Maurizio Duse, docente e consulente ICT, si occupa soprattutto di assistenza alle aziende nella realizzazione di progetti di miglioramento organizzativo, in particolare nelle aree Project Management, Business Intelligence e CRM (Customer Relationship Management).
E’ socio e presidente del Collegio Provinciale di ANIP (Ass. Albo Nazionale Informatici Professionisti). E’ uno dei docenti accreditati dall’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), di cui è membro del
C.D.; è iscritto al Registro dei C.T.U. per il Tribunale Ordinario di Venezia.
Ha già pubblicato i seguenti volumi: Banca e Office Automation, Il Sole24Ore Libri (1995); L’Azienda per progetti, Franco Angeli (1998); il libro educativo per bambini Tommy, il computer che racconta come funziona, Gi-Bi Edizioni (1998); Insegnare l’informatica in azienda, Franco Angeli (2001), Il CRM Strategico, Franco Angeli (2009), Rime per il nuovo Golem, Youcanprint, 2014, Come si usa il CRM, Youcanprint_2014. L’autore può essere contattato all’indirizzo email: www.maurizioduse.com oppure tramite i siti: www.maurizioduse.com - www.crm-specialist.net Per maggiori informazioni sull’utilizzo aziendale di un CRM potete far riferimento al volume:
Come si usa il CRM – edizioni Youcanprint (www.youcanprint.it)
1) Andare su Internet Explorer (o su un qualsiasi altro browser internet) e digitare, sulla barra dell’indirizzo, il link della pagina iniziale di SugarCRM, ad esempio:
http://www.nomedelsitodelsitodelcrm.it
(a volte SuiteCRM viene installato su una cartella all’interno del sito es.: http://www.ilmiosito.it/suitecrm) 2) Inserire il nome utente e la password che Vi sono state fornite dall’amministratore del crm 3) Premere il pulsante “Login”.
Videata “Home” La prima videata che apparirà automaticamente all’utente dopo l’accesso al CRM è la videata “Home”, dove sono riassunti, in modo automatico, tutte le attività più importanti:
- le telefonate (“Chiamate”) arrivate per me e registrate da qualche altro collega oppure dei promemoria;
- le telefonate che dovrò fare; - le ultime riunioni fatte o da fare (o alle quali sono stato invitato); - gli ultimi clienti inseriti o semplicemente visualizzati (o sui quali ho fatto degli inserimenti di
dati); - eventuali compiti (cose da fare/pro-memoria) da svolgere.
Tutti i riquadri contenuti nella “Home” (si chiamano “dashlet”) sono personalizzabili posizionando il mouse sulla barra del nome e poi premendo, in alto a destra di ogni riquadro, il simbolo di una piccola penna.
Che provocherà l’apertura di una apposita finestra dove potrò indicare le mie preferenze di visualizzazione di quel particolare oggetto. Ad esempio, se si desidera visualizzare, nel riquadro “Le mie Chiamate” tutte le telefonate pianificate o non effettuate bisognerà selezionare – col mouse, tenendo il tasto “Ctrl” premuto – i vari elementi che, una volta “cliccati” diventeranno di colore blu.
8 2) si aprirà la finestra “Nuova Attività”, inserirne l’Oggetto, la durata, il luogo e gli altri elementi desiderati (azienda, assegnazione, pro-memoria …)
3) scendere più in basso nella videata, usando la tendina scorrevole, per poter salvare l’appuntamento , visualizzare la propria agenda o (vedi immagine successiva) per invitare dei colleghi (o altri contatti del CRM);
N.B.: Mentre o dopo aver inserito un incontro/appuntamento è anche possibile invitare dei colleghi (o dei contatti) allo stesso appuntamento (seguire la numerazione presente nell’immagine qui sopra). La procedura notificherà automaticamente ai colleghi/contatti la notizia ed essi potranno rispondere accettando o declinando l’invito.
Tutti gli appuntamenti inseriti appariranno nella “Home” dell’utente (e degli eventuali colleghi “invitati” all’appuntamento/riunione; quest’ultimi avranno anche la possibilità di accettare o respingere la propria partecipazione con degli appositi pulsantini posti sulla parte destra del dashlet).
