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1 mesonic WinLine Guida operativa La fatturazione elettronica in WinLine
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mesonic WinLine
Guida operativa
La fatturazione elettronica in WinLine
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Indice
1. Introduzione e nozioni di base ................................................................................ 2
2. Corretta gestione delle anagrafiche ........................................................................ 3 2.1 Anagrafica azienda ........................................................................................................................ 3 2.2 Anagrafica imposte ........................................................................................................................ 5 2.3 Anagrafica conti clienti/fornitori ...................................................................................................... 7
3. Inizializzazione della fattura elettronica ................................................................ 10
4. Quali fatture vengono emesse in formato elettronico? ......................................... 11
5. Creazione della fattura.......................................................................................... 13 5.1 Estensioni XML ............................................................................................................................ 13 5.2 Dati relativi al vettore ................................................................................................................... 16 5.3 Dati relativi al pagamento ............................................................................................................ 16 5.4 Unità di misura ............................................................................................................................. 19 5.5 Conferma e salvataggio della fattura ........................................................................................... 20 5.6 Fatture collettive ........................................................................................................................... 20
6. Emissione della fattura elettronica (metodo manuale) .......................................... 21
7. Emissione della fattura elettronica mediante l’Action Server ................................ 23
8. Ripetere l’emissione della fattura elettronica ........................................................ 25
9. Storno e nota di credito elettronica ....................................................................... 27
10. Archiviazione ...................................................................................................... 28
11. Protocollo di emissione XML .............................................................................. 29
12. Numerazione univoca del file XML ..................................................................... 30
13. Informazioni utili .................................................................................................. 31
14. Personalizzare il modello di export XML ............................................................. 31
1. Introduzione e nozioni di base
A partire dal 1/1/2019 in Italia entrerà in vigore l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica per le operazioni effettuate nei confronti di tutti i soggetti titolari di partita IVA, a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi avvengano tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato (ddl “Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018-2020”). Il contenuto della fattura elettronica è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato strutturato XML “Tracciato PA” (tecnicamente XML_PA). Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio. Maggiori informazioni sulla fatturazione elettronica e sul tracciato sono disponibili sul sito internet www.fatturapa.gov.it/. WinLine FATT, a partire dalla versione 10.4 build 10004.10, offre apposite funzionalità per emettere le fatture in formato elettronico secondo l’apposito schema ufficiale. Grazie a questi strumenti sarà possibile generare delle fatture elettroniche indirizzate sia ai soggetti privati che ai clienti della pubblica amministrazione. Questa guida operativa fornisce le principali indicazioni sulla corretta procedura da seguire per emettere fatture elettroniche in maniera efficiente. Questo manuale è dedicato solamente alle procedure di creazione della fattura elettronica in formato XML; la nostra soluzione per l’invio, la conservazione a norma e la gestione delle notifiche SDI è descritta qui. WinLine offre inoltre strumenti che permettono un efficiente import delle fatture elettroniche, descritti qui. La versione più attuale di questo manuale è scaricabile al seguente link.
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2. Corretta gestione delle anagrafiche
Prima di illustrare la procedura per la creazione di fatture in formato elettronico è opportuno spendere qualche parola sulla corretta gestione delle anagrafiche, presupposto irrinunciabile per l’emissione di fatture XML corrette.
2.1 Anagrafica azienda
Si accede all’anagrafica azienda alla voce di menu:
WinLine FATT Dati generali Anagrafica azienda Anagrafica azienda
Nella parte sinistra della finestra andranno inseriti: la denominazione dell’azienda, l’indirizzo (comprensivo di numero civico), il codice del Paese, il CAP, il codice della provincia ed il comune. Per la corretta posizione di Paese, CAP e provincia si prega di fare riferimento allo screenshot riportato sotto.
Inserendo un indirizzo e-mail nel campo “E-Mail” questo verrà indicato fra i contatti del cedente/prestatore (facoltativo). Nella parte destra della finestra vengono invece inseriti il codice fiscale, la partita IVA (preceduta da “IT”) e il codice relativo al regime fiscale dell’azienda. Una tabella dei regimi fiscali e dei codici esistenti si trova di seguito.
