La Soluzione di Gestione Documentale erogata da IDC di Telecom Italia in modalità SaaS

K-Files

Una soluzione di processo… in SaaS

Perché K-Files? Scenario di Mercato Overview Uno sguardo alla Soluzione Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge Una Piattaforma Completa Cosa portiamo a Casa?

Perché K-Files?

7,5 Miliardi di Documenti sono prodotti ogni anno in tutto il mondo

L’82% delle organizzazioni afferma che i documenti sono fondamentaliper il buon andamento della propria attività

Il 70% dei dirigenti afferma che un ritardo nell’aggiornamento deidocumenti rispetto alle esigenze aziendali renderebbe la loroorganizzazione meno agile e dinamica

In media, il 45% del tempo di un lavoratore viene speso operando sudocumenti

Il 90% delle aziende non riesce a misurare quanto spende per laproduzione e il mantenimento dei documenti ogni anno

Ma le ricerche mostrano che il costo medio dei documenti di unazienda è del 5-15% del fatturato

Fonti: Survey e White Paper IDC “Documents - The Life Blood of Your Business?” e University of California Berkeley

Un elemento di criticità per la gestione del Business

Necessità di rendere la voce di spesa misurabile e controllabile (orientamento verso servizi in outsourcing)

Flussi documentali in crescita e più complessi

Necessità di consultazione più veloce e agevole

Obblighi di conservazione per i documenti fiscali

Fattura Elettronica per la P.A.

Moltiplicazione dei sistemi di comunicazione aziendale (posta elettronica) e quindi di nuove tipologie di documento

Percezione dell'opportunità derivante dalla smaterializzazione del cartaceo

Necessità di gestione strutturata dei documenti informatici

Scenario di Mercato

Overview

L’offerta K-Files consente al Cliente di accedere in modo semplice ed economico ad una soluzione dedicata alle proprie esigenze, capace di

incrementarne in modo significativo la produttività

Tecnologia “TOP”Aggiornamento continuoPrestazioni Elevate

Offrire tutta la potenza di un Data Center con un Click del tuo Computer

Facilità di abilitazione e accessoDisponibilità da ogni postazione

Manutenzione “0”Focalizzazione sulle attività core

6% DEL FATTURATO *

Documenti in ingresso Documenti in uscita

Killer di Produttività

Applications

• Mail• Fax

• Email• XML• EDI• ….

• Mail• Fax

• Email• XML• EDI• ….

Overview dal processo manuale …

Clienti

Partners

Unità aziendali

Clienti

Fornitori

Partners

Unità aziendali

Fornitori

InfoTrends

• Mail• Fax

• Email• XML• EDI• ….

• Mail• Fax

• Email• XML• EDI• ….

Applications

Clienti

Fornitori

Partners

Unità aziendali

Clienti

Fornitori

Partners

Unità aziendali

Overview… al processo smaterializzato

Documenti in ingresso Documenti in uscita

Applicazioni

Overview: K-Files in 4 punti

La Soluzione per la gestione elettronica e l'archiviazione di tutti idocumenti aziendali

Fornita in modalità di servizio e a consumo

Che permette di gestire tutto il ciclo di vita del documento finoalla conservazione sostitutiva a norma di legge

Con la minima invasività e la massima integrazione con l'infrastruttura aziendale

La soluzione Kelyan

Archivia

Distribuisci

Processa Autorizza

Massima trasparenza ed usabilità

Indicizzazione:Manuale

Indicizzazione:Automatica/Semi Automatica

11

Condivisione, sicura e veloce

Enti

Amministrazione Uff. Tecnico

Cantiere

Clienti/Mercato

Costi

Gestione Processi Interni

Gestione Scadenze e Alert Controlli di Completezza

Approvazioni e Firme (anche digitali)

Tracciabilità e storicizzazione

Organizzazione e processi esistenti

Business Process Management

L’attività di rappresentare, eseguire, manutenere ed ottimizzare processi di

business trasversali ad un’organizzazione, che coinvolgono persone e sistemi

La Promessa

Passaggio dalle procedure su carta a quelle informatiche in maniera innovativa

K-Files modulo BPM interpretando

il disegno,realizza la

applicazione webche supporta

le regolerappresentatenel flusso di

processo stesso

Workflow grafico

L’INTELLIGENZA DELL’APPLICAZIONE E’ NEL PROCESSOE’ il flusso grafico che, descrivendo la sequenza di attività, definisce

CHI deve fare COSA, QUANDO e COME,realizzando la mappatura chiara e intuitiva degli iter procedurali.

