Knowledge management Diffusione del sapere aziendale Informazioni: -Corrette ed aggiornate;...

Knowledge managementDiffusione del sapere aziendale

Informazioni:- Corrette ed aggiornate;- Tempestive;- Efficienti ed integre;- Chiare;- Autentiche;- Predisposte in modo utile;- Logicamente accessibili tramite funzioni di ricerca- Facilmente modificabili da chi è autorizzato;- Protette;- Disponibili nel tempo per chi è autorizzato a visionarle ed a

condividerle.

Dalla carta ai bit – La digitalizzazione dei flussi documentali


Ciclo amministrativoAnalisi dei costi

Cartaceo Digitale

Emissione HW, SW, carta, data Entry, check data entry

Firma digitale HW, SW, data entry

Spedizione Buste, bolli, affrancare, spedire

Posta Certificata HW, SW, Canone posta

Conservazione Archiviazione, ricerca, classificazione, copie, spazio,distruzione

Conservazione sostitutiva -Protocollo

HW, SW, pubblico ufficiale, data entry

Incassi Gestione incassi, Check e riconciliazione, solleciti, data entry

Sistema ERP/Sistema Gestione flussi

HW, SW, Check Data Entry

Contenzioso

Chiarimenti

Difformità, spiegazioni, nuovi invii, Errori non risolti, costi legali

Firma digitale, marca temporale – Ricevute

PEC - Prove

HW, SW, Costi legali

Finanza Non immediato controllo. Sistema ERP/Sistema Gestione flussi

HW, SW, Check Data Entry

Risparmi nell’archiviazione ottica (ricerca Unioncamere)

Fino a 20.000 documenti < 1.000,00 €(risparmio di 0,05 € a doc. formato da 2 pag.)

Da 20.000 a 50.000 doc. < 7.500,00 €(risparmio di 0,15 € a doc. formato da 2 pag.)

Da 1.000.000 doc. < 200.000,00 €

(risparmio di 0,20 € a doc. formato da 2 pag.)

Da 3.500.000 doc. < 1.750.000,00 €

(risparmio di 0,50 € a doc. formato da 2 pag.)


Documento informatico

Firma DigitaleCreazione del documento – Integrità, confidenzialità – Paternità del documento

Marca Temporale – Riferimento TemporaleData certa – Opponibilità a terzi

Protocollo InformaticoAcquisizione del documento nell’organizzazione – Ciclo Attivo/Passivo

Posta elettronica CertificataTrasmissione del documento

Conservazione ottica sostitutivaConservazione nel tempo


Le norme di riferimento

Firma DigitaleT.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – D.P.C.M. 13 gennaio 2004

Marca Temporale – Riferimento TemporaleT.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – D.P.C.M. 13 gennaio 2004

Protocollo InformaticoT.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – Circolare AIPA/CR n. 31/2001 – Circolare

AIPA/CR n. 28/2001

Posta elettronica CertificataT.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – D.P.R. n. 68/2005 – D.M. 2.11.2005

Conservazione ottica sostitutivaT.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – Circ. Cnipa n. 11/2004 – D.M. 23.01.2004


Categorie Civilistiche (cod. civ):

Prove costituite e prove costituende - Piena prova fino a a querela di falso (2700 – 2702)- Piena prova (2712)- Prova (2214)- Indizio (2724)

Forma- Atto Pubblico (2699)- Scrittura privata autenticata (2703)- Scrittura Privata (2702)- Telegramma (2705)- Carte e registri domestici (2707)- Scritture contabili (2214 – 2709, 2710)- Riproduzioni meccaniche/informatiche (2712)- Copie (2714 – 2719)

Le Categorie di documenti

Categorie Tributarie (D.M. 23.01.2004):

Contenuto: qualsiasi documento in cui sono rappresentati in modi informatico atti, fatti o dati con valenza giuridica e fiscale rilevante.

Tipologie (2214-2220):- Libro giornale;- Libro inventari;- Altre scritture richieste da natura e dimensioni impresa;- Lettere e telegrammi ricevuti e spediti;- Fatture ricevute ed emesse;- Registri IVA- Libro cespiti ammortizzabili;- Scritture di magazzino;- Telefax ed email;- Contratti e atti societari- Ricevute fiscali;- Estratti conto;- Mastrini di stato e avanzamento lavori


Categorie per conservazione ed emissioneDelibera CNIPA n. 11/2004 - Cod. Amm. Dig. - D.M. 23.01.2004*

Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, creato con un processo di elaborazione elettronica che forma valori binari.

Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in documento originale e copia

Documento analogico originale: documento analogico che può essere unico o non unico.

Documento analogico originale NON Unico: documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi

* Non per documenti doganali, accise, imposta consumo ed Agenzia Dogane


Caratteristiche del documento rilevante a fini tributari (D.M. 23.01.2004)

• Garanzia immodificabilità (privi di codici eseguibili o macroistruzioni) – questo anche per il D.P.C.M. 13.01.2004

- Firma digitale e riferimento temporale (marca temporale)

- Esibizione garantita per leggibilità del supporto e disponibili in formato cartaceo

- Garantita leggibilità nel tempo e ordine cronologico

- Funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni (semplici o in associazione)


Delibera CNIPA n. 11/2004 – D.M. 23.01.2004 – C.A.D.

Archiviazione elettronica“Processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici,

anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione” (art. 1, lett. g) delib. CNIPA n. 11/2004)

Art. 2, 2° comma: per l’archiviazione elettronica non sussistono gli obblighi di cui alla delibera CNIPA n. 11/2004

Conservazione sostitutiva“Processo effettuato secondo quanto previsto agli artt. 3 e 4 della delibera CNIPA n. 11/2004”

Supporti otticiMezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l’impiego di

tecnologia laser (dischi ottici, magneto ottici, DVD)*Altri supporti di memorizzazione (art. 8)Qualsiasi supporto idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Archiviazione e conservazione ottica


Responsabile della conservazione (art. 5)

Compiti:- Definisce caratteristiche e requisiti del sistema- Organizza il contenuto dei supporti ottici- Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità- Consente l’esibizione- Archivia e rende disponibili, per ogni supporto di memorizzazione:

- Descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti- Estremi identificativi del responsabile- Estremi identificativi delle persone delegate- Indicazione delle copie di sicurezza

- Mantiene archivio dei software dei programmi in gestione- Verifica funzionalità del sistema e dei programmi in gestione- Adotta misure di sicurezza logica e fisica del sistema e delle copie di sicurezza- Richiede la presenza del pubblico ufficiale- Definisce e documenta le misure di sicurezza da rispettare per il riferimento temporale- Verifica periodicamente, almeno ogni 5 anni, la leggibilità dei documenti conservati- Provvede se necessario al riversamento diretto o sostitutivo



Responsabile della conservazione (art. 5)

- art. 5, 2° comma: DELEGA, in tutto o in parte, delle proprie attività a soggetti che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni delegate;

- Art. 5, 3° comma: AFFIDAMENTO del procedimento di conservazione, in tutto o in parte, a soggetti terzi (pubblici o privati)



PUBBLICO UFFICIALE

- art. 1, 1° lett. g): notaio;

- Art. 5, 4° comma: nella Pubblica Amministrazione:

- dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altri soggetti da questi formalmente designati,

- salvo le ipotesi di riversamento sostitutivo e di conservazione di

documenti analogici unici e di riversamento sostitutivo degli stessi per cui si richiede intervento di un soggetto diverso della stessa amministrazione


Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)

1) Memorizzazione su supporti ottici

2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme

- Firma digitale- Riferimento temporale

Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione


Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 1° comma)

DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI NON UNICI

1) Memorizzazione su supporti ottici



Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONEIl quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione


Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 2° comma)

DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI UNICI

1) Memorizzazione su altri supporti ottici






Da parte del PUBBLICO UFFICIALEIl quale attesta la conformità del documento memorizzato con originale


Riversamento

1) Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, NON alterando la loro rappresentazione informatica

Non vi sono particolari modalità

2) Riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica.

Art. 3, 2° comma – Art. 4, 4° comma


Riversamento sostitutivo di documenti informatici (art. 3, 2°)





3) In caso di documenti informatici sottoscritti digitalmenteApposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme


Da parte del PUBBLICO UFFICIALEIl quale attesta la conformità del documento riversato con originale


Riversamento sostitutivo di documenti analogici (art. 3, 2°)





3) In caso di documenti ORIGINALI UNICIApposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme


Da parte del PUBBLICO UFFICIALEIl quale attesta la conformità del documento riversato con originale


DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI(ART. 4, 3° comma)

La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione,

è consentita

soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva*

*Fatto salvo art. 6, 4° comma, T.U. n. 445/2000 sul controllo del Ministero beni culturali su archivi delle P.A. e dei privati (dichiarati di notevole interesse storico)


Art. 6 (L-R) Riproduzione e conservazione di documenti1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli

effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione.