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Codici dei regimi fiscali
RF01 …… Ordinario
RF02 …… Contribuenti minimi (art.1, c.96-117, L. 244/07)
RF04 …… Agricoltura e attività connesse e pesca (artt.34 e 34-bis, DPR 633/72)
RF05 …… Vendita sali e tabacchi (art.74, c.1, DPR. 633/72)
RF06 …… Commercio fiammiferi (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF07 …… Editoria (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF08 …… Gestione servizi telefonia pubblica (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF09 …… Rivendita documenti di trasporto pubblico e di sosta (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF10 …… Intrattenimenti, giochi e altre attività di cui alla tariffa allegata al DPR 640/72 (art.74, c.6, DPR 633/72)
RF11 …… Agenzie viaggi e turismo (art.74-ter, DPR 633/72)
RF12 …… Agriturismo (art.5, c.2, L. 413/91)
RF13 …… Vendite a domicilio (art.25-bis, c.6, DPR 600/73)
RF14 …… Rivendita beni usati, oggetti d’arte, d’antiquariato o da collezione (art.36, DL 41/95)
RF15 …… Agenzie di vendite all’asta di oggetti d’arte, antiquariato o da collezione (art.40-bis, DL 41/95)
RF16 …… IVA per cassa P.A. (art.6, c.5, DPR 633/72)
RF17 …… IVA per cassa (art. 32-bis, DL 83/2012)
RF18 …… Altro
RF19 …… Regime forfettario (art.1, c.54-89, L. 190/2014)
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2.2 Anagrafica imposte
Si accede all’anagrafica imposte alla voce di menu:
WinLine FATT Dati generali Anagrafica azienda Anagrafica imposte
Qui si specificano il codice, la denominazione, l’aliquota e i conti di ogni riga IVA. Si stabilisce inoltre se la riga IVA sia soggetta o meno ad inversione contabile (Reverse Charge/Split Payment).
Al fine di una corretta generazione delle fatture elettroniche è poi necessario indicare (laddove necessario) l’esigibilità dell’IVA e l’eventuale “Natura” dell’operazione. Per quanto riguarda l’esigibilità dell’IVA sono a diposizione le seguenti opzioni:
o Nessuna selezione o Esigibilità immediata o Esigibilità differita o Scissione dei pagamenti
Per quanto riguarda invece la Natura sono a diposizione le seguenti opzioni:
o Standard (nel caso per la riga IVA non vada indicata alcuna natura) o Escluse ex art. 15 (N1) o Non soggette (N2) o Non imponibili (N3)
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o Esenti (N4) o Regime del margine / iva non esposta in fattura (N5) o Inversione contabile (N6) o IVA assolta in altro stato UE (N7)
Attenzione! Per una corretta selezione di esigibilità e Natura è necessario tenere in considerazione le seguenti indicazioni:
o La Natura va sempre indicata per ogni riga IVA avente aliquota 0.00
o La Natura non va mai indicata per ogni riga IVA avente aliquota diversa da 0.00 (si lascerà quindi l’opzione di default “Standard”).
o Per le righe IVA relative a transazioni in Split Payment va indicata l’esigibilità “Scissione dei
pagamenti” ma non va mai selezionata la Natura “Inversione contabile”. Suggerimento: Selezionando una Natura diversa da “Standard”, la denominazione della riga IVA verrà scritta nella fattura elettronica al tag <RiferimentoNormativo>. Si raccomanda quindi di impiegare una denominazione comprensibile e riportante il riferimento normativo (per cui ad es. l’operazione è esente o non imponibile).
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2.3 Anagrafica conti clienti/fornitori
Si accede all’anagrafica dei conti clienti/fornitori alla voce di menu:
WinLine FATT Dati generali Anagrafica conti Conti clienti/fornitori
Nel registro “Indirizzo” ci si cura di stabilire sé il conto è riferito ad una persona fisica o giuridica. Si inserisce poi la denominazione del cliente (oppure nome e cognome nel caso di una persona fisica) e l’indirizzo, comprensivo di codice Paese, CAP e codice a due cifre della provincia.
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Nel registro “COGE” vengono inseriti la Partita IVA preceduta dal codice ISO del Paese (sottoregistro “COGE”) e il codice fiscale (sottoregistro “esteso”).
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Nel registro “FATT” vengono inseriti:
o L’indirizzo PEC per la fattura elettronica: qualora il cliente riceva la fattura elettronica per PEC il relativo indirizzo andrà inserito nel campo PEC per fattura elettronica
o Il codice destinatario / Codice Univoco Ufficio (campo Cod. dest / CUU):
- Per ogni cliente della Pubblica Amministrazione va sempre inserito il Codice Univoco Ufficio
di 6 caratteri;
- Se il privato ha accreditato un canale e dispone di un codice destinatario, quest’ultimo (dalla lunghezza di 7 caratteri) va inserito in tale campo apposito;
- Se il privato riceve le fatture per PEC il campo “Cod. dest / CUU” può invece rimanere vuoto,
a patto che venga compilato il precedente campo “PEC per fattura elettronica”.
Attenzione! Nel caso in cui per un conto siano stati inseriti sia un indirizzo PEC che un codice destinatario / CUU, soltanto il secondo verrà impiegato per la compilazione della fattura. L’indirizzo PEC verrà quindi ignorato.