Guida l’esecuzione delle attività da parte degli operatori,introducendo una logica attiva PUSH invece di quella passiva PULL.

Permette la tracciatura e il monitoraggio diciascuna singola esecuzione di un iter procedurale.

To Do ListIL PROCESSO PORTA L’ATTIVITA’ SUL PC DI CHI DEVE ESEGUIRLA

E’ la semplice e immediata agenda personale di ciascun operatore, disponibile sul sito WEB, nella quale vengono evidenziate le attività in carico da eseguire.Al completamento di un’attività, questa scompare di conseguenza dalla To Do List dell’operatore e il flusso procedurale avanza seguendo il workflow definito.

Livelli del framework per chi sviluppaI web services espongono tutta la logica del framework di K-FilesBPM secondo standard WSDL, garantendone la riutilizzabilità da

parte di qualsiasi applicativo o ambiente di sviluppo.Con l’utilizzo dei webservices è possibile per esempio dotare facilmente di una logica di workflow un applicativo verticale a

logica cablata o fornire a un applicativo il profilo delle autorizzazioni di un operatore in funzione della sua posizione

nell’organizzazione.

Web Services

È una delle possibili applicazioni realizzabili con i web servicesdi K-Files BPM. E’ stata progettata seguendo rigorosamente il criterio della separazione dei dati dalla presentazione: i dati, strutture XML, possono essere renderizzati in diversi formati (Word, HTML, pdf, SVG) applicando trasformazioni XSL lato client o lato server. L’applicazione WEB fornita può essere

estesa con grande semplicità.

Applicazione Weblato server

L’applicazione WEB lato client permette l’interazione con le attività generate nei processi permettendo la visualizzazione,

modifica e salvataggio delle informazioni. Realizzata interamente tramite librerie javascript, template xsl e CSS può

essere totalmente customizzata modificandone il layoutgrafico e il comportamento.

Thick Client

Architettura

powered by openwork®

Organizzazione

Documenti

Dati Strutturati e de-strutturati

Documento

Stati DocumentoBozza

In elaborazione

Condiviso

Pubblicato

In revisione

Obsoleto

Tracciabilità

Processi

Business Console

Utilizzato in ogni ambito organizzativo

Industria

Sanità

Energiaed Utilities

Pubblica amministrazione

Università

ICT

Banche e Finanza

Soluzioni

Modulo BPM

Copier Client

ARCHIVIO DOCUMENTALE IN

DATA CENTER

Uno sguardo alla Soluzione

Invia il documento

Ogni documento è automaticamente inviato

verso la destinazione: ARCHIVIO IN DATA CENTER E-mail (Allegato PDF)

Fax POSTA TRADIZIONALE Conservazione Sostitutiva

Applica Delivery Rules

K-Files distribuisce I documenti in base a

regole predefinite nonchè alle preferenze del

destinatario

Archivio IDC

Documenti Archiviati

Formatta il documento

K-Files ricompone il documento e lo formatta aggiunge informazioni specifiche oltre a logo, layout ed altre dettagli

richiesti

Powered by

Riconosce il contenuto

K-Files identifica automaticamente il nome, indirizzo, codice cliente, telefono ed I dati relativi alla fattura all’interno del

documento stesso

File Testo

Da ogni applicazione

K-Files riceve lo spool in formato testo da ogni

applicazione

Posta IbridaMail-on-Demand

Inviato via posta

E-mail automatica

FAX

admin@Autocorp.c

om

Bob@autocorp.com

Esker Invoice copy

Bob,

Attached is a copy of the latest invoice sent to Esker.

Angela.Sales Administration Dept.

Esker-Invoice.pdf

Email di agg. al commerciale

Stampa Automatizzata

Ddt da stampare

File Testo

Uno sguardo alla Soluzione

Un server Appliance presso la sede del Cliente, per distribuire i documenti in automatico, acquisiti

direttamente dalle sorgenti documentali

Un sito remoto sicuro che ospita i documenti archiviati per la consultazione, le ricerche e la

conservazione sostitutiva a norma di legge

Uno sguardo alla Soluzione

CustomerSales Order

Data entry ValidationWorkflow

Fax Server

DataCapture

Workflow Printing

OtherElectronicArchive

Fax Server

MailEquipm

ent

EmailServer

Sales RepInvoice Copy – Printing - email

ArchiveCopy Invoices, Purchase Order

Fax Server Data

Capture Workflow Printing Archiving Form

Processing MailOperations EDI/XML

Processo Gestione Ordini

Gestione completa del Processo documentale

CustomerInvoice – Letter

Order Confirmation – Fax/email

Integrazione Trasparente

Web Services

Partecipare ai Processi: Gestione del Workflow

Riduzione TCO

Il Data Center di Telecom Italia: Net Computing Way

ConvenienzaEconomica

Flessibilità & Modularità “Pay as you

Grow”

