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1 Versione 1.18 Data 14/09/2015 Legalinvoice – Manuale Utente
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Versione 1.18
Data 14/09/2015
Legalinvoice – Manuale Utente
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Sommario Introduzione alle funzionalità ............................................................................................................................ 4
Requisiti ......................................................................................................................................................... 4
Informazioni Introduttive .................................................................................................................................. 5
Login .............................................................................................................................................................. 5
Primo accesso ............................................................................................................................................ 5
La barra degli strumenti ................................................................................................................................ 7
Dati Utente ................................................................................................................................................ 9
Formato campi........................................................................................................................................... 9
Gestione Aziende ............................................................................................................................................... 9
Dati azienda ................................................................................................................................................. 12
Recapiti .................................................................................................................................................... 14
Rappresentante legale ................................................................................................................................. 15
Stabile organizzazione ................................................................................................................................. 15
Iscrizione nel registro delle imprese ............................................................................................................ 16
Rappresentante fiscale ................................................................................................................................ 16
Azienda ............................................................................................................................................................ 17
Inserisci fattura ................................................................................................................................................ 17
Compilazione Manuale ................................................................................................................................ 18
Testata ..................................................................................................................................................... 19
Pagamento ............................................................................................................................................... 23
Righe Fattura ........................................................................................................................................... 26
Riferimenti ............................................................................................................................................... 30
Spese e Contributi ................................................................................................................................... 35
Allegati ..................................................................................................................................................... 37
Importazione XML ....................................................................................................................................... 37
Invio delle fatture ........................................................................................................................................ 38
Le mie fatture .................................................................................................................................................. 39
Lista fatture ................................................................................................................................................. 39
Ricerca e Filtri .............................................................................................................................................. 42
Legalinvoice Professional ................................................................................................................................ 43
Inserimento dell’azienda ............................................................................................................................. 43
Import fatture PDF ...................................................................................................................................... 46
Import multiplo di fatture XML ................................................................................................................... 47
Appendice ........................................................................................................................................................ 48
Regole tecniche e riferimenti normativi ...................................................................................................... 48
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Riferimenti normativi .................................................................................................................................. 48
Il processo e gli stati .................................................................................................................................... 48
Legenda degli errori SDI .............................................................................................................................. 49
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Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice InfoCert consente, attraverso una interfaccia Web, l’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55).
Per i clienti Legalinvoice InfoCert si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica e inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto.
Il servizio permette al Cliente:
La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche;
Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei.
Il servizio inoltre comprende:
L’inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1;
La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio;
La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l’apposizione delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale;
L’adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell’archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva.
Requisiti Legalinvoice è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX.
Sono supportati:
IE dalla versione 10 in poi;
Firefox dalla versione 15 in poi;
Chrome dalla versione 15 in poi;
Safari dalla versione 5 in poi;
Opera dalla versione 12 in poi.
Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme
e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert.
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Informazioni Introduttive
Login Per accedere al servizio web Legalinvoice è necessario inserire le proprie credenziali di accesso (username e
password).
La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1.
Figura 1
Nella schermata di accesso è mostrata una finestra che riporta:
Le informazioni relative agli aggiornamenti rilasciati dal ministero;
Le annotazioni sull’utilizzo dell’applicazione;
Eventuali cambiamenti significativi dell’applicazione.
Se viene effettuato l’accesso in Legalinvoice con delle credenziali utente non valide, l’accesso viene
bloccato, in questi casi è consigliato verificare i dati inseriti.
Primo accesso Al primo accesso in Legalinvoice l’utente è obbligato ad effettuare due operazioni:
Modificare la password della propria utenza come mostrato nella Figura 2 e nella Figura 3. Dopo
aver cliccato sul tasto di salvataggio si verrà direzionati nuovamente alla pagina di login e si dovrà
effettuare l’accesso utilizzando la nuova password.
Figura 2
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Figura 3
A questo punto sarà necessario compilare i campi mostrati nella Figura 4 per terminare la prima
fase di accesso. Una volta terminato l’inserimento si attiverà il tasto per il salvataggio dei dati e sarà
possibile accedere al servizio. Queste operazioni sono richieste soltanto una volta.
Figura 4
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Dopo aver effettuato l’accesso l’utente è invitato ad inserire i dati di almeno una azienda emittente
(Cedente/Prestatore), cioè i dati dell’azienda che emetterà fatture verso la PA. Per questa ragione, dopo
aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in Figura 5, la notifica ha lo scopo di
avvisare l’utente che non è stata ancora inserita nessuna azienda emittente.
Figura 5
Dopo aver cliccato sul bottone ‘OK’ si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 6.
Figura 6
La scritta mostrata in Figura 7 e la notifica mostrata in Figura 5 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a
quando non si ultimerà l’inserimento di una azienda.
Figura 7
NOTA: Nella schermata principale mostrata in Figura 6 non è presente il bottone “Inserisci Fattura”, perché
non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda.
La barra degli strumenti Dopo aver concluso l’inserimento dell’azienda la schermata principale sarà quella mostrata in Figura 8.
Figura 8
8
La barra degli strumenti, mostrata in Figura 9, sarà sempre presente durante l’utilizzo dell’applicazione, per
permette all’utente di accedere alle diverse funzionalità.
Figura 9
I tasti presenti nella barra degli strumenti sono i seguenti:
Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale o l’importazione di una nuova fattura.
Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Inserisci fattura;
Fatture Inserite: mostra l’elenco delle fatture da emettere o già emesse. Maggiori dettagli sono
riportati nella sezione Le mie fatture;
Azienda: permette di scegliere l’azienda su cui si opera. Maggiori dettagli sono riportati nella
sezione Azienda;
Gestione Aziende: permette di effettuare le operazioni di configurazione e modifica di una azienda.
Maggiori dettagli sono riportati nella sezione Gestione Aziende.
Cliccando sul nome utente, come mostrato in Figura 10, sarà possibile eseguire le operazioni descritte di
seguito:
Visualizzare i dati dell’utente, maggiori dettagli sono riportati nella sezione Dati Utente;
Modificare la password scegliendo l’opzione “Cambio password” come mostrato in Figura 3;
Uscire dall’applicazione cliccando sul tasto “Esci”.
Figura 10
Mentre gli strumenti di supporto per l’utilizzo dell’applicazione e un Plugin Microsoft sono disponibili
cliccando il tasto mostrato in Figura 11.
Figura 11
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Dati Utente In questa sezione è possibile visualizzare il conteggio delle:
Aziende acquistate: rappresentano il numero di aziende comprate per l’utenza Legalinvoice;
Aziende create: rappresenta il numero di aziende configurate in Legalinvoice;
Fatture acquistate: rappresenta il numero di fatture comprate per l’utenza Legalinvoice;
Fatture utilizzate: rappresenta il numero di fatture già importate ma non ancora inviate;
Fatture in transito: rappresenta il numero di fatture inviate ad SDI che non sono in stato finali;
Fatture consumate: rappresenta il numero di fatture inviate ad SDI che sono in stati finali;
Questa sezione permetterà quindi di essere sempre aggiornati sullo stato di utilizzo e di acquisto della
propria utenza come mostrato in Figura 12.
Figura 12
Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto
previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 13.
Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito, infatti nell’esempio
mostrato in Figura 13 viene segnalato all’utente che l’IBAN inserito non è completo perché mancano dei
valori e non che il valore IBAN non è corretto.
Figura 13
Gestione Aziende La prima operazione da eseguire, dopo aver effettuato l’accesso all’applicazione Legalinvoice, è inserire i
dati di almeno una delle aziende mittente, cioè una azienda per la quale si vuole effettuare il caricamento e
l’invio di una fattura verso al PA.
