I FATTORI DI SUCCESSO - B

E 2

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A chi io riporto ? La valutazione dei “Referenti”

Se non negoziamo solo per noi stessi, ma in un contesto più ampio o

professionale, dobbiamo considerare anche i nostri “REFERENTI”:

1. I Capi.2. Chi prenderà la decisione finale.3. Chi deve valutare e criticare l’accordo

preso.4. Osservatori che guardano e criticano la

trattativa.5. Il contesto: leggi, regole, cultura,

politica.

3

Un modo di definire le parti chiave

coinvolte nella trattativa è di

effettuare

“UN’ANALISI DEL CAMPO DI

TRATTATIVA”

Valutare i nostri “Referenti” è come

essere un allenatore che analizza le

persone presenti in uno stadio di

calcio.

A chi io riporto ? La valutazione dei “Referenti”

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La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

A B

C

C

D

D D

D

E

E

E

E

5

A. Attori DIRETTI (chi c’è nella nostra squadra?)

B. Attori AVVERSARI (chi c’è con loro?)C. Attori INDIRETTI (chi c’è a bordo

campo?)D. OSSERVATORI interessati (chi c’è sugli

spalti?)E. Fattori AMBIENTALI (cosa accade

nell’ambiente più ampio del gioco, fuori dallo stadio ma che plasma e determina ciò che accade nello stadio?)

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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A. Attori DIRETTI (chi c’è nella nostra squadra?) Forse siamo soli, ma potremmo avere un aiuto: un avvocato, un amministrativo o un altro esperto; qualcuno che ci può dare supporto:

anche morale; osservare ed ascoltare

attentamente l’altra parte; prendere nota di tutto;

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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B. Attori AVVERSARI (chi c’è con loro?)

Risorse, interessi e necessità

Obiettivi

Reputazione e stile di trattativa

Alternative

Autorità per fare un accordo

Probabili strategie e tattiche

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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C. Attori INDIRETTI (chi c’è a bordo

campo?)

Chi può influenzare lo sviluppo del

gioco?

Include

I Capi

La persona che autorizza le varie

fasi della trattativa

La persona che approva l’accordo

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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D. OSSERVATORI interessati (chi c’è sugli

spalti?)

Chi guarda, è interessato ma può solo

indirettamente influenzare ciò che

accade?

Può includere: livelli superiori,

azionisti, concorrenti, analisti

finanziari etc.

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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E. Fattori AMBIENTALI es:

1. Storia del rapporto tra le parti, e come influenza le aspettative degli altri.

2. Quale rapporto ci aspettiamo o desideriamo per il futuro e come ciò

influenza l’attuale trattativa.3. Quale successo ha avuto l’altro

negoziatore in passate trattative con altri?

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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E. Fattori AMBIENTALI es:

4. Qual è la pratica normale ed

accettata nel sistema legale in

cui tratta l’accordo?

5. Qual è la pratica normale ed

accettata nel sistema etico in cui

tratta l’accordo?

6. Qual è la pratica normale ed

accettata nella cultura in cui si

svolge la trattativa?

La valutazione dei “Referenti”

L’Analisi del campo di gioco

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Chi sono quelli dell’altra parte?

Risorse, Interessi e Necessità

Dobbiamo ottenere la massima informazione sull’altra parte, con:

Analisi della sua storia e trattative passate

Dati economici (es. D&B) e di bilancio

Giornali e periodici

Incontri diretti e con colleghi

Incontri con gente che ha avuto contatti d’affari con loro.

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Incontro preliminare con loro, inclusa

una discussione su cosa vorrebbero

raggiungere.

Prevedere quali sono i loro interessi.

Chiedere ad altri che hanno negoziato

con loro.

Leggere ciò che dicono di sé sui media.

Chi sono quelli dell’altra parte?

Risorse, Interessi e Necessità

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Spesso sbagliamo pensando che l’altro sia

come noi, abbia gli stessi obiettivi e valori

e voglia le nostre stesse cose.

Uno dei modi migliori di conoscere i suoi

obiettivi e la prima offerta PRIMA della

trattativa è

PARLARNE DIRETTAMENTE PRIMA CON

LUI…

I negoziatori per professione spesso scambiano queste informazioni giorni o settimane prima !!

Chi sono quelli dell’altra parte?

