"Prendiamo impegni troviamo soluzioni"

Call for solution di FORUM PA

P@DOC

1.2 - Come realizzare veramente lo switch-off al digitale per i più importanti processi amministrativi

-Comune di Padova-

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Pubblica Amministrazione

Comune

Presentazione dell’organizzazione

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Il Comune di Padova dal 2009 ha rilasciato una nuova soluzione finalizzata alla gestione documentale e alla gestione dei procedimenti, (VINCITRICE DEL PREMIO SMAUE-> e-Governament: back office e supporto 2013), disponibile per il riuso ai soggetti pubblici per i quali la legge consente di procedere all’acquisizione di sistemi informativi con detta modalita’.

Soluzione in linea con le aspettative EU2020 affiancate da un altro grado di smartizzazione della PA -in termini di efficienza ed efficacia -con un notevole beneficio anche monetario, dati i margini di risparmio, per la cittadinanza. Si tratta di una solution che unisce la pianificazione Top Town ai bisigoni del cittadino andando ad incontrare la dimensione smart governament, garantendo un efficientamento della PA in termini di digitalizzazione e risparmio monetario. Questa formula di risparmio si fa portatrice di sincretismo con altre fondamentali variabili smart come la smart living e la smart people che vanno ad incrementare il benessere del vivere quotidiano dei cittadini (effettivi e potenziali) della città, in quanto le risorse “risparmiate” potranno essere investite in nuovi servizi in ambito tecnologico o altrove.

Il nuovo sistema informativo è una suite di programmi denominata p@DOC, completamente web e predisposta per essere utilizzata in un contesto multiente e multi area organizzativa omogenea. La suite p@DOC è costituita da moduli che possono essere utilizzati anche separatamente. L'ente che intende riusare puo' scegliere quale livello della suite intende adottare.

Il progetto p@DOC è costituito dai seguenti moduli:

● Gestione Organigramma e Pianta Organica● Gestione Flussi Digitali● Gestione Archivio: Gestione Protocollo● Gestione dei Procedimenti Amministrativi● Gestione Reportistica e BI

I vari moduli potranno essere installati anche su macchine server diverse. Il sistema di autenticazione e di autorizzazione consente un Single Sign On per l'utente che deve operare su vari contesti della suite

P@DOC - Protocollo Informatico e Gestione Documentale

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lI contesto su cui la solution è stata applica è il Comune di Padova in cui il numero medio di protocolli supera il migliaio al giorno. Il volume annuo medio di documenti protocollati supera il milione e mezzo di pagine in vari formati (A4 e A3).Il P@doc è stato rilasciato in modalità riuso (art. 69 del CAD) ad altre Amministrazioni Pubbliche (attualmente oltre 10 tra Comuni, Comunità Montane, Provincie, Istituti ex-IPAB. Sono in corso contatti con Enti Portuali e Questure). Questa Solution è infatti una best practice gia’ in fase di replica.Sono comunque previsti altri sviluppi della suite:- implementazione del contesto di preservazione e conservazione della digital library (gia’realizzato)- implementazione del contesto dei Procedimenti Ammnistrativi (gia’ realizzato)- implementazione dell’Albo pretorio On-Line (in corso di sviluppo)

Questo modello di gestione (e Vision) legata ad una implementazione continua, garantisce unreale passaggio alla sempre maggiore digitalizzazione ed efficienza della PA, parallelamente ad aumento della sua efficacia verso il cittadino rispondendo alle sfide della dimensioneGovernance del Nuovo Paradigma Smart legato alla nuova visione della città intelligente esostenibile

P@DOC

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E’ una soluzione adatta ad ogni tipo di Amminstrazione: p@DOC, è una soluzione finalizzata alla gestione documentale e alla gestione dei procedimenti, è una suite di programmi completamente web e predisposta per essere utilizzata in un contesto multi-Ente e multi Area Organizzativa Omogenea,

oltre che per un ritorno di informazioni alla cittadinanza in maniera rapida e digitalizzata e/o cartacea ove richiesto.

P@DOC

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I soggetti da coinvolgere per attuare questa solution sono i Comuni /Enti che già ne fanno uso per essere accompagnati verso la sua attuazione, e i settori interni alle amministrazioni che possono essere di supporto all’operazione.

P@DOC

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● Costi di implementazione: Ora la solution è nel circuito Comunità del Riuso, ma è stata frutto di un progetto d’ Investimento c.a € 200.000 di cui 115.000 finanziati con il progetto ELI4U relativo al terzo Bando ELISA del Dipartimento Affari Regionali.

● Tempi di implementazione: i tempi sono legati alla gestione ed implementazione del progetto in base ai bisogni di ogni singola amministrazione.

● Indicatori di misurazione dei benefici: Grazie all’introduzione di p@DOC l’Ente riusatore può ottenere notevoli risparmi sia in termini di costi che di tempo-uomo. L’utilizzo del sistema riduce notevolmente la necessità di ricorrere alla stampa, elimina la necessità di trasportare fisicamente documenti tra i vari uffici dell’Ente e consente di conservare, per ogni documento, un'unica copia, in formato elettronico. L’integrazione in p@DOC di sistemi digitali di comunicazione rende in molti casi inutile la postalizzazione, rendendo evitabili i relativi costi.

