevede un markup rispetto al prezzo base wholesale che varia in base all’area
geografica (livello più generico) o al paese (livello di dettaglio) del cliente. Al momento si registra la
presenza di due soli listini per l’estero (UE ed extra-UE) ma in futuro si rileva la possibilità di dover
gestire aggregazioni diverse (es. country, area etc.) su cui innestare condizioni commerciali
diverse. Alle società estere di Harmont & Blainein Francia, Spagna e Svizzera sarà applicato lo
stesso prezzo base degli altri clienti wholesale.
Al prezzo di base possono essere applicate una serie di tipologie di sconto legate ai singoli clienti
(es. obiettivi commerciali, start-up etc.), a situazioni particolari (es. saldi, merce in ritardo etc.), alle
modalità di pagamento (sconto ‘in fattura’ e non ‘finanziario’) o alla tipologia di prodotto venduto
(es. campionari). Potranno inoltre essere definiti sconti manuali legati alla singola vendita e sconti
generici, validi per tutti i clienti, legati ad una posizione ordine di quantità superiore ad un
determinato valore di soglia (scaglionamento).
Tuttavia non sono state fornite da Harmont & Blaine indicazione precise circa la modalità di
gestione della scontistica, pertanto non sarà formulata nessun ipotesi di soluzione nel corrente
documento di BBP.
Possono essere applicate anche delle maggiorazioni (percentuali o a valore) del prezzo specifiche
per singoli clienti e legate alla richiesta di diritto al reso. Nel caso dei riassortimenti è previsto
l’addebito al cliente delle spese di trasporto.
Saranno inoltre incluse all’interno della schema prezzo le condizioni statistiche, calcolate in modo
automatico dal sistema, relative a costo del venduto e valore statistico della merce.
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5.3.2. Prezzo Retail
Il prezzo di vendita al pubblico degli articoli sarà definito a partire dal relativo prezzo base nel
canale wholesale applicando un markup individuato attraverso procedure definite extrasistema da
Harmont & Blaine in base a obiettivi di marginalità da realizzare sul canale/marchio e su logiche di
posizionamento sul mercato dei prodotti. Il risultato porterà alla definizione dei valori di listino retail
da caricare su SAP FMS.
Saranno previste le seguenti categorie di sconti applicati dai negozi:
Tutti i negozi outlet hanno diritto ad uno specifico sconto percentuale (generalmente il 35%)
Harmont & Blainecomunicherà ai negozi gli sconti che dovranno essere applicati durante i
periodi dei saldi
Tutte le altre riduzioni di prezzo applicate dai negozi (es. fidelity card) sono viste
genericamente come sconti cassa
I negozi in franchising dal punto di vista della determinazione prezzo saranno gestiti allo stesso
modo dei clienti wholesale.
5.3.3. Omaggi
Harmont & Blaine prevede la possibilità di cedere articoli in omaggio ai clienti.
La fatturazione delle merce in omaggio potrà avvenire attraverso tre differenti modalità, di seguito
illustrate insieme ad uno schema delle relative registrazioni contabili:
Autofattura: fattura al cliente Harmont & Blaine di un ordine completamente omaggio. Attualmente Harmont & Blaine effettua una registrazione unica per la parte attiva e passiva, in SAP FMS la registrazione passiva sarà invece eseguita separatamente rispetto alla contabilizzazione vendite
Ricavo autofattura 100
IVA 22
Sconto omaggi 100
Sconto omaggi 22
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Rivalsa Iva: fatturazione merce in omaggio insieme ad altra in vendita con riaddebito dell’Iva al cliente
Cliente 22
Ricavo omaggi 100
IVA 22
Sconto omaggi 100
Senza rivalsa Iva: fatturazione merce in omaggio insieme ad altra in vendita senza riaddebito dell’Iva al cliente
Ricavo omaggi 100
IVA 22
Sconto omaggi 100
Sconto omaggi 22
Non sono previste formule del tipo ‘ogni cinque capi acquistati uno è in omaggio’.
5.3.4. Bonus
E’ prevista la gestione di un Premio Fine Anno corrisposto ad alcuni clienti come sconto ‘fuori
fattura’ al termine della campagna di vendita.
In SAP FMS gli sconti fuori fattura sono gestiti all’interno di un contratto bonus, nel quale viene
definita l’aliquota dello sconto, la relativa sequenza d’accesso (nel caso di Harmont & Blaine
sempre per singolo cliente) ed il cliente beneficiario.
La base imponibile sulla quale calcolare lo sconto è data dal fatturato del cliente al netto di resi e
accrediti.
Una volta definita l’aliquota contrattuale, per ogni fattura di vendita emessa al cliente viene
generata in automatico dal sistema la registrazione del valore da accantonare su un apposito
conto Co.Ge. e registrato il costo nel controllo di gestione. In questo modo è possibile analizzare
costantemente ed in tempo reale l’avanzamento dell’importo del premio.
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Il sistema consente anche di effettuare un ricalcolo retroattivo del premio, con conseguente rettifica
delle registrazioni in contabilità generale e analitica, nel caso di modifiche all’aliquota o di
inserimento dello sconto in un momento successivo rispetto all’emissione delle prime fatture di
vendita.
La liquidazione del premio avviene a fine stagione tramite emissione da parte di Harmont & Blaine
di una nota credito in riferimento al contratto bonus per l’importo totale accantonato dal sistema.
Nel caso in cui invece Harmont & Blaine decida che il cliente non ha raggiunto i requisiti richiesti
per la concessione del premio (es. regolarità nei pagamenti) è possibile chiudere il contratto con
relativa cancellazione automatica di tutte le scritture di accantonamento precedentemente
registrate.
5.3.5. Royalties
Harmont & Blaine gestisce contratti di licenza per alcune linee di prodotti (calzature e bambino) a
marchio proprio vendute da società terze (licenziatari). Questi contratti prevedono delle royalties
percentuali da corrispondere ad Harmont & Blaine in base al fatturato dei licenziatari ai loro clienti.
Durante la fase di campagna vendite il licenziatario invia il suo portafoglio ordini ad Harmont &
Blaine, consentendogli così di effettuare delle previsioni sull’importo della commissione (non viene
generata però nessuna scrittura di accantonamento in contabilità). Successivamente con cadenza
trimestrale il licenziatario invia un riepilogo del venduto ai suoi clienti a fronte del quale Harmont &
Blaine emette fattura (il ricavo andrà contabilizzata su un conto apposito).
Oltre alle royalties ai licenziatari vengono fatturati anche i servizi di consulenza vendite (per i clienti
direzionali), contributo pubblicità e altri contributi vari (ad esempio per spazi espositivi etc.).
5.4. Linee di Vendita
Gli articoli venduti da Harmont & Blaine vengono raggruppati in tre categorie a seconda del
rispettivo marchio/brand:
Prima Linea: prodotti a marchio HB
Seconda Linea: prodotti a marchio HBJ (jeans)
Terza Linea: prodotti a marchio HS (sport)
Ai clienti wholesale saranno venduti solo prodotti di Prima Linea.
Il canale retail-full price prevede la vendita di prodotti della Prima Linea su tutti i negozi e della
Seconda Linea su centri commerciali e boutique Napoli Scarlatti.
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Presso gli outlet sono presenti tutte e tre le linee. I prodotti di Prima e Seconda Linea vengono
venduti negli outlet nella stagione successiva rispetto al loro lancio sul mercato. Per la Prima e
Seconda Linea è stato esplicitamente esclusa la possibilità di avere produzioni in-season
specifiche per l'outlet. La Terza Linea invece è una produzione dedicata per gli outlet.
5.5. Vendite Wholesale
L’ordine di vendita in SAP FMS presenta la seguente struttura:
Testata: contiene i dati generali, prevalentemente legati al cliente, che sono validi per l’intero
documento
Posizioni: contengono le informazioni riguardanti gli articoli in ordine
Schedulazioni: contengono l’indicazione delle date di consegna
Harmont & Blaine al momento divide le tipologie di ordine in base a:
Sesso/età (uomo, donna, bambino)
Tipo di processo (campagna, riassortimento etc.)
Marchio (ordini sono sempre mono-marchio ad eccezione degli outlet)
In SAP FMS è stato previsto di mantenere tipi ordini diversi solamente a seconda della tipologia di
processo. Le altre caratteristiche saranno tutte derivate dalle anagrafiche materiali.
Le vendite wholesale in Harmont & Blaine riguarderanno i seguenti scenari di business:
Prima Linea
Seconda e Terza Linea (solamente per il cliente Privalia)
Non è prevista una presa ordini tramite canale EDI.
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5.5.1. Campagna Vendite Wholesale
Il processo di campagna vendite per clienti wholesale è regolato in base alle date di acquisizione
ordini e distribuzione prodotti determinate dalla stagione e si articola nelle seguenti fasi:
Le date di consegna della merce vengono concordate in base alla data di presa ordine. Se un
ordine arriva in ritardo non ne viene garantita l’evasione completa ed al cliente sarà assegnata una
priorità di consegna bassa.
I campionari vengono sempre venduti e fatturati ai clienti (agenzie). Solo in alcuni casi viene
consentita la possibilità di rendere indietro ad Harmont & Blaine i campionari invenduti con relativa
nota di accredito.
Gli ordini inseriti dagli agenti nascono tutti bloccati in attesa di conferma. Nel caso di nuovi clienti,
per sbloccarli, oltre alla conferma degli agenti occorre anche quella dell’ufficio commerciale di
Harmont & Blaine. Finché non risultano confermati gli ordini non vengono visti come fabbisogno
dalla produzione. Sarà prevista però, attraverso un apposito motivo di blocco, anche la possibilità
di consentire la trasmissione del fabbisogno ma non la spedizione al cliente.
La simulazione della produzione viene fatta dall’MRP che in base ai fabbisogni trasmessi genera
una proposta di produzione, non un ordine di produzione vero e proprio. Questa proposta sarà
soggetto a conferma (oppure modifica) da parte dell’ufficio produzione di Harmont & Blaine. Tale
proposta inoltre potrà essere ‘rigenerata’ e ‘sovrascritta’ nel caso di un lancio successivo dell’MRP.
Gli ordini dei clienti esteri resteranno bloccati fino alla ricezione del pagamento a fronte della
fattura proforma.
Harmont & Blaine prevede un valore minimo ordinato pari a 10.000,00 euro. Nel caso in cui un
ordine sia al di sotto di quella soglia verrà inserito in stato bloccato, solo per la consegna e non per
la produzione, con apposito motivo di blocco.
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Vi possono essere casi di ‘fusione’ tra più ordini inseriti in momenti diversi. In SAP FMS la fusione
sarà effettuata andando ad integrare un ordine all’interno dell’altro utilizzando la funzione di copia
con riferimento e chiudendo o cancellando poi quello copiato.
Talvolta se la spedizione avviene in ritardo rispetto a quanto concordato il cliente in alternativa al
rifiuto può chiedere di avere la merce in conto deposito. In tal caso occorrerà creare un ordine di
reso che faccia rientrare ‘virtualmente’ la merce presso Harmont & Blaine e generi una nota credito
a storno totale della fattura accompagnatoria già emessa. Successivamente sarà creato un nuovo
ordine di vendita in conto deposito, per copia dall’originale, che consentirà di tracciare a sistema
l’effettiva situazione della merce, la quale si trova presso il cliente ma risulta sempre di proprietà
Harmont & Blaine. La regolazione della fatturazione avverrà quindi in un momento successivo in
base al consumo effettivo.
Esistono casi nei quali un ordine viene processato fino alla spedizione ma la merce non viene poi
consegnata al cliente (ad esempio il cliente la blocca presso il corriere). In tale situazione si
provvede a fare un reso che storna l’intero ordine, si ricarica il magazzino centrale e
successivamente, se il cliente sblocca la situazione, viene generato un altro ordine e quello
vecchio viene bloccato per la fatturazione.
5.5.2. Riassortimento Wholesale
Il processo di riassortimento clienti wholesale si svolge generalmente al termine della campagna vendite per fornire ai clienti alcuni dei prodotti già precedentemente ordinati (è possibile tuttavia riassortire anche prodotti non ordinati precedentemente in fase di campagna).
In Harmont & Blaine il riassortimento viene effettuato solamente per gli articoli in giacenza. Non è
previsto l’acquisto o la produzione finalizzata alla fase di riassortimento ma solamente alle
campagne di vendita. Pertanto gli ordini di vendita di riassortimento non effettueranno la
trasmissione dei fabbisogni alla produzione e su di essi verrà eseguito un controllo della
disponibilità che andrà a bloccare la vendita di articoli non disponibili in giacenza.
A differenza della campagna vendite, non sarà effettuato nessun controllo sulla soglia minima di
valore degli ordini.
La fase di riassortimento ha delle date di inizio e fine validità per l’acquisizione degli ordini che
talvolta possono anche andare in parziale sovrapposizione con la campagna vendite. Si tratta di
date variabili in quanto vengono determinate di volta in volta.
Insieme agli ordini di riassortimento normali alcuni clienti possono presentare delle richieste di
sostituzione di alcuni articoli precedentemente acquistati. Per accettare la richiesta di sostituzione
devono essere rispettate determinate regole:
il valore della merce riassortita deve essere sempre di almeno il 20% superiore rispetto a
quello della merce restituita
la sostituzione è consentita solamente all’interno di intervalli temporali prestabiliti
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per ogni codice deve essere restituita almeno una taglia centrale
Riassortimento e sostituzione daranno vita a due ordini separati di vendita e reso che produrranno
rispettivamente una fattura ed una nota di credito (a prezzo pieno).
La merce destinata al riapprovvigionamento di clienti wholesale sarà disponibile a magazzino
come sfusa.
Gli ordini di riassortimento vengono attualmente inseriti prevalentemente tramite il sistema di presa
ordini via web ‘Fly Buy’ al quale accedono agenti, back office commerciale Harmont & Blaine ed
anche alcuni clienti diretti che hanno un regolare ordine per la stagione in corso. Tale sistema sarà
sostituito da SAP Fiori.
In alcuni casi meno frequenti gli ordini vengono inseriti manualmente dal back office commerciale
di Harmont & Blaine che crea il documento andando ad alimentare solo la testata con i riferimenti
al cliente. Le posizioni con gli articoli da riassortire sono generate successivamente in automatico
dalla radiofrequenza quando la merce viene prelevata a magazzino.
Per mappare questo processo in SAP FMS occorrerà definire un’apposita interfaccia tra RFID e
sistema gestionale. Non essendo prevista nello scope di progetto sarà eventualmente considerata
un gap e quotata a parte.
5.5.3. Presa Ordini Online: SAP Fiori
La presa ordini via web effettuata da agenti, negozi e clienti avverrà mediante il nuovo sistema
SAP Fiori. Questo sia per quanto riguarda gli ordini di campagna che quelli di riassortimento e i
trasferimenti tra siti.
L’utente che accede al portale online potrà inserire ordini solamente per una lista di clienti sui quali
è autorizzato.
SAP Fiori è un sistema nativamente integrato con SAP e legge direttamente dal suo database.
In relazione alle specifiche esigenze espresse da Harmont & Blaine le principali funzionalità offerte
da SAP Fiori sono le seguenti:
Report di controllo andamento delle vendite per agente in riferimento al budget assegnato
(definito extra-sistema e caricato su SAP Fiori tramite file Excel)
Visualizzazione di una scheda cliente riepilogativa di dettagli anagrafici e portafoglio ordini
Gli ordini provenienti da SAP Fiori saranno di tipo ‘rush order’, ovvero effettueranno allocazione
e creazione consegna in modo automatico appena inseriti
Il controllo della disponibilità sugli articoli per gli ordini di riassortimento avviene in fase di
inserimento in base all’effettiva giacenza disponibile sul sistema gestionale aggiornata online
Il processo di sostituzione merce prevedrà l’inserimento (separatamente) di ordine vendita e
richiesta reso con l’esecuzione in automatico dei relativi controlli
Acquisizione degli ordini di riapprovvigionamento/trasferimento inseriti dai negozi
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5.5.4. E-Commerce
La piattaforma utilizzata da Harmont & Blaine per il processo di e-commerce è Magento.
Il ciclo di vendita degli articoli tramite e-commerce comincia con l’estrazione dal sistema gestionale
di un file Excel contenente le informazioni di base (codice, descrizione, marchio, prezzo di vendita
etc.) che saranno integrate extra-sistema con quelle provenienti dall’ufficio stile, o dai licenziatari
nel caso di prodotti in licenza, ed eventuali indicazioni commerciali (es. mettere in evidenza alcuni
prodotti).
Una volta completato il file sarà trasmesso a Magento e gli articoli saranno così disponibili per la
vendita online (previa verifica su foto, prezzo e descrizione).
Il prezzo di vendita comunicato a Magento è quello wholesale. Magento poi applicherà un markup
che varia per zona (Italia, Francia, Europa, Extra-UE) e potrà applicare degli sconti per campagne
promozionali.
Magento gestisce i prezzi di vendita in differenti valute, questi prezzi sono soggetti a variazione in
base agli scostamenti del tasso di cambio, rilevato giornalmente dalla Banca d’Italia, che dovrà
essere comunicato dal sistema gestionale.
Gli aggiornamenti della giacenza saranno comunicati giornalmente più volte dal sistema gestionale
a Magento. Non essendo aggiornato online lo stock su Magento è possibile che vengano caricati
ordini per i quali non c’è effettiva disponibilità. In questo caso l’ordine non viene annullato ma si
cerca di recuperare, tramite trasferimenti da altri siti, la merce necessaria per evaderlo
completamente.
Il caricamento di un ordine su Magento genera in automatico l’invio di una mail al back-office di
Harmont & Blaine, contenente le informazioni su cliente, SKU vendute e relativi prezzi, e
l’inserimento sul sistema gestionale.
Tutti i clienti che effettuano un ordine devono essere mappati sul sistema gestionale (vengono
prima creati su Magento e poi trasmessi al gestionale), quelli registrati sul portale ma che non
hanno mai fatto acquisti invece saranno presenti solo su Magento.
Il cliente sul portale può richiedere un confezionamento regalo, che si traduce in caratteristiche di
packaging differenti. In SAP FMS questo si può gestire tramite i VAS (Value-Added-Services),
servizi o accessori aggiuntivi che vengono inseriti negli ordini di vendita. Nel caso del
confezionamento regalo potranno essere determinate sull’ordine cliente delle particolari scatole ed
etichette. Le scatole saranno rappresentate attraverso codici materiale gestiti a magazzino (di
conseguenza dovranno essere gestite le relative giacenze) mentre invece le etichette saranno
delle semplici righe di testo informative.
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La giacenza destinata all’e-commerce sarà separata (riservata) dal resto della merce attraverso la
definizione di un centro di distribuzione dedicato.
Gli ordini e-commerce saranno evasi nel più breve tempo possibile, pertanto sarà utilizzata in SAP
una tipologia di ordine che prevede allocazione e creazione consegna in automatico (‘rush order’).
Successivamente sarà creato il collo (o i colli), la pre-bolla (consegna) ed infine emessa la DDT.
Le spese di spedizione potranno essere addebitate al cliente oppure no, viene deciso da Magento
in base a destinazione e valore dell’ordine.
Solitamente per l’Italia i costi di spedizione e reso sono a carico di Harmont & Blaine, per l’estero si
applica il seguente criterio:
UE: se l’importo ordinato è maggiore di 150 euro la spedizione è gratis (anche il reso)
Extra UE: se i costi di spedizione sono inferiori al 10% del valore ordinato non vengono
addebitati, in caso contrario invece sì
La spedizione della merce viene fatta da Harmont & Blaine al cliente finale mentre la fatturazione è
sempre indirizzata a ‘Drop’, provider del servizio di e-commerce che gestisce l’incasso dai clienti.
La fatturazione avviene con cadenza quindicinale con l’emissione di una fattura riepilogativa (la
ricerca delle fatture di riferimento per i resi avverrà tramite il numero ordine di Magento). Tutte le
fatture a Drop sono soggette ad uno sconto commissione del 13% (attualmente, ma l’aliquota può
variare ad ogni stagione) per il servizio effettuato.
Le richieste di reso arrivano in prima istanza al customer care di Drop, il quale invia una mail al
back-office di Harmont & Blaine. Questo verifica la richiesta e carica manualmente l’autorizzazione
al reso sul sistema gestionale. Una volta inserita l’autorizzazione il cliente ha un mese di tempo per
effettuare la restituzione della merce.
Quando i capi in restituzione arrivano presso Harmont & Blaine vengono riscontrati a magazzino e
si effettuano una serie di verifiche sulla loro integrità (es. confezione originale, tagliando antifrode
etc). Finché questi controlli non avranno dato esito positivo i capi non dovranno essere visti come
disponibili per la rivendita.
Se tutto è ok il passaggio successivo sarà l’emissione della nota di credito a Drop.
Nel caso di richieste per cambio merce prima viene registrato il reso, con conseguente accredito, e
successivamente, dopo il controllo della merce ricevuta, viene caricato un nuovo ordine per
spedire (e fatturare) i capi sostitutivi.
Il cliente Privalia, outlet online, sarà gestito con la formula del contratto estimatorio. La merce verrà
spedita in conto vendita e periodicamente Privalia comunicherà il venduto ad Harmont & Blaine
che effettuerà la fatturazione.
Anche il cliente Amazon, rivenditore online, sarà gestito con la formula del contratto estimatorio. In
questo caso però la merce sarà fatturata al momento della spedizione. A fine stagione Amazon
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comunicherà l’invenduto ad Harmont & Blaine che, in base agli accordi preventivati, provvederà ad
attivare le pratiche di reso e accredito.
5.5.5. Conto Deposito
La modalità di vendita in conto deposito prevede che la società fornitrice effettui la consegna al
cliente ma rimanga proprietaria legale della merce. Successivamente quando il cliente
comunicherà l’avvenuta vendita della merce la società venditrice provvederà ad effettuare lo
scarico della giacenza e ad emettere fattura.
Le fasi del processo di conto deposito sono quindi le seguenti:
1. La merce viene inviata al cliente dalla società fornitrice
2. Il cliente effettua la vendita della merce ricevuta e ne dà comunicazione al fornitore
3. Il fornitore registra lo scarico della giacenza ed emette fattura al cliente
4. Il cliente restituisce la merce invenduta al fornitore (se previsto contrattualmente)
Harmont & Blaine utilizza questa formula di vendita in alcuni casi particolari, come in seguito a
spedizioni di campagna vendite in ritardo, e con il cliente Privalia.
In SAP FMS lo stock di conto deposito presso terzi viene rappresentato come uno ‘stock speciale’
legato al codice del cliente presso cui si trova la merce.
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5.6. Vendite Retail
5.6.1. Retail Allocation
Con il termine retail allocation si intende il processo di distribuzione iniziale della merce presso i
negozi. Può essere inteso come distribuzione iniziale (inizio stagione) oppure di prodotti flash o
promozionali, oppure ancora nell’ottica di ridistribuzione dei resi della merce di prima linea presso
gli outlet.
La retail allocation infatti, a partire dai fabbisogni dei singoli siti, può pianificare l’intero processo di
approvvigionamento (ordini d’acquisto) e distribuzione successiva (ordini di trasferimento).
5.6.1.1. Gestione Attuale
La gestione della distribuzione delle collezioni presso la catena di negozi di proprietà ha dinamiche
diverse a seconda del marchio e della tipologia di merce. In generale però vi è una larga
operatività extra sistema (excel) che porta alla definizione degli assortimenti da inviare in negozio.
Attualmente per la prima linea (HB), destinata alle Boutique ed ai clienti Wholesales, gli
assortimenti vengono definiti per gruppi di negozi. Harmont & Blaine crea un unico “master order”
che raccoglie tutta la nuova collezione, quindi procede a definire gli assortimenti da destinare alle
varie tipologie di negozio. Una volta ultimato questo processo gli Ordini di distribuzione vengono
immessi a sistema sotto forma ordine di vendita per ciascun negozio, considerato in questo caso
come un cliente Wholesales a tutti gli effetti.
La produzione a marchio HBJ è destinata solo ad alcune tipologie di negozi, tipicamente i centri
commerciali, ed eccezionalmente a qualche Boutique mentre quella del marchio HS è destinata
agli outlet. La logica di distribuzione iniziale segue una procedura diversa da quella della prima
linea. Il fabbisogno totale viene tracciato con un master order generico ma la distribuzione della
merce avviene tramite l’utilizzo di un lotto modello, ovvero un assortimento fisso di capi, definito in
una fase successiva al lancio in produzione o all’ordine dei capi, ma in ogni caso prima che il
fornitore invii il prodotto finito, in modo tale che la merce possa già essere pre-imballata dal
fornitore stesso.
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Oltre alle produzioni speciali vengono distribuiti anche i rientri della prima linea. In questo caso la
distribuzione segue logiche puramente commerciali; se ad esempio gli articoli rientrati non
verranno riproposti nei negozi la stagione successiva, la loro destinazione seguente sarà l’outlet.
Per quanto riguarda le licenze (calzature e linea kids) il processo distributivo si distingue per il fatto
che sono approvvigionate direttamente dal fornitore. Attualmente la funzione di pianificazione
retail immette gli ordini di distribuzione sotto forma di ordini di vendita direttamente sul sistema del
fornitore. Solo successivamente l’ufficio acquisti crea un ordine di acquisto speculare sul proprio
gestionale.
A fine stagione Harmont & Blaine corrisponde al fornitore per quanto effettivamente venduto,
determinato come differenza tra la merce inviata dal fornitore presso i negozi ad inizio stagione e
la merce resa da Harmont & Blaine al fornitore a fine stagione.
I codici delle calzature sono definiti sul gestionale attuale mentre i codici della linea kids invece
sono gestiti solo in Store a meno che tali articoli non vengano venduti sul canale e-commerce. In
questo caso gli articoli vengono ricodificati secondo le logiche proprie di Harmont & Blaine.
5.6.1.2. Gestione Proposta
La gestione in SAP della retail allocation avviene tramite la definizione di tabelle di allocazione
dedicate.
Le tabelle di allocazione sono una delle funzionalità Retail che supportano i processi 'push'
utilizzati per distribuire centralmente articoli tra un gran numero di negozi. Questo tool è
comunemente utilizzato per attività promozionali, articoli flash, e la distribuzione iniziale degli
articoli.
La retail allocation supporta i seguenti scenari di distribuzione:
Articoli distribuiti direttamente dal Venditore ai negozi
Articoli consegnati dal fornitore ai centri di distribuzione e successivamente ai negozi
Tutti gli scenari sono implementati in SAP con funzionalità standard.
Le tabelle di allocazione offrono inoltre vari modi per distribuire l’articolo tra i diversi siti. Può
essere fatto manualmente, con regole di allocazione predefinite, o basato su uno storico di vendite.
In dettaglio, le strategie di allocazione possono essere le seguenti:
Split manuale: i siti destinatari e le quantità sono specificati manualmente.
Gruppo di siti: si possono utilizzare dei raggruppamenti di siti come destinatari utilizzando una
quantità di distribuzione totale che poi sarà suddivisa tra i singoli siti del gruppo secondo le
strategie di allocazione.
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Determinazione dei destinatari: specificando il centro di distribuzione, il sistema è in grado di
proporre tutti i negozi che possono essere riforniti da tale centro di distribuzione. Le quantità
potranno poi essere successivamente suddivise secondo le strategie di allocazione.
Regole di Allocazione: questo è un oggetto separato tramite il quale è possibile individuare
automaticamente sia siti che la quota di merce che ciascuno sito deve ricevere. Una volta utilizzato
nella tabella di allocazione, il sistema proporrà i siti destinatari e le quantità che devono ricevere
basata su quote predefinite.
Strategia di allocazione: questa opzione è alternativa alla regole di allocazione ed è utilizzata
congiuntamente con gruppi di siti o con l’opzione di determinazione del destinatario. E’ utilizzabile
anche con i siti singoli. La distribuzione delle quantità avviene tramite l'utilizzo di diversi algoritmi di
allocazione:
Uguale attribuzione: la quantità totale indicata in tabella per un determinato articolo viene divisa in
parti uguali tra tutti i siti.
Replenishment: lo stock target dell'articolo viene confrontato con il SOH (stock-on-hands) nel sito
ricevente e la quantità pianificata da ordinare o consegnare viene calcolata in base alla differenza.
Reso: determina la SOH nei negozi ed propone tale stock come la quantità prevista per i siti
riceventi.
Si citano anche tipologie differenti non applicabili presso Harmont & Blaine.
BW - Quote: La strategia consente di accedere alla storia delle vendite disponibili in SAP BW, e
restituisce una quota per ogni sito.
BW - Top Down: la quantità prevista per l'articolo è specificato manualmente, e quindi la strategia
fornisce le quantità previste per i siti di ricezione in base alla storia delle vendite disponibili in SAP
BW.
BW – Bottom Up: La strategia consente di accedere alla storia delle vendite disponibili in SAP BW
e restituisce la quantità prevista per ogni sito. La quantità pianificata per l'articolo è il risultato della
somma delle quantità dei singoli siti riceventi.
Dal momento che i processi di distribuzione iniziale e replenishment della merce dipendono dal
marchio trattato, distinguiamo di seguito i processi per linea di prodotto.
La tipologia di tabella di allocazione, in particolare categoria posizione, permette di guidare tutto il
flusso successivo.
A partire dalla tabella di allocazione è infatti possibile generare:
ordini di acquisto della merce con consegna diretta presso il negozio
ordini di acquisto e successivo ordine di trasferimento a negozio tramite centro di
distribuzione
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ordini di trasferimento a negozio da centro di distribuzione (da stock derivante da ordini di
produzione)
5.6.1.3. Retail Allocation Prima Linea (H&B)
La prima linea viene destinata esclusivamente alle Boutique ed ai clienti Wholesales. I rientri a fine
stagione possono poi essere accantonati per essere successivamente distribuiti presso gli outlet.
La tabella di allocazione dovrà contenere per ogni singolo articolo la quantità totale da destinare al
negozio o al gruppo negozi. Nel caso si utilizzi un raggruppamento di negozi come ente
destinatario potranno essere definite a sistema delle regole di ripartizione delle quantità con le
regole o le strategie di allocazione.
E’ inoltre possibile definire in questa fase la modalità di consegna della merce ovvero se il fornitore
consegnerà direttamente al negozio (direct-shipping) o se la merce passerà prima dal centro di
distribuzione (Del Bo). In generale la prima linea passa prima dal centro di distribuzione e viene già
organizzata in colli etichettati per il negozio o per il cliente.
La tabella di allocazione permette inoltre, nel caso la merce arrivi prima nel centro di distribuzione,
di creare automaticamente gli ordini di trasferimento verso i negozi.
La quota parte che sarà invece approvvigionata tramite processo di produzione esterno, dovrà
essere specificata in tabella come merce in consegna diretta dal centro di distribuzione.
Una volta entrata a magazzino ed attribuita al negozio, la merce potrà poi essere messa in
consegna e spedita a negozio.
Si riassume di seguito lo schema della retail allocation della prima linea:
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5.6.1.4. Retail Allocation HBJ e HS
Il processo di distribuzione delle linee HBJ (riservata ad alcune tipologie di negozi) e di HS
destinato agli outlet è simile pertanto verrà trattato come un unico argomento.
Inizialmente viene decisa la quantità totale dei capi da acquistare o far produrre per le seconde
linee. In una seconda fase viene definito il lotto tipo (pre-pack in SAP). Il pre-pack sarà pertanto un
articolo con una propria anagrafica in SAP che conterrà, a sua volta, un articolo declinato in più
varianti (colori e taglie) e confezionato in un unico collo e costituirà l’unità minima di assortimento o
riassortimento dei negozi a cui esso è destinato.
La tabella di allocazione sarà pertanto creata utilizzando già i codici pre-pack definiti a sistema. Gli
ordini d’acquisto creati pertanto conterranno l’indicazione del pre-pack e con la singola
declinazione in prodotti finiti.
La quota parte invece che verrà prodotta sarà indicata come merce distribuita dal centro di
distribuzione senza alcun processo di acquisto esterno. Sarà utilizzato a questo scopo lo stock
versato a fronte degli ordini di produzione relativi.
