FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2
TORINO NORD s.c. a r.l. _______________________________________________________________________
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MANUALE
DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,
DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO DELLA
FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2
TORINO NORD
2
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SOMMARIO
Presentazione
1. Principi generali 7
1.2 Ambito di applicazione del manuale 7
1.3 Definizioni e norme di riferimento 7
1.4 Modello organizzativo 8
1.5 La gestione informatica del protocollo 8
1.6 Gestione dei documenti informatici 8
2. Componente organizzativa della sicurezza 9
2.1 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza 10
2.2 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici 11
2.3 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici all’interno della Federazione 11
2.4 Accesso ai documenti informatici 11
3. Utenti interni alla Federazione 11
3.1 Accesso al registro di protocollo per utenti interni alla Federazione 12
3.2 Utenti esterni alla Federazione – privati 12
4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti 12
4.1 Documento ricevuto 12
4.2 Documento inviato 13
4.3 Documento interno formale 13
4.4 Documento interno informale 13
4.5 Il documento informatico 13
4.6 Il documento analogico – cartaceo 14
4.7 Formazione dei documenti – aspetti operativi 14
4.8 Firma digitale 16
4.9 Requisiti degli strumenti informatici di scambio 16
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4.10 Uso della posta elettronica certificata 16
5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti 18
5.1 Generalità 18
5.2 Flusso dei documenti ricevuti dalla Federazione 19
5.2.1 Provenienza esterna dei documenti 20
5.2.2 Provenienza di documenti interni formali 20
5.2.3 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale 20
5.2.4 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 20
5.2.5 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 21
5.2.6 Conservazione ed eliminazione delle buste 21
5.2.7 Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali 21
5.2.8 Errata ricezione di documenti digitali 22
5.2.9 Errata ricezione di documenti cartacei 22
5.2.10 Attività di protocollazione dei documenti 22
5.2.11 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 22
5.2.12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei 22
5.2.13 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei 23
5.2.14 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente 23
5.3 Flusso dei documenti inviati dalla Federazione 24
5.3.1 Invio dei documenti 25
5.3.2 Verifica formale dei documenti 25
5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura 25
5.3.4 Trasmissione di documenti informatici 25
5.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta 25
5.3.6 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax 26
5.3.7 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo 26
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6. Regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti 26
6.1 Corrispondenza di particolare rilevanza 26
6.2 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale 27
6.3 Assegnazione dei documenti in formato cartaceo 27
6.4 Modifica delle assegnazioni 27
7. Documenti esclusi dalla protocollazione 27
8. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione 27
8.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici 27
8.1.1 Generalità 27
8.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici 28
8.2 Titolario o piano di classificazione 28
8.2.1 Titolario 28
8.2.2 Classificazione dei documenti 29
8.3 Fascicoli 29
8.3.1 Fascicolazione dei documenti 29
8.3.2 Apertura del fascicolo 29
8.3.3 Chiusura del fascicolo 30
8.3.4 Apertura delle pratiche 30
8.4 Repertori e serie archivistiche 30
8.5 Scarto, selezione e riordino dei documenti 31
8.5.1 Operazione di scarto 31
8.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico 31
8.6.1 Principi generali 31
8.6.2 Consultazione ai fini giuridico-amministrativi 31
9. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico 32
9.1 Unicità del protocollo informatico 33
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9.2 Registro di protocollo 33
9.3 Registrazione di protocollo 33
9.3.1 Documenti informatici 34
9.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) 34
9.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo 34
9.5 Segnatura di protocollo dei documenti 34
9.5.1 Documenti cartacei 35
9.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo 35
9.7 Circolari e disposizioni generali 36
9.8 Documenti cartacei in partenza con più destinatari 36
9.8.1 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma 36
9.8.2 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax 36
9.8.3 Protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei 37
9.8.4 Protocolli urgenti 38
9.8.5 Documenti non firmati 38
9.8.6 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale 38
9.8.7 Protocollo di documenti digitali e cartacei pervenuti erroneamente 38
9.8.8 Differimento delle registrazioni 39
9.8.9 Corrispondenza personale o riservata 39
9.8.10 Integrazioni documentarie 39
9.9 Gestione delle registrazioni di protocollo 40
9.10 Registrazione e attribuzione del protocollo 40
9.10.1 Attribuzione del protocollo 40
10. Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali 40
10.1 Generalità 40
11. Modalità di utilizzo del registro di emergenza 41
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11.1 Il registro di emergenza 41
11.2 Modalità di apertura del registro di emergenza 42
11.3 Modalità di utilizzo del registro di emergenza 43
11.4 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza 44
12. Approvazione e aggiornamento del manuale 44
13. Pubblicità del presente manuale 44
14. Operatività del presente manuale 44
15. Allegati 45
15.1 Definizioni 45
15.2 Normativa di riferimento 54
15.3 Organigramma 56
15.4 Carta intestata dell’Amministratore Unico 57
15.5 Carta intestata delle Funzioni 58
15.6 Modello organizzativo dell’Amministrazione e caratterizzazione di ciascuna Funzione 59
15.7 Elenco documenti esclusi dalla protocollazione, ai sensi dell’art. 53. c. 5 del DPR n. 445/2000 61
15.8 Titolario di classificazione 62
15.9 Piano di conservazione 93
15.10 FAQ - Frequently Asked Questions 100
15.11 Le “Raccomandazioni di Aurora” in pillole 103
Bibliografia 110
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PRESENTAZIONE
1. PRINCIPI GENERALI
L’Obiettivo di questo Manuale è quello di descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase
di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili
agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.
Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-
funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione. Il protocollo
fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.
Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete
per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e
archiviazione dei documenti.
Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i
dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’Amministrazione, in attuazione del principio di
trasparenza dell’azione amministrativa.
1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE
Il presente Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e
archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e archivistici in relazione ai
procedimenti amministrativi della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.
Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed
alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per
una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini
dello snellimento delle procedure.
1.3 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO
Ai fini del presente Manuale si intende:
per “Amministrazione”, la Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;
per “Amministratore Unico”, il Legale Rappresentante della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.
per “Funzione”, le Strutture che afferiscono alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;
per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 -Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
per “Regole tecniche”, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche
per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;
per “Codice”, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale.
Per le Definizioni, le Norme e i Regolamenti di riferimento vedasi l’elenco riportato negli allegati 15.1 e 15.2.
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1.4 MODELLO ORGANIZZATIVO
Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito
istituendo, all’interno di ogni Funzione che afferisce alla Federazione, delle postazioni abilitate alla
protocollazione informatica. All’interno della Federazione il sistema di protocollazione è unico.
In ogni Funzione è disponibile l’accesso al protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli
archivi.
L’Organigramma, che schematicamente riporta il modello organizzativo della Federazione (allegato 15.3) è
suscettibile di modifiche in caso di inserimento di nuove Funzioni o di riorganizzazione delle medesime. Tutte
le modifiche e/o variazioni, dovranno essere validate dall’Amministratore Unico,
All’interno delle Funzioni è utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo. Gli operatori delegati
all’attività di protocollazione sono autorizzati dai Direttori delle Funzioni cui afferiscono e vengono dotati di
credenziali per accedere al sistema.
1.5 LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO
È compito dello Staff dell’Amministrazione Unico:
− predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri
e delle modalità di revisione del medesimo;
− provvedere alla pubblicazione del Manuale sul sito Internet dell’Amministrazione;
− attuare le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore, dei
protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo
informatico;
− richiedere l’abilitazione, da attuare per mezzo della Funzione Sistemi Informativi Informatici, su
iniziativa dei Direttori delle Funzioni, degli addetti dell’Amministrazione all’utilizzo del Protocollo
Informatico. Per ogni dipendente, i Direttori di Funzione definiscono il tipo di funzioni disponibili (ad
esempio consultazione, modifica ecc.);
− garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura
di protocollo;
− garantire la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo;
− autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
− aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza.
1.6 GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Il sistema operativo del server che ospita i files utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo
tale da consentire:
- l’accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che, qualsiasi altro utente non
autorizzato, non possa mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale;
- la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da
garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire
modifiche non autorizzate.
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Il sistema di gestione informatica dei documenti:
- garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;
- garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;
- fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione
e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;
- consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
- consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al
trattamento dei dati sensibili e giudiziari;
- garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio
adottato.
2. COMPONENTE ORGANIZZATIVA DELLA SICUREZZA
La componente organizzativa ed operativa della sicurezza legata alla gestione del protocollo e della
documentazione è delegata alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.
Il Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, in qualità di Responsabile del trattamento dati con funzioni di amministratore di sistema, valutata l’esperienza, la capacità e l’affidabilità e considerando che le prestazioni effettuate in via ordinaria forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, con nota Prot. n. 2517 del 07/06/2013, a integrazione della nomina effettuata dall’ASLTO2, ha proceduto a nominare l’Ing. Andrea Piccoli di VECOMP, quale INCARICATO del trattamento dati con funzioni di“AMMINISTRATORE DI SISTEMA di data base”per i trattamenti svolti internamente nella Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l., relativi alle procedure inerenti alla Gestione documentale Protocollo e atti della Federazione. Specificatamente e limitatamente a tale contesto, i compiti individuati consistono in:
- sorvegliare il corretto funzionamento dei sistemi di database (RDBMS), delle varie istanze e delle utenze relative;
- gestire l’installazione dei RDBMS, in conformità ai requisiti ed alle politiche di sicurezza ed utilizzo necessari sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali (policy informatiche), monitorarne e garantirne la continuità operativa;
- attuare le attività manutentive (ordinarie e straordinarie) dei database, necessarie per garantirne il corretto, sicuro ed efficiente funzionamento; attuare le azioni correttive necessarie per garantire il ripristino in caso di guasto o anomalie funzionali prevedendo qualora necessario il salvataggio ed il ripristino temporaneo dei dati;
- attuare e gestire le attività di salvataggio (back-up) dei RDBMS; sorvegliare e verificare periodicamente il buon esito dei back-up e la capacità di ripristino (data restore) in particolare a seguito di modifiche;
- segnalare al responsabile del trattamento dei dati con funzione di amministratore di sistema eventuali problematiche o situazioni anomale nell’installazione, funzionamento, manutenzione dei RDBMS che possano rappresentarne delle vulnerabilità e proporre le azioni correttive e migliorative da intraprendere;
- attuare, gestire e controllare i profili autorizzativi (account utenti) necessari per operare sui sistemi di database sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali; sorvegliare la corretta attuazione delle politiche (policy informatiche) di autenticazione ai RDBMS;
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- attuare la disattivazione dei codici identificativi (account utenti) di accesso ai database nei casi di
perdita dei requisiti di idoneità o per il mancato utilizzo per un periodo superiore a sei mesi
continuativi;
- cooperare con gli amministratori di software complessi e di rete per garantire la completa e
corretta funzionalità dell’infrastruttura informatica nel suo complesso;
Alla luce di quanto sopra descritto, l’incaricato del trattamento garantisce di:
� trattare tutti i dati personali di cui viene a conoscenza nell’ambito dello svolgimento delle proprie
funzioni:
− in modo lecito e secondo correttezza;
− esclusivamente per lo svolgimento delle proprie funzioni e nel rispetto del principio di necessità;
� rispettare tutte le misure di sicurezza così come previsto dalla vigente normativa, in particolare dagli
artt. 31 a 36 e dall’allegato B del “Codice in materia di protezione dei dati personali”, con l’assoluto
divieto di comunicare, diffondere, utilizzare i dati personali ai quali si accede per motivi di lavoro, in
assenza dell’autorizzazione del Responsabile.
In adempimento a quanto previsto dal provvedimento del Garante del 27.11.2008, tutti gli accessi
effettuati da parte dell’amministratore di sistema – incaricato - vengono registrati, e le registrazioni saranno
conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.
Ai sensi del provvedimento del Garante del 27.11.2008, così come modificato dal successivo del
25.06.2009 è previsto che, l’operato dell’amministratore di sistema sia oggetto di verifica almeno annuale in
modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai
trattamenti dei dati personali previsti dalle norme vigenti.
A tal fine, è previsto che, l’amministratore di sistema, riferisca periodicamente al Direttore della Funzione
Sistemi Informativi Informatici, Responsabile del trattamento dati, sullo svolgimento dei Suoi compiti,
producendo una relazione annuale riguardante l’attività svolta e le misure di sicurezza adottate.
Come previsto al punto 2, lettera c, del citato Provvedimento del Garante, gli estremi identificativi
dell’amministratore di sistema vengono comunicati secondo quanto stabilito al comma 4.3 del medesimo
Provvedimento.
2.1 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO E DI SICUREZZA
Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) che è
opportuno mantenere poiché possano essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad
oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di
eventuali incidenti di sicurezza.
Le registrazioni di sicurezza sono costituite dai log di sistema generati dal sistema operativo e dai log gestiti
dall’applicativo stesso.
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2.2 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in
forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione
del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche.
Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del
mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.
Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati e i documenti trasmessi all’interno della
Federazione o ad altre Pubbliche Amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e
qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento
delle finalità per le quali vengono trasmesse.
Il server di posta certificata di cui si avvale l’Amministrazione, svolge anche le seguenti operazioni:
- tracciamento delle attività nel file di log della posta;
- gestione automatica delle ricevute di ritorno.
2.3 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALL’INTERNO DELLA
FEDERAZIONE
Gli Uffici della Federazione si scambiano documenti informatici attraverso l’utilizzo delle caselle di posta
elettronica (eventualmente certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11
febbraio 2005) in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per
l’innovazione e le tecnologie concernente “l’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni”.
2.4 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI
Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso e un sistema di autorizzazione basato
sulla profilazione degli utenti in via preventiva.
La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere
effettuate/rilasciate a un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.
Il sistema adottato dalla Federazione:
- consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;
- assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo
autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.
Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato
dall’Amministrazione. I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche
a fronte di una ricerca generale nell’archivio.
3. UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE
I livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono
attribuiti, dalla Funzione Sistemi Informativi e Informatici, su indicazione dei Direttori delle Funzioni . Tali livelli
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si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all’inserimento, abilitazione alla cancellazione e
alla modifica delle informazioni.
3.1 ACCESSO AL REGISTRO DI PROTOCOLLO PER UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE
La visibilità completa sul registro di protocollo è consentita solo all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico e
alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.
Tutti gli altri utenti possono accedere solo ai dati di registrazione e consultazione degli atti destinati e prodotti
dalla Funzione cui afferiscono.
3.2 UTENTI ESTERNI ALLA FEDERAZIONE- PRIVATI
Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti si rimanda a quanto stabilito nel regolamento per la
“Disciplina delle modalità d’esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei documenti amministrativi”
pubblicato nella Sezione Trasparenza – Regolamenti del sito della Federazione (www.fs2.torinonord.it)
4 MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI
Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di
documenti all’interno e all’esterno dell’Amministrazione.
Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.
Nell’ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è
classificabile in:
- ricevuto;
- inviato;
- interno formale;
- interno informale.
Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:
- informatico;
- analogico.
Secondo quanto previsto dall’art. 40 del decreto legislativo n. 82/2005 “ Le Pubbliche Amministrazioni che
dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici
secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71” e che “fermo restando
quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di
documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto
del principio dell’economicità”.
Pertanto, soprattutto nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da
parte dell’Amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica.
4.1 DOCUMENTO RICEVUTO
La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla Federazione con diversi mezzi e modalità in base alla
tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
Un documento informatico può essere recapitato:
1) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;
2) su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato
direttamente alla Federazione o inviato per posta convenzionale o corriere.
Un documento analogico può essere recapitato:
1) a mezzo posta convenzionale o corriere;
2) a mezzo posta raccomandata;
3) per telefax o telegramma;
4) con consegna diretta da parte dell’interessato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata
alle Funzioni della Federazione.
4.2 DOCUMENTO INVIATO
I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo
della posta elettronica convenzionale o certificata se la dimensione del documento non supera la dimensione
massima prevista dal sistema di posta utilizzato dalla Federazione.
In caso contrario, il documento informatico viene riversato, su supporto digitale rimovibile non modificabile e
trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario.
4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE
I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche.
Lo scambio tra Funzioni di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, avviene di
norma per mezzo della posta elettronica convenzionale o di quella certificata.
Il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto e poi protocollato.
Nella fase transitoria di migrazione verso la completa gestione informatica dei documenti, all’interno della
Federazione, il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può anche aver luogo con
i mezzi tradizionali all’interno della Federazione. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti
informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla minuta e successivamente
protocollato.
4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE
Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente ad eccezione della
obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.
4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l’art. 20
del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale” prevede che:
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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
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1) Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la
trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle
disposizioni del presente codice e alle regole tecniche di cui all’articolo 71.
2) Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il
requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi
dell’articolo 71 che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento.
3) Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell’articolo 71; la data e l’ora
di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole
tecniche sulla validazione temporale.
4) Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a
garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento
informatico.
4.6 IL DOCUMENTO ANALOGICO - CARTACEO
Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica
che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film
(esempio: microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici
audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito verrà fatto riferimento a un documento amministrativo
cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a
macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura
o text editor) e poi stampata.
In quest’ultimo caso si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed
autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del
mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa.
4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI – ASPETTI OPERATIVI
I documenti dell’Amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa.
Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale:
- tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio
riservato all’oggetto;
- è riferito a un solo protocollo;
- può far riferimento a più fascicoli.
Le firme (e le sigle) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere
apposte prima della sua protocollazione.
Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione, pertanto deve contenere
obbligatoriamente le seguenti informazioni:
- la denominazione e il logo della Federazione;
- l’indicazione completa della Funzione che ha prodotto il documento;
- l’indirizzo completo (via, numero, CAP, città, provincia);
- il numero di telefono e di fax della Funzione che ha prodotto il documento;
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- il codice fiscale/P.IVA dell’Amministrazione.
A titolo esplicativo, si allega copia della carta intestata utilizzata dall’Amministratore Unico (allegato 15.4) e
dalle Funzioni (allegato 15.5).
Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:
− luogo di redazione del documento;
− la data, (giorno, mese, anno);
− il numero di protocollo;
− il numero di repertorio (se disponibile);
− il numero degli allegati, se presenti;
− l’oggetto del documento;
− se trattasi di documento digitale, firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del
documento e sottoscrizione digitale del responsabile del provvedimento finale;
− se trattasi di documento cartaceo, sigla del Responsabile del procedimento amministrativo e/o del
Responsabile del provvedimento finale.
Per quanto riguarda l’oggetto, è importante ricordare che questo è il principale campo di ricerca strutturata e
quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.
Per ogni documento da registrare, bisogna quindi leggere con attenzione tutto il documento, evitando letture
superficiali, ricordando che redigere l’oggetto è un’operazione intellettuale di analisi e sintesi.