2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.

3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.


Regole aggiuntive per la conservazione dei documenti tributari (D.M. 23.01.2004)

- Marcatura temporale in luogo del riferimento temporale

- Ordine cronologico delle registrazioni

- Nessuna soluzione di continuità tra periodi di imposta

- Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, trasmissione alle competenti Agenzie fiscali, dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale

- Esibizione tramite messa a disposizione anche del cartaceo o per via telematica

- Termini di conservazione: - Quindicinale per fatture- Annuale per gli altri documenti


Assolvimento Imposta di bollo(D.M. 23.01.2004)

1. Presentazione all'Ufficio delle entrate competente di una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta

2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso

3. L'imposta sui libri e sui registri, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiità, dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse


Direttiva n. 2001/115/CE del 20.12.2001

> Fatturazione elettronica

> Indicazione degli elementi minimi della fattura

> Possibilità di auto-fatturazione

> Outsourcing dei processi di fatturazione

Fatturazione elettronica

D.L.vo 20 febbraio 2004, n. 52(DPR n. 633/1972 – artt. 21, 39, 52 – Circ. Ag. Entrate n. 45/E 2005)

Requisiti per la fatturazione elettronica

- Accordo con il destinatario

- Autenticità origine e integrità contenuto:

- su ciascuna fattura o lotto di fatture:- Firma elettronica qualificata emittente

- Riferimento temporale

- Sistemi EDI di trasmissione elettronica


Fatturazione elettronicaI passi della fattura elettronica

Emissione -Documento informatico rilevante a fini tributari (statico non modificabile)- Apposizione riferimento temporale e firma qualificata

Trasmissione Uso di sistemi a garanzia di integrità,autenticità e data certa

Registrazione contabile Entro 15 gg dall’emissione

Archiviazione elettronica Supporti leggibili e con numero univoco

Conservazione sostitutiva Quindicinale secondo regole CNIPA e DM 23.01.2004


Il momento impositivo

Il giorno nel quale si individua il momento in cui le operazioni di cessione dei beni o di prestazione di servizi rendono di fatto “esigibile” l’IVA e conseguentemente fanno sorgere il debito per l’Erario

Fatturazione immediata

Stipulazione dell’atto per beni immobili

Consegna o spedizione per i beni mobili tangibili

Atto del pagamento per le prestazioni di servizi o per beni immateriali

Fatturazione differita

Cessione di beni con consegna o spedizione con documento trasporto

Emissione entro il giorno 15 del messe successivo a quello della consegna o spedizione

Responsabilità dell’emissione

Sempre il capo al soggetto che effettua la cessione del bene o ultima la prestazione del servizio (deve assicurarsi che venga emessa anche se dal cliente (auto-fattura) o da un terzo (outsourcing))


Conservazione delle fatture

Fatture elettroniche trasmesse o ricevute: archiviate solo in formato elettronico

Fatture elettroniche trasmesse o ricevute alle quali è stato fatto seguito alla spedizione o alla ricezione cartacea: possono essere archiviate in modo elettronico

Tre tipologie di conservazione:

a) Fattura elettronica: solamente conservazione ottica sostitutiva

b) Fattura elettronica con invio/ricezione cartacea: conservazione sostitutiva/tradizionale

c) Fattura cartacea: conservazione cartacea


Conservazione delle fatture

Fatture passive

Formato elettronico: regole di conservazione per i documenti informatici a rilevanza tributaria

Formato cartaceo: conservazione ottica sostitutiva

- trasformazione in documento informatico statico e non modificabile

- firma digitale e marcatura temporale del responsabile della conservazione (in quanto documenti analogici originali non unici)

- conservazione quindicinale

- funzionalità di ricerca

Il sistema di conservazione

- Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa

- Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica

- Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti

- Tracciatura delle operazioni

- Copie di sicurezza

- Archivio dei programmi

- Funzionalità di ricerca secondo vari parametri

- Indicazioni obbligatorie per la fatturazione

- Integrazione con il sistema di protocollo o di gestione dei flussi documentali

- Garantire l’esibizione dei documenti conservati

Grazie per l’attenzioneAvv. Massimiliano Nicotra

Date post:	01-May-2015
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