La tabella di allocazione per HBJ (ed analogamente per HS) sarà quindi definita indicando il
numero di pre-pack per negozio o per gruppo di negozi utilizzando opportune regole o strategie di
allocazione (distribuzione delle qtà).
La merce arriverà pertanto già pre-imballata secondo le indicazioni impartite da Harmont & Blaine
e sarà immagazzinata a stock come pre-pack sul centro di distribuzione, su magazzino dedicato.
Di conseguenza gli ordini di trasferimento successivi verso i negozi conterranno i codici pre-pack.
La particolarità di questo oggetto è che una volta entrato in negozio verrà automaticamente
“spacchettato” in singoli articoli, pertanto la giacenza del negozio sarà caricata del solo contenuto
del pre-pack.
Si riassume di seguito schema della retail allocation delle linee HBJ e HS:
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5.6.1.5. Retail Allocation Resi
I resi della prima linea da destinare agli outlet possono essere distribuiti utilizzando una apposita
tabella di allocazione.
Anche in questo caso sarà necessario indicare in dettaglio gli articoli e relativa quantità per singolo
negozio o gruppo di negozi. In questo caso però la distribuzione partirà dallo stock esistente.
Di seguito lo schema del flusso del processi di retail allocation per i resi:
5.6.1.6. Retail Allocation Licenze
Il flusso di approvvigionamento della merce prodotta in licenza verrà gestito con una tabella di
allocazione con direct-shipping al negozio. La merce ricevuta in negozio dovrà essere mappata su
uno stock speciale (stock K fornitore).
Sarà necessario in questo caso utilizzare una inbound delivery per inviare i dati della bolla a
Store2.
Di seguito la schematizzazione del flusso:
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Store2 dovrà gestire lo stock della merce in conto vendita su un magazzino logico diverso rispetto
a quello contenente la merce di proprietà.
5.6.2. Replenishment Negozi
5.6.2.1. Gestione Attuale
Il riassortimento dei negozi Harmont & Blaine segue logiche differenti per la prima e le seconde
linee. Esso avviene in modo puntuale per i singoli capi richiesti per la prima linea nelle boutique
oppure a lotto tipo per le seconde linee destinate ai centri commerciali ed agli outlet.
Il riassortimento viene effettuato solamente con gli articoli in giacenza presso il magazzino
derivanti da annulli di altri clienti sul canale Wholesales o attingendo alle giacenze considerate
“invendute” di altri negozi, tramite quindi trasferimento di stock. Non è attualmente previsto
l’acquisto o la produzione finalizzata alla fase di riassortimento. In generale si tende ad allocare e
distribuire immediatamente il 100% della produzione.
Tutta la fase di replenishment è seguita manualmente dai buyer del canale Retail sulla base di
estrazione di dati relativi alle giacenze a magazzino al sell out del singolo negozio e alle esistenze
presso altri negozi (attività settimanale, o bisettimanale, per i negozi più grandi). In alcuni casi
anche i negozi inseriscono le richieste di riassortimento tramite il sistema di presa ordini on-line
‘Fly-Buy’ che mostra un’immagine (statica) della giacenza a magazzino aggiornata al giorno
precedente l’interrogazione.
Per il replenishment delle seconde linee (HBJ e HS), si opera secondo la logica dei lotti, ovvero la
merce acquistata dal fornitore arriva in lotti pre-confezionati che comprendono determinate
quantità in distribuzioni predefinite di taglie e colori.
La procedura operativa è simile alla precedente ma in questo caso viene selezionato il “lotto” di
riassortimento e non il singolo capo.
Le logiche di riassortimento sono state oggetto di discussione in interna nell’ottica della revisione
dei processi. La tendenza sarà quella di non produrre e distribuire tutto lo stock in logica push ma
di riservare una quota parte dello stock prodotto al riassortimento a stagione in corso, prevenendo
ove possibile l’indisponibilità del capo presso in negozi.
La disponibilità di stock dedicato al riassortimento dei negozi consente di ottimizzare il riordino sui
negozi riducendo i costi logistici e organizzativi di bilanciamento dello stock tra punti vendita.
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5.6.2.1. Gestione Proposta
SAP permette di gestire il replenishment con due modalità diverse.
La prima, più complessa ma meno indicata per il mercato di riferimento del cliente, prevede una
logica di riassortimento sulla base previsionale delle vendite future. Non essendo il fashion un
mercato sul quale è possibile adottare questa logica, la metodologia di replenishment semplificata
proposta è basata puramente sul venduto (sell-out).
La logica di replenishment standard SAP semplificata prevede l’impostazione di alcuni parametri
necessari per il calcolo del fabbisogno del negozio:
Orizzonte di pianificazione: data di analisi del venduto e dello stock presente presso il
negozio (comprensivo di eventuali entrate future).
Target stock: è lo stock desiderato in negozio alla data impostata nell’orizzonte di
pianificazione
Punto di riordino: stock minino sopra il quale l’MRP non tiene in considerazione il
fabbisogno del negozio e quindi viene generata alcuna proposta di riassortimento.
Prerequisito affinché un codice possa essere riassortito è che lo stock presso il negozio sia
inferiore al Punto di riordino.
La formula di calcolo della procedura di riassortimento semplificata è la seguente:
Stock target – Stock disponibile presso il negozio = Fabbisogno di riassortimento
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Tale procedura potrà essere utilizzata in SAP sia per quanto riguarda le proposte di riassortimento
delle prime linee (boutique) a capo singolo che il riassortimento dei negozi o outlet che trattano le
seconde linee (HBJ e HS); nel secondo caso il fabbisogno di riassortimento sarà fatto calcolato sul
prepack a fronte anche di singoli fabbisogni sul capo sfuso.
Si riepiloga di seguito lo schema di replenishment suddiviso per linea.
In ogni caso l’approvvigionamento dei negozi potrà essere gestito manualmente ed a richiesta.
Attualmente il sistema Fly-buy è utilizzato a tale scopo. Tale sistema sarà sostituito da un add-on
SAP FIORI, il quale essendo pienamente integrato in SAP potrà dare informazioni in tempo reale
(quali ad esempio disponibilità) che il sistema Fly-buy non è in grado di offrire.
Il processo di replenishment attraverso Fiori sarà puntuale ed a richiesta del negozio, e può essere
schematizzato come segue.
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5.7. Allocazione
5.7.1. Allocazione – Business Requirement
Al momento Harmont & Blaine gestisce un sistema di allocazione commesse ordini. L’esigenza
manifestata è quella di introdurre il concetto di allocazione nel sistema FMS, con le seguenti
caratteristiche:
I. L’allocazione avviene principalmente sugli ordini di acquisto di prodotti finiti e sugli ordini di
produzione alla Façon, e solo in quota marginale sulla disponibilità a magazzino (es.
riassortimenti o extra produzione) proprio perché Harmont & Blaine ha sviluppato un
modello distributivo basato sul Cross Docking che prevede la formazione dei colli cliente
presso il fornitore, il ricevimento dei colli presso il magazzino interno e il successivo rilancio
della spedizione verso la destinazione finale.
II. Si tende ad allocare tutti gli ordini presenti a portafoglio anche se il controllo sul fido ha dato
esito negativo.
III. L’allocazione avviene seguendo 4 livelli di priorità in rapporto gerarchico sotto elencati,
individuati in funzione del tipo di cliente:
Priorità 1: (i primi ad essere allocati) quasi tutti i Wholesaler esteri, alcuni negozi retail
Italia ed altri clienti strategici (es. Rinascente),
Priorità 2: Wholesaler esteri non in priorità 1, alcuni Wholesaler italiani, negozi Retail
medi,
Priorità 3: quasi tutti i clienti wholesaler italiani, Negozi Retail piccoli,
Priorità 4: Rientrano in questa casistica ordini con riserva fuori campagna.
Le logiche di assegnazione secondo priorità prevedono che:
A parità di priorità viene servito prima il cliente estero rispetto al cliente italiano,
A parità di zona mercato (estero/italia) si assegna in base alla data di acquisizione
ordini,
A parità di data di acquisizione si segue il progressivo ordine.
IV. L’allocazione ha come output la lista di picking da inviare al fornitore. Nel caso di
allocazione di merce presso il magazzino interno è previsto anche l’utilizzo di merce
sostitutiva (esempio: fabbisogno materiale X colore A posso allocarlo anche con il materiale
X colore B).
V. Gli outlet hanno una strategia di allocazione particolare che prevede l’allocazione dello
sfuso, con la possibilità di assegnare materiali con taglie disassortite e senza seguire la
regola del saldo colore.
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VI. Quando Harmont & Blaine effettua l’allocazione è da tenere conto del dato MADE IN.
Alcuni clienti infatti, a causa dei dazi doganali, richiedono la merce con un particolare
made-in (Italia) - o comunque occorre salvaguardare l’Origine Preferenziale, per accedere
a tassazione di importazione agevolate nei paesi di destinazione.
Al momento Harmont & Blaine produce i propri prodotti con i seguenti made-in:
MADE IN ITALY: maglieria, pantaloni, calzature, accessori, giubbotti, polo
MADE IN ROMANIA/ALBANIA: camice, giacche, giubbotti
MADE IN CHINA: giubbotti
MADE IN INDIA: polo
Di norma il made è un attributo del prodotto, definito in funzione della commessa di produzione.
Attualmente questa informazione viene gestita come attributo del capo per mezzo del legame con
il tag RFID che funge da Serial number. In SAP FMS, invece, il made-in farà parte del segmento
del prodotto finito, pertanto l’allocazione per made-in seguirà le logiche definite in fase di
definizione del segmento stesso. Si rimanda al capitolo dedicato per ulteriori dettagli.
5.7.2. Allocazione – Definizione
L’order allocation run (Arun) è uno strumento molto utile per le aziende del mondo del fashion.
Tale strumento assicura che ai fabbisogni individuati (ordini di vendita e ordini di trasferimento) sia
assegnato lo stock presente a magazzino, gli ordini di acquisto e le eventuali commesse di
produzione in base alle mutevoli esigenze del mercato, garantendo la possibilità di gestione di
eventuali variazioni del portafoglio ordini o di disallineamenti tra quantitativi lanciati e realmente
prodotti.
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La particolarità della dinamica di domanda e offerta nel settore della moda richiede una
ottimizzazione della distribuzione dello stock (anche futuro) rispetto ai fabbisogni esistenti. In ogni
situazione di stock non sufficiente alla copertura dei fabbisogni complessivi derivanti dall’ordinato e
all’approvvigionamento dei negozi di proprietà, il tool di allocazione assicura un'assegnazione
ottimale della disponibilità in completo accordo con le politiche commerciali aziendali. Sarà quindi
possibile operare una distribuzione secondo priorità dei clienti, dei mercati, dei canali di
distribuzione o tenere in considerazione particolari criteri di esigibilità del cliente stesso
(esposizione, puntualità pagamenti ecc..). Queste logiche possono operare con la stessa efficacia
anche nella attribuzione delle commesse di produzione e degli ordini di acquisto ed essere
utilizzate quindi per definire le istruzioni di imballo per il fornitore (quali prodotti a quali clienti) in
modo da far “avvicinare” i colli clienti nella logica della successiva spedizione.
SAP FMS fornisce anche un utile mezzo per affinare l’allocazione, per effettuare modifiche e
correzioni: Allocation Run Workbench.
Il processo di allocazione inizia a valle della creazione degli ordini di vendita e gli ordini di
trasferimento a negozio:
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Dopo le operazioni di allocazione e dell’eventuale successiva ottimizzazione per mezzo dello
strumento Allocation Run Workbench, segue la fase di creazione consegna che effettua la messa
in spedizione della merce.
L’allocazione si articola in una serie di passi sequenziali che sono:
Selezione,
Raggruppamento,
Classificazione,
Allocazione,
Rilascio.
5.7.3. Allocazione – Selezione
Il primo passo per definire le modalità con cui effettuare l’allocazione è la selezione dei fabbisogni
e dello stock.
Normalmente le regole di selezione dello stock riguardano le tipologie allocabili e, nel caso di stock
fisico, eventualmente la dislocazione in magazzini. Di norma la loro struttura risulta abbastanza
semplice in quanto si tende a selezionare tutto lo stock allocabile.
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Più articolate risultano invece essere le regole di selezione dei fabbisogni. Si utilizza questo step
per filtrare i fabbisogni. In questo modo si può evitare, ad esempio, che gli ordini dei clienti con
blocco di credito ricevano lo stock che dovrebbe essere destinato ai clienti senza problemi di
pagamenti o esposizioni debitorie entro limiti consentiti. Sono disponibili da standard i seguenti
controlli:
1. Controllo credito in testata dell'ordine (applicabile solo a ordini cliente),
2. Data di storno: data di storno dell'ordine superata (applicabile solo a ordini cliente). La data
di storno rappresenta la data ultima di validità oltre la quale un ordine non è più considerato
valido, in quanto rappresenta il superamento della data ultima per la consegna al cliente.
3. Controllo stagione: stagione valida attribuita (applicabile a ordini cliente e a ordini di
trasferimento)
5.7.4. Allocazione – Raggruppamento
SAP FMS consente di definire delle condizioni per raggruppare i fabbisogni che soddisfano gli
stessi criteri durante un'esecuzione di assegnazione dell'ordine (ARun). La formazione di “gruppi di
assegnazione” abilita all’utilizzo di strategie di allocazione diverse, specifiche per ciascun gruppo.
Ad esempio, è possibile specificare che in un'esecuzione di assegnazione dell'ordine tutti
fabbisogni vengono raggruppati per:
Committente,
Canale di distribuzione (retail, Wholesale, etc),
Zona di mercato (estero, Italia, etc).
5.7.5. Allocazione – Classificazione
In SAP FMS è possibile utilizzare le regole di classificazione per:
1. Fabbisogni,
2. Stock.
I fabbisogni possono essere di due tipi:
Ordine cliente,
Ordine di trasferimento (OdT).
Ad esempio, è possibile specificare che i documenti di vendita per clienti ad alta priorità devono
essere attribuiti sempre per primi. In tal modo, è possibile ottenere il miglior risultato di
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assegnazione possibile per questi fabbisogni, anche in caso di copertura stock in difetto (ovvero di
quantità prodotte inferiori a quelle lanciate).
Le regole di classificazione dello stock servono per specificare l’ordinamento nel quale lo stock è
allocato. Ad esempio, è possibile assegnare differenti priorità per tipo di stock come evidenziato
sotto:
Priorità Campo Testo
1 Ordine di acquisto
2 Partita a Stock
3 Avviso di Consegna
Un’altra possibilità è utilizzare le regole di classificazione dello stock per dare allo stock di una
specifica locazione di magazzino una priorità di allocazione maggiore rispetto allo stock nelle altre
locazioni.
5.7.6. Allocazione – Logica di Assegnazione
In questo step viene decisa la strategia per assegnare lo stock esistente ai fabbisogni durante
un'esecuzione di assegnazione dell'ordine ARun. In sostanza si tratta di decidere se, dato uno
stock:
l’allocazione debba seguire logiche di priorità,
l’allocazione debba essere effettuata per soddisfare il numero massimo di clienti,
eventualmente distribuendo al meglio le quantità prodotte;
l’allocazione debba essere effettuata con un mix delle precedenti regole.
L'assegnazione si può basare, per esempio, sul principio FIFO (first in first out) o sul principio di
distribuzione proporzionale in base alla quantità di fabbisogno (logica SPREAD). Le strategie
utilizzate per assegnare lo stock esistente vengono di seguito illustrate:
FIFO: se si assegna lo stock tramite logica FIFO, i fabbisogni una volta ordinati secondo i
criteri stabiliti, (es. una priorità superiore) ricevono l'assegnazione dello stock disponibile in
sequenza secondo l’ordine fissato. Il sistema cercherà quindi di coprire l’intero fabbisogno
dal primo all’ultimo ordine, con la conseguenza che fabbisogni con priorità inferiore
possono non trovare copertura (o solo per quantità parziali);
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DISTRIBUZIONE (SPREAD): se si effettua l'assegnazione tramite DISTRIBUZIONE, lo
stock esistente viene distribuito proporzionalmente in base alla quantità del fabbisogno tra i
fabbisogni individuali di un gruppo di assegnazione, secondo determinate regole che
possono definire quote minime e massime di assegnazione.
Riportiamo un primo esempio:
Supponiamo che l'utente abbia tre ordini di 100 PZ di uno stessa SKU. L'utente ha soltanto 150 PZ
in stock e la classificazione viene eseguita in base al numero di ordine.
Utilizzando la logica FIFO, il primo ordine riceverà 100 PZ, il secondo ordine 50 PZ e il
terzo nessun pezzo.
Utilizzando la logica di SPREAD di assegnazione, ogni ordine riceverà 50 PZ.
Segue un secondo esempio con logiche anche di quote minime e massime a livello di
schedulazione prodotto:
Quantità
Confermata
FIFO SPREAD FIFO con quota
massima
SPREAD con
quota massima
Gruppo 1 Ordine 1 (50) 50 50 35 35
Ordine 2 (50) 50 50 35 35
Gruppo 2 Ordine 3 (50) 25 13 35 28
Ordine 4 (50) 0 12 20 27
5.7.7. Allocazione – Rilascio
In SAP FMS si definisce una regola di rilascio per determinare le quantità accettabili per i propri
clienti.
In sostanza tali regole verificano che, l’allocazione effettuata dalla macchina (secondo le regole
impostate dall’utente) risponda a delle regole qualitative che la rendono “accettabile".
Si può indicare ad esempio la percentuale minima delle quantità da soddisfare ai diversi livelli di
rilascio, in modo tale che sia possibile rilasciare un ordine per la consegna. Tali quantità minime
possono essere inoltre definite garantendo le taglie centrali del prodotto, o un assortimento minimo
per tutte le taglie esistenti oppure per saldo colore, in funzione delle policy che Harmont & Blaine
vorrà darsi.
È possibile definire queste percentuali per i fabbisogni a livelli di:
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Testata documento,
Gruppi di consegne o attributi stagione,
Articoli generici,
Schedulazione.
Il sistema settato con le regole scelte può impostare i seguenti stati a seconda che le regole siano
soddisfatte o meno:
Risultati Stato Descrizione
Regole di rilascio soddisfatte Fissato (F) La consegna è possibile
Fissato e messo da parte (H) La consegna non è possibile
Regole non soddisfatte Riservato (R) Le quantità sono riservate e
allocate ai fabbisogni
Blank Non è allocato niente ai
fabbisogni
Dove gli stati evidenziati identificano le seguenti opzioni:
F: fissato. La merce è legata all’ordine, può essere imballata e spedita.
H: fissato e messo da parte. La merce è legata all’ordine, la quale può essere preparata. La
consegna però ancora non è possibile.
R: riservato. La quantità minima non è stata raggiunta. La merce può essere comunque
riservata per quello specifico ordine, in modo tale che, quando altra merce entra in
magazzino, l’ordine può essere completato e la merce spedita.
Blank: non è stato allocato niente.
5.7.8. Allocazione – Workbench
L’allocation run workbench è utilizzato per verificare e gestire le allocazioni effettuate tramite
l’allocation run. Tale strumento consente di vedere i dettagli dell’allocazione dello stock, per
esempio, le quantità riservate, quelle fissate per essere consegnate o quelle aperte.
È possibile modificare o cancellare manualmente i risultati dell’allocazione. In particolare è
possibile eseguire le seguenti funzioni:
Allocare: è possibile specificare la quantità che deve essere allocata. Il sistema però alloca
utilizzando solo la logica FIFO.
De-allocare: specificare le quantità da de-allocare da ordini già allocati.
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Rilasciare: è possibile manualmente modificare lo stato degli ordini allocati da R (riservato)
a F (fissato). È possibile specificare anche le percentuali delle quantità che necessitano di
essere rilasciate.
Bloccare: è possibile bloccare un ordine cambiando lo stato da F (Fissato) a R (Riservato).
5.7.9. To be – Allocazione
Da quanto emerso negli incontri e basandosi sulle specifiche esigenze di Harmont & Blaine, il
processo di allocazione sarà implementato come descritto in seguito:
5.7.10.Allocazione – Regole di Selezione
Nella soluzione individuata si prevede di selezionare tutti i fabbisogni esistenti sia ordini di vendita
che ordini di trasferimento.
Per quanto concerne gli ordini di vendita, viene gestito un blocco sulla spedizione per i clienti
identificati dall’amministrazione che consenta, comunque, di vedere i fabbisogni e di assegnare la
merce. Sarà poi l’amministrazione a sbloccare le spedizioni quando sarà ritenuto opportuno. Si
agirà quindi con una logica di esclusione mirata. Il blocco individuato sarà relativo alla gestione del
fido e, quindi, ai clienti che supereranno il fido accordato sarà possibile prevedere blocchi sulle
spedizioni.
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Gli utenti che inseriranno gli ordini avranno visione del blocco cliente, in quanto si prevede la
creazione di un messaggio di avviso (Warning) per i clienti che superano il fido.
5.7.11. Allocazione – Regole di Raggruppamento
Non sono previste particolari regole di raggruppamento.
5.7.12.Allocazione – Regole di Classificazione
Si ipotizza di mantenere le priorità adesso stabilite su AS/400.
Di conseguenza l’allocazione avverrà seguendo quattro livelli di priorità in rapporto gerarchico
sotto elencati, individuati in funzione del tipo di cliente:
Priorità 1. Rientreranno in proprità 1 tutti i Wholesaler esteri, alcuni negozi retail Italia
ed altri clienti strategici (es. Rinascente).
Priorità 2. In priorità 2 saranno classificati i clienti Wholesaler esteri non in priorità 1,
alcuni clienti Wholesaler italiani e negozi Retail di medie dimensioni.
Priorità 3. Rientrano in priorità 3 i clienti che non rientrano nelle altre casistiche.
Priorità 4. Rientrano in questa casistica ordini con riserva fuori campagna.
5.7.13.Allocazione – Regole di Assegnazione
La strategia per assegnare lo stock esistente ai fabbisogni durante un'esecuzione dell’allocation
run seguirà logiche di priorità, con il rischio di non soddisfare le richieste dei clienti con i livelli di
priorità più bassa in caso di produzioni più “corte” delle quantità lanciate.
Tale logiche prevedono che:
A parità di priorità verrà servito prima il cliente estero rispetto al cliente italiano,
A parità di zona mercato (estero/italia) si assegnerà in base alla data di acquisizione
ordini,
A parità di data di acquisizione si seguirà il progressivo ordine.
5.7.14.Allocazione – Regole di Rilascio
Per quanto concerne le regole di rilascio sarà implementata solo la regola inerente l’assortimento
taglie. Solo per la I linea (H&B) è necessario garantire a tutti i clienti l’assortimento di taglie
completo seguendo la proporzione rispettata negli ordini di vendita.
Solo in casi particolari, come per gli outlet, è consentito l’invio di prodotti con un possibile
disassortimento di taglie.
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5.7.15.Allocazione per Linea di Prodotti
Le funzioni dell’allocazione variano a seconda della tipologia di prodotto. Si distigue in particolare
l’allocazione della I linea (H&B) da quella della II e III linea (HBJ e HS) che sono del tutto
assimilabili.
5.7.16.Allocazione I linea (H&B)
Per quanto riguarda la gestione della prima linea l’allocazione è lo strumento utilizzato per
l’associazione delle commesse agli ordini.
Per quanto concerne la vendita della prima linea, i fabbisogni che si creano saranno:
Ordini di vendita per i clienti Wholesale,
Ordini di trasferimento per i negozi.
Gli ordini di trasferimento sono generati tramite retail allocation e comprendono i materiali che
vengono acquistati e spediti direttamente ai negozi.
In base agli ordini di acquisto esistenti e alle commesse di produzione, l’allocazione assegna gli
ordini alle commesse.Dai risultati dell’allocazione sarà previsto un programma che, leggendo le
tabelle dell’allocazione genererà il file fornitore.
Una volta che la merce sarà entrata in magazzino e trasferita al magazzino colli sarà rilanciata
l’allocazione in modo da assegnare i colli di magazzino agli ordini di vendita e gli ordini di
trasferimento.
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5.7.17.Allocazione II e III Linea (HBJ e HS)
La funzione della allocazione nel processo di vendita della II e III linea (HBJ e HS) è del tutto
analogo. I fabbisogni sono gli ordini di trasferimento generati tramite la retail allocation, mentre lo
stock interessato sono i colli presenti all’interno del magazzino Colli. Si ricorda che i colli che
possono essere assegnati per la II e III linea sono colli tipo, cioè colli omogenei.
Tramite l’allocazione vengono assegnati i colli agli ordini di trasferimento, in modo da poter
generare successivamente i documenti di consegna.
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5.7.18.Ottimizzazione assegnazione
A valle dell’assegnazione che potrà avvenire con modalità diverse (on line e batch notturni), e con
cadenze diverse (giornaliera settimanale ecc..) sarà comunque possibile affinare ulteriormente i
risultati dell’allocazione per rispondere ad eventuali esigenze di eccezione. Per fare ciò SAP FMS
predispone un tool specifico denominato Allocation run Workbench.
Per mezzo di questo strumento sarà possibile cambiare i risultati dell’allocazione senza di
assegnare e riassegnare l’intero monte ordini ma agendo a livello puntuale sui singoli ordini clienti.
Tra le funzionalità più importati sarà possibile:
Revocare automaticamente gli ordini assegnati a saldo di fine stagione
Riassegnare una giacenza da un ordine cliente ad una altro ordine cliente
Possibilità di modifica priorità cliente “in corsa”, attraverso l’apposizione di particolari
segnalazioni sugli ordini di vendita in modo che queste siano opportunamente interpretate
dai lanci successivi.
Possibilità di assegnare e riassegnare in maniera mirata (rigenerazione mirata), a un
singolo cliente
5.7.19.To be – Note
Dal momento in cui sono definiti i vari tipi di allocazione, è possibile mappare una grande varietà di
processi di business, per esempio è possibile creare speciali tipi di allocazione con settaggi ad hoc
per alcuni clienti. In questo modo è possibile essere sicuri di tener conto di ogni richiesta
particolare rilevata nell’elaborazione degli ordini.
Sono comunque sempre disponibili a Sistema le modalità di allocazione FIFO e SPREAD, cosi
come spiegate nel paragrafo apposito. Inoltre è possibile creare nuove strategia di allocazione a
seconda delle esigenze riscontrabili in azienda, dovute ad un approfondimento delle casistiche e
delle realtà quotidiane.
SAP FMS fornisce inoltre la possibilità di eseguire l’allocazione sia in modalità online che
background. Ogni lancio di allocazione è controllato dal tipo di allocazione scelto, tutte le regole
che influiscono sul lancio sono raggruppate in esso. Per quanto concerne la modalità in
background risulta molto utile quando sono presenti un grande volume di ordini da allocare.
Durante i processi in background i dati sono processati mentre sono effettuate altre funzioni a
schermo, quindi non sono visibili agli utenti, nessun messaggio appare sullo schermo, ma hanno la
stessa priorità dei processi online. Una pratica comune e programmare l’allocazione in background
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di notte. Tutti i fabbisogni clienti del giorno sono raggruppati e processati insieme. Questo
garantisce che sia effettuata un analisi globale dei fabbisogni e che l’allocazione sia eseguita
secondo la strategia selezionata. Il giorno successivo se è necessario è possibile modificare le
singole allocazioni tramite l’allocation Workbench.
SAP FMS fornisce inoltre la possibilità di effettuare un lancio di allocazione secondo tre modalità:
standard,
simulazione,
preview.
In modalità standard il sistema effettua l’assegnazione tra i fabbisogni e lo stock. L’ordine è
aggiornato, lo stock assegnato e può essere spedito al cliente.
Nella modalità simulazione il processo è simile, ma il sistema non aggiorna gli ordini e i fabbisogni
non sono assegnati allo stock. Questa modalità è utilizzata per effettuare test.
Nella modalità preview, il sistema effettua assegnazioni fittizie di fabbisogni esistenti a stock fisico
e futuro. Questa modalità risulta utile per testare possibili scenari.
5.8. Spedizione
Il processo logistico di spedizione della merce in SAP FMS si articola attraverso i passaggi di
seguito descritti.
5.8.1. Organizzazione Consegne
La consegna in SAP FMS è un documento elettronico, simile a quella che attualmente in Harmont
& Blaine viene chiamata pre-bolla, creato a partire da una lista di ordini allocati e contenente tutti i
dati necessari per il processo di spedizione (destinazione merce, luogo di spedizione, magazzino
di prelievo, incoterms, data di consegna ed eventuali note).
Il documento di consegna può essere creato in modo ‘singolo’, in riferimento al numero di uno
specifico ordine di vendita, oppure in modo ‘massivo’, elaborando il portafoglio ordini secondo
determinati parametri di selezione (es. cliente, data di consegna etc.) ed ottenendo una lista di
evasione di ordini allocati da cui si procede con la creazione dei documenti di consegna.
Le consegne possono essere ‘complete’ (1 ordine – 1 consegna), ‘parziali’ (1 ordine – N
consegne) o ‘raggruppate’ (N ordini – 1 consegna, in questo caso luogo di spedizione e
destinazione merci dovranno essere gli stessi per tutte le consegne).
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E’ prevista la possibilità di impostare diverse tipologie di blocchi (es. amministrativo, commerciale,
spedizioni all’estero etc.) sull’ordine di vendita che non consentano la creazione del documento di
consegna.
Nel cruscotto (tool) di creazione delle consegne di SAP FMS l’operatore non visualizzerà gli ordini
sui quali insiste un blocco per il superamento del fido, mentre invece potrà visualizzare quelli sui
quali siano state ravvedute altre ragioni di blocco, con evidenza delle stesse.
Rispetto ai blocchi per superamento del fido il processo prevedrà che, alla registrazione del
pagamento da parte del cliente, l’amministrazione dovrà andare manualmente (per singolo ordine
o massivamente per cliente) a rimuovere il blocco.
Contestualmente alla creazione del documento di consegna sarà generata in output la stampa
della lista di prelievo.
Eventuali richieste di uno specifico packaging (es. etichette particolari per Rinascente) saranno
gestite come VAS (Value-Added-Services) determinati automaticamente in base al cliente che
prevedono l’inserimento nel documento di consegna di righe di testo informative.
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5.8.2. Campagna Prima Linea (Full Price), Invio Seconda Linea (Full Price) e Terza Linea
(Outlet)
Il processo logistico nel caso di vendite in campagna della Prima Linea (full price, non outlet) ed
invio (sia campagna che riapprovvigionamento) della Seconda Linea (full price) e Terza Linea
(destinata solo agli outlet) prevede una modalità operativa di prelievo a colli.
In SAP FMS il collo viene definito HU (‘Handling Unit’, ovvero ‘Unità di Imballaggio’).
In Harmont & Blaine si distinguono due diverse tipologie tipi di colli:
Lotti (prepack): sono da considerarsi colli tipo di Harmont & Blaine e rappresentano l’unità di
movimentazione per negozi di proprietà e outlet, ad eccezione della Prima Linea. Saranno colli
a composizione fissa (es. un prodotto con determinati colori secondo un apertura taglie
standard)
Colli cliente: sono legati a specifici ordini di vendita e rappresentano l’unita di movimentazione
per i clienti wholesale e la Prima Linea retail
Il primo step nel flusso della logistica a colli è l’arrivo a magazzino dei colli inviati dal fornitore.
I colli, con allegate le copie del file fornitore, vengono passati sotto il portale RFID, il quale stacca
un numero di identificazione del collo univoco che viene stampato in un’etichetta attaccata poi
fisicamente al collo. Il sistema RFID associa questo numero identificativo a tutti i tag contenuti nel
collo. A questo punto il collo potrà essere assegnato all’ordine per la spedizione.
I colli dopo il passaggio sotto il portale RFID vengono controllati a campione. Tale controllo qualità
prevede il blocco dei colli per il prelievo, consentendone comunque l’allocazione. Una volta
effettuato il controllo il blocco sarà rimosso consentendo prelievo e spedizione del collo.
Nella gestione a colli in SAP FMS l’imballaggio della consegna viene fatto non per codice materiale
ma utilizzando il codice identificativo del collo (codice HU). Un volta inserito il codice nel
documento di consegna, il sistema automaticamente declina tutti i codici dei materiali contenuti
all’interno del collo. Questa modalità operativa prevede come prerequisito la definizione di
magazzini gestiti a colli, dove fare le entrate merci dei colli provenienti dai fornitore e dove
prelevare i colli per le consegne ai clienti.