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3. Inizializzazione della fattura elettronica
Per poter emettere delle fatture in formato XML è necessario disporre di un apposito modello di export documentale e di due estensioni XML per documenti. A partire dalla versione 10.4 build 10004.10 di WinLine questi elementi vengono creati automaticamente dal sistema al primo avvio della funzionalità:
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Export
Le estensioni XML sono utili strumenti che consentono di annotare nei documenti informazioni aggiuntive. Si consiglia di definire le estensioni XML all’interno delle anagrafiche di quei tipi di documenti che verranno successivamente impiegati per l’emissione delle fatture elettroniche. Tale operazioni viene svolta alla voce di menu:
WinLine FATT Dati generali Dati generali documenti Tipi documento
Qui si seleziona il tipo documento desiderato, si preme sul tasto “Modifica” e si apre il registro “Stampa”. Nella sezione “Estensione XML” si definirà l’estensione “INTESTAZIONE-1.2.1” per l’intestazione documento e l’estensione “RIGHE-1.2.1” per le righe documento. Le due estensioni possono essere ricercate mediante un apposito matchcode, presupposto che - come illustrato sopra - si sia prima aperta almeno una volta la finestra “Inserisci/Fattura elettronica/Export”.
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Attenzione!
Per una corretta generazione della fattura elettronica è richiesto che la banca dati di sistema e la banca dati aziendale abbiano la medesima collation di SQL. Nel caso le collations siano differenti si consiglia di creare una nuova banca dati con la collation della banca dati di sistema e di effettuarvi un upsize della banca dati aziendale.
Per impiegare le funzionalità descritte in questo manuale è richiesta la licenza “eBILLING”.
4. Quali fatture vengono emesse in formato elettronico?
In linea generale vengono emesse in formato elettronico le fatture indirizzate a quei conti che nelle relative anagrafiche (registro “FATT”) hanno impostata nel campo “Fattura elettronica” l’opzione numero 3 “Modello Export XML”.
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In ogni caso al livello del tipo documento è possibile deviare da eventuali preimpostazioni effettuate nell’anagrafica del conto. Nel registro “Opzioni”, alla voce “Fatturazione elettr.” esiste infatti la possibilità:
o di impostare che tutte le fatture appartenenti a questo tipo dovranno essere emesse in formato elettronico (opzione n. 3), indipendentemente da quanto definito in anagrafica.
o di impostare che nessuna fattura appartenente a questo tipo dovrà essere emessa in formato elettronico (opzione n. 0), indipendentemente da quanto definito in anagrafica.
Certamente, quando entrerà in vigore l’obbligo generalizzato di emettere fatture in formato elettronico sarà consigliabile impiegare l’impostazione nel tipo documento. Si eviterà così un eccessivo sforzo di aggiornamento e controllo delle anagrafiche clienti/fornitori.
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5. Creazione della fattura
La fattura viene creata in WinLine secondo le modalità usuali; ad esempio fatturando un DDT oppure creando un documento completamente nuovo alla voce di menu:
WinLine FATT Inserisci Creazione documenti Crea documenti
In questa fase il processo di creazione di una fattura elettronica non si discosta di molto dal normale procedimento per generare una fattura cartacea. Vanno tuttavia evidenziate alcune peculiarità, illustrate nel seguito di questa guida.
5.1 Estensioni XML
Durante la creazione di una fattura elettronica è possibile avvalersi di cosiddette “estensioni XML”, utili strumenti al fine di annotare informazioni aggiuntive riguardanti i documenti. Come accennato nelle sezioni precedenti un’estensione XML può essere impiegata a due livelli differenti:
o A livello del documento globale, al fine di registrare informazioni concernenti l’intero documento; o A livello delle singole righe del documento, al fine di annotare informazioni riguardanti
solamente una specifica riga. Nel processo di creazione di una fattura elettronica ricopre una certa importanza l’estensione di intestazione del documento.
Quest’ultima può essere aperta premendo il tasto in un qualsiasi registro della creazione documentale. Si aprirà così una maschera che consentirà di inserire delle informazioni aggiuntive riguardanti l’intero documento.
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Nell’estensione XML fornita di default possono essere inserite delle informazioni aggiuntive relative ai seguenti elementi:
o Tipo documento (maggiori dettagli nell’apposita sezione a pag. 14), o Modalità di pagamento (maggiori dettagli nell’apposita sezione a pag. 16), o Condizioni di pagamento (maggiori dettagli nell’apposita sezione a pag. 16), o Causale del documento, o I dettagli relativi ad eventuali ordini d’acquisto, fatture collegate, contratti, convenzioni e ricezioni
(ad es. codici CUP e CIG - maggiori dettagli nell’apposita sezione a pag. 14). o I dati relativi ad un eventuale intermediario o soggetto emettente o Eventuali dati riguardanti il bollo o Dati riguardanti il trasporto (mezzo di trasporto, numero di colli, peso lordo e netto, data di
consegna, indirizzo di resa, ecc.)
5.1.1 Selezione del tipo documento
Ogni fattura elettronica deve obbligatoriamente recare il tipo documento. L’utente si trova a diposizione le seguenti alternative.