Le informazioni, relative all’azienda, saranno riportate nella sezione “Mittente” della fattura.
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Per inserire i dati di una nuova azienda cliccare sul tasto “Aggiungi Aziende”, mostrato in Figura 14,
compariranno le schermate mostrate nella Figura 15 e nella Figura 16.
Figura 14
I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio
asterisco sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento. Il tasto
“Salva” si attiva solo al termine dell’inserimento dei dati obbligatori.
Figura 15
Figura 16
L’azienda inizialmente viene creata in stato “INATTIVA”. Per attivare una azienda, dopo aver popolato tutti i
campi obbligatori, è necessario caricare il contratto firmato della “RICHIESTA DI ATTIVAZIONE
LEGALINVOICE PER IL CEDENTE PRESTATORE”. Fino a quando il contratto non sarà stato importato,
l’azienda inserita risulterà “INATTIVA”.
Dopo aver cliccato sul tasto “Salva” viene segnalato all’utente che per attivare l’azienda vanno inseriti i dati
del rappresentate legale, se non ancora presenti, come mostrato in Figura 17.
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Figura 17
Se, i dati del rappresentante legale sono stati già inseriti, dopo il salvataggio verrà presentata la schermata
mostrata in Figura 18.
Figura 18
Il contratto sopra citato (La Richiesta di Attivazione Cedente/Prestatore) è parzialmente precompilato
dall’applicazione ed è scaricabile utilizzando il tasto “Non hai scaricato il contratto?”. Dopo aver scaricato il
contratto è necessario firmarlo prima di caricarlo nel sistema.
Cliccando sul tasto “Avanti” sarà possibile procedere con la fase di caricamento del contratto. Le operazioni
da eseguire per caricare il contratto sono le seguenti:
Scegliere il file firmato da caricare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”;
Caricare il documento, cliccando sul tasto “OK”.
Dopo aver caricato il contratto l’azienda passerà automaticamente in stato “ATTIVA”.
E’ possibile caricare un contratto successivamente scegliendo l’opzione “Completa attivazione in un altro
momento”. Per caricare un contratto in un momento successivo, cliccare sul tasto “Modifica azienda” e
scegliere l’azienda da voler attivare dalla lista. Nella lista viene mostrato lo stato delle aziende (Attiva,
Inattiva). Se il contratto non è stato scaricato in fase di salvataggio sarà possibile scaricarlo anche
successivamente. Per attivare basta cliccare sul tasto “Attiva”, mostrato in Figura 19 e procedere con le
operazioni di caricamento di un contratto.
Figura 19
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Fino a quanto l’azienda non viene attivata, non sarà possibile effettuare l’inserimento di fatture per quella
azienda. Infatti, come si può notare, le aziende non attive non sono presenti nell’elenco delle aziende
mittenti.
Per modificare i dati di una azienda già inserita cliccare sul tasto “Modifica Aziende”, mostrato in Figura 14,
comparirà la schermata mostrata in Figura 20. A questo punto, è necessario scegliere l’azienda da voler
modificare dalla lista. I dati precedentemente inseriti verranno mostrati e sarà quindi possibile effettuare le
modifiche. Infine, per salvare quanto inserito cliccare il tasto “Modifica”.
Figura 20
Una volta effettuata la modifica dei dati di una azienda, è necessario caricare nuovamente il contratto
aggiornato con i dati modificati, come mostrato in Figura 21.
Figura 21
ATTENZIONE: Vi segnaliamo che, non sarà più possibile modificare i campi Partita Iva e Codice Fiscale,
dopo aver inviato con esito positivo una fattura.
Terminato l’inserimento (o la modifica) dei dati dell’utente, in fase di salvataggio, verrà mostrato il
messaggio di Figura 22.
Figura 22
Infine, è possibile “Eliminare le aziende” per le quali non è stata inviata con successo nessuna fattura (le
fatture risultano in stato BOZZA o SCARTATO) cliccando sul tasto “Elimina” mostrato in Figura 20. Se il tasto
non risulta attivo, ciò significa che non è possibile effettuare la cancellazione dell’azienda in quanto è già
stata emessa una fattura che si trova in uno stadio finale.
Dati azienda Nella Figura 23 e nella Figura 24 sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell’azienda. Le
informazioni richieste sono necessarie ai fini dell’inserimento dell’azienda nel sistema.
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Figura 23
Figura 24
Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l’inserimento e per ognuno viene data
una breve descrizione. In particolare, la colonna ‘Obbligatorio’ indica i campi che sono obbligatori ai fini
dell’inserimento dell’azienda.
ATTENZIONE: La partita Iva del cedente/prestatore (azienda mittente) viene considerato un campo obbligatorio dal sistema di interscambio e quindi non è possibile ometterlo o sostituirlo con un dato non corretto. Sappiamo, però, che esistono aziende senza partita iva che possono fatturare alle PA. Nei casi di aziende senza partita iva è possibile attuare le seguenti due opzioni:
dal momento che le Onlus non sono obbligate ad avere partita IVA, esiste per loro la possibilità di richiedere rimborsi e/o pagamenti direttamente alla PA coinvolta, al di fuori del processo di fatturazione normato. E' ammessa la forma cartacea ma tale modalità deve essere accettata dalla PA;
in caso la PA non accetti giustificativo cartaceo ed esiga la fatturazione elettronica, la Onlus è tenuta a dotarsi di Partita Iva oppure deve rinunciare al rapporto con la PA.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
NOME BREVE Descrizione ad uso interno dell’azienda, compare nell’elenco aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata.
SI
DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome.
SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome)
NOME E COGNOME
Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione
SI (se non valorizzato il campo Denominazione)
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PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l’Italia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA.
SI
TITOLO ONORIFICO
Titolo onorifico NO
ALBO DI APPARTENENZA
Nome dell'albo professionale NO
NUMERO ISCRIZIONE ALBO
Numero di iscrizione all'albo professionale NO
CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI
REGIME FISCALE Regime fiscale. SI
CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009
NO
PROVINCIA ALBO Sigla della provincia di competenza dell'albo professionale NO
DATA ISCRIZIONE ALBO
Data di iscrizione all'albo professionale NO
NOME SEZIONALE PREDEFINITO PER FATTURE PA
Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione e inviate in conservazione.
NO
Tabella 1
Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 25 e nella Figura 26.
Figura 25
Figura 26
ATTENZIONE: Se l’azienda non è in possesso di un indirizzo PEC, nel campo “PEC” può essere inserito anche
un indirizzo non PEC, perché il dato non è utilizzato ai fini applicativi. Ciò nonostante ci risulta che a partire
dal 1° gennaio 2013 anche le imprese individuali, oltre ai professionisti e alle società, abbiano l’obbligo di
dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).
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Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI
N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo)
NO
PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune
NO
CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI
NAZIONE Codice della nazione SI
CAP Codice Avviamento Postale SI
TELEFONO Contatto telefonico fisso o mobile NO
EMAIL Indirizzo di posta elettronica SI
FAX Numero di fax NO
PEC Indirizzo di posta elettronica certificata SI Tabella 2
Rappresentante legale Questa sezione è dedicata ai dati del rappresentante legate. Questi dati sono necessari al fine di
completare la procedura di inserimento di un azienda con il corrispettivo caricamento del contratto.
Figura 27
Stabile organizzazione Questa sezione è dedicata ai dati relativi allo stabile organizzazione e deve essere compilata solo nei casi in
cui il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed effettua la transazione oggetto del documento
tramite l’organizzazione residente sul territorio nazionale.
I campi mostrati nella Figura 28 si riferiscono alla stabile organizzazione in Italia.
