Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione
Relatore Danilo Vaselli – incaricato OPEN Dot Com
Programma• Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato
con l’ausilio del Sistema Informatico e di software specifici • Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni,
misurazione delle performances, redditività del lavoro.• Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e
parcellazione. • Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione:
gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti.
• Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all’avviamento, impatto sulle Persone.
Il modello basato sulle FUNZIONI, procedura di costruzione
Elencare i settori dell’attività Aziendale
AcquistiProgettazioneProduzioneAmministrazioneTesoreriaVendita/Marketing…………………
Definire le FUNZIONI (compiti e relazioni tra le ATTIVITA’)
Designare i FUNZIONARI (Manager)
L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica del modello basato sulle FUNZIONI
Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle
FUNZIONI
Ogni FUNZIONE diventa un’isola, di proprietà del Funzionario/Manager Responsabile, che è contemporaneamente Organizzatore e Giudice Monocratico della validità dell’organizzazione.
La misurazione delle performancesdell’Azienda e delle singole FUNZIONI può essere fatta in termini macro di efficacia , ma non di efficienza.
Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle
FUNZIONI
La valutazione delle performances rischia di trasformarsi in CONFLITTO tra Responsabili di Funzione, perché non si basa sull’analisi di dati dettagliati e obiettivi, ma sulle convinzioni già maturate di ogni Funzionario.
L’avvicendamento di un Funzionario/Manager (subìto o voluto dall’Azienda) è un fatto traumatico.
Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere
dal Modello FUNZIONI
La concorrenza:- i prezzi scendono- occorre comprimere i costi, per mantenere il profitto
Le motivazioni di acquisto:- a fronte di prezzi equivalenti- prevale la qualità dei prodotti, del servizio e del marketing
Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere
dal Modello FUNZIONI
La tracciabilità, che è:- Sistema per la protezione del Cliente e dell’Azienda- Metodo che raccoglie dati oggettivi, che siano base di ogni discussione e decisione manageriale volta all’efficienza
La necessità di miglioramento continuo, con il ciclo di :- Valutazione- Decisione- Nuova valutazione
Gli 8 principi del Sistema Qualità Totale che esprimono le basi per la costruzione del nuovo
modello di Organizzazione Aziendale
Orientamento al Cliente
Leadership Motivazione del Personale
Miglioramento continuo
Decisioni basate su dati di fatto
Reciproco beneficio con i fornitori
Disponibilità di un Sistema Informatico distribuito, in grado di raccogliere e storicizzare dati, di elaborare e fornire opportuni report per il Controllo di Gestione
Organizzazione dell’Azienda come RETE DI PROCESSI (non più come organigramma di Funzioni), e trasferimento dell’Organizzazione in un Software di Gestione e Controllo di Gestione Aziendale.
Che cos’è una RETE DI PROCESSI ? Cosa si intende per PROCESSO ?
1Il PROCESSO è un flusso di Attività…
2… sottoposte a VINCOLI e REGOLE… 3
… che coinvolgono risorse materiali e umane.
PROCESSO ha uno o più Input…
4 Ogni 5 … ed uno o più Output
VINCOLI: 1)elenco delle Attività specifiche in sequenza, 2)ogni Attività deve rappresentare nella descrizione il livello di dettaglio che si vuole monitorare, 3)legame con altri Processi.
REGOLE : proprietà specifiche delle singole Attività appartenenti al flussoRISORSE MATERIALI: materie prime, struttura, macchinari, hardware e software…RISORSE UMANE: le Persone coinvolte nel PROCESSO in qualità di Responsabili,
Operatori, Verificatori.INPUT: può essere lo “start” del PROCESSO e/o essere costituito dall’Output di
PROCESSI precedentiOUTPUT: può essere la “fine” del PROCESSO e/o costituire l’Input di PROCESSI
successivi
Organizziamo la RETE DEI PROCESSI principali dello Studio Professionale.
Il Processo di Produzione, ovvero l’esecuzione delle Pratiche
Il Processo di Parcellazione
Il Processo di Controllo di Gestione Ricordiamo che
l’Organizzazione dovrà essere pensata in modo tale da poter essere riversata nel Software di gestione e controllo di gestione dello Studio.
