IL BUDGET IN UNA SOCIETA’ DI SERVIZI
SINTESI S.r.l.
Potenza, 17.06.2015 - Università degli Studi della Basilicata
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SINTESI S.r.l
SINTESI S.r.l. è una società di servizi che opera nel
settore della formazione professionale
Costituitasi nel 1998, ha sede in Potenza alla via
Ciccotti n. 36
È agenzia formativa accreditata dalla Regione
Basilicata
Ha le dimensioni (per classe di fatturato e numero
di dipendenti) di una microimpresa
Classe di fatturato: 0,5 – 1,0 M€;
Numero medio di dipendenti compreso fra 5 e 10
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SINTESI S.r.l
I servizi formativi sono proposti ad imprese,
pubbliche amministrazioni, cittadini
I servizi formativi offerti sono a pagamento oppure
fruiscono di co-finanziamenti pubblici
La formazione co-finanziata è acquisita mediante
partecipazione ad avvisi pubblici
Sintesi è agenzia formativa con competenze
metodologiche gestionali, non è specializzata su
tematiche particolari
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IL BUDGET
Il budget è uno strumento che consente di:
programmare le attività necessarie per conseguire
obiettivi a breve termine (coerenti con la strategia
competitiva perseguita)
assegnare alle persone responsabilità in ordine ai
tempi ed alle modalità di realizzazione delle
attività “prese in carico”
controllare (in progress) che, in ciascun periodo
dell’anno, quanto realizzato sia in accordo con
quanto programmato
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IL BUDGET
Il budget è uno strumento che consente di:
avere un riferimento costante per l’attuazione delle
“operations”, in grado di orientare le persone verso
il conseguimento degli obiettivi stabiliti
guidare la performance delle persone (in primis i
responsabili di progetto) verso risultati di efficacia
e di efficienza
facilitare l’assunzione di decisioni di carattere
tattico che hanno impatto sul risultato di gestione
gestire i flussi di cassa in uscita ed in entrata e
controllare la disponibilità monetaria a breve
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IL BUDGET
Il BUDGET necessita di “standard” ovvero di dati
inerenti i processi svolti in azienda
Gli standard costituiscono un patrimonio
(informativo) fondamentale di un’impresa che si
costruisce nel tempo attraverso un sistematica
azione di studio e revisione.
Il BUDGET è uno strumento con il quale si fa
organizzazione, responsabilizzando le persone ed
orientando il loro comportamento verso la
strategia competitiva perseguita.
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IL CONTESTO COMPETITIVO
Il contesto ambientale è formalmente
regolamentato per quel che concerne la
gestione di fondi pubblici
Numero elevato di agenzie formative accreditate
Elevata intensità competitiva determinata da:
eccesso di offerta
riduzione della domanda a causa della perdurante crisi
economica nazionale e – ancor di più – regionale
riduzione di fondi pubblici disponibili
appesantimento delle procedure amministrative della
P.A. che causano rallentamento nella emissione di
avvisi pubblici e nei pagamenti
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IL CONTESTO COMPETITIVO
La competizione subirà una ulteriore aumento a
causa dei meccanismi di finanziamento messi in atto
dalle PP.AA. che ricorrono sempre più
frequentemente ai “voucher” assegnati direttamente
ai fruitori del servizio e liberamente spendibili sul
mercato.
Le imprese del settore devono operare non più nella
logica della rendicontazione delle spese
(concessione amministrativa assegnata in seguito ad
avvisi pubblici) ma in quella del libero mercato in cui
collocare “prodotti formativi” in grado di suscitare
l’interesse del potenziale fruitore.
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IL CONTESTO COMPETITIVO
Esse saranno sempre meno società di servizi
formativi e sempre più imprese che proporranno al
mercato, avvalendosi di una efficace azione di
marketing, prodotti formativi a catalogo capaci di
suscitare l’interesse dei cittadini.
Il management di queste imprese dovrà essere
capace di affrontare tale sfida assai impegnativa
adottando idonei approcci gestionali ed
avvalendosi di “strumenti” in grado di supportarli
nell’assunzione di decisioni di carattere tattico e
strategico.