Per quanto riguarda i colli cliente SAP invia la richiesta di prelievo specificando il numero collo (ID
univoco). L’operatore non può prelevare in questo caso un collo diverso. Invece relativamente al
prelievo di un lotto tipo SAP invia un codice generico e l’operatore può prelevare qualsiasi lotto
dello stesso formato.
Si possono presentare le seguenti casistiche particolari:
Re-packing colli: è possibile annullare i colli già registrati. Il collo viene aperto e sottoposto
ad un nuovo prelievo dello sfuso, poi una volta riassemblato sarà ripassato sotto il portale
RFID con conseguente creazione di un nuovo identificativo ed una nuova etichetta collo. Il
nuovo collo sarà quindi assegnato all’ordine cliente.
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Colli anonimi: quando un collo non è assegnato a nessun ordine cliente può essere aperto
e gestito a sfuso o sottoposto a re-packing.
5.8.3. Riapprovvigionamento Prima Linea (Full Price) e Invio Outlet Prima e Seconda Linea
Il processo logistico nel caso di riapprovvigionamento Prima Linea e di invio merce agli outlet di
Prima e Seconda Linea (ovvero i resi delle campagne di vendita che vengono mandati la stagione
successiva agli outlet) prevede una modalità operativa di prelievo e imballo sfusi.
In questo caso il prelievo viene fatto per singolo capo, a livello di SKU, in base alle indicazioni
contenute nella lista di prelievo.
Lo stock che si viene a creare dagli ordini clienti annullati sarà gestito come sfuso.
Successivamente alla conferma delle quantità prelevate, potranno essere create (non è
obbligatorio) una o più HU per l’imballaggio dei capi sfusi da spedire.
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5.8.4. Uscita Merci
L’uscita merci rappresenta la fase conclusiva del processo di spedizione. Una volta registrata non
saranno più consentite modifiche al documento di consegna, sarà tuttavia possibile annullare
l’uscita merci tramite operazione di storno.
Gli effetti della registrazione uscita merci sono i seguenti:
Scarico della giacenza di magazzino e relativa diminuzione del valore dello stock
Generazione del numero bolla di accompagnamento (DDT) e stampa cartacea del relativo
documento
Inserimento della consegna nel portafoglio fatture
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5.8.5. Spedizioni all’Estero
Nel caso di clienti esteri, soprattutto extra-UE, sono spesso richieste della garanzie prima di
procedere con la spedizione. A tal proposito viene generata una fattura proforma, necessaria
anche per espletare le operazioni doganali, che non ha rilevanza dal punto di vista contabile e può
essere creata in riferimento alla consegna oppure all’ordine.
Nel caso in cui la proforma viene creata da consegna ciò avviene dopo l’entrata merci dei colli a
magazzino, in modo che faccia riferimento all’esatta quantità spedibile. La spedizione viene
successivamente sbloccata solo quando il cliente dichiara di poter adempiere alla proforma. La
proforma da ordine invece viene creata quando una parte dell’ordine deve essere pagato in
anticipo.
5.9. Resi
Attualmente in Harmont & Blaine i resi cliente e i resi da negozi di proprietà o outlet sono gestiti
seguendo procedure diverse. La distinzione fondamentale risulta per canale:
Wholesale
Retail
5.9.1. As is – Resi Wholesale
Il flusso di reso inizia con la richiesta da parte del cliente di procedere al reso, con indicazione dei
prodotti coinvolti (che può essere più o meno puntuale in termini di qualità e quantità) e delle
motivazioni sottostanti (e qualche volta dei riferimenti alla fattura/bolla). Le casistiche censite sono:
Reso di un Fallato,
Reso per sostituzione,
Reso per accordi commerciali,
Resi degli invenduti a fine stagione,
Resi per conto riparazione,
Reso per data consegna (consegnato troppo tardi /troppo presto).
Il customer service valuta la richiesta e, ove ammissibile, stacca un codice di protocollo la cui
comunicazione rappresenta di fatto l’autorizzazione a procedere. A tal proposito è opportuno
sottolineare che, ad oggi, la stessa può data anche senza un’evidenza precisa dei prodotti oggetto
di reso (stesso discorso vale per il canale retail).
Se il reso risulta giustificato, viene creata una autorizzazione al reso in conto visione.
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Per tutte queste casistiche, quando i resi arrivano nel magazzino di Harmont & Blaine, l’origine dei
capi viene tracciata tramite RFID. Se la merce non ha l’id RFID, viene rigenerato. Come riferimento
per l’accredito viene presa l’ultima fattura per quella SKU.
Ad oggi esiste una sola causale di reso in magazzino, pertanto attualmente non sono oggetto di
analisi statistica. In particolare la causale specifica è desumibile dalla prima lettera del codice del
protocollo di reso.
Inoltre è opportuno sottolineare come ad oggi, il controllo di congruenza delle quantità riscontrate
con l’RFID, funzionale ad operare l’entrata merci a magazzino, è effettuato sulla base della bolla e
non dell’autorizzazione al reso.
Qualora la quantità o i codici della merce rilevata dall’RFID fossero diversi da quelli evidenziati nel
reso cliente, possono essere intraprese le seguenti strade:
Accettazione del reso. Per esempio, dato un semplice scambio di taglia/colore, può essere
deciso di accettare comunque il reso.
Respingimento totale del reso. Per esempio, nel caso di particolari accordi commerciali per
il reso con sostituzione, il valore dell’ordine relativo alla merce richiesta in sostituzione deve
essere maggiore del 20% del valore del reso. Nel caso il riscontro a magazzino non
rispettasse questa proporzione, il reso non viene accettato. Viene quindi creata una nuova
bolla, indicante i riferimenti relativi all’arrivo della merce, e la merce rispedita al cliente.
Respingimento parziale del Reso. Per esempio, nel caso in cui viene resa più merce di
quanto accordato, possono essere accettati i prodotti e le quantità evidenziate nella
autorizzazione al reso e respinte le eccedenze. Viene quindi creata una nuova bolla, e la
merce eccedente rispedita al cliente.
Se il reso è accettato, durante la fase di conto visione, il materiale viene portato al settore di
competenza per la verifica di quanto indicato dal cliente.
In seguito a tale verifica si procede come segue:
In caso di sostituzione dell’articolo dichiarato fallato con lo stesso
articolo/tessuto/colore/taglia si procede con la messa a stock del capo fallato e l’invio del
nuovo capo al cliente con emissione di DDT con causale ‘sostituzione merce’.
In caso di riparazione dell’articolo reso segue il rinvio del capo al cliente con emissione di
DDT con causale ‘riparazione merce’.
In caso di mancato riscontro del difetto del capo o fallo non imputabile ad Harmont & Blaine
(errato lavaggio del cliente, uso improprio del capo ecc..) si procede con rinvio ed
emissione di DDT con causale ‘restituzione merce al cliente’.
Solo nei casi di rimborso al cliente o di invio in sostituzione di capi differenti da quelli resi
procediamo con l’emissione della Nota di Credito e nuova fatturazione.
Le procedure di sostituzione/riparazione e restituzione merce sono attualmente utilizzate
sia per il canale Wholesale che per i resi di merce difettata provenienti dal canale Retail.
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Si precisa che non sempre, a fronte di una partita di reso, la fattura relativa alla vendita della
stessa è già stata emessa. In questi casi la fattura viene prodotta al rientro dei capi, prima di
procedere alla predisposizione della relativa nota di credito.
Inoltre, nei casi in cui il reso sia accettato in fase di entrata merci, anche qualora le quantità
riscontrate non fossere congruenti rispetto a quelle del protocollo di reso, non vengono effettuate
attività di modifica dello stesso, procedendo comunque all’entrata merci.
5.9.2. As is – Resi Retail
Per quanto concerne il caricamento dei resi a sistema è importante precisare che in Harmont &
Blaine, attualmente, possono arrivare:
Automaticamente da STORE: la maggior parte dei resi arrivano tramite interfaccia tra AS400 e
STORE.
Inseriti manualmente su AS400: tale casistica è limitata a casi eccezionali.
Gli ordini di reso arrivano gia suddivisi, tramite causale, in:
Resi di fine stagione,
Resi fallati/difettati e non conformi.
Quando i resi arrivano nel magazzino di Harmont & Blaine, l’origine dei capi viene tracciata tramite
RFID. Se la merce non ha l’id RFID, viene rigenerato.
Nonostante l’ordine di reso arrivi direttamente da STORE in AS400, l’entrata merci a magazzino
viene fatta solo dopo la lettura RFID. Nel caso in cui siano riscontrate delle differenze, vengono
effettuate delle rettifiche manuali direttamente in STORE.
I principali problemi possono nascere dal fatto che i negozi staccano il codice RFID e mettono il
cartellino con il solo codice EAN. Se i capi vengono invertiti, o il cartellino con l’EAN si stacca, etc,
si possono creare delle discrepanze tra quello che viene evidenziato dal negozio e quello rilevato a
magazzino con RFID. Inoltre, dato che la merce arriva tramite corriere in magazzino, ci possono
essere ammanchi per furti o smarrimenti.
Si precisa che ove arrivassero capi in quantità maggiori rispetto a quelle attese, Harmont & Blaine
procede al carico del magazzino della sede, procedendo eventualmente in un momento
successivo alle rettifiche su Store.
5.9.3. To be - Gestione Resi
Per la gestione dei resi è previsto l’utilizzo dello strumento “Advance Return Management”. È
possibile utilizzarlo per gestire i resi da cliente, i resi da un sito dell’azienda o i resi a fornitore.
Questi processi possono essere semplici, complessi o frammentati, ma sono comunque supportati.
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Il programma consente di gestire le seguenti tipologie di reso:
Ordine di reso, tale documento viene creato quando un cliente rende un prodotto
all’azienda;
Ordine di reso a fornitore, tale documento viene creato quando l’azienda rende un
materiale ad un fornitore esterno; in SAP viene creato un ordine d’acquisto a tale scopo
Ordine di reso da negozio, tale documento viene creato quando un materiale viene reso da
un sito dell’azienda (ad esempio un negozio) ad un altro (ad esempio centro di
distribuzione), in SAP viene creato un ordine di trasferimento
A seconda della natura del reso e della autorizzazione degli utenti alla modifica di reso, tutti o
alcuni step successivi possono essere decisi direttamente al momento della creazione del
documento di reso.
In caso di scenari di reso più complessi, l’utente autorizzato per ciascun step successivo può
generare una worklist di ordini di reso o consegne che richiedono di essere processati, per
esempio ordini di reso in attesa di approvazione o consegne in attesa di ispezione.
Quando i prodotti rientrano da cliente o da altri siti della azienda, devono essere ispezionati per
verificarne la completezza e i danni evidenziati. A seconda della complessità del processo di reso
e l’autorizzazione degli utenti, il risultato dell’ispezione può essere inserita direttamente nel
documento di reso in fase di creazione o in uno step successivo.
Dopo che il materiale è rientrato e ispezionato, è necessario decidere le attivita successive. Le
attività logistiche successive sono utilizzate per specificare i movimenti dei materiali di reso, per
esempio effettuare uno spostamento tra i materiali difettati, spedirlo a fornitore o trasferirlo in stock
utilizzo libero.
Le attività successive possibili sono riassunte nella tabella seguente:
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Attività di Follow-
Up
Descrizione Disponibile nei
Documenti di Reso
Ricezione nel Plant Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato
(per esempio, stock bloccato)
Ordine di reso
cliente
Spostare
immediatamente
nello Stock utilizzo
Libero
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato
(per esempio, stock utilizzo libero)
Ordine di reso
cliente
Spostare
immediatamente tra
i Difettati
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato. Ordine di reso
cliente
Spostare in un altro
Plant
Le merci rese sono spedite in un altro plant. Se viene
selezionata questa attività in un ordine di reso cliente,
la merce viene assegnata prima al proprio magazzino.
Ordine di reso
cliente, ordine di
trasporto di reso,
Ispezione materiali
in magazzino
Spedire al Fornitore La merce resa viene spedita ad un fornitore. Se viene
selezionata questa attività in un ordine di reso cliente,
la merce viene assegnata prima al proprio magazzino.
Ordine di reso
cliente, ordine di
acquisto di reso,
Ispezione materiali
in magazzino
Spedire al Fornitore
partendo da un altro
Plant
La merce resa viene spedita ad un fornitore passando
da un altro plant. Se viene selezionata questa attività
in un ordine di reso cliente, la merce viene assegnata
prima al proprio magazzino.
Ordine di reso
cliente, ordine di
trasporto di reso,
Ispezione materiali
in magazzino
Spedire
direttamente al
Fornitore
La merce sera viene spedita direttamente ad un
fornitore senza essere assegnata al proprio
magazzino.
Ordine di reso
cliente
Ispezione presso il
Sito del Cliente
Si seleziona questa attività come base preliminare
fino a che non si riceve i risultati della ispezione, in
modo da specificare l’attività successive
Ordine di reso
cliente
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Attività di Follow-
Up
Descrizione Disponibile nei
Documenti di Reso
definitivamente.
Consegnare presso
il plant — Resi di
Massa
Si sceglie questa attività quando l’esatto volume dei
resi non è noto.una volta che la merce è stata
fisicamente ricevuta è possibile fare un Inbound
delivery ed è possibile aggiornare l’ordine di reso.
Ordine di reso
cliente
Trasferire nello
Stock Utilizzo Libero
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato
e locazione di immagazzinamento.
Ispezione materiali
in magazzino
Spostare tra i
Difettati
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato Ispezione materiali
in magazzino
I materiali restano
presso il sito del
clliente
Le merci restano presso il sito del cliente dove
vengono distrutti. Il cliente riceve il rimborso.
Ordine di reso
cliente
Spostare
immediatamente in
apposito stock
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato
(per esempio, stock controllo qualità)
Ordine di reso
cliente
Trasferire in uno
Stock specifico
Le merci rese sono assegnate nello stock appropriato
e locazione di immagazzinamento.
Ispezione materiali
in magazzino
Restituzione al
cliente
Le merci rese sono rispedite al cliente Ispezione materiali
in magazzino
Uscire dal plant di
ricezione
Le merci rese sono spedite dal plant di ricevimento a
quello che le ha fornite.
Ispezione materiali
in magazzino
Una volta che le attività successive sono state specificate, il sistema crea i documenti necessari in
background, per esempio ordine di trasporto di reso, ordini di acquisto di reso, inbound e outbound
deliveries e movimenti merci. Questo libera gli utenti responsabili dei resi dal creare manualmente i
documenti.
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Un altro step fondamentale è la politica del rimborso. La decisione si può basare su diversi
elementi, per esempio sul motivo di reso, i risultati delle ispezioni o altre considerazioni di
business. In base alla complessità del processo o alla autorizzazione degli utenti, questa decisione
può essere presa direttamente in fase di creazione del documento di reso o in uno step
successivo.
Ciascun step del processo del “advanced returns” può essere associato a differenti ruoli. Gli step
successivi sono soggetti a check autorizzativi:
Creazione ordini di reso,
Inserimento risultati di ispezione,
Esecuzione passi successivi logistici,
Esecuzione determinazione del rimborso,
Rilascio note credito.
Tutti i documenti creati nel processo di reso sono raccolti e raggruppati in un monitor resi. È
possibile verificare lo stato dei differenti step e riprocessare i documenti successivi che sono stati
creati con errori in background.
Data la natura del business di Harmont & Blaine, nei paragrafi successivi saranno dettagliate le
procedure inerenti i flussi di reso cliente e da negozio. L’elemento con il quale distinguiamo i flussi
di reso è il canale.
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Nella realizzazione dei flussi di reso saranno suddivisi i due canali:
Wholesale: in SAP gli ordini di reso per questo canale saranno gestiti come particolari
ordini di vendita.
Retail: in questo canale passeranno tutti i resi da negozi e outlet. Tali resi saranno gestiti
come ordini di trasferimento.
5.9.4. Flusso Resi Clienti Wholesale
I resi da clienti saranno gestiti con l’advanced return management.
L’advanced returns management integra tutti gli step della gestione dei resi:
Creazione dell’ordine di reso cliente,
Registrazione dei risultati della ispezione,
Decisioni inerenti le attività successive logistiche,
Determinazione della politica di rimborso cliente,
Monitoraggio del processo.
Ciascun step può essere associato a differenti ruoli utente con differenti autorizzazioni:
rappresentante vendite, responsabile magazzino, addetto magazzino, etc.
L’advance return management provvede inoltre alla creazione e alla traccia di tutti i documenti
necessari per i processi logistici e contabili. Questo comprende le consegne di reso, movimenti
merci, note credito etc.
La figura seguente illustra il processo di reso cliente mediante il flusso di documenti associato:
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L’ordine di reso cliente innesca tutto il processo di reso perchè contiene le informazioni che sono
alla base dei processi logistici e finanziari che seguono la creazione dei resi. Questo include anche
la creazione automatica dei documenti successivi.
Per il canale Wholesale, il flusso dei resi può essere schematizzato come segue:
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Creazione del ordine di reso. Tale richiesta può essere fatta in riferimento ad un documento
precedente, solitamente una fattura. In questo modo è possibile selezionare solo i materiali
oggetto del reso e il sistema “copia” in automatico nel reso non solo i codici materiali ma
anche tutte le condizioni di pricing (prezzi, sconti, maggiorazioni) che avevano nella fattura
originale. In questa fase vengono inserite all’interno dell’ordine tutte le informazioni che
innescano il processo di reso determinando le successive fasi del processo di reso, incluso
la creazione automatica dei documenti successivi.
Creazione consegna in background. Quando l’ordine viene salvato, il sistema crea una
consegna che automaticamente effettua l’entrata merce. Tale movimento va ad
incrementare un apposita tipologia di stock (stock bloccato resi, o controllo qualità)
all’interno del magazzino resi.
Ispezione dei materiali. È possibile inserire i risultati della ispezione effettuata sul materiale
reso. Una volta che la merce è stata ispezionata tramite RFID, gli utenti, possono inserire
tali risultati manualmente nell’ordine di reso.
Determinazione della politica di rimborso del cliente. Tale step consente di determinare
quanto rimborsare al cliente e creare la corrispondente richesta di nota credito. Ad
esempio, il sistema consente la creazione della richiesta nota credito in riferimento alla
richiesta di reso. Tale documento eredita tutti i dati presenti nell’ordine (materiali, quantità,
condizioni di pricing). L’utente in questa fase può inserire nuove condizioni in base agli
accordi presi con il cliente. Il flusso termina con la creazione della Nota credito in
riferimento alla richiesta nota credito.
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Creazione automatica dei documenti successivi. Il sistema crea in automatico i documenti
successivi basandosi sui settaggi per i passi successivi logistici e i controlli relativi ai
rimborsi.
Overview del reso: le transazioni di overview del reso consentono all’utente di monitorare in
ogni momento tutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi creati nonchè
le infomazioni sullo stato logistico. Un esempio è evidenziato nella seguente figura:
Il monitor resi cliente si divide nelle seguenti aree:
1. l’area di selezione che consente di generare un lista di resi clienti da processare
2. la lista di testata mostra gli ordini di reso cliente che incontra i criteri di selezione
3. la lista di posizione mostra tutti gli elementi dell’ordine di reso selezionato
4. l’albero di dettagli mostra tutti gli step nel proscesso di reso selezionato con i link ai
documenti corrispondenti.
All’interno del monitor è quindi possibile navigare all’interno dei singoli documenti relativi al
reso selezionato. È inoltre possibile lo stato generale, logistico e di rimborso del reso e i
documenti processati. Se i documenti successivi non sono stati creati a causa di errori, una
volta risolto le cause è possibile riavviare la creazione dei documenti successivi.
Approfondendo l’analisi in base alle casistiche rilevate abbiamo che:
Reso di un Fallato, saranno gestiti in Sap allo stesso modo in cui sono gestiti attualmente.
Sarà creato a sistema una richiesta di reso, la merce sarà inviata in Harmont & Blaine e, in
seguito al riscontro RFID, sarà emessa la nota credito per l’importo della merce.
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Reso per sostituzione, seguirà il procedimento attuale. Dopo il flusso di restituzione merce,
con l’emissione Nota credito, partirà un nuovo flusso di vendita con la merce in
sostituzione ed emissione fattura che “pareggerà” la Nota credito inizialmente emessa.
Nel caso di particolari accordi commerciali che prevedono un reso in sostituzione solo se
acquisti un 20% in più di quanto precedentemente acquistato. Questo controllo può essere
fatto come segue:
1. Viene inserita una condizione statistica in testata degli ordini di vendita che calcoli il
valore della merce da prendere in sostituzione nel caso in cui da quel ordine si
originasse un reso.
2. Quando l’ordine di reso viene creato in riferimento alla fattura di vendita, tale
condizione viene ereditata.
3. Il valore della condizione viene confrontato con il valore del reso e nel caso in cui
tale valore sia minore, l’ordine di reso viene bloccato.
Reso per accordi commerciali e resi degli invenduti a fine stagione. Attualmente gli utenti
non dettagliano l’autorizzazione di reso con tutte le quantità e i valori. Fanno solo un check
per verificare se il reso è accettabile o meno. Creare una rischiesta “vuota” in SAP, però,
non è fattibile. Per poter ovviare al problema, è possibile creare in SAP una richiesta di
reso con un codice fittizio unico (posizione di testo con materiale non specificato) la
quantità totale del reso e il valore. Quando poi arriva la merce a magazzino, con la lettura
RFID, si procederà ad alimentare l’ordine tramite interfaccia con tutti i dettagli (codici
materiali, quantità).
Nel caso di resi per invenduto, successivamente all’accredito al cliente, viene riaddebitata
una quota parte del valore. Attualmente la nota debito viene inserita senza riferimento ai
singoli articoli, in SAP, invece, dovranno essere dettagliati. Sara’ possibile creare la nota
debito per copia dalla nota credito in modo tale da riprendere in automatico tutte le
referenze ed indicare in testata del documento la percentuale da riaddebitare rispetto
all’importo totale (es. nel caso si desideri riaddebitare il 10% dell’importo complessivo della
nota credito occorrerà inserire in testata una condizioni di sconto pari al 90%).
Resi per conto riparazione, non possono essere gestiti in SAP con la stessa modalità
attuale, in quanto SAP non gestisce la merce di terzi (cliente) presso quarti (fornitore che
si occupa della riparazione). Per il conto riparazione sono pertanto stati ipotizzati due
scenari:
o Per resi relativi a quantità e valori elevati, la merce rientrerà in Harmont & Blaine e
sarà emessa una Nota credito al cliente. In tal modo la merce tornerà di proprietà di
Harmont & Blaine e potrà essere spedita in riparazione, gestendola come in stock
W (conto deposito).
o Per piccole quantità e valori, le movimentazioni verranno gestite extra-sistema (es.
excel) e con bolle manuali.
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5.9.5. Gestione Resi Retail (Negozi)
I resi del canale Retail in SAP sono gestiti come ordini di trasferimento. I negozi, infatti, sono del
tutto assimilabili a magazzini. Dato che si tratta, quindi, di trasferimenti tra magazzini dell’azienda,
la merce deve essere costantemente tracciata. Viene, quindi, gestito il “viaggiante”. La merce che
è in transito da un magazzino all’altro viene considerata all’interno del viaggiante.
Il flusso di reso per il canale retail (negozi e outlet) prevede gli step evidenziati nella figura
sottostante:
Creazione dell’ordine di trasferimento di reso. I resi da negozi e outlet arriveranno
automaticamente in SAP tramite interfaccia con STORE (casi eccezionali prevedono
l’inserimento diretto in SAP). Verrà, quindi creato in SAP un ordine di trasferimento. In base
alla natura del reso e alla autorizzazione degli utenti che ricevono la merce, è possibile che
tutti o alcuni dei passi successivi siano effettuari direttamente del documento di reso
Outbound Delivery: innesca il trasporto delle merci dal negozio al magazzino di Harmont &
Blaine. Una volta effettuata l’uscita merci, sarà automaticamente caricato con i materiali e
le quantità del reso il “viaggiante” (rappresentativo della merce trasferita).
Inbound Delivery: Quando la merce arriva in Harmont & Blaine, sarà effettuata l’inbound
delivery che conferma i materiali e le quantità del viaggiante.
Ispezione. Processo che consente la verifica tra quanto dichiarato nel reso e quanto
rilevato all’arrivo della merce in Harmont & Blaine. Tale verifica comprende la completezza
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del reso e i danni evidenziati. Se la complessità del reso lo richiede è possibile inserire i
risultati della ispezione direttamente nel reso o in uno step successivo. Se viene effettuata
in uno step successivo, i materiali possono essere splittati a seconda dei risultati della
verifica.
Overview del reso: le transazioni di overview del reso consentono all’utente di monitorare in
ogni momento tuutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi creati nonchè
le infomazioni sullo stato logistico. Un esempio è evidenziato nella seguente figura:
Il monitor resi fornitore si divide nelle seguenti aree:
1. l’area di selezione che consente di generare un lista di resi da processare,
2. la lista di testata mostra gli ordini di reso che incontra i criteri di selezione,
3. la lista di posizione mostra tutti gli elementi dell’ordine di reso selezionato,
4. l’albero di dettagli mostra tutti gli step nel proscesso di reso selezionato con i link ai
documenti corrispondenti.
All’interno del monitor è quindi possibile navigare all’interno dei singoli documenti relativi al
reso selezionato. È inoltre possibile lo stato generale, lostisco e di rimborso del reso e i
documenti processati. Se i documenti successivi non sono stati creati a causa di errori, una
volta risolto le cause è possibile riavviare la creazione dei documenti successivi.
Rettifica su STORE. Successivamente, saranno effettuate le eventuali rettifiche evidenziate
tramite lettura RFID. Tali rettifiche non possono essere anticipate, in quanto il “viaggiante”
non è modificabile.
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5.9.6. Gestione Resi Contratti Estimatori
Caso particolare all’interno della gestione dei resi da Negozio, sono i resi da contratto estimatorio.
Si intende per contratto estimatorio, la gestione della linea Bambino e Calzature. Per questi casi
specifici, sono gestiti i resi dell’invenduto a fine stagione. Anche questa casistica viene coperta
dalle funzionalità all’interno del’advanced return management. Il procedimento è il seguente:
Creazione di un ordine di acquisto di reso.
Registrazione dei risultati della ispezione. L’ispezione può essere effettuata presso il
negozio o direttamente dal fornitore. I dati ottenuti saranno inseriti manualmente nell’ordine
di acquisto di reso.
Decisioni inerenti le attività successive logistiche, per gli ordini di aquisto di reso abbiamo
solo la seguente opzione:
Spedire al Fornitore La merce resa viene spedita al fornitore
Determinazione della politica di rimborso al fornitore.
Monitoraggio del processo. Le transazioni di overview del reso consentono all’utente di
monitorare in ogni momento tuutti gli step del processo di reso, tutti i documenti successivi
creati nonchè le infomazioni sullo stato logistico. I resi a fornitore si controllano dl medesimo
monitor degli ordini di trasferimento di reso (per dettagli vedere paragrafo precedente).
5.9.7. Diritto al Reso
Harmont & Blaine concede, secondo particolari accordi commerciali, ai clienti che pagano in modo
regolare, il diritto al reso. Gli accordi possono prevedere le seguenti casistiche:
Sconto del 10% e diritto al reso su intere giacenze sul consegnato valorizzazione al 45%
Sconto del 10% e diritto al reso su intere giacenze sul consegnato valorizzazione al 55%
Sconto del 10% e diritto al reso massimo del 20% delle giacenze valorizzate al 70%
Sconto del 10% e diritto al reso delle intere giacenze valorizzate al 30%
Sconto 10% e diritto reso del 5% delle giacenze sul consegnato valorizzato al 100%
Sconto 10% e diritto reso del 10% delle giacenze sul consegnato valorizzato al 100%
Sconto 10% e diritto reso integrale valorizzato al 100%
Sconto in fattura 10% e diritto reso integrale valorizzato al 100%
Sconto 10% e diritto reso giacenze 10% su consegnato, valorizzato al 100% (Tale casistica è
solo per il “gruppo Raimonda”)
Sconto 20%, diritto al reso delle giacenze valorizzate al 35% e svalutazione ante saldi del 20%
(Accordo previsto per il Grillo e Rinascente)
Diritto reso integrale valorizzato al 100%
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Diritto reso del 20% sul consegnato, valorizzato al 100%
Diritto reso al 10% sul consegnato e reso giacenze residue valorizzato al 40%
Lo sconto del 10% è inteso come 'bonus' sulle vendite al netto dei resi sia fallati, che per cambio
merce, che reso giacenze. Tale bonus decade se eventuali crediti non pagati dal cliente (escluso
la componente resi di fine stagione, che va a compensazione dei crediti della stagione
successiva), sono inferiori al bonus del 10% da versare. Negli altri casi Harmont &Blaine non
riconosce il bonus (e né il reso) se il cliente non versa almeno la differenza del credito in più
rispetto al bonus.
Il diritto al reso può essere garantito sull’intero ammontare della merce spedita (intere giacenze)
oppure solamente su una quota parte.
Per la valorizzazione del reso Harmont & Blaine procederà emettendo Nota Credito al cliente a
storno totale del valore originario di vendita della merce restituita e contestuale emissione di Nota
di Debito per la parte di onere a suo carico (pari al differenziale es. 45%, 55% etc). Anche per i resi
la condizione non è applicabile se vi sono crediti non pagati dal cliente che farebbero decadere il
beneficio, e qualora non vi fossero ordinativi confermati per la stagione successiva che coprano
almeno il debito per resi, da versare al cliente.
L’accettazione o meno di un reso da parte di Harmont & Blaine, in base alle logiche sopradescritte,
sarà sempre soggetta ad approvazione da parte del back-office senza prevedere alcun
automatismo del sistema.
5.10. Fatturazione
La fatturazione rappresenta lo step finale del processo di vendita. Il documento di fattura nasce a
fronte di uno o più documenti di consegna e contiene tutte le informazioni necessarie per
permettere la stampa della fattura cartacea ed il rilascio in contabilità.
In SAP FMS vi possono essere tre differenti scenari di fatturazione:
Fatturazione singola: ad una bolla di consegna corrisponde un documento di fattura
Fatturazione collettiva: più bolle di consegna vengono fatturate insieme in un unico documento
Split fattura: una bolla di consegna origina più documenti di fattura
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In SAP FMS i documenti di fatturazione una volta emessi non possono essere più cancellati o
modificati, se già contabilizzati, ma possono venire stornati. L’operazione consiste nella creazione
di un documento con scritture contabili uguali e contrarie a quello stornato.
Le registrazioni di storno andranno sullo stesso registro iva del documento originario.
Nel caso in cui sia da annullare anche la movimentazione della merce a magazzino, dopo aver
effettuato lo storno del documento fattura occorrerà stornare anche l’uscita merci della consegna.
Nel caso in cui la quantità sia da correggere solo parzialmente non sarà possibile effettuare uno
storno ma occorrerà procedere con rettifica manuale della giacenza ed emissione nota di credito.
5.10.1.Italia e Estero
Harmont & Blaine effettua per i clienti nazionali sia fatturazioni singole che collettive. Tali fatture
possono essere emesse contestualmente alla registrazione bolla (fattura accompagnatoria) oppure
con cadenza giornaliera o mensile (l'ultimo giorno del mese).
I clienti esteri invece avranno sempre una fatturazione singola svolta giornalmente. Per alcuni
clienti sarà effettuata una fatturazione separata (split fattura) in base al made-in degli articoli.
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5.10.2.Gestione Anticipi
Ad alcuni clienti, prevalentemente esteri ma anche italiani, viene richiesto un pagamento parziale
in anticipo alla conferma dell’ordine. In SAP FMS l’anticipo sarà gestito attraverso l’inserimento
nell’ordine cliente di due righe, anticipo e recupero anticipo, valorizzate manualmente dall’utente
con l’importo del pagamento anticipato.
