Il gestionale per la PMI

Gianluca Zanotti – www.z-solutions.it – 348/031.51.79

Planet V nasce da un’esperienza ventennale di un team di sviluppatori nel campo dei gestionali aziendali

Durante questo periodo è stato possibile raccogliere un ampio campionario delle tipologie di richieste più frequenti , grazie ad un parco clienti molto eterogeneo

Soprattutto identificare le problematiche più ricorrenti nell’uso dei gestionali commercialmente più diffusi.

L’origine della maggior parte dei problemi è dovuto alle personalizzazioni: spesso il gestionale risulta rigido e difficilmente adattabile alle esigenze del cliente, soprattutto quando il rivenditore non è proprietario dei codici sorgenti.

Ancora peggio quando il gestionale viene personalizzato tramite modifiche apportate direttamente al programma: ciò innesca spesso errori a catena, in molti casi anche a distanza di tempo e quindi di difficile soluzione, che compromettono la stabilità dell’applicativo fino a renderlo inutilizzabile.

Per questo motivo abbiamo pensato a come realizzare un gestionale facilmente personalizzabile senza interventi sul codice sorgente.

La soluzione è stata semplificare le problematiche gestionali riconducendole a concetti molto generici, personalizzabili tramite configurazioni a livello di database:

archiviazione di dati documentali ed anagrafici

gestione delle relazioni che intercorrono tra loro

elaborazione di tali dati per estrapolare le informazioni necessarie

Diventa quindi molto semplice suddividere gli archivi documentali in diverse categorie di documenti: Fatture, Documenti di Trasporto, Commesse, Ordini a fornitore, e qualsiasi altra tipologia voglia gestire il cliente.

Allo stesso modo gli archivi anagrafici possono essere configurati come Clienti, Fornitori, Articoli, Modalità di Pagamento, Banche e via dicendo.

Conseguentemente è possibile definirne le relazioni: ogni tipo di documento in quale altro documento può essere trasformato, che legame ha con le anagrafiche clienti e fornitori e che valenza ha a livello fiscale.

COMMESSA

ORDINE

D.D.T.FATTURA

CLIENTI

FORNITORICONTABILITA

’

Infine la reportistica: grazie alle potenzialità di Crystal Report, motore di stampa del programma, è possibile aggiungere facilmente nuovi report statistici

Vantaggi di questa strutturaIl programma è fortemente personalizzabile senza

intervenire sul codice sorgente (massima affidabilità)

Allineamento di tutti i clienti alla stessa versione di programma , grazie ad un sistema di aggiornamento automatico via web

Gli sviluppatori di Planet hanno più tempo da dedicare al suo sviluppo e quindi a nuove funzionalità

La soluzione di eventuali segnalazioni di errori avviene in modo tempestivo ed univoco per tutte le installazioni.

Planet si interfaccia con l’utente tramite un menu semplice ed intuitivo.

L’area di lavoro può essere divisa in tre zone:

• Il menu degli archivi (a sinistra, in giallo)

• La finestra dei dati (a destra, in verde)

• La barra degli strumenti (in alto, in rosso)

MENU DEGLI ARCHIVIIl menu degli Archivi contiene tutte le tipologie di archivio gestite da Planet, raggruppate in categorie.

Questa è già una prima caratteristica personalizzabile in base a:

• il numero dei sottomenu• la loro nomenclatura• la disposizione• il relativo contenuto • l’aspetto grafico

Esiste inoltre un sottomenu speciale, denominato “Recenti”, che contiene gli ultimi n archivi utilizzati e che si popola automaticamente in base alle statistiche di selezione degli utentiIn questo modo nella maggior parte dei casi l’archivio desiderato si trova immediatamente disponibile, senza quindi dover sfogliare i vari sottomenu.

MENU RECENTI

Selezionando uno degli archivi contenuti nel menu, il relativo contenuto viene immediatamente visualizzato nell’area dei dati.

La modalità di presentazione di questi dati è una delle caratteristiche più personalizzabili di Planet: l’utente può in modo autonomo soddisfare la maggior parte delle proprie esigenze senza ricorrere all’aiuto di un tecnico.

