INFORME DEL I SEMESTRE DE GESTION DE LA JUNTA DIRECTIVA 2016 -2017 INTRODUCCIÓN El presente se elabora en cumplimiento al artículo 35° Título IV del Estatuto de la Asociación denominada “Club Residencial Los Girasoles de Huampaní”, y está dirigido a los 1,600 asociados que conforman dicha sociedad. El Informe es por definición un elemento de evaluación y control sobre la decisión de haber elegido una Junta directiva, por tanto su presentación es obligatoria. Si el principal derecho del asociado es elegir a su representante en el manejo administrativo de los recursos e instalaciones del Club, este mismo derecho lo obliga a evaluar y participar en la toma de decisiones a través de las asambleas, porque una buena gestión sirve para mantener y mejorar el valor de nuestra propiedad. El cumplimiento oportuno de las obligaciones es otro elemento importante ya que con recursos se cumplen los objetivos de seguridad, orden, limpieza, etc. ANTECEDENTES.-. El Estatuto en el Título V, artículos 52° y 53°, encarga de manera directa a la Junta elegida la administración de los recursos, defensa de las áreas comunes, representación legal, y otras funciones, le asigna además como plazo de gestión 1 año calendario. FUENTES DE INFORMACIÓN.- Para elaborar este informe tomamos los datos del archivo documentario de la institución como son los Estados de Situación Financiera, Estados de Resultados, planos, informes, información registral de la SUNARP, reportes bancarios, informe de auditoría, encargadas por la gestión saliente, informe oral de la misma Junta anterior y el peritaje contable a los ingresos. METODOLOGÍA.- Se establece como punto de partida del análisis el corte de caja del 02 de agosto del 2016, Luego evaluamos como se movían los principales indicadores de gestión como son los ingresos, egresos, resultados, situación patrimonial, disponibilidad de efectivo o sus equivalentes. PROBLEMAS LIMITANTES ENCONTRADOS La falta de un plan de cuentas único para la entidad, cada gestión trabaja con criterio propio. No existen informes de inspectoría de cuentas de la gestión anterior. Los responsables directos de la parte operativa como el administrador, contador, inspector de obras y asesor legal terminaron su contrato en julio de 2016. No existe un archivo central actualizado, la información se maneja en cada área. El sistema computarizado contable no está integrado con el de caja. La documentación referida a las obras contratadas está incompleta y no sustenta la correcta ejecución de las mismas. La Comisión Ad Hoc nombrada en marzo de 2014, entregó en el 18/09/2016 copia de documentos sin mayor explicación, no ha informado nada a la Junta actual. No es claro si continúan en el cargo los 7 nombrados en asamblea
Transcript
INFORME DEL I SEMESTRE DE GESTION DE LA JUNTA DIRECTIVA 2016 -2017 INTRODUCCIÓN
El presente se elabora en cumplimiento al artículo 35° Título IV del Estatuto de la Asociación denominada “Club Residencial Los Girasoles de Huampaní”, y está dirigido a los 1,600 asociados que conforman dicha sociedad. El Informe es por definición un elemento de evaluación y control sobre la decisión de haber elegido una Junta directiva, por tanto su presentación es obligatoria. Si el principal derecho del asociado es elegir a su representante en el manejo administrativo de los recursos e instalaciones del Club, este mismo derecho lo obliga a evaluar y participar en la toma de decisiones a través de las asambleas, porque una buena gestión sirve para mantener y mejorar el valor de nuestra propiedad. El cumplimiento oportuno de las obligaciones es otro elemento importante ya que con recursos se cumplen los objetivos de seguridad, orden, limpieza, etc. ANTECEDENTES.-.