Infatti, la redazione dell’oggetto non si limita alla mera trascrizione dell’oggetto presente nel documento,
bensì deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento, cercando di trovare il giusto
equilibrio tra le esigenze opposte di sintesi da una parte e, dall’altra, quella di dare le informazioni necessarie
perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento.
E’ consigliabile che la descrizione dell’oggetto sia di almeno trenta caratteri, poiché rappresentano una soglia
minima di decoro linguistico, scegliendo forme verbali e lessici condivisi, preferendo il verbo nella forma
diretta e attiva, ad eccezione delle registrazioni a repertorio dove si preferisce la forma sostantiva del
verbo. A riguardo, si rimanda al progetto “Aurora”, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio
III, poi II) in collaborazione con l’ANAI Nazionale, che mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in
modo da normalizzare le registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo.
“Le raccomandazioni di Aurora”, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall’Università degli
Studi di Padova (allegato 15.11).
In caso di documenti in arrivo riportanti più argomenti, concretando il caso del cosiddetto “oggetto multiplo”,
particolare attenzione va posta alla loro registrazione. Il documento viene registrato riportando
compiutamente nell’oggetto tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La
classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale.
Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione
automatica dei dati in essi contenuti, l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico ha reso disponibili per via
telematica, ai dipendenti assegnati funzionalmente alla Federazione, moduli e formulari elettronici validi ad
ogni effetto di legge.
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4.8 FIRMA DIGITALE
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle
disposizioni dettate dalla normativa vigente.
I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza
in modo conforme a quanto prescritto dalla normativa vigente.
4.9 REQUISITI DEGLI STRUMENTI INFORMATICI DI SCAMBIO
Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia
l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza. All’interno della Federazione, tali strumenti garantiscono:
- l’integrità del messaggio;
- la riservatezza del messaggio;
- il non ripudio dei messaggi;
- la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;
4.10 USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La posta elettronica certificata è un sistema di spedizione della posta attraverso il quale è possibile inviare mail
con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente
normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
La Posta Elettronica Certificata:
a. ha lo stesso valore legale della raccomandata postale con la ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario
esatto di spedizione, viene garantito il contenuto tramite i protocolli di sicurezza utilizzati, questi fanno si che
non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati;
b. garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "certificata" si riferisce al
fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta
spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la
ricevuta di avvenuta consegna, i gestori certificano quindi con le proprie ricevute che il messaggio è stato
spedito e che il messaggio è stato consegnato;
c. quando diventerà pienamente operativo il Domicilio digitale, sarà l’unico mezzo di comunicazione con i
cittadini;
d. i gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo invio e consegna, in
modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Le ricevute di invio e ricezione
saranno conservate dai gestori per 30 mesi, sarà possibile la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle
ricevute stesse.
e. ha valore legale l'invio di una mail certificata PEC, solo se inviata a un altro indirizzo e-mail certificato PEC;
qualora una mail venga inviata da indirizzo PEC a uno non PEC, questa sarà interpretata come mail
tradizionale, ovvero come una raccomandata semplice.
Funzionamento della PEC
Per ogni mail PEC inviata a un destinatario mail PEC, il gestore invia due mail: la prima è una ricevuta di invio (o
accettazione) della mail PEC (inviata dal gestore), la seconda è una ricevuta di consegna della PEC (inviata dal
gestore del destinatario).
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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
Le caselle PEC attivate dalla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord sono conformi al DPR 11/2/2005
n. 68, in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e
sono:
Amministratore Unico [email protected]
Funzione Acquisizione Beni e Servizi [email protected]
Funzione Sistemi Informativi Informatici [email protected]
Funzione Legale/Patrimoniale [email protected]
Funzione Logistica [email protected]
Funzione Tecnologie Sanitarie [email protected] Le funzioni per cui è stata attivato un indirizzo PEC devono utilizzare la propria PEC per qualsiasi comunicazione in entrata/uscita inerente la propria attività e pertanto segnalarla ai cittadini/fornitori/enti con cui intrattengono rapporti diretti. La PEC della Federazione ([email protected]) deve essere utilizzata in entrata/uscita esclusivamente
per comunicazioni istituzionali a firma dell’Amministratore Unico.
Obblighi conseguenti all’utilizzo della PEC in arrivo a) Devono essere protocollate in arrivo le mail che giungeranno agli indirizzi PEC la cui data di ricezione necessiti di valore giuridico probatorio, non si protocollano le mail di carattere meramente informativo;
b) la lettura quotidiana della casella PEC è obbligatoria;
c) la lettura quotidiana della casella PEC viene effettuata dal personale abilitato alla protocollazione in arrivo, compatibilmente con gli orari d’ufficio.
Protocollazione delle PEC in arrivo/uscita Tutte le caselle PEC sono collegate al sistema di protocollo informatico DocSuite e vengono automaticamente scaricate dal server gestore della posta elettronica al sistema di protocollo. Il documento in arrivo deve essere registrato a protocollo dall’ufficio destinatario. Il documento informatico in partenza deve essere registrato a protocollo dall’ufficio mittente.
Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento tramite posta certificata è necessario eseguire le
seguenti operazioni:
− redigere il documento con un sistema di videoscrittura;
− inserire i dati del destinatario (almeno denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica- PEC);
− assegnare il numero di protocollo in uscita al documento;
− inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta
istituzionale del destinatario.
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Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se
trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato
5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti spediti e ricevuti, incluse le regole di
registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.
5.1 GENERALITÀ
Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della Federazione si fa riferimento ai diagrammi
di flussi riportati nelle pagine seguenti.
Essi si riferiscono ai documenti:
− inviati dalla Federazione, all’esterno o anche all’interno della Federazione in modo formale;
− ricevuti dalla Federazione, dall’esterno o anche dall’interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo
formale in seno alla Federazione
− ricevuti e inviati formalmente tra le Funzioni della Federazione.
Operativamente, si ritiene opportuno specificare che la procedura DocSuite prevede di individuare, durante la
registrazione dei documenti, se trattasi di documenti in entrata (per i documenti ricevuti), in uscita (per i
documenti spediti) e tra uffici, da utilizzare per le comunicazioni formali, inviate esclusivamente tra le Funzioni
e che quindi non interessino contestualmente anche soggetti esterni alla Federazione.
Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati,
delle quali è facoltativa la conservazione. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta
elettronica interna e non interessano il sistema di protocollo.
I flussi documentali riportati nelle pagine seguenti hanno carattere puramente esemplificativo.
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5.2 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALLA FEDERAZIONE
Posta ricevuta
Assegnazione Annotazioni
dell’A.U.
Protocollazione della
busta
Documento da protocollare
no
Apertura busta ed esame
del contenuto
Timbro di arrivo sul
documento
sì
Timbro di attivo sulla
busta
Protocollazione del
documento
Busta da
aprire?
All’Amministratore
Unico? sì
no
Assegnazione originale e
copie
Trattazione Archivi Funzioni
Classificazione
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5.2.1 PROVENIENZA ESTERNA DEI DOCUMENTI
I documenti che sono trasmessi da soggetti esterni all’Amministrazione sono, oltre quelli richiamati in
precedenza, i telefax, i telegrammi e i supporti digitali rimovibili. Questi documenti sono recapitati allo Staff
dell’Amministratore Unico o alla Funzione designata.
5.2.2 PROVENIENZA DI DOCUMENTI INTERNI FORMALI
Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque rappresentazione grafica inviata formalmente
all’Amministratore Unico per essere a sua volta nuovamente trasmessa, nelle forme opportune, ad altra
Funzione o Ente.
I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono la posta elettronica convenzionale o certificata.
Nel caso di trasmissione interna, se al documento sono associati allegati che superano la dimensione della
casella di posta elettronica della Federazione, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto
rimovibile da consegnare al destinatario del documento.
Nella fase transitoria verso la diffusione della digitalizzazione dell’amministrazione, i documenti interni
possono essere anche di tipo analogico.
In questo caso il mezzo di recapito del documento può essere il servizio di posta interna o il telefax.
5.2.3 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE
Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di Posta Elettronica Certificata
istituzionale. L’Amministrazione ha provveduto ad attivare un indirizzo PEC per ogni Funzione afferente alla
Federazione; tali indirizzi sono pubblicati sul sito della Federazione nella sezione – “Chi siamo”.
Quando i documenti informatici pervengono alle Funzioni, le stesse unità, previa verifica della validità della
firma apposta e della leggibilità del documento procedono alla registrazione di protocollo.
Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario, lo stesso è restituito
al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate.
Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente
ovvero non siano dotati di firma elettronica, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il
formato di origine, protocollato, smistato, assegnato e gestito.
L’addetto a protocollare controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e
verifica se sono da protocollare.
I Direttori delle Funzioni possono autorizzare l’abilitazione a uno o più collaboratori, all’utilizzo della PEC in
uscita.
La responsabilità sull’utilizzo della PEC, per qualsiasi violazione, compete, comunque, al Direttore della
Funzione, in quanto lo stesso deve vigilare costantemente sul corretto utilizzo della stessa da parte di coloro
che ha autorizzato.
5.2.4 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTI RIMOVIBILI
I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica.
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Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la Federazione
si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che
riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.
Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli
adempimenti del caso.
5.2.5 RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE
I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale della Federazione, in generale, sono consegnati
all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico per la loro registrazione a protocollo. A riguardo si precisa che, la
corrispondenza indirizzata all’Amministratore Unico o genericamente alla Federazione, deve essere
protocollata dall’Ufficio di Staff mentre, tutta la corrispondenza indirizzata direttamente alle Funzioni afferenti
all’Amministrazione può essere protocollata in entrata, indifferentemente dalla Funzione ricevente o
dall’Ufficio di Staff. Tale possibilità di decentrare la registrazione in entrata per alcune tipologie di documenti è
stata definita al fine di agevolare e snellire le procedure di un’Amministrazione, quale è la Federazione, che
svolge la propria attività su una vasta area territoriale.
Operativamente, le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e
del destinatario sugli stessi apposti.
La corrispondenza relativa a bandi di gara, la cui registrazione, proprio per la tipologia dei documenti, compete
esclusivamente all’Ufficio di Staff. Tale documentazione è registrata (protocollando esclusivamente le buste
chiuse) e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara.
La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax , per ciò che concerne la registrazione di protocollo,
sono trattate come un documento cartaceo con le modalità descritte nel successivo capitolo 9.
Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all’apertura delle buste e
si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.
La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e contestualmente protocollata. La
busta si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali.
5.2.6 CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DELLE BUSTE
Le buste pervenute tramite posta raccomandata, celere e corriere o altra modalità per la quale si renda
rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione, sono spillate assieme al documento e trasmesse alle competenti
Funzioni.
Tutte le altre buste non ritenute utili per la registrazione a protocollo sono eliminate senza formalità.
5.2.7 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE E TUTELA DEI DATI
PERSONALI
Il personale preposto alla apertura della corrispondenza è stato, come tutto il personale assegnato alla
Federazione, regolarmente autorizzato al trattamento dei dati personali. A riguardo, si rimanda al
“Regolamento Interno Privacy – Adempimenti di cui al D.Lgs 196/2003” pubblicato sul sito
dell’Amministrazione, nella sezione Trasparenza – Regolamenti.
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5.2.8 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI DIGITALI
Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta istituzionale della Federazione (certificata o meno), o in una
casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore
che li riceve, rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di
competenza di questa Funzione”.
5.2.9 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI
Tutta la corrispondenza in arrivo, che deve essere registrata a livello centrale, viene recapita presso l’Ufficio di
Staff che procede a protocollarla e a smistarla alla Funzioni di competenza.
Nel caso in cui pervengano erroneamente alle Funzioni della Federazione documenti indirizzati ad altri
soggetti, il ricevente provvede a inviarla alla Funzione corretta informando, via mail, l’Ufficio di Staff
dell’errore di smistamento.
Nel caso pervengano buste indirizzate ad altra Amministrazione, possono verificarsi le seguenti possibilità:
a) si restituisce all’Ufficio Postale;
b) se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel
campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia al mittente
apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”.
5.2.10 ATTIVITÀ DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI
Superati tutti i controlli precedenti, i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e “segnati” nel
protocollo generale secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo 9.
5.2.11 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI
La ricezione di documenti comporta l’invio al mittente di ricevuta legata al servizio di posta certificata.
Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito
del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Federazione con gli
standard specifici.
5.2.12 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI
I collaboratori della Federazione non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a
regolare protocollazione.
Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ad una
Funzione della Federazione ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la Funzione
che lo riceve è autorizzata a:
− fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento;
− apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione;
− apporre sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla
dell’operatore.
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5.2.13 CONSERVAZIONE DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DI DOCUMENTI CARTACEI
I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in
formato immagine attraverso un processo di scansione.
Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
− acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine,
corrisponda un unico file;
− verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;
− collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;
− memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di
memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.
I documenti cartacei dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine sono inviati alle Funzioni
destinatarie per le operazioni di fascicolazione e conservazione.
5.2.14 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’ARCHIVIO CORRENTE
Durante l’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso deve essere assegnata al
documento la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato dalla Federazione
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5.3 FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA FEDERAZIONE
Documenti predisposti e sottoscritti
dall’Amministratore Unico e dai Direttori delle Funzioni
Addetti al Protocollo dello Staff e
delle Funzioni
Verifica formale documenti
- mittente/destinatario
- sottoscrizione digitale/autografa
- allegati
- (minuta)
Superata la
verifica?
no
sì
Registrazione di protocollo e
segnatura Documento
digitale?
sì
no
Posta Elettronica Certificata
Trasmissione
Ufficio Postale
Fax
Posta elettronica
convenzione
Invio di documenti sottoscritti in
originale per ogni destinatario
Archivio originali presso ciascuna
Funzione
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5.3.1 INVIO DEI DOCUMENTI
Per documenti in partenza si intendono quelli prodotti dal personale delle Funzioni nell’esercizio delle proprie
funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra Amministrazione o altra
Funzione della stessa Amministrazione.
Per la trasmissione della corrispondenza, sia rivolta all’interno della Federazione che verso l’esterno, si
privilegia l’utilizzo della posta elettronica, sia convenzionale che certificata.
5.3.2 VERIFICA FORMALE DEI DOCUMENTI
Chi si occupa della Protocollazione in uscita provvede ad eseguire le verifiche di conformità della
documentazione allo standard formale richiamato nel capitolo precedente, cioè verifica che siano indicati
correttamente il mittente e il destinatario, verifica che il documento sia sottoscritto in modalità digitale o
autografa, la presenza di allegati se dichiarati.
Se il documento è completo, esso è registrato nel protocollo e viene apposta la segnatura in base alla tipologia
di documentazione da inviare.
5.3.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA
La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato
analogico, è effettuata direttamente dalle singole Funzioni, in quanto collegate al sistema di protocollo
informatico della Federazione.
Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente
protocollati e spediti dalle Funzioni afferenti alla Federazione, che provvedono ad eseguire al loro interno le
verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessi con le stesse modalità descritte
nei punti precedenti.
5.3.4 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla
ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno alla Federazione).
Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in
forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei
messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa
indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.
5.3.5 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA
Nel caso in cui sia necessario procedere alla spedizione del documento a mezzo posta, le Funzioni provvedono
direttamente alla trasmissione “fisica” del documento in partenza e alla spedizione dello stesso, di norma il
giorno lavorativo in cui è stato protocollato.
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5.3.6 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO TELEFAX
Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via fax del presente
documento non prevede l’invio del documento originale”. In tali casi, solo su richiesta del destinatario verrà
trasmesso anche l’originale.
Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute dalle Funzioni che hanno effettuato la trasmissione.
5.3.7 INSERIMENTO DELLE RICEVUTE DI TRASMISSIONE NEL FASCICOLO
La minuta del documento cartaceo spedito, ovvero le ricevute dei messaggi telefax, ovvero le ricevute digitali
del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali, sono conservate all’interno del
relativo fascicolo.
Le Funzioni che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente curano anche
l’archiviazione delle ricevute di ritorno.
6. REGOLE DI SMISTAMENTO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI
Il presente capitolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti.
L’attività di smistamento consiste nell’operazione di inviare un documento protocollato e segnato alla
Funzione competente.
Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un
soggetto fisico e alla trasmissione del materiale documentario oggetto di lavorazione.
Effettuato lo smistamento e l’assegnazione, il Direttore della Funzione competente è incaricato della gestione
del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento assegnato.
L’assegnazione può essere effettuata per conoscenza o per competenza.
I documenti che sono immediatamente riconducibili ad una specifica Funzione e/o materia, vengono inoltrati
direttamente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento,
decorrono comunque dalla data di protocollazione.
Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi,
l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.
La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i
conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.
Nell’allegato 15.6 è riportato in modello organizzativo delle Funzioni afferenti alla Federazione.
Nello stesso allegato, per ciascuna delle strutture in elenco, sono indicati:
− il nominativo del Direttore della Funzione;
− l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
− l’indirizzo e i recapiti telefonici;
− le abilitazioni designate.
6.1 CORRISPONDENZA DI PARTICOLARE RILEVANZA
Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato,
è preventivamente inviato in visione all’Amministratore Unico che provvede a individuare il Direttore della
Funzione competente a trattare il documento fornendo eventuali indicazioni per l’espletamento della pratica.
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6.2 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE
Tutta la corrispondenza pervenuta all’Ufficio di Staff e protocollata nell’arco della giornata, viene inviata in
visione all’Amministratore Unico, affinché possa valutarla e controllare le assegnazioni suggerite, apportando
eventuali modifiche o correzioni.
Lo smistamento successivo viene quindi eseguito dall’Ufficio stesso, che provvede a recapitare ai Direttori di
ciascuna Funzione la corrispondenza ricevuta.
Questi ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad assegnarli ai propri collaboratori, oppure in caso di
errore, ad informare il mittente e a smistare la notifica ad altra Funzione.
Qualora non sia diversamente specificato il Responsabile del Procedimento coincide con il Direttore della
Funzione.
I documenti ricevuti dalla Federazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono
assegnati alla Funzione competente attraverso i canali telematici della Federazione al termine delle operazioni
di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile.
La “presa in carico” dei documenti informatici coincide con la data di assegnazione degli stessi.
6.3 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO CARTACEO
I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo, se successivamente acquisiti in formato
immagine con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, di segnatura e di
assegnazione, sono fatti pervenire al Direttore della Funzione di competenza per via informatica attraverso la
rete interna dell’amministrazione. L’originale cartaceo viene successivamente trasmesso alla Funzione stessa.
I destinatari del documento “per conoscenza”, lo ricevono esclusivamente in formato digitale.
Gli addetti della Funzione autorizzati potranno visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazione di
protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potranno:
− visualizzare gli estremi del documento;
− visualizzare il contenuto del documento.
6.4 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI
Nel caso di assegnazione errata, la Funzione che riceve il documento, comunica l’errore all’Ufficio di Staff che,
sentito l’Amministratore Unico, procederà a una nuova assegnazione.
7. DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi del DPR 445/2000, le tipologie di documenti riportati
nell’allegato 15.7.
8. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE
8.1 PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI
8.1.1 GENERALITÀ
Il presente capitolo riporta il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di
conservazione dell’archivio, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle
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regole di selezione e scarto della documentazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi e di
consultazione e movimentazione dei fascicoli.
La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti
nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (Titolario), cioè di quello che si
suole definire “sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base
dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti”.
Il piano di conservazione, collegato con il Titolario ed elaborato tenendo conto dei flussi documentali
dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dalla Federazione nell’espletamento delle funzioni
istituzionali, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito
dell’archivio.
Il Titolario in uso alla Federazione è quello stilato dall’ASLTO2, Azienda Socia della Federazione, tale scelta è
stata fatta antecedentemente all’avvio delle attività di protocollazione informatica e di archiviazione,
considerato che si tratta di strumenti che consentono la corretta formazione, gestione e archiviazione della
documentazione dell’Amministrazione.
8.1.2 MISURE DI PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI
Gli archivi e i singoli documenti degli Enti Pubblici sono beni culturali inalienabili.
Per tale motivo, i singoli documenti sopra richiamati (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali)
sono quindi inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio della
Federazione, che avviene mediante l’attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.
Per sua natura, l’archivio non può essere smembrato e deve essere quindi conservato nella sua organicità.
8.2 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE
8.2.1 TITOLARIO
Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle
funzioni e alle materie di competenza dell’Amministrazione.
Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in
generale, in voci di I livello, II livello, III livello, etc.
Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’Amministrazione
(macrofunzioni); le successive partizioni (classi, sottoclassi, etc.) corrispondono a specifiche competenze che
rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in
una struttura ad albero rovesciato.
Titoli, classi, sottoclassi etc. sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non sono modificabili
né nel numero né nell’oggetto, se non per provvedimento esplicito della funzione di governo
dell’Amministrazione.
Il Titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le
competenze dell’ente, soggette a modifiche in forza delle leggi e dei regolamenti statali e/o regionali.
L’aggiornamento del Titolario compete esclusivamente al vertice dell’Amministrazione.
Il Titolario non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione.
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Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di Titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel
tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al
momento della produzione degli stessi.
Per ogni modifica di una voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione.
Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di
approvazione del nuovo Titolario e valgono almeno per l’intero anno.
Rimane possibile, se il sistema lo consente, registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e
chiusura degli stessi.
Alla luce di quanto sopra descritto, si rimanda al Titolario in uso nella Federazione, recepito dall’ASLTO2
(allegato 15.8), tuttavia, poiché all’interno della Federazione le Funzioni sono oramai quasi tutte a regime, si
sta valutando l’opportunità di istituire un gruppo di lavoro all’interno dell’Amministrazione, al fine modificare
il Titolario esistente tenendo conto della realtà in cui opera la Federazione e dell’attività svolta dalla stessa.
8.2.2 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l’insieme
delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè con l’intero archivio) e, in particolare, con quelli
che riguardano un medesimo affare o procedimento amministrativo.
Per tale ragione, particolare importanza rivestono la modalità di classificazione dei documenti e il loro
inserimento in fascicoli e pratiche, come di seguito esplicitato.
La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico,
in relazione alle funzioni e alle competenze della Federazione.
Essa è eseguita a partire dal Titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.
Tutti i documenti ricevuti e prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono
classificati in base al sopra citato Titolario. E’ buona norma inserire la classificazione, sui documenti in uscita,
prima di effettuare la scansione, in modo da acquisire il documento nella procedura DocSuite nella sua
completezza.
8.3 FASCICOLI
8.3.1 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Il sistema in uso nella Federazione per il Protocollo Informatico, denominato DocSuite permette per tutti i
documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono
formati, di riunirli in fascicoli.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, può essere inserito nel fascicolo di riferimento.
I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione.
8.3.2 APERTURA DEL FASCICOLO
Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione, il personale della Funzione abilitato
all’operazione di fascicolazione ha l’opportunità di stabilire, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di
protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in
corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce a un
nuovo affare o procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.
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A seconda delle ipotesi, si può procedere come segue:
1) se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto:
– seleziona il relativo fascicolo;
– collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;
2) se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto:
− esegue l’operazione di apertura del fascicolo;
− collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto;
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che comprende la
registrazione di alcune informazioni essenziali:
− indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.);
− numero del fascicolo;
− oggetto del fascicolo.
8.3.3 CHIUSURA DEL FASCICOLO
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare.
La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.
Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.
Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal soggetto di cui al paragrafo precedente, il quale è
tenuto anche all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli.
8.3.4 APERTURA DELLE PRATICHE
Il sistema utilizzato permette, inoltre, la formazione e l’utilizzo delle pratiche al fine di gestire in maniera
efficace i documenti. La formazione di una nuova pratica avviene attraverso l’operazione di “apertura” che
prevede l’inserimento delle seguenti informazioni essenziali:
− il numero della pratica;
− la data di creazione;
− il responsabile della pratica;
− la descrizione o oggetto della pratica.
All’interno della pratica si possono registrare tutti i documenti relativi a un procedimento o a un fatto per il
quale si ritiene di aprire un dossier, riuniti o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei
documenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base alla materia trattata,
all’affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli personali e in generale le pratiche attivate
dall’amministrazione nello svolgimento dell’attività istituzionale).
8.4 REPERTORI E SERIE ARCHIVISTICHE
I documenti soggetti a registrazione particolare, quali le Determinazioni dell’Amministratore Unico e le
Determinazioni Dirigenziali, costituiscono una serie archivistica e vengono registrate sulla procedura DocSuite
dall’Ufficio di Staff utilizzando la procedura creata ad hoc dal sistema, come riportato nel Regolamento delle
Determinazioni pubblicato sul sito della Federazione. Tutti i dipendenti assegnati alla Federazione sono
abilitati alla visione, consultazione e stampa delle Determinazioni adottate. Le Determinazioni vengono tutte
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pubblicate sul sito della Federazione e restano visibili per 90 giorni dalla loro pubblicazione. Per la loro natura
pubblica, chiunque può richiedere copia delle Determinazioni della Federazione, secondo quanto previsto dal
Regolamento “Per la disciplina delle modalità d’esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei
documenti amministrativi” .
Le Determinazioni originali in versione cartacea sono conservate, a cura dell’Ufficio di Staff, in fascicoli
riportanti il numero progressivo di registrazione, secondo il numero di repertorio progressivo assegnato.
8.5 SCARTO, SELEZIONE E RIORDINO DEI DOCUMENTI
8.5.1 OPERAZIONE DI SCARTO
Nell’ambito della gestione degli archivi in uso delle Funzioni della Federazione, si rende necessario individuare
e selezionare la documentazione da conservare perennemente e lo scarto degli atti che l’Amministrazione non
ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento
e la funzionalità dell’archivio, nell’impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento.
Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha
assunto alcuna rilevanza storica.
La legge impone alle Amministrazioni l’uso, se già esiste, o la predisposizione di un massimario di selezione e
scarto e un piano di conservazione di atti dell’archivio.
La Federazione, a riguardo, ha recepito il massimario già definito e in uso nell’ASLTO2 (allegato 15.9).
8.6 CONSULTAZIONE E MOVIMENTAZIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO
8.6.1 PRINCIPI GENERALI
La richiesta di consultazione, che può comportare la movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno
dell’amministrazione oppure da utenti esterni all’amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per
scopi storici.
8.6.2 CONSULTAZIONE AI FINI GIURIDICO-AMMINISTRATIVI
Art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 come sostituito dall’art. 16 della legge 11 febbraio 2005 n.15 –
“Esclusione dal diritto di accesso”.
1) Il diritto di accesso è escluso:
a) per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre 1977, n. 801, e
successive modificazioni, e nei casi di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti
dalla legge, dal regolamento governativo di cui al comma 6 e dalle pubbliche amministrazioni ai
sensi del comma 2 del presente articolo;
b) nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano;
c) nei confronti dell’attività della Pubblica Amministrazione diretta all’emanazione di atti normativi,
amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali restano ferme le
particolari norme che ne regolano la formazione;
d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di
carattere psicoattitudinale relativi a terzi;
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e) nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, ai sensi del decreto legislativo n.
196/2003.
2) Le singole Pubbliche Amministrazioni individuano le categorie di documenti da esse formati o
comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all’accesso ai sensi del comma 1.
3) Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle
Pubbliche Amministrazioni.
Le Pubbliche Amministrazioni fissano, per ogni categoria di documenti, anche l’eventuale periodo di
tempo per il quale essi sono sottratti all’accesso.
Con regolamento, adottato ai sensi dell’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, il Governo
può prevedere casi di sottrazione all’accesso di documenti amministrativi:
a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall’articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla
loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa
nazionale, all’esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni
internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di
attuazione;
b) quando l’accesso possa arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di
attuazione della politica monetaria e valutaria;
c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente
strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con
particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla
sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, all’attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle
indagini;
d) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,
gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario,
professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi
dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
e) quando i documenti riguardino l’attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli
atti interni connessi all’espletamento del relativo mandato.
Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia
necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.
Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia
strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.
196.
9. MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
INFORMATICO
Il presente capitolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo
informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni
sessione di attività di registrazione.
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9.1 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Nell’ambito della Federazione il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni
di protocollo è unica.
La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo
numero di protocollo.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di
protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono
strettamente correlati tra loro.
Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico
numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.
La documentazione che non è stata registrata a protocollo presso una Funzione della Federazione, viene
considerata giuridicamente inesistente presso l’Amministrazione.
Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato.
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento
e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a
produrre effetti giuridici.
Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti
previste dalla normativa vigente.
9.2 REGISTRO DI PROTOCOLLO
L’Ufficio di Staff provvede alla produzione e alla stampa del registro di protocollo, siglato in ogni sua pagina
dall’Amministratore Unico, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di
protocollo. Tale funzione applicativa svolge la funzione di salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.
9.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Di seguito vengono illustrate le regole “comuni” di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di
documenti trattati dalla Federazione (ricevuti, trasmessi e interni formali, digitali o informatici e analogici).
Su ogni documento ricevuto o spedito dalla Federazione è effettuata una registrazione di protocollo con il
sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni
in più fasi successive.
Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:
− il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
− la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
− il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;
− il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;
− l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
− la classificazione.
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9.3.1 DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica
certificata istituzionale dell’Amministrazione.
La registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale è eseguita dopo che
l’operatore addetto al protocollo ne ha accertato l’autenticità, la provenienza, l’integrità ed ha verificato la
validità della firma.
Nel caso di documenti informatici in partenza, l’operatore esegue anche la verifica della validità
amministrativa della firma. Il calco dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è
effettuato per tutti i files allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato.
La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da
far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad
uno o più file ad esso allegati.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di
registrazione e segnatura di protocollo.
9.3.2 DOCUMENTI ANALOGICI (CARTACEI E SUPPORTI RIMOVIBILI)
I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza, (il servizio postale
pubblico e/o privato o con consegna diretta alla Funzione).
La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto, così come illustrato nel seguito,
viene sempre eseguita in quanto vi è la necessità di registrare l’avvenuta ricezione.
Nel caso di corrispondenza in uscita o interna formale, l’addetto individuato alla protocollazione all’interno
della Funzione, esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali
sopra richiamati.
9.4 ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
Al fine di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa, il sistema in uso presso la Federazione
(DocSuite), permette all’operatore di effettuare:
− il collegamento a documenti precedenti;
− inserimento nominativi dei destinatari delle copie per conoscenza;
9.5 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di
protocollo.
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente
non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni incluse nella segnatura sono quelle di seguito elencate:
− denominazione dell’amministrazione;
− data e numero di protocollo del documento;
− numero di pagine che compongono il documento (pag. x di y).
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9.5.1 DOCUMENTI CARTACEI
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di un “segno”
grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo:
− denominazione dell’amministrazione;
− data e numero di protocollo del documento;
− indice di classificazione;
Il “segno” grafico è realizzato dalla Federazione, con il timbro sotto riportato.
L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l’operazione di
segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di scansione, come immagine, anche il
“segno” sul documento.
9.6 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati
in forma non modificabile, per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso
l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullare l’intera
registrazione di protocollo.
Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nelle stampe,
permettendo di individuare la data e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione
all’annullamento del protocollo effettuata dall’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico.
In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di
tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.
Solo l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico è autorizzato ad annullare le registrazioni di protocollo.
L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota,
adeguatamente motivata, indirizzata a [email protected] all’attenzione dell’Ufficio di
Staff dell’Amministratore Unico.
Le richieste di annullamento delle registrazioni, sono conservate unitamente alla stampe del Registro
Protocollo.
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Nel registro restano quindi visibili i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato protocollato
nuovamente, il nuovo numero di protocollo assegnato.
9.7 CIRCOLARI E DISPOSIZIONI GENERALI
Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con
un solo numero di protocollo generale.
I destinatari sono indicati in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di
protocollo.
9.8 DOCUMENTI CARTACEI IN PARTENZA CON PIÙ DESTINATARI
Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo è unica e viene riportata
solo sul documento originale. Qualora i destinatari siano molteplici, e non indicati sul documento, lo stesso
deve essere accompagnato dall’elenco riportante tutti i destinatari, opportunamente registrato nella
procedura e conservato con l’originale.
9.8.1 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO TELEGRAMMA
I telegrammi vanno di norma inoltrati all’Ufficio di Staff come documenti senza firma, specificando tale
modalità di trasmissione nel sistema di protocollo informatico.
9.8.2 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO TELEFAX
Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti.
Il documento trasmesso da chiunque a una Pubblica Amministrazione tramite telefax, qualora ne venga
accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere
seguita dalla trasmissione dell’originale.
Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, sul telefax viene apposta la dicitura “Documento
ricevuto via telefax” e successivamente il Responsabile del Procedimento Amministrativo provvede ad
acquisire l’originale.
Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento viene individuato da un solo numero
di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto alla registrazione a
protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento
pervenuto via telefax ed apporre la seguente dicitura: “Già pervenuto via fax il giorno……..”.
Il Responsabile del Procedimento accerta comunque che si tratta del medesimo documento ricevuto via fax:
qualora dovesse riscontrare una differenza, anche minima, deve procedere alla registrazione con un nuovo
numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso.
Il documento in partenza reca una delle seguenti diciture:
− “Anticipato via telefax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;
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− “La trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale” nel
caso in cui l’originale non venga spedito. Il Responsabile del Procedimento è comunque tenuto a
spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.
La segnatura viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.
La copertina del telefax e il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare
tempi e modi dell’avvenuta spedizione.
Il fax ricevuto direttamente su una postazione di lavoro (esempio un PC con l’applicativo per invio e ricezione
di fax) è la rappresentazione informatica di un documento che può essere stampato e trattato come un fax
convenzionale come è stato descritto in precedenza.
9.8.3 PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI INERENTI A GARE DI APPALTO CONFEZIONATI SU SUPPORTI
CARTACEI
La corrispondenza che riporta l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “preventivo” o simili, o dal cui involucro
è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione a una gara, non deve essere aperta, ma protocollata in
arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla
busta, plico o simili, e deve essere inviata alla Funzione competente.
È compito della stessa Funzione che ha indetto la gara provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori
protocollati, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa.
Per motivi organizzativi tutti gli addetti alle Funzioni della Federazione sono tenuti ad informare
preventivamente l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico in merito alle scadenze di gare e bandi di ogni
genere.
Per quanto concerne la ricezione di plichi contenenti offerte di gara consegnati tramite corriere, gli stessi
vengono ricevuti dall’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico, previa verifica che gli stessi siano integri. Nel
caso che il plico consegnato non sia integro (es. presenti delle lacerazioni), l’operatore che lo riceve provvede
ad apporre la propria firma sulla ricevuta di consegna e a inserire, sulla stessa, la nota “plico pervenuto non
integro”. La medesima annotazione, completa di data, ora di ricezione e alla propria firma leggibile, dovrà
essere riportata anche sulla busta contenente l’offerta. All’atto della registrazione a protocollo dei plichi
pervenuti non integri, l’operatore dovrà riportare nel campo “note” la medesima annotazione riportata sulla
ricevuta rilasciata al corriere e sulla busta, dandone immediata notizia al Direttore della Funzione che ha
indetto la gara.
Qualora, per mero errore materiale, vengano aperte buste riportanti l’indicazione di cui sopra, l’addetto al
protocollo provvede immediatamente a richiudere la busta mediante sigillatura (a mezzo di nastro adesivo) e
ad apporre, sul lembo aperto, la dicitura “aperta per errore” seguita dalla propria firma e data.
Contestualmente, l’operatore che ha materialmente aperto la busta per errore, deve dare notizia
dell’accaduto, a mezzo mail, al Direttore della Funzione che ha indetto la gara e per conoscenza
all’Amministratore Unico, riportando:
a) l’ora e il giorno di apertura della busta;
b) il proprio nominativo;
c) le modalità con cui è stata richiusa;
d) il nome delle persone presenti in qualità di testimoni dei fatti.
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Copia della mail viene consegnata contestualmente con la busta in oggetto al Direttore della Funzione che ha
indetto la gara.
9.8.4 PROTOCOLLI URGENTI
La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata a una necessità indifferibile e di tipo
straordinario.
Solo in questo caso il Responsabile del Procedimento si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la
protocollazione del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del
documento digitale o cartaceo da spedire.
Tale procedura viene osservata sia per i documenti in arrivo che per quelli in partenza. Si raccomanda, per
questi ultimi, che non devono essere protocollati anticipatamente documenti diversi dall’originale (ad
esempio bozze del documento).
9.8.5 DOCUMENTI NON FIRMATI
L’operatore addetto al protocollo attesta la data, la forma e la provenienza per ogni documento.
Le lettere anonime, pertanto, devono essere protocollate e identificate come tali, con la dicitura “Mittente
sconosciuto o anonimo” e “Documento non sottoscritto”.
Per le stesse ragioni le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate e vengono identificate come
tali.
È poi compito della Funzione di competenza e, in particolare, del Responsabile del Procedimento, valutare se il
documento privo di firma debba ritenersi valido e come tale trattato dall’ufficio assegnatario.
9.8.6 PROTOCOLLAZIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CONVENZIONALE
Considerato che l’attuale sistema di posta elettronica non certificata non consente una sicura individuazione
del mittente, questa tipologia di corrispondenza è trattata nei seguenti modi:
− in caso di invio di un documento scansionato e munito di firma autografa, quest’ultimo è trattato
come un documento inviato via fax, fermo restando che il Responsabile del Procedimento deve
verificare la provenienza certa dal documento; in caso di mittente non verificabile, il Responsabile del
Procedimento valuta caso per caso l’opportunità di trattare il documento inviato via e-mail;
− in caso di invio, in allegato, di un documento munito di firma digitale, o di invio di un messaggio
firmato con firma digitale, il documento e/o il messaggio sono considerati come un documento
elettronico inviato con qualunque mezzo di posta;
− in caso di invio di una e-mail contenente un testo non sottoscritto quest’ultima sarà considerata come
missiva anonima.