Tramite lo strumento “Imposta”, è possibile selezionare quali colonne visualizzare per ogni singolo menu, la loro posizione ed un eventuale titolo colonna personalizzato

L’utente può effettuare queste impostazioni anche interagendo con la griglia dati

Queste preferenze vengono poi memorizzate per ogni singolo archivio e per utente: in questo modo ogni operatore potrà configurarsi a proprio piacimento le varie visualizzazioni senza interferire con quelle degli altri.

Qualora poi l’archivio selezionato sia di tipo documentale, come ad esempio le Fatture, possiamo sfruttare un ulteriore strumento: il selettore temporale.

Grazie a questo oggetto siamo in grado di definire il periodo cronologico di visualizzazione preferenziale, selezionando tra quelli disponibili: per anno, per mese, trimestre, semestre, settimana, giorno e configurabile; questo ci consente di ridurre il numero di informazioni visualizzate per singola pagina aumentandone così la leggibilità e la velocità.

• Inoltre se l’archivio selezionato contiene una o più colonne contenenti dei valori numerici, è possibile attivarne la visualizzazione del totale a fine colonna.• In questo modo risulterà molto semplice effettuare le consultazioni più frequenti, come ad esempio il fatturato del mese corrente: baserà selezionare come visualizzazione quella mensile, scegliere il mese corrente e consultare a fine pagina il totale desiderato.•Se poi tenete presente che tutte le visualizzazioni sono sia stampabili che esportabili in diversi formati, tra cui Excel, potete intuire che lo strumento possiede notevoli potenzialità.

• Nella parte superiore dell’interfaccia si trova il menu degli Strumenti: questo contiene tutte le funzionalità che consentono di interagire con l’archivio correntemente visualizzato, raggruppate per tipologia e frequenza d’uso.

• Questo significa che se l’archivio correntemente selezionato è quello dei Clienti, scegliendo lo strumento “Crea” verrà creato un nuovo cliente, scegliendo “Modifica” si potrà modificare quello selezionato e via dicendo.

• Ad ogni funzione è associata una combinazione di tasti per l’utilizzo rapido.

•Tra gli strumenti disponibili la funzione “Cerca” è di fondamentale importanza in quanto consente di effettuare una ricerca per ogni colonna visualizzata nell’elenco.

Nell’esempio in figura selezionando le fatture del mese di Marzo 2010 tramite il selettore temporale e cercando il cliente “PAPEROGA INC” ed il pagamento “BONIFICO” tramite la funzione Cerca, ho ottenuto rapidamente il fatturato con bonifico di un cliente in un mese specifico, di cui vedo il totale a fine colonna.

•Dal momento che lo strumento “Cerca” consente di impostare un criterio di ricerca per ogni colonna visualizzata, e siccome abbiamo visto come l’utente possa selezionare autonomamente le colonne da visualizzare, è facile intuire con quale semplicità possano essere configurati nuovi scenari di ricerca.

•Questa funzionalità, unita agli strumenti che consentono con un solo click di stampare la visualizzazione oppure di esportarla in Excel , rendono l’utente assolutamente autonomo nell’effettuare interrogazioni ed estrarne dati.

Un ulteriore possibilità è rappresentata dalla visualizzazione multipla: questa particolare modalità consente di suddividere l’area dei dati in due finestre orizzontali, contenenti entrambi la stessa tipologia di dati ma con caratteristiche differenti, ad esempio scadenze pagate da scadenze aperte o insolute.

• Come già detto, Planet gestisce i documenti utilizzando un unico archivio e differenziando le varie tipologie (Fatture, Commesse, Ordini) grazie agli strumenti di configurazione.

• Questa soluzione comporta diversi vantaggi , tra cui la possibilità di utilizzare un’interfaccia unica per creare e modificare qualsiasi tipo di documento, consentendo agli utenti di apprenderne molto velocemente il funzionamento.