El Estatuto en el Título V, artículos 52° y 53°, encarga de manera directa a la Junta elegida la administración de los recursos, defensa de las áreas comunes, representación legal, y otras funciones, le asigna además como plazo de gestión 1 año calendario. FUENTES DE INFORMACIÓN.-
Para elaborar este informe tomamos los datos del archivo documentario de la institución como son los Estados de Situación Financiera, Estados de Resultados, planos, informes, información registral de la SUNARP, reportes bancarios, informe de auditoría, encargadas por la gestión saliente, informe oral de la misma Junta anterior y el peritaje contable a los ingresos. METODOLOGÍA.-
Se establece como punto de partida del análisis el corte de caja del 02 de agosto del 2016, Luego evaluamos como se movían los principales indicadores de gestión como son los ingresos, egresos, resultados, situación patrimonial, disponibilidad de efectivo o sus equivalentes. PROBLEMAS LIMITANTES ENCONTRADOS
La falta de un plan de cuentas único para la entidad, cada gestión trabaja con criterio propio. No existen informes de inspectoría de cuentas de la gestión anterior. Los responsables directos de la parte operativa como el administrador, contador, inspector de obras y asesor legal terminaron su contrato en julio de 2016. No existe un archivo central actualizado, la información se maneja en cada área. El sistema computarizado contable no está integrado con el de caja. La documentación referida a las obras contratadas está incompleta y no sustenta la correcta ejecución de las mismas. La Comisión Ad Hoc nombrada en marzo de 2014, entregó en el 18/09/2016 copia de documentos sin mayor explicación, no ha informado nada a la Junta actual. No es claro si continúan en el cargo los 7 nombrados en asamblea
INFORME
a. LABORAL:
El club es una sociedad sin fines de lucro, sus trabajadores a la fecha son 50 personas (ver Cuadro N°01) 32 de los cuales conforman el sindicato con el cual se discute cada año el denominado “pliego de Reclamos”.
El pago al personal (planillas) no es cubierto por las cuotas ordinarias que se recaudan. En el Grafico N° 01, se muestra la relación planillas versus cuota ordinaria.
Aun si los 1600 socios pagaran a tiempo (S/.960,000.00) no se cubren las planillas, actualmente en promedio 900 socios pagan en su fecha la cuota ordinaria con lo cual se cubre solo el 45 % de las planillas, la diferencia es cubierta con otros ingresos.
b. MANEJO ECONÓMICO ADMINISTRATIVO
La administración no cuenta con un Manual de Funciones implementado.
El registro contable es manual.
El corte de caja del 01/08/16, mostro inconsistencias en el registro de ingresos y egresos, confirmada por la auditoría al flujo de caja solicitada por la gestión anterior.
El Grafico N°02, presenta los datos relativos al Ingreso, Egreso y Resultado de los recursos en los años 2013, 2014, 2015, 2016 (este último por seis meses).
Total personal
31/12/2013
Total personal a la
fecha
Remuneracion
promedio Mayor
7 7 3,561.00S/.
1 1 1,138.30S/.
19 20 1,149.50S/.
16 22 1,285.05S/.
43 50
Fuente: Reporte de Contabilidad, elaboracion propia
CUADRO N° 01 - PERSONAL
TOTALES
Areas
ADMINISTRACIONTOPICOSEGURIDADMANTENIMIENTO
S/. 1
,00
3,4
00
S/. 8
84
,74
9
S/. 1
,01
7,0
26
S/. 1
,02
3,4
38
S/. 4
69
,23
9
S/. 5
72
,57
6
S/. 5
57
,46
9
S/. 5
83
,00
9
ingreso máximo x cuota ordinaria S/. …
S/. 0
S/. 200,000
S/. 400,000
S/. 600,000
S/. 800,000
S/. 1,000,000
S/. 1,200,000
2013 2014 2015 2016
GRAFICO N° 01 - PAGO PERSONAL VS. CUOTA ORDINARIA (2013-2016)
PagopersonalCuotasordinariasCuotamáxima
Tomando como base los resultados del 2013, para fines del 2014 el ingreso disminuye y se mantiene el gasto con un resultado del 84.60 %; el 2015 el gasto es mayor y el resultado de -187.72 % (S/ -230,431.00).
A partir de agosto 2016 se priorizan los gastos para el mantenimiento, se restringen al mínimo necesario otros gastos; y, se iniciaron acciones de cobranza, esto permitió resultados positivos se logró una recuperación del 27.83 %, con lo que es posible cubrir los pagos a tiempo y se está logrando la reserva necesaria para inversión.
