Manuale Utente AlexPro AV (Avvocati) V2008.1.1.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi

Guida Operativa AlexPro

Manuale d'uso del Software Guida Operativa AlexPro di Gestione Studio Professionale. © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi

lunedì 1 febbraio 2010

Guida Operativa AlexProSoftware di Gestione Studio Professionale

by El Saidi Software di Karim El Saidi

Questo manuale è dedicato agli utenti del Software AlexProper la Gestione dello Studio Professionale.

Altre informazioni, lezioni multimediali e guide passo passosono disponibili nella Guida Online consultabile direttamentedall'applicativo e sulle diverse pubblicazioni su internet;come ad esempio nel BLOG di AlexPro: blog.alexpro.it

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Stampato nel mese di: febbraio 2010

Il presente manuale è relativo alla Versione 2008.0.0 di AlexPro





4

Indice

Introduzione 0

Part I Installazione 12

Part II Attivazione del Software 25

Part III Come Iniziare 28

Part IV L'Interfaccia di AlexPro 31

................................................................................................................................... 321 Spazio di Lavoro

................................................................................................................................... 352 Scorciatoie da Tastiera

................................................................................................................................... 383 Ricerca delle Informazioni

................................................................................................................................... 414 Ricerca Contestuale

................................................................................................................................... 435 Visualizzazione Personalizzate

Part V Gestione delle Pratiche 49

................................................................................................................................... 501 La Scheda Anagrafica delle Pratica

................................................................................................................................... 592 Chi può Creare le Pratiche

................................................................................................................................... 593 Creare una Pratica da Modello

................................................................................................................................... 594 Sotto Schede della Pratica

.......................................................................................................................................................... 61Sezione Riferimenti

.......................................................................................................................................................... 64Sezione Dettagli

.......................................................................................................................................................... 65Sezione Scadenze

.......................................................................................................................................................... 68Sezione Registrazioni

.......................................................................................................................................................... 73Sezione Fatture

.......................................................................................................................................................... 77Sezione Parti

.......................................................................................................................................................... 79Sezione Documenti

.......................................................................................................................................................... 82Sezione Statistiche

.......................................................................................................................................................... 83Sezione Tariffe

.......................................................................................................................................................... 87Sezione Note

................................................................................................................................... 885 Modificare e Aggiornare la Pratica

................................................................................................................................... 896 Cancellare una Pratica

................................................................................................................................... 907 Chiudere una Pratica

................................................................................................................................... 918 Cambiare lo Stato della Pratica

................................................................................................................................... 929 Cercare le Pratiche

................................................................................................................................... 9310 Gestire le Parti di una Pratica

................................................................................................................................... 9511 Cambio Cliente

................................................................................................................................... 9712 Campi Aggiuntivi Personalizzati

................................................................................................................................... 9813 Pratiche Ferme

Part VI Gestione dei Contatti 101

................................................................................................................................... 1011 La Scheda Anagrafica

................................................................................................................................... 1152 Chi può Creare i Contatti

Contents

5


................................................................................................................................... 1153 Modificare la scheda "Contatto"

................................................................................................................................... 1154 Eliminare la scheda "Contatto"

................................................................................................................................... 1155 Importazione dei Contatti da Outlook Express

................................................................................................................................... 1196 Importazione dei Contatti da Altre Fonti

................................................................................................................................... 1197 Esportazione dei Contatti in Outlook

................................................................................................................................... 1228 Esportazione dei Contatti in Excel

................................................................................................................................... 1229 Esportazione dei Contatti in altri Formati

................................................................................................................................... 12210 Impostazione Lingua

................................................................................................................................... 12511 Dati di Identificazione per L'Antiriciclaggio

................................................................................................................................... 12712 Individuare o Cercare un Contatto

Part VII Lavorare con l'Agenda 130

................................................................................................................................... 1311 L'Agenda

................................................................................................................................... 1372 L'Agenda e Outlook

................................................................................................................................... 1393 Compiere una scadenza

................................................................................................................................... 1434 Dall'Agenda alla Parcella

................................................................................................................................... 1445 Modificare una scadenza

................................................................................................................................... 1456 Spostare una scadenza

.......................................................................................................................................................... 145Illustrazione Multimediale

................................................................................................................................... 1457 Eliminare una scadenza

................................................................................................................................... 1468 Calcolare una Data

................................................................................................................................... 1489 Ottimizzazione del lavoro

.......................................................................................................................................................... 148Scadenze per Più Pratiche

.......................................................................................................................................................... 150Scadenze per Più Persone

.......................................................................................................................................................... 153Scadenze Ricorrenti

................................................................................................................................... 15410 Gestione delle Macro Scadenze

Part VIII Lavorare con La Tariffa 158

................................................................................................................................... 1591 La Tariffa della Professione

................................................................................................................................... 1602 Creare Nuove Voci di Tariffa

................................................................................................................................... 1653 Modificare una Voce di Tariffa

................................................................................................................................... 1654 Eliminare una Voce di Tariffa

................................................................................................................................... 1665 Tipologie delle Voci di Tariffa

................................................................................................................................... 1676 Rapporto Tariffa e Valore della Pratica

................................................................................................................................... 1677 Gli Acconti

................................................................................................................................... 1688 La Tariffa a Tempo

................................................................................................................................... 1779 Le Macro Tariffa

................................................................................................................................... 17910 Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

................................................................................................................................... 18211 Caratteristiche Avanzate delle Voci

................................................................................................................................... 18512 Rapporto Tariffa e Operatore

................................................................................................................................... 18713 Tariffa Rivalutabile

................................................................................................................................... 18814 Rapporto Tariffa e Cliente

................................................................................................................................... 18815 Traduzione delle Descrizioni delle Voci



6

................................................................................................................................... 19016 Tariffa Personalizzata

Part IX Lavorare con Le Procedure 199

................................................................................................................................... 2001 Che cos'è una Procedura

................................................................................................................................... 2002 Chi può Gestire le Procedure

................................................................................................................................... 2003 Le Procedure dell'Agenda

................................................................................................................................... 2054 Procedure Semplici

................................................................................................................................... 2055 Procedure Composte

................................................................................................................................... 2086 Le Procedure e Outlook

................................................................................................................................... 2097 Le Procedure e le Festività

Part X Gestione degli Operatori 212

................................................................................................................................... 2131 Chi può Gestire gli Operatori

................................................................................................................................... 2132 Gestione Operatori

................................................................................................................................... 2203 Livelli di Accesso al Programma

................................................................................................................................... 2204 Classifica degli Operatori

................................................................................................................................... 2215 Disattivare la Scheda di un Operatore

................................................................................................................................... 2226 Eliminare la Scheda Operatore

................................................................................................................................... 2237 Dettaglio Contatto

................................................................................................................................... 2248 L'Operatore e Outlook

Part XI Anagrafiche e Tabelle 227

................................................................................................................................... 2281 Livelli Sconto e Maggiorazione

................................................................................................................................... 2312 Mezzi di Comunicazione

................................................................................................................................... 2343 Materie

................................................................................................................................... 2364 Tipi Pratiche

................................................................................................................................... 2405 Lingue

................................................................................................................................... 2436 IVA

................................................................................................................................... 2457 Stati Pratiche e Scadenze

................................................................................................................................... 2478 Gruppi Operatori

................................................................................................................................... 2499 Casse e Banche

................................................................................................................................... 25010 Condizioni di Pagamento

................................................................................................................................... 25311 Ruoli Amministrativi

................................................................................................................................... 25712 Modelli Documenti

Part XII Gestione dei Documenti 261

................................................................................................................................... 2621 Collegare Documenti alle Pratiche

................................................................................................................................... 2652 Incorporare Documenti nelle Pratiche

................................................................................................................................... 2673 Automazione Documenti

................................................................................................................................... 2684 Ricerca dei Documenti

................................................................................................................................... 2715 Come Creare un Modello di Documento

.......................................................................................................................................................... 272Modello Interno

.......................................................................................................................................................... 275Modello Microsoft Word

Contents

7


................................................................................................................................... 2776 Come Creare un Documento da Modello

................................................................................................................................... 2807 Copia e Spostamento del Documento

................................................................................................................................... 2818 Nota di Iscrizione a Ruolo

.......................................................................................................................................................... 281Operazioni Preliminari

.......................................................................................................................................................... 285Preparazione della nota

.......................................................................................................................................................... 287Domande Frequenti

................................................................................................................................... 2899 AlexPro4Word

.......................................................................................................................................................... 290Installazione AlexPro4Word

.......................................................................................................................................................... 293Lavorare con AlexPro4Word

................................................................................................................................... 29410 AlexPro4Outlook

.......................................................................................................................................................... 295Installazione AlexPro4Outlook

.......................................................................................................................................................... 297Lavorare con AlexPro4Outlook

................................................................................................................................... 30111 AlexPro4Excel

.......................................................................................................................................................... 302Installazione AlexPro4Excel

Part XIII Anagrafe Fatture / Proforma e NC 307

................................................................................................................................... 3081 Visualizzazione e Reperimento

................................................................................................................................... 3122 La Scheda Anagrafica

................................................................................................................................... 3183 Come Eliminare un Documento

Part XIV Registrazioni / Parcellazione 321

................................................................................................................................... 3221 Registrazione delle Prestazioni

................................................................................................................................... 3372 Registrazione del Tempo

................................................................................................................................... 3423 Come Modificare una Registrazione

................................................................................................................................... 3424 Come Eliminare una Registrazione

................................................................................................................................... 3435 Registrazioni per più Pratiche

Part XV Preparazione e Stampa Fatture 347

................................................................................................................................... 3531 Parametri di Selezione

................................................................................................................................... 3552 Fattura Non Soggetto I.V.A.

................................................................................................................................... 3553 Acconti

................................................................................................................................... 3554 Nota Spese

................................................................................................................................... 3555 Esempi di stampe

Part XVI Stampe e Consultazioni 362

................................................................................................................................... 3631 Stampa Agenda

................................................................................................................................... 3742 Stampa Pratiche

................................................................................................................................... 3853 Stampa Lista Corrente

................................................................................................................................... 3874 Stampa Scheda Corrente

................................................................................................................................... 3885 Stampa Prima Nota Cassa

................................................................................................................................... 3906 Stampa Rapporti

................................................................................................................................... 4007 Stampa Ricavi

................................................................................................................................... 4138 Analisi Clienti

................................................................................................................................... 4159 Stampa Anagrafe Contatti



8

................................................................................................................................... 41710 Stampa Voci della Tariffa

................................................................................................................................... 41811 Stampa Tabelle

................................................................................................................................... 41812 Stampa Solleciti

Part XVII Strumenti e Impostazioni 424

................................................................................................................................... 4251 Calcola Acconto

................................................................................................................................... 4272 Allineamento Agenda con Outlook

................................................................................................................................... 4313 Calcolatore Termini

Part XVIII Amministrazione AlexPro 433

................................................................................................................................... 4331 Impostazione dei Solleciti

................................................................................................................................... 4362 Impostazione del Calendario

................................................................................................................................... 4383 Gestione Licenze

................................................................................................................................... 4404 Manutenzione e Utilità

.......................................................................................................................................................... 442Apri e Esegui Script

.......................................................................................................................................................... 444Apri query analyzer

.......................................................................................................................................................... 446Operazioni sulle registrazioni

......................................................................................................................................................... 447Cancellazione delle Registrazioni

......................................................................................................................................................... 449Ripristino Fatturato

......................................................................................................................................................... 450Cambio Cliente

......................................................................................................................................................... 451Copia Registrazioni

......................................................................................................................................................... 452Cambio Responsabile

......................................................................................................................................................... 453Ricalcolo

......................................................................................................................................................... 455Cambio Voce

......................................................................................................................................................... 456Modifica Stato

.......................................................................................................................................................... 457Verifica Agenda

.......................................................................................................................................................... 458Cancellazione Scadenze

.......................................................................................................................................................... 460Cancellazione Contatti Duplicati

.......................................................................................................................................................... 461Azzera file temporaneo

................................................................................................................................... 4625 Variazione tariffa

................................................................................................................................... 4646 Importazione ed Esportazione Dati

.......................................................................................................................................................... 465Importazione Contatti da Outlook

.......................................................................................................................................................... 469Importazione Dati da Altre Fonti

.......................................................................................................................................................... 472Importazione Dati da Il Sole 24 Ore

.......................................................................................................................................................... 475Importazione Dati da Quick Organizer

.......................................................................................................................................................... 479Aggiunta Tabella Tariffa Professionale

.......................................................................................................................................................... 481Esportazione Dati

................................................................................................................................... 4847 Gestione Utenti e Aree di Lavoro

.......................................................................................................................................................... 485Gestione Utenti (versioni precedenti 2008.0.3)

.......................................................................................................................................................... 487Gestione Filiali / Studi Multipli

................................................................................................................................... 4918 Dati Studio ed Impostazione Fattura

.......................................................................................................................................................... 492Personalizzazione della Fattura

.......................................................................................................................................................... 501Impostazione per altre Lingue

.......................................................................................................................................................... 504Impostazione Dati dello Studio

.......................................................................................................................................................... 504Impostazione del Logo

................................................................................................................................... 5079 Opzioni Comuni

.......................................................................................................................................................... 509Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange

.......................................................................................................................................................... 513Tipi e Colori di Font

.......................................................................................................................................................... 515Numerazione Pratiche

.......................................................................................................................................................... 517Impostazioni delle Cartelle

Contents

9


.......................................................................................................................................................... 520Definizione Ruoli delle Parti

.......................................................................................................................................................... 524Sezione TelePro

................................................................................................................................... 52510 Opzioni Autocomposizioni

.......................................................................................................................................................... 534Caso pratico

Part XIX Utilità e Funzioni Supplementari 537

................................................................................................................................... 5381 Controllo ortografico

................................................................................................................................... 5392 Esportazione Dati Visualizzati

................................................................................................................................... 5413 Atto di Precetto

................................................................................................................................... 5454 Lavorare su più Server

................................................................................................................................... 5475 File Impostazioni di Configurazione

Part XX Domande frequenti 551

................................................................................................................................... 5521 Registrazioni Duplicate

................................................................................................................................... 5532 Cambio Cliente di una pratica

................................................................................................................................... 5533 Fatture e Proforma dell'anno precedente

................................................................................................................................... 5544 Copia locale del documento

................................................................................................................................... 5555 Errori di scrittura sulle cartelle

................................................................................................................................... 5576 Errore nel filtro testo

................................................................................................................................... 5577 Errori e Messaggi SQL server

Part XXI Domande e Risposte 561

................................................................................................................................... 5611 Domande e Risposte sull'Agenda

................................................................................................................................... 5642 Domande e Risposte su Aggiornamento Online

................................................................................................................................... 5643 Domande e Risposte su Componenti Office

Part XXII Manutenzione e Aggiornamenti 567

................................................................................................................................... 5681 BackUp e Ripristino Archivi

................................................................................................................................... 5722 Trasferimento o Copia Archivi

................................................................................................................................... 5733 Aggiornamenti OnLine

.......................................................................................................................................................... 574Installazione Utilità di Aggiornamenti

.......................................................................................................................................................... 581Avviamento dell'Aggiornamento

Part XXIII Note di rilascio delle versioni 593

................................................................................................................................... 5931 Versione 2008.1.1

................................................................................................................................... 5972 Versione 2008.1.0

................................................................................................................................... 5973 Versione 2008.0.99

................................................................................................................................... 5984 Versione 2008.0.98

................................................................................................................................... 5995 Versione 2008.0.97

................................................................................................................................... 6006 Versione 2008.0.96

................................................................................................................................... 6007 Versione 2008.0.9

................................................................................................................................... 6048 Versione 2008.0.5/6/7/8 2008

................................................................................................................................... 6059 Versione 2008.0.3/4 2008

................................................................................................................................... 60610 Versione 2008.0.1 Febbraio 2008



10

................................................................................................................................... 60811 Versione 2008 Gennaio 2008

................................................................................................................................... 61012 Versione 3.7.1 Dicembre 2007

................................................................................................................................... 61213 Versione 3.6.7 Maggio 2007

................................................................................................................................... 61314 Versione 3.6.4 - Marzo 2007

................................................................................................................................... 61315 Versione 3.6.3 - Febbraio 2007

................................................................................................................................... 61416 Versione 3.6.2 Gennaio 2007

Part XXIV Risoluzione Problemi 618

................................................................................................................................... 6191 Connessione al Server

................................................................................................................................... 6222 Come disabilitare il UAC in Windows VISTA

................................................................................................................................... 6253 Più Barre AlexPro4Word in Word

................................................................................................................................... 6264 Componenti Aggiuntivi per Office

Indice 627

Capitolo

IInstallazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi12

1 Installazione

All’inserimento del CD nel lettore sarà avviata la procedura guidata per l’installazione del

Software AlexPro, come nella seguente figura:

Per Installare su Windows VISTA Professional disabilitare la UAC (Controllo di

accesso utente): vedi Come disabilitare il UAC in Windows Vista

Installazione Server

SQL Server è il motore che gestisce i dati di AlexPro sul computer centrale. Questa

fase è la prima che deve essere eseguita, anche per l’installazione in monoutenza.

Installazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 13

La fase “Installazione Strumenti Server”, presente nel Menù del CD, deve essere avviata dopo l’

installazione di SQL Server sullo stesso computer.

Alla fine dell’installazione sarà eseguita, automaticamente, la procedura di creazione dei dati

di AlexPro come di seguito illustrata. Ad ogni caso, questa procedura può anche essere avviata

manualmente dal menù Start di Windows selezionando “Programmi -> El Saidi Software ->

AlexPro -> Creazione Database AlexPro“

Il campo “nome del Server” fa riferimento al computer sul quale è stato installato SQL Server.

Se l’installazione di SQL Server è stata eseguita dal cd originale di AlexPro, i parametri di

connessione al server, e quelli per la creazione del database sono i seguenti:


Nome Server: nome_del_pc\alexpro

User ID: sa

Password: ap92071sa

Database: Alexpro

In caso di utilizzo di un Server SQL già esistente, fare riferimento ai dati di autenticazione

utilizzati per accedere. Spuntare la casella “Avanzate” per impostare tali dati

Installazione Client

L’installazione “Client” si riferisce all’installazione del programma AlexPro sulle varie

postazioni di lavoro. Effettuare tale installazione su tutti i computer che utilizzeranno

AlexPro.

Attivazione del Software

All’avvio di AlexPro sarà richiesta l’attivazione del software come da figura seguente

Installazione


Fare click sul pulsante “Invia Richiesta” – la richiesta di attivazione sarà visualizzata tramite

una pagina Web, come da figura seguente

Indicare, nella pagina Web, il nome esatto dello studio così come indicato nella fattura di

acquisto; l’indirizzo valido di posta elettronica sul quale si desidera ricevere la chiave di

attivazione ed eventuali note e fare click sul pulsante “Richiedi Attivazione”

Riceverà la chiave di attivazione tramite email sull’indirizzo indicato al più presto possibile. Il

servizio di attivazione è disponibile dal Lunedì al venerdì dalle 09.00 alle 18.00

ALL’ARRIVO DELLA RISPOSTA:

§ Salvare il file allegato sul computer (desktop/penna usb e/o altra locazione);

§ Fare clic sul tasto “(2) Inserisci da File” e selezionare il file salvato per attivare il software

Installazione AlexPro4Word

· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.

· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione


· Selezionare "Installazione Client"

· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Word"

· Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura), fare click sul pulsante quadrato grande

per avviare l’installazione.

Installazione


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Installazione AlexPro4Outlook




· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Outlook"

Installazione


Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato

grande per avviare l’installazione.



Installazione AlexPro4Excel



Installazione



· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Excel"





Installazione


Vedi anche:


Domande Frequenti

- Installo SQL Server 2000 ma mi compare il messaggio “Impossibile aprire il pacchetto di

installazione..” che faccio?

- Significa che esiste già una precedente installazione di SQL Server. Passare direttamente all’

installazione dei Componenti Server.

- Dopo aver installato il server, i componenti server e ho eseguito la fase di creazione del

database Non trovo l'icona di AlexPro sul Desktop!

- Infatti, non deve apparire l'icona di AlexPro sul Desktop finché non viene installata, anche, la

parte chiamata "Client". L'installazione del Client su un Server NON è necessaria per il

funzionamento del server; si può installare la parte "Client" sul Server solo se il Server viene

utilizzato ANCHE come postazione di lavoro.


Capitolo

IIAttivazione del Software



2 Attivazione del Software

Attivazione del Software AlexPro e delle aggiunte per Word,Outlook ed Excel

All’avvio di AlexPro sarà richiesta l’attivazione del software:

Fare clic sul pulsante “Copia Dati”;

Creare un nuovo messaggio di posta elettronica indirizzato ad [email protected];

a) Nel campo oggetto del messaggio, scrivere “Attivazione Software AlexPro” b) Nel corpo del messaggio premere i seguenti due tasti contemporaneamente: Ctrl+V e

saranno incollati i dati relativi alla licenza da attivare;

c) Inviare il messaggio; d) Riceverà, a mezzo e-mail, una risposta con un file allegato che permette di attivare il

software (si può ricevere anche lo stesso file che contiene l’attivazione per più postazioni); e) IL FILE ALLEGATO ALLA EMAIL DI RISPOSTA NON DEVE ESSERE APERTO MA SALVATOf) Salvare il file allegato sul computer (desktop, documenti, penna usb e/o altra locazione);


g) Fare clic sul tasto “Inserisci da File” e selezionare il file salvato per attivare il software

Per chiudere la finestra di attivazione senza attivare nello stesso momento il software fare clic

su ‘Annulla’ (Si potrà eseguire l’attivazione in un secondo momento, una volta ricevuta la

chiave).

I dati di attivazione inviati saranno validi anche dopo una eventuale re-installazione

del sistema operativo mentre saranno richiesti nuovamente a seguito di una nuova

formattazione. In caso si voglia trasferire una licenza ad un altro computer è

necessario eliminare dapprima la licenza dagli strumenti di amministrazione di

AlexPro e poi attivare la nuova postazione come descritto sopra.

Capitolo

IIICome Iniziare


3 Come Iniziare

Al primo avvio di AlexPro®, sarà proposto il nome dello Studio come "Utente

Amministratore" e senza alcuna password. Fare clic sul pulsante "OK" per accedere

ad AlexPro ed iniziare

Al primo avvio di AlexPro®, sarà proposto il nomedello Studio. Accedere senza alcuna password. Fareclic sul pulsante "OK" per accedere ad AlexPro ed

iniziare

Prima di iniziare:

AlexPro® si basa sui seguenti elementi, in tutta la procedura:

a. schede anagrafiche degli operatori dello Studio (almeno uno deve essereinserito);

b. schede anagrafiche delle voci della tariffa (Le Voci di tariffa professionaledi base sono fornite con il Software);

c. schede anagrafiche dei Clienti (chiamati Contatti);

d. una o più Pratiche per ogni cliente;

e. schede anagrafiche delle attività "Procedure di agenda".

Per iniziare ad inserire prestazioni e spese:

Vedi: Registrazione delle Prestazioni

Per iniziare ad inserire adempimenti, scadenze ed udienze:

Vedi: L'Agenda

Per configurare e personalizzare AlexPro®:

Questa fase è necessaria prima di iniziare a preparare per le stampe delle fatture:

Come Iniziare


Dati Studio ed Impostazione Fattura

Personalizzazione della Fattura

Impostazione per altre Lingue

Impostazione Dati dello Studio

Impostazione del Logo

Per stampare una Fattura / Proforma / Nota Credito o Nota Spese:

Vedi: Stampa Fatture

Vedi anche:

Per maggiori dettagli sulla gestione degli Utenti, vedi “Gestione Operatori”.


Capitolo

IVL'Interfaccia di AlexPro

L'Interfaccia di AlexPro


4 L'Interfaccia di AlexPro

Indice della SezioneSpazio di Lavoro

Scorciatoie da Tastiera

Ricerca delle Informazioni

Ricerca Contestuale


4.1 Spazio di Lavoro

Barra del Menù Classico

Menù accessibile con il puntatore del mouse o attraverso combinazione tra il tasto Alt e la

lettera sottolineata nel menù. Questo menù contiene tutte le fasi del programma ed è

suddiviso come segue:

Voci Permanenti:

· Gestione

· Anagrafe

· Stampe

· Visualizza

· Inserisci

· Strumenti

· Finestre

· ?

Voci di contesto:

· Documenti

· Azioni



Barra degli Strumenti (Menù Rapido)


Barra del Menù Laterale

Sezione Anagrafiche

Sezione Attività



Sezione Stampe

La sezione stampe contiene i pulsanti necessari per effettuare le seguenti stampe :

· Anteprima e stampa della fattura, proforma, nota di credito e nota spese.

· Anteprima e stampa dell'agenda

· Anteprima e stampa dei rapporti sulle prestazioni registrate

· Anteprima e stampa elenchi delle pratiche secondo diversi criteri di ricerca

· Anteprima e stampa analisi statistici sul fatturato

· Anteprima e stampa solleciti di pagamento

· Anteprima e stampa analisi delle attività svolte e della situazione complessiva del cliente.

Barra di Stato

La barra di stato indica la data del giorno e il numero dei record contenuti nella lista.

4.2 Scorciatoie da Tastiera

Tasti Funzione Icona del Menù

F1 Guida in linea

Maiuscolo+F1 Guida rapida di contesto

F2 Modifica

F3 Visualizza l'elenco delle Pratiche Aperte


F4 Zoom - Ricerca

Alt+F4 Chiudere AlexPro

Ctrl+F4 Chiudi Scheda

Ctrl+Maiuscolo+F4

Chiudi tutte le schede aperte

F5 Visualizza l'elenco dei Contatti

F6

F7 Salva

Maiuscolo+F7 Controllo ortografico

Ctrl+F7 Salva e Chiudi

F8 Apri la scheda della Pratica (Solo invisualizzazione Agenda)

F9 Apri la scheda del Contatto (Solo invisualizzazione Agenda)

F10 Accede al menù

F11

F12

Ctrl+G Grassetto (Solo nei campi abilitati perla formattazione)

Ctrl+I Corsivo (Solo nei campi abilitati per laformattazione)

Ctrl+S Sottolineato (Solo nei campi abilitatiper la formattazione)

Maiuscolo+CANC

Elimina

Ctr+Maiuscolo+F12

Stampa Fattura / Proforma / NotaSpese

Ctrl+Maiuscolo+A

Nuova Scheda Contatto

Ctrl+Maiuscolo+C

Stampa Fattura / Proforma / NotaSpese



Ctrl+Maiuscolo+D

Nuovo documento Vuoto

Ctrl+Maiuscolo+E

Converti a Euro

Ctrl+Maiuscolo+M

Nuova Pratica da modello

Ctrl+Maiuscolo+N

Nuovo

Ctrl+Maiuscolo+O

Apri

Ctrl+Maiuscolo+P

Nuova Pratica

Alt+Ctrl+R Nuova prestazione per più pratiche

Ctrl+Maiuscolo+R

Nuova Prestazione / Spese

Ctrl+Maiuscolo+V

Nuova Voce di tariffa

Ctrl+Maiuscolo+Z

Nuova Scadenza (Udienza /Adempimento)

Alt+Ctrl+Z Nuova Scadenza per più pratiche

Ctrl+1 Seleziona Procedura D'Udienza Disponibile soloin gestioneAgenda

Ctrl+2 Seleziona una procedura di tipo "Adempimento"

Disponibile soloin gestioneAgenda

Ctrl+3 Seleziona una procedura composta ditipo "Udienza"


Ctrl+4 Seleziona una procedura composta ditipo "Adempimento"



4.3 Ricerca delle Informazioni

Tecniche e metodi per la ricerca delle informazioni

AlexPro® include una serie di tecniche e metodi per la ricerca delle informazioni, attraverso

due tipi di barre di interrogazione.

La barra di ricerca delle informazioni

1. Barra di ricerca, illustrata nella seguente figura, sarà presente in tutte le liste, ad eccezione

delle liste delle parcelle, delle registrazioni e quelle dell’agenda. Per distinzione, sarà

chiamata “Barra di Ricerca Libera”

Barra di ricerca libera

2. Barra di ricerca, illustrata nella seguente figura, sarà incontrata nelle liste delle Fatture,

delle Registrazioni delle Prestazione e dell’Agenda. Per distinzione, sarà chiamata “Barra di

Ricerca Guidata”.

Barra di ricerca delle Fatture e delle Registrazioni delle Prestazioni

Barra di Ricerca dell'Agenda

La Barra di Ricerca Libera:

Attraverso questo tipo di barra di ricerca, l’utente può effettuare delle ricerche su un solo

campo della lista correntemente aperta.

Ad esempio, la ricerca di tutti i contatti nella provincia “VT”, oppure tutte le pratiche

aperte dopo il 25/03/2004.



La Barra di Ricerca Guidata:

Attraverso questo tipo di barra di ricerca, l’utente può effettuare delle ricerche limitate nel

tempo con un secondo parametro di limitazione (il campo “Stato”).

Ad esempio, la ricerca di tutte le scadenze della settimana, limitata a quelle “non

effettuate”, oppure di tutte le fatture emesse nel mese corrente, limitata a quelle non

ancora incassate.

Inoltre, la barra di ricerca complessa, contiene un pulsante intitolato “Trova” che permette di

effettuare delle ricerche complesse su più campi e con più valori.

Ad esempio, la ricerca di tutte le scadenze che soddisfino un complesso criterio, come il

seguente:

· Scadenze effettuate;

· Tra il 15/03/2004 e il 21/06/2004;

· Eseguite da un determinato Operatore;

· Relativamente ad una determinata Pratica;

· Che contengano una determinata frase nella loro Descrizione.

La Struttura della barra di ricerca Aperta

Le modalità di ricerca con la barra Aperta

Per trovare, ad esempio, una Pratica che contiene nel suo campo “Oggetto” la parola

“Consulenza”:

· Selezionare dalla lista “Ricerca” l’elemento “Oggetto”;

· Selezionare dalla lista successiva l’elemento “Contiene”;

· Introdurre la parola “Consulenza” o una parte di essa; ad esempio “Consul”;

· Fare click sul pulsante <Esegui>.

Le Pratiche trovate, che contengono la parola o la frase specificata, saranno visualizzate

nell’elenco. Per aprire una scheda dall’elenco, cliccare due volte sulla riga corrispondente

oppure una sola volta sull' icona “Apri” .


L’utilizzo dei caratteri Jolly nella ricerca

I caratteri cosiddetti “Jolly”, sono:

· Il segno della percentuale %;

· Il trattino di sottolineatura _;

· Il segno matematico ^;

· Le parentesi quadre [ ].

L’utilizzo dei caratteri “jolly” permette di effettuare ricerche specifiche, secondo un modello

particolare di composizione. I seguenti esempi illustrano l’utilizzo di tali caratteri:

· Il simbolo “%” significa “Tutto”; quindi, cercando i contatti nella “Città” che “Contiene” “%

ie%” , verrebbero visualizzati tutti i contatti nella città di Rieti, Chieti e Siena.

· Il Simbolo della sottolineatura indica un carattere qualsiasi nella posizione dove esso si trova.

Per cercare, quindi, una serie di pratiche il cui codice contenga “04V” come quinto, sesto e

settimo carattere, rispettivamente, si può introdurre la ricerca come segue: Il campo Codice

Inizia con ____04V e fare clic su <esegui>. Il risultato includerà tutte le Pratiche il cui

codice abbia come quinto carattere “0”, sesto “4” e settimo “V”.

· Il simbolo “^” indica l’esclusione, quindi la ricerca delle città il cui nome sia così composto

“__e[^t]”, significa tutte le città il cui nome contenga la lettera “e” nella terza posizione,

ma non contenga la lettera “T” nella quinta. Il risultato sarà: Brescia, Blera, Amelia,

Treviso ecc., ma non “Rieti” in quanto il quarto carattere è la lettera “T”.

· La ricerca di tutte le pratiche il cui codice “Inizi con” “[^0-9]”, significa tutte le pratiche il

cui “Codice” non inizi con i numeri da 0 a 9 e viceversa.

Nota Bene: Questi esempi sono espressi solo a scopo illustrativo, per spiegare

l’utilizzo degli strumenti di ricerca.




4.4 Ricerca Contestuale

Dovunque si trova un riferimento ad uno dei seguenti elementi:

· Contatto,

· Pratica,

· Voce di Tariffa,

· Procedura di Scadenza

Sarà presente un meccanismo di ricerca contestuale, nel quale sono disponibili i seguenti

elementi:

· Un campo per il dato da selezionare con sfondo di color giallo

· Icona singola di un binocolo, oppure una con il binocolo e un'altra con una pagina bianca. La

prima serve per avviare la ricerca mentre la seconda è per l'introduzione di un nuovo dato.

Per individuare un nominativo di un contatto:

· Introdurre una parte qualsiasi del nominativo

· Fare clic sulla icona "Zoom"

· Selezionare il nominativo dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"

Metodo di ricerca tramite il pulsante "Trova" o "Zoom"

Per individuare una Pratica

· Introdurre una parte qualsiasi dell'Oggetto o del Codice della Pratica


· Selezionare la Pratica dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"


Per individuare una Procedura

· Introdurre una parte qualsiasi della descrizione o del Codice della Procedura


· Selezionare la Procedura dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"




4.5 Visualizzazione Personalizzate

Obiettivo:

L'obiettivo di questa fase è quello di dare la possibilità all'utente di AlexPro di personalizzare le

liste di visualizzazione in un mondo compatibile con il suo gusto e esigenze.

La personalizzazione delle visualizzazioni potrà essere applicata sugli elenchi di visualizzazione

dei dati in AlexPro:

· elenchi di visualizzazione delle anagrafiche o delle registrazioni, come ad esempio l'elenco

delle Pratiche, l'elenco dei contatti e l'elenco delle voci di tariffa,

· le liste di visualizzazione incluse all'interno delle schede anagrafica, come ad esempio la

lista delle registrazioni nella scheda anagrafica della pratica.

Liste di visualizzazione incluse nelleschede anagrafiche

Come funziona:

Personalizzare una lista comprende:

· lo spostamento delle colonne da un posto ad un altro,

· il ridimensionamento della larghezza di ciascuna colonna,

· il ridimensionamento dell'altezza delle righe,

· la formattazione di dati inclusi in ogni colonna,

· l'allineamento dei dati inclusi in ogni colonna,

· il tipo e la dimensione del carattere (font) che sarà utilizzato per visualizzare i dati nella

lista,

· e la possibilità di escludere dalla visualizzazione una o più colonne.

per spostare una colonna da una posizione ad un'altra:

· fare un clic, con il pulsante sinistro del mouse, sul titolo della colonna come è illustrato nella

seguente figura,


· lasciare il pulsante sinistro del mouse e, poi, fare un secondo clic tenendo premuto il

pulsante sinistro,

· trascinare la colonna selezionata verso la posizione desiderata e lasciare il pulsante del

mouse.

Come ridimensionare la larghezza della colonna:

· avvicinare il puntatore del mouse verso il divisore destro che separa la colonna dalla colonna

seguente,

· il puntatore del mouse assumerà una forma diversa della freccia bianca e sarà simile ad una

barra verticale con due frecce che puntano verso destra e sinistra,

Ridimensionare la colonna

· tenere premuto il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso sinistra per diminuire la

larghezza della colonna oppure verso destra per aumentare tale larghezza,

· lasciare il pulsante sinistro del mouse.

Come ridimensionare l'altezza della riga

· avvicinare il puntatore del mouse verso il divisore inferiore che separa la riga dalla riga

seguente,

· il puntatore del mouse assumerà una forma diversa della freccia bianca e sarà simile ad una

barra orizzontale con due frecce che puntano verso l'alto e verso il basso,



Ridimensionare la riga

· premere, e tenere premuto, il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso l'alto o verso un

basso per ottenere l'altezza desiderata della riga, e lasciare quindi il pulsante del mouse.

Come cambiare il formato di visualizzazione di dati contenuti nelle liste:

· fare clic con il pulsante destro del mouse sulla lista da personalizzare,

· selezionare la voce personalizza visualizzazione corrente,

· dalla finestra seguente, chiamata "personalizzazione della visualizzazione", individuale la

colonna desiderata e cambiare il formato dalla colonna "formato",

· si può inoltre modificare la modalità di allineamento dalla colonna "allineamento"

selezionando "sinistra", "destra" o "centrato",

· per escludere la colonna dalla vista disattivare la rispettiva casella nella colonna " visibile ",

o viceversa,

· dal quadro " tipo di carattere da utilizzare in tutte le liste ", selezionare il nome del

carattere desiderato e le dimensioni del carattere,

· fare clic sul pulsante " Ok ".


Come cambiare il formato di visualizzazione di dati contenuti nelleliste




Capitolo

VGestione delle Pratiche

Gestione delle Pratiche


5 Gestione delle Pratiche

Indice della Sezione

Creazione di Nuove Pratiche

Chi può Creare le Pratiche

Creare una Pratica da Modello

Sotto Schede della Pratica

Sezione Riferimenti

Sezione Dettagli

Sezione Scadenze

Sezione Registrazioni

Sezione Fatture

Sezione Parti

Sezione Documenti

Sezione Statistiche

Sezione Tariffe

Sezione Note

Modificare e Aggiornare la Pratica

Cancellare la Pratica

Chiudere una Pratica

Cambiare lo Stato della Pratica

Cercare le Pratiche

Gestire le Parti di una Pratica

Cambio Cliente

Campi Aggiuntivi Personalizzati


5.1 La Scheda Anagrafica delle Pratica

Come Arrivare:

· Clic sul menu laterale "Pratiche"

· Clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti in alto per creare una nuova pratica,

oppure

· Individuare la pratica tramite le modalità di ricerca disponibili e fare clic sul pulsante "Apri"

La scheda anagrafica

La scheda anagrafica della pratica è composta, inizialmente (al momento dell'inserimento) da

tre sezioni:

1. La sezione "Generale" per l'inserimento dei dati di base2. La sezione "Riferimenti" per l'inserimento dei riferimenti giudiziali3. La sezione "Note" per introdurre e gestire

I campi obbligatori da compilare sono:

· il campo Cliente, · il campo "Responsabile" e "Titolare", se esistono più di un operatore

nella tabella "Operatori",· il campo "Studio" in caso di gestione multistudio



Descrizione dei campi da compilare:

Il campo “Codice o Numero”:

Un codice alfanumerico (unico ed irripetibile) che identifica la pratica. Il valore di questo

campo, può essere inserito direttamente dall’Utente, oppure lasciato vuoto per essere

creato automaticamente da AlexPro. (Facendo clic sul pulsante , il programma suggerisce il

codice successivo). L’Utente è libero di stabilire il criterio di codifiche delle pratiche; tutti i

caratteri sono ammessi, ad eccezione dei seguenti: (%,?,’,*).

Il codice della pratica rappresenta una chiave per la ricerca della pratica in tutte le fasi del

programma (Prestazioni, Agenda, Fatturazione, Stampe ecc.), ma non è l’unica chiave. La

pratica potrà essere ricercata comunque attraverso altri elementi, come il nome del Cliente, il

nome della Controparte, l’Oggetto, ecc. Descrizione delle icone che si trovano a destra del campo "codice":

Il campo “Data apertura”:

Rappresenta la data di apertura della pratica. Questo campo potrà essere compilato

manualmente, quindi introducendo giorno/mese/anno, oppure attraverso la scelta dal

calendario abbinato al campo, facendo clic sul pulsante a destra .

Il campo “Cliente”:

Corrisponde al nominativo del Cliente principale nella pratica. Sarà comunque possibile inserire

altri nominativi, una volta creata la scheda della nuova pratica.

Introdurre una parte della denominazione del Cliente e fare clic sul pulsante "Zoom" ,

(oppure premere il tasto [F4]) per selezionare il nominativo dall'elenco dei contatti). Per

introdurre un nuovo nominativo, invece, fare clic sul pulsante "Nuovo" posizionato a destra

della casella di testo.


Il campo “Controparte”:

Questo campo è denominato "Controparte" nella figura precedente; ciononostante l'utente può

selezionare un ruolo diverso da attribuire al nominativo introdotto in questo campo.

Le regole (di selezione o introduzione) precedentemente menzionate per quanto concerne il

campo Cliente, si applicano anche sul presente campo, salvo il fatto che la compilazione di

questo campo non è obbligatoria.

La gestione di questo campo permette i seguenti vantaggi:· La possibilità di ricerca delle pratiche attraverso il nome della

Controparte;

· Il controllo sul conflitto d’interesse all’inserimento di una nuova

pratica: (AlexPro avvisa l’utente qualora il cliente della pratica sia

stato precedentemente trattato come Controparte o viceversa).

· La possibilità di stampare le liste delle pratiche nelle quali è coinvolta

una certa Controparte.

Per poter selezionare un ruolo diverso per il nominativo introdotto, fare clic sul pulsante e

selezionare



Il campo “Corrispondente”:

Il Corrispondente rappresenta l’Avvocato che ha consegnato la pratica allo Studio, oppure colui

che cura la pratica dello Studio presso il suo in un’altra città. Questo campo rappresenta un

riferimento di un terzo nella gestione della pratica ed ha una importanza notevole nelle

ricerche e nelle statistiche gestionali.

Le regole precedentemente menzionate per quanto concerne il campo Cliente, si applicano sul

campo Corrispondente, salvo che questo campo non è obbligatorio.

Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il

nome del Corrispondente o una parte di esso.

Fare clic sul pulsante (oppure premere il tasto [F4]) per avere l'elenco dei Corrispondenti e

fare doppio clic su quello desiderato per inserirlo nel campo.

Fare clic sul pulsante per scegliere tra i diversi campi:

N.B: Per inserire altre parti relative alla pratica, vedi: Sezione Parti

Campo “Oggetto”:

E' un campo che riassume la Pratica stessa (come ad esempio "risarcimento danni", "recupero

crediti" "sinistro stradale" ecc...). Nella presenza del nome della Controparte, AlexPro

suggerisce automaticamente il nome della pratica nel formato "Nome del Cliente / Nome della

Controparte"; in caso contrario, è l’utente che introduce l’oggetto della pratica.

Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il

loro oggetto o una parte di esso.

Campo “Descrizione”:È un campo descrittivo aggiunto all’oggetto e potrà essere utilizzato appunto per descrivere al

meglio la pratica.

Durante la compilazione di questo campo, l’utente può selezionare la formattazione del

carattere e del paragrafo a piacere. Per maggiori informazioni sulla formattazione e sul

controllo ortografico, vedi i capitoli “Formattazione del Testo” e “Il Controllo Ortografico”.


Campo “Procedimento”:

Nel secondo campo basta fare clic sul pulsante "Zoom" per selezionare il procedimento

dall'elenco.

Campi “Responsabile” e “Titolare”:

Il Responsabile è il professionista che cura principalmente una pratica all'interno dello Studio.

Il Titolare, invece, è il responsabile della gestione della pratica oppure colui che l’ha acquisita.

Il professionista titolare della pratica, sarà proposto nella fase di fatturazione come titolare

della fattura. Inoltre, questi due campi potranno essere utilizzati sia nella ricerca delle

pratiche che nelle stampe delle analisi e delle statistiche.

Per assegnare un Responsabile o un Titolare ad una pratica è necessario inserire prima le

schede anagrafiche Operatori, poi sarà sufficiente fare clic sul pulsante a destra per avere

l'elenco completo.

Campo “Valore (Euro)”:

Rappresenta il valore monetario della pratica. Tale campo viene utilizzato da AlexPro per

l’applicazione delle tariffe a scaglioni nella fase Prestazioni.

Campo “Livello”:

Il livello è inteso come livello di difficoltà della pratica. Per assegnare un livello ad una

pratica, introdurre il codice del livello, oppure fare clic sul pulsante "Zoom" (in alternativa

premere il tasto [F4]) per selezionare dall'elenco dei Livelli.

Per maggiori informazioni sulla gestione dei livelli, vedi Anagrafe Livelli.

Campo “Posizione”:

Tale campo è inteso come ubicazione fisica della pratica, ma potrà essere utilizzato

liberamente dall’utente per altri scopi.

Il campo Posizione rende più rapida e facile la ricerca e l’individuazione della pratica sia a

livello fisico che a livello logico. Non esiste una tabella da gestire relativa alle posizioni, ma è

un campo da gestire manualmente introducendo parole o codici che abbiano significato

particolare per l’utente stesso: ad esempio, I0115 potrà essere un codice che indica che la

pratica si trova nel primo piano, stanza 01 scaffalatura 15.

Campo “Tipo”:

La tabella Tipi Pratiche dovrà essere compilata prima di assegnare un Tipo ad una pratica.

Il campo Tipo Pratica corrisponde ad una sua tipologia definita dall’utente stesso, quindi non ci

sono peculiarità standard da applicare. Il Tipo delle pratiche può essere, ad esempio:

stragiudiziale, collegio sindacale oppure pareri, consulenza periodica ecc. Il Tipo della pratica

non dovrebbe essere confuso con la Materia della pratica.

L’utilizzo del campo Tipo è finalizzato al raggruppamento delle pratiche sotto tipologie

diverse. Tale raggruppamento sarà di grande utilità nelle fasi di stampa, di analisi gestionali e

analisi del fatturato.

Inoltre, il Tipo definisce l’azione da fare all’apertura di una qualsiasi pratica di tale modello,

in forma di scadenza o di registrazione di attività e spesa.



Il Tipo, inoltre, consente di gestire informazioni relative ad esso inerenti. Ad esempio, una

pratica di tipo “incidente stradale”, potrà gestire campi d’informazioni relative al luogo del

sinistro, al nome della compagnia assicurativa, ai dati delle polizze assicurative e così via;

mentre una pratica di tipo “recupero crediti”, potrà gestire campi d’informazioni relative al

totale, alla tipologia e all’età del debito. I campi di input personalizzati nella pratica vengono

stabiliti nella scheda anagrafica del tipo della pratica.

Per assegnare un Tipo ad una pratica, selezionare quello desiderato facendo clic sul pulsante

; per introdurne uno nuovo, fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic

su <Aggiungi>.

Per maggiori Informazioni, vedi il capitolo Tabelle Tipi.

Campo “Materia”:

Il campo Materia si riferisce ad una delle materie trattate dallo Studio (ad esempio Diritto

Internazionale, Proprietà Intellettuale, Controversie Civili, ecc).

Per assegnare una Materia ad una pratica, fare clic sul pulsante ; per introdurne una nuova,

fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic su <Aggiungi>.


La compilazione di questo campo è facoltativa, ma ha importanza nell’analisi del fatturato e

delle prestazioni in generale, dove è possibile ottenere statistiche relative alle prestazioni,

oppure al fatturato classificato per materia.

Elenco “Studio / Filiale”:

Questo campo sarà attivo solo se:

· si utilizza l'Edizione Enterprise o l'Edizione Standard con l'opzione "Multi-Studio",



· è stata attivata la gestione "Studi Multipli" dall'Amministrazione di AlexPro

La selezione dello Studio o della Filiale da questo elenco attribuisce la titolarità della Pratica

allo Studio selezionato.

Di conseguenza:

· Avranno diritto di accesso a questa Pratica solo gli Utenti appartenenti allo Studio

selezionato (vedi: Gestione Utenti)

· La Pratica può essere fatturata solo dallo Studio selezionato e da operatore

appartenente a tale Studio

· Le Fatture, le Proforma e le Note Credito avranno un numero progressivo autonomo

relativo allo Studio selezionato

· Le attività in agenda, le registrazioni finanziarie ed i documenti relativi a questa Pratica

saranno visibili solo agli utenti appartenenti allo Studio selezionato

Vedi anche: Gestione Utenti

Campo “Ultima Parcella”:

È un campo gestito automaticamente da AlexPro ed è riservato al numero, al tipo e alla data

dell’ultima parcella emessa relativa alla pratica in corso di visualizzazione. Questo campo,

quindi, non è modificabile dall’utente.

Campo “Prossima Udienza”:

è un campo di solo lettura e viene automaticamente aggiornato da AlexPro e rappresenta la

data della prossima (o l'ultima) udienza inserita nell'agenda.

Campo “Data di Chiusura”:

Tale campo dovrà essere attivato e compilato (inserendo la data della chiusura della pratica),

al momento dell’archiviazione della pratica stessa. Attivando il campo Data di Chiusura, si

porta la pratica dall’elenco delle pratiche aperte all’elenco delle pratiche chiuse. Una pratica

chiusa non è più fatturabile, nè gestibile attraverso le fasi Prestazioni e Scadenze.

All’attivazione del campo “Data di Chiusura”, AlexPro effettuerà una verifica ed avviserà

l’utente in caso di esistenza di prestazioni o spese non ancora fatturate. Una pratica chiusa può essere riaperta disabilitando il campo data di chiusura.


Area“Revisione”:

Alcune pratiche potranno essere soggette a revisione perché si trovano in uno stato di fermo

per un lungo tempo. In ambienti lavorativi vasti, con un grande numero di professionisti e di

pratiche, la pianificazione delle revisioni potrebbe essere fondamentale. (vedi anche “Pratiche

Ferme” e “Stampa Pratiche raggruppata per Revisore”).

Il campo “Revisione” rappresenta lo stato di revisione della pratica, sia fisicamente che a

livello informatico. Lo stato di revisione della pratica ha due possibili valori:1. Da revisionare: in questo caso, si dovrebbe selezionare il revisore dall’elenco;2. Revisionate: in questo caso, viene indicato il revisore e la data di revisione.




5.2 Chi può Creare le Pratiche

L'utente amministratore o un utente con restrizioni potranno inserire modificare e cancellare

le schede anagrafiche delle pratiche. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti vedi

operatori e gestione utenti

L'utente standard non ha la facoltà né di inserire né di modificare o cancellare le schede

anagrafiche delle pratiche.

5.3 Creare una Pratica da Modello

Come creare una pratica modello

La creazione di una nuova scheda anagrafica della pratica comporta la compilazione di diversi

campi, come ad esempio il responsabile, il titolare, lo studio, la materia, il tipo e l'oggetto. Se

la tua attività comporta la creazione di pratiche standard, che condividono le stesse

impostazioni, puoi utilizzare "I Modelli" per creare facilmente e velocemente nuove pratiche

basate su tali modelli.

Come creare un modello:

Apri una la scheda anagrafica di una Pratica già compilata che rappresenta in pieno il modello

desiderato 1. Clicca sulla icona "modifica" 2. Clicca sulla linguetta "Riferimenti" 3. In fondo alla sezione "Riferimenti", spunta la casella "Utilizza questa pratica come modello" 4. Assegna un nome indicativo per il modello 5. Salva la modifica cliccando sull'icona "Salva e chiudi"

Come creare una pratica basata su un modello:

1. Dal menù "Gestione" seleziona "Nuovo" 2. Seleziona "Pratica da modello" 3. Seleziona il modello e clicca su "Seleziona" 4. La scheda anagrafica della pratica ora è già compilata 5. Assegnare il nome del cliente e compila la scheda anagrafica della Pratica

5.4 Sotto Schede della Pratica

La scheda anagrafica della pratica è organizzata in diverse sotto schede per facilitare la

gestione e la consultazione dei dati e delle attività ad essa relativi; (vedi immagine). Le sotto

schede sono anche chiamate "Sezioni" e "Linguette".

La sezione "Generale" contiene i dati anagrafici elementari della pratica. La gestione di tale

sezione è spiegata nell'articolo "Creazione di Nuove Pratiche". Per ogni successiva sezione è

stato dedicato un articolo, come meglio di seguito dettagliato.


Le sotto schede (sezioni) della scheda anagrafica "Pratica"

Riferimenti

Dettagli

Scadenze (Udienze e Adempimenti)

Registrazioni

Fatture

Parti

Documenti

Statistiche

Tariffe

Note

· Alcune sotto schede non saranno visibili agli "Operatori Standard" e agli

"Operatori con Restrizioni"

· Alcune sotto schede non saranno visibili se l'edizione del software acquistato non

contiene le caratteristiche adatte;

Vedi anche

Operatori

Gestione Utenti



5.4.1 Sezione Riferimenti

Sezione Riferimenti

Riferimenti giudiziali:

Sezione riferimenti Autorità, Sezione, Giudice e numero di ruolo

Come selezionare l'autorità giudiziale


Dati del procedimento:

Come attivare la selezione guidata dell'autorità giudiziale

Campo “Posizione Assistito”

Tale campo si riferisce alla posizione che ha l'assistito nella pratica in questione.

Campo “Tipo Procedimento”

Può essere una Citazione, un Ricorso o nessuno dei due.

Il campo “Grado”

Per selezionare il grado di processo, ad esempio: primo grado, appello ecc.

Il Campo “Autorità”:

In questo campo potranno essere introdotte le informazioni attraverso una procedura guidata

per la selezione dell'autorità competente da una banca dati precompilata in AlexPro.

Selezionare la regione, il comune e poi l'ufficio di competenza.

Campo “Sezione”:

Tale campo fa riferimento alla sezione specifica dell'autorità competente. selezionare la

sezione dall'elenco oppure, se necessario, introdurre una nuova sezione attraverso il pulsante

"nuovo" situato a destra del campo in questione.

Campo “Ruolo”:

Indicare, in questo campo, il numero di ruolo attribuito al fascicolo di causa.



Campo “Giudice”:

Indicare, in questo campo, il nome del giudice istruttore inerente la pratica.

Elenco “Tabella Tariffa”:

È una lista che contiene le diverse tabelle tariffarie applicabili. La selezione di una tabella

tariffaria, insieme ad una valore determinato o indeterminato della Pratica, abilita lo

scaglionamento del valore della prestazione in fase di parcellazione.

La selezione di una tabella e l’introduzione del valore della pratica, sono elementi obbligatori

qualora l’utente volesse quantificare i valori dei diritti e degli onorari, automaticamente,

secondo la tariffa professionale.

Campo “Codice Unificato”:

Solo nel caso di gestione congiunta della pratica con altri studi o altri professionisti esterni e se

tale gestione comporta lo scambio di parcelle tra gli studi coinvolti, sarà necessario introdurre

un codice unico della Pratica, che la contraddistingue fra le parti. Questo campo è

fondamentale per l’emissione e/o l’accettazione di fatture elettroniche (eBill o eInvoice). Lo

stesso codice, deve essere utilizzato da entrambi gli studi che trattano la stessa Pratica,

mentre il Codice o Numero della Pratica sarà utilizzato all’interno di ogni Studio.

Nota sui riferimenti:

L’autorità giudiziale, il nome del giudice ed il numero di ruolo, di solito,

non sono noti al momento dell’apertura della pratica; perciò, tali campi

vengono compilati dopo un po’ di tempo. Nel frattempo, alcune scadenze

ed adempimenti relativi alla pratica potranno aver preso luogo. Al

momento della compilazione di uno o più di questi campi, AlexPro chieder

à all’utente se le scadenze (a venire) inserite precedentemente dovranno

essere automaticamente modificate per evidenziare tali informazioni. In

caso di risposta positiva, AlexPro modificherà, automaticamente i dati

relativi al giudice, all’autorità e al numero di ruolo per tutte le scadenze

a venire. Lo stesso meccanismo si attiva ad ogni modifica apportata ad

uno o più di questi tre campi.



5.4.2 Sezione Dettagli

Sezione “Dettagli”:

L’obiettivo di questa sezione è quello di gestire i campi informativi aggiuntivi creati dall'utente

stesso ed associati ai vari tipi di pratica.

Oltre ai campi standard forniti da AlexPro, l’utente può aggiungere campi personalizzati alla

scheda anagrafica della Pratica. Tali campi, sono gestiti tramite la tabella “Tipi Pratica”

Questa sezione non è visibile in due casi:1. durante l’inserimento di una nuova pratica;2. Se la Pratica non appartiene ad alcun “Tipo”, o se il Tipo Pratica non ha “Campi

Personalizzati dall’Utente”

Per maggior dettaglio sui “Tipi delle Pratiche” vedi:

Tabella Tipi Pratica




5.4.3 Sezione Scadenze

Sezione "Agenda"

La sezione "Agenda", mostra un elenco di tutte le udienze e gli adempimenti relativi alla

Pratica in corso, già effettuati o ancora da effettuare.

Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia

visualizzata:

Questo esempio fa riferimento a tutte le sotto schede

presenti nell'anagrafica della Pratica e del Contatto.

Alternative:

· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse

selezionando "Ordina per"

· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic

sulla riga interessata.

· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e

selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.

Descrizione delle voci di menù "Altre operazioni"


· la voce "Apri" sta per aprire il record selezionato nella griglia,

· la voce "Nuovo" apre a sua volta una serie di voci di menù per l'introduzione di

quanto segue:

· "Registrazione", per introdurre una registrazione di Parcella

· "Scadenza", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi adempimenti

nell'agenda di AlexPro

· "Fattura / Parcella Proforma", per iniziare la preparazione per la stampa della

fattura o della proforma di parcella,

· "Pratica", per introdurre una nuova scheda anagrafica per una nuova "Pratica",

· "Pratica da modello", per introdurre una nuova Pratica basandosi su un modello

di Pratica esistente,

· "Contatto", per introdurre una nuova scheda anagrafica per un nuovo "Contatto",

· "Voce / Tariffa", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una nuova Voce

di Tariffa,

· "Nuova Voce Glossaario", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una

nuova Voce di Glossario,

· "Nuovo Documento", per creare un nuovo documento vuoto con l'editor di

AlexPro,

· "Registrazione per + Pratiche", per introdurre una registrazione di Parcella per

più di una sola Pratica,

· "Scadenza per + Pratiche", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi

adempimenti per più di una sola Pratica nell'agenda di AlexPro.



· la voce "Ordina per", da la possibilità di cambiare l'ordinamento degli elementi

visualizzati nella "Griglia". facendo clic su questa voce, sarà possibile

selezionare la modalità di ordinamento da applicare sulla visualizzazione in

corso. L'esempio seguente mostra l'utilizzo della voce "Ordina per" nella sezione

"Documenti" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

Al primo clic della voce "Ultima modifica" fa sì che i "Documenti" vengono

ordinati secondo la loro data di "Ultima Modifica" in modo crescente; quindi i

più vecchi prima e poi quelli più recenti. Selezionando la stessa voce "Ultima

Modifica" una seconda vola i documenti saranno visualizzati secondo l'ordine

inverso; ossia decrescente; quindi i più recenti prima e poi quelli più vecchi.

· la voce "Copia ...", da la possibilità di copiare (come copia / incolla) il

contenuto di una delle celle presenti nella riga selezionata dalla visualizzazione

corrente. Il seguente esempio mostra l'utilizzo della funzione "Copia ..." nella

sezione "Registrazioni" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della

registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare

successivamente in un documento o registrazione ecc.



5.4.4 Sezione Registrazioni

Sezione Registrazioni

La sezione Registrazioni, contiene un elenco di tutte le registrazioni delle prestazioni e delle

spese relative alla Pratica in corso.


visualizzata:



Alternative:












quanto segue:











di Tariffa,




AlexPro,

























Questa sezione, inoltre, dispone di una serie di “filtri” per una rapida consultazione:

Opzione "Fatturato":

Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni fatturate relative alla

pratica in corso.

Opzione "Non Fatturato":

Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni non fatturate relative

alla pratica in corso.

Opzione "Tutto":

Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni relative alla Pratica

in corso, fatturate e non.

Opzione "Fatturabili":

Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni fatturabili relative

alla pratica in corso.

Opzione Non Fatturabili:

Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni non fatturabili

relative alla pratica in corso.

Per ulteriore dettaglio sui termini "Fatturabile" e "Non Fatturabile"; vedi: "Creare

nuove voci di tariffa"

Inoltre, in questa sezione, viene visualizzato un riepilogo semplice della situazione della

Parcella della Pratica:

· il totale generale delle registrazioni della Pratica;

· il totale delle registrazioni fatturate;

· il totale delle registrazioni ancora da fatturare;

· la somma degli importi non fatturabili.

vedi anche:

· Come inserire una nuova registrazione di Parcella (Registrazioni / Parcellazione)


· Come preparare per la stampa della Fattura / Proforma (Preparazione e Stampa Fatture)




5.4.5 Sezione Fatture

Sezione Fatture

In questa sezione, viene visualizzata una lista delle Fatture, Proforma e Note di Credito

appartenenti alla Pratica in corso di visualizzazione.


visualizzata:



Alternative:











quanto segue:











di Tariffa,




AlexPro,

























La Sezione Fatture dispone di una serie di “filtri” per una rapida consultazione:

· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture definitive

nella lista e vice versa.

· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture proforma nella

lista e vice versa.

· Visualizza Originale: facendo clic su questo pulsante "PDF" sarà possibile visualizzare la copia

originale della fattura in formato PDF. È necessario che l’utente abbia il software “Adobe

Acrobat Reader” per poter effettuare correttamente tale funzione di AlexPro®.

Inoltre, nella sezione "Fatture", viene visualizzato – in fondo alla sezione - unriepilogo dei totali che indica:

· Il numero dei documenti emessi,

· Il valore netto globale dei documenti (totale da incassare),

· Il totale delle somme incassate,

· Il saldo ancora da incassare,

· Il totale dell’imponibile,

· Il totale delle somme non imponibili,

· Il totale delle somme dedicate alla cassa di previdenza,

· Il totale della ritenuta d’acconto relativo alle fatture appartenenti alla pratica in corso di

consultazione.


http://www.adobe.it

http://www.adobe.it



5.4.6 Sezione Parti

Sezione Parti

La sezione Parti, è dedicata alla visualizzazione e alla gestione delle Parti correlate alle

Pratiche.

Per definire i vari Ruoli delle Parti; vedi: Amministrazione di AlexPro, Opzioni

Comuni , "Definizione Parti"

La compilazione della sezione "Parti" non è obbligatoria, ma utile e presenta i seguenti

vantaggi:

· Il controllo automatico del conflitto d’interesse – eseguito da AlexPro,

· La facilità di ricerca, ad esempio “tutte le Pratiche relative ad un certo Avversario”,

· Il raggruppamento delle Pratiche secondo il Corrispondente,

· La possibilità di redazione automatica dei documenti (lettere, atti, fax ecc) dove è possibile

includere i dati anagrafici di una Parte qualsiasi collegata alla Pratica.

· Facilitare il riconoscimento della Pratica per l'addebito del traffico telefonico destinato a, o

proveniente da, una delle Parti collegati alla Pratica.

· Facilitare l'archiviazione della Posta Elettronica proveniente da, o destinata ad una delle

Parti collegate alle Pratiche. Vedi: AlexPro4Outlook

Per Gestire le Parti:

Le Parti corrispondono a delle schede anagrafiche già inserite nell'anagrafica dei

Contatti.

· Aprire la Pratica desiderata

· Attivare la fase modifica, premendo il tasto [F2] o facendo clic sul pulsante Modifica ;

· Fare clic sulla etichetta della Sezione "Parti"

· Introdurre una parte della denominazione del Contatto desiderato e premere il tasto [F4],

oppure fare clic sul pulsante "Trova" ;

· Selezionare la denominazione del Contatto desiderato dall’elenco fare clic sul pulsante

"Seleziona",

· Selezionare, dall'elenco sottostante, il ruolo della Parte;


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi";

Nota Bene: Per escludere un nominativo dall’elenco delle Parti, selezionare il

nominativo desiderato dalla lista e fare clic sul pulsante "Rimuovi".

Nota Bene: Nella sezione "Pratiche" presente nella scheda anagrafica del Contatto

collegato appariranno riferimenti alle Pratiche alle quali è stato correlato.




5.4.7 Sezione Documenti

Sezione Documenti

La sezione Documenti, contiene un elenco di tutti i documenti relativi alla Pratica. Tali

documenti possono essere di qualsiasi tipo e in qualsiasi formato e sono distinti in tre gruppi

principali:

· Documenti esterni, riferiti come “Collegamento” . Questo gruppo di documenti,

rappresenta documenti memorizzati in una cartella su un computer condiviso (Server),

· Documenti incorporati : questo gruppo di documenti rappresenta documenti memorizzati

all’interno della Pratica.

· Collegamento a "Cartelle" : questo gruppo rappresenta un riferimento ad una Cartella presente

su un computer condiviso (Server).

Come collegare un documento alla pratica:

· Aprire la pratica desiderata;

· Fare clic sul pulsante "nuovo" dalla barra di strumenti locale

· Dalla finestra di dialogo che sarà visualizzata, individuare e selezionare il documento

desiderato e fare clic sul Pulsante "Apri";

· Compilare le proprietà del documento nell'apposito modulo; come dalla seguente figura:


· fare clic sul Pulsante "OK".

Nota Bene:

· il documento deve trovarsi su una cartella condivisa (se non si lavora in

mono utenza);

· non è possibile fare collegamenti a documenti che si trovano sul

proprio personal computer, ove altri utenti del software non hanno la

possibilità di accedere;

· non è possibile fare collegamenti a documenti residenti su server http;

ad esempio: http://www.elsaidi.com/index.htm

Per maggior dettaglio sulla creazione e la gestione dei documenti, vedi:

Gestione dei Documenti

Collegare Documenti alle Pratiche

Incorporare Documenti nelle Pratiche

Automazione Documenti

Ricerca dei Documenti

Come Creare un Modello di Documento

Modello Interno

Modello Microsoft Word

Come Creare un Documento da Modello

Copia e Spostamento del Documento

AlexPro4Word


Lavorare con AlexPro4Word

AlexPro4Outlook


Lavorare con AlexPro4Outlook



AlexPro4Excel


Lavorare con AlexPro4Excel

Come creare un nuovo documento interno:

Un documento interno, è un documento creato dall’elaboratore dei testi nativo di AlexPro. I

documenti creati con il gestore interno, non sono memorizzati in cartelle personali, nè

condivise, ma nel database stesso di AlexPro.

Creare un documento direttamente dalla pratica:

· Aprire la pratica richiesta dall’elenco,

· Fare click sulla linguetta "Documenti"

· Dal menù "Documenti", selezionare "Nuovo" e poi "AlexPro Vuoto"

· Iniziare la redazione del documento,

· Fare clic sul pulsante "Salva" per assegnare un nome al documento e salvarlo nella pratica.

Vedi anche

Gestione Documenti



5.4.8 Sezione Statistiche

Sezione Statistiche

La sezione Statistiche mostra un rapporto statistico relativo alla Pratica. Tale rapporto indica:

· Le ore lavorate da ogni operatore sulla pratica in corso,

· La percentuale di partecipazione di ogni operatore,

· Il numero delle ore fatturate,

· Il numero delle ore ancora da fatturare,

· Il numero delle ore lavorate non fatturabili,

· Il valore complessivo del tempo lavorato sulla pratica,

· La somma dei diritti, degli onorari e delle spese,

· Il totale degli acconti ricevuti dal cliente, sia fatturati che ancora da fatturare,

· Dati relativi all’ultima parcella emessa,

· Grafico che rappresenta la partecipazione di tutti gli operatori nella gestione della pratica in

corso.

Il rapporto visualizzato può essere stampato o esportato in un formato diverso e

salvato sul disco o inviato per posta elettronica, attraverso la barra degli strumenti

visualizzata nel rapporto.

vedi anche:

Inserimento delle Prestazioni e delle Spese / Parcellazione

Lavorare con la tariffa

La tariffa a tempo

Gestione degli operatori




5.4.9 Sezione Tariffe

Sezione Tariffe

In questa sezione, vengono visualizzate le tariffe personalizzate e non la tariffa standard

della professione. Un elenco vuoto rappresenta l'assenza di una tariffa personalizzata nella

pratica.

Questa sezione è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.


visualizzata:



Alternative:











quanto segue:











di Tariffa,




AlexPro,

























Vedi anche

La Tariffa Personalizzata




5.4.10 Sezione Note

Sezione Note:

È una parte dedicata alle libere annotazioni relative alla Pratica in cui si possono inserire testi

formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o

file su cartelle di rete.

Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di

dati e di oggetti.

Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori

informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.

Esempio campo memo della scheda anagrafica



5.5 Modificare e Aggiornare la Pratica

Per modificare i dati di una pratica esistente:

1. Selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;

2. Fare clic sul pulsante "Apri" ;

3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;4. Apportare le modifiche richieste

5. Fare clic sul pulsante "Salva" .

Modificare il nome del Cliente:

Non è possibile cambiare il cliente della Pratica direttamente dalla sua scheda anagrafica. Per

cambiare il Cliente attribuito alla Pratica utilizzare l'utilità "Cambio Cliente" disponibile nella

procedura "Amministrazione AlexPro" dal menù "Strumenti"

Modificare i nomi delle parti nella sezione "Generale"

Anche questi nominativi non potranno essere modificati direttamente dalla sezione "Generale"

ma dalla sezione "Parti"




5.6 Cancellare una Pratica

Per eliminare una pratica esistente:

1. Per eliminare una pratica selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;

2. Fare clic sul pulsante Apri ;

3. Fare clic sul pulsante Modifica ;

4. Fare clic sul pulsante Elimina .

Non sarà possibile eliminare una Pratica se questa pratica abbia:

· Registrazioni fatturate, non fatturate, fatturabili o non fatturabili,

· Scadenze effettuate o non effettuate,

· Fatture, Proforma o Note di Credito.