Il menu degli strumenti contiene tutte le funzionalità necessarie per interagire con il documento, creazione e cancellazione di righe, spostamento, ricerca, stampa, importazione di dati esterni e via dicendo.

Successivamente troviamo la testata del documento: come si può notare è suddivisa in più schede, dal momento che i documenti sono definiti da numerosi campi, e non sempre questi sono significativi per la tipologia di documento correntemente visualizzata; quindi si è scelto di suddividere questi campi in diverse categorie (Intestazione, Pagamento, Trasporto eccetera) e di visualizzarle o meno a seconda del tipo di documento.

• Ad esempio succederà che per i Preventivi non sarà visibile la scheda del Trasporto, che invece troveremo disponibile nei Ddt e nelle Fatture

•Viceversa quella del Pagamento non sarà visualizzata nelle Commesse o nei Ddt

• L’unica scheda sempre visibile è quella dell’intestazione, dal momento che contiene tutti i campi necessari a definire in modo univoco un documento.

• Il corpo del documento consente un’ampia libertà di editing, dal momento che viene gestito in modo simile ad una tabella di Excel

• Come già visto per il menu principale, l’utente ha la possibilità di selezionare quali colonne visualizzare tra tutte quelle che definiscono le righe dei documenti, sceglierne la posizione, la larghezza ed eventuali titoli personalizzati.

L’operatore può muoversi liberamente all’interno della tabella e soprattutto non deve preoccuparsi, come accadeva invece in software di vecchia generazione, di specificare se la riga che sta scrivendo è un articolo di magazzino, una commento descrittivo o altro: Planet è in grado di riconoscere automaticamente il contenuto di ogni riga e utilizzando diverse colorazioni consente all’utente di distinguere rapidamente ciò che ha appena digitato.

Ovviamente grazie alle possibilità di configurazione di Planet, si possono impostare delle restrizioni in modo tale che per determinate tipologie di documento possano essere inserite solo determinati contenuti, ad esempio solo righe descrittive o solo articoli di magazzino.

•Planet dà inoltre la possibilità di suddividere ogni documento in più capitoli: tramite le schede sotto il corpo documento, è possibile creare nuovi capitoli, spostarli, eliminarli o rinominarli, in modo molto simile alla gestione dei fogli di lavoro di Excel.

•La suddivisione in capitoli consente di creare dipendenze parziali tra i documenti e soprattutto di creare report di stampa molto personalizzati.

•Nella prima scheda dei totali possiamo trovare il riepilogo economico del documento.

•Nella seconda scheda è possibile consultare la situazione di magazzino di ognuno degli articoli inseriti nel corpo del documento, semplicemente posizionandosi con il cursore.

•Nella terza e ultima scheda affrontiamo per la prima volta un argomento importante: le relazioni che il documento corrente può avere nei confronti di altri documenti•La scheda presenta due elenchi: a sinistra quello dei documenti da cui il documento deriva, a destra quello dei documenti derivati dal documento corrente.

•Tramite il pulsante destro è poi possibile accedere ad ognuno dei singoli documenti coinvolti nella relazione.

•Planet memorizza in modo permanente tutte le relazioni che intercorrono tra i vari documenti , in modo da poterle consultare e risalire alla storia di ogni ciclo documentale

• A tale proposito esiste uno specifico strumento che consente di visualizzare graficamente le relazioni attive e passive di ogni documento.

•Cliccando su ogni nodo della struttura è possibile accedere al documento stesso oppure visualizzarne a sua volta le relazioni.

•Planet gestisce tutti gli archivi anagrafici suddividendole in due grandi gruppi: Anagrafiche e Tabelle.

•Le anagrafiche contengono tutte le informazioni relative a persone o aziende: Clienti, Fornitori, Agenti eccetera

•Le tabelle si riferiscono invece ad oggetti reali, come gli Articoli e le Banche, oppure immaginari, come i Pagamenti e le Famiglie.

La maggior parte di questi archivi anagrafici viene gestita tramite una semplice interfaccia in cui vengono visualizzati i campi da compilare e la possibilità di salvare, annullare o stampare le informazioni immesse.