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SCELTE GESTIONALI
SINTESI S.r.l., leader regionale nella formazione
professionale da oltre 16 anni, ha sempre saputo
adattarsi ai mutamenti di scenario, spesso radicali,
che hanno periodicamente caratterizzato il settore.
Trattandosi di azienda di servizi i suoi Asset più
importanti sono:
le risorse umane di cui dispone
i dati - raccolti ed archiviati nel suo data base - che
costituiscono il patrimonio informativo su cui si
basano tutti i processi operativi
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SCELTE GESTIONALI
In relazione alle risorse umane le scelte di Sintesi
sono così sintetizzabili:
esiguità delle persone assunte stabilmente
(necessità di avere costi fissi ridotti anche per
affrontare meglio l’alea attribuibile alla
discontinuità della programmazione della P.A.)
fungibilità del personale assunto che deve essere
in grado di intervenire in più processi
capacità di project management in modo da gestire
le risorse umane acquistate all’esterno
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SCELTE GESTIONALI
I dati di processo sono archiviati nel sistema
informativo aziendale e consentono di:
assolvere alle richieste di controllo da parte della
P.A.
effettuare analisi di efficienza
supportare attività di marketing
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PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI
Le tipologie che possono essere considerate standard
sono:
a) Corsi di alta formazione rivolta a laureati
specialistici inoccupati, della durata minima di 900
ore (6 ore al giorno per 5 giorni a settimana)
b) Corsi di formazione rivolti al personale dipendente
di imprese, della durata tipica di 100 ore o di 200
ore (sessioni formative della durata di 4 ore
ciascuna)
c) Corsi brevi tematici rivolti a professionisti e o
cittadini, occupati o meno, della durata tipica di 24
ore (edizioni serali o weekend)
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PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI
I percorsi di tipo a) e b) si avvalgono di finanziamenti
pubblici e, una volta acquisiti in portafoglio, possono
essere realizzati entro una finestra temporale di 9+1
mesi.
L’entrata a regime degli avvisi pubblici che con
regolarità mettono a disposizione (tramite gara
pubblica) i relativi fondi consentono di ipotizzare - per
ciascun tipologia - quantità e tempi di attuazione.
I percorsi di tipo c) sono proposti a pagamento, di tipo
modulare e pertanto componibili in percorsi più
strutturati di durata multipla. Se ne ipotizza la
realizzazione di almeno uno di essi al mese.
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Con riferimento alla società SINTESI, proviamo ora a
rispondere alle seguenti domande
A cosa serve il budget
Come è fatto (qual è la sua struttura)
Come si costruisce
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A COSA SERVE IL BUDGET.
Il budget serve essenzialmente a stabilire come
gestire i progetti, nel corso dell’anno, per utilizzare
in modo ottimale il personale dipendente e per
stabilire quali e quante risorse esterne acquistare
e per quanto tempo onde poter far fronte al
programma produttivo da attuare.
Il budget consente altresì di gestire i flussi di
cassa in entrata ed in uscita correlati alla
realizzazione dei progetti e dunque di prevedere
eventuali situazioni critiche da affrontare in modo
adeguato.
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Il budget, tenendo conto di quanto realizzato
mediamente negli ultimi cinque anni e delle
condizioni di contesto determinatesi nell’ultimo
anno, rappresenta il programma plausibile (sorretto
da orientamento prudenziale ma non pessimistico)
che dovrà essere attuato nel corso dell’anno.
Viene predisposto un piano di attuazione di
progetti (master plan) su base annuale e con
dettaglio settimanale, caratterizzato da definite
tipologie di progetti, in quantità stabilite ed
allocati temporalmente.
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Ciascun progetto ha una ben definita struttura in
termini di fasi ed attività.
Ciascun progetto assorbe lavoro da parte delle
risorse umane in esso coinvolto (HR efforts)
personale dipendente coinvolto in modo diretto
personale esterno coinvolto in modo diretto
personale dipendente che interviene in modo
indiretto
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Il lavoro assorbito – in modo diretto - da ciascuna
tipologia di progetto (in termini di ore-uomo) è
definito “a standard”.