Le fasi del processo di vendita con pagamento in anticipo saranno le seguenti:
1. Creazione della fattura di anticipo in riferimento all’apposita riga dell’ordine di vendita. La
scrittura contabile di ricavo andrà su uno specifico conto anticipi.
2. Fatturazione di quanto spedito in riferimento alle consegne create per l’ordine.
3. Emissione di una nota di accredito in riferimento alla riga di recupero anticipo nell’ordine di
vendita. In contabilità sarà generata una registrazione che andrà a stornare l’anticipo
registrato in precedenza.
5.10.3.Contabilizzazione
In SAP FMS il documento di fattura presenta una doppia numerazione: una interna, che identifica il
documento nel mondo commerciale, ed una contabile, che identifica il documento nel mondo
amministrativo. E’ stato deciso per Harmont & Blaine di mantenere separati questi due range di
numerazione in modo da evitare la presenza di discontinuità nei sezionali iva (es. in caso di storno
della fattura).
Quando viene creato un documento di fattura il sistema può effettuare automaticamente il rilascio
in contabilità, ossia la generazione del documento contabile che alimenta i conti Co.Ge., oppure
richiedere una conferma manuale all’utente, consentendo così un maggior controllo agli utenti.
Infatti quando il documento di fattura è stato creato ma non ancora contabilizzato si possono
modificare le condizioni di prezzo, il gruppo di contabilizzazione (elemento che contribuisce alla
determinazione dei conti CoGe) e le note di testo. Per Harmont & Blaine è stato deciso di attuare
questo controllo su accrediti, addebiti e vendite non caratteristiche, mentre invece la fatturazione
delle vendite core-business (caratteristiche) da magazzino procederà con il rilascio automatico.
Attualmente in Harmont & Blaine sono tenuti i seguenti registri iva relativi alle vendite, ognuno con
un proprio sezionale di numerazione, ai quali in SAP FMS corrisponderanno apposite tipologie di
documenti fattura:
Fatture di vendita (nessuna distinzione tra clienti nazionali ed esteri)
Note di credito emesse
Note di debito emesse
Reverse charge
Autofatture
Corrispettivi (un registro separato per ogni negozio)
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Le vendite dei negozi di proprietà saranno registrate in accordo con la comunicazione dei
corrispettivi provenienti dai sistemi di cassa Store.
Tutte le società del gruppo Harmont & Blaine (Harmont & Blaine Svizzera, Harmont & Blaine
Francia e Harmont & Blaine Spagna) saranno codificate in SAP FMS come ‘società partner’, in
modo da consentire di identificare agevolmente le registrazioni contabili intercompany sia dal lato
patrimoniale che economico. Inoltre sarà definito un conto specifico per i ricavi intercompany.
5.10.4.Accrediti e Addebiti
Le note credito (a quantità e valore) e debito (solo a valore) saranno generalmente emesse a
fronte di resi, sconti non concessi, differenze prezzo, merce mancante oppure nel caso si debba
annullare fatture errate già inviate al cliente. All’interno del documento sarà indicata la motivazione
per la quale si sta emettendo la nota credito/debito.
Le richiesta di accredito/addebito possono essere create in riferimento ad una o più fatture o ordini
di vendita. La creazione per copia porta non solo i riferimenti ai materiali venduti con le relative
quantità, ma anche tutte le condizioni di prezzo. Sarà comunque possibile inserire le richieste di
accredito/addebito anche senza far riferimento a documenti precedenti.
Le richieste di accredito/addebito nascono bloccate in attesa di rilascio delle autorizzazioni da
parte dell’ufficio preposto. Una volta rilasciate le relative autorizzazioni sarà possibile generare il
documento definitivo con la conseguente registrazione contabile dell'accredito/addebito.
Nel caso delle note credito ‘a quantità’ il documento di richiesta reso prevedrà l’attivazione anche
del processo logistico di rientro della merce a magazzino.
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5.10.5.Intrastat
Sarà effettuata a sistema la gestione della dichiarazioni Intrastat per l’Agenzia delle Dogane
relativa alla vendita di beni e servizi.
La procedura Intrastat in SAP FMS prevede le seguenti fasi:
Estrazione mensile delle fatture rilevanti ai fini Intrastat e salvataggio dei dati in una apposita
tabella database
Eventuali correzioni e aggiunte manuali ai dati generati dal sistema nella fase precedente
Generazione file con il formato secondo normativa
Download del file in un dischetto
Per una corretta gestione dell’Intrastat sarà necessario alimentare tutte le seguenti informazioni
anagrafiche:
Anagrafica cliente o Partita IVA comunitaria
Anagrafica materiale o Codice merceologico o Peso netto o Regione di origine
Anagrafica condizioni o Valore statistico della merce (percentuale sull’importo della fattura variabile in
funzione di peso, incoterms e destinazione)
5.11. Vendite non caratteristiche
Con ‘vendite non caratteristiche’ si intende generalmente la cessione di beni e servizi che non
rappresentano il core business dell’azienda.
5.11.1.Reverse Charge
Il ‘reverse charge’ o ‘inversione contabile’ è una particolare modalità di assolvimento dell’Iva per
effetto della quale il destinatario di una cessione di beni o prestazione di servizi, se soggetto
passivo nel territorio dello Stato, è tenuto all'assolvimento dell'imposta in luogo del cedente o
prestatore. Harmont & Blaine andrà a gestire questa particolarità per le fatture ricevute da fornitori
di servizi quali pulizia e manutenzione. Il meccanismo prevede che il fornitore emetta fattura senza
addebitare l'imposta e Harmont & Blaine debba registrare il documento sia nel registro iva degli
acquisti che in quello delle vendite.
In SAP FMS questa registrazione sarà effettuata direttamente dal modulo della contabilità senza
passare dal mondo delle vendite.
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5.11.2.Ritenuta d’Acconto Subita
La ritenuta d’acconto subita sarà determinata, attraverso un’apposita tipologia di condizione, sulle
fatture di vendita dei clienti per i quali è richiesta. Determinerà un importo del 23% sul 50%
dell’imponibile senza andare ad incidere sul calcolo di netto ed iva e scrivendo su un apposito
conto Co.Ge.
Contabilmente la registrazione sarà:
Cliente 110,5
Ricavo 100
IVA 22
RA
subita 10,5
Nella stampa della fattura sarà data evidenza della ritenuta:
Ricavo 100
IVA 22
TOT fatt. 122
RA subita 10,5
Netto a
pagare 110,5
5.11.3.Spese Trasporto
Nella maggior parte dei casi le spese di trasporto non vengono addebitate al cliente direttamente in
fattura (funziona così solo per i riassortimenti) ma viene emessa successivamente una nota di
debito.
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5.11.4.Cespiti
La vendita di un cespite in SAP FMS sarà registrata prima nell’area commerciale utilizzando un
codice articolo apposito che contabilizzerà su un conto transitorio cespiti. Successivamente la
dismissione vera e propria avverrà nell’area amministrativa, calcolando automaticamente tutti gli
importi da chiudere e gli utili/perdite emergenti.
5.11.5.Vendite a Stockisti
Harmont & Blaine effettua la vendita a stockisti di alcuni articoli che non sono però identificati a
magazzino perché molto vecchi (ad esempio si sono perse le etichette). Attualmente questo
processo viene gestito extra-sistema.
In SAP FMS questi articoli saranno mappati come codici dummy, uno per ciascuna categoria
merceologica, gestiti a stock con un valore di magazzino fittizio. La cessione agli stockisti avverrà
quindi attraverso questi codici con un normale processo di vendita.
E’ stato richiesta la possibilità di generare in automatico l’ordine di vendita a partire dalla lettura dei
colli con RFID. Tale processo si configura come un GAP di progetto.
5.11.6.Vendite Prototipi
I prototipi vengono gestiti in SAP FMS tramite degli oggetti di contabilizzazione chiamati ‘Ordini
Interni’ dove vengono spesati i costi di produzione. Nel caso in cui un prototipo venga venduto sarà
codificato mediante un codice dummy, distinto per categoria merceologica, non dettagliato a livello
di SKU e non gestito a stock. Le posizioni relative a prototipi negli ordine di vendita dovranno
essere portate in consegna anche se non gestite a stock, per permettere il picking tramite RFID
agli operatori di magazzino, e compariranno nella stampa della DDT pur non dando vita ad alcuna
movimentazione di magazzino né dal punto di vista logistico né da quello contabile. Nell’ordine di
vendita dovrà essere inputato l’ordine interno relativo al prototipo venduto.
La vendita dei prototipi è prevista esclusivamente per clienti terzi e non per negozi/outlet (in quel
caso sarebbe necessario codificare dei codici dettagliati per SKU e gestiti a stock in quanto
sarebbero trasmessi a Store).
5.11.7.Ribaltamento Costi Intercompany
Harmont & Blaine effettua il ribaltamento di alcuni costi sostenuti per conto delle altre società
estere del gruppo (Spagna, Svizzera e Francia), gestite in SAP FMS come clienti, emettendo nei
loro confronti una fattura di vendita che andrà contabilizzata su un apposito conto di ricavo.
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5.12. Controllo Credito
La gestione del fido permette di definire all’interno di SAP FMS la politica creditizia per un
determinato cliente e di garantire il rispetto di questa politica nell’ambito delle operazioni contabili e
di vendita. Il controllo si basa su impostazioni predefinite del sistema e su valori inseriti in
anagrafica cliente.
L’affidabilità di un cliente sarà quindi verificata controllando il superamento di un limite fido per
impegni contratti e/o da altri eventi contabili (es. ritardi di pagamento, livello di sollecito, etc).
Il controllo del credito viene effettuato entro un’Area di Controllo Credito, unità organizzativa della
contabilità che svolge la funzione di proporre e controllare il limite del fido valido per i diversi clienti,
che può essere legata ad una o più società.
L’area di controllo credito può essere suddivisa in più Classi di Rischio, unità organizzative tramite
le quali è possibile inquadrare un cliente in relazione al proprio rischio commerciale e predisporre i
relativi controlli. Per ciascuna classe di rischio e tipologia operazione (ordine, consegna o uscita
merci) è possibile definire tipo e modalità di controllo del fido e le relative azioni in caso di mancato
superamento della verifica (avviso di warning, impostazione stato di blocco o errore bloccante).
Le possibili tipologie di controlli attivabili per ciascuna classe di rischio sono le seguenti:
Fido statico (non considera orizzonte temporale)
Fido dinamico (considera orizzonte temporale)
Valore massimo del documento
Percentuale massima di partite scadute da tot giorni rispetto al saldo contabile del cliente
Partita aperta scaduta da oltre un certo numero di giorni
Livello di sollecito massimo consentito
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Una volta predisposte le necessarie parametrizzazioni, il controllo credito è attivabile a livello di
cliente esecutore del pagamento.
All’interno dell’anagrafica di controllo credito sono indicati il valore limite del fido, la classe di
rischio ed una data di orizzonte temporale oltre la quale non considerare eventuali documenti in
grado di generare credito.
Sono previsti in SAP FMS i seguenti report parametrici che permettono una agevole gestione del
controllo del fido.
Lista clienti non correttamente attivati per il controllo del fido e segnalazione anomalie
Dati riassuntivi relativi alla situazione creditizia di ogni cliente
Dettagli relativi alle partite in sofferenza, all’analisi ritardo dei pagamenti, alla regolarità dei
pagamenti etc.
Situazione e analisi dei ritardi per le singole partite
Visualizzazione compatta del limite fido associato ad uno o più clienti, eventualmente
differenziato per più aree di credito
E’ previsto lo sblocco puntuale e temporaneo di un singolo documento di ordine di vendita e di
consegna, da parte dell’ufficio amministrativo, senza intervenire a livello anagrafico del cliente e
senza modificare le condizioni di fuori fido.
E’ stato richiesto da Harmont & Blaine di non prevedere il trasferimento dei fabbisogni alla
produzione per gli ordini bloccati dal controllo credito.
I documenti (ordini e/o consegne) che vengono bloccati, sono sbloccabili manualmente da
apposite liste di lavoro.
Il valore di limite fido sarà stabilito da Harmont & Blaine in accordo con le informazioni reperite
tramite sistemi di informazioni creditizie e valutazioni interne derivanti dalla conoscenza del cliente.
Successivi aggiornamenti sulla situazione di un cliente comunicati ad Harmont & Blaine dai sistemi
esterni saranno riportati a sistema mediante modifica manuale in anagrafica al limite fido e/o alla
classe di rischio.
La gestione degli anticipi, con il blocco della spedizione fino alla ricezione del pagamento, non
rientra nello scenario di controllo credito ma sarà gestito manualmente attraverso il blocco e lo
sblocco dell’ordine di vendita da eseguire in modo manuale.
5.13. Reportistica
E’ stata fatta una analisi della reportistica attualmente utilizzata da Harmont & Blaine in ambito
retail e wholesale.
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Si ricorda che l’interfaccia con il sistema di Business Intelligente non è inclusa nel perimetro di
progetto e qualsiasi reportistica non coperta dalle transazioni standard di SAP FMS sarà da
considerarsi un gap quotato a parte.
5.13.1.Reportistica Retail
La reportistica attualmente utilizzata da Harmont & Blaine per analizzare i dati relativi alle vendite
dei negozi è composta da due report principali:
Analisi KPI
Confronto stagioni
Entrambi i report prevedono il passaggio dati dal sistema di cassa Store2 al sistema gestionale e
poi la comunicazione da questo al sistema di Business Intelligence, sul quale gli utenti visualizzano
ed elaborano le informazioni.
5.13.2.Analisi KPI
Nel report di analisi KPI vengono rilevati i seguenti indicatori:
Incassato
Margine lordo
Incidenza COGS % (Costo del venduto/Valore di vendita * 100)
Pezzi venduti
Prezzo medio (Incassato/Pezzi venduti)
Numero scontrini
Valore medio scontrini (Incassato/Numero scontrini)
Sconto applicato %
Pezzi per scontrini (Pezzi venduti/Numero scontrini)
Numero ingressi in negozio
Scontrini per ingressi % (Numero scontrini/Numero ingressi * 100)
In input l’utente seleziona due intervalli temporali, appartenenti solitamente alla stagione in corso
ed a quella precedente, per i quali estrarre i dati ed eseguire il confronto.
Il report inoltre consente di effettuare il confronto anche tenendo conto solamente dei dati
provenienti da negozi aperti in entrambi gli intervalli temporali (L4L).
I livelli di dettaglio in base ai quali viene effettuata l’analisi dei dati sono i seguenti:
Macro tipologia di negozi (es. outlet, centro commerciale etc.)
Tipologia specifica di negozi (es. flagship, resort, HBJ etc.)
Negozio
Macro tipologia di negozi + Marchio (HB/HBJ/HS) + Linea (Uomo/Donna/Bambino) + Stagione
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Negozio + Marchio + Stagione
5.13.3.Confronto Stagioni
Nel report di confronto stagioni vengono rilevati i seguenti indicatori:
Capi inviati a negozio
Capi venduti
% Vendita (Capi venduti/Capi inviati a negozio * 100)
Sconto applicato %
Incassato
Prezzo medio
In input l’utente seleziona due intervalli temporali, appartenenti solitamente alla stagione in corso
ed a quella precedente, per i quali estrarre i dati ed eseguire il confronto.
Il report inoltre consente di effettuare il confronto anche tenendo conto solamente dei dati
provenienti da negozi aperti in entrambi gli intervalli temporali (L4L).
I livelli di dettaglio in base ai quali viene effettuata l’analisi dei dati sono i seguenti:
Canale (Full Price/Outlet) + Stagione + Marchio + Linea
Canale + Stagione + Marchio + Linea + Famiglia prodotto (es. camiceria, polo etc.)
Negozio + Stagione
5.13.4.Reportistica Wholesale
Vengono effettuate da Harmont & Blaine analisi statistiche per i clienti wholesale sia sull’ordinato
che sul fatturato.
La reportistica sul fatturato viene gestita tramite Business Intelligence mentre quella dell’ordinato
sta attualmente sul sistema gestionale.
5.13.5.Ordinato Wholesale
La reportistica sull’ordinato consente di selezionare il portafoglio ordini in base ad una serie di
attributi legati al cliente (es. zona, tipo cliente, destinazione merci etc.) o agli articoli (es. famiglia
prodotto, marchio, linea etc.) ed alla stagione.
Gli indicatori rilevati sono generalmente capi venduti, prezzo netto, valore ordine e costo del
venduto.
Anche i resi sono inclusi nelle statistiche con valore negativo rispetto a quello delle vendite.
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Alcuni report consentono l’analisi dei dati anche a livello di taglia e non solo di articolo (che
nell’attuale codifica di Harmont & Blaine include anche il colore).
E’ prevista la possibilità di effettuare il confronto dei dati tra la stagione in corso e quella
precedente.
5.13.6.Fatturato Wholesale
La reportistica sul fatturato attualmente ha come unico indicatore rilevato il fatturato netto. E’ stato
richiesto però da Harmont & Blaine di tenere conto nella futura reportistica anche degli sconti
applicati sul fatturato lordo.
I dati relativi al fatturato vengono selezionati all’interno di un determinato intervallo temporale e
suddivisi secondo le seguenti categorie:
Clienti Nazionali
Clienti Esteri
E-Commerce
Altro (vendite occasionali a stocchisti, agenti etc.)
Le vendite a clienti nazionali/esteri possono essere a sua volta dettagliate per regioni/paesi.
5.14. Processi End-to-End
5.14.1.Prima Linea
Nel diagramma è evidenziato tutto il flusso prima linea end-to-end (tutto il processo dei prodotti a
marchio H&B).
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Per la prima linea troviamo i fabbisogni identificati come:
1. Ordini di vendita Wholesale
2. Ordini di transferimento Retail. Questi ordini sono originati da una pianificazione
Extrasistema e generati tramite Retail Allocation.
Tali fabbisogni sono letti dal MRP che produce:
Richieste di acquisto per i prodotti commercializzati e questi danno origine a ordini di
Acquisto
Ordini pianificati per prodotti finiti e questi danno origine a ordini di produzione.
Da un primo lancio di allocazione i fabbisogni sono associati agli ordini presenti e viene generato il
file fornitore.
In base alla tipologia di ordini abbiamo che:
La merce che arriva da ordini di acquisto, arriva già a colli, viene effettuata l’inbound
delivery e l’entrata merci nel magazzino colli.
La merce prodotta da commesse di produzione, entra nel magazzino merci sfuse e viene
poi trasferita, dopo aver creato i colli, nel magazzino colli.
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Una volta che la merce è in magazzino viene effettuato un secondo lancio dell’allocazione, che
associa gli ordini allo stock. La merce viene messa in spedizione, creata la consegna e la lista
prelievo colli.
In seguito all’uscita merce abbiamo:
La fattura per gli ordini Wholesales
Carico del “viaggiante”, inbound delivery e carico negozio per gli ordini di trasferimento
retail.
5.14.2.Seconda Linea
Per quanto riguarda la seconda linea, i fabbisogni (ordini di trasferimento) sono generati tramite
Allocation table, una volta che i lotti sono stati definiti.
Per quanto concerne lo stock, abbiamo una iniziale dipanazione del flusso tra:
Seconda Linea Commercializzato
Seconda Linea Produzione Façon
Nel caso dei prodotti commercializzati la Retail Allocation creerà in automatico, in base ai lotti
definiti ed al master order excel, gli ordini di acquisto a fornitore. L’entrata merce avverà
direttamente nel magazzino lotti.
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Nel caso della produzione a façon la pianificazione di produzione è di tipo push, sono quindi creati
gli assortimenti a livello di SKU e immessi a sistema come fabbisogni indipendenti pianificati.
Questi vengono letti dall’MRP che li traduce in proposte di produzione (ordini pianificati) che a loro
volta verranno trasformati in commesse (ordini di produzione). L’entrata merce dei prodotti finiti
avverrà tecnicamante nel magazzino sfuso, per effetuare la corretta chiusura della commessa, e
immediatamente consolidata in lotti e trasferita nel relativo magazzino. Occorre notare che la
disponibilità della merce sarà solo nel magazzino lotti.
Gli ordini di trasferimento ai negozi per la distribuzione saranno creati tramite Allocation Table una
volta che il lotto è gia stato definito.
Una volta che tutta la merce è all’interno del magazzino lotti, viene effettuato un lancio di
allocazione che fissa lo stock agli ordini, viene creata la consegna, la lista di picking e l’uscita
merce.
5.14.3.Vendite Wholesale
Il processo di vendite wholesale si articola nelle seguenti fasi:
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Gli ordini inseriti dagli agenti nascono tutti bloccati in attesa di conferma. Sarà prevista, attraverso
un apposito motivo di blocco, la possibilità di consentire la trasmissione del fabbisogno ma non la
spedizione al cliente. Gli ordini dei clienti esteri resteranno bloccati fino alla ricezione del
pagamento a fronte della fattura proforma.
Tali fabbisogni sono visti dal MRP che genera:
Richieste di acquisto per prodotti commercializzati che si trasformano in ordini di acquisto,
Ordini pianificati per prodotti finiti che si traducono in Ordini di produzione.
In base alla tipologia di ordini abbiamo che:
La merce che arriva da ordini di acquisto, arriva già a colli, viene effettuata l’inbound
delivery e viene effettuata l’entrata merci nel magazzino colli;
La merce prodotta da commesse di produzione, entra nel magazzino merci sfuse, e viene
poi trasferita, dopo aver creato i colli, nel magazzino colli.
Una volta che la merce è in magazzino viene effettuato un secondo lancio dell’allocazione, che
associa gli ordini allo stock. La merce viene messa in spedizione, creata la consegna e la lista
prelievo colli.
In seguito all’uscita merce abbiamo la generazione della fattura per gli ordini Wholesales.
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Talvolta se la spedizione avviene in ritardo rispetto a quanto concordato il cliente in alternativa al
rifiuto può chiedere di avere la merce in conto deposito. In tal caso sarà creato un ordine di reso
che fa rientrare ‘virtualmente’ la merce presso Harmont & Blaine e genera una nota credito a
storno totale della fattura accompagnatoria già emessa. Successivamente sarà creato un nuovo
ordine di vendita in conto deposito, per copia dall’originale, che consentirà di tracciare a sistema
l’effettiva situazione della merce, la quale si trova presso il cliente ma risulta sempre di proprietà
Harmont & Blaine. La regolazione della fatturazione avverrà quindi in un momento successivo in
base al consumo effettivo.
5.14.4.Contratto Estimatorio
Gli assortimenti sono decisi extra sistema, generando un file Excel. Tale file viene utilizzato dalla
Retail Allocation per generare ordini di acquisto con consegna diretta. La merce carica “il
viaggiante”. Viene generata l’inbound delivery e l’entrata merci è effettuata con le quantità teoriche
del viaggiante. Eventuali rettifiche sono effettuate successivamente direttamente su Store. Su SAP
l’entrata merce viene fatta sul Punto Vendita (carico stock conto deposito fornitore).
Dal Sell Out registrato su Store vengono riportati i corrispettivi su SAP, dai quali è generata la
prefattura a fornitore.
A fine stagione, viene effettuato il reso dell’invenduto.
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5.15. Gap rilevati – Area Vendite
5.15.1.Ordini tramite RFID
E’ stato richiesto per i processi di riassortimento e vendita agli stocckisti la possibilità di generare in
automatico gli ordini di vendita a partire dalla lettura dei capi/colli con RFID.
Per mappare questo processo in SAP FMS occorrerà definire un’apposita interfaccia tra RFID e
sistema gestionale. Non essendo prevista nello scope di progetto sarà eventualmente considerata
un gap e quotata a parte.
5.15.2. Gestione resi tramite RFID
Nell’attuale sistema gestionale è stato rilevato come GAP la rilevazione dei materiali resi a fine
stagione automaticamente tramite sistema RFID.
5.15.3.Replenishment negozi
E’ stato richiesto uno strumento di interrogazione (report) che a fronte del fabbisogno di
riassortimento di un negozio (taglie mancanti) mostri la disponibilità della merce mancante non
solo sul centro di distribuzione, come da tool standard, ma anche presso i negozi.
La richiesta di trasferimento del capo sarà poi fatta puntualmente su Stores2 come da procedura
attuale.
5.15.4.Reportistica
Eventuali report custom (personalizzazioni non previste dallo standard SAP FMS) sul sistema
gestionale.
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6. Area Controlling (CO)
Nel modulo CO (controlling) di SAP FMS si rilevano gli accadimenti dell’azienda dal punto di vista
del controllo di gestione.
Il modello SAP proposto garantisce per natura e destinazione ed in modo integrato, la tracciabilità
del conto economico sulle dimensioni strategiche di analisi di Harmont & Blaine.
Il modello proposto è sviluppato secondo il processo caratteristico tipico delle aziende operanti nel
settore della moda.
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Nello specifico ambito del settore della moda in cui variabili come la stagionalità e la collezione
giocano un ruolo di estrema importanza per la rilevazione dei dati aziendali, occorre seguire il
processo di creazione e sviluppo della collezione in elementi che passano dalla sua ideazione fino
alla sua chiusura:
Creazione del prototipo;
Determinazione del costo standard per materiale di campionario e collezione;
Vendita della collezione;
Altri ricavi extra gestione caratteristica;
Processo di rivalutazione e svalutazione delle collezioni.
Trasversalmente a tutte queste attività strettamente legate al processo aziendale devono essere
considerate altre attività di contabilizzazione nell’ambito della struttura aziendale, che consistono
nella registrazione di costi indiretti e generali (costi commerciali, costi indiretti di produzione) nei
seguenti oggetti di contabilizzazione:
Centri di costo
Ordini interni
Fatta questa premessa, occorre introdurre il più importante strumento offerto da SAP FMS in
merito al controllo di gestione e cioè l’analisi della profittabilità in ottica pluridimensionale.
Tale funzionalità costituisce l’ambiente di analisi finale di tutti i flussi di contabilizzazione sopra
evidenziati. Infatti, tale ambiente di analisi del controllo di gestione, oltre a poter essere alimentato
direttamente al momento della manifestazione del costo o del ricavo (in quanto oggetto di
contabilizzazione diretto di costi e ricavi), può essere utilizzato per la pianificazione delle vendite
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(budget), nonché destinatario finale di costi temporaneamente contabilizzati su altri oggetti di
contabilizzazione come gli ordini interni o i centri di costo. Quindi, attraverso una procedura di
scarico periodico di tali oggetti attivata dal controllo di gestione ogni fine mese, è possibile
alimentare di dati essenziali tale ambiente di analisi e poter quindi ottenere conti economici
gestionali che riassumono l’insieme dei costi e ricavi sino al Margine Ante Imposte ed Oneri
Finanziari.
Nel presente documento, dopo aver trattato l’aspetto legato all’ inserimento del budget di vendita,
alla struttura organizzativa in tema di controlling, si partirà con il descrivere puntualmente i flussi di
contabilizzazione legati alla contabilità per centri di costo ed ordini interni. Per concludere verranno
indicate le relative dimensioni di analisi come per gli schemi di reportistica di conto economico.
6.1. Strutture Organizzative Controllo di Gestione
Le principali strutture organizzative di SAP per ciò che riguarda il Controllo di Gestione sono le
seguenti:
Controlling area
Società
Area risultato
Controlling area
La Controlling Area (CA) definisce l’ambito di riferimento della contabilità analitica.
La CA è l’unità organizzativa di livello più alto nel Controllo di gestione; contiene tutti gli elementi di
tale modulo (gerarchie standard, Centri di Costo, Voci di Costo, Profit Center ), cioè tutti gli oggetti
che permettono l’analisi dei costi.
Essa è dunque utilizzata per gestire i costi ed i ricavi in modo indipendente dalla struttura giuridica
dell’organizzazione e può essere strutturata in modo da riflettere il modello organizzativo
dell’azienda.
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La società è legata in maniera univoca alla Controlling Area: si possono avere più società
associate ad una CA, ma non viceversa, cioè non c’è la possibilità di associare una società a più
controlling aree. L’attuale soluzione in questione prevede una singola Controlling Area.
6.1.1. – Società
La Società è l’unità organizzativa dotata di propria autonomia contabile (entità avente rilevanza
giuridica).
La Società è comune a tutti i moduli SAP, anche se è una configurazione tipica del Modulo FI.
6.1.2. – Area risultato
L’area risultato rappresenta è il più alto livello di reporting ed è impiegata nell’Analisi della
profittabilità (CO-PA): ne è la struttura fondamentale, in quanto definisce le varie caratteristiche e
campi valore utilizzati, identificando un segmento di mercato.
Una o più controlling area possono essere attribuite ad una singola area risultato. Quando i dati
vengono trasferiti a PA, il sistema determina l’area risultato appropriata in base alla controlling
area. Si deve dunque attribuire una controlling area ad un’area risultato quando si personalizzano
le strutture organizzative.
Tecnicamente un’ area risultato è un settore che comprende sia oggetti validi per tutti i mandanti,
come le strutture dati e l'ambiente dell’ area risultato, sia oggetti specifici di un mandante quali ad
esempio attributi, schemi di analisi della profittabilità, report.
6.1.3. Voci di costo
Le Voci di Costo sono degli oggetti di CO strettamente legate alla contabilità: esse possono essere
definite come dei conti che permettono di visualizzare una scrittura contabile anche nella
contabilità analitica. Vi è infatti un rapporto di 1 ad 1 con la contabilità.
Le voci di costo (VdC) sono i vettori dei costi, cioè quegli elementi che definiscono la natura del
costo.
Tutte le volte che su SAP un conto di contabilità è aperto come Voce di Costo, il sistema richiederà
un Oggetto Controlling a cui attribuire la destinazione economica.
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Ogni voce di costo è legata in anagrafica ad un tipo voce di costo che determina la tipologia di
operazione per la quale può essere usata.
Le voci di costo possono essere
Primarie:
Univocità di codifica tra Contabilità Generale e Controlling
Imputazione diretta in Contabilità Generale
Secondarie:
Ad uso esclusivo del Controlling (Non sono rilevanti per la Contabilità Generale)
Utilizzate per trasferire i costi all’interno del mondo Controlling (es. Ribaltamenti, etc. )
La creazione delle voci di costo avviene indicando la tipologia, di seguito le tipologie possibili:
Tipo di voce
di costo
Descrizione Tipologia Note
1 Costi Primaria Usata per i costi, accetta
contabilizzazione su tutti gli
oggetti di costo
11 Ricavi Primaria Usata per contabilizzazione dei
ricavi, accetta contabilizzazione
solo su oggetti di costo su cui è
previsto un ricavo. Ad esempio
sul “Segmento risultato di CO-
PA”, Commesse\Ordini Interni.
Non accetta contabilizzazione su
Centri di Costo in maniera
effettiva ma solo statistica.
12 Rettifica di Ricavi Primaria Come la voce di costo di tipo 11,
usata per differenziare i valori di
puro ricavo. Ad esempio viene
usata per gli sconti attivi
22 Scarico Costi (voce primaria) Primaria Usata per i processi di scarico
costi. Ad esempio viene usata
per scaricare i costi dalle
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commesse d’investimento.
21 Scarico Costi (voce secondaria) Secondaria Usata per i processi di Scarico
costi degli ordini\commesse.
Viene usata per poter scaricare
e raggruppare più nature di
costo in una unica voce di costo
secondaria
41 Quote costi generali Secondaria Voce di costo usata per il calcolo
dei costi generali. Ad esempio
se si usa per imputare la quota
di costo del dazio su base
percentuale rispetto al valore
della materia prima
42 Voce di Distribuzione Secondaria Voce di costo usata per i cicli di
riallocazione dei costi. Usata per
le regole di Distribuzione costi.
43 Voce per ribaltamento basato
su attività
Secondaria Voce di costo usata per il
ribaltamento costi d’attività
basato sull’allocazione dei costi
in basde ad una quantità ed una
tariffa. Questo tipo di voce di
costo viene inserito
nell’anagrafica del tipo d’attività.
I conti civilistici e gestionali economici di costo e ricavo verranno aperti di default come Voci di
Costo, affinché abbiano rilevanza in Controllo di Gestione e ci sia una perfetta quadratura tra FI
(modulo di Contabilità) e CO. Ad ogni registrazione quindi, il sistema richiederà un oggetto di
Controlling a cui attribuire la scrittura contabile. È’ possibile mappare delle relazioni Voci di costo –
centri di costo, affinchè il sistema, tutte le volte che verrà utilizzato un determinato conto (VdC)
attribuirà un Centro di costo in modo automatico.