· Documenti collegati



5.7 Chiudere una Pratica

Chiudere la Pratica significa spostare la scheda dall'archivio delle Pratiche aperte all'archivio

delle Pratiche chiuse ed impedire agli utenti di eseguire qualsiasi operazione ad essa relativa.

Una Pratica chiusa non può avere scadenze ne addebiti in parcella.

Per chiudere una pratica:

1. Selezionare la Pratica desiderata dall’elenco delle Pratiche aperte;


3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;4. Attivare la casella della data di chiusura5. Selezionare la data di chiusura della pratica,





5.8 Cambiare lo Stato della Pratica

è possibile attribuire un particolare stato alla pratica sia quando viene effettuata una scadenza

dall'agenda oppure manualmente modificando la scheda anagrafica della Pratica.

Cambiare lo stato della Pratica dall'Agenda:

Cambiare lo Stato della Pratica dalla sua scheda anagrafica:

Assicurarsi di aver inserito i diversi Stati richiesti nella tabella "Stati". Per maggior

dettaglio vedi: "Tabella Stati della Pratica"

1. Selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;


3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;4. Selezionare lo stato desiderato dall'elenco;


Vedi anche:

Tabella Stati della Pratica

Compiere una scadenza

Stampa Pratiche



5.9 Cercare le Pratiche

Per aprire o consultare una delle Pratiche aperte:

· Fare Clic sulla icona "Pratiche" situata sulla barra del menù laterale

· Sarà visualizzata la lista delle Pratiche aperte come nella seguente figura:

· Utilizzare la barra di ricerca per introdurre i valori di ricerca e fare clic sul pulsante "Esegui",

oppure premere il tasto <Invio> dalla tastiera:

· Per aprire la scheda anagrafica della Pratica, fare doppio clic sulla riga contenente i dati

della Pratica desiderata, oppure fare clic sulla icona "Apri"

· La scheda anagrafica della Pratica sarà aperta in modalità di "Sola Lettura"; quindi non sarà

possibile modificare alcun dato prima di entrare nella modalità "Modifica"

· Per modificare la scheda anagrafica della Pratica, fare clic sulla icona "Modifica" .




5.10 Gestire le Parti di una Pratica

Le Parti sono Nominativi di contatti correlati alla pratica.

Per aggiungere nuovi parti relativi ad una pratica:

· Apri la scheda anagrafica della pratica desiderata,

· Clicca sul pulsante modifica , oppure il tasto F2 dalla tastiera,

· Clicca sull'etichetta della sezione "Parti",

· Digita una parte del nominativo del contatto da aggiungere nella casella "Nominativo",

· Clicca sul pulsante "Zoom",

· Seleziona il nominativo desiderato e clicca sul pulsante "Seleziona"

· Dall'elenco seguente chiamato "Ruolo", seleziona il ruolo del contatto in questa pratica,

· Clicca sul pulsante "Aggiungi"

Per rimuovere un nominativo di una Parte dalla pratica:

· Apri la scheda anagrafica della pratica desiderata,

· Clicca sul pulsante modifica , oppure il tasto F2 dalla tastiera,

· Clicca sull'etichetta della sezione "Parti",

· Selezionare il nome da rimuovere dall'elenco

· Clicca sul pulsante "Rimuovi" situato sotto la lista,

I Ruoli delle parti che si vedono nell'elenco chiamato "Ruolo" potranno essere

personalizzati tramite la gestione delle "Opzioni Comuni" dagli "Strumenti di

Amministrazione" disponibile nel menù "Strumenti"


Qualsiasi nominativo riferito come Parte in una Pratica deve essere prima inserito

nell'anagrafica dei Contatti.




5.11 Cambio Cliente

Non si può cambiare l'anagrafica cliente attribuita ad una pratica direttamente dalla scheda

anagrafica della pratica stessa. Invece, si deve utilizzare l'utilità di "Cambio Cliente" attraverso

lo strumento "Amministrazione AlexPro"

· Seleziona il menu "Strumenti",

· Seleziona la voce "Amministrazione AlexPro"

· Esegui l'Autenticazione Utente

· Seleziona la voce "Utilità Registrazioni"

· Dalla lista situata a sinistra, seleziona "Cambio Cliente"

· Selezionare la Pratica interessata nel quadro "Dati Pratica da Cambiare"

· Indicare il "Nuovo Nominativo" al quale si deve assegnare la pratica nel campo "Dati Nuovo

Cliente"

· Fare clic sul pulsante "Conferma" per effettuare il cambio oppure "Annulla" per tralasciare.


Nota Bene che il cambiamento avverrà solo per la Pratica e le Registrazioni delle

Prestazioni non ancora fatturate. Le registrazioni già fatturate rimarranno

attribuiti al nominativo del Cliente precedente prima del cambiamento.

Vedi anche:

Gestione dei Contatti




5.12 Campi Aggiuntivi Personalizzati

I campi aggiuntivi sono gestibili nella sottoscheda "Dettagli" solo se il "Tipo" della Pratica è

stato impostato per fornire tali campi.

I campi aggiuntivi saranno visualizzati verticalmente, uno dopo l'altro, nella colonna

denominata "Campo". I rispettivi dati debbono essere introdotti nella stessa riga nella colonna

denominata "Valore", come nella seguente figura:

Nota Bene: AlexPro non effettua alcun controllo, ne sulla congruenza ne sulla

correttezza dei dati inseriti in questa griglia.

Per memorizzare i dati introdotti, fare clic sul pulsante "Salva" dalla barra degli strumenti

in alto.

Vedi anche:

Tabella "Tipi Pratiche"

Sezione Dettagli della Pratica



5.13 Pratiche Ferme

Obiettivo:

L'obiettivo di questa fase del programma è di individuare le Pratiche che appartengono ad uno

dei seguenti casi:1. Pratiche senza alcuna registrazione di prestazione o di spese per un determinato periodo di

tempo (Pratiche senza prestazioni),2. Pratiche senza scadenze per un determinato periodo di tempo,3. Pratiche senza Fatture / Proforma emesse da un determinato periodo di tempo,4. Pratiche senza Fatture ne Proforma (Pratiche mai fatturate).

Per visualizzare l'elenco delle Pratiche ferme:

· Selezionare l'icona "Pratiche Ferme" dalla barra del menù laterale a sinistra

· Introdurre l'intervallo di tempo richiesto (numero di giorni) nella casella "Da oltre n. giorni"

· Selezionare la voce del menù desiderata

· Senza Prestazioni,

· Senza Fatturazione,

· Senza Scadenze

Per visualizzare l'elenco delle Pratiche "Mai fatturate", non è necessario indicare il numero dei

giorni.




Capitolo

VIGestione dei Contatti



6 Gestione dei Contatti


La Scheda Anagrafica

Chi può Creare i Contatti

Modificare la scheda "Contatto"

Eliminare la scheda "Contatto"

Importazione dei Contatti da Outlook Express

Importazione dei Contatti da Altre Fonti

Esportazione dei Contatti in Outlook

Esportazione dei Contatti in Excel

Esportazione dei Contatti in altri Formati

Impostazione Lingua

Dati di Identificazione per L'Antiriciclaggio

Individuare o Cercare un Contatto

6.1 La Scheda Anagrafica

Per inserire un nuovo contatto:

Dal menù "Gestione", selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce "Contatto"

oppure

Per visualizzare un elenco di tutte le schede anagrafiche dei contatti già inserite, selezionare

l’icona "Contatti" dalla barra laterale.

Sarà visualizzata una lista di tutti i "Contatti" inseriti nell'anagrafica:


Con la lista dei "Contatti" visualizzata, il pulsante "Nuovo" permette di introdurre un nuovo

contatto (la stessa operazione è ottenibile attraverso il pulsante destro del mouse,

selezionando Nuovo, oppure [CTRL+N]).

La scheda di gestione è suddivisa in 8 sezioni di seguito dettagliate:

Sezione Dati base

Questa sezione permette l’inserimento dei dati di base relativi al Contatto.



Il campo “Natura Giuridica”:

Per contraddistinguere tra le persone fisiche, le aziende e altro. La mancata compilazione di

questo campo influenzerà la compilazione automatica della nota di iscrizione al ruolo.

Il campo “Codice Identificativo”:

E' un campo gestito totalmente dalla procedura e rappresenta un numero progressivo della

scheda anagrafica inserita. Tale campo è stato reso visibile per fornire all’utente un elemento

ulteriore per la distinzione tra due schede anagrafiche uguali.

Il campo “Ragione Sociale”:

La denominazione completa della persona fisica o la ragione sociale di un'azienda.

I campi “Cognome”, “Nome”, “Sesso”:

La compilazione di questi campi è fondamentale per la costruzione del codice fiscale in

automatico.

I campi “Indirizzo”, “CAP”; “Città”, “Provincia”:

Introdurre il CAP e premere il tasto "Invio" dalla tastiera per ottenere una lista completa di

tutti i comuni che condividono lo stesso codice. La stessa cosa può essere applicata sul campo

"Città", introducendo una parte del nome della città e con il tasto "Invio" sio può visualizzare

una lista completa di tutte le città che contengono la parte introdotta.

Il campo “Nazione”:

Si compila solo in caso di un Contatto non Italiano.

I campi “Data di Nascita”, “Luogo di Nascita”:

Compilare (oltre al Cognome, al Nome e al Sesso) anche per la formazione del Codice Fiscale.

Il campo “Codice Fiscale”:

Nel caso di persone fisiche, si può generare il codice fiscale in modo automatico,

attraverso il pulsante , solo se i dati personali sono correttamente inseriti. Siapplica su questo campo un controllo di conformità, sia per la correttezza dei datiche per la duplicazione.

Il campo “Partita Iva”:

E' un campo controllato dal programma, sia a livello di correttezza dellacomposizione, che a livello di verifica (con controllo sulla duplicazione diinserimenti). In caso di aziende dove la partita I.V.A. e il codice fiscale sono uguali,

il pulsante copia la partita I.V.A. nel campo Codice Fiscale.

Verifica di coerenza formale del codice:

Il software verifica la correttezza della Partita I.V.A., secondo le norme dellaComunità Europea e visualizza lo stesso campo barrato in colore rosso in caso dierrore. E’ consigliabile l’introduzione della sigla del paese all’inizio della Partita I.V.A.Ad esempio, IT per Italia, FR per Francia, ecc.


Verifica di casi di duplicazione della scheda anagrafica:

All’introduzione della Partita I.V.A., e/o il Codice Fiscale, il software verificheràl’esistenza di una scheda anagrafica che abbia lo stesso codice e notificherà l’utentein caso di duplicazione. L’utente, comunque, ha la facoltà di forzare l’inserimentodella scheda duplicata.

Il campo “Forma di Cortesia”:

E' inteso come la frase che dovrà precedere il nome del contatto nelle varie stampe(come ad esempio: "Spettabile", "Egregio Signore", "Gentile Signora"). Si può selezionare, dall'elenco, una forma precedentemente inserita oppure inserirnealtri.

Il campo “Presentato da”:

Per indicare il nome della persona che ha presentato il Contatto o la fonte di provenienza.

Il campo “Classe/Gruppo”:

E' un campo utilizzato al fine di raggruppare diverse schede anagrafiche in un insieme

chiamato Gruppo o Classe. Il raggruppamento sarà utile nella fase di analisi del fatturato,

stampa rapporti e stampa solleciti di pagamento, ove sarà possibile effettuare tali operazioni

su un Gruppo, anzichè su una singola scheda anagrafica.

I campi “Telefono”, “Fax”, “Cellulare”:

Sono disponibili 20 campi diversi per ogni tipologia; quindi 20 numeri di telefono fisso, 20 di

numero di telefax e così via.

Selezionare dall'elenco, dal lato sinistro della griglia, la tipologia del numero telefonico, ed

introdurre il numero sulla stessa riga nel lato destro. Con la stessa sono anche gestiti i numeri

di cellulari e telefax e le indirizzi di posta elettronica.

Per introdurre un nuovo "mezzo di comunicazione", aprire la lista cliccando sulla linguetta

destra e selezionare la voce "nuovo tipo".

Introdurre la denominazione del "mezzo" e premere il pulsante "OK".



Nota Bene: La presenza del maggior numero di numeri telefonici, cellulari e fax

semplifica l'utilizzo del componente "TeleCheck" per l'addebito istantaneo del tempo

delle chiamate telefoniche nell rispettive Pratiche.

Nota Bene: La presenza del maggior numero di indirizzi email semplifica l'utilizzo

del componente "AlexPro4Outlook" per il salvataggio dei messaggi Outlook di posta

elettronica nelle rispettive Pratiche

I campi “Categoria”, “Attività”:

Sono altri due campi, facoltativi, che saranno utilizzati al fine di raggruppare diverse schede

anagrafiche in insiemi chiamati "Categoria" e "Attività". Il raggruppamento sarà utile nella

fase di analisi del fatturato, stampa rapporti e stampa solleciti di pagamento, ove sarà

possibile effettuare tali operazioni su una "Categoria" o "Attività", anzichè su una singola

scheda anagrafica.

Il campo “Lingua”:

E' necessario solo per le schede dei Contatti che dovranno essere gestite nella lorolingua originaria. I documenti contabili (fatture ecc.) ed i solleciti di pagamento,potranno essere stampati utilizzando la lingua originaria del destinatario.

Vedi anche:Traduzione della TariffaOpzioni sollecitiTabella lingue

Le opzioni “Soggetto ad I.V.A. / Soggetto alla Ritenuta d’Acconto”:

· Attivare la spunta nella casella "I.V.A." se il Contatto è soggetto all'IVA eviceversa.

· Attivare la spunta nella casella "Ritenuta d'Acconto" se il Contatto è soggetto allaritenuta d'acconto e viceversa.

È consigliabile impostare questi due campi per facilitare la fase di fatturazione.


Sezione "Altri dati"

In questa sezione sono presenti 4 sotto-schede:

· Annotazioni

· Referenti

· Pagamento e Dati Bancari

· Identificazione

Scheda "Note":

È una parte dedicata alle libere annotazioni relative al Contatto in cui si possono inserire testi

formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o

file su cartelle di rete.

Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di

dati e di oggetti.

Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori

informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.

Scheda "Referenti"

è Disponibile nella edizione Enterprise o con l'acquisto della estensione "Multi-Studio".

Questa scheda permette l'assegnazione di diversi "Ruoli Amministrativi" a diversi "Operatori"

nelle diverse "Filiali" (o Studi).

L'utilizzo di questa scheda è utile per Studi Professionali con diversi filiali (o settori di

specializzazione); dove il Cliente potrebbe, ad esempio, essere assistito da persone diverse

secondo la filiale (o il settore) in un argomento specifico.

L'esempio illustrato nella figura seguente indica che il Cliente:

· è stato presentato dall'operatore "TA" nella filiale denominata "ESS",

· è stato presentato dall'operatore "AE" nella filiale denominata "SL"

· sarà assistito dall'operatore "KE" nella filiale "ESS"

· sarà assistito dall'operatore "LR" nella filiale "SL"



Utilizzare la barra verticale posizionata a sinistra della scheda per "Aggiungere o Togliere"

"Ruoli" e per "Aggiungere o Togliere" "Operatori"

Utilizzare questo pulsante per:

· Aggiungere un "Ruolo amministrativo" alla "Filiale o lo Studio" selezionato

· Assegnare un "Operatore" al "Ruolo amministrativo" selezionato

Utilizzare questo pulsante per:

· Rimuovere un "Ruolo amministrativo" dalla "Filiale o lo Studio" selezionato

· Rimuovere un "Operatore" dal "Ruolo amministrativo" selezionato

Utilizzare questo pulsante per espandere la visualizzazione ad "albero"

Utilizzare questo pulsante per comprimere la visualizzazione ad "albero"

A che cosa serve l'assegnazione dei referenti?

Questa scheda è presente ed attiva solo se esistono più "Filiali, Studi o Aree di

specializzazione" impostati e configurati attraverso la "Gestione utenti e Sezioni".

In ogni "Pratica" si può determinare al massimo 3 operatori:1. Il Titolare della Pratica,2. Il Responsabile predefinito della Pratica,3. Il Revisore della Pratica

Come si vede, questi nominativi fanno riferimento alla "Pratica" e non al "Cliente". In alcuni

casi è necessario distinguere tra il "Titolare", il "Responsabile", il "Revisore" e - anche - la

persona che ha "Presentato" il Cliente in una "Filiale" o "Studio"; che per esigenze

amministrative e statistiche è diverso dal "Titolare" della "Pratica". Perciò, AlexPro offre

questa estensione nella gestione della scheda anagrafica del "Cliente" per poter attribuire

diversi "Ruoli" amministrativi a quest ultima.

Tali "Referenti" sono disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di analisi e

ricerca:


· Analisi del fatturato, vedi la figura seguente:

· Consultazione delle Pratiche:



· Consultazione delle Analisi delle Prestazioni:

Scheda "Pagamento e Dati bancari"

In questa scheda, sarà possibile introdurre i dati relativi alle condizioni di pagamento e alle

coordinate bancarie del contatto.

Quadro "Condizioni di pagamento"

Nel primo quadro "Condizioni di pagamento", selezionare dall'elenco le condizioni da

applicare per l'incasso della Fatture emesse al Cliente selezionato. Assicurarsi prima di

aver inserito diverse condizioni di pagamento nell'apposita fase di gestione.


Quadro "Dati Bancari"

Introdurre i dati, oppure

Introdurre solo la città nel campo "Città" e fare clic sul pulsante "Zoom" per selezionare la

banca e compilare tutti i campi automaticamente. Il campo relativo al numero conto del

conto corrente deve essere compilato comunque manualmente.

Scheda "Identificazione"

Come arrivare:

· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,

· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"

· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",

"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".

Come funziona:

· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto



· L'attivazione della casella "Identificazione necessaria" indica quanto segue:1. che i dati di identificazione del Contatto sono disponibili per essere introdotti in

questa parte della scheda anagrafica,2. che il Contatto è soggetto alle norme di antiriciclaggio3. che, da questo momento in poi, ogni Pratica che sarà aperta o modificata per conto

di questo contatto potrà essere registrata nell'Archivio Unico dell'Antiriciclaggio

"AUI"

· Compilare tutti i dati della scheda segnalando il nominativo del professionista che ha

eseguito l'identificazione dalla lista "Identificato da".

· Si può, inoltre, inserire una copia del documento di identificazione utilizzando il pulsante

"Inserisci" indicato nella seguente figura:

NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".

Vedi anche:

Stampa Contatti

Archivio Unico Informatico



Sezione "Pratiche"

È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Pratiche inserite relativamente a

quel Contatto, a prescindere dal suo ruolo nella Pratica (cliente, riferimento,corrispondente ecc). Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una Praticafacendo doppio clic sulla pratica selezionata.

Per creare una nuova Pratica per il Contatto in corso, utilizzare il pulsante "NuovaPratica" in fondo a questa sezione.

Sezione UdienzeÈ una sezione dedicata alla visualizzazione delle udienze inserite relativamente a quel

Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una registrazione, facendo doppio

clic sul record selezionato.

Sezione "Adempimenti"

È una sezione dedicata alla visualizzazione delle scadenze inserite relativamente a quel

contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una registrazione di scadenza,

facendo doppio clic sul record selezionato.



Sezione "Registrazioni"

È una sezione dedicata alla visualizzazione delle registrazioni (prestazioni, competenze, spese

ecc) inserite relativamente a quel contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire

una registrazione, facendo doppio clic sul record selezionato.

Sezione "Fatture"

È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Fatture / Proforma / Note Credito relative a

quel Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire la scheda anagrafica della

fattura, facendo doppio clic sul record selezionato.

Sezione "Correlati"

I Contatti correlati e le Parti (che si trovano nella scheda anagrafica delle Pratiche) sono la

stessa cosa. Questa sezione contiene una lista di tutte le Parti correlate alle diverse Pratiche

dello stesso Contatto.

Ad esempio diversi "Avversari", "Controparti", "CTU" ecc correlati alle Pratiche di un Cliente.


Sezione "Correlati" nella scheda anagrafica del Contatto

Vedi anche:

Sezione "Parti" nella gestione della Pratica

Sezione Tariffe

È una sezione dedicata alla visualizzazione delle tariffe personalizzate relativamente al

Contatto. Questa caratteristica è disponibile nella Edizione Enterprise o come estensione da

acquistare in aggiunta all'edizione Standard.

Vedi anche:

Tabella Lingue

Tabelle Mezzi di Comunicazione

Tabella Condizioni di pagamento

Tabella Ruoli Amministrativi

Stampa Contatti

Importazione Esportazione Contatti




6.2 Chi può Creare i Contatti


le schede anagrafiche dei contatti. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti vedi

operatori e gestione utenti


anagrafiche e dei contatti.

6.3 Modificare la scheda "Contatto"

Per modificare una scheda anagrafica:

· Individuare il contatto attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura e, con la lista

dei contatti visualizzata, fare doppio clic sul nominativo per aprire la scheda da

modificare (oppure, dopo aver selezionato il contatto, fare clic sull'icona Apri )· Selezionare l’icona Modifica dalla barra orizzontale, oppure premere il tasto

[F2];· Effettuare le modifiche desiderate. Per memorizzare i dati introdotti o modificati

nella scheda in corso, fare clic sulla icona Salva dalla barra orizzontale oppure

premere il tasto [F7].

N.B.: Per salvare le modifiche e chiudere la scheda corrente fare clic sul pulsante

Salva e chiudi , oppure premere i tasti [Ctrl+F7]

6.4 Eliminare la scheda "Contatto"

Per eliminare una scheda anagrafica:

· Individuare il contatto attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;

· Fare doppio clic sulla scheda da eliminare, oppure premere il tasto Apri ;

· Fare clic sul pulsante Modifica ;

· Fare clic sul pulsante Elimina ;

· Confermare l’eliminazione.

Non sarà possibile eliminare una scheda di un contatto se questa scheda ha:

· Registrazioni fatturate, non fatturate, fatturabili o non fatturabili,

· Scadenze effettuate o non effettuate,

· Fatture, Proforma o Note di Credito,

· Documenti collegati,

· Registrazioni nell'archivio unico informatico

6.5 Importazione dei Contatti da Outlook Express

Importazione Contatti da Outlook Express ad AlexPro

Inizia con l'esportazione dei contatti dalla Rubrica di Outlook Express:

· Aprire la Rubrica di Outlook Express;


· Dal Menù File, selezionare "Esporta...";

· Dal sotto-menù, selezionare “Altra Rubrica...”;

· Dalla finestra Esporta Rubrica, che apparirà dopo la selezione, fare clic sulla la voce “File di

testo (Comma Separated Values)";

· Fare clic su Esporta;

· Dalla finestra "Esportazione CSV" selezionare un percorso e un nome di file per l'esportazione

dei dati, ad esempio " C:\Documents and Settings\nome \Documenti\addressbook.csv

· Fare clic sul pulsante <Avanti>;

· Dalla finestra successiva, assicurarsi di "spuntare" tutte le caselle di selezione, come nella

figura seguente;



· Fare clic sul pulsante <Fine>;

· Attivare la procedura “Importa/Esporta” dalle utilità di amministrazione di AlexPro (Menù

Strumenti/Amministrazione AlexPro);

· Dall’elenco, selezionare “File Testo .CSV di Outlook Express”;


· Fare clic sul tasto <Sfoglia> per selezionare il file da importare, lo stesso file creato nel

punto 6;


· Selezionare la casella adatta per quanto concerne la creazione di nomi duplicati;


· Attendere la fine della procedura di importazione, dove sarà visualizzato un messaggio che

contiene il numero delle schede importate.

Vedi anche:





6.6 Importazione dei Contatti da Altre Fonti

Vedi:

Importazione Contatti da Outlook

Importazione Dati da Altre Fonti

6.7 Esportazione dei Contatti in Outlook

Esportazione Contatti in Microsoft Outlook

Questa procedura è valida per Outlook 2000, Xp, 2003 e 2007

Come arrivare:

· Menu Strumenti

· Amministrazione AlexPro

· Importa e Esporta


Come funziona:

· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"

· Sarà aperta una finestra di Microsoft Outlook per poter selezionare la Rubrica di

destinazione

· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una

nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.

· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di

una Mailing List (Lista di Distribuzione)



· Fare clic sul pulsante "Avanti"

· Sarà aperta una scheda per determinare "Quali Contatti debbono essere esportati",

· Impostare i criteri di selezione, se necessario:

· Dal lato sinistro, selezionare il campo sul quale si vuole applicare una determinata

selezione; ad esempio il campo "Classe"

· Dalla colonna centrale "Condizione" selezionare la condizione di confronto; ad

esempio "Contiene", "Simile a", "=" ecc.

· Dal lato destro, nella colonna "Valore di confronto", introdurre il dato che sul quale

sarà applicata la condizione di confronto per il campo selezionato,

· L'esempio illustrato nella successiva figura applica la seguente condizione di

selezione:

Selezionare tutti i contatti

La cui "Classe" è uguale a "alexpro", e

La cui "Città" è uguale a "Roma", e

La cui "Categoria" è uguale simile a "Avvocat" (quindi avvocati, avvocato,

avvocatura, avvocata ecc)

· Fare clic sul pulsante "Ok"

· Tornando sulla finestra di esportazione, per avviare l'operazione, fare clic sul pulsante "Fine"

· Attendere la fine dell'operazione.


Per esportare i Contatti di AlexPro ad altri formati; ad esempio, Excel, Access,

o altro:

· Esportare i Contatti in una Rubrica di Outlook

· Aprire la Rubrica

· Selezionare dal menù File di Outlook stesso la voce "Importa ed esporta"

· Proseguire con la procedura di Microsoft Outlook.


6.8 Esportazione dei Contatti in Excel

Vedi: Esportazione dei Contatti in Outlook

6.9 Esportazione dei Contatti in altri Formati

Dopo aver esportato i dati dei Contatti in Outlook, utilizzare Outlook stesso per esportare la

Rubrica in altri formati.

Vedi anche:

Esportazione dei Contatti in Outlook

Importazione dei Contatti da Outlook Express


6.10 Impostazione Lingua

L'assegnazione di una lingua nella scheda anagrafica del contatto ènecessaria solo nei seguenti casi:

· Se la lingua è diversa dall'Italiano,

· Se le Fatture e le Proforma debbono essere stampati con un tracciato personalizzato per

questa lingua,

· e se le voci di tariffa hanno (o avranno) corrispondenza anche nella lingua del contatto

Se tali requisti non sono disponibili, o non hanno importanza, la lingua attribuita alla scheda

avrà un mero ruolo informativo.



Per attribuire una lingua alla scheda anagrafica del contatto:

· Aprire la scheda anagrafica e fare clic sul pulsante "Modifica" · Selezionare la lingua dall'elenco (come nella figura precedente)

· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Slava e chiudi"

Per introdurre una nuova lingua


· Fare clic sul pulsante "Nuovo" situato a destra dell'elenco delle lingue (vedi figura precedente)

· Fare clic sul pulsante <Aggiungi> · Introdurre la descrizione della lingua· Fare clic su <Seleziona> oppure sul pulsante <Annulla>

Ogni volta che viene creata una nuova lingua, vengono creati nuovi spazi per i seguenti

elementi:· Nuovo spazio, dedicato alla nuova lingua, per la personalizzazione delle descrizioni delle fatture e le

proforma,· Nuovo spazio per la traduzione delle voci di tariffa nella nuova lingua inserita

Vedi anche:

Tabella LingueTraduzione delle Descrizioni delle Voci di TariffaImpostazione della Fattura / Proforma per altre Lingue




6.11 Dati di Identificazione per L'Antiriciclaggio

Come arrivare:

· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,

· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"

· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",

"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".

Come funziona:

· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto

· L'attivazione della casella "Identificazione necessaria" indica quanto segue:1. che i dati di identificazione del Contatto sono disponibili per essere introdotti in

questa parte della scheda anagrafica,2. che il Contatto è soggetto alle norme di antiriciclaggio3. che, da questo momento in poi, ogni Pratica che sarà aperta o modificata per conto

di questo contatto potrà essere registrata nell'Archivio Unico dell'Antiriciclaggio

"AUI"

· Compilare tutti i dati della scheda segnalando il nominativo del professionista che ha

eseguito l'identificazione dalla lista "Identificato da".

· Si può, inoltre, inserire una copia del documento di identificazione utilizzando il pulsante

"Inserisci" indicato nella seguente figura:


NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".

Vedi anche:

Stampa Contatti





6.12 Individuare o Cercare un Contatto

Utilizzare i metodi di "Ricerca delle Informazioni" spiegati nella sezione "L'Interfaccia di

AlexPro"


Capitolo

VIILavorare con l'Agenda


7 Lavorare con l'Agenda

Indice della SezioneL'Agenda


Dall'Agenda alla Parcella

Modificare una scadenza

Spostare una scadenza

Illustrazione Multimediale

Eliminare una scadenza

Calcolare la Data

Ottimizzazione del lavoro

Scadenze per Più Pratiche

Scadenze per Più Persone

Scadenze Ricorrenti

Gestione delle Macro Scadenze

Gestione delle Procedure Collegate

Lavorare con l'Agenda


7.1 L'Agenda

Come Funziona L'Agenda di AlexPro:

Una scadenza in AlexPro è il risultato dei seguenti elementi obbligatori messi insieme:1. Un termine, ossia una data di scadenza e facoltativamente un'ora,2. Una Pratica,3. Un Operatore (colui che dovrà eseguire l'attività assegnata) 4. Un'attività da eseguire (chiamata anche "Procedura")

La scadenza può contenere, anche, altri dati supplementari:

· Una data di provenienza,

· Una data di preavviso,

· Un luogo di svolgimento dell'attività

· Delle annotazioni,

· Un colore distintivo

Nota Bene: é importante notare sin dall'inizio, che NON si possono gestire

scadenze NON collegate ad una specifica Pratica. Per tutte le scadenze o gli

appuntamenti che non sono realmente attribuibili ad una determinata Pratica, si

può creare un'apposita Pratica generica a tale scopo.

Come inserire una nuova udienza o un nuovo adempimento:

Suggerimento:

Il miglior modo per introdurre un'udienza o un adempimento è quello di

iniziare dalla scheda anagrafica della Pratica interessata.

· Fare clic direttamente sul pulsante Scadenza sulla barra orizzontale

· Oppure, dal menù Gestione, selezionare la voce Nuovo e poi la sottovoce Scadenza


· La seguente scheda sarà proposta per compilare i dati necessari:

Il campo “Apri la Scadenza Numero”:

Questo campo viene utilizzato per visualizzare, modificare o cancellare una scadenza,

attraverso il suo numero di registrazione. Il numero di registrazione è dichiarato in tutte le

stampe dell’Agenda.

Data di Provenienza

Campo in formato data e ora, con la visualizzazione del giorno della settimana. Questo campo

è espandibile, attraverso la linguetta posizionata a destra del campo, per aprire un calendario

completo e selezionare la data appropriata.



Data e Ora scadenza:

La data di provenienza è una data indicativa. Essa serve per indicare all’utente la provenienza

della scadenza e, in particolare modo, dell’udienza. Questa data viene compilata

automaticamente da AlexPro in caso di rinvio dell'udienza.

Il Simbolo della calcolatrice "Calcola Termini"

Vedi: Calcolare la Data

Giorni e Data di Preavviso:

La data di preavviso, fa riferimento alla data in cui l’utente vuole essere avvisato prima della

data di scadenza. Il campo "Giorni di preavviso" serve per calcolare la data di preavviso

indicando il numero dei giorni richiesti.

I campi “Codice Pratica” e "Oggetto della Pratica":

Sono due campi che indicano la Pratica per la quale si sta registrando una udienza o un

adempimento

Il primo campo, si riferisce al codice / numero della Pratica, mentre il secondo campo si

riferisce al suo oggetto. AlexPro attende l’introduzione del codice di una pratica aperta nel

campo codice. Si può, comunque, introdurre una parte del codice e premere il tasto “Invio”,

per ottenere una finestra di selezione che contiene tutte le pratiche il cui codice contiene

tale parte.

È possibile, inoltre, ignorare il campo “Codice Pratica” e passare direttamente al campo

“Oggetto della Pratica”, dove è possibile introdurre una parte dell’oggetto della pratica

desiderata e premere il tasto “Zoom” per selezionare.

(vedi: Ricerca Contestuale)


La figura precedente rappresenta la finestra di selezione cheappare quando si premere il tasto F4 o si fa clic sul pulsante

"Zoom"

Il campo “Denominazione Cliente”:

La denominazione del Cliente, relativo alla Pratica selezionata, sarà visualizzato

automaticamente alla selezione della Pratica stessa.

È possibile utilizzare il campo “Denominazione Cliente” per la ricerca della Pratica

richiesta nel seguente modo:

· Introdurre la denominazione del cliente o una parte di essa nel campo "Denominazione

Cliente";

· Fare clic sul pulsante “Zoom” per visualizzare la lista di selezione;

· Selezionare il Cliente desiderato e fare clic su “Seleziona”;

· Sarà visualizzata, automaticamente, una lista di tutte le Pratiche appartenenti al Cliente

selezionato; selezionare la Pratica desiderata e fare clic sul pulsante “Seleziona”.




Elenco “Scadenza Assegnata A”:

È un elenco di selezione. Di solito, la scadenza è assegnata all’utente stesso; in alcuni casi,

però, dove vengono assegnati mansioni da parte di un supervisore, quest'ultimo dovrà

selezionare il nome del responsabile al quale sarà assegnato il compito di eseguire tale

scadenza.

I campi “Codice Procedura” e "Descrizione Procedura / Attività":

Indicare il codice di attività al quale fa riferimento la scadenza in corso. Introdurre il codice

completo, oppure una parte di esso, seguita dal tasto “Invio”, per ottenere una lista di tutte le

attività che corrispondono al codice o alla parte di esso introdotta.

L’attività è ricercabile anche attraverso la sua descrizione; per fare ciò:

· Introdurre una parte della descrizione dell’attività;

· Fare clic sul pulsante “Zoom” per visualizzare la lista di selezione;

· Selezionare l’attività desiderata e fare clic su “Seleziona”.


È possibile individuare un’attività attraverso il suo tipo, facendo clic sull'etichetta “Attività”

per selezionare o inserire una nuova scheda anagrafica di attività.

Il campo Annotazioni:

è un campo libero per aggiungere dettaglio all'attività selezionata. Cliccando sul menù

si può ingrandire e ripristinare il campo e salvare le annotazioni in un file

RTF o incollare annotazioni già pronte da file in formato RTF.

A proposito di questo campo, vedi anche:

Tipi e Colori di Font

Il Glossario

Ottimizzazione del lavoro

La casella "Colore di visualizzazione in agenda":


Fare clic sulla casella del colore per selezionare il colore desiderato con la quale verrà

visualizzata tale scadenza nell'elenco a video delle scadenze. Si può inoltre preimpostare il

colore per ogni tipo di scadenza direttamente nella scheda anagrafica delle procedure.

La casella "Registra in Outlook":

Questa casella NON sarà visibile nel caso in cui la rispettiva opzione non è stata impostata

nelle "Opzioni Comuni".

Attivando questa casella, prima di salvare i dati, consente ad AlexPro di trasferire la scadenza

nel calendario di Outlook.

Nota Bene: è necessario utilizzare Microsoft Outlook 2000 o maggiore per poter

sfruttare tali caratteristiche dell'agenda di AlexPro.

Osservazioni sull’inserimento delle scadenze:

1. L’attività contiene dei parametri che regolano il comportamento di AlexPro. Per maggior

dettaglio su tali parametri, vedi: "Procedure"2. Le attività composte (Macro), sono composte da una serie di attività correlate e saranno

inserite dopo aver salvato la scadenza principale, vedi: "Gestione delle Macro Scadenze".

Osservazioni:

La differenza tra Udienze e Adempimento (o scadenza), sta nella

configurazione dell’anagrafica della “Procedura”.

La distinzione tra “Udienze” e “Adempimenti“ comporta quanto segue:

· Nella stampa dell’agenda – stile “Agenda Legale” –, verranno esposti i

record dell’agenda provenienti da procedure contrassegnate come

“Udienze” e non saranno inclusi record relativi ad adempimenti;

· Il compimento di una attività inerente una procedura di tipo “Udienza”

nell'Agenda, consente l’utilizzo di una prassi guidata di “Rinvio”.

· Le attività dell’Agenda di tipo “Udienza”, sono visualizzate in una

sezione distinta nella scheda anagrafica della Pratica.

Vedi anche:

Allineamento Agenda con Outlook

Opzioni Comuni




7.2 L'Agenda e Outlook

Come funziona il collegamento tra l'Agenda e Microsoft Outlook:

Nota Bene: Si deve abilitare la funzione "Sincronizza Agenda AlexPro con Outlook"

nelle "Opzioni Comuni".

All'inserimento di nuove scadenze, è possibile abilitare la funzionalità di registrazione in

Outlook per trasferire la scadenza nel calendario di Outlook in tempo reale attraverso la

casella "Registra in Outlook". Tale casella NON sarà visibile sul modulo di inserimento se

l'opzione non è stata abilitata nelle "Opzioni Comuni"

Casella REGISTRA IN OUTLOOK

Per evitare l'impostazione manuale per ogni inserimento, si può predisporre alcune procedure,

ovvero, tutte le procedure per essere trasferiti nel calendario di Outlook ad ogni inserimento di

scadenza.

La scadenza sarà trasferita al calendario di Outlook relativo alla postazione di

lavoro che effettua l'inserimento. Quindi, anche se la scadenza non appartiene al

titolare di Outlook, sarà comunque trasferita nel suo calendario.

Per impostazioni predefinite, AlexPro permette il trasferimento delle scadenze al calendario di

Outlook. Ciononostante, l'utente può cambiare l'impostazione per distinguere tra Udienze e

Adempimenti per indirizzare un tipo nel calendario e l'altro nelle attività. Per maggior

dettaglio sui parametri di personalizzazione, consultare il seguente articolo:

Opzioni per Outlook e Palmari

La differenza tra Il Calendario e le Attività di Outlook:

Il trasferimento nella categoria Appuntamento di Outlook è diverso dal trasferimento della

categoria Attività.

La categoria Appuntamento permette di impostare Data e ora di inizio, data e ora di fine e

numero di minuti per la promemoria come si vede dalla seguente figura:


La categoria "Attività", invece, permette di impostare una Data di Scadenza, Una Data di

Inizio e una Data e Ora per la promemoria, come si vede dalla seguente figura:

Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una

scadenza ad Outlook applica la seguente logica:

Appuntamento Outlook Scadenza AlexPro

Data e Ora Inizio Appuntamento = Data e Ora Scadenza

Data e Ora Fine Appuntamento = Data e Ora Scadenza + Durata Standard

(impostata in Opzioni Comuni)

Promemoria =

Data di Preavviso (s'è precedente alla

data di scadenza)

oppure



La promemoria predefinita di Outlook

Attività Outlook Scadenza AlexPro

Scadenza = Data Scadenza

Data Inizio = Nessuna impostazione

Promemoria =


data di scadenza)

oppure

Un numero di minuti equivalente alla

durata predefinita impostata nelle

Opzioni Comuni.


7.3 Compiere una scadenza

Come segnare un adempimento come già effettuato

Per indicare il compimento di una scadenza:1. Aprire la scadenza (o l'udienza) :

· attraverso il suo numero di riferimento;· o, facendo doppio clic sulla riga interessata nella lista generale

dell'Agenda

2. Attivare la modalità di modifica [F2] o fare clic sull’icona “Modifica” ,3. Spuntare la casella con l’etichetta “Effettuata” ,

4. Selezionare, se necessario, lo stato / esito adatto dalla lista “Stato”

5. Confermare l’avvenuta modifica con il tasto [F7] o con un clic sull'icona "Salva" .

Scorciatoia:

1. Premere il pulsante destro del mouse sulla riga contenente la scadenza da espletare,


2. Selezionare la voce "Considera come effettuata"

3. Conferma

Collegamento tra registrazioni in Agenda ed effetti finanziari

Vedi:


Come effettuare il Rinvio dell'Udienza

Dopo aver eseguito i passaggi precedenti fino al punto numero (3), sarà automaticamente

attivato un nuovo pulsante "Rinvia "sulla scheda.

Cliccando sul pulsante "Rinvia" apparirà una scheda per raccogliere i dati relativi al rinvio,

come nella seguente figura:



· Indicare la data della prossima udienza nel campo "Rinvio alla data"

· Indicare l'ora se necessario

· Indicare i giorni di preavviso, se necessario

· Indicare il motivo del rinvio, o selezionare un motivo memorizzato nel glossario di AlexPro

· Indicare, se necessario, le annotazioni che dovranno essere incluse nel campo annotazioni

della prossima udienza, o selezionare un dal glossario di AlexPro


Effetti del rinvio:

· L'udienza di partenza sarà segnata come "effettuata" e al posto del campo "Stato" sarà

indicato "Rinviata al"

· Sarà inserita automaticamente una nuova udienza con indicazione della data di provenienza,

il motivo del precedente rinvio e le annotazioni richieste

· Se la procedura utilizzata lo permette, sarà aperta anche la scheda per la registrazione dei

diritti, degli onorari e/o delle spese relativi alla partecipazione all'udienza. (La procedura

deve essere collegata ad una voce di tariffa per ottenere questo risultato)

· Se la procedura utilizzata lo permette, sarà preparato un documento informativo per

informare il Cliente dell'esito dell'udienza. (La procedura deve essere collegata ad un

modello di lettera informativa per ottenere questo risultato)

Vedi anche:

Le Procedure


Modificare una scadenza




7.4 Dall'Agenda alla Parcella

Collegamento tra registrazioni in Agenda e effetti finanziari

Ogni “Attività” può avere degli effetti sulla parcella, o al momento della sua emissione

nell’agenda, oppure al momento del suo compimento. Tali effetti potranno essere attivati o

disattivati nella scheda anagrafica dell’Attività (Procedura).

Per maggiori dettagli, vedi: Lavorare con le Procedure

AlexPro, secondo le impostazioni dell’Attività, proporrà la scheda di parcellazione già

compilata per l’inserimento delle prestazioni e attenderà la conferma dell’utente.

· Il modulo sarà proposto dopo la prima introduzione della scadenza, se nella scheda

“Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:

· Oppure, presenterà il modulo per l’inserimento delle prestazioni dopo il compiemento della

scadenza, se nella scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:

· Il modulo di registrazione delle prestazioni non sarà proposto in nessun caso, se nella

scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:



7.5 Modificare una scadenza

Per modificare una scadenza/udienza:

Individuare la scadenza da modificare, dalla scheda anagrafica della Pratica, dalla scheda

anagrafica del Cliente oppure dall'elenco delle scadenze generale.

Con la lista delle udienze / adempimenti,

· Fare doppio clic sulla riga interessata per aprire la scheda,

· Clic sull’icona "Modifica" dalla barra degli strumenti,

· Apportare le modifiche desiderate e fare clic sull'icona “Salva” dal menù degli strumenti.

Nota Bene: Se si modifica la data di scadenza, di una scadenza composta (Macro)

AlexPro chiederà se la stessa modifica deve essere applicata anche sulle successive

scadenze dello stesso gruppo macro.

Vedi anche:

Gestione delle Macro Scadenze

Le Procedure Composte



7.6 Spostare una scadenza

Ci sono due modi per spostare una scadenza da una data ad un'altra:

Modificare la scadenza:

· Individuare la scadenza

· Aprire la scheda della scadenza

· Fare clic sul pulsante "Modifica"

· Cambiare la data di scadenza (e quella di provenienza se necessario)

· Fare clic su "Salva"

Trascinare la scadenza da una data ad un'altra:

Vedi: Illustrazione Multimediale

· Aprire la "Tutta L'Agenda" dal menù laterale sinistro

· Selezionare la data nella zona delle scadenze correnti, o fare clic su "Oggi"

· Posizionarsi, con il mouse, sulla scadenza richiesta nella finestra delle attività scadute e non

effettuate

· Selezionare la riga interessata (che dovrà essere spostata)

· Trascinare la riga verso l'alto nell'elenco delle attività del giorno selezionato

· lasciare il pulsante sinistro del mouse.

7.6.1 Illustrazione Multimediale

Fare clic qui per vedere l'illustrazione multimediale

7.7 Eliminare una scadenza

Per eliminare una scadenza/udienza:

Individuare la scadenza da eliminare, dalla scheda anagrafica della Pratica, dalla scheda

anagrafica del Cliente oppure dall'elenco delle scadenze generale ("Tutta L'Agenda").

Con la lista delle udienze / adempimenti,

· Fare doppio clic sulla riga interessata per aprire la scheda,

· Clic sull’icona "Modifica" dalla barra degli strumenti,

· Fare clic sul pulsante "Elimina"

· Conferma l'eliminazione

Oppure

· Individuare e selezionare la scadenza da eliminare, dall'elenco delle scadenze generale

("Tutta L'Agenda")

· Premere il tasto "CANC"

· Confermare la cancellazione

http://www.alexpro.it/Corsi/eLearn/Agenda_Spostare_Scadenza_prof.htm


7.8 Calcolare una Data

Come arrivare:

· Direttamente dal modulo di gestione delle scadenze, cliccando sulla icona "Calcola data",

come nella seguente figura:

Oppure

Dal menù "Strumenti" selezionando la voce "Calcolatore termini"



Come funziona:

· Selezionare la base di calcolo dal quadro denominato "Calcola in termine di"; quindi In

termini di giorni, settimane, mesi, anni o giorni lavorativi

· Impostare la data di partenza dal calendario denominato "Data (base di calcolo),

· Impostare il segno di calcolo "+" o "-",

· Introdurre il numero da aggiungere o sottrarre, a secondo del segno selezionato (nel

precedente esempio è 90 giorni),

· Il risultato del calcolo sarà visualizzato nel calendario denominato "Risultato"

· Fare clic sul pulsante "Utilizza Risultato" per inserire il risultato nel campo "Data e ora di

scadenza" del modulo di gestione scadenze, s'è aperto; oppure fare clic sul pulsante chiudi

per chiudere la finestra.

Opzioni da applicare:

· Deselezionare la casella "Conta i fine settimana" se il calcolo deve essere applicato

escludendo tali giorni. Vedi anche "Impostazione Calendario e festività"

· Selezionare la casella "Conta i giorni di sospensione feriale" se il calcolo della data NON

deve considerare il periodo di sospensione feriale

· Selezionare la casella "Includi nel conteggio il giorno iniziale e finale" per includere conteggio

il giorno iniziale e finale.

· Selezionare il segno negativo "-" per effettuare il calcolo inverso, ossia 23/11/2008 meno

132 giorni ad esempio.



7.9 Ottimizzazione del lavoro

indice della sezioneScadenze per Più Pratiche

Scadenze per Più Persone

Scadenze Ricorrenti

7.9.1 Scadenze per Più Pratiche

Per introdurre la stessa scadenza per più di una Pratica:

· Selezionare dal Menù "Gestione" la voce "Nuovo" e fare clic sulla linguetta posizionata a

destra

· Selezionare la voce "Scadenza per + Pratiche"



· Oltre alla scheda normale di introduzione dati dell'Agenda sarà presentata anche una

seconda scheda per selezionare le Pratiche per le quali sarà introdotta la nuova scadenza

· Selezionare le Pratiche richieste utilizzando i criteri di ricerca disponibili nella "Barra di

Ricerca"

· Utilizzare i pulsanti ">", ">>", "<" e "<<" rispettivamente per aggiungere una pratica

selezionata dal lato destro al lato sinistro, tutte le pratiche, per rimuovere una Pratica o per

rimuovere tutte


· Completare i dati della scadenza nella scheda dell'agenda

· Salvare con il pulsante "Salva"

Nota Bene: La scadenza sarà introdotta per tutte le Pratiche selezionate, nella

stessa data di scadenza e per lo stesso operatore selezionato.

Nota Bene: La cancellazione di una di queste scadenze registrate NON ha effetto

alcuno sulle altre.



7.9.2 Scadenze per Più Persone

Per introdurre la stessa scadenza per più di un Operatore (Responsabile):

Di solito, la scheda di introduzione dati permette di introdurre una scadenza assegnata ad un

operatore alla volta. Per poter introdorre la tessa scadenza (attività) a più di un responsabile si

deve utilizzare l'elasticità inclusa nelle "Procedure Composte" (Le Macro Scadenze).

· Per questo esempio creeremo una nuova Procedura (Attività) nell'anagrafica delle procedura;

con il codice "ToDo", ad esempio e senza descrzione

· Salviamo la nuova scheda di Procedura con il pulsante "Salva e Chiudi"

· Creeremo, ancora con la stessa modalità, una nuova Procedura e sarà chiamata "Da.Fare", ad

esempio

· Dalla lista delle procedure apriamo ora la scheda della Procedura "ToDo" appena creata e

faremo clic sulla linguetta "Regole Macro"



· Nel quadro di pianificazione, aggiungeremo tante procedure "Da.Fare" quanti sono le

operatori, in questo esempio metteremo 4

· Chiuderememo la scheda della Procedura Composta, anche senza salvare perché le regole

sono state salvate al momento della loro inclusione.

· Proviamo adesso ad inserire una nuova scadenza utilizzando la nuova Procedura Composta

"ToDo" per assegnare la stessa scadenza a più persone

· Introdurre una nuova scadenza, come meglio spiegato nell'articolo principale e conferma

l'inserimento cliccando sulla icona "Salva"

· Sarà presentata, subito dopo l'avviso di inserimento, la tabelle per compilare le "Regole /

Macro"


· Fare clic sul pulsante Registra in fondo alla tabella

Nota Bene: La cancellazione di una di queste scadenze registrate NON ha effetto

alcuno sulle altre.

Vedi anche:

Gestione Operatori

Le Procedure dell'Agenda

Procedure Semplici

Procedure Composte




7.9.3 Scadenze Ricorrenti

Come inserire una scadenza ricorrente

1. Introdurre una scadenza come meglio chiarito nella sezione "L'Agenda"2. Selezionare la frequenza di ricorrenza dal quadro "Ricorrenza"3. Introdurre il numero di ricorrenze da inserire nel campo "Numero"4. fare clic Su "Salva"

5. La stessa scadenza, secondo l'esempio illustrato, sarà inserita 52 due volte, per lo stesso

operatore e la stessa pratica a partire dal 03/12/2007 e fino al 01/12/2008

Nota Bene: Le scadenza ricorrenti vengono inseriti nell'agenda secondo il numero

specificato e NON si rinnovano di periodo in periodo. Per l'applicazione della stessa

ricorrenza, nell'esempio illustrato, sarà necessario inserirne altre 52 a partire dal

08/12/2008 ad esempio.



7.10 Gestione delle Macro Scadenze

Cosa sono le Procedure Composte (ossia le Attività Composte oMacro Scadenze)

Una Procedura (anagrafica di un'attività da svolgere) composta, è un Procedura da registrare

nell'agenda e nello stesso tempo registrare altre Procedure (attività o scadenze) collegate

pianificate e dipendenti dalla prima. La Procedura Composta contiene, quindi, delle regole che

dovranno essere osservate o delle attività che dovranno essere svolte prima e/o dopo lo

svolgimento dell'attività principale.

Per maggior dettaglio, vedi: Procedure Composte

Come funziona:

l'introduzione di una scadenza composta non è diverso dall'introduzione di una semplice

scadenza. Partiamo dalla pratica, facciamo un clic sul pulsante scadenza dalla barra di

strumenti di AlexPro per introdurre una nuova scadenza.

· Impostare la data di scadenza, la data di provenienza e la data di preavviso se necessario,

· Individuare la procedura da utilizzare tramite il codice oppure tramite la descrizione della

procedura desiderata con l'ausilio del pulsante "Trova",

· Per individuare le procedure composte inserite nell'anagrafica delle procedure fare clic sul

menu "Azioni", la voce "Seleziona Procedura", e poi "Procedure Composte"

· Selezionare dall'elenco la procedura desiderata è fare clic sul pulsante "Seleziona",

· Fare clic sull'icona "Salva" per memorizzare la prima parte della scadenza,

Introduzione di scadenze con una Procedura Composta

· Subito dopo il salvataggio della prima parte saranno visualizzati tutte le regole collegate,

come nel seguente esempio



Registrazione del dettaglio della procedura composta

· Variare l'impostazione, se necessario; includere o escludere elementi; aggiungere

annotazioni nella colonna note se necessario, cambiare il numero di giorni o la data di

preavviso, selezionare uno specifico operatore per ogni riga

· fare clic un pulsante "Registra" per memorizzare la serie di scadenze visualizzate.

Nota Bene:

Per confermare la registrazione fare clic sul pulsante "Registra" in fondo alla maschera di

registrazione e non l'icona "Salva" utilizzata di solito per confermare le registrazioni.

Vedi anche:

Lavorare con Le Procedure

Che cos'è una Procedura

Chi può Gestire le Procedure


Procedure Semplici

Procedure Composte

Le Procedure e Outlook

Le Procedure e le Festività



Capitolo

VIIILavorare con La Tariffa


8 Lavorare con La Tariffa

Che cos'è la Tariffa?

La tariffa è il "listino prezzi" che dovrà essere addebitato sul conto del cliente per le attività

professionali prestate. Il valore della tariffa, quindi, cambia secondo uno o più dei seguenti

elementi:

· Il valore della pratica· La tabella tariffaria selezionata per la pratica· I valori minimi e massimi della voce di tariffa, se presenti· La persona che effettua l'attività· Eventuali personalizzazione della tariffa per il cliente o per la singola

pratica

è importante notare che la parcellazione dipende dalla presenza di una tariffa da

utilizzare. Non si può parcellare ne prestazioni ne spese senza l'utilizzo di una voce di

tariffa.

Indice della SezioneLa Tariffa della Professione

Creare Nuove Voci di Tariffa

Modificare una Voce di Tariffa

Eliminare una Voce di Tariffa

Tipologie delle Voci di Tariffa

Rapporto Tariffa e Valore della Pratica

Gli Acconti

La Tariffa a Tempo

Le Macro Tariffa

Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

Caratteristiche Avanzate delle Voci

Tariffa Rivalutabile

Rapporto Tariffa e Operatore

Rapporto Tariffa e Cliente

Traduzione delle Descrizioni delle Voci

Tariffa Personalizzata

Lavorare con La Tariffa


8.1 La Tariffa della Professione

Anagrafe Voci della Tariffa

Le prestazioni professionali (giudiziale o stragiudiziale) hanno il loro valore di base e la loro

rivalutazione, secondo:

· la complessità dell'argomento;

· l'esperienza del professionista;

· il tempo impiegato dai collaboratori;

· patti e accordi stabiliti con il cliente.

AlexPro è fornito con la tariffa ufficiale della professione in vigore. È possibile, comunque,

aggiungere, modificare o eliminare voci di tariffa personalizzate. Inoltre è possibile creare

meccanismi di personalizzazione relativi alla pratica o al cliente (vedi “Tariffa

Personalizzata”).

Per visualizzare un elenco completo della Tariffa:

Dal menù laterale, selezionare la sezione anagrafiche e fare clic sulla icona "Tariffa". Verrà

visualizzato un elenco completo di tutte le voci registrate, come nella seguente figura:


8.2 Creare Nuove Voci di Tariffa

Come arrivare:

Dal menù Gestione selezionare "Nuovo" e poi "Voce / Tariffa"

Compilare la scheda anagrafica della voce, almeno la sezione "Generale" e fare clic sulla icona

"Salva e Chiudi"

Come compilare la scheda anagrafica della Voce di tariffa:

Sezione Generale

Questa sezione permette la gestione dei dati di base della Voce:

· il codice,

· la descrizione

· i suoi vari attributi



Il campo “Codice”:

Codice da attribuire a piacere per assegnare un codice identificativo alla voce. È consigliabile

l’uso di codici alfanumerici in quanto AlexPro utilizza i codici numerici per la tariffa ufficiale

fornita ed aggiornata dalla “El Saidi Software”. Il codice ammesso è alfanumerico con

lunghezza massima di 10 caratteri.

Il campo “Descrizione”:

È un campo descrittivo aggiunto e potrà essere utilizzato per descrivere al meglio la voce di

tariffa.

Opzioni della Voce:

E’ possibile assegnare alla voce le seguenti opzioni:

· Fatturabile;

· Voce Composta;

· Giudiziale.


· Selezionando l’opzione “Fatturabile”, le registrazioni effettuate con tale voceverranno proposte nel totale della fattura al momento della sua emissione. Le vocinon fatturabili, non vengono prese in considerazione al momento dell’emissionedella fattura. È comunque possibile cambiare tale attributo al momento dellaregistrazione della prestazione o della spesa.

· Selezionando l’opzione “Giudiziale”, si attribuisce alla voce il carattere giudiziale,quindi sarà possibile ricercarla attraverso tale attributo. Al momento dell’emissionedi una nota spesa, saranno proposte solo le voci giudiziali.

· Selezionando l’opzione “Composta” si indica che la voce è composta da altre voci, quindi al

momento della registrazione di una prestazione o di spese composta, verranno proposti tutti

i componenti di tale voce, ad esempio:

CONCILIAZIONE GIUDIZIALE LAVORO composta da:

4029 Richiesta alla cancelleria di copia di atti

4002 Disamina

4114 Redazione Atto

4006 Autentica di firma

4009 Costituzione in giudizio

4017 Formazione del fascicolo

4018 Partecipazione all'udienza

4020 Consultazione con il Cliente

4021 Corrispondenza informativa con il cliente

La registrazione della prestazione effettuata utilizzando la voce composta, sopra

illustrata, comporta l’introduzione di tutti i suoi componenti.

Tale caratteristica di AlexPro, permette all’utente di creare voci composte (chiamate

internamente “Macro”) per accelerare e controllare la corretta registrazione delle prestazioni

e delle spese.

Semplice, a Scaglioni o Rivalutabile:

Una voce può essere considerata “Semplice”, “Tariffa a Scaglioni” oppure come voce“Rivalutabile a livelli”:· La voce "Semplice", indica che il suo valore standard non subirà cambiamenti nè per causa

del valore della pratica nè secondo il suo livello;

· La voce "A Scaglioni", è una voce di tipo “Onorario” e/o “Diritto”, e indica che il suo valore

standard sarà tra un “Valore Minimo” ed un “Valore Massimo”, mutabile a secondo dello

scaglione del valore della pratica al momento della registrazione dell’onorario e/o del

diritto;

· La voce "Rivalutabile", ha un valore standard mutabile (rivalutabile), secondo il livello

attribuito alla Pratica.

Per maggior dettaglio sulla gestione degli scaglioni vedi:


Il Campo “Categoria”:

È un campo (alfanumerico lungo 10 caratteri) facoltativo per il raggruppamento di un insieme

di voci nella stessa categoria, ad esempio:

· T-Studio per “Tempo di Attività in Studio”;



· T-Città per “Tempo di attività in città”;

· T-Viaggio per “Tempo di attività fuori città”;

· qualsiasi codice di raggruppamento ideato dall’utente.

La griglia dei valori della Voce:

Una voce può essere di un solo tipo (Tempo, Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese "Acconto")

e può essere mista composta da diversi tipi (escluso il tipo "Fondo Spese o Acconto)

Attraverso la griglia dei valori della voce, è possibile selezionare il tipo di voce (Tempo,

Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese), introdurre il valore standard della voce e, infine,

l’imponibilità IVA (Imponibile, non imponibile o esente IVA).

· Selezionare il tipo della voce, facendo clic sul pulsante

· Introdurre il valore unitario di ogni tipo se necessario

· Selezionare il campo di applicazione dell’IVA

Osservazioni sulla gestione delle Voci:

· Una voce di tipo “Tempo”, “Diritto” o “Onorario” non imponibile o esente non sarà mai

calcolata nel totale della parcella; la voce può apparire come prestazione nella parcella,

ma il suo valore non sarà preso in considerazione.

· Una voce di "Acconto / “Fondo Spese”, se viene fatturata con altre voci, sarà espressa con il

segno negativo e detratta dal totale.

· Le registrazioni effettuate con voci di "Acconto" / “Fondo Spese” potranno essere fatturate

come Fattura di “Acconto”. Tale Fattura verrà automaticamente detratta dalla Fattura

emessa successivamente come “Acconti già fatturati”.

· Le voci “a scaglioni” sono relative a Pratiche che hanno un valore determinato o

indeterminato e un riferimento ad una specifica tabella tariffaria. Il valore standard della

voce verrà considerato “valido” in mancanza dell'indicazione della "Tabella Tariffaria" nella

Pratica al momento della registrazione della prestazione.

· Le voci "Rivalutabile" sono relative a Pratiche che hanno un livello selezionato dalla Tabella

Livelli. Il valore standard della voce verrà considerato “valido” in mancanza di valore o di un

determinato livello della Pratica al momento della registrazione della prestazione.

· Il valore di una voce senza un importo predefinito, è gestibile al momento dell’introduzione

della prestazione.

Nota Bene: Solo per la tariffa forense precedente a quella di Giugno 2004: Il valore

minimo e massimo di base, rappresentano i valori di base utilizzati nella costruzione

della tariffa forense. Ad esempio, sono quelli relativi alle pratiche con valore fino a

Lit. 10.000.000 (€ 2.582,28). Al momento dell’applicazione di tale voce, nella fase

di registrazione delle prestazioni, e a secondo del livello della pratica, tali valori

(minimo e massimo) saranno moltiplicati per i coefficienti stabiliti nella tariffa e

gestiti attraverso la fase Livelli.


Sezioni "Scaglioni Onorari" e "Scaglioni Diritti"

Queste due sezioni non sono visibili al momento della creazione della schedaanagrafica della voce per la prima volta. Saranno visibile, solo dopo aver aperto lascheda per modifica e selezionato l'opzione "Tariffa a Scaglioni":

Per maggior dettaglio sulla gestione degli scaglioni vedi:


Sezione Istruzioni per l'uso:

Questa sezione facoltativa, fornisce un aiuto in linea per visualizzare istruzioni relative al

corretto utilizzo della voce.

Cosa controlla AlexPro nella fase d’inserimento di una nuova voce:

a. L’esistenza di un codice unico e valido (non utilizzato precedentemente);b. La selezione di almeno un tipo di voce (Tempo, onorario, diritto, spese o acconti);c. Che ogni tipo sia contrassegnato come: imponibile, non imponibile o esente.

Vedi anche:

La Tariffa della Professione





Gli Acconti

La Tariffa a Tempo

Le Macro Tariffa











8.3 Modificare una Voce di Tariffa

Per modificare una voce:

· Fare clic sulla icona "Tariffa" dalla barra laterale del menù

· Con la lista delle voci visualizzata, fare doppio clic sulla voce da modificare; oppure fare clic

sulla icona "Apri"

· Si apre la scheda anagrafica della voce

· Fare clic sulla icona "Modifica" , oppure premere il tasto [F2]

· Introdurre le modifiche desiderate e fare clic sulla icona "Salva e Chiudi" oppure premere

i tasti [Ctrl+F7]

Note sulla modifica e la cancellazione di una Voce di Tariffa

· Non è possibile eliminare una voce già utilizzata nelle registrazioni delle prestazioni.

· La modifica delle caratteristiche di una voce non comporterà modifiche alle registrazioni già

effettuate.

· Le voci composte non possono includere una voce di tipo “Fondo Spese / acconto”.

· Una voce composta non può includere altre voci composte.

8.4 Eliminare una Voce di Tariffa

Per eliminare una voce:

· Fare clic sulla icona "Tariffa" dalla barra laterale del menù

· Con la lista delle voci visualizzata, fare doppio clic sulla voce da modificare; oppure fare clic

sulla icona "Apri"

· Si apre la scheda anagrafica della voce

· Fare clic sulla icona "Modifica" , oppure premere il tasto [F2]

· Fare clic sulla icona "Elimina" oppure premere i tasti "Maiuscolo+CANC"

Non è possibile eliminare una voce già utilizzata nelle registrazioni delle

prestazioni.


8.5 Tipologie delle Voci di Tariffa

Le tipologie di tariffa gestite da AlexPro sono cinque:1. Onorari2. Diritti3. Spese (Imponibili, Non Imponibili e Esenti)4. Acconti / Fondo Spese (Imponibili, Non Imponibili e Esenti)5. Onorari a Tempo (Imponibili e Non Imponibili)

Particolarità delle tipologie delle voci di tariffa:

La denominazione delle tipologie è modificabile tramite l'Amministrazione di AlexPro

Onorari e Diritti:

· Voci imponibili per difetto

· Possono essere rivalutati al momento del loro utilizzo secondo uno dei seguenti criteri:

· Applicando il loro valore (prezzo) semplice senza rivalutazione alcuna.· Applicando il valore di uno degli scaglioni secondo il valore della

pratica e la tabella tariffaria associata ad essa associata.· Applicando il valore della voce moltiplicato per il coefficiente di

rivalutazione associato al livello della pratica.· Applicando il valore della voce moltiplicato per il coefficiente di

rivalutazione associato all'operatore che registra la prestazione.· Applicando il valore personalizzato della voce associato alla Pratica

nella sezione "Tariffa" della scheda anagrafica della pratica. Questacaratteristica è valida solo nella versione Enterprise.

· Oppure, applicando un valore che si introduce di volta in volta almomento della registrazione della prestazione.

Spese:

· Una voce di spese può essere impostata come imponibile, non imponibile o esente

· Al momento della registrazione (la parcellazione) non sarà possibile cambiare l'imponibilità

da esente a imponibile o da non imponibile a imponibile. Quindi si debbono creare voci

separati per le spese imponibili, quelli non imponibili e le spese esenti.

· Le voci di spese potranno essere raggruppate nel riepilogo della fattura (o della proforma

fattura) oppure stampate in dettaglio. Sarà possibile fare ciò al momento della stampa della

fattura (o della proforma)

· Le voci di spese, anch'essi potranno essere rivalutati secondo un dei seguenti criteri:

· Applicando il loro valore (prezzo) semplice senza rivalutazione alcuna.Ad esempio: Costo copie Euro 0,52

· Applicando il valore personalizzato della voce associato alla Praticanella sezione "Tariffa" della scheda anagrafica della pratica. Questacaratteristica è valida solo nella versione Enterprise.

· Oppure, applicando un valore che si introduce di volta in volta almomento della registrazione della prestazione.

Gli Acconti:

Voci impostati per la registrazione degli acconti ricevuti anticipatamente dal Cliente e che

debbono essere fatturati. Gli acconti sono disponibili in due tipi:

· Acconti Imponibili

· Acconti Esenti

Per creare una Fattura (o una Proforma) di acconto è consigliabile utilizzare la procedura

guidata di AlexPro "Calcola Acconto"



Onorari a Tempo:

Sono tratte in modo uguale agli altri voci di "Onorario" ma non hanno scaglioni correlati al

valore della Pratica. Gli onorari a tempo sono rivalutabili se:

· Esiste una tariffa personalizzata relativa alla Pratica o al Cliente,

· Esiste un coefficiente di moltiplicazione nella scheda anagrafica dell'operatore e un Livello

nella scheda della Pratica

In assenza di parametri per la rivalutazione, sarà applicato il prezzo orario relativo

all'operatore se impostato, altrimenti il valore dovrà essere introdotto manualmente al

momento della registrazione della prestazione.

Denominazione delle tipologie delle voci:Le tipologie: Onorari, Diritti, Spese, Tempo e Fondo Spese potrannoessere denominati in modo diverso secondo le esigenze dell'utente.Per personalizzare le denominazione di tali tipologie, selezionare ilmenu Strumenti > Amministrazione AlexPro > AutenticazioneUtente > Menù File > Dati Studio e Impostazione Fattura. Peraccedere a questa fase, l'utente deve avere la qualità diamministratore di AlexPro


8.6 Rapporto Tariffa e Valore della Pratica

La voce di tariffa viene rivalutata al momento della registrazione della prestazione secondo i

seguenti fattori:

· La tipologia della voce stessa

· Il valore della Pratica per la quale viene effettuata la registrazione della prestazione

· La Tabella Tariffaria associata alla Pratica interessata

· Il Livello di difficoltà della Pratica (solo per onorari a scaglioni)

· Il Livello di coefficienti di moltiplicazione associato alla Pratica interessata (se impostato)

· L'operatore associato alla registrazione

· La Tariffa personalizzata associata alla Pratica, al Cliente o all'operatore in questione.