Figura 28
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
INDIRIZZO Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.) SI
N.CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo)
NO
PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune
NO
CITTA Comune relativo alla sede del cedente/prestatore SI
NAZIONE Codice della nazione SI
CAP Codice Avviamento Postale SI Tabella 3
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Iscrizione nel registro delle imprese Questa sezione è dedicata ai dati relativi all’iscrizione REA ed è obbligatoria solo nei casi in cui la società è
iscritta nel registro delle imprese ai sensi dell'art. 2250 del codice civile.
Figura 29
Figura 30
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
NUMERO ISCRIZIONE Numero di iscrizione al registro delle imprese SI
PROVINCIA UFFICIO REGISTRO IMPRESE
Sigla della provincia dell'Ufficio del registro delle imprese presso il quale è registrata la società
SI
NUMERO SOCI Nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure se vi sono più soci
NO
CAPITALE SOCIALE Nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL), il campo va valorizzato per indicare il capitale sociale
NO
STATO LIQUIDAZIONE Indica se la Società si trova in stato di liquidazione oppure no SI Tabella 4
Rappresentante fiscale Questa sezione è obbligatoria solo nei casi in cui il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante
fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni.
Figura 31
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome.
SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome)
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NOME E COGNOME
Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione
SI (se non valorizzato il campo Denominazione)
PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER l’Italia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA.
SI
CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell’esempio il codice relativo ad una impresa individuale.
NO
CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009
NO
TITOLO ONORIFICO
Titolo onorifico NO
SESSO Sesso NO
DATA DI NASCITA Data di nascita NO Tabella 5
Azienda Cliccando sul tasto “Azienda”, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l’azienda
per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 32.
Figura 32
Nel caso in cui si utilizza una utenza Legalinvoice MultiAzienda si avrà la possibilità di inserire più aziende e
quindi con tale strumento si potrà scegliere quale azienda utilizzare per l’inserimento e la visualizzazione
delle fatture. E’ possibile modifica l’azienda mittente anche se si è nell’area inserimento. Inoltre,
selezionando una delle aziende verranno mostrate solo le fatture emesse da quel mittente e non saranno
visibili tutte le fatture inserite, cioè non verranno visualizzate le fatture degli altri mittenti.
Inserisci fattura Cliccando sul tasto “Inserisci Fattura”, presente nella barra degli strumenti si può procedere all’inserimento
di una nuova fattura, scegliendo tra:
Compilazione manuale, come mostrato in Figura 33;
Figura 33
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Importazione di XML PA, come mostrato in Figura 34.
Figura 34
Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto “Compila”, sarà possibile iniziare l’inserimento manuale della fattura.
Figura 35
Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta sei sezioni, mostrate in Figura 35. È possibile passare
da una sezione alla successiva utilizzando il tasto “Avanti”, presente alla fine di ogni pagina, oppure
posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio “Pagamento”.
Nell’ultima sezione “Allegati” è presente il tasto “Fine” che permette di concludere le operazioni di
inserimento. E’ possibile, inoltre, salvare i dati inseriti cliccando il tasto “Salva”, dopo aver salvato viene
visualizzata la schermata mostrata in Figura 36.
Figura 36
Nel wizard Testata sarà necessario compilare quattro campi obbligatori, prima di poter salvare la fattura
inserita o procedere con l’inserimento di altri valori nelle sezioni successive.
Nel caso in cui manchino i dati necessari per un inserimento parziale, l’utente verrà informato con un
messaggio, come mostra la Figura 37.
Figura 37
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Una volta terminato l’inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento
utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: “Fatture Inserite”.
ATTENZIONE: se le informazioni inserite non sono sufficienti per l’invio della fattura, in ogni wizard, verrà
mostrato il tasto “Non Inviabile” che permette di individuare i dati mancanti.
Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e
alcune informazioni introduttive sulla fattura, come mostra la Figura 38.
Figura 38
NOTA: il campo mittente è precompilato con i dati dell’azienda, inseriti nella sezione “Gestione Aziende”.
L’azienda che si sta utilizzando per l’inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come
evidenziato in Figura 39. Durante l’inserimento della fattura sarà possibile modificare l’azienda mittente
scegliendola dalla lista delle aziende.
Figura 39
Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 40.
Figura 40
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Dopo aver inserito il valore “Codice IPA”, per poter effettuare la verifica della correttezza del dato, è
necessario inserire anche la “Data Documento”.
Nel caso in cui il campo “Data Documento” non è popolato, cliccando sul tasto “Verifica”, compare la
segnalazione mostrata in Figura 41.
Figura 41
Se invece il campo “Data Documento” è popolato è possibile effettuare la verifica del valore inserito nel
campo “Codice IPA”. In fase di verifica possono verificarsi i seguenti casi:
Il codice ipa è inesistente, quindi verrà inviato il messaggio mostrato in Figura 42. In questi casi
l’utente è invitato a verificare il dato perché non risulta corretto. Le fatture inviate con un codice
ipa errato vengono scartate dal sistema di interscambio.
Figura 42
La data di avvio del servizio di fatturazione elettronica della PA legata al codice ipa inserito è
successiva alla data del documento indicata dall’utente. Questo caso viene segnalato dal messaggio
mostrato in Figura 43. I dati inseriti, in questo caso, non sono errati quindi se si decide di inviare la
fattura, non verranno mostrate anomalie, ma in questi casi è opportuno effettuare una verifica del
codice ipa utilizzato o contattare la PA destinataria.
Figura 43
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Il codice ipa inserito è corretto. In questo caso i dati relativi al destinatario, mostrati in Figura 40,
vengono compilati automaticamente.
ATTENZIONE: Per le Pubbliche Amministrazioni che non possiedono “Partita Iva”, l’applicazione permette di
popolare il solo campo “Codice Fiscale”. Il sistema di interscambio rifiuta le fatture in cui il campo partita
IVA è popolato con un dato non valido. Nel caso di destinatari con solo codice Fiscale, consigliamo quindi di
non compilare il campo partita IVA.
Andranno, inoltre, inseriti i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 44.
Figura 44
Nella Figura 44 sono mostrati anche i campi facoltativi:
Importo Totale Documento
Arrotondamento
Causale
ATTENZIONE: Questi campi se pur facoltativi, vengono utilizzati da alcune PA per individuare l’importo
totale della fattura.
Infine, possono essere inseriti i dati relativi agli eventuali sconti o maggiorazioni applicati sul totale
documento, come mostrato in Figura 45. Per terminare l’inserimento di una riga è necessario cliccare sul
tasto “Aggiungi”. E’, inoltre, possibile inserire più di una riga perché viene gestita la presenza di più sconti o
più maggiorazioni a 'cascata'.
Figura 45
Se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi
dell'articolo 73 del DPR 633/72, è necessario valorizzare il campo mostrato in Figura 46, ciò consente al
cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero.
Figura 46
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO DOCUMENTO Tipologia di documento SI
NOME DOCUMENTO Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell’area “Le Mie Fatture”
NO
DATA DOCUMENTO Data della fattura SI
VALUTA Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi SI
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IMPORTO TOTALE DOCUMENTO
Importo totale del documento al netto dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario/committente
NO
ARROTONDAMENTO Eventuale arrotondamento sul totale documento (ammette anche il segno negativo)
NO
CAUSALE Descrizione della causale del documento NO
NUMERO SEQUENZIALE DOCUMENTO
Numero progressivo della fattura SI
NUMERO DOCUMENTO
Numero progressivo della fattura, viene compilato automaticamente legando insieme il valore indicato nel campo “Numero Sezionale Documento” e “Sezionale Fatture PA”. Se, nel campo “Sezionale Fatture PA”, non viene inserito nessun valore, il dato automaticamente caricato sarà relativo a quanto indicato nel campo “Numero sezionale Documento”.