Obiettivi e offerte d’apertura

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Il suo comportamento nelle trattative passate è spesso una buona indicazione del suo comportamento nelle trattative future (ma la gente cambia con il tempo…). I fattori sono:

1. Come i suoi predecessori hanno negoziato con noi in passato.

2. Come lui ha negoziato con noi in passato in un contesto simile o anche differente.

3. Come lui ha negoziato in passato con terze parti.

Chi sono quelli dell’altra parte?

Reputazione e Stile

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Dobbiamo capire la qualità delle sue alternative !

Se lui ha una forte e profittevole alternativa, sarà1. Fiducioso nella trattativa, con alti

obiettivi.2. Presserà forte per quegli obiettivi.

Se lui ha una debole alternativa, sarà3. Più dipendente dal raggiungimento di

un buon accordo.4. Meno pressante per i suoi obiettivi.

Chi sono quelli dell’altra parte?

Le Alternative

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Spesso i Referenti decidono che il loro

negoziatore NON possa concludere alcun

accordo, ma solo presentare e riportare

proposte. Questo per vari motivi:

1. Non soccombono ad offerte suadenti

2. Non danno informazioni importanti

3. Permettono di ritirarsi facilmente

Chi sono quelli dell’altra parte?

L’Autorità

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MA

Ciò crea frustrazione e senso di inutilità per l’altro

Il quale può bloccare le trattative, attendendo un negoziatore con potere di risposta e decisione.

Quindi pensarci bene prima di inviarlo…

Prima di trattare, chiedere all’altro i suoi limiti: la tentazione di mentire si bilancia contro i costi personali e i rischi aggiunti alla trattativa.

Chi sono quelli dell’altra parte?

L’Autorità

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L’informazione si può ricavare dai dati

raccolti:

Reputazione, stile, alternative, autorità e

obiettivi aiutano a stimare la strategia

dell’altro.

Inoltre si ricava durante lo sviluppo della

trattativa: se ci siamo sbagliati, è

necessario ricalibrare la nostra strategia

di risposta.

Chi sono quelli dell’altra parte?

Le Strategie e Tattiche

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COLLABORAZIONE

ASTENSIONECOMPETIZIONE

RESA

E’ importante il risultato

concreto ?

E’ importante il risultato relazionale

?

SI

NO

SI

NO

Chi sono quelli dell’altra parte?

Quale strategia applicherò?Giunti a questo punto del processo di pianificazione, dobbiamo scegliere una delle QUATTRO strategie viste:

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Come presenterò i vari punti ?Vi sono due importanti aspetti:

1. Presentare chiaramente il nostro caso e fornire ampi fatti e argomentazioni di supporto.

2. Confutare le argomentazioni dell’altro con le contro-argomentazioni preparate.

E’ impossibile definire tutte le possibili situazioni, ma si possono usare alcune

idee guida generali.

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Come presenterò i vari punti ?

Possiamo porci queste domande:

a. Quali fatti supportano il mio punto di

vista?

b. Cosa valida e dà solidità a questa

informazione come un dato di fatto?

c. Chi posso consultare che mi aiuti ad

elaborare o chiarire i fatti?

d. Quali fonti di dati esistono che possano

supportare le mie argomentazioni?

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Come presenterò i vari punti ?

e. Come posso rispondere a queste

argomentazioni e cercarne di più

creative e indirizzate a soddisfare i

punti ed interessi di entrambi?

f. Questi punti sono stati già negoziati

da altri in passato in circostanze

simili?

g. Qual è il probabile punto di vista

dell’altro? Quali sono i suoi

interessi?

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Come presenterò i vari punti ?

h. Quali argomentazioni userà?

i. Come posso sviluppare e presentare i

fatti nel modo più convincente?

j. Quali supporti visivi, foto, grafici e

testimonianze di esperti possono

essere utili o migliorare il caso?

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Definire la procedura

Vi sono vari elementi di procedura o processo che un negoziatore dovrebbe considerare:

L’agenda Il luogo del negoziato Il tempo per negoziare Altre parti che possono essere

coinvolte Cosa fare se la trattativa fallisce Come teniamo traccia di ciò su cui c’è

in accordo?

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Definire la procedura

L’Agenda

Noi possiamo stabilire in anticipo una lista di punti e di specifici obiettivi.