INFORME PERICIAL SOBRE LOS INGRESOS CPC N° 16086 P. Duffia Payano
Rosales.
c. MANEJO FINANCIERO
En el Grafico N° 03, se aprecia pérdida en el valor acumulado del patrimonio (fondos propios, del dinero que aportan los socios, las reservas guardadas por la empresa y los beneficios que haya generado), un incremento del pasivo (obligaciones pendientes de pago), incremento del endeudamiento en el corto plazo (proveedores, obligaciones, salarios, etc.) colocando a la institución en situación de crisis económica financiera con riesgo en el cumplimiento de obligaciones.
La reserva registrada como activo no corriente (fondo no disponible en bancos, o, cuenta N° 10) se utilizó hasta agotarlo en el primer semestre del 2016, al no contar con reservas se recurre a las amnistías incentivando la cultura de no pago.
Conjuntamente con el uso hasta agotar esta reserva, se incrementó el monto de cuotas anteriores no pagadas (entre Diciembre 14 a Julio 16) ver Gráfico N° 04, con lo cual financiaron los gastos con los otros ingresos.
Sin reservas y con menor ingreso difirieron los pagos del corto plazo. Se da una mayor inversión en obras pero de tal manera que se perjudicó el cumplimiento de las obligaciones.
d. OBRAS EN BENEFICIO DE LOS ASOCIADOS:
Son la construcción de pistas asfaltadas, mantenimiento de infraestructura diversa (Piscina, Casa Club, laguna, administración, etc.). En el caso de construcción de infraestructura nueva (pistas) se pide el compromiso de los beneficiarios con el 50% del costo en el grafico N°05 siguiente se ve la distribución de los gastos.
La mayor inversión es la construcción de pistas, se contrataron por S/. 803, 533.00 en total el Club los cancelo en su totalidad, de los cuales queda por cobrar a los beneficiarios S/. 113,182, Gráfico N°06
La relación de obras se ve el cuadro N° 02, como garantía del fiel cumplimiento. A la fecha queda una retención de S/. 2,800.00 por la obra de Machu Picchu. Sobre esta misma obra ha recibido con fecha 27/01/17 una carta de la constructora CONISMAR solicitando el pago de adicionales, por S/.65,000.00
CONCEPTO COSTO OBRA PENDIENTE SOCIOS OBSERVACIONES
Iguazú y Niagara S/. 124,156 S/. 8,400 Falta Liquidar
Rio la Plata, Marañón - Amazonas S/. 208,769 S/. 13,050 Falta Liquidar
Los Álamos y Pensamiento S/. 228,017 S/. 34,730Falta Liquidar, con multas y orden de
reposición de área común- Muni. Chosica
Los Olivos S/. 44,906 S/. 0 Falta Liquidar
Macchu Picchu y Chan Chan S/. 197,686 S/. 57,002No recepcionada, con multa de Municipio
Chosica
INVERSION PISTAS S/. 803,533 S/. 113,182
CUADRO N° 02 - PISTAS COSTO Y APORTE DE SOCIOS
La evaluación documentaria Cuadro N° 03, permite saber si se cumplió con todo lo necesario para ejecutar la obra, es decir si fue solicitada oportunamente, si se definieron los costos con conocimiento de los beneficiarios y si estos estaban de acuerdo, su compromiso de pago. También se comprueba cómo estaba protegido el Club, si se cumplieron los términos del contrato y que garantías de funcionamiento tenemos.
Proyecto No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Solicitud de asociados No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Acta de concejo aprobando Si tiene Si tiene No tiene No tiene Si tiene
Bases administrativas Si tiene Si tiene Si tiene Si tiene Si tiene
Contratista M. E. L. C. E. M. E. L. C. E. CONISMAR SAC M. E. L. C. E. M. E. L. C. E.
Ingeniero residente J. B Moreno Sotomayor J. B Moreno SotomayorE. Hurtado de
MendozaJ. B Moreno Sotomayor J. B Moreno Sotomayor
SupervisiónC. Babbini Vidarte y
Augusto Pehovaz
C. Babbini Vidarte y
Augusto Pehovaz
O Díaz Pérez, H.