La composizione del master plan (quali e quanti
progetti allocati temporalmente) consente di
quantificare l’effort in risorse umane direttamente
coinvolte nella realizzazione dello stesso.
L’impiego efficiente del personale dipendente
(saturazione della capacità lavorativa) dipende
anche dall’allocazione temporale dei progetti
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Ciascun progetto, in base all’effort standard
richiesto, comporta il coinvolgimento di
determinate figure professionali e contribuisce alla
saturazione del personale dipendente.
Il processo di programmazione consente di
ottimizzare l’utilizzo del personale interno e di
minimizzare il ricorso a personale esterno
gestendo in modo adeguato l’allocazione temporale
dei progetti (entro le finestre consentite).
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Il processo di programmazione consente altresì di
gestire imprevisti e di ridistribuire carichi di lavoro
fra personale interno ed esterno onde conseguire il
l’ottimizzazione degli impegni.
Il budget si costruisce a partire dagli standard di
efforts e di costo.
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LA STRUTTURA DEL BUDGET
Elementi costitutivi del budget:
master plan, allocazione temporale ottimale dei
progetti
livello di saturazione risorse umane
impegni di risorse umane da acquistare all’esterno
gestione flussi di cassa
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COME SI COSTRUISCE IL BUDGET
Il punto di partenza è costituito dai dati storici
aziendali e dagli standard. Gli standard non sono
definiti una volta per tutte ma sono oggetto di
continuo studio e di possibili revisioni in base
all’analisi dei dati a consuntivo. Il punto critico per la
costruzione di un budget realistico è l’adeguatezza
degli standard.
Anche la struttura tipo di ciascun progetto è definita
e nota.
Il numero ed il tipo di progetti da realizzare deve
essere stimato in linea con quanto realizzato
mediamente negli anni passati e tenendo conto del
contesto competitivo attuale.
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COME SI COSTRUISCE IL BUDGET
L’ipotesi iniziale è predisposta dal responsabile
delle operations che tiene conto dei suggerimenti
dei diversi responsabili di processo.
Rispetto a tale ipotesi prudenziale si verifica il
livello di saturazione del personale dipendente e la
richiesta di MdO aggiuntiva.
L’aggiornamento dei costi del personale consente
di valorizzare l’incidenza dei costi diretti di
progetto.
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COME SI COSTRUISCE IL BUDGET
L’estrapolazione dalla contabilità generale dei
restanti costi indiretti (costi commerciali,
amministrativi, etc.) e l’imputazione degli stessi ai
singoli progetti secondo criteri opportunamente
individuati consente di definire una struttura di costo
completa del singolo progetto.
Quello che interessa, tuttavia, è il margine che
caratterizza ciascun progetto dopo che dal
corrispondente ricavo si sottraggono i costi ad esso
direttamente attribuibili; tale margine dà un’idea
immediata di quale contributo quel progetto possa
dare per “coprire” i restanti costi indiretti.
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COME SI COSTRUISCE IL BUDGET
Il processo di costruzione del budget è iterativo e
sottende un confronto sistematico e costruttivo fra
la direzione aziendale ed i responsabili di processo
che si dovranno far carico di realizzare il
corrispondente programma annuale.
Tale processo è dunque partecipativo e condiviso.
Gli strumenti utilizzati per la costruzione del
budget sono informatici.
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COME SI COSTRUISCE IL BUDGET
La rilevazione dei dati di processo consentono di
monitorarne l’andamento e di evidenziare warning
e scostamenti; tali evidenze rendono talvolta
necessari interventi di adeguamento per riallineare
il programma.
Ad ogni progetto in fase di realizzazione resta
associato sia un preventivo che un consuntivo;
eventuali consumi aggiuntivi, comportando costi
non preventivati implicano l’adozione di
contromisure pena la riduzione del risultato di
gestione ipotizzato.
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Grazie per l’Attenzione