A causa dell’elevato numero di campi da cui sono composti, alcuni archivi vengono gestiti con un’interfaccia differenziata al fine di consentire un accesso più organizzato alle varie informazioni: tra questi vi sono le anagrafiche Clienti e Fornitori.

•L’area di sinistra contiene lo stesso elenco articoli visibile nel menu principale, ma consente di effettuare ricerche rapide in base a codice o descrizione senza necessariamente uscire e tornare al menu•L’area di destra contiene invece tutte le informazioni relative al cliente o fornitore selezionato nell’elenco di sinistra; • Cambiando questa selezione, si potranno visualizzare molto rapidamente i campi relativi a diverse anagrafiche.

La parte superiore infine riporta alcuni degli strumenti presenti in quella del menu principale, come ad esempio Crea, Elimina e Duplica, oltre ovviamente ai pulsanti di Salva e Annulla, sempre al fine di evitare all’utente di tornare al menu principale per effettuare una nuova operazione.

•Per semplificare l’accesso alle informazioni il pannello principale è stato suddiviso in più schede.

•La scheda ‘Generale’, visualizzata per default, ha la particolarità di poter essere personalizzata inserendo i dati cliente che l’operatore ritiene di primaria importanza

•La scheda Commerciale contiene le preferenze commerciali dell’anagrafica: trasporto, condizioni di vendita e di pagamento.

•La scheda Contatti contiene invece il cosiddetto C.R.M. del programma

•Consente infatti di gestire l’archivio dei Referenti, ovvero di tutte le persone fisiche che fanno parte di un’azienda

•Permette inoltre di alimentare l’archivio dei Rapporti, che consiste in tutti i contatti commerciali avvenuti da e verso questi Referenti.

•La scheda Destinazioni è relativa alle possibili destinazioni diverse dell’anagrafica, ovvero le varie sedi o magazzini alternativi all’indirizzo principale.

•La scheda Georeferenze riporta il dettaglio delle informazioni geografiche della località dell’anagrafica, con la possibilità di indicare i km di distanza, al fine di gestire eventuali trasferte, e di visualizzarne l’ubicazione sulla mappa via web.

La scheda Amministrazione contiene invece tutte le informazioni di natura fiscale, come le voci del piano dei conti e particolari regimi fiscali differenziati.

•La scheda Movimenti riporta un utile elenco di tutte le movimentazioni storiche effettuate da e verso questa anagrafica: l’elenco è ordinabile, filtrabile e personalizzabile, e quindi può essere utilizzato ad esempio per risalire all’ultimo prezzo di vendita praticato ad un cliente per un determinato acquisto, oppure alla frequenza con cui vengono ordinati materiali ad un fornitore.

•La scheda Allegati permette di allegare files di qualsiasi tipo o cartelle alle anagrafiche; di questa funzionalità, disponibile in tutti gli archivi di Planet, parleremo in modo dettagliato successivamente.

•La scheda Listini consente di visualizzare tutti i listini di vendita o acquisto associati a questa anagrafica, sia standard che a contratto.

•La scheda Opzioni e note, infine, contiene alcune opzioni e un paio di campi dedicate alle annotazioni fisse da visualizzare in fattura e a quelle generiche.

Un altro archivio che si differenzia dagli altri per la complessità è quello degli articoli; anche in questo caso viene utilizzata un’interfaccia del tutto simile a quella vista in precedenza per Clienti e Fornitori.

•Anche in questo caso la scheda ‘Generale’ è personalizzabile, in modo da visualizzare in primo piano le informazioni più importanti.

•La scheda successiva è dedicata ai Listini di acquisto e vendita: per ogni prezzo è possibile definire un periodo di validità e gestirne lo storico.

•La scheda Movimenti visualizza la movimentazione storica relativa al singolo articolo visualizzato.

•La scheda Distinta Base contiene l’elenco dei componenti che compongono l’articolo

• E’ possibile visualizzare la distinta base sia in modalità tabellare (monolivello) che in modalità struttura (multilivello)

•Per ogni componente della distinta base è possibile specificare anche un sistema di valorizzazione automatica, basato sui diversi listini esistenti, al fine di valorizzare automaticamente l’intera distinta.