9.8.7 PROTOCOLLO DI DOCUMENTI DIGITALI E CARTACEI PERVENUTI ERRONEAMENTE
Nel caso in cui sia protocollato un documento digitale erroneamente pervenuto all’Amministrazione, l’addetto
al protocollo dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico provvedere ad annullare il protocollo stesso o a
protocollare il documento in uscita indicando nell’oggetto “protocollato per errore” e rispedisce il messaggio
al mittente.
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9.8.8 DIFFERIMENTO DELLE REGISTRAZIONI
Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l’Amministrazione sono effettuate nella giornata
di arrivo e comunque non oltre le 24 ore dal ricevimento di detti documenti.
Indipendentemente dal mezzo di trasmissione, è data priorità nella registrazione dei documenti in arrivo a
protocollo:
1) ai documenti della Regione Piemonte;
2) ai documenti ricevuti direttamente dalle Direzioni Generali delle AA.SS.LL. TO2 e TO4 (Aziende Socie
della Federazione);
3) agli atti giudiziari.
Sulla base di imminenti scadenze, il personale addetto alla ricezione della posta e alla successiva
protocollazione, attribuisce priorità nella registrazione avendo anche riguardo al mezzo di trasmissione
utilizzato, come di seguito specificato:
1) atti giudiziari (anche a mano);
2) corriere;
3) notifiche (anche a mano);
4) posta celere;
5) posta prioritaria;
6) posta recapitata a mano dall’interessato;
7) raccomandate;
8) telefax;
9) telegrammi.
9.8.9 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA
La corrispondenza personale è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei
documenti in arrivo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale”.
In quest’ultimo caso, la corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta ed è consegnata
in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono
essere comunque protocollati provvede a trasmetterli all’Ufficio di Staff abilitato alla registrazione di
protocollo dei documenti in arrivo.
Le altre buste indirizzate nominativamente al personale vanno aperte nella convinzione che nessun
dipendente utilizza l’Azienda come fermoposta o casella postale privata.
9.8.10 INTEGRAZIONI DOCUMENTARIE
L’addetto al protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione
pervenuta, ma è tenuto a registrare in ogni caso il documento ed eventuali allegati.
Tale verifica spetta al Responsabile del Procedimento Amministrativo che, qualora reputi necessario acquisire
documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione
l’indirizzo al quale inviarli e specificando che la mancata integrazione della documentazione pervenuta
comporta l’interruzione o la sospensione del procedimento.
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I documenti pervenuti a integrazione di quelli già disponibili devono essere protocollati e devono essere
inseriti nel relativo fascicolo a cura del Responsabile del Procedimento Amministrativo.
9.9 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di “segnatura” e la registrazione delle informazioni
annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il
sistema adottato dalla Federazione (DocSuite).
Il sistema di sicurezza adottato dalla Federazione è quello in uso presso l’ASLTO2 e garantisce la protezione di
tali informazioni sulla base dell’architettura del sistema informativo, sui controlli d’accesso e sui livelli di
autorizzazione previsti.
9.10 REGISTRAZIONE E ATTRIBUZIONE DEL PROTOCOLLO
9.10.1 ATTRIBUZIONE DEL PROTOCOLLO
Al fine di assicurare l’immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il servizio di protocollo è
realizzato dall’applicativo DocSuite attraverso l’apposizione di un riferimento temporale come previsto dalla
normativa vigente.
Il sistema informativo assicura in tal modo la precisione del riferimento temporale con l’acquisizione periodica
del tempo ufficiale di rete.
Come previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli
accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari non inserendoli nel campo “oggetto” del
registro di protocollo.
Il personale assegnato funzionalmente alla Federazione è dipendente delle AA.SS.LL. TO2 e TO4 che,
nell’ambito della propria crescita professionale è già stato addestrato all’uso del Protocollo Informatico dalle
Aziende di appartenenza. Nello specifico, i dipendenti dell’ASLTO2, nello svolgimento di tali funzioni, operano
sul medesimo strumento in uso presso la propria ASL (DocSuite), tuttavia è disponibile per tutti i collaboratori
della Federazione, compresi i dipendenti dell’ASLTO4, il manuale operativo direttamente on line nella
procedura DocSuite.
10. RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI
Il presente capitolo riporta i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno
alle informazioni documentali.
10.1 GENERALITÀ
Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di
protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.
Il processo è caratterizzato da utenti che accedono ad oggetti informatici (applicazioni, dati, programmi)
mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).
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Gli utenti abilitati al servizio di protocollo, in base alle Funzioni di appartenenza, ovvero in base alle rispettive
competenze hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite
dall’ufficio di appartenenza.
Ad ogni utente è assegnata:
− una credenziale di accesso, costituita, da una componente:
a) pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID);
b) privata o riservata di autenticazione (password);
− una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione
documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza
dell’ufficio a cui l’utente appartiene.
I diversi livelli di autorizzazione agli utenti sono assegnati, secondo quanto stabilito dai rispettivi Direttori delle
Funzioni di appartenenza, dalla Funzione Sistemi Informativi Informatici che si avvale di un utente così detto
privilegiato (amministratore). Gli utenti del servizio di protocollo una volta identificati sono suddivisi in diversi
profili d’accesso, sulla base delle rispettive competenze.
Nello specifico, per ogni Funzione sono previsti due livelli di accesso, esclusivamente per la Funzione di
appartenenza, di registrazione e visualizzazione e limitatamente alla visualizzazione.
I dipendenti assegnati allo Staff dell’Amministratore Unico e alla Funzione Sistemi Informativi Informatici, in
qualità di amministratori del sistema, sono abilitati alla registrazione e visualizzazione sia del Protocollo
Generale, gestito dallo Staff, che da quello gestito da tutte Funzioni della Federazione.
Le informazioni raccolte per controllare l’accesso al servizio sono quelle strettamente necessarie per
l’identificazione dell’utente abilitato.
Tutte le utenze della Federazione sono configurate con un time-out che provvede a disconnettere
automaticamente l’applicazione in caso di inattività.
Le sessioni multiple con la stessa user ID sono proibite e impedite dalla Funzione Sistemi Informativi e
Informatici.
11. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA
Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei
dati protocollati manualmente.
11.1 IL REGISTRO DI EMERGENZA
Qualora non fosse disponibile fruire del Protocollo Informatico per una interruzione accidentale o
programmata, l’Amministrazione effettua le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre
di ogni anno.
Il registro di emergenza è tenuto a cura dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico. Qualora nel corso di un
anno non venga utilizzato il registro di emergenza, viene annotato sullo stesso il mancato uso e debitamente
sottoscritto dall’Amministratore Unico.
Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite su registro
di protocollo generale.
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Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale.
A ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo
generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del
servizio.
A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo
di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due
numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.
La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per
la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.
In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento
amministrativo
11.2 MODALITÀ DI APERTURA DEL REGISTRO DI EMERGENZA
L’Amministratore Unico assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura
informatica, le operazioni di protocollo sono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo
o informatico, su postazioni di lavoro operanti fuori linea.
Prima di autorizzare l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza, l’Ufficio di Staff imposta e
verifica la correttezza della data e dell’ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento
del protocollo generale.
Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza è stato predisposto il
modello di seguito riportato, conservato unitamente al Registro di Emergenza presso l’Ufficio di Staff.
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Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord
Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico
Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza
Causa dell’interruzione: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)
Ora dell’evento hh /mm
Annotazioni: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)
Pagina n. . . . . . . . . .
Firma dell’Amministratore Unico
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, l’Amministratore Unico autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di
non più di una settimana.
11.3 MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni
registrate manualmente.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni,
garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario
della Federazione.
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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi
previsti dal protocollo generale.
Durante il periodo di interruzione del servizio di protocollo informatico generale, il Direttore della
Funzione Sistemi Informativi Informatici (o persona da lui delegata) provvede a tener informato
l’Amministratore Unico sui tempi di ripristino del servizio.
11.4 MODALITÀ DI CHIUSURA E RECUPERO DEL REGISTRO DI EMERGENZA
È compito dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico verificare la chiusura del registro di emergenza.
È compito dell’Ufficio di Staff riportare dal registro di emergenza al sistema di protocollo generale le
protocollazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro cinque giorni dal ripristino delle
funzionalità del sistema.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del Protocollo Informatizzato, l’Ufficio di Staff provvede alla
chiusura del registro di emergenza annotando, sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data
e ora di chiusura.
Per semplificare la procedura di chiusura del registro di emergenza è stato predisposto un modulo cartaceo
analogo a quello utilizzato nella fase di apertura del registro di emergenza.
12. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
L’Amministrazione adotta il presente “Manuale di gestione” con Determinazione dell’Amministratore Unico.
Il presente Manuale potrà essere aggiornato a seguito di:
− normativa sopravvenuta;
− introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia,
efficienza e trasparenza;
− inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti.
13. PUBBLICITÀ DEL PRESENTE MANUALE
Il presente Manuale, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241, è reso disponibile alla
consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento.
Inoltre copia del presente Manuale è:
− fornita a tutto il personale assegnato funzionalmente alla Federazione;
− pubblicata sul sito internet dell’Amministrazione;
− inviata, per opportuna conoscenza, alle Direzioni Generali delle AA.SS.LL. TO2 e TO4, Aziende Socie
della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;
− inviata, per opportuna conoscenza, al Collegio Sindacale
14. OPERATIVITÀ DEL PRESENTE MANUALE
Il presente regolamento è operativo il primo giorno del mese successivo a quello della sua approvazione.
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15. ALLEGATI
15.1 DEFINIZIONI
Oggetto/Soggetto Descrizione
AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti (art. 1, comma 1, lett. p) del DPR n. 445/2000);
AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici
servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono
agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) DPR n. 445/2000);
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE Per amministrazioni pubbliche si intendono quelle indicate nell’art. 1,
comma 2 del d. lgs. 30 marzo 2001, n. 165;
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
CENTRALI
Le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni
ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni
dello Stato ad ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie,
gli enti pubblici non economici nazionali, l’Agenzia per la
rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le
agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 1,
comma 1 lett. z) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82;
ARCHIVIO
L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque
formati dell’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite
per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini
istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione o
dalla Area Organizzativa Omogenea sono collegati tra loro da un
rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o
dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in
modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può
essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se,
convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di
responsabilità, l’archivio viene suddiviso in tre sezioni: corrente, di
deposito e storica;
ARCHIVIO CORRENTE Costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a
procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o
comunque verso i quali sussista un interesse attuale;
ARCHIVIO DI DEPOSITO
Costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a
procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più
necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del
procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un
interesse sporadico;
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ARCHIVIO STORICO
Costituito da complessi di documenti relativi ad affari e a
procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati,
previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione
perenne;
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di
documenti informatici, anche sottoscritti univocamente identificati
mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale
processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19
febbraio 2004 n. 11);
AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA
(AOO)
Un insieme di funzioni e di strutture, individuate
dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che
presenta esigenze di gestione della documentazione in modo
unitario e coordinato (art. 2, lett. n) del DPCM 31 ottobre 2000);
ASSEGNAZIONE
L’operazione d’individuazione dell’Ufficio Utente (UU) competente per
la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i
documenti si riferiscono;
AUTENTICAZIONE DI
SOTTOSCRIZIONE
L’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è
stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della
persona che sottoscrive (art. 1 comma 1, lett. I) del DPR 28 dicembre
2000, n. 445);
AUTENTICAZIONE INFORMATICA
La validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso; (art. 1, comma 1 lett. b) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
BANCA DI DATI Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4 comma 1 lett. o) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
BLOCCO La conservazione di dati personali con sospensione temporanea
di ogni altra operazione del trattamento (art. 4, comma 1, lett. d)
del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI
Il documento rilasciato su supporto informatico per
consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati
dalle pubbliche amministrazioni (art. 1 del d. lgs.7
marzo 2005, n. 82);
CARTA D’IDENTITÀ ELETTRONICA Il documento d’identità munito di fotografia del titolare rilasciato
su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la
prevalente finalità di dimostrare l’identità anagrafica del suo
titolare (art. 1 comma 1, lett. c) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
CASELLA DI POSTA
ELETTRONICA ISTITUZIONALE
La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso
la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del
DPCM 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3) -(art. 1 dell’allegato
A alla circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28);
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CERTIFICATI ELETTRONICI
Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le
firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari
stessi (art. 1, comma 1 lett. e) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
CERTIFICATO QUALIFICATO
Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato
I della direttiva 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono
ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva
(art. 1 comma 1 lett. f) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
CERTIFICATO
Il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente
funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati,
qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici
o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche
(art. 1 comma1 lett. f) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
CERTIFICATORE
Il soggetto che presta servizi di certificazione delle Firme Elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1 lett. g) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);
CLASSIFICAZIONE L’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione
alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione;
COMUNICAZIONE Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione art. 4 comma 1 lett. l) del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4
della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11;
CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE
I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4 comma 3 lett. d) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
DATI GIUDIZIARI
I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui
all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del
DPR 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di
anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei
relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai
sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4,
comma 1 lett. e) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
DATI IDENTIFICATIVI
I dati personali che permettono l’identificazione diretta
dell’interessato (art. 4, comma 1 lett. c) del d. lgs. 30 giugno
2003 n. 196);
DATI SENSIBILI
I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4 comma 1, lett. ddd) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
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DATO ANONIMO
Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile (art. 4 comma 1 lett. n) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
DATO PERSONALE Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica ente od associazione, identificati o identificabili,anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4 comma 1 lett. b) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
DATO PUBBLICO
Il dato conoscibile da chiunque (art. 1 comma 1 lett. n) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);
DATO A CONOSCIBLITÀ LIMITATA Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art.1 comma 1 lett. l) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA
DI ATTO DI NOTORIETÀ
Il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità
personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle
forme previste dall’art. 1 comma 1 lett. h) del D.P.R 28 dicembre 2000,
n. 44;5)
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI
CERTIFICAZIONE
Il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato (art. 1 comma 1 lett. g) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DIFFUSIONE Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in
qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o
consultazione (art. 4 del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
DOCUMENTO
Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1 comma 1 lett. a) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11);
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1 comma 1 lett. a) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO ANALOGICO
Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (art. 1 comma 1 lett. b) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n.11);
DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE
Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);
DOCUMENTO ARCHIVIATO
Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica (art. 1 comma 1 lett. h) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);
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DOCUMENTO CONSERVATO
Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);
DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO
Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l’identificazione personale del titolare. (art. 1 comma 1 lett. c) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO D’IDENTITÀ
La carta d’identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare (art. 1 comma 1 lett. d) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
DOCUMENTO D’IDENTITÀ
ELETTRONICO
Il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età (art. 1comma 1 lett. e) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 );
DOCUMENTO INFORMATICO
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamenterilevanti (art. 1 comma 1 lett. t) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
DOSSIER
È una aggregazione di più fascicoli che può essere costituita a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione, come ad esempio, dossier riferiti ad un Ente o ad una persona che contengono fascicoli relativi a diversi procedimenti che riguardano lo stesso Ente o la stessa persona;
ESIBIZIONE Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1 comma 1 lett. n) della deliberazione AIPA 19 febbraio 2004 n. 11);
EVIDENZA INFORMATICA Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1 comma 1, lett. f) del DPCM 13 gennaio 2004);
FASCICOLAZIONE
L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi.
FASCICOLO
Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento/processo amministrativo, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si formanel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se è non è infrequente la creazione di fascicoli formati di insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.). I fascicoli costituiscono il tipo di unità archivistica più diffusa degli archivi contemporanei e sono costituiti, in base alle esigenze di servizio, secondo criteri che sono stabiliti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della sua elaborazione o del suo aggiornamento;
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FIRMA DIGITALE
Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 comma 1 lett. s) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
FIRMA ELETTRONICA
L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA
La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1 comma 1 lett. r) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);
FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 2 della deliberazione AIPA 23 novembre 2000 n. 51);
FUNZIONE DI HASH Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1 comma 1 lett. e) del DPCM 13 gennaio 2004);
GARANTE (della Privacy)
L’autorità di cui all’articolo 153 del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n.675 (art. 4 comma 1 lett. q) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1 comma 1 lett. l) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);
IMPRONTA DI UNA
SEQUENZA DI SIMBOLI BINARI
La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di Hash (art. 1 del DPCM 13 geo 2004);
INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di
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trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile;
INSERTO È un sottoinsieme omogeneo del sotto-fascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative della Amministrazione;
LEGALIZZAZIONE DI FIRMA
L’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1 comma 1 lett. l) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA
L’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato (art. 1 comma 1 lett. n) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);
MARCA TEMPORALE Un’evidenza informatica che consente la validazione temporale (art. 1 comma 1 lett. i) del DPCM 31 gennaio 2004);
MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE
Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata dei procedimenti/procedure attivate per le funzioni a cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascun procedimento/procedura, quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti archivi di Stato per gli uffici dello Stato o per la sezione degli archivi storici per gli Enti pubblici) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione/AOO. Ne consegue il PIANO DI CONSERVAZIONE periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
MEMORIZZAZIONE
Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 così come modificato dall’articolo 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (art 1, comma 1, lett. f) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11);
MISURE MINIME DI SICUREZZA
Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (art. 4 comma 3 lett. a) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
PAROLA CHIAVE
Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica (art. 4, comma 3, lett. e) del d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196);
ORIGINALI NON UNICI I documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria
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la conservazione, anche se in possesso di terzi art. 1, comma 1, lett. v) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);
PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI
Vedi MASSIMARO DI SELEZIONE E SCARTO
PROFILO DI AUTORIZZAZIONE
L’insieme delle informazioni, univocamente associate a una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
PUBBLICO UFFICIALE
Il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5, comma 4 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11 e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od
organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali
(art. 4, comma 1, lett. g) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO
Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 62, comma 2, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
RESPONSABILI DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI (RPA)
È la persona, alla quale è stata affidata la trattazione di
un affare amministrativo ivi compresa la gestione/creazione del
relativo fascicolo dell’archivio corrente;
RIFERIMENTO TEMPORALE
Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata a uno o più documenti informatici (art 1, comma 1, lett. g) del DPCM 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i),del DPR 11 febbraio 2005, n. 68);
RIVERSAMENTO DIRETTO
Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un
supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la
loro rappresentazione informatica (art. comma 1, lett. l) Deliberaz
ione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO
Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11)
SCOPI SCIENTIFICI
Le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle conoscenze scientifiche in uno specifico settore (art. 4, comma 4, lett. c) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
SCOPI STATISTICI Le finalità di indagine statistica o di produzione di risultati statistici, a
nche a mezzo di sistemi informativi statistici (art. 4, comma 4, lett.
b) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
SCOPI STORICI Le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figurefatti e circostanze del passato (art. 4, comma 4, lett. a) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
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SEGNATURA INFORMATICA
L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’articolo 18, comma 1, del DPCM 31 ottobre 2000 (art. 1 dell’allegato A della circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28);
SEGNATURA DI PROTOCOLLO L’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (Glossario dell’IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni);
SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE
Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata (art. 2, comma 1, lett. h) del DPCM 31 ottobre 2000);
SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE
L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente (art. 4, comma 3, lett. g) del D.lgs 30
giugno 2003 n. 196);
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, comma 1, lett. r) del DPR 28 dicembre 2000 n. 445);
STRUMENTI ELETTRONICI Gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento di dati.