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Esempio REGISTRAZIONE FI-CO:
Il sistema genererà due documenti:
Il documento di Contabilità (FI) esegue un addebito sul conto co.ge. di costo ed esegue un
accredito sul conto di bilancio.
Il documento CO addebita l'oggetto CO (utilizzando la voce di costo primaria corrispondente con lo
stesso numero del conto co.ge.). Nel documento CO non viene eseguito il relativo accredito.
Le voci di costo primarie rappresentano la modalità con la quale il sistema rileva, secondo lo
schema contabile unico, i valori economici delle transazioni della contabilità generale rendendoli
visibili nel modulo CO.
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Dal momento in cui un conto del piano dei conti è aperto come una voce di costo il sistema in ogni
movimentazione contabile richiede sempre una destinazione del controlling: centro di costo, ordine
interno, ordine di produzione, oggetto risultato. L’inserimento dell’oggetto gestionale avviene
mentre si effettua la transazione di prima nota contabile (FI), oppure quando si creano i documenti
di acquisto/vendita (Richiesta di Acquisto, Ordine di Acquisto, Ordine di Vendita).
E’ possibile associare come default una voce di costo ad un oggetto CO. Questo è utile per le
transazioni che generano dei movimenti automatici o per i quali la destinazione CO è fissa.
Quando si crea una voce di costo è sufficiente inserire il relativo conto di contabilità generale ed il
sistema rileva in automatico la descrizione, dando comunque la possibilità di modificarla. Un
parametro importante, da inserire nella creazione dell’anagrafica della voce di costo, è il codice del
tipo voce di costo. Questo parametro permette di differenziare, in particolare, se si tratta di una
voce di costo o voce di ricavo oppure di una riduzione di ricavo. Ad esempio il valore 01 (voci di
costo primarie generali) permette le registrazioni primarie standard provenienti dalla contabilità (FI)
o dalla gestione materiali (acquisti, movimenti di magazzino).
L’implementazione di SAP FMS prevede l’utilizzo delle voci di costo/ricavo primarie relativamente
alla registrazione delle transazioni derivanti da:
Gestione acquisti
Movimenti di materiale per la produzione
Registrazione dirette dalla contabilità
Gestione vendite
E’ importante evidenziare che la definizione delle voci di costo è il risultato dell’analisi della parte
economica del piano dei conti. Quindi, nel processo di revisione e definizione del piano dei conti
della contabilità generale , devono essere considerate in maniera puntuale le esigenze riferite alla
gestione dei costi e dei ricavi in ambito controlling.
Le voci di costo secondarie, a differenza delle voci di costo primarie, sono create per un utilizzo
esclusivo nel modulo CO per identificare i flussi di costi interni come i ribaltamenti dei costi. Le voci
di costo secondarie non sono collegate a conti di contabilità generale.
Nella creazione dei dati anagrafici delle voci di costo il Sistema SAP richiede le seguenti
informazioni:
Campo Note
Cod. voce di costo Codice identificativo della voce di costo. Str
Data di validità - Da/a Definisce il periodo di validità di una voce di costo
Definizione Definizione della voce di costo
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Tipo voce di costo Determina per quali operazione è impiegata una voce di
costo.
6.1.4. Centri di costo
I centri di costo sono le unità organizzative di riferimento per la rilevazione dei costi nell’ambito del
sistema di controllo. Questi oggetti sono individuati sulla base della struttura organizzativa
dell’azienda. La contabilità per centri di costo si realizza nel modulo CO-CCA Controlling Cost
Center Accounting.
Nella creazione dei dati anagrafici dei centri di costo il Sistema SAP richiede le seguenti
informazioni:
Campo Note
Cod. centro di costo Codice identificativo del centro di costo
Data di validità Definisce il periodo di validità di un centro di costo
Definizione Descrizione oggetto di costo
Responsabile Informazione statistica
Tipo Centro di Costo Tipologia del centro di costo: produzione, ausiliario,
amministrazione
Area Funzionale Attribuzione ad Area Funzionale di riferimento
Profit Center Attribuzione al profit center di riferimento
Area gerarchia Livello della gerarchia standard al quale appartiene il centro di costo
Società Società associata al CdC
La struttura dei centri di costo è stata definita riflettendo l’attuale struttura aziendale, di seguito la
definizione dei centri di costo con l’attribuzione del profit center:
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Profit Center
in anagrafica Descrizione CDC Descrizione
HB100-R01 APT Milano Linate 1000001 Costi Punto Vendita - APT Milano Linate
HB100-R02 APT Capodichino 1000002 Costi Punto Vendita - APT Capodichino
HB100-R03 APT Fiumicino 1000003 Costi Punto Vendita - APT Fiumicino
HB100-R04 APT Malpensa 1000004 Costi Punto Vendita - APT Malpensa
HB100-R05 Porto Cervo 1000005 Costi Punto Vendita - Porto Cervo
HB100-R06 Palermo Jeans 1000006 Costi Punto Vendita - Palermo Jeans
HB100-R07 Riccione 1000007 Costi Punto Vendita - Riccione
HB100-R08 Portofino 1000008 Costi Punto Vendita - Portofino
HB100-R09 Bari 1000009 Costi Punto Vendita - Bari
HB100-R10 Porto Rotondo 1000010 Costi Punto Vendita - Porto Rotondo
HB100-R11 Sorrento 1000011 Costi Punto Vendita - Sorrento
HB100-R12 Genova 1000012 Costi Punto Vendita - Genova
HB100-R13 Salerno 1000013 Costi Punto Vendita - Salerno
HB100-R14 Ischia 1000014 Costi Punto Vendita - Ischia
HB100-R15 Napoli Piazza dei Martiri 1000015 Costi Punto Vendita - Napoli Piazza dei Martiri
HB100-R16 Viareggio 1000016 Costi Punto Vendita - Viareggio
HB100-R17 Napoli Via Scarlatti 1000017 Costi Punto Vendita - Napoli Via Scarlatti
HB100-R18 Milano C.so Matteotti 1000018 Costi Punto Vendita - Milano C.so Matteotti
HB100-R19 Palermo 1000019 Costi Punto Vendita - Palermo
HB100-R20 Forte dei Marmi 1000020 Costi Punto Vendita - Forte dei Marmi
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HB100-R21 Torino 1000021 Costi Punto Vendita - Torino
HB100-R22 Sanremo 1000022 Costi Punto Vendita - Sanremo
HB100-R23 C.C. Auchan Mestre 1000023 Costi Punto Vendita - C.C. Auchan Mestre
HB100-R24 C.C. Casamassima 1000024 Costi Punto Vendita - C.C. Casamassima
HB100-R25 C.C. Campania 1000025 Costi Punto Vendita - C.C. Campania
HB100-R26 C.C. Euroma 2 1000026 Costi Punto Vendita - C.C. Euroma 2
HB100-R27 C.C. Gran Shopping Molfetta 1000027 Costi Punto Vendita - C.C. Gran Shopping Molfetta
HB100-R28 C.C. Le Fontane Catanzaro 1000028 Costi Punto Vendita - C.C. Le Fontane Catanzaro
HB100-R29 C.C. Maximall Pontecagnano 1000029 Costi Punto Vendita - C.C. Maximall Pontecagnano
HB100-R30 C.C. Chieti Megalò 1000030 Costi Punto Vendita - C.C. Chieti Megalò
HB100-R31 C.C. Metropolis Rende 1000031 Costi Punto Vendita - C.C. Metropolis Rende
HB100-R32 C.C. Forum Palermo 1000032 Costi Punto Vendita - C.C. Forum Palermo
HB100-R33 C.C. Porta di Roma 1000033 Costi Punto Vendita - C.C. Porta di Roma
HB100-R34 C.C. Roma Est 1000034 Costi Punto Vendita - C.C. Roma Est
HB100-R35 C.C. Genova Fiumara 1000035 Costi Punto Vendita - C.C. Genova Fiumara
HB100-R36 C.C: La Cartiera Pompei 1000036 Costi Punto Vendita - C.C: La Cartiera Pompei
HB100-R37 C.C. Romagna Center 1000037 Costi Punto Vendita - C.C. Romagna Center
HB100-R38 C.C. Auchan Taranto 1000038 Costi Punto Vendita - C.C. Auchan Taranto
HB100-R39 C.C. Le Befane 1000039 Costi Punto Vendita - C.C. Le Befane
HB100-R40 C.C. Vulcano Buono 1000040 Costi Punto Vendita - C.C. Vulcano Buono
HB100-R41 C.C. Milano Vulcano 1000041 Costi Punto Vendita - C.C. Milano Vulcano
HB100-R42
C.C. Centro Sicilia
Misterbianco 1000042
Costi Punto Vendita - C.C. Centro Sicilia
Misterbianco
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HB100-R43 C.C. Conca D'oro 1000043 Costi Punto Vendita - C.C. Conca D'oro
HB100-R44 C.C. Due Mari 1000044 Costi Punto Vendita - C.C. Due Mari
HB100-R45 Outlet Marcianise Jeans 1000045 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Jeans
HB100-R46 Outlet Castel Guelfo 1000046 Costi Punto Vendita - Outlet Castel Guelfo
HB100-R47 Outlet Agira Uomo 1000047 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Uomo
HB100-R48 Outlet Agira Donna 1000048 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Donna
HB100-R49 Outlet Agira Jeans 1000049 Costi Punto Vendita - Outlet Agira Jeans
HB100-R50 Outlet Barberino 1000050 Costi Punto Vendita - Outlet Barberino
HB100-R51 Outlet Castel Romano 1000051 Costi Punto Vendita - Outlet Castel Romano
HB100-R52 Outlet Eboli Uomo 1000052 Costi Punto Vendita - Outlet Eboli Uomo
HB100-R53 Outlet Franciacorta 1000053 Costi Punto Vendita - Outlet Franciacorta
HB100-R54 Outlet Mantova 1000054 Costi Punto Vendita - Outlet Mantova
HB100-R55 Outlet Marcianise Donna 1000055 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Donna
HB100-R56 Outlet Marcianise Uomo 1000056 Costi Punto Vendita - Outlet Marcianise Uomo
HB100-R57 Outlet Molfetta 1000057 Costi Punto Vendita - Outlet Molfetta
HB100-R58 Outlet Mondovì 1000058 Costi Punto Vendita - Outlet Mondovì
HB100-R59 Outlet Noventa 1000059 Costi Punto Vendita - Outlet Noventa
HB100-R60 Outlet Palmanova 1000060 Costi Punto Vendita - Outlet Palmanova
HB100-R61 Outlet Pescara 1000061 Costi Punto Vendita - Outlet Pescara
HB100-R62 Outlet Serravalle 1000062 Costi Punto Vendita - Outlet Serravalle
HB100-R63 Outlet Soratte 1000063 Costi Punto Vendita - Outlet Soratte
HB100-R64 Outlet Valdichiana 1000064 Costi Punto Vendita - Outlet Valdichiana
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HB100-R65 Outlet Valmontone 1000065 Costi Punto Vendita - Outlet Valmontone
HB100-R66 Outlet Vicolungo 1000066 Costi Punto Vendita - Outlet Vicolungo
HB100-W17 WholeSales Italia 1000067 Costi associati a canale - WholeSales Italia
HB100-W18 WholeSales Europa 1000068 Costi associati a canale - WholeSales Europa
HB100-W19 WholeSales Asia 1000069 Costi associati a canale - WholeSales Asia
HB100-W20 WholeSales USA 1000070 Costi associati a canale - WholeSales USA
HB100-W21 WholeSales ME 1000071 Costi associati a canale - WholeSales ME
HB100-W22 WholeSales SA 1000072 Costi associati a canale - WholeSales SA
HB100-E01 E-commerce 1000073 Costi associati a canale - E-commerce
HB100-S01 Canale Stockista 1000074 Costi associati a canale - Canale Stockista
HB100-C01 Prodotti Campionario 1000075 Costi associati a - Prodotti Campionario
HB100-O01
Overhead 2000000 CDA - Coll. Sindacale - Legale Societario
Overhead 2000001 Direzione generale
Overhead 2000002 Dir. Comm. - WH Italia OVH Costs
Overhead 2000003 Dir. Comm. - WH Estero OVH Costs
Overhead 2000004 Dir. Comm. - Retail OVH Costs
Overhead 2000005 Dir. Comm. - Business Development OVH Costs
Overhead 2000006 Dir. Comm. - Customer Service OVH Costs
Overhead 2000007 Dir. Comm. - Showroom Via Tortona - MI
Overhead 2000008 Dir. Comm. - Visual Merchandiser
Overhead 2000009 Logistica - Direzione
Overhead 2000010 Logistica DEL BO
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Overhead 2000011 Logistica MOVIMODA
Overhead 2000012 F. Centrali - Servizi Generali
Overhead 2000013 F. Centrali - Facilities Mgmt
Overhead 2000014 F. Centrali - Acquisti No Core
Overhead 2000015 F. Centrali - Costo SEDE
Overhead 2000016 F. Corporate - AFC
Overhead 2000017 F. Corporate - Servizi Informativi
Overhead 2000018 F. Corporate - HR
Overhead 2000019 F. Corporate - Legal
Overhead 2000020 Produzione & Acquisti Core
Overhead 2000021 Comunicazione & PR
Overhead 2000022 Dir. Stile - HB Stile Uomo
Overhead 2000023 Dir. Stile - HB Stile Donna
Overhead 2000024 Dir. Stile - HBJ HS Stile Uomo
Overhead 2000025 Dir. Stile - Modelleria
Overhead 2000026 Dir. Stile - Merchandising
Overhead 2000027 Dir. Stile - Grafica
Overhead 2000028 Dir. Stile - Prototipia
Overhead 2000029 Dir. Stile - Direzione
Overhead 2000030 Magazzino
I centri di costo sono organizzati in base di una Gerarchia Standard. La gerarchia descrive la
struttura operativa della società. E’ possibile creare altri raggruppamenti che rappresentano
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modalità alternative di aggregazione dei valori registrati sui singoli centri di costo per soddisfare le
esigenze legate al reporting.
Livello Centro di Costo
Gruppo
Società
Area Funzionale
Raggruppamento
Dettaglio
Ogni gerarchia si compone di diversi livelli di aggregazione per ognuno dei quali risulta significativa
una totalizzazione dei costi. Il livello di massimo dettaglio è costituito dal singolo centro di costo sul
quale sono effettuate le registrazioni contabili.
6.1.5. Profit Center
I Centri di Profitto rappresentano dimensioni interne di analisi su cui imputare costi e ricavi al fine
di misurarne la performance in termini di risultato di Conto Economico.
L’assegnazione dei “cost object” al Centro di Profitto permette di far confluire automaticamente i
dati registrati sugli oggetti di CO nel Centro di Profitto stesso.
Attrib. con legame anagrafico
Centri di profitto CdC
Imputazione automatica
FI
MM
ALTRI
SIST.
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E’ possibile effettuare riallocazioni di costi/ricavi da un Centro di Profitto ad altri Centri di Profitto
attraverso l’uso di driver di natura quantitativa o a valore (saldi di conti).
Sono stati definiti i profit center per Harmont & Blaine considerando le due tipologie di business
Retail e Wholesale.
Per quanto riguarda il Retail, ogni punto vendita sarà un centro di profitto (oltre che un centro di
costo).
Per il Wholesale è presente una suddivisione per macroaree geografiche, il profit center in questo
caso verrà derivato mediante regole legate al cliente.
Di seguito la lista dei centri di profitto:
1° Livello 2° Livello 3° Livello Profit
Center Descrizione
VALORE DELLA
PRODUZIONE
NODO
RETAIL
ITALIA
Nodo
Aeroporti R01 APT Milano Linate
R02 APT Capodichino
R03 APT Fiumicino
R04 APT Malpensa
Nodo
Boutique R05 Porto Cervo
R06 Palermo Jeans
R07 Riccione
R08 Portofino
R09 Bari
R10 Porto Rotondo
R11 Sorrento
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R12 Genova
R13 Salerno
R14 Ischia
R15 Napoli Piazza dei Martiri
R16 Viareggio
R17 Napoli Via Scarlatti
R18 Milano C.so Matteotti
R19 Palermo
R20 Forte dei Marmi
R21 Torino
R22 Sanremo
Nodo Centri
Comm R23 C.C. Auchan Mestre
R24 C.C. Casamassima
R25 C.C. Campania
R26 C.C. Euroma 2
R27 C.C. Gran Shopping Molfetta
R28 C.C. Le Fontane Catanzaro
R29 C.C. Maximall Pontecagnano
R30 C.C. Chieti Megalò
R31 C.C. Metropolis Rende
R32 C.C. Forum Palermo
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R33 C.C. Porta di Roma
R34 C.C. Roma Est
R35 C.C. Genova Fiumara
R36 C.C: La Cartiera Pompei
R37 C.C. Romagna Center
R38 C.C. Auchan Taranto
R39 C.C. Le Befane
R40 C.C. Vulcano Buono
R41 C.C. Milano Vulcano
R42 C.C. Centro Sicilia Misterbianco
R43 C.C. Conca D'oro
R44 C.C. Due Mari
Nodo Outlet R45 Outlet Marcianise Jeans
R46 Outlet Castel Guelfo
R47 Outlet Agira Uomo
R48 Outlet Agira Donna
R49 Outlet Agira Jeans
R50 Outlet Barberino
R51 Outlet Castel Romano
R52 Outlet Eboli Uomo
R53 Outlet Franciacorta
R54 Outlet Mantova
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R57 Outlet Molfetta
R58 Outlet Mondovì
R59 Outlet Noventa
R60 Outlet Palmanova
R61 Outlet Pescara
R62 Outlet Serravalle
R63 Outlet Soratte
R64 Outlet Valdichiana
R65 Outlet Valmontone
R66 Outlet Vicolungo
W17 WholeSales Italia
NODO WH
ESTERO
W18 WholeSales Europa
W19 WholeSales Asia
W20 WholeSales USA
W21 WholeSales ME
W22 WholeSales SA
Altri Ricavi O01 Altri Ricavi
E-commerce E01 E-commerce
Stockisti S01 Vendita a Stockista
Campionario C01 Vendita PF Campionario
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Intercompany I01 Intercompany
Dummy 9999 Dummy
6.1.6. Indicatori statistici
Gli indicatori statistici rappresentano delle attività e delle grandezze caratteristiche di un CdC, e
sono misurati in unità di misura o di tempo (scatti telefonici, numero dipendenti etc.).Essi possono
essere utilizzati sia per i flussi di dati del budget sia per i valori effettivi.
Nell'ambito del controlling gli indicatori statistici sono utilizzati per la distribuzione e ripartizione dei
costi. Essi formano la base per il calcolo dell'addebito sull'oggetto destinatario.Nella creazione dei
dati anagrafici degli indicatori statistici il Sistema SAP richiede le seguenti informazioni:
Campo Note
Cod. indicatore
statistico
Codice identificativo dell’indicatore statistico
Unità indicatore
statistico
Unità con la quale si misura il valore dell’indicatore statistico
Il valore dell’indicatore statistico può essere definito come:
valore fisso – il valore costante dal mese di inserimento per esercizio fiscale.
valore totale – il valore inserito nel mese non viene riportato nei mesi successivi
6.1.7. Gruppi di dati anagrafici nel Controlling
Per tutte le tipologie di dati anagrafici del Controlling sarà possibile creare gruppi. Con questa
funzione sarà possibile elaborare contemporaneamente le informazioni relative a più dati
anagrafici nelle seguenti operazioni:
gestione delle funzionalità di allocazioni dei costi;
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operazioni di pianificazione;
analisi dei report;
analisi dei dati anagrafici.
Per il Sistema SAP il gruppo di dati anagrafici è una struttura gerarchica. I dati anagrafici sono
attribuiti a diversi livelli ognuno dei quali analizzabile separatamente o all’interno del nodo al quale
appartiene al livello più alto.
6.2. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale
6.2.1. Pianificazione dei ricavi – Budget delle vendite/commerciale
Su SAP sarà possibile registrare il Budget delle vendite mediante il modulo dell’Analisi della
Profittabilità. I dati potranno essere pianificati in fogli elettronici per poi essere trasferiti all’interno
del sistema
Sarà possibile pianificare su molteplici caratteristiche (come ad esempio: le aree geografiche, i
clienti, i gruppi di clienti, i prodotti, i gruppi di prodotti, canale distributivo, il brand, …) in base alle
esigenze.
Nel caso di H & B si inserirà il budget delle vendite, inteso come quantità venduta, ricavi e costi,
sulla seguente struttura:
RETAIL:
Punto vendita
Brand
Stagione
Linea (u,d,j)
Famiglia
WHOLESALE
ITALIA
Regione
Brand
Stagione
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Linea (u,d,j)
Famiglia
ESTERO
Nazione
Brand
Stagione
Linea (u,d,j)
Famiglia
Sarà possibile creare e selezionare vari layout di pianificazione in base alle caratteristiche indicate.
I layout saranno essere integrati con excel: in tal modo si potranno sfruttare i controlli di coerenza
di SAP con la flessibilità del foglio di calcolo.
Sarà prevista la possibilità di copiare i dati effettivi o pianificati da un altro esercizio o da altre
versioni.
Le versioni di pianificazione permetteranno la creazione diverse varianti di budget e di metterle a
confronto.
6.2.2. Caricare i dati di vendita come base di pianificazione
I dati previsionali di vendita potranno essere caricati come base per la pianificazione ricavi.
Sarà possibile identificare i vari segmenti di mercato grazie all’analisi della profittabilità.
In base alle caratteristiche rilevanti per la pianificazione( ad esempio: periodo di riferimento,
Società, Divisione, Org. Commerciale, Canale di distribuzione, Cliente, Gruppo cliente,
Brand,Stagione,Linea, Famiglia ecc…), sarà possibile selezionare vari layout di pianificazione:
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Il caricamento dei dati esterni, potrà avvenire in vari modi:
Inserimento manuale: in questo caso si lancerà il layout di pianificazione prescelto e si inseriranno
i dati richiesti. Come da schermata che segue sarà possibile compilare lo schema ad esempio su
Brand, stagione, linea e/o Articolo, con i dati di pianificazione desiderati, quali ad esempio:
Quantità di vendita,
1. Prezzo di vendita,
2. Costo del venduto.
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Si può prevedere un particolare tipo di layout, che permette la completa integrazione con Excel
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È possibile inserire i dati manualmente oppure mediante la funzione Copia e Incolla da un proprio
foglio Excel.
Caricare un file di dati esterno, mediante un opportuno upload.
Il foglio elettronico viene elaborato e formattato con i dati necessari per la pianificazione e salvato
come formato *.txt. Accedendo poi alla transazione di upload:
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E compilando i campi relativi a:
Area risultato;
Tipo analisi Profittabilità;
Inserire file singolo/directory;
Percorso del file
Verrà eseguito il caricamento dei dati da file esterno.
6.2.3. Copiare i dati dell’esercizio precedente
È possibile, per le caratteristiche desiderate copiare i dati richiamando la relativa funzione.
I dati vengono copiati nel periodo di pianificazione (con un offset del periodo pari a 12; ad esempio
01.2012 è copiato in 01.2013).
6.2.4. Sintesi funzionalità inserimento budget
Sarà possibile:
Copiare i dati relativi alle vendite dell’ anno precedente
Caricamento dei dati di vendita esterni come base di pianificazione
Visualizzazione dati
Effettuare delle rivalutazioni
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Revisionare le quantità
Eseguire la ripartizione Top-down
Valutazione
Sarà possibile effettuare una ripartizione top-down da gruppo prodotti a singolo articolo, e poi
ritrasmetterli.
Sarà consentito inoltre effettuare la Valutazione dei costi mediante calcolo costi del prodotto, se
questi sono stati calcolati e salvati per i vari articoli.
6.2.5. Gestione delle Versioni
È prevista la possibilità di poter redigere un budget con revisione durante l’esercizio. Ciò sarà
possibile prevedendo una versione “0” operativa che, a cadenza periodica potrà essere
cristallizzata, attraverso la copia su altre versioni.
La soluzione prevede l’individuazione e la creazione di diverse Versioni di pianificazione, che
consentano aggiornamenti e modifiche.
Le versioni di pianificazione vengono aggiornate ogni Esercizio e, mediante un codice di Blocco
non ne è possibile la modifica di pianificazione, se non su un’altra versione.
Si può effettuare la copia tra una versione e l’altra, selezionando:
- i periodi di riferimento;
- le versioni interessate;
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- se ci si riferisce a dati effettivi/pianificati;
- altre funzioni (rivalutazione, ecc,…)
Cliccando in alto sull’icona Regole di elaborazione, si può decidere quali dati si vogliono copiare: si
possono infatti selezionare e controllare i dati associati a quali campi valore e criteri di selezione
(caratteristiche) si vogliono copiare.
Ad esempio tutti:
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Le varie versioni non solo consentiranno di revisionare periodicamente il budget, ma verranno
utilizzate per analizzare gli scostamenti tra pianificato ed effettivo, o tra le stesse varie versioni di
pianificazione.
6.2.6. Pianificazione per Centri di Costo
Il processo di Pianificazione per Centri di Costo permette di programmare i costi per i centri di
costo in base a diverse tipologie/voci di costo, da parte dei relativi responsabili, durante il processo
di pianificazione del budget annuale, partendo solitamente da dati effettivi dell'anno
corrente/precedente.
Ciò permetterà di confrontare i costi pianificati e effettivi, e monitorare i costi per i centri di costo.
Sarà possibile inserire la pianificazione copiando dai dati effettivi o pianificati da un altro esercizio
o da altre versioni di pianificazione.
I layouts di pianificazione potranno essere integrati con template di caricamento excel.
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6.3. FLUSSO VALORI EFFETTIVI
6.3.1. Flussi effettivi per centro di costo
I costi effettivi saranno consuntivati da tutte le operazioni che individuano il centro di costo come
oggetto di destinazione:
Richieste di acquisto / Ordini di acquisto
Contabilizzazione diretta dalla contabilità (FI)
Movimenti di magazzino
Operazioni di allocazione dei costi
Nei documenti di acquisto sin dalla loro creazione è possibile inserire un centro di costo sul quale
contabilizzare il costo derivante dall’acquisto.
Nei documenti di richiesta negli ordini d’acquisto verrà mappato il “Richiedente” che in alcuni casi
sarà un soggetto differente dal Responsabile del Centro di Costo. In questo modo sarà possibile
mappare mediante opportuni report anche il soggetto o reparto che ha richiesto la spesa oltre che
il responsabile della spesa.
Il sistema al momento della registrazione dell’entrata merce / avvenuta prestazione effettua la
registrazioni seguenti:
Contabilizzazione da acquisto
FI
Conto acquisti Fatture da ricevere
100 100
CO
Centro di costo
VdC Acquisto
100
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Successivamente, al momento della registrazione della fattura, l’eventuale differenza prezzo si
riporta nel centro di costo sul quale è stata registrata precedentemente l’entrata merce / avvenuta
prestazione.
6.3.2. Flusso Costi Ammortamento
Nel modello proposto il costo di ammortamento, anche dal punto di vista gestionale, viene
determinato sulla base di aliquote civilistico/fiscali. Con il sistema SAP, al fine di garantire la
possibilità di contabilizzare i costi di ciascun cespite al centro di costo di appartenenza verrà
inserito il relativo riferimento nell’anagrafica cespite stessa.
Inoltre verranno duplicati i conti civilistici legati alla rilevazione del costo di ammortamento in conti
gestionali (che non entreranno in bilancio). Per tali conti verranno create le relative voci di costo
primarie che consentiranno di rilevare nel controllo di gestione la relativa quota di ammortamento
gestionale mensilmente.
6.3.3. Flusso Effettivo per Ordini Interni
L’ordine interno è un oggetto di contabilizzazione dei costi effettivi creato nell’ambito della specifica
controlling area. Tali oggetti possono essere scaricati a conto economico Analisi della Profittabilità
attraverso delle procedure di scarico manuali mensili al fine di permettere la lettura dei relativi dati
contabili in ottica sia di destinazione del costo che di competenza di stagionalità.
Nella creazione dell’anagrafica dell’ordine interno, il parametro Tipo ordine determina l’utilizzo e la
modalità di gestione dell’ordine stesso. In particolare determina:
range di numerazione
regole di scarico costi
gestione della classificazione
stato operativo
Nella creazione dei dati anagrafici degli ordini interni il Sistema SAP richiede le seguenti
informazioni:
Campo Note
Cod. ordine interno Codice identificativo dell’ordine interno generato
automaticamente dal sistema secondo un range guidato dal
Tipo Ordine
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Descrizione Es.: W05_Prototipi
Società Società alla quale l’ordine interno appartiene
Divisione Divisione Produzione Abbigliamento
CdC responsabile Codice del cdc responsabile dell’ordine interno
Il campo Descrizione sarà valorizzato secondo una codifica che evidenzia le informazioni relative
alle dimensioni organizzative (destinazione dei costi) alle quali si riferisce l’ordine interno. Si avrà
così una gestione più immediata nell’analisi della reportistica.
Per la gestione della prototipia sarà prevista una tipologia specifica di ordine interno.
6.3.4. Gestione dello stato dell’ordine
Sarà possibile gestire uno Stato dell’ordine interno. Gli stati definiscono il ciclo di vita di un ordine
interno. Stabiliscono le operazioni eseguibili sull’ordine in un dato momento.
Seguendo una logica di progetto, l’ordine interno può assumere i seguenti Stati:
Aperto: il sistema permette di eseguire la pianificazione dell’ordine interno.
Rilasciato: il sistema permette di eseguire le contabilizzazioni.
Chiuso tecnicamente: non è consentito emettere documenti di acquisto.
Chiuso: sono bloccate tutte le attività.
6.3.5. Valori effettivi dell’ordine interno
Per tali ordini interni i costi effettivi saranno generati a fronte di documenti di acquisto. Questi, al
momento della creazione sono impostati per poter contabilizzare su un ordine interno il costo
dell’acquisto. E’ importante segnalare che per una corretta gestione dei flussi, l’individuazione
dell’ordine interno nel momento in cui si redigono i documenti di acquisto, facilita la fase di analisi
ed attribuzione dei costi a conto economico.
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6.3.6. Ordini interni statistici
Verranno creati degli ordini interni di tipo statistico al fine di monitorare l’ammontare determinati
costi legati ad eventi (commesse) per i quali saranno utilizzati al fine di fornire un maggiore livello
di dettaglio nell’imputazione dei costi rispetto ai centri di costo. In questo caso la registrazione
risulterà di tipo effettivo nel centro di costo e di tipo statistico nell’ordine interno.
Al momento della registrazione di un costo il sistema contabilizzerà tali costi in via effettiva sui
centri di costo e in via statistica (solo informativa) sull’ordine stesso (senza duplicazione di costo).
6.3.7. Processo di vendita
L’intero processo di vendita è incentrato su di un particolare documento di fondamentale
importanza per l’intero flusso logistico: l’ordine di vendita .Nella logica del processo caratteristico
aziendale come percorso informativo completo, tale documento costituisce la fonte primaria per la
rilevazione nel mondo del controlling di SAP FMS sia dei ricavi effettivi di vendita che della
determinazione del costo del venduto. Tali informazioni di base, ereditando molte delle
informazioni aggiuntive contenute nell’ordine di vendita e dall’anagrafica materiale (tipo: gruppo
merce; stagione; collezione; brand etc.), possono essere lette in una logica multidimensionale
completa.
6.3.8. Ricavi di vendita
Per quanto riguarda la determinazione dei ricavi effettivi di vendita il sistema rileverà nel conto
economico CO-PA tali valori in modo automatico soltanto al momento del rilascio in contabilità
della fattura di vendita. Tali dati si riferiscono alle seguenti tipologie di materiali (Prodotti finiti,
Commercializzati) e ricavano le relative caratteristiche (vedi nel seguito: lista dimensioni di analisi -
gruppo no.1) dall’ordine di vendita stesso piuttosto che dall’anagrafica del materiale venduto.