TD01…... fattura
TD02…... acconto / anticipo su fattura
TD03…... acconto / anticipo su parcella
TD04…... nota di credito
TD05…... nota di debito
TD06…... parcella
TD07…... fattura semplificata*
TD08…... nota di credito semplificata*
TD09…... nota di debito semplificata*
TD20…... autofattura* I tipi documento contrassegnati dal simbolo “*” sono disponibili a partire dal build 10004.14 oppure 10005.1. Attenzione! Il tipo documento non deve essere necessariamente specificato manualmente per ogni fattura. WinLine si comporterà infatti secondo il seguente schema:
o Se l’utente ha specificato manualmente un tipo documento all’interno dell’estensione, detto tipo verrà sempre scritto all’interno del file al momento dell’emisione.
o Se l’utente non ha specificato alcun tipo documento e la fattura ha una somma positiva, WinLine identificherà automaticamente il file come “TD01 – Fattura”.
o Se l’utente non ha specificato alcun tipo documento e la fattura ha una somma negativa, WinLine identificherà automaticamente il file come “TD04 – Nota di credito”.
o Se si tratta di un documento di storno con somma negativa WinLine identificherà automaticamente il file come "TD04 - Nota di credito"; se ad essere stornato è un documento contrassegnato come "TD07 – Fattura semplificata", WinLine identificherà automaticamente il file come "TD08 - Nota di credito semplificata" (ciò vale a partire dal build 10004.14 oppure 10005.1.)
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5.1.2 Dati relativi ad ordine d’acquisto, fattura collegata, contratto, convenzione e ricezione
Per ciascuno di questi oggetti possono essere inserite innumerevoli informazioni, come il numero documento, la data e i codici CIG e CUP. Attenzione! Se si sceglie di compilare i dati relativi ad un ordine, una fattura collegata, un contratto, una convenzione o una ricezione è sempre necessario indicare il numero del documento in oggetto nel campo “IdDocumento”. In caso contrario la fattura XML non sarà valida!
Terminata la compilazione dell’estensione XML si conferma premendo il tasto . Oltre all’estensione relativa all’intestazione documento è possibile impiegare estensioni XML anche a livello delle singole righe del documento. Per compilare l’estensione relativa ad una riga specifica è necessario trovarsi nel registro “Centro” della
creazione documenti, aver posto il cursore sulla riga in questione, e premere il tasto in alto a destra.
Così facendo si aprirà un’apposita finestra contenente i campi disponibili:
o Nel campo Tipo Cessione / Prestazione è possibile indicare che la riga in questione è riferita ad uno sconto (SC), un premio (PR), un abbuono (AB) oppure una spesa accessoria (AC).
o Nei campi “Data Inizio Periodo” e “Data Fine Periodo” può essere eventualmente indicato l’arco temporale nel quale è stato prestato un servizio.
o Nel campo “Riferimento Amministrazione” è infine possibile inserire un codice identificativo ai fini amministrativo-contabili.
Anche in questo caso, terminata la compilazione dell’estensione XML, si conferma premendo il tasto
.
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Attenzione! Per generare delle fatture elettroniche formalmente corrette non è necessario aprire e compilare le estensioni XML (di intestazione e/o riga documento). È anzi consigliabile impiegare questo strumento soltanto in caso di effettiva necessità onde evitare un inutile consumo di spazio nella banca dati con conseguente calo della performance.
5.2 Dati relativi al vettore
L’eventuale conto impostato nel registro “Aggiunte” come “Indirizzo aggiuntivo” verrà impiegato per la compilazione dei dati relativi al vettore.
5.3 Dati relativi al pagamento
Il formato della fattura elettronica contiene un blocco facoltativo <DatiPagamento>, destinato a descrivere le modalità di pagamento per la cessione/prestazione rappresentata in fattura. Questo blocco facoltativo, in WinLine, può essere compilato con le seguenti informazioni:
o Condizioni di pagamento, a scelta fra: - TP01 Pagamento a rate - TP02 Pagamento completo - TP03 Anticipo La condizione di pagamento può essere impostata nell’estensione XML di intestazione documento. In mancanza di un’istruzione in questo senso, WinLine compilerà automaticamente il campo con l’opzione “TP02 – Pagamento completo”.
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o Modalità di pagamento, a scelta fra:
- MP01 Contanti - MP02 Assegno - MP03 Assegno circolare - MP04 Contanti presso Tesoreria - MP05 Bonifico - MP06 Vaglia cambiario - MP07 Bollettino bancario - MP08 Carta di pagamento - MP09 RID - MP10 RID utenze - MP11 RID veloce - MP12 RIBA - MP13 MAV - MP14 quietanza erario - MP15 giroconto su conti di contabilità speciale - MP16 domiciliazione bancaria - MP17 domiciliazione postale - MP18 bollettino di c/c postale - MP19 SEPA Direct Debit - MP20 SEPA Direct Debit CORE - MP21 SEPA Direct Debit B2B - MP22 Trattenuta su somme già riscosse
Come la condizione di pagamento, anche la modalità di pagamento può essere impostata nell’estensione XML di intestazione documento. In mancanza di un’istruzione in questo senso, WinLine compilerà automaticamente il campo con l’eventuale opzione preimpostata alla voce di menu:
WinLine FATT Dati generali Anagrafica azienda Condizioni di pagamento
Nella seconda riga di descrizione può essere inserito il codice relativo alla modalità di pagamento da preimpostare.