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15.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO
1. Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192)
2. DPR 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177)
3. DPR 12 febbraio 1993, n. 39 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (G.U. 10 febbraio 1993, n. 42)
4. Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa.
5. DPCM 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 11 dicembre 1999, n. 290)
6. Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352. (G.U. 27 dicembre 1999, n. 302)
7. DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. (G.U. n. 272 del 21 novembre 2000)
8. Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513. (G.U. 14 dicembre 2000, n. 291)
9. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (G.U. 20 febbraio 2001, n. 42)
10. Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 – “Art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513 - Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.
11. Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.
12. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (G.U. 21 novembre 2000, n. 272).
13. Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del DPCM 31 ottobre 2000 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428” - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili).
14. Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del personale. (G.U. del 31 gennaio 2002, n. 26)
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15. Direttiva 16 gennaio 2002, Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie – Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali.
16. Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.
17. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 –Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.
18. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 – Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.
19. Legge 27 dicembre 2002, n. 289- Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.
20. DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.
21. Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali.
22. Decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (G.U. del 25 ottobre 2003, n. 249)
23. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8)
24. Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del consiglio del 13 dicembre 2003.
25. Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004. (G.U. 4 aprile 2004, n. 28)
26. DPCM 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. 27 aprile 2004, n. 98)
27. Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
28. Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137. (G.U. 24 febbraio 2004, n. 28).
29. D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.
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15.3 ORGANIGRAMMA
ORGANIGRAMMA FEDERAZIONE SOVRAZONALE 2 PIEMONTE NORD
(ASL TO2 – ASL TO4)
AMMINISTRATORE UNICO
STAFF
ACQUISIZIONE
BENI E SERVIZI
LEGALE
PATRIMONIALE
LOGISTICA TECNOLOGIE
SANITARIE
SISTEMI INFORMATIVI
INFORMATICI
TECNICO *
DIPARTIMENTO INTRAZIENDALE
DI FEDERAZIONE
*Funzione a tutt’oggi non attivata
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15.4 CARTA INTESTATA DELL’AMMINISTRATORE UNICO
FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2
TORINO NORD s.c. a r.l.
_______________________________________________________________________
Prot. n. ……………/13
Titolo ….Cat…...Classe……
Torino,
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15.5 CARTA INTESTATA DELLE FUNZIONI
FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2
TORINO NORD s.c. a r.l.
_______________________________________________________________________
FUNZIONE _________________________________________________
Via _______________________ n. _______ -________ - ____________
n. tel. _________________________ n. fax ______________________
PEC ______________________________________
Prot. n. ……………/13
Titolo ….Cat…...Classe……
Torino,
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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
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15.6 MODELLO ORGANIZZATIVO DELL’AMMINISTRAZIONE E CARATTERIZZAZIONE DI CIASCUNA
FUNZIONE.
Alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 - Torino Nord afferiscono due aziende sanitarie, l'ASL TO2, che copre
l'area nord di Torino città, e l'ASLTO4, che copre le zone di Ciriè, Chivasso e Ivrea.
La Sede legale della Federazione è in via Po 11 – 10034 - Chivasso (TO).
La Sede operativa, invece, si trova in via Botticelli 151 – 10154 – Torino.
Amministratore Unico: Dott.ssa Silvia TORRENGO
Staff dell’Amministratore Unico – Segreteria
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected].
Via Botticelli 151 – 10154 – Torino
Segreteria: telefono 0112402632 - fax 0112402629
Abilitato allo smistamento: SI’
Tipo di protocollazione: in Ingresso/Uscita/Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: SI’
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: SI’
Funzione Acquisizione Beni e Servizi
Direttore – Dott.ssa Isabella Silvia MARTINETTO
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]
Via Botticelli 151 – 10154 – Torino
Segreteria: Tel. 011/2402753 – Fax 011/2420347
Tipo di protocollazione: in Ingresso/Uscita/ Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO
Funzione Sistemi Informativi Informatici
Direttore - Dott.ssa Maria Teresa VALENTE
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]
Via Botticelli 151 – 10154 – Torino
Segreteria: Tel. 011/2402609 – Fax 011/2402703
Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita /Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
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Funzione Legale e Patrimoniale
Direttore – Dott.ssa Cinzia TUDINI
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]
Via Botticelli 151 – 10154 – Torino
Segreteria Legale tel. 011/2402633 – Segreteria Patrimoniale: tel. 011/4395383 - Fax 011/2402602
Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita/ Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO
Funzione Tecnologie Sanitarie
Direttore – Ing. Giuseppe PRATO
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]
Piazza del Donatore di Sangue 2 – 10154 – Torino
Segreteria tel. 011/2402000 – Fax 011/2402938
Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita/ Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO
Funzione Logistica
Direttore – Dott.ssa Lorella ROSBOCH
Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]
Via Aldisio 2 – 10015 – Ivrea (Torino)
Segreteria tel. 0125/414728 – Fax 0125/641248
Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita/ Tra Uffici
Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’
Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO
Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO
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15.7 ELENCO DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE, AI SENSI DELL’ART. 53. C. 5 DEL DPR N.
445/2000:
− Gazzette ufficiali, Bollettini ufficiali PA
− Notiziari PA
− Giornali, Riviste, Libri
− Materiali pubblicitari
− Note di ricezione circolari
− Note di ricezione altre disposizioni
− Materiali statistici
− Atti preparatori interni
− Offerte o preventivi di terzi non richiesti
− Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
− Biglietti d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.)
− Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione
− Certificati e affini
− Documentazione già soggetta, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare (es. vaglia,
assegni)
− Richieste ferie
− Richieste permessi
− Richieste di rimborso spese e missioni
− Verbali e determinazioni;
− Le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.
− Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o
futura
− Gli allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici
− Corsi di aggiornamento
− Certificati di malattia
− Pubblicità conoscitiva di convegni
− Pubblicità in generale
− Comunicazioni da parte di Enti di bandi di concorso
− Atti preparatori interni
− Estratti conto bancario
− Report (o registro) delle presenze
− Cambio banca – comunicazioni
− Lettere di accompagnamento di fatture
− Comunicazioni di bonifici bancari
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15.8 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE
Di seguito si riporta il Titolario in uso nell’ASLTO2 e adottato dalla Federazione
TITOLO I - AREA AMMINISTRATIVA
CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/1 AFFARI
ISTITUZIONALI
I/1/1 Leggi dello Stato
I/1/2 Statuti e regolamenti ASL
I/1/3 Rapporti con
Amministrazione statale
I/1/3/1 Convocazioni, riunioni, convegni
I/1/3/2 Linee guida, direttive, circolari
I/1/3/3 Bandi di ricerca
I/1/3/4 Commissioni
I/1/3/5 Richiesta dati
I/1/4 Rapporti con Regione ed altri
enti pubblici territoriali
I/1/4/1 Convocazioni, riunioni, convegni
I/1/4/2 Linee guida, direttive, circolari
I/1/4/3 Interpellanze, interrogazioni
I/1/4/4 Bandi di ricerca
I/1/4/5 Commissioni
I/1/4/6
Richiesta dati
I/1/6
Costituzione e gestione
Società Miste
(D. Lgs. 229/99)
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/1/7 Comunicazione, promozione,
marketing
I/1/8 Conferenza dei Sindaci e/o
Presidenti di Circoscrizione
I/1/10 Rapporti con altre ASL e ASO
I/1/10/1 Attività di quadrante
I/1/10/2 Servizio Contenzioso
I/1/10/3 Indagini di mercato in merito a gare
d'appalto
I/1/10/4 Dismissione beni fuori uso
I/1/10/5 Richieste autorizzazione
svolgimento tirocinio, stage
I/1/11 Rapporti con le Circoscrizioni
I/1/12 Rapporti con l’Università
I/1/13
Rapporti con altri Enti e
Associazioni (es. Enti
Ausiliari, Cooperative Sociali,
Associazioni Volontariato)
I/1/14
Rapporti con Ordine dei
Medici Chirurghi e
Odontoiatri
I/1/15 Tutele e Curatele
I/1/15/1 Relazioni
I/1/15/2 Rapporti con il Giudice Tutelare
I/1/15/3 Rapporti con Istituti Bancari
I/1/15/4 Rapporti con Enti Previdenziali e
Assistenziali
I/1/15/5 Rapporti con Istituti e Comunità
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/2
ORGANI E
ORGANISMI
AZIENDALI
I/2/1 Atti di indirizzo dell'attività
amministrativa e sanitaria
I/2/1/1 Coordinamento e indirizzo attività
sanitarie e amministrative
I/2/1/2 Rapporti con i Distretti Sanitari
I/2/1/3 Rapporti con i Dipartimenti
I/2/1/5
Coordinamento e rapporti con le
articolazioni organizzative
dell'Azienda
I/2/2
Composizione organi e
organismi aziendali. Nomine,
convocazioni, ordini del
giorno, verbali, compensi e
rimborsi
I/2/3
Collegio Sindacale:
composizione e nomine,
convocazioni, ordini del
giorno, verbali, compensi e
rimborsi
I/2/4 Documentazione relativa a
deliberazioni e determinazioni
I/2/5 Programmazione
I/2/5/1 Predisposizione degli obiettivi e
valutazione dei risultati conseguiti
I/2/5/2 Elaborazione dei programmi di
attività dell'Azienda
I/2/5/3
Organizzazione e sviluppo dei
servizi, costituzione di nuove
articolazioni organizzative
65
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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/2/5/4 ** codice eliminato
I/2/5/5 Sperimentazioni
Studi clinici
I/2/6
Verifiche amministrative ed
economiche.
Vigilanza sulla contabilità e
conformità del Bilancio alle
scritture contabili e verifiche
di cassa.
Vigilanza sulla osservanza
delle leggi.
I/2/6/1 Relazioni semestrali
I/2/6/2 Richieste di chiarimenti e rilievi
I/2/6/3 Comunicazioni
I/2/7 Relazioni periodiche alla
Regione
I/2/9 Libera Professione
I/2/10 Deliberazioni
(serie archivistica)
I/2/11 Determinazioni
(serie archivistica)
I/3 AFFARI
AMMINISTRATIVI
I/3/1 Proposte e pareri per la
Direzione Generale
I/3/3 Rapporti con le
Organizzazioni Sindacali
I/3/3/1 Contratti collettivi nazionali
I/3/3/2 Contrattazione decentrata
66
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/3/3/3 Fondo Produttività e Fondo
Straordinari
I/3/3/4 Fondi vari
I/3/4
Servizio di protocollo e
gestione dei flussi
documentali, degli atti e dei
documenti.
I/3/5 Gestione Archivio.
I/3/6 Biblioteca
I/3/7 Trattamento dati personali
I/3/8
Rapporti con l'utenza.
Trasparenza amministrativa.
Comunicazione interna ed
esterna.
Segnalazioni interne
I/3/8/1 Esposti, denunce, reclami,
segnalazioni
I/3/8/2 Lettere di elogio
I/3/8/3 Rapporti con la stampa
I/3/8/4 Organizzazione eventi
I/3/8/6 Conferenza dei Servizi
I/3/9 Servizio Postale
I/3/10 **codice eliminato
I/3/11 Contratti
(serie archivistica)
I/3/12 Convenzioni e Consulenze
I/3/13 Strutture sanitarie private
accreditate
67
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/3/14 ** codice eliminato
I/3/15 Assicurazioni
I/3/16 Contenzioso legale
I/3/16/1
Istruttoria e gestione del
contenzioso amministrativo, civile e
penale
I/3/16/2
Trattazione diretta dinanzi ai
competenti organi della
Magistratura di controversie
I/3/16/3 Gestione dei rapporti con studi
legali esterni
I/3/16/4 Gestione rivalse e recupero crediti
I/3/16/5 Gestione delle transazioni
I/3/16/6 Pareri legali
I/3/17 Contenzioso del lavoro
I/3/18 Repertorio atti
I/3/19 Accesso agli atti
I/4 PERSONALE
DIPENDENTE
I/4/1 Dotazione organica.
Ruoli regionali
I/4/2 ** codice eliminato
I/4/3 Assunzioni
I/4/3/1 Domande di assunzione
I/4/3/2 Lavori socialmente utili (L.S.U.)
I/4/3/3 Rinunce assunzione
68
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/4/3/5 Assunzione categorie protette
I/4/4 Concorsi e selezioni interne
I/4/5
Assunzione a tempo
determinato (incarichi e
supplenze)
I/4/6 Procedure di mobilità
I/4/6/1 Trasferimenti intraaziendali
ed extraaziendali
I/4/6/2 Comandi, distacchi
I/4/7 Procedimenti disciplinari
I/4/8 Trattamento economico
I/4/8/1 Stipendi. Indennità
I/4/8/2 Permessi retribuiti
I/4/8/3 Permessi sindacali
I/4/8/4 Adesioni sindacali
Revoche adesioni
I/4/8/5 Assegni nucleo familiare
I/4/8/6 Scioperi
I/4/8/7 Missioni
I/4/8/8 Straordinario
I/4/8/9 Funzioni superiori
I/4/8/10 Pronta disponibilità
I/4/8/11 Cessione Quinto Stipendio Prestiti
69
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/4/8/12 Pignoramenti al personale
I/4/8/13 Liquidazioni.
Indennità di buona uscita
I/4/8/14 Contributi assistenziali
I/4/8/15 Trattamento di quiescenza e
previdenza
I/4/9 Trattamento giuridico
I/4/9/1 Accertamento malattia per
causa di servizio
I/4/9/2 Congedi ordinari
I/4/9/3 Congedi straordinari
I/4/9/4 Aspettative
I/4/9/5 Assenza obbligatoria per
gravidanza o puerperio
I/4/9/7 Dimissioni. Decadenza. Cessazione
incarichi
I/4/9/8 Riammissione in servizio
I/4/9/9 Pensioni integrative
I/4/9/10 Dispensa dal servizio per infermità
I/4/9/11 Passaggio ad altra funzione
I/4/9/12 Disposizioni al personale
I/4/9/13 Provvedimenti di recesso dei
Dirigenti
I/4/9/14 Rapporto di lavoro
tempo pieno - tempo parziale
I/4/9/15 Doveri. Incompatibilità. Cumuli
impiego
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/4/10 Rilevazione presenze e
assenze
I/4/10/1 Cartoline e riepiloghi presenze
I/4/10/2 Orari. Turni di lavoro
I/4/10/3 Assenze per malattia
I/4/10/4 Assenze ingiustificate
I/4/10/5 Mensa
I/4/11 Formazione e aggiornamento
professionale
I/4/11/1 Partecipazione convegni, congressi,
seminari, corsi
I/4/11/2 Programmi di formazione
I/4/11/3 Permessi diritto allo studio
I/4/11/4 Fabbisogno formativo
I/4/12 Incarichi e docenze
I/4/13 Politiche del personale
I/4/13/1
Piani e programmi aziendali di
assunzione annuale del comparto e
della dirigenza
I/4/13/2 Valutazione delle prestazioni
individuali
I/4/13/4 Attribuzione/revoca incarichi
dirigenziali
I/4/13/5
Attribuzione/revoca posizione
organizzativa e funzioni di
coordinamento al personale di
comparto
I/4/13/6 Attribuzione premio qualità
individuale
71
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/4/13/7 Progressioni verticali (fasce
economiche)
I/4/14 Collaborazioni scientifiche
I/5
PERSONALE
CONVENZIONATO E
CON CONTRATTO
ATIPICO
I/5/1 Medici di Medicina Generale
e Pediatri di libera scelta
I/5/1/1 Congedi
I/5/1/2 Indennità informatiche e di
collaboratore studio
I/5/1/3 Dichiarazioni sostitutive
I/5/1/4 Variazione indirizzo e orario studio
ambulatoriale
I/5/1/5 Variazione coordinate bancarie
I/5/1/6 Costituzione e/o variazione forme
associative
I/5/1/7 Medicina in rete
I/5/2 Medici Specialisti
ambulatoriali
I/5/3
Continuità Assistenziale
(Medicina dei Servizi e
Guardia Medica)
I/5/4 Psicologi ambulatoriali
Biologi
I/5/5 Contratti atipici
I/5/5/1 Contratti libero professionali
I/5/5/2 Contratti Collaborazione Coordinata e
Continuativa
72
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/5/5/3 Borse di studio. Borse lavoro
I/5/5/4 Contratti di somministrazione
I/5/6 Tirocini
I/6 APPROVIGIONAMENTO E
GESTIONE DI BENI E
SERVIZI INTERNI ED
ESTERNI
I/6/1 Approvvigionamento beni e
servizi
I/6/2 Gestione beni e servizi
I/6/2/1 Gestione Parco Automezzi
I/6/2/2 Gestione Magazzino
I/6/2/3 Gestione Portineria
I/6/2/4 Gestione Lavanderia
I/6/2/5 Gestione Guardaroba
I/6/2/6 Gestione Cucina e Mensa
I/6/2/7 Gestione Centralino
I/6/2/8 Gestione Tipografia
I/6/2/9 Gestione servizi appaltati
all'esterno
I/7 PATRIMONIO
I/7/1 Inventari
I/7/1/1 Beni mobili
I/7/1/2 Beni immobili
I/7/2 Locazione attiva beni
immobili
I/7/3 Locazione passiva beni
immobili
73
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/7/4 Proprietà (acquisti, vendita,
dismissioni)
I/7/4/1 Beni mobili
I/7/4/2 Beni immobili
I/7/5 Atti di liberalità (donazioni e
lasciti)
I/7/5/1 Beni mobili
I/7/5/2 Beni immobili
I/7/6 Comodato d'uso
I/7/6/2 Beni immobili
I/7/7 Manutenzioni
I/7/7/1 Beni mobili
I/7/7/2 Beni immobili
I/7/8 Ristrutturazioni
I/7/8/1 Beni mobili
I/7/8/2 Beni immobili
I/7/9 Appalti Opere Pubbliche
I/7/10 Gestione amministrativa
immobili
I/7/11 Dati tecnici
I/7/11/1 Planimetrie e mappe
I/7/11/2 Dati catastali
I/7/11/3 Rapporti con Comune, Regione,
Soprintendenza e Catasto
I/7/11/4 Condoni edilizi
I/7/12 Utenze
74
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/8
RACCOLTA,
ELABORAZIONE
DATI,CONTROLLO
DELLA GESTIONE E
DELLA QUALITA'
I/8/1 Flussi informativi e statistici
I/8/1/1
Raccolta, elaborazione,
trasmissione, scambio e archivio
dati
I/8/1/2 Coordinamento e invio dati relativi
alla compensazione sanitaria
I/8/2
Prestazioni sanitarie
effettuate a favore di altre
Aziende pubbliche e private
I/8/3
Verifica e miglioramento
dell'appropriatezza e
dell'efficacia delle prestazioni
erogate
I/8/5 Gestione budgetaria
I/8/5/1 Gestione budget aziendale
I/8/5/2 Gestione budget articolazioni
organizzative
I/8/6 U.P.S. (Unità Previsionali di
Spesa
I/8/7 Controllo gestione contabile
analitica: centri di costo
I/9
GESTIONE
TECNOLOGIE
INFORMATICHE E
COMUNICAZIONE
(I.C.T.)