Chávez ChacónC. Babbini Vidarte
C. Babbini Vidarte y
Augusto PehovazDescuento del 10% clausula tercera No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Compromiso pago vecinos No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Plazo de ejecución 40 días calendario 40 días calendario 45 días calendario 30 dias calendario 30 dias calendario
Cuaderno de obra Si tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Ampliaciones de plazo no se permite no se permite no se permite no se permite no se permite
Expediente técnico Incompleto Incompleto No tiene No tiene IncompletoGarantía de fiel cumplimiento
clausula décimo segunda10.00% 10.00% 5% sin IGV 10.00% 10.00%
Adicionales de obra no se permite no se permite no se permite no se permite no se permite
Acta de entrega de terreno No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Acta de recepción de obra No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Pruebas de control de calidad No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Informe de Valorizaciones Incompleto Incompleto Incompleto Incompleto Incompleto
Liquidación de contrato No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Fuente: Contratos e información de contabilidad
CUADRO N° 03 - CONTROL DOCUMENTARIO DE OBRA
La evaluación cronológica determina si se cumplieron los plazos de contratación. (Fecha de inicio, termino, días de retraso etc.) Cuadro N° 04
Finalmente la evaluación financiera permite determinar el cumplimiento de pagos, garantías penalidades (en el caso de retrasos se aplica la penalidad) cuadro N°05.
Es necesario informar que de los inspectores de obra, ninguno de ellos respondió a la comunicación en la que se les pide regularicen la documentación correspondiente.
El Club, no tiene la garantía de Fiel Cumplimiento por lo que las acciones de reclamo sobre calidad de obra, no están cubiertas
El Club no está debidamente protegido frente al posible incumplimiento de las contratistas
No se ha protegido los intereses del Club La falta de expediente técnico en unos casos, la tala de árboles y el uso de áreas comunes para las pistas en otros casos, ha sido sancionada por la Municipalidad de Chosica con multas de 2 UITs cada una
EL pago en casos de más del 20% al inicio de obra sin garantía no es lo mejor para los intereses del Club.
Al no tener los detalles constructivos de inicio ni los de fin de obra no se pudo verificar costos ni cumplimiento de metas.
e. REGISTRAL.-
Tomando como fuente las copias de la partida electrónica del Club 102 unidades de vivienda no cuentan con una historia documentaria en los RR PP.; además de ello existen 8 unidades de vivienda sobre los cuales la anterior gestión, a nombre del Club inició el pago de arbitrios ante la Municipalidad de Chosica (como si fuera propiedad del Club).
f. PROYECTO RAMIRO PRIALÉ
Oficialmente a la fecha el proyecto Rutas Nuevas de Lima afecta los intereses del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, en más de 181,000 m2, incluye el estadio ubicado al límite Oeste, la vía de acceso a las Urbanizaciones colindantes, el ingreso al Club, la zona conocida como Horticultura, parte de la Calle Eben Ezer y más de 24 unidades de vivienda (ver Gráfico N° 07).
La ejecución de obra por parte de la Municipalidad de Lima Metropolitana (MML) que lo hace a través de la empresa Rutas Nuevas de Lima, ya llego al límite oeste del Club.
En el tema administrativo la MML basándose en el Decreto Legislativo N° 1192, ya registró –en febrero de 2016- el inicio del trato directo con plazo de 01 año, hecho ratificado en el acuerdo de concejo de la MML, N° 222 del 14 de Julio del 2016.
Esto significaría que vencidos los plazos la MML ya podría continuar la ejecución de la obra, independientemente de si se llegó o no a un acuerdo con los propietarios sobre el valor de lo propiedad
La nota registral producto de esta inscripción hecha por la MML, dificulta la compra, venta, transferencia de la propiedad en Los Girasoles lo que es una de las causas de una caída de valor para nuestra propiedad
1. ACCIONES EJECUTADAS POR LA JUNTA DIRECTIVA
Puso en conocimiento a todas las entidades del Estado y a la empresa Rutas Nuevas
de Lima QUE EL CLUB ES UNA ENTIDAD CONFORMADA POR 1,600
COPROPIETARIOS Y QUE EL MISMO CLUB NO ESPROPIETARIO. Y que este
derecho de copropiedad es indelegable, e, insustituible.