Qualora neppure nella condizione di pagamento sia stata definita una modalità di pagamento, WinLine selezionerà automaticamente la modalità “MP05 – Bonifico”.
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o Data di scadenza del pagamento, calcolata automaticamente dal programma sulla base delle impostazioni effettuate a livello della condizione di pagamento.
o Importo del pagamento, calcolato automaticamente dal programma.
o Codice IBAN e BIC. Affinché questi codici vengano compilati è necessario inserire i dati della
propria banca nell’apposita anagrafica banche, disponibile alla voce di menu:
WinLine COGE Dati generali Anagrafica pagamenti Anagrafica banche
Affinché poi la banca venga impiegata in sede di emissione delle fatture elettroniche è necessario accedere alla voce di menu:
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Export
Nel registro “Fattura e. – impostazioni” occorre quindi selezionare la banca desiderata nel capo “Coord. bancarie”.
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Attenzione! Per non inserire in fattura il blocco facoltativo <DatiPagamento> è possibile aprire la voce di menu WinLine FATT / Dati generali / Anagrafica azienda / Condizioni di pagamento ed inserire nella seconda riga di descrizione la dicitura “NO”.
5.4 Unità di misura
Il tag <UnitaMisura> viene compilato con il codice dell’unità di misura eventualmente impiegata. Alla voce di menu WinLine FATT / Dati generali / Imballaggio / Anagrafica unità misura è quindi consigliabile impiegare codici comprensibili, che rappresentino chiaramente l’unità di misura impiegata.
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5.5 Conferma e salvataggio della fattura
La conferma e il salvataggio di una fattura elettronica avvengono con il medesimo procedimento che si applica per tutte le fatture cartacee. L’unica differenza, per le fatture che verranno poi emesse in formato XML, è la presenza di un apposito messaggio che ricorda che si sta salvando una fattura riconosciuta dal sistema come fattura elettronica.
5.6 Fatture collettive
Anche le fatture collettive verranno emesse in formato elettronico, purché ciò sia impostato a livello del conto di fatturazione o del tipo documento. La creazione delle fatture collettive avviene come di consueto alla voce di menu:
WinLine FATT Inserisci Stampa documento Fatture collettive
All’interno della fattura elettronica verrà riportata l’indicazione del numero e della data di tutti i DDT fatturati. Attenzione! La funzionalità “Totalizza articoli” non è attualmente compatibile con la fatturazione elettronica. Attenzione! La fattura collettiva elettronica riprenderà l’estensione XML di intestazione documento del primo DDT fatturato.
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6. Emissione della fattura elettronica (metodo manuale)
L’emissione delle fatture elettroniche precedentemente create in FATT avviene alla voce di menu:
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Export
nel registro “Output”. Innanzitutto occorre selezionare l’opzione n. 3 „Modello Export XML“. Inoltre al primo avvio della funzione vanno effettuate alcune impostazioni. Quest’ultime, sotto elencate, verranno caricate in automatico per ogni impiego seguente del tipo di documento/export n. 3. Occorre in primo luogo selezionare il modello di export desiderato. A partire dal build 10004.14 (oppure 10005.1) sono disponibili:
o Fattura Ordinaria 1.1, per la fattura ordinaria o Fattura Semplificata 1.0, per la fattura semplificata: permette di esportare solamente
documenti contrassegnati come “semplificati” (fatture, note di credito e di debito), presupposto che il relativo importo totale non sia superiore a € 100,00.
Nelle versioni build precedenti a quelle sopra citate è disponibile il modello “Fattura elettronica 1.2.1”. infine è necessario indicare il percorso per la cartella all’interno della quale dovranno essere emesse le fatture in formato XML. Infine si inserisce la seguente stringa all’interno del campo “Nome file”:
<VAR:0/214><VAR:1/2>_<VAR:0/204>
All’interno dell’apposita tabella appaiono tutti i documenti riconosciuti dal sistema come fatture elettroniche, assegnati al tipo di documento n. 3 e non ancora esportati in formato XML.
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All’interno di questo registro possono essere compiute differenti azioni:
o Con il tasto “Esci” è possibile chiudere la finestra;
o Premendo il tasto “Mostra documenti” si apre la stampa della fattura (su modulo di WinLine)
in archivio;
o I tasti “Nessun documento” e “Inverti selezione” permettono rispettivamente di deselezionare tutti i documenti o di invertire l’ordine di selezionati/non selezionati;
o Premendo il tasto “Ripristina flag E-Billing” il documento sul quale è posto il cursore sarà rimosso dall’elenco delle fatture da esportare;
o Il tasto “Output in Excel” permette di esportare l’elenco dei documenti da esportare in Excel;
o Mediante il tasto “OK” i documenti selezionati verranno esportati in formato XML. Al termine dell’operazione apparirà un messaggio indicante l’esito dell’export;
Attenzione! I file che a causa di errori nella compilazione delle anagrafiche dovessero presentare irregolarità particolarmente gravi non verranno esportati. L’esito dell’export indicherà allora la presenza di documenti errati. Tali documenti resteranno all’interno della tabella di export.