Ci forza a pensare al posizionamento e decidere gli obiettivi

La lista sarà proposta come agenda della trattativa, è ciò che vogliamo discutere,

con la relative nostre priorità.

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Definire la procedura

L’Agenda

Se l’agenda è unilaterale, e differisce da quella dell’altra parte, c’è un rischio potenziale:Possiamo proporre priorità irrealistiche o punti che l’altro non è preparato a

discutere.

I negoziatori per professione (rel. ind., diplomatici) scambiano e negoziano

l’agenda in anticipo, per un accordo sui punti dell’agenda PRIMA della sostanza

della trattativa.

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Definire la procedura

Il luogo del negoziato

I negoziatori tendono ad avere più successo se “giocano in casa” (=ufficio, città, Paese).

Conoscono lo spazio, si sentono a proprio agio e rilassati, hanno accesso a computers etc.

Per minimizzare questo vantaggio, serve scegliere un territorio “neutrale” e il grado di “formalità” dell’ambiente (sala riunione in sede o sale d’hotel etc.)

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Definire la procedura

Il tempo per negoziare

Se i negoziatori si aspettano deliberazioni lunghe e protratte, possono negoziare il tempo e la durata delle sessioni di trattativa.

Quando iniziamo? Per quanto tempo ci riuniamo? Entro quando dobbiamo finire? Quando avremo un intervallo o tempo

per riunirci con il nostro team?

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Definire la procedura

Altre parti coinvolte

Una sola o entrambe le parti

porteranno esperti o consiglieri?

Con quale ruolo?

Sono rappresentati da un loro

“agente”?

Lui sarà insieme alla diretta

controparte?

O la consulterà solo dopo?

Saranno coinvolti i media, e con che

ruolo?

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Definire la procedura

Cosa fare se la trattativa fallisce

Cosa accade se restiamo bloccati?

Andremo ad una terza parte neutrale?

Tentiamo altre tecniche?

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Definire la procedura

Come teniamo traccia dell’accordo?

Molti negoziatori non considerano l’importanza di tenere traccia esatta di ciò che si discute o su cui ci si accorda, ma ciò è critico.

Chi ha le migliori note:

1. Diventa la “memoria” della sessione

negoziale.

2. Chiede di tracciare la prima bozza

d’accordo.

3. Si prende qualche licenza sulla forma

dell’accordo, sull’enfasi dei vari

punti…

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Definire la procedura

Come teniamo traccia dell’accordo?

4. Se l’accordo è molto tecnico o complesso, lo si fa rivedere a esperti e specialisti (avvocati, analisti finanziari, amministrativi, ingegneri etc.)

5. Se l’accordo è tra gruppi di lingua diversa, l’accordo va tradotto e ritradotto indietro per garantire lo stesso significato nelle varie lingue.

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Definire la procedura

Come teniamo traccia dell’accordo?

In nuovi rapporti negoziali, le discussioni sulle procedure avvengono PRIMA di quelle sostanziali.

La facilità o meno nell’accordarsi sulle procedure può spesso essere usata come TEST sul processo negoziale sostanziale.

Se abbiamo successo nelle procedure, possiamo aspettarci un più facile accordo sulla sostanza del negoziato.

I suggerimenti di un Maestro

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I suggerimenti di un Maestro

Bill Richardson (ex Gov. New Mexico) negozia per gli USA su ostaggi etc. con governi ostili (esempi di sue controparti : Saddam Hussein, Fidel Castro, Cedras, Corea del Nord…). I suoi suggerimenti, basati sull’esperienza, sono :

Sii un buon ascoltatore. Per trattare,

devi capire la prospettiva del tuo

avversario e sapere cosa lo motiva.

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I suggerimenti di un Maestro

Usa TUTTE le tecniche di negoziazione

che conosci. Non esiste la strategia

“perfetta”.

Cerca di venir fuori da ogni incontro

con qualcosa, anche se è solo un

impegno per un altro incontro.

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I suggerimenti di un Maestro

Preparati per la trattativa raccogliendo

informazioni da chi conosce la

situazione e le persone con cui

dovrai interagire.

Mostra umiltà ma non debolezza. Non

puoi ritirarti o abbassare la

guardia.

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE !

FINE

La strategia, lo scenario e il piano d’azione