Pratica di Consulenza Societaria per il Bilancio
-Lettera convocazione Assemblea-Foglio presenza-Redazione verbale CdA-Redazione relazione CdA/Amm.re Unico-Partecipazione Assemblea-Predisposizione verbale Assemblea-Data verbale Assemblea-Relazione Collegio Sindacale-Trascrizione Libro Inventari-Trascrizione Libri Sociali
E’ necessario aver configurato UNA TANTUM nel Software ogni Tipo di Pratica:VINCOLI Attività/Pratica• Elenco (flusso) Attività della Pratica che si vogliono monitorare/considerare, nella loro sequenza di svolgimento• Legame con altre Pratiche
REGOLE di ciascuna Attività• inerenti la Parcellazione• la scadenza• l’assegnazione ad
uno/qualsiasi operatore
• la necessità di validazione dell’attività dopo la sua esecuzione
Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO
Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO
INPUT, costituito da:
• Attribuzione della PRATICA al Cliente (caricamento nel software)• Dati provenienti dal precedente Processo di Stipula del Contratto
(caricamento nel Software manuale/automatico di importi e rate preconcordati) e validi per il CLIENTE SPECIFICO
• Dati provenienti dalla Configurazione del Software di Gestione Studio (caricamento automatico LISTA ATTIVITA’ specifiche della Pratica, con i relativi Vincoli e Regole, il tutto quindi VALIDO PER TUTTI I CLIENTI)
• Assegnazione delle Risorse Umane (caricamento manuale/ automatico nel Sw.), valido per il CLIENTE SPECIFICO
Durante l’esecuzione del Processo,
è indispensabile registrare
nel Software i dati delle Attività svolte.I dati minimi di Registrazione, trattandosi di Studio Professionale, sono:
-La denominazione dell’Attività-A quale Pratica appartiene-Chi è il Cliente-Chi è l’Operatore che l’ha svolta-La data di svolgimento-Il tempo impiegato per lo svolgimento-Opzionalmente, eventuali note
L’Attività registrata viene salvata nel Software corredata di una serie di INDICI di ricerca e di Atri Dati
INDICI:1 – Gruppo di MATERIE cui appartiene la PRATICA2 – MATERIA cui appartiene la PRATICA3 – PRATICA cui appartiene l’ATTIVITA’4 – denominazione dell’ATTIVITA’5 – nome dell’AUTORE
ALTRI DATI CHE CORREDANO L’ATTIVITA’:6 – la DATA di esecuzione7 – il TEMPO dedicato8 – eventuali NOTE
NOTA: ciascun OPERATORE dovrà essere censito nel Software, con il proprio COSTO orario e RICAVO ATTESO orario
un OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i dati e gli indici delle Attività Registrate, è un INPUTdel PROCESSO di Controllo di Gestione
-Report Tracciabilità dell’Attività, che risponde alle domande: è stata svolta una determinata Attività per uno/molti Clienti ? Quando ? Da chi ? Tempo impiegato ? Costo ? Ricavo atteso ?
-Report Operatore: quali attività ha svolto uno/tutti gli Operatori oggi ? In un periodo ? Tempo ? Costo ? Ricavo Atteso ?
-Report Pratica Cliente: quali Attività sono state svolte per una Pratica del Cliente ? Da chi ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ?
-Report Cliente: quali Pratiche sono state svolte per un Cliente ? Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?
Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l’ausilio di FILTRI, il Software
produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE
-Report di tutte le PRATICHE dello stesso Tipo per tutti i Clienti: Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?
-Report per Tipo di MATERIA per tutti i Clienti: Dettaglio Pratiche ? Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?
- Report Performance globale dello Studio, somma dei Report di tutte le MATERIE per tutti i Clienti: Tempi, costo e ricavo atteso totali ?
Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l’ausilio di FILTRI, il Software
produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE
Dettaglio Regole delle Attività:
oRegole inerenti la Parcellazione-alcune Attività non sono parcellabili, ma concorrono a formare il prezzo forfettario della Pratica.
-altre Attività hanno un prezzo, che può sommarsi al forfait Pratica
oRegole interne di esecuzione dell’Attività-assegnazione a specifico Operatore-necessità di validazione prima della conclusione dell’Attività
oRegole inerenti la scadenza dell’Attività
REGOLE DI PARCELLAZIONE: occorre inserire una tantum nel Software il LISTINO e il metodo di calcolo del
PREZZO delle Attività che esulano dal forfait.
