http://www.formaz ioneturismo.com/in-evidenz a/officina-del- revenue-manager- le- fondamenta-del- forecast March 11, 2013

Officina del Revenue Manager: le fondamenta del Forecast| Formazione Turismo

Durante le t re set t imane trascorse dall’inaugurazione di questa “of f icina” mi sono imbattuto inalt re rubriche che si erano poste gli stessi obbiet t ivi di quella che state appunto leggendo.

Per un at t imo ho pensato che (f inalmente) qualcun alt ro, prima di me, avesse deciso di faref inalmente chiarezza su cosa vuol dire costruire, gest ire e leggere un forecast , ma mi sondovuto subito ricredere!!!

Il f ilo conduttore è sempre lo stesso: poche informazioni important i e molto confuse. Questarimane f ino ad ora veramente l’unica rubrica passo-passo per la realizzazione dello strumentoprincipale del RM (revenue manager).

Non ne siete convint i? Avete ragione di esserlo!!! Non abbiamo ancora iniziato!

E allora part iamo! Start , Tutt i i programmi, Microsoft Off ice, Microsoft Off ice Excel.

Mi sento un po’ Giovanni Muciaccia. “Aprite Excel, fatto???”

Bene! Iniziamo a dare un nome alle colonne. Quindi, sulla riga 1 del nostro foglio di lavoro excelscriveremo i seguent i t itoli (per comodità di ut ilizzo inserite le sigle consigliate t ra parentesi. Piùavant i spiegheremo nel dettaglio il dato che ogni singola colonna dovrà contenere):

Colonna A: Data (DATA) – Colonna B: Capacità Hotel (TOT CAM HTL) – Colonna C: Camerevendute (CAM VEND) – Colonna D: Camera singola (SGL) – Colonna E: Camera doppia (DPP) –Colonna F: Camera tripla (TPL) – Colonna G: Produzione del giorno (PROD DEL GIORNO) –Colonna H: Ricavo Medio Camera (RMC) – Colonna I: Ricavo per camere disponibili (REV PAR) –Colonna J: Occupazione percentuale (OCC %).

Dovreste ot tenere un risultato molto simile a quello in f igura:

Mentre adattate la riga in modo che ognuna delle celle possa contenere il testo completo(dimensioni righe e colonne e capo automat ico da formattazione celle), vediamo ogni colonnanel dettaglio.

Data: cont iene la data alla quale faranno riferimento tut t i i dat i di quel determinato giorno.Come realizzare un calendario velocemente? In corrispondenza della cella che si t rova in A3scrivete la data 01/08/2012 (ricordatevi di formattare la colonna in modo che il formato delladata venga riconosciuto in automat ico. Potete fare questa operazione accedendo al menù

formato celle. Se non ricordate come fare potete cercare su google: “formattazione celleexcel”). Per scrivere in una cella potete scrivere diret tamente dentro la cella oppure usando labarra della formula in alto nel menu. In corrispondenza della cella A4 invece inseriremo unaformula semplicissima, ossia: “=A3+1” (nb: tut te le formule indicate da ora in avant i, inclusaquella appena citata sono da inserire sul foglio di calcolo senza virgolette). Basterà poiselezionare la cella A4 e, partendo dal quadrat ino nero che si t rova nel suo angolo a destra,t rascinare la selezione giù quanto basta per avere tut to il calendario del mese di Agosto. Lapotenza dei fogli di calcolo è che, in automat ico, con l’operazione di t rascinamento, generanoin automat ico le formule seguendo il criterio logico che abbiamo impostato con la selezione.Vedrete più avant i come sarà facile inserire solo una volta la formula per poi riportarla su tut to ilfoglio t ramite pochi click (per approfondiment i potete fare delle ricerche per argoment idiret tamente su google).

Capacità Hotel: è la colonna che, in corrispondenza di ogni data del vostro calendario, deveriportare sempre il numero totale di camere disponibili del vostro albergo. Nel nostro esempiol’hotel in quest ione ha 70 camere. Selezionate la prima cella e poi t rascinate la selezione f ino af ine mese.

Camere vendute: conterrà il numero delle camere che saremo riuscit i a vendere ogni giorno.Ricaveremo questo dato da una formula ot tenuta t ramite la dif ferenza tra le camere totalidell’hotel (B3) e la somma delle camere ancora disponibili suddivise per t ipologia (D3, E3, F3).Quindi, nella cella C3 scriveremo “=B3-(D3+E3+F3)”.