SI
SEZIONALE FATTURE PA
Nome del sezionale che verrà riportato nelle fatture come valore predefinito, tipicamente il sezionale dedicato dal cliente per le fatture emesse verso la PA. La scelta di un sezionale dedicato garantisce una numerazione auto-consistente delle fatture presenti nell'applicazione è inviate in conservazione.
NO
RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE
Codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativo-contabili
NO
DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente)
SI (se non valorizzato il campo Nome e Cognome)
NOME E COGNOME Nome e cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione)
CODICE IPA Codice dell'ufficio dell’amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica “Indice PA”.
SI
PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA.
SI (se non valorizzato il campo Codice Fiscale)
CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale SI (se non valorizzato il campo Partita IVA)
INDIRIZZO Indirizzo della sede del cessionario/committente SI
N.CIVICO Numero civico della sede del cessionario/committente NO
CITTA Città della sede del cessionario/committente SI
CAP Codice Avviamento Postale SI
PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città
NO
NAZIONE Codice della nazione SI
TITOLO ONORIFICO Titolo onorifico NO
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CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009
NO
TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione NO
SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati NO
IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione NO Tabella 6
Pagamento In questa sezione è possibile inserite le informazioni relative al pagamento della fattura, come mostra la
Figura 47.
Figura 47
Nella Tabella 7 sono indicati i campi destinati ai dati del pagamento.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
CONDIZIONI Condizioni di pagamento SI
MODALITA Modalità di pagamento SI
TITOLO QUIETANZANTE Titolo del quietanzante NO
IMPORTO Importo relativo al pagamento SI
BENEFICIARIO Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore)
NO
NOME QUIETANZANTE Nome del quietanzante NO
COGNOME QUIETANZANTE
Cognome del quietanzante NO
CF QUIETANZANTE Codice fiscale del quietanzante NO Tabella 7
Nella Tabella 8 sono indicati i campi destinati al periodo di pagamento.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
DATA RIFERIMENTO Data dalla quale decorrono i termini di pagamento NO
GIORNI TERMINE Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento
NO
24
DATA PAGAMENTO Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste
NO
SCONTO PAGAMENTO ANTICIPATO
Ammontare dello sconto per pagamento anticipato NO
DATA LIMITE PAGAMENTO ANTICIPATO
Data limite stabilita per il pagamento anticipato NO
PENALITA’ PAGAMENTI RITARDATI
Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati NO
DATA DECORRENZA PENALE
Data di decorrenza della penale NO
CODICE PAGAMENTO Codice per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore
NO
Tabella 8
I campi “IBAN” e “Codice Uff. Postale” sono necessari solo se la modalità scelta lo richiede, in caso contrario
è possibile ometterli.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
ABI Codice ABI NO
CAB Codice CAB NO
CODICE UFF. POSTALE Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale
SI (se la modalità scelta lo prevede)
ISTITUTO FINANZIARIO Nome dell'Istituto Finanziario NO
IBAN International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario)
SI (se la modalità scelta lo prevede)
BIC Bank Identifier Code (codice che identifica la banca del beneficiario)
NO
Tabella 9
E’ possibile effettuare l’inserimento di un pagamento anche in modalità avanzata cliccando sul tasto
mostrato in Figura 48.
Figura 48
Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per il campo Pagamento. Dopo aver
scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 49 dove vengono elencate le righe
già inserite.
Figura 49
Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la modalità di pagamento inserita
come mostrato in Figura 50.
25
Figura 50
Cliccando sul tasto “Aggiungi dettaglio” compare la schermata mostrata in Figura 51.
Figura 51
Cliccando sul tasto “Aggiungi pagamento” si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 52 e sarà possibile
inserire una nuova modalità di pagamento.
Figura 52
Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 53.
Figura 53
26
Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti, come segnalato nel massaggio mostrato in
Figura 54.
Figura 54
Righe Fattura In questa sezione vanno inseriti i dettagli della fattura. Per ultimare l’inserimento di una riga bisogna
cliccare sul tasto “Aggiungi Riga a Documento”. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile
effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano sempre cliccando sul tasto
“Aggiungi Riga a Documento”.
Quando le operazioni di inserimento della riga saranno terminate, la riga inserita comparirà nella griglia
posta in basso e si potrà continuare con l’inserimento, come mostrato in Figura 55.
Figura 55
Per i campi “Tipo Riga” e “Tipo Sconto” il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è
necessario associare un valore a questi campi.
E’ possibile estendere le colonne della tabella mostrata in Figura 55 e dopo aver effettuato l’inserimento
della riga, è possibile modificare o eliminare i dati solo se precedentemente inseriti cliccando sul campo da
modificare. Se invece ci si accorge dopo l’inserimento della riga che manca un dato non è possibile
aggiungerlo cliccando sul campo ma è necessario effettuare nuovamente l’inserimento dell’intera riga e
cancellare la precedente.
ATTENZIONE: Non viene effettuata nessuna operazione di calcolo nella seguente sezione (es. “Prezzo
totale” non è automaticamente inserito moltiplicando il valore “Prezzo unitario” per “Quantità” di
prodotti). Per evitare rifiuti da parte della PA, consigliamo all’utente una attenta verifica dei dati inseriti.
27
Il campo Natura esenzione viene attivato solo se si sceglie come Aliquota IVA lo 0%. In questo caso il campo
si attiva perché è obbligatorio inserire una Natura esenzione quando l’aliquota IVA è allo 0%. Quelle
segnalate sono le uniche nature esenzioni accettate da SDI.
Nel caso in cui la cessione/prestazione è soggetta a ritenuta di acconto è necessario valorizzare il campo
mostrato in Figura 56.
Figura 56
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO RIGA Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria
NO
COD.ART. TIPO Indica la tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC) NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART.VALORE)
COD. ART. VALORE Indica il valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo (COD.ART. TIPO)
NO (ma se viene inserito un dato diventa obbligatorio inserire anche COD.ART. TIPO)
QUANTITA’ Numero di unità cedute / prestate NO
UOM Unità di misura riferita alla quantità NO
PREZZO UNITARIO Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale"
SI
TIPO SCONTO Da valorizzare nei soli casi di sconto, maggiorazione NO
SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati NO
PREZZO TOTALE (IVA ESCLUSA)
Importo totale del bene/servizio (che tiene conto di eventuali sconti / maggiorazioni) IVA esclusa
SI
IMPORTO SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione NO
IVA% Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio SI
NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero)
NO
DESCRIZIONE Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto'
SI
RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE
Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili NO
DATA INIZIO PERIODO DI RIFERIMENTO
Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato
NO
DATA FINE PERIODO DI RIFERIMENTO
Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato
NO
Tabella 10
28
E’ inoltre possibile inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, diverse tipologie di informazioni utili ai
fini amministrativi, gestionali etc. Cliccando sul tasto “Altri Dati Gestionali” si apre la schermata mostrata in
Figura 57, nella quale sono presenti ulteriori dati da poter aggiungere alla riga della fattura. Per ultimare
l’inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto “Aggiungi”.
Figura 57
Per terminare l’inserimento dei dati gestionali cliccare il tasto “OK”.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO DATO Codice che identifica la tipologia di informazione SI(va popolato solo se si vuole inserire informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc)
TESTO DI RIFERIMENTO
Campo in cui inserire un valore alfanumerico riferito alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato”
NO
NUMERO DI RIFERIMENTO
Campo in cui inserire un valore numerico riferito alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato”
NO
DATA DI RIFERIMENTO
Campo in cui inserire una data riferita alla tipologia di informazione scelte nel campo “Tipo Dato”
NO
Tabella 11
E’ possibile effettuare l’inserimento di una riga anche in modalità avanzata cliccando sul tasto mostrato in
Figura 58.