Per i processi di vendita legati al flusso Retail non sarà presente l’ordine di vendita e sarà prevista
una interfaccia dall’applicativo STORE2 per la contabilizzazione dei ricavi con i dettagli d’analisi
necessari alla CO-PA.
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6.4. Costo del prodotto
6.4.1. Funzionalità del calcolo costi del prodotti
Il calcolo del costo del prodotto è un processo integrato del Sistema SAP. La struttura tecnica delle
quantità si ricava dalle seguenti applicazioni:
distinte base per le quantità di impiego dei materiali
cicli di lavoro per le lavorazioni esterne
Queste strutture anagrafiche sono definite nel modulo di Production Planning (PP).
Il risultato del calcolo costi determina la definizione del costo ed il valore della giacenza del
prodotto finito a livello di anagrafica.
Dal punto di vista delle strutture CO, il calcolo costi prevede la definizione di un Costing Layout
(Elementi di Costo). Il Costing Layout è uno schema che permette di evidenziare in fase di analisi
delle operazioni di calcolo costi e poi successivamente a livello di conto economico gestionale, la
stratificazione delle diverse tipologie di costo che compongono il costo standard del prodotto.
E’ stato definito che il costing layout sarà composto dai seguenti elementi di costo:
Materie Prime
Materiali accessori
Lavorazioni esterne
Questo schema è attribuito ai prodotti che hanno una distinta base di produzione e dei cicli di
lavoro.
In questi elementi di costo confluiranno tutti i conti movimentati dai prodotti e dalle prestazioni
presenti nella distinta base relativamente alla tipologia di costo che si intende rilevare nel calcolo
del costo del prodotto.
La distinta base fornisce la struttura e le quantità dei materiali di cui è composto un prodotto finito
o un semilavorato. La distinta base è l’elemento chiave per la determinazione dei costi dei materiali
impiegati per un prodotto da fabbricare.
All’interno del conto economico i risultati del calcolo dei costi sono utilizzati come base per il
calcolo dei margini.
6.4.2. Valorizzazione dei prodotti
Materie Prime e sussidiarie
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E’ stato definito che la valorizzazione dei prodotti acquistati (materie prime) avverrà a media
mobile. I materiali acquistati saranno valorizzati a stock con la media mobile di movimento SAP
con un costo che non terrà conto né dei costi di trasporto, né degli altri oneri accessori come i dazi
(costi indiretti d’acquisto). L’uso della media mobile per i materiali oggetto d’acquisto farà in modo
d’ottenere il valore aggiornato in tempo reale ad ogni movimento di magazzino.
Prodotti Finiti
Per i prodotti oggetto di Produzione verrà effettuata una valutazione a costo standard. La
procedura di calcolo costi sarà utilizzata per tutti quei prodotti che avranno una distinta base e dei
cicli di produzione.
Di seguito vengono indicate le caratteristiche della valorizzazione a costo standard:
Valorizzazione costante nei diversi periodi di analisi e non influenzato dai movimenti
Il valore è predeterminato secondo un benckmark di riferimento
Permette di tracciare gli scostamenti di produzione su determinati conti gestionali in un
conto economico (differenze)
Split dei vari componenti di costo (Materie prime, accessori, lavorazioni, etc) nel conto
economico di profittabilità (CO-PA)
Le differenze dei costi di produzione non incidono nel valore di magazzino e quindi
nell‘analisi del costo del venduto. Esse costituiscono elemento di reddito positivo\negativo
del conto economico, nel periodo in cui vengono accertate
Prima di lanciare la procedura di calcolo costi è necessario che si sia definito:
Anagrafica prodotto FMS per il quale si deve eseguire il calcolo costi con la Stock category
Viste contabili per tipi valutazione
Distinta base
Cicli di lavoro
6.4.3. Calcolo costi: gestione stato
La procedura di calcolo costi prevede la gestione delle seguenti fasi:
Calcolo: in questa fase si controlla che il calcolo costi non abbia errori bloccanti e che tutte
le componenti necessarie siano state recepite. In caso di errore il sistema dettaglia con un
log errori quali sono i problemi.
Solo i calcoli costi senza errori bloccanti possono essere fatti avanzare alla fase
successiva.
Questa fase è utile nel caso si volesse elaborare un calcolo costi per effettuare
puntualmente delle analisi di Make or Buy. Il sistema infatti offre tutti i dettagli di costo
come se si trattasse di un prodotto del quale si è iniziata la produzione.
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Marcatura: in questa fase il costo standard si marca. Nell’anagrafica del prodotto nella
vista Calcolo costi è inserito nel campo Prezzo Futuro.
Rilascio: con questa operazione si Rilascia il costo calcolato e ‘Marcato’, questo costo
diventa il costo standard corrente.
Dal momento in cui si determina un nuovo costo standard, se per quel prodotto esiste una
giacenza, il sistema rileva le differenze di valorizzazione delle giacenze per il nuovo standard, ed
automaticamente genera le scritture contabili per adeguare i conti stock.
6.4.4. Processo di produzione
Il controllo e l’analisi dei costi di produzione sarà effettuata nel sottomodulo di CO, CO-OBJ
(contabilità per oggetti di costo). La struttura principale di quest’area è l’ordine di produzione.
6.4.5. Ordine di produzione: funzionalità
L’ordine di produzione è l’oggetto di costo sul quale si effettua la pianificazione ed il controllo dei
costi della produzione.
Questa struttura anagrafica si crea nel modulo di Production Planning ed è condivisa tra questo
modulo e il modulo Controlling. Demandiamo per una più puntuale analisi dell’ordine di produzione
alla parte di analisi dell’area Production Planning.
Nel modulo Controlling l’ordine di produzione è visto come un oggetto di costo dove è possibile
registrare i costi.
Nel momento in cui si crea un ordine di produzione il sistema, sulla base del lotto di produzione e
del costo standard, determina i costi teorici, riferiti al prodotto oggetto della produzione.
Questi costi saranno la base per la determinazione degli scostamenti. In pratica il sistema valuta il
lotto di produzione secondo la distinta base ed i cicli di lavoro e memorizza i dati in una versione
chiamata versione Target.
I costi teorici vengono calcolati nel modo seguente:
Consumo di materiali
Le registrazioni di consumo di materiale (Materie Prime) verranno valorizzate a media
mobile
Costo delle lavorazioni esterne
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Tali lavorazioni vengono valorizzate al costo di listino della specifica lavorazione. Tale
costo deriva dall’anagrafica Sap (Inforecord) che attribuisce un prezzo di listino alla
combinazione lavorazione/fornitore.
In SAP il listino può essere compilato manualmente in base allo storico o ad un valore di
riferimento, che può essere aggiornato periodicamente.
6.4.6. Ordine di produzione: flusso dei dati effettivi
Una volta che l’ordine produzione è Rilasciato il sistema permette di eseguire le operazioni di
avanzamento dell’ordine. Le operazioni riguardano:
Consumo di materiali
Le registrazioni effettive di consumo di materiale (Materie Prime) verranno valorizzate a
costo di media mobile. Tale costo viene aggiornato dinamicamente dal sistema in base
alle diverse entrate merci.
Costo delle lavorazioni esterne
Tali lavorazioni, invece, vengono valorizzate al prezzo dell’ordine di acquisto, al
momento dell’entrata merce. Con l’entrata fattura il relativo costo viene ritoccato con
l’eventuale differenza.
Tutti i costi effettivi sono contabilizzati nell’ordine di produzione in tempo reale. In tal modo si ha in
ogni momento la possibilità di analizzare i costi già generati e sin da subito è possibile effettuare
dei confronti tra valori pianificati per il lotto di produzione e valori effettivi con il supporto delle
funzioni di reporting.
Durante l’esecuzione di un ordine di produzione sono possibili versamenti parziali o totali al
magazzino prodotti finiti. Occorre sottolineare che al momento del versamento dell’ordine di
produzione è necessario che sia stato eseguito e rilasciato il calcolo costi relativo al prodotto.
Tutti i movimenti generano delle registrazioni sia nella Contabilità (FI) su conti di consumo e conti
stock, sia nel Controlling sulle relative voci di costo.
Per quanto riguarda, invece, la manifestazione dei costi effettivi il sistema contabilizza
automaticamente i singoli costi in modo diverso a seconda della loro tipologia:
le singole registrazioni di consumo di materiale da magazzino vengono contabilizzate a
ordine di produzione al momento della registrazione dell’entrata merce del relativo ordine di
acquisto di c/lavoro nel caso di operazione esterna; al momento del prelievo componenti
agganciato nel modello all’avanzamento della fase interna;
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le quantità di lavorazioni esterne vengono anch’esse contabilizzate al momento della
registrazione dell’entrata merce del relativo ordine di acquisto.
6.4.7. Gestione varianze
Dopo aver versato il prodotto finito nello stock prodotti finiti, e prima di chiudere un ordine di
produzione, è necessario calcolare le varianze.
Il Sistema SAP calcola le varianze come differenza tra il costo teorico sull’ordine, valutando il lotto
di produzione con la distinta base e cicli di lavoro, ed il costo effettivo generati sull’ordine di
produzione durante l’avanzamento dell’ordine.
Una volta calcolato, il valore della varianza, sarà contabilizzato su un conto gestionale di
Differenza e scaricato direttamente in CO-PA con il dettaglio dell’articolo. Le varianze costituiranno
elemento di reddito positivo\negativo nel conto economico dell’articolo nel periodo in cui si sono
manifestate.
Il delta tra il valore derivante dal costo teorico e quello effettivo del consumo di materiali può
corrispondere ad una differenza scorporabile in due componenti fondamentali:
delta prezzo = dato dalla differenza tra la valorizzazione a costo media mobile delle
materie prime.
delta quantità = dato dalla differenza di quantità tra distinta base del codice relativo e lista
dei componenti consumati.
6.5. Ribaltamenti costi indiretti
6.5.1. Scenario
SAP fornisce svariati strumenti che permettono un’allocazione puntuale, in modo automatico o
manuale, dei costi da degli oggetti di Controlling (es. Centri di costo) ad altri oggetti.
In fase realizzativa del progetto d’implementazione verranno formati gli utenti per l’inserimento e
modoifica delle regole d’allocazione dei costi. Sarà prevista l’implementazione dei strumenti
standard SAP d’allocazione costi esplicitati nei paragrafi seguenti
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6.5.2. Giroconto manuale
Il Giroconto è uno strumento del Sistema SAP che permette la mobilitazione di importi tra oggetti di
contabilizzazione diversi, quali possono essere CdC, Ordini, ecc…, mantenendo però la natura di
costo originaria e utilizzando una voce di costo.
I giroconti non hanno alcun effetto in contabilità, hanno solo un fine reportistico in CO, questo
perché gli importi che vengono movimentati sono già inglobati totalmente nella contabilità.
Il giroconto può essere riferito a partite singole: in questo caso si utilizza come riferimento ad un
determinato documento contabile; ciò consente di tracciare e conoscere la scrittura originaria a
livello di dettaglio sugli strumenti di reportistica.
6.5.3. Giroconto periodico
Il Giroconto periodico è uno strumento del Sistema SAP che permette la mobilitazione periodica di
importi tra oggetti di contabilizzazione diversi, mediante delle regole inserite sul sistema.
Ad esempio, le registrazioni primarie (ad es. boll. telefoniche) sono contabilizzate in un oggetto di
allocazione (CdC, ordine per costi gen.) per ridurre al minimo in numero delle registrazioni in FI.
La registrazione iniziale attribuisce l’importo totale a un CdC di imputazione. A fine periodo,
mediante delle regole mappate sul sistema, tale importo verrà giro contato su altri oggetti CO.
SAP AG
R
Giroconto periodico
Centro di costo “transitorio”
473120 +15.000.-
473120 - 15.000.-
Telefono
gennaio
Regola allocazione:Indicatore statistico(telefonate interurb.)
473120 +6000.- 473120 +6000.- 473120 +3000.-
Interurbane
2000
Interurbane
2000
Interurbane
1000
2100 - 2100 - FinanzaFinanza & &
AmministrazioneAmministrazione2200 - 2200 - RisorseRisorse
umaneumane2300 -2300 -
AcquistiAcquisti
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6.5.4. Ripartizione
La Ripartizione è un’ operazione tipica di chiusura periodo ed uno strumento di CO necessario per
ripartire i costi da un determinato CdC mittente ad “n” CdC destinatari mediante una Voce di Costo
Primaria.
Mediante delle regole tracciate sul sistema, essa permette il mantenimento dell’origine dei costi
utilizzando VdC Primarie ma consente di ripartire solo i costi primari, in base a dei drivers.
Le registrazioni di ripartizione, cioè le partite singole, sono registrate sia dal lato mittente che
destinatario per documentare con esattezza le allocazioni.
Questa operazione può essere annullata e ripetuta per un numero illimitato di volte.
6.5.5. Distribuzione
La Distribuzione è un’ operazione tipica di chiusura periodo è uno strumento di CO necessario per
distribuire i costi da un determinato CdC mittente ad n CdC destinatari mediante una Voce di
Costo Secondaria (di tipo 42).
Le Voci di Costo originarie sono raggruppate in VdC di distribuzione (Cat. VdC Sec.=42). Per
ciascuna allocazione viene definita la relazione tra VdC originarie e di distribuzione, e i driver di
ribaltamento.
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Le registrazioni di distribuzione, cioè le partite singole, sono registrate sia dal lato mittente che
destinatario per documentare con esattezza le allocazioni.
Le Voci di Costo originarie non sono visualizzate nei destinatari, per cui l’allocazione di
distribuzione si rivela utile quando la scomposizione dei costi non è importante per il destinatario.
SAP AG
R
Applicazione di giroconto periodico,
ripartizione e distribuzione
Metodo di allocazione Allocazione di Allocazione conAllocazione con Informazioni inInformazioni in
partite singolepartite singole ApplicazioneApplicazione
Giroconto
periodico
Costi
primariVoce diVoce di
costocosto
originariaoriginaria
Supporto di registra-Supporto di registra-
zione per raccogliere zione per raccogliere
e ricontabilizzare i e ricontabilizzare i
costi primaricosti primari
Ripartizione Costi
primariVoce diVoce di
costocosto
originariaoriginaria
OggettoOggetto
mittente emittente e
destinatariodestinatario
Allocazione di costiAllocazione di costi
primariprimari
Distribuzione Costi
primari e
secondari
Voce di costoVoce di costo
di distribuzionedi distribuzione
(= secondaria)(= secondaria)
OggettoOggetto
mittente emittente e
destinatariodestinatario
Allocazione diAllocazione di
costi primari ecosti primari e
secondarisecondari
OggettoOggetto
mittente emittente e
destinatariodestinatario
6.5.6. Ribaltamento diretto d’attività
Il Ribaltamento attività permette l’inserimento puntuale delle quantità di ore lavorate effettuate dalle
risorse di un “CdC mittente” per un altro “CdC destinatario”.
Per effettuare tale operazione, è necessario inserire sul sistema:
Centro di Costo che fornisce il servizio (CdC mittente)
punto dove viene ricevuto il servizio (oggetto destinatario, es. altro CdC)
tipo di servizio erogato (tipo di attività, es. manodopera)
relativa quantità (es. 10 H).
SAP AG
R
Distribuzione420000 Manod. diret.
Gennaio
416100 Elettricità
612000 Manutenz.
Bar
420000 6000.-416100 1000.-612000 2000.- 9000.-631000 -9000.-Distribuzione (Bar)
Regola allocazione:
Indicatore statistico
(Dipendenti)
Dipendenti
30
Dipendenti
10Dipendenti
50
1000 - 1000 - ServiziServizi
corporatecorporate1220 - 1220 - Parco autoParco auto 3200 - Marketing3200 - Marketing
631000 +3000.- 631000 +1000.- 631000 +5000.-
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L’allocazione diretta di attività accredita il CdC mittente e crea una relazione in dare sul
destinatario. Le registrazioni in dare e in avere utilizzano una VdC secondaria (tipo VdC=43) e
sono calcolate sulla base della quantità di attività prodotta moltiplicata per il prezzo dell’attività.
6.5.7. Ribaltamento indiretto d’attività
L’allocazione indiretta di attività è un’ operazione periodica tipica della chiusura periodo. Essa
consente di attribuire automaticamente, in base a delle regole inserite sul sistema, le attività.
Contrariamente a quanto avviene nell’allocazione diretta, si devono definire delle chiavi (fattori di
ribaltamento) per allocare le attività ai destinatari.
Nel quadro dell’allocazione indiretta di attività, i costi vengono allocati sotto una voce di costo di
allocazione di attività interne (categoria di voci di costo secondarie = 43)
I centri di costo fungono da mittenti nell’allocazione indiretta di attività.
I destinatari possono essere altri centri di costo, ordini interni, oggetti di costo, ecc…
La voce di costo deriva come valore di default dal record anagrafico tipi di attività.
6.5.8. Cicli di ribaltamento indiretto d’attività
Le regole di ribaltamento per ripartizione, distribuzione, ribaltamento indiretto di attività, ecc…
vengono inserite sul sistema mediante la mappatura di Cicli e Segmenti.
La mappatura di questi oggetti permette di rispondere alle seguenti domande:
Da quale/i oggetti sono allocati i costi?
A quale/i oggetti sono allocati i costi?
Quali costi devono essere allocati?
Su quali base i costi vengono suddivisi tra i destinatari?
Il segmento definisce una relazione mittente-destinatario e le regole in base alle quali i valori del
mittente devono essere imputati ad uno o più destinatari.
Esso combina i CdC mittenti con oggetti destinatari in base a regole identiche.
Quando le regole relative a un’allocazione sono diverse, deve essere creato un segmento distinto
e, per ciascuno di essi, bisogna stabilire la percentuale di costi da allocare. Le percentuali
sommate non possono superare il 100%.
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Esempio
Esempio unico segmento con regole identiche:
Iil centro di costo «Amministrazione – edifici» alloca i costi di manutenzione degli edifici a tutti i
centri di costo amministrazione in base alla superficie in metri quadrati occupata.
ESEMPIO segmenti distinti, regole relative a un’allocazione diverse:
Il centro di costo «Energia» alloca i costi energetici ai centri di costo amministrazione in base alla
superficie in metri quadrati riscaldata e ai centri di costo produzione in base alle letture del
contatore gas. Per questa allocazione sono necessari due segmenti.
I Segmenti multipli si combinano in un ciclo.
Un’imputazione viene effettuata eseguendo uno o più cicli.
Il ciclo rappresenta il raggruppamento di regole di imputazione, all’interno del quale si possono
definire più segmenti che definiscono gli oggetti mittenti e destinatari, oltre alle basi di riferimento e
regole di ribaltamento.
Le regole di allocazione combinano le relazioni tra mittente e destinatario.
I valori del mittente possono essere: importi registrati, importi fissi o percentuali.
E’ possibile specificare un tasso percentuale inferiore a 100% per cui l’importo residuo
corrispondente resta nel CdC mittente.
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Dal lato destinatario le regole possono essere: importi fissi, percentuali fisse, parti fisse o parti
variabili. Il fattore di ribaltamento delle percentuali variabili identifica un valore registrato nel centro
di costo che funge da base per l’allocazione (es. valore indicatore statistico)
6.5.9. Sintesi principali differenze tra le varie metodologie di allocazione dei costi
Metodo
Allocazione
Allocazione di Allocazione con Informazioni in
partite singole
Appicazione
Giroconto
Periodico
Costi Primari Voce di costo
Originaria
Oggetto mittente e
destinatario
Supporto di
registrazione per
raccogliere e
ricontabilizzare i
costi primari.
Viene usato ad
esempio per
rettificare delle
errate imputazioni
contabili
Ripartizione Costi Primari Voce di costo
Originaria
Oggetto mittente e
destinatario
Allocazione dei
costi primari:
Viene usato come
strumento di
ribaltamento dei
costi con lo scopo
di preservare la
natura originaria
della voce di
costo.
Distribuzione Costi Primari e
Secondari
Voce di costo di
distribuzione di
tipo 42
Oggetto mittente e
destinatario
Allocazione di
costi primari e
secondari. Viene
usato per
raccogliere in
un'unica voce di
costo secondaria
varie voci di costo
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primarie d’origine.
Ribaltamento
Attività
Costi Primari e
Secondari
Voce di costo di
ribaltamento
attività di tipo 43
Oggetto mittente e
destinatario
Allocazione dei
costi basato sulla
quantità e tariffa
6.6. Analisi della Profittabilità
6.6.1. Scenario
Il modulo dell’analisi di profittabilità (CO-PA) consente di analizzare la profittabilità dei segmenti di
mercato strutturati in base alle dimensioni tipiche del prodotto, dell’area geografica e del
clientenonché alle unità organizzative come la società, la divisione, etc.
La valorizzazione di tutte le righe del conto economico sarà effettuata raccogliendo i valori dai vari
moduli del Sistema SAP e memorizzandoli in Campi Valore. I campi valori sono analizzati sulla
base di Caratteristiche. Le caratteristiche rappresentano le dimensioni di analisi. Le Caratteristiche
sono derivate da dati anagrafici o da altre fonti, al momento della derivazione del documento
COPA.
La definizione del modulo di CO-PA, ha determinato l’organizzazione dei flussi dei dati nel
controlling. In pratica, la destinazione dei campi valore utilizza dimensioni attribuite nella struttura
di conto economico.
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6.6.2. Strutture di base
L’obiettivo del modulo CO-PA è quello di avere delle analisi per segmenti di mercato. Questi
segmenti sono costituiti da un insieme di informazioni memorizzate in una struttura composta da
Caratteristiche e Campi valori.
6.6.3. Caratteristiche come dimensioni di analisi per conto economico gestionale
Le caratteristiche, rappresentano le dimensioni di analisi per le quali è possibile redigere dei conti
economici.
Nel momento in cui si genera il Settore risultato il sistema automaticamente predefinisce un certo
numero di caratteristiche di base (caratteristiche fisse) ad esempio:
Società
Divisione
Cliente
Prodotto
Organizzazione commerciale
Ufficio vendita
Canale distributivo
Settore merceologico
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Elenco delle caratteristiche del modello
FKART Tipo di fattura
BESKZ Tipo di Approvvigionamento
KDGRP Gruppo clienti
KMLAND Paese
KVGR1 Gr. clienti 1
MATKL Gruppo merci
REGIO Regione
VKGRP Gruppo Addetto Vendite
WW001 Elemento matrice
WW002 Categoria fabbisogno
WW006 Modello
WW007 Tipologia prodotto
WW008 Tipologia vendita
WW009 Stagione
WW010 Collezione
WW012 Macro Categoria Merceologica
WW013 Categoria Merceologica
WWBWT Tipo valorizzazione
WWCOL Collezione
WWSEA Codice stagione
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WWPTV Punto Vendita
L’analisi della profittabilità CO-PA dovrà considerare le seguenti caratteristiche di analisi importanti
per Harmont & Blaine (i dati sono effettivi e pianificati):
CANALE Retail and Wholesale
1- Wholesale:
1.1 Italia
1.2 Estero
o WholeSales Europa
o WholeSales Asia
o WholeSales USA
o WholeSales ME
o WholeSales SA
2- Retail:
2.1 Aeroporto
o APT Milano Linate
o APT Capodichino
o APT Fiumicino
o APT Malpensa
2.2 Boutique
o Porto Cervo
o Palermo Jeans
o Riccione
o Portofino
o Bari
o Porto Rotondo
o Sorrento
o Genova
o Salerno
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o Ischia
o Napoli Piazza dei Martiri
o Viareggio
o Napoli Via Scarlatti
o Milano C.so Matteotti
o Palermo
o Forte dei Marmi
o Torino
o Sanremo
2.3 Centri commerciali
o C.C. Auchan Mestre
o C.C. Casamassima
o C.C. Campania
o C.C. Euroma 2
o C.C. Gran Shopping Molfetta
o C.C. Le Fontane Catanzaro
o C.C. Maximall Pontecagnano
o C.C. Chieti Megalò
o C.C. Metropolis Rende
o C.C. Forum Palermo
o C.C. Porta di Roma
o C.C. Roma Est
o C.C. Genova Fiumara
o C.C: La Cartiera Pompei
o C.C. Romagna Center
o C.C. Auchan Taranto
o C.C. Le Befane
o C.C. Vulcano Buono
o C.C. Milano Vulcano
o C.C. Centro Sicilia Misterbianco
o C.C. Conca D'oro
o C.C. Due Mari
2.4 Outlet
o Outlet Serravalle
o Outlet Marcianise Jeans
o Outlet Castel Guelfo
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o Outlet Agira Uomo
o Outlet Agira Donna
o Outlet Agira Jeans
o Outlet Barberino
o Outlet Castel Romano
o Outlet Eboli Uomo
o Outlet Franciacorta
o Outlet Mantova
o Outlet Marcianise Donna
o Outlet Marcianise Uomo
o Outlet Molfetta
o Outlet Mondovì
o Outlet Noventa
o Outlet Palmanova
o Outlet Pescara
o Outlet Soratte
o Outlet Valdichiana
o Outlet Valmontone
o Outlet Vicolungo
3- E-commerce
Altre caratteristiche di analisi sono:
- Brand / Utilizzatore (sesso),
- famiglia,
- tipologia capo (ulteriore suddivisione all’interno della famiglia derivata dalla gerarchia
prodotto).
6.6.4. Derivazione caratteristiche
La Derivazione è l’operazione che il sistema elabora per valorizzare le caratteristiche. La
definizione di una derivazione dipende dalla caratteristica. Ci sono caratteristiche per le quali il
sistema in automatico genera le regole di derivazione al momento in cui si seleziona la
caratteristica nel Settore risultato. Per altre caratteristiche è necessario elaborarle in fase di
customizing.
La base dalla quale parte il sistema per elaborare la derivazione sono i documenti che si registrano
in CO-PA.Ad esempio la registrazione della fattura attiva valorizzerà la caratteristica prodotto, il
cliente, l’organizzazione commerciale, il canale distributivo etc. Inoltre il codice prodotto a sua
volta determina la valorizzazione di tutte le caratteristiche presenti nella sua anagrafica.
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6.6.5. Funzione “Report to Report”
Occorre tenere presente che la struttura della reportistica permette la visualizzazione dei dati
presenti nel conto economico sfruttando i criteri di navigazione predefiniti attraverso le diverse
dimensioni di analisi.
Per ottenere questo risultato è necessario però seguire un particolare percorso informativo
piramidale che permette di passare da una serie di caratteristiche ad un’altra serie, dove
quest’ultima costituisce una selezione di ulteriore dettaglio rispetto alla precedente. Tutto questo
viene consentito dalla funzione “Report to Report” che permetterà di visualizzare i dati relativi ad
un particolare codice cliente solo se preventivamente si sono ristretti gli ambiti di analisi
dimensionale.
6.6.6. Campi valore
I campi valore rappresentano le celle nelle quali si inseriscono gli importi relativi ai documenti che
si registrano in CO-PA. Ad esempio la registrazione della fattura attiva inserirà nel campo valore
Ricavi lordi il valore corrispondente determinato nel Pricing.
L’insieme dei campi valore solitamente determina le poste del conto economico gestionale.
Contrariamente alle caratteristiche non esistono dei campi valore fissi. Ognuno di essi deve essere
creato ad hoc.
Ogni riga del conto economico, tranne i subtotali, sarà creata come campi valore.
6.6.7. Valutazione
La valutazione è un operazione che il sistema elabora per completare i valori durante la
registrazione di alcuni documenti in CO-PA.
Si utilizzerà la valutazione con il calcolo costi per memorizzare in CO-PA il costo del venduto. In
questo modo, quando si registra una fattura attiva, per tutti quei prodotti per i quali è stato calcolato
un calcolo costi, il sistema automaticamente trasferisce in CO-PA il valore del costo del venduto
nelle righe di conto economico predisposte per ricevere questi dati.
Per i prodotti che non hanno distinta base di produzione la valutazione del costo del venduto sarà
fatta rilevando il valore in anagrafica del prodotto che si sta fatturando.
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6.6.8. Esempio Report
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6.7. LISTA REPORT
Di seguito sono descritti i principali report standard previsti per gestite i processi presenti sul
modulo SAP CO per Harmont & Blaine.
Codice Descrizione Report Note Modulo SAP
… ..
KSBL Visualizzazione report
pianificazione CdC
Contabilità → Controlling →
Contabilità per centri di costo →
Sistema informativo → Reports
della contabilità per CdC →
Reports pianificazione → CdC:
riepilogo di pianificazione
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
INDUSTRIALE
KABL Report Pianificazione Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Reports pianificazione
→ Ordine: riepilogo pian.
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
INDUSTRIALE
S_ALR_87013019 Lista: budget/eff./imp.fin. Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Ulteriori report → Lista:
budget/eff./imp.fin
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
INDUSTRIALE
S_ALR_87012993 Report confronto
pianificato/effettivo
Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Confronti pian./eff. →
Ordine:eff./pian./scostamento
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
INDUSTRIALE
S_ALR_87013340 Report Profit Center Contabilità Controlling
Contabilità per profit center
Sistema informativo Reports
Contabilità per profit Center
ANALISI PROFIT
CENTER
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Codice Descrizione Report Note Modulo SAP
Report orientati a liste
S_ALR_87013611 Report Centri di costo Contabilità → Controlling →
Contabilità per centri di costo →
Sistema informativo → Reports
della contabilità per CdC →
Confronti pian./eff. → CdC:
eff./pian./scostamento
CHIUSURA
PERIODICA
S_ALR_87012993 Report CdC confronto
pianificato/effettivo
Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Confronti pian./eff. →
Ordine:eff./pian./scostamento
CHIUSURA
PERIODICA
KKBC_ORD Report di dettaglio Contabilità → Controlling →
Controlling dei costi del prodotto
→ Contabilità per oggetti di costo
→ Controlling costi prodotto in
base a ordini → Sistema
informativo → Report sul
controlling prodotto relativo agli
ordini → Reports di dettaglio →
Per ordini
CHIUSURA
PERIODICA
KE30 Report della profittabilità Contabilità → Controlling →
Analisi della profittabilità →
Sistema informativo → Eseguire
report
CHIUSURA
PERIODICA
MRN9 Analisi della valutazione
dello stock
Logistica → Gestione materiali →
Valutazione → Valutazione di
bilancio → Risultati → Val. bil.
per conto
VALUTAZIONE
DELLO STOCK DI
MAGAZZINO
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6.7.1. Alcuni Esempi di Report standard SAP
KSBL Visualizzazione report
pianificazione CdC
Contabilità → Controlling →
Contabilità per centri di costo →
Sistema informativo → Reports
della contabilità per CdC →
Reports pianificazione → CdC:
riepilogo di pianificazione
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
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S_ALR_87013019 Lista: budget/eff./imp.fin. Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Ulteriori report → Lista:
budget/eff./imp.fin
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
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S_ALR_87012993 Report confronto
pianificato/effettivo
Contabilità → Controlling →
Ordini interni → Sistema
informativo → Reports per ordini
interni → Confronti pian./eff. →
Ordine:eff./pian./scostamento
PIANIFICAZIONE
CONTABILITÀ
ANALITICA E
INDUSTRIALE
S_ALR_87013340 Report Profit Center Contabilità Controlling
Contabilità per profit center
Sistema informativo Reports
Contabilità per profit Center
Report orientati a liste
ANALISI PROFIT
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S_ALR_87013611 Report Centri di costo Contabilità → Controlling →
Contabilità per centri di costo →
Sistema informativo → Reports
della contabilità per CdC →
Confronti pian./eff. → CdC:
eff./pian./scostamento
CHIUSURA
PERIODICA
7. Interfacce
Harmont & Blaine demanda ad alcuni sistemi esterni la gestione di alcuni processi logistici.
In particolare la gestione dei negozi (vendite e stock) è affidata a Stores2.
Il sistema RFID gestisce la generazione dei TAG RFID e la spunta dei capi in ingresso ed uscita
dai magazzini di Del Bo e Movimoda.
Movimoda ha un proprio sistema per la gestione dello stock e comunica con il gestionale per
tracciare la merce in ingresso ed in uscita.
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Le vendite B2C sono gestite da un terzista (DROP) che utilizza un sistema di presa ordini Magento
che invia gli ordini al gestionale tramite interfaccia e ne riceve le anagrafiche.