8.7 Gli Acconti

Si intende per acconti (o fondi spese) "Importi ricevuti dal cliente in anticipo a titolo di

acconto".

La registrazione degli acconti deve essere effettuata utilizzando una Voce di Tariffa di tipo

"Acconti / Fondo Spese".

Per calcolare e fatturare gli acconti è consigliabile utilizzare la fase guidata di "

Calcola Acconti" disponibile nel menù "Strumenti"


8.8 La Tariffa a Tempo

La voce tariffa a tempo svolge il compito di registrazione del tempo trascorso nello

svolgimento di un'attività, con o senza un valore associato.

La registrazione della prestazione può essere:

· Indicativa senza valore dove sarà registrato solo il tempo senza valore monetario,

· Indicazione del costo dello svolgimento dell'attività,

· Indicazione del tempo ed il suo valore al fine di fatturarlo, o

· Indicazione del tempo ed il suo valore non imponibile per far sì che le descrizioni dell'attività

svolte viene apportato nelle fatture senza un valore specifico.

Qualsiasi voce di tariffa, all'eccezione delle voci di Acconto, potrà essere associata

alla registrazione del tempo

La voce di tariffa a tempo è rivalutabile al momento della registrazione dell'attività secondo

uno dei seguenti criteri:1. La tariffa oraria indicata nella scheda dell'operatore, oppure2. Il valore della voce stessa moltiplicato per il coefficiente indicato nella scheda anagrafica

dell'operatore, oppure 3. Il valore della voce stessa moltiplicato per il coefficiente indicato nella scheda anagrafica

della Pratica, oppure4. Il Valore personalizzato della Categoria della voce nella scheda anagrafica del Cliente,

oppure5. Il Valore personalizzato della Categoria della voce nella scheda anagrafica della Pratica6. Il Valore personalizzato della voce nella scheda anagrafica del Cliente, oppure7. Il Valore personalizzato della voce nella scheda anagrafica della Pratica.

Nota Bene: La priorità di applicazione è discendente, ossia, sarà applicata la

regola numero 7 se ce, altrimenti la numero 6 e così via fino alla regola numero 1.

In assenza di tutte le regole nessuno valore sarà proposto al momento della

registrazione dell'attività.

Solo l'edizione Enterprise di AlexPro permette l'applicazione di tutti i criteri;

l'edizione standard, invece, permette l'applicazione dei criteri da 1 a 3.

Casi illustrativi:

In questo caso illustrativo studieremo le diverse modalità di applicazione delle voci di tariffa a

tempo.

Caso 1 (Applicazione del valore standard assegnato all'operatore)

La voce da utilizzare in questo esempio, è una voce illustrativa a titolo di esempio.

Il valore standard della voce è di € 125,00 per ogni ora e proporzionale per ogni frazione

d'ora.



La pratica utilizzata in questo esempio non indica un valore specifico ne livello di

rivalutazione.

L'operatore selezionato per questo caso ha un valore orario di € 100,00 per ogni ora eproporzionalmente er ogni frazione d'ora.


Utilizzando la voce "C027" per la pratica "10600001" eseguita dall'operatore "AlessandroMazzotta", il risultato sarà come di seguito illustrato, € 150,00 per 01:30 ore moltiplicate peril valore orario dell'operatore e NON della voce

Caso 2 (Applicazione del valore standard della voce)

In questo caso, la scheda anagrafica dell'operatore è priva di valore specifico di tempo, come

si vede dalla seguente figura:



Utilizzando la voce "C027" per la pratica "10600001" eseguita dall'operatore "AlessandroMazzotta", il risultato sarà come di seguito illustrato, € 187,50 per 01:30 ore moltiplicate peril valore standard della voce.

Caso 3 (Applicazione del livello della Pratica)

In questo esempio, assoceremo la Pratica "10600001" al livello "40" di seguito illustrato.


Il coefficiente di moltiplicazione per questo livello, come si vede, è 3. Quindi i valori delle vocia tempo, in assenza di altre impostazioni, saranno moltiplicati per 3

Nella sezione "riferimenti" della scheda anagrafica della Pratica, impostiamo il livello a "40",

come dalla seguente figura. Il numero "40" è solo un codice che fa riferimento ad un livello

specifico.

Cambiamo anche la scheda anagrafica della voce "c027" impostando il modo di rivalutazione a"Rivalutabile a livelli", come illustrato dalla seguente figura:

Ora proviamo a registrare la stessa prestazione di "Alessandro Mazzotta" nella stessa pratica "

10600001" dopo questa modifica:



Il valore unitario è stato rivalutato a € 375,00 (il valore standard della voce € 125,00 x 3,00 ilcoefficiente "40" attribuito alla pratica)

Caso 4 (Applicazione della tariffa personalizzata della Pratica)

Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione

"Tariffa Personalizzata".

In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa

alla voce "c027" ad un valore assoluto di € 150,00 per chiunque degli operatori la eseguisse.


La sezione "Tariffa" nella scheda della Pratica sarà simile alla seguente:

Ora proviamo a registrare la stessa prestazione con la tariffa "c027" eseguita da "Andrea CC"

nella stessa pratica "10600001" dopo questa modifica:



Si nota che la voce "c027" è stata rivalutata a € 150,00 anziché € 18,00 impostata nellascheda dell'operatore. Si nota, inoltre, che il valore standard della voce € 125,00 è statosovrapposto dal valore personalizzata impostato nella scheda anagrafica della Pratica €150,00.

In questo esempio, non è stato impostato alcun livello nella scheda anagrafica della Pratica.

Impostando il livello a "40" risulterebbe in un valore unitario di € 450,00; cioè l'importo

personalizzata € 150,00 moltiplicato per il coefficiente del livello applicato 3,00 (150 x 3 =

450)

Caso 5 (Applicazione della tariffa personalizzata della Pratica apercentuale)

Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione

"Tariffa Personalizzata".

In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa

alla voce "c027" ad un valore con maggiorazione del 200% per chiunque degli operatori la

eseguisse.

La sezione "Tariffa" nella scheda della Pratica sarà simile alla seguente:


Ora proviamo a registrare la stessa prestazione con la tariffa "c027" eseguita da "Andrea CC"

nella stessa pratica "10600001" dopo questa modifica:

Come si vede da questo esempio, il valore del tempo dell'operatore è stato ignorato ed è statosostituito da € 375,00 che rappresenta il risultato dell'applicazione della maggiorazioneimpostata nella scheda anagrafica della Pratica.Valore standard della voce € 125,00 + (125,00 x 200% maggiorazione personalizzata) = €375,00




8.9 Le Macro Tariffa

Sezione “Macro”:

La sezione “Macro” non è visibile se la voce non è contrassegnata come voce “Composta”.

Tale sezione, visualizza e permette di gestire i componenti di una voce composta.

Che cos’è una voce composta (Macro):

Una voce composta permette di addebitare una serie di prestazioni e di spese su una Pratica,

anziché addebitarle una alla volta. I singoli valori di ogni prestazione e/o di spesa, sono

comunque modificabili al momento della registrazione.

La voce composta, in se' stessa non ha valore nè tipo. Essa è un insieme di voci, che saranno

addebitate in parcella nell’ordine stabilito nella sezione “Macro”.

Per creare nuova voce composta:

· Creare la scheda anagrafica della voce, come voce "Semplice", attribuendo un codice, una

descrizione ed il tipo "onorario" . Per maggior dettaglio sull'inserimento vedi: "Creare nuove

voci di tariffa"

· Aprire la scheda anagrafica della voce appena inserita

· Fare clic sulla icona "Modifica" e spuntare la casella "Composta"


· Fare clic sulla linguetta "Macro"

Selezionare la voce da aggiungere e fare clic sul pulsante "Aggiungi"

Come sarà utilizzata la voce composta nella voce di registrazione:

Utilizzeremo in questo esempio la voce "6119" - "Nota spese - Iscrizione Ipotecaria"

Come si può vedere dall'esempio illustrato, l'utente può escludere alcuni voci togliendo la

spunta nella colonna "Voce", può cambiare il numero delle prestazioni nella colonna "N°.", può

cambiare il valore unitario di ogni voce e aggiungere descrizioni ad ogni riga.



Per maggior dettaglio vedi:

Registrazione delle Prestazioni


8.10 Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

Sezioni “Scaglioni”:

Tali sezioni sono attive solo per voci contrassegnate come “Tariffa a scaglioni”.

Le voci a scaglione sono fornite con AlexPro, sia al momento della prima installazione che dopo

ogni aggiornamento o modifica della tariffa di professione. Il valore di una voce di onorario da applicare è determinato da due fattori:a. Il valore della Pratica;b. La tabella tariffaria associata alla Pratica

Entrambi sono da impostare nella scheda anagrafica della Pratica

È comunque importante notare quanto segue:

· Ogni scaglione si riferisce ad un “Valore Pratica Fino a”;

· Lo scaglione con valore -1,00, fa riferimento a Pratiche con "Valore Indeterminabile";


· Lo scaglione con valore -2,00, fa riferimento a Pratiche con "Valore Indeterminabile di

Particolare Importanza";

· Lo scaglione con valore fino a 10.000.000.000,00, rappresenta lo scaglione per oltre €

5.164.600,00;

· Nel caso di una voce di tipo “Onorario”, ogni riga contiene:

Il valore massimo della Pratica per l'applicazione, ossia lo Scaglione;

Il valore minimo dell’onorario da applicare

Il valore massimo dell’onorario da applicare

Valore predefinito da impostare secondo la preferenza dell’utente. Il valore standard

fornito da AlexPro è quello minimo.

· Nel caso di una voce di tipo “Diritto”, gli importi minimo, massimo e predefinito sono uguali,

salvo rari casi ove specificato dalla tariffa stessa (ad esempio: la Voce 4082 – Diritto di

collazione, con impiego della dattilografia (per ogni foglio) – per le pratiche con particolare

importanza o di valore indeterminabile - esiste un diritto minimo e uno massimo da

applicare.);

· La voce di tipo “Diritto” è soggetta solo al valore della pratica e non all’autorità giudiziale.

Codifica delle voci:

Le voci fornito con AlexPro, per la tariffa del 2004, sono codificate secondo il seguente

criterio: · 4000 - 4300 per le voci di diritti e di onorari;

· È aggiunto .1, .2, .3 e così via per le voci che hanno la stessa natura, ma con applicazione

diversa, come ad esempio:

o 4050.1 – Pignoramento Navi;

o 4050.2 – Pignoramento Automobili;



o 4050.3 – Pignoramento Aeromobili.

· E101 – E200 per le voci di spese;

· FI e FN, rispettivamente per le voci di fondo spese imponibile e fondo spese non imponibile o

esente;

· S01 – S09 per gli onorari ed i diritti stragiudiziali.

L’uso di tali codici facilita l’aggiornamento della tariffa, quindi è raccomandabile di

non alterare tale codifica, se non per motivi imprescindibilmente validi. Per inserire

ulteriori voci da utilizzare, l’utente potrà utilizzare codici personali e, comunque,

diversi da quelli sopra illustrati.

Campo “Data Inizio Applicazione”:

Questo campo indica la data di inizio applicazione della tariffa, per poter differenziare tra la tariffa

del 2004, quella del 1995, quella del 1994 e le precedenti tariffe. AlexPro riesce a decidere qual'è il

valore da applicare, attraverso la data della registrazione della prestazione.

Lista "Tabella Tariffaria"

Indica la tabella da visualizzare nella griglia sottostante

Quadro “Valori”:

Tale quadro, con due opzioni, si riferisce ai valori minimi e massimi: se sono espressi in valore

assoluto (ad esempio € 12,00), oppure in percentuale (ad esempio 12% dal valore della

Pratica).

La maggior parte delle voci con scaglioni è impostata come “Valore Assoluto”. Salvo i seguenti

casi, il valore da applicare è in percentuale:

· S02.7 Redazione di contratti, Statuti, Regolamenti, Testamenti, o per l'assistenza alla

relativa stipulazione e redazione;

· S02.8 Redazione di contratti di locazione o per l'assistenza alla relativa stipulazione e

redazione.

Quadro “Modalità di calcolo”:

Tale quadro, con due opzioni, si riferisce alla modalità con la quale viene determinato il

valore minimo o massimo da applicare:

· Fisso, ossia l'unico da applicare;

· Cumulativo, ossia il valore da applicare a cui vanno aggiunti tutti i valori degli scaglioni

precedenti.


Colonna "Codice"

Questa colonna fa riferimento al codice originale della voce secondo la pubblicazione ufficiale

della tariffa.

8.11 Caratteristiche Avanzate delle Voci

La sezione "Avanzata" nella scheda anagrafica della Voce, permette di specificare ulteriori

parametri di calcolo, di classificazione e/o di automazione. Attraverso questa sezione, inoltre,

si può rendere "Obsoleta" una determinata voce di tariffa per impedire il suo utilizzo nelle

registrazioni delle prestazioni.

I parametri relativi ai quadri "Limite di addebito" e " Intervalli di maggiorazione" sono già

impostati nella tariffa professionale fornita con AlexPro al momento dell'installazione. Tali

parametri possono essere, comunque, introdotti o variati dall'utente per applicare maggiore

flessibilità o restrizione nella fase di registrazione delle prestazioni.

Quadro "limite dell'addebito":



Questo quadro permette di specificare limiti, sia per l'importo sia per il numero delle

prestazioni da addebitare. Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando

questa voce deve avere un valore minimo di € 77,47.

Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando questa voce deve avere

un valore minimo di € 154,94 ma non deve superare 4 ore giornaliere e un massimo di € 600,00.

Quadro "intervalli di maggiorazione e/o di riduzione"

Questo quadro permette di specificare altri parametri relativi alla maggiorazione e alla

riduzione del compenso. Tali valori saranno selezionati al momento della registrazione della

prestazione.

Nell'esempio illustrato nella figura precedente, il quadro indica che l'utente potrà, secondo

l'esigenze, applicare sul valore calcolato della voce, una maggiorazione tra il 10 e il 50%

OPPURE una riduzione tra il 20 e il 40%.

Per avere accesso a queste indicazioni durante la fase di registrazione delle prestazioni, se

deve selezionare "Riconciliare" dall'elenco dei valori minimi e massimi della voce, come dalla

seguente figura:


Quadro "Riclassificazione e Gestione Task"

Questo quadro permette di assegnare una "Finalità" alla voce della tariffa, chiamata anche

"Task". Alle voci "Redazione Atto" e "Parere Scritto" si può attribuire la finalità "Redazione e

revisione".

Avere tutti le voci riclassificati, da la possibilità di ottenere analisi gestionali del

tempo trascorso nello svolgimento delle varie attività per ogni "Finalità / Task". Ad

esempio il tempo impiegato in "Redazione e revisione", quello impiegato in

"Pianificazione e preparazione" e così via.

Il campo “Finalità della spesa”:

È un campo facoltativo, selezionabile da un elenco standard all’interno di AlexPro (non ha una

tabella specifica da gestire).

La finalità della spesa viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di

fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.

Le classifiche applicano il sistema “UTBMS (Uniform Task-Based Management System).

Le finalità delle spese standard sono:

· E101 - Copie;

· E102 - Stampe esterne;

· E103 - Elaborazione testi;

· E104 - Trasmissione Fax;

· E105 - Addebiti telefonici;

· E106 - Ricerca on-line;

· E107 - Trasporto e corrieri;

· E108 - Postali;

· E109 – Viaggi Urbani;

· E110 – Viaggi interurbani;

· E111 – Pasti;

· E112 – Tasse o diritti giudiziali;

· E113 – Spese di notifiche o di comparizione;

· E114 – Spese relative ai testimoni;

· E115 – Trascrizione;

· E116 – Trascrizione processuale;

· E117 – Documenti prodotti in giudizio;

· E118 – Fornitori di supporto nel giudizio;

· E119 – Esperti;

· E120 - Investigatori Privati;

· E121 - Arbitrato/mediatore;

· E122 – Avvocati locali;

· E123 – Altri professionisti;

· E124 – Altro;

· E125 – Traduzione.

http://www.ledes.org

http://www.abanet.org/litigation/utbms/utbms.pdf



Il campo “Finalità dell’attività”:

Campo facoltativo, utilizzabile sia per la fatturazione elettronica che nella stampa dei

rapporti. È applicabile sulle voci di tipo “Onorari”, “Diritti” e “Prestazioni a tempo”.

La finalità delle attività viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di

fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.

Le classifiche applicano il sistema “UTBMS (Uniform Task-Based Management System).

Le finalità dell’attività standard sono:

· A101 - Pianificazione e preparazione;

· A102 - Ricerca;

· A103 - Redazione e revisione;

· A104 - Recensire e Analizzare;

· A105 - Comunicazione (in studio);

· A106 - Comunicazione (con il cliente);

· A107 - Comunicazione (con altri avvocati esterni);

· A108 - Comunicazione (con esterni);

· A109 - Comparsa o assistenza ad udienze;

· A110 - Gestione dati e archivi;

· A111 - Altro.

Il campo “Procedura collegata alla voce corrente”:

Campo facoltativo, in cui è possibile selezionare una scadenza correlata alla voce in modo

che, al momento dell’inserimento della prestazione o delle spese, venga automaticamente

proposto da AlexPro il modulo per l’introduzione di tale procedura nell’agenda.

8.12 Rapporto Tariffa e Operatore

è possibile specificare un valore atempo per ogni Operatore registrato nell'anagrafica degli

operatori di AlexPro. Tale valore può riflettere uno di due casi:

· il compenso (onorario) a tempo per ogni ora, oppure

· il costo del lavoro a tempo per un'ora lavorativa

Tale valore sarà proposto, anche secondo l'impostazione della tariffa personalizzata, come

valore unitario per ogni registrazione di prestazioni a tempo associata all'operatore.

http://www.ledes.org

http://www.abanet.org/litigation/utbms/utbms.pdf


è possibile, in alternativa, impostare coefficienti di moltiplicazione per ogni tipologia di

tariffa:

· Un coefficiente di moltiplicazione per gli onorari,

· un coefficiente di moltiplicazione per i diritti,

· e un coefficiente di moltiplicazione per le tariffe a tempo.

con questo sistema, di coefficienti, il valore della voce di tariffa nella fase di registrazione

delle prestazioni, sarà moltiplicato per il coefficiente determinando per l'operatore selezionato

in a registrazione

Vedi anche:


La Tariffa a Tempo




8.13 Tariffa Rivalutabile

Il valore di una voce di tariffa rivalutabile (a livelli) sarà moltiplicato per il rispettivo

coefficiente assegnato al tipo della voce secondo il livello assegnato alla Pratica. Quindi, il

valore della voce rivalutabile NON cambierà se nella Pratica NON c'è alcun riferimento ad un "

Livello (Tabella di coefficienti)".

La tariffa forense precedente a quella del 2004 è una tariffa rivalutabile. Ogni

voce di onorari o di diritti in quella tariffa ha un valore minimo di base e un valore

massimo di base, e a secondo del livello attribuito alla Pratica, tale valore viene

moltiplicato per un determinato coefficiente come si vedrà nel seguente esempio.

Per facilitare la spiegazione, ipotizziamo il seguente caso:

Alla Pratica "123" è stato attribuito il livello "06", ecco sono le due figure che rappresentano,

rispettivamente, la Pratica "123" e il livello "40":

Il Quadro "Impostazione Tariffa" nella sezione "Riferimenti" della scheda anagrafica dellaPratica

La scheda anagrafica del livello che indica i coefficienti che debbono essere applicati per larivalutazione della voce:

In questo esempio:

Qualsiasi voce di tariffa, Rivalutabile, di tipo "Onorario" sarà rivalutata moltiplicando il suo

valore minimo di base per 0,50 e il suo valore massimo di base per 2,00 per ottenere il

minimo ed il massimo da applicare per la Pratica interessata (in questo caso la "123")



8.14 Rapporto Tariffa e Cliente

Vedi:


8.15 Traduzione delle Descrizioni delle Voci

Sezione "Traduzione in Lingue Straniere"

Attraverso questa sezione è possibile gestire la descrizione della voce, secondo le varie lingue

inserite nella tabella Lingue.

Se la scheda anagrafica del Cliente indica una lingua diversa dalla lingua Italiana, al

momento dell’introduzione della prestazione nella fase Registrazioni, la descrizione

della voce nella lingua del Cliente, sostituirà la descrizione italiana.

Per introdurre una descrizione di una voce con una lingua diversa:

· Fare clic sulla linguetta nella scheda anagrafica della Voce;



· Selezionare la lingua dall’elenco ;

· Introdurre la descrizione nel campo “Descrizione”;

· Fare clic sul pulsante <Salva Descrizione Lingua>.

Vedi anche:

Lingue

Contatti

Preparazione e Stampa Fatture



8.16 Tariffa Personalizzata

Cos'è una Tariffa Personalizzata

Una tariffa personalizzata è una modifica al percorso naturale del calcolo del valore di una

Voce di tariffa, per una determinata Pratica o per un determinato Cliente.

Una voce di tariffa di tipo “prestazione a tempo”, ad esempio, ha un valore relativo

all’operatore che rende le prestazione e viene applicato su tutte le Pratiche. La tariffa

personalizzata, permette di modificare tale valore, solo per una determinata Pratica o per un

determinato Cliente, maggiorando o diminuendo il valore orario da applicare.

Perchè utilizzare una Tariffa Personalizzata

È una maggiore flessibilità per l’applicazione del valore delle prestazioni e delle spese. È

particolarmente importante in ambienti dove vengono applicate tariffe o prezzi diversi,

secondo il grado del professionista, il tipo della Pratica e gli accordi con il Cliente. Alcune

voci della tariffa a tempo, con l’ausilio della personalizzazione, potranno essere applicate

in modi diversi, secondo i parametri di personalizzazione usati. Accordi con un cliente, per

una certa pratica, portano a determinare una regola diversa dallo standard per il prezzo

delle prestazioni; ad esempio:

· la prestazione a tempo degli operatori di classe “Soci” ha un valoreorario standard di € 200,00;

· la prestazione a tempo degli operatori di classe “Collaboratore” ha unvalore orario standard di € 65,00;

· gli accordi con il cliente, in generale o per una particolare Pratica,determinano un valore generico di € 75,00 per tutte le prestazionirese, a prescindere dalla classe o il nome del professionista.

Come creare una Tariffa Personalizzata

Dal menù classico a tendina, selezionare "Anagrafe" e poi "Tariffa Personalizzata"



Oppure

· Dalla scheda anagrafica della Pratica interessata, fare clic sulla linguetta "Tariffe"

· Fare clic sulla icona "Nuovo" che si trova all'interno della sezione (vedi figura)

· Compilare la scheda della tariffa personalizzata e confermare cliccando sul pulsante "Salva"


Scheda Gestione Tariffa Personalizzata

Di seguito sono analizzati tutti i campi che compongono la scheda della nuova Tariffa

Personalizzata da creare:

Il campo "Voce / Tariffa":

Introdurre il codice della voce da personalizzare, oppure selezionare dalla lista facendo clic sul

pulsante “Voce / Tariffa”:

Se la personalizzazione NON dovesse essere relativa ad una specifica voce, lasciare vuoto il

campo “Voce / Tariffa” e posizionarsi nel campo “Categoria voce”.

Campo “Categoria Voce”:

La categoria è un insieme di voci che hanno una caratteristica in comune. Per maggior

dettaglio vedi: Creare Nuove Voci di Tariffa

Selezionare una categoria di voci, (solo se la personalizzazione non è relativa ad una sola

voce), facendo clic sul pulsante "Zoom" e selezionare la "Categoria" desiderata premendo il

tasto <Seleziona>.



Le opzioni "Gruppo", "Professionista", "Tutti":

· Attivare l’opzione "Dal Gruppo" e selezionare il gruppo dalla lista se la personalizzazione è

dedicata ad un gruppo di operatori. Per dettaglio sui gruppi vedi: "Gestione Operatori"

· Attivare l’opzione "Dall'Operatore" e selezionare un nominativo dalla lista se la

personalizzazione è specifica per il nominativo selezionato.

· Attivare l'opzione "Da Chiunque" se la personalizzazione dovrà essere applicata su tutti gli

operatori.

Le opzioni "Pratica" e "Cliente":

· Attivare l'opzione "Per Questa Pratica" e selezionare la Pratica per la quale verrà applicata la

tariffa personalizzata.

· Se, invece, la tariffa personalizzata dovrà essere applicata su tutte le Pratiche di un

determinato Cliente, selezionare l’opzione "Per Questo Cliente" e selezionare il nominativo

interessato.

Campo “Valore Standard”:

Questo campo visualizza il valore standard della voce selezionata. Esso rimarrà vuoto nel caso

della selezione di una Categoria Voce e non di una voce specifica.

· Selezionare l'opzione "Valore Personalizzato" ed introdurre nel campo adiacente ilvalore “numerico” del prezzo da applicare.

· Oppure, selezionare l'opzione "% Maggiorazione" e introdurre nel campoadiacente la percentuale di maggiorazione da applicare.


La griglia "Tariffa Oraria", "Onorario", "Diritti", "Spese":

· Introdurre i valori come importi o come percentuali (secondo la scelta precedente)

· Fare clic sul pulsante "Salva"

Osservazioni sulla tariffa personalizzata:

· Una tariffa personalizzata avrà la precedenza nella fase “Registrazione delle Prestazione” e

sovrapporrà il valore standard della “Voce”. La personalizzazione della tariffa, non è altro

che l’associazione della voce o della categoria di voci ad un responsabile o gruppo di

responsabili per le prestazioni verso una particolare pratica od un particolare cliente.

· Al momento della registrazione di una prestazione, AlexPro seguirà la ricerca del prezzo da

applicare, secondo la seguente priorità:1. PVO (Valore associato alla Pratica, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Operatore

) 2. PVG (Valore associato alla Pratica, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Gruppo di

Operatori) 3. PV (Valore associato alla Pratica e alla Voce di tariffa)

4. PTO (Valore associato alla Pratica, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specificoOperatore)

5. PTG (Valore associato alla Pratica, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico

Gruppo di Operatori) 6. PT (Valore associato alla Pratica e al Tipo di Voce di tariffa) 7. PCO (Valore associato alla Pratica, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico

Operatore) 8. PCG (Valore associato alla Pratica, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico

Gruppo di Operatori) 9. PC (Valore associato alla Pratica e alla Categoria di tariffa) 10.CVO (Valore associato al Cliente, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Operatore)

11.CVG (Valore associato al Cliente, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Gruppo di

Operatori) 12.CV (Valore associato al Cliente e alla Voce di tariffa)

13.CTO (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specificoOperatore)

14.CTG (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico

Gruppo di Operatori) 15.CT (Valore associato al Cliente e al Tipo di Voce di tariffa) 16.CCO (Valore associato al Cliente, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico

Operatore)



17.CCG (Valore associato al Cliente, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico

Gruppo di Operatori) 18.CC (Valore associato al Cliente e alla Categoria di tariffa)

VOCE DI TARIFFA TIPO DI VOCE CATEGORIA VOCE

peroperat

ore

pergruppooperat

ori

pertutti

peroperat

ore

pergruppooperat

ori

pertutti

peroperat

ore

pergruppooperat

ori

pertutti

PRATICA

01 02 03 04 05 06 07 08 09

CLIENTE

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Modifica/Elimina

Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dalla scheda della Pratica:

· Selezionare la pratica dall’elenco generale delle Pratiche;

· Fare clic sulla linguetta "Tariffe";

· Selezionare la tariffa da modificare (o da eliminare) e fare doppio clic con il mouse;

· Effettuare le modifiche dei dati;

· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Elimina", secondo il caso.

Modifica/Elimina

Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dall'elenco delle tariffe personalizzate:


· Dal menù principale di AlexPro, selezionare Anagrafe e poi la voce Tariffa personalizzata:

sarà visualizzato un elenco di tutte le tariffe personalizzate esistenti;

· Cercare la tariffa da modificare o da eliminare, attraverso i criteri di ricerca;

· Selezionare il record desiderato;

· Fare doppio clic con il mouse, oppure fare clic sul pulsante Apri ;

· Apportare le modifiche desiderate;

· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Elimina", secondo il caso.




Capitolo

IXLavorare con Le Procedure



9 Lavorare con Le Procedure





Procedure Semplici

Procedure Composte

Le Procedure e Outlook

Le Procedure e le Festività


9.1 Che cos'è una Procedura

La procedura è una descrizione di un'attività (impegni, scadenza, appuntamento,

adempimento o una udienza). Per inserire attività da compiere, pianificare e gestire scadenze

e adempimenti, sarà necessario specificare i seguenti elementi:

· La data di scadenza entro la quale si deve compiere l'attività,

· La pratica per la quale si deve compiere l'attività,

· La persona (l'operatore) che dovrà compiere l'attività,

· L'attività da svolgere che, in AlexPro, denominata "Procedura"

Non sarà possibile introdurre alcuna attività da svolgere nell'agenda di AlexPro senza un

riferimento ad una specifica procedura. Ciononostante, non sarà necessario creare una

procedura per ogni attività, è possibile creare una sola procedura generica per utilizzarla

nell'assenza di una specifica.

Vedi anche:

Procedure Semplici

Procedure Composte


9.2 Chi può Gestire le Procedure

Le schede anagrafiche delle procedure potranno essere creati, modificati e/o eliminati solo da

utenti amministratori di AlexPro.

Vedi anche:

Operatori

Livelli di Accesso al Programma

9.3 Le Procedure dell'Agenda

Vedi anche:



Procedure Semplici

Procedure Composte

Per visualizzare la lista delle procedure (le attività) dell’agenda

· Fare clic sull'icona "Procedure" dal menù laterale, oppure selezionare dal menù Anagrafe la

voce "Procedura Agenda".



Una procedura risponde alle seguenti domande:1. Quale dicitura dovrà essere portata nell’agenda all’introduzione di un codice di

abbreviazione. Per esempio, per il codice “UDI” verrà riportata la dicitura "Udienza";2. Se l’introduzione della procedura nell’agenda di AlexPro dovrà o meno implicare

l’introduzione della stessa nel calendario di Outlook®;3. Se questa procedura è relativa ad un’attività giudiziale, oppure è relativa ad un

adempimento;4. Se la procedura è una semplice procedura, oppure una scadenza complessa (pianificata) che

comporta delle attività prima della data di scadenza e altre dopo tale data;5. Se lo svolgimento o l’introduzione della procedura comporta un effetto economico da

addebitare alla relativa pratica, e come.

Per inserire Nuova Procedura

Se la lista delle procedure e aperta al momento basterebbe cliccare sulla icona nuovo in

alto a sinistra dello schermo.

Si può anche selezionare nuova procedura dal menu anagrafe.

La scheda anagrafica della Procedura è suddivisa in due Sezioni:

Sezione Dati Base dell'Attività


Completare i dati come segue:

a. Introdurre un codice ed una descrizione dell’attività. Il codice è un dato obbligatorio alfa-

numerico. Ogni procedura dovrà avere un codice unico.b. Impostare il tipo di attività (Udienza);c. Specificare se l’attività dovesse risultare in Outlook (necessita la presenza di Microsoft

Outlook 2000 o superiore) d. Specificare se l’attività dovesse essere pubblicata su una calendario pubblico di Microsoft

Exchange Server;e. Facoltativamente, si può indicare un colore che contraddistingue le scadenze che utilizzano

questa procedura. Il colore standard è il nero. Indicando un colore diverso, la scadenza

apparirà in tale colore sia nelle liste a video sia nella stampa su carta. Il colore della

scadenza non ha alcun effetto sulle scadenze esportate in outlook.f. Impostare il comportamento del software, nel caso il giorno di scadenza coincidesse con un

giorno non lavorativo, selezionando (dalla lista) una delle quattro opzioni disponibili:· Posticipa la scadenza al primo giorno lavorativo successivo· Anticipa la scadenza al primo giorno lavorativo precedente· Chiedere all'utente· Lascia la scadenza com'è

g. Impostare l'effetto "Parcellazione" relativo alla scadenza. L'azione che una attività può

produrre, potrà essere una dei seguenti azioni:

· Nessun effetto sulla parcella· L'Inserimento della prestazione in parcella dopo aver svolte l'attività

scadenzata. In questo caso in questo caso si deve indicare la voce ditariffa che dovrà essere applicata di conseguenza in parcellazione.

· L'Inserimento della prestazione in parcella subito dopo aver inserito lascadenza in agenda. Anche in questo caso in questo caso si deveindicare la voce di tariffa che dovrà essere applicata di conseguenza inparcellazione.

Per selezionare la voce di tariffa che dovrà applicare, indicare una parte del codice

o della descrizione della voce e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la voce

desiderata.

h. Si può indicare, inoltre, una procedura diversa da attivare dopo aver effettuato la

procedura in corso di impostazione. Questo significa che la scadenza registrata nell'agenda

utilizzando, ad esempio, la procedura "A" può essere seguita da una procedura "B" dopo aver

svolto / effettuato l'attività relativa alla procedura "A".

Per selezionare la procedura che dovrà applicare, indicare una parte del codice o

della descrizione della procedura e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la

procedura desiderata.

g. Allo svolgimento di ogni scadenza si possono creare documenti auto-compilati secondo

uno specifico modello al fine di informare il cliente dell'avvenuto svolgimento dell'attività o

per qualsiasi altro motivo. Per ottenere tale meccanismo, indicare nella scheda anagrafica

della procedura il nome del modello da utilizzare per generare il documento desiderato.

Tale documento sarà auto-compilato da AlexPro, in base al modello indicato, con i dati della

relativa pratica.

h. Salvare l’impostazione, facendo clic sul pulsante Salva (o premendo il tasto [F7]).



Sezione Regole / Macro

Questa sezione non è visibile al primo inserimento della scheda. Si deve creare prima la scheda

anagrafica della procedura, e poi aprirla per poter gestire le regole.

Per gestire le regole, aprire la scheda grafica della procedura, fare clic sul pulsante modifica

, i poi clic sulla sezione "regole / macro".

Per comporre la lista delle regole

· Dalla lista "procedura pianificata" selezionare la procedura da includere,

· Impostare il numero dei giorni prima dei quali si dovrà registrare la scadenza relativa a tale

attività indicando il segno meno prima del numero.

· in alternativa indicare il numero di giorni dopo i quali si dovrà registrare la scadenza relativa

a tale attività senza indicare il segno prima del numero.

· Indicare il numero di giorni necessari per il preavviso e fare clic sul pulsante "aggiungi alla

lista".

· Per eliminare una riga, selezionare la riga e fare clic sul pulsante "elimina la procedura

selezionata".

· Per rettificare una riga nell'elenco, selezionare la riga, cambiare l'impostazione dei giorni o

dell'attività e fare clic sul pulsante "rettifica selezione".

Come modificare una scheda anagrafica di una procedura:

· Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare.

· Fare clic sul pulsante modifica ,

· Apportare le modifiche desiderate e fare clic sul pulsante "salva" oppure salva e chiudi.


Per eliminare una scheda anagrafica di una procedura:

· Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da eliminare.

· Fare clic sul pulsante Modifica ;

· Fare clic sul pulsante Elimina ;


Non si possono eliminare procedure già utilizzate per l'inserimento di scadenze

nell'agenda in AlexPro. Prima a di poter eliminare la scheda anagrafica della

procedura si deve eliminare tutte le scadenze che utilizzano tale procedura, anche

se le scadenze sono già effettuate.




9.4 Procedure Semplici

La procedura semplice e una procedura che non contiene regole o macro. Per maggiori

informazioni sulle regole e le macro vedi "procedure composte"

Una procedura semplice indica un'attività da svolgere senza osservazione di regole o attività

ne precedente ne successive al suo svolgimento. La procedura composta, invece, contiene

delle regole costo Luigi da altre procedure per lo svolgimento di alcune attività prima e dopo

lo svolgimento di questa attività.

9.5 Procedure Composte

Cosa sono le Procedure Composte (ossia le Attività Composte)

Una Procedura (anagrafica di un'attività da svolgere) composta, è un Procedura da registrare

nell'agenda e nello stesso tempo registrare altre Procedure (attività o scadenze) collegate

pianificate e dipendenti dalla prima. La Procedura Composta contiene, quindi, delle regole che

dovranno essere osservate o delle attività che dovranno essere svolte prima e/o dopo lo

svolgimento dell'attività principale.

Esempio: (ha solo lo scopo illustrativo. La terminologia, i termini e il numero di regole

debbono essere decisi dall'utente esperto nella materia specifica)

L'attività è:

· Adempimenti Rinvio Udienza ex. art 183 cpc

Le altre attività (Regole) dipendenti sono:

· Deposito memorie ex. art 183 cpc entro 30 gg (quindi +30 dalla data del rinvio)

· Ritiro memoria avversaria entro 30 gg (quindi +30 dalla data del rinvio)

· Deposito repliche entro 60 gg (quindi + 60 dalla data del rinvio)

· Ritiro replica avversaria entro 60 gg (quindi + 60 dalla data del rinvio)

Per creare una simile Procedura:

1. Inserire una nuova procedura semplice per la prima attività "Adempimenti Rinvio Udienza

ex. art 183 cpc" (vedi: Le Procedure dell'Agenda)2. Inserire una nuova procedura semplice per ogni "Regola"3. Aprire la scheda anagrafica della procedura "Adempimenti Rinvio Udienza ex. art 183

cpc", e fare clic sulla sezione "Regole / macro"4. Dall'elenco "Procedura Pianificata" selezionare la prima "Regola", ad esempio "Deposito

memorie ex. art 183 cpc"5. Nel campo "+/- Giorni" digitare 306. Nel campo "Giorni di preavviso" digitare 15 (o un altro numero secondo le esigenze)7. Fare clic sul pulsante "Aggiungi"8. Ripetere i passaggi dal dal punto 4 al punto 7 per le altre tre regole9. Chiudere la scheda (anche senza salvare)

Simile scheda in AlexPro:


Un altro esempio di una procedura composta:





9.6 Le Procedure e Outlook

Com'è stato precedentemente chiarito, una procedura non è altro che un'attività da svolgere;

una scheda grafica di tale attività che descrive l'attività stessa e alcuni parametri necessari sia

della collocazione dell'attività nell'azienda che per gli effetti che potrà produrre su altri

elementi all'interno di AlexPro oppure all'esterno come nel caso dell'allineamento con Microsoft

Outlook.

Quando una procedura viene utilizzata per inserire una scadenza nell'agenda di AlexPro l'utente

può attivare o di disavvisare una casella sulla maschera di gestione per allineare o meno la

scadenza nel calendario di Outlook. Questo comportamento può essere gestito manualmente,

quindi attivare o disattivare l'alleniamento secondo la necessità del momento, oppure

impostare l'anagrafica della procedura per essere registrata o meno in Outlook in modo

automatico.

Per poter gestire l'allineamento delle scadenze con Outlook sia dall'anagrafica della

procedura sia dalla geslatione delle scadenze, si deve prima impostare i parametri

corretti nelle opzioni comuni tramite gli strumenti di amministrazione di AlexPro.

Si rammenta che il parametro che indica l'allineamento con il calendario di

Outlook, intende il calendario personale dell'utente stesso sul suo proprio

computer.

Vedi anche:

Lavorare con L'Agenda




9.7 Le Procedure e le Festività

Nella creazione dell'anagrafica delle procedure, viene impostato il parametro relativo al

comportamento di AlexPro in caso la scadenza accada in un giorno non lavorativo.

L'impostazione delle festività e i giorni non lavorativo i avviene attraverso l'amministrazione di

AlexPro nel menù "Impostazioni Festività".

Vedi anche:

Impostazioni Festività


Capitolo

XGestione degli Operatori


10 Gestione degli Operatori

Gli operatori fanno riferimento agli utenti che usano il software AlexPro. Potranno essere

utenti interni oppure utenti esterni.

Indice della Sezione· Chi può gestire gli operatori

· Dettaglio della Gestione degli Operatori

· Livelli di accesso al programma

· Classifica degli operatori

· Come Disattivare la scheda di un operatore

· Come Eliminare la scheda operatore

· Dettaglio del contatto

· L'operatore è Outlook.

Gestione degli Operatori


10.1 Chi può Gestire gli Operatori


le schede anagrafiche degli operatori. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti

vedi gestione utenti


anagrafiche degli operatori.

10.2 Gestione Operatori

Per anagrafe Operatori, si intende la scheda anagrafica relativa ad un professionista,

collaboratore oppure corrispondente esterno, dove sono memorizzati alcuni parametri

necessari per una gestione avanzata delle prestazioni.

La scheda anagrafica Operatore è suddivisa in quattro sezioni, di seguito dettagliate:

Come Arrivare

· Menù Strumenti di AlexPro


· Voce Gestione Utenti

Sezione Generale

Questa sezione, permette la gestione dei dati di base: nome, gruppo di appartenenza,

classificazione, valore orario delle prestazioni a tempo, coefficienti di moltiplicazione.

Il minimo indispensabile per la creazione di una scheda operatore sono il campo

“Codice” ed il campo “Nome”.



Tale campo permette di assegnare un codice identificativo all’operatore (Sigla), normalmente

le lettere iniziali del nome e del cognome.

Il campo “Nome”:

E' il campo principale, in cui vanno inseriti i dati principali del Operatore.

Il campo “Valore tempo”:

Tale campo, permette di introdurre il valore orario (rate per hour) delle prestazioni a tempo

svolte dall’operatore. Questo valore può rappresentare il costo orario, se la gestione del tempo

è utilizzata per il calcolo del "Costo delle risorse umane"; oppure, la tariffa oraria che sarà, in

modo o in un altro, fatturata al cliente.

Il valore qui introdotto, ha la precedenza e sovrappone il valore standard della "

Voce" a tempo nella fase di introduzione delle prestazioni, quindi se l'anagrafica

della voce di tariffa indica un valore a tempo di € 50,00 e la tariffa oraria

dell'operatore indica € 75,00; nella fase di registrazione delle prestazioni, il

programma suggerirà € 75,00 sovrapponendo il valore standard.

I campi “Valore Tempo, Coefficiente Onorari, Coefficiente Diritti, eCoefficiente Tempo”:

Coefficienti (Facoltativi raramente utilizzati) che vengono moltiplicati da AlexPro, nella fase di

introduzione delle prestazioni e delle spese su Voci “Rivalutabili/a livello”. Questi coefficienti

potranno essere utilizzati per creare automatismi di rivalutazione di alcune voci particolari. Ad

esempio: se il valore della Voce di spesa “X” è di € 0,20 all’interno dello Studio, ma costa €

0,35 (se viene effettuata dall’operatore della Filiale dello Studio in un’altra città) il

coefficiente di spesa di tale operatore sarà di 1,75 e verrà applicato su tutte le spese

rivalutabili effettuate da questo operatore.

Il campo “Codice Fiscale”:

Per specificare il codice fiscale dell'Operatore ed è necessario per la preparazione e la stampa

della nota di iscrizione a ruolo.



Sezione Membro di

Questa sezione è disponibile solamente nella Edizione Enterprise di AlexPro attraverso la quale

sarà possibile attribuire l'appartenenza del singolo operatore ad una o più sezioni / filiali /

Studi. Un operatore che NON appartiene ad una specifica Sezione / Filiale / Studio NON potrà

gestire le Pratiche attribuite a tale Sezione / Filiale / Studio. Quindi, per abilitare l'accesso

dell'operatore ad un insieme di Pratiche appartenenti ad una Sezione / Filiale / Studio,

l'operatore deve essere impostato come Membro di essa.

Per maggior dettaglio consultare l'articolo Gestione Filiali / Studi Multipli


Sezione Gruppi

Specificare a quale gruppo appartiene l’operatore. Il raggruppamento degli operatori, facilita

l’applicazione delle tariffe personalizzate, dove si può decidere di applicare una tariffa

specifica per un gruppo di professionisti, anziché per il singolo professionista. Per il dettaglio

sulla gestione dei gruppi, vedi Tabella Gruppi.

Sezione Profilo



Il campo “Classificazione”:

Tale campo, permette di specificare la qualifica o il grado dell’operatore. La classifica è

utilizzata nella protezione dei documenti e nella distribuzione delle quote del fatturato ai soci.

Le classifiche (gradi) valide sono:

Il campo Cartella Pubblica di Exchange”:

Solo nell'Edizione Enterprise di AlexPro. Attraverso tale funzione è possibile impostare una

Cartella Pubblica Exchange, di tipo Calendario, dedicata all'operatore. Questo campo è

facoltativo.

Per impostare la Cartella, quest ultima deve essere già presente tra le cartelle pubbliche di

exchange ed abbia i permessi di

Quadro “Nascondi in gestione”:

Da selezionare nel caso in cui un operatore non deve avere dellescadenze;

Da selezionare in caso in cui un operatore che non deve avereregistrazioni di onorari, diritti, spese ecc.


Sezione Statistiche

E’ una sezione per la visualizzazione delle pratiche sulle quali l’operatore ha registrato almeno

una prestazione o ha imputato una voce di spese, e delle pratiche nelle quali l’operatore

risulta come titolare della pratica.

Per inserire un nuovo operatore:

· Dal menù a tendina "Utenti", selezionare "Nuovo"

· Introdurre i dati relativi al nuovo operatore e fare clic sul pulsante Salva.

Per modificare una scheda operatore:

· Con la lista degli operatori visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare,

· Apportare le modifiche desiderate

· Fare clic sul pulsante per memorizzare le modifiche.

Per eliminare una scheda operatore:

· Con la lista degli operatori visualizzata,

· Dal menù a tendina "utenti" selezionare la voce "Elimina";


Osservazioni relative al modulo “Operatore”:

· Non sarà possibile eliminare la scheda di un operatore che:



· Ha delle registrazioni fatturate o non fatturate;

· Ha delle scadenze effettuate o non effettuate;

· È titolare di parcelle o di pratiche aperte o chiuse.

· È possibile attribuire restrizioni di accesso ad ogni operatore attraverso la fase “Gestione

Utenti”,

· È possibile attribuire una Sezione / Filiale / Studio ad ogni operatore attraverso la fase

“Gestione Sezioni”, accessibile dall’amministratore dal menù “Strumenti”.

· Ogni operatore può creare una sua password di accesso dalla finestra di login iniziale.

· L’utilizzo del software (AlexPro) è ammesso solo per gli operatori registrati nella anagrafica

Operatori.

· Il nome dell’utente richiesto all’ingresso nel Software AlexPro non corrisponde

necessariamente al nome dell’utente del Computer, ne la password è necessariamente la

stessa.

· Il primo nominativo introdotto nella finestra di autenticazione, al primo lancio del

Software viene considerato ed inserito automaticamente come utente "Amministratore"

Finestra di Autenticazione

· Non sarà possibile RECUPERARE una Password persa



10.3 Livelli di Accesso al Programma

Vedi Gestione Utenti e Aree di Lavoro

10.4 Classifica degli Operatori

Gli operatori in AlexPro possono essere Classificati e Raggruppati in diverse classifiche e

gruppi.

I Gruppi:

I gruppi possono essere creati e gestiti dall'utente amminstratore direttamente nella scheda

anagrafica dell'operatore oppure tramite il menù anagrafe, tabelle, gruppi.

L'utilizzo dei gruppi facilità la visualizzazione e la stampa dell'agenda dove si possono

visualizzare e/o stampa le scadenze per gruppo di utenti.

Lo scopo dell'utilizzo dei gruppi e di poter consultare l'attività di più di un operatore

direttamente tramite il gruppo di appartenenza.

L'operatore può appartenere ad un solo gruppo.

La Classificazione dell'operatore:

Le classi non sono gestiti dall'utente ma sono standard predefiniti nel software e sono:

Soci, Associato, Consulente, Assistente e Altro

L'utilizzo delle classi di operatori facilita la gestione dell'accesso ai documenti ed è anche

coinvolto nella gestione delle quote delle fatture emesse.




10.5 Disattivare la Scheda di un Operatore

Se non è possibile eliminare una scheda anagrafica di un operatore è possibile, comunque,

nascondere il suo nominativo dalle liste disponibili al momento di introduzione di nuovi

registrazioni o scadenze.

· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di

nuove registrazioni, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Registrazione"

· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di

nuove scadenze, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Scadenza"


10.6 Eliminare la Scheda Operatore

Come eliminare la scheda anagrafica di un operatore

· Seleziona "Operatori" dal menù laterale a sinistra

· Individua l'operatore tramite la barra di ricerca se necessario

· Apri la scheda anagrafica dell'operatore

· Attiva la fase di modifica premendo il tasto "F2" o cliccando sulla icona "Modifica"

· Clicca sulla icona "Elimina"

· Conferma

Un operatore assegnato ad una o più pratiche, assegnato ad una o più scadenze

oppure assegnato ad una o più registrazioni di parcella NON può essere

eliminato.

Per risolvere una situazione dal genere, assegnare le pratiche ad un altro

operatore e così anche per le scadenze e le registrazioni prima di tentare la

cancellazione.

NON si può eliminare una scheda di un professionista registrato nell'archivio

unico informatico.



10.7 Dettaglio Contatto

Il pulsante "Dettaglio Contatto" presente nella scheda anagrafica dell'operatore assegna o apre la schedaanagrafica completa dell'operatore presente nell'anagrafica dei contatti.

Dettaglio contatto:Per conoscere i dati anagrafici dettagliati dell'operatore; indirizzo,telefoni ecc.


10.8 L'Operatore e Outlook

Ogni utente di AlexPro è un operatore registrato nell'anagrafica degli operatori. Se

l'impostazione del programma permette la registrazione delle scadenze in Outlook, ogni utente

avrà la possibilità di trasferire la scadenza nel calendario di outlook tempestivamente al

momento dell'inserimento. Per maggiori informazioni sull'impostazione e l'attivazione

dell'opzione outlook vedi "Opzioni Comuni" nell'Amministrazione di AlexPro.

AlexPro inoltre permette di sincronizzare l'agenda personale di ogni operatore in un calendario

pubblico di Microsoft exchange. Per maggiori informazioni su Microsoft Exchange consultare il

sito della Microsoft.

Questa opzione non può essere utilizzata senza la presenza di Microsoft outlook e

Microsoft ex change server.

Per associare un calendario pubblico relativo all'operatore, fare clic sul pulsante sfoglia per

selezionare il calendario pubblico adatto dalle cartelle pubbliche di Exchange.




Capitolo

XIAnagrafiche e Tabelle

Anagrafiche e Tabelle


11 Anagrafiche e Tabelle


I Livelli

Mezzi di Comunicazione

Materie

Tipi Pratiche

Lingue

IVA

Stati Pratiche e Scadenze

Gruppi Operatori

Casse e Banche

Condizioni di Pagamento

Ruoli Amministrativi

Il Glossario di AlexPro

Modelli Documenti


11.1 Livelli Sconto e Maggiorazione

Cos'è un livello:

Per livello si intende il livello di sconto e/o maggiorazione sui prezzi da attribuire alla pratica.

Ogni livello contiene dei parametri (chiamati "Coefficienti") da applicare sui valori delle

prestazioni al momento del loro inserimento.

La scheda “Livello”, costituisce un parametro associabile alle pratiche per il calcolo

automatico dei diritti e degli onorari, per le tariffe precedenti a quelle del 2004.

È possibile utilizzare tali parametri per creare coefficienti di onorari, spese e prestazioni a

tempo.

Come funzionano i “Livelli”:

I livelli di sconto e/o maggiorazione si applicano sulle voci di tariffa "Rivalutabili" al momento

del loro addebito su una Pratica attribuita ad un livello esistente.

Ogni livello include, oltre il codice e la descrizione, quattro parametri:

· Coefficiente Onorario (minimo e massimo) per i quali verranno moltiplicati i valori delle voci

di tipo “Onorario” al momento della registrazione della prestazione;

· Coefficiente Diritti per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Diritto” al

momento della registrazione della prestazione;

· Coefficiente Spese per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Spese” al

momento della registrazione della spesa;

· Coefficiente Tempo per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Tempo” al

momento della registrazione della prestazione a tempo.

Esempio (1).

È stato attribuito il livello “07” alla pratica “ABC”.

Il livello “07” ha i seguenti coefficienti:

Diritti = 1,75;

Onorari, Spese = 1;

Tempo = 2,0

Il valore standard di una voce di diritto è € 4,00.

Al momento dell’addebito del diritto alla pratica “ABC”, il valore verrà automaticamente

convertito da AlexPro da € 4,00 a € 7,00, come risultato della moltiplicazione "Valore della

voce € 4,00 X Coefficiente del Livello 1,75 = € 7,00".

I valori delle registrazioni di tipo Tempo verranno moltiplicati per 2.

La tabella livelli, fornita con il software, contiene i coefficienti dei diritti della tariffa forense

in vigore dal 1 Aprile 1995, come segue:

Livello / Coefficiente00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

0,80

1,00

1,75

2,00

2,50

3,00

4,00

5,00

7,00

9,00

10,00

12,00



Per inserire un nuovo livello pratica:

Dal menù Anagrafe, selezionare la voce "Tabelle" e poi "Livelli Sconto e Maggiorazione";

Menù Tabelle (Livelli Sconto eMaggiorazione)

Con la lista dei livelli visualizzata, il pulsante Nuovo Record permette di introdurre un

nuovo livello (la stessa operazione è ottenibile, attraverso il pulsante destro del mouse,

selezionando Nuovo oppure CTRL+N).

La scheda è formata dai seguenti campi, di seguito dettagliati:


Permette di assegnare un codice identificativo al livello. Il codice è lungo 2 caratteri

alfanumerici ed è gestibile dall’utente osservando le seguenti regole:

· non inserire codici uguali per due livelli diversi;

· non alterare i livelli standard forniti con il software, se non è indispensabile;

· studiare attentamente l’effetto di moltiplicazione che verrà prodotto dall’utilizzo del livello,

in associazione alla pratica;

· il cambiamento di un livello esistente non altera le registrazioni precedentemente inserite.

Per ottenere tale effetto, l’utente dovrà utilizzare la procedura “Utilità Registrazioni” dal

menù “Strumenti - Amministrazione AlexPro”;

· il livello non è associabile alla pratica in modo automatico secondo il suo valore, ma

selezionabile dall’utente stesso in fase di introduzione o modifica della scheda anagrafica

della pratica;

· la descrizione del livello serve per illustrare, in breve, il suo meccanismo: ad esempio,

“Diritti per valori tra € 1549,00 e € 2.582,00”, oppure “Stragiudiziale Tipo CA” ecc.;

· è consigliabile l’uso della tariffa personalizzata per le voci di tipo “Tempo”, in quanto offre

più elasticità di quanto può offrire il coefficiente del livello.

I campi “Coefficiente”:

In tali campi è possibile inserire i relativi coefficienti per ogni livello. È un campo numerico e

gestisce fino a 4 cifre decimali.

Per modificare un livello pratica:

Con la lista dei livelli delle pratiche visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare.

Selezionare l’icona (Modifica) dalla barra orizzontale oppure premere il tasto F2.


Per memorizzare i dati modificati nella scheda selezionare l'icona Salva oppure premere il

tasto F7.

Per eliminare un livello pratica:

· individuare la voce attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;

· selezionare la scheda con un clic del mouse e poi aprirla con un doppio clic, oppure

attraverso il menù “Apri”;

· fare clic sul pulsante “Modifica”;

· fare clic sul pulsante “Elimina”;

· confermare l’eliminazione.

Osservazioni sulla gestione dei livelli:

Non è possibile eliminare un livello già associato ad una o più pratiche.

Per attribuire un livello ad una pratica, vedi “Anagrafe pratiche”

Vedi anche:

· Lavorare con la tariffa

· Tariffa rivalutabile

· Tariffa personalizzata




11.2 Mezzi di Comunicazione

É una semplice tabella che indica i quattro mezzi di comunicazione utilizzati nell'anagrafica

dei Contatti:

Come arrivare:

· Dal menù a tendina selezionare "Anagrafe"

· Selezionare "Tabelle"

· Selezionare"Mezzi di comunicazione"

Sarà visualizzata una lista di tutti i mezzi registrati in AlexPro.

Mezzi di comunicazione


Per introdurre un nuovo mezzo:

· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti di AlexPro

· Si aprirà una piccola scheda per l'introduzione dei dati, come dalla figura precedente,

· Selezionare il tipo dall'elenco "Tipo mezzo"; Ad esempio "Cellulare"

· Introdurre la descrizione del mezzo; ad esempio "Cell. Privato"

· Seleziona dall'elenco successivo - "Etichetta Outlook" - il campo corrispondente nella rubrica

di Outlook, se necessario. Tale operazione è necessaria solo per l'importazione e

l'esportazione dei contatti da e a Outlook.

· Fare clic sul pulsante "OK"

Nota Bene: Per poter trasferire i contatti dalla rubrica di Outlook alla rubrica di

AlexPro è necessario creare una giusta corrispondenza tra le denominazioni

personalizzati dei mezzi di comunicazione in AlexPro e gli stessi gestiti nella rubrica

di Outlook.

Corrispondenza campi tra AlexPro e Outlook



Per modificare un mezzo esistente:

· Selezionare la riga interessata dall'elenco

· Doppio clic sulla riga oppure clic sul pulsante "Apri"

· Effettuare le modifiche e clic sul pulsante "Ok"

Per eliminare un mezzo esistente:

· Selezionare la riga interessata dall'elenco

· Fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli strumenti di AlexPro


Vedi anche:

Gestione contatti

Importazione ed esportazione contatti da/a Outlook

11.3 Materie

Obiettivo:

Le materie sono associabile alle Pratiche per classificarele dal tale punto di vista. Non è

obbligatorio, ma utile, attribuire una materia alla Pratica. Le Materie saranno utilizzate nelle

stampa dei rapporti relativi alle Pratiche, alle attività svolte e al fatturato.

Come gestire le Materie

Dal menù Anagrafe, selezionando la voce Tabelle e poi Materie e sarà possibile visualizzaretutte le Materie inserite.



Per introdurre nuove Materie:

Premere il tasto <Aggiungi>;

Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio".

Per modificare o eliminare schede esistenti:

Per modificare o eliminare una Materia, selezionare la riga interessata e fare clic sul tasto

<Modifica> oppure <Elimina>, a seconda dei casi.

Si può introdurre nuove materie, modificare e eliminare altre direttamente

dalla scheda anagrafica della Pratica.

Vedi anche:

Stampa Pratiche

Stampa Rapporti

Stampa Ricavi



11.4 Tipi Pratiche

Obiettivo:

La gestione dei Tipi permette di introdurre diversi Tipi da collegare alle Pratiche. Il Tipodella Pratica non è collegato in alcun modo con la "Materia". Il Tipo dellaPratica, oltre a determinare un ulteriore modalità di distensione fra lePratiche, permette le seguenti caratteristiche nella gestione delle Pratiche:

· Abbinare ad ogni Tipo, una procedura di Agenda da scadenzare al momentodella creazione di una nuova Pratica,

· Abbinare ad ogni Tipo, una Voce di tariffa da registrare al momento dellacreazione di una nuova Pratica,

· Abbinare una serie di campi aggiuntivi da includere nella scheda anagraficadi tutte le Pratiche appartenenti ad un determinato Tipo.

Come Arrivare

· Menù Anagrafe

· Tipi di Pratiche

Come introdurre un nuovo Tipo:

· Fare clic sul menù "Anagrafe"

· Seleziona "Tipi Pratiche"· Verrà visualizzata una lista dei tipi inseriti, se ci sono,



· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti

· Introdurre il nome da attribuire al Tipo da creare,· Selezionare dall'elenco, se necessario, la "Procedura" da applicare ad ogni

creazione di una nuova Pratica di questo tipo,· Selezionare dall'elenco, se necessario, la "Voce di tariffa" da applicare ad

ogni creazione di una nuova Pratica di questo tipo

· Salvare e chiudere la scheda

Per gestire i campi personalizzati:

· Apri la scheda anagrafica del "Tipo"

· Fare clic sul pulsante "Modifica", oppure premere il tasto "F2" dalla tastiera


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi", per aggiungere nuovi campi che sarannocollegati alla Pratica

· Introdurre il nome del campo e premi il tasto "Invio" dalla tastiera.Le Pratiche di questo Tipo avranno una sezione aggiuntiva (chiamata "Dettagli") nella scheda per gestire i nuovi campi aggiuntivi:

Nota Bene: I campi aggiuntivi NON sono disponibili per l'inserimento uno ad uno nei

modelli di documento; possono comunque essere inseriti TUTTI in formato lista.

Vedi anche:

Gestione delle PraticheCreazione di Nuove PraticheLa Scheda Anagrafica delle PraticaChi può Creare le PraticheCreare una Pratica da ModelloSotto Schede della PraticaSezione DettagliCampi Aggiuntivi Personalizzati





11.5 Lingue

Obiettivo

È la lista delle varie lingue da attribuire alle schede anagrafiche dei contatti di linguamadre non italiana. Attribuire una lingua ad un contatto permette di fatturare al cliente utilizzando la lingua

definita nel campo lingua della scheda anagrafica. La stessa lingua sarà utilizzata per la

stampa dei solleciti di pagamento.

Nota Bene: Attribuire una lingua ad un contatto non basta per sviluppare testi in

lingua estera.; è necessario che le voci di tariffa, l'impostazioni della fattura e

quelli dei solleciti siano altrettanto replicati utilizzando le diverse lingue introdotte.

Vedi anche:


Impostazione Fatture: Impostazione per altre Lingue

Impostazione dei Solleciti

Per inserire una nuova Lingua:

Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi Lingue;





Si può introdurre nuove lingue direttamente dalla scheda anagrafica del contatto.




11.6 IVA

Tabella Esenzione IVA

È la lista degli articoli di esenzione I.V.A. da applicare nei casi di fatturazione a soggetti esenti

IVA.

Per inserire una nuova voce di esenzione IVA:

Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi "Esenzione IVA";




D. Dove sarà utilizzata la voce di esenzione?

R. Nella Fase di fatturazione a soggetti esenti dall'applicazione dell'imposta del valore aggiunto




11.7 Stati Pratiche e Scadenze

A cosa serve!:

Al compimento di ogni attività (Udienza / Adempimento) nell'agenda di AlexPro verrà attivata

una lista denominata "Stato", che fa riferimento allo stato della scadenza e/o allo stato della

Pratica in relazione all'attività svolta. Si può, quindi, attribuire uno "Stato" che indica l'esito

della scadenza (ad esempio: "Annullata") oppure uno "Stato" che indica il cambiamento della

condizione della Pratica stessa in conseguenza all'attività svolta (ad esempio: "in attesa di

decisione").

La definizione degli "Stati" non è obbligatoria; ciononostante tale assegnazione

potrà avere un ruolo importante nelle varie fasi di ricerca delle Pratiche e delle

Udienze e/o Adempimenti effettuate che abbiano un determinato "Stato" assegnato

al momento del compimento.

Gli "Stati" sono suddivisi in due principali categorie in AlexPro:1. Stati che hanno un Impatto sullo stato della pratica2. Stati che NON hanno un Impatto sullo stato della pratica

La prima categoria sarà assegnata all'attività scadenzata, al momento del suo compimento, e

contemporaneamente sarà anche assegnata come stato della Pratica. La seconda, invece, sarà

assegnata solamente all'attività e NON allo stato attuale della Pratica. Quindi, fare attenzione

alla casella "Impatto" durante l'inserimento nella tabella "Stati".

Per inserire un nuovo Stato:

· Selezionare dal menù Anagrafe la voce "Tabelle" e poi "Stati delle Scadenze"

· Fare clic sul pulsante "Aggiungi"


· Introdurre lo "Stato" e premere il tasto "Invio"

· Spuntare o meno la rispettiva casella situata a sinistra per indicare se lo "Stato" introdotto

abbia, o meno, un impatto sullo "Stato" della Pratica

Vedi anche:





11.8 Gruppi Operatori

Obiettivo:

È la lista dei vari "Gruppi" da attribuire agli Operatori registrati in AlexPro.

La gestione dei "Gruppi" non è obbligatoria, ma da la possibilità di visualizzare, consultare e

stampare l'agenda di un gruppo di Operatori: ad esempio "Segretarie", "Collaboratori" ecc.

Come arrivare

Dal menù "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Gruppi"

Per inserire un nuovo



· Introdurre il nome del "Gruppo"

· Premere il tasto "Invio"

Vedi anche:


Chi può Gestire gli Operatori

Gestione Operatori

Livelli di Accesso al Programma

Classifica degli Operatori

Disattivare la Scheda di un Operatore

Eliminare la Scheda Operatore

Dettaglio Contatto

L'Operatore e Outlook




11.9 Casse e Banche

Obiettivo:

È la lista delle Casse e delle Banche da abbinare ad ogni registrazione di "Anticipazione" o di

"Fondo Spese" in fase di gestione delle "Prestazioni". Sarà possibile consultare un resoconto di

ogni singolo "Conto" o dell'insieme dei conti attraverso la voce "Registro Cassa" dal menù

"Stampe"

Come arrivare:

Dal menù a tendina "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Casse e Banche"

Per inserire una nuova Scheda:

Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi Casse e Banche


Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio" dalla tastiera.



11.10 Condizioni di Pagamento

Obiettivo:

L'obiettivo attuale di questa fase è di fornire dati informativi relativi sia alle condizioni di

pagamento assegnate al Cliente che i dati della banca d'appoggio. L'obiettivo futuro di questa

gestione è di abilitare l'emissione DELLE RICEVUTE BANCARIE (RIBA).

L'unico collegamento, per ora, tra questa gestione e la gestione della fatturazione e l'utilizzo in

fattura della descrizione delle istruzioni di pagamento dichiarate in questa parte del

programma.

Come arrivare:

· Fare clic sul menù a tendina "Anagrafe"


· Selezionare "Condizioni di pagamento"

Sarà aperta una lista di visualizzazione delle condizioni già inseriti, se ci sono; come nella

seguente figura.



Per introdurre una nuova condizione:

· Dopo aver aperto la lista di visualizzazione delle condizioni di pagamento,

· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti di AlexPro

· Si aprirà un modulo per l'introduzione dei dati, come nella seguente figura:

· Selezionare la lingua da impostare, se esistono altre lingue diverse dall'Italiano,

· Introdurre un nome alla condizione di pagamento campo "Descrizione"

· Introdurre la descrizione che sarà stampata nella fattura per i Clienti ai quali sarà applicata

tale condizione di pagamento

· Fare clic sul pulsante "Ok".

Nota Bene: Per ora, i campo: "N°. Rate", "Fine Mese" e "Ri.Ba" non sono utilizzati da

AlexPro ma sono impostati in previsione dell'applicazione della generazione "Ri.Ba".


Per modificare o eliminare una condizione presente:

· Aprire la lista di visualizzazione delle condizioni di pagamento,

· Individuare la condizione desiderata, utilizzando i metodi di ricerca di AlexPro (vedi: "

Ricerca delle informazioni"

· Fare doppio clic sulla riga interessata,

· Modificare i dati nel modulo e fare clic sul pulsante "OK"

Per eliminare:

Dopo aver individuato la Condizione desiderata, fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli

strumenti di AlexPro




11.11 Ruoli Amministrativi

Questa gestione è presente ed attiva solo se esistono più "Filiali, Studi o Aree di

specializzazione" impostati e configurati attraverso la fase di "Gestione utenti e Sezioni".

Obiettivo:

Per conoscere meglio l'obiettivo e l'importanza della gestione dei "Ruoli Amministrativi", è

consigliata la consultazione della sezione "Altri Dati" relativa alla scheda anagrafica del

Contatto in questa guida

In breve:

In ogni "Pratica" si può determinare al massimo 3 operatori:1. Il Titolare della Pratica,2. Il Responsabile predefinito della Pratica, e3. Il Revisore della Pratica

Come si vede, questi nominativi fanno riferimento alla "Pratica" e non al "Cliente". In alcuni

casi è necessario distinguere tra il "Titolare", il "Responsabile", il "Revisore" e - anche - la

persona che ha "Presentato" il Cliente in una "Filiale" o "Studio"; che per esigenze

amministrative e statistiche è diverso dal "Titolare" della "Pratica". Perciò, AlexPro offre

questa estensione nella gestione della scheda anagrafica del "Cliente" per poter attribuire

diversi "Ruoli" amministrativi a quest ultima.

Tali "Referenti" saranno disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di

analisi e ricerca:

· Analisi del fatturato, vedi la figura seguente:


· Consultazione delle Pratiche:

· Consultazione delle Analisi delle Prestazioni:



Come Arrivare

· Fare clic sul menù a tendina "Anagrafe"


· Selezionare "Ruoli Ammonistrativi"

Sarà aperta una lista di gestione dei ruoli già inseriti, se ci sono; come nella seguente figura.

Per aggiungere un nuovo "Ruolo":


· Introdurre la denominazione del "Ruolo" seguito dal tasto "Invio" della tastiera

Per modificare un "Ruolo"

· Individuare il "Ruolo" desiderato dalla lista,


· Selezionare il "Ruolo" con il mouse,

· Fare clic sul pulsante "Modifica"

· Apportare le modifiche necessarie e premere il tasto "Invio" dalla tastiera.