Figura 58
Questa modalità permette in particolare di inserire valori multipli per i campi:
Codice Articolo;
Sconto/Maggiorazione;
Dati Gestionale.
29
Dopo aver scelto la modalità avanzata, comparirà la schermata mostrata in Figura 59 dove vengono
elencate le righe già inserite. Non è possibile accedere a questa funzionalità se non è stata inserita nessuna
riga.
Figura 59
Questa visualizzazione permette di effettuare una modifica o eliminare la riga inserita come mostrato in
Figura 60 e in Figura 61.
Come mostrato in Figura 60, cliccando sulla freccia sarà possibile aggiungere ulteriori dati ai campi
elencanti.
Figura 60
Cliccando sul tasto Modifica compare la schermata mostrata in Figura 61.
Figura 61
I valori richiesti in Figura 61 sono relativi esclusivamente alla riga e sono descritti in Tabella 10.
Cliccando sul tasto “Aggiungi riga” si visualizzerà la schermata mostrata in Figura 61 e sarà possibile inserire
una nuova riga.
Cliccando, invece, sulla freccia posta a destra di ogni riga, vengono elencati i campi mostrati in Figura 62.
30
Figura 62
Se il valore indicato per i campi è 0, allora non sono stati popolati i dati del relativo campo. Mentre se il
campo è popolato, una o più volte, viene mostrato sia il dato, sia il numero di volte inserito, e sarà possibile
per ogni dato effettuare una eventuale cancellazione, come mostrato in Figura 63.
Figura 63
Per tornare alla modalità semplice, bisogna cliccare sul tasto mostrato in Figura 64.
Figura 64
Questa operazione cancellerà gli eventuali dati multipli inseriti per come segnalato nel massaggio mostrato
in Figura 65:
Codice Articolo;
Sconto/Maggiorazione;
Figura 65
Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 66.
Figura 66
31
Nel campo “Norma Di Riferimento” va inserita la norma di riferimento, comunitaria o nazionale. Il campo è
da valorizzare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del
cedente/prestatore, o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura.
E’ possibile estendere una specifica sezione cliccando sulla freccia posta a destra di ogni riga.
Nessuna delle sezioni descritte di seguito è obbligatoria, ma se si ha bisogno di includere i dati di una delle
sezioni, allora vanno compilati i campi segnalati come obbligatori per la specifica sezione. I campi
obbligatori sono contrassegnati da un asterisco, mentre i campi contrassegnati con un doppio asterisco
sono obbligatori solo se si compila almeno uno dei dati della sezione di riferimento.
DOCUMENTI CORRELATI
In questa sezione è possibile inserire i dati del documento al quale è collegata la fattura che si sta inviando.
In generale, queste informazioni sono segnalate dalla PA o sono in possesso dell’utente, essendo i dati del
documento di riferimento della fattura (condiviso con la PA). Per ultimare l’inserimento dei dati bisogna
cliccare sul tasto “Aggiungi”.
Figura 67
NOTA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa riferimento a
Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla Pubblica Amministrazione
destinataria.
Se uno dei due valori (CUP o CIG) non viene inserito, pur popolando il numero documento, durante l’invio
della fattura, verrà presentata una schermata di avviso come quella mostrata in Figura 68.
32
Figura 68
Il messaggio, ricevuto prima dell’invio della fatture, serve a segnalate al cliente che uno dei due dati è
mancante. Non è errato mandare una fattura senza uno dei due valori, ma se l’utente è in possesso dei dati
è consigliabile inserirli, per evitare che la fattura venga scartata a causa del mancato inserimento.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI
NUMERO DOCUMENTO Numero del documento SI
DATA DOCUMENTO Data del documento NO
RIFERIMENTO LINEA FATTURA
Linea di dettaglio della fattura a cui si fa riferimento (se il riferimento è all'intera fattura, non viene valorizzato)
NO
CODICE COMMESSA/CONVENZIONE
Codice della commessa o della convenzione NO
NUMERO LINEA DOCUMENTO
Identificativo della singola voce all'interno del documento (ad esempio, nel caso di ordine di acquisto, è il numero della linea dell'ordine di acquisto, oppure, nel caso di contratto, è il numero della linea del contratto, etc…)
NO
CODICE CUP Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto)
NO
CODICE CIG Codice Identificativo della Gara NO Tabella 12
DATI TRASPORTO
Questa sezione deve essere valorizzata nei casi di fattura "accompagnatoria" per inserire informazioni
relative al trasporto, come mostrato nella Figura 69.
33
Figura 69
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
MEZZO DI TRASPORTO Mezzo utilizzato per il trasporto NO
CAUSALE TRASPORTO Causale del trasporto NO
NUMERO COLLI Numero dei colli trasportati NO
DESCRIZIONE COLLI Descrizione (natura, qualità, aspetto …) relativa ai colli trasportati
NO
UOM Unità di misura riferita al peso della merce NO
PESO LORDO Peso lordo della merce NO
PESO NETTO Peso netto della merce NO
DATA/ORA RITIRO Data e ora del ritiro della merce NO
DATA/ORA CONSEGNA Data e ora della consegna della merce
DATA INIZIO TRASPORTO
Data di inizio del trasporto NO
TIPO RESA Codifica del termine di resa espresso secondo lo standard ICC-Camera di Commercio Internazionale (Incoterms)
NO
DENOMINAZIONE Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente)
SI (se non valorizzati i campi Nome e Cognome)
NOME / COGNOME Nome e Cognome della persona fisica SI (se non valorizzato il campo Denominazione)
PARTITA IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese ( IT, DE, ES …..) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA
SI
CODICE FISCALE Numero di Codice Fiscale NO
TITOLO ONORIFICO Titolo onorifico NO
CODICE EORI Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009
NO
34
LICENZA DI GUIDA Numero identificativo della licenza di guida (es. numero patente)
NO
INDIRIZZO Indirizzo di resa (nome della via, piazza etc.) SI
N. CIVICO Numero civico riferito all'indirizzo di resa (non indicare se già presente nel campo Indirizzo)
NO
CITTA’ Comune ove ha sede l'indirizzo di resa SI
CAP Codice Avviamento Postale dell'indirizzo di resa SI
PROVINCIA Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città
NO
NAZIONE Codice della nazione SI Tabella 13
DATI DDT
Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura che si sta inserendo, casi di
fatturazione differita, vanno valorizzati i campi descritti nella tabella Tabella 14 e mostrati nella Figura 70.
Questa sezione serve a comunicare i dati del documento con cui è stato consegnato il bene. I campi di
questa sezione possono essere ripetuti se la fattura fa riferimento a più consegne e quindi a più documenti
di trasporto.
Figura 70
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
NUMERO DOCUMENTO DI TRASPORTO
Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI
RIFERIMENTO LINEA FATTURA Numero del documento NO
DATA DOCUMENTO DI TRASPORTO
Data del documento SI
Tabella 14
DATI SAL
Questa sezione è da valorizzare nei casi di fattura per stato di avanzamento.
Figura 71
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
FASE DI AVANZAMENTO Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce
SI
Tabella 15
35
FATTURA PRINCIPALE
I valori della fattura principale sono da inserire nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli
‘autotrasportatori’ per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA.
In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 72 e descritti nella Tabella 16.