“Plug & Play”

PerformanceTop di Mercato

Intelligenza ITin Rete

HealthCareTransportation

UlterioriVerticali

B2B(Terze Parti)

Sistemi OSS/ BSS Telco

Capabilit iesB2B2C(Terze Parti)

SOA-enabled

HWOn-demand

SWOn-demand

Risorse infrastrutturali e applicativevirtualizzate e disponibili on demand

che producono efficienze e saving

Integrazione e riuso dei moduli e delle piattaforma abilitata

dall’architettura SOA

modelli di business e di pricing innovativi (es. Pure

Utility e On demand)

Interoperabilità Pay per use

L’infrastruttura ASP in Data Center

Files di spool

Utenti Internet /Intranet

Consultazione/archiviazione interna

Internet

K-Files GATEWAY (CICLO Attivo)

K-Files GATEWAY (CICLO passivo)

Load balancing

Load balancing

Web Server

Web Services

DataBaseserver

Archiviazione sostitutiva

File server

L’infrastruttura ASP in Data Center

Conservazione Sostitutiva conResponsabilità del Cliente

Centro di conservazione del DocumentoCliente

K-SostWorkflow automatizzato

1

Sistema ERP

Archivio a norma

Responsabileconservazione

3

Flussi di documenti

Service Desk

8

5Servizi di

firma massiva su HSM

SecureFTP

Servizi di marca temporale

tramite C.A.

Portale di consultazione

archivio

6

4

7

109

Utenti

Delivery

Content Formatting

Workflow

Content Analysis

Capture

InvioMulticanale

Formattazione

Workflow

Analisi

Cattura

2

Conservazione Sostitutivacon Delega della Responsabilità

Distribuzione

Formattazione

Stampa

Fax EmailXML

Web Publishing

Workflow

Analisi

Cattura

Desktop

Fax Postal Mail

SMSArchivio

Distribuzione

Formattazione

Workflow

Analisi

Cattura

IDC

Ricerca e recupero

GEDPostalizzazioneConservazione con delega di

Responsabilità

Una Piattaforma Completa

Una Piattaforma Completa

INSTALLAZIONE, CONFIGURAZIONE & START UP

SERVIZI DI SCANSIONE DOCUMENTI

SERVIZIO BASE DI DOCUMENT MANAGEMENT (K-Files)

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA(K-AOS)

HELP DESK

INFRASTRUTTURA SU NETCOMPUTING DEDICATA AL SERVIZIO: Connettività di Data Center

Storage Backup

EXTRA STORAGE

Elementi BASE Elementi Opzionali

SERVIZI DI CONSULENZA

GESTIONE APPLICATIVA

CUSTOMIZZAZIONI Applicativo

WORKFLOW DI PROCESSO e PROTOCOLLO INFORMATICO (K-Flow)

Elementi Opzionali a progetto

INTEGRAZIONI flussi documentali (es.ERP)

DOCUMENT DISPATCHING CICLO ATTIVO E PASSIVO (K-Delivery)

ARCHIVIAZIONE FISICA

EXTRA USER SERVIZIO MIGRAZIONE DATI

MOTORE DELLE REGOLE (Appliance e K-Spool)

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA con Responsabilità (K-SOST)

INTEGRAZIONE FLUSSI FAX (K-Fax)

EXTRA FAX

EXTRA USER WORKFLOW

PACC

HET

TI D

I PAG

INE

PREP

AGAT

E

Elementi BASE a CONSUMO

• Consente la gestione di grandi volumi di documenti sempre disponibilie con facilità di ricerca, gestione integrata di fax ed e-mail, in unARCHIVIO CENTRALIZZATO e sicuro;

• Si occupa della DISTRIBUZIONE dei documenti in modo completo conregole definibili direttamente dal Cliente;

• Permette di ottimizzare i PROCESSI aziendali, migliorando laproduttività e la condivisione di documenti ed informazioni;

• Elimina gli oneri di gestione grazie alla disponibilità di erogazione inmodalità A SERVIZIO (SaaS);

• Ottimizza i costi grazie alla modalità A CONSUMO (Pay-Per-Use);

• Garantisce la piena INTEGRAZIONE con gli applicativi ERP più diffusi.

K-Files: cosa portiamo a casa?

Grazie per l’attenzione