• Attività che hanno un prezzo unitario, indipendente dall’Operatore
• Attività che hanno un prezzo orario sull’ora intera e indipendente dall’Operatore
• Attività il cui prezzo ore/minuti corrisponde al Ricavo Orario Atteso del singolo Operatore
• Attività il cui prezzo viene inserito di volta in volta dall’Operatore in base al merito
• Attività il cui prezzo è calcolato con una Griglia di Scaglioni
• Attività che nella denominazione riepilogano tutte le attività svolte nell’ambito della pratica, ed il cui valore viene inserito a consuntivo
Esempio di Registrazione con valorizzazione dell’Attività
In conseguenza della REGOLA di Parcellazione impostata nella configurazione del Software relativamente all’Attavità da registrare, il Software IMPONE di compilare il campo secondo l’istruzione esposta
Un altro OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i valori dati alle Attività Registrate Fatturabili, è un INPUT del PROCESSO di Parcellazione
REGOLE DI ESECUZIONE: non possono essere stabilite una tantum nel Tipo di Pratica, ma devono essere
inserite nella Pratica quando la si attribuisce al Cliente
• Quali Operatori hanno accesso (vedono) la Pratica creata per il Cliente ?
• Chi, tra gli Operatori, ha il ruolo di Responsabile della Pratica ? E quindi può intervenire sulle registrazioni effettuate dagli Operatori ?
• Se nella configurazione una tantum del Tipo di Pratica è stato stabilito che una o più delle Attività della LISTA svolta da chicchessia deve essere verificata, chi ha il ruolo di Verificatore ?
REGOLE INERENTI LA SCADENZA DELL’ATTIVITA’: occorre inserire una tantum nel Software le scadenze o il
metodo di calcolo delle scadenze
Data notificaAssistenza verificaRaccolta documentazionePredisposizione memoria difensivaRicorsoSessione con UfficioIstanza autotutelaIstanza di sgravioIstanza di rateizzazioneIstanza accertamento con adesioneOnorario forfettario pratica
• Attività che ha una scadenza fissata dalla normativa
• Attività che ha una scadenza operativa fissata dalle procedure dello Studio
• Attività che hanno scadenze operative concatenate fra loro.
Una volta create nel Software le scadenze o il metodo di calcolo delle scadenze, il Software ha bisogno:1 – di uno strumento attraverso il quale avvertire dell’imminenza di una scadenza (Scadenziario)2 – il NOME della Persona che deve essere avvertita (Scadenziario Personale)
Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche:
INPUT: - Rate, importi e causali dei PRECONCORDATI inseriti all’inizio del Processo di Produzione (caricamento Pratica del Cliente).- Annotazioni di Onorario generate dal Software durante la Registrazione delle Attività, corredate da eventuali note esplicative dell’addebito- Spese Art.15 ed Esposti Imponibili registrate insieme all’Attività svolta, durante il Processo di Lavorazione, o registrate nella Pratica dall’addetto alla parcellazione
Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche:
ESECUZIONE PROCESSO: - Validazione/Correzione delle Annotazioni generate automaticamente dal Software.- Creazione degli Avvisi, di eventuali Parcelle prima dell’incasso, di eventuali Note Spese, di eventuali Note Credito, di eventuali Depositi.- Stampa e spedizione dei documenti (posta o pdf+email)- Creazione delle distinte RI.BA / RID (file CBI per la Banca)- Estrazione, stampa e invio di Estratti Conto / Sollecito
OUTPUT:- Registrazione incassi- Passaggio in contabilità
Il PROCESSO DI CONTROLLO DI GESTIONE:
INPUT: La registrazione delle Attività Svolte, durante il
PROCESSO DI PRODUZIONE
ESECUZIONE: - Analisi dei Report forniti automaticamente dal Software- Valutazione delle performances in base ai Report
OUTPUT: Decisioni
La RETE DEI PROCESSI dello Studio Professionale può essere anche più complessa…..
Il Processo di Produzione, ovvero l’esecuzione delle Pratiche
Il Processo di Parcellazione
Il Processo di Controllo di Gestione
Il Processo di archiviazione e gestione file e cartaceo
•Il Processo di Protocollazione documenti entrata/uscita
•Il Processo di Marketing (nuovi Clienti e politiche di relazione)
•Il Processo di Formazione del Personale
•Il Processo di gestione IT ……..
Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione
Relatore Danilo Vaselli – incaricato OPEN Dot Com
Programma• Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato
con l’ausilio del Sistema Informatico e di software specifici • Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni,
misurazione delle performances, redditività del lavoro.• Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e
parcellazione. • Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione:
gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti.
• Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all’avviamento, impatto sulle Persone.