Per eliminare un "Ruolo"

· Individuare il "Ruolo" desiderato dalla lista,

· Selezionare il "Ruolo" con il mouse,

· Fare clic sul pulsante "Elimina"


Attenzione: Non sarà possibile "Eliminare" un "Ruolo" già utilizzato nelle schede

anagrafiche dei "Contatti"

Nota Bene: La modifica del "Ruolo" influenzerà tutte le schede anagrafiche dei

"Contatti" che la utilizzano nella loro scheda "Referenti"

Vedi anche:

Gestione Contatti

Gestione Operatori

Gestione Filiali e Studi Multipli




11.12 Modelli Documenti

Obiettivo:

L'obiettivo di questo archivio è di raggruppare tutti i modelli utilizzati dal gruppo di lavoro in

unica scheda di selezione dove ogni modello è associato ad un nome chiaro, una descrizione

dettagliata e una categoria.

Sarà, quindi, molto semplice e facile selezionare un modello senza effettuare ricerche lunghe

sul disco.

Come Arrivare:

· Menù a tendina "Anagrafe"

· Voce "Modelli documenti"

Menù Modelli Documento

Guida all'uso

Alla selezione della voce "Modelli Documento" verrà visualizzata una lista di tutti i modelli

inseriti, come nella seguente figura:

Lista dei modelli dei documenti


Nota Bene: in questa fase NON saranno creati i modelli, ma solo registrati

nell'anagrafica dei modelli. Per informazioni sulla creazione dei modelli interni

vedi: Modelli Interni , per informazioni sulla creazione dei modelli Word vedi:

Creazione Modello Word

Per creare nuova scheda di modello di documento

· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti

· Fare clic sul pulsante "Sfoglia" (vedi figura) per selezionare il modello da qualsiasi disco fisso

(locale, condiviso o esterno). I modelli validi debbono essere file Word con l'estensione .DOT

o .DOTX

· Introdurre un nome rappresentativo facile nella casella "Nome del modello da visualizzare"

che non deve, necessariamente, essere uguale al nome del documento.

· Descrivere il modello nel campo "Descrizione" per aiutare gli utenti a capire lo scopo e la

modalità d'uso del modello.

· Selezionare oppure aggiungere una nuova categoria da attribuire al documento. Le categorie

sono utili per raggruppare i documenti sotto gruppi diversi; ad esempio: Ricorsi, Contratti,

Lettere, Fax ecc. La categoria sarà molto utile nella ricerca dei modelli registrati.

· Fare clic sul pulsante "Salva" presente nella stessa scheda per memorizzare i dati, oppure

"Annulla" per abbandonare l'inserimento.

Scheda Anagrafica Gestione Modelli

Nota Bene: Per aggiungere i modelli creati utilizzando l'editor interno di AlexPro;

aprire il documento (menù "Gestione", Voce "Apri Documento") e salavarlo con nome

(Menù File, Salva con nome). Dopo il salvataggio sarà proposta la stessa scheda

anagrafica per registrare il modello nell'anagrafica dei modelli.



AlexPro distingue in modo automatico i modelli interni (da utilizzare all'interno del

programma) dai modelli esterni (da utilizzare con Microsoft Word)

Vedi anche:

Come creare un documento da modello

Come abbinare un modello da compilare ad una attività dell'agenda


Capitolo

XIIGestione dei Documenti



12 Gestione dei Documenti

Indice della SezioneCollegare Documenti alle Pratiche






Modello Interno




AlexPro4Word

AlexPro4Outlook

Vedi Anche:

Sezione Documenti nella scheda anagrafica della Pratica


12.1 Collegare Documenti alle Pratiche

Collegare un documento ad una Pratica è esattamente come creare un collegamento Desktop.

Il documento rimarrà nella sua posizione attuale e all'interno della Pratica sarà creato un

"puntatore" che contiene l'esatto indirizzo e nome del documento per poterlo sempre

raggiungere e aprire.

La cancellazione del documento principale dal disco lascia un collegamento orfano

all'interno della Pratica

La cancellazione del collegamento dalla Pratica NON ha alcun effetto sul

documento principale che rimarrà intatto nella sua posizione attuale sul disco.

Come collegare un documento esistente ad una Pratica:

Ci sono diversi modi per collegare un documento alla pratica:

· Tramite il menù a tendina

· Tramite la barra degli strumenti locale all'interno della scheda anagrafica della Pratica

· Trascinando il documento sulla scheda anagrafica della Pratica

Dal menù a tendina

1. Aprire la scheda anagrafica della Pratica2. Fare Clic sulla sezione "Documenti"3. fare clic sulla voce "Documenti" del menù generale a tendina (come nella seguente figura)4. Selezionare "Nuovo documento" e poi "Collegato..."



5. Selezionare il documento da collegare e fare click su "Apri"

6. Compilare la scheda "Proprietà del documento" e fare clic su "Ok"

Dalla barra di strumenti locale presente nella sezione Documenti

1. Fare clic sulla freccia accanto al simbolo della pagina bianca2. Selezionare "Collegato..." come dalla seguente figura

3. Procedere come descritto sopra


Con il trascinamento

1. Aprire la scheda anagrafica della Pratica2. Dalla finestra di "Gestione Risorse" del computer posizionare il puntatore del

mouse sul documento da collegare 3. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse e, tenendolo premuto,

trascinare il documento finché non arrivi alla scheda anagrafica dellaPratica

4. Lasciare il pulsante sinistro del mouse5. Procedere come descritto sopra




12.2 Incorporare Documenti nelle Pratiche

Come incorporare un documento all’interno della Pratica:

Un documento incorporato all’interno della Pratica, perde il collegamento con il documento

originale esistente. Qualsiasi modifica al documento originale, non comporta modifiche a

quello incorporato e qualsiasi modifica al documento incorporato, non avrà esito sul

documento originale. Incorporare un documento, quindi, sarà come creare una copia

indipendente dal documento originale integrata all'interno della scheda anagrafica della

Pratica.

Per incorporare un documento esistente nella scheda anagrafica della Pratica,si può seguire uno dei seguenti modi: · Trascinare il documento dalla cartella originale (in questo caso, non deve necessariamente

essere una cartella condivisa) sulla scheda anagrafica della Pratica desiderata e compilare i

dati richiesti relativi al documento. Assicurarsi di aver attivato la casella "Incorpora il file

nel database";

· Oppure, aprire la scheda anagrafica della Pratica e dal menù "Azioni", selezionare "Nuovo

Documento" e poi "Incorporato". Selezionare quindi il documento utilizzando la maschera di

selezione e compilare i dati richiesti relativi al documento.

Come incorporare un messaggio di posta elettronica all’interno della Pratica:

Nota Bene: Utilizzare la seguente procedura solo se non si utilizza l'Add-In "

AlexPro4Outlook". Con AlexPro4Outlook sono disponibili pulsanti per l'archiviazione

della posta elettronica nella pratica. Con AlexPro4Outlook si può sia collegare il

messaggio alla Pratica sia incorporarlo all'interno di essa.

Si possono incorporare messaggi di posta elettronica solo da Outlook 2000, Xp, 2003 o 2007.

Nota Bene: Non è possibile gestire i messaggi di Outlook Express, nè di altri gestori

di posta elettronica con AlexPro4Outlook. Ciononostante, è possibile salvare il

messaggio su disco e poi seguire le istruzioni precedenti.


Per includere un messaggio, inviato o ricevuto, all’interno di una Pratica:

· Aprire la scheda anagrafica della Pratica desiderata;

· Aprire Outlook

· Selezionare il messaggio desiderato dall posta in arrivo o dalla posta inviata;

· Trascinare il messaggio, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, sulla finestra della

pratica (o sull'icona di AlexPro se ridotto ad icona);

· Rilasciare il pulsante sinistro del mouse sulla scheda anagrafica della Pratica;

· Compilare i dati relativi all'archiviazione del messaggio e premere OK.




12.3 Automazione Documenti

L'automazione dei documenti è la creazione di un nuovo documento partendo da un modello

(uno schema di documento).

Uno schema / modello è composto da due parti:1. Dati Standard Fissi: "i dati standard ripetitivi che saranno quasi sempre presenti in tutti i

documenti basati su tale modello o schema; come ad esempio l'intestazione, frasi standard

di apertura, frase standard di chiusura, la firma ecc."2. Dati Variabili: "i dati relativi alla pratica, al cliente e/o ad altri contatti collegati alla

pratica stessa"

AlexPro compila i modelli, sia interni che quelli di Microsoft Word, sostituendo i dati variabili

con quelli corrispondenti relativi alla Pratica dalla quale è stata data l'azione per la creazione

del nuovo documento.

Struttura di un modello / schema Documento Compilato

<Data_odieran>

<Cliente: Nome>

<Cliente: Indirizzo>

<Titolare Pratica: Nome>

12/12/2005

Mario Rossi

Via Po, 1

Avv. Mario Bianchi

Si possono creare nuovi documenti, in modo automatico,subito dopo lo svolgimento di un'attività registrata nell'Agendadi AlexPro.Per ottenere tale modalità di automazione:Associare la "Procedura" (la voce di scadenza) utilizzata perl'inserimento della scadenza, ad un modello da compilare allosvolgimento dell'attività. Lo svolgimento dell'attività scatteràquando si salva la scadenza con la spunta nella casella "Effettuata"

Come ad esempio, la creazione di una lettera informativasubito dopo lo svolgimento di una certa attivitàprecedentemente registrata nell'agenda di AlexPro.

Vedi anche:

Opzioni Autocompilazione


12.4 Ricerca dei Documenti


Tutti i documenti sono rintracciabili attraverso la Pratica alla quale sono stati collegati o nella

quale sono stati incorporati. Esiste, comunque, un modo globale per cercare e gestire i

documenti precedentemente creati, attraverso l’icona “Documenti” del menù laterale.

Utilizzare la barra di ricerca per individuare i documenti desiderati:



Si possono ricercare i documenti memorizzati secondo uno dei seguenti criteri:

· Per Pratica (Codice o Oggetto)

· Per Nome del documento

· Per Contatto

· Per Parola Chiave

· Per Tipologia del documento

· Per Categoria del documento

· Per Classe, Categoria o Attività del contatto

· Per Cartella (Percorso di memorizzazione del documento)

· Per Autore del documento

· Per Origine (Emesso / Ricevuto)

· Secondo una ricerca libera su tutti i campi del documento;

Individuato il documento desiderato, fare doppio clic sulla riga che lo contiene per aprire la

sua scheda di proprietà. Da tale scheda fare click su "Apri" per aprire il documento.




12.5 Come Creare un Modello di Documento

Indice della sezioneModello Interno



12.5.1 Modello Interno

Come creare un Modello di Documento Interno

La parola "Interno" significa che il modello è dedicato all'elaboratore interno dei testi incluso

in AlexPro. Il documento interno è un documento in formato RTF ed è compatibile con

Microsoft Word (qualsiasi versione), con Open Office e qualsiasi elaboratore di testi che

supporta tale formato.

Nota Bene: Mentre i modelli utilizzati da AlexPro per il suo elaboratore interno

vengono salvati sul disco con l'estensione ".RTF", i modelli di Microsoft Word

debbono essere memorizzati con l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)

L’elaboratore di testi di AlexPro è un gestore semplice per la redazione di documenti che non

necessitano elaborazioni sofisticate. Ciononostante, è possibile utilizzarlo per la produzione di

documentazioni necessarie allo svolgimento dell’attività professionale.

Per semplificare la lettura del Manuale, l’elaboratore dei testi interno di AlexPro

verrà denominato “Editor”.

L'Editor ha numerose caratteristiche e funzionalità, simili a quelle presenti in qualsiasi altro

elaboratore di testi (Word Perfect, Microsoft Word, OpenOffice e WordPad). L’interfaccia

grafica è simile e le funzionalità di base sono disponibili.

Per esaminare il funzionamento dell“Editor”: dal menù a tendina "Gestione", selezionare

"Nuovo …" e poi “Nuovo Documento”.

1. Impostare l’intestazione della pagina ed i dati di pie' di pagina, se necessario;



2. Introdurre le parti standard nel documento (i testi che saranno quasi sempre statici; ad

esempio l’apertura, i saluti, la firma e l’introduzione);3. Inserire un riferimento alle parti variabili nel documento, utilizzando la seguente procedura:

· Dal menù "Inserisci" selezionare “Campo”;· Dalla finestra di selezione, vedi figura, selezionare il campo desiderato

e fare clic su "Inserisci";

· Inserire uno spazio tra un campo ed un altro e continuare ad inserire icampi necessari nei posti desiderati.

4. A lavoro compiuto, selezionare dal menù "File" la voce "Salva con nome... ";


5. Se la cartella dedicata ai modelli è stata precedentemente impostata (vedi "Opzioni Comuni

"), AlexPro posizionerà la finestra di salvataggio del file su tale cartella, in caso contrario,

salvare il documento in una cartella condivisa ed impostare successivamente il percorso

della cartella "Modelli".6. Dare un nome idoneo al documento e fare clic sul pulsante "Salva";7. Ora il modello è pronto per essere utilizzato da tutti gli utenti di AlexPro.



12.5.2 Modello Microsoft Word

Come creare un Modello di Documento Microsoft Word

Nota Bene: I modelli di Microsoft Word sono memorizzati sul disco con

l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)

La seguente operazione NON può essere compiuta in assenza di AlexPro4Word.

Per creare un nuovo modello Word, si possono effettuare una delle seguenti operazioni:

Creazione di un modello sulla base di un documento esistenteScegliere Apri dal menu File.

Aprire il documento desiderato.

Creazione di un nuovo modello sulla base di un modello esistenteScegliere Nuovo dal menu

File.Nel riquadro attività Nuovo documento scegliere In questo computer in Modelli.

Selezionare un modello simile a quello che si desidera creare, selezionare Modello nella

casella di gruppo Crea nuovo e quindi fare clic su OK.

· Selezionare Salva con nome dal menu File.

· Nella casella Tipo file fare clic su Modello di documento.

· La cartella predefinita Modelli verrà specificata nella casella Salva in, passare invece alla

cartella condivisa dei modelli specificata in "Opzioni Comuni"

· Nella casella "Nome file" digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva.

· Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti

creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari.

· Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e

dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati.

· Fare clic sull'icona "Salva"

Nota Bene: per un maggior dettaglio sulla creazione dei modelli Word, consultare

la guida in linea di Microsoft Word e/o visitare il sito Web Microsoft Office Online

http://office.microsoft.com/it-it/word/HA100307541040.aspx

· Introdurre le parti standard nel documento (i testi che saranno quasi sempre statici; ad

esempio l’apertura, i saluti, la firma e l’introduzione);

· Inserire un riferimento alle parti variabili nel documento, utilizzando la seguente procedura:

· Dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word, selezionare "Inserisci Campo"

;



· Dalla finestra di selezione, vedi figura, selezionare il campo desiderato e fare

clic su "Inserisci";

· A lavoro compiuto, fare clic sull'icona "Salva" di Microsoft Word;

Vedi anche:

Opzioni Autocomposizioni





12.6 Come Creare un Documento da Modello

indice della sezione

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello AlexPro Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello Word

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello AlexPro

1. Aprire la pratica per la quale si desidera creare il nuovo documento 2. Dal menù "Azioni" selezionare "Nuovo Documento" e poi "Da Modello"

Nuovo documento da modello

3. Selezionare il modello dalla lista dei modelli4. Fare click su Apri5. Sarà creato e, eventualmente, compilato un nuovo documento basato sul modello

selezionato6. Apportare le aggiunte e/o le modifiche necessarie e salvare il documento selezionando

l'icona "Salva" dalla barra degli strumenti


7. Attribuire un nome al documento e compilare le altre proprietà se necessario e fare clic su

OK

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello MicrosoftWord

Nota Bene: Questa procedura è valida solo in presenza di Microsoft Word

(versione XP o superiore) e il componente aggiuntivo AlexPro4Word.

1. Aprire la pratica per la quale si desidera creare il nuovo documento 2. Dal menù "Azioni" selezionare "Nuovo Documento" e poi "Da Modello"

Nuovo documento da modello



3. Selezionare il modello dall'elenco oppure fare click sulla voce "__Sfoglia__" per selezionare

un modello dal computer locale o dalle risorse di rete. 4. Microsoft Word sarà attivato per la creazione del nuovo documento5. Sarà creato e, eventualmente, compilato un nuovo documento basato sul modello

selezionato6. Apportare le aggiunte e/o le modifiche necessarie e salvare il documento selezionando

l'icona "Salva" dalla barra degli strumenti di Microsoft Word. 7. Rispondere "Si" sulla domanda per l'archiviazione del documento in AlexPro

8. Dopo aver attribuito un nome e salvato il documento sarà visualizzata la finestra delle

proprietà del documento per compilare i suoi dati di classificazione se necessari. Fare clic su

OK per collegare o incorporare il documento nella rispettiva Pratica.



12.7 Copia e Spostamento del Documento

Per copiare o spostare un documento da una Pratica ad un'altra:1. Aprire la Pratica che contiene il documento, oppure2. Cercare il documento attraverso la lista dei documenti 3. Fare clic sulla Sezione "Documenti" nella scheda anagrafica della Pratica,

4. Dal menù a tendina "Documenti" selezionare "Copia in un'altra Pratica" o "Sposta in un'altra

Pratica" secondo le esigenze

5. Indicare la Pratica di destinazione e fare clic su "Seleziona"

Nota Bene: Copiare un documento crea una nuova copia del documento che sarà

archiviata nella pratica di destinazione; spostare il documento invece, cancella il

documento dalla Pratica di origine e lo crea nella Pratica di destinazione.




12.8 Nota di Iscrizione a Ruolo

Indice della sezione

Operazioni Preliminari

Preparazione della nota

12.8.1 Operazioni Preliminari

Elementi necessari per la preparazione e la stampa della "Nota diIscrizione a Ruolo"

1. Creare, nei contatti, una scheda anagrafica per ogni operatore che dovrà apparire nelle Note

di iscrizione a Ruolo con lo stesso nome assegnato come Operatore,2. Impostare i dati del Titolare e dello Studio nell' amministrazione di Alexpro. (Strumenti -

Amministrazione AlexPro - Impostazione Fattura e Dati Studio.

Come Creare una scheda anagrafica per l'operatore:

· Gestione -> Nuovo -> Contatto · Inserire una nuova scheda anagrafica per l'operatore mettendo nel campo

"Ragione Sociale" il nome esatto inserito nella scheda Operatore· Assicurarsi di compilare anche i seguenti dati: natura giuridica, nome, cognome,

sesso, indirizzo, cap, città, provincia, luogo di nascita, data di nascita e codicefiscale

· Confermare l'inserimento (con salva o salva e chiudi). Non è necessario crearepratica per il nuovo contatto appena inserito

NOTA BENE: Nel campo ragione sociale deve esserci scritto il nome

dell'operatore così com'è stato inserito in Alexpro (Rispettando maiuscole e

minuscole).


· Aprire la scheda dell'operatore :

· Fare clic sul tasto 'Dettaglio Contatto' e selezionare dall'elenco il nome appena salvato

Impostazione collegamento Operatore / Contatto



Selezione della scheda contatto

· Salvare la scheda operatore cliccando sul dischetto in alto o premendo F7 sulla tastiera.

Come impostare i dati del titolare dello studio

· Selezionare Strumenti -> Amministrazione Alexpro ed eseguire l'accesso come utente

amministratore del programma.

· Selezionare la voce 'Impostazione fatture e studio' e posizionarsi sulla scheda 'Titolare'.

NOTA BENE: Nelle le 'sezioni / studi multipli' sono attivi si deve effettuare la

stessa procedura per ogni sezione / studio.


Dettaglio Titolare

· Inserire tutti i dati richiesti e fare clic sul tasto 'applica' e poi 'ok' per salvare le modifiche

apportate alla scheda.




12.8.2 Preparazione della nota

Preparazione della Nota di Iscrizione a Ruolo

Per poter emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo, aprire la scheda anagrafica della relativa

Pratica

· Impostare l' autorità nella sezione 'Riferimenti' se non è ancora impostata. Per impostare

l'autorità, posizionarsi nel campo "Autorità" e poi fare clic sull'icona 'Binocolo' che comparirà

sulla destra per selezionare.

· Salvare le modifiche (se ci sono) prima di preparare la nota,

· Fare click sul menù "Azioni" in alto

· Selezionare la voce "Nuovo documento" e poi "Nota di Iscrizione a Ruolo"

· Comparirà la prima schermata di selezione della nota :


· Selezionare il tipo di nota, fare click su il pulsante "Avanti" e procedere con la compilazione

guidata

· Terminata la fase di compilazione la nota sarà proposta come documento interno di AlexPro

· Salvare, se necessario, la nota all' interno della Pratica

· Oltre alla possibilità di stampa della nota, AlexPro consente l' esportazione della nota di

iscrizione a ruolo in formato PDF; fare quindi click sul menù file e selezionare la voce

esporta per salvare la nota in formato PDF sul disco.

NOTA BENE: Per ogni parte deve essere specificata la natura giuridica e tutti i dati

attinenti (es. Ragione Sociale nel caso delle società o Nome e Cognome per le

Persone fisiche, indirizzo, cap, provincia e città, codice fiscale e partita iva).




12.8.3 Domande Frequenti

Le frequently asked questions, meglio conosciute con la sigla FAQ, sono letteralmente le

"domande poste frequentemente"; più esattamente sono una serie di risposte a proposte

direttamente dall'autore, in risposta alle domande gli vengono poste, o che riterrebbe gli

verrebbero poste, più frequentemente dagli utilizzatori di AlexPro.

Elenco delle F.A.Q. :

· Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore di

proprietà non valido'

· Quando devo visualizzare la nota mi compare l'errore 'Errore 339 - Il componente MrvBarCd.

dll o una delle relative dipendenze non sono registrati correttamente. Un file non è stato

trovato o non è valido.'

· Non riesco ad impostare i dati della scheda 'Procedimento' della pratica

· Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il nome

dell'avvocato che voglio selezionare

· Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non è

leggibile

· Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare

procedimento, come posso segnalarvelo?

Analisi delle F.A.Q. :

D. Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore

di proprietà non valido'

R. E' necessario creare una scheda dedicata all'operatore, fare riferimento alle operazioni

preliminari

D. Quando devo visualizzare la nota mi compare l'errore 'Errore 339 - Il componente

MrvBarCd.dll o una delle relative dipendenze non sono registrati correttamente. Un file

non è stato trovato o non è valido.'

R. L'aggiornamento di Alexpro e/o il programma di installazione non è riuscito a registrare

correttamente una libreria in windows. Accedere alla macchina come utente amministratore

locale oppure amministratore di dominio ed eseguire il seguente comando dalla voce 'Esegui'

che trovate sotto il pulsante 'Start' di windows :

regsvr32 %windir%\system32\MrvBarCd.dll


D. Non riesco ad impostare i dati della scheda 'Procedimento' della pratica

R. I dati della scheda procedimento vengono impostati al termina della procedura della Nota di

Iscrizione a Ruolo. E' necessario che la scheda della pratica non sia in modalità modifica

quando si emette la nota.

D. Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il

nome dell'avvocato che voglio selezionare

R. E' necessario creare una scheda anagrafica ed assegnarla all'operatore come spiegato nelle

operazioni preliminari.

D. Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non

è leggibile

R. Quando si stampa il documento bisogna stamparlo senza rimpicciolire e/o ingrandire (es.

esportazione in formato acrobat pdf) il documento poichè i codici PDF417 diventano illeggibili.

D. Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare

procedimento, come posso segnalarvelo?

R. Può effettuare una segnalazione sul nostro helpdesk facendo una descrizione dettagliata del

tipo di problema




12.9 AlexPro4Word



Lavorare con AlexPro4Word


12.9.1 Installazione AlexPro4Word





· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Word"



· Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura), fare click sul pulsante quadrato grande

per avviare l’installazione.





12.9.2 Lavorare con AlexPro4Word

Che cos'è AlexPro4Word

AlexPro4Word è un componente attivabile all'interno di Microsoft Word che fornisce un gruppo

di funzionalità per facilitare la gestione dei documenti, la loro compilazione e archiviazione

.

Come Funziona AlexPro4Word?

Le funzionalità svolte da questo componente sono:

· L'assegnazione di una Pratica ad ogni documento (creazione di un collegamento tra il

nuovo documento e la Pratica). Questa funzione avviene in modo automatico se si

richiede la creazione di un nuovo documento dall'interno della scheda anagrafica della

Pratica.

· L'indirizzamento ed il salvataggio del documento nella cartella specifica della Pratica

· La preparazione del documento per l'invio via posta elettronica ad una o più parti

collegati alla Pratica assegnata

· Il calcolo del tempo di redazione del documento ed il suo addebito nella Pratica, come

costo o come compenso orario secondo l'impostazione della Voce di tariffa utilizzato

· Il calcolo del compenso (diritto e/o onorario) da addebitare nella Pratica assegnata

· o, l'assegnazione di più destinatari, selezionati dalla rubrica dei contatti di AlexPro per

la spedizione di un documento indirizzato a più persone (Mail Merge - Stampa Unione)

Per poter sfruttare tutte le potenzialità offerte da AlexPro4Word è molto

importante, prima di tutto, conoscere la differenza tra i Documenti di Word (.doc)

ed i Modelli di Word (.dot o .dotx). vedi: Modello Microsoft Word

La barra degli strumenti di AlexPro4Word:

Funzioni della barra di strumenti


Vedi anche:


Collegare Documenti alle Pratiche





Modello Interno




AlexPro4Word


AlexPro4Outlook



AlexPro4Excel




12.10 AlexPro4Outlook






12.10.1 Installazione AlexPro4Outlook





· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Outlook"







12.10.2 Lavorare con AlexPro4Outlook

Come Funziona:

La barra di strumenti di AlexPro4Outlook (si trova all'interno di Microsoft

Outlook) permette di svolgere le seguenti operazioni:1. Operazioni di archiviazione elementi Outlook (Messaggi e Contatti)2. Operazioni di invio di posta elettronica utilizzando la Rubrica dei Contatti di AlexPro e gli

allegati archiviati nelle Pratiche

La barra degli strumenti AlexPro4Outlook


1.Operazioni di archiviazione degli elementi di Outlook:

· Archiviare un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto tra i documenti di una

determinata Pratica in AlexPro,

· Copiare una scheda di un Contatto registrato nella Rubrica di Outlook, nell'anagrafica dei

Contatti di AlexPro

Per archiviare un messaggio di posta elettronica tra i documenti di unadeterminata Pratica:

· Selezionare il messaggio da salvare in AlexPro, e fare clic sulla icona "Salva in AlexPro"

. L'elemento selezionato può essere un messaggio di posta elettronica,

inviato o ricevuto oppure un Contatto dalla Rubrica di Outlook.

· In caso di archiviazione di un messaggio: AlexPro4Outlook tenterà di individuare il contatto

dalla rubrica dei contatti di AlexPro utilizzando l'indirizzo di posta del mittente (in caso di

un messaggio ricevuto) o l'indirizzo di posta del destinatario (in caso di un messaggio

inviato). Se l'indirizzo di posta del mittente / destinatario è registrato nella rubrica dei

contatti di AlexPro, all'utente sarà proposto il nome del contatto e le rispettive sue pratiche;

in caso contrario, sarà chiesto all'utente di specificare la Pratica o il Contatto tramite una

finestra dedicata (vedi figura seguente)

Selezione della Pratica o del Contatto

· Selezionare la modalità di archiviazione del messaggio

· Collegato alla Pratica: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) nella

cartella di rete dedicata alla Pratica sul disco centrale;

· Integrato: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) all'interno della Pratica

stessa e NON sul disco fisso.

Selezione della tipologia di archiviazione del messaggio

Nota Bene: in ogni caso l'originale del messaggio ricevuto o inviato rimane

comunque all'interno di Microsoft Outlook e NON viene spostato.



2.Operazioni di invio di posta elettronica:

Preparazione di un messaggio di posta elettronica da indirizzare ad uno o più parti di una

determinata Pratica:

· Fare clic sulla icona "Nuova email" dalla barra degli strumenti di

AlexPro4Outlook

Selezione della Pratica o del Contatto

· Indicare la Pratica, oppure il Contatto, utilizzando la scheda denominata "Assegnazione

pratica", utilizzando gli stessi metodi di ricerca validi in AlexPro, e fare clic sul pulsante OK

· Selezionare i nominativi che saranno inclusi nelle caselle "A", "CC" e "CCN" del messaggio

email

· Fare clic sul pulsante "Imposta" per creare il messaggio.

Scheda di selezione dei destinatari

Nota Bene: I nominativi e gli indirizzi di posta che saranno visualizzati sono quelli

relativi alle Parti registrati nella Pratica selezionata.


L'utilizzo dei modelli già preparati per l'invio di posta elettronica:

L'utilizzo dei modelli per l'invio della posta elettronica, in particolar modo per i messaggi rapidi

di comunicazione (come ad esempio un invito, una conferma di appuntamento ecc), è un

ottimo elemento di "Risparmio Tempo".

Il modello sostituisce la redazione ripetitiva dei messaggi tipici

o consueti.

· Un modello può essere preparato utilizzando Outlook stesso oppure utilizzando Microsoft

Word. Per maggior dettaglio sulle nozioni fondamentali per la creazione dei modelli; vedi:


Un taglio del documento che mostra l'impostazionedell'area dedicata ai dati del destinatario.

· Utilizzare il pulsante sfoglia, presente nella finestra di selezione destinatari, per indicare il

modello da utilizzare per l'invio del messaggio.

· Attivare la casella di controllo denominata "In formato HTML" per indicare che il modello

selezionato sarà utilizzato per la spedizione di un messaggio di posta elettronica in formato

HTML.

Sezione "Allegati":

Nella sezione allegati, sono presenti tutti i documenti e le Fatture emesse archiviati nella

Pratica selezionata. Si può selezionare uno o più documenti e/o una o più fatture per allegarli

al messaggio di posta elettronica, attivando le rispettive caselle di controllo di ogni documento

o fattura.



Selezionare i documenti e/o le fatture da allegare al messaggio di postaelettronica.


12.11 AlexPro4Excel

In questa sezioneInstallazione AlexPro4Excel



12.11.1 Installazione AlexPro4Excel





· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Excel"









Capitolo

XIIIAnagrafe Fatture / Proforma e NC

Anagrafe Fatture / Proforma e NC


13 Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Indice della SezioneVisualizzazione e Reperimento

La Scheda Anagrafica

Come Eliminare un Documento


13.1 Visualizzazione e Reperimento

Come arrivare

Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare

"Fatture", come dalla seguente figura

Menù laterale "Anagrafe Fatture"

Nota Bene: La stessa modalità si applica per il reperimento delle Fatture, delle

Parcelle Proforma e delle Note di Credito.

AlexPro mostrerà un elenco delle Fatture emesse relativo all'anno in corso.



Utilizzare la barra di ricerca, se necessario, per individuare la fattura o le fatture richieste.


Come effettuare una ricerca libera secondo criteri multipli:

· Fare clic sul pulsante ricerca della barra di ricerca

· Introdurre le informazioni necessarie per la ricerca

· Fare clic su trova

Esempio di Ricerca:



In questo esempio si ricerca tutte le fatture emesse ed Incassate dal 01/11/2007 al

23/11/2007. Premere il pulsante trova per visualizzare il risultato della ricerca.



13.2 La Scheda Anagrafica

Come arrivare

Menù laterale "Anagrafe Fatture"

1. Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare il tipo

di documento da reperire (Fatture, Proforma o Nota di Credito)2. Dall'elenco dei documenti emessi, individuare il documento nella lista o attraverso la barra

di ricerca3. Fare doppio clic sulla riga interessata, per aprire la scheda del documento richiesto.

Dati generali della scheda anagrafica della fattura



Descrizioni dei campi ed il loro utilizzo

Nota Bene: La scheda anagrafica delle fatture / proforma / nota di credito può

essere modificata solamente per quanto concerne i dati relativi all'incasso. Non si

può, quindi, modificare ne la denominazione del Cliente, gli importi ne qualsiasi

altro dato. Per poter apportare delle modifiche relative a tali dati, si deve

eliminare la scheda anagrafica e eseguire la procedura di stampa della documento

da capo.

Sezione "Anagrafe"

Questa sezione illustra i dati riepilogativi del documento emesso:

· Tipo, Numero, Data e Provenienza (se ce)

· Riepilogo delle somme

· Lo Studio / Filiale mittente (solo se attiva la gestione Multi-Studio)

· Dati relativi alla scadenza e all'incasso del documento

Solo i dati relativi alla scadenza, all'incasso e alla contabilizzazione del documento possono

essere modificati.

Campo Studio:

Lo Studio / Filiale che ha emesso il documento con la sua numerazione progressiva e la sua

partita IVA

Campo "Data Scadenza"

La data entro la quale si dovrebbe incassare il documento. Trascorsa tale data, AlexPro

considererà il documento come "Insoluto" e sarà elencato nelle lettere di sollecito di

pagamento

Casella "Incassata in Data"

Spuntare questa casella per indicare che il documento è stato incassato per intero; inoltre è

necessario indicare la data di incasso.

Nota Bene: La sola spunta non indica il pagamento se non è associata ad una data

di incasso; l'utilizzo di questo metodo è sconsigliabile; è presente solo per

compatibilità con le versioni precedenti.


Per registrare incassi parziali e/o per definire il contocontabile relativo alla somma incassata, vedi sezione "Cronologia Incassi", soluzione consigliabile.

Campo "Codice cassa / banca"

Codice indicativo (tra 0 e 2) che indica la destinazione delle somme incassate:

0 = Cassa

1 = Banca numero 1

2 = Banca Numero 2

Questi valori potranno essere utilizzati nella fase di ricerche o stampe dell'elenco

delle fatture incassate per cassa o per banca.

Campo "Chiave / ID"

Questo campo è facoltativo e libero e potrà essere utilizzato per attribuire (oltre al numero

della fattura) un altra identificazione ai fini di ricerca dei documenti.

Casella "Documento Contabilizzato"

Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "

Trasferimento delle fatture in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella

manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.

Casella "Incasso Contabilizzato"

Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "

Trasferimento degli incassi in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella

manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.

Casella "Certificazione R.A. ricevuta"

Si utilizza facoltativamente per indicare la ricezione della certificazione della Ritenuta

d'Acconto relativa alla fattura.

Casella "% Anche su Diritti"

Se spuntata, indica che la percentuale di rimborso forfetario, di questa fattura o proforma, è

stata applicata anche sui diritti oltre gli onorari.



Sezione "Dettagli"

Sezione "Dettaglio" della scheda anagrafica della Fattura

La sezione "Dettagli" presenta due tabelle, nella prima ci sono le Pratiche relative al

documento emesso, nella seconda il dettaglio delle registrazioni fatturate.

Per consultare una Pratica o una registrazione, fare doppio clic sulla riga interessata

Sezione "Quote"

La sezione "Quote" è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.

All'interno della Sezione "Quote" si può gestire la distribuzione del ricavo della singola fattura

ai vari soci e/o collaboratori secondo percentuali attribuibili all'interno della tabella.

· Per iniziare la distribuzione fare clic sul pulsante "Distribuisci Quote"

· Il tipo di ricavo sarà (o non sarà) soggetto alla distribuzione attraverso l'attivazione o la

disattivazione delle piccole caselle ( ) nella respettiva colonna


Griglia di distribuzione delle quote di una Fattura

· Selezionare il nominativo della persona dall'elenco

· ed introdurre la percentuale della quota nella casella accanto "%"

· Per confermare la distribuzione e registrala, fare clic sul pulsante "Salva" che si trova sulla

stessa scheda

Conferma distribuzione delle quote



Sezione "Cronologia Incassi"

Griglia di gestione degli incassi.

Come registrare l'incasso relativo ad una Fattura:

· Aprire la scheda anagrafica della Fattura,

· Attivare la modalità di "Modifica" cliccando sulla omonima icona ,

· Clic sulla sezione "Cronologia Incassi",

· Introdurre la data dell'avvenuto incasso nella colonna "Data",

· Introdurre l'importo incassato nella colonna "Importo",

· Selezionare il conto (o la contropartita) dall'elenco nella colonna "Cassa / Banca",

· Opzionalmente, aggiungere una descrizione relativa all'incasso.

Nota Bene:

· La colonna "Saldo" si aggiorna automaticamente secondo la somma totale degli importi

incassati.

· Per eliminare una riga ed escluderla dalla cronologia degli incassi, fare clic sul

corrispondente pulsante "Elimina" della stessa riga.

Vedi anche:

Come Eliminare una Fattura / Proforma / Nota Credito

Trasferimento delle fatture in contabilità



13.3 Come Eliminare un Documento

· Individuare il documento da eliminare utilizzando il modo adatto per la ricerca

· Fare clic sulla icona "Apri"

· Quando si apre la scheda anagrafica del documento, fare clic sulla icona "Modifica"

· Fare clic sulla icona "Elimina"

· Confermare la cancellazione

· Confermare inoltre il ripristino delle registrazioni relative al documento che sta per essere

eliminato.

Nota Bene: Si deve accettare il ripristino delle registrazioni per poter rifare il

documento cancellato o perlomeno rendere modificabili e fatturabili tali

registrazioni.

AlexPro non effettua alcun controllo sui numeri dei documenti cancellati, Per

riutilizzare il numero, se non era l'ultimo stampato, si deve impostarlo

manualmente durante la preparazione per la stampa.



Capitolo

XIVRegistrazioni / Parcellazione

Registrazioni / Parcellazione


14 Registrazioni / Parcellazione

Indice della SezioneRegistrazione delle Prestazioni

Registrazione del Tempo (Timesheet)

Come Modificare una Registrazione

Come Eliminare una Registrazione

Acconti

Esempi di stampe

Fattura Non Soggetto I.V.A.

Nota Spese

Filmati Formativi

Inserimento delle Spese


14.1 Registrazione delle Prestazioni

Gestione delle prestazioni e delle Spese

Obiettivo:

Attraverso tale fase saranno introdotte le registrazioni di spese, onorario, competenze, tempo

e acconti. Questa fase è la base indispensabile per la creazione delle parcelle.

Come arrivare:

· Attraverso la barra dei collegamenti rapidi

Oppure

· Attraverso il menù classico (Gestione, Nuovo, Registrazione)

Si può, inoltre, arrivare alla scheda di gestione delle prestazioni attraverso le seguenti vie:

· Premendo la combinazione dei tasti Ctr+Shift+R

· In modo automatico, al compimento di una scadenza o di una udienza;

· Dalla maschera di gestione pratiche.

Come Registrare una Prestazione o delle Spese

1. Individuare ed aprire la Pratica per la quale si desidera parcellare,

2. Fare clic sulla icona "Nuova Prestazione / Spese" dalla barra degli strumenti,3. Se necessario, selezionare l'operatore se diverso da quello proposto dalla lista "Eseguita da",4. Introdurre la voce di tariffa da applicare nel campo "Codice Tariffa" o "Descrizione Voce

della Tariffa",



5. Introdurre il numero delle prestazioni, il valore unitario se non è presente oppure il valore

totale della singola tipologia (Onorari, Diritti, Spese),6. Aggiungere dettaglio se necessario

7. Fare clic sul pulsante "Salva"

Struttura della scheda di gestione:

La scheda è suddivisa in 3 sezioni:

1. Scheda dedicata alla gestione della registrazione 2. Scheda per visualizzare il riepilogo delle registrazioni effettuate in data odierna3. Scheda per "Istruzioni d'Uso (se presenti nella anagrafica della voce di tariffa)

Sezione “Registrazione attività

In questa sezione, è possibile registrare tempi, onorari, diritti e spese per una pratica

specifica.


Per creare una nuova registrazione, l’utente dovrà compilare i campi richiesti e fare click

sull'icona “Salva” , oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.

Per modificare una registrazione esistente, individuare la registrazione da modificare (dalla

scheda anagrafica della pratica) oppure introdurre il numero della registrazione nel campo

“Numero” e premere “Invio”; apportare le modifiche richieste e fare click sull'icona “Salva”

, oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.

Per eliminare una registrazione esistente, introdurre il numero della registrazione nel campo

“Numero” e premere “Invio”; assicurarsi che si tratti della registrazione giusta e fare click

sulla icona “Elimina” .

Descrizione dei campi di gestione della sezione:

Il campo “Data prestazione”:

Non è obbligatorio ed è impostata come data odierna in automatico. Questo campo

rappresenta la data nella quale è stata resa la prestazione che si vuole registrare.

Si può ignorare la data di registrazione, se non riveste importanza nel contesto della

registrazione stessa; ad esempio, nel caso di registrazione di una voce del tipo “Per l’intero

giudizio”. Per ignorare la data di registrazione, fare click sulla casella situata a sinistra del

campo data:

Campo data attivo:

Campo data inattivo:

Il campo data è gestibile sia manualmente, digitando il giorno, il mese e l'anno da tastiera, sia

con il mouse, attivando il calendario dal pulsante situato a destra del campo.

Osservazioni:

· AlexPro non effettua alcun controllo sullacongruenza del campo “data registrazione”;

· La data di registrazione viene considerata comeparametro per l’applicazione della tariffa forense. Leregistrazioni precedenti al 02/06/2004, sarannocalcolate secondo la tariffa del 1995 (se tale tariffaè presente e configurata);

· Le registrazioni saranno collocate in parcellasecondo le loro date in modo cronologico



· Le registrazioni effettuate senza data, sarannocollocate prime nella parcella;

· Il valore delle voci di registrazioni effettuate senzadata, non potrà essere calcolato in automatico. Incaso di necessità: completare prima la registrazionecon una data adatta e poi disattivare il campo data,prima di confermare.

Il campo “Codice Pratica”:

Questo campo indica la pratica per la quale sarà effettuata la registrazione. Introdurre il

codice della pratica o una parte di esso nel primo campo e premere il tasto Invio:

· se è stato introdotto l'intero codice della pratica, saranno visualizzati: l’oggetto della

pratica, il cliente, il valore, la tabella tariffaria ed il responsabile assegnato;

· se, invece, è stata introdotta una parte qualsiasi del codice, AlexPro visualizzerà un elenco

di tutte le pratiche i cui codici contengono tale parte. In tal caso, selezionare la pratica

desiderata dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.

Il campo “Oggetto Pratica”:

· Se può utilizzare anche questo campo per individuare la pratica: introdurre qualsiasi parola o

frase contenuta nell’oggetto della pratica desiderata e fare click sul pulsante “Zoom” .

AlexPro visualizzerà un elenco di tutte le pratiche il cui oggetto contiene le parole o la frase

digitata; selezionare la pratica giusta dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.

Se, nè il codice, nè l’oggetto, sono presenti al momento della registrazione, lasciare i campi

(codice e oggetto) vuoti e passare al campo cliente.


Osservazioni:

· Ill pulsante “Zoom” è presente a destra delcampo quando ne sarà consentito l'utilizzo.

· In caso di gestione delle sezioni (filiali), l’elencodelle pratiche disponibile rappresenterà le pratichedella sezione o delle sezioni al quale è permessoaccedere all’utente di AlexPro (per dettagli sullagestione della sezioni, vedi Gestione utenti esezioni a pagina 151)


La denominazione del cliente, viene visualizzato automaticamente se la Pratica è stata

selezionata precedentemente, e, in questo caso, non sarà possibile apportare cambiamenti a

tale campo.

Solo nel caso che entrambi, il codice e l’oggetto della Pratica, non siano presenti, lasciandoli

vuoti sarà possibile selezionare prima il cliente e poi selezionare una delle sue Pratiche.

Per Selezionare una Pratica tramite la denominazione del Cliente:

· Introdurre una parte della denominazione del cliente nel campo “Cliente” e fare clic sul

pulsante “Zoom” , oppure premere il tasto “F4”.

· AlexPro visualizzerà un elenco di tutti i contatti il cui nome contiene la parte digitata.

· Selezionare il cliente desiderato e fare clic sul pulsante “Seleziona”;

· AlexPro visualizzerà una lista di tutte le Pratiche appartenenti al cliente scelto, oppure una

lista vuota, se tale contatto non ha nessuna Pratica.

· Selezionare la pratica desiderata e fare click sul pulsante “Seleziona”.

Elenco di selezione “Eseguita Da” :



L’elenco di selezione del “Responsabile” è una lista dei nomi di tutti gli operatori già inseriti

nella anagrafica "Operatori". Viene proposto in automatico il nome del responsabile assegnato

alla pratica, ma si può selezionare un nome diverso per la registrazione in corso.

La selezione di un responsabile per una registrazione, determina quanto segue:

· Che la registrazione è stata effettuata da tale Operatore o, per conto suo, da un'altra

persona;

· Saranno applicati la tariffa oraria e/o i coefficienti di moltiplicazione impostati nella scheda

anagrafica dell'operatore;

· Sarà applicata la tariffa personalizzata assegnata in relazione alla Pratica, al Cliente,

all'Operatore e/o alla Voce di Tariffa (se esiste tale personalizzazione)

Osservazioni:

· Nella lista, non saranno presenti i nomi deglioperatori nella cui scheda anagrafica è statoattivato il contrassegno “Nascondi inprestazioni”;

· Una volta selezionato un Operatore dall’elenco,rimarrà selezionato per tutta la sessione diregistrazione e fino alla chiusura della scheda;anche se le registrazioni successive sonorelative ad altre pratiche, alle quali sonoassegnati nomi di responsabili diversi. Questacaratteristica rende più facile il lavorod’inserimento di registrazioni multiple, da unapersona sola.

Comunque, è possibile disattivare questomeccanismo, attraverso il cambiamento di unparametro nel file di impostazione econfigurazione (AlexPro.ini): il parametro“Cambio Responsabile=0” indica il casoprecedentemente spiegato, mentre “CambioResponsabile=1” significa: proporre ilresponsabile assegnato alla pratica per ogniregistrazione. (vedi: File Impostazione diConfigurazioni)

Elenco di selezione "Tabella Tariffaria"

Solo nel caso di utilizzo di Tariffe Profossionali.


Ogni Pratica dovrebbe avere un "Valore" ed essere associata ad una tabella tariffaria (Vedi

Gestione Pratiche per maggior dettaglio). Di norma la combinazione tra il Valore, La Tabella

Tariffaria e la Voce di tariffa selezionata influenza l'importo da addebitare nella fase di

registrazione delle prestazioni.

Si può, comunque, selezionare un'altra tabella per applicare i valori ad essa associati durante

la fase di registrazione, come ad esempio nel caso di prestazioni "Stragiudiziali" per una

Pratica associata alla tabella "Tribunale".

Il campo “Codice Tariffa”:

La determinazione del codice della Voce di Tariffa da utilizzare in questocampo, potrà avvenire in diversi modi:

· Attraverso l’introduzione del codice della Voce completo nel primo campo, seguito dal tasto

“Invio” o dal tasto “Tab”;

· Attraverso l’introduzione di una parte del codice, lasciando ad AlexPro il compito di cercare

tutte le voci che contengono la parte introdotta e, di seguito, selezionando dalla lista

visualizzata;

· Attraverso la descrizione della Voce di tariffa; introducendo una parte della descrizione nel

secondo campo e premendo il tasto “F4” o ciccando sul tasto “Zoom” , per selezionare

dalla lista la Voce di Tariffa che corrisponde alla descrizione introdotta;

· Attraverso la scelta del tipo di voce desiderata; facendo clic sulla etichetta "Elenco Tariffa":

AlexPro cercherà di visualizzare le voci più adatte alla Pratica selezionato; adesempio, nel caso di “Onorari”, saranno visualizzate le voci applicabili secondo latabella tariffaria attribuita alla pratica; e così anche per i Diritti.

Osservazioni:

· Se la voce selezionata non visualizza valori, nonostante i valori sianoinseriti nello scaglione giusto, significa che la tabella tariffaria alla qualefa riferimento la pratica non è quella dello scaglione giusto.

· Le voci di tariffa, non visualizzeranno il valore calcolato per una praticacon valore superiore a € 2.600,00 dinanzi al giudice di pace, in quanto loscaglione massimo delle cause qui è di € 2.600,00.



· Per le pratiche con tabella tariffaria “Penale”, al valore della pratica dovràessere "Indeterminato".

· Non si può introdurre una registrazione, senza l’utilizzo di una voceprecedentemente impostata nella tabella “Voci di Tariffa”. Per potersi svincolare da tale limite, creare una voce semplice fatturabilecon un codice qualunque (ad esempio “LIBERA”) e senza descrizione.Attribuire a tale voce il tipo adatto: (Onorario, diritto, spese) e la giustaposizione IVA (Imponibile, non imponibile o esente). Per maggiordettaglio vedi (La Tariffa)

La tabella dei valori

La tabella dei valori è composta da 5 colonne e 5 righe per l'introduzione dei valori della

registrazione in parcella.

Le colonne:

1. Colonna “Tempo (hh.mm)”, per le voci che rappresentano prestazioni a tempo. Tale colonna

sarà disattivata (apparirà di colore grigio) se la voce non contiene un elemento di tempo. La

sigla (hh.mm) fa riferimento al modo di introduzione del tempo in ore e minuti; ad esempio:

02.10 per due ore e dieci minuti;2. Colonna “Onorari”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte

di onorari;3. Colonna “Diritti”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte

di diritti;4. Colonna “Spese”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte

di spese;5. Colonna “Acconti”, per introdurre l'acconto di fondo spese ricevuto dal cliente.

Le righe:

1. La riga “Prestazioni” fa riferimento al numero delle prestazioni da registrare; ore e minuti

nel caso di prestazioni a tempo e numero intero negli altri casi. Ad esempio, introdurre in

questo campo, sotto la colonna diritti, il numero 60 se si vuole indicare il diritto di

collazione per 60 fogli;2. La riga “Valore unitario” rappresenta il valore per ogni unità di prestazione ed è,

normalmente, suggerito da AlexPro, secondo la tariffa;3. La riga “Importo totale” rappresenta il risultato della moltiplicazione (prestazione X valore

unitario);4. La riga “Stato” indica se l’importo sarà fatturato o meno;


5. La riga “Totale / Sel.”: La sigla “Sel” fa riferimento a “Selezionare”, per i casi di onorari

con minimi e massimi. Su questa riga (come nella figura seguente), appare un elenco a

discesa qualora il valore sia selezionabile tra minimo e massimo. La riga rappresenta anche il

totale complessivo della registrazione come somma dei valori di tutte le colonne.

Osservazioni:

· Nella colonna “Tempo”, il numero massimo delleore che potrà essere introdotto è di 23 ore e 59minuti;

· Il tempo introdotto, viene arrotondato secondo iparametri di preferenza impostati nella fase “DatiStudio e Impostazione Fattura”;

· Non è necessario digitare il punto di separazionedelle cifre, mentre si può utilizzare la virgola per idecimali;

· L’importo nella riga “Valore unitario”, rappresentail valore per ogni prestazione, ora di prestazione ounità di spese e verrà moltiplicato per il numeroindicato nella riga precedente (“Prestazioni”) perprodurre il risultato nella riga “Importo Totale”;

· L’utente può introdurre direttamente “l’importototale” per ogni colonna, anziché crearemoltiplicazione tra valore unitario e numero diprestazioni.

· Rientrano nel “Non Fatturabile” i lavori svolti che,di regola, non potranno o non dovranno esserefatturati al cliente ma, nello stesso tempo,dovranno essere evidenziati nel resoconto dellapratica. Ad esempio, tempo di studio e ricerca ospese di partecipazione a congressi o corsi, che inqualche modo sono inerenti la pratica;

· Le colonne “onorari” e “diritti”, prevedono unelenco a discesa sull’ultima riga, se la voceselezionata comporta la selezione tra “Massimo” e“Minimo”. AlexPro, propone un valore chiamato“Scelto”, ma l’utente può comunque selezionare tra“Massimo”, “Minimo”, “Scelto”, “Medio” oppureintrodurre il valore manualmente.

· Le colonne “Spese” e “Acconti” presentano unelenco a discesa che contiene le varie “Casse” dalquale si può selezionare la “Cassa” dalla quale èstato pagato l’importo o nella quale è statoincassato il fondo spese in questione. Non è



obbligatorio utilizzare l’elenco delle casse, ma se losi volesse, la tabella delle “Casse” dovrà esserecompilata precedentemente. Per dettaglio, vedi (LeTabelle).

· Il valore unitario delle colonne, cambia in caso divariazione della “Voce” selezionata. La selezione diun’altra “Voce”, dopo aver introdotto dei valori,causerà la perdita degli stessi.

· Non si può inserire il valore delle spese; adesempio, se la “Voce” selezionata non prevede unacolonna spese nel suo anagrafe.

· Per poter fare una fattura di acconto, utilizzare lostrumento "Calcola Acconto" dal menù"Strumenti".

· Si può, comunque, inserire registrazioni di accontiimponibili utilizzando una “Voce” di fondo spese;ad esempio FI o FN, che sono forniti con AlexPro erappresentano rispettivamente “Fondo SpeseImponibile” e “Fondo Spese Non Imponibile oEsente”. Per maggiori dettagli sulla parcellad'acconto vedi (Stampa Parcelle).

· Per introdurre una registrazione libera, non legataad una voce con delle descrizioni predefinite,creare prima una voce del tipo desiderato(Onorario, Diritto, Spese, o Fondo Spese) con tuttii parametri necessari, senza una descrizionepredefinita (campo descrizione voce bianco).

· Il totale generale della registrazione, apparesull’ultima riga della griglia e contiene la somma ditutti gli importi fatturabili e non fatturabili,imponibili e non imponibili. Saranno, però, portatisulla parcella solo gli importi contrassegnati come“Fatturabili”.

Il Menù "Elenco Tariffa":


Registrazione delle Spese e delle Prestazioni secondo un modello predisposto,

Finestra per la selezione del Modello



Modulo di gestione delle Spese e delle Prestazioni

Come utilizzare la griglia

· Fare clic sul menù "Elenco Tariffa"

· Selezionare "Da Modello"

· Selezionare dalla finestra seguente il modello da applicare

· Attivare o disattivare la spunta accanto al codice della voce per includere o escludere alcuni

voci dalla lista

· Doppio clic sulla cella degli onorari per selezionare tra minimo / massimo o medio; oppure,

introdurre manualmente il valore unitario degli onorari

· Introdurre il numero delle prestazioni nelle colonne "N°" se necessario.

· Introdurre il valore unitario di ogni voce di spese, se non è impostato e premere sempre

invio dopo ogni introduzione di dati

· è possibile navigare da una cella all'altra utilizzando le frecce di direzione della tastiera

· Aggiungere dettaglio, se necessario, per ogni riga di registrazione nella colonna "Note"

· Dopo aver terminato l'impostazione delle celle e revisionato il totale complessivo che appare

in fondo della colonna "Totale"; fare clic sulla icona "Salva" o "Salva e Chiudi" per

memorizzare la registrazione.


Nota Bene: è possibile esclude delle voci dalla lista del modello nella fase di

registrazione, ma non si può aggiungere altre voci. Per aggiungere altre spese,

diritti o onorari; introdurre una nuova registrazione dopo aver terminato la

registrazione dal modello.

Sarà possibile modificare ogni riga di quelle registrate separatamente. Vedi "Come

Modificare una Registrazione"

Cancellando la registrazione principale, quella relativa alla voce 6113 utilizzata

nell'esempio sarà anche possibile cancellare tutte le registrazioni che la

compongono.

Il Campo “Dettaglio”

Questo campo è dedicato ad eventuali aggiunte alla descrizione standard della “Voce”.



Osservazioni:

· Questo campo è illimitato e può contenere testoformattato con vari stili di caratteri e colori, cheverranno stampati sulla parcella mantenendo taliformattazioni e stili. Nonostante l’inserimento diimmagini in questo campo, sia ammissibile, taliimmagini non verranno stampate in fase diparcellazione o di stampa delle analisi gestionali.

· Mentre il tasto “TAB” della tastiera, causa l’uscitada un campo ed il posizionamento in un altro, nelcampo “Dettaglio” esso funziona come in unqualsiasi “Elaboratore di testi”, come MicrosoftWord ad esempio. Per abbandonare questo campo,sarà necessario utilizzare il Mouse; oppure, se ilMouse non è presente o non è utilizzato, premere iltasto “Bloc Scroll” due volte di seguito; il cursore siposizionerà nel primo campo della finestra (ilcampo “Numero”).

· Visto che questo è l’ultimo campo da gestire perogni registrazione, sarà anche sufficiente premere iltasto “F7” per confermare la registrazione ediniziarne una nuova, partendo dal campo “CodiceTariffa”.

· Se la capacità di formattazione presente in AlexProper gestire questo campo non arriva a soddisfareparticolari esigenze, sarà possibile importareall’interno di questo campo paragrafi o documentiinteri, creati e formattati con un qualsiasielaboratore di testi, utilizzando la funzione“Inserisci File” dal menù "Inserisci" attivabile anchecon il pulsante destro del mouse.

I pulsanti del “Timer”

L’utilizzo del pulsante “inizia timer”, consente di attivare un cronometro per il conteggio del

tempo impiegato in una certa attività: ad esempio, durante una conversazione telefonica o

durante la redazione di un atto.

· Per azionare il cronometro, fare clic su “inizia timer”.

· Per interrompere il conteggio, in modo temporaneo, fare click sul pulsante “pausa”.

· Per riprendere il conteggio del tempo, fare click sul pulsante “continua”.


· Per terminare e concludere il conteggio del tempo, fare click sul pulsante “Stop Timer”.

· Il tempo calcolato dal cronometro, verrà visualizzato nella casella “prestazioni” della

colonna “Tempo”.

Osservazioni:

· Accanto alle etichette “Pratica” e “Cliente” ci sono delle icone di una

cartella aperta , per indicare la possibilità di aprire la scheda anagraficarelativa alla Pratica o al Cliente, tramite un click sulla icona stessa. Talemeccanismo non potrà funzionare, se non esiste ancora una Praticaselezionata.

· Se la pratica richiamata risultasse già “Chiusa”, AlexPro notificherà ilfatto, avvertendo che le registrazioni fatte per pratiche chiuse nonsaranno fatturabili finché non viene riaperta la pratica.

· Non si può effettuare una registrazione, se non esiste una Pratica; quindi,non basta la presenza della scheda anagrafica del cliente per poteriniziare ad effettuare registrazioni di competenze, ecc.

Sezione “Registrato oggi"

È una sezione per la visualizzazione di tutte le attività registrate per tutte le pratiche nella

giornata.

Da questa sezione sarà possibile doppio cliccare sulla registrazione per poterla visualizzare,

modificare o cancellare.

Sezione “Istruzioni per l'uso"

Questa sezione sarà attiva solo se la Voce di tariffa selezionata contiene particolari istruzioni

per l'utilizzo della Voce in registrazioni.

Vedi anche:

Come Eliminare una Registrazione

Stampa Registro delle Fatture




14.2 Registrazione del Tempo

Obiettivo:

L'obiettivo delle registrazioni del tempo è "L'addebito della durata dello svolgimento di una

singola attività ed il suo rispettivo valore monetario".

Tale addebito potrà essere eseguito ad uno dei seguenti titoli:

· a titolo di "Ricavo" che sarà eventualmente fatturato al Cliente,

· a titolo di "Ricavo" ipotetico al fine di stimare un valore di onorario complessivo da

addebitare nella Parcella

· oppure, a titolo di costo delle risorse umane.

Registrazione del Tempo

Come funziona:

Per effettuare qualsiasi addebiti in Parcella o sul conto di una Pratica si deve utilizzare una

Voce di Tariffa e assegnare un Operatore. Il valore che sarà addebitato può essere di una

sola natura, ad esempio "Spese", oppure di nature multiple "Spese", "Onorario fisso o a

scaglioni", "Diritto" oppure "Onorario a Tempo". Nel presente articolo, ci occuperemo di

quest'ultimo, ossia L'"onorario a Tempo".

Nota Bene: Per ottenere le descrizioni delle attività a Tempo nella Fattura e/o

nella Proforma di Fattura; le Voci di Tariffa utilizzate debbono essere del tipo

"Fatturabile" e debbono essere registrati come tali nella fase di registrazione della

Prestazione. Le Voci NON Fatturabili o le Prestazioni registrate come tali, NON

hanno ne posto ne effetto nella Fattura ne nella Proforma di Fattura.

Come addebitare valori a tempo e, successivamente, fatturarli al


Cliente:

Nota Bene: per poter fatturare gli onorari a tempo è necessario impostare AlexPro

per attivare tale caratteristiche; vedi: Impostazione Fatture e Dati Studi

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti glioperatori:

Secondo questa ipotesi, esiste una sola tariffa a tempo con un valore orario fisso a

prescindere da chi svolge l'attività, oppure diverse Voci di tariffa a tempo con valori fissi

uguali o diversi, ma sempre non collegate all'operatore.

Ad esempio: Consultazione telefonica € 65,00 per ogni ora (a prescindere da chi la svolge)

Nota Bene: Il valore unitario della voce, in questo esempio, sarà impostato a €

65,00 e il valore associato ad ogni Operatore sarà impostato a zero.

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti gli operatori

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario Variabile per Ogni



Operatore:

Secondo questa ipotesi, il valore da Parcellare è strettamente legato all'operatore e non alla

voce di tariffa.

Ad esempio: Qualsiasi prestazione a tempo, effettuata dall'operatore (A) sarà addebitata €

50,00 per ogni ora; e € 35,00 per ogni ora, se viene svolta dall'operatore (B).

Impostazione Valore Operatore (A)

Impostazione Valore Operatore (B)

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario Variabile per OgniOperatore Secondo la Tariffa Personalizzata della Pratica o delCliente:


Vedi dettaglio in: Tariffa Personalizzata

Come addebitare le prestazioni a Tempo a titolo di "Ricavo" ipotetico alfine di stimare un valore di onorario complessivo da addebitare inParcella

In questo caso l'addebito del valore del tempo sulla Pratica, non sarà al fine di fatturare gli

importi addebitati, ma solo per avere un indicatore della somma da Fatturare; conservando

la facoltà di elencare le attività svolte nella Fattura finale senza calcolo o indicazione delle

somme nei totali.

Questa ipotesi funziona esattamente come quella precedente, salvo due piccoli dettagli: 1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON IMPONIBILI". Con questa

impostazione sarà sempre possibile includere le descrizioni delle attività svolte nelle

fatture, senza che tale inclusione influenzi il totale degli onorari registrati.2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà

necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.

Come addebitare le prestazioni a Tempo a titolo di "Costo" al fine dicontrollare il costo della gestione delle Pratiche:

In questo caso l'addebito del valore del tempo sulla Pratica, NON sarà al fine di fatturare gli

importi addebitati, ma solo per avere un indicatore del Costo delle risorse umane che ha

partecipato nello svolgimento delle attività relative ad una o più Pratiche.

Questa ipotesi funziona esattamente come le due precedenti, salvo i seguenti dettagli: 1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON FATTURABILI", e saranno

addebitati come tali sulle diverse Pratiche. Con questa impostazione NON sarà possibile

includere le descrizioni delle attività svolte nelle fatture.2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà

necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.

Osservazioni:

· Mentre per le Voci di Tariffa "NON Fatturabili" è possibile alterare il loro stato durante la

registrazione delle Prestazioni, quindi renderle "Fatturabili", e vice versa; il cambiamento

della "Imponibilità" all'IVA non è modificabile al momento della registrazione delle

Prestazioni.

· Le registrazioni di Prestazioni a Tempo "Fatturabili" avranno un posto nelle Fatture e nelle

Proforma di Fatture, solo se i rispettivi parametri sono stati correttamente configurati nella

fase di "Impostazione Fatture e Dati Studio"

Vedi anche:

Gestione Operatori










Gli Acconti

La Tariffa a Tempo

Le Macro Tariffa








Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica



14.3 Come Modificare una Registrazione

Come modificare una Registrazione di Prestazione / Spese:

1. Individuare la registrazione attraverso le fasi di ricerca disponibili in AlexPro;

2. Selezionare la riga con un clic del mouse e poi aprirla con un doppio clic, oppure attraverso

il pulsante “Apri” ;

3. Fare clic sul pulsante “Modifica” oppure premere il tasto "F2";

4. Apportare le modifiche richieste

5. Clic sul pulsante "Salva" (oppure premere il tasto F7) per memorizzare le modifiche

Nota Bene: Non si può modificare ne eliminare una registrazione Fatturata.

14.4 Come Eliminare una Registrazione

Per eliminare una Registrazione di Prestazione/Spese:

1. individuare la registrazione attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;

2. selezionare la riga con un click del mouse e poi aprirla con un doppio click, oppure

attraverso il menù “Apri” ;

3. fare click sul pulsante “Modifica” ;

4. fare click sul pulsante “Elimina” ;

5. confermare l’eliminazione.

Nota Bene: Non si può eliminare una registrazione Fatturata.

Quando il sistema risponde che "Non è possibile cancellare" anchedopo aver eliminato la relativa fattura/proforma:

Durante la cancellazione della fattura, il programma chiede se si vuole ripristinare le

registrazioni. In caso di una risposta negativa (quindi NO) le registrazioni rimangono "marcati"

come "Fatturati" e non sono cancellabili.

Per ripristinare tali registrazioni:

· Menu Strumenti


· Utilità Registrazioni

· Ripristino Fatturato

· Selezionare l'opzione "Secondo le date di registrazioni"

· Indicare data e pratica

· e Confermare



14.5 Registrazioni per più Pratiche

Obiettivo:

L'obiettivo di tale operazione è quello di addebitare una prestazione su più di una sola Pratica

.

Come arrivare:

· Menù "Gestione"

· "Nuovo"

· "Registrazione per + Pratiche"

Come funziona:

Insieme alla solita finestra di registrazione delle spese e delle prestazioni, sarà aperta una

finestra per la selezione delle Pratiche che saranno soggetto all'eddebito; vedi figura seguente.

Finestra per la selezione delle Pratiche che saranno soggetto all'eddebito


· Cercare le Pratiche che saranno soggetto all'addebito tramite i criteri di ricerca disponibili

nell'elenco

· Selezionare le Pratiche dall'elenco sinistro e fare clic sul pulsante ">" per includere una

Pratica alla volta; oppure sul pulsante ">>" per includere tutte le Pratiche trovate

· Fare clic sul pulsante OK

· Tornando alla finestra di registrazioni, selezionare il nome dell'Operatore dall'elenco indicato

come "Eseguita da:"

· Indicare la Voce di tariffa da applicare

· Fare clic sulla icona "Salva"

Nota Bene: Il valore che sarà applicato dipende dalla personalizzazione della Voce

selezionata per ogni Pratica coinvolta o per ogni Cliente coinvolto. In assenza di

valori personalizzati della Voce di Tariffa selezionata, sarà applicato il valore

standard della voce o il valore a tempo associato all'operatore selezionato.

Non è possibile utilizzare le Voci composte per effettuare una Registrazione per

più Pratiche.

Vedi anche:

Gestione Operatori








Gli Acconti

La Tariffa a Tempo

Le Macro Tariffa








Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica




Capitolo

XVPreparazione e Stampa Fatture



15 Preparazione e Stampa Fatture

Come arrivare

Menù: Stampe

Voce: Proforma / Fattura / N.C.

Prima di iniziare

Nota Bene: Non si può stampare parcelle proforma ne fatture definitive senza avere

introdotto prima le registrazioni delle prestazioni e/o delle spese.

L’utente può selezionare di fatturare:

· Le prestazioni di un determinato periodo di tempo;

· le sole prestazioni rese da un certo Operatore;

· le sole spese imponibili o non imponibili;

· solo gli acconti;

· una combinazione di vari parametri, secondo le esigenze del momento.

Tramite la stessa interfaccia, sarà possibile stampare le parcelle o visualizzare un'anteprima,

cambiare impostazioni, destinatario, percentuali oppure cambiare totale netto e ricalcolare il

totale della parcella.

L’operazione di preparazione della parcella, può essere effettuata in una delle seguenti tre

modalità:1. selezionando, dal menù Gestione, la voce Nuovo e poi la sottovoce Parcella;2. selezionando, sulla barra orizzontale, il pulsante Parcella;3. selezionando, dalla barra laterale, il menù Stampe poi la voce Parcellazione.

La stessa procedura è da utilizzare sia per la preparazione delle fatture, delle proforma, delle

note di credito, che per la redazione della nota spese.


Preparazione per la stampa

· Per stampare / visualizzare una Fattura oppure una Proforma di parcella, le rispettive

registrazioni di onorario, diritto e spese debbono essere già introdotti attraverso la

procedura di "Registrazione delle Prestazioni"

· Per stampare / visualizzare una Fattura di acconto (Parcella di Fondo Spese) almeno una

registrazione di fondo spese (Imponibile o non imponibile, secondo il caso) deve essere già

registrata attraverso la procedura "Calcola Acconti".