Il sistema Fly-buy viene utilizzato per i riassortimenti, ed in parte per i resi se il riassortimento è
fatto a fronte di un diritto al reso. Tale sistema verrà sostituito da Fiori.
Il sistema DAP invece gestisce il documentale. Sul sistema documentale Harmont & Blaine salva
le fatture attive e passive, i documenti di trasporto e le conferme ordine.
Alcune delle suddette interfacce saranno monitorate attraverso uno strumento sviluppato da ICM.S
che sarà opportunamente customizzato per Harmont & Blaine. In particolare saranno tracciati nel
monitor flussi tutte quelle interfacce che prevedono una sequenza di operazioni a fronte di un'unica
fonte dati ricevuta da un sistema esterno.
7.1. MONITOR FLUSSI
Il monitor flussi è uno strumento di monitoraggio di processi custom più o meno complessi da
eseguirsi in qualsiasi ambito aziendale. Ogni processo o in questo caso flusso è un insieme di step
riutilizzabili (Function Module) e liste oggetti (tabelle di dati) che posti in un predeterminato ordine
sequenziale ci consentono di eseguire attività come l’aggiornamento delle anagrafiche, la
creazione/modifica/rettifica di documenti (movimenti materiale, ordini di vendita, ordini di
produzione, ...) e altro. Inoltre, oltre all’ovvia funzionalità di log delle operazioni svolte, in caso di
errori consente la rielaborazione dello step e la prosecuzione delle successive attività del flusso.
Il monitor flussi si compone quindi principalmente in due parti:
- Monitor e log delle attività svolte - Customizing per la definizione dei processi
7.1.1. Transazione ZFLW1
Tutti i flussi possono essere monitorati e gestiti dalla transazione ZFLW1.
La schermata della Monitor Flussi si presenta in questo modo:
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La parte sinistra contiene la Barra di Comandi e la suddivisione dei vari tipi flussi in
Superclassi/Classi, la parte destra invece contiene il log dello stato dei flussi eseguiti.
La barra degli strumenti viene utilizzata per impostare ordinamenti e filtri:
- Ricerca dei documenti creati dai flussi
- Filtro su date di creazione del flusso
- Ordinamento per società/classe del flusso
- Dettaglio dello stato dei flussi flussi
- Refresh dei dati
La classificazione invece mostra l’organizzazione dei flussi creata a livello di Customizing.
La parte destra del monitor mostra inizialmente gli stati dei flussi e successivamente l’andamento
dei singoli flussi.
Dettagliando un singolo flusso:
Possiamo vedere i seguenti tasti:
- Visualizzazione dei una singola classe flussi
- Flussi in errore
- Flussi non ancora avviati
Barra di
comando
Classificazione
flussi
Barra di
comando
Classificazione
flussi
Log stato dei
flussi
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- Flussi con messaggi di Warning - Flussi terminati con successo - Flussi sospesi - Flussi bloccati -
Nella barra di comando le operazioni più utilizzate ed importanti sono:
- Rielaborazione del flusso (nel caso non sia terminato con successo) - Blocco dei flussi (nel caso di sistemazioni manuali al flusso o che il flusso non sia stato creato
correttamente)
- Lettura della/e liste oggetti coinvolte e generate nel flusso
- Modifica della/e liste oggetti del flusso
7.1.2. Transazione ZMFDOC
Come descritto nel capitolo precedente, ogni flusso è composto da diversi step ognuno dei quali
esegue una determinata operazione. Queste operazioni possono creare dei documenti come
movimento materiale, Ordine di Vendita, Ordine di Trasferimento, Ordine di Produzione, Conferme,
Fornitura, Consegna, Fattura.
Nr del Flusso
Step del
flusso
Documenti
generati
(possibile link alla
Transazione per
visualizzare il
doc.)
Stato generale del
flusso
Barra dei
comandi
Informazioni di creazione del
flusso
Log del flusso
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La transazione ZMFDOC (Report ZMFDOC) consente appunto di ricercare questi documenti. Dal
monitor flussi ZFLW1 lo stesso report è raggiungibile dal pulsante presente nel pannello di
controllo (vedi Gestione monitor flussi - Transazione ZFLW1).
La schermata di selezione si presenta come da immagine:
E il risultato mostrerà i documenti presenti nei vari flussi:
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7.1.3. Job di rielaborazione flussi
Durante l’elaborazione dei flussi ci possono essere alcuni problemi “temporanei”, ad esempio a
blocchi di oggetti da parte di altri utenti.
In questi casi, è necessario rielaborare il flusso che risulterà bloccato in errore tramite il pulsante
.
Visto che questa operazione può essere eseguita solamente se un utente verifica lo stato dei flussi
diventare molto più pratico schedulare dei job che eseguono la rielaborazione dei flussi in errore in
maniera automatica.
Per questo utilizziamo la transazione ZMF. Il report omonimo viene utilizzato per filtrare
direttamente i flussi di una determinata classe senza passare dalla classica transazione ZFLW1
del monitor flussi. Un esempio della schermata iniziale del report può essere la seguente:
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In questo caso, verranno visualizzati i flussi della classe ‘EMCL’ con stato “Da avviare” ,
“Errato” e “Con eccezioni da risolvere” .
Il comando diretto “ELABORA” invece avvia la rielaborazione del flusso bloccato, stessa
funzionalità eseguita tramite il pulsante .
Per eseguire in automatico queste operazioni vengono definiti dei Job (uno per ogni classe flusso)
contenenti 2 step:
- 1° step: report ZJOB_CHECK_TWICE che verifica se il Job è già in esecuzione - 2° step: report ZMF con i parametri di selezione appena presentati (ovviamente la classe flusso
varierà in base alla classe flusso)
Solitamente i Job sono chiamati ZMF_<classe_flw> ed eseguiti da un utente facilmente
riconoscibile (diverso dalle utenze normali per i dipendenti) ad esempio USERJOB.
7.2. RFID e MOVIMODA
Il sistema RFID attuale comunica con il Gestionale di Harmont & Blaine tramite un middleware
basato su SQL server sviluppato in .NET.
Il Sistema RFID si occupa di creare ed associare i tag RFID ad ogni singolo capo. I tag RFID sono
pre-generati e serializzati.
La lettura dei TAG RFID nei processi di entrata merce o spedizione/trasferimento avviene tramite il
passaggio dei capi attraverso tunnel o gabbie. Logisticamente i tunnel RFID sono posizionati sia in
sede, che presso Del Bo e Movimoda. Sono inoltre presenti delle gabbie di lettura RFID (ad
esempio nell’area E-COMMERCE).
Lo scambio dati tra il sistema RFID ed AS 400 avviene tramite lettura/scrittura tabelle di
interscambio definite e gestite su AS/400.
7.2.1.1.Gestione attuale
Anagrafica del TAG
Il processo di creazione ed attribuzione TAG RFID – capo nasce dal gestionale attraverso una
richiesta di stampa etichette per commessa e/o ordini di commercializzato.
Il gestionale alimenta una tabella di confine con tutti gli attributi del campo (modello, tessuto, taglia,
colore, commessa, ean). Il sistema RFID legge i dati dalla tabella ed associa in modo univoco un
TAG per ogni SKU stampando l’etichetta del capo. L’etichetta contiene sia il barcode dell’EAN
della SKU che il barcode del tag RFID.
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Attualmente non c’è una tracciabilità esplicita del MADE IN. Il tag è generato a fronte di una
commessa mono-MADE, pertanto è necessario risalire alla commessa di produzione del TAG per
determinare il MADE-IN del capo.
L’associazione TAG RFID/SKU viene poi scritta su una tabella AS. Il sistema RFID comunica infatti
con il gestionale tramite il codice univoco del TAG associato al capo. Il tag RFID è definito sul
gestionale con un proprio codice materiale, e data la materialità del costo, è strutturalmente
inserito all’interno delle distinte base. In futuro, grazie ad una probabile riduzione sostanziale del
prezzo, si valuterà una sua gestione a consumo.
Entrata merce da fornitore
Le etichette dei capi generate e stampate dal sistema RFID sono inviate al fornitore ed utilizzate
dallo stesso per etichettare i capi.
In fase di ricezione merce, il fornitore imballa i capi in uno o più colli. Ogni collo riporterà il totale
dei capi in esso contenuti.
I controlli che il magazzino esegue sono i seguenti:
a) Controllo visivo DDT fornitore / numero colli reale
b) Scansione del collo (tunnel o gabbia RFID)
c) Associazione di un ID univoco che identifica il collo (stampa da AS400 di un’etichetta
aggiuntiva identificativa del collo). I tunnel sono dotati di bilancia, pertanto possono
contestualmente pesare il collo (il codice dell’imballo utilizzato viene specificato
manualmente dall’operatore).
d) Controllo fisico per ogni collo solo nel caso in cui la quantità letta da RFID non coincida con
quella dichiarata sul collo. Nel caso in cui i capi letti siano inferiori al numero dei capi
riportati sull’etichetta collo, l’operatore procede con l’apertura del collo per la conta manuale
e per controllare che non ci sia qualche capo senza RFID. In questo caso le etichette
mancanti vengono stampate in magazzino.
e) Invio al gestionale delle letture, opportunamente identificate con apposita causale.
Harmont & Blaine riceve le letture sul gestionale e confronta quanto ricevuto con quanto atteso.
Nel caso di entrata merce da ordine d’acquisto verifica che i capi entrati corrispondano a quanto
ordinato. Nel caso di reso cliente, verifica che quanto ricevuto corrisponda a quanto dichiarato
nell’autorizzazione al reso. Nel caso di reso da negozio viene fatto un controllo con quanto
dichiarato dal negozio (bolla di reso su Stores2).
I movimenti di entrata merce rimangono sospesi sino a quando l’operatore non ha concluso le
verifiche e confermata l’entrata.
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La merce una volta accettata viene ingressata e resa disponibile per la spedizione, dopo
opportuna fase di allocazione. Eventualmente è possibile bloccare tutti i colli contenenti un certo
capo di un certo laboratorio per motivi qualitativi della merce, attraverso l’apposizione a sistema di
un flag. Ciò significa che il collo non viene de-assegnato al cliente, ma viene semplicemente
bloccata la spedizione finché il collo non è stato controllato e sbloccato.
I colli ricevuti possono essere pre-assegnati ad un cliente/negozio oppure non assegnati
(assortimenti tipo, campionario, outlet, ed in genere tutto ciò che non è stato comunicato al
fornitore con le disposizioni di imballo).
L’ID collo viene generato in ogni caso dal sistema RFID. Solo dopo l’accettazione della merce è
possibile assegnare il collo al cliente (tramite pistola RF con applicazione gestita su AS400).
Il sistema gestionale analizza tali attribuzioni e verifica la congruenza contenuto collo/ordine
cliente.
Nel caso in cui il collo non risponda a quanto atteso, si procede alla riapertura del collo ed
eventualmente alla creazione un nuovo collo con il contenuto corretto.
Il comando di distruzione del collo viene impartito dal gestionale.
Rispetto all’attuale articolazione dei controlli, viene richiesto di valutare la possibilità di anticipare il
controllo della congruenza dei capi letti dal sistema RFID con la commessa/ordine. Tuttavia, ad
oggi, il limite appare essere legato più ai processi sulla base dei quali sono state implementate le
logiche di funzionamento del sistema RFID che alle potenzialità del futuro gestionale.
Nel caso in cui la merce stia entrando in Movimoda, il movimento di ingresso dello stock viene
inviato tramite interfaccia dal gestionale a Movimoda. Il software di Movimoda aggiorna lo stock
presso i magazzini propri. AS invia inoltre contestualmente anche le anagrafiche degli articoli.
Uscita merce
In uscita merci si distinguono le due casistiche:
Colli già etichettati per cliente o per negozio: viene fatta solo la spunta dei colli e notificata l’uscita merci al sistema RFID che fa dei controlli di coerenza
Altri casi (sfuso o assortimenti tipo): i capi in uscita vengono letti tramite una gabbia RFID. Vi sono delle gabbie in cui il collo viene inserito ed è poi effettuato un controllo di coerenza tra ordine cliente e contenuto del collo.
Per quanto riguarda Movimoda il gestionale invia la bolla di consegna per consentire il prelievo e
dopo la risposta di Movimoda con le quantità prelevate re-invia la bolla per autorizzare la
spedizione. Nel secondo caso la bolla contiene solo l’indicazione dei colli da spedire, senza il
dettaglio del contenuto.
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Trasferimenti
I trasferimenti interni dai magazzini Del Bo a Movimoda vengono letti in uscita e verificati in
ingresso. La bolla di trasferimento è emessa sul gestionale. Lo stesso vale per l’invio capi a
ripristino.
E’ possibile utilizzare i varchi RFID anche per le procedure inventariali (con opportune causali).
Harmont & Blaine non esclude la possibilità in futuro di eseguire l’inventario dei negozi tramite
scanner RFID.
Inventario
Attualmente l’inventario viene fatto facendo passare sotto il tunnel RFID tutti gli articoli, compresi i
colli cliente.
Gestione dello stato del TAG
Il sistema RFID tiene conto dello stato del singolo tag per controllare se compatibile con la causale
scelta dall’operatore per la movimentazione, dal momento infatti che ne traccia l’ingresso a
magazzino, l’uscita, l’attribuzione al cliente ogni causale utilizzata deve poter essere compatibile
con lo stato del TAG (ad esempio per evitare una doppia scansione in uscita).
7.2.1.2.Gestione proposta
Lo scambio dati tra SAP ed il sistema RFID sarà fatto utilizzando un DB di interscambio,
esattamente come per la gestione attuale.
Il TAG non sarà gestito in SAP; l’attribuzione univoca del codice TAG alla singola SKU
(articolo/tessuto/colore/taglia/madein/ean) sarà presente solo sul db di interscambio dati. Sarà
pertanto compito del sistema RFID mantenere i controlli di congruenza dello stato del TAG con la
causale di movimentazione.
SAP utilizzerà quindi tale tabella di confine per decodificare le letture ricevute dal sistema RFID o
per ricostruire lo storico del TAG qualora l’informazione sia richiesta in SAP.
Sarà invece riportato in SAP l’id univoco che il sistema RFID associa al collo cliente/negozio (non
ai colli tipo che resteranno generici). In generale in SAP si gestirà un magazzino a colli per quanto
riguarda i colli già etichettati e pre-assegnati al cliente. Tutto il resto verrà gestito come sfuso. La
gestione generica dei lotti tipo con Movimoda sarà invece gestita con un codici pre-pack definiti
appositamente. Non sarà pertanto gestito alcun ID collo per i pre-pack.
Gestione del TAG
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Analogamente alla gestione attuale, SAP invierà al sistema RFID l’elenco delle commesse di
produzione lanciate o degli ordini di acquisto di prodotti finiti a fronte del quale il sistema RFID
dovrà generare i TAG e stampare le etichette da inviare ai fornitori. Sarà anche possibile re-inviare
al sistema RFID il comando di stampa, ad esempio per eventuali etichette che sono state smarrite.
Eventuali integrazioni successive alle commesse potranno essere gestite generando nuovi ordini
di acquisto o di produzione, quindi nuovi TAG RFID, senza bisogno di una ristampa.
Successivamente in SAP sarà eseguito il processo di pre-allocazione della merce al cliente o al
negozio per la merce di prima linea. Sarà inviata al db di interscambio la ripartizione della
commessa o dell’ordine d’acquisto negli ordini cliente/negozio. Tale informazione sarà inviata pure
al fornitore (disposizioni di imballo).
Entrata merce
Il processo di entrata merce in SAP nascerà dalla lettura dei colli sul sistema RFID.
Distinguiamo le seguenti casistiche.
Ricezione dei colli cliente
I colli della prima linea destinati ai clienti wholesale o alle boutique arriveranno con un’etichetta
collo contenente il numero di ordine di vendita del cliente o il numero ordine di trasferimento del
negozio ed il numero totale dei capi in esso contenuto.
Il sistema RFID leggerà i tag degli articoli contenuti nel collo e l’operatore controllerà che il numero
di capi sia coerente con quanto dichiarato in bolla. In caso di differenze si procederà come oggi
all’analisi ed alla risoluzione manuale del problema (tag mancante che deve essere ristampato, tag
invertito, ecc). Una volta superati i controlli, SAP FMS genererà tramite apposita funzione un ID
univoco da associare al collo e ne stamperà relativa etichetta barcode da applicare ad esso. Il
sistema RFID associerà l’ID collo ai tag in esso contenuti, ne determina il peso, ed esporta i dati
con il suo contenuto verso il db di interscambio dati.
L’associazione del collo all’ordine cliente non viene fatta dal sistema RFID. Dovrà essere fatta da
un tool esterno SAP. Il legame tra collo e ordine sarà mantenuto nella tabella di interscambio.
I dati relativi ai colli cliente saranno quindi acquisiti da SAP attraverso un accesso al db di
interscambio.
L’elaborazione dei dati relativi al collo scatenerà i seguenti processi in sequenza, in automatico e
monitorabili attraverso il BFC (monitor flussi).
Se il collo ingressato è relativo ad un ordine di acquisto:
- Creazione inbound delivery con il totale della merce ricevuta relativa all’ordine d’acquisto
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- Creazione dei colli sull’inbound delivery (handling unit in SAP). Il collo creato riporterà l’ID
univoco generato sul sistema RFID ed eventuali ulteriori caratteristiche del collo (peso,
volume).
- L’entrata merci della inbound delivery renderà disponibile lo stock sul magazzino colli e
sarà visibile e movimentabile come un'unica entità.
- Assegnazione del collo all’ordine cliente (ARUN)
Se il collo invece è ricevuto a fronte di un ordine di produzione:
- Entrata merce dello stock contenuto nel collo su magazzino sfusi
- Trasferimento dello stock da magazzino sfusi a magazzino colli. Il processo standard
prevede un movimento logico che crea una inbound delivery sulla quale viene poi creato
fisicamente il collo (handling unit in SAP). Il collo creato riporterà l’ID univoco generato sul
sistema RFID ed eventuali ulteriori caratteristiche del collo (peso, volume).
- L’entrata merci della consegna renderà disponibile lo stock sul magazzino colli e sarà
visibile e movimentabile come un'unica entità.
- Assegnazione del collo al cliente (ARUN)
Ricezione dei pre-pack
Il pre-pack sarà definito come un set fisso di taglie e colori dello stesso articolo. Tale tipologia di
assortimento è solitamente utilizzata per le linee HBJ e HS.
L’ingresso dei pre-pack sarà pilotato da una apposita causale. Il collo in ingresso potrà essere
preassegnato o libero, ovvero senza alcun riferimento ad ordine negozio.
Il processo di entrata merce sarà realizzato in SAP con i seguenti processi in sequenza:
- Entrata del pre-pack su magazzino dedicato (saranno rilevati il numero di colli fatti entrare)
- Eventuale assegnazione al negozio (ARUN) se esiste una pre-assegnazione.
Ricezione della merce sfusa
Tutto ciò che non è riconducibile ad un collo cliente/negozio o al pre-pack verrà ingressato come
sfuso in apposito magazzino.
In SAP sarà fatto un movimento di entrata merci da ordine d’acquisto o di produzione sul
magazzino sfusi.
Uscita merce
Il processo di uscita merci in SAP è sempre guidato da una bolla di consegna o di trasferimento.
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La richiesta di prelievo (bolla) può essere utilizzata come lista di prelievo per il magazzino.
Distinguiamo i seguenti casi di prelievo per spedizione o trasferimento:
Prelievo colli cliente/negozio prima linea
SAP produce una lista di prelievo (picking) con l’elenco dei colli da prelevare. La picking conterrà
gli ID collo generati dal sistema RFID da prelevare. La richiesta di prelievo sarà esportata sul DB di
confine.
Il prelievo dei colli non avverrà tramite l’utilizzo del portale RFID. Sarà sviluppato un tool per
rilevare i colli prelevati (tramite lettore RF collegato ad un PC). L’elenco dei colli prelevati per bolla
sarà memorizzato sul db di confine. SAP acquisirà il prelievo dei colli dal db di interscambio; i colli
saranno legati alla bolla di consegna e sarà aggiornato lo stato di prelievo che a questo punto sarà
pronta per la spedizione.
Prelievo pre-pack
La lista di prelievo proposta da SAP conterrà il numero di pre-pack da prelevare. Dal momento che
i pre-pack sono gestiti solo presso Movimoda i dati di prelievo sarano esportati allo stesso modo
sul db di confine ma la conferma del numero di pre-pack sarà eseguita dal software di gestione
magazzino di Movimoda. In SAP, acquisito il prelievo, sarà aggiornato solo il numero di pre-pack
prelevati senza alcuna indicazione dell’ID collo prelevato. Aggiornato il prelievo la consegna
risulterà spedibile e dovrà essere nuovamente esportata sul db di interscambio, con un apposito
stato (es. ‘prelievo completato’) in modo tale che Movimoda possa procedere alla spedizione.
Prelievo sfusi
La lista di prelievo prodotta in SAP conterrà solo l’elenco delle sku da spedire.
La richiesta di prelievo sarà esportata sul db di confine con l’elenco degli articoli da prelevare
(senza alcun riferimento al TAG).
Il sistema RFID risponderà con i capi prelevati ed il collo (o i colli) creati. In SAP si procederà ad
aggiornare il prelievo e creare i relativi colli in consegna.
Invio prodotti finiti a fornitore
Per l’invio dei prodotti finiti in riparazione (o in ripristino dei resi di fine stagione) presso fornitore,
dal magazzino “Resi” potrà essere creato un documento di consegna SAP con un codice generico,
che sarà trasmesso al portale RFID e potrà essere “riempito” dinamicamente con le SKU lette dal
portale RFID. Ciò comporterà pertanto sempre un passaggio sotto il portale RFID dei pezzi da
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inviare al fornitore per la riparazione/ripristino di fine stagione. Questo perché le letture da portale
RFID in entrata ed in uscita dai magazzini Harmont & Blaine sono necessarie per mantenere
allineata puntualmente la giacenza e quindi i magazzini fiscali. Questo flusso si configura come
“gap” di progetto.
Poiché questo processo verrà gestito da Movimoda, ma è comunque necessario definire una bolla
in SAP, che potrà poi essere alimentata dalle letture RFID, sarà da valutare da parte di Harmont &
Blaine se dare accesso a SAP al personale Movimoda.
Sarà poi prevista una causale RFID apposita di rientro da riparazione/ripristino, che farà rientrare a
stock le SKU lette al rientro dei colli dal fornitore tramite l’apposito movimento standard SAP.
Trasferimenti interni
I trasferimenti interni che saranno trattati tramite interfaccia sono i trasferimenti tra siti ovvero tra
Del Bo e Movimoda. Eventualmente da considerare i movimenti tra e da E-Commerce che avrà un
sito dedicato.
Gli ordini di trasferimento nasceranno in SAP. La stampa dell’outbound delivery costituirà la lista di
prelievo per il sito cedente. Prelevata (tramite RFID) la merce, sarà inviata al sito di destinazione.
La merce spedita sarà tracciata come stock viaggiante. Al momento dell’uscita merce SAP genera
una inbound delivery sul sito ricevente. La inbound delivery sarà utilizzata per riscontro della
merce presso il sito ricevente. Il sistema RFID in questo caso rileverà i capi letti in ingresso; in SAP
si registra il prelievo e l’entrata merce sulla inbound delivery.
Si riassumono di seguito le interfacce ed i processi da implementare tramite le tabelle di
interscambio dati.
Origine Destinazione Utilizzatore Processo Dettaglio
SAP Db
interscambio
RFID
Movimoda
Generazione
commessa/Oda
Invio dettaglio SKU per
commessa o ordine
d’acquisto
RFID db
interscambio
SAP
Movimoda
Generazione TAG Generazione TAG per
commessa /oda
SAP db
interscambio
Assegnazione colli
cliente/ pre-pack
Invio ordini di vendita o di
trasferimento per
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commessa/oda
RFID Db
interscambio
Entrata merce Invio letture TAG per
collo/ordine o sfuso
SAP Db
interscambio
Assegnazione
SAP db
interscambio
Movimoda Entrata merce Documento di entrata merci
registrato in SAP
SAP Db
interscambio
RFID
Movimoda
Bolla di
consegna/trasferimento
Invio consegna +
colli/prepack/sfusi
RFID Db
interscambio
Prelievo per consegna Invio sfusi prelevati
Tool
prelievo
Db
interscambio
SAP Prelievo per consegna Prelievo colli cliente (prima
linea)
Movimoda Db
interscambio
SAP Prelievo per consegna
Prelievo pre-pack
SAP DB
interscambio
Movimoda Conferma spedizione Bolla pre-pack confermata
per la spedizione
Tutte le altre tipologie di rettifiche che non comportano la produzione di una bolla di
accompagnamento dovranno essere eseguite manualmente sia sul sistema SAP che sul sistema
RFID (es, scarichi a centro di costo, ecc).
Inventario
La procedura inventariale SAP standard prevede la produzione di uno o più documenti di
inventario per i codici oggetto di verifica. Per ogni sku proposta nel documento SAP si aspetta il
relativo conteggio. E’ possibile analizzare le differenze riscontrate prima di registrare le rettifiche
effettive.
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Per quanto riguarda Harmont & Blaine si propone di effettuare una conta fisica dei colli
cliente/negozio e non del loro contenuto. I pre-pack ed i capi sfusi invece potranno seguire la
procedura di conta standard.
Alternativamente tramite lo sviluppo di un programma ad hoc è possibile ricevere lo stock ad una
certa data da parte del sistema RFID, confrontarlo con la giacenza in SAP ed applicare le rettifiche
in SAP tramite causali dedicate e tracciabili.
Si riporta di seguito una slide riassuntiva dei processi su cui sono coinvolti i sistemi RFID e
Movimoda.
7.2.1.3.GAP RFID
E’ stato richiesto un report per interrogare lo stato del TAG tramite il db di interscambio dati.
Anche il flusso di invio prodotti finiti in riparazione a fornitore (tramite bolla SAP riempita
dinamicamente da lettura RFID) risulta un gap di progetto.
Per quanto riguarda Movimoda sono state richieste le seguenti interfacce aggiuntive: anagrafica
articoli, bolla di entrata merci (in SAP movimento di entrata merce a fronte di ordine d’acquisto o
ordine di produzione), poiché era previsto nello scope di progetto la sola interfaccia con Movimoda
per le richieste di prelievo per spedizione. Tali interfacce aggiuntive risultano pertanto gap di
progetto.
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Come previsto da offerta, i dati anagrafici e di movimento (bolle) per Movimoda saranno esportati
sullo stesso db di confine del sistema RFID e normalizzati, ovvero con formato unico per entrambi i
sistemi. Se non è possibile avere un formato unico di interscambio dati, tutte le interfacce dedicate
per Movimoda sono da considerasi come gap di progetto.
L’anagrafica articoli sarà già esportata verso il db di interscambio per la generazione dei TAG.
Qualora Movimoda richiedesse un formato diverso da quello esportato, tale nuova interfaccia sarà
considerata un GAP di progetto.
7.3. STORE2
Store2 è il sistema che gestisce le vendite e lo stock presso i negozi. Tramite Stores2 è inoltre
possibile gestire i trasferimenti tra i negozi ed i resi verso il deposito centrale.
SAP gestirà le interfacce attualmente in essere con il gestionale AS400 con le medesime logiche.
E’ richiesto, a differenza dell’attuale gestione, che Stores gestisca un magazzino apposito per la
merce in conto vendita distinta dalla merce di proprietà. E’ richiesto infine che venga tracciata la
modalità di pagamento tramite buono, attualmente non utilizzata e causa di alcune squadrature.
Si riporta di seguito uno schema generale e successivamente il dettaglio delle interfacce coinvolte.
7.3.1. Interfacce da Gestionale a Stores2
Anagrafiche
Attualmente AS400 è il master delle anagrafiche. I prodotti, con le relative varianti, sono definiti
sull’attuale gestionale ed inviati massivamente e quotidianamente a Stores2 con job serale. Per
ogni singola variante del prodotto viene inviato inoltre il relativo EAN code.
Harmont & Blaine codifica tutte le tipologie di prodotto in vendita su AS400, siano esse di proprietà
o in conto vendita (Harmont & Blaine Junior, calzature) anche se queste ultime non sono tracciate
nella giacenza del Gestionale.
SAP sarà quindi il master per quanto riguarda le anagrafiche. I dati anagrafici verranno inviati in
modo massivo e con cadenza giornaliera a Stores2 con job serale.
Attributi
AS400 invia giornalmente tutte le informazioni legate al prodotto, in termini di scalarini taglie e
stagioni di vendita (intesa come PE o AI); alla stagione viene poi legato l’anno di riferimento.
SAP invierà le stesse informazioni quotidianamente.
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Listini
Il Gestionale AS400 è il master dei listini. Per listini si intendono: listino di sell-out e listino saldi.
Eventuali promozioni o sconti manuali vengono gestiti direttamente su Stores2. I listini sono inviati
giornalmente o a richiesta. Viene inviato sempre il listino pieno e non le sole modifiche.
La gestione resterà analoga con SAP. I listini full-price e saldi saranno definiti in SAP ed inviati
giornalmente o a richiesta a Store. Eventuali promozioni flash continueranno ad essere gestite
direttamente in Stores2. Stores poi invierà a SAP lo sconto applicato.
Bolle
Il Gestionale invia giornalmente tutte le bolle di spedizione dal magazzino centrale ai negozi a
Stores2. La giacenza del magazzino centrale e del negozio viene aggiornata sul Gestionale al
momento dell’emissione della bolla. La giacenza presso il negozio su Stores2 risulta invece
disponibile solo al momento della conferma della bolla prima della quale la merce risulta in stato
“sospeso”. Non è gestito pertanto lo stato di merce in viaggio sul Gestionale. L’unico strumento
che l’utente ha per evidenziare la merce in viaggio è analizzare la merce in sospeso su Stores2.
Per quanto riguarda il carico della merce in conto vendita (ad esempio H&B Junior) che viene
approvvigionata in modalità direct-shipping dal fornitore, viene fatto un carico fittizio della merce
presso un magazzino logico di transito sul Gestionale e successivamente emessa la bolla di
spedizione che scarica il magazzino di transito e notifica a Stores2 la bolla per consentire la
ricezione della merce, cosi come per le spedizioni della merce di proprietà. In questo caso
specifico non viene tracciata alcuna giacenza della merce in conto vendita presso il Gestionale.
Store2 gestisce anche la giacenza della merce in conto vendita ma non la distingue in alcun modo
dalla merce di proprietà. Gestisce infatti un unico magazzino per negozio.
SAP invierà le bolle Stores2 una volta registrata l’uscita merce. La merce non sarà però
automaticamente caricata in giacenza del negozio ma resterà in uno stato particolare (merce in
transito) sino ad avvenuta conferma della ricezione in Stores2. La merce in viaggio in SAP
corrisponderà alla merce sospesa in Stores2.
La conferma della bolla in Stores2 scaricherà lo stock in transito ed aggiornerà lo stock disponibile
presso il negozio. Eventuali rettifiche saranno registrate in SAP previa approvazione dal parte
dell’utente.
E’ richiesta la definizione in Stores2 di un nuovo magazzino per ogni negozio che gestisce merce
in conto vendita, in modo da separare logicamente lo stock e favorire la corretta movimentazione
in SAP. In particolare si fa riferimento allo stock per le calzature e per la linea kids.
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7.4. Interfacce da Stores2 a Gestionale
Movimenti
Tramite l’interfaccia dei movimenti Stores2 trasmette quotidianamente gli scontrini (vendita, cambi
merce, emissione di buoni), le rettifiche inventariali, le rettifiche scaturite dalla conferma delle bolle
(eccedenze o ammanchi a fronte della conferma di una bolla), trasferimenti tra negozi e relative
rettifiche ed i resi al deposito centrale.
Le rettifiche giunte al Gestionale sono solitamente analizzate prima di procedere alla modifica della
giacenza presso il negozio, che viene fatta in ogni caso manualmente. Sono soggette a particolare
attenzione le rettifiche derivanti da differenze tra merce spedita a negozio e merce ricevuta, in
quanto soggetta a controllo ed eventuale richiesta di risarcimento al vettore in caso di ammanchi.
La merce “mancante” viene attualmente posta in un magazzino “furti” non fiscale sino a completa
verifica e gestione della pratica.