Selezionando un documento errato nella parte inferiore della finestra apparirà l’indicazione del tag obbligatorio che WinLine non ha compilato. Nel caso dell’esempio si tratta del tag <CodiceDestinatario> poiché nell’anagrafica del conto non è stato indicato né un codice destinatario né in alternativa un indirizzo PEC.
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7. Emissione della fattura elettronica mediante l’azione “Export XML” dell’Action Server (metodo automatico)
L’emissione delle fatture in formato XML può avvenire anche in modo completamente automatico, impiegando l’Action Server di WinLine. Una nuova azione dell’Action Server viene definita alla voce di menu:
WinLine START Action Server Definizione
Premendo sul tasto “Nuove azioni” e selezionando poi l’azione “Export XML”.
Premedo sul tasto “Avanti” si giunge poi al passaggio successivo.
Innanzitutto occorre selezionare l’opzione di export n. 2 „Modello Export XML“. Occorre poi selezionare il modello di export desiderato ed indicare il percorso per la cartella all’interno della quale dovranno essere emesse le fatture in formato XML. Infine si inserisce la seguente stringa all’interno del campo “Nome file”:
<VAR:0/214><VAR:1/2>_<VAR:0/204>
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Premendo ancora una volta sul tasto “Avanti” si giunge al passaggio successivo. Qui si selezionano l’azienda e l’esercizio contabile in questione e si specifica inoltre l’utente di WinLine che eseguirà (automaticamente) l’operazione di export.
Premendo nuovamente su “Avanti” si giunge all’ultimo passaggio della procedura guidata. Qui si stabilisce che si vuole eseguire un’azione ricorrente e si specificano l’ora e la data di inizio. Nel campo “Freq. esecuzione” si indica la frequenza con la quale dovrà essere ripetuta l’azione. Si inserirà quindi il numero di minuti, ore o giorni che devono intercorrere tra un’azione ed un’altra.
Al termine si conferma premendo sul tasto “OK”. Per avviare l’esecuzione delle azioni predisposte nell’Action Server si impiega la voce di menu:
WinLine START Action Server Avvia (Tray)
L’Action Server verrà così avviato facendo apparire un’icona nella barra delle applicazioni .
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Se si sceglie di usare l’Action Server è necessario consultarne regolarmente il verbale, richiamabile alla voce di menu:
WinLine START Action Server Verbale
Qualora dal verbale dovesse emergere che ci sono dei documenti errati non esportati è consigliabile aprire la funzione WinLine FATT/ Inserisci/ Fatturazione elettronica/ Export per evincere maggiori dettagli sugli errori identificati (si veda a questo proposito la sezione precedente).
8. Ripetere l’emissione della fattura elettronica
Finché la fattura non viene registrata in COGE può essere nuovamente aperta, corretta ed emessa in formato XML. Questa procedura, per esempio, può rendersi necessaria quando il file viene scartato dal Sistema di Interscambio. La ri-apertura e la modifica del documento vengono eseguite come di consueto mediante le funzionalità “Gestione documenti” oppure “Documenti” (Richiamabili in WinLine FATT/ Inserisci/ Gestione documenti). Al termine della modifica/correzione la fattura viene nuovamente confermata e salvata. Una nuova emissione della fattura in formato elettronico avverrà solamente se l’utente, durante la modifica del documento, ha aperto il registro “Aggiunte” e ha messo la spunta sull’apposita opzione “Output XML”.
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Nel caso in cui la fattura sia già stata registrata in contabilità generale non è più possibile una sua modifica e nuova emissione mediante la “Gestione documenti”. In tal caso, per emettere nuovamente una fattura, è possibile ricorrere alla funzionalità “Conversione documenti” (richiamabile in WinLine FATT/ Inserisci/ Conversione documenti).
Nel primo passaggio della conversione viene attivata la sola opzione “Fattura”. Inoltre è possibile effettuare una limitazione dei documenti per periodo temporale e cliente.
Nel passaggio seguente verrà spuntata l’opzione “Flag fattura elettronica”, disponibile dal build 10005.2.
Procedendo si giunge ad un elenco di tutte le fatture coinvolte nella conversione (è possibile deselezionarle alcune). Confermando le fatture soggette a conversione potranno essere nuovamente impostate in sistema come “da emettere”.
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9. Storno e nota di credito elettronica
Quando una fattura elettronica viene stornata mediante la funzione “Storno documento” (ad esempio nella finestra “Documenti” o “Gestione documenti”) viene automaticamente creata una nota di credito elettronica, presupposto che non venga rimossa la spunta all’opzione “Emetti XML”.