75
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/9/1 Acquisizione e gestione
hardware e software
I/9/2 ** codice eliminato
I/9/3 Gestione reti aziendali
I/9/4 Gestione telefonia
I/9/5
Attività di indirizzo e
consulenza per le strutture
territoriali e aziendali
I/10 GESTIONE CASSA
E CONTABILITÀ
I/10/1
Attività di indirizzo,
coordinamento e consulenza
per le strutture territoriali
I/10/2 Bilancio e Programmazione
I/10/3 Conto Consuntivo
I/10/4 Rendicontazione
trimestrale
I/10/5 Controllo gestione contabile
analitica: centri di costo
I/10/6 Gestione Cassa
I/10/7 Gestione fatture attive
I/10/8 ** codice eliminato
I/10/9 Gestione fatture passive
Gestione pagamenti
I/10/9/2 Delega incasso
I/10/9/3 Solleciti pagamento
I/10/9/4 Richiesta nota di credito
76
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/10/9/5 Comunicazione dati bancari
I/10/11 Tickets
I/10/11/1 Rimborsi
I/10/11/2 Dichiarazioni esenzione
I/10/12 Proventi vari
I/10/12/1 ** codice eliminato
I/10/12/2 Prestazioni Pronto Soccorso
I/11 IMPOSTE E TASSE
I/11/1 Gestione fiscale
I/11/1/1 ICI
I/11/1/2 IVA
I/11/1/3 ILOR
I/11/1/4 IRPEF
I/11/1/5 IRPEG
I/11/1/6 IRAP
I/11/1/7 Contributi previdenziali e
assistenziali
I/11/1/8 Altre imposte
I/12
CONTROLLO DELLA
GESTIONE E DELLA
QUALITA'
** codice eliminato
I/13 SERVIZIO DI
TESORERIA
I/13/1 Convenzione di Tesoreria
I/13/2 Anticipazioni di cassa
77
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/13/3 Erogazione di cassa
I/13/4 **codice eliminato
I/13/5 Rapporti con la Tesoreria
MUTUI, PRESTITI,
FINANZIAMENTI
I/15 LAUREE IN INFERMIERISTICA
I/15/1 Rapporti con Università:
segreteria didattica
I/15/1/1 Didattica docenti e tutor
I/15/1/2 Consiglio di Corso
I/15/1/3 Riunioni
I/15/1/4 Gestione
I/15/2
Rapporti con Università:
Presidenza Facoltà Medicina
e Chirurgia
I/15/2/1 Docenti
I/15/2/2 Didattica
I/15/2/3 Consigli di Facoltà
I/15/3 Rapporti con Università:
Segreteria studenti
I/15/3/1 Trasferimento studenti
I/15/3/2 Statini
I/15/3/3 Abbreviazioni di corso
I/15/3/4 Esami
I/15/3/5 Comunicazioni varie
78
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
I/15/4 Studenti
I/15/4/1 Certificati di frequenza
I/15/4/2 Pareri Coordinatore questionari tesi
I/15/4/3 Idoneità sanitaria
I/15/4/4 Accesso a reparti
I/15/4/5 Comunicazioni varie
I/15/5 Docenti
I/15/5/1 Comunicazioni inerenti la didattica
I/15/5/3 Autorizzazione all'espletamento (ex
art. 53)
I/15/5/4 Pratiche pagamento docenti (OPP e
Finanziario)
I/15/5/5 Certificati di presenza
I/15/5/6 Certificati orario svolto
I/15/5/7
Accreditamento portale di UNITO e
attivazione casella di posta
elettronica
I/15/6 Collaboratori alla didattica
I/15/6/1 Conferimento incarico
I/15/6/2 Autorizzazione all'espletamento (ex
art. 53)
I/15/6/3
Pratiche pagamento docenti (OPP e
Finanziario)
79
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TITOLO II - AREA SOCIO-SANITARIA
CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/1
ASSISTENZA
SANITARIA
TERRITORIALE
II/1/1
Assistenza Sanitaria di base
(medici di medicina generale
e pediatri di libera scelta)
II/1/1/1 Anagrafe assistiti
Scelta e revoca del medico
II/1/1/2 Attività di certificazione medici
generici e pediatri
II/1/1/3
Assistenza ai cittadini in
temporaneo soggiorno
sul territorio dell'ASL 3
II/1/1/4
Assistenza ai cittadini in
temporaneo soggiorno presso altre
ASL
II/1/1/5 Assistenza sanitaria agli stranieri
II/1/1/6 Assistenza sanitaria all'estero in
ambito CEE
II/1/1/7 Assistenza sanitaria all'estero in
ambito extra CEE
II/1/1/8 Continuità Assistenziale.
(Guardia Medica)
II/1/2 Assistenza Sanitaria
Specialistica
80
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/1/2/1
Assistenza indiretta e
convenzionata (prestazioni
sanitarie e di ricovero presso Case
di Cura)
II/1/2/2
Prestazioni specialistiche di
diagnostica, strumentali e di
laboratorio
II/1/2/3 Prestazioni specialistiche
rieducative e di terapia fisica
II/1/2/4 Assistenza all'estero in ambito CEE
II/1/2/6 Assistenza specialistica agli stranieri
II/1/2/7 C.U.P.
II/1/2/8 Cure termali
II/1/3 Assistenza Sanitaria
Integrativa
II/1/3/1 Richiesta contributo spese per
modifiche ai sistemi di guida
II/1/3/2 Nutrizione enterale e parenterale
II/1/3/3 Prodotti dietetici
II/1/3/4 Materiale di medicazione
II/1/3/5 Presidi protesici per invalidi civili
(protesi e altri supporti)
II/1/3/6 Ausili invalidi civili (incontinenza,
colonstomie, urostomie)
II/1/4 Assistenza Domiciliare
II/1/4/1 Assistenza Domiciliare Integrata
II/1/4/2 Assistenza Domiciliare
Programmata
81
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/1/4/3 Assistenza Domiciliare Riabilitativa
II/1/5 Assistenza Hanseniani
II/1/6 **codice eliminato
II/1/7 Ambulanze
II/1/7/1 Autorizzazioni
II/1/7/2 Attività di vigilanza
II/1/7/3 Segnalazioni
II/2
TUTELA DELLA
SALUTE
DELL'INFANZIA,
DELLA DONNA E
DELLA FAMIGLIA
II/2/1 Consultori
II/2/1/1 Pediatrici (comprende anche la ex
Medicina Scolastica)
II/2/2 Vaccinazioni
II/2/3 Rapporti con l'Autorità
Giudiziaria
II/2/4 Adozioni
II/3 ASSISTENZA
DISABILI E ANZIANI
II/3/1 Valutazione geriatrica
II/3/2 Valutazione Handicap
II/3/3 Inserimento assistiti in
strutture assistenziali
II/3/3/1 Rette (Integrazioni, variazioni, ecc)
II/3/3/2 Relazioni sociali, relazioni cliniche
II/3/3/3 Ingresso in struttura
82
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/3/3/4 Decesso ospiti convenzionati
II/3/3/5 Ricoveri ospedalieri
II/3/3/6 Ricoveri di sollievo
II/3/3/7 Erogazione assegni di cura
II/3/3/8 Trasferimento ospiti
II/3/3/9 Opposizione alle dimissioni
II/4 TOSSICO
DIPENDENZE
II/4/1 Accettazione.
Presa in carico
II/4/2 Attività preventiva
II/4/3 Programmi riabilitativi
II/4/3/1 Inserimento in Comunità
II/4/3/2 Relazioni sociali
II/4/4 Programmi terapeutici
II/4/5
Patologie associate
(stupefacenti, alcolismo, HIV,
HCV)
II/4/6 Assistenza carceraria
TUTELA DELLA
SALUTE MENTALE
II/5/1 Assistenza ambulatoriale
II/5/2 Assistenza domiciliare
II/5/3 Assistenza in S.P.D.C.
II/5/4 Strutture residenziali e
semiresidenziali
II/5/5 Ricovero in case di cura
83
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/5/6 Inserimento in istituti
II/5/7 Gruppi appartamento
II/5/8 Progetti educativi
II/5/8/1 Sussidi terapeutici
II/5/8/2 Assegno "una tantum"
II/5/8/3 Laboratori artigianali
II/5/8/4 Borse lavoro
II/5/9 Trattamento Sanitario
Obbligatorio (T.S.O.)
II/5/10 **codice eliminato
II/5/11 Rapporti con Autorità
Giudiziaria
II/6
PREVENZIONE E
SICUREZZA DEGLI
AMBIENTI DI
LAVORO
DELL'AZIENDA
II/6/1
Individuazione, valutazione,
riduzione e controllo dei
fattori di rischio per la salute
e la sicurezza dei lavoratori
II/6/1/1 Rischi connessi all'ambiente,
macchinari, impianti e attrezzature
II/6/1/2
Informazione e formazione sui
rischi e sulle misure di prevenzione
per la tutela della salute connessi
all'attività dell'azienda
II/6/1/3 Raccolta di informazioni sulla tutela
della salute dei lavoratori
II/6/2 Sopralluoghi e verbali di
ispezione.
84
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/6/4 Infortuni personale
dipendente
II/6/5 Segnalazioni dipendenti.
Segnalazioni da esterni
II/6/6 Tutela della salute e
sorveglianza Sanitaria
II/6/7 Visite di medicina preventiva
svolte dai medici competenti
II/6/8 Idoneità alle mansioni
II/6/9
Rapporti con i servizi di
Prevenzione e Protezione di
altri enti e aziende
II/6/10 Organi di vigilanza
II/6/11 Relazioni
II/7
ASSISTENZA
SANITARIA
COLLETTIVA NEGLI
AMBIENTI DI
LAVORO
II/7/1 Infortuni sul lavoro
II/7/2 Malattie Professionali
II/7/3 Programmi e aggiornamento
sulla prevenzione
II/7/4
Controllo dei fattori di rischio
ambientale nei luoghi di
lavoro (esterni all'Azienda)
II/7/5 **codice eliminato
II/8 IGIENE E SANITA'
PUBBLICA
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/8/1
Rapporti con l'Azienda
Regionale Protezione
Ambientale (A.R.P.A.)
II/8/2 Autorizzazioni e nulla osta
sanitari
II/8/3 Pareri sanitari
II/8/5 **codice eliminato
II/8/6 Controllo igienico sanitario
delle sedi scolastiche
II/8/7 Vigilanza sugli insediamenti
produttivi
II/8/8 Denunce all'autorità
giudiziaria
II/8/9 Sanzioni, contravvenzioni
II/8/10 Prevenzione e controllo
malattie infettive e diffusive
II/8/10/1 Vaccinazioni non obbligatorie
II/8/10/2 Vaccinazioni obbligatorie
II/8/10/3 Rilevazione dati
II/8/11 Profilassi internazionale
II/8/12
Tutela della salute dai rischi
che possono derivare
dall'inquinamento
ambientale
II/8/12/1 Inquinamento atmosferico e
acustico
II/8/12/2 Inquinamento delle acque civili e
industriali
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/8/12/3 Rifiuti solidi urbani e tossico nocivi
II/8/12/4 Disinfezione, disinfestazione,
sanificazione ambientale
II/8/12/5 Controllo emissioni
elettromagnetiche non ionizzanti
II/9
IGIENE E
ASSISTENZA
VETERINARIA
II/9/1 Sanità animale
II/9/1/1
Attività di vigilanza Igiene Urbana
(esposti igienico sanitari, controlli,
ispezioni, sanzioni amministrative,
denunce ad Autorità Giudiziaria).
Corrispondenza con Ufficio
Contenzioso ASL TO1, Prefettura.
II/9/1/3
Corrispondenza e refertazione con
Istituto Zooprofilattico
Sperimentale e Facoltà Medicina
Veterinaria.
II/9/1/4 Pratiche e corrispondenza con
anagrafe canina
II/9/1/5 Pareri igienico-sanitari, nulla osta,
autorizzazioni, volture, cessazioni
II/9/1/6
Denunce e segnalazioni malattie
infettive/infestive e trattamenti
immunizzanti
II/9/1/7 Segnalazioni episodi di morsicatura
II/9/2 Igiene degli allevamenti e
delle produzioni
II/9/3 Igiene degli alimenti di
origine animale
II/9/3/1 Conservazione alimenti di origine
animale
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/9/3/2 Trasporto di alimenti di origine
animale
II/9/3/3 Impianti di macellazione e
trasformazione
II/9/3/4 Malattie trasmissibili all'uomo
II/9/3/5 Farmaci di uso veterinario
II/9/3/6 Pareri ed autorizzazioni
II/9/3/7 Controlli, ispezioni e verbali
II/9/3/8 Denunce all'Autorità Giudiziaria
II/9/3/9 Istituto Zooprofilattico
Sperimentale
II/9/3/10 Rapporti con Procura, Prefettura,
Regione, Ordine Medici Veterinari
II/9/3/11 Distruzione derrate alimentari
II/10 MEDICINA
LEGALE
II/10/1 Invalidità civile
II/10/1/1 Accertamenti handicap
II/10/1/2 Giudizi di idoneità
II/10/1/3 L. 210/92
II/10/2 Medicina fiscale
II/10/3 Medicina Sportiva
II/10/4 Attività di certificazione
II/10/4/1 Idoneità alla guida di veicoli e
natanti
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/10/4/3 Sana e robusta costituzione fisica
II/10/4/4 Accertamenti di idoneità per la
pratica sportiva agonistica
II/10/4/5 Esonero frequenza educazione
fisica
II/10/4/6 Esonero all'uso delle cinture di
sicurezza
II/10/4/7 Idoneità generica al lavoro
II/10/4/8 Esonero servizio militare
II/10/4/9 Cessione quinto dello stipendio
II/10/4/10 Concessioni servizio trasporto taxi
II/10/4/11
Astensione anticipata
dal lavoro ai sensi della
L. 1204/71
II/10/4/12
Accertamento incapacità
temporanea al lavoro (dipendenti
pubblici e privati)
II/10/4/13 Accertamenti ai sensi L. 210/92
II/10/4/14 Accertamenti necroscopici
II/10/5 Trapianto organi e tessuti
II/11
ASSISTENZA
FARMACEUTICA
OSPEDALIERA
II/11/1 Farmaco tossicodipendenze
II/11/2 Spesa farmaceutica
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/11/3 Emoderivati
II/11/4 Rapporti e ordini fornitori
II/12
ASSISTENZA
FARMACEUTICA
TERRITORIALE
II/12/1
Gestione, vigilanza e attività
di controllo su farmacie
convenzionate e
territorialmente competenti
II/12/1/2 Prezzi rimborso medicinali
(L. 405/2001)
II/12/1/3 Sequestro e dissequestro specialità
medicinali
II/12/1/4 Distruzione sostanze stupefacenti e
psicotrope non più utilizzabili
II/12/1/5 Furto timbri e ricettari
II/12/2 Atti istruttori e
amministrativi
II/12/2/1 Titolarietà farmacie
II/12/2/2 Assunzione e cessazione personale
dipendente
II/12/3
Attività rivolte a Medici di
Medicina Generale e Pediatri
di libera scelta
II/12/3/1 Informazione e farmaco vigilanza
II/12/3/2 Controllo su prescrizioni farmaci
II/12/3/3 Attivazione del Registro ASL
(L. 425/96)
II/12/4
Consulenza, informazione e
disposizioni normative sui
farmaci
90
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
II/12/5 Elaborazione dati e spesa
farmaceutica
II/13 ATTIVITA' DI
VIGILANZA
II/13/1
Attività di vigilanza e
controllo su professioni
sanitarie
II/13/2
Attività di vigilanza e
controllo su strutture
sanitarie
II/13/3
Attività di vigilanza e
controllo su presidi socio
sanitari
91
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TITOLO III - AREA OSPEDALIERA
CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
III/1 ASSISTENZA
OSPEDALIERA
III/1/1 Direzione sanitaria
III/1/1/1 INAIL
(per ricoverati/deceduti)
III/1/1/2 INPS
III/1/1/3 Comunicazioni inerenti avvenuto
prelievo organi
III/1/2 Assistenza sociale
III/1/3 Assistenza religiosa
III/1/4 Richiesta e rilascio cartelle
cliniche
III/1/4/1 Rapporti con altri Enti
III/1/4/2 Rapporti con utenti
III/1/5 Spedalità
III/1/5/1 Rapporti con Polizia, Carabinieri,
Polizia Municipale
III/1/5/2 Rapporti con Prefettura per ricoveri
cittadini extracomunitari
III/1/5/3 Assistenza ospedaliera ai cittadini
extracomunitari
III/1/6 Ambulanze
III/1/7 Emergenza Sanitaria 118
92
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CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
III/1/8 Accettazione e Stato civile
III/1/9 Camere mortuarie
III/1/10 ** codice eliminato
III/1/11 Attività dei Reparti
III/1/12 Attività delle Cliniche
III/1/13 Attività dei Dipartimenti
Ospedalieri
III/1/14 Attività dei Laboratori
III/1/16 Attività degli Ambulatori
Ospedalieri
III/1/17 Controllo Infezioni
Ospedaliere (C.I.O.)