Ulteriori risparmi riguardano le ricerche di documenti e fascicoli, rese agevoli e rapide dalle funzionalità di ricerca integrate. Il risparmio annuo di tempo ammonta a 39.437 ore. P@DOC, grazie al modulo di Gestione Flussi Digitali su scrivania virtuale, consente di definire, all’interno del programma, i flussi dei procedimenti amministrativi con notazione BPMN; questo garantisce che essi siano seguiti con la massima affidabilità, anche in caso di procedimenti complessi e di occorrenza sporadica.Inoltre, disporre di un sistema unico e integrato di gestione documentale semplifica e un quindi rende più efficaci tutte le attività che riguardano la gestione dei documenti.La presenza, in aggiunta, di funzionalità di ricerca integrate aumenta notevolmente l’efficacia e l’efficienza delle attività di ricerca di documenti e fascicoli.

Nondimeno, l’introduzione di un gestore documentale, dal punto di vista gestionale, favorisce una migliore conoscenza dei processi interni all’Ente e consente una più efficiente programmazione delle attività dei singoli uffici.Infine, grazie a p@DOC, in ogni momento è possibile conoscere lo stato di avanzamento di ogni pratica.

● Quantificazione di eventuali risparmi: Infine, la digitalizzazione dei procedimenti, presupposto all’introduzione di un gestore documentale, apporta anche risparmi di costi, sia relativi alle materie prime utilizzate sia relativi agli spazi per la conservazione fisica dei fascicoli, per complessivi € 981.057 annui.

I numeri della soluzione:

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P@DOC Comune di Padova

Tutorial per l’utilizzo del portalehttp://groupware.comune.padova.it/salaconsiglio/protocollo/videoguida.php

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SOSTENIBILITA’:Al fine di mantenere, e migliorare, nel tempo p@DOC è stata costituita una comunità di Riuso con gli Enti riusanti attuali e potenziali.

Il suo scopo è individuare una linea di sviluppo unitaria e coerente di p@DOC al fine di garantire:

- il suo costante miglioramento ed aggiornamento

- la fruizione nel tempo delle evoluzioni future

- la sua crescita condivisa e concertata per scongiurare il proliferare di edizioni differenziate del software, difficilmente manutenibili nel lungo periodo

Inoltre, considerata l’importanza della digitalizzazione dei procedimenti nel processo di introduzione di un gestore documentale, la comunità si prefigge di condividere tra gli Enti aderenti i più validi modelli organizzativi e gestionali utilizzati e sviluppati.

La comunità è infine in grado di fornire vari servizi ai soggetti aderenti (o di indicare appropriati fornitori), come ad esempio manutenzioni, formazione, supporto agli utenti, assistenza tecnica, sviluppo di estensioni specializzate.

La soluzione p@DOC è descritta anche nel sito del Comune di Padova dedicato al Riuso (http://riuso.comune.padova.it).

Gestione Organigramma e Pianta Organica: il modulo utilizzabile a livello amministrativo implementa la struttura dell'ente e la struttura delle posizioni di lavoro. Il sistema è conforme al modello e agli standard utilizzati da DigitPA. La gestione delle autenticazioni e delle autorizzazione è basata sul protocollo SAML. In questo modulo sono ulteriormente presenti i contesti di codifica del sistema complessivo.

Gestione Flussi Digitali: il modulo concentra in un desktop digitale i flussi di entrata dei documenti (PEC, FAX, MAIL, smistamento, SUAP, altri documenti provenienti da sistemi informativi verticali via cooperazione applicativa, ecc.,...). La documentazione depositata puo' essere sottoposta a protocollazione, fascicolazione oppure essere inoltrata direttamente al procedimento amministrativo cui si riferisce.

Gestione Archivio: il modulo gestisce l'archiviazione dei documenti, la fascicolazione, la gestione dell'archivio digitale, la preservazione dei contenuti digitali, la presentazione al pubblico su un apposito portale dei documenti archiviati. Tutti i documenti di archivio sono catalogati secondo gli standard nazionali e internazionali (ISAD, Dublin Core, MAG, ICCD,..). I documenti, fascicoli, repertori, registri, serie sono tutti catalogati con i metadati di riferimento.

Gestione Protocollo: i documenti in entrata e uscita, compresi i documenti pervenuti mediante i flussi digitali (PEC, Mail, FAX, Interoperabilita',..), sono sottoposti a registrazione di protocollo. Il modulo prevede la scansione dei documenti cartacei anche in modalita' differita, la possibilita' di emettere una etichetta, la gestione dei documenti con firma digitale.

Gestione dei Procedimenti Amministrativi: il modulo consente di gestire i procedimenti amministrativi dell'Ente. Saranno resi disponibili

procedimenti amministrativi specifici per l'ente Comune. Al momento sono definiti e normati oltre cento procedimenti comunali e sara' integrato con la tematica SUAP/SUE. Il gestore dei procedimenti amministrativi rilascia i vari Work Flow in formato XML secondo lo standard BPMN 2 in modo da poter essere utilizzati anche da prodotti diversi che riconoscano detto standard.

Gestione Reportistica e BI: il sistema è corredato di una soluzione di Business Intelligence e Query&Reporting per soddisfare tutte le esigenze dell'ente: stampa dei registri di protocollo, statistiche, monitoraggio delle attivita' e dei processi, controllo di gestione.

Per ulteriori approfondimenti

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Comune di Padova:

Capo Settore SITIng.Alberto Corò

coroa@comune.padova.it

Referente Call for solution:Dott. Palmieri MirkoMonitoring and Smart strategic PlanningE-mail: palmierim@comune.padova.it; mrk04@libero.it

Responsabile Applicazione del Codice Amministrazione Digitale

Angelo Rossirossiangelo@comune.padova.it