In tale file XML il tipo documento verrà posto automaticamente su “TD04 – Nota di credito”; inoltre il numero della fattura stornata verrà inserito nei dettagli dei <DatiFattureCollegate>.
Chiaramente, quando una nota di credito viene invece generata manualmente i dati relativi alla fattura collegata dovranno essere inseriti dall’utente nell’estensione XML di intestazione documento.
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10. Archiviazione
Emettendo una fattura elettronica alla voce di menu
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Export
(metodo manuale) il file XML verrà archiviato nell’archivio di WinLine. Le fatture XML archiviate possono essere visualizzate, tra l’altro, alla voce di menu:
WinLine INFO Informazioni Conti Info clienti
all’interno della scheda “Archivio”. Il file viene archiviato con riferimento al codice del conto, alla data e al numero della fattura.
Il file XML archiviato puoi poi essere aperto attraverso l’apposito verbale riguardante l’export delle fatture elettroniche (argomento trattato nella prossima sezione).
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Oltre al file in formato XML, al momento della creazione del documento (prima dell’export), viene archiviata anche la stampa della fattura su modulo di WinLine. Tale stampa, fra l’altro, può essere visualizzata nella finestra “Documenti” della gestione documenti, premendo sull’apposito simbolo della graffetta.
11. Protocollo di emissione XML
Alla voce di menu
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Verbale
è possibile visualizzare un protocollo recante l’elenco di tutti gli export XML andati a buon fine. L’elenco riporta tra l’altro l’indicazione del cliente, del numero della fattura, del nome del file XML generato e della cartella impiegata per l’export. Inoltre, se l’export è stato avviato manualmente alla voce di menu Inserisci/ Fatturazione elettronica/ Export il nome del file esportato potrà essere cliccato, andando così ad aprire il file XML archiviato in WinLine.
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12. Numerazione univoca del file XML
A partire dal build 10005.8 è possibile impiegare una numerazione progressiva dei file XML secondo uno schema alfanumerico stabilito a piacere. Il numero così individuato (che non ha nulla a che vedere con il numero progressivo della fattura rilevante ai fini contabili) verrà iscritto nel tag XML <ProgressivoInvio> e nel nome del file. Di default la numerazione inizia da 1 e procede incrementando il contatore di un’unità per ogni documento emesso. Tale schema di numerazione è modificabile dall’utente alla voce di menu
WinLine FATT Inserisci Fatturazione elettronica Export
All’interno del registro “Fattura elettronica – impostazioni” è disponibile la sezione “Numerazione delle fatture”. Il numero indicato all’interno del campo “Ultimo numero” è modificabile e può essere impostato liberamente al fine di condizionare lo schema di numerazione da utilizzarsi.
Nell’esempio riportato sopra è stato inserito il numero “F0000”. In tal modo le fatture emesse verranno numerate nella sequenza: “F0001”; “F0002”; “F0003”; … Attenzione! Se si sceglie di impiegare una numerazione alfanumerica l’utente deve far sì che questa non raggiunga una lunghezza superiore a 5 caratteri.
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13. Informazioni utili
La correttezza formale delle fatture XML generate in WinLine può essere verificata sull’apposito sito web: http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura La documentazione sul formato della fattura XML può essere scaricata dalla pagina web: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm
14. Personalizzare il modello di export XML
I modelli per esportare le fatture in formato XML sono definiti ed impostati alla voce di menu
WinLine FATT Importazione XML
nel secondo registro “Modelli XML”. Alla voce “Modello XML” si sceglie il modello che si intende visualizzare: quello standard, fornito di default per la fattura ordinaria italiana, ha il nome "Fattura ordinaria 1.1" (“Fattura elettronica 1.2.1” fino al build 10004.13). In questa funzionalità viene effettuata la “mappatura” del file XML da creare: nella colonna a sinistra appaiono tutti i singoli tags del file XML, mentre nelle altre colonne vengono definite le modalità e i criteri secondo i quali WinLine dovrà compilare tali campi.
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Attenzione! Nel caso in qui si intenda apportare modifiche al modello di export da utilizzare si raccomanda di non modificare i modelli forniti di default. Il modo corretto di procedere consiste nel duplicare il modello standard, semplicemente inserendo nel campo “Denominazione” un nuovo nome. Fatto ciò si salva mediante il tasto “OK”.
Così facendo è stata creata una copia del modello standard, con il nome prescelto. Nelle prossime pagine, mediante alcuni semplici esempio, verranno riportati degli esempi di possibili personalizzazioni/modifiche da applicare alla mappatura del file. Esempio n.1: esportare variabili di programma Compito da svolgere: si è scelto di impiegare i testi liberi da 1 a 3 dei documenti per inserire rispettivamente il numero di un eventuale contratto ed i relativi codici CUP e CIG.