III/1/18 Assistenza Carceraria
93
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15.9 PIANO DI CONSERVAZIONE
La Federazione ha adottato il massimario in uso presso l’ASLTO2, limitatamente alla documentazione che può
essere prodotta dall’Amministrazione e adattandolo alla tipologia dei documenti trattati
Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Verbali Assemblee Soci ILLIMITATO Staff
Verbali Collegio Sindacale ILLIMITATO Staff
Verbali Nucleo di Valutazione ILLIMITATO Staff
Determinazioni originali del Legale
Rappresentante, comprensive degli
allegati
ILLIMITATO Staff
Determinazioni dirigenti in originale
(provvedimenti
dirigenziali),comprensive degli
allegati
ILLIMITATO Staff
Registri determinazioni ILLIMITATO Staff
Determinazioni: incartamenti delle
proposte ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Leggi e regolamenti disciplinanti
l’attività della Federazione fin dalla
sua istituzione
ILLIMITATO Staff
Posta: distinte spese postali 5 anni Staff
Registri protocollo della
corrispondenza ILLIMITATO Staff
Atto Costitutivo e Statuti
dell'Azienda ILLIMITATO Staff
Es. Statuto, Atto
Aziendale
Accesso atti: richiesta copie e
relativo rilascio 2 anni Comune a più Funzioni
Bolle di accompagnamento, bolle di
consegna, documenti di trasporto 10 anni Comune a più Funzioni
94
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Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Bollettari per riscossioni e/o
giustificativi di incassi 10 anni Comune a più Funzioni
Circolari e direttive ministeriali ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Circolari interne esplicative e
direttive
ILLIMITATO
almeno 1 esemplare Comune a più Funzioni
Circolari regionali ILLIMITATO
almeno 1 esemplare Comune a più Funzioni
Contratti in originale ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Convegni, dibattiti, Conferenza dei
Servizi, conferenze di iniziative
aziendali: relazioni, interventi,
estratti, manifesti, locandine
ILLIMITATO
(almeno 1 esemplare) Staff
Convenzioni in originale ILLIMITATO
Staff
Funzione Legale e Patrimoniale
Convocazioni a riunioni e a gruppi di
lavoro 1 anno Comune a più Funzioni
Dati periodici di attività 10 anni Comune a più Funzioni
Enti locali: relazioni per consulenze e
collaborazioni ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Ordini di servizio
ILLIMITATO se incidono
sulla situazione giuridico-
economica, altrimenti 5
anni
Comune a più Funzioni
Pareri consulenti esterni ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Premi scientifici, onoranze ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Privacy, tutela – consenso al
trattamento dati personali
1 anno dopo la fine del
trattamento
Comune a più Funzioni
95
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Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Progetti obiettivo e ricerche
finalizzate 5 anni Comune a più Funzioni
Protocolli di intesa ILLIMITATO Staff
Rapporti con amministrazioni dello
stato, ed in particolare quelle
vigilanti.- Documentazione
ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Regolamenti dell'Azienda ILLIMITATO Staff
Relazioni annuali sull’attività svolta,
dati e comunicazioni di carattere
statistico
10 anni
(ILLIMITATO se allegate a
determinazioni o a
documenti di
programmazione)
Comune a più Funzioni
Relazioni periodiche, studi vari
connessi a problemi organizzativi ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Ricerche scientifiche:
documentazione finale (resoconti,
relazioni, rapporti, inchieste)
ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Richieste di fornitura 2 anni dalla definizione
della fornitura Comune a più Funzioni
La definizione potrà
concludersi con
l'evasione o con la
risposta di non
evasione
Richieste di riparazione e
manutenzione
2 anni dalla definizione
della riparazione/
manutenzione
Comune a più Funzioni
La definizione potrà
concludersi con
l'evasione o con la
risposta di non
evasione
Rivalsa, surroghe ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Scarto di documenti (richiesta,
elenchi, nulla osta, ecc.)
ILLIMITATO Comune a più Funzioni
96
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Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Verbali ispezioni
(effettuate nei confronti della
Federazione)
ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Verbali riunioni ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Programmazione e valutazione delle
risorse ILLIMITATO Staff
Indagini ed inchieste aziendali ILLIMITATO Staff
Bilancio di esercizio ILLIMITATO Staff
Bollettini di conto corrente postale:
ricevuta di versamento 10 anni Staff
Cassa: verbali verifiche ILLIMITATO Staff
Dichiarazioni Fiscali 10 anni Staff
Fatture attive 10 anni Staff
Fatture passive 10 anni Staff
Finanza: rapporti ispettivi
dell’ispettorato Generale di Finanza ILLIMITATO Staff
Indagini fiscali e tributarie:
documentazione ILLIMITATO Staff
Libro Giornale 10 anni Staff
Operazioni bancarie:
documentazione
10 anni Staff
Registri IVA 10 anni Staff
D.Lgs. 81/08 –Azienda –
documentazione di vario tipo.
Sino alla cessazione
dell’attività o modifiche
alla titolarità
dell’esercizio
(subingressi) o modifiche
dei locali
Staff
97
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Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Legale - contenzioso in genere: atti
relativi a cause, ricorsi, ingiunzioni,
ordinanze, citazioni, pignoramenti,
transazioni, segnalazioni all'autorità
giudiziaria, vertenze giudiziarie ed
extragiudiziarie, surroghe rivalsa,
azioni legali, ecc.
ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Notizie di reato ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Pareri legali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Patrocini legali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Repertorio contratti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Sentenze ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Atti di transazione ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Denunce, istanze ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Assicurazioni: polizze, denunce
sinistri
10 anni dalla chiusura del
sinistro Funzione Legale e Patrimoniale
Documentazione presenze personale 10 anni Staff
Mod CUD Amministratore Unico,
copia (ex mod. 101) 10 anni Staff
Scioperi personale 5 anni Staff
Pagamenti INAIL (Amministratore
Unico) 10 anni Staff
Rischi sui luoghi di lavoro:
documento di valutazione dei rischi ILLIMITATO Staff D. Lgs. 81/08
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Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Privacy, tutela : reclami ai sensi della
legge 675/1996 10 anni Staff
Pubblicazioni a cura
dell’Amministrazione ILLIMITATO Staff
Comunicati stampa, conferenze
stampa, lettere a giornali, avvisi 10 anni Staff
Rassegna stampa (relativa
all'Amministrazione) ILLIMITATO Staff
Beni mobili e immobili: donazione ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Progetti e disegni relativi ad immobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Inventari beni immobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Inventario ricognizione strumenti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Patrimonio immobiliare : contratti,
perizie, stime e verbali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Patrimonio immobiliare:
documentazione preliminare e
preparatoria per acquisti, vendite,
locazioni, manutenzione, restauri
10 anni (salvo
contenzioso in atto) Funzione Legale e Patrimoniale
Bolle di carico e scarico 5 anni Funzione Logistica
Estratti c/c 10 anni Staff
Inventario dei beni mobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Aggiudicazioni ed aste: verbali in
originale ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Forniture beni e servizi,
manuntenzione: corrispondenza con
ditte fornitrici
5 anni Comune a più Funzioni
99
Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note
Gare di appalto:
documentazione relativa a
pubblicazione gara (estratto del
bando, esito gara, ecc.)
5 anni dalla chiusura del
procedimento di gara Comune a più Funzioni
Gare di appalto:
documentazione di gara (lettere
invito, offerte economiche e
tecniche, corrispondenza con le
ditte)
10 anni Comune a più Funzioni
Gare di appalto:
contratti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale
Verbali di collaudo apparecchiature
ed attrezzature ILLIMITATO Comune a più Funzioni
Certificati di garanzia di attrezzature
ed apparecchiature periodo di validità Comune a più Funzioni
100
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15.10 FAQ - Frequently Asked Questions
Di seguito si riportano alcune domande che vengono frequentemente poste in merito al Protocollo.
� Posso classificare un documento “oggetti diversi”?
No.
� Posso usare lo stesso numero di protocollo per la risposta? Registrazione “a fronte”.
No. Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la
cosiddetta registrazione “a fronte” o “come contro”, cioè l’utilizzo di un unico numero di
protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l’affare si esaurisce
con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.
� Come mi comporto in casi di urgenza se il sistema informatico non funziona?
Verificata la correttezza del collegamento, i blocchi del sistema informatico di norma non superano i
30 minuti. In casi di comprovata urgenza, è possibile richiedere all’Ufficio di Staff dell’Amministratore
Unico l’attivazione del registro di emergenza del protocollo informatico.
� Posso annullare un fascicolo già creato?
No. Il fascicolo va eventualmente chiuso. Oppure, ravvisandone la possibilità, è possibile
ridenominarlo, mantenendo però l’indice di classificazione completo.
� Posso riaprire un fascicolo chiuso?
Sì.
� Perché non riesco a fascicolare un documento?
Nel fascicolo vanno inseriti documenti aventi la stessa classificazione. Pertanto, in primo luogo va
dunque verificata la classificazione, che deve essere omogenea tra documento e fascicolo.
Se il sistema non consente comunque la classificazione, bisogna verificare se l’utente ha i diritti di
classificazione dei documenti della propria Funzione.
� Posso cambiare classificazione ad un documento protocollato?
Sì. Per gli operatori abilitati si procede ad un intervento di modifica sulla registrazione di protocollo,
essendo un campo modificabile quello della classificazione; per gli operatori non abilitati ad interventi
di modifica rivolgersi all’Ufficio di Staff.
101
Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
� Ho associato alla registrazione un file sbagliato: come faccio a sostituirlo?
In caso di errore nell’associazione dei file posso rimuoverlo e inserire il documento corretto solo se
non è ancora stato confermato l’inserimento e quindi dato un numero di protocollo.
� Posso registrare il documento pronto, ma non sottoscritto o firmato?
No. La registrazione non può avvenire qualora il documento non sia stato perfezionato in tutti i suoi
elementi formali e sostanziali.
� Quale è la funzione della registrazione di protocollo?
La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è arrivato o è stato spedito a un
destinatario esterno o interno all’amministrazione, in una determinata data. La registrazione di
protocollo, pertanto, ha una rilevanza notarile e una efficacia probatoria in quanto attesta data e
provenienza certa.
Il registro di protocollo di una pubblica amministrazione costituisce una fonte di prova privilegiata che
fa fede fino a querela di falso.
� Cos’è la segnatura di protocollo?
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma
permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di
individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono.
a) il progressivo di protocollo;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione dell’Amministrazione.
� A quali documenti si applica la segnatura a mezzo dell’apposizione del timbro?
Per i documenti cartacei la segnatura, si applica sia ai documenti in ingresso che ai documenti in uscita
e deve avvenire contemporaneamente alla operazione di registrazione.
� Qual è lo scopo della segnatura?
Lo scopo di una segnatura apposta su un documento cartaceo è quello di mantenere una associazione
indissolubile e direttamente leggibile tra il documento stesso e la corrispondente registrazione di
protocollo.
� Perché registrazione e segnatura devono avvenire contemporaneamente?
L’operazione di segnatura deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione per garantire
che ogni registrazione venga eseguita effettivamente a fronte di un documento pervenuto o inviato.
Non deve quindi essere consentito, nel modo più assoluto, che si effettuino registrazioni di protocollo
senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce.
102
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� Quali sono gli obiettivi di carattere generale realizzabili attraverso la gestione informatica dei
documenti?
Le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti consentono di:
a) accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la
diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali;
b) migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa tramite strumenti che rendano possibile un
effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa da parte dei soggetti
interessati.
� Il fax va protocollato?
Il documento, in quanto tale, è indipendente dal supporto sul quale viene scritto e dal mezzo di
trasporto sul quale viene veicolato, come tale è quindi soggetto a protocollazione. In seguito,
pervenuto l'originale, non si dovrà procedere ad una nuova registrazione, ma si dovranno riportare
tutti i dati della registratura del documento pervenuto via fax: si tratta infatti del medesimo
documento, anche se pervenuto in tempi e con modalità diverse. Un altro importante motivo di tale
procedura risiede nel fatto che la registrazione del fax causa l'avvio dei termini del procedimento
amministrativo o dell'affare a cui si riferisce in una determinata data. Non è possibile posticipare
quest'ultima semplicemente riprotocollando il medesimo documento: ciò causerebbe un'incertezza
del diritto e, nel caso ipotetico, ma non raro, di assegnazione ad un responsabile del procedimento
diverso da quello precedente, anche un'incoerenza dell'azione amministrativa.
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15.11 Le “Raccomandazioni di Aurora” in pillole
Aurora è l'acronimo di "Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle
Anagrafiche nel protocollo informatico".
Il progetto Aurora, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio III, poi II) in collaborazione
con l’ANAI Nazionale, mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in modo da normalizzare le
registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo. Il modo di scrivere le
anagrafiche dei corrispondenti o gli oggetti nel registro di protocollo sono, infatti, per lo più un fatto
personale, privo di regole e di metodo. Nel 1999 l'Università degli Studi di Padova ha emanato e anche
pubblicato delle "regole per la redazione delle anagrafiche", in modo da evitare doppioni e ridondanze.
La necessità di porre attenzione alla registrazione di questi due importanti campi è nata dall’esigenza di
effettuare la ricerca dei documenti registrati a protocollo in maniera più rapida e sicura, tramite:
- la normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documenti;
- la scrittura esplicita delle informazioni.
“Le raccomandazioni di Aurora”, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall’Università degli
Studi di Padova.
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LE RACCOMANDAZIONI DI AURORA IN PILLOLE
LE RACCOMANDAZIONI GENERALI IN PILLOLE
RACCOMANDAZIONE ☺ �
RG1 La descrizione dei corrispondenti e la redazione degli oggetti si effettuano dal generale al particolare
RG2 L'uso delle lettere maiuscole deve essere limitato
allo stretto necessario
Banca popolare
di Milano
Banca Popolare
di Milano
RG3 Le abbreviazioni si utilizzano solo se approvate,
le sigle non si puntano e l’acronimo si riporta
anche sciolto.
Possono fare eccezione le sigle sindacali e le
sigle dell’INPS, INAIL e CEMA quando sono
riunite in un nuovo soggetto unificato. In tali casi
può essere consentito riportare soltanto l’acronimo
(confronta RC18 e RC20)
Cassa di risparmio di
Genova - CARIGE
CA.RI.GE
RG4 Nell'indicazione degli aggettivi numerali ordinali
si utilizzano le cifre arabe e per gli intervalli di
numeri si usa il trattino
Celebrazioni per il 55°
anniversario… aa 2005-
2006
Celebrazioni per il
cinquantacinquesimo
anniversario… aa
2005/2006
RG5 Nelle date si privilegia la leggibilità. Per questa
ragione si riportano per esteso
Convocazione per il 23
giugno 2008
Convocazione per il
23.06.2008
RG6 La punteggiatura e gli accenti si utilizzano in
modo normalizzato
Istituto provinciale per
l’infanzia Santa Maria
della Pietà
Istituto Provinciale
per l’Infanzia Santa
Maria della Pieta’
RG7 Non si ripete la denominazione del campo che si
sta compilando
Chiede di partecipare alla
selezione n 26-2009
Oggetto: Chiede di
partecipare alla
selezione n. 26-2009
LE RACCOMANDAZIONI IN PILLOLE PER L'OGGETTO
RACCOMANDAZIONE ☺ �
RO1 L’oggetto si redige ricercando un equilibrio tra
analisi e sintesi
Chiede chiarimenti circa
l’art 4 del contratto di
collaborazione del 28
settembre 2007
Comunica che è in
pensione dal 1°
ottobre 2007 ed è
titolare di un
contratto di
collaborazione
coordinata e
continuativa, firmato
il 28 settembre 2007.
Chiede chiarimenti
circa l’art 4 del suo
contratto di
collaborazione
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RO2 L’oggetto si redige scegliendo forme verbali e
lessici condivisi.
Si preferisce il verbo nella forma
diretta e attiva.
Eccezione: si preferisce la forma sostantivata del
verbo nelle registrazioni a repertorio
Chiede chiarimenti sulla
gara europea…
Bando di
concorso per n 1 posto…
Richiesta di
chiarimenti sulla
gara europea…
Bandisce un
concorso per n 1
posto…
RO3 L’oggetto si redige secondo i principi di univocità
e uniformità
Domanda di artecipazione
al concorso per la
copertura di n 1 posto di
assistente amministrativo,
categoria C, presso il
Settore Affari Generali
Domanda di
partecipazione
al concorso per la
copertura di n. 1
posto in categoria C
RO4 L’oggetto si redige individuando le parole chiave
che esprimono l’azione (o le azioni) descritte
dal documento, facendo riferimento a una lista
di termini utilizzabili
Ammissione alla scuola di
dottorato - Nomina
della commissione
giudicatrice
RO5 L’oggetto di un documento non si replica nella
risposta, né nei documenti successivi
Comunica l’accoglimento
dell’istanza di accesso ai
documenti amministrativi
Richiesta di accesso ai
documenti
amministrativi -
Risposta
RO6 La redazione dell’oggetto non si limita alla mera
trascrizione dell’oggetto presente nel documento
Comunica che Bianchi
Giovanni è assegnato al
settore Affari Generali dal
1° gennaio 2009
Comunicazione
assegnazione
RO7 L’oggetto del documento non replica l’oggetto del
fascicolo
Si aggiudica la procedura
aperta per l’affidamento
del servizio sostitutivo di
mensa reso a mezzo di
buoni pasto da erogare
ai dipendenti e si chiede
la documentazione
probatoria per l’esecuzione
dei controlli
Procedura aperta ai
sensi dell’art. 55 del
decreto legislativo
163-2006 per
l’affidamento del
servizio sostitutivo di
mensa reso a mezzo
di buoni pasto da
erogare ai dipendenti
RO8 L’oggetto si redige facendo attenzione alla forma
grafica dei nomi composti, riportando date,
scadenze, luoghi e orari
Inserimento delle
informazioni per le
immagini digitali nel
database
Inserimento
delle informazioni per
le immagini digitali
nel data base
RO9 I termini tecnici si utilizzano solo se necessari,
evitando neologismi
Chiede il pagamento del
canone di affitto relativo
al mese di giugno 2009
Richiesta di
quietanza del
corrispettivo della
locazione passiva
della mensilità in
corso
RO10 L’oggetto di un documento in lingua straniera si
riporta per esteso nella lingua originale seguito
dalla descrizione in lingua italiana
Application form for LLP-
Erasmus student - Presenta
la domanda per studente
di LLP-Erasmus
Modulo di domanda
per LLP – studente
Erasmus
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RO11 L’oggetto di un documento si redige tenendo
conto delle disposizioni vigenti in materia di
protezione dei dati personali
Dichiara la cessazione del
diritto alle detrazioni
d’imposta per familiari a
decorrere dal 1° gennaio
2009
Dichiarazione relativa
alla cessazione del
diritto alle detrazioni
d’imposta per la
figlia Giovanna Verdi,
nata il 26 novembre
2007 a decorrere dal
1/1/09
RO12 L’oggetto non deve contenere riferimenti
normativi muti o richiami non espliciti
Accoglie la richiesta di
trasferimento del diritto di
reimpianto n 2898 del 17
novembre 2007
presentata dalla ditta
La Vigna
Regolamento (CEE) n.
1493-1999,
regolamento (CE) n.
1227/2000
trasferimento diritto
di reimpianto
RO13 I moduli istituzionali si descrivono per esteso Documento unico di
regolarità contributiva
- DURC
D.U.R.C.
RO14 Gli allegati non fanno parte del campo oggetto,
ma si contano e si descrive la loro tipologia in
campi separati
Trasmette copia della
lettera del 6 maggio 2005
contenente i nominativi
dei dipendenti che
utilizzano i videoterminali
e l’indicazione del tempo
di impiego.
[Allegati] 1 : copia della
lettera prot n 19419-2005
Trasmette copia
della lettera del 6
maggio 2005.