1. Selezionare lo Studio o la filiale dalla quale verrà preparata la proforma (solo se la gestione

delle filiale è abilitata - "Edizione Enterprise")2. Selezionare il modello del documento da stampare:

ü Modello a 2 colonne - Imponibile / Non Imponibile

ü Modello a 2 colonne - Competenze / Spese

ü Modello a 4 colonne - Onorari / Diritti /SpeseImponibili / Anticipazioni

ü Modello a 2 colonne con Riepilogo Orizzontale

3. Fare clic sul tipo di documento da stampare;

ü Fattura definitiva,

ü Progetto di parcella (Proforma Fattura),

ü Fattura definitiva da precedente Proforma Fattura(già precedentemente stampata da AlexPro econfermata),

ü Proforma di acconto

ü Fattura di acconto

ü Nota di credito,

ü Nota spese.

4. Fare clic sul pulsante “Avanti”.



Preparazione stampa della fattura / proforma


5.Indicare la singola Pratica per la quale sarà preparato il documento, oppure ilNominativo del Cliente per fatturare più di una sola Pratica.Successivamente, cliccare sul pulsante “Avanti”;

6. Dalla seguente finestra si può cambiare il destinatario del documento o accettare il nome

proposto,7. Cambiare se necessario le Condizioni di Pagamento proposte e fare

clic sul pulsante “Avanti”,

8. Impostare, se necessario, i Parametri di Selezione ed i

Riferimenti da Stampare e fare click su "Avanti",



9. Selezionare, se necessario, la Lingua con la quale sarà stampato il documento ed attribuire

un titolare al documento e fare clic su "Avanti" (L'opzione è disponibile solo per l'Edizione

Enterprise di AlexPro o L'Edizione Standard con l'Aggiunta "Gestione Lingue")10.Verificare i totali calcolati da AlexPro, e se necessario, aggiungere e/o rimuovere opzioni

relativi al rimborso forfetario delle spese, all'IVA, alla cassa di previdenza o alla ritenuta

d'acconto. AlexPro propone tali opzioni secondo le impostazioni introdotte sia nella scheda

anagrafica del Cliente che quelli Generali11.Per consultare le righe di registrazioni che saranno incluse nella stampa del documento,

fare clic sulla Sezione "Dettaglio Registrazioni"

12.Per cambiare il totale “Netto” del documento, fare clic sul pulsante “Nuovo Totale” ,

introdurre il nuovo importo e premere “Invio”. Per confermare il cambiamento dell’importo

netto, fare clic sul pulsante “Accetta Nuovo Totale”, che apparirà automaticamente al

cambio del totale;

Il calcolo del nuovo totale ricalcola le sole voci di onorai. In caso Fatture /

Proforma prive di voci di onorari, l'icona “Nuovo Totale” non sarà presente nella

scheda.


13.Compilare l’ultimo quadro, prima di visualizzare l’anteprima di stampa del documento o

prima di stamparlo

Si può modificare la data del documento e la data di scadenze, oppure

contrassegnare il documento come già incassato. Si può, inoltre, introdurre il

numero del documento manualmente togliendo la spunta dalla casella "Assegna il

numero automaticamente".

Osservazioni:

· Le descrizioni delle righe di dettaglio, vengono stampate secondo la formattazione

selezionata durante l’inserimento del dettaglio nella fase “Registrazione”. Per modificare le

impostazioni predefinite, vedere i capitoli : “Strumenti di amministrazione di AlexPro” –

“Opzioni Comuni”.

· Per eliminare una parcella già stampata e ripristinare le sue registrazioni di dettaglio,

vedere “Anagrafe Fatture”.

· I documenti stampati da questa fase sono memorizzati nel loro formato originale, sia nella

scheda anagrafica della Pratica che nella scheda anagrafica del documento stesso in formato

Adobe PDF file.

Vedi anche:

Per la personalizzazione della stampa: “Strumenti di amministrazione di AlexPro” -

"Personalizzazione della Fattura".

Impostazione delle percentuali (IVA, Ritenuta, Previdenza)

Opzioni Comuni

Anagrafe Fatture




15.1 Parametri di Selezione

Obiettivo:

Nella sezione denominata "Parametri di selezione", è possibile includere o escludere alcuni

registrazioni nel documento (Fattura / Proforma) e indicare o meno alcuni riferimenti relativi

alla Pratica in corso di fatturazione.

Come funziona:

Dal quadro denominato "Periodo", sarà possibile indicare un determinato periodo di

registrazioni; ad esempio: impostando la data finale a "31/03/2008" saranno fatturate le

registrazioni, che non sono ancora fatturate, che hanno la data di registrazione uguale o

inferiore al "31/03/2008"

Quadro di selezione "Prestazioni da includere"

Sezione "Prestazioni e spese da includere"

Per escludere un determinato tipo di registrazioni dalla Fattura (o dalla Proforma), togliere il

segno di spunta dalla corrsipettiva casella di controllo.

Ad esempio: per fare una fattura relativa solo ed esclusivamente alle spese esenti, togliere

tutti i segni di spunta dalle caselle di controllo, lasciando solamente quello relativo alla

casella "Spese esenti"

Per escludere completamente le registrazioni a tempo dalla Fattura, togliere il segno di

spunta dalla casella di controllo "Prestazioni a tempo". Per indicare, invece, le prestazioni a

tempo, senza i relativi valori e/o senza le relative durate, togliere secondo il caso la spunta

dalla casella di controllo "Includi la DURATA ..." e/o "Includi il VALORE ...", lasciando attiva la

spunta nella casella "Prestazioni a tempo"; come meglio illustrato nella seguente figura:


Elenco "Solo registrazioni eseguite da:"

Selezionando un nominativo da quest'elenco, fa sì che la Fattura porti solo le registrazioni

associate a tale Operatore.

Quadro di selezione "Riferimenti da stampare"

Sezione "Riferimenti da stampare"

Per escludere un determinato Riferimento dalla Fattura (o dalla Proforma), togliere il segno di

spunta dalla corrispettiva casella di controllo.




15.2 Fattura Non Soggetto I.V.A.

Per preparare una fattura destinata ad un cliente non soggetto all'IVA; oppure di solo spese

esenti con indicazione, in fondo alla fattura, dell'articolo di esenzione:

· Nella pagina dei totali, della procedura guidata di stampa fattura, deselezionare la casella

IVA

· Selezionare l'articolo di esenzione dalla lista che apparirà a destra

Vedi Anche:

· IVA

15.3 Acconti

Vedi Menù Strumenti "Calcola Acconti"

15.4 Nota Spese

Come Preparare una Nota Spese:

La procedura per la creazione di una Nota Spesa non è diversa dalla creazione di una Fattura o

Proforma, salvo per i seguenti punti:

· la nota spesa contiene solo le voci Giudiziali;

· la nota spesa non avrà un numero progressivo e non richiede conferma dopo la stampa;

· l’archiviazione delle note stampate nella pratica deve essere eseguita manualmente

dall’utente;

· Il formato di stampa della nota spesa è diverso da quello della fattura.


15.5 Esempi di stampe

Fattura a Quattro Colonne


Lo stesso modello sarà applicato anche per la proforma e la nota di credito.

Tutti i dati del modello potranno essere personalizzati e/o modificati ma non il Tracciato.

Fattura di Acconto



La fattura / Proforma di acconto è a Tre Colonne a prescindere dal modello selezionato.

1. Colonna Acconti Imponibili2. Colonna Acconti Esenti3. Colonna Rimborso Spese Esente

Fattura a Due Colonne (Imponibili / Esenti) o (Competenze e Spese)


Questo modello è composto da due colonne per gli importi (Imponibili / Esenti oppure

Competenze e Spese) e due colonne per il numero delle prestazioni (Ore e Numero).

Questo è il modello raccomandabile per chi fattura onorari a tempo o per chi vuol indicare il

tempo in fattura.

Le denominazioni delle colonne può essere personalizzato tramite gli Strumenti di

Amministrazione di AlexPro sotto la voce "Dati Studio e Impostazione Fattura"

Lo stesso modello sarà applicato anche per la proforma e la nota di credito.

Nota Spese



Il modello di stampa della Nota Spese è composto da 3 colonne per gli importi (Onorari,

Diritti e Spese) e 3 rispettive colonne per il numero delle prestazioni. Il modello della Nota

Spese può essere prodotto su un documento di testo, tramite l'editor di testo di AlexPro

con impostazioni simili a quelle dell'atto di precetto.

Nota Bene: L'intestazione e/o le pie di pagina possono essere inclusi o meno nella

stampa della nota spese abilitando o disabilitando l'apposita casella "Intestazione

Studio" come dalla seguente figura.


Vedi anche:

Impostazione e personalizzazione della Fattura

Calcolo e Scorporo degli Acconti


Capitolo

XVIStampe e Consultazioni


16 Stampe e Consultazioni


Stampa Lista Corrente

Stampa Scheda Corrente

Stampa Prima Nota Cassa

Stampa Pratiche

Stampa Agenda

Stampa Rapporti

Stampa Ricavi

Analisi Clienti

Stampa Anagrafe Contatti

Stampa Voci della Tariffa

Stampa Tabelle

Stampa Solleciti

Stampe e Consultazioni


16.1 Stampa Agenda

Obiettivo

Consultazione in anteprima di stampa e stampa dell’agenda

Come Arrivare

Dal menù laterale "Stampe" cliccando sulla icona "Agenda", oppure dal menù a tendina

"Stampe" selezionando la voce "Agenda"

Oppure

Come funziona:

Al clic sull'icona “Agenda” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per

impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa dell'Agenda, come nella seguente

figura.

I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per

visualizzare un rapporto che contiene tutte le Scadenze che soddisfano tutti i

criteri introdotti.


Dettaglio del modulo di selezione

Quadro "Periodo"

Questo quadro è dedicato alla selezione del periodo da consultare. Tale periodo può essere

inteso come intervallo tra:

· due date di Scadenze

· due date di Preavviso

· due date di Rinvio



Qualora se seleziona l'opzione "Preavviso", ad esempio, saranno considerate solo le scadenze il

cui data di preavviso è inclusa tra le due date specificate nel quadro a prescindere dalle loro

date di scadenze. Quindi, in un quadro di selezione per data di preavviso tra il 2 marzo e il 10

marzo, verranno considerate registrazioni con scadenze di marzo, aprile,maggio ecc. la cui

data di preavviso è inclusa nell'intervallo selezionato.

La selezione dell'opzione "Rinvio", invece, indica implicitamente che si tratti di scadenze già

effettuate. Il risultato di una selezione di un intervallo di date di Rinvio tra il 2 marzo e il 4

marzo sarebbe un elenco di udienze effettuate e rinviate ad una data tra il 2 marzo ed il 4

marzo.

Il quadro “Stato delle scadenze”

È dedicato all’impostazione della scelta di stampa tra:

· Le scadenze da effettuare;

· Le scadenze già effettuate;

· Oppure tutte le scadenze.

Vedi anche: Compiere una scadenza

Le Sezioni del Modulo:

Sezione "Generale":


L'Elenco "Studio"

Questo elenco sarà disponibile solo se l'opzione "Multi-Studio" è attiva. Per maggior dettaglio

vedi: "Gestione Filiali e Studi".

Selezionare da questo elenco lo Studio / la Filiale per la quale si desidera consultare l'Agenda.

Nell'esempio rappresentato nella precedente figura, la stampa dell'agenda sarà relativa

solamente alle Pratiche dello Studio "RM"

L'Elenco "Stile"

Selezionare, da quest elenco il tipo di Agenda da consultare secondo le esigenze:

La stampa dell'agenda offre i seguenti Stili di stampa:

· Stile Agenda Legale; contiene solo Udienze o scadenze registrate con Procedure

contrassegnate come "Udienze"

· Stile Agenda Legale Dettagliata; è uguale al precedente stile ma con più dettaglio

· Stile Elenco degli Adempimenti; NON contiene le Udienze ne le scadenze registrate con

Procedure contrassegnate come "Udienze"

· Stile Lista di Controllo; contiene una lista semplice delle scadenze.



Stile Agenda Legale Classico Stile Agenda Legale Dettagliata

Stile Adempimenti Stile Lista di Controllo


Quadro "Stato Udienze / Scadenze"

Attraverso questo quadro, sarà possibile ottenere una stampa delle Udienze e degli

adempimenti effettuati e contrassegnati con un determinato Stato di compimento. Ad

esempio, tutte le udienze in “Riserva”.

Vedi anche:

Tabella Stati

Come Compiere una Scadenze

Il quadro “Ordina per / Raggruppamento”Questo quadro sarà denominato "Ordina per" in caso di selezione dello stile "Agenda Legale" o

"Agenda Legale Dettagliata"; sarà, altrimenti, denominato "Raggruppa per".

Lo scopo di questo quadro è quello di dare la possibilità all'utente di selezionare uno schema

di raggruppamento nella presentazione o la stampa dell'Agenda. Lo schema implicito di

presentazione dell'Agenda è "Cronologico per data"; ossia, attività dopo attività, secondo la

data.



Si può, invece, ottenere una presentazione o stampa dell'Agenda ordinata o raggruppata

secondo uno dei seguenti schemi:

· Raggruppamento per Attività; in tal caso, le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per

ogni attività, con ordinamento cronologico per data all’interno del blocco.

· Raggruppamento per Responsabile; con questo schema, le scadenze saranno presentate in

gruppi distinti per ogni incaricato (responsabile).

· Raggruppamento per Preavviso; le scadenze saranno presentate in gruppi, secondo il giorno

di preavviso determinato per le scadenze.

· Raggruppamento per Pratica; questo tipo, produce una presentazione con gruppi di

scadenze distinti per ogni Pratica.

· Raggruppamento per Cliente; le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per ogni

Cliente con ordinamento cronologico per data all’interno del blocco.

· Raggruppamento per "Autorità e Sezione";le scadenze saranno presentate in gruppi, uno

per ogni "Autorità e Sezione" con ordinamento cronologico per data all’interno del gruppo.

· Sono, inoltre, disponibili, i seguenti schemi di raggruppamento:

· Classe Cliente


· Categoria Cliente

· Tipo Pratica

· Titolare Pratica

· Responsabile della Pratica (Non è lo stesso responsabile della scadenza)

· Luogo di svolgimento dell'attività

· Udienze / Adempimenti; secondo questo schema l'Agenda sarà presentata in due

gruppi distinti: uno per Le Udienze e l'altro per gli Adempimenti.

Quadro "Operatori"

Tramite questo quadro si può selezionare "Operatori" secondo il loro ruolo, sia nello

svolgimento dell'attività scadenzata sia nella Pratica interessata. Per difetto, il modulo da la

possibilità di consultare l'agenda a prescindere dal "ruolo" dell'operatore. Selezionando uno

specifico, dalle tre liste presenti, limita la presentazione dell'agenda a tale selezione.

Si può, ad esempio, selezionare tutte le scadenze assegnate ad uno specifico operatore

selezionando il suo nominativo dalla lista denominata "Attività assegnata a:", ovvero tutte le

scadenze relative a Pratiche il cui "Titolare" è l'operatore selezionato dalla lista denominata

"Titolare Pratica".

La selezione della casella di cui la figura precedente, limita gli elenchi ai soli operatori attivi.

Per dettaglio sull'attivazione o disattivazione degli operatori, vedi: "Operatori"

Sezione "Attività da analizzare"

Questa sezione elenca le “Procedure” inserite nell’anagrafica delle procedure. Da questo

elenco si possono selezionare le Attività (le procedure) per le quali si vuole stampare l’agenda.

I pulsanti <Seleziona tutto> e <Deseleziona tutto> sono, rispettivamente per selezionare o

deselezionare le righe riportate nell’elenco. In ogni caso, almeno un’attività deve essere

selezionata per poter stampare l’Agenda.



Questa sezione permette di selezionare solo alcune attività (Procedure) da considerare per la

presentazione e la stampa dell'Agenda.

Non tutte le attività (Procedure) saranno presenti nella lista; saranno presenti solo:

· Le Procedure effettivamente utilizzate per l'inserimento di scadenze nell'Agenda di

AlexPro. Quindi, anche se esistono altre Procedure nell'anagrafica delle Procedure, ma

non sono state mai utilizzate per l'inserimento di almeno una scadenza, non saranno

presenti nell'elenco;

· Le procedure compatibili con lo "Stile" di Agenda richiesto dall'elenco "Stile". Quindi, solo

Procedure di tipologia "Udienze" per lo stile "Agenda Legale", "Agenda Legale

Dettagliata"

Sezione "Altre Sezioni"

In questa sezione sarà possibile limitare la presentazione o la stampa dell'Agenda alle scadenze

relative a:

· Un determinato Cliente,

· Una determinata Pratica,

· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 1"


· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 2"

Si rammenta che i campi "Riferimento 1", "Riferimento 2" e "Riferimento 3" sono

personalizzabili dalla fase "Opzioni Comuni"

Quadro Opzioni:

Questo quadro non è abilitato quando se seleziona il primo o il secondo Stile d'Agenda

Descrizione delle opzioni

· L'opzione "Nascondi Cliente", se attiva, la denominazione del Cliente NON sarà inclusa nella

presentazione dell'Agenda;

· L'opzione "Nascondi Pratica", se attiva, l'oggetto della Pratica NON sarà incluso nella

presentazione dell'Agenda;

· L'opzione "Elenco Sintetico", se attiva, la parte relativa ai Riferimenti della Pratica

non sarà inclusa nella presentazione dell'Agenda;

· L'opzione "Visualizza Città e Cap", se attiva, i dati "Città" e al "CAP" del Cliente saranno

inclusi nella presentazione dell'Agenda;

Pulsante "Imposta come predefinito"

Le impostazioni opzionali potranno essere considerate come “Preferite” dall’utente, cliccando

sul pulsante .

Avvia la prsentazione o la stampa dell'agenda

Dopo aver compilato i campi necessari, fare clic sul pulsante oppure sul

pulsante , per abbandonare il modulo.Dopo aver visualizzato l'agenda in anteprima, si può avviare la stampa, cliccare sulpulsante "Stampa" presente in alto a sinsitra nella pagina dell'anteprima.

Come memorizzare i criteri di ricerca per successivo utilizzo:

Non è necessario compilare tutti i campi necessari per la presentazione o la stampadell'agenda; una volta effettuata una impostazione con esito soddisfacente, i criteridi ricerca possono essere memorizzati sul disco locale del computer per utilizzarlisuccessivamente.



Per memorizzare una ricerca:

· Dopo aver impostato tutti i criteri necessari per la ricerca, fare clic sul pulsante "Salva

Ricerca"

· Attribuire un nome unico alla ricerca

· Fare clic sul pulsante "Salva"

Nota Bene: Tutti i criteri saranno salvati, così come sono stati impostati salvo i

campi relativi all' intervallo delle date.

Per riutilizzare le ricerche salvate, selezionare semplicemente la ricerca dall'elenco"Modello di ricerca"



16.2 Stampa Pratiche

Come Arrivare

Selezionare, dalla sezione "Stampe" della barra laterale, la voce "Pratiche."

Obiettivo:Attraverso questo modulo, si possono ottenere una vasta gamma di rapporti relativi alle

Pratiche (Aperte e/o Chiuse). Come ad esempio:

· Il numero ed il dettaglio delle Nuove Pratiche aperte in un intervallo di tempo,

· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche Chiuse in un arco specifico di tempo contrassegnate

da uno specifico "Stato",

· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche aperte e/o chiuse di un determinato Cliente o Gruppo

di Clienti,

· L'elenco delle Pratiche alle quali NON è stato ancora assegnato un "Giudice"

· ecc.

Come Funziona

Al clic sull'icona “Pratiche” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per

impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa del rapporto, come nella

seguente figura.

I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per

visualizzare un rapporto che contiene tutte le Pratiche che soddisfano tutti i criteri

introdotti.



Descrizione dei campi della scheda:

Sezione "Generale"

L'elenco “Gruppo” e “Sottogruppo”

Il rapporto richiesto, può essere prodotto in forma semplice (quindi una pratica dopo l'altra

ordinate per codice), oppure in formato elenco classificato in uno o due livelli.




Attraverso l'utilizzo del “Gruppo” e del “Sottogruppo”, l’utente può ottenere diversi formati di

stampa secondo l’esigenza del momento.

Le caselle "Pagina Nuova dopo ..."

Attivando la prima casella "Pagina nuova dopo ogni gruppo" il rapporto di stampa inizierà una

nuova pagina per ogni "Gruppo", lasciando il resto della pagina precedente vuoto (e viceversa).

Attivando la seconda casella "Pagina nuova dopo ogni Sottogruppo" il rapporto di stampa

inizierà una nuova pagina per ogni "Sottogruppo", lasciando il resto della pagina precedente

vuoto (e viceversa).

Queste due caselle non sono attive per la stampa dell'elenco semplice (senza

raggruppamenti)


L'elenco "Tipo Contatto / Parte"

Per difetto, questo elenco fa riferimento alla figura del Cliente; vale a dire che stiamo

preparando un rapporto di stampa delle Pratiche con riferimento al Cliente e non ad altri

"Parti" ad esse correlati.

Da questo elenco si possono selezionare qualsiasi altra figura di un contatto (queste figure sono

definiti e personalizzabili tramite la fase "Definizione Parti" dal menù "Strumenti",

"Amministrazione AlexPro", "Opzioni Comuni", "Definizione Parti").

La scelta di un'altra tipologia di contatto diversa da "C", ossia "Cliente", deve essere

giustificata:

· O perché si sta cercando tutte le Pratiche alle quale è correllato uno specifico

nominativo,

· O perché si sta cercando tutte le Pratiche raggruppate per "Corrispondente",

· O perché si sta cercando tutte le Pratiche nelle quale NON è stato assegnato il nome

della "Controparte" o dell' "Avversario", ad esempio. In quest ultimo esempio si deve

attivare la casella "NON Assegnato".

Quindi, si consiglia di lasciare questo elenco posizionato su "C:Cliente" se non si

verifichino altre necessità.

Nella seguente figura, è stato selezionato il raggruppamento per "Parte" (parte correlata alla

pratica), quindi, si deve specificare da questo elenco, il tipo della "Parte" intesa.

Per maggior dettaglio sulla Gestione della Parti Vedi: Sezione Parti

Campi "Data":

Questa parte della scheda è dedicata alla determinazione dell'intervallo di tempo come criterio

di ricerca.

Nell'esempio seguente, saranno estratte solo le pratiche aperte che abbiano la data di

apertura tra il primo gennaio 1990 e il 29 dicembre 2007 e non saranno considerate le

Pratiche chiuse.

Selezione delle date

Nel seguente esempio, invece, verranno estratte le Pratiche chiuse solamente che sono state

chiuse nell'anno 2006 a prescindere dalla data di apertura.



Nel seguente esempio, saranno estratte tutte le pratiche aperte nel 2005 e chiuse nel 2006.

Selezione pratiche chiuse

Campo "Valore da, a":

Questi due campi potranno essere utilizzati per limitare i dati del rapporto ad uno specifico

parco delle Pratiche che abbiano un determinato valore.

Il seguente esempio illustra i criteri di ricerca per visualizzare tutte le Pratiche che abbiano un

valore tra € 5.000,00 e € 15.000,00

Il seguente esempio, illustra i criteri di ricerca per ottenere un rapporto che contiene le

pratiche di un valore indeterminato o di indeterminato di particolare importanza:

I valori espressi nell'esempio precedente sono (-2) e (-1) e sono i valori utilizzati da

AlexPro per indicare, rispettivamente, "Valore indeterminato con particolare

importanza (-2)" e "Valore indeterminato (-1).

Lasciando questi due campi vuoti, saranno inclusi tutte le Pratiche a prescindere del

loro valore.

Quadro "Opzioni di Stampa"

Tramite i parametri racchiusi in questo quadro, si può selezionare, o meno, quanto segue:

· Includere, o meno, il campo "note" della scheda anagrafica della Pratica nel rapporto

richiesto.


· Indicare un solo riepilogo dei totali del numero delle pratiche che soddisfano i criteri

di ricerca. In tal caso il rapporto sarà visualizzato senza alcun dato anagrafico, ma

solamente totali. Vedi il seguente esempio delle Pratiche aperte nel 2005 e chiuse

nel 2006:

· Tramite il quadro "Opzioni di stampa" sarà anche possibile includere, o meno, nel

rapporto richiesto un elenco dettagliato dei documenti collegati ed incorporati nelle

Pratiche richieste; utilizzando l'opzione "Lista documenti delle pratiche".

· Attivando la casella "Somma dei valori delle pratiche" sarà possibile avere la somma

algebrica dei valori attribuiti alle Pratiche selezionate. In questo caso, se incluse,

saranno sommati anche i valori (-1) e (-2) precedentemente citati.

· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi delle Prati correlati alle

Pratiche tramite la casella di selezione "Indica le parti correlati"

· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi dei responsabili e dei titolari

attribuiti alle Pratiche tramite la casella di selezione "Indica responsabili"

· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto il contenuto del campo "Posizione" delle

Pratiche tramite la casella di selezione "Indica posizione".

Opzione "Web":

Opzione Web

La selezione di tale opzione permette di preparare un database Access che contiene i dati da

pubblicare sul proprio sito web per permettere ai clienti di accedere, ognuno ai suoi dati, per

consultare la pratica e i relativi documenti.



Quadro "Pratiche Ferme"

Tutti gli altri criteri di selezioni saranno ignorati se si utilizza questo quadro come criterio di

ricerca. La sola indicazione del numero dei giorni attiva questo criterio di selezione. Per

ignorare questo quadro, cancellare il contenuto del campo "Pratiche ferme da".

In questo quadro si può selezionare di ottenere un rapporto relativo alle Pratiche ferme in

quanto non sono state movimentate (ossia senza addebito alcuno ne di spese ne di

prestazioni), ovvero alle Pratiche ferme in quanto non è stata emessa fattura alcuna

riguardante le prestazioni e le spese in essa registrati.

Sezione "Contatti"

Tramite questa sezione si può selezionare uno o più contatti, dall'archivio anagrafico dei

contatti, ed aggiungerli alla lista come criterio di selezione per far si che il rapporto prodotto

includesse le Pratiche relative a tali nominativi.

Nella sezione contatti, si può selezionare uno o più nominativi di "Clienti" per avere un

rapporto relativo alle loro Pratiche. Si può, invece, selezionare uno o più nominativi relativi a

"Corrispondenti" per avere un rapporto relativo alle loro Pratiche.

Nota bene: Se i nominativi selezionati in questa sezione, non sono "Clienti" si

rammenta di indicare ciò dall'elenco "Tipo Parte / Contatto" nella sezione generale

precedentemente discussa.


Sezione "Operatori":

Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi

agli operatori. Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui

revisore è "Andrea".



Quadro Classifiche:

Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi

alle diverse classifiche e tipologie utilizzati in AlexPro:

· Le Classi dei Contatti

· Le categorie dei Contatti

· Le Attività dei Contatti

· Gli Stati delle Pratiche

· I Tipi delle Pratiche, e

· Le Materie attribuite alle Pratiche.

Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui "Tipo" è

"Proprietà Intellettuale" e la cui "Materia" è "Consulenza".

Utilizzare i pulsanti "Includi tutto" e "Escludi tutto" per velocizzare la selezione. Per ogni lista

sono dedicati due pulsanti.

Almeno un elemento deve essere selezionato in ogni lista. La prima riga in ogni lista

indica l'assenza dell'elemento: ad esempio, quando se seleziona "nessuno" nella lista

"Tipo" significa che si vuole includere solo le Pratiche il cui "Tipo" non è ancora

assegnato.


Sezione "Studi / Filiali"

Questa sezione è disponibile solo se le caratteristiche "Multi-Studio" sia attivata in AlexPro, ed

è dedicata alla selezione dello Studio (o la Filiale) al quale appartengono le Pratiche.

Nell'esempio illustrato nella figura precedente, saranno incluse nel rapporto soltanto le

Pratiche di competenza dello Studio "AC" relativi a Clienti "Presentati da" "Alessandro

Alessandri"

Lasciando questa sezione senza parametri, significa includere tutte le Pratiche di tutti gli

Studi.

Sezione "Riferimenti Pratica"

Questa sezione permette di selezionare ulteriori criteri di ricerca inerenti ai riferimenti della

Pratica. La sezione è formata da diversi campi con corrispettivi elenchi per la selezione della

modalità di ricerca e corrispettivi campi di testo per impostare i valori di ricerca.

Nel seguente esempio, verranno aggiunti altri tre criteri di selezione:1. Le Pratiche il cui "Giudice" non è ancora assegnato (le Pratiche senza dati nel

campo "Giudice")2. Le Pratiche la cui "Autorità Giudiziale" non contiene la parola "Milano", e3. Le Pratiche la cui "Posizione" inizia con "A06"



Lo stesso concetto è valido per i seguenti campi:

· Giudice

· Curia

· Posizione

· Oggetto

· Codice

Si può, inoltre, aggiungere ai criteri di selezione altri relativi allo stato di revisione della

pratica (Disponibile solo nella edizione Enterprise) e inerenti il livello della Pratica.

La precedente figura rappresenta un esempio il cui scopo è di selezionare le Pratiche NON

revisionate sin dal 31/12/2005.


16.3 Stampa Lista Corrente

Obiettivo:

Stampa della lista visualizzata sullo schermo; ad esempio la lista di visualizzazione delle

"Pratiche Aperte", dei "Contatti" o delle "Registrazioni delle prestazioni".


La lista viene prima proposta in anteprima e poi potrà essere stampata su carta direttamente

dalla finestra di visualizzazione.

· Selezionare il menù a tendina "Stampe",

· Selezionare la voce "Stampa lista corrente",

· Sarà proposto il seguente modulo

· Impostare, se necessario, i margini e l'orientamento del foglio e fare clic sul pulsante "Ok"




16.4 Stampa Scheda Corrente

Obiettivo:

Questa voce di menù è disponibile solamente all'apertura di una scheda anagrafica di una

Pratica per ottenere una stampa / anteprima del contenuto della scheda.

Come arrivare:

· Menù Stampe

· Voce "Stampa Scheda Corrente"

Stampa scheda corrente (solo Pratiche)

Esempio:


Anteprima Stampa Scheda Corrente


16.5 Stampa Prima Nota Cassa

Obiettivo:

La stampa "Prima nota cassa" fornisce un rapporto sulle "Entrate" e "Uscite" di un determinato

conto "Cassa".

Ogni volta che viene inserita una registrazione di "Spese" o "Fondo spese", c'è la possibilità di

assegnare una contropartita di Cassa o di Banca per indicare la fonte o la destinazione della

registrazione.

Vedi anche:

Tabella Casse e Banche

Registrazione delle prestazioni e delle spese

Come arrivare:

· Menù "Stampe"



· Voce "Prima nota cassa"

Consultazione della prima nota "Cassa"

Come funziona:

· Selezionare "il conto" da consultare dalla lista

· Indicare l'intervallo delle date da consultare


Stampa Prima Nota Cassa

Vedi anche:

Tabella Casse e Banche

Registrazione delle Prestazioni



16.6 Stampa Rapporti

Obiettivo

Per ottenere rapporti gestionali analitici o cumulativi, sia a livello di valutazione del tempo

delle attività, che a livello di valutazione della situazione monetaria delle Pratiche, dei clienti

e/o del fatturato complessivo dello Studio.

Come arrivare:

Per creare rapporti relativi alle movimentazioni finanziarie (spese, onorari, diritti e prestazioni

a tempo), selezionare “Rapporti” dal menù laterale sotto la sezione “Stampe”.

Oppure

· Menù "Stampe"

· Voce "Rapporti"

Menù "Stampa Rapporti"



Come funziona:

Scheda di selezione per la stampa delle "Analisi delle Prestazioni"

Per ottenere un rapporto di "Analisi delle prestazioni e delle spese" occorre

selezionare il tipo di rapporto desiderato, il contenuto del rapporto e la modalità

di presentazione di tale rapporto.

Selezione del "Tipo" del rapporto richiesto

La selezione del "Tipo" dipende dalla finalità per la quale è richiesto il rapporto di analisi. I

vari tipi di rapporto disponibili sono elencati nel quadro "Tipo stampa".

Tipo del rapporto richiesto

· Un rapporto con "Dettaglio" contiene il dettaglio delle registrazioni una ad una,

· Un rapporto del tipo "Totali" o "Riepilogo" contiene somme dei valori secondo il

raggruppamento richiesto,

· Il "Riepilogo delle Attività Giornaliere" è simile ad un foglio presenze che dimostra il giorno

e il numero delle ore addebitate sulle diverse Pratiche, come nella seguente figura:


Riepilogo delle Attività Giornaliere

· Il "Riepilogo delle Attività Settimanale" è uguale al precedente ma con totali settimanali

delle ore addebitate

Riepilogo delle Attività Settimanale

· Il "Riepilogo delle Attività Mensile" è uguale ai precedenti ma con totali mensili delle ore

addebitate

Riepilogo delle Attività Mensile

· Il rapporto chiamato "Costi Vs. Ricavi" è valido per chi utilizza le registrazioni a tempo

come indicatori del costo di gestione delle Pratiche; per maggior dettaglio, vedi:

Registrazione del tempo



Rapporto Costi / Ricavi

Selezione "Periodo":

Il periodo da selezionare per la preparazione del rapporto può essere uno dei seguenti:1. quello relativo alla data della prestazione. In questo caso il rapporto prenderà in

considerazione le registrazioni che hanno la data di prestazione incluso nell'intervallo

selezionata 2. quello relativo alla data della fattura. In questo caso il rapporto prenderà in

considerazione le registrazioni fatturate durante l'intervallo di date specificato.3. quello relativo alla data d'incasso. In questo caso il rapporto prenderà in

considerazione le registrazioni fatturate ed incassate nell'intervallo specificato.

Quadro "Raggruppamento"

Raggruppare un rapporto significa presentare i dati del rapporto Classificati e Totalizzati

secondo un determinato criterio; ad esempio: un rapporto raggruppato per "Cliente" presenta

le registrazioni delle prestazioni e delle spese Classificati e Totalizzati Cliente per Cliente.

Quadro Raggruppamento

La figura precedente rappresenta un esempio un rapporto raggruppato e totalizzato per

"Responsabile", "Pratica" e poi "Tipo Voce".


Esempio Rapporto con Raggruppamento

Criteri di ricerca e di presentazione del rapporto:

Per default, la scheda dei criteri di ricerca è impostata per offrire un Rapporto su tutte le

prestazioni e le registrazioni delle spese non ancora fatturate. L'utente, comunque, può

filtrare (o stringere) tali parametri per ottenere un Rapporto specifico e personalizzato

tramite l'assegnazione di parametri specifici in ogni "Sezione" della scheda.

Di seguito saranno esaminati le sezioni della scheda di ricerca per spiegare l'utilizzo e lo scopo

di ognuna di loro.



Sezione "Generale"

Rapporto: Sezione Generale

Nella sezione "Generale" si possono impostare parametri di ricerca relativi allo stato della

registrazione, alla sua situazione dal punto di vista di incasso, alla sua natura, al suo tipo e,

inoltre, alle informazioni da includere nel Rapporto.

Quadro "Stato"

Tramite tale quadro si possono selezionare le registrazioni "Non fatturati", "Fatturati con

Proforma", "Fatturati con Fatture Definitive" o tutte le registrazioni a prescindere dal loro

stato.

Anche le registrazioni chiamate "non fatturabili", in quanto rappresentano un mero

costo di gestione, potranno essere considerate fatturati o non fatturati, ossia,

associati o meno ad una fattura od ad un periodo già fatturato. Quindi, ad esempio

se possono chiedere un rapporto su tutte le registrazioni dei ricavi (Fatturabili) e

dei costi (non fatturabili) che fanno riferimento ad un periodo fatturato.

Quadro "Incasso"

L'incasso, naturalmente è relativo alla singola fattura e non alla singola registrazione.

Ciononostante, la funzione "Rapporti" di AlexPro permette di individuare, ad esempio tutte le

registrazioni di prestazioni e/o di spese, svolte da uno o più operatori, fatturati ed anche

incassati.


Come si vede dalla figura precedente, il quadro "Incasso" è disabilitato per le

richieste delle prestazioni "Non fatturati".

Quadro "Natura"

La natura di una registrazione la distingue da tre punti di vista:1. a livello di imponibilità (se o meno soggetta all'IVA)2. a livello giudiziale

Quadro "Tipo"

Questo quadro è dedicato alla scelta del tipo di prestazione / spese da analizzare. Quindi,

selezionare i tipi da analizzare e deselezionare quelli che ignorare nel percorso di analisi.

Quadro "Includi nel rapporto"

Questo quadro permette di impostare i riferimenti da includere nel rapporto (quindi anche i

riferimenti da escludere).

Quadro "Includi nel Rapporto"

Nell'esempio raffigurato in alto, il risultato della ricerca non apporterà le "Caratteristiche

delle prestazioni"; o meglio: la tipologia della prestazione (Diritti, Onorari, Spese, Tempo,

Acconti, Imponibile, Esente, Fatturato ecc)

Esempio di rapporto che include le "Caratteristiche

delle prestazioni"



Sezione "Contatto"

Rapporti: Sezione Contatto

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su un un numero specifico di

contatti.

Per selezionare i contatti da considerare nelle analisi:

· Digitare una parte del nome del contatto (che può essere un cliente oppure un

corrispondente)

· Fare click sul pulsante "Zoom"

· Selezionare il nominativo desiderato dall'elenco che apparirà successivamente

· E fare click sul pulsante "Aggiungi".

· Il nominativo selezionato verrà aggiunto alla lista sottostante.

· Ripetere tale procedura per tutti i nominativi da includere per le analisi richieste.

Per rimuovere un nominativo dalla lista:

· Selezionare il nominativo nella lista

· Fare click sul pulsante "Rimuovi"

Sezione "Classi e Categorie"

Rapporti: Sezione Classi e Categorie

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una Classe specifica di

contatti.


Sezione "Operatori"

Rapporti: Sezione Operatori

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su uno o più operatori in qualità

di "Titolare della Pratica" e/o assegnatario della prestazioni.

Sezione "Pratiche"

Rapporti: Sezione Pratiche

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una o più pratiche.

Attraverso tale quadro, si può selezionare di effettuare le analisi su:

· Le Pratiche "Aperte". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Chiuse"

· Tutte le pratiche, quindi, chiuse e aperte.

· Le Pratiche "Chiuse". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Aperte"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche:

· Introdurre il codice nel piccolo campo successivo all'etichetta "Pratica", oppure una parte

dell'oggetto e fare click sul pulsante "Zoom"

· Selezionare la Pratica desiderata dall'elenco che apparirà successivamente

· E fare click sul pulsante "Aggiungi".

· La Pratica selezionata verrà aggiunta alla lista sottostante.

· Ripetere tale procedura per tutte le Pratiche da considerare nelle analisi richieste.

Per rimuovere una Pratica dalla lista:

· Selezionare la Pratica desiderata nella lista



· Fare click sul pulsante "Rimuovi"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche tramite "Tipo" e"Materia":

Sono, inoltre, disponibili - nella stessa sezione "Pratica" - altre due sotto sezioni per la

selezione di un gruppo omogeneo di Pratiche che condividono la stessa "Materia" e/o lo stesso

"Tipo".

Sezione "Voci e Tariffa"

Rapporti: Sezione Voci Tariffa

Sezione "Referenze"

Rapporti: Sezione Referenze


Sezione "Avanzata"

Rapporti: Sezione Avanzata


16.7 Stampa Ricavi

Come arrivare:

Dal menù laterale “Stampe”, selezionare la voce "Ricavi".

Obiettivo:

Tale fase è dedicata alla stampa di un registro di tutti i documenti emessi dallo Studio,

quindi include: le fatture emesse, le Parcelle Proforma e le Note di Credito.



Struttura della scheda di selezione:

La scheda utilizzata per avviare la stampa è suddivisa in 5 sezioni:1. Generale: per l’introduzione dei parametri generali di selezione;2. Materie e Tipi: per la selezione delle materie e dei tipi delle pratiche per le quali si desidera

stampare l’elenco delle parcelle;3. Classi e Categorie: per la selezione delle classi e delle categorie dei clienti per i quali si

desidera stampare l’elenco delle parcelle;4. Cliente: per selezionare il cliente / i clienti per il quale si desidera stampare l’elenco delle

parcelle;5. Referenze: (Disponibile solo nella Edizione Enterprise) per la selezione delle classi dei clienti

per i quali si desidera stampare l’elenco delle parcelle;

Per visualizzare un’anteprima di stampa, selezionare il tipo di stampa desiderato,

compilare i campi e le sezioni di selezione e fare clic sul pulsante <Anteprima>.

Dalla finestra che segue, si potrà effettuare la stampa od esportare i risultati in

altri formati.

Sezione Generale


Quadro di scelta del formato di stampa:

Attraverso questo quadro, sarà possibile determinare il tipo di stampa ed il modo di

raggruppamento (totalizzazione).

I tipi o i formati di stampa disponibili sono:

· Elenco Parcelle: per la stampa di un elenco dettagliato delle parcelle;

· Totali Parcelle: per la stampa di un rapporto cumulativo delle parcelle con solo totali per

mese, per cliente, per materie ecc;

· Attività per Responsabili: per la stampa di un rapporto analitico, fattura per fattura, con

indicazione delle quote di partecipazione di ogni professionista nella generazione del relativo

reddito;

· Attività su Excel: come il precedente, ma in formato compatibile Microsoft Excel;

· Per Riferimento: per la stampa di un rapporto cumulativo delle fatture, con totalizzazione

per referente (Corrispondente);

· Comparativo Annuale: per la stampa di un resoconto del fatturato, con raffronto tra due

anni;

· Quote per Responsabil: per la stampa di un resoconto delle quote distribuite sui vari

professionisti;

· Quote per Parcella: per la stampa di un resoconto delle quote distribuite per ogni fattura;

Raggruppamento / TotalizzazioneI vari modi di raggruppamento, o totalizzazione, disponibili per la stampa sono:

· Raggruppamento per Numero documento: per stampare un elenco dei documenti emessi, in

ordine cronologico, secondo il numero del documento;

· Raggruppamento per Cliente: per stampare un elenco dei documenti emessi dettagliato o

cumulativo, con un raggruppamento e sotto-totali per ogni cliente;

· Raggruppamento per Titolare: per stampare un elenco dei documenti emessi, con

raggruppamento e sotto-totali per ogni titolare di fattura (normalmente è il titolare della

pratica, se non viene cambiato al momento dell’emissione della fattura);



· Raggruppamento secondo le varie materie delle pratiche: per stampare un elenco dei

documenti emessi, con raggruppamento e sotto-totali per ogni materia relativa alle pratiche

fatturate;

· Raggruppamento per Corrispondente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con

raggruppamento e sotto-totali per ogni corrispondente coinvolto nelle pratiche fatturate;

· Raggruppamento per classe cliente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con

raggruppamento per ogni classe relativa ai clienti fatturati.

Opzione di stampa salto pagina:

Attivare questa opzione con un clic del mouse, per ottenere un resoconto con un’interruzione

di pagina dopo ogni sotto-totale. Se, ad esempio, viene scelto di stampare il formato “Elenco

Parcelle” con raggruppamento e sotto-totali “per cliente”, tale opzione permette di stampare

iniziando una nuova pagina per ogni cliente.

Il quadro “Periodo”:

Questo quadro permette di selezionare l’intervallo di date di emissione o di incasso delle

fatture. Se viene selezionato il “periodo di emissione”, saranno stampate tutte le fatture, le

proforma e le note di credito emesse nell’intervallo delle date selezionato; se, invece, viene

selezionato il “periodo incasso”, saranno stampati i documenti incassati durante tale

intervallo, anche se la data di emissione non è inclusa in tale intervallo.


Il quadro “Numero documento”:

Questo quadro permette di stampare solo una fila di documenti, compresi tra il numero iniziale

e il numero finale. L’uso di questo quadro è consigliato solo per il formato “Elenco Parcelle” o

“Quote per Parcelle”, con la selezione della data di emissione e non la data di incasso nel

quadro precedente.

Il quadro “Oggetto Parcella”



Utilizzare questo quadro solo per filtrare l’elenco da stampare, onde estrarre solo i documenti

emessi che contengono, nel loro oggetto, le parole dichiarate nel campo “Oggetto Parcella”. È

consigliabile utilizzare questo quadro nei casi di ricerca di fatture per le quali si ignora tutto,

fuorché una parte del loro oggetto.

Quadro “Titolare / Chiave”:

Questo quadro è dedicato alla selezione di un titolare di parcelle, di una parola chiave e/o

della sezione, relativi alla stampa richiesta. La selezione di un titolare, fa sì che l’elenco

stampato includa solo i documenti in cui il nome selezionato risulta in qualità di titolare del

documento (per dettaglio, vedi Capitolo 16 (La Parcellazione) pagina 89).

La chiave è quella inserita al momento della stampa del documento. Si può selezionarne una

dall’elenco, per limitare la stampa a tutti i documenti che comprendono tale chiave (per

dettaglio sulla gestione della chiave in fatturazione, vedi Capitolo 16 -La Parcellazione- pagina

89).

La sezione è intesa come reparto indipendente o filiale che emette fatture con numerazione

autonoma. Solo nel caso in cui è stata abilitata la gestione delle sezioni (vedi menù strumenti,

gestione utenti), l’utente potrà selezionare la sezione di fatturazione.


Quadri “Stato”, “Tipo” e “Incasso” :

Questi tre quadri consentono l'uso di ulteriori filtri: per stampare tutte le parcelle, solo quelle

incassate o solo quelle non incassate, attivando i rispettivi pulsanti nel quadro “Stato”.

Si può, inoltre, stampare l’elenco che contiene solo le fatture definitive, solo le proforma, solo

le note di credito, tutti e tre i tipi o una combinazione fra di loro, attraverso l’attivazione o la

disattivazione dei pulsanti di scelta presenti nel quadro “Tipo”.

Nel quadro “Incasso”, in combinazione con il quadro “Stato”, si può scegliere di stampare i

documenti incassati per cassa, con la prima banca “Banca (1)”, e/o con la seconda banca

“Banca (2)”. Queste scelte avranno effetto se la selezione attiva riguarda le fatture incassate.

Tale quadro, è utile per verifiche contabili e conciliazioni / quadrature di estratti conto

bancari.



Il Quadro “Ritenuta d’acconto”

Il quadro “Ritenuta d’acconto”, abilita l’estrazione dei documenti emessi, soggetti e/o non

soggetti alla ritenuta d’acconto ed i documenti per i quali è stata ricevuta la certificazione dal

cliente. È una stampa scopo contabile o di verifica.

L’opzione “Stampa su file”:

L’attivazione di questa opzione fa sì che il pulsante <Anteprima> diventi <Stampa>.

Cliccando sul pulsante <Stampa>, verrà attivata una finestra per determinare il formato e la

destinazione del file, come dalla figura seguente.

Selezionare il formato del file da stampare e la destinazione, poi fare clic sul pulsante <OK>

per eseguire, oppure sul pulsante <Annulla> per abbandonare l’operazione.

I formati disponibili sono:


Formato Descrizione

Acrobat Format (PDF)Per esportare i dati stampati su un file in formato

Adobe Acrobat PDF.

Crystal Reports (RPT)Utilizzare solo se richiesto dai tecnici dell’assistenza

tecnica.

HTML 3.2Per esportare i dati stampati in una pagina web

semplice.

HTML 4.0Per esportare i dati Stampati in una pagina web

avanzata.

MS Excel 97-2000Per esportare i dati stampati in una cartella Excel,

compatibile con le versioni 97, 2000, Xp e 2003.

MS Excel 97-2000 (Data only)Per l’esportazione dei soli dati stampati, senza il

layout di stampa, in una cartella di lavoro Excel.

MS Word

Per esportare i dati richiesti, insieme al layout di

stampa, in un file formato Microsoft Word (qualsiasi

versione).

Rich Text Format

Per esportare i dati richiesti, insieme al layout di

stampa, in un file formato WordPad, Microsoft Word

(qualsiasi versione) o qualsiasi software che lo

richiede.

Tab-separated text

Per esportare i dati richiesti in un File di testo con

spazio divisore tra un dato e l'altro. Questo formato è

utilizzato normalmente per interscambio di dati fra

due programmi diversi. Questo formato è anche

importabile da Microsoft Excel.

Text

Per esportare i dati richiesti in un file di testo

leggibile dal programma “Blocco Notes” di Windows e

da qualsiasi programma di elaborazione testi.

XML

Per esportare i dati richiesti in formato XML

(Extended Markup Language). Solo per utenti esperti

che hanno l’intenzione di apportare ulteriore sviluppo

ai dati ottenuti.

Sezione Materie:

La compilazione di questa sezione è facoltativa; in assenza di specifiche la stampa

comprenderà tutti i documenti emessi. Per stampare l’elenco dei documenti emessi,

relativamente a materie specifiche, selezionare le materie desiderate dall’elenco, "spuntando"

la casella corrispondente.

Sezione Tipo Pratiche



La compilazione di questa sezione è facoltativa; in assenza di specifiche la stampacomprenderà tutti i documenti emessi. Per stampare l’elenco dei documenti emessirelativamente a tipi specifici, selezionare i tipi desiderati dall’elenco, "spuntando" lacasella corrispondente.


Sezione Cliente:

Compilare questo quadro, solo se si desidera stampare l’elenco dei documenti emessi relativi

ad un solo cliente. Introdurre, quindi, il nome del cliente o una parte di esso, fare clic sul

pulsante <zoom> e selezionare il cliente dall’elenco. Per stampare l’elenco dei documenti

emessi per un gruppo di clienti compilare, invece, i quadri “Classe” o “Categoria”.

Sezione "Classi e Categorie":

Questo quadro elenca tutte le classi utilizzate per classificare i clienti. Selezionare o

deselezionare le classi da includere o da escludere dalla stampa. Anche questo quadro è

facoltativo e, per default, tutte le classi sono incluse.

Dopo aver compilato i campi interessati dalle varie sezioni, fare clic sul pulsante <Anteprima>.

Dalla finestra dell’anteprima, si può stampare o esportare i dati su file, nei formati

precedentemente descritti.

Alcuni esempi di stampa:

Descrizione Formato e miniatura dell’anteprima di stampa

Formato Elenco

Parcelle

Raggruppamento per

numero

Questo stile di

stampa, si presenta in

3 gruppi:1. Note di Credito2. Fatture



3. Proforma

Sotto ogni gruppo è

presente un elenco

dei documenti

emessi, in ordine

cronologico, secondo

il numero del

documento.

Totali e sotto-totali:

· Sotto-totale

mensile nell’ambito

del gruppo

· Sotto-totale per

ogni gruppo (note

credito, fatture e

proforma)

· Totale generale

· Totale generale

dell’incasso

· Totale dei

documenti ancora

da incassare

Percentuali:

Sono presenti le

percentuali del

fatturato mensile per

ogni sotto-totale

mensile.

Grafica:

Essendo un elenco

cronologico, questo

stile di stampa non

presenta nessuna

rappresentazione

grafica.

Formato Totali

Parcelle

Raggruppamento per

numero

Come sopra, ma

senza dettaglio.

Questa stampa

presenta il totale del

fatturato mese per

mese


Formato Elenco

Parcelle

Raggruppamento per

cliente

Questo stile di

stampa si presenta

con una sezione per

ogni cliente, in ordine

alfabetico. Ogni

sezione contiene tutti

i documenti emessi al

cliente, in ordine

cronologico di

emissione.

Totali e sotto-totali:

· Sotto-totale per

ogni cliente

· Sotto-totale

mensile per ogni

cliente

· Totale generale

· Totale generale

dell’incasso

· Totale dei

documenti ancora

da incassare

Percentuali:

Sono presenti le

percentuali del

fatturato mensile per

ogni cliente.

Grafica:

Alla fine della

rapporto, viene

stampata una

rappresentazione

grafica dei top 10

clienti in ordine di

fatturato.




16.8 Analisi Clienti

Come arrivare

Dal menù laterale “Stampe”, selezionare l’icona “Analisi clienti”.

Obiettivo

Stampa dettagliata della situazione del Cliente da tutti i punti di vista

Per preparare un rapporto di “Analisi Cliente”, sarà richiesta la compilazione del seguente

modulo:


· Selezionare una parte della denominazione del e fare clic sul pulsante “Zoom” ,

selezionare il nominativo e fare clic su "Seleziona".

· Fare clic sul pulsante <Aggiungi> per aggiungere il nominativo selezionato alla lista in basso.

· Ripetere la stessa procedura per tutti i nominativi per i quali è richiesto il rapportoanalitico.

Il campo “Classe”:

In alternativa, dopo aver abilitato l'opzione Classe, quindi sul vicino campo vuoto, selezionare

una “Classe di Clienti” dall’elenco che appare cliccando sul pulsante “Zoom” .


E’ possibile selezionare, o meno, le opzioni "ignora pratiche chiuse" e "Dettaglio parcelle", per

scegliere rispettivamente di:1. Ignorare le Pratiche chiuse, quindi eseguire le analisi solo sulle pratiche aperte;2. Apportare il dettaglio di tutte le Fatture emesse al Cliente. Se tale opzione è stata attivata,

saranno inclusi nel rapporto i dettagli relativi alle Fatture, alle Parcelle proforma e alle Note

di Credito.

Dopo aver compilato i campi appropriati della Scheda “Analisi Clienti”, fare clic sul pulsante “

Anteprima” per visualizzare l’anteprima di stampa del rapporto richiesto.




16.9 Stampa Anagrafe Contatti

Come Arrivare

Selezionare dal menù Stampe la voce Contatti.

Per effettuare la stampa delle schede anagrafiche dei Contatti, all’utente saràrichiesto di compilare il modulo di selezione illustrato nella seguente figura:

Quadro "Filtro di selezione"

· Dalla colonna "Campo" selezionare il campo sul quale sarà effettuata la ricerca, nella

precedente figura è stato selezionato il campo "Classe"

· Selezionare dalla colonna "Operatore", il modo di confronto da eseguire per la ricerca; ad

esempio "Uguale", "Non uguale" o "Contiene"

· Introdurre nella colonna "Valore di confronto", la parola o la frase che sarà utilizzata per la

ricerca.


Nella figura precedente, la stampa dell'elenco dei contatti conterrà solo i nominativi che sono

classificati, come appartenenti alla classe "AlexPro", e il cui campo "Categoria" contiene la

parola "PROF"

L'Elenco "Raggruppa per"

La stampa può essere fatta in gruppi (blocchi), secondo uno dei seguenti criteri:

· Raggruppamento per Città; le schede anagrafiche saranno esposte nella stampa raggruppate

secondo la città e il loro indirizzo; quindi Contatti di Ancona, Contatti di Bari, Contatti di

Como ecc. All’interno di ogni gruppo, le schede anagrafiche, saranno ordinate

alfabeticamente secondo la loro denominazione.

· Raggruppamento per Provincia; come sopra, ma secondo la Provincia.

· Raggruppamento per Classe; come sopra, ma secondo il campo “Classe”, presente nella

scheda anagrafica del Contatto.

· Raggruppamento per Categoria; come sopra, ma secondo il campo “Categoria”, presente

nella scheda anagrafica del Contatto.

· Raggruppamento per Attività; come sopra, ma secondo il campo “Attività”, presente nella

scheda anagrafica del Contatto.

E’ possibile personalizzare la stampa, selezionando le caselle:

· Dettagliata; per includere nella stampa tutti i dati inseriti nella scheda anagrafica.

· Salto pagina dopo ogni gruppo.

· Stampa Note, per stampare o meno le annotazioni relativi ad ogni scheda anagrafica.

· Selezionare "Speed list per il centralino" per caricare i nominativi selezionati in una lista

(Speed Dial-List) da trasmettere al centralino telefonico. Consultare la documentazione

tecnica del centralino telefonico in dotazione per conoscere il formato richiesto e la

compatibilità con il formato prodotto da AlexPro.

L'elenco "Solo i contatti identificati da"

Questo elenco contiene tutti i nominativi registrati nell'anagrafica degli Operatori.

Selezionando un determinato nominativo da tale elenco, la stampa dei contatti sarà limitata

solo ai contatti che risultano "Identificati" dalla persona selezionata.

Nota Bene: L'identificazione dei contatti è necessari per le norme di antiriciclaggio.

Per maggior dettaglio, vedi: "Sezione Altri dati" nella scheda anagrafica del Contatto

.




16.10 Stampa Voci della Tariffa

Come arrivare

Per la stampa dell’anagrafe voci. selezionare dal menù (o dalla barra laterale) Stampe la voce

Voci.

Compilare il modulo per effettuare la selezione delle voci da stampare.

Dopo aver compilato tutti i campi interessati, fare clic sul pulsante Anteprima.


16.11 Stampa Tabelle

Come Arrivare:

Dal menù "Stampe" di AlexPro, selezionare "Liste Tabelle".

Obiettivo:

Stampa delle seguenti liste:

· Responsabili;

· Livelli;

· Articoli di esenzione dell'IVA;

· Materie;

· Tipi delle pratiche;

· Tabella stato dell'agenda;

· Tabella gruppi dei responsabili;

· Tabella delle lingue;

· Le procedure dell'agenda.

Selezionare la tabella interessata e fare clic sul pulsante Anteprima.


16.12 Stampa Solleciti

Obiettivo

L'obiettivo della presente fase è quello di ottenere una serie di lettere di sollecito di

pagamenti relative alle Fatture e alle Proforma ancora non incassate o un rapporto

complessivo degli insoluti.



Come arrivare:

Dal menù Laterale "Stampe" e poi clic sulla icona "Solleciti", oppure dal menù a tendina

"Stampe" e poi clic sulla voce "Solleciti di pagamento".

Menù Stampe

Come funziona:

1.Preparazione delle lettere di sollecito:

Impostazione dei criteri di stampa dei Solleciti

· Selezionare, dal quadro "Formato Stampa", la voce "Solleciti per documenti scaduti"

· Selezionare lo "Studio o la Filiale", se ce


· Attivare la casella "Visualizza Numero di Telefax" per ottenere anche i numeri dei fax nelle

lettere di sollecito,

· Impostare il periodo secondo una delle seguenti alternative:

· Selezionare l'opzione "Data scadenza fino a:" per includere le fatture e le proforma

che hanno una data di scadenza NON inferiore alla data selezionata,

· Oppure, selezionare l'opzione "Documenti dal:" per indicare un intervallo di tempo

compreso tra le due date ("dal" e "al"). Per includere tutti i documenti a partire dalla

prima fattura emessa, togliere la spunta dal campo data iniziale,

· Oppure, selezionare l'opzione "Scaduti da oltre n giorni" (ad esempio: scaduti da oltre

30 giorni), indicando il numero dei giorni nel campo successivo alla opzione

selezionata.

· Per limitare la preparazione ad uno o più clienti in particolare:

· Fare clic sulla sezione "Clienti" e aggiungere i clienti desiderati,

· E/O, fare clic sulla sezione "Classi" e selezionare le Classi dei Clienti da sollecitare,

· E/O, fare clic sulla sezione "Categorie" e selezionare le Categorie dei Clienti da

sollecitare.

· Dal quadro "Tipo documenti", selezionare, se necessario, la tipologia dei documenti da

sollecitare (Fatture Definitive, Proforma e/o Note Credito)

· Fare clic sul pulsante "Anteprima" per visualizzare in anteprima le lettere di sollecito

preparate secondo i criteri impostati.

Nota Bene: è necessario impostare il testo iniziale ed il testo finale che saranno

utilizzati nella preparazione della lettera di sollecito prima di iniziare. Vedi:


Facsimile di un sollecito di pagamento

2. Stampa rapporto degli importi insoluti



Impostazione dei criteri di consultazione della situazione degliinsoluti

· Selezionare, dal quadro "Formato Stampa", la voce "Elenco documenti scaduti"

· A differenza della "Preparazione delle Lettere di Sollecito", attraverso questa fase sarà

visualizzato un elenco dei documenti insoluti (Fatture e Proforma al netto delle Note di

Credito) che potranno essere raggruppati e sotto-classificati, secondo uno dei seguenti

metodi:

· Raggruppamento per Cliente (per avere le fatture scadute raggruppate per Cliente)

· Raggruppamento per Titolare (per avere le fatture scadute raggruppate per Titolare

della Fattura)

· Raggruppamento per età del credito (per avere le fatture scadute raggruppate per

età di scadenza; ad esempio: oltre 6 mesi, oltre 3 mesi ecc.)

Vedi anche:

Opzioni Solleciti

Impostazione Fattura e Dati Studio



Capitolo

XVIIStrumenti e Impostazioni


17 Strumenti e Impostazioni


Strumenti e Impostazioni

Calcola Acconto


Calcolatore Termini

Opzioni Controllo Ortografico


Amministrazione AlexPro


Impostazione del Calendario

Manutenzione e Utilità

Apri e Esegui Script

Operazioni sulle registrazioni

Verifica Agenda

Cancellazione Scadenze

Cancellazione Contatti Duplicati

Azzera file temporaneo

Trasferimento in Contabilità

Definitzione Conti e Causali

Trasferimento In Contabilità

Importazione ed Esportazione Dati



Importazione Dati da Il Sole 24 Ore

Importazione Dati da Quick Organizer

Aggiunta Tabella Tariffa Professionale

Importa Dati da DB AlexPro

Esportazione Dati

Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Gestione Utenti

Gestione Filiali / Studi Multipli






Opzioni Comuni

Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange


Numerazione Pratiche

Impostazioni delle Cartelle

Definizione Ruoli delle Parti





17.1 Calcola Acconto

Obiettivo

Questo strumento è dedicato alla composizione degli elementi da fatturare per la somma netta

ricevuta (o da ricevere) dal Cliente a titolo di Acconto. Lo strumento calcolerà l'importo

imponibile da fatturare in modo che, insieme alle anticipazioni già effettuate e ai vari

percentuali di IVA e Ritenta di Acconto ecc, l'importo netto risulti uguale a quello indicato

dall'utente.

Come Arrivare:

Dal menù "Strumenti" seelzionare "Calcola Acconto"

È consigliabile attivare questa voce di menù dopo aver aperto la scheda anagrafica

della Pratica interessata.


Indicare la Pratica per la quale si vuole calcolare gli elementi dell'acconto e premere il tasto

<Invio> dalla tastiera

· Se esistono anticipazioni, lo strumento proporrà la somma totale delle spese esenti

nell'apposito campo (come nell'esempio € 3.560,00). Lo strumento inoltre proporrà un

importo nella casella "Importo Ricevuto".

· Indicare la somma netta ricevuta o da ricevere come acconto nella casella "Importo

Ricevuto"

· Cambiare se necessario i parametri relativi alla percentuale di previdenza ad esempio.

· Fare clic su "Calcola"

· L'importo imponibile da fatturare sarà proposta nel campo "Acconto Imponibile da fatturare",

in questo esempio € 2.382,52.

· Aggiungere le descrizioni che dovranno essere apportate nella fattura o la proforma

· Fare clic su "Registra".

· Una registrazione sarà effettuata automaticamente da AlexPro e sarà proposta subito la

scheda di preparazione della stampa della fattura o la proforma.

· Procedere per la stampa come meglio dettagliato in "Preparazione Stampa Fatture"

Nota Bene: Questo strumento utilizza una Voce di Tariffa di tipo "Acconto

Imponibile". Una voce di tariffa di questo tipo è fornita nelle tabelle di base di

AlexPro. Se per qualsiasi motivi, tale voce non si trovi, si deve prima inserire una

nuova voce simile prima di utilizzare questo strumento di calcolo.

Vedi anche:

· Preparazione Stampa Fatture

· Lavorare con le Tariffe

· Le Tipologie delle Voci di Tariffa



· Personalizzazione della Fattura


17.2 Allineamento Agenda con Outlook

Obiettivo:

L'obiettivo di questa operazione è importare appuntamenti ed attività registrate in Outlook

nell'Agenda di AlexPro.

Gli elementi che saranno importati potranno essere:

· Appuntamenti o Attività inseriti direttamente dall'utente stesso in Outlook o nel suo Palmare

sincronizzato a sua volta con Outlook,

· Appuntamenti o Attività trasferiti dall'Agenda di AlexPro ad Outlook e al Palmare

sincronizzato con Outlook

Come arrivare:

· Clic su Menù Strumenti

· Selezionare "Sincronia Agenda con Outlook"

Come Funziona:

Il primo utilizzo di questa fase:

Al primo utilizzo di questa fase, AlexPro chiederà l'impostazione dei parametri necessari per il

corretto trasferimento dei dati da Outlook all'Agenda di AlexPro, quindi la finestra di gestione

che sarà attivata, presenterà i seguenti campi da compilare:

Indicare, quindi, le due procedure da utilizzare per registrare gli elementi importati daOutlook:· Nel primo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure di

Agenda che abbia il contrassegno "Udienza" . (vedi "Lavorare con le Procedure")


· Nel secondo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure diAgenda che NON abbia il contrassegno "Udienza" . (vedi "Lavorare con le Procedure")

· Fare clic sul pulsante "Applica" per memorizzare l'impostazione

AlexPro utilizzerà la prima Procedure per registrare le scadenze provenienti dal Calendario degliAppuntamenti di Outlook. Utilizzerà, invece, la seconda Procedura per registrare le scadenzeprovenienti dall'elenco delle Attività di Outlook.

Outlook 2003

Come allineare (sincronizzare) l'Agenda tra Outlook e AlexPro

· Assicurarsi di aver correttamente impostato i parametri richiesti nella sezione

"Impostazione"; vedi spiegazione precedente.

· Assicurarsi di avere Outlook attivo prima di iniziare,

· Fare clic sul pulsante "Connetti a Outlook" per dare la possibilità ad AlexPro di leggere il

calendario e le attività registrate in Outlook,

· Consentire l'accesso di AlexPro ad Outlook se tale consenso Vi sarà chiesto da Outlook, vedi

figura seguente.



· Attendere la lettura dei dati. La fine della lettura sarà segnalata da AlexPro tramite

l'attivazione del pulsante "Aggiorna AlexPro".

· AlexPro importa tutti gli elementi presenti in Outlook che abbiano una data di scadenza

uguale o maggiore dell'ultima data di allineamenti dati. L'ultima data di allineamento dati è

registrato nel file di impostazione delle configurazioni di AlexPro "ALEXQL.INI", nella sezione

chiamata "[Outlook]"

Esempio: LastSync=07/05/2007

Questo esempio significa che l'ultima data di allineamento tra AlexPro e Outlook è stata il 7

maggio 2007. Questo parametro può essere modificato manualmente, se necessario, per

eventuali esigenze.

· Intervenire manualmente sugli elementi presentati nella nel "Riepilogo delle scadenze

estratte da Outlook" per impostare l'azione da applicare:

· per ignorare l'elemento,

· per considerarlo "già effettuato" o meno, e/o

· per associare l'elemento alla rispettiva Pratica.


· Per ignorare, o impedire, l'importazione di uno degli elementi presentati nell'elenco, fare clic sullacasella presente nella colonna "Ignora"

· Per indicare la Pratica relativa alla scadenza presente nella lista, di solito indicata con il punto

interrogativo, posizionarsi nella rispettiva cella, indicare una parte dell'oggetto o del codice dellaPratica richiesta e premere il tasto F4 dalla tastiera.

· Per cambiare la "natura" della scadenza da Udienza a Adempimento o viceversa, spuntare o meno lacasella presente nella colonna Udienza

· Per indicare che l'attività presente nella lista come attività già svolta spuntare la rispettiva casellapresente nella colonna "Fatto"

· La presenza di un numero nella colonna "Rif. AlexPro", cioè "Riferimento della rispettiva registrazionein AlexPro", indica che la scadenza è stata principalmente originata da AlexPro stesso. L'assenza di taleriferimento, invece, indica il contrario; cioè, che la scadenza è stata generata da Outlook o dal Palmaresincronizzato con Outlook. Per tutte le righe che non hanno un numero di riferimento nella colonna"Rif. AlexPro", sarà sempre necessario indicare la relativa Pratica nella colonna "N°. Pratica".

· Per effettuare l'allineamento, fare clic sul pulsante "Aggiorna AlexPro".

In caso di segnalazione di un errore:

In rari casi, si possono trovare elementi registrati in Outlook con una data di scadenza

precedente al 01/01/1980. Un errore del sistema sarà generato per incompatibilità del formato

della data in tal caso, in particolare al primo allineamento tra Outlook e AlexPro.

