la conferenza stampa

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quando un comunicato non basta

• La presentazione di un grande evento, di un nuovo prodotto, di un servizio innovativo

• Una ricerca o uno studio particolarmente complesso e rilevante (bilanci, risultati, consuntivi)

• La comunicazione di questioni decisive in una vicenda su cui sono accessi riflettori (attualità)

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Le conferenze stampa più gettonate

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molte ragioni per non farla

• Le redazioni hanno sempre meno giornalisti a disposizione da mandare in giro

• Overdose di appuntamenti per la stampa

• Le ricadute negative: delusione, irritazione, frustrazione

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prima di decidere

• Quale il valore aggiunto della presenza in carne ed ossa dei giornalisti?

• C’è bisogno di un approfondimento in diretta della notizia?

• Devo presentare qualcuno o mostrare qualcosa dal vivo?

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tendenze

• La conferenza stampa “spuria”: presentazioni, convegni, tavole rotonde aperte alla stampa

• Trasformazione della conferenza stampa in un evento mediatico

• Sostituzione della conferenza stampa con un evento mediatico

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come si prepara

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istruzioni per l’uso

• Il contenuto e il pubblico

• Il luogo

• La data

• L’orario

• L’invito stampa

• Il panel dei relatori

• La cartella stampa

• L’attrezzatura

• L’allestimento

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• Contenuto preciso e omogeneo

• Messaggio chiave: forte e chiaro

• 2 titoli: uno per l’invito stampa, l’altro per l’uscita sui media

Il contenuto ed il messaggio scelto individuano

un pubblico specifico da invitare alla conferenza stampa

il contenuto e il pubblico

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Una scelta non casuale, funzionale agli obiettivi:

• Un luogo che ‘parla’ (istituzionale, prestigioso, dimostrativo)

• Facilmente raggiungibile

• Facilmente accessibile

dove?

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• La data è una delle variabili che influiscono sulla riuscita della conferenza stampa

• Per quanto possibile, è necessario informarsi sugli eventi previsti per la data da noi scelta

• Pensare ai periodici oltre che ai quotidiani

• Tra le 11 e le 12 di mattina è l’orario migliore

il giorno e l’ora

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l’invito stampa

• L’annuncio della conferenza: chi, cosa, dove, quando e perché

• Incuriosire … ma senza svelare tutto

• Primo obiettivo: finire in agenda

• Mi gioco l’anteprima?

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• Stile giornalistico, non burocratico/formale (...è lieta di invitarLa…)

• In testa: conferenza stampa, invito stampa

• Titolo, occhiello, sommario

• Evidenziazione grafica di luogo, data, ora (ospiti)

• Testo (con tutte le informazioni e i dettagli) autonomo e separato

come si scrive

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• A chi? Al responsabile del servizio, al desk e al nostro contatto. Le Agende dei quotidiani e i taccuini delle agenzie

• Quando?Dipende, anche il giorno o un’ora prima. Normalmente, non più di 7 giorni prima della conferenza stampa. Opportuno un secondo invio se c’è il weekend di mezzo. Terzo invio ‘arricchito’ il giorno prima

• E poi? Recall telefonico per capire se l’informazione è arrivata, se la conferenza è nel taccuino, se c’è la disponibilità dei giornalisti a partecipare

l’invio

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• Quanti? Non troppi

• Quali? Chi organizza la conferenza stampa introduce ogni relatore: nome, titolo e motivo del suo intervento alla conferenza

• Cosa dire? I relatori devono essere preparati, sintonizzare i loro interventi sul messaggio chiave della conferenza stampa, sapere quale pubblico hanno davanti, e possibilmente non leggere!

i relatori

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• L’invito stampa

• Il comunicato (o i comunicati)

• La documentazione relativa all’iniziativa (i risultati di una ricerca, la sintesi, i testi delle relazioni, le schede approfondimento, foto o video)

• Il profilo dei relatori

• La scheda di presentazione della organizzazione

• Blocco + penna (gadget)

• Il biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa

la cartella stampa

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• Sala amplificata, proiettore, pc portatile

• Tavolo relatori, cavalieri, sedie per i giornalisti (ma non troppe!)

• Tavolo per accrediti

• Uno “sfondo” possibile: manifesti all’entrata, alle spalle dei relatori, sotto il tavolo, nello spazio interviste

• Stand dimostrativo

attrezzatura e allestimento

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come si svolge

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l’accreditamento dei giornalisti

All’arrivo dei giornalisti, viene chiesto loro di registrarsi:

- Nome e cognome

- Testata giornalistica

- Contatti telefonici

- Indirizzo di posta elettronica

Si consegna la cartella stampa illustrandone i contenuti

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• Massimo 1 ora e 30

Presentazione + interventi dei relatori + domande

• Troppe richieste di spiegazioni dimostrano che si è stati poco chiari

• Domande critiche fanno capire che il messaggio non ha suscitato consenso

• L’assenza di domande indica perplessità o disinteresse

• Le interviste a margine

la durata della conferenza stampa

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• Quando si decide di far intervenire alla conferenza stampa un ospite particolarmente autorevole ed esterno all’organizzazione (ad esempio un politico, un ministro), di contro alla garanzia di una maggiore presenza di giornalisti, c’è il rischio concreto di venire oscurati mediaticamente dall’ombra dell’ospite

• Gli espedienti…

attenzione all’ombra dell’ospite

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dopo la conferenza

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• Metto online il materiale della cartella stampa

• Mando il comunicato alle testate che non hanno partecipato (senza danneggiare i presenti…)

• Contatto i giornalisti ‘assenti’ ma potenzialmente interessati

• Controllo i lanci di agenzia

• Contatto nel pomeriggio i presenti per seguirne il lavoro (Una sala affollata di giornalisti non ci garantisce l’articolo o il servizio sulla nostra conferenza)

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press briefing e fam trip

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• Press briefing

una specie di conferenza stampa ristretta, al fine di incontrare un gruppo di giornalisti selezionato per approfondire qualche aspetto importante, ma senza obbligatoriamente puntare alla pubblicazione di articoli.

• Fam trip

variante del press meeting. L’invito, rivolto a un gruppo molto ristretto di giornalisti, a visitare l’azienda. Anche in questo caso non c’è alcun impegno del giornalista alla pubblicazione di un testo. Si tratta di un investimento in comunicazione, il ritorno non deve essere forzatamente immediato

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