Tali informazioni relative ad un contratto, se indicate, dovranno essere esportate all’interno del file XML direttamente da tali campi definibili liberamente (al contrario, nel modello standard i <DatiContratto> vengono esportati da appositi campi nell’estensione XML di intestazione documento). Soluzione: nel nuovo modello da personalizzare si andranno a cercare i tags <IdDocumento>, <CodiceCUP> e <CodiceCIG> relativi ai <DatiContratto>. Nella colonna “Codice export”, anziché l’opzione 04 si selezionerà l’opzione 02 (“dalla variabile di programma”). Nel campo “Inserimento” va poi inserito il rimando alla variabile da impiegare. Digitando “9” e premendo sul tasto INVIO viene aperto un apposito matchcode che permette di compiere una ricerca fra tutte le variabili di programma a disposizione. Nel caso in esame verranno impiegate le variabili relative alle righe di testo da 1 a 3.
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In questo modo numerosissime variabili di programma potranno essere impiegate in sede di export. Suggerimento Sono incluse nella categoria delle variabili di programma eventuali campi aggiuntivi impostati a livello dell’azienda oppure dei conti clienti/fornitori. In questo modo, ad esempio, i campi aggiuntivi potrebbero essere impiegati efficacemente per contenere (ed esportare) informazioni relative ad eventuali Stabili Organizzazioni e Rappresentanti Fiscali dell’azienda o dei clienti. Esempio n.2: esportare valori fissi Compito da svolgere: si è scelto di compilare il tag <RegimeFiscale> sempre con il valore “RF01”, senza quindi impiegare campi nell’anagrafica dell’azienda. Soluzione: nel modello personalizzato si andrà a cercare il tag <RegimeFiscale>. Si sceglierà quindi il codice export 3 (“Inserimento manuale”). Nella colonna “Inserimento” si digiterà poi il codice da preimpostare.
Suggerimento Se l’inserimento manuale riguarda il corpo della fattura elettronica si impiega il codice export 3; per le singole righe articolo si impiega il codice 6. Infine, nel riepilogo IVA si applica il codice 19.
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Esempio n.3: formula VB-Script Compito da svolgere: se per l’articolo è presente un codice a barre, questo verrà inserito all’interno del tag <CodiceValore> e il tag <CodiceTipo> verrà valorizzato con la stringa “EAN”. . Soluzione: nel modello personalizzato si andranno a modificare le impostazioni relative ai due tags coinvolti. <CodiceValore> verrà riempito con la variabile di programma “Codice a barre” (si veda a questo fine l’esempio n. 1).
Per quanto riguarda invece il tag <CodiceTipo> si selezionerà il codice di export 25 (“Forma VB-Script (riga articolo)”). Si aprirà così un’apposita maschera dove poter inserire la formula VB-Script .
Spiegazioni e suggerimenti In base alla posizione alla quale andrà applicata la formula VB-Script si selezioneranno i seguenti codici di export:
o 24 per il corpo della fattura elettronica o 25 per le singole righe articolo o 27 per le righe IVA nel riepilogo IVA
Sono disponibili i seguenti comandi:
o XMLExportscripts.GetValue(n. tabella, n. variabile) Permette di richiamare una variabile di programma Sono a disposizione le stesse variabili di programma inseribili mediante il codice export 2. I numeri di tabella/vista (prime tre cifre) e di variabile (ultime tre cifre) sono evincibili dal codice interno assegnati alla variabile. Ad es. tabella 26 e variabile 404 per il “Codice a barre”
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o XMLExportscripts.GetValueVATTotals (n. variabile) Permette di richiamare una variabile relativa ai totali del riepilogo IVA
o XMLExportscripts.GetValueXMLExtension(“percorso XML”) Permette di richiamare i valori contenuti in un’estensione XML (intestazione documento)
o XMLExportscripts.GetValueXMLExtensionProductLine(“percorso XML”)
Permette di richiamare i valori contenuti in un’estensione XML (riga articolo)
La formula per esportare un contenuto è “ExportValue”, corrispondente a “ResultValue” nei moduli di Winline. Esempio n.4: inserire il riferimento ad uno StyleSheet Compito da svolgere: si desidera che le fatture in formato XML abbiano un riferimento allo StyleSheet fatturaordinaria_v1.2.1.xsl.
Soluzione: nel modello personalizzato si preme sul tasto . Il file XML che funge da base per la mappatura può così essere salvato nella cartella desiderata. In seguito si procederà ad aprirlo con un programma adatto ad apportare delle modifiche ad un file XML (eventualmente anche il blocco note).
Sotto all’elemento “<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>” si inserisce <?xml-
stylesheet type="text/xsl" href="fatturaordinaria_v1.2.1.xsl"?>.
Il file XML viene poi nuovamente importato in WinLine mediante il tasto . La mappatura della fattura elettronica viene così aggiornata ed è possibile confermare e salvare il modello di export.
Così facendo le fatture generate potranno essere visualizzate in formato human-readable, premesso che lo StyleSheet XSL sia salvato nella loro medesima cartella.
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