Per superare tale inconveniente, modificare la sezione [Outlook] nel file di impostazione delle

configurazioni "ALEXQL.INI" presente nella seguente cartella:

cartella personale: "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati

applicazioni\AlexPro\" (dove nomeutente indica la cartella personale dell'utente) (Windows

200/2003/XP)

Nota Bene: Il percorso delle cartelle personali in Windows Vista è

il seguente: "C:\Users\nomeutente\AppData\Local\AlexPro\"

Esempio: LastSync=01/01/1980

Vedi anche:

· Impostazione della Procedura di Agenda per la registrazione in Outlook nel capitolo "Lavorare

con le Procedure"

· Opzione "Registra in Outlook" durante l'inserimento delle scadenze nell'Agenda nel capitolo "

Lavorare con l'Agenda"

· File Impostazioni di Configurazione




17.3 Calcolatore Termini

Vedi: Calcolare la Data

Capitolo

XVIIIAmministrazione AlexPro



18 Amministrazione AlexPro



Impostazione del Calendario

Manutenzione e Utilità



Verifica Agenda




Trasferimento in Contabilità

Definitzione Conti e Causali

Trasferimento In Contabilità

Importazione ed Esportazione Dati





Esportazione Dati

Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Gestione Utenti







Opzioni Comuni







18.1 Impostazione dei Solleciti

Come arrivare

Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver

effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, selezionare “Opzioni solleciti”.


Il campo “Lingua”:

I documenti contabili (fatture ecc.) ed i solleciti di pagamento saranno stampati utilizzando la

lingua originaria del destinatario, impostata nella sua scheda anagrafica (Vedi Anagrafe

Contatti).

· Selezionare la lingua per la quale si vuole effettuare le impostazione

· Introdurre o modificare in ogni campo il testo corrispondente all'interpretazione di ogni

etichetta nella lingua selezionata

· Impostare, anche il testo iniziale e quello finale

Il campo “Nr. giorni di scadenza predefinito”:

Rappresenta il numero dei giorni di scadenza predefinito per il pagamento delle Parcelle.

Introducendo, ad esempio il numero (30) in questo campo, AlexPro, automaticamente,

suggerirà - al momento della fatturazione - una data di scadenza per il pagamento di 30 giorni

dalla data di emissione della fattura.

Nota Bene: Lasciando vuoto uno dei campi (Scaduto da, Oltre 30,60,90) AlexPro

ignorerà il rispettivo valore al momento della stampa del sollecito o l'elenco dei

documenti scaduti.

Sezione Titoli stampa

Permette di impostare i titoli che formano le varie parti del sollecito da stampare.



Sezione Testo iniziale

Permette di impostare un testo iniziale del sollecito da stampare.

Per inserire il testo, secondo una lingua diversa dalla lingua Italiana:

· selezionare la lingua dalla lista "lingua", in alto;

· Introdurre il testo adatto per l'apertura della lettera di sollecito;

· fare clic sul pulsante <Ok> per memorizzare i dati introdotti.

Sezione Testo finale

Permette di impostare un testo finale del sollecito da stampare.

Osservazioni:

· La barra di formattazione del testo, è disponibile durante l'impostazione del testo iniziale e

finale.

· È possibile creare il testo con un programma di elaborazione testi, poi copiarlo ed incollarlo

nel testo iniziale e/o finale.



18.2 Impostazione del Calendario

Come Impostare le Festività e Personalizzare il Calendario

Obiettivo

Per poter applicare i parametri impostati nelle schede anagrafiche dell procedure, si deve

impostare i giorni non lavorativi tramite questa fase del programma.

Come Arrivare

Dal menù “Strumenti”, selezionare “Amministrazione di AlexPro” e poi “Impostazione Festività

..”

Questa fase è accessibile solo da utenti "Amministratori". Per maggior dettaglio sui

diritti di gestione vedi: "Gestione Utenti"

Sarà possibile impostare i giorni e la date non lavorative, utilizzando il modulo illustrato nella

seguente figura:



Il quadro Festività Settimanale

Attraverso questo quadro, sarà possibile determinare i giorni non lavorativi della settimana; ad

esempio, "Sabato” e “Domenica”, come nell’esempio illustrato precedentemente.

Il quadro Festività Ricorrenti

Le festività ricorrenti fanno riferimento alle date (giorno e mese) non lavorative di ogni anno.

Il quadro Calendario

Dal quadro “Calendario”, si possono selezionare date specifiche, relative alla regione, al

comune o alla pianificazione personale dello Studio; ad esempio, i giorni non lavorativi nel

mese di agosto.

Dopo aver apportato le modifiche alle impostazioni del calendario di festività, fare clic sul

pulsante <OK> per memorizzare, oppure su <Annulla> per abbandonare il modulo senza

apportare modifiche.

I giorni di sospensione feriale sono già impostati internamente nel programma: dal 01/08 al

15/09



18.3 Gestione Licenze

Ogni postazione di lavoro (computer) sul quale si deve lavorare con AlexPro deve avere una

licenza d'uso ottenibile tramite chiave di attivazione. La chiave di attivazione è un file che

contiene una serie di numeri e informazioni necessari per l'attivazione.

Al primo avvio, AlexPro chiederà l'attivazione come meglio specificato nel capitolo "

Installazione".

Come Arrivare:

· Menù Strumenti da AlexPro


· Gestione Licenze

Amministrazione AlexPro con indicazione della voce "GestioneLicenze"



Come Funziona:

Gestione Licenze

Per conoscere i prodotti attivati:

· dall'elenco in alto selezionare il nome del PC

· nell'elenco sottostante saranno elencate le licenze attivate

Per cancellare una licenza:

In caso di sostituzione di un PC e l'installazione di AlexPro su un nuovo PC, sarà necessario

cancellare la licenza del PC dismesso.

Per cancellare una licenza:

· Selezionare il nome del PC dall'elenco denominato "ELIMINA LICENZE DI:"

· Fare clic con il mouse sul pulsante "Elimina"


Per Cancellare tutte le licenze:

Utilizzare questa fase solo se richiesto, e in casi particolari come ad esempio la

sostituzione di tutti i PC dello studio .


Per cancellare tutte le licenze fare click con il mouse sul pulsante "Azzera" e conferma la

richiesta.

18.4 Manutenzione e Utilità

Obiettivo

L’obiettivo delle procedure di manutenzione è quello di fornire vari ingressi per effettuare

operazioni che avrebbero impiegato tempi lunghi, se eseguite manualmente. Ad esempio, la

copia di tutte le registrazioni da una pratica all’altra o la cancellazione di un numero elevato

di registrazioni o di record dall’agenda.

Come Arrivare

Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione

del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e

denominata “AlexPro Management”.

L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri

livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti

e sezioni”.

Le utilità di manutenzione di AlexPro possono essere attivate dal menù a tendina “Strumenti”,

selezionando la voce “Amministrazione AlexPro”



Procedure di manutenzione

Con la procedura “AlexPro Management” aperta, e dal menù a tendina “File” si può accedere

ai seguenti servizi:

In questo articolo


Apri Query Analyzer


Verifica Agenda





18.4.1 Apri e Esegui Script

Come Arrivare






e sezioni”.

Voce “Apri File Script …”

Questa voce di menù è dedicata all’apertura dei file forniti dalla El Saidi Software per

aggiornamenti da apportare al database dei dati. Gli aggiornamenti, in particolare quelli

dedicati a nuove aggiunte alla struttura del database, vengono forniti in file con l’estensione “.

sql” oppure “.txt”. Tale voce di menù, dovrà essere attivata solo se espressamente richiesta da un comunicato

di aggiornamento del database di AlexPro proveniente dalla El Saidi Software.

Alla selezione del file specificato, il contenuto del file sarà presentato come nella seguente

figura:



Selezionare dal menù la voce “Esegui Script” per eseguire lo script, come richiesto dalle

istruzioni di aggiornamento allegate.

Nota Bene:

L’esecuzione degli script forniti per aggiornamenti deve essere eseguita una volta

sola. L’esito dell’esecuzione sarà presentato all’utente come segue:

“Script eseguito con successo”, dopo il quale non è richiesta nessuna azione,

oppure

“Script eseguito con errori …”, in tal caso si deve comunicare l’esito all’assistenza

tecnica. Tale messaggio potrà avvenire solo nel caso di aggiornamenti non

omogenei, cioè, quando si sia saltato un precedente aggiornamento vitale.



18.4.2 Apri query analyzer

Obiettivo:

Query Analyzer è una utilità per l'esecuzione di istruzioni per l'impostazione della struttura e

del contenuto del database di AlexPro. Attraverso questa utilità è possibile eseguire le

cosiddette "script sql" per aggiungere un campo ad una tabella o per modificare l'impostazione

di una colonna all'interno di una tabella.

La costruzione di questa fase all'interno di AlexPro ha lo scopo principale di facilitare le

operazioni di aggiornamento del database di AlexPro ed è strettamente riservata ad operazioni

da svolgere indicati da un tecnico AlexPro qualficato.

Non utilizzare, quindi, in nessun caso tale utilità se non indicata

in dettaglio da un tecnico AlexPro interno oppure un tecnico

certificato da AlexPro Software pubblicato sul sito http://www.

alexpro.it

Come funziona:

Questa utilità sarà indicata in due casi:1. L'esecuzione di un file (script sql) per modificare una o più tabelle nel database e/o una o

più colonne nelle tabelle del database di AlexPro. Il file (script sql) sarà fornito dai tecnici

AlexPro Software.2. L'importazione di dati da un database "Microsoft Access" indicato o spedito elettronicamente

da un tecnico AlexPro Software

In alcuni casi, saranno indicate entrambe le operazioni: l'esecuzione dello script e

l'importazione del database access secondo l'ordine che sarà richiesto nelle istruzioni

accompagnatorie.

Come procedere passo - passo:

· Salvare i file ricevuti nella cartella Documenti oppure sul Desktop per semplificare il loro

reperimento

· Avviare AlexPro

http://www.alexpro.it

http://www.alexpro.it



· Selezionare il menù "Strumenti" e poi "Amministrazione AlexPro"

· Effettuare l'accesso al programma in qualità di amministratore

· Selezionare dal menù laterale la voce "Apri query analyzer"

Scheda Query Analyzer

Per eseguire uno script:

· Fare click sul menù File e selezionare "Apri "

· Selezionare il file indicato nelle istruzioni e fare click su "Apri"

· Selezionare il menù "Azioni" e poi la voce "Esegui Script" e attendere il messaggio di

conferma


Per importare dati da un database "Access":

· Fare click sul menù "Azioni" e selezionare "Importa dati da Access"

· Selezionare il file "Database Access" referito nelle istruzioni accompagnatorie

· Selezionare "Sì" o "No" secondo le istruzioni indicati dal tecnico

· Attendere il messaggio di conferma

· Chiudere la scheda "Query Analyzer"


18.4.3 Operazioni sulle registrazioni

Obiettivo:

L'obiettivo di questa fase è quello di compiere attività di Modifica o di Cancellazione su più

registrazioni anziché effettuare tali operazioni una ad una; ad esempio: la cancellazione di un

numero elevato di registrazioni o la modifica del loro stato.

Per "Registrazione" s'intende una registrazione di prestazioni e/o di spese.

Come Arrivare

· Da AlexPro selezionare menù "Strumenti",

· Selezionare la voce "Amministrazione AlexPro"

· Effettuare il login alla procedura (L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti

“Amministratori” e non è ammesso agli altri livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli

di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti e sezioni”).

· Selezionare, dal menù laterale, la voce "Utilità Registrazioni"

in questo articolo

Cancellazione delle Registrazioni

Ripristino Fatturato

Cambio Cliente

Copia Registrazioni

Cambio Responsabile

Ricalcolo

Cambio Voce

Modifica Stato



18.4.3.1 Cancellazione delle Registrazioni

Cancellazione delle registrazioni delle prestazioni e delle spese:

Cancellazione delle registrazioni

· Dall'elenco "Operazioni da eseguire", selezionare "Cancellazione"

· Indicare la Pratica interessata, le cui registrazioni sono da cancellare; oppure ...

· Indicare il Cliente per poter, poi, individuare la Pratica desiderata,

· Impostare l'intervallo di tempo relativo alle registrazioni da cancellare, dal quadro "Periodo

cancellazione".

· Indicare il "Tipo" delle registrazioni da cancellare, selezionando uno od entrambi i tipi

indicati: "Registrazioni già fatturate" e/o "Registrazioni non fatturate",

· Fare clic sul pulsante conferma.

Nell'esempio illustrato con la figura precedente, saranno cancellate le seguenti

registrazioni:1. registrazioni relative alla Pratica "ESS"2. che hanno una determinata data (quindi non saranno cancellate le registrazioni senza data),

tra il 20 aprile 2007 (incluso) e il 30 Aprile 2007 (incluso),3. e che sono già state fatturate

è sconsigliabile cancellare le registrazioni già fatturate, ciò impedisce AlexPro di

ripristinare la relativa fattura o proforma ed influenza i rapporti statistici relativi al

confronto tra costi e ricavi.

Per cancellare le registrazioni che sono state effettuate senza data alcuna,

disattivare la data iniziale è nella data finale introdurre, ad esempio, 01/01/1980.


Cancellazione di un intervallo di registrazione

cancellare un intervallo di registrazione significa cancellare una serie di registrazioni inclusa

tra due numeri di riferimento. Ogni volta che viene effettuata una registrazione di prestazione

o di spese il programma assegna un numero di riferimento, quindi, è possibile attraverso

questa fase cancellare ad esempio 25 registrazioni dal numero 1201 al numero 1225.

Cancellazione registrazioni con numero di riferimento

indicare il numero iniziale nel campo "dalla registrazione n.", e il numero finale nel campo "al

numero" e premere il pulsante "Conferma".




18.4.3.2 Ripristino Fatturato

Ripristino delle registrazioni fatturate

Attraverso questa operazione si può ripristinare le registrazioni già fatturate e renderli

disponibili per una prossima fatturazione. Questa operazione è la stessa che viene eseguita al

momento della cancellazione della scheda anagrafica e una Fattura o di una Proforma.

Rripristino delle registrazioni fatturate

· selezionare ripristino fatturato dall'elenco delle operazioni da eseguire,

· indicare il numero relativo alla fattura le cui registrazioni debbono essere ripristinate,

· indicare, inoltre, l'anno della fattura nel campo "Anno",

· indicare, alla fine, il tipo del documento: Fattura o Proforma o Nota Credito

· fare clic sul pulsante "Conferma" per avviare l'operazione


18.4.3.3 Cambio Cliente

Obbiettivo:

Questa operazione permette di cambiare il cliente attribuito ad una specifica Pratica.

Come funziona:

Cambio Cliente

· selezionare cambio cliente dall'elenco "Operazione da eseguire",

· indicare i dati della Pratica il cui cliente deve essere cambiato,

· indicare i dati relativi al nuovo Cliente che sostituirà il precedente.

· fare clic sul pulsante conferma, per avviare l'operazione.

Nota bene: per individuare il nominativo del Cliente desiderato, introdurre una

parte qualsiasi della denominazione e fare clic sul pulsante "Trova" per poi

selezionare il nominativo dall'elenco.



18.4.3.4 Copia Registrazioni

Obiettivo:

Sarà possibile, tramite questa operazione, copiare un numero di registrazioni da una pratica ad

un'altra. Naturalmente, si parla di registrazioni di spese e di prestazioni.

Copia Registrazioni da Pratica a Pratica

· selezionare "copia registrazioni" dall'elenco "operazione da eseguire",

· indicare la Pratica le cui registrazioni dovranno essere copiati, nei campi relativi a "Pratica

di origine",

· indicare la Pratica nella quale saranno copiati le registrazioni dalla Pratica precedente,

· indicare l'intervallo delle date delle registrazioni da copiare,

· selezionare le tipologie delle registrazioni da copiare dall'elenco situato nel lato destro del

modulo,

· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione.

Le nuove registrazioni saranno copiati come registrazioni ancora da fatturare.


18.4.3.5 Cambio Responsabile

Obiettivo:

tramite questa fase sarà possibile assegnare un responsabile al posto di un altro, sia

relativamente a tutte le registrazioni di parcellazione, che in modo complessivo che include

Pratiche, Agenda è Registrazione di Parcelle.

Come funziona:

· selezionare "Cambio Responsabile" dall'elenco "Operazione da eseguire",

· selezionare il nominativo del responsabile da cambiare, dall'elenco indicato come "Da",

· selezionare il nominativo del responsabile che sostituirà il precedente dall'elenco indicato

come "A",

· indicare, se necessario, la data iniziale e la data finale relativi alle operazioni soggetto il

cambiamento,

· se il cambiamento è relativo ad alcuni registrazioni associate ad una o più voci di tariffa,

selezionare le voci una ad una e fare clic sul pulsante aggiungi,

· spuntare la casella " cambio globale ", se il cambiamento dovrà applicare sulle Pratiche,

l'Agenda, le Registrazioni di Parcelle,




18.4.3.6 Ricalcolo

Obiettivo:

Tramite questa operazione sarà possibile ricalcolare il valore delle prestazioni degli onorari e /

o del tempo secondo diversi parametri.

Come funziona:

I parametri disponibili sono i seguenti:

· ricalcolare il valore complessivo degli onorari applicando una percentuale di maggiorazione

o di riduzione sulle registrazioni di onorari e tempo già effettuate; ad esempio 3% oppure -

4%.

· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari aumentando o diminuendo

proporzionalmente fino al raggiungimento di un valore specifico. Per applicare questo

metodo selezionare " valore totale onorari e tempo ".

· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo il valore attuale, o il livello attuale

, della Pratica. Per applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo il livello o il

valore". Questo metodo è inteso per un ricalcolo di onorari a scaglioni.

· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo una tariffa personalizzata. Per

applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo la tariffa personalizzata".

Ricalcolo con maggiorzione o riduzione


Ricalcolo secondo la traiffa personalizzata




18.4.3.7 Cambio Voce

Obiettivo:

tramite questa operazione sarà possibile cambiare le registrazioni già effettuate con l'utilizzo

d'una voce di tariffa sostituendo tale tariffa con una diversa.

Nota bene che la tariffa nuova deve essere simile a quella da sostituire a livello di

impostazione del loro tipo. La sostituzione tra due voci diversi di tipologia comporterà perdita

di valori già inseriti; ad esempio sostituire una voce di onorari con un'altra spesa.

Come funziona:

· selezionare " Cambio Voce " dall'elenco " Operazione da Eseguire ",

· indicare la voce da cambiare, inserendo il suo codice o individuandola tramite la sua

descrizione utilizzando il tasto " trova ",

· indicare, successivamente, la nuova voce indicando il suo codice oppure individuandola

tramite la sua descrizione utilizzando il tasto " trova "

· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione

Nota Bene, le registrazioni di parcelle non ancora fatturate saranno modificate a

prescindere dalla loro data, pratica e responsabile.



18.4.3.8 Modifica Stato

Obiettivo:

Attraverso questa operazione sarà possibile cambiare lo stato di alcuni registrazioni da

"registrazioni fatturabili" a "registrazioni non una fatturabili" o viceversa.

Prima di iniziare, assicurarsi di aver inteso la differenza tra " fatturabile " e " non fatturabile ",

che sono attributi relativi alle voci di tariffa. la voce non fatturabile produce registrazioni di

mero costo che indicheranno un costo di gestione delle Pratiche; mentre la voce fatturabile

produce registrazioni di Parcelle che saranno fatturate e trattate come ricavo delle Pratiche.

Come funziona:

· selezionare "Modifica Stato" dall'elenco "Operazione da eseguire",

· indicare la Pratica le cui registrazioni dovranno essere modificate,

· indicare, se necessario, la voce di tariffa le cui registrazioni dovranno essere modificate,

oppure lasciare questi campi vuoti per applicare il cambio su tutte le registrazioni a

prescindere dalla voce utilizzata,

· selezionare il responsabile (colui che ha effettuato le prestazioni) le cui registrazioni

dovranno essere modificate. Lasciare questo campo senza indicazione alcuna per applicare il

cambio su tutte le registrazioni a prescindere dall'operatore chi le ha a inserite,

· indicare l'intervallo di tempo che coinvolge le registrazioni da cambiare dal quadro "Periodo",

· selezionare l'operazione da applicare dal quadro "Operazione",





18.4.4 Verifica Agenda

Questa procedura aggiorna il campo "Data prossima udienza" in tutte le pratiche aperte

secondo l'agenda attuale.

Da utilizzare dopo un trasferimento di dati (travaso dati) da altre fonti; come ad esempio nel

caso di importazione dati da altri gestionali.


18.4.5 Cancellazione Scadenze

Obiettivo

La cancellazione delle udienze e degli adempimenti dall'agenda di AlexPro secondo criteri di

selezione.

Come Arrivare






e sezioni”.

Come cancellare registrazioni dall'Agenda di AlexPro

1. Selezionare il periodo interessato alla cancellato, indicando se le date selezionate fanno

riferimento alla data di scadenza, alla data dio preavviso o alla data di provenienza delle

scadenze da cancellare.

2. Selezionare il tipo di scadenze da cancellare: quelle effettuate, quelle non effettuate o

tutte

3. Selezionare, se necessario, il nominativo dell'operatore collegato alla scadenza e/o il responsabile

assegnato alle pratiche per le quale si desidera effettuare la cancellazione.



4. Dalla sezione "Attività" selezionare e/o deselezionare le attività con le quali sono state

registrate le scadenze da cancellare5. Dalla sezione "Soggetto" selezionare il nominativo del cliente oppure la pratiche per la quale

si desidera effettuare la cancellazione delle scadenze dall'Agenda di AlexPro.

Saranno definitivamente cancellate tutte le scadenze che soddisfano i criteri di

selezioni.



18.4.6 Cancellazione Contatti Duplicati

Obiettivo

La cancellazione delle schede anagrafiche duplicate; dopo l'importazione dell'archivio

anagrafico da Outlook, da un foglio Excel o da qualsiasi altra fonte di dati.

Come Arrivare






e sezioni”.

All'avvio della procedura di cancellazione sarà richiesta una conferma come dalla seguente

figura:

Non eseguire questa procedura se non dopo l'importazione di nuovi nominativi da

altre fonti di dati.



18.4.7 Azzera file temporaneo

Questa procedura elimina i dati conservati per una stampa di una fattura. Potrebbe capitare,

per mancanza di alimentazione o chiusura imprevista del computer durante la preparazione

della stampa di una fattura, che tali dati rimangono senza essere cancellati. Tale fatto

potrebbe ostacolare la stampa delle fatture e sarà necessario eseguire la procedura di

azzeramento del file temporaneo di stampa fattura.


18.5 Variazione tariffa

Obiettivo

L'obiettivo dell' applicazione "Variazione Tariffa" è quello di dare all'utente la possibilità di

variare la Tariffa Personalizzata applicata maggiorando o diminuendo il suo valore.

Come arrivare

Per accedere all'applicazione "variazione tariffa", da AlexPro fare clic sul menù strumenti,

selezionare amministrazione AlexPro, e segui l'accesso e dal menù generale selezionare

variazione tariffa.

Come funziona

Semplicemente impostare i parametri necessari alla variazione della tariffa desiderata e

premere il pulsante ok.

Per meglio spiegare il funzionamento di questa fase illustreremo due esempi:

Esempio numero 1: Variazione del prezzo di una voce specifica

Esempio (1) Variazione del valore di una voce specifica

In questo esempio, tutte le tariffe personalizzate per la voce selezionata (in questo caso AT),

subiranno un aumento del 7% senza arrotondamento.



Esempio numero 2: Variazione del prezzo di una tipologia di voce

Esempio (2) - Variazione del valore di una tipologia di tariffa

In questo esempio, un aumento del 10% sarà applicato su tutte le tariffe personalizzate per il

tipo (Tempo) ed associate all'operatore "Franco M." con un arrotondamento di € 5,00.

Ulteriori parametri di selezione (Filtri):

Per applicare le variazioni su una specifica ricerca valida solo per alcuni clienti e/o pratiche,

utilizzare la sezione denominata "Gamma di applicazione" e selezionare i parametri desiderati.

Ad esempio:

· Diminuzione del listino applicato per le Pratiche di Tipo X, solo per clienti di Categoria Y

· Aumento del listino applicato per le pratiche in Materia Z

Nota bene:

1. Le variazioni del Listino (Tariffa Personalizzata) si applica solo per un Listino (Tariffa

Personalizzata) già presente,quindi, se non ci sono Tariffe già Personalizzate per Cliente o

per Pratica, l'applicazione non avrà esito.2. Le variazioni per un gruppo di clienti, secondo la categoria - la classe o l'attività, non

avranno esito se non ci sono Tariffe Personalizzate per Cliente ma solo per Pratiche.3. L'arrotondamento sarà applicato secondo la seguente logica:

· 0,01 Nessuno arrotandamento

· 0,10 l'importo di € 15,11 sarà arrotondato a 15,20

· 0,50 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a 15,50 cosi come € 15,59 a € 16,00

· 1,00 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a € 16,00

· e così via anche per il resto della lista di arrotondamenti.


18.6 Importazione ed Esportazione Dati

INDICE DELLA SEZIONE

Importazione Contatti da Outlook Importazione Dati da Altre Fonti





Esportazione Dati



18.6.1 Importazione Contatti da Outlook

Attenzione:

Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di

effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima

dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.

Come arrivare:

1. Aprire il programma Microsoft Outlook se non è aperto2. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro

3. Effettuare l'ingresso (Login) con un nome utente amministratore


4. Selezionare, dal menù laterale, la voce "Importa ed Esporta"

5. Selezionare dal modulo seguente "Importa Contatti da Outlook" e fare clic su "Avanti"



6. Fare clic sul pulsante "Sfoglia" dalla maschera seguente per selezionare la "Rubrica di

Contatti Outlook" da importare

7. Selezionare la "Rubrica" desiderata dalla finestra di Outlook che sarà visualizzata

Se Outlook, in tal momento era ridotto ad icona, la finestra non sarà visualizzata

immediatamente, ma l'icona di Outlook inizierà a "lampeggiare"; quindi cliccare sulla icona

di Outlook nella barra di Windows per visualizzare tale finestra.8. Selezionare la "Rubrica" desiderata e fare clic sul pulsante "OK"9. Fare clic sul pulsante "Avanti"


10. e poi fare clic sul pulsante "Fine" e attendere la fine della operazione di importazione

Osservazioni:

· I seguenti campi non saranno impostati nella fase di importazione, quindi dovranno essere

impostati manualmente per ogni contatto importato

· "Natura Giuridica",

· "Soggetto a IVA"

· "Soggetto a Ritenuta d'acconto"

· "Classe"

· "Forma di Cortesia"

· "Lingua"




18.6.2 Importazione Dati da Altre Fonti

Attenzione:




Per l'importazione dei dati,

· Menu Strumenti



· Importa da Database Personale

· Selezioni il file Excel


· Dal lato sinistro selezionare il foglio da importare

· Dal lato destro selezionare Anagrafe Contatti

· Selezionare da ogni lato i campi corrispondenti

· Selezionare "ignora" per i campi che non hanno corrispondenza in AlexPro o vice versa



Impostazione e Mappatura dei campi

· è importante notare la denominazione del contatto deve essere corrisposta al campo di

destinazione chiamato "ragione_sociale"

· In caso di importazione di schede anagrafiche delle Pratiche, sarà necessario indicare quanto

segue:

· Come viene identificato il cliente nel file di origine. Tale importazione deve

essere selezionata dalla lista "Campo identificativo Cliente"

· Un nominativo, da selezionare, dall'elenco "Titolare Predefinito" da attribuire

alle Pratiche importate.

· Un codice da utilizzare per identificare la singola Pratica, ed è da selezionare

dall'elenco "Identifica la Pratica con:",

· In caso di importazione di scadenze, oltre alle precedenti indicazioni, sarà necessario

indicare un codice di una Pratica già inserita in AlexPro per essere associata alle scadenza

che non fanno riferimento ad una determinata Pratica.

· Fare clic sul pulsante "Importa" per avviare l'importazione dei dati e attendere la fine della

operazione che sarà segnalata con un messaggio di avviso.



18.6.3 Importazione Dati da Il Sole 24 Ore

Attenzione:




Alcune modifiche dovranno essere apportate sulle tabelle diAlexPro e a quelle di GSL prima di iniziare.

Creare ed impostare gli Studi che saranno gestiti con AlexPro (SoloEdizione Enterprise)

· Strumenti, Amministrazione di AlexPro, Gestione Utenti, Studi Multipli

· Denominare gli Studi con una semplice sigla da due o tre lettere

· Impostare l'appartenenza di ogni operatore, di AlexPro, al rispettivo studio o ai rispettivi

studi

· Se si intende importare i dati da GSL sui vari studi inseriti in AlexPro, utilizzando una

corrispondenza tra "Studio AlexPro" e "Responsabile GSL", aggiungere la sigla dello studio

creato in AlexPro alla fine del nome del responsabile in GSL. Ad esempio, se in AlexPro sono

stati creati 2 studi diversi (ABC e XYZ) e dovranno, rispettivamente, corrispondere alle

pratiche GSL del responsabile "Mario Rossi" e "Paolo Verdi", si dovrà aggiungere - in GSL - alla

fine di ogni nome, la sigla dello studio corrispondente. Quindi, ad esempio "Mario Rossi \ABC"

e "Paolo Verdi \XYZ". In questo modo, la procedura di importazione, importerà le pratiche di

"Mario Rossi" in AlexPro assegnando l'appartenenza allo studio "ABC" e quelle di "Paolo Verdi

allo studio "XYZ".

Per indirizzare i numeri di telefono, fax cell e email

· Nella tabella "Mezzi di comunicazione" in AlexPro introdurre le descrizione di ogni mezzi in

modo equivalente a quello utilizzato in GSL.

· Mettere le descrizioni in ordine di importanza in modo tale da vedere nelle prime righe i

numeri più utilizzati.

Per travasare i campi variabili:

· Prima di effettuare il travaso dei dati, impostare la tabella "Tipi Pratiche" in AlexPro. Per

maggiori dettagli, consultare la guida in linea nella sezione "Anagrafiche e Tabelle" e la sotto

sezione "Tabelle"

· Costruendo i diversi tipi di pratiche in AlexPro, aggiungere alla fine del campo "Descrizione

Tipo" una codifica cosi composta:

· (· X.· un numero da 000 a 999· )· Esempio "RCA Auto (X.003)

· Questa codifica potrà essere eliminato dopo aver effettuato il travaso

dei dati



· Introdurre la stessa codifica descritta precedentemente sui rispettivi campi in GSL per creare

una corrispondenza tra AlexPro e GSL

· Il Database chiamato "Dati4All" deve essere nella stessa cartella del database di GSL.

Gestione delle Parti collegati alla Pratica

· Impostare le definizioni delle "Parti" in AlexPro, aggiungendo o modificando le definizioni

fornite con AlexPro. Ogni definizione in AlexPro è contraddistinto da una sigla (da 1 a 9, da A

alla Z, alcuni caratteri speciale come la @,= ecc)

· Modificare la Tabella "Descrizioni Varie" della GSL aggiungendo le corrispondenti sigle

assegnate in AlexPro alle rispettive descrizioni delle parti in tale tabella. La sigla dovrà

essere aggiunta alla fine della descrizione preceduta da spazio e slash trasversale "\". Ad

esempio: "Controparte \N"

· Le sigle che dovranno rimanere inalterati sono: "C", "N" e "R" che dovranno corrispondere a

"Cliente", "Controparte" e "Corrispondente"

Gestione Documenti

· Creare una cartella principale condivisa per tutti i documenti che saranno collegate alle

varie pratiche di AlexPro

· Copiare il contenuto della cartella documenti di GSL nella cartella condivisa creata secondo

il passo precedente

* * *

Come Effettuare la migrazione dei dati:

· Assicurarsi di aver impostato ed osservato le note precedenti,

· Dal menù "Strumenti" di AlexPro selezionare "Amministrazione AlexPro",

· Effettuare il login alla procedura di amministrazione,

· Selezionare "Importa ed Esporta" dal menù laterale,

· Dal modulo, che seguirà (vedi immagine successiva), selezionare la voce "Importa da

Sole24Ore"


Importazione dati dal GSl del Sole24Ore

· Fare clic sul pulsante "Sfoglia" per indicare il Database che contiene i dati da importare,


· In corrispondenza al seguente campo, fare clic sul pulsante "Sfoglia" per indicare al cartella

che contiene i documenti da importare,

· Solo in caso di gestione separata di due o più professionisti, selezionare dall'elenco lo "Studio

principale" al quale saranno attribuite le Pratiche,

· Selezionare (spuntare) la casella "Studio = Responsabile Pratica" per indicare che le Pratiche

saranno attribuiti a Studi diversi secondo l'impostazione del campo "Responsabile" presente

nelle Pratiche da importare. vedi note precedenti per maggior dettaglio.

Impostazione Parametri per l'importazione

· Fare clic sul pulsante "Avanti", per passare alla conferma dell'importazione

· Fare clic sul pulsante "Fine" per avviare l'importazione,

· Attendere la fine della operazione che sarà segnalata con un messaggio di avviso.




18.6.4 Importazione Dati da Quick Organizer

Attenzione:




Prima di Iniziare:

1. Fare una copia di Backup dei dati di AlexPro2. Se non è ancora creata, creare una cartella condivisa sul Server per i documenti; ad esempio

\\server\documenti\documenti alexpro3. Impostare la cartella condivisa dei documenti e quella dei Modelli da "Opzioni Comuni". In

caso di utilizzo monoutente (su un solo computer), indicare la cartella "Documenti" presente

sul computer in uso.4. Copiare tutta la cartella "Atti" di Quick Organizer sotto la nuova cartella condivisa di cui al

punto numero (2)

Come arrivare:

1. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro

2. Effettuare l'ingresso (Login) con un nome utente amministratore


3. Selezionare, dal menù laterale, la voce "Importa ed Esporta"



4. Selezionare dal modulo seguente "Quick Organizer" e fare clic su "Avanti"

5. Selezionare il nome del database da importare con il pulsante sfoglia6. Introdurre il nuovo percorso (la cartella condivisa) dei documenti di Quick Organizer,

precedentemente copiata (vedi sopra: "Prima di Iniziare"

7. Fare clic sul pulsante "Avanti"8. Attendere la fine del processo


Nota Bene: I documenti saranno importati all'interno di ogni pratica con il loro

nome come appare nella cartella "Atti" di Quick Organizer. Il nome orginale del

documento sarà comunqe visibile nel campo "Parole Chiave" del documento.

Nota Bene: Fino all'attuale versione (2008.0.8.0) AlexPro NON importa le fatture

dal database di Quick Organizer.




18.6.5 Aggiunta Tabella Tariffa Professionale

Attenzione:




Obiettivo:

Questa fase aggiunge una nuova tariffa professionale o aggiorna la tariffa professionale

presente.

NON utilizzare questa funzione se non è stata esplicitamente indicata dal supporto tecnico di

AlexPro a seguito di uno dei seguenti casi:

· Al ricevimento di una segnalazione durante la procedura di "Aggiornamento Online" a

seguito dell'entrata in vigore di una nuova tariffa professionale,

· Al ricevimento di file specifici dal supporto tecnico, a seguito di una Vostra richiesta, per

aggiungere una nuova tipologia di tariffa a quella attualmente utilizzata; ad esempio La

Tariffa dei dottori Commercialisti.

Come arrivare:

· Menu Strumenti



Come Funziona:

· Dalla lista, selezionare, "Aggiungi Nuova Tariffa"


· Dalla finestra seguente, fare clic sul pulsante "Seleziona Tutto"; oppure selezionare le Voci

indicati nelle istruzioni forniti dal supporto tecnico di AlexPro.

Fare clic sul pulsante "Esegui" e attendere la fine dell'operazione.

Vedi anche:

Lavorare con la tariffa

La Tariffa Professionale

Personalizzazione della Tariffa




18.6.6 Esportazione Dati

Esportazione Contatti in Microsoft Outlook

Questa procedura è valida per Outlook 2000, Xp, 2003 e 2007

Come arrivare:

· Menu Strumenti



Come funziona:

· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"


· Sarà aperta una finestra di Microsoft Outlook per poter selezionare la Rubrica di

destinazione

· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una

nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.

· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di

una Mailing List (Lista di Distribuzione)


· Sarà aperta una scheda per determinare "Quali Contatti debbono essere esportati",

· Impostare i criteri di selezione, se necessario:

· Dal lato sinistro, selezionare il campo sul quale si vuole applicare una determinata

selezione; ad esempio il campo "Classe"

· Dalla colonna centrale "Condizione" selezionare la condizione di confronto; ad

esempio "Contiene", "Simile a", "=" ecc.

· Dal lato destro, nella colonna "Valore di confronto", introdurre il dato che sul quale

sarà applicata la condizione di confronto per il campo selezionato,

· L'esempio illustrato nella successiva figura applica la seguente condizione di

selezione:

Selezionare tutti i contatti

La cui "Classe" è uguale a "alexpro", e

La cui "Città" è uguale a "Roma", e



La cui "Categoria" è uguale simile a "Avvocat" (quindi avvocati, avvocato,

avvocatura, avvocata ecc)


· Tornando sulla finestra di esportazione, per avviare l'operazione, fare clic sul pulsante "Fine"

· Attendere la fine dell'operazione.

Per esportare i Contatti di AlexPro ad altri formati; ad esempio, Excel, Access,

o altro:

· Esportare i Contatti in una Rubrica di Outlook

· Aprire la Rubrica

· Selezionare dal menù File di Outlook stesso la voce "Importa ed esporta"

· Proseguire con la procedura di Microsoft Outlook.



18.7 Gestione Utenti e Aree di Lavoro

INDICE DELLA SEZIONEGestione Utenti




18.7.1 Gestione Utenti (versioni precedenti 2008.0.3)

Obiettivo:

L'obbiettivo della gestione degli utenti è quello di associare ad ogni utente una categoria, che

limita oppure estende il suo diritto di accesso alle varie funzionalità di AlexPro.

Come arrivare:

· Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”.

· Dopo aver effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale

selezionare “Gestione Utenti”.

Come funziona:

L'accesso a tale funzione è riservato all'utente che ha diritto di amministratore sul database di

AlexPro.


Ad ogni utente è possibile assegnare uno dei tre livelli di accesso:1. Amministratore: ammesso ad effettuare tutte le operazioni;2. Utente con restrizioni: può inserire schede anagrafiche e può fatturare, ma non ha il diritto

di accesso alla consultazione dei rapporti statistici, né ai rapporti relativi al fatturato.

Può essere considerato "Amministratore con restrizioni"3. Utente standard: ha il diritto di inserire, modificare ed eliminare delle registrazioni di

prestazioni e di agenda, consultare entrambi, ma non ha il diritto di creare schede

anagrafiche di nessun genere, nè di eliminarle.

Gli utenti sono gli stessi nominativi inseriti nell'anagrafica degli operatori. Il primo operatore

che accede ad AlexPro, subito dopo l'installazione del Software, viene considerato

"L'Amministratore del Sistema", e quindi ad esso viene automaticamente attribuito il livello

"Amministratore"

Nota Bene: La cancellazione della scheda anagrafica dell'unico operatore

amministratore renderà impossibile l'accesso alla fase di amministrazione di

AlexPro.

Vedi anche:





18.7.2 Gestione Filiali / Studi Multipli

Gestione Studi Multipli (o Filiali)

Obbiettivo:

L'obiettivo della gestione delle sezioni è quello di dare la possibilità di gestire diverse filiali o

aree dello Studio (ad esempio, Roma e Milano), diverse sezioni dello stesso studio (ad esempio:

sezione legale e sezione tributaria) oppure abilitare il Software per gestire più di un singolo

professionista sullo stesso database. Ogni Studio / Filiale, è gestito in modo completamente

autonomo, sia a livello di appartenenza delle pratiche che a livello di gestione delle scadenze,

delle prestazioni e del fatturato.

Cosa offre l'abilitazione della gestione delle sezioni in AlexPro:

· Un numero progressivo autonomo delle Fatture, Proforma e Note Credito per ogni Studio /

Filiale;

· Limitazione della visibilità e gestione delle Pratiche, delle scadenze, delle registrazioni delle

prestazioni e delle Parcelle solo agli utenti appartenenti al rispettivo Studio / Filiale;

· la possibilità di associare ad ogni utente uno o più Studi / Filiali.

Nota Bene: La parola utente riferisce a chi utilizza il Software AlexPro. Lo stesso è

riferito, in altre parti di questa guida, come "Responsabile" oppure "Operatore"; le

tre parole fanno riferimento alla stessa persona gestita nella "Anagrafe Operatori"

Come arrivare:

La gestione "Studi Multipli" è una fase incorporata nella scheda di gestione degli utenti. In

fondo al modulo di gestione utenti, si può abilitare la gestione degli "Studi Multipli", spuntando

la casella "Abilita gestione studi multipli":

Nota Bene: è assolutamente sconsigliabile attivare tale opzione, se non sussiste

la necessità di suddivisione delle Pratiche su "Studi Multipli" o Filiali.

L'abilitazione di tale gestione avvia la suddivisione irreversibile delle Pratiche su

diversi Studi e sarà necessario associare uno o più Studi ad ogni utente dello

studio.

Come funziona:

Per gestire gli "Studi Multipli", fare clic sul pulsante "Studi Multipli", presente sul modulo di

gestione utenti.

Il modulo per la gestione è il seguente:


Nota Bene: Almeno DUE Studi / Filiali debbono essere presenti per dare senso

all'attivazione di tale caratteristiche del Software.

· Per introdurre un nuovo Studio o una nuova filiale, fare clic sul pulsante <Nuovo>,

digitare la Sigla che dovrà indicare lo Studio o la Filiale e premere il tasto INVIO.· Per eliminare una delle sigle, fare clic sul pulsante <Elimina> e confermare l'azione.· Per rinominare una sigla, fare clic sul pulsante <Rinomina>, introdurre il nome

desiderato e premere INVIO.· Per chiudere il modulo di gestione, fare clic sul pulsante <Chiudi>.

Osservazioni:

· Non sarà possibile eliminare Studi / Filiali per i quali esistono utenti, pratiche oparcelle associati.

· Gli utenti abilitati all'accesso a più Studi, debbono selezionare la sezione per ognirichiesta di parcella o di stampa di un rapporto.

· Gli elenchi delle Pratiche e delle Fatture, visualizzati da utenti abilitati a più di unoStudio, includeranno le Pratiche e le Fatture degli Studi per i quali sono statiabilitati.

· I numeri dei documenti emessi (Fatture / Proforma / Note Credito) sarannopreceduti dalla sigla dello Studio / Filiale mittente.

Come associare gli utenti ai diversi Studi:

Dopo aver creato i diversi Studi (o filiali, aree o settori) sarà necessario associareogni "Operatore" ad uno o più Studi. Tale associazione, in fatti, è propriol'assegnazione del diritto di accedere alle Pratiche di tale Studio o di tale filiale.Continueranno, comunque, ad applicarsi le regole relative al "Livello Trust"discusso nel precedente articolo "Gestione Utenti".



Come funziona:

· Selezionare il nominativo dell'operatore dall'elenco

· Fare clic sul pulsante "Appartenenza"

· Sarà visualizzata una finestra per gestire l'appartenenza dell'operatore selezionatoad uno o più Studi,

· Selezionare lo Studio al quale si desidera creare una relazione di appartenenzadalla lista sinistra "NON appartiene a:" e fare clic sul pulsante con il segno ">" .La sigla dello Studio sarà spostata dal lato destro al lato sinistro,

· Continuare ad eseguire la stessa operazione se necessario per creare una relazionedi appartenenza tra l'operatore ed altri Studi,

· Lo stesso utente amministratore, che sta eseguendo questa operazionedeve appartenere a TUTTI GLI STUDI

· In caso di attribuzione di più di un solo Studio, selezionare dalla lista diappartenenza lo Studio che sarà di maggior accesso all'utente in corso di gestione,e fare clic sul pulsante "Predefinito"

· Queste operazioni debbono essere eseguite per ogni operatore (utente)presente nella lista iniziale.

Nota Bene:


· Solo un utente Amministratore potrà eseguire queste operazioni,· Un utente che non appartiene ad una sezione non sarà in grado di accedere ad

alcun dato relativo a tale sezione,· L'archivio anagrafico dei contatti, rimane sempre visibile da tutti gli utenti di

AlexPro, di qualsiasi Livello Trust e di qualsiasi Studio.

Vedi anche:

La Scheda Anagrafica delle PraticaGestione degli OperatoriChi può Gestire gli OperatoriGestione Operatori Livelli di Accesso al ProgrammaEliminare la Scheda OperatoreGestione Utenti




18.8 Dati Studio ed Impostazione Fattura

INDICE DELLA SEZIONE







18.8.1 Personalizzazione della Fattura

Come Arrivare



e sezioni”.

1. Menù Strumenti di AlexPro2. Amministrazione AlexPro3. Eseguire l'autenticazione dell'utente4. Dal menù laterale selezionare "Dati Studio ed Impostazione Fattura"

Nota Bene: Se si l'opzione "Multi-Studio" è attiva, sarà necessario eseguire una

personalizzazione per ogni Studio (chiamato anche Filiale o Sezione). Per maggior

dettaglio vedi: Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Sezione Generale



Il Quadro “Percentuali”

Per gestire le percentuali delle aliquote IVA e Ritenuta d’Acconto, nonché la percentuale di

recupero spese forfetario. Quest’ultima, potrà essere applicata anche sui diritti, spuntando la

casella “Anche su diritti”.

Il campo “Importo Massimo” è dedicato ai professionisti che hanno un limite massimo

nell’applicazione della percentuale di recupero delle spese.

Indicare nel campo “Percentuale Cassa di Previdenza” la percentuale della cassa di previdenza

relativa alla categoria professionale.

Il quadro “Registrazione del Tempo”

Periodo minimo da registrare (in minuti):

Campo facoltativo dedicato alla gestione delle prestazioni a tempo. Permette di determinare

un arrotondamento in eccesso del tempo calcolato in automatico, sia dal cronometro interno

che da altri strumenti che propongono il tempo impiegato nello svolgimento di alcune attività

(come la spedizione di un messaggio di posta elettronica o come nel caso del collegamento tra

AlexPro e TelePro per l’addebito delle comunicazioni telefoniche).

Arrotonda tempo a unità tempo successiva:

Abilitando tale paramtero, eseguirà l'arrotondamento del tempo nella seguente maniera:

· 02.30 minuti (due minuti e 30 secondi) saranno calcolati come 3 minuti. Se il periodo minimo

è impostato a 5 minuti il tempo sarà ancora arrotondato a 5 minuti, in quanto rappresenta il

minimo registrabile.

· 15.20 minuti (quindici minuti e 20 secondi) saranno registrati come 16 minuti. Se il periodo

minimo è impostato a 5 minuti il tempo sarà ancora arrotondato a 20 minuti

Il quadro “Abilita / Disabilita in Fattura / Proforma”

· Attivando la casella "Indicazione della Data di Prestazione" si fa sì che la data della

prestazione o dell’inserimento della spesa venga indicata in fattura e nella parcella

proforma.

· Attivando la casella "Indicazione del Numero di Prestazioni" si fa sì che il numero delle

unità di prestazione o delle spese venga indicato in fattura e nella parcella proforma. Ad

esempio, 15 copie fax o 3 interventi. Disattivando tale indicatore, invece, la fattura conterrà

la descrizione e il valore senza indicazione del numero delle unità delle prestazioni, né

quelle delle spese.

· Attivando la casella "Indicazione delle Prestazioni a Tempo" si indica che l'utente vuole che

il tempo impiegato venga stampato in parcella e viceversa.

· La casella “Calcolo del Valore del Tempo come Onorario”, indica che le prestazioni a

tempo effettuate (utilizzando voci di tariffa imponibili) saranno indicate nella parcella e

sommate come onorario. La disattivazione di questa casella dà la possibilità di portare le

prestazioni a tempo in parcella, senza doverle sommare al valore complessivo degli onorari.

L’attivazione della casella “Indicazione del Codice della Pratica” fa sì che il codice della

pratica venga stampato in parcella e viceversa.

· L’attivazione della casella “Indicazione di un Sottototale per Pratica” dà la possibilità di

evidenziare in parcella un totale parziale per ogni pratica inclusa nella parcella.


· L’oggetto della pratica viene proposto nella fase di stampa della parcella, per essere posto

all’inizio di essa. Attivando, quindi, la casella “Stampa descrizione della pratica oltre

l’oggetto” si fa sì che tali descrizioni vengano altrettanto proposte nella fase di

preparazione della parcella.

Il quadro “Modello da Utilizzare per la Stampa”

Tramite questa impostazione si può determinare a monte, quale modello sarà utilizzato per la

stampa della fattura, della parcella proforma e della nota di credito. Si può, comunque,

cambiare il modello nella fase di stampa dove sarà proposto il modello selezionato in questa

fase. Vedi anche "Stampa Fattura"

Modello "Imponibile / Non Imponibile"

Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per gli importi imponibili e

l'altra per per gli importi esenti dall'IVA.

Modello "Competenze / Spese"

Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per le competenze (Onorari e

Diritti) e l'altra per per le spese.

Modello "Quattro Colonne"

Questo modello di Fattura o Proforma contiene quattro colonne: Onorari, Diritti, Spese

imponibile e Spese Esente IVA.

Esempio Fattura / Parcella Proforma (Modello 4 Colonne)




Esempio Fattura / Parcella Proforma (2 colonne Imponibile /

Esenti)

Sezione Personalizzazione (1° parte)

Tramite questa sezione, è possibile personalizzare le descrizioni di ogni voce che sarà

stampata in fattura. L’utente può scegliere di cambiare alcune denominazioni dei campi

esposti; ad esempio “Competenze” al posto di “Diritti”, ecc.



Il campo “Salva copia delle fatture in formato PDF nel seguentepercorso”

AlexPro conserva all’interno di ogni pratica una copia per ogni fattura e proforma prodotta.

Tale copia è raggiungibile dalla scheda di gestione pratica e dalla scheda anagrafica della

parcella. L’utente, comunque, e facoltativamente, può scegliere di conservare una copia

aggiuntiva della parcella in una cartella nella rete. Per fare ciò, viene specificato il percorso in

tale campo.

La cartella deve necessariamente essere condivisa in rete e trovarsi su un computer

accessibile, per poter essere scrivibile da tutti gli utenti di AlexPro che stampano parcelle.


Sezione Personalizzazione (2° parte)



Attraverso questa sezione, sarà possibile personalizzare le descrizioni per ogni voce utilizzata

nella stampa della fattura (o la proforma) e all'interno del programma stesso.

L’utente può scegliere di cambiare alcune denominazioni; ad esempio “Competenze” al posto

di “Diritti”, ecc.

Le sezioni “Inizio fattura”, “Istruzioni di pagamento”, “Inizioprogetto” e “Fine progetto”

Tali sezioni permettono di impostare delle descrizioni standard da stampare rispettivamente

all’inizio e alla fine della fattura e all’inizio e alla fine della proforma di parcella (chiamata

anche progetto).

Sezione Intestazione e Pie di pagina:


Tramite questa sezione sarà possibile impostare l'intestazione dello Studio, anche per ogni

Studio in caso di utilizzo dell'opzione "Multi Studio"

Per facilitare la gestione di questa sezione, si può copiare l'intestazione da un documento

Microsoft Word o qualsiasi documento in formato "RTF" ed incollarla negli appositi campi.

Nota Bene: Il testo copiato da altri documenti NON deve essere incluso in tabelle e

NON deve contenere IMMAGINI. Per utilizzare gli immagini, al posto

dell'intestazione "testuale", impostare la sezione "Logo"




18.8.2 Impostazione per altre Lingue

Obiettivo:

L'obiettivo di questa scheda è quello di personalizzare la stampa delle Fatture, Proforma e

Note di credito in lingue diverse dall'Italiano.

Come Arrivare



e sezioni”.

1. Menù Strumenti di AlexPro2. Amministrazione AlexPro3. Eseguire l'autenticazione dell'utente4. Dal menù laterale selezionare "Dati Studio ed Impostazione Fattura"

Nota Bene: Se si l'opzione "Multi-Studio" è attiva, sarà necessario eseguire una

personalizzazione per ogni Studio (chiamato anche Filiale o Sezione). Per maggior

dettaglio vedi: Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Come funziona:

Selezionare la lingua desiderata dall' elenco a discesa posizionato in alto a destra. Questo

elenco è presente solo se sono state già impostate altre lingue. Sarà, inoltre, visibile, solo

nelle sezioni di "Personalizzazione".

Introdurre la traduzione di ogni termine nella lingua selezionata. Ad esempio, nel campo

"Partita IVA" digitare "VAT #" se la lingua selezionata è "Inglese" oppure, "TAV #" se la lingua

selezionata è "Francese".


Impostazione della fattura per una lingua straniera

Il seguente esempio illustra la posizione fisica nella fattura di alcuni termini tradotti. Tali

termini, sostituiranno quelli in Italiano se:

· Esiste una impostazione di Lingua nella scheda anagrafica del destinatario della fattura,

· Tutti o alcuni dei termini sono stati impostati, come nell'esempio precedente, e

· è stato scelto di stampare la fattura in lingua diversa dall'Italiano al momento della stampa

della fattura.



Corrispondenza delle terminologie in altre lingue



18.8.3 Impostazione Dati dello Studio

Sezione Titolare

La sezione “Titolare” gestisce le informazioni relativi al titolare delle licenze d'uso di AlexPro.

Tali informazioni saranno, anche stampate come domicilio eletto nelle note di iscrizioni a

ruolo.

Sezione Titolare

Per confermare e memorizzare le impostazioni, fare clic sul pulsante <Ok>. Per abbandonare le

modifiche apportate, fare clic sul pulsante <Annulla>.

18.8.4 Impostazione del Logo

Obiettivo:

L'obiettivo di questa scheda e quello di dare la possibilità di utilizzare un logo grafico per

l'intestazione dei seguenti documenti:

· Fatture

· Parcelle Proforma

· Note Credito

Questa soluzione è un'alternativa all'intestazione Testuale che potrà essere

utilizzata con descrizione, font e colori personalizzati nella sezione "Intestazione e

Pie di Pagine".



Come Arrivare:

· Da AlexPro, selezionare menù "Strumenti"

· Selezionare "Amministrazione AlexPro"

· Effettuare il Login (l'utente deve essere un Amministratore)

· Selezionare, dal menù laterale, la voce "Impostazione Fatture e Studio"

· Fare clic sulla sezione "Logo".

Come Funziona:

Assicurarsi prima di avere il logo desiderato in formato "JPG" o "TIF".

Le dimensioni della grafica del logo sono 19,33 cm x 4,50 cm

· in corrispondenza alla zona dedicata al "Logo dell'Intestazione della Prima Pagina", fare clic

sul pulsante "Sfoglia" per selezionare il file dell'immagine desiderata in formato JPG o TIF

· Fare clic sulla casella "Utilizza logo" per attivare la presenza del logo nelle stampe


· L'intestazione testuale (cioè quella impostata con testi nella sezione "Intestazione ..") potrà

coesistere con l'intestazione grafica. Nella stampa della fattura, sarà messa prima la parte

Grafica seguita dalla parte testuale se ce.

· Fare clic sul pulsante "Ok" per confermare l'impostazione.


Osservazioni:

· Per svuotare il campo dall'immagine selezionata, fare clic sul pulsante "Nessuno"

· Per conservare l'immagine nel campo ma impedire ad AlexPro di utilizzarla nelle stampe,

disattivare la casella "Utilizza logo"

· Per impedire la coesistenza tra logo e testo nell'intestazione della fattura, eliminare il testo

nella sezione "Intestazione e pie di pagina" nella stessa scheda.

· Per visualizzare tutta l'immagine, fare doppio clic sull'immagine stessa nella maschera di

impostazione




18.9 Opzioni Comuni

Obbiettivo:

L'obbiettivo di questa fase è quello di impostare i seguenti parametri:

· Il rapporto tra AlexPro, Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server;

· La definizione del percorso delle cartelle di rete;

· Il tipo di carattere da utilizzare per la stesura di descrizioni delle prestazioni dell'agenda,

delle note ecc.;

· L'abilitazione del collegamento al Server per l'addebito del traffico telefonico.

· la definizione delle etichette associate ai ruoli delle parti nelle Pratiche. Definizione Ruoli

delle Parti

· La definizione delle etichette associate ai campi personalizzabili in AlexPro

· L'impostazione del trasferimento dei dati dell'agenda da AlexPro al Calendario di Outlook.

Come arrivare

Dal menù strumenti, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver effettuato

l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale seleziona “Opzioni comuni”.

la scheda che verrà presentata include le seguenti sezioni:

· Sezione dedicata ad Outlook ed Exchange per abilitare l'invio della posta elettronica dalla

Pratica, l'addebito del tempo di redazione del messaggio, il collegamento con Outlook ed i

parametri necessari per tale collegamento.

· Sezione dedicata alle cartelle dove sarà possibile indicare:

La cartella degli aggiornamenti automatici (cioè a cartella dovepossono essere copiati i file di aggiornamento di AlexPro per esseredistribuiti in maniera automatica a tutte le postazioni di lavoro)Il percorso della cartella condivisa dei documenti: è la cartellaresidente su un computer centrale ed è visibile a tutti gli utenti diAlexPro per memorizzare i documenti relativi alle pratiche.Il percorso della cartella condivisa dedicata ai modelli deidocumenti che saranno utilizzati da AlexPro per creare nuovidocumenti sia con Microsoft Word sia con l'editor interno di AlexPro.Il percorso della cartella condivisa dedicata ai dizionari forniti conAlexPro.

· Sezione chiamata "Avanzate" per abilitare o di abilitare la gestione dei tipi di carattere

(Font).

·

· Sezione chiamata " TelePro " dedicata alla gestione dei parametri necessari per il

collegamento al centralino telefonico e la gestione del traffico telefonico.

· Sezione chiamata " definizione delle parti ". Le parti sono nominativi dei contatti correlati ad

una singola pratica e in questa sezione sarà possibile gestire ed impostare la loro

denominazione.

· Sezione chiamata " palmare ". In questa sezione sarà possibile impostare i parametri

necessari per il collegamento tra AlexPro e outlook e quindi il trasferimento dei dati sui

palmari.


Si consiglia di impostare le opzioni comuni prima di iniziare a lavorare con

AlexPro







Sezione TelePro



18.9.1 Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange

Sezione "Outlook"

Il quadro "Gestione Posta Elettronica":

Attraverso questa sezione, si può abilitare o disabilitare l'invio della posta elettronica dalla

scheda anagrafica della pratica. È anche possibile definire una voce di tariffa deve essere

utilizzata nell'addebito del costo e/o del tempo di redazione del messaggio sulla pratica. Se

questi due parametri sono abilitati sarà possibile inviare posta elettronica direttamente dalla

pratica ad uno o più persone inclusi nelle parti e subito dopo sarà aperta la maschera di

parcellazione per addebitare il tempo trascorso nella redazione del messaggio.

Personalizzazione della Sezione Outlook

· Spuntare la casella "Abilita invio eMail in Pratica" per abilitare e viceversa.

· Spuntare la casella "Addebita il tempo di redazione del messaggio", per far sì che, all'invio

del messaggio, venga proposto il modulo di parcellazione per addebitare l'attività svolta sulla

relativa pratica.

· Il quadro chiamato "Utilizzando la seguente voce", consente di introdurre la voce di tariffa

che verrà proposta da AlexPro all'invio del messaggio. Tale voce potrà essere cambiata al

momento della registrazione, se necessario.


Il quadro "Collegamento ad Outlook"

Attraverso questo quadro sarà possibile attivare il collegamento dell'agenda con Outlook.

Questa impostazione farà si che la casella "Registra in Outlook " sia visibile o meno nella

scheda di gestione delle scadenze.

· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con Calendario Personale di Outlook" per

il trasferimento delle scadenze, al momento del loro inserimento o modifica, al calendario

personale di Outlook e, di conseguenza, al dispositivo palmare se c'è.

· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con una Cartella Pubblica Exchange" per

ottenere le scadenze in un calendario pubblico nelle cartelle pubbliche di Microsoft

Exchange. Tale opzione è applicabile solo se Microsoft Exchange Server 5.5, 2000 o 2003 è

installato.

· l'inserimento delle scadenze in Microsoft Outlook, richiede l'inserimento di una durata per

ogni impegno. Nella casella "Durata Standard", introdurre la durata standard che AlexPro

applicherà per ogni trasferimento di scadenze ad Outlook. Nell'esempio illustrato, la durata

standard è impostata a 20 minuti per ogni impegno.

Sezione "Calendario e Palmare"

Personalizzazione Sezione Calendario Outlook



Questa sezione consente di personalizzare i dati che saranno trasferiti al calendario personale

di outlook o al calendario pubblico di Exchange.

Le scadenze di AlexPro sono suddivise in due tipi: Udienze e Adempimenti . Questi due tipi

potranno essere trasferiti al calendario di Outlook come "appuntamenti" o come "attività"; per

maggior dettaglio sulla differenza tra i due tipi consultare la guida in linea di Outlook.

Selezionare quindi l'impostazione adatta dai quadri specifici.

Anche l'organizzazione di dati che saranno esportati al calendario di outlook potrà essere

configurata in questa fase.

La scheda di un appuntamento nel calendario di Outlook contiene le seguenti informazioni:

Oggetto dell'appuntamento: è la prima casella in alto della scheda illustrata nella seguente

figura

Il luogo dell'appuntamento: è la seconda casella sotto l'oggetto

Corpo e annotazioni: è l'ultima casella grande illustrata nella seguente figura.

Personalizzazione e Corripondenza dei campi tra Outlook e AlexPro

AlexPro utilizza questi tre campi nel trasferire dati relativi a qualsiasi scadenza dall'agenda. il

trasferimento di questi dati è soggetto alla personalizzazione indicata nella sezione "

Calendario / Palmare ".

I dati trasferibili (dall'agenda di AlexPro al Calendario di Outlook) sono i seguenti:

· L'attività, che fa riferimento alla descrizione della procedura utilizzata nell'inserimento della

scadenza,

· Descrizione dell'attività, che fa riferimento alla descrizione aggiuntiva dell'utente stesso

nell'inserimento della scadenza nell'Agenda di AlexPro,

· Oggetto della Pratica,

· Cliente, che fa riferimento alla denominazione del cliente associato alla Pratica relativa alla

scadenza,

· Codice attività, che fa riferimento al codice della procedura utilizzata per l'inserimento della

scadenza,


· Codice Pratica, che fa riferimento al codice della Pratica per la quale viene inserita la

scadenza,

· curia

· giudice

· ruolo

· Nella casella luogo della scheda dell'appuntamento di outlook saranno trasferiti i dati relativi

al luogo di svolgimento dell'attività




18.9.2 Tipi e Colori di Font

Sezione "Avanzate":

Gestione Tipi e Colori dei Font:

Tramite questo quadro sarà possibile abilitare o disabilitare l'utilizzo di diversi tipi di caratteri,

formattare le frasi e cambiare il colore del testo sia in parcella che in agenda. Si può, inoltre,

selezionare il tipo e la grandezza del carattere da utilizzare per tutte le postazioni di lavoro

sia per le annotazioni relativi alle registrazioni delle prestazioni che per le annotazioni relativi

all'inserimento nell'agenda.


Le opzioni "Usa Maiuscolo", "Usa minuscolo" e "uso libero" potranno essere utilizzati per

obbligare l'utente di ad annotare (in parcellazione) utilizzando un modo unico di scrittura. Il

programma è impostato su "uso libero".

Il testo formattato sarà stampato in parcella e nelle stampe dell'agenda così come è stato

digitato inizialmente.




18.9.3 Numerazione Pratiche

La numerazione (codifica) delle Pratiche in AlexPro è libera salvo impostazioni personalizzati.

Il codice della Pratica (alfanumerico e lungo 11 caratteri) può essere introdotto manualmente

oppure lasciato vuoto in modo che AlexPro lo assegna come numero cronologico progressivo.

Le diverse modalità disponibile in AlexPro sono:1. Codifica con un numero cronologico progressivo o introduzione manuale

· Il numero è un progressivo e non può essere gestito dall'utente; la prima Pratica inserita

sarà la numero 00001 e la seconda sarà la numero 00002.

· Se viene inserita una nuova Pratica, con numerazione o codifica manuale, dopo la

numero 00002 ad esempio, la quarta pratica comunque avrà il numero 00004.

Supponiamo che il codice introdotto manualmente sia "BIANCA11", le codifiche delle

pratiche sarà così:

00001

00002

BIANCA11

00004

· Il numero cancellato non è recuperabile automaticamente dal programma, ma potrà

essere introdotto manualmente dall'utente stesso, che comunque occuperà il numero

progressivo prossimo

· La cronologia dei numeri non segue ne la data di apertura della Pratica ne lo Studio /

Filiale, quindi è solo un numero che aggiunge (1) al suo progressivo.

2. Codifica con numero progressivo annuale obbligatorio

Secondo tale impostazioni:

· Non sarà possibile modificare i codici delle Pratiche ne introdurli manualmente

· Il codice generato sarà un numero cui primi due cifre rappresentano l'anno della data di

apertura della Pratica seguiti da 6 cifre in modo cronologico progressivo. Ad esempio la

prima Pratica inserita con data di apertura 16/02/2007 sarà 07000001





18.9.4 Impostazioni delle Cartelle

AlexPro è progettato per lavorare in ambiente Rete, quindi è necessario che ci sianoindicazioni di alcune cartelle che saranno utilizzati dal software per i seguenti motivi:

· L'archiviazione dei documenti relativi alle Pratiche

· La memorizzazione dei modelli dei documenti

· La copia degli aggiornamenti scaricati tramite la procedura di "Aggiornamento online" di

AlexPro

· I dizionari utilizzati da AlexPro per la correzione ortografica

Nota Bene: L'impostazione delle prime tre cartelle è fondamentale per il corretto

funzionamento di AlexPro

Come arrivare:

· Dal menù a tendina "Strumenti" selezionare "Amministrazione di AlexPro

· Selezionare "Opzioni Comuni"

· Fare clic sulla linguetta "Cartelle"

Impostazione delle cartelle

Come impostare una cartella:

· Fare clic sul pulsante "Sfoglia"

· Individuare la cartella desiderata e fare clic su "Apri"


Come eliminare un percorso di una cartella:

Fare clic sul rispettivo pulsante "Nessuno" e fare clic sul pulsante "Salva"

Cartella "Aggiornamenti"

Deve essere una cartella condivisa visibile da tutti gli utenti di AlexPro da qualsiasi

postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server

L'impostazione di questa cartella facilita la procedura di aggiornamento del software per tutte

le postazioni di lavoro dello Studio. Se tale cartella è impostata, sarà necessario effettuare

l'aggiornamento di AlexPro una sola volta dall'unità Server. Ogni utente, al seguente avvio di

AlexPro, avrà gli aggiornamenti sul suo PC grazie alla presenza e all'indicazione di tale cartella.

La mancanza dell'indicazione di una cartella di aggiornamento fa sì che ogni utente

deve effettuare la procedura di aggiornamento online sul suo proprio computer (

condizione sconsigliabile)

Cartella "Documenti"

Deve essere una cartella condivisa accessibile in lettura e scrittura da tutti gli utenti di

AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.

Denominazione della Cartella dedicata alla Pratica

All'introduzione di ogni nuova Pratica, AlexPro tenta di creare una relativa sotto-cartella (

directory) dedicata alla nuova Pratica. Tale sotto-cartella sarà il contenitore di tutti i

documenti (o i file di qualsiasi tipo e formato) collegati alla Pratica. Questa sotto-cartella sarà

creata, solo se esiste una cartella principale condivisa in rete indicata in questa fase del

programma.

La denominazione della sotto-cartella dipende dall'impostazione selezionata. Le opzioni

disponibili sono:1. Oggetto + Codice o Numero della Pratica2. Denominazione del Cliente3. Denominazione del Cliente + Oggetto della Pratica4. Solo codice della Pratica

La figura seguente rappresenta un prototipo di una struttura della cartella condivisa:

In questo esempio è stata utilizzata la "Gestione delle risorse del computer di Windows XP"



Nel precedente esempio:

· La cartella indicata nelle "Opzioni Comuni" di AlexPro è "X:\documenti\Elsaidi Software

\Documenti Amministrativi"

· Come si vede nel lato destro della "Gestione Risorse", nella figura, AlexPro ha creato diverse

cartelle per ogni Pratica

· Il nome della cartella è così composto:

· Oggetto della Pratica (dopo aver eliminato alcuni caratteri che possono essere in

conflitto con le regole del sistema),

· Il codice o il numero della Pratica.

Quindi, una Pratica chiamato "Rossi / Caio" che abbia il codice 001956; avrà una

cartella denominata: Rossi_Caio - 001956

Cartella "Modelli"

Anche questa cartella deve essere una condivisa accessibile, almeno, in lettura da tutti gli

utenti di AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.