In allegato lettera
contenente i
nominativi dei
dipendenti che
utilizzano i
videoterminali e
l’indicazione del
tempo di impiego
RO15 Il punto fermo a fine frase risulta pleonastico Chiede di essere
assegnato alla Struttura
periferica di Napoli
Chiede di essere
assegnato alla
Struttura periferica di
Napoli.
LE RACCOMANDAZIONI IN PILLOLE PER IL CORRISPONDENTE
RACCOMANDAZIONE ☺ �
RC1 Le intestazioni anagrafiche devono essere formate
da elementi che identifichino il corrispondente
in modo univoco
Bianchi Luca
Bianchi Luca - Roma
Bianchi L.
RC2 Le descrizioni dei corrispondenti devono risultare
il più possibile normalizzate, così da non creare
anagrafiche multiple relative allo stesso
corrispondente. Ulteriori precisazioni per ciascun
corrispondente possono essere inserite in appositi
campi, come [firmatario], [indirizzato a], o
[alla cortese attenzione di]
Comune di Alessandria
[firmatario] Verdi Matteo -
Assessore alla cultura
Assessore alla
cultura del Comune di
Alessandria
RC3 Le denominazioni dei corrispondenti si descrivonoper
esteso, senza preposizioni, abbreviazioni o segni
di punteggiatura e riducendo per quanto possibile
l’uso delle lettere maiuscole
Comune di Parma-
Consiglio comunale
Ai componenti del
Consiglio comunale di
Parma
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RC4 I nomi stranieri si riportano nella lingua originale
e, di norma, non si traducono
Zhang Yimou Zhāng Yìmóu
RC5 I nomi di persona fisica si indicano scrivendo
prima il cognome e poi il nome, senza segni di
separazione
Verdi Matteo Verdi M.
oppure
Verdi, Matteo
RC6 I nomi di persona fisica si indi cano senza
titoli di deferenza o qualificazione del nome
Rossi Matteo ch.mo prof.
Rossi Matteo
RC7 I nomi di struttura si descrivono con l’aggiunta
del relativo acronimo, delle virgolette e dei
numeri eventualmente compresi
Istituto nazionale della
previdenza sociale - INPS -
Sede di Salerno
INPS Salerno
RC8 L’anagrafica degli uffici e degli organi per l’ente
o l’istituto di appartenenza è costituita dalla
denominazione del contesto gerarchico di cui
fanno parte, seguita da quella dell’articolazione
funzionale
Università degli Studi di
Padova - Dipartimento
di ingegneria meccanica -
Consiglio
Consiglio del
Dipartimento di
ingegneria
meccanica
dell'Università degli
Studi di Padova
RC9 Alle amministrazioni centrali dello Stato e alle
regioni possono essere assegnate anagrafiche
multiple; ai comuni e alle province di norma è
assegnata una sola anagrafica
Ministero dell'istruzione,
dell'università e della
ricerca-MIUR- Direzione
generale per l'università, lo
studente e il diritto allo
studio universitario -
[firmatario]
Masia Antonello
– Direttore generale
Ufficio III
Ministero
dell'istruzione,
dell'università e della
ricerca - MIUR -
Dipartimento per
l'università, l'alta
formazione artistica,
musicale e coreutica
e per la ricerca -
Direzione generale
per l'università,
lo studente e il diritto
allo studio
universitario -
[firmatario]
Masia Antonello
– Direttore generale
Ufficio III
RC10 Se sono presenti più denominazioni relative alla
medesima struttura, si indica quella prevalente
Società “Dante Alighieri” “Dante Alighieri”
- Società letteraria
RC11 Se sono presenti più intestazioni o sigilli o ragioni sociali relativi a strutture diverse, si descrive quello
prevalente
RC12 Se un ente o associazione ha più sedi o più
sezioni, si descrive il nome della struttura
principale completo e per esteso con l’aggiunta
della denominazione della sede o della sezione
Associazione nazionale
archivistica italiana -
ANAI - Sezione Umbria
Sezione Umbria
dell’Associazione
nazionale archivistica
italiana
RC13 Se un documento è spedito a quattro o più
destinatari si descrive l’anagrafica completa del
primo con l’aggiunta delle parole “Altri - Elenco
allegato alla minuta” (se sono compresi nel
medesimo documento) oppure “Altri - Vedi
minuta”(se sono decritti in un file word o excel
associato al documento)
Primo destinatario:
Università Ca’ Foscari di
Venezia – Facoltà di
Economia [firmatario] –
Rizzi Dino –Preside
Altri destinatari: Altri –Elenco
allegato alla
minuta
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RC14 Nei documenti a firma plurima si indica, di
norma, solo il primo firmatario leggibile e non
più di tre firmatari
Corrispondente e primo
firmatario: Maurommati
Eleni Altri firmatari:
[firmatario]o[Annotazioni]-
Maurommati Eleni ed altri
–Studenti del master
RC15 I documenti pervenuti con firma illeggibile, privi
di firma o con il mittente non identificato, si
descrivono, a seconda dei casi, con le parole
“Firma illeggibile”, “Firma mancante” o
“Non identificato”
Comune di Salerno
[firmatario]
Firma illeggibile - Dirigente
dell’Area urbanistica
RC16 L'anagrafica di un documento che non comprende alcun elemento utile alla identificazione del
mittente si descrive con la parola “Anonimo”
RC17 L’indirizzo postale si scrive in forma italiana,
inserendo i dati inerenti alla città, alla provincia
e al codice di avviamento postale
Piazza Giuseppe Mazzini,
23 - 27036 Mortara PV
p.za G. Mazzini,
n 23 - Mortara
(PAVIA), 27036
RC18 Le aggregazioni fra strutture si descrivono
riportando per esteso le denominazioni di
ciascuna struttura, seguite dall’eventuale
Acronimo
Istituto nazionale della
Previdenza sociale - INPS -
Istituto nazionale per
l’assicurazione contro gli
infortuni sul lavoro -
INAIL - Cassa
edile mutualità e
assistenza - CEMA - Cassa
edile della provincia di
Pistoia
INPS - INAIL -
CEMA - Cassa edile
di Pistoia (forma
accettata ma
sconsigliata)
RC19 Nei raggruppamenti temporanei di imprese si
registra la società capogruppo
Laut engineering srl
[firmatario] o nel campo
[annotazioni] In RTI in
qualità di capogruppo con
Energy engineering srl,
Studio di ingegneria e
di architetturadi Rossi,
Ponti Giorgio (mandanti)
RC20 Le sigle sindacali riunite si considerano come un
nuovo corrispondente rispetto agli stessi
soggetti non aggregati.
Per evitare ridondanze o prolissità, può essere
consentito, in accordo con il servizio archivistico,
di non sciogliere gli acronimi delle sigle sindacali
(confronta RG3)
Confederazione generale
italiana del lavoro -
CGIL - Confederazione
italiana sindacati dei
lavoratori - CISL -
Unione italiana
del lavoro - UIL
- [firmatario] Rossi Luca -
Responsabile della
segreteria unificata
RSU - FLC -
CGIL - CISL -
UIL – PA - UR
[firmatario]Rossi Luca
– Responsabile della
segreteria unificata
(forma accettata ma
sconsigliata)
RC21 Le strutture dipendenti da altre si descrivono
solo se significative
Comune di Rivoli
[firmatario]Verdi Giovanni
-Responsabile
della farmacia
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RC22 Nei documenti in materia di contenzioso bisogna distinguere il vettore dall’autore del documento.
Il corrispondente di un documento giudiziario o stragiudiziale può essere l'autorità giudiziaria,
il legale di una delle parti in causa o il ricorrente/attore stesso.
Il vettore del documento non sempre coincide con il corrispondente.
RC23 Si devono evidenziare i riferimenti ai corrispondenti che utilizzano la posta elettronica, anche desumendo
i dati dalle informazioni di contesto o da quelli precedentemente dichiarati dal corrispondente
RC24 Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso improprio della carta intestata
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Bibliografia
1) CNIPA, Proposta di schema per il Manuale di Gestione.
2) «Modello di Manuale di gestione del protocollo informatico -versione 2.0 del 31 dicembre 2011
- redatto dall’Azienda ULSS n. 16 di Padova».
3) Progetto AURORA - www.unipd.it/archivio/progetti/aurora.
4) AIPA, GEDOC 2, Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi
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5) AIPA - GEDOC, Studio di prefattibilità sul sistema di gestione dei flussi di documenti, 24 febbraio 1997.
6) Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione, La metodologia per la definizione di piani di
classificazione in ambiente digitale, a cura di E. Aga Rossi e M. Guercio, Roma, 2005.
7) M. GRANDI, G. LONGOBARDI, S. PIGLIAPOCO, M.P. GIOVANNINI, G. BUTTI, Il protocollo informatico
nella Pubblica Amministrazione, a cura di D. Piazza, Maggioli Editore, marzo 2003.
8) Università degli studi di Padova, Trieste e Bologna e Istituto Universitario di Architettura di
Venezia, Manuale di Gestione del protocollo informatico, versione 1.1 del 10 luglio 2001.
9) Regione Marche, Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione
dell’archivio dei Comuni – FDRM, Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l’archivio dei
Comuni.
10) P. MARIOTTI, Le politiche di sicurezza delle informazioni, Università degli Studi di Siena, Facoltà di
Ingegneria, Dipartimento di Ingegneria delle Informazioni, Progetto Sicurnet.
11) M. GUERCIO, La gestione elettronica dei documenti e la tenuta degli archivi, Principi generali e
requisiti archivistici – La gestione integrata dei documenti nella pubblica Amministrazione.
12) G. PENZO DORIA, La linea dell’arco – Criteri di redazione di titolari di classificazione.
13) Provincia Bologna, Progetto DOCAREA, Modello di manuale di gestione dei documenti conforme al
DPCM 31 ottobre 2000, versione 0 rev. 3, luglio 2003.
14) Provincia Bologna, Progetto DOCAREA, Regolamento generale per gli archivi comunali, versione 0 –
rev. 1.
15) Comune di Fabriano (Provincia di Ancona), Manuale di gestione dei flussi documentali e del protocollo
informatico, versione 1.0 del 11-12-2003.
16) Comune di Fabriano (Provincia di Ancona), Allegati al Manuale di gestione dei flussi documentali e del
protocollo informatico, versione 1.0 del 11-12-2003.
17) Comune di Mirabello Sannitico (Provincia di Campobasso), Regolamento per la tenuta del
protocollo e dell’archivio - manuale per la gestione del protocollo informatico, 2004.
18) G. PERONDI, Manuale di gestione e conservazione dei documenti, Progetto Archivio-Protocollo
Camera di commercio di Lodi, versione 1.2 giugno 2003.
19) Regione Marche, Dipartimento Affari Istituzionali e generali, Scuola di Formazione del Personale
Regionale, Tecniche per la elaborazione di un modello organizzativo e archivistico idoneo alla gestione
informatica dei documenti e schema di riferimento per la elaborazione del manuale di gestione dei
documenti.
20) Ministero della salute, Manuale di gestione del protocollo informatico, bozza 15 luglio 2003.
21) Area Organizzativa Omogenea sede ACI, Manuale di gestione del protocollo informatico, versione a
cura del Servizio Patrimonio e della Direzione Sistemi Informativi.
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
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22) Istituto Nazionale per il Commercio Estero, Manuale di gestione elettronica dei documenti,
versione 1.3 del 30 ottobre 2003, bozza.
23) Agenzia del Territorio, Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali ed archivi-Bozza per
discussione versione light, a cura dalla Direzione Centrale O.S.I. - Ufficio Organizzazione, edizione
giugno 2003.
24) Comune di Cariati (Provincia di Cosenza), Regolamento per la tenuta del protocollo e dell’archivio
manuale per la gestione del protocollo informatico.
25) Comune di Castiglione Casentino (Provincia di Cosenza), Manuale di gestione del Protocollo
informatico, novembre 2003.
26) Distretto scolastico 53, Istituto Tecnico Industriale Statale “Augusto Righi” di Taranto, Manuale di
gestione del protocollo informatico.
27) Amministrazione Provinciale di Piacenza, Manuale di gestione dei documenti conforme al DPCM 31
ottobre 2000 – bozza, Piacenza 25.02.2002.
28) Comune di Giulianova Marche (Provincia di Macerata), Disposizioni per la gestione del protocollo
informatico.
29) Manuale di Gestione del protocollo informatico della Comunità Montana del Catriae Nerone.
30) L. RICCIOTTI, Protocollo Informatico e Gestione dei Flussi documentali - Manuale di gestione, versione
1.0, Comune di Macerata.
31) Manuale di gestione del protocollo informatico della Camera di commercio industria artigianato e
agricoltura di Torino, versione 1.0 del 31 ottobre 2003.
32) S. CAMPAGNA, Manuale di Gestione del Protocollo Informatico dei Flussi documentali e degli Archivi,
Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Prato, versione 1.0 del 31-12-2003.
33) Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Alessandria, Manuale di gestione del
protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, versione 1.0 del 22-12-2003.
34) Comune di Agevola (Provincia di Napoli), Manuale di Gestione Protocollo Informatico.
35) Comune di Argenta (Provincia di Ferrara), Settore Segreteria Affari Generali Sviluppo Economico -
U.O.C. Protocollo, Manuale di gestione del protocollo.
36) Comune di Cavarzere (Provincia di Venezia), Manuale di gestione dei documenti del Comune di
Cavarzere.
37) Comune di Chiavari (Provincia di Genova), Manuale di gestione del Protocollo, dei flussi documentali e
degli archivi.
38) Comune di Colorno (Provincia di Parma), Manuale di gestione del Protocollo e dei flussi documentali.
39) Comune di Breda di Piave (Provincia di Treviso), Manuale di gestione del Protocollo informatico e del
servizio archivistico comunale, 30-12-2003.
40) Comune di Foligno (Provincia di Ancona), Manuale di gestione ed archiviazione dei documenti del
Comune di Foligno.
41) R. GRAZIANI, Manuale di gestione dei documenti, Comune di Gallio (Provincia di Vicenza), 21-11-2003.
42) Comune di Modena, Regolamento generale del Servizio Archivio del Comune di Modena.
43) Comune di Momo (Provincia di Novara ), Manuale di gestione del Protocollo.
44) Comune di Montagnana (Provincia di Padova), Manuale di gestione del Protocollo – Archivio.
45) Comune di Montecatini Terme (Provincia di Pistoia), Regolamento per la tenuta del Protocollo
Generale, l’organizzazione e la gestione dell’Archivio Storico, Corrente e di Deposito, 28-03-02.
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46) Comune di Omegna (Provincia di Verbania), Manuale di gestione del protocollo informatico, 31-10-
2000.
47) Comune di Ostellato (Provincia di Ferrara), Manuale di gestione dei documenti.
48) Comune di Ninnai (Provincia di Cagliari), Regolamento per la gestione del protocollo informatico e dei
flussi documentali, 30-09-2002.
49) Comune di Terricola (Provincia di Pisa), Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi
documentali e degli archivi, a cura del gruppo di lavoro Rete Archivistica Provinciale di Pisa, dicembre
2003.
50) Comune di Imperia, Settore Informatica e Servizi Demografici, Manuale di gestione del Protocollo
informatico.
51) Comune di Perugia, Manuale di gestione del Protocollo informatico.
52) Comune di Viareggio (Provincia di Lucca), Servizio Organizzazione del Personale e Servizi Informativi,
Regolamento per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali del Comune di
Viareggio.
53) Comune di Baceno (Provincia di Verbania), Protocollo informatico – manuale di gestione.
54) Comune di Cumiana (Provincia di Torino), Protocollo informatico – manuale di gestione e
conservazione dei documenti, 18-03-2004.
55) Comune di Novate Milanese (Provincia di Milano), Regolamento per la gestione del protocollo e
dell’archivio, 28-11-2000.
56) Comunità Montana dell’Appennino Faentino (Provincia di Ravenna), Manuale di gestione del
protocollo, dei flussi documentale e degli archivi.
57) Comune di Civitanova Marche (Provincia di Macerata), Disposizioni per la gestione del protocollo
informatico.
58) Provincia di Macerata, Manuale di gestione del flussi documentali e del protocollo informatico,
versione 1.0.
59) Comune di Pisa, Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi.
60) RUPAR Puglia, Guida al protocollo informatico.
61) Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei
Comuni, Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l’archivio dei Comuni.
62) Linee guida per la conservazione e lo scarto della documentazione conservata presso le istituzioni
scolastiche della provincia autonoma di Trento.
63) Provincia Caserta, Manuale di gestione del Protocollo Informatico ASL CE/2 di Aversa.
64) Azienda Ospedaliera di Parma, Manuale di gestione del protocollo informatico, Parma.
65) Azienda Ospedale Università San Martino di Genova, Manuale di gestione del Protocollo
Informatico, Genova.
66) Istituto Giannina Gaslini, Ospedale Pediatrico, Manuale di gestione, versione 1.0, Genova, 16-12-03.
67) Manuale di gestione del Protocollo informatico dell’Università degli Studi di Trieste, Trieste.
68) Università degli Studi del Sannio, Manuale di gestione del protocollo informatico.
69) F. TROMBONE, Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali, Università degli Studi di
Napoli, Napoli.
70) Università degli Studi di Pavia, Manuale di gestione del protocollo informatico, Pavia, 23-07-2003.
71) Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio
storico per l’Amministrazione Centrale dell’Università Ca’ Foscari di Venezia, Venezia.
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Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino
Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]
C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.
72) UNIONCAMERE, Comitato tecnico scientifico per gli archivi delle Camere di Commercio,
Sottocommissione per la revisione delTtitolario d’archivi, Titolario di classificazione dei documenti
d’archivio delle Camere di Commercio, dicembre 2000.
73) Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei
Comuni, Piano di classificazione (Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani.
74) Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura Prato, Massimario di selezione - Manuale di
gestione del protocollo informatico.
75) Soprintendenza Archivistica per la Toscana, Massimario di scarto per i comuni – 2002.
76) S. GUIATI, Massimario di selezione e conservazione della provincia di Pisa, Pisa.
77) Province dell’Emilia Romagna, Bozza di modello diTtitolario per le province.
78) Provincia di Cosenza, Titolario di classificazione degli atti.
79) Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell’Emilia Romagna, Proposta di titolario di
classificazione degli atti Progetto Archivio - Protocollo.
80) Gruppo di lavoro Direzione generale per gli Archivi del Ministero per i beni e le attività culturali e della
ASL “Salerno 2”, Titolario di classificazione per gli archivi delle AA.SS.LL. e le AA.OO.
81) Università e Amministrazione centrale, Titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale.
82) “Regolamento del sistema archivistico di ateneo” in Bollettino ufficiale UNI-FI, anno II - N. 5 - Maggio
2003.
83) Università degli Studi di Padova, Titolario di classificazione per le strutture didattiche, di ricerca e di
servizio previste dallo statuto.
84) Università degli studi di Trieste, Titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale 25-10-2000.
85) Progetto DOCAREA, Modello di Titolario per le province, versione 0, rev.1, dicembre 2003.