También dejo en claro que cualquier forma de afectación al derecho de esta
copropiedad debe ser puesta de conocimiento en forma directa a todos y cada uno
de los 1,600 copropietarios, quienes son los únicos que tomarán las decisiones
sobre la expropiación de su propiedad
En agosto de 2016 ante la invasión de los terrenos del Club en el límite oeste,
denunció a la MML, por ser ella la ejecutora del proyecto
Convocó a la MML y a la empresa Rutas de Lima a una reunión, la misma que tuvo
lugar el 09/08/16.
Se exigió también que de darse la expropiación se cumpla con la reparación del daño
a nuestra propiedad, resarcimiento a los problemas de seguridad (muro
perimetral), menor afectación (menos casas expropiadas), conservación y
mejoramiento de la conectividad del Club con el resto de Lima (Puente Morón),
acceso a Horticultura y el correspondiente justiprecio para todos y cada uno de
los 1600 copropietarios.
GRAFICO N° 07
2. SOBRE LA COMISIÓN AD HOC.
Nombrada en asamblea extraordinaria del 8 de marzo de 2014, siendo sus miembros
elegidos en dicha asamblea:
1.- Jelitza Mallqui 4..- Diamela Vivas 7.- Omar Murrugarra
2.- Milenko Slatar Castrat 5.-. Javier Pacheco
3.- Roberto Sihuay 6.- José Albornoz
Debemos recordar que esos cargos son de carácter intransferible y las
responsabilidades colegiadas, en consecuencia, es a ellos a quienes corresponde
informar el cumplimiento de las funciones encargadas.
En administración se cuenta con la información contable resumida en los cuadros N° 4 y 5:
CONTRATO OBJETO DEL CONTRATOCUMPLIMIENTO
DEL CONTRATORESULTADO MONTO
Colegio de Ingenieros del
Perú
Evaluación de EIA - Rutas de Lima - Misión Pericial
para la Revisión del Estudio de Impacto Ambiental
Proyecto " Vías Nuevas de Lima
Entrego Informe
Declarado extemporáneo
por Ministerio de
Transporte
S/.27,254.62
Trips World SAC
Elaboración de 02 trazos alternativos, Conteo
Vehicular y peatonal, levantamiento topográfico,
seguimiento hasta aprobación.
01 trazo alternativa
Devuelto por MML S/.18,054.00
Valle Cervera Franco
Servicio de asesoría Legal a la comisión Ad Hoc en
el proceso de negociación ampliación de la
autopista Ramiro Prialé
Informes de concurrencia - S/.6,000.00
Calle Hayen FernandoAsesoría Legal sobre los efectos del D. L. 1192
revisión de Carta y sustentación Legal
Análisis legal al proceso
de expropiación D. L:
1192
S/.20,263.04
Castiglioni Ghiglino Julio
C.
Elaboración de Recurso de apelación y recurso de
reconsideración de la Municipalidad Metropolitana
de Lima
Entrego Informe no se conoce S/.2,500
Juan Carlos Molleda Asesoría Legal Acción de amparoInicio proceso, declarado
improcedente
En Apelación a la
improcedenciaS/.5,434.78
Grupo la Republica S/.5,269.48
S/.84,775.92(1) Firmados entre el 13/08/15 y el 23/07/16
Fuente : Documentos contables, contratos
CUADRO N°4 -CONTRATOS (1)
GESTIONADOS POR COMISIÓN AD HOC
Publicación en Diario con fecha 27.09.2015 - domingo Comisión Ramiro Prialé
TOTAL DE CONTRATOS
CONCEPTO ACUMULADO
Ingresos recaudados del 01.11.15 al 31.12.16 S/. 95,476.00
Gastos de Marzo 2014 a Diciembre 2014 -S/. 13,333.86
Gastos de enero 2015 a octubre 2015 -S/. 2,186.76
Gastos de noviembre 2015 a setiembre 2016 -S/. 97,090.37
Total Disponible / (Exceso de gasto) -S/. 17,134.99