Tale cartella dovrebbe giocare il ruolo del contenitore di tutti i modelli di documenti utilizzati

da tutti gli utenti di AlexPro. Quando sarà chiesto di creare un "nuovo documento da modello"

AlexPro aprirà la finestra di selezione del modello partendo da questa cartella.

La mancanza dell'impostazione di questa cartella, quindi, farà si, che la finestra di selezione

del modello viene aperta in modo casuale lasciato al sistema Windows che di solito si

posiziona nell'ultima cartella adoperata.

Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei

backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro

salvataggio andrebbe eseguito manualmente.

Vedi anche:

Gestione Documenti

Sezione Documenti della Pratica



18.9.5 Definizione Ruoli delle Parti

Obiettivo:

Per dare piena libertà all'utente di definire i "Titoli" o i "Ruoli" da attribuire ai diversi contatti,

che per un motivo o un altro, possono giocare un ruolo essenziale nella Pratica aperta per un

determinato Cliente.

Le Parti collegabili ad una Pratica potranno essere denominati con titoli secondo le esigenze

dello Studio all'eccezione del "Cliente" che dovrà rimanere con il titolo "Cliente" associato

alla sigla "C".

AlexPro è fornito con 51 ruoli distinti siglati con lettere, numeri o simboli. Alcuni di questi

ruoli sono già predefiniti come ad esempio:

Sigla Ruolo Ordine diimportan

za

C Cliente 1 Non deve essere mai alterato

N Controparte 2 Può essere modificato apiacere

R Corrispondente 3 Può essere modificato apiacere

V Avversario 4 Può essere modificato apiacere

Alcuni, invece, sono da definire ad esempio:

Sigla Ruolo Ordine diimportanz

a

X Parte (X) da definire 21 Può essere modificato apiacere

Z Parte (Z) da definire 23 Può essere modificato apiacere

3 Parte (3) da definire 29 Può essere modificato apiacere



4 Parte (4) da definire 30 Può essere modificato apiacere

Come arrivare:

Menù Strumenti (Amministrazione diAlexPro)

· Da AlexPro, clic su Menù Strumenti

· Selezionare Amministrazione AlexPro

· Dalla seguente procedura, selezionare "Opzioni Comuni"

· Fare clic sulla sezione "Definizione Parti"

Come funziona:

· Fare doppio clic sulla definizione del "Ruolo" da modificare

· Digitare la denominazione desiderata e premere il tasto "Invio" dalla tastiera

· Fare clic sul pulsante Salva


Finestra di Gestione "Definizione Parti"

Finestra di Gestione "Definizione Parti" dopo la modifica

Procedure da osservare dopo ogni cambiamento di denominazione diuno o più ruoli:

· Controllare, e eventualmente modificare, la denominazione dei "Campi Variabili", che

saranno (o già sono) utilizzati nei modelli dei documenti. Vedi "Opzioni Autocomposizioni"



Che cos'è un Campo Variabile

Un campo variabile è un segnaposto che viene inserito nei modelli deidocumenti per definire un punto di inserimento del reale dato almomento della compilazione automatica del modello.

· Modificare tutti i modelli esistenti che utilizzano i "Campi Variabili" modificati.

Le parti sono nominativo di Contatti correlati alla Pratica. Ogni nominativo potrà essere

collegato ad un ruolo dai diversi ruoli definibile tramite questa sezione.

Ogni definizione è associata ad una sigla e ad un ordine di visualizzazione. La sigla "

C " non dovrà essere mai cambiata ne a livello di sigla né a livello di descrizione né

a livello di ordine. Tutte le altre definizioni potranno essere modificati dall'utente

stesso. Non si può modificare la sigla ma si può modificare la descrizione, l'ordine e

la visibilità (la disponibilità nell'elenco delle parti).

Una definizione visibile vuol dire disponibile nell'elenco dei ruoli nella sezione "Parti" nella

scheda anagrafica della Pratica, e viceversa.

La colonna ordine permette di ordinare i ruoli nella lista secondo l'ordine selezionato, quindi

sarà visibile per prima il numero 2 poi il numero 3 e così via.

Come per la sigla "C" (Cliente), la definizione contrassegnata con la sigla "N" rappresenta la

controparte e dovrà continuare a rappresentare tale ruolo per permettere ad AlexPro di

controllare il conflitto di interesse che viene esercitato dalla Software solo sui nominativi

associati alla sigla "N".

Vedi anche:




18.9.6 Sezione TelePro

Sezione "TelePro"

Questa sezione è dedicata all'impostazione del collegamento con la fonte dei dati relativa alla

gestione del traffico telefonico ed è visibile soltanto se tale modulo è stato acquistato.

Attivare questa casella per utilizzare la gestione del traffico telefonico sulle postazioni di

lavoro di AlexPro e viceversa.

Impostare in questo quadro il nome del server e gli altri parametri indicati per consentire ad

AlexPro di dialogare con la fonte dei dati relativa al traffico telefonico. AlexPro aggiorna

questa fonte di dati con i nominativi dei contatti inseriti nonché i dati delle relative

Pratiche. In questo modo la gestione del traffico telefonico potrà associare il numero

chiamato ad un nominativo e di conseguenza ad una o più Pratiche per poter selezionare la

Pratica interessata per l'addebito del tempo e/o il costo della chiamata.

Vedi anche:

Telecheck

Cos'è TeleCheck

Il Menù "File"

Impostazione e configurazione




18.10 Opzioni Autocomposizioni

INDICE DELLA SEZIONESpiegazione del concetto e presentazione di un caso reale.

Come si può personalizzare e gestire i campi variabili.

Che cos'è l'Autocomposizione?

L'automcomposizione è la compilazione automatica, da parte di AlexPro, di un documento

(Word, Outlook o Excel), che contiene "Campi" variabili da compilare.

Per meglio spiegare questa funzionalità, supponiamo, semplicemente, che:

Per spedire una lettera accompagnatoria della fattura sarà sempre necessario introdurre i

seguenti dati nella lettera:1. La data odierna,2. I dati anagrafici del destinatario (nome, indirizzo, cap, città, provincia e nazione),3. Il numero del Fax del destinatario,4. L'oggetto della lettera,5. Il numero della Fattura,6. La data della Fattura,7. L'importo netto complessivo della Fattura,8. La data entro la quale si deve quietanzare la Fattura9. Il nome della persona che firmerà la lettera10.Un testo standard.

Tutti questi dati sono già presenti in AlexPro, quindi, e sono disponibili e

reperibili facilmente all'interno dei documenti utilizzati frequentemente;

come ad esempio i documenti creati con Microsoft Word, Outlook e/o

Excel.

Per semplificare il lavoro, alla persona che dovrà preparare questa lettera per ogni fattura,

prepareremo un modello di documento che sarà sempre il punto di partenza per generare

nuove lettere di questo tipo, senza dover aggiungere, manualmente, quasi niente nel

documento:

1. Con Microsoft Word, creeremo un nuovo documento vuoto,


Documento Word Vuoto

2. Aggiungeremo l'intestazione delle pagine e le pie di pagina, per impostare il logo ed i dati

dello Studio,

Esempio Intestazione prima pagina

3. Creeremo una parte dedicata alla "Data" del documento, utilizzando le funzionalità presenti

nella barra degli strumenti di AlexPro4Word:

Barra degli strumenti diAlexPro4Word



Selezionando "Inserisci campo" e poi, "Generale", "Data Odierna"

Il campo "Data" apparirà in questo modo all'interno del modello Word.

4. Immetteremo, ora, un segnaposto per indicare ogni singolo dato relativo al destinatario

della letteraa. Ci posizioniamo nella zona che sarà dedicata all'indirizzo del destinatario della lettera:b. Faremo clic sulla icona "Inserisci campo" dalla barra degli strumenti di AlexPro4Wordc. Selezioneremo, rispettivamente, forma di cortesia, ragione sociale, indirizzo, cap, città,

provincia, nazione e numero fax; cliccando per ogni campo il pulsante "Inserisci" per

inserire il segnaposto nella posizione selezionata all'interno del documentod. La zona dedicata all'indirizzo del destinatario nel documento word, sarà simile alla

seguente:

Un taglio del documento che mostra l'impostazionedell'area dedicata ai dati del destinatario.

5. Di seguito, saranno impostati i diversi segnaposto relativi all'oggetto, al numero della

fattura, alla data dell fattura e all'importo dovuto:


Scheda per l'inserimento dei "Campi Variabili" nel modello.

6. Questa parte del documento sarà simile alla seguente:

Un taglio del documento che mostra il testo della lettera con i campi variabili già inseriti. Idiversi segnaposto sono evidenziati con un rettangolo rosso.

7. Il modello del documento alla fine, sarà simile al seguente esempio:



Un taglio del documento intero che mostra l'impostazione completa del modello diesempio.

8. Salveremo il documento in formato "Modello Microsoft Word", e non come documento Word.

Per rendere il modello disponibile e reperibile a tutti gli utenti di AlexPro, lo salveremo

nella "cartella dei modelli" già impostata tramite le "Opzioni Comuni".9. Da questo momento in poi, ogni volta che vogliamo preparare una "Lettera

Accompagnatoria" non faremo altro che:

· Aprire la Pratica,

· Cliccare sul menù "nuovo documento da modello", e

· Selezionare questo modello dalla finestra di selezione.

Come si può gestire questi campi variabili?

Tutti i dati disponibili, all'interno di AlexPro potevano essere resi disponibili in un modo

standard senza dare questa possibilità di intervenire e personalizzare, se non per il fatto che:1. i dati disponibili in AlexPro sono a loro volta personalizzabili, in modo particolare, la

denominazione delle "Parti" e le loro definizioni,2. i gusti e le percettibilità degli utenti di AlexPro sono diversi

Vediamo ora come ragiona AlexPro in questo contesto:

· Il Campo "oggetto della pratica" potrà essere denominato: "oggetto", "oggetto pratica" o

"prat.oggetto" ad esempio; tutto ciò è possibile, basta che tali denominazioni siano unici.


· Nella sezione "Parti" della scheda anagrafica della Pratica, ogni contatto inserito ha un

"Ruolo". Questi "Ruoli" sono riconoscibili da AlexPro tramite la sigla associata ad ogni "Parte

"; ad esempio: N,P,V ecc. ma la definizione stessa della "Parte" è completamente gestita

dall'utente di AlexPro. Quindi, se la definizione della "Parte W" fa riferimento a: "Compagnia

Assicurativa della Controparte" , per facilitare l'inclusione dei dati di questa "Parte" nei

documenti, sarà necessario personalizzare i campi variabili relativi alla "Parte W".

· La personalizzazione permette di ricavare dati presenti nel database di AlexPro impostando

quanto segue:1. La fonte dei dati che contiene il dato richiesto (ad esempio la tabella "contatti" o la

tabella "pratiche" ecc)2. Il nome esatto del dato richiesto (ad esempio: "codice fiscale")3. Il riferimento da utilizzare per ricavare il dato richiesto (ad esempio: il numero

identificativo della pratica)

Finestra di gestione Campi Variabili

Nota Bene: Le fonti dei dati nel database di AlexPro sono denominati secondo il loro

tipo: le tabelle iniziano sempre con le lettere "AX_", le liste dei dati iniziano sempre

con "VW_" e le procedure memorizzate (Stored Procedures) iniziano con le lettere

"SP_".

La personalizzazione, quindi, è necessaria nei seguenti casi:

· Per aggiungere nuovi campi da utilizzare nella creazione dei modelli di documento

per la compilazione automatica

· Per modificare i campi già impostati

· Per attribuire dei titoli indicativi ai vari dati anagrafici delle Parti collegati alla

Pratica; ad esempio: "av.città" per indicare la città dell'avverserario anziché solo

"città" che rappresenta un campo utilizzato per tutte le Prati.

· Per rendere chiaro, comprensibile e di facile lettura e modifica i modelli dei

documenti.



Come effettuare la personalizzazione dei "Campi Variabili"

Attenzione: La modifica dei campi variabili necessita la revisione dei modelli dei

documenti che ne fanno riferimento.

· fare clic su Menù "Strumenti"

· selezionare la voce "Amministrazione di AlexPro"

Menù Strumenti (Amministrazione diAlexPro)

· selezionare dal menù laterale la voce "Opzioni Autocomposizioni"

· sarà aperta una lista simile alla seguente:

Lista di visualizzazione dei campi variabili


· se le modifiche da effettuare sono relative alle denominazioni dei dati anagrafici relativi alle

Parti, è necessario prima definire correttamente la denominazione del ruolo della Parte

tramite le "Opzioni Comuni"; vedi la seguente figura:

· fare doppio clic sull'elemento da modificare, e sarà aperta una finestra di gestione, come

nella seguente figura:

Finestra di gestione Campi Variabili

· Introdurre la descrizione estesa nella casella "Elemento"; ad esempio: "Nome Compagnia

Assicurativa"

· Introdurre l'abbreviazione del campo nella casella "Nome del campo .." ; ad esempio:

"assicuratore.codice_fiscale"

· Introdurre la stessa definizione o un'altra più abbreviata nel campo "Nome personalizzato"


Si consiglia di utilizzare abbreviazioni distinte con riferimento

chiaro alla fonte dei dati per non confondersi dopo durante la

creazione o la compilazione del documento. Ad esempio: "prat.

data_apertura" anziché "data". Inoltre, la presenza di abbreviazioni

ripetute produrrà risultati imprevedibili durante la compilazione dei

documenti.

Vedi anche:


Sezione "Parti" nella scheda Anagrafica della Pratica

Anagrafe Contatti

Automazione documenti

Come creare un modello di documento

Come creare un documento da modello





18.10.1 Caso pratico

D- Come posso avere le disponibilità delle informazioni relative ai campi personalizzabili

"Data_1" e "Data_2" per la creazione dei modelli Word e Outlook?

R- Impostare i parametri relativi ai campi richiesti tramite le Opzioni di Autocomposizione. Le

informazioni (Data_1 e Data_2) possono essere aggiunti nella configurazione, come segue:

· Menù Strumenti da AlexPro

· Selezionare la voce del menù "Amministrazione AlexPro"

· Selezionare dal Menù Laterale la voce "Opzioni Autocomposizione"

· DOPPIO CLICK SU UNA RIGA QUALSIASI

· Dalla scheda che si apre click sul pulsante "Nuovo"

Scheda definizione campo

· Ignorare i campi "ID" e "Sigla"

· Nel campo "Appartenenza" Selezionare "Pratica"

· Nel campo "Elemento" digitare il nome personalizzato di "Data_1" oppure "Data_1" se non è

stato personalizzato

· Nel campo "Nome del campo da inserire nei documenti" digitare "prat.data1" oppure una

sigla breve e chiara che indica che il dato è relativo alla pratica e il nome del campo

· Nel campo "Nome Personalizzato" digitare il nome personalizzato di "Data_1" oppure "Data_1"

se non è stato personalizzato

· Dall'elenco fonte dei dati selezionare "ax_pratiche"

· Dall'elenco "Nome del campo richiesto" selezionare "pr_data_1"

· Dall'elenco "Campo identificativo" Selezionare "pr_id_pratica"




Ripetere la stessa procedura per il campo "Data_2"

Vedi anche:



Capitolo

XIXUtilità e Funzioni Supplementari

Utilità e Funzioni Supplementari


19 Utilità e Funzioni Supplementari


Controllo ortografico

Esportazione Dati Visualizzati

Atto di Precetto

Lavorare su più Server

File Impostazioni di Configurazione


19.1 Controllo ortografico

Il controllo ortografico è attivo in tutti i campi testo, alcune volte a richiesta, in altri casi

durante la digitazione.

Controllo ortografico durante la digitazione:

Il controllo ortografico durante la digitazione, è disponibile nei seguenti campi descrittivi:

· Il campo “Descrizione” nella scheda anagrafica delle voci di tariffa;

· Il campo “Descrizione” nella scheda “Registrazione delle prestazioni”;

· Il campo “Descrizione” nella scheda “Anagrafica della Pratica”;

· Il campo “Memo” nella scheda anagrafica della pratica;

· Il campo “Descrizione” nella scheda anagrafica “Contatti”;

· Il campo testo iniziale e testo finale nella fase di impostazione dei solleciti.

Controllo ortografico a richiesta:

Il controllo ortografico su un campo “testo” può essere attivato attraverso la combinazione

“Shift+F7” (Maiuscolo+F7) oppure dal menù Strumenti.

Impostazione del controllo ortografico:

Come arrivare:

· Menù strumenti

· Amministrazione di AlexPro

· Opzioni Controllo Ortografico

Sono disponibili 12 lingue per il controllo ortografico fornite con AlexPro. Le lingue standard

attivate al lancio dell’applicazione, sono Italiano e Inglese.

Per aggiungere una nuova lingua, fare clic sul pulsante “Dictionaries” e selezionare “Add” per

aggiungere il dizionario desiderato.

Nomi dei dizionari:· SpellCRO.lex Croato

· SpellCZ.lex Cecoslovacco

· SpellDAN.lex Danese

· SpellESP.lex Spagnolo

· SpellFRA.lex Francese

· SpellGER.lex Tedesco

· SpellITA.lex Italiano

· SpellLAT.lex Latino

· spellNL.lex Dutch

· SpellPL.lex Polacco

· SpellSLO.lex Sloveno

· SpellSVE.lex Svedese

· SpellUK.lex Inglese (UK)

· SpellUS.lex Inglese (USA)



Controllo ortografico e correzione:

Il controllo ortografico è attivo durante la digitazione nei campi precedentemente citati. Le

parole errate vengono sottolineate in color rosso per indicare l’anomalia. Per correggere, fare

clic con il pulsante destro del mouse (come rappresentato nella figura seguente), selezionare la

voce “Corrections” e poi selezionare la parola adatta dall’elenco con un clic.

19.2 Esportazione Dati Visualizzati

Obiettivo:

Per esportare i dati visualizzati all'interno di una lista su un file in formato Excel (.csv)

Lista Dati

Come funziona:

· aprire la lista desiderata., ad esempio cliccando sul pulsante pratiche dal menu laterale sarà

visualizzata la lista delle pratiche aperte,

· fare clic sul menu "Gestione" dal menu a discesa,

· selezionare la voce "Esporta"


Esportazione dati dalla lista

· indicare un nome da attribuire al file che conterrà i dati esportati dalla vista.




19.3 Atto di Precetto

Come Preparare e Stampare l'Atto di Precetto

La preparazione dell'Atto di Precetto, coinvolge la fase di Parcellazione e quella di

Autocompilazione dei Documenti.

Come Arrivare:

· Aprire la scheda anagrafica della pratica

· Click su Menù "Gestione"

· Nuovo

· Atto di Precetto / Nota Spese

Atto di Precetto o Nota Spese

Come Funziona:

La predisposizione del modello dell'atto da utilizzare:

Prima di tentare la preparazione dell'atto di precetto, assicurarsi di aver creato un documento

in formato RTF entro il quale saranno accomodati i dati richiesti. Tale documento sarà

utilizzato da AlexPro come modello e sarà compilato nell'editor interno del programma.

Non sarà possibile utilizzare modelli in formato diverso da RTF. Utilizzare Qualsiasi

elaboratore di testi in grado di sviluppare tabelle e salvare il documento in formato

RTF; ad esempio Microsoft Word, Swriter do Open Office.

All'interno della cartella "Modelli" troverà un prototipo fornito a titolo di esempio

con il software AlexPro. Per chi utilizza una versione minore di 2008.0.95 potrà

scaricare il modello dal seguente indirizzo: http://www.alexpro.it/helplex/modelli/

precetto2009_V95.rtf

Come si prepara un modello per l'Atto di Precetto:

http://www.alexpro.it/helplex/modelli/precetto2009_V95.rtf

http://www.alexpro.it/helplex/modelli/precetto2009_V95.rtf


Modello Atto di Precetto

La preparazione dell'Atto di Precetto è una fusione tra i seguenti elementi:

· Un modello di documento in formato RTF che contiene il testo dell'atto ed i campi variabili

che saranno compilati automaticamente da AlexPro secondo la Pratica interessata.

· Registrazioni di Spese, Diritti ed Onorari Giudiziali già inseriti una ad una o tramite le

registrazioni da modello

· Altri dati che possono essere introdotti dall'utente durante la compilazione dell'atto.

L'Atto di Precetto Passo Passo

· Assicurarsi di avere una Pratica e di aver inserito i dati che serviranno per la redazione

dell'Atto; ad esempio i dati anagrafici del cliente e della controparte.

· Assicurarsi di aver inserito le spese, i diritti e gli onorari che dovranno essere apportati

nell'Atto. vedi: le registrazioni da modello

· Individuare ed aprire la Pratica interessata

· Fare clic sul menù "Gestione", poi "Nuovo" e poi "Atto di Precetto"

· Compilare i dati richiesti se necessario



Dati Atto di Precetto

Dati della Nota Spese


· Selezionare il modello già predisposto per la creazione dell'atto di precetto. vedi: "Come

Creare un Modello di Documento" per magior dettaglio sulla creazione dei modelli di

documenti.

· Apportare le modifiche necessarie al documento compilato automaticamente e fare clic sul

pulsante "Salva" per memorizzarlo nella Pratica.

· Fare clic sul pulsante "Stampa"

Stampa e Anteprima documento interno diAlexPro





19.4 Lavorare su più Server

Obbiettivo

Per facilitare l'utilizzo di un Portatile nel quale vengono copiati i dati di AlexPro per

consultazione off-line (senza collegamento al server della rete di Studio) quando si stacca il

portatile dalla rete.

In tal caso, l'utente dovrà selezionare "Un Profilo da Utilizzare".

Si possono creare più profili per diverse modalità di connessioni ad AlexPro.

Ogni profilo, conserva i seguenti dati:

1. I parametri del Server SQL di AlexPro (Nome Server, nome Database e nome utente ecc)2. L'impostazioni personali3. La cartella temporanea dei documenti4. Le ricerche personali salvate



Come creare un profilo:

Un profilo deve indicare ad AlexPro le cartelle da utilizzare per ricavare le diverse

impostazioni, quindi dovranno esistere tante cartelle quante sono i profili richiesti.1. Per iniziare creare un file di testo denominato "Profili.ini" nella seguente cartella personale:

"C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro

\" (dove nomeutente indica la cartella personale dell'utente)2. Aprire il file con l'editor di testo (Blocco notes) e digitare [Profili] e premere invio3. Indicare ogni profilo con un numero progressivo, come nell'esempio seguente

1=Rete Studio Milano

2=Solo Portatile

3=Rete Studio Roma

4=Rete Studio Napoli4. Salvare il file e chiudere il blocco notes5. All'apertura di AlexPro, saranno creati tante cartelle quanti sono i profili richiesti sotto la

cartella C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni

\AlexPro\6. Copiare i seguenti file dalla cartella "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni

locali\Dati applicazioni\AlexPro\" nelle nuove cartelle create:

alexql.ini

options.mdb

agenda.ric (s'è presente)

parcelle.ric (s'è presente)7. Avviare AlexPro


8. Verrà presentata la maschera per la selezione del profilo da utilizzare

9. Selezionare il profilo adatto dall'elenco e fare click su OK



Vedi Anche:

File Impostazioni di Configurazione



19.5 File Impostazioni di Configurazione

Il file di impostazioni delle configurazioni di AlexPro si chiama "AlexQL.INI" ed è situato nella

cartella personale dell'uttente:

Per Windows 2000/XP

C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro\

Per Windows Vista:



Contenuto del file:

[Connection String]Provider=SQLOLEDB.1

Sezione dedicata ai parametri di connessione con il server

SQLIntegrated Security=0 =0 per collegarsi al server secondo il sistema SQL, = 1 per

collegarsi secondo la protezione del sistema windowsUser ID=saUser Password=

Ignora User ID e Password se sarà utilizzata la protezione

WindowsInitial Catalog=AlexPro Il nome del Database (l'archivio che contiene tutti i dati di

AlexPro)Data Source=INTEL\SBSMONITORING

Il Nome del Server

[frmStampaAgenda]chkConserva=1

Permette di conservare i parametri introdotti nel modulo

di Stampa dell'Agenda

=0 Non Conservare

=1 Conservare[Opzioni Agneda]

Una pagina per ogniscadenza=0

Sintetica=1

Opzioni salvati dalla maschera di "Stampa Agenda"

=1 per stampare una pagina per ogni Udienza

=1 la stampa dell'agenda sarà senza dettagli dei

riferimenti della pratica

=0 la stampa dell'agenda sarà con i dettagli dei

riferimenti della pratica[frmStampaMovi]chkConserva=1

Come sopra ma per il modulo di stampa Rapporti

[frmMovi]

Cambio Responsabile=0Impostare a = 1 per mantenere il nome dell'operatore

selezionato nell'elenco "Eseguita da" nel modulo di

registrazioni delle prestazioni. Ogni cambio di Pratica,

AlexPro propone automaticamente il nome del

responsabile assegnato alla Pratica nel campo "Eseguita

da", per impedire tale meccanismo, impostare il valore a: Cambio Responsabile=0

[Utente]

Nome=Karim El SaidiSezione dedicata all'utente. Qui viene memorizzato il

nome dell'ultimo utente che ha utilizzato AlexPro sul

computer.[Child Agenda]Stato=0SplitterOrizzontal=5850

Impostazioni delle liste (Elenchi) della'agenda che si vede

all'apertura di AlexPro


SplitterVertical=6215OrderFieldName=ScadenzaOrderDirection=0Responsabile=3rPeriodo=1[Ultime Pratiche]Pratica 1=001966Pratica 2=001953Pratica 3=003250Pratica 4=012450Pratica 5=785490Pratica 6=13012

Elenco delle ultime Pratiche utilizzate nella fase di

registrazione delle prestazioni

Saranno visualizzati con il "Doppio clic" nel campo "Codice

Pratica"

Finestra "RegistrazionePrestazioni" con indicazione

dell'elenco delle ultime Praticheutilizzate

[Pratiche Ferme]Ferme da= 720

Qui, AlexPro memorizza il numero dei giorni introdotto

per la consultazione delle Pratiche ferme.

[Outlook]Udienze=1Adempimenti=0Cancella=0LastSync=07/05/2007

Qui, sono memorizzati i parametri relativi

all'ìimpostazione del trasferimento dell'Agenda di AlexPro

in Outlook.

è Consigliabile impostare tali parametri dall'interfaccia

dedicata a tale scopo, vedi: Opzioni per Outlook, Palmari

e Exchange

LastSync indica l'ultima data di allineamento dati tra

l'Agenda di AlexPro e Outlook. è possibile modificare

questa data manualmente per effettuare la

sincronizzazione partendo da una data diversa.[Lettura Ottica]Printer Name=\\intel\hp LaserJet 1000

Qui, è memorizzato il nome della stampante che sarà

utilizzata per la stampa dei codici a barra delle Pratiche.




Capitolo

XXDomande frequenti

Domande frequenti


20 Domande frequenti


Domande frequenti

Registrazioni Duplicate

Cambio Cliente di una pratica

Fatture e Proforma dell'anno precedente

Copia locale del documento

Errori di scrittura sulle cartelle


20.1 Registrazioni Duplicate

Domanda:

Perché nelle liste di registrazioni delle prestazioni e delle spese la singola registrazione

appare duplicata o triplicata?Risposta:

Una registrazione può contenere più di un singolo valore: uno per le spese, uno per il diritto,

uno per l'onorario e in alcuni casi anche un valore per il tempo trascorso nello svolgimento

dell'attività. Quando la registrazione viene visualizzata nelle liste, AlexPro mette ogni valore in

una riga separata per dare la possibilità di esaminare il singolo valore anziché visualizzare il

totale.

Domanda:

Come si può creare una fattura con un inserimento libero senza dover dichiarare le

singole prestazioni?Risposta:

Si può introdurre una registrazione utilizzando la voce "FL" già fornita con AlexPro. Tale voce

contiene tutti i tipi di prestazioni e di spese. Selezionare i tipi da includere, ad esempio

Onorari, Diritti e Spese; introdurre i rispettivi importi e aggiungere la descrizione nel campo

"Dettagli".

Se la voce di tariffa "FL" non è disponibile nell'anagrafica "Tariffa", basta creare una nuova

voce con il codice desiderato, selezionando tutti i tipi e senza aggiunta di descrizioni. Per

maggior dettaglio vedi "Anagrafe Tariffa"


Domande frequenti


20.2 Cambio Cliente di una pratica

Per cambiare il cliente attribuito ad una pratica:

· Menu Strumenti (AlexPro)

· Voce Amministrazione di AlexPro

· Login

· Menu File

· Utilità Registrazioni

· Cambio Cliente (Compilare i dati e fare click su conferma)

20.3 Fatture e Proforma dell'anno precedente

Domanda:

La lista delle fatture definitive e proforma, il giorno

02/01/2008, è vuota; come faccio a visualizzare l'elenco delle

fatture e delle proforma relativi al 2006?Risposta:

Fare click nell'elenco "Anni Precedenti", in alto a destra sulla barra

di ricerca; e selezionare l'anno desiderato, oppure, "Tutto" per

visualizzare l'intero contenuto.


20.4 Copia locale del documento

Dove sono memorizzati i documenti di AlexPro

Questo dipende dal tipo di rapporto tra il documento e la Pratica:

· Il documento incorporato si trova all'interno del Database di AlexPro ed è completamente

separato da qualsiasi documento originale che l'ha generato all'inizio. Per avere una copia

locale, aprire il documento e fare salva con nome. Una copia del documento che viene

aperto, comunque rimane per una settimana sul Disco fisso locale nella cartella temporanea

di alexpro (C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni

\AlexPro\temp)

· Il documento collegato si trova nella sua posizione originale da dove è stato collegato alla

pratica. Normalmente AlexPro crea una cartella nella "Area Condivisa" per ogni pratica. Se

tale "Area Condivisa" è impostata tra le impostazioni di AlexPro, il documento dovrebbe

essere memorizzato nell'apposita cartella della Pratica (se l'utente non l'ha salvato altrove).

· Per conoscere il percorso completo del documento, fare doppio clic sulla riga interessata

dalla Pratica / Sezione Documenti oppure dalla lista generale dei documenti.

Domande frequenti


20.5 Errori di scrittura sulle cartelle

L'errore, come si nota, è nella fase di salvataggio della copia della fattura in formato PDF

Questa copia PDF viene salvato in UNA di DUE Cartelle: 1. La Cartella impostata dall'utente nella fase di Impostazione fattura, oppure, in Mancanza / o

assenza di impostazione, 2. Nella Cartella Temporanea di AlexPro che si trova in c:\programmi\el saidi

software\alexpro\docs.tmp (per versioni precedenti alla 3.7.1); 3. Nella Cartella C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE\Impostazioni locali\Dati

applicazioni\AlexPro\temp (per le versioni successive)

Dipende, quindi, da quale cartella viene utilizzata dal programma, SE QUESTA CARTELLA è DI

SOLA LETTURA oppure l'utente che sta stampando la fattura NON NE HA I DIRITTI DI

SCRITTURA Il Sistema Windows causa l'errore visualizzato.

Come si può risolvere:

Verificare innanzitutto la presenza della cartella (che non sia stata cancellata)

Inoltre,

· Menù Strumenti

· Amministrazione di AlexPro

· Dati Studio e Impostazione Fattura

· Click sulla linguetta "Descrizione Parcella 1° Parte"

· Verificare il campo "Salva copia delle fatture in formato PDF nel seguente percorso"

· Se questo "Percorso" è assegnato:

· Aprire Risorse del computer dal desktop

· individuare il percorso specificato

· Fare click con il pulsante destro sulla cartella che corrisponde a tale percorso

· Selezionare proprietà

· Esaminare i diritti di accesso, di lettura e di scrittura

· PER MODIFICARE TALI DIRITTI si prega di consultare il tecnico addetto alla manutenzione

Vostro Sistema Informatico


Se invece, tale percorso non è stato assegnato, si deve verificare i diritti di scrittura nella

cartella c:\programmi\el saidi software\alexpro\docs.tmp

Nota Bene: Dalla versione 3.7.1 la cartella "c:\programmi\el saidi

software\alexpro\docs.tmp" è stata sostituita con una cartella temporanea

all'interno del profilo dell'utente stesso che è per natura valida per lettura e

scrittura. Quindi, tale cartella NON può essere la causa del problema e rimane sola

la prima ipotesi.


Domande frequenti


20.6 Errore nel filtro testo

Messaggio in fase di accesso all'impostazione dei Solleciti

Questo messaggio potrebbe apparire solo al primo accesso a questa fase quando i campi di

testi sono vuoti o non ancora impostati.

Cliccando su OK può procedere alla fase di impostazione.

Il messaggio non appare più per i prossimo accessi a questa fase.

20.7 Errori e Messaggi SQL server

Errore: -2147467259

Sorgente: Microsoft OLE DB Provider for SQL Server

Descrizione: Impossibile eseguire l'accesso per l'utente 'sa'. Motivo: l'utente non h associato a

una connessione SQL Server trusted."

Categoria Microsoft SQL Server 2005

Diagnosi:

Significa che l'utente sta cercando di accedere a SQL Server utilizzando una autenticazione

SQL, ma l'istanza è configurata per accettare solo da Windows Authentication.

Soluzione:

· Apri SQL Management Studio


· Selezionare il nome server e l'istanza e accedere cliccando su "Connetti"

Apertura SQL Management Studio

· Dopo l'accesso, dal lato sinistro selezionare la riga che indica il nome del server con il

PULSANTE DESTRO del mouse

· Selezionare Proprietà

Modificare Proprietà Del Server SQL 2005

· Selezionare la sezione "Protezione" dal lato sinistro

Domande frequenti


· Impostare il modello di autenticazione a "Autenticazione di SQL e di Windows"

Modifica proprietà server

· Fare click sul pulsante OK

· Riavviare il PC oppure riavviare il server SQL selezionando il nome del server con il pulsante

destro e fare click sulla voce "Riavvia"

Capitolo

XXIDomande e Risposte

Domande e Risposte


21 Domande e Risposte

21.1 Domande e Risposte sull'Agenda

D: Ho provato a inserire una scadenza composta in più pratiche ma ho notato che prende

solo la principale e non le altre. Potrebbe essere un mio errore?

R: Non si possono utilizzare le procedure composte per più pratiche.

D: Non riesco a sincronizzare i dati con Outlook. Preciso di seguire questi percorsi:

strumenti/sincronizzazione con Outlook/connetti a Outlook. Alla fine delle operazioni

seleziono aggiorna Outlook da Alex Pro e appare il seguente messaggio: "Trasferite 1

registrazioni in Outlook". Passo quindi a Outlook, dove non trovo le udienze presenti in

Alex Pro. Dove sbaglio?

R: Le scadenze trasferite a Outlook sono quelle assegnate al nome utilizzato per entrare in

AlexPro (La prima maschera di autenticazione utente). Le scadenze non assegnate a questo

nome non vengono trasferite.

D: Perché AlexPro nella scheda generale non indica la prossima udienza ma quella

successiva.

R: AlexPro prevede una sola data futura. Perciò se ce ne sono più di una, AlexPro memorizza la

data più alta.

D: Ho provato a sincronizzare l'agenda di outlook con Alexpro ma prima del termine

dell'aggiornamento il programma segnala un errore di runtime 13 e mi esce senza

terminare la procedura. Come si può risolvere il problema?

R: Probabilmente esiste una scadenza in Outlook con data anomala, ad esempio 12/01/4048 o

15/02/1722. Verificare le date nella maschera di acquisizione dati di AlexPro prima di cliccare

su "Aggiorna".

D: Con riferimento alla schermata degli adempimenti (soprattutto quella degli impegni

scaduti) è sparita la griglia. come faccio a ripristinarla?

R: L'inconveniente è dovuto all'impostazione dell'altezza della riga nella griglia (troppo alta).

Per risolvere il problema:

Copiare il file options.mdb da un computer funzionante al computer che presenta

l'inconveniente. Il file options.mdb si trova in C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE

\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro. Tale file deve essere copiato nella stessa

cartella del computer che presenta l'inconveniente.

D: E' possibile impostare preavvisi delle scadenze inferiori ad 1 giorno (es. 1 ora)? Se si

quale parametro va inserito?

R: No. Il programma è impostato per preavvisi in giorni.


D: Vorrei sapere come posso far comparire il nominativo del cliente nella maschera di

"IMPEGNI SCADUTI O NON EFFETTUATI" dell'agenda.

R: Facendo clic con il tasto destro del mouse sull'elenco degli impegni scaduti e selezionando la

voce 'Personalizza Visualizzazione Corrente'.

All'interno del menù è possibile selezionare varie opzioni.

Per salvare le impostazioni, dal menù in alto 'Visualizza' troverà una voce 'salva visualizzazione

corrente come predefinita'.

D: Ho assegnato a più pratiche la medesima scadenza ed ora vorrei modificarla per tutte

le pratiche. Chiedo se è possibile farlo in un unico passaggio, senza entrare in ogni

singola scadenza.

R: Purtroppo non è possibile effettuare la modifica in blocco.

D: Registrando una scadenza al momento della conferma, compare una finestra :

"AlexPro4Outlook- Objet variable o whith block variable not set." Cosa devo fare?

R: Questo accade quando si chiede si salvare la scadenza in Outlook mentre Outlook non è

ancora avviato. Aprire Outlook prima di iniziare a lavorare con AlexPro.

D: Nell'agenda degli adempimenti non viene visualizzata la colonna relativa al numero

della pratica.

R: Fare click con il destro del mouse all’interno della griglia, selezionare Personalizzazione

Visualizzazione e

attivare la visibilità delle colonne desiderate.

D: L'agenda non si sincronizza automaticamente con Outlook, pur essendo spuntata la

relativa azione di default in opzioni comuni calendario e palmari.

R: L'Agenda si sincronizza con Outlook nei seguenti casi :

1- All'inserimento della scadenza spuntando l’apposita casella di registrare in Outlook,

2- L'utilizzo del menù Strumenti - Sincronia agenda con Outlook

D: E’ possibile sincronizzare appuntamenti e udienze con Outlook in maniera automatica

senza dover tutte le volte spuntare la casella sul singolo appuntamento?

R: Bisogna impostare le "Procedure" utilizzate in modo tale che vengono automaticamente

registrate in Outlook.

Per impostare le procedure:

· Click sulla icona procedura,

· individuare la procedura da modificare attraverso la barra di ricerca in alto.

· Fare doppio clic sulla procedura per aprire la scheda anagrafica.

· Fare clic sul pulsante modifica oppure il tatto F2 per modificare la scheda anagrafica della

procedura

· Spuntare la casella "Registra in Outlook" è fare clic su salva e chiudi.

D: Come è possibile inserire nell’agenda gli adempimenti, le scadenze , i promemoria non

associati ad alcuna pratica, ma necessari allo svolgimento dell’attività?

Domande e Risposte


R: Occorre comunque creare una pratica generica, associata al nome dello studio inserito nei

contatti.

D: E’ possibile utilizzare nella creazione delle scadenze le funzioni tipiche di Word, come

ad esempio sottolineare una frase, evidenziare con il neretto la frase ecc.

R: Sì. Accedere al menu Strumenti e poi "Amministrazione di AlexPro", quindi menù "Opzioni

Comuni",

Sezione "Avanzata". Nel quadro "Gestione Tipi e Colori dei Font" abilitare la gestione dei font

nell'agenda e/o nella parcellazione e salvare le impostazioni. Chiudere AlexPro.

Al prossimo avvio di AlexPro apparirà la barra di gestione dei font e dei colori appena si

posiziona nel campo "Annotazioni" nella gestione delle scadenze o "Dettaglio" nella gestione

della parcellazione.

D: Vorrei sapere se un adempimento segnalato come effettuato sul palmare viene

registrato come tale anche in Alexpro, al momento della sincronizzazione tra palmare ed

outlook. Vorrei inoltre sapere se posso inserire il rinvio di udienza sul palmare, in modo

che lo stesso venga aggiornato su Alexpro.

R: Se l'adempimento è registrato come Attività (NON come Appuntamento) Alexpro riesce a

capire il Suo stato (Completato) e lo rende come tale nell'operazione di sincronizzazione.

Per le scadenze registrate come "Appuntamenti", AlexPro riesce a capire se la scadenza è stata

Rinviata, come nel caso dell'udienza, ma nell'appuntamento non ce un campo "Completata"

in outlook per far capire ad AlexPro che la scadenza è stata completata. In quest'ultimo caso,

AlexPro PROPONE "Gli Appuntamenti" precedenti alla data odierna come "Completati". Quindi,

Lei può inserire il rinvio dell'udienza sul palmare.

D: Dopo aver creato uno specifico adempimento ("verifica scioglimento riserva") e avergli

assegnato una determinata data di scadenza (per es. 04.01.2007), avrei bisogno che, nel

caso in cui non effettuo la verifica oppure il giudice non ha sciolto la riserva,

l'adempimento, invece di comparire come adempimento non effettuato, assumesse una

data di scadenza immediatamente successiva (nell'es. 05.01.2007) a quella

originariamente assegnata, finché non venga effettuato l'adempimento.

Il programma prevede una tale possibilità o è comunque possibile per me personalizzarlo

in tale senso?

Si tratta di una possibilità per me essenziale, dal momento che mi evita di inserire ogni

volta l'adempimento per il giorno successivo, con l'ulteriore svantaggio di ingolfare la

casella "adempimenti scaduti e non effettuati".

R: Una scadenza NON può essere AUTOMATICAMENTE modificata dal Software; ciò può

comportare disagi e problemi per l'utente. Ci sono, invece, due soluzioni semplici per risolvere

questo quesito:

Soluzione (1):

Quando la scadenza / adempimento appare, il giorno dopo, nella lista degli impegni scaduti ma

non effettuati, basta trascinare la scadenza stessa (con il mouse) nella zona superiore

dell'agenda. La scadenza, così, automaticamente prende la data odierna come data di

scadenza.


Soluzione (2):

Aprire la scadenza con doppio clic, entrare in modifica e in caso di primo spostamento, Doppio

cliccare sull’etichetta "Data e Ora di Scadenza" per permettere che la data provenienza

diventi uguale alla data di scadenza. Modificare la data di scadenza mettendo la data del

giorno dopo. Salvare e chiudere la registrazione.

21.2 Domande e Risposte su Aggiornamento Online

D: Pur avendo aggiornato gli add-in dei pc client non sono riuscito ad installare le

applicazioni.

R: L'aggiornamento delle ADD-IN deve essere fatto secondo il seguente iter:

1- Chiudere Outlook, Word, Excel e AlexPro

2- Disinstallare i componenti dal pannello di controllo di Windows

3- Installare di Nuovo i componenti aggiornati.

D: In apertura di Alexpro su un client vengono restituiti i seguenti messaggio di errore:

PathUpd. Impossibile aggiornare il file RptEsenteIva.rpt.

PathUpd. Errore di accesso al percorso/file

R: Tale file molto probabilmente è impostato in sola lettura, verificare le impostazioni di

lettura/scrittura per la cartella di Alexpro.

21.3 Domande e Risposte su Componenti Office

D: Quando chiudo Excel appare il messaggio di errore 1004 e quando chiudo Word appare

il messaggio di errore 5825.

R: Tali messaggi possono apparire in caso di autorizzazioni limitate e/o problemi sulle versioni

di office. Non è un errore "bloccante" (può essere ignorato) ma un messaggio di avviso che

genera office tramite l'add-in.

D: Quando provo a aggiungere dei documenti su alcune pratiche già esistenti appare il

seguente messaggio: “E’ possibile aggiungere documenti collegati solo da un percorso di

rete”.

R: Aprire la pratica interessata, fare click su modifica o premere F2, salvare la pratica e

chiudere la scheda.

Aprire di nuovo e verificare che il programma abbia creato una sotto cartella dedicata.

D: Quando sono in Outlook e clicco sull’ icona ‘Salva in alexpro’ per salvare una e-mail in

una pratica non succede nulla. Qual è il problema?

Domande e Risposte


R: Cause: il componente non è stato correttamente attivato

Come procedere:

Dal menù strumenti di Outlook selezionare "Componenti aggiuntivi". Rimuovere il componente

AlexPro4Outlook e chiudere.

· Aprire di nuovo menù strumenti di Outlook e selezionare "Componenti aggiuntivi".

· Cliccare su Aggiungi.

· Selezionare il file c:\programmi\alexprosoftware\alexpro4outlook\alexpro4outlook.dll

assicurarsi che il segno della spunta sia presente e chiudere.

D: Nell'incorporare una e-mail da Outlook in una pratica dove ce n'è già una, diversa ma

con lo stesso nome, Alexpro mi impedisce di farlo avvisandomi che esiste già quella e-

mail. Come fare?

R: Nella maschera di salvataggio del documento cambiare il nome del file in modo da renderlo

univoco.

D: In Word non appare la barra indicata di Alexpro, nonostante abbia già effettuato

l'installazione di Alexpro4 Word.

R: Effettuare le seguenti operazioni:

1. Selezionare Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Altro.

2. Selezionare il pulsante Opzioni avanzate, quindi Componenti aggiuntivi COM.

3. Effettuare le seguenti operazioni:

· Rimuovere, se esistente, il componente aggiuntivo di Alexpro per Outlook;

· Selezionare il pulsante Aggiungi, andare nella cartella di installazione (di solito ‘c:

\programmi\alexpro software\alexpro4outlook\alexpro4outlook.dll’ ) e fare clic sul

componente aggiuntivo (file .dll), quindi click OK.

Capitolo

XXIIManutenzione e Aggiornamenti

Manutenzione e Aggiornamenti


22 Manutenzione e Aggiornamenti


BackUp e Ripristino Archivi

Trasferimento o Copia Archivi

Aggiornamenti OnLine

Installazione Utilità di Aggiornamenti

Avviamento dell'Aggiornamento


22.1 BackUp e Ripristino Archivi

PROCEDURA DI BACKUP/RIPRISTINO DEL DATABASE

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e Rispristino fornita con il

Software AlexPro in caso di trasferimento del Database da un Server ad un altro (da un PC

ad un altro). L'utilizzo, in questo caso, delle utilità di BackUp e Ripristino forniti da Sql

Server 2000, 2005 o qualsiasi altra utilità fornita da terzi NON garantisce il corretto

trasferimento delle licenze d'uso del Software. Quindi, in caso contrario sarà necessario

riattivare tutte le licenze acquistate.

Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei

backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro

salvataggio andrebbe eseguito manualmente.

Per effettuare un BACKUP del database di AlexPro procedere comesegue :

Che cos'è un Backup:

Il backup è l'operazione di "Copia" dei dati memorizzati nel database di AlexPro in un

unico archivio, compresso e scritto in un formato non utilizzabile se non per una

operazione inversa di ripristino. I dati scritti nell'archivio di backup non sono leggibili

ne modificabili da altri programmi. Per ulteriori dettagli, vedi:

http://it.wikipedia.org/wiki/Backup

1. Utilizzare il computer (Server) dove sono stati installati i "Componenti server di

AlexPro";2. Fare clic sul pulsante "Start" di Windows e poi su "Programmi -> El Saidi Software ->

AlexPro" e fare clic sulla voce "Backup Ripristina Database";3. Inserire nel campo server il nome del server di AlexPro (lo stesso che avete utilizzato in

AlexPro per connettervi al database) e fare clic su "connetti";

http://it.wikipedia.org/wiki/Backup



Interfaccia di Backup e Ripristino dei Dati di AlexPro

4. Nella parte denominata "Origine / Destinazione", selezionare, dall'elenco, il database di

AlexPro (di solito chiamato "AlexPro"), 5. Selezionare il percorso e il nome del file sul quale sarà effettuata l'operazione di

backup. Utilizzare il pulsante "Sfoglia" per indicare la cartella e il nome del file

desiderati,

L'operazione di selezione di un percorso dati (Cartella) e un nome file non

diversa da quella che viene utilizzata per salvare un documento Word, ad

esempio.

6. Fare clic sul pulsante "Backup";

La cartella che sarà indicata nel quadro Origine / Destinazione fa riferimento

ad una cartella SUL SERVER; anche se la procedura di backup / ripristino è

eseguita da una postazione di lavoro (Client).

"C:\archivio_backup\AlexPro.Bak", ad esempio, fa riferimento al disco locale

"C:" del Server (il PC dove risiede il servizio Microsoft SQL Server).


Terminata la procedura di Backup, copiare il file del backup in una posizione

sicura (cd-rom, hard disk portatile o altro).

Per effettuare il Ripristino

· Eseguire la procedura precedente fino al punto 3

· Nella quadro denominato "Origine / Destinazione", selezionare il database di AlexPro (di

solito AlexPro),

· Selezionare il file di backup facendo clic sul pulsante Sfoglia per aprire la finestra di

selezione del file,

· Fare clic su "ripristina" (se si sta ripristinando il database precedentemente salvato da

un altro computer sarà necessario spuntare la casella "forza ripristino sul database

esistente");



Nota Bene: la procedura a seconda della dimensione del database potrebbe

impiegare un tempo variabile dai 5 a 45 minuti circa. Durante le operazioni di

"backup / ripristino" i client di AlexPro dovranno rimanere chiusi per evitare

problemi di "lettura / scrittura" sul database.

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e Rispristino

fornita con il Software AlexPro in caso di trasferimento del Database da un

Server ad un altro (da un PC ad un altro). L'utilizzo, in questo caso, delle utilità

di BackUp e Ripristino forniti da Sql Server 2000, 2005 o qualsiasi altra utilità

fornita da terzi NON garantisce il corretto trasferimento delle licenze d'uso

del Software. Quindi, in caso contrario sarà necessario riattivare tutte le

licenze acquistate.



22.2 Trasferimento o Copia Archivi

PROCEDURA DI TRASFERIMENTO E/O COPIA DEL DATABASE

Per trasferire il database ed i componenti server del programma da un computer ad un

altro:

· Effettuare il backup del database nella macchina server diorigine;

· Inserire il cd-rom di AlexPro all’interno del lettore cd-rom odvd sul computer dove si vuole trasferire il server diAlexPro;

· Installare Microsoft SQL Server e i componenti Server dalMenù di Installazione del cd-rom :

· Effettuare, attraverso l’utilità "backup/ripristino database"il ripristino degli Archivi;

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e

Rispristino fornito con il Software AlexPro in caso di trasferimento

del Database da un Server ad un altro (da un PC ad un altro). L'utilizzo,

in questo caso, delle utilità di BackUp e Ripristino forniti da Sql Server

2000, 2005 o qualsiasi altra utilità fornita da terzi NON garantisce il

corretto trasferimento delle licenze d'uso del Software. Quindi, in caso

contrario sarà necessario riattivare tutte le licenze

acquistate.

Per trasferire una licenza da un computer ad un altro:

· Accedere ad AlexPro da una postazione di lavoro in qualitàdi "Utente Amministratore"

· Selezionare dal Menù "Strumenti" la voce "AmministrazioneAlexPro"

· Effettuare l'accesso in qualità di Utente Amministratore

· Selezionare la voce "Gestione Licenze" dal menù verticalesituato nel lato destro della finestra

· Selezionare il nome del Computer la cui licenza saràeliminata

· Fare click sul pulsante "Elimina"



Come eliminare una licenza

· Chiudere il programma

· Installare AlexPro dal suo CD originale sul NUOVOComputer

· Procedere all'attivazione della licenza

N.B: Se nella configurazione di AlexPro non è stata impostata una cartella centrale

condivisa per gli aggiornamenti delle postazioni di lavoro:

Impostare la cartella centrale condivisa per l'aggiornamentodelle postazioni di lavoro

Effettuare l'aggiornamento Online dal computer centrale(Server)

22.3 Aggiornamenti OnLine

Aggiornamento Automatico Online di AlexPro

Per ottenere regolarmente gli aggiornamenti del Software AlexPro, l'utente Amministratore

deve aver Scaricato ed Installato le Utilità di Aggiornamenti dall'HelpDesk di AlexPro (

http://help.alexpro.it).

NOTA BENE: Scaricando le Utilità di Aggiornamenti NON SIGNIFICA aver scaricato

gli aggiornamenti, ma solo un piccolo Software per Effettuare Regolarmente gli

Aggiornamenti. Questa utilità dovrà prima essere Installata e poi Eseguita per

Ottenere gli Aggiornamenti.

1. Fai clic qui per la guida sull'Installazione dell'Utilità di Aggiornamenti (azione da effettuare

una sola volta)

http://help.alexpro.it)


2. Fai clic qui per la guida sull'Avviamento dell'Aggiornamento (azione da ripetere per ogni

aggiornamento annunciato)

Nota Bene: gli aggiornamenti sono disponibili solo agli utenti sottoscritti

all'abbonamento annuale di aggiornamenti del software. Per maggior dettaglio

scrivi a: [email protected]

22.3.1 Installazione Utilità di Aggiornamenti

Aggiornamento Automatico Online di AlexPro

Per ottenere regolarmente gli aggiornamenti del Software AlexPro, l'utente Amministratore

deve aver Scaricato ed Installato le Utilità di Aggiornamenti dall'HelpDesk di AlexPro (

http://help.alexpro.it).

NOTA BENE: Scaricando le Utilità di Aggiornamenti NON SIGNIFICA aver scaricato

gli aggiornamenti, ma solo un piccolo Software per Effettuare Regolarmente gli

Aggiornamenti. Questa utilità dovrà prima essere Installata e poi Eseguita per

Ottenere gli Aggiornamenti.

Come scaricare la procedura di aggiornamento:

· Accedere all'HelpDesk dall'indirizzo web http://help.alexpro.it

· Accedere alla tua area riservato con il nome utente e password.

mailto:[email protected]


http://help.alexpro.it



· Clic sulla icona "Live Update" che si trova in basso nella pagina dell'HelpDesk (Come dalla

seguente figura)

· Scaricare questa procedura una volta sola. Non è necessario scaricarla per ogni aggiornamento.


· Fai clic sul pulsante "Esegui" direttamente dalla finestra del "Download", se disponibile. Altrimenti,

clicca su "Salva" e a download completato, esegui l'applicativo.

· Alla domanda, raffigurata nella seguente immagine, clicca su "Extract"



· Attenzione, però, se la cartella proposta nella seguente figura (C:\temp\aggiornamento_alexpro\)

non è disponibile all'utente del computer in modalità lettura e scrittura, si deve assegnare unanuova cartella disponibile.

Se accedi al tuo computer con un nome utente (non amministratore) al quale non

sono stati assegnati i diritti di scrittura su tutte le cartelle, sarà necessario creare

una nuova cartella nell'area personale (Nella Cartella Documenti). Vedi la Guida in

Linea del Sistema Operativo Windows per maggior dettaglio sulle categorie di utenti

del computer

· Se sei l'amministratore del computer sul quale stai installando, passa direttamente alla fase diinstallazione saltando le seguenti istruzioni

· Fai clic sul pulsante "..." accanto alla casella "Campo", come nella figura precedente per creare unanuova cartella

· Seleziona la cartella "Documenti"· Clic sul pulsante "Crea Nuova Cartella"· Introduci il nome della cartella, ad esempio "AggiornamentiAlexPro" come dalla seguente figura


· Clicca sul pulsante OK

· Clicca sul pulsante "Extract" per iniziare l'estrazione del contenuto del pacchetto



· Alla fine dell'istrazione del contenuto sarà presentato sullo schermo la finestra di installazione dellaprocedura di aggiornamenti automatici di AlexPro

· Clic su avanti per avviare l'installazione, oppure su "Annulla" per abbandonare


· Clic sul pulsante "Installa"

· Clic sul pulsante "Fine" per terminare la fase di installazione



· Torna sulla finestra di istrazione del contenuto del pacchetto e clicca sul pulsante "Cancel" per chiudere

· Ora il programma di aggiornamenti è installato come gli altri programmi sul tuo computer· Ricorda che NON è necessario ripetere questi passaggi per ogni aggiornamento

22.3.2 Avviamento dell'Aggiornamento

L'utilità di aggiornamenti online è una procedura software che scarica i pacchetti di

aggiornamento via internet sul proprio computer e li installa.

Requisiti:

· un collegamento funzionante alla rete internet

· un collegamento funzionante alla rete locale e in particolare al server di AlexPro (solo per

ambienti con più posti di lavori), non è necessaria nel caso di mono utenza

· diritti di amministratore sul computer utilizzato (consultare la guida in linea di Microsoft

Windows per maggior dettaglio sull'argomento)

È consigliabile effettuare questa procedura sul Server Centrale dove sono stati installati i

"Componenti Server di AlexPro". Se, invece, il Server centrale non sia facilmente accessibile,

installare tali componenti dal CD originale di AlexPro sul computer che sarà utilizzato per

effettuare gli aggiornamenti. Assicurarsi, inoltre, di aver precedentemente installato le utilità

di aggiornamento di AlexPro.

L'aggiornamento consiste in due fasi obbligatori:1. L'Aggiornamento del Server (un aggiornamento della struttura del Database di AlexPro e di

qualsiasi novità relative ai dati nelle sue tabelle principali)2. L'Aggiornamento del o dei Client (ossia le postazioni di lavoro che utilizzano il Software

AlexPro)

Come aggiornare il Server

Se la struttura della rete locale è composta da più di due postazioni di lavoro è vivamente

consigliabile, prima di iniziare, verificare di aver impostato una cartella condivisa per

l'aggiornamento automatico di tutte le postazioni nella rete locale

L'impostazione della Cartella Condivisa facilita l'aggiornamento di tutta la rete

direttamente da una sola postazione.

Vedi anche: Impostazioni delle Cartelle


Per avviare la procedura di aggiornamento online

1. Aprire il programma "AggiornaAlexPro" (Start -> Programmi -> AlexPro Software -> Tool

AlexPro -> Aggiorna AlexPro) e fare clic sul pulsante ‘Procedi con l’aggiornamento’;

2. Fare clic sul pulsante "Procedi con l'aggiornamento"

3. Introdurre il proprio "nome utente" e "password" (gli stessi utilizzati per accedere

all'HelpDesk).

4. Se all'interno della rete dello studio è presente un firewall; selezionare la casella 'Usa FTP

Passivo' per la compatibiltà con alcuni sistemi firewall, oppure se si stà utilizzando Windows

2000 e si riscontra problemi di collegamento



5. Attendere lo scaricamento dei pacchetti di aggiornamento.

6. Al termine dello scaricamento, il programma si riavvierà, quindi, attendere la sua

riapertura (l'operazione di riavvio impiega circa 1,2 minuti);


7. Alla riapertura del programma sarà presentata la finestra di aggiornamento per il Server, i

Client e la Cartella Condivisa di Aggiornamenti

8. Introdurre il nome del server, oppure selezionarlo dall'elenco. Il nome del server è il nome

del computer centrale sul quale è stato installato Microsoft Sql Server e dove risiedono i dati

di AlexPro.

9. Solo se l'installazione di Microsoft SQL Server NON è stata eseguita dal CD di AlexPro, fare clic

sulla casella "Visualizza Avanzate" per introdurre i dati relativi alla modalità di accesso a tale server.



10. Assicurarsi che nessuno utilizzi AlexPro e che AlexPro e i suoi componenti (AlexPro4Word,

AlexPro4Outlook, AlexPro4Excel, e TeleCheck) non siano avviati su alcuna postazione di

lavoro.

11.Fare clic su "Aggiorna"

12.La procedura di aggiornamento chiederà la conferma per effettuare un backup automatico

degli archivi


13.Ad aggiornamento compiuto, sarà visualizzato il seguente messaggio "Aggiornamento

Database Completato"

14.Fare clic su "Avanti" per procedere all'aggiornamento del Client (se presente sullo stesso

computer);



15.La procedura di aggiornamento individuerà la cartella dove è stato installato il client di

Alexpro sul computer locale; verificare il percorso e fare clic su "Aggiorna";

16.Ad aggiornamento compiuto, sarà visualizzato il seguente messaggio "Aggiornamento Client

Completato"

17.Premendo "Avanti", si passerà alla fase di aggiornamento della cartella di "Aggiornamenti

Automatici" di AlexPro per gli utenti che utilizzano tale funzione (altrimenti fare clic su

avanti per andare al passo successivo).

18.Se il programma di aggiornamento rivelerà l'impostazione di tale cartella, proporrà in

automatico il corretto percorso, altrimenti si potrà indicare manualmente una cartella

dove copiare gli aggiornamenti per le altre postazioni di lavoro. Sarà visualizzato un

percorso chiamato "Errore" se all’interno di AlexPro non è stato impostato un percorso di

aggiornamento automatico


19.Cliccare su "Aggiorna" per effettuare l'aggiornamento di tale cartella;

20.Clic su il pulsante 'Avanti' per concludere.

21.Fare clic su 'Fine' per uscire dalla procedura di aggiornamento



NOTA BENE: Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il

seguente messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro

valida"; ignorare il messaggio.

L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà

solo i componenti installati;

Il programma effettua, a richiesta, una copia di backup dei dati di AlexPro che si

troverà nella cartella "c:\").

Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il seguente

messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro valida";

L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà

solo i componenti installati (saltando quelli non presenti);

Effettuare l'aggiornamento solo se la versione di Live Update è 3.0.0 o superiori

(tasto '?' in basso a destra della finestra) se in caso non avete il tasto '?' oppure

accanto alla scritta "Alexpro Live Update" non avete il numero della versione (3.x.x)

dovete scaricare la versione aggiornata prima di procedere dal seguente link :


Cosa fare in caso di errori o problemi :

· Verificare se le proprietà della cartella di alexpro(c:\programmi\el saidi software\alexpro) non sianoimpostate su 'sola lettura', in caso di errori e/o avvisiverificare la presenza della cartella ‘LOG’ in caso contrariocrearla manualmente all’interno della cartella di AlexPro;

· Non siano presenti nel sistema Virus e/o spyware;

· Che il sistema operativo funzioni correttamente (tool diverifica dei registri di sistema) e che siano stati effettuatiregolarmente gli aggiornamenti (vedi www.windowsupdate.com);

· Se le verifiche sopra descritte non sono servite a risolvere ilproblema inviare una mail a '[email protected]'scrivendo i dati identificativi dello studio e la versione dialexpro utlizzata, allegando alla mail il contenuto dellacartella 'LOG' all'interno della cartella di AlexPro(c:\programmi\el saidi software\alexpro) ed il file ssutil.inipresente nella cartella del programma.

Vedi anche:

Installazione Utilità di Aggiornamenti

http://help.alexpro.it

http://www.windowsupdate.com

mailto:'[email protected]'



BackUp e Ripristino Archivi




Capitolo

XXIIINote di rilascio delle versioni

Note di rilascio delle versioni


23 Note di rilascio delle versioni


Versione 2008.1.1

Versione 2008.1.0

Versione 2008.0.99

Versione 2008.0.98

Versione 2008.0.97

Versione 2008.0.96

Versione 2008.0.9

Versione 2008.0.5/6/7 2008

Versione 2008.0.3/4 2008

Versione 2008.0.1 Febbraio 2008

Versione 2008 Gennaio 2008

Versione 3.7.1 Dicembre 2007

Versione 3.6.7 Maggio 2007

Versione 3.6.4 - Marzo 2007

Versione 3.6.3 - Febbraio 2007

Versione 3.6.2 Gennaio 2007

23.1 Versione 2008.1.1

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:

http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:

· Il completamento automatico del campo di ricerca nelle liste (Pratiche, Contatti, Voci,

Procedure ecc.), ora, potrà essere attivato o disattivato secondo le esigenze dell' utente

direttamente attraverso la voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro.

· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" è stata aggiunta all' interfaccia di AlexPro per poter

impostare i seguenti parametri:

· La conservazione dei parametri di selezioni nei moduli "Stampa Agenda" e "Stampa

Rapporti" per ogni sessione di lavoro (dall' apertura di AlexPro fino alla sua chiusura)

· La variazione del nome dell' operatore in fase di registrazione delle "Prestazioni" durante

una sessione di inserimento di prestazioni e spese. Attraverso tale parametro è possibile

mantenere invariato il nome del responsabile selezionato nella lista "Eseguita da" per

tutta la sessione di lavoro nel modulo anche se le prestazioni sono relativi a pratiche le

cui responsabile è diverso di quello selezionato.

· La cancellazione dei file log temporanei presenti nella cartella dell' utente. Tali file

vengono creati dai componenti aggiuntivi di AlexPro per Microsoft Office per

documentare eventuali errori o incompatibilità.

· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" contiene, inoltre, un pulsante per aprire la cartella

locale dell' utente dove sono memorizzati: il file di impostazione delle configurazioni "alexql.

ini", il file delle impostazioni personali "Options.mdb", i file temporanei e i file log.




· Nella nuova voce di Menù "Opzioni Client" è stato introdotto il pulsante "Reimposta l' altezza

delle righe di tutte le griglie" per ripristinare l' altezza delle righe al suo valore iniziale in

caso ne superasse un' altezza eccessiva. L'altezza eccessiva della riga nlle griglie (liste) fa sì

che ogni riga della lista occupa l' intera altezza dello schermo.

· La procedura del rinvio dell' udienza consente la selezione di una "Procedura" diversa per la

prossima udienza Nuova procedura di Rinvio Udienza



· Il sistema di calcolo dei termini, da questa versione in poi, funziona secondo l' impostazione

personalizzata della "Procedura" utilizzata. Sarà necessario, quindi, revisionare sia le

procedure che dovranno rispettare il periodo di sospensione feriale e eliminare - dalla fase

di impostazione delle festività - il periodo 1 agosto - 15 settembre

Nuovo parametro in Anagrafe Procedure

· Visualizzazione delle scadenze compiute (completate / effettuate) con carattere sbarrato,

non solo nelle stampe e l' anteprima di stampa dell' agenda, ma anche nelle liste (griglie) di

visualizzazione e consultazione. Si può notare questo quando la visualizzazione dell' agenda

viene richiesta per "Tutte le scadenze" o "Solo Effettuate".

· Il menù rapido (con il pulsante destro del mouse) sulle liste delle "Fatture", "Proforma" e

"Note di Credito" contiene, ora, una nuova voce per la visualizzazione immediata della copia

PDF del documento selezionato:


· La gestione delle "Procedure Macro" (Procedure Composte) dell' Agenda portano, da questa

versione, una importante novità:

Anagrafe Procedura Composta (Macro Procedura)

Modifiche:

· L' impostazione del trasferimento delle scadenze in Microsoft Outlook è presente, anche,

nella voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro e non solo nell'

amministrazione di AlexPro sotto la voce "Opzioni Comuni".

· L' applicazione della "Voce di Tariffa" 4029 per le Pratiche di valore uguale o minore di €

600,00 è stata corretta. Per un vizio di programmazione, l' applicazione della voce 4029, o

simile che abbia un valore dei diritti minore di € 5,00, riproduceva il risultato della

moltiplicazione del valore della voce per il valore della pratica.

· La stampa dell' Agenda, come impostazione predefinita, funziona per le scadenze relative a

Tutti gli Studi (Filiali / Sezioni)



23.2 Versione 2008.1.0



Novità:

· La procedura composta consente l' inclusione di procedure di tipo Udienza

· La stampa della scheda anagrafica della pratica ora include il dettaglio correlato al tipo

pratica. (menù stampa scheda corrente)

Modifiche:

· Compatibilità della fattura di acconto con il parametro di "Indica codice pratica in parcella".

Il dettaglio relativo alla pratica non sarà indicato qualora tale parametro è disattivato.

23.3 Versione 2008.0.99



Novità:

· Implementazione della preparazione della nota di iscrizione a ruolo con i codici a barra

· Nuovi metodi di selezione per la preparazione dei rapporti analitici delle prestazioni (vedi:

Stampa Rapporti)

Modifiche:

· Messa a punto dell' errore dopo l' eliminazione di nome di un contatto all' interno della

scheda anagrafica della Pratica in Sezione "Parti"

· Messa a punto della visualizzazione del totale in fase di modifica e consultazione delle

registrazioni di prestazioni

· Correzione dell' errore in fase di creazione "Nuova Pratica da Modello"

· Ripristinata la funzione per la stampa del codice a barra della pratica all' introduzione di

nuove pratiche. Questa versione permette la stampa del codice a barra della pratica in

formato EAN128, PDF417 e Data Matrix

· Risolto Il problema dell' impostazione di sincronia dell' agenda di AlexPro con il calendario di

Outlook (Attività / Appuntamenti)





http://en.wikipedia.org/wiki/Code_128

http://en.wikipedia.org/wiki/PDF417

http://en.wikipedia.org/wiki/Data_Matrix


23.4 Versione 2008.0.98



Novità:

Sono stati aggiunti due nuovi parametri e due nuovi campi personalizzati per l' impostazione

e la personalizzazione della fattura e la proforma di fattura

I due nuovi parametri:

1. Il primo parametro è denominato "Indicazione Valore Prestazione in Fattura" ed è attivo per

difetto. La disattivazione del parametro fa sì che la fattura viene stampata senza i singoli

valori relativi a ciascuna prestazione per ogni riga. Questa operazione non influenza,

comunque, i totali parziali e finali della fattura stessa.2. Il primo parametro è denominato "Indicazione Valore Prestazione in Proforma" ed è attivo

per difetto. La disattivazione del parametro fa sì che la Proforma viene stampata senza i

singoli valori relativi a ciascuna prestazione per ogni riga. Questa operazione non influenza,

comunque, i totali parziali e finali della proforma stessa. Si possono, quindi, attivare il

parametro per la proforma e disattivarlo per la fattura o viceversa; come si può anche

attivare o disattivare tutti e due parametri contemporaneamente.