•La scheda Descrizioni consente di definire una descrizione breve ed una estesa nelle diverse lingue gestite dal programma.

•Questa funzionalità permette al programma di utilizzare automaticamente nei documenti le descrizioni più appropriate in base alla lingua del destinatario.

•La scheda Allegati, come già visto precedentemente, consente di allegare files e cartelle ad un singolo articolo e di utilizzarli all’interno di documenti e statistiche

•La scheda Opzioni e Note contiene un ampio campo per inserire annotazioni libere associate al prodotto, oltre alla possibilità di impostare una combinazione di tasti rapidi per la selezione dell’articolo all’interno dei documenti.

•Grazie a questa funzione l’operatore può associare ai prodotti più utilizzati una combinazione di tasti basata sui tasti funzione, in modo che quando si compone un documento tali articoli vengano richiamati semplicemente premendo i tasti rapidi invece che digitarne il codice o effettuare una ricerca.

Nella scheda delle Disponibilità è possibile conoscere non solo la disponibilità di magazzino di ogni articolo, ma cliccando sulle varie quantità l’operatore può risalire all’elenco dei movimenti che hanno portato a quella quantità: in questo modo qualsiasi dubbio in merito alla disponibilità proposta dal programma può essere verificato autonomamente dall’operatore.

•Come già visto Planet consente di allegare files o cartelle a qualsiasi documento o anagrafica.

•Al fine di rendere tali files disponibili a tutti gli operatori, ogni allegato viene fisicamente copiato (o spostato) in una cartella condivisa, impostata in fase di installazione.

•Questa centralizzazione delle risorse consente a Planet di essere utilizzato come unico strumento per accedere all’archivio documentale dell’azienda.

•Pensiamo ad esempio alla possibilità di allegare le fatture ricevute alle registrazioni contabili: in questo modo risalire alla copia cartacea di un documento ricevuto si trasformerebbe in una semplice operazione di ricerca da effettuare in un menu di Planet, magari filtrando per fornitore o importo.

•Allo stesso modo è possibile allegare ad ogni articolo il suo disegno, per poi essere richiamato in fase di produzione.

•La gestione degli allegati è ereditaria, quindi un eventuale articolo a cui sono stati allegati dei files, ad esempio schede tecniche, manuali d’uso o fotografie, consente a tutti i documenti in cui viene movimentato di ereditarne anche gli allegati, che quindi possono essere utilizzati, ad esempio, per stampare documenti con immagini, oppure essere allegati al documento stesso in fase di invio tramite email.

•Planet consente inoltre di allegare un’intera cartella: in questo caso la cartella viene lasciata nella sua posizione originale, quindi è importante che l’operatore selezioni solo risorse condivise da tutti gli utenti della rete; in caso contrario l’allegato sarà visibile da tutti ma accessibile a un solo operatore.

•Allegare cartelle consente automaticamente di allegare in modo dinamico tutti i files in esse contenuti.

•La funzione di stampa utilizza un’interfaccia che consente di visualizzare sempre l’anteprima di cioò che verrà inviato alla stampante.

•Tramite i pulsanti della parte sinistra, è possibile successivamente inviare il documento alla stampante, oppure esportarlo in uno dei formati supportati: pdf, word, excel, rtf e csv.

•Inoltre il pulsante email consente di creare automaticamente un messaggio di posta elettronica tramite il programma di posta predefinito, allegando il pdf della stampa selezionata e compilando, se disponibile, l’indirizzo email del destinatario leggendolo dall’anagrafica; è anche possibile definire un testo predefinito della mail, completabile poi manualmente dall’operatore prima di effettuare l’invio.

•Infine la funzione fax, disponibile per Windows XP e successivi, permette di inviare direttamente un fax, leggendone il numero direttamente dall’anagrafica e gestendo automaticamente il registro dei fax inviati.