Figura 72
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
NUMERO FATTURA PRINCIPALE Numero della fattura relativa al trasporto di beni, da indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie
SI
DATA FATTURA PRINCIPALE Data della fattura SI Tabella 16
DATI VEICOLI
In questa sezione è possibile inserire i dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4 del dl 331 del 1993.
In questi casi vanno popolati i campi mostrati nella Figura 73 e descritti nella Tabella 17.
Figura 73
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
PERCORSO TOTALE Totale chilometri percorsi, oppure totale ore navigate o volate
SI
DATA PRIMA IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE PR
Data di prima immatricolazione o di iscrizione nei pubblici registri
SI
Tabella 17
Spese e Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative alle spese e ai contributi, come mostra la
Figura 74.
Figura 74
36
In particolare, per i valori relativi alla cassa previdenziale vanno compilati i campi mostrati in Figura 75.
Per ultimare l’inserimento di una riga bisogna cliccare sul tasto “Aggiungi”. Nel caso in cui fosse necessario
inserire più righe, è possibile effettuare un caricamento multiplo, le operazioni di inserimento terminano
sempre cliccando sul tasto “Aggiungi”.
Figura 75
Infine, nella sezione “Dati Riepilogo” vengono riportate le righe della fattura caricare nella sezione “Righe
Fattura”, come mostra la Figura 76.
Se in tale area non sono mostrate le righe della fattura, allora è necessario verificare il corretto caricamento
perché non è consentito inviare una fatture senza dettagli righe. Ricordiamo che per ultimare il
caricamento di una riga è necessario cliccare il tasto “Aggiungi Riga a Documento”.
Inoltre, in questa sezione è possibile inserire o modificare i dati presenti in ogni riga. In particolare è
possibile inserire i dati relativi all’esigibilità iva scegliendo uno dei due valori ammessi:
IVA ad esigibilità immediata
IVA ad esigibilità differita
Scissione dei pagamenti
Il dato “Scissione dei pagamenti” serve ad adempiere a quanto indicato per lo split payment.
Figura 76
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO CASSA Tipologia cassa previdenziale di appartenenza SI
ALIQUOTA CASSA Aliquota (%) del contributo, se previsto, per la cassa di appartenenza
SI
IMPORTO CONTRIBUTO Importo del contributo per la cassa di appartenenza SI
CONTRIBUTO CASSA SOGGETTO A RITENUTA
Indica se il contributo cassa è soggetto a ritenuta NO
IMPONIBILE PREVIDENZIALE Importo sul quale applicare il contributo cassa previdenziale
NO
NATURA ESENZIONE Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero)
NO
RIFERIMENTO AMMINISTRATIVO/CONTABILE
Codice identificativo ai fini amministrativo-contabili NO
IMPORTO BOLLO Importo del bollo SI
IVA% Aliquota (%) IVA applicata SI
37
TIPO RITENUTA Tipologia della ritenuta SI
CAUSALE PAGAMENTO Causale del pagamento (quella del modello 770) SI
IMPORTO Importo della ritenuta SI
ALIQUOTA % Aliquota (%) della ritenuta SI
ESIGIBILITA’ IVA Esigibilità IVA (immediata ai sensi dell'Art. 6 comma 5 del DPR 633 1972, oppure differita) e modalità di versamento (scissione dei pagamenti)
NO
Tabella 18
Allegati In questa sezione è possibile allegare un file alla fattura che si sta inviando, come mostrato in Figura 77. Le
operazioni da eseguire per allegare un file alla fattura sono le seguenti:
Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”;
Caricare il documento, cliccando sul tasto “Carica”.
Quando il caricamento sarà completato si visualizzerà una riga nella tabella e sarà possibile eseguire le
seguenti operazioni sul file importato:
: tasto per effettuare il download del documento allegato;
: tasto che permette all’utente di eliminare l’allegato inserito.
Figura 77
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
DESCRIZIONE Nome dell'allegato SI
ALGORITMO DI COMPRESSIONE Algoritmo usato per comprimere l'attachment (ad es.: ZIP, RAR, …)
NO
Tabella 19
Importazione XML Per effettuare il caricamento di una fattura è necessario che il documento sia in formato xml. Se il formato
del file non è corretto compare l’errore mostrato in Figura 78.
Figura 78
38
Le operazioni da eseguire per importare un file xml sono le seguenti:
Scegliere il file da importare dalla propria postazione, cliccando sul tasto “Scegli”;
Caricare il documento, cliccando sul tasto “Carica”.
Durante le fasi di caricamento, viene effettuata la validazione del documento, per verificare che non
contenga valori obbligatori mancanti. Se durante questa fase vengono individuati dati obbligatori mancanti,
viene presentato un messaggio come mostrato nella Figura 79.
Figura 79
Quando le operazioni di download saranno concluse si visualizzerà una schermata come quella mostrata in
Figura 80
Figura 80
Le fatture importate possono essere modificate sono se non sono ancora state inviate e lo stato è quindi
BOZZA. Cliccando sull’icona si viene ridiretti alle sezioni descritte nel paragrafo “Compilazione Manuale”
per la correzione dei dati segnalati con non esatti.
Invio delle fatture
Terminato l’inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto come mostrato nella
Figura 81.
Figura 81
Come si può vedere dalla Figura 81 il tasto per l’invio non è attivo per tutte le righe, questo fa capire
all’utente che ci sono fatture per le quali non sono stati compilati ancora tutti i campi obbligatori.
E’ possibile conoscere i campi obbligatori, non ancora compilati, di una particolare fattura cliccando sul
tasto . Comparirà una schermata come quella mostrata in Figura 82. Fino a quando i campi indicati non
saranno popolati la fattura analizzata non potrà essere inviata.
39
Figura 82
Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 83.
Figura 83
E’ richiesta l’autorizzazione da parte dell’utente a procedere con le operazioni di firma e invio della fattura.
Le mie fatture
Lista fatture Cliccando sul tasto “Le mie Fatture”, si accede all’elenco delle fatture, come mostra la Figura 84.
È possibile ordinare le righe della tabella cliccando sull’etichetta della colonna, oppure estendere il campo
della colonna spostandola con il mouse.
Figura 84
È, inoltre, possibile effettuare le azioni descritte di seguito:
: tasto per l’invio della fattura al Sistema di Interscambio che provvederà ad inviare la fattura
alla PA destinataria;
40
: tasto attivo solo per le fatture in stato (BOZZA, SCARTATO, SCARTATO_SDI o SCARTATO_PA).
Permette di modificare i dati inseriti ed effettuare eventuali correzioni nel caso di fatture scartate.
Dopo aver apportato le eventuali modifiche sulle fatture scartate, è necessario rieffettuare l’invio al
fine di riprocessare la fattura scartata. Nella sezione “Legenda degli errori SDI” sono stati riportati i
casi di errore riscontrabili;
: tasto che permette di conoscere i valori mancanti al fine dell’invio.
Cliccando sulla freccia si possono visualizzare anche le seguenti azioni:
: tasto che permette di visualizzare l’anteprima della fattura inserita;
: tasto che permette all’utente di eliminare la fattura inserita. E’ possibile eseguire questa
operazione sono per le fatture per le quali l’emissione non è ancora andata a buon fine;
: tasto per effettuare il download della fattura inserita. Il formato del documento scaricato sarà
xml. E’ sempre possibile effettuare il download del documento;
Nel caso in cui la fattura è stata emessa, sono visibili anche le seguenti azioni:
: tasto che permette di conoscere il motivo per il quale la fattura è stata scartata. Questa
azione sarà possibile solo se la fattura è in stato SCARTATO, SCARTATO_SDI, SCARTATO_PA;
: tasto che permette di copiare la fattura inserita.