Il processo di verifica dei resi a magazzino da negozio è sottoposto alle stesse modalità di
controllo. Se al deposito centrale arriva merce in eccesso, dal momento che la lettura dei codici
avviene tramite RFID, si procede allo scarico manuale della merce ricevuta in eccesso dal negozio
sul Gestionale. La differenza viene registrata anche su Stores2.
Nel caso in cui la merce ricevuta sia in difetto si procede ai controlli come per gli ammanchi relativi
alle bolle.
La richiesta di Harmont & Blaine è di gestire in automatico tutte le rettifiche che non richiedano
controllo approfondito, ovvero i casi di merce ricevuta in eccesso al negozio o resa in eccesso, e di
notificare e far gestire all’utente i casi in cui si verifichino ammanchi.
I trasferimenti tra negozi arrivano sempre tramite l’interfaccia dei movimenti. In genere tra la fase di
spedizione dal negozio cedente alla ricezione del negozio destinatario passa qualche giorno. Lo
scarico del cedente ed il carico del destino vengono quindi registrati in momenti differenti ma
contabilmente registrati nella stessa data (data di spedizione della merce).
Anche in questo caso è possibile tracciare la merce in viaggio solo su Stores2 analizzando la
merce sospesa presso il negozio ricevente.
Per quanto riguarda gli scontrini sono tracciati con opportune causali i resi cliente ed i cambi merce
che scatenano una rettifica positiva presso il negozio. A fronte di un reso cliente Harmont & Blaine
può emettere un buono. Tali buoni sono codificati solo su Stores2 e non sul gestionale.
In SAP il flusso dei movimenti sarà gestito in modalità automatica attraverso il Monitor Flussi. Ad
ogni scontrino/movimento corrisponderà un flusso univoco di movimentazione. Si valuterà in fase
di realizzazione se differenziare i flussi per tipologia di movimento (vendita/resi/rettifiche).
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I movimenti saranno registrati automaticamente (giornalmente) a seguito della ricezione dei dati da
Stores2. Bisognerà predisporre una tabella di mapping tra le causali di movimentazioni in Stores2
ed analogo movimento logico in SAP; è fondamentale quindi l’utilizzo del magazzino conto vendita
per movimentare in modo corretto la merce venduta.
Corrispettivi
Stores2 invia all’attuale Gestionale (AS400) i corrispettivi con il dettaglio degli scontrini tramite il
flusso dei movimenti. I corrispettivi tengono conto delle vendite della merce di proprietà e della
merce in conto vendita (calzature ed Harmont & Blaine Junior).
Per ogni articolo venduto Stores gestisce il prezzo di vendita originale, quello finale e gli sconti
applicati. Per quanto riguarda in particolare gli sconti, questi restano su Stores2, mentre in
contabilità arriva direttamente solo il netto; in BI invece arriva l’informazione di dettaglio nell’ambito
del flusso diretto analitico da Stores2 alla BI.
In caso di reso o cambio merce, il negozio può emettere un buono. L’importo di tale buono verrà
poi scorporato sullo scontrino da Stores2 al momento della vendita. I negozi Harmont & Blaine
vendono anche Gift Card. La codifica delle Gift Card è fatta direttamente su Stores2. Il Gestionale
non codifica tali articoli.
In SAP i corrispettivi saranno registrati con scrittura diretta in contabilità. In particolare i corrispettivi
saranno registrati con un documento contabile rilevante IVA:
Negozio 1000
Corrispettivi 800
IVA 200
E’ possibile, a seguito di errato importo digitato sul POS, che il negozio faccia un rimborso in
contanti al cliente. Tale rimborso è tracciato nello scontrino e nelle modalità di pagamento. Tale
casistica viene poi gestita direttamente a mano sul sistema AS 400; la stessa modalità di gestione
manuale su AS 400 viene applicata alla casistica che prevede la restituzione dei contanti al cliente
che effettua un reso e non trova articoli sostitutivi.
Le eventuali fatture richieste dal cliente finale sono gestite solo su Stores2. Nessun dato viene
trasferito al Gestionale.
Tutti i dati delle vendite e dei clienti (CRM) sono trasferiti al Gestionale, anche se non utilizzati
direttamente, ma necessari per le analisi su BI.
L’analisi del venduto è attualmente fatta sulla BI tramite i dati acquisiti dal Gestionale.
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Pagamenti
Stores2 invia quotidianamente le modalità di pagamento utilizzate in negozio (contanti, POS, CC,
bonifico). Non esiste una causale relativa all’utilizzo del buono. L’incassato odierno viene decurtato
dell’importo dei buoni utilizzati. In tale ambito i buoni regalo rappresentano un punto di attenzione
ad oggi in quanto non se ne ha la visibilità: ad es. a fronte di una vendita di 200 euro dei quali 100
coperti da un buono, si ha l’informazione solo dei 100 euro incassati.
L’incassato del giorno viene controllato da Harmont & Blaine e quadrato dopo la registrazione sul
Gestionale.
Attualmente non esiste alcuno strumento di controllo prima dell’acquisizione del dato pertanto
l’attività di quadratura a posteriori richiede parecchio tempo.
Infatti ad oggi viene effettuato un controllo tra quanto registrato come corrispettivi nei negozi (Pos
e Cassa) e quanto presente sul documento cartaceo inviato in sede. Il documento cartaceo
contiene tutti i movimenti di dettaglio (distinti tra POS e Cassa), il flusso da Stores2 invece
trasferisce due righe di totale e la quadratura avviene confrontando questi dati di totale con la
distinta movimenti cartacea che contiene i dettagli.
Nel caso in cui sia necessario modificare qualche dato, non si interviene su Stores2 ma si procede
a modificare solo su AS400 (ad esempio in caso di resi nei negozi). Pertanto, dal momento che
Stores2 alimenta sia AS 400 sia la BI con due flussi paralleli, ne consegue che, a fronte di
modifiche effettuate solo su AS 400 e non anche su Stores2, ci sia un disallineamento tra AS400
(dove avvengono le modifiche) e la BI (che non recepisce le modifiche di AS400).
In SAP i corrispettivi del giorno per negozio dovranno essere quadrati con la somma delle differenti
metodologie di pagamento registrate. Dal momento che attualmente non tutte sono mappate (es.
buoni) si richiederà la definizione di tutte le causali mancanti in Stores2.
La registrazione contabile stornerà la partita del negozio aperta con la rilevazione dei corrispettivi e
rileva i versamenti sui conti transitorio POS e transitorio versamenti:
Tr.
Versamenti 500
Tr. POS 500
Negozio 1000
Spese
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Esiste un flusso che traccia tutte le uscite di cassa per spese varie. Anche queste informazioni
sono esportate quotidianamente. I negozi inseriscono l’uscita di cassa e poi su AS 400 viene
registrata la relativa scrittura “spese varie @ fornitore”.
Analoga scrittura verrà eseguita in SAP.
Versamenti
Il flusso dei versamenti prevede sia i versamenti in banca che i versamenti di contanti presso la
sede.
In SAP saranno tracciati tramite scrittura diretta in contabilità su conti opportunamente definiti.
Scritture in CO-PA
L’analisi della profittabilità prevede delle scritture dirette in CO-PA. La scrittura nascerà dall’analisi
dei movimenti di vendita ricevuti da Stores2 e dovrà rispettare i criteri di analisi indicati dal cliente.
Si rimanda al capitolo relativo all’analisi della profittabilità per il dettaglio delle scritture.
Inventario
E’ necessario che Stores2 esporti giornalmente la giacenza del negozio. E’ necessario, lato SAP,
sviluppare un programma che analizzi lo stock ad una certa data del negozio e confronti la
giacenza in SAP con la giacenza dichiarata da Stores2.
Sarà possibile registrare le eventuali differenze come rettifiche inventariali.
Riepilogo interfacce da sviluppare
Origine Destinazione Processo Dettaglio
SAP Stores2 Anagrafiche Anagrafica articoli, varianti, ean
SAP Stores2 Listini Listino full-price e saldi
SAP Stores2 Bolle Bolle di spedizione a negozio (carico)
Stores2 SAP Scontrini
(movimenti)
Vendite, cambi merce su scontrino.
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Stores2 SAP Rettifiche
(movimenti)
Rettifiche da carico, rettifiche da trasferimento,
rettifiche inventariali
Stores2 SAP Corrispettivi
(movimenti)
Registrazione corrispettivi di vendita per negozio
Stores2 SAP Controlling e
Analisi
profittabilità
(movimenti)
Registrazioni CO-PA
Stores2 SAP Pagamenti Dettaglio modalità di pagamento (contanti, pos,
cc, buoni)
Stores2 SAP Versamenti Versamenti in banca o presso sede
Stores2 SAP Spese Spese di cassa
Stores2 SAP Trasferimenti
(movimenti)
Trasferimenti tra negozi (bolle)
Stores2 SAP Conferma
bolle
(movimenti)
Conferme bolle di carico o di trasferimento
Stores2 SAP Resi
(movimenti)
Bolla di reso
Stores2 SAP Giacenza Giacenza ad una certa data presso il negozio
(suddivisa per merce di proprietà e merce in
conto vendita)
7.4.1. Gap emersi
E’ stato richiesto uno strumento per monitorare le differenze in caso di spedizione di merce da
centro di distribuzione a magazzino o trasferimento tra negozi o reso a centro di distribuzione. In
caso di differenze elevate è necessario infatti fare indagini accurate per accertare le differenze.
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A tal proposito si propone lo sviluppo di un report custom che evidenzi per alcune tipologie di
movimento (da individuare tramite opportuno flag nella tabella di mapping delle causali) le
eventuali differenze rilevate.
Sarà possibile validare le diverse registrazioni direttamente dal monitor per poi sottometterle alla
gestione automatica del monitor flussi.
Tutti gli aggiornamenti che avranno impatto sulla giacenza di Stores2 e che scaturiranno da questa
analisi dovranno essere eseguiti manualmente, ovvero non è prevista una interfaccia di rettifica
automatica dello stock del negozio su Stores2.
7.5. E-commerce Magento
Il sistema utilizzato da Harmont & Blaine per l’e-commerce è Magento.
Il dettaglio dello scambio dati tra il gestionale in essere e Magento è stato trattato nel capitolo
riservato all’e-commerce. Di seguito si citeranno le interfacce da sviluppare tra SAP e Magento.
Le interfacce in ingresso in SAP saranno tracciate attraverso il monitor flussi (modalità asincrona).
Origine Destinazione Processo Dettaglio
Magento SAP Anagrafica
clienti
Gli acquirenti si registrano direttamente su
Magento. I dati anagrafici devono essere trasferiti
a SAP al momento dell’acquisto
SAP Magento Anagrafica
articoli
SAP deve produrre un file excel con l’elenco degli
articoli destinati al canale web. Il file sarà poi
arricchito manualmente dagli utenti con
informazioni gestite solamente all’interno di
Magento
SAP Magento Listini SAP deve inviare i listini di vendita full-price o
sales. Per l’estero viene applicato un markup in
base al paese di destinazione direttamente su
Magento. Gli sconti sono gestiti direttamente su
Magento
SAP Magento Disponibilità SAP deve esporre la disponibilità dello stock per
Magento. Valutare se esportare la giacenza
periodicamente o pubblicare un web service per
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avere la disponibilità in tempo reale.
Magento SAP Ordine di
vendita
Magento invierà l’ordine di vendita inserito dal
cliente in SAP.
SAP Magento Feedback
ordine di vendita
SAP deve inviare un feedback sulla creazione
dell’ordine di vendita.
7.6. Fly-buy e order entry
I sistemi Fly-buy ed order entry sono attualmente utilizzati dagli agenti per caricare gli ordini di
riassortimento e per i resi.
Tali sistemi saranno sostituito da FIORI un add-on di SAP studiato appositamente per le esigenze
del mondo della moda.
Per ulteriori informazioni a riguardo fare riferimento all’apposito paragrafo nel capitolo delle
vendite.
7.7. Sistema documentale
Harmont & Blaine utilizza un Sistema documentale per l’archiviazione delle fatture attive e passive
e delle DDT.
7.7.1. Ciclo passivo
Attualmente Harmont & Blaine registra le fatture passive sul proprio sistema gestionale ed allega la
scansione della fattura passiva ricevuta dal Fornitore.
Dopo aver registrato la fattura passiva sul sistema gestionale, prima di scansionare la fattura
cartacea AS400 genera una etichetta che poi viene apposta sulla fattura cartacea.
Successivamente procede alla scansione del documento con gli eventuali allegati. Eventuali
modifiche comportano la ristampa (rigenerazione di una nuova etichetta) e la nuova scansione
sostituisce la precedente.
L’etichetta apposta sul documento contiene le seguenti informazioni: data registrazione fattura,
codice fornitore, Protocollo IVA ed una serie di righe (al massimo 4) su cui è possibile riportare una
serie di conti CoGe.
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Tali informazioni potranno poi essere utilizzate per ricercare ed eventualmente ristampare la
fattura passiva tramite il sistema documentale.
Si allega un esempio della fattura passiva con relativa etichetta.
Tale operatività sarà proposta analogamente in SAP.
7.7.2. Ciclo attivo
L’archiviazione delle fatture passive e delle DDT (documenti di trasporto) è trasparente per
l’utente. Un job notturno rileva infatti tutte le fatture e le DDT emesse in giornata e non ancora
archiviate (informazione riportata su un campo di testata del documento) ed esegue la stampa del
documento e l’archiviazione dello spool sul sistema documentale.
In questo caso non è necessaria la gestione di alcuna etichetta. La ricerca dei documenti sul
sistema documentale può essere fatta, infatti, tramite il numero fattura o DDT generato dal
gestionale stesso.
I dettagli tecnici relativi alla creazione del file e successiva trasmissione del dato saranno
approfonditi in fase di analisi.
In SAP la generazione dei documenti sarà legata ad un messaggio di stampa ad hoc per ogni
tipologia di documento coinvolta (ordine, consegna, fattura). Il messaggio potrà essere elaborato in
tempo reale a salvataggio del relativo documento o tramite job notturno.
Scansione fattura
passiva.pdf
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7.8.
8. Strategia di CUT-OFF
La strategia di cut-off è stata definita in modo da ridurre il rischio e l’impatto complessivo di avvio
del nuovo sistema SAP FMS, tenendo conto dei requisiti della parte amministrativa e dei vincoli
operativi tipici dei ciclo stagionale del fashion. L’esigenza è infatti quella non spezzare l’esercizio
contabile su due sistemi e quindi di partire a gennaio 2017, ma questo periodo non è compatibile
con l’operatività del ciclo stagionale che si trova in piena attività sulla PE17 e con il periodo
natalizio e i saldi di fine stagione della AI16 nei punti vendita. Per mitigare il rischio complessivo, lo
scenario di go-live della parte operativa deve essere sincronizzato con i lanci in produzione della
nuova stagione AI17. In termini di piano di progetto, questo comporta uno slittamento del go-live di
tutto ciò che non è amministrazione al 1 Marzo 2017.
Il go-live SAP sarà quindi articolato in due step:
01/01/2017 Contabilità: in modo da consentire la chiusura del bilancio 2017 in SAP.
01/03/2017 Logistica/Operation: in modo da intercettare il lancio in produzione delle
commesse per la stagione AI17.
Secondo questo approccio, dal 9 gennaio gli utenti cominceranno a lavorare su SAP per la sola
parte amministrativa. Il resto delle funzioni avrà un avvio simultaneo al primo marzo 2017. Questo
significa che il set up della stagione AI2017, comprensivo dell’approvvigionamento dei campionari
e dell’avvio della campagna vendite, avverrà sul sistema AS400 attuale, mentre
approvvigionamenti di prodotti finiti e produzione della stessa saranno realizzati direttamente in
SAP.
Nel periodo di delay tra la partenza della contabilità e del resto della Logistica/Operation, della
durata di circa 40 giorni, è necessario che alcune attività amministrative vengano duplicate
manualmente sui due sistemi. In particolare le fatture attive verranno emesse da AS400 e
registrate manualmente in SAP, mentre le fatture passive dovranno essere registrate in SAP e
parallelamente anche in AS400 (ai fini della determinazione del valore delle giacenze e quindi del
COGS sul vecchio sistema).
La figura sottostante riepiloga le macro fasi del progetto:
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8.1. Primo Step 01/01/2017
In data 1/1/2017 ci sarà il go-live della parte contabile con:
Anagrafiche clienti
Anagrafiche fornitori
Piano dei conti
Interfacce Doc Finance
Interfaccia Paghe
Interfaccia negozi per la sola parte contabile
Gestione cespiti
Connettore con sistema documentale ArchiFlow (in particolare fatture passive registrate su
SAP)
Di seguito l’impatto sui diversi oggetti di migrazione della prima fase.
8.1.1. Anagrafica Cliente
Saranno migrate tutte le anagrafiche clienti al 01/01/2017 ad eccezione dei negozi di proprietà, che
non saranno più mappati come clienti in SAP. Sarano invece ripresi come codice cliente
Intercompany wholesale i clienti delle società estere (Spagna, Francia, Svizzera), che non saranno
attive in SAP.
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8.1.2. Anagrafica Fornitore
Saranno migrate tutte le anagrafiche fornitore.
8.1.3. Fatturazione attiva
Le fatture attive dovranno essere emesse in AS400 e registrate in SAP per la sola parte contabile.
Le fatture cartacee saranno prodotte da AS400 ma i registri IVA saranno gestiti in SAP per cui la
numerazione tra i due sistemi dovrà coincidere. La registrazione delle fatture in SAP sarà eseguita
manualmente.
8.1.4. Fatturazione passiva
Le fatture passive dovranno essere registrate contabilmente in SAP e replicate in AS400. In
questo caso non ci sono vincoli di numerazione per cui i numeri dei documenti potranno non
coincidere (coincideranno invece il numero fattura e la data fattura).
Saranno registrate sia in SAP che in AS400 anche le fatture di acquisto che non riguardano la
logistica in quanto la contabilità analitica sarà gestita da AS400 nel periodo transitorio dall’1/1 al
1/3, per cui tutte le registrazioni con rilevanza economica dovranno essere presenti anche in
AS400.
8.1.5. Incassi, pagamenti e prime note senza rilevanza economica
Gli incassi, i pagamenti ed in generale tutte le registrazioni che non hanno rilevanza economica
saranno eseguite soltanto in SAP, direttamente o attraverso le interfacce con Doc Finance.
8.1.6. Gestione cespiti
I cespiti saranno gestiti in SAP a partire dal 1/1/2017, il libro cespiti con il dettaglio delle singole
anagrafiche sarà importato con valori al 1/1/2017.
8.1.7. Flussi da interfacce
I flussi derivanti dalle interfacce Doc Finance e Paghe partiranno l’1/1/2017 in modo completo.
L’interfaccia dei negozi invece partirà l’1/1/2017 per i soli flussi contabili, mentre i flussi di
contabilità analitica e di logistica partiranno l’1/3/2017.
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8.1.8. Criticità
La partenza in due step con contabilità al 1/1/2017 e logistica al 1/3/2017 è particolarmente
onerosa per gli utenti, a causa della necessità di dover duplicare la registrazione delle fatture attive
e passive nel periodo transitorio 1/1/2017 – 28/2/2017. Inoltre la partenza all’1/1/2017 non
riguarderebbe la contabilità analitica in quanto, mancando i flussi logistici, non sarebbe completa.
8.2. Secondo step 01/03/2017
Nel secondo step del 01/03/2017 verranno avviate tutte le altre funzioni aziendali che prevedono la
migrazione (automatica o manuale) dei seguenti oggetti:
Anagrafica MP
Anagrafica Prodotti finiti
Cicli
Distinte base
Commesse PE17
Commesse AI17
Listini Fornitore
Oda Materie prime
Oda Lavorazioni Esterne
ODA commercializzati AI17
Giacenze di magazzino
Giacenze presso Façon
Giacenze negozio
Giacenze conto Estimatorio
Listini vendita e WS/RT
Spedizioni a cliente e trasferimenti
Ordini di vendita aperti
Richieste di reso cliente
Parallelamente verranno avviati i restanti flussi di interfaccia previsti in scope.
8.2.1. Anagrafica materie prime e accessori
Saranno riprese con procedura automatica tutte le anagrafiche dei prodotti giacenti a magazzino e
tutti quelli inseriti nelle distinte base dei prodotti a partire dalla collezione AI17. Per i tessuti giacenti
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da lungo periodo verrà valutato dopo l’inventario se è possibile procedere alla codifica puntuale o
se verranno gestiti codici aggregati.
8.2.2. Anagrafica prodotti finiti
Saranno ripresi con procedura automatica tutti i codici giacenti presso i magazzini e le varie
tipologie di negozio (compresi anche quelli presenti in conto estimatorio), e tutti quelli generati
dalla PE17 per la gestione di possibili resi. Resi su codici precedenti saranno gestiti andando a
creare l’eventuale l’anagrafica mancante prima dell’ingresso dei resi.
8.2.3. Distinte base
Saranno riprese da AS400 e caricate con procedura automatica in SAP tutte le distinte base della
stagione AI17.
8.2.4. Cicli di lavoro
I cicli di lavoro saranno inseriti in SAP per tutti i prodotti della AI17. Saranno definiti cicli quanto più
precisi e puntuali possibile, in quanto è necessario individuare le lavorazioni esterne per
l’inserimento dei relativi prezzi di acquisto. Tuttavia gran parte dei dati non sono attualmente
presenti a sistema AS400 e quindi potrebbe essere presente in prima battuta un certo grado di
approssimazione. È stata ipotizzata una procedura di caricamento in SAP da file Excel, compilato
ad opera degli utenti Harmont & Blaine a partire dai dati presenti in AS400 aggiungendo le
informazioni attualmente non presenti (tempi di lavorazione, etc.).
In uno step separato dovrà essere caricato anche l’abbinamento dei componenti della distinta base
alla fase del ciclo, informazione anche questa non presente in AS400. Anche per questo caso si
ipotizza una procedura di caricamento a partire da file Excel preparato dagli utenti Harmont &
Blaine.
8.2.5. Commesse di produzione
Per le commesse di produzione si avrà la seguente situazione:
Coda della PE17: sono relative a prodotti che hanno registrato problemi nel loro
approvvigionamento e si trovano ancora in tutto o in parte da versare a magazzino (circa
5% della produzione complessiva). Saranno riprese manualmente per la parte non ancora
versata a magazzino come Ordini di Acquisto a fornitore, che avranno come prezzo di
acquisto il costo della lavorazione esterna.
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Campionari AI17: saranno tutti già versati al 01/03/2017, e quindi non saranno migrati in
SAP.
Produzione AI17: non saranno ancora state lanciate le relative commesse (previste dal
09/03/2017), le quali saranno create direttamente in SAP attraverso la generazione delle
proposte via MRP e relativi lanci.
8.2.6. Listini fornitore
Saranno ripresi da AS400 dal personale Harmont & Blaine e caricati in SAP con procedura
automatica a partire da file Excel tutti i listini fornitore per i materiali migrati.
8.2.7. Ordini di acquisto
Per gli ordini di acquisto si determinerà la seguente situazione:
Ordini di Lavorazione esterna (coda della PE17): non saranno ripresi in SAP, in quanto i
relativi costi saranno inseriti negli ordini di acquisto di prodotto finito che mapperanno le
commesse residue, in accordo a quanto descritto nella voce “commesse di produzione –
coda della PE17”.
Ordini di Acquisto dei campionari AI17: saranno tutti già stati versati al 01/03/2017, quindi
non saranno migrati in SAP.
Acquisti di prodotti commercializzati PE17: non saranno ancora stati emessi al 01/03/2017
e quindi saranno creati direttamente in SAP attraverso la generazione delle proposte di
acquisto via MRP e relative conversioni in Ordini di Acquisto.
Ordini di acquisto di Materie Prime: saranno inseriti manualmente in SAP per la parte
“aperta” (non ancora entrata a magazzino).
Altri ordini di acquisto: saranno anch’essi inseriti manualmente in SAP per la parte aperta.
8.2.8. Giacenze
Per le giacenze si determinerà la seguente situazione:
Giacenze di magazzino: saranno riprese in automatico le giacenze di tutti i materiali
presenti in tutti i magazzini di Harmont & Blaine indipendentemente dalla tipologia. Saranno
quindi ripresi i prodotti finiti, materie prime e accessori di qualsiasi stagione sulla base
dell’inventario al 28/02/2017. Per quanto riguarda i tessuti che possono essere anche molto
anziani come presenza a magazzino sarà valutata, in base alla loro riconoscibilità, la
possibilità di caricarne la giacenza su codici aggregati (a valore simbolico o zero).
Giacenze dei negozi: verranno caricate le giacenze di tutti i negozi in base a quanto risulta
sul sistema di gestione POS al 28/02/2017.
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Giacenze di prodotti finiti in conto estimatorio: Verranno riprese dal sistema POS le
giacenze di prodotti dei fornitori presenti in conto vendita all’interno dei negozi (Bambino,
Calzature). Questo stock non sarà valorizzato in SAP.
Giacenze di Materiali in conto Lavorazione presso Façon: non verrà ripresa nessuna
giacenza in relazione a commesse in ritardo di produzione della PE17, in quanto saranno
inseriti come costo di acquisto nell’ordine migrato. Eventuali stock normalmente lasciati
presso il lavorante esterno verranno tendenzialmente fatti rientrare prima del go live. In
caso questo non fosse possibile verranno caricati manualmente in SAP.
8.2.9. Listini di vendita
Saranno migrati tutti i listini di vendita con procedura automatica per tutti i prodotti delle stagioni
PE17 e AI 17. La procedura di caricamento sarà da file XLS. Eventuali dati mancanti saranno
completati a cura di Harmont & Blaine.
8.2.10. Ordini di vendita
Saranno migrati tutti i gli ordini di vendita aperti (non consegnati) verso i clienti Wholesales delle
stagioni PE17 e AI17. La procedura di caricamento sarà da file Excel. Eventuali dati mancanti
saranno completati a cura di Harmont & Blaine.
8.2.11. Ordini di trasferimento a negozi
Saranno migrati tutti i gli ordini di vendita aperti (non consegnati) verso i negozi di proprietà delle
stagioni PE17 e AI17 sotto forma di Ordine di trasferimento intracompany. La procedura di
caricamento sarà da file Excel. Eventuali dati mancanti saranno completati a cura di Harmont &
Blaine.
8.2.12. Spedizioni
Non sarà ripresa in SAP nessuna spedizione e nessun transito di merce. Tutte le spedizioni verso
clienti terzi dovranno essere eseguite prima del 28/02/2017. Tutti i trasferimenti a negozi dovranno
essere ricevuti entro il 28/02/2017. Occorre gestire l’operatività del magazzino in modo da
garantire questa condizione. Le spedizioni ricominceranno direttamente in SAP dopo la partenza.
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8.2.13. Resi cliente
Saranno migrate le sole richieste di reso aperte (non ricevute a magazzino). Per queste i
riferimenti alle fatture originarie saranno comunque inserite manualmente.
Resi già ricevuti a magazzino saranno accreditati in SAP con nota di credito manuale.
8.2.14.
Tutte le procedure automatiche di caricamento dati in SAP si basano sulla produzione di un file
Excel il cui formato e struttura sarà fornito da ICM.S. Il file Excel sarà prodotto (attraverso
estrazione dati dai sistemi attuali e/o manualmente) e validato da Harmont & Blaine.
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9. GAP di progetto
Il seguente riepilogo riporta le richieste o esigenze emerse nella fase di analisi in termini di
processi, automatismi e funzioni che non erano comprese nello scope originario del progetto sulla
base del quale è stata fatta la valutazione dell’effort in fase di offerta. Per ognuno di questi Gap
verrà quindi fornita una stima per e saranno realizzato solo dopo esplicita autorizzazione da parte
di Harmont & Blaine
AREA ID PROCESSO GAP RILEVATO
MM 1 Gestione mail automatica per
conferme fornitore
Sviluppo di un programma di invio mail
automatico all’Ufficio Acquisti Core che ricordi
loro le entrate merci in scadenza nei successivi
15 giorni.
MM 2 Gestione mail automatica per
contestazione quantità fornite
Sviluppo di un programma di invio e-mail
automatico all’Ufficio Acquisti Core, alla
registrazione di un’entrata merci a magazzino da
fornitore per una quantità inferiore o superiore alla
quantità ordinata, contenente le quantità in
eccesso (o in difetto) riscontrate e la richiesta di
una compensazione.
MM 3 Gap relativi a Intrastat Acquisti Sviluppo di una reportistica completa a supporto
dell’Intrastat servizi per le lavorazioni esterne e/o
un calcolo automatico dei dati Intrastat in fase di
creazione OdA della lavorazione.
MM 4 Report calcolo contributo CONAI Creazione di un report che legga le fatture
comunitarie e calcoli l’aliquota CONAI secondo le
attuali regole di calcolo Harmont & Blaine.
PP 5 Report di controllo distinte base Creazione di un report che consenta di controllare
le distinte base esistenti a sistema, ad esempio
per verificare che le quantità di tessuto inserite
non superino certe soglie massime, oppure che i
costi siano corretti, secondo regole personalizzate
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Harmont & Blaine.
PP 6 Tracciatura causale di non
conformità componenti
Gestione di una causale che spieghi il motivo
della modifica alla distinta base delle componenti
di una certa commessa/OdA.
PP/SD 7 Gestione non-riassegnabilità degli
ordini in chiusura lotto
Gestione di uno stato utente in testata dell’ordine
di produzione per cui, se l’ordine di produzione si
trova in quello stato, tale ordine non sia più ri-
assegnabile ad altri ordini cliente (“chiusura lotto”
di produzione per una certa commessa).
FI/MM 8 Gestione DURC fornitori Blocco automatico del fornitore alla scadenza del
DURC
FI 9 Titoli a Cauzione Gestione titoli a cauzione
FI 10 Tassi di cambio Tabella cambi con aggiornamento automatico
FI 11 Gestione CU2016 Eventuale gestione della CU2016 (file e modulo di stampa per certificazione unica fornitori soggetti a ritenuta d'acconto)
FI 12 Evidenziazione Ritenute d’acconto e netto a pagare in scadenziari/partitari fornitori
FI 13 Gestione Agenti Agenti: determinazione dell’agente non
solo in base al cliente ma anche in base al brand
Agenti: prefettura con costi suddivisi per Organizz. Commerciale (store, multibrand, ecc)
Agenti: Indicazione Agente in partita cliente per selezioni in scadenziari e procedura solleciti
FI 14 Anticipi Cliente Gestione exit per registrazione su conto CO.GE. Speciale
FI 15 Scadenziari Ageing griglia scaduto/a scadere
FI 16 Solleciti Invio mail solleciti
FI 17 Ratei e risconti Richiesta la possibilità di prevedere il calcolo
basato sulo computo dei giorni e non solo su
base mensile
RT 18 Replenishment Retail E’ stato richiesto uno strumento di interrogazione
(report) che a fronte del fabbisogno di
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riassortimento di un negozio mostri la disponibilità
della merce mancante non solo sul centro di
distribuzione, come da tool standard, ma anche
presso i negozi.
MM/SD 19 Interfacce RFID Richiesto un report per interrogare lo stato del
TAG tracciato sul db di interscambio dati
MM 20 Interfacce Movimoda Richiesto di inviare il movimento di entrata merci
a Movimoda a partire dal quale il sistema esterno
aggiorna lo stock di magazzino
MM 21 Interfacce Movimoda Esportazione anagrafiche ( se flusso diverso da
RFID o non tramite db di interscambio)
MM 22 Store2 Tool di monitoraggio ed approvazione rettifiche
ricevute da Stores2
MM/SD/PP 23 RFID Alimentazione di documenti di spedizione o
trasferimento in SAP a partire da letture RFID
(invio prodotti finiti a fornitore in conto riparazione
o ripristino di fine stagione)
MM/SD 24 Gestione Resi tramite RFID Nell’attuale sistema gestionale è stato rilevato
come GAP la rilevazione dei materiali resi a fine
stagione automaticamente tramite sistema RFID
SD 25 Reportistica Eventuali report custom (personalizzazioni non
previste dallo standard SAP FMS) sul sistema
gestionale