Planet è dotato di un modulo di contabilità in grado di sopperire alle esigenze fiscali di una piccola o media azienda.

Date le numerose normative in materia fiscale, tali funzioni non sono fortemente personalizzabili come le quelle viste finora e quindi sono molto simili a quelle utilizzate in altri programmi; ne vedremo quindi una panoramica, senza addentrarci nei dettagli.

•La Prima Nota è il cuore della contabilità; tutte le funzioni fiscali derivano da questo archivio.

•Planet propone un sistema di contabilizzazione automatica dei documenti innovativo: questi vengono infatti contabilizzati in tempo reale, siano essi vendite o acquisti; questo significa che ad ogni documento emesso corrisponde sempre un movimento di prima nota

•Cancellando o modificando un documento verrà aggiornata automaticamente anche la registrazione contabile correlata

•Gli scadenzari, suddivisi in clienti e fornitori, sono anch’essi gestibili sia automaticamente, quindi generati automaticamente all’emissione del documento, sia manualmente.

Le Distinte Effetti vengono gestite da Planet come un vero e proprio archivio documentale: ogni distinta può essere stampata oppure inviata ad un servizio di Home Banking

Le altre funzionalità fiscali offerte sono:

•Liquidazioni I.V.A.•Dichiarazioni di intento•Registri I.V.A. •Libro Giornale•Bilancio•Partitari •Plafond.

•La gestione Accessi di un programma è molto importante per stabilire “chi” può fare “cosa”.Planet consente di gestire l’archivio degli utenti, per ognuno dei quali è possibile definire un livello di accesso diverso.

Tramite questi livelli di accesso si può definire la tipologia di accesso ad ogni archivio gestito dal programma: accesso in lettura/scrittura, in sola lettura oppure nessun accesso.[…]Tali accessi sono definibili non solo a livello di archivi gestiti dal programma, ma anche di utilizzo dei report di stampa o di visualizzazione di determinate colonne di un elenco.[…]Planet inoltre gestisce un servizio di log che consente di risalire con precisione a tutte le operazioni effettuate da ogni utente all’interno del programma.

L’autenticazione può essere di due tipi: manuale o automatica

•Nel primo caso l’operatore deve inserire utente e password ad ogni accesso al gestionale; in questo modo ogni utente può utilizzare più profili, ma anche utilizzare utenti altrui qualora ne conosca la password

•Nel secondo caso gli utenti vengono associati direttamente agli account di Windows, e quindi l’accesso avviene in modo automatico riconoscendo l’account Windows in uso sul pc da cui si sta operando.

Planet è modulare, quindi consente di essere espanso con relativa semplicità; al momento esistono diversi moduli aggiuntivi opzionali, tra cui il modulo di gestione dei Barcode, quelli per l’importazione e l’esportazione dei dati, quello per il monitoraggio della produzione e via dicendo.

Data la natura pubblica del database, Planet può essere interfacciato anche con moduli realizzati da terze parti oppure fungere da base dati per applicativi esterni, come ad esempio la Stampa Unione di Office.

Planet funziona in ambienti Windows sia a 32 che a 64 bit; gestisce automaticamente la multiutenza ed è in grado di gestire più aziende.

La base dati è di tipo SQL Server, ma può essere interfacciato con qualsiasi database relazionale in commercio (Oracle, MySQL, Ecc.ra).

L’applicazione è client/server, quindi basata sulle singole installazioni fatte sui vari client le quali fanno riferimento alle risorse condivise su un server.

Planet adotta una roadmap di sviluppo fortemente orientata a soddisfare le richieste dei clienti. Questo ci permette grazie ai suggerimenti della clientela di migliorare continuamente il software con nuove funzionalità.

Per fare in modo che questi aggiornamenti vengano distribuiti automaticamente a tutti i clienti, Planet utilizza un sistema di aggiornamento automatico che ogni giorno verifica la presenza di nuovi aggiornamenti e si occupa di installarli su tutte le postazioni; questo servizio è gratuito e viene fornito senza limitazioni temporali a tutti i clienti.