Un appuntamento può essere inserito direttamente dalla scheda di un cliente (a cui viene associato in automatico), premendo, nella parte centrale della scheda Aziende/Clienti (o Contatto), nel sottopannello “Attività”, il pulsante a discesa e selezionare “Nuova riunione”.
La stessa cosa si può fare anche per chiamate (telefonate: “Nuova chiamata”), compito (“Nuovo compito”), note o archiviazione documenti pertinenti al cliente (“Nuova nota o allegato”) oppure e-mail.
Archiviazione di un documento Normalmente nelle Organizzazioni aziendali, per l’archiviazione di note o documenti, si opera nel seguente modo:
a) archiviazione di note, relazioni o documenti COMMERCIALI/MARKETING specifici su un certo Cliente
L’inserimento di questi documenti va effettuato dalla scheda cliente “Aziende” (per il suo utilizzo si veda più avanti), con la funzione “Nuova nota o Allegato”.
Si aprirà una finestra più completa dove sarà possibile inserire gli estremi del documento e, mediante il tasto “Sfoglia”, inserire e memorizzare del CRM il file del documento stesso (Word, Excel, Pdf, Txt, immagini, foto, ecc.).
b) archiviazione di note, relazioni e documenti generici, pertinenti ad una Opportunità
L’inserimento di questa tipologia di documenti andrà effettuata tramite la scheda “Documenti” premendo, direttamente dalla scheda Offerta, nel sottopannello “Documenti”, il tasto “Nuovo documento”
e compilando, in modo molto simile a quello esposto nel caso precedente, i vari campi (sono obbligatori solo quelli contrassegnati da un * asterisco rosso) e allegando il file premendo il tasto “Sfoglia”.
Il documento sarà automaticamente allegato (e disponibile) sia nel sottopannello “Documenti” della relativa offerta, che nella scheda principale “Documenti” presente nel menu del CRM (vedi immagine sotto)
Ricerca di un nominativo (valida sia per la scheda “Aziende” che per “Contatti”)
1) Selezionare la scheda di riferimento
2) Selezionare il pulsante a forma di “Filtro” 3) selezionare il tipo di ricerca (“Filtro Rapido” oppure “Filtro Avanzato”) il campo sul quale fare la
ricerca (es.: nome) e introdurre la parola da ricercare (nel caso di dubbio inserire la parola da ricercare tra due %, es.: %Rossi% per cercare tutti i clienti che nella ragione sociale contengano il nome “Rossi”)
L’elenco delle Aziende riporterà solo quelle che corrispondono alla ricerca fatta. PER ANNULLARE UNA RICERCA E VISUALIZZARE NUOVAMENTE TUTTE LE AZIENDE PREMERE IL
TASTO “X” a fianco dell’attuale filtro (vedi immagine)
E’ anche possibile usare il campo “CERCA” (ricerca su tutte le schede) presente in alto a destra del menu.
Inserimento di un cliente potenziale (o di un contatto)
1) andare nella scheda “Aziende” (o “Contatti”) 2) selezionare, indifferentemente, “Nuova Azienda” , dal menu in alto a sinistra, oppure premere il
pulsante “Crea” in alto a destra
3) inserire i dati conosciuti di quel cliente (o contatto) (obbligatorio solo il nome) 4) riempire tutti gli altri campi noti 5) premere il tasto “Salva”
Inserimento di un Contatto aziendale dalla scheda Aziende (una persona conosciuta all’interno dell’azienda cliente)
1) Dalla scheda del cliente (Azienda), in modalità lettura (subito dopo della ricerca), andando in basso tra i “sottopannelli”, trovare quello “Contatti”
2) Se il contatto è stato già inserito precedentemente sulla scheda “Contatti” premere il tasto “Seleziona” e scegliere il nome del contatto (usando prima “filtro” e poi “seleziona”)
3) Altrimenti premere il pulsante “Crea” per inserire il nuovo contatto
