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IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA P.A.
un caso di benchmarking
Alessandria, 10 maggio 2002
COREP – Consorzio per la Ricerca e l’Educazione Permanente
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Le principali norme di riferimento L 241/90 trasparenza, partecipazione alla
gestione del potere pubblico, procedimento funzionale ai bisogni del cittadino
D. Lgs. 29/93 Interesse pubblico primario, attività amministrative soggette a valutazione
L. 537/93 legge finanziaria misurazione attività - carichi di lavoro
L. 20/94 riforma dei controlli Corte Conti D. Lgs 77/95 (per EE.LL.) il controllo
entra nel ciclo pianificazione, programmazione, gestione e controllo
L. 59/97 si è arrivati al D. Lgs. 286/99 dopo
un processo di riforme
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L’evoluzione della P.A. sul piano del loro
funzionamento interno
aspe
ttiso
stan
zial
iapproccio
manageriale
esiti dellagestione
foca
lizza
zion
e m
odel
lior
gani
zzat
ivo
e ge
stio
nale
aspe
ttifo
rmal
i
approccioburocratico
legittimità
focalizzazionesistem
a di controllo
adempimento risultato
cultura prevalente
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Desiderio (ambizioso) sotteso al D. Lgs. 286/99… e non soloRealizzare una P.A. in grado di produrre di più a parità di costo
oin grado, a costi inferiori, di erogare i servizi programmati senza compromettere la qualità
PERTANTO ……….
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Il controllo e la verifica sono condizioni necessarie per il miglioramentoinfattinon si può controllare (e quindi migliorare) ciò che non si può misurare (e quindi conoscere)Pertantooccorre individuare metodi analitici per legare “le cose da fare” a indicazioni sul “cosa si sta facendo” in modo che qualcuno possa prendere delle decisioni
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COROLLARIO 1 ( ………… sulle “cose da fare”)Necessario stabilire obiettivi da raggiungereCOROLLARIO 2 ( ………… sulle indicazioni da ottenere) Necessario stabilire standard di riferimento costruiti con metodo rigoroso (diversi per efficacia, efficienza e qualità)COROLLARIO 3 ( ………… sul qualcuno e sulle indicazioni) Ogni soggetto che interviene nel processo decisionale deve possedere le informazioni di cui necessita e deve interpretarle correttamente
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La funzione dei controlli interni
I controlli interni rappresentano un sistema informativo creato per aiutare i diversi livelli di decisione a coordinare le loro azioni in modo da realizzare gli obiettivi di mantenimento, performance ed evoluzione stabiliti alle diverse scadenze
MA …….
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Occorre, a monte, definire i FABBISOGNI INFORMATIVI, ossia rispondere a:
3.Oggetti: di cosa hanno bisogno? Perché?
1.Destinatari informazioni: chi sono?
2.Metodo: in quale modo? E’ possibile?
e solo alla fine4.indicatori: cosa misuro? Come?
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3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché Analisi di attività per snellimento, tempi del
procedimento, ecc. Ricerca prassi migliori (best practice) Analisi organizzative per dimensionamento
organico Analisi per esternalizzazioni (make or buy) Erogazione di premi (valutazione del
personale) Rispetto di programmi (Gantt)
QUALI ELEMENTI COMUNI
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(segue)3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché
ABBIAMO SEMPRE BISOGNO DI CAPIRE I NOSTRI SPAZI DI MIGLIORAMENTO
Analisi di attività per snellimento, tempi del procedimento, ecc.