I due nuovi campi personalizzabili:

1. Il primo campo è per la personalizzazione del "Fondo Spese Esente" sia in lingua italiana sia

in altre lingue attive in AlexPro. Tale campo verrà visto solo nella stampa delle fatture /

proforma di acconto. Nelle versioni precedenti le etichette "Imponibile" e "Non imponibile"

erano fissi e apparivano così anche nelle fatture di acconto in lingue diverse dall' italiano. 2. Il secondo campo è per la personalizzazione della parole "Pagina" in altre lingue attive in

AlexPro. Prima di questa versione, la parola era scritta "Pag." per tutte le lingue.

Modifiche:

· Sono state apportate alcune modifiche sul meccanismo della creazione automatica dei

documenti OpenOffice da modello per risolvere un problema nato dalla personalizzazione

dei campi dell'autocomposizione.





23.5 Versione 2008.0.97



Novità:

· Il Nuovo campo "Importo Liquidato" è stato aggiunto nella scheda anagrafica della Pratica.

Tale campo rappresenta l'importo finale ottenuto dalla controparte o pagato alla

controparte. Per le pratiche chiuse, sarà quindi possibile oettenre un rapporto di stampa che

calcola la differenza tra importi richiesti (valore della pratica) e importi liquidati alla fine

del procedimento per tutte le pratiche chiuse con determinato esito. Consultare anche "

Stampa Pratiche"

· Aggiunto nuovo campo nella scheda anagrafica del contatto: "Codice Attività ATECO"

· Nuovo modo veloce per l'inserimento delle scadenze semplici NON collegate a pratiche

specifiche L'inserimento avviene tramite la combinazione dei tasti CTRL+M oppure dal

pulsante menù "Scadenze" come nella seguente figura:

· La nuova applicazione per la variazione della "Tariffa Personalizzata" permette la variazione

a percentuale della tariffa (listino) attuale mediante parametri di selezione e restrizione.

· Alle "Opzioni Comuni" nell'amministrazione di AlexPro è stata aggiunta una nuova sezione

chiamata "Memo Veloce" per l' impostazione dei parametri relativi alla "Memo Veloce"

Sezione Memo Veloce




Modifiche:

· Sono state aggiunte altre informazioni nella lista dei contatti; ad esempio: la Nazione, il

nome + il cognome, il cognome + il nome, la lingua ...

· La stampa ricavi in formato "Comparativo Annuale" indica un terzo anno oltre ai due

selezionati per il confronto; ad esempio se vengono selezionati gli anni 2009 e 2008 per la

comparazione, nel rapporto troveremo anche indicazioni ai ricavi del 2007.

· Messa a punto la visualizzazione dell ' elenco delle fatture ordinato per numero decrescente

anziché crescente.

· L ' elenco delle Pratiche aperte viene visualizzato in ordine decrescente della data di

apertura.

· Una correzione è stata apportata all ' applicazione della tariffa a tempo personalizzata per il

singolo responsabile in relazione ad uno specifico cliente.

· La procedura di aggiornamento online impiega ora meno tempo di prima.

· Si può selezionare la stampa dei codici della tariffa forense nella nota spese o nella fattura a

quattro colonne.

23.6 Versione 2008.0.96

Novità:

· Possibilità di selezionare la voce di tariffa da utilizzare durante il calcolo dell'acconto

· Possibilità di effettuare la scadenza con il pulsante destro del mouse senza dover aprire la

sua scheda.

· Nuovi rapporti di analisi del costo delle attività:

· Rapporto di stampa del "Solo costo in dettaglio"

· Rapporto di stampa del "Solo costo (Riepilogo)"

Modifiche:

· Aumentato lo spazio del campo "CAP" nella scheda anagrafica del contatto per i contatti

Esteri

· Personalizzazione modulo solleciti differenziata per studio (solo per versione Enterprise con

gestione MultiStudio)

23.7 Versione 2008.0.9

Novità:

· la tabella mezzi di comunicazione ora contiene un campo aggiuntivo per la corrispondenza

con le tipologie di tali mezzi nella rubrica di Outlook. per maggior dettaglio vedi "Mezzi di

Comunicazione".

· Si può archiviare anche i messaggi Outlook relativi alle conferme di lettura e alle notifica di

consegna del messaggio, sia con il trascinamento del messaggio da Outlook sulla Pratica sia

tramite AlexPro4Outlook

· La Scheda Anagrafica Pratica e Contatti è adattabile alla grandezza dello schermo con

possibilità di visualizzazione maggiore dei dati collegati



· è stata aggiunta nuova voce del menù "Visualizza" denominata "Attiva / Disattiva barra

laterale" per attivare o nascondere la barra laterale del menù. Questa funzione sarà utile per

chi utilizza monitor di dimensione relativamente piccola (come ad esempio 800 x 600) e

desidera guadagnare più spazio di visualizzazione.

· Nuovo layout che permette l'adattamento delle dimensioni della scheda anagrafica alla

risoluzione del monitor in particolare la scheda della Pratica e del Contatto. Con questa

novità, la visualizzazione delle sezioni interne (Agenda, Documenti, Registrazioni ecc.) sono

a tutto schermo.

· Il campo "Oggetto" nella scheda anagrafica della pratica è multi-linee, quindi può contenere

la stessa quantità di dati su più righe.

· Il campo "Descrizione" nella scheda anagrafica della Pratica è stato spostato in fondo alla

scheda per permetterlo di occupare tutta la parte rimanente dello schermo.

· Il campo"Memo/Note" della scheda anagrafica del contatto ora è visibile sia nella prima

sezione sia nella sezione "Altri dati" ed occupa tutta la parte rimanente dello schermo.

· é migliorata la stampa dell'elenco delle Pratiche con più opzioni e filtri di selezione

· é stata aggiunta l'opzione di creare la cartella dedicata alla Pratica utilizzando solo il

codice.

· è stata aggiunta una zona dedicata al trascinamento dei documenti nella sezione

"Documenti" della scheda anagrafica della Pratica.

zona dedicata al trascinamento dei documenti

· è stata aggiunta l'opzione di raggruppamento nella stampa della Fattura (o Proforma)

Le opzioni disponibili sono:1. Prestazione: La stampa della fattura avviene in ordine crescente di data e poi in

ordine di inserimento della prestazione;2. Voce di tariffa: La stampa della fattura avviene in ordine crescente di data e poi

raggruppata per voce di tariffa;3. Tipo Voce di Tariffa: La stampa della fattura avviene in ordine della tipologia della

voce di tariffa (Onorari, diritti, spese) e poi in ordine crescente di data di

inserimento.

Per impostare il parametro di stampa in modo permanente utilizzare la fase di Impostazione

Fattura e Studio


Modifiche:

· Sistemazione visualizzazione elenco "Impegni scaduti e non effettuati" in modalità "

visualizzazione del gruppo di lavoro".

· Proposta automatica del modello di fattura al cambio della sezione / filiale / Studio in fase

di fatturazione.

· Sistemato scambio errato tra Data_1 e Data_2 nella scheda anagrafica della Pratica.

· Corretta la stampa del numero delle prestazioni nel modello fattura (Imponibile / Non

Imponibile) per contenere anche "Onorari"

· Le liste degli utenti disponibile per ogni Pratica sono solo quelli appartenenti allo "Studio /

Filiale / Sezione" attribuito.

· Il comando "Salva e chiudi" per i documenti interni ora chiude il documento. Nelle versioni

precedenti funzionava come il comando "Salva" senza la chiusura del documento aperto.

· è stato corretto un malfunzionamento del trascinamento di intera cartella sulla sezione

documenti della scheda anagrafica della pratica.

· è stata corretta la registrazione della promemoria di Outlook per le scadenze inserite senza

una data di preavviso. In tal caso, AlexPro considera l'impostazione nelle opzioni comuni

"Ometti Promemoria":

· Se l'opzione è selezionata la promemoria di Outlook non verrà attivata

· Se l'opzione NON è selezionata, la promemoria di Outlook verrà attivita

Il trasferimento nella categoria Appuntamento di Outlook è diverso dal trasferimento della

categoria Attività.

La categoria Appuntamento permette di impostare Data e ora di inizio, data e ora di fine e

numero di minuti per la promemoria come si vede dalla seguente figura:



La categoria "Attività", invece, permette di impostare una Data di Scadenza, Una Data di

Inizio e una Data e Ora per la promemoria, come si vede dalla seguente figura:

Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una

scadenza ad Outlook nella categoria "Appuntamento", applica la seguente logica:

Appuntamento Outlook Scadenza AlexPro

Data e Ora Inizio Appuntamento = Data e Ora Scadenza

Data e Ora Fine Appuntamento = Data e Ora Scadenza + Durata Standard

(impostata in Opzioni Comuni)

Promemoria =


data di scadenza)

oppure


La promemoria predefinita di Outlook

Attività Outlook Scadenza AlexPro

Scadenza = Data Scadenza

Data Inizio = Nessuna impostazione

Promemoria =


data di scadenza)

oppure

Un numero di minuti equivalente alla

durata predefinita impostata nelle

Opzioni Comuni.

Vedi anche:

Mezzi di comunicazione

AlexPro4Outlook

Archiviazione documenti nella Pratica

Personalizzazione Fatture

Gestione Studi multipli

Gestione Operatori

23.8 Versione 2008.0.5/6/7/8 2008

Novità

· Aggiunta nuova colonna "Pratiche" nella lista di visualizzazione contatti. Tale colonna

rappresenta il numero totale delle pratiche (Aperte e Chiuse) collegate al contatto. Con

questa novità, si può individuare i nomi dei contatti, ad esempio, che hanno più di una

pratica oppure i contatti che non sono collegati a nessuna pratica.

· Trasferimento delle fatture (e proforma) emesse in una cartella in formato PDF a richiesta.

Vedi menù

· Strumenti,

· Esporta Fatture nella Cartella ...

· Nuova gestione degli utenti. Vedi:

· Menù Strumenti


· Gestione Utenti

· Aggiunto "Stato della Pratica" nella stampa dell'Agenda (Stili: "Tutte le Attività"

"Adempimenti"

· Aggiunta della funzionalità "Salva Allegati" in AlexPro4Outlook. Con questa aggiunta è

possibile salvare separatamente gli allegati di un messaggio di posta elettronica nella pratica

di AlexPro. Prima di questa aggiunta si poteva salvare il messaggio con tutti i suoi allegati,

l'aggiunta da la possibilità di archiviare anche gli allegati come file separati.

· Semplificazione dell'accesso ai modelli da una unica interfaccia. Si consiglia di registrare i

modelli word esterni nell' anagrafica dei modelli

· Sia i modelli interni di AlexPro in formato "RTF" che i modelli esterni di Word in formato

"DOT" potranno essere utilizzati direttamente dalla voce di menù "Nuovo Documento da

modello"



Modifiche

· Sistemazione problemi di memorizzazione manuale dello stato della Pratica

· Sistemazione problemi di memorizzazione della data_1 e data_2 nella scheda anagrafica

della Pratica

· Aggiunto pulsante per salvare l'impostazione della visualizzazione della sezione "Agenda"

nella scheda anagrafica della Pratica.

· Ritorno a capo del testo all'interno delle cella nelle sezioni della scheda anagrafica della

Pratica

· Sistemazione problema proposta tariffa personalizzata per le voci che non hanno alcuna

personalizzazione.

· La descrizione estesa della voce in fase di registrazione da modello viene or suggerita

all'avvicinamento del mouse sulla descrizione desiderata.

· Sistemazione problemi relativi al saldo dovuto con pagamenti parziali in stampa solleciti

23.9 Versione 2008.0.3/4 2008

Novità

· Inserito indicatore di ordinamento sulla colonna ordinata nelle liste di presentazione

anagrafiche (vedi figura seguente)

· Aggiunti nuovi procedimenti per la nota di iscrizione a ruolo

· Aggiunte alla scheda anagrafica della Pratica:

· Il campo "Codice Pratica" può accomodare fino a 128 caratteri (anziché 10)

· Il campo "Posizione" può accomodare fino a 128 caratteri anziché 16

· Sono stati aggiunti due campi di tipo "Data" con descrizione personalizzabile dall'utente

· Le sezioni: "Udienze" e "Adempimenti"sono ora raggruppate in una sola sezione

denominata "Agenda"


· La sezione "Riferimenti" raggruppa tutti i riferimenti della Pratica, incluso il campo

"Memo"

· La personalizzazione della tariffa può anche essere attribuita al "Tipo" della voce di

tariffa. Fino alla versione 2008.0.2, la personalizzazione della tariffa poteva essere

attribuita ad una voce specifica di tariffa oppure ad una categoria di voci. Con questa

modifica, si può personalizzare la tariffa anche secondo il suo tipo: "Onorari, Diritti,

Tempo e Spese Imponibili"

·

· Introdotta la personalizzazione per la denominazione della "Cartella dei Documenti della

Pratica" che viene generata automaticamente da AlexPro al momento della creazione di

nuove Pratiche. Per maggior dettaglio vedi: Impostazioni delle Cartelle. Con le versioni

precedenti, AlexPro creava una cartella con un nome composta dall'oggetto della Pratica

+ il suo numero. Ora è possibile indicare altri due metodi diversi per la denominazione di

tale cartella:1. Utilizzando solo la denominazione del Cliente (attribuito alla Pratica)2. Utilizzando una parte del nome del Cliente (massimo 50 caratteri) + l'oggetto

della Pratica (massimo 50 caratteri)

· Stampa una scadenza per pagina anche in Agenda Dettagliata

Modifiche

· Sistemazione stampa delle Pratiche chiuse con riferimento all'intervallo di apertura (Vedi "

Stampa Pratiche")

· Stampa Contatti, identificati per l'antiricicclaggio, con salto pagina per ogni contatto.

· Aggiunta la possibilità di includere le spese imponibili nell'atto di precetto

· Sistemazione scorrimento delle scadenze utilizzando le frecce nella maschera di introduzione

dati, ora salta le scadenze cancellate senza messaggio di avviso.

23.10 Versione 2008.0.1 Febbraio 2008

Novità

· Nuova Interfaccia per la stampa dell'agenda che prende, ora, in considerazione "Selezioni

multiple" degli "Studi", degli "Stati" e degli "Operatori".

· Nuova opzione "Ometti Promemoria" per Outlook e Palmare in (Opzioni Comuni).

L'impostazione di tale opzione permette di disattivare la promemoria di Outlook sulle

scadenze trasferite da AlexPro.

Nuova Opzione per Outlook



· L' allineamento di AlexPro con Outlook, che nelle versioni precedenti, si faceva da due fasi

diversi, in questa versione si effettua tutto dal menù "Strumenti", "Sincronia Agenda con

Outlook"

· Nuova opzione in TeleCheck: "Registra ora inizio della telefonata". Attivando tale opzione

permette di includere nella descrizione della registrazione l'ora di inizio della conversazione

telefonica.

Nuova Opzione in TeleCheck

· Possibilità di indicare più di un numero d'interno per la stessa postazione di lavoro. Nella

precedente versione, il limite massimo degli interni da monitorare era 2; in questa versione

è possibile indicare più numeri separati da virgola, iniziando sempre con il numero

principale.

Ad esempio: una postazione di lavoro che utilizza l'interno telefonico 13 per la risposta alle

chiamate, l'interno 11 per l'invio e la ricezione dei fax e l'interno 16 per rispondere e

chiamare utilizzando un telefono senza fili; dovrà indicare 13,11,16 nel campo Num. Interni

utilizzati.

Utilizzare più di un interno telefonico

· Il Tasto Funzione F3 è ora assegnato all'apertura dell'elenco delle Pratiche Aperte. Da

qualsiasi maschera nel programma, premendo il tasto funzione "F3" dalla tastiera si può

accedere subito all'elenco delle Pratiche Aperte.


· Il Tasto Funzione F5 è ora assegnato all'apertura dell'elenco dei Contatti. Da qualsiasi

maschera nel programma, premendo il tasto funzione "F5" dalla tastiera si può accedere

subito all'elenco dei Contatti.

· Aggiunta colonna "Cliente" nella visualizzazione degli "impegni scaduti e non effettuati".

· Aggiunto campo "Password" alla scheda anagrafica dei Contatti per l'autenticazione del

Contatto da internet in caso di pubblicazione delle Pratiche e dei Documenti su Sito Web

dello Studio

Campo Password

· Aggiunta l'opzione di pubblicare un riepilogo delle Pratiche con i relativi Documenti

collegati / incorporati su Web

Opzione Pubblica su Web in StampaPratiche

Modifiche

· Sistemazione messaggio di avviso durante l'inserimento di nuova voce di tariffa

· Sistemazione calcolo cronologico del numero proposto per la nuova pratica in caso di

coesistenza di numeri preceduti da zero

· Sistemazione anomalie nell'assegnazione del numero progressivo della fattura dopo la ricerca

di un nome Cliente che contiene l'apostrofo.

· Nella stampa dei rapporti sono stati apportati alcune rettifiche:

· Ampliamento del campo "Ultimo numero parcella".

· Corretto il salto pagina alla fine del gruppo.

23.11 Versione 2008 Gennaio 2008

Novità

· Possibilità di impostare la numerazione delle Pratiche con un numero progressivo annuale

che inizia da (1) ogni anno

· Miglioramento della veste grafica generale del programma



· Aggiunta nuova voce di menù "Copia .." nel menù di contesto sulle griglie nelle sotto sezioni

delle schede anagrafiche. Il menù di contesto può essere attivato cliccando con il pulsante

destro del mouse sulla griglia. Tramite tale funzione si può copiare il contenuto di qualsiasi

cella nella riga selezionata.

· Collegamento tra AlexPro e il Software DoxAr di Gestione Protocollo documenti

· Aggiunta nuova barra di strumenti all'interno della Pratica che svolge attività prima

raggiungibili con il clic del pulsante destro del mouse:

· Ampliamento dei campi variabili che potranno essere inseriti nei modelli dei documenti per

l'autocompilazione

· Nuova interfaccia per la personalizzazione completa dei campi variabili che potranno essere

inseriti nei modelli dei documenti per l'autocompilazione (Vedi: Amministrazione AlexPro,

Opzioni Autocomposizioni)

· Ampliamento dell'aggiunta "AlexPro4Word"


· Aggiunta del pulsante "Apri documento da AlexPro", per poter aprire direttamente da

Word documenti relativi alle Pratiche di AlexPro.

· Aggiunta del pulsante "Leggi codice a barra", per poter inserire direttamente codici

e/o dati utilizzando un lettore ottico di codice a barra.

· Ampliamento dell'aggiunta "AlexPro4Outlook"

· Inserimento di una scadenza durante l'archiviazione del documento da Outlook in

AlexPro,

· Suggerimento automatico della categoria del documento

· Miglioramento dell'interfaccia di inserimento dati del documento da salvare

Modifiche

· è risolto il problema dell'inserimento del rinvio in Outlook

· è risolto il problema dell'inserimento delle scadenze composte in Outlook

· Registrazione per più Pratiche prende in considerazione la Tariffa Personalizzata

· Sistemazione della visualizzazione dei Preavvisi per "Gruppo".

· Sistemazione ordinamento delle righe nella scheda anagrafica della voce di tariffa composta

in caso di elenco vuoto.

· Sistemazione del ricalcolo della Proforma Fattura dalla scheda anagrafica della stessa.

23.12 Versione 3.7.1 Dicembre 2007

Novità

· Nuova interfaccia dell'utilità di Backup e Ripristino del database

· Aggiunta la voce "Che Cos'è Questo Campo?" nel menù della Guida. Posizionando sul campo e

premendo i tasti Maiuscolo+F1 si può, così, visualizzare la guida relativa a tale campo.

· Nuova edizione del manuale della Guida Inlinea

· La possibilità di collegare cartelle e documenti locali per chi lavora in monoutenza

· Si può con questa versione indicare una cartella generale locale dei Documenti (cartella sul

disco locale) per chi lavora in monoutenza

· Ampliamento della stampa delle Pratiche. Ora, oltre all'utilizzo di "Contiene", "Corrisponde a"

e "Inizia Con", si può selezionare le pratiche da visualizzare o stampare utilizzando "Non

Contiene", "Non assegnato" e "Non Vuoto". In questo modo si possono individuare le Pratiche

privi di assegnazione di uno dei campi facoltativi.

· Introduzione degli incassi parziali delle Fatture

· Aggiunto elenco "Anni Precedenti" nella visualizzazione dell'elenco delle Fatture per poter

visualizzare velocemente le fatture relative agli anni precedenti. In fondo all'elenco, si può

anche selezionare la voce "Tutto" per visualizzare l'intera lista.

Modifiche

· Migliorata l'interfaccia di impostazione fattura e dati Studi

· Impostazione cartella temporanea su "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni

locali\Dati applicazioni\AlexPro\temp" anziché "c:\programmi\el saidi software\alexpro\doc.

temp"

· Impostazione della cartella per il file "AlexQL.INI" a "C:\Documents and Settings\nomeutente

\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro" anziché "c:\programmi\el saidi software

\alexpro"

· Aggiunto totale orizzontale delle quattro colonne nella stampa delle fatture / proforma (solo

modello 4 colonne)



· Modifica Layout della Nota Spese

· Clacolo percentuale rimborso forfetario su onorari (e diritti) nella Nota Spese Giudiziale

· Esportazione Partita IVA e Codice Fiscale ai contatti di Outlook



23.13 Versione 3.6.7 Maggio 2007

Novità:

· Aggiunta la possibilità di gestire fino a 20 numeri telefonici, fax, cellulari ed email nella

scheda anagrafica del contatto.

· 46 Definizioni di Parti collegati alla pratica, anziché 20

· Ricerca Agenda per Corrispondente (Versione Ufficio Legale per l'Azienda)

· Stampa Agenda con inclusione e/o esclusione Classi e Categorie

· Adeguamento interfaccia Telecheck (addebiti telefonici su pratiche) alle aggiunte sui

contatti.

· Aggiunta stampa numeri telefonici aggiuntivi su stampa contatti

· Cambiamento della modalità di visualizzazione ed interrogazione dei documenti nella scheda

anagrafica della pratica e nella lista generale. Il cambiamento ha reso la visualizzazione più

rapida. Sono state, inoltre, applicate le stesse criteri di ricerca utilizzate in tutte le liste

anagrafiche di AlexPro.

· Cattura automatica dei messaggi, al momento del loro invio. L'Aggiunta "AlexPro4Outlook"

chiederà, al momento dell'invio di un messaggio di posta elettronica se si vuole archiviare il

messaggio tra i documenti di una pratica.

Modifiche

· Stampa Colonna Anticipi nel Registro delle Fatture Emesse

· Messa a punto di incongruenza nella stampa della fattura di solo spese senza inclusione delle

voci di onorario e diritti.

· Messa a punto maschera nota di iscrizione a ruolo in materia di Separazione

· Messa a punto titolo nota di iscrizione a ruolo dove risultava convenuto al posto dell'attore

· Messa a punto, in anagrafica pratica, invio file collegato per email

· Ampliamento della selezione della cartella di aggiornamenti automatici da "Opzioni Comuni".

Si può selezionare un percorso di rete oppure un cartella di rete condivisa.

· Corretta l'abilitazione della lista "Stato" in Stampa Agenda.

· Messa a punto visualizzazione numero di ruolo per i Palmari.

· Corretta selezione data di nascita in stampa contatti




23.14 Versione 3.6.4 - Marzo 2007

Novità:

· Stampa Agenda, per grande utenza: possibilità divisualizzare solo operatori presenti, escludendo daglielenchi i nomi degli operatori non operativi. L'elenco deititolari non contiene tutti i nomi ma solo quelli assegnatieffettivamente come titolari di una o più pratiche. La stessacosa applica per i responsabili delle pratiche.

· La possibilità di cancellare la sola registrazione della Voceprincipale di una Registrazione Macro , senza cancellare idettagli della registrazione.

· Si può selezionare di stampare o di non stampare ildettaglio delle spese nella fattura o nella proforma difattura.

Fix

· Messa a punto l'apparezione della parola "Nulla" nellescadenze trasportate ad Outlook

· l'importazione della sezione da IlSole24Ore - GSL

· Aggiunto controllo sull'utilizzo di tipi di Font incompatibilinelle registrazioni delle prestazioni.

· Cancellazione tabelle Word nell'intestazione della fattura diAlexPro.

· Cancellazione codice procedura collegato alla voce ditariffa

· Togliere, anziché Modifica, la data di nascita nella schedaanagrafica

· Modificato formato data provenienza in "Stampa SchedaPratica Corrente" da mm/gg/aaaa a gg/mm/aaaa

· Sistemazione stampa pagina vuota in caso ditrasformazione della Proforma in Definitiva (IN LINGUAESTERA).

23.15 Versione 3.6.3 - Febbraio 2007

Novità:

· Possibilità di assegnare un responsabile / operatore didefault per una determinata procedura (AnagrafeProcedure)


· Nuova impostazione per la cancellazione delle scadenze daOutlook dopo averle effettuate.

· Introdotto nuovo elenco "Pratiche Ferme Mai Fatturate"

· Impegni scaduti e non effettuati vengono proposti secondoil tipo della lista visualizzata

Fix:

· Visualizzazione scadenze in Finestra "Preavvisi"

· Proposta della tariffa secondo il livello di difficoltà nelleregistrazioni composte (macro)

· Arrotondamento del tempo proveniente da cronometro

23.16 Versione 3.6.2 Gennaio 2007

Novità:

· Introduzione della compilazione automatica dei testi diricerca nelle liste di ricerca (nomi, pratiche, voci, procedureecc), e memorizzazione locale delle ricerche valide giàeffettuate.

· Caratteristiche avanzate per il calendario pubblico peroperatore nella scheda dell'operatore.

· Meglioramento della gestione dei documenti sia all'internodella scheda della pratica sia nell'elenco generale deidocumenti.

· Impostazione di un percorso comune per il salvataggio deidocumenti.

· Creazione di una cartella sul disco condiviso per ogni nuovapratica in automatico.

· Possibilità di considerare una pratica come modello ecreare nuove pratiche da modello.

· Introduzioni di tasti veloci per l'inserimento di nuovascadenza (INS) dalla videata dell'agenda.

· Introduzioni di tasti veloci per la cancellazione di unascadenza (CANC) dalla videata dell'agenda.

· Introduzioni di tasti veloci (INS & CANC) dalla lista dellepratiche.

· Applicazione del glossario nei documenti, oltre al suofunzionamento nelle registrazioni e nell'agenda.

· Visualizzazione del dettaglio delle colonne nelle liste conl'avvicinamento del mouse

· Introduzione della scheda anagrafica completa della Parte



direttamente durante l'inserimento di nuova pratica

· Visualizzazione del tempo lavorato dell'operatore anche pergiorni passati al cambio della data di registrazione.

· Ampliamento dell'utilità "Copia Registrazioni da Pratica aPratica", disponibile nell'amministrazione di AlexPro. Ora sipuò applicare più parametri di selezione per le registrazionida copiare.

· Aggiunti nuovi voci nell'amministrazione di AlexPro:"Cancellazione Contatti Duplicati" e "Azzeramento FileTemporaneo di Stampa fatture"

· Possibilità di accedere direttamente da AlexPro all'HelpDesk dal menu della Guida (?)

· Possibilità di chattare con un tecnico Online direttamenteda AlexPro cliccando su "AlexPro su Web dal menu Guida(?)

· Introduzione della stampa "Totali Parcelle" anche conraggruppamento per Pratica.

· Introduzione della Stampa "Rapporti" anche conraggruppamento per Imponibile e Non imponibile.

· Introduzione della Stampa "Agenda / Tutte Le Attività" conun raggruppamento per "Luogo di svolgimento dell'attività"

Modifiche

· Sistemazione di alcuni vizi presentati nelle versioniprecedenti.

· Possibilità di salvare la registrazione della prestazioneanche se posizionato sulla griglia (ciò che non era possibilenelle versioni precedenti alla 3.6.2)

· Correzione di vizi nell'impostazione del trasferimento dellescadenze sui palmari, da Opzioni Comuni.



Capitolo

XXIVRisoluzione Problemi


24 Risoluzione Problemi


Connessione al Server

Più Barre AlexPro4Word in Word

Risoluzione Problemi


24.1 Connessione al Server

Configurazione delle impostazioni di connessione alserver SQL di AlexPro

Consigliata la lettura ad un tecnico

Obiettivo

In questa sezione si elencano le possibili cause e le possibili soluzioni a errori di connessione al

server SQL che contiene i dati di alexpro.

Vi state connettendo al server corretto?

Verificare che il nome del Computer Server (e istanza se esistente) siano corretti.

Il nome del server che avete specificato viene risolto nell’indirizzo ip corretto?

Per verificare : ping <nomecomputer> (dalla finestra del prompt dei comandi dos). Andare

nella macchina server e verificare l’indirizzo ip corretto.


Eseguendo ping –a <indirizzoip>, questo viene risolto nel nome del computer corretto?

State provando a connettervi all’istanza di default oppure ad una istanza nominata?

(SBSMONITORING, SQLEXPRESS, SHAREPOINT, etc.) Verificare sulla macchina server che l’

istanza alla quale ci si vuole connettere sia quella corretta, andando nel pannelllo di

amministrazione di windows -> strumenti di amministrazione -> servizi, cercare la voce

"MSSQLSERVER" oppure "MSSQL$<nomeistanza>" e verificare che sia avviata correttamente

(tasto destro del mouse per accedere al menu di gestione).



L’istanza alla quale volete connettervi ha I protocolli TCP/IP abilitati?

Se ci si vuole connettere all’istanza predefinita, dalla macchina client, entrare nel prompt dei

comandi e digitare : "telnet <indirizzoip> 1433" (apparirà una finestra nera).

Dal computer server andare in "SQL Server Configuration Manager" (C:\Programmi\Microsoft SQL

Server\80\Tools\Binn\SVRNETCN.exe), aprire "Protocolli per MSSQL$<nomeistanza>", verificare

che il TCP sia abilitato.

I servizi di SQL server sono tutti avviati sul computer server?


Dal computer server, nel prompt dei comandi, digitare :

- net start sqlserveragent

- net start msdtc.

Il computer client e/o server è dietro un firewall?

Per potervi collegare al server correttamente verificate che le porte tcp 1433 e upd 1434 siano

aperte su entrambi i computer e che vi possiate collegare a queste tramite telnet (vedi sopra).

Ci sono altri programmi sul computer client che utilizzano sql server?

Verificare le impostazioni di MDAC: nel computer client andare su Start -> Esegui e digitare

"cliconfig.exe", verifichiate che non siano stati impostati alias e che le impostazioni TCP siano

corrette e attivate.

Se un altro programma è stato installato è probabile che abbia soprascritto una versione di

mdac con un'altra, per ripristinare la versione di mdac fare come segue :

Nella cartella C:\Windows\Inf, fare clic con il tasto destro sul file Mdac.inf, e fare clic su ‘

installa’. (verrà richiesto il cd-rom di windows oppure, se avete installato l’sp2 di windows xp

da internet, la cartella contenente il service pack, in alternativa potete cercare i file richiesti

sul cd-rom di windows)

Sul computer Server, verificare all’interno del “Pannello di Controllo -> Strumenti di

Amministrazione -> Visualizzatore Eventi” e controllare il log delle applicazioni per verificare il

motivo per cui il server sql ha rifiutato la connessione.

24.2 Come disabilitare il UAC in Windows VISTA

Obiettivo:

Disabilitare il controllo utente (che blocca la scrittura su registro per le versioni professional

[non home]) in Windows Vista:

Come si fa:

· Aprire il Pannello di Controllo.

· Alla voce Account Utente fare clic su "Aggiungi o Rimuovi Account Utente"

· Fare clic sull'account dell'utente, per esempio utilizzando l'account 'Guest'.



· Sotto il nome utente fare clic alla voce "Vai alla pagina principale dell'account".

· Sotto la voce "Gestisci il tuo account utente" fare clic alla voce "cambia impostazioni di

sicurezza".

· Alla voce "Abilita User Account Control (UAC) per rendere il tuo computer più sicuro" fare clic

per deselezionare la casella "Usa User Account Control (UAC) per rendere il tuo computer più

sicuro". Fare clic sul pulsante 'OK'.


· Verrà richiesto di riavviare il computer, la modifica è stata effettuata con successo.

Per riabilitare il UAC basta rimettere il segno di spunta alla casella e dare conferma

tramite pulsante 'Ok'.




24.3 Più Barre AlexPro4Word in Word

Per qualche motivo, tuttora sconosciuto, può capitare che la barra degli strumenti di

AlexPro4Word si trova ripetuta più di una volta. Tale fatto succede, su alcuni sistemi, dopo

ogni aggiornamento del componente AlexPro4Word.

Per eliminare la barre aggiunte:

· Selezionare "Modelli e aggiunte" dal Menù "Strumenti" di Microsoft Word

· Fare clic sul pulsante "Librerie..."


· Dall'elenco destro chiamato "In Normal.dot", selezionare le barre da rimuovere, una alla

volta e fare clic sul pulsante "Elimina"

24.4 Componenti Aggiuntivi per Office

Registro degli eventi:

In caso di anomalie o necessità di verificare il corretto funzionamento dei componenti

aggiuntivi di AlexPro, si può consultare il registro degli eventi di tali componenti situato in:

C:\percorso installazione (ad esempio \programmi\alexpro software\alexpro4word)

Il registro memorizzato in tale percorso è composto da diversi file denominati con la data del

giorno di creazione; ad esempio status_21062008.log

La cancellazione manuale di tali registri è consentita. Tali registri servono solo per

verificare i messaggi di sistema riscontrati durante l'utilizzo dei componenti

aggiuntivi di AlexPro.

Indice


Indice- . -.DOT 272, 275

.RTF 272

- 2 -2004 228

- 8 -80 12

- A -Abbreviazione 200

Accesso 213

Accesso dalla finestra 213

acconti 166, 167

Acconti Esenti 355

Acconti Imponibili 355

Acconto 101, 165, 167, 355

Addebitare 200

Addebito del diritto alla pratica 228

addebito del tempo 524

Add-In 265

adempimenti 131

Agenda 247

Agenda professionale 200

agenda.ric 545

aggiornamenti 12, 581

Aggiornamento del campo totale 322

Aggiornamento online 517

Aggiungere 322

AlexPro.ini 322

AlexPro4Outlook 265

AlexPro4Word 275, 277, 293

alexql.ini 545

Alfanumerico formalmente corretto 101

allineamento 43, 547

Altera 228

Alterare 322

Altri tipi 101

amministratore 28, 213, 485

Amministrazione AlexPro 485

Ammissibile 322

Anagrafica 213

Annotazione 101

annotazioni 154

anticipo 167

antiriciclaggio 415

Appare 322

Apparentemente facile 322

Appartenenza 213, 487

Applicate 190

Aprile 228

archiviazione 265, 293

archiviazione della posta elettronica 265

Arriva 322

articoli di esenzione 243

articoli di esenzione I.V.A. 243

Assicurarsi 322

Assistente 213

Associabile alla pratica 228

associare 485

Associata 190

Associato 213

Associazione alla pratica 228

Associazione della voce 190

Attivazione del Software 12

Attività 131, 322

Attività Giornaliere 390

Attività prima della data 200

attivo 322

Atto di Precetto 541

Attribuire 322

Autocompilazione 541

Automatico 228

Automatismi 213

Automazione 261

Automazione Documenti 261

Autore 268

Avversario 101

- B -Banca 388

Binn 12

binocolo 41

Bloc Scroll 322

blocco notes 545

Box 322



- C -Calcola Termini 131

Calcolato 322

Calendario di Outlook 507

Cambiamento 322

campi personalizzabili 507

campi variabili 541

cancellazione 458

Capacità 322

carattere 43

Caratteri alfanumerici 228

Caratteristica 190

Cartella 268

Cartella Atti 475

Cartella Condivisa 262, 265, 272, 475, 517, 581

cartella condivisa dei documenti 507

cartella degli aggiornamenti automatici 507

Cartella pubblica 200

cartella temporanea 545

Cartelle 517

cartelle di rete 507

Casella 101

Cassa 322

Casse 322

Categoria 160

Categoria del documento 268

Categoria della voce 190

CD 12

Cella 322

Celle 322

centralino telefonico 507

Cercare 322

Chiudere 190

Chiusa 322

Cifre decimali 228

Classe 190

Classe di Clienti 268

Classe/Gruppo 101

Classificazione 213

Classifiche 213

Cliente 139, 213, 520

codice 160

Codice Pratica 131

Codice Procedura 131

codici 160

codici a barra 547

Coefficiente 213

coefficiente di rivalutazione 166

coefficienti 167, 228, 322

coefficienti di moltiplicazione 167

Collaboratore 190

Collaboratori 247

Collazione 322

Collegamenti 322

collegamento 262, 293

collegare 261, 262

Collegare Documenti alle Pratiche 261

Collegare un documento 262

Collegato 262

Colonna 322

colonne 492

Color grigio 322

colore 101, 131

Colore di visualizzazione 131

Colori 322

Comando 322

Come collegare un documento 262

Come collegare un documento esistente 262

Come incorporare un documento 265

Comma 101

Compilata 322

compilazione automatica 525

Completare 322

componente 293

Componenti Server 12, 581

Comportamento 200

Composta 200

Comune 190

Concludere 322

Congressi 322

Consulente 101

contatti 240

Contatto 101

Conteggio 322

Continua 322

Conto 322

Controparte 101

contropartita 388

Conversazione telefonica 322

Copia Dati 12

Copia in un'altra Pratica 280

copiare 280

Correttezza 101

correzione ortografica 517

Corsi 322

Cortesia 101

Criteri 190

criteri di selezione 458

Indice


csv 101, 539

CTRL+N 101

Cursore 322

- D -Da Modello 322

Data 200

data della prestazione 492

Data della scadenza 200

data di preavviso 131, 154

data di provenienza 131, 139, 154

data di scadenza 131, 154

data diversa 547

Data odierna 322

Data prestazione 322

Data registrazione 322

database 12, 475

Dati 101

Dati anagrafici relativi al cliente 101

Dati base dell’attività 200

Dati introdotti 200

Dati modificati nella scheda 213

Dati relativi al nuovo operatore 213

Decimali 322

Dedicata 190

Dedicata alla gestione della registrazione 322

Dedicato ad eventuali aggiunte alla descrizionestandard della 322

definizione delle parti 507

Definizione Ruoli delle Parti 507

Denaro 322

Denominazione Cliente 131

denominazioni 492

Descrizione 200

Descrizione dei campi 322

Descrizione del livello 228

Descrizione dell’attività 200

Descrizione della voce 322

Descrizione predefinita 322

Descrizione Procedura 131

destinazione dell'incasso 388

Determinano 190

Determinare 200

Determinazione del codice della voce 322

Dettagli sulla gestione della sezioni 322

Dettaglio sulla gestione dei gruppi 213

Dicitura 200

Difficoltà 228

Diritti 139, 166, 541

Diritto della notifica 322

diritto di accesso 485

Disattivata 322

Distinguere tra Cliente 101

Diverse schede anagrafiche 101

Documenti 79, 293, 541

Documenti contabili 101

documento 293

documento esistente 262

documento informativo 139

documento originale 265

DOT 272, 275

Dovuta 322

Duplicazione 101

Duplicazione della scheda anagrafica 101

- E -Ecc 322

Ed introdurre qualsiasi parola 322

Editor 272

Effetti secondari 200

Effetto economico 200

Effetto secondario 200

Effettua nessun controllo sulla congruenza del campo 322

Effettuare l’importazione 101

Effettuata 267

Egregio Signore 101

Elaboratore 322

Elemento maggiore 101

elenchi 43

Elenco 101

Elenco documenti scaduti 418

Elenco Tariffa 322

Elimina 190

Elimina” secondo 190

Eliminare attraverso 190

eliminare una voce 165

Email” 101

Enterprise 168, 400

Entrate 388

Errore 101

Esente 322

Esente” 322

esenti 166, 243, 492

esenti IVA 243

esenzione 243

Esiste ancora 322

Esiste tale personalizzazione 322



esito dell'udienza 139

Esporta 101, 539

Esporta Rubrica 101

esportare 539

Età del credito 418

Etichetta 322

etichette 322, 507

Evidenziati nel resoconto della pratica 322

Evitare duplicazioni 101

Excel 525, 539

Exchange 507

- F -F4” 322

F7” 322

Fa riferimento alla quantità delle prestazioni 322

Facoltà 101

Facoltativi raramente utilizzati 213

Fattura 492, 525

Fattura di Acconto 355

Fatturabile nel caso contrario 322

Fatturabilità 322

Fatturare” 101

Fatturati al cliente 322

fatturazione 243

Fatture 73, 475, 610

Fatture Definitive 73, 418

Fatture ecc 101

fatture proforma 73

Fax 418

Femmina sempre attraverso tale codice 101

Fianco 101

Figura 24 213

Figura 25 228

Figura 26 190

Figura 27 190

Figura 37 322

Figura 38 322

Figura 39 322

Figura 40 322

Figura 41 322

Figura 42 322

Figura 43 322

Figura 44 322

Figura 45 322

Figura 46 322

Figura 47 322

Figura 48 322

Figura 49 322

Figura 50 322

Figura del comando salva appare disabilitata finche 322

File Testo 101

filiali 322, 487

Filiali della stessa azienda 101

filtro 557

filtro testo 557

Finanziari 200

Finanziario che 200

Finanziario dell’attività 200

Fine 101

Fine della procedura 101

Finestra 101

Fino alla chiusura della maschera 322

FN che 322

Fogli 322

foglio presenze 390

Fondo spese 165, 166, 167, 388

Fondo spese dal cliente 322

Fondo Spese Imponibile” 322

Fondo Spese Non Imponibile 322

Fondo spese ricevuto dal cliente 322

Fondo spese” 322

Fondo Spese” presentano 322

Font 43, 507

fonte delle spese 388

Fonti 101

formato 79

Formato ed 101

formato Excel 539

Formato Stampa 418

Formattati 322

formattazione di dati 43

Formattazione presente 322

Fornita 228

Forniti 322

Forzare l’inserimento della scheda duplicata 101

FR 101

Francia 101

Frase contenuta nell’oggetto della pratica desiderata 322

Frase digitata 322

Frasi 322

Freccia che punta 322

Fulcro de tutto 322

Funzionamento della griglia 322

Funzione 322

Indice


- G -Garantire 322

Gentile Signora 101

Gestibile dall’utente osservando 228

Gestibile sia manualmente 322

Gestione 539

Gestione agenda” 213

Gestione dei dati 213

Gestione dell’agenda sia nella fase 213

Gestione della sezione 322

Gestione delle caratteristiche principali dell’attività 200

Gestione delle lingue vedi 101

Gestione delle prestazioni attraverso 322

Gestione delle udienze 200

Gestione pratiche 322

Gestione prestazioni” 213

Gestione Sezioni” accessibile dall’amministratore dal 213

Gestione Utenti 485

Gestione Utenti” accessibile dall’amministratore dal 213

Gestione” 213

Gestisce fino 228

Gestiti 101

Gestiti tutti 101

Gestitone 322

giallo 41

Giorno 200

Giudiziali 541

Giusta posizione IVA 322

Gradi 213

Grado 101

Grado dell’operatore 213

Griglia 322

Griglia valori 322

Griglia Valori” 322

Gruppi 247

Gruppo anziché 101

Gruppo dalla lista 190

Gruppo dei responsabili 190

gusto 43

- H -Hh.mm 322

Hour 213

- I -identificazione 415

identificazione dei contatti 415

Ii 200

Iii 200

Illustrare 228

Immagini 322

Impatto sul funzionamento del software 101

Imponibile 322

imponibili 166, 492

Importa da Sole24Ore 472

Importa ed Esporta 475

Importa/Esporta” dalle utilità 101

Importanza 101

Importanza nel contesto della registrazione 322

Importare 101

Importazione 101

Importazione Contatti dalla Rubrica 101

Importi contrassegnati 322

Importi fatturabili 322

Importo totale” 322

Imposta 322

Impostare 200

Impostare l’effetto secondario 200

impostazioni personali 545

Imputato 213

inattivo 322

incassi 610

Incorpora 265

Incorpora il file nel database 265

Incorporare 261

Incorporare Documenti nelle Pratiche 261

Incorporare un documento 265

incorporare un messaggio 265

Incorporato 265

Indica 322

Indicano 101

Indicano rispettivamente 101

indirizzo 525

Indirizzo valido 101

Indispensabile 322

Informativa 202, 267

Inizia timer” 322

Inizia timer” consente 322

Inoltre indica al software 101

Inserimenti 101

Inserimento 200



Inserimento delle spese giudiziali effettuati durante 322

Inserisci da File 12

Inserisci File 322

Inserite relativamente 101

Inseriti nello scaglione giusto 322

Insieme chiamato gruppo oppure classe 101

Insoluti 418

Installazione Aggiornamenti 12

Installazione Alex4Excel 12

Installazione Alex4Outlook 12

Installazione Alex4Word 12

Installazione Client 12

Interrompere 322

Inteso nel design dell’applicativo 322

intestazione 272

Introdotto 322

Introdotto nell’apposito spazio 200

Introducendo 322

Introduzione 322

Introduzione del codice della voce completo 322

Introduzione del tempo 322

introduzione della Partita I.V.A. 101

Introduzione delle prestazioni 213

Inviare 101

inviato 265

Invio 322

Istruzioni 322

Italia 101

IVA 243

- L -L’Agenda 200

L’anagrafe contatti 101

L’applicazione del valore delle prestazioni 190

L’applicazione della tariffa forense 322

L’argomento trattato 322

L’assenza 322

L’attività dovesse 200

L’attività dovesse risultare 200

L’ausilio della personalizzazione 190

L’effetto economico finanziario 200

L’effetto secondario 200

L’elenco 322

L’elenco delle pratiche disponibile rappresenterà 322

L’icona che appare durante l’uso 322

L’importo complessivo ancora 101

L’importo nella riga 322

L’importo sovrastante viene fatturato 322

L’importo totale” 322

L’impostazioni 322

L’incontro tra 322

L’interpretazione delle prestazioni professionali 322

L’introduzione della procedura comporta 200

L’introduzione della procedura nell’agenda 200

L’oggetto della pratica 322

L’ultimo campo 322

L’unica interfaccia attraverso 101

L’uso” 322

L’Utente comunque 101

L’utente dovrà 228

L’utente dovrà compilare 322

L’utente dovrà muoversi ad 322

L’utente può comunque selezionare tra 322

L’utente può introdurre direttamente 322

L’utilizzo 200

L’utilizzo del 322

L’utilizzo della procedura 213

La Tariffa a Tempo 168

Lasciando vuoti tali campi 322

l'attività assegnata 131

Lavora 200

Lavorativo 200

Lavori svolti 322

Lavoro d’inserimento 322

Legata ad 322

lettera 525

lettera accompagnatoria 525

Lettera iniziale del cognome 213

Lettera iniziale del nome 213

Lettere di sollecito 418

LIBERA” 322

Limitazione della visibilità 487

Limite massimo 322

lingua estera 240

lingua madre 240

Lingua originaria del destinatario 101

lingue 188, 240

Lista degli operatori visualizzata 213

Lista dei livelli delle pratiche visualizzata 228

Lista dei livelli visualizzata 228

Lista dei nomi 322

Lista delle attività dell’agenda 200

Lista delle attività visualizzata 200

Lista di Distribuzione 119, 481

Lista vuota 322

livelli 160

Indice


Livelli delle pratiche già inseriti selezionare l’iconaLivelli dalla 228

livelli di accesso 485

Livelli diversi 228

Livelli standard forniti col software 228

Livelli” 322

livello 166

Livello di difficoltà 167

Livello esistente 228

Livello già associato ad 228

Livello Trust 487

Livello” costituisce 228

Logica 322

Login iniziale 213

Loro codici contengono tale parte 322

Loro date cronologicamente 322

Loro lingua originaria 101

Loro oggetto contiene 322

Lungo 228

luogo 131

luogo di svolgimento 131

luogo di svolgimento dell'attività 131

- M -Macro” 322

Maggior dettaglio vedi Capitolo 322

Maggiorazione 190

Maggiorazione” 190

Maggiore flessibilità 190

Maggiori dettagli sulla parcella 322

Mailing List 119, 481

Mailinglist 119, 481

Maschera 322

Massimi 322

Massimo 322

Massimo numero 322

Massimo” 322

Materia 234

Materie 234

Meccanismo attraverso 322

Meccanismo della tariffa personalizzata 322

Medio” 322

Memorizzare 200

Meno implicare l’introduzione della stessa nelcalendario 200

Menù 101

Menù Documenti 280

messaggio 265

Messaggio che contiene 101

Microsoft Excel 322

Microsoft Exchange Server 200

Microsoft Outlook 507

Microsoft Outlook 2000 200

Microsoft SQL Server 12

Microsoft Word 272, 275, 277, 293

Microsoft Word ad esempio 322

Minimi 322

Minimo 322

Minimo” 322

Minuti 322

Minuti nel caso 322

modelli 272, 507, 517

modelli dei documenti 507, 517

modello 139, 355, 492, 541

modello di documento 541

modello di lettera 139

Modi diversi secondo 190

Modifica della scheda anagrafica della pratica 228

Modificabili nella fase 322

modificare 165

Modificare oppure attraverso 101

Modificati nella scheda 200

Modifiche dei dati 190

Modifiche richieste 322

Modo automatico al compimento 322

Modo automatico secondo 228

Modo tecnicamente sofisticato 322

Modo temporaneo 322

Moltiplicati 213

Moltiplicazione 213

Moltiplicazione che verrà prodotto dall’utilizzo dellivello 228

Moltiplicazione impostati nella scheda anagrafica delresponsabile 322

monoutenza 610

Mostrerà 101

motivo del precedente rinvio 139

motivo del rinvio 139

Mouse attivando 322

- N -Nascondi 322

Nascosto 213

Nascosto sia nella fase 213

Ne 322

Necessario digitare 322

Necessario solo 101

Necessario utilizzare 322



Necessita 200

Necessità 322

Nei casi 200

Nel caso del diritto 322

Nel primo campo 322

Nella colonna 322

Nella figura seguente 101

Nella lista dei responsabili 322

Nella loro scheda anagrafica 322

Nello stesso tempo 322

Nessuna classifica 213

Nessuna pratica 322

Ni 101

nome Database 545

Nome del cliente nelle varie stampe 101

Nome del responsabile assegnato alla pratica 322

nome del server 12, 524

Nome dell’utente del Computer 213

Nome dell’utente richiesto all’ingresso nel SoftwareAlexPro 213

Nome della persona 322

Nome diverso 322

Nome Server 545

nome utente 545

Nomi 322

Nomi degli operatori che 322

Nomi duplicati 101

Nominativo dalla lista 190

Nominativo selezionato 190

Non Fatturabile” 322

Non Imponibili 166

Nonostante che 322

Nonostante che l’inserimento 322

Normalmente suggerito 322

Norme della Comunità Europea 101

nota di credito 355, 492

Nota Spese 355

note 1 507

note 2 507

note 3 507

Note Credito 418

note di credito 73

Notificherà all’Utente 101

Numerico 228

Numerico” del prezzo 190

Numero 60 322

Numero del giorno 322

Numero della registrazione nel campo 322

Numero delle pratiche aperte 101

Numero delle pratiche chiuse 101

Numero delle prestazioni 322

Numero delle schede importate 101

Numero delle udienze già effettuate 101

Numero di Telefax 418

Numero identificativo del cliente vengono visualizzatiautomaticamente 322

Numero indicato nella riga 322

Numero intero nei altri casi 322

numero progressivo 487

Numero progressivo della scheda anagrafica inserita 101

Nuova scheda operatori 213

nuova udienza 139

Nuovo contatto 101

Nuovo Documento 265

Nuovo e-mail 101

Nuovo livello 228

Nuovo record dalla 200

Nuovo Record permette 101

- O -Obbligatorio utilizzare l’elenco delle casse 322

Occorre 322

off-line 545

Oggetto della pratica 131, 322

Ogni cambio 322

Ogni colonna anziché creare moltiplicazione travalore unitario 322

Ogni livello 228

Ogni livello include 228

Ogni operatore 213

Ogni operatore può creare 213

Ogni registrazione 322

Ogni unità 322

Onorai 213

Onorari 139, 166, 167, 541

Onorari a Tempo 166

Onorari” 322

Onorario” al momento della registrazione dellaprestazione 228

Open Office 272

Operatore 131, 167, 213

Operatore che 213

operatori 28

Operatori già inseriti 322

Operatori già inseriti selezionare l’icona Operatoridalla 213

Operatori” 213

options.mdb 545

Opzioni comuni 507

Indice


Opzioni disponibili 200

Opzioni parcelle ed Opzioni solleciti 101

Ore 322

Ore che potrà 322

Organizer 475

Orizzontale del 200

Orizzontale oppure premere 101

Osservazioni 322

Osservazioni sulla tariffa personalizzata 190

Ottenere tale effetto 228

Ottenibile attraverso 101

Outlook 131, 200, 507, 525, 547, 608, 610

Outlook Express 101, 265

Outlook Express” 101

Outlook® 200

- P -Pace 322

Pagamento ove possibile effettuare tali operazioni 101

Pagamento potranno 101

Pagina 72 213

palmare 507

Paragrafi 322

Parametri 200

Parametro associabile alle pratiche 228

Parametro nel 322

Parcella facendo doppio click sul record selezionato 101

parcella proforma 492

Parcella secondo 322

Parcellazione 541

parcelle.ric 545

Parola Chiave 268

Parte 190

Parte del codice lasciando ad AlexPro 322

Parte del nome del cliente nel campo 322

Parte della descrizione nel secondo campo 322

Parte digitata 322

Parte introdotta 322

Parte qualsiasi del codice 322

partecipazione 139

partecipazione all'udienza 139

Partendo dal campo 322

Particolare 190

Particolare importanza 179, 322

Particolare pratica 190

Particolare pratica od 190

Particolarmente importante 190

Partita Iva” 101

parziali 610

Passare al campo cliente 322

Passare al campo dettaglio 322

Passare al secondo campo 322

Password 12, 28, 213

Password necessariamente 213

Pausa” 322

Penale 322

Penale” 322

Per l’intero giudizio” 322

Percentuale Maggiorazione” 190

percorso delle cartelle di rete 507

Perdita 322

Permesso accedere 322

Però 322

Persona fisica 101

Persona sola 322

personalizzare 43, 492

Personalizzazione 190

Personalizzazione della tariffa 190

Personalizzazione dovrà 190

Pianificata 200

Pianificazione dell’utilizzo delle procedure 200

pie' di pagina 272

Più pratica 213

Poi disattivare 322

Popup attivabile col 322

Portano determinare 190

Portata nell’agenda all’introduzione 200

Portati sulla parcella solo 322

Portatile 545

Posizionamento 322

Posizionarsi nel campo 190

Posizionato all’interno 322

Possibile apportare cambiamenti 322

Possibile attribuire 213

Possibile attribuire restrizioni 213

Possibile confermare 322

Possibile determinare prima 322

Possibile disattivare 322

Possibile importare all’interno 322

Possibile registrare tempi 322

Possibile scegliere 200

posta elettronica 265, 293, 507

posta in arrivo 265

posta inviata 265

Poter 322

Poter concludere 322

Poter determinare 322



Poter distinguere tra 101

Poter iniziare ad effettuare registrazioni 322

Poter selezionare dalla lista 322

Poter svincolarsi 322

Potrà 200

Pratica 131, 293, 387, 541, 608

Pratica dall’elenco generale delle pratiche 190

Pratica facendo doppio click sulla pratica selezionata 101

Pratica giusta dall’elenco 322

Pratica selezionata 322

Pratica selezionato 322

Pratiche 101, 608

Pratiche appartenenti 322

Pratiche che 322

Pratiche della sezione 322

Pratiche ed Udienze” 101

Pratiche nella giornata 322

preavviso 131

Precedentemente raccolti 190

Precedenza 190

Precetto 355, 541

Precisazione sulla bozza finale 322

Precisazioni sulla bozza finale dell’atto 322

Predefinito” 322

Preferenze impostati nella fase 322

Premendo 200

Prescindere dalla classe del professionista 190

Prescindere dalla sua posizione nella pratica 101

Prescindere del suo ruolo nella pratica 101

Presente 322

Presente al momento della registrazione 322

Presenti al momento della registrazione 322

Presenza 200

Presenza dei punti interrogativi nei campi 322

Presenza della scheda anagrafica del cliente 322

prestazione 166

Prestazione al momento della sua conclusione 200

Prestazione al suo inserimento nell’agenda 200

Prestazione ed 322

Prestazione x valore unitario 322

prestazioni 165

Prestazioni rese 190

Prestazioni” nella colonna 322

Prevede 322

Prezzi diversi secondo 190

prezzo 166

Prezzo delle prestazioni 190

Prima del nome” 101

Prima nota 388

Primo lancio del Software 213

Principale 190

procedura 131, 139, 154

procedure 458

procedure composte 154

procedure di manutenzione 458

Produrre 200

Professionista” 190

Professionisti anziché 213

Profilo 545

Proforma 73, 355, 418

progetto 228, 492

Programmato 200

Proporre 322

Proporre l’importo adeguato 322

Prossime scadenze pianificate 200

Prossime Scadenze” 200

prototipo 517

provenienza 131

Pubblicata 200

Pulsanti del 322

Può 101

Può contenere testo formattato 322

- Q -Qual’è 200

Qualche modo 322

Quale esistono registrazioni 228

Quale gruppo appartiene l’operatore 213

Quale verrà applicata 190

Quale verranno moltiplicati 228

Quali altre attività dovranno emergere prima 200

Quali verranno moltiplicati 228

Qualifica 213

Qualsiasi altro tipo 101

Qualsiasi cella attiva 322

Quanto giocano 322

Quanto offre più elasticità 228

Quanto può offrire 228

Quel contatto 101

Questa caratteristica rende più facile 322

Questa fase 322

Questa fase costituisce 322

Questa procedura 200

Questa riga 322

Questa sezione permette 213

Questi coefficienti potranno 213

Questione 322

Quick 475

Indice


Quick Organizer 475

- R -Raggruppamento degli operatori facilita l’applicazionedelle tariffe personalizzate 213

Rapporti analitici utilizzano 213

rapporti di analisi gestionali 390

Rapporto analitico relativo al Cliente 101

Rappresentano rispettivamente 322

Rate 213

Record desiderato 190

redazione 272

referenti 106

Registra in Outlook 131

Registrare 322

Registrate 322

Registrato almeno 213

Registrazione 190

Registrazione attraverso 322

Registrazione delle Prestazione” 190

Registrazione determina quanto segue 322

Registrazione ed iniziare 322

Registrazione esistente 322

Registrazione facendo doppio click sul recordselezionato 101

Registrazione giusta 322

Registrazione libera 322

Registrazione utilizzando 322

Registrazione viene considerata 322

Registrazioni 213

registrazioni da modello 541

Registrazioni delle voci composte 322

Registrazioni effettuate 322

Registrazioni fatte 322

Registrazioni multiple 322

Registrazioni precedentemente inserite 228

Registrazioni precedenti al 02/06/2004 sarannocalcolati secondo 322

Registrazioni saranno collocate 322

Registrazioni successive 322

Regola 322

Regola diversa dallo standard 190

Relativa ad 200

Relativa ad un’attività giudiziale oppure 200

Relativi 101

Relativi ad altre pratiche alle quale 322

Relativi coefficienti 228

Relazione tra 322

Responsabile assegnato 322

Responsabile assegnato alla pratica 322

Responsabile dall’elenco 322

Responsabile indicato 190

Responsabili diversi 322

Ricavi 400

ricerca contestuale 41

Ricerca dei Documenti 261

Ricerca del prezzo 190

Ricerca disponibili nella procedura 101

ricerche personali salvate 545

ricevuto 265

Richiesta 101

ridimensionamento della larghezza 43

ridimensionamento dell'altezza delle righe 43

Riepilogare 322

Riga 322

Riga rappresenta 322

Righe 322

Rimarrà selezionato 322

Rinvia 139

Rinviata al 139

rinvio 139, 608

Riprendere 322

Risposta del software 101

Risposte alle precedenti domande 200

Risultato della moltiplicazione 322

Risultato nella riga 322

Rivalutabile 160

Rivalutabile a livelli 160

Rivalutabili/a livello” 213

rivalutazione 166

Rossi 322

Rosso” 322

RTF 131, 272, 541

Rubrica 101

ruoli 106

ruoli amministrativi 106

ruoli delle parti 507

ruolo 520

Ruolo che influenza 101

Ruolo fondamentale nella determinazionedell’importo della registrazione 322

- S -Salva 200

Salva” 200

Salvare 190

Salvare l’impostazione facendo 200

salvare le annotazioni 131



Saranno 322

Saranno applicati 322

Saranno fatturabili finché 322

Saranno presenti 322

Saranno visualizzate 322

Saranno visualizzati 322

Scadenza Assegnata A” 131

Scadenza complessa 200

Scadenza facendo doppio click sul record selezionato 101

Scadenza qualunque 200

Scadenza semplice 200

Scadenze 131, 213

scadenze composte 608

Scaglione massimo delle cause 322

scaglioni 160, 166, 167

Scelta del tipo 322

Scelto” 322

Scheda anagrafica relativa 322

Scheda che determina 200

Scheda operatore 213

Schede anagrafiche dei contatti 101

Schede anagrafiche uguali 101

Scopo informativo 322

Segno 322

Segretarie 247

Segue 200

Seguente 322

Seguente lista 200

Seguente priorità 190

Seguenti coefficienti 228

Seguenti regole 228

Seguenti vie 322

Seguito al completamento 200

Seguito ed 322

Seguito selezionare dalla lista visualizzata 322

Sel.” 322

Sel” fa riferimento 322

Selezionabile dall’utente stesso nella fase 228

Selezionabile tra minimo 322

Selezionando 200

Selezionare dal 200

Selezionare l’opzione 190

Selezionare Salva dal 200

Selezionare” 322

Selezione del 322

Selezione selezionare 101

Selezione tra 322

Semplice 160

Semplice procedura oppure 200

Semplicemente uguale 322

Semplificare 200

Separazione delle cifre 322

Server 12, 581

Sezione 200

Sezione Annotazioni 101

Sezione dedicata ad 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delle parcellerelative 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delle praticheinserite relativamente 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delleregistrazioni 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delle scadenzeinserite relativamente 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delle tariffepersonalizzate relativamente 101

Sezione dedicata alla visualizzazione delle udienzeinserite relativamente 101

Sezione Pratiche 101

Sezione Udienze 101

Sezioni 200

Sfoglia 101

Si applica 101

Si dovrà prima introdurre 322

Si lascia 322

Si può decidere 213

Si può effettuare 322

Si può ignorare 322

Si può inoltre arrivare alla fase 322

Si può inserire 322

Si può selezionare ed aprire 101

Si può selezionare entrambi 190

Si può utilizzare 322

Si vuole utilizzarlo 322

Siano presenti 322

Sigla 322

Simile 200

sincronizzazione 547

Singola scheda anagrafica 101

Singolo professionista 213

Sinistra del campo data 322

Sintetica 547

Situata 322

Soci 190, 213

Soddisfare particolari esigenze 322

Software AlexPro 322

Software verifica 101

Software verificherà l’esistenza 101

Soggettività del contatto all’applicazione dell’imposta e/o alla detrazione della ritenuta 101

Soggetto ad I.V.A. 101

Indice


Soggetto alla Ritenuta d’Acconto” 101

Sola visualizzazione delle scadenze future 200

Sole24Ore 472

solleciti di pagamento 240

Solleciti per documenti scaduti 418

Solo fondo spese vedi Capitolo 16 322

Somma 322

Sottolineate 322

Sovrappone 213

Sovrapporrà 190

Specifica 190

Specificare 200

Spese 139, 166, 167, 388, 541

Spese ecc 101

Spese rivalutabili effettuate 213

Spese” al momento della registrazione della spesa 228

Spettabile 101

Sposta in un'altra Pratica 280

spostamento delle colonne 43

spostare 280

Spuntare” tutte 101

SQL 545

SQL Server 2000 12

SQL Server 2005 12

sqlmangr 12

Stampa degli analisi gestionali 322

Stampa Scheda Corrente 387

Stampa solleciti 101

stampante 547

Stampare 200

Stampare l’elenco delle schede contatti 101

Stampati utilizzando 101

Stampe 387

Stampe” Voce 101

standard 168

Stata introdotta 322

Stata resa 322

Stata selezionata precedentemente 322

Stata spesa 322

Stato introdotto 322

Stato attivato 322

Stato deciso 190

Stato incassato 322

Stato pagato l’importo 322

Stato precedentemente registrato attraverso questafase 322

Stato ricevuto 322

Stato” rappresenta 322

Stessa 322

Stessa logica si applica sulle informazioni relative alleudienze 101

Stessa operazione 101

Stesso campo barrato 101

Stesso concetto della Partita I.V.A. 101

Stop Timer” 322

Stragiudiziale Tipo CA” ecc 228

Strumenti 167

Strumenti” 213

Studi Multipli 487

Studiare attentamente l’effetto 228

Studio 213

Studio potrà 213

Sua esistenza 101

Sua password 213

Sua scheda 213

Successione 101

Sufficiente premere 322

Suggerire 322

Sul nominativo 101

Sull’ultima riga della griglia 322

Sulla freccia che distingue l’apertura dell’elenco 322

Sulla parcella stampata apparirà 322

Suo meccanismo 228

Suo valore 228

Superiore 200

Svolgimento 200

- T -Tab 322

Tabella composta 322

tabella Lingue 101, 188

Tabella livelli 228

Tabella tariffaria 166, 167, 322

Tabella tariffaria alla quale fa riferimento 322

Tabella tariffaria attribuita alla pratica 322

Tariffa 139, 165, 166, 213

Tariffa a Scaglioni 160

Tariffa del 1995 322

Tariffa forense 228

Tariffa oraria 322

Tariffa Personalizzata 167, 608

tariffa ufficiale 160

Tariffe personalizzate 190

Tariffe precedenti 228

Tastiera 322

TelePro 507

Tempo 168



Tempo introdotto 322

Tendina 190

termine 131

Testi 322

Timer 322

Tipo del Database 101

tipo di carattere 507

tipo di scadenza 131

Tipologia 268

Tipologia del documento 268

Titolare della Fattura 418

Titoli 520

tools 12

Totalizzazione del valore delle prestazioni 213

Tracciato 355

traffico telefonico 507, 524

Trascinare 265

trasferimento dei dati 507

- U -UAC 12

Udienza 139

udienze 131

unità 492

unità di prestazione 492

Uscite 388

User ID 12

Uso della procedura 228

utente 547

Utente Amministratore 28

Utente con restrizione 485

Utente standard 485

Utente Supervisore 213

Utilità Registrazioni 446

- V -Validi 213

Valore assoluto 190

Valore calcolato 322

Valore della pratica 166, 322

Valore della voce 213

Valore delle spese 322

Valore generico 190

Valore indeterminabile 179, 322

Valore Massimo 160

Valore medio 322

Valore Minimo 160

Valore orario delle prestazioni 213

Valore orario standard 190

Valore Personalizzato 166, 190

Valore Pratica 179

Valore standard 190

Valore superiore 322

Valori unitari 322

valutazione monetaria 390

Varie 322

Virgola 322

VISTA 12

Visualizza Numero di Telefax 418

Visualizzare l’elenco delle attività 200

visualizzazione 43

Visualizzazione della tariffa personalizzata 213

Visualizzazione delle pratiche 213

voce composta 165

voce di esenzione IVA 243

Voce Livelli pratiche 228

Voce Procedura Agenda 200

Voce Responsabili 213

Voce semplice fatturabile 322

Voce/Tariffa 322

voci composte 165

voci della tariffa 28

Voci particolari 213

Vuoti 322

- W -Windows 2000 12

Windows VISTA 12

Windows Xp 12

Word 275, 293, 525

- X -X 213

- Z -Zoom 41

Note


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