Colonne delle varie t ipologie di camere: In queste colonne dovremo inserire le camere disponibilidi ogni t ipologia per ogni giorno. Nel nostro caso l’hotel è composto da 20 camere singole, 47camere matrimoniali e 3 camere triple. Selezionate tut te e t re le celle dopo aver inserito levostre camere disponibili e riportate tut t i e t re i valori f ino a f ine mese.

Produzione del giorno: Inseriremo in questo campo l’importo della produzione camere di ognigiorno (netto iva o iva inclusa è lo stesso. È importante che in seguito facciate sempre la stessascelta). Per adesso inserite ovviamente 0,00 e formattate le celle in modo da contenere unvalore “valuta”. Anche qui cosa rimane da fare? Formattate la prima cella e poi riportate tut tof ino a f ine mese.

Ricavo medio camera: è pari al ricavo complessivo giornaliero diviso per il numero di camere cheabbiamo venduto. La formula da inserire nella cella H3 sarà quindi “=G3/C3”. Il risultato che ilfoglio di calcolo vi rest ituirà per adesso sarà un messaggio di errore (#DIV/0!) perché st iamodividendo dei valori pari a zero. Questo problema si risolverà in automat ico non appenainizieremo ad inserire valori diversi da zero. Riport iamo la formula f ino a f ine mese ed andiamoavant i.

Ricavo per camere disponibili: Alt ro non è che il ricavo complessivo giornaliero diviso il numerototale delle camere che l’hotel ha a disposizione. Vedremo più avant i il suo supportofondamentale af f iancato all’indice poco fa descrit to, il ricavo medio camera. La formula dainserire nella cella I3 è quindi “=G3/B3”, f ino a f ine mese.

Occupazione percentuale: è la t raduzione del numero di camere vendute sottoforma dipercentuale in modo che sia più immediato capire l’andamento delle vendite. È volgarmentechiamato anche coeff iciente di riempimento e si ot t iene dividendo le camere vendute con lecamere disponibili, per cento. La formula da inserire in cella J3 sarà “=C3/B3”. Qui èfondamentale ut ilizzare la formattazione celle per dare in automat ico a questo rapporto laforma in percentuale (formato celle – numero – percentuale). Riportate tut t i i valori f ino a f inemese e passiamo alla fase conclusiva del foglio mensile.

Aff inchè a f ine mese il nostro foglio di calcolo possa rest ituirci dei valori totali per ogni colonnae suff iciente inserire le seguent i formule:

in B35: “=SOMMA(B3:B33)”in C35: “=SOMMA(C3:C33)”in D35: “=SOMMA(D3:D33)”in E35: “=SOMMA(E3:E33)”in F35: “=SOMMA(F3:F33)”in G35: “=SOMMA(G3:G33)”

Per capire meglio il funzionamento delle formule e ot tenere indicazioni su come comporlepotete anche farvi aiutare dal tasto “fx” che si t rova all’inizio della barra della formula.

Complet iamo con:

in H35: “=G35/C35”in I35: “=G35/B35”in J35: “=C35/B35”

Possiamo personalizzare il nostro foglio mettendo in risalto i bordi delle celle o il colore dellosfondo. Il risultato f inale sarà pressappoco così:

Adesso non vi rimane che creare tutt i gli altri mesi (almeno f ino a Dicembre 2012). Basta unminimo di dimest ichezza e con dei copia ed incolla avrete il vostro FORECAST 2012 prontoall’uso in meno di 1 minuto.

Avete un mese per iniziare a prenderci conf idenza. Ci potete “giocare” magari mentre statesotto l’ombrellone!!!

Dal prossimo appuntamento inizieremo a vedere il funzionamento e la let tura dei dat i.

Buon divert imento!!!

Art icoli correlat i:• Da oggi tut t i al lavoro nell’Off icina del Revenue Manager

Fabio Badolato – Manager e Consulente

alberghiero. Laureato in Economia e gest ione deiservizi turist ici, socio fondatore di HotelCare,società che si occupa di consulenza e formazioneper il turismo, manager dell’hotel Art is di Roma.