Ricerca prassi migliori (best practice) Analisi organizzative per dimensionamento
organico Analisi per esternalizzazioni (make or buy) Erogazione di premi (valutazione del personale) Rispetto di programmi (Gantt)
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4. Indicatori (solo alla fine!)A seconda di ciò che ci interessa conoscere, giudicare, valutare, capire, verificare, ……indicatori di:efficienza efficaciaqualitàprocesso/risultato
Siamo a posto? Abbiamo tutto?NO!Ci mancano gli standard
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I controlli interni(art. 17 c. 1 l. 59/1997)NECESSITA’/FUNZIONI: prevedere ed istituire sistemi per la
valutazione, sulla base di parametri oggettivi, dei risultati dell’attività amministrativa e dei servizi pubblici ……
prevedere che ciascuna amministrazione provveda …… alla valutazione comparativa dei costi, rendimenti e risultati;
collegare l’esito dell’attività di valutazione …… alla allocazione annuale di risorse
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Il controllo di gestioneCOMPITI: verifica del grado di efficacia, efficienza ed economicitàNecessario definire: l’unità responsabile del CdG le unità che si intende misurare (centri costo) procedure definizione obj e soggetti responsabili modalità di rilevazione e ripartizione costi indicatori frequenza di rilevazione
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Qualità del servizio
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Il benchmarking“è la ricerca delle migliori prassimigliori prassi aziendali che portano ad una prestazione superiore”
(Robert C. CAMP)
Controlli interni
CdG BMK
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Tipologie di BMK
singoli fattori produttivi
Competitivo o intrasettoriale
interno
parti di processi aziendali
Funzionale o intersettoriale
risultati dell’azione
IN BASE AI SOGGETTI
IN BASE AGLI OGGETTI
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Perché fare BMK
Permette di individuare gli enti virtuosi
Supera l’attuale problema di veloci mutamenti ambientali
Agisce in regime di non concorrenza
Trova i veri spazi di miglioramento
Supera la tabella dei parametri gestionali (art. 70 e 40 D. Lgs. 77/95)
Crea standard di riferimento E’ utile per le valutazioni
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Punti di debolezza Resistenze al cambiamento e
legittimazioni all’operato
Gruppo di lavoro
Influenze “politiche”
E’ processo “negoziato”
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Procedura Scelta enti Identificazione scopo Determinazione oggetto di analisi
Nuovo monitoraggio
Raccolta dati ed elaborazione
Interpretazione dei gap
Costruzione del metodo
Confronto
Definizione piani di miglioramento
Scelta indicatori
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Gli esempi (citati dalla Corte dei Conti)
Utenze telefoniche Farmacie comunali Gestione calore
Fase 1: SCELTA ENTI Comune di Beinasco Comune di Collegno Comune di Cuneo Comune di Nichelino Comune di Orbassano Comune di Rivalta Comune di Rivoli Comune di Volvera
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Bolletta telefonicaFase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) Capire le ragioni di una spesa telefonica
elevata in alcuni enti e attuare correttiviFase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) Individuare i singoli oggetti da analizzare
(n° edifici, n° linee, n° apparecchi, n° accessi internet, n° teledrin, n° fax, n° verdi, bolletta con Iva, canoni da centralini iva esclusa, canoni da bollatrici, linee interne Iva esclusa, costo scatti telefonici)
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Bolletta telefonica
Fase 4: SCELTA INDICATORI (quale rappresentazione)
Individuare come rendere omogenei i dati ottenuti e come sintetizzarli(importo totale bollette, costo medio per abitante, per dipendente, costo totale in relazione alle spese correnti)
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Bolletta telefonicaFase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE Problema per articolazione dati su singoli
plessi
Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI
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Bolletta telefonica(in migliaia di lire)
L. 0L. 100.000L. 200.000L. 300.000L. 400.000L. 500.000L. 600.000L. 700.000L. 800.000
Ente1
Ente2
Ente3
Ente4
Ente5
Ente6
Ente7
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Costo per abitante
L. 0
L. 2.000
L. 4.000
L. 6.000
L. 8.000
L. 10.000
L. 12.000
L. 14.000
L. 16.000
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
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Costo per dipendente(in migliaia di lire)
L. 500
L. 700
L. 900
L. 1.100
L. 1.300
L. 1.500
L. 1.700
L. 1.900
L. 2.100
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
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Rapporto con spese correnti (titolo I)
(valore percentuale)
0,00%
0,20%
0,40%
0,60%
0,80%
1,00%
1,20%
1,40%
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
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Farmacie comunali
Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) Capire le ragioni modalità di gestione ottimale
e individuare criterio oggettivo per MBO
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Farmacie comunaliFase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) Individuare i singoli oggetti da analizzare
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Fase 4: SCELTA INDICATORI Individuare come rendere omogenei
i dati ottenuti e come sintetizzarli
Farmacie comunali
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Farmacie comunaliFase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE Problema per articolazione dati su singoli
plessi
Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI
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Parafarmaco venduto/totale vendite(valore percentuale)
10,00%
12,00%
14,00%
16,00%
18,00%
20,00%
22,00%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11
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Costo del personale/totale costi(valore percentuale)
7%
9%
11%
13%
15%
17%
19%
21%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11
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Reddito operativo / totale costi(valore percentuale)
-10%
-5%
0%
5%
10%
15%
20%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11
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Rotazione delle scorte(RF/ RI + acq. Anno)(valore percentuale)
10,00%12,00%14,00%16,00%18,00%20,00%22,00%24,00%26,00%28,00%30,00%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11