: tasto per eseguire il tracking della fattura. Questa funzionalità permette di monitorare le fasi
di lavorazione della fattura ed avere a disposizione più dati sulla fattura per eventuali ricerche sui
sistemi forniti da SDI. Per esempio, nella Figura 85 la fattura risulta correttamente inviata e
accettata dalla PA quindi ha concluso tutte le fasi di lavorazione e viene riportata la data di
lavorazione.
Figura 85
Mentre, nella Figura 86 la fattura è stata scartata dalla PA. Nella sezione inferiore viene mostrato il
motivo dello scarto. In questo caso, la fattura non ha ancora concluso tutte le fasi di lavorazione,
ma è necessario modificare quanto segnalato nel messaggio e procedere nuovamente all’invio.
41
Figura 86
I documenti che passano in stato ACCETTATO_PA e SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI vengono inviati in
conservazione. Per esibire il documento conservato basta cliccare sul tasto “Visualizza” e si verrà ridiretti
alla pagina mostrata in Figura 87.
Da tale sezione è possibile scaricare:
la fattura firmata ;
il file di indice;
il file dei parametri;
Figura 87
42
Nel caso in cui la fase di conservazione non si fosse ancora conclusa, in fase di esibizione si otterrà il
messaggio mostrato in Figura 88.
Figura 88
Nella visualizzazione delle fatture è possibile:
Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina;
Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce;
Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista;
Conoscere il numero totale dei documenti selezionati.
Figura 89
Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 84, è possibile semplificare la
ricerca utilizzando l’alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 90.
Figura 90
Le fatture vengono suddivise in due macro categorie:
Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora
inviate al Sistema di Interscambio;
Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio.
All’interno della sezione “Emesse” i dati sono raggruppati per:
Anno;
Mese.
Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le
fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza.
E’, inoltre, possibile effettuare una ricerca puntuale della fattura cliccando sul riquadro evidenziato nella
Figura 91.
43
Figura 91
Le fatture sono ricercabili per:
Numero Documento;
Destinatario.
Se si è interessati a visualizzare solo gli stati anomali di una determinata fattura bisogna scegliere l’opzione
“Mostra solo Anomalie”.
Legalinvoice Professional Legalinvoice Professional è considerata una estensione di Legalinvoice e permette di utilizzare ulteriori
funzionalità non presenti nel servizio standard.
Le descrizioni riportate in questa sezione sono dedicate quindi agli utenti che hanno acquistato il servizio
Legalinvoice Professional. Tale servizio permette di importare fatture PDF al fine di convertirle in fatture in
formato XML valide per l’invio verso la PA.
Dal sito https://fatturazione.infocert.it/prodotti/ è possibile ricevere ulteriori indicazioni a riguardo
cliccando sulla scritta “Dettagli” mostrata in Figura 92.
Figura 92
Inserimento dell’azienda La prima operazione da eseguire per rendere funzionante l’utenza Legalinvoice Professional sarà quella di
inserire una azienda, così come indicato nella sezione Gestione Aziende.
L’azienda creata non potrà però importare file PDF fino a quando non verrà inserito un template di
esempio. Questa operazione serve al sistema come fonte di paragone al fine di comprendere come saranno
costituite le fatture future e quindi da dove sarà possibile acquisire le informazioni necessarie alla creazione
della fattura in formato XML.
Per importare un file zip contenente le fatture di esempio è necessario cliccare sul tasto “Crea Template”
mostrato in Figura 93.
44
Figura 93
Tramite questo comando è possibile effettuare il primo upload di un archivio .ZIP contenente un lotto di
fatture PDF (almeno una decina), emesse dall’azienda, da cui verrà estrapolato il template di
riconoscimento.
Figura 94
Il lotto di fatture fornito dovrebbe essere rappresentativo delle casistiche di fatture del cliente, affinché il
template generato sia sufficientemente accurato nel riconoscimento delle fatture fornite in PDF.
NOTA: Il file .ZIP deve contenere solo fatture in formato .pdf e non deve includere alcun folder. Inoltre i
file .pdf non devono essere scansioni delle fatture originali ma devono essere file vettoriali, cioè file
generati direttamente in formato .pdf. Infatti la creazione del template andrà in errore se il documento è
solo una immagine della fattura e non la fattura vera e propria.
Si evidenzia che la generazione di un template di riconoscimento prevede delle operazioni complesse per le
quali è necessario attendere qualche giorno dal caricamento del lotto fatture .ZIP alla disponibilità del
template. Fino a quando il template non sarà riconosciuto valido lo stato di attivazione resterà “In
lavorazione”.
Figura 95
Se a seguito della verifica del template verrà riscontrata una qualche anomalia si dovrà riprocedere con il
caricamento.
45
Figura 96
La fase di import dei PDF risulterà attiva non appena la fase di caricamento del template risulta conclusa,
come mostra la Figura 97 Solamente a partire da questo istante e solamente in caso di esito positivo, il
cliente sarà autorizzato ad inviare fatture per il processo di estrazione.
Figura 97
Nel caso di un’utenza Legalinvoice che gestisca nella stessa utenza più cedenti/prestatori è possibile
condividere lo stesso template di fatturazione nel caso sia lo stesso. E’ sottointeso che un primo template
deve già essere stato inserito per far sì che la funzione di clonazione del template sia utilizzabile.
Figura 98
In questo caso la finestra di creazione template permetterà di scegliere tra la generazione di un nuovo
template o la clonazione il template di un’altra delle aziende gestite.
Figura 99
Si evidenzia che il numero di template “nuovi” non è libero ma dipendono dal tipo di contratto/acquisto
effettuato. Invece la clonazione, corrispondente all’uso dello stesso template per più aziende (gestite con la
stessa utenza) non modifica il conteggio dei template di fatturazione utilizzati.
46
Import fatture PDF Una volta disponibile il template di riconoscimento, il bottone per l’Import delle nuove fatture in PDF sarà
abilitato.
Figura 100
Selezionando Importa PDF si aprirà la pagina per l’import della singola fattura in pdf.
Figura 101
Attenzione: il numero documento in fase di IMPORT non è obbligatorio. Se l’utente non inserisce il numero
fattura in questa sezione, sarà evidenziata la necessità di controllare il campo nel caso in cui, in fase di
conversione, il campo non sia riconosciuto correttamente dalla lettura del PDF.
Una volta inseriti i dati obbligatori per il caricamento della fattura nel sistema, la fattura sarà disponibile
nelle Lista delle fatture da emettere nello stato “Bozza – In Lavorazione” come mostra la Figura 102.
Figura 102
Il processo di estrazione è automatico ma il passaggio ad uno stato successivo richieste dei tempi di
lavorazione. Al completamento del processo di riconoscimento lo stato passa in “Bozza – da visionare”.
A questo punto l’utente dovrà editare la fattura per poterla poi successivamente inviare. Infatti in fase di
conversione il sistema fornisce un indicatore di qualità del dato estratto e in questo modo permette di
evidenziare i dati della fattura che sarà necessario verificare.
Queste operazioni di verifica sono obbligatorie perché permettono all’utente di controllare la correttezza di
quanto si sta per inviare ed evitare che si verifichino delle anomalie che potrebbero rallentare la fase di
invio.
Il messaggio che verrà visualizzato dopo aver cliccato sul tasto è quello mostrato in Figura 103
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Figura 103
Si evidenzia che in ogni caso l’utente dovrebbe verificare i dati della fattura per integrare con ulteriori
informazioni non presenti nel file PDF e confermare o meno la correttezza di quanto riconosciuto tramite il
template.
Ad esempio, nella Figura 104, i tab 3 e 4 sono evidenziati in arancione perché contengono dei campi che il
sistema considera di scarsa qualità nel riconoscimento o non valorizzati seppure obbligatori.
Figura 104
E’ possibile che nella fattura PDF estratta dal proprio gestionale non sia presente il Codice Ufficio di
fatturazione che è un dato da inserire necessariamente, in questo capo bisognerà provvedere
all’inserimento manuale.
Una volta modificati o confermati i dati della fattura, questa cambia di stato e può essere inviata così come
descritto nella sezione Invio delle fatture.
Se dovesse risultare non valido qualche dato della fattura e quindi passare in stato SCARTATO, SCARTATO
SDI o SCARTATO PA, sarà possibile apportare le dovute modifiche e procedere con un successivo invio.
Import multiplo di fatture XML Con l’utilizzo della versione Legalinvoice Professional è possibile importare più fatture in formato XML in
un'unica operazione.
Per eseguire tale operazione basta scegliere durante la fase di import, una o più fatture XML che si è
interessati ad importare.
Il sistema creerà per ogni documento una riga distinta come mostrato in Figura 105, e permetterà di
effettuare eventuali modifiche ai dati mostrati cliccando sul flag “Modifica”. Una volta terminato l’import,
cliccando il tasto “Salva” le fatture verranno importate e potranno essere inviate alle PA destinatarie.
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Figura 105
Appendice Regole tecniche e riferimenti normativi [1] Portale fattura PA
http://www.fatturapa.gov.it/
[2] Tracciato tabellare formato fattura PA:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/Formato_FatturaPA_tabellare_1.0.pdf
Riferimenti normativi [3] Decreto 3 aprile 2013, n. 55
http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13G00097/sg
[4] Circolare numero 1 del 31/03/2014 Ministero delle Finanze
http://www.funzionepubblica.gov.it/media/1161809/2014_03_31_circolare_fe.pdf
Il processo e gli stati Il processo di comunicazione della fattura prevede i seguenti stati, evidenziati nell’elenco fatture nella
colonna “Stato”:
Stato Descrizione ATTESA_INVIO Stato transitorio prima dell’effettivo invio (ATTENZIONE: le
fatture restano in tale stato non più di un paio di ore).
IMPORTATO Fattura importata sui sistemi per le verifiche e il successivo invio applicativo.
SCARTATO Fattura scartata da Legalinvoice perché è stato riscontrato un errore in fase di validazione.
INOLTRATO_PEC Spedita via PEC al SDI SCARTATO_SDI Scartata dal SDI
ACCETTATO_SDI Accettata dal SDI MANCATA_CONSEGNA Notifica di SDI inviata per segnalare la temporanea
impossibilità di recapitare alla PA la fattura. In questi casi SDI si occuperà nelle successive ore di ri-effettuare l’invio.
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ATTESTAZIONE_TRASMISSIONE_FATTURA Definitiva mancata consegna alla PA. Tale stato viene notificato da SDI se anche il secondo tentativo di invio (successivo alla Mancata Consegna) non va a buon fine.
ACCETTATO_PA Accettata dalla PA SCARTATO_PA Scartata dalla PA SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI La PA non ha risposto entro 15gg dalla ricezione della fattura
Tabella 20
Gli stati colorati in azzurro sono stati TRANSITORI, ovvero che rappresentano un passaggio del ciclo della
fattura.
Gli stati colorati in verde sono stati FINALI, il che significa che la fattura è giunta alla fine del suo ciclo.
Alcuni dei casi finali possono però prevedere ulteriori verifiche da parte dell’utente, come ad empio:
“ATTESTAZIONE_TRASMISSIONE_FATTURA” la fattura è considerata emessa e quindi non è più
possibile inviarla. Ma visto che SDI non è riuscito ad inviare il messaggio alla PA si consiglia di
contattare il cliente Pubblica Amministrazione per verificarne i motivi.
Lo stato “ACCETTATO_PA” significa che la PA Destinataria ha emesso una notifica di accettazione
entro i 15 gg previsti dalla norma.
Lo stato “SCADUTO PER DECORRENZA TERMINI” significa che la PA Destinataria non ha risposto
entro i 15 gg previsti. La fattura è comunque stata correttamente consegnata per cui non può
essere reinviata. In questi casi si consiglia di contattare il cliente Pubblica Amministrazione per
chiedere spiegazioni sulla mancata risposta.
Gli stati colorati in rosso rappresentano stati anomali. Analizziamo di seguito i casi riscontrabili:
Nel caso di segnalazioni “SCARTATO”, “SCARTATO_SDI” o “SCARTATO_PA” la fattura non è
considerata emessa, ed è nuovamente modificabile per l’emissione. Nel paragrafo “Legenda degli
errori SDI” è riportato un elenco dei possibili casi di errore riscontrabili con un dettaglio sul campo
da dover modifica per correggere l’errore. Vi ricordiamo che le fatture dopo essere state modificate
vanno reinviate per poter essere rielaborate dal sistema;
Ulteriori dettagli sugli esiti e sul processo interno al Sistema di Interscambio possono essere consultati dal
sito “fatturapa”, gestito dall’Agenzia delle Entrate e Sogei in:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm
Legenda degli errori SDI Per agevolare la comprensione dei tipi di errore restituiti dal sistema di interscambio, è messo a
disposizione dell’utente un documento (reperibile al link:
http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Elenco_Controlli_V1.1.pdf) che elenca e descrive le varie
tipologie di errore.
Di seguito vengono riportate alcune delle casistiche riscontrate:
Codice 00002: Nome file duplicato, in questi casi la fattura viene scartata perché l’utente ha
utilizzato un nome del file già usato. Questi errori avvengono quando l’utente utilizza nel campo
“Id-Trasmittente” il proprio Codice Fiscale invece di inserire il Codice Fiscale di
Infocert(07945211006). Infatti il nome del documento inviato ad SDI è creato a partire dal valore
Id-Trasmittente inserendo un progressivo che rende unico il nome. Il progressivo utilizzato ha
sempre lo stesso origine per diversi CF. Quindi se le fatture vengono scartate con questo errore,
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significa che l’utente ha probabilmente inviato già con un altro strumento, una fattura con lo stesso
nome file.
Codice 00301: IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che la PIVA del
mittente non è valida;
Codice 00302: CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido, in questi casi significa che il CF del
mittente non risulta valido;
Codice 00305: IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che la
PIVA del destinatario non risulta valida. Visto che il campo PIVA non è obbligatorio se presente il CF
è possibile omettere questo dato;
Codice 00306: CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido, in questi casi significa che il CF
del destinatario non è valido;
Codice 00311: CodiceDestinatario non valido, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è
corretto;
Codice 00312: CodiceDestinatario non attivo, in questi casi significa che il CodiceIPA inserito non è
ancora attivo (l’utente può verifica la data di attivazione dal sito:
http://www.indicepa.gov.it/ricerca-altre-coduni/ricerca-altre-coduni-form01.php);
Codice 00398: Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di riferimento,
in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale”, questo messaggio di
errore segnala all’utente che è stato utilizzato erroneamente il codiceIPA dell’ufficio centrale della
PA mentre è attivo quello specifico della PA.
Infine, il sistema di interscambio effettua una verifica di unicità della fattura al fine di intercettare un
accidentale reinvio della stessa fattura. SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già
trasmessa ed elaborata; in quest’ottica, qualora i dati contenuti all’interno della fattura e relativi a:
identificativo cedente/prestatore(mittente);
tipologia documento;
anno della data fattura;
numero fattura;
coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al
soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da parte del destinatario Amministrazione o
terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
Codice 00404: Fattura duplicata
Codice 00409: